REPÚBLICA DE PANAMA
Instituto Panameño de Deportes PANDEPORTES
PLAN ESTRATÉGICO
Ciudad Deportiva Irving Saladino
Nov 2010-Jun 2014
INSTITUTO PANAMEÑO DE DEPORTES (PANDEPORTES)
Plan Estratégico Nov 2010-Jun 2014
CONTENIDO
1. VISION 2. MISION 3. VALORES 4. COPIS 5. FODA 6. PLANES DE ACCION
Formulado por Directivos: Servidores Públicos: Rubén Cárdenas Elixenia Villareal Franklin Cigarruista Pablo Quintero José Bonilla Briceida Vergara Orlando González Hermes Ortega Boris Corcho Pedro Illueca Oscar Cervantes Alban Moreno José Edwin García Consultores-Asesores: Erasmo Albaez Alberto Barrera Lenin Picota Rolando Monterrey Invitado Comunidad: Dr. Saúl Saucedo
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LEMA INTERNO - ¿QUIÉNES SOMOS?
Mi trabajo hace deporte, el deporte hace un mejor país.
1. VISION
Transformar a PANDEPORTES
En el organismo insignia
Que fomente y desarrolle el deporte,
la actividad física y la recreación
para toda la población panameña.
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2. MISION Somos un equipo humano transformador, motivado y comprometido a liderizar con responsabilidad y transparencia la gestión de PANDEPORTES, a través de la preparación capacitación, entrenamiento y transferencia de conocimientos, con el propósito de que la actividad física, el deporte y la recreación, puedan influenciar positivamente en toda la población para lograr una mejor sociedad. Esto lo lograremos cumpliendo con:
Investigar y desarrollar procesos administrativos, financieros y tecnológicos que permitan cumplir los objetivos estratégicos, así como las responsabilidades que nos confiere la ley.
Instruir a nuestros servidores públicos con los conocimientos, habilidades y actitudes que les permita generar la productividad y cordialidad a todos nuestros usuarios.
Ofrecer a las organizaciones deportivas actuales y futuras el apoyo que les permita ejecutar sus planes y competir en cualquier lugar y en cualquier momento.
Proyectar nuevas construcciones y mantener útiles y accesibles las instalaciones
deportivas.
Fomentar la salud y la integración social, a través de mercadeo y programas adaptados
para las personas en cualquier género, edad o discapacidad.
Asistir técnicamente a las entidades estatales, gobiernos locales y promotores.
Incentivar los méritos y condecoraciones, así como prevenir y reglamentar las sanciones
por el uso de sustancias y métodos prohibidos.
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3. VALORES PERSONALES (responsabilidad de cada uno)
1. Respeto 2. Responsabilidad 3. Confianza 4. Lealtad 5. Honestidad 6. Disponibilidad 7. Compromiso 8. Confidencialidad 9. Cordialidad 10. Tolerancia
INSTITUCIONALES (los cumplimos todos en equipo)
1. Trabajo en equipo 2. Vocación de Servicio 3. Preparación, capacitación y entrenamiento del equipo humano 4. Imagen renovada 5. Valor al trabajo 6. Honor y Pasión 7. Manejo ético y transparente 8. Lealtad y confidencialidad 9. Homologación con estándares mundiales del deporte 10. Transferencia de conocimientos
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4. COPIS C = Customer (Clientes o usuarios de la entidad) O = Output (Objetos, productos o servicios que entregamos) P = Process (Procesos en los cuales trabajamos) I = Input (Insumos o materia prima que utilizamos) S = Supplier (Suplidores o proveedores)
4.1 Customer = Clientes: Pandeportes define sus CLIENTES EXTERNOS como "toda la población de nacionales y extranjeros, visitantes o competidores, que realizan cualquier actividad física, de recreación o deportiva" y a nuestros CLIENTES INTERNOS como "los servidores públicos que laboran o están contratados por la institución".
La lista de clientes elaborada en forma departamental es la siguiente: 4.1.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES
Federaciones
ligas provinciales
ligas distritoriales
clubes
atletas
entrenadores
demás organizaciones deportivas con reconocimiento de PD
entidades gubernamentales (MEDUCA, entre otros)
ONGs
empresas privadas
cuerpo arbitral
gobiernos locales
entidades internacionales
colegios
4.1.2 ASESORIA LEGAL Vínculos Internacionales
Federaciones deportivas o asociaciones nacionales
embajadas
ministerios o instituciones deportivas internacionales
organizaciones deportivas internacionales (MLB,FIFA)
departamentos de asuntos internacionales de otros países
dirección general y secretaria general
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Externos:
presidentes de las organizaciones deportivas
usuarios o dirigentes que solicitan personería jurídica
tribunales
entidades gubernamentales (gobierno, MEDUCA)
municipios
jefes de departamentos
subalternos
4.1.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Externos:
MEF
contraloría
MEDUCA
proveedores
Federaciones
Asociaciones
Contratista
Asamblea nacional
Banco Nacional
CSS
Internos:
Funcionarios en general
Unidades gestoras
4.1.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Administradores de coliseo
mantenimientos de instalaciones deportivas
mantenimientos de las asociaciones deportivas
4.1.5 PROYECTOS
Unidad Gestores
Gobierno locales
público en general
Federación
Asociaciones deportivas
Clubes
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4.1.6 TECNOLOGIA Externos: Todas las personas que accedan nuestra web en busca de
información deportiva, informaciones generales, noticias deportivas,
proyectos, etc.
federaciones y organizaciones
entidades internacionales
prensa
atletas
estudiantes
público en general.
Internos: Todos los usuarios dentro de la infraestructura de Pandeportes que
de una u otra forma accedan los servicios y recursos informáticos de manera
interna y remota.
acceso electrónico
acceso de red
acceso de aplicaciones
Internet
comunicaciones
soporte técnico
4.1.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS
Dirección general
unidades gestoras
medios de comunicación en gestión de organizaciones deportivas
4.1.8 RECURSOS HUMANOS
Externos
DIGECA
MEF
Contraloría
Juzgados de Familia
Casas comerciales
Internos
Servidores públicos de Pandeportes
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4.2 Output = Objeto, producto o servicio: PANDEPORTES considera como su "output" todo objeto, producto o servicio que ofrece a sus clientes externos e internos y para los cuales todos los servidores públicos deben estar comprometidos y responsabilizarse de desempeñar su parte.
Los Productos o Servicios de PANDEPORTES son: 4.2.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES
Implementos deportivos -* todos los niveles
uniformes
capacitación técnica
apoyo económico a los atletas, organizaciones deportivas, entrenadores
atención medica y medicamentos
coliseos e instalaciones deportivas (eventos, hospedajes, etc.)
alimentación
planes estratégicos (apoyo logístico, desarrollo deportivo)
4.2.2 ASESORIA LEGAL
Becas
preparaciones de atletas y entrenadores internacionales
convenios
enlaces para desarrollar eventos deportivos y clínicas deportivas
asistencia internacional para atletas
resoluciones para aprobación el consejo
resoluciones de reconocimiento de personería jurídicas
certificaciones
elaboración de contratos
atención a recursos de impugnaciones
destituciones de servidores públicos
4.2.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
viáticos
cheques
conciliación bancaria
informes financieros y presupuestarios
solicitudes de redistribución de partida presupuestarias
solicitudes de gestión de cobros de fondos
solicitud de créditos extraordinarios
asignaciones presupuestarias
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4.2.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Evaluación
programación
diseño
inspecciones
estimación de costos
4.2.5 PROYECTOS
órdenes de compra
Contratos de obras (estadios, canchas deportivas)
contrato de bienes (computadoras, implementos deportivos)
Contrato de suministros (servicios de mantenimientos de instalaciones)
4.2.6 TECNOLOGIA Hardware
servidores
pc s
teléfonos
impresoras
rotadores
cables conectores
herramientas
cámaras
Software
licencia de servidores
licencia de Windows
licencia de MS-office
diseño y construcción de pagina web
licencia de software especiales, edición de video y multimedia.
Servicios
telefonía fija
telefonía móvil
internet
seguridad especializada para cuenta de gran magnitud
mantenimiento de software y hardware
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4.2.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS
gacetillas
notas de prensa
sala de prensa
cuñas radiales y televisivas
comunicados
organización de rueda de prensa
4.2.8 RECURSOS HUMANOS
Selección y contratación de personal
Confección de resueltos
Manejo de la Estructura Institucional
Inclusión de Planilla
Reporte de planilla a la CSS
Ejecución de medidas disciplinarias
o Amonestaciones (Orales y Escritas)
o Suspensiones
Desvinculaciones
Seguimiento y Ejecución del proceso de contratación
Incapacidades
vacaciones
licencias( con sueldo, sin sueldo y especiales)
Pagos y descuentos
certificaciones
cartas de trabajo
permisos especiales
capacitaciones
reconocimientos
aumentos
notificaciones
liquidaciones
autorización de descuento
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4.3 Process = Proceso (los procesos involucran todas nuestras responsabilidades,
funciones o actividades que son necesarias para que PANDEPORTES pueda hacer entrega de sus productos o servicios a sus clientes externos o internos).
Los Procesos de PANDEPORTES son:
4.3.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES
Evaluación de solicitudes de recursos
planificación de presupuesto anual de apoyo a las organizaciones
deportivas y atletas
coordinación de actividades con las organizaciones deportivas
supervisión a los entrenamientos y competencias
análisis de la preparación de los atletas y sus resultados
evaluación técnica anual
discusión de los planes de enseñanzas y entrenamientos
preparación metodológica por grupo de deporte
formación de jueces y árbitros
coordinar con autoridades del MEDUCA el desarrollo y
participación en eventos deportivos.
4.3.2 ASESORIA LEGAL
desarrollar convenios con instituciones y/o países para el porvenir
de los atletas
colaborar con atletas para cuestionar
informes semanales para medir productividad
verificar responsabilidades y facultades del consejo y del director
automatización de expedientes
proceso eleccionario
revisión
coordinación con los dirigentes o directores regionales
4.3.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Registro presupuestarios y contables
Autorización de emisión de cheques
autorización de inventario de la Institución
autorización del trámite de gestores de cobros
elaboración de informes presupuestarios y contables
revisión y aprobación de conciliaciones bancarias
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4.3.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Evaluación
planeación
asignar
delegar
administrar
caja menuda
improvisación
Ingeniería
riego de canchas,
topografía
y inspección
Arquitectura
diseño,
mapeo,
replanteo
Mantenimiento
electricidad,
plomería,
albañilería,
herrería,
pintura,
limpieza)
estimación de costos
4.3.5 PROYECTOS
realizar todos los procesos de adquisiciones de bienes, obras y
servicios
responsabilidad de todas las compra a nivel institucional
Asesoría de los diferentes procedimientos de selección de
contratista
seguimiento a la recepción de los bienes, obras y servicios
realización de todas las órdenes de compra
revisión de contrato
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4.3.6 TECNOLOGIA
diagnostico y reingeniería (benchmarking)
programación y adecuación de todas las solicitudes de trabajo y
soporte técnico diarios a los técnicos para su coordinación y
extensión.
revisión de conclusiones operativas del hardware(espacio de
disco, colas de trabajo, ancho de banda, mensajes de advertencia
entrevista con usuarios
elaboración presupuestaria para los integraciones tecnológicas de
nuevos proyectos
investigación de nuevas tecnología
elaboración de planes de acción para mejorar y mantener la
infraestructura informática
nudo de integración de video vigilancia
EPS para localización , análisis de recorrido de vehículos
planta eléctrica
4.3.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS
cobertura de eventos
redacción de noticias
edición de videos
grabación de cuñas
monitoreo de prensa, radio, y televisión
envió de noticias (prensa, radio y televisión)
4.3.8 RECURSOS HUMANOS
confección de resueltos
confección de expedientes
Actualización de expedientes
filtro de candidatos / entrevistas
confección de notas (DIGECA, DIPRENA,CONTRALORIA)
inicio de labores
toma de posesión
inclusión de planilla
registro de correspondencias
validación de certificados de incapacidad
validación de certificados de marcaciones
confección de planillas
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Ejecución de asesores de personal
o traslados
o aumentos
o sanciones
o amonestaciones
o desvinculaciones
o reintegros
Confección de licencias
notificaciones a la CSS
aprobación de descuentos.
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4.4. Input = Insumos (PANDEPORTES considera como su "Input" todo producto o
servicio que recibe o entra de sus proveedores, suplidores, contratistas o fabricantes, los cuales deben ser manejados con efectividad, eficiencia y transparencia)
Los Insumos de PANDEPORTES son: 4.4.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES
contratación de especialistas deportivos, médicos, fisiatras,
psicológicos, etc.
compra de implementos deportivos, uniformes, etc.
material didáctico
contratación de servicios especiales (transporté inauguración y
clausura de eventos, etc.)
consultoría y capacitación
4.4.2 ASESORIA LEGAL
cupos de becas
contratos
disponibilidad de técnicas internacionales
útiles de oficina
mobiliario
códigos
informes de otros departamentos (dirección técnica, contabilidad)
solicitudes y notas (internas e externas)
actas de elecciones
4.4.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PRODUCTOS
Mobiliario y equipos de oficina
Arrendadores
SERVICIOS
servicio de fiscalización y auditoria (contraloría general)
servicio de extinción de cheques (contraloría general)
servicio de planilla, descuento y tiraje de los cheque
4.4.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Requisición de materiales
partes
servicios
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4.4.5 PROYECTOS
compra de implementos deportivos
mobiliarios, útiles de oficina, pasajes aéreo
construcción de instalaciones deportivas
mantenimientos de elevadores
mantenimientos de aires acondicionados
mantenimientos de bomba de agua
pagos de servicios de alimentación, hospedajes, autos, buses
4.4.6 TECNOLOGIA Hardware
servidores
PCs
teléfonos
impresoras
rotadores
cables conectores
herramientas
cámaras
Software
licencia de servidores
licencia de Windows
licencia de MS-office
diseño y construcción de pagina web
licencia de software especiales, edición de video y multimedia.
Servicios
telefonía fija
telefonía móvil
internet
seguridad especializada para cuenta de gran magnitud
mantenimiento de software y hardware
4.4.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS
Cassette de video
cámaras fotográficas y filmadoras
grabadoras
producción de cuñas televisivas, radiales y prensa
equipo de audio
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4.4.8 RECURSOS HUMANOS
Memorándums
lista de marcación
útiles de oficina
hojas de vida
Productos (Input):
o Incapacidades
o solicitudes de descuentos
o solicitudes de certificaciones
Servicios (Input)
o Filtro de candidatos
o Autorizaciones de contrataciones
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4.5 Supplier = Suplidores o Proveedores (PANDEPORTES considera como sus
"suppliers" a todo proveedor externo; contratista, suplidor (directo o indirecto), fabricantes nacionales e internacionales, personas naturales o jurídicas que nos producen o distribuyen a nosotros productos o servicios, y como proveedor interno a todo nuestro equipo humano)
Los Proveedores de PANDEPORTES son: 4.5.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES
Federación internacionales, organizaciones deportivas (Wada,
Cuba deportes, etc.)
tiendas deportivas (marcas reconocidas en algunos casos
específicos)
entidades gubernamentales y privadas (no gubernamentales ONG)
empresas constructoras
proveedores internos(RRHH, Ingeniería, etc.)
4.5.2 ASESORIA LEGAL
organizaciones deportivas
Universidades Internacionales
organismos deportivos
federaciones deportivas
4.5.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
CSS
Contraloría General
Ministerio de Economía y Finanzas
SIACAP
Contratista de servicio de mantenimientos
4.5.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
Contratistas de diseño, construcción e inspección de obra
Contratistas de mantenimiento
Proveedores de facilidades (aire acondicionado, llaves, etc.)
Proveedores de servicios públicos (energía, agua, teléfono)
Contratistas de limpieza
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4.5.5 PROYECTOS
Agencias de viajes
implementos deportivos ( Deportes Jimmy , Mauricio deportes)
Constructores Codinasa, LTV Sport, Ananval, Otis, Copanac,
Adisel, Aguatec
Hoteles Riande aeropuerto, Budget, Transporte Luque
Útiles de oficina, Office Depot, Compulab
4.5.6 TECNOLOGIA
servicio de telecomunicaciones
proveedores de software
proveedores de hardware
proveedores integradores de sistema
proveedores de suministro
ingeniería sección de electricidad
sistema de integración SEASPA
4.5.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS
suplidores de equipos de filmación y audio
publicitarias
grupos editoriales
medios de comunicación
4.5.8 RECURSOS HUMANOS
Externos:
políticos
Asesores
DIGECA
DIPRENA-MEF
Control Interno
contraloría
H. Diputados
Internos:
Direcciones
Jefes de departamentos
Directores provinciales
funcionarios
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5. FODA F = Fortalezas O = Oportunidades D = Debilidades A = Amenazas
Nota: Para los efectos de relación entre las áreas, presentaremos primero un análisis de fuerzas comparando las fortalezas con las debilidades (a las cuáles en PANDEPORTES llamamos “Áreas de Mejoramiento”). Adelante presentaremos otra tabla, comparando las oportunidades con las amenazas.
5.1.a Fortalezas Las Fortalezas de PANDEPORTES están compuestas por las funciones, acciones o procesos internos que hacemos bien (en lo que somos muy buenos)
5.1.b Debilidades o Áreas de Mejoramiento
En PANDEPORTES las Debilidades se refieren a las áreas de mejoramiento dentro de nuestra institución, en las cuales debemos trabajar (lo que no hacemos tan bien)
5.1 Las Fortalezas y Debilidades de PANDEPORTES son:
5.1.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Infraestructuras deportivas 2. Patrimonio a nivel nacional
(terrenos) 3. Recurso humanos capacitado a nivel
directivo 4. Pertenecer al Estado 5. Monitoreo y seguimiento de todas
las disciplinas deportivas 6. Reglamentos y normativas 7. Experiencia deportiva y
administrativa 8. Reconocimiento Internacional
(CODICADER, CONCECADE, CADE, CID)
9. Trabajo en equipo 10. Grandes Figuras representativas del
Deporte (Irving Saladino, Andrea Ferris, etc.)
1. Presupuesto muy bajo para abarcar las diferentes actividades y representación de los deportistas a nivel nacional e internacional.
2. Falta de técnicos y entrenadores en las diferentes disciplinas competitivas
3. Desconocimiento de los trámites de compras y trámites administrativos
4. Falta de recursos 5. Falta de equidad en el nombramiento de los instructores 6. Falta de equipos e implementos deportivos y de
seguridad 7. Falta de seguimiento y continuidad en los programas
deportivos de la institución 8. Falta de instalaciones deportivas para algunas disciplinas 9. Programas institucionales para los promotores
deportivos 10. Falta de acondicionamiento y recursos humanos idóneo
para el centro de alto rendimiento. 11. Falta de diagnóstico de instructores y técnicos que
requieren las organizaciones de desarrollo deportivo 12. Diagnóstico, ordenamiento y escala de los entrenadores
deportivos
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5.1.2 ASESORIA LEGAL
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Trabajo en equipo 2. Informes semanales para funcionarios 3. Atención directa a los usuarios 4. Proceso de sistematización de la
correspondencia 5. Interposición de querellas penales. 6. Actualización de la legislación deportiva 7. Depuración de organizaciones deportivas.
1. Inventario de propiedades inmuebles y legalización
de las mismas.
2. Áreas de archivos reducidos y falta de digitalización
3. Falta de sentido de pertenencia
4. Pleitos legales por situaciones anómalas de PD
5. Capacitación del departamento y de las regionales
6. Estabilidad laboral del personal capacitado en
elecciones de federaciones.
5.1.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Estructura presupuestaria con objetos de
gasto claramente definidos 2. Equipo humano con experiencia, trabajo
en equipo, responsabilidad y compromiso en las funciones
3. Información financiera, actualizada y disponible para la toma de decisiones
4. Ejecución de tareas con poco recurso humano dando respuesta efectiva a los requerimientos de la institución a nivel administrativo.
1. Demora en el reemplazo del personal desvinculado, lo
que afecta la capacidad de respuesta de la unidad
administrativa
2. Niveles salariales bajos, lo que desmotiva a candidatos
potenciales para ocupar las vacantes.
3. Falta de capacitación del personal.
4. Ausencia de herramientas tecnológicas y de un sistema
integrado de administración financiera, incluyendo el
SIAFPA
5. La fusión de la parte administrativa y financiera en una
sola dirección abulta el volumen de trabajo y no permite
un servicio eficiente y efectivo.
5.1.4 PROYECTOS, INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA
FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Lideres con experiencia e
idoneidad 2. Infraestructura relativamente
nueva en CIS y a nivel nacional 3. Buena estructuración de
procesos de compras 4. Manejo administrativo confiable
y adecuado 5. Trabajo de equipo muestra
compromiso
1. Carencia de compromiso de personal de niveles medios 2. Existencia de procesos internos burocráticos 3. Personal necesita capacitación sobre nuevas tendencias. 4. Se requiere plan de mantenimiento de instalaciones 5. Falta de equipo, herramientas, tecnologías para dar respuesta
a las instalaciones 6. Carencia de personal técnico-profesional a nivel nacional 7. Poblamiento de personal de mantenimiento de
infraestructura a nivel provincial-nacional. 8. El modelo de personal técnico para mantenimiento debe
revisarse, ordenarse y aplicarse. Clasificar y re-entrenar (cross-train) a oficios necesarios.
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5.1.5 TECNOLOGIA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Recurso Humano orientado en las funciones actuales del dpto.
2. Los técnicos actuales mantienen buena relación con los usuarios
3. El personal de soporte cuenta con funciones claramente definidas
4. Se optimizan la utilización del poco recurso humano existente
5. Visión de desarrollo informático bien definido
6. Sistema de telefonía fija.
1. Ínfimo presupuesto para cubrir las necesidades tecnológicas 2. Falta de la infraestructura necesaria para proveerle los
servicios de comunicaciones a las sedes regionales y coliseos importantes
3. Sistemas de backup inadecuados para salvaguardar la información
4. Plataforma de antivirus para estaciones de trabajos y servidores sin actualizaciones
5. Falta de un sistema de video vigilancia en la sede e interconexión con los sistemas de los coliseos de la Ciudad Deportiva
6. Infraestructura de Networking deficiente para la adecuación de la red
7. Sitio Web obsoleto 8. Deficiencia en equipos no adecuados para el manejo de
volumen de documentos (Centro de Copiado) 9. Adecuación del correo electrónico 10. Digitalización de documentos.
5.1.6 RECURSOS HUMANOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Trabajo en equipo. 2. Compromiso con la
misión 3. Ambiente agradable 4. Sentido de pertenencia 5. Responsabilidad 6. Integridad 7. Amabilidad 8. Empatía 9. Disposición a aprender
1. Base de datos (administración manual de expedientes) 2. Control eficiente de las marcaciones de tiempo del personal 3. Carencia de un programa institucional de capacitación
4. Inexistencia de programa de incentivos
5. Falta presupuesto real en las cinco (5) clasificaciones de planilla. Hacer comparativo histórico y proyectar presupuesto. Esto crea inseguridad en servidores públicos.
6. Carencia de efectividad en la administración de personal. 7. Reglamento interno obsoleto
8. Ausencia de un sistema de evaluación de desempeño
9. Personal poco calificado en planillas
10. Proceso administrativo interno burocráticos
11. Contrataciones por períodos cortos
12. Falta de proyección futura de necesidades de personal 13. Falta de aplicación correcta de normas disciplinarias
14. Poblamiento de personal regional por especialidad, cantidad y horarios
15. Capacitación de administradores regionales en administración de RH y presentación de informes de trabajo
16. Sistema de marcación de tiempo por reloj biométrico
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5.1.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Recurso humano comprometido 2. Infraestructura deportiva disponible.
1. Falta de herramientas y materiales de trabajo
2. Instalaciones existentes en condiciones no óptimas
3. Falta de personal técnico capacitado
4. Escasez de instructores calificados
5. Demora en los procesos de compra
6. Falta de nuevas instalaciones.
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5.2.a Oportunidades
Este aspecto del análisis FODA se refiere a los factores externos que ofrecen ventajas competitivas que debemos aprovechar o en las cuales nos pueden dar mejor posicionamiento como institución al servicio de la población.
5.2.b Amenazas
Para PANDEPORTES en las amenazas se han considerado las condiciones del mercado local, regional y global que son desfavorables en el presente o podrían ser desfavorables en el futuro. Ello incluye situaciones de tipo político, económico, social, y de mercado; tanto de las áreas deportivas competitivas, como en las relacionadas a recreación y actividad física, reglamentadas o no reglamentadas.
5.2 Las Oportunidades y Amenazas de PANDEPORTES son:
5.2.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.
2. Disponibilidades externas de otras instituciones gubernamentales
3. Situaciones Climáticas (Tiempo) 4. Política existente en los
programas curriculares y la falta de planes conjuntos de Educación Física y Deportes en el área escolar.
5. No se cumplen las horas clases semanales, no resuelven el principio didáctico de tres frecuencia semanales de 45 minutos
6. No existen programas para los deportes extracurriculares
7. No se cumplen con las etapas de la realización de los juegos nacionales
1. Elaboración del Plan de desarrollo de la Institución. 2. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos
JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Estudiar elevar PANDEPORTES a nivel de Autoridad 5. Vincular a otras instituciones 6. La realización de eventos deportivos multidisciplinarios. 7. Fortalecer la imagen corporativa 8. Fortalecer la capacitación del recurso humano. 9. Publicidad en Junta Comunales y comunidades 10. Desarrollo de Planes a largo Plazo, mediano y corto plazo 11. Trabajo en Equipo planificado. 12. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplines deportivas
y búsqueda de talento deportivo 13. Investigar y elaborar un estudio sobre el deporte escolar en
otros países para comparar con Panamá. 14. Publicidad en Escuelas 15. Firmar convenio con MEDUCA como máximo responsable
del deporte escolar 16. Vincularnos con las comunidades y autoridades en la
masificación del deporte y la recreación, así como cuidado de infraestructura.
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5.2.2 ASESORIA LEGAL
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Comité Olímpico 2. Riesgo Social 3. Sentido de pertenencia 4. Corrupción 5. Falta de supervisores en la
ejecución del mantenimiento, en las obras en construcción y en las existentes.
6. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.
1. Elaboración del Plan de desarrollo de la Institución. 2. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos
JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Vincular a otras instituciones 5. La realización de eventos deportivos multidisciplinarios. 6. Fortalecer la imagen corporativa 7. Fortalecer la capacitación del recurso humano. 8. Promoción de Convenios internacionales para mejorar la
calidad deportiva de atletas y técnicos en general. 9. Becas estudiantiles PARA DEPORTISTAS, licenciaturas
deportivas y maestrías a través de Convenios. Internacionales.
10. Contactos Internacionales.
5.2.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Implementación del SIAFPA 2. Avances tecnológicos que nos permiten ser más
eficientes en el manejo de los procesos de administración y contables
3. Recursos de capacitación disponible por parte de la Contraloría General y el MEF
4. Capacitación del personal en cuanto al manejo de equipo informático y conocimiento de las normas de administración presupuestaria estatal
1. proceso burocrático en la tramitación de las
gestiones de cobro para los flujos de fondos.
2. riesgo de pérdida de control del balance
presupuestario por la falta de un sistema de
administración financiero.
5.2.5 TECNOLOGIA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Sitio web con información deportiva incompleta.
2. No se cuenta con el presupuesto adecuado para mejorar y mantener la infraestructura de red nacional actual y futura
3. No contar con el personal especializado para la implementación y administración adecuada de nuevas tecnologías
4. No aplicamos TCO-Total Cost Ownership. Sistema de diagnóstico para adquisición de equipos informáticos.
1. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos gubernamentales, Red Multiservicios
2. Incrementar y fortalecer la capacitación del recurso humano de PANDEPORTES en las aplicaciones informáticas.
3. Aprovechar los compromisos deportivos internacionales para abastecer y mejorar la infraestructura tecnológica.
4. Aprovechar la experiencia de otras dependencias gubernamentales para implementar sistemas ya probados. Ej. Sistemas, software administrativo.
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5.2.6 RECURSOS HUMANOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Aprobación presupuestaria. 2. Eventos deportivos futuros a realizar 3. Oferta de programas de capacitación 4. Desarrollo de programas de RH
disponibles en el mercado 5. Lineamientos de DIGECA
1. Limitantes en la contratación de personal 2. Reconocimiento de carrera administrativa
3. Presupuesto asignado pero no disponible
4. Recortes de personal por razones ajenas a la institución
5. Lentitud en la tramitación de expedientes en otras instituciones estatales
5.2.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Publicidad en emisoras 2. Escuelas participativas del deporte 3. apoyo político, Diputados, Municipios y Juntas Comunales,
sobre todo durante campañas políticas 4. Planes a largo plazo de algunas organizaciones 5. Deporte profesional y técnicos extranjeros 6. Empresa privada, sobre todo comercializadores de
productos, implementos y bebidas que apoyan los eventos. 7. Voluntarios, micro empresarios que venden en los coliseos
y comunidades que organizan deporte.
1. Tiempo
2. condiciones de clima
3. Disponibilidad de los coliseos
4. Pérdida de apoyo económico de
empresas que se sienten excluidas
de los procesos de compras
5. Bajo interés de asistencia del
público.
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6. PLANES DE ACCION
PANDEPORTES ha identificado los planes de acción más importantes que requiere diseñar y desarrollar con el objeto de atender las áreas de mejoramiento y enfrentar las amenazas, para lograr la visión propuesta. En sentido general los planes de acción incluirán lo siguiente:
CONTENIDO DE UN PLAN DE ACCION:
Metas Estrategias Tácticas Actividades - Responsable Recursos - Equipos y materiales - Fondos - Capital humano Inversión Duración Obstáculos Evaluación (financiera y operativa) Reconocimiento Seguimiento
Nota: dentro del proceso de planeamiento estratégico logramos determinar la lista de prioridades. Ahora es importante desarrollar talleres y reuniones de planeamiento para elaborar en formatos sencillos, los planes de acción completos a corto, mediano y largo plazo, para apoyar la visión 2014.
6.1 Marco Introductorio:
Los lineamientos estratégicos definen el ¿Qué se va hacer?, y el ¿Cómo lo vamos hacer?, sin embargo por su amplitud conceptual requiere un proceso intermedio, que defina el ¿Qué específicamente y Quiénes lo van a hacer? Desde esta perspectiva el desarrollo del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional debe acompañarse de la elaboración y diseño de los Planes Operativos Anuales, y/o los Planes de Acción Inmediata. Estos últimos son elementos integradores de los esfuerzos institucionales, que será necesario acordar para lograr la visión planteada. Los mismos definirán los diversos proyectos, acciones y tareas que han de concretizarse de manera formal en la gestión institucional de PANDEPORTES.
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Es importante destacar que su ejecución práctica es vinculante para todos los estamentos directivos e institucionales que conforman la entidad. En función de estos elementos hemos considerado oportuno elaborar el marco metodológico sobre el cual se cimienta la consecución de estos lineamientos estratégicos. Para ello hemos considerado oportuno el uso de un esquema sencillo de planificación participativa basado en el modelo de Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card. Este sencillo y pequeño esquema proporciona una estructura para transformar una estrategia en términos operativos, en términos de objetivos, indicadores, blancos a lograr e Iniciativas (ver anexo 1). Partiremos, del análisis de la función estatal de PANDEPORTES a la luz de los lineamientos estratégicos previamente señalados, agrupándolos en los siguientes componentes:
Perspectiva Financiera
Perspectiva del Cliente
Perspectiva de los Procesos Internos
Perspectiva de Formación y Crecimiento
Se entenderá por perspectiva financiera, todos aquellos elementos de la estrategia que tienen que ver con dotar a la institución de los recursos financieros para su gestión, y el adecuado, eficiente y racional uso de los mismos. La perspectiva del cliente, integra todos aquellos elementos del sistema que tienen que ver con la percepción del usuario de PANDEPORTES, en búsqueda de satisfacer una “x” demanda de servicio u atención. Toda vez que la razón de las instituciones públicas son sus usuarios, este componente, y sobre todo el aspecto de la calidad de esa atención, se convierte en un objetivo en movimiento, ya que la calidad percibida y requerida por los usuarios evoluciona constantemente, según sus demandas particulares. En función de ello, para cualquier organización este es uno de los elementos del sistema, al que mayor esfuerzo y atención se le debe prestar. La Perspectiva de los Procesos Internos, tiene que ver con la mecánica de actuación y trabajo interno en la Institución, los procesos críticos y los procedimientos que la sustentan. Sin esta herramienta, del ¿Cómo hacer?, de nada sirven los planes y la planificación. Ya que, en la ejecutoría y el desempeño eficiente de cada una de las unidades administrativas esta el éxito de la Institución y el logro de sus objetivos estratégicos y operativos. La institución puede tener el mejor equipamiento, la mayor cantidad de recursos financieros, pero si el recurso humano, su clima organizacional y los procedimientos de trabajo, mecanismos de integración, coordinación y comunicación no son fluidos, eficaces ni eficientes, el sistema no funciona, ni dará los resultados esperados.
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La Perspectiva de Formación y Crecimiento, está íntimamente ligada a los procesos de generación de competencias laborales, de capacitación, actualización y educación del recurso humano, y los mecanismos de crecimiento profesional y laboral de los funcionarios colaboradores de la institución, que buscan en esencia satisfacer las demandas de estabilidad, seguridad en el empleo y crecimiento interno. Este aspecto tiene que ver con definir las competencias estratégicas que se requerirá del personal para lograr los objetivos de crecimiento de la Institución y el desarrollo de sus potencialidades.
6.2 Planes que tienen prioridad:
Existe una relación directamente proporcional entre las debilidades y los Planes de acción, pues el propósito primordial de estos últimos es atender precisamente las debilidades considerando las amenazas y utilizando las fortalezas sin dejar de aprovechar las oportunidades.
6.2.1 Objetivos Estratégicos (de este listado deben desprenderse los programas o proyectos, que internamente tendrán planes de acción específicos)
Masificación del deporte
Apoyo a las organizaciones deportivas
Fomentar la influencia positiva del deporte en la población
Desarrollar mediante la práctica sistemática de la actividad física una población
sana
Fomentar la recreación a todos los niveles, en especial en edades tempranas
Asegurar un semillero de futuros deportistas que enriquecerán el deporte a
nivel nacional e internacional.
Crecimiento deportivo a largo plazo para logro de altos resultados en
competencias
Regular el deporte profesional o no aficionado
Crecimiento de la oferta deportiva de nuestro país
6.2.2 Planes Específicos
Coordinar con el Instituto para la Formación y Aprovechamiento de los
Recursos Humanos el otorgamiento de las becas deportivas.
Construir y mantener útiles y accesibles las instalaciones deportivas que
forman parte de su patrimonio.
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Procurar y supervisar que las organizaciones deportivas ejecuten sus planes
anuales de actividades deportivas y recreativas, tendientes a la difusión y al
estímulo del deporte competitivo en la población panameña.
Fomentar la integración social, a través del deporte adaptado para las personas
con discapacidad, en las actividades físicas, la recreación y el deporte.
Reconocer las modalidades de cada disciplina deportiva y recreativa.
Apoyar la investigación científica y técnica en las ciencias aplicadas al deporte.
Autorizar la representación oficial de Panamá en eventos internacionales que
correspondan a su jurisdicción y competencia, y colaborar con el Comité
Olímpico de Panamá en la participación de los atletas que representarán al país
en las competencias y juegos regionales del Ciclo Olímpico.
Velar por el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre el
control del uso de sustancias y métodos prohibidos en la práctica del deporte.
Asistir técnicamente a los municipios en los aspectos relacionados con la
promoción y el fomento de la actividad física, la recreación y el deporte.
Desarrollar el programa de capacitación de voluntarios y promotores de la
actividad física, la recreación y el deporte para todos.
Desarrollar y ejecutar las medidas de prevención y reglamentar las sanciones
contra la violencia en los eventos deportivos. Establecer el procedimiento
disciplinario para la aplicación de sanciones ante la comisión de actuaciones
lesivas al deporte.
Compilar los datos estadísticos y la información referentes a los atletas, a las
organizaciones y a las instalaciones deportivas.
Establecer los mecanismos para el desarrollo del proceso electoral deportivo.
Establecer convenios o acuerdos nacionales e internacionales de carácter
deportivo para el intercambio académico, logístico y técnico- deportivo de las
diversas disciplinas deportivas y de las ciencias aplicadas al deporte.
Regular las manifestaciones del deporte profesional.
Coordinar con las federaciones, asociaciones y organizaciones deportivas
nacionales la preparación de los atletas de competencia y de alto rendimiento.
Fomentar en la población panameña la salud integral a través de la actividad
física, la recreación y el deporte.
Dictar el reglamento general de los Juegos Deportivos Nacionales en todas sus
edades, y determinar las sedes.
Crear el comité, proponer y someter al consejo, el consejo aprueba y se da cumplimiento a las condecoraciones al mérito y los estímulos deportivos.
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7. IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Ahora que hemos concluido la etapa de formulación del Plan Estratégico, los directivos de PANDEPORTES podrán motivar y planificar cómo llegar al estado futuro ideal. En la etapa de implementación del plan y elaboración de planes de acción, las siguientes acciones son necesarias para poder vencer las fuentes de conflictos y adecuar el proceso de cambio en la organización:
Levantar la información y estadísticas del estado actual (mapa actual)
Levantar diagnóstico definido de recursos y fondos
Crear una estructura administrativa que le permita lograr su plan estratégico
Seleccionar las funciones que ayudarán a los planes y eliminar las que estorban
Realizar acuerdos entre las partes, personas o departamentos participantes
Utilizar herramientas de recopilación de información (encuestas, cuestionarios)
Capacitar a todos en cómo vivir la visión, misión y valores de PANDEPORTES
Evaluar la satisfacción de los usuarios externo, el clima laboral y el desempeño
de los servidores públicos.
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8. ADMINISTRACION ESTRATEGICA
Las organizaciones de desarrollo institucional sostienen evidencias de que el 88% de las entidades que inician procesos de planeamiento estratégico enfrentan una fuerte resistencia al cambio, sobre todo en las etapas de elaboración de los planes de acción. Aparte del proceso natural de rechazo a cambiar condiciones cómodas de los seres humanos, los investigadores han descubierto dos grandes razones para esta resistencia.
Primero, el factor “equipo” –los planes de acción no lo pueden desarrollar una sola persona y son parte de un equipo de trabajo-. Si los individuos no tienen o crean hábitos de reunirse les costará mucho trabajo desarrollar los planes.
Segundo, la productividad marginal. Los planes toman tiempo y son una inversión para un futuro organizado, esquematizado y con cultura de calidad y excelencia. Sin embargo, tienen que ser realizados por los responsables de los procesos en la organización, pues ellos son los que conocen las acciones, responsabilidades y recursos.
En su mayoría los individuos involucrados sienten que los planes son un trabajo más y rechazan reunirse o trabajar en ellos, forzando a los líderes a olvidarse de los mismos. Por otro lado, se justifican usando el factor productividad y exponiendo la necesidad del trabajo diario como barrera para no cumplir con las obligaciones que requiere la implementación de los planes. En países como Panamá se agrega un factor más preocupante, a las personas no les gusta leer y mucho menos escribir. De hecho, no comprenden como un plan escrito puede guiarlos a un mejor futuro, puede ayudarles a prever y enfrentar amenazas, permitirles estar preparados para usar las oportunidades con gran provecho y a ver en conjunto las áreas de mejoramiento y trabajar en ellas antes que sea demasiado tarde. Otro factor considerable en el último lustro es la tecnología. La variante tiempo y el factor precios están bajando a niveles nunca antes vistos, producto del uso de herramientas de producción, control de información para toma de decisiones acertadas, y los procesos de mercadeo, venta y distribución que ya permiten compras directas del consumidor al fabricante, vía Internet. A mediados de los años 90 los especialistas en planeamiento estratégico se reunieron y surgió la Administración Estratégica, como una función de la organización que se dedica a atender las etapas de implementación del plan estratégico, formulado con o por los líderes, y el desarrollo y cumplimiento efectivo de los planes de acción por cada proceso de la organización.
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Un plan estratégico bien administrado llevará a la organización en línea directa al logro de su visión. Una vez que los planes de acción de mayor prioridad se hayan formulado, se requiere desarrollar nuevos planes lo cual ya será es un proceso sencillo y habitual. Sin administración estratégica la organización podría tomar el doble de tiempo (X años) antes de que los integrantes de una organización puedan trabajar con planes de acción e implementar el plan estratégico formulado. Las funciones más importantes que cumple la administración estratégica son:
Diseño de las políticas y normas de trabajo del plan
Hacer que el personal revise y re-elabore los procedimientos de trabajo de acuerdo al plan
Ayudar a los líderes y mandos medios a tener la mente abierta a evaluaciones y ajustes constantes
Sin afectar producción, convertirse en una laboratorio de ideas y cambios
Retar los procesos tradicionales de producción y distribución de bienes y servicios
Medir reacciones, gustos y expectativas del cliente
Capacitar a todos en la organización en la nueva metodología de trabajo
Dar seguimiento a las etapas y fases del plan, con los mismos indicadores que los acordados por cada departamento.
Cumplir el ciclo de PDCA (Plan-Do-Check-Act), planear, hacer, evaluar y ajustar.
Guardar un archivo de los planes desarrollados para entrenar a personal nuevo o para crear nuevas áreas de actividad. (Recordemos que fueron los planes, completos y organizados con estándares, los que dieron inicio al negocio de las franquicias, modelo que en los países desarrollados están siguiendo las administraciones deportivas regionales.)
Hacer cada vez más sencillos los procedimientos
Ingeniar, inventar y crear el futuro
Reconocer, incentivar, motivar y premiar a los miembros del equipo. - Fin del Plan Estratégico de PANDEPORTES - Agradecemos la oportunidad y todo el apoyo que nos brindaron durante la asesoría que les llevó a formular este plan estratégico con éxito. Recopilado por: Prof. José D. González G. Consultor de Planeamiento Estratégico Panamá, República de Panamá
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ANEXO 1
Instituto Panameño de Deportes Departamento de Planificación y Desarrollo
PLAN DE ACCION TAL (PONER NOMBRE)
MATRIZ PARA ELABORAR PLANES DESDE LA PERSPECTIVA FINANCIERA, DEL USUARIO O DEL PROCESO INTERNO:
Acción Proyecto/Programa Responsable Período de
Ejecución
Fuente de Recursos
Indicador de Medición
Observación
1. Definir de forma específica.
1.1 Alinear con estrategia.
Director, jefe de departamento, administrador o servidor público
Mes y año Fondos presupuestados
Definir cómo se medirá progreso
Control del status del plan.
(Diagrama ejemplo solamente)
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