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PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN INTERNA

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1. OBJETIVO

Establece la manera en que se realizan las actividades de planificación y coordinación para la gestión de todas las actividades institucionales definidas para una gestión.

2. ALCANCE

Integral a todo tipo de iniciativas de la Fundación.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Gerente de la dirección ejecutiva.

Asegura el cumplimiento de las actividades

4. REFERENCIAS Y DEFINICIONES

4.1. Referencias

CÓDIGO DOCUMENTO TITULO DEL DOCUMENTOISO 9001: 2000 Sistema de Gestión de Calidad MC Manual de la CalidadI- 001/P-423 Elaboración de Documentos InternosN/A Formatos de Financiadoras

4.2. Definiciones y abreviaturas: FIA. Fundación Interamericana.

M21 Mission 21.

GDE. Gerente de la dirección ejecutiva

GDC. Gerente de desarrollo competitivo

GDH. Gerente de desarrollo humano y social.

GDT. Gerente de desarrollo tecnológico y de medio ambiente

GAF. Gerente administrativo financiero.

Partes interesadas.- Comunidades, Cooperantes, grupos asociados y unidades de familias

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5. FLUJOGRAMAFlujograma Responsable Docum. Aplicables

GDE

GDE

GDE

GDE

R-031 Informe Anual

PE Plan Estratégico, R-032 Evaluación anual

R-015 Plan Operativo Anual

R-033 Programación mensual, R-001 Acta de Comité de Calidad, R-029 Informe mensual

6. DESARROLLO.

6.1 Evaluación Anual.

a) La evaluación anual se desarrolla al inicio de la gestión en dos instancias:

1. La GDE se reúne con las GAF a fin de:i. Revisar el estado de ejecución del R-009 Presupuesto Anual,ii. Presentar y revisar el R-110 Planilla de Rendición de Cuentas,

2. En una segundad reunión la GDE convoca al personal de Fundawi para que se reúna a fin de:

i. Evaluación del R-015 Plan Operativo Anual ii. Revisión del R-023 Informe de evaluación al desempeño y iii. Evaluación del R-027 Informe de evaluación al ambiente de trabajo

b) En base a las resoluciones de la evaluación se elabora el R-032 Informe de Evaluación Anual

6.2 Elaboración y/o revisión de Plan Estratégico.

a) La GDE procede a la revisión y/o elaboración del PE Plan Estratégico, según corresponda:

1. Cada 5 años se evalúa y determina el nuevo PE Plan Estratégico, para ello convoca a todo el personal y define lugar y fecha.

2. Cada año revisar el PE Plan Estratégico a fin de validar los objetivos específicos, hacer cambios o agregar otros.

6.2 Elaboración y/o revisión del PE Plan Estratégico

6.3 Elaboración y/o revisión del

R-015 Plan Operativo

6.4 Determinación de la Programación mensual

6.1 Evaluación Anual

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6.3 Elaboración del R-015 Plan Operativo Anual.

a) La GDE sobre la revisión del PE Plan Estratégico y el estado de identificación de ideas de proyectos como resultado del P-902 Elaboración de propuestas de proyecto y el R-032 Informe de Evaluación Anual, procede a dirigir el proceso de elaboración del R-015 Plan Operativo Anual. Para ésta última tarea puede determinar la contratación de un facilitador externo o interno

b) El R-015 Plan Operativo Anual puede ser revisado durante la gestión en los siguientes casos:

1. Cuando se incorpora un proyecto nuevo.2. Cuando se percibe una oportunidad o amenaza en el entorno.3. Cuando la capacidad interna es insuficiente para asegurar la eficacia y eficiencia del plan.

6.4 Programación mensual.

a) Para la programación mensual, la GDE convoca a una reunión de Comité de Calidad bajo la siguiente orden del día:

1. Lectura de la correspondencia2. Lectura y aprobación de la última R-001 Acta de Comité de Calidad.3. Presentar el R-029 Informe del mensual de cada área y programa para el siguiente mes4. Varios

Política: Todas las direcciones, incluida la GDE, elaboran y presentan su informe mensual de forma escrita.

b) Culminada la reunión del Comité, se elabora el R-001 Acta de Comité de Calidad con las resoluciones del caso.

7. POLITICAS GENERALES.

Ninguna

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8. CAMBIOS.

HOJA

REVISION

HOJA

REVISION

HOJA

REVISIONHOJA

REVISION

0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 601 X 16 31 4602 X 17 32 4703 X 18 33 4804 X 19 34 4905 20 35 5006 21 36 5107 22 37 5208 23 38 5309 24 39 5410 25 40 5511 26 41 5612 27 42 5713 28 43 5814 29 44 5915 30 45 60

REVISION MOTIVO DE LA REVISION0 Edición Inicial1234

9. REGISTROS.

Identificación Frecuencia LlenadoCuando se llena

form.Lugar de Archivo

ResponsableCustodia

Clasificación(Como esta ordenado)

Tiempo de CustodiaTitulo Código

Acta de Comité de Calidad. R-001

Cada vez que se reúne el comité de

calidadGDE GDE Por fecha 2 años

Presupuesto Anual, R-009 Anual GDE GDE Por gestión 2 años

Plan operativo anual R-015 Anual GDE GDE Por gestión 2 años

Informe de evaluación al desempeño R-023 Anual GDE GDE Por gestión 2 años

Informe de evaluación al ambiente de trabajo R-027 Anual GDE GDE Por gestión 2 años

Informe mensual R-029 Mensual GDE GDE Por fecha 2 años

Informe de Evaluación Anual R-032 Anual GDE GDE Por gestión 2 años

10. ANEXOS.

Ninguno.