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Política de Crédito y Cobranza Guía práctica …………………………………………………………………… Genere resultados a través de la consistencia !

!SALVADOR BAÑUELOS RIZO

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AFS

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MisiónObjetivo

ResponsabilidadEvaluación de crédito

Términos de créditoCobranza

Ejemplo de una política de créditoHoja de trabajo

Formatos

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Política de Crédito y Cobranza Guía práctica

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Salvador Bañuelos Rizo !!!

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!Política de Crédito y Cobranza - Guía práctica Copyright © 2014 Salvador Bañuelos Rizo !ISBN: 9781483533629 !www.afs-int.com www.fletesycobranza.com !Para mayor información diríjase a:

AFS International, LLC. 2400 Fenton Street Suite 203 Chula Vista, CA. 91914 !Tel .USA: 619-819-8457 !Tel. México: 55-5351-5272 Sin Costo: 01(800) 681-9567 !!Aviso Todos los derechos reservados. Este libro no puede ser reproducido, ni total ni parcialmente, sin el previo permiso del autor. !Los artículos legales contenidos en la presente no tienen un objeto publicitario o de anuncio, y ellos no se ofrecen como consejo legal sobre situaciones específicas o problemas. Usted debe consultar a un abogado si usted tiene un asunto legal que requiera atención. Ni la publicación de los artículos legales ni la revisión de ellos por usted, ni la correspondencia resultante, incluso el correo electrónico, crea una relación de abogado-cliente. Dicha correspondencia no es privilegiada o confidencial. Los artículos legales aquí contenidos y su derecho de autor son propiedad del autor. La lectura de cualquier información contenida en este libro significa la aceptación de estas condiciones. !Disclaimer All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without written permission from the copyright author. !The legal articles contained herein are not intended to be advertisement or solicitation, and they are not offered as legal advice about specific situations or problems. You should consult an attorney if you have a legal matter requiring attention. Neither the offering of the legal articles and review by you of them nor resulting correspondence, including email, create an attorney-client relationship. Such correspondence is not privileged or confidential. The legal articles here are copyrighted by the author. Your review of any information on this book acts as your acceptance of these terms. !Printed in the United States of America !!! !

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Sobre el Autor

! Sobre AFS International

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Salvador Bañuelos Rizo es cofundador y presidente de

AFS International, la primer agencia de cobranza en

México especializada en transporte de carga y comercio

exterior y una de las agencias de cobranza líderes en

Estados Unidos. !Reconocido internacionalmente por sus resultados en la

recuperación de cartera por los últimos 15 años.

Contribuye a la industria con artículos en el blog de AFS

International y en las siguientes revistas líderes: T21 y Énfasis Logística

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AFS International es la primer agencia de cobranza en México

especializada en transporte de carga y comercio exterior. !Experiencia

Servimos exclusivamente a la industria del transporte de carga

desde 2004. !Cobertura

Cobertura nacional e internacional al mismo costo. Nuestros clientes disfrutan de los mismos honorarios sin importar

la ubicación de su deudor. !Enfocados en dar resultados

No arriesga nada. Si no hay recuperación, usted no nos debe

nada. Sólo paga por resultados, no por esfuerzos. !Se mantiene informado

A través del portal de clientes, no sólo se mantiene informado,

sino que puede asignar cuentas, descargar reportes analíticos,

accesar a herramientas, y mucho más.

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Índice !

Capítulo 1 ¿Qué es una política de crédito y cobranza? 6 ________

Los Beneficios 6 ...........................................................................

Capítulo 2 Las 6 partes de una política de crédito y cobranza 8 __

Misión 8 ........................................................................................

Objetivos 9 ...................................................................................

Responsabilidades y Límites 9 ......................................................

Evaluación de crédito 10 .............................................................

Aplicación de crédito 11 ...................................................................

Cuándo será re-evaluado 13 ............................................................

Términos de crédito 13 .................................................................

Cobranza 14 .................................................................................

Capítulo 3 Ejemplo de una política de crédito y cobranza 16 _____

Capítulo 4 Hoja de trabajo 20 _________________________________

Capítulo 5 Formatos 23 _______________________________________

Aplicación de crédito 23 .....................................................................................

Carta - Solicitud de aplicación de crédito - Cuenta mayor 24 ..............................

Carta de Bienvenida - Crédito autorizado 25 .......................................................

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!!!! !!!!!!!!!!!!!

Carta de Bienvenida - Crédito Menor al Solicitado 26 .........................................

Otras publicaciones de interés 27 ___________________

Cobranza Eficiente en el Transporte de Carga 27 ................................................

Credit & Collections in the Freight Industry Handbook 27 ...................................

Listado de verificación de cuentas por cobrar vencidas 28 .................................

Indicadores Claves de Cobranza 28....................................................................

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Capítulo 1 !

¿Qué es una política de crédito y cobranza?

!La política de crédito y cobranza es un curso de acción desarrollado para situaciones recurrentes y designado con el fin de controlar y minimizar el riesgo que asume al extender crédito a sus clientes.

Recuerde que sus cuentas por cobrar son un activo circulante de su empresa y que sin importar el giro de la misma, la venta se cierra cuando la venta se cobra. El alcanzar niveles óptimos de recuperación genera además de un flujo de efectivo sano, oportunidades financieras. Cuando sus cuentas por cobrar sean sólidas puede usted beneficiarse a través del factoraje de cuentas por cobrar, las cuales pueden ser asegurables, y pueden tomarse en consideración cuando su empresa aplica para préstamos y líneas de crédito.

Es importante que su empresa cuente con herramientas eficaces y procesos preestablecidos y confiables que le permitan convertir sus cuentas por cobrar en efectivo sin contratiempo alguno para contar con un flujo de caja sano.

Todas las empresas son diferentes y las políticas de crédito son sujetas a interpretación. Al mismo tiempo, toda compañía necesita políticas escritas y formales. Aquellas compañías que fallan en poner por escrito sus políticas de crédito tienden a tener más problemas de liquidez y de administración que aquéllas que sí lo hacen. ¿Por qué? Si el departamento de crédito falla en tener una estrategia maestra, hay más probabilidades de que la estrategia estará constantemente cambiando y sujeta a interpretaciones individuales.

A través de esta guía usted podrá establecer su propia política de crédito y cobranza.

Los Beneficios

Hay varias razones para contar con una política de crédito y cobranza, entre las cuales podemos incluir los siguientes beneficios:

Enfocarse en los aspectos más importantes. El manejo de cuentas por cobrar no es una tarea sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de las aspectos importantes por atender otros menos importantes.

Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una política de crédito y cobranza se vuelve más sencilla y lógica la toma de decisiones porque se tienen criterios

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predeterminados. Esto puede crear una sensación en sus clientes de que están recibiendo un trato más justo.

Consistencia en su propia empresa. A través de las políticas se establece por escrito qué es lo que se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de un mismo equipo.

Antes de crear una política de crédito y cobranza, primero deberá de contestar las siguientes preguntas:

¿Cuál es la misión?

¿Cuales son los objetivos?

¿Quién tiene responsabilidades específicas en el departamento de crédito y cobranza, y cuáles?

¿Cómo será evaluado el crédito?

¿Cómo se manejará la cobranza?

¿Cuáles son los términos de crédito?

¿Qué tipo de clientes tiene, empresas o personas físicas?

¿Cuál es el período en que prescribe la acción legal en su país o estado?

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Capítulo 2 !Las 6 partes de una política de crédito y

cobranza !He dividido en seis principales secciones la política de crédito y cobranza. Muchos dividen su política hasta en 8 ó 9 secciones, pero creo que hay algunas secciones que pueden ser combinadas perfectamente o incluirse en otras.

1. Misión

2. Objetivos

3. Responsabilidad

4. Evaluación de crédito

5. Términos de crédito

6. Cobranza

!Misión

La parte más importante de una política de crédito es la definición de la misión en su departamento. Básicamente es definir qué se desea lograr y el por qué existe. La misión proporcionará la base o contexto sobre las cuales las políticas se formularán.

Por ejemplo, una misión podría redactarse de la siguiente manera:

El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por

cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El Departamento

de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a

proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la

relación con Ventas.

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Objetivos

Los objetivos son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su política de crédito logre para para su empresa. Los objetivos deben de ser específicos, concretos, realistas y alcanzables, recuerde que el lugar para incluir teorías y estrategias es la Misión. Considere la estructura y operación de sus departamentos de crédito y cobranza en su conjunto para la consecución de estos objetivos.

Puede escribir un conjunto específico de objetivos numéricos de la siguiente manera:

Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los días de venta en cartera (DSO) a ____ días, y la antigüedad de cobranza no mayor al ____% más allá de 60 días. Revisar todos los límites de crédito de más de $ _____. También vamos a reducir los costos del departamento de crédito en $ _____.

También puede manejar el enfoque de escribir objetivos genéricos:

Todos los clientes con 15 días de mora serán contactados por correo electrónico.

Todos los clientes con 20 días de mora serán contactados por teléfono.

Cuentas en las siguientes situaciones se asignarán a una agencia de cobranza que haya sido aprobada por el Gerente de Crédito:

Cuentas de más de 90 días de edad sin actividad de pago en los 3 meses anteriores.

Cuentas de menos de 90 días de edad que no contesten a los mensajes en un período de dos semanas o que su correo se devuelva.

Cuentas de menos de 90 días de edad con negativa total de pago.

Cuentas con dos o más promesas de pago incumplidas sin importar su edad.

Cuando el cliente informa que no podrá pagar dentro de los términos acordados y se rehúsa a dar una fecha específica de pago o un plan de pagos realista, sin importar su edad.

Todas las solicitudes de crédito se actualizarán y serán revisadas cada 6 meses.

!Responsabilidades y Límites

En el área de crédito y cobranza, usted debe saber qué está haciendo cada quién y quién está tomando las decisiones. Si se definen correctamente, se establece el papel y la autoridad de cada individuo; cuando las responsabilidad y límites están bien delimitados por consecuencia se elimina la duplicación de esfuerzos y se evitan disputas entre departamentos.

! 9

La organización del departamento de crédito debe de ser fácil de entender, y no elaborar matrices que hagan lento el mismo proceso que se intenta acelerar.

¿Qué pasa si un cliente de repente empieza a pagar tarde y el gerente de crédito no quiere autorizarle más crédito, pero el gerente de ventas quiere que la orden sea autorizada? ¿Quién resuelve el conflicto? O tal vez uno de sus mejores clientes no responde a los esfuerzos de cobranza interna y las facturas tienen 90 días de mora. El director de cobranza desea enviar la cuenta a una agencia de cobranza externa o abogado, pero el gerente de ventas no comparte su opinión. ¿Cuál es la forma de resolver esta situación?

A continuación un ejemplo:

El Departamento de Crédito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Gerente de Crédito

podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ _______; límites superiores a esto

deben de ser aprobados por el Contralor. Límites mayores a $_______ deberán de ser aprobados

por el Director Financiero.

En el caso de que una orden esté detenida debido a problemas de crédito, el Gerente de Ventas

debe revisar la situación con el Gerente de Crédito y con el Contralor. Si el consenso no puede ser

alcanzado, la situación va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una

decisión.

Cuando el Gerente de Crédito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de

los 60 días de vencimiento, el Contralor autorizará tales solicitudes firmando cada asignación.

Cuando un cliente tenga más de 60 días de vencimiento, el Gerente de Crédito está facultado para

asignar la cuenta a una agencia de cobranza o abogado.

!

!!Evaluación de crédito

La evaluación de crédito es fundamental para la función del departamento. El minimizar los riesgos, proteger y maximizar los márgenes de utilidad da inicio a partir de una buena evaluación de un cliente potencial.

Ejecutivo de Crédito No autoridad

Gerente de Crédito Hasta $ ____________

Contralor Hasta $ ____________

Director Financiero Hasta $ ____________

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Un ejemplo podría ser el siguiente:

El representante de ventas obtendrá una solicitud de crédito de cada cliente. Ésta contendrá una

referencia bancaria y tres referencias comerciales.

Después de llamar a las referencias, el Departamento de Crédito determinará si un cliente ha

demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rápida. Si es así, se le asignará un

límite de crédito. Este límite de crédito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias.

Si una cantidad es más alta es necesario que el departamento de crédito ordene un reporte

crediticio para examinar más a fondo la solicitud. Dicho informe será ordenado con un costo no

mayor de $ __________.

Para los límites de más de $ ___________, también se obtendrá un estado financiero, el cual deberá

de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisión y aprobación.

Los límites serán periódicamente revisados, cada seis meses. Si la experiencia de pago con nuestra

empresa se retrasa más allá de 15 días el Gerente de Crédito será informado, quien podrá revocar

el límite.

Es importante establecer un procedimiento consistente para que todos los clientes potenciales sean tratados por igual.

Aplicación de crédito

Mucho del trabajo de evaluación de crédito es realizado a través de una aplicación de crédito. La estandarización del proceso de crédito a requerir a cada cliente potencial al completar su aplicación de crédito ayuda a que el riesgo potencial asociado con el otorgamiento de crédito pueda ser mitigado.

El primer paso para administrar el riesgo sabiamente es el tomar decisiones informadas sobre quiénes califican, monto de crédito y sus términos. Dependiendo de la información obtenida y analizada de la aplicación de crédito, los términos de venta pueden ser modificados; algunos clientes pueden no calificar para que se les venda a crédito.

Es de suma importancia utilizar formatos que se adecúen a las necesidades y características propias de la industria de carga. Por ejemplo:

• El transportista debe de solicitar referencias de otras empresas transportistas, es importante que reciban referencias del mismo ramo.

• Se protejan al incluir en la aplicación la autorización del solicitante de cobrarle cierto porcentaje del monto del adeudo para cubrir los gastos de cobranza e intereses moratorios en el supuesto caso de que su cuenta se atrase y tenga que ser gestionada para su cobro por una agencia de cobranza o abogado.

! 11

• Ejemplo: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del

20% sobre las facturas vencidas cuando sea necesario la intervención de una agencia de

cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre las facturas vencidas.

Procure que la solicitud de crédito que usted proporciona al solicitante vaya acompañada de una carta que incluya instrucciones de llenado, tiempos de respuesta estimados por parte de su empresa, y su compromiso de que la información que el solicitante proporcione será mantenida de manera confidencial.

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!Fecha _____ de _______________de 20___.

SOLICITUD DE CREDITO !Crédito máximo solicitado: $ ___________________ !Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________ Teléfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________ Dirección: ____________________________________ Ciudad: _____________ Estado: _________________ Código Postal: ________ Fecha de Inicio de la empresa: ___________ Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___ !Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Dirección. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ !Banco: _________________________Teléfono: _____________ Ejecutivo: ________________________ !Referencias Comerciales: 1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ !Referencias de Empresas Transportistas: 4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ !Nota: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidas cuando sea necesario la intervención de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre las facturas vencidas. !Firmado por: ______________________ Firma: __________________________ …………………………………………………………………………………………………………………………… !PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO !Antigüedad como cliente: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ Límite de crédito: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ Términos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ Pagos vencidos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ !Boletinados en TBRatings.com? Si___ No___ Notas:_________________________________________________ !Límite de Crédito autorizado: $ _____________________________________ !Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________ !

Cuándo será re-evaluado

Uno de los problemas al evaluar crédito es que muchas empresas no re-evalúan el crédito de sus clientes, sólo lo hacen cuando dicho cliente les solicita un mayor límite o cuando cae en mora. Es aconsejable que establezca en su política que los límites serán revisados periódicamente, como se incluyó en el ejemplo anterior.

!Términos de crédito

Es importante no tener ninguna confusión sobre cuándo las facturas deben de ser cobradas. Los términos de crédito deben de incluir no sólo de manera general los términos de la venta, sino también deben de incluir los factores requeridos para mantener el crédito, así como también los motivos para cancelarlo.

Para algunas empresas esto no es un problema difícil. Tienen una línea de productos homogéneos con términos de crédito consistentes; por lo tanto, su política puede ser relativamente simple:

La dirección ha establecido que las condiciones de venta sean de ________ días, y se espera que

todos los clientes con crédito paguen sus facturas dentro de este período.

Todas las facturas con un vencimiento de ________ días empezarán a generar intereses moratorios

del 1.5% mensual, iniciando al día ________ de la fecha de la factura.

Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerente de Crédito dentro de

los primeros 10 días a partir de la presentación de la factura.

El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días será congelado hasta que el pago

de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.

Para otras empresas, sin embargo, el problema puede ser más complejo. Algunas compañías tienen muchas líneas de productos o servicios por lo que probablemente aplicará que goce de diferentes términos:

!Producto Términos

________________ ________________

________________ ________________

________________ ________________

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Cobranza

La cobranza vencida es una parte inevitable del proceso de cobranza. Mientras su empresa venda a crédito, tarde o temprano tendrá clientes que no realicen sus pagos dentro de los términos autorizados.

Su política deberá de contar con las fases fundamentales de la cobranza: las gestiones internas de cobranza, las externas y/o outsourcing y litigio.

Una política de cobranza es el conjunto de procedimientos que una empresa utiliza para asegurar la recuperación de sus cuentas vencidas. Normalmente sistematiza los pasos requeridos para recuperar la cuenta antes de litigio por la vía judicial. Esta política debe Incluir:

• los tiempos en que el cliente debe de ser contactado,

• cómo debe de ser contactado,

• cómo resolver las disputas,

• cuándo son necesarias las gestiones externas,

• tiempos de asignación a una agencia de cobranza para su cobro extra-judicial,

• tiempos de asignación a un abogado para su litigio por la vía judicial o quebranto fiscal.

Normalmente la cobranza de una empresa se realiza internamente, a menos que se tenga un contrato de outsourcing con una agencia de cobranza administrativa. La asignación de cuentas vencidas a una agencia de cobranza tiene varios beneficios entre los que se encuentran: experiencia en la recuperación de cartera vencida y en su industria; notificar a su cliente que su empresa escaló el proceso de cobro; gastar menos tiempo y recursos para contactar a sus clientes con llamadas telefónicas, y comunicados, y respondiendo y documentando cada promesa y cada plan de pagos negociado; reportar a burós y empresas de información crediticia.

Ejemplo de política de cobranza:

El departamento es responsable de la gestión cobranza. Los comunicados y estados de cuenta

complementarán las llamadas de cobro vía telefónica. Se informará al personal de ventas de los

problemas de cobro. En algunos casos el personal de crédito y cobranza visitarán clientes. Si no

se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crédito puede retener nuevos

pedidos.

El Departamento de Crédito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios.

Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestras

actividades normales de recolección. En tales casos, las cuentas se turnarán a agencia de

cobranza, o abogado.

El proceso autorizado es el siguiente:

! 14

1. ___ días antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviará un correo electrónico

agradeciéndole por ser nuestro cliente y se le recordará que tiene un vencimiento de pago en los

próximos ___ días.

2. ___ días después del vencimiento: Se contactará por teléfono al cliente para recordarle sobre el

saldo vencido.

3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $____ se considerará ir a visitarlo para discutir su

cuenta.

4. ___ días después de la llamada [2]: Se enviará un comunicado más enérgico recordando el saldo

y fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se está incurriendo con

motivo del vencimiento.

5. ___ días después del comunicado [4]: Se enviará un comunicado al cliente informando que su

cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podrá vender hasta que cubra el saldo. Si

el saldo de la cuenta es mayor a $____, se le informará que su cuenta ha sido asignada a una

agencia de cobranza. La cuenta deberá de ser asignada a agencia de cobranza el mismo día en

que sea notificado el cliente.

6. ___ meses después del comunicado [5] y asignación a una agencia: La cuenta debe de ser

definida para determinar si la cuenta será recuperada, si será reportada como quebranto

fiscalmente, o si se continuarán la gestiones a través del litigio por la vía judicial.

Litigio y quebranto fiscal:

7. Si el saldo del adeudo es mayor a $____, la cuenta siempre será asignada para litigio cuando la

cuenta cumpla ____ días de vencida.

8. Si el saldo del adeudo es mayor a $____ pero menor a $____, la cuenta siempre será asignada

para litigio si el adeudo está respaldado a través de un pagaré o contrato firmado.

9. Si el saldo del adeudo es menor a $____, la cuenta siempre deberá de ser declarada como

pérdida, y declarar el quebranto fiscal.

Esta política será revisada una vez al año.

Aprobaciones de política:

___________________ ___________________ ___________________ ___________________

Gerente de Crédito Gerente de Ventas Contralor Director Financiero

Una vez que tenga establecidas sus políticas de administración de crédito o procedimientos de crédito, usted sabrá cómo mantener su flujo de efectivo en beneficio de su negocio. Usted sabrá cómo hacer que los clientes paguen con mayor facilidad y rapidez.

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Capítulo 3 !

Ejemplo de una política de crédito y cobranza

Misión

El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El Departamento de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la relación con las ventas.

!Objetivos

Nuestros objetivos son limitar la morosidad al 3% de las ventas totales, los días de venta en cartera (DSO) a 30 días, y la antigüedad de cobranza no mayor al 1% más allá de 60 días. Revisar todos los límites de crédito de más de $ 50,000.00 semestralmente. También vamos a reducir los costos del departamento de crédito en $ 20,000.00 pesos anuales.

!Responsabilidades y Límites

El Departamento de Crédito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Ejecutivo de Crédito podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ 5,000.00 ; el Gerente de Crédito podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ 50,000.00 ; límites superiores a esto deberán de ser aprobados por el Contralor. Límites mayores a $200,000.00 deberán de ser aprobados por el Director Financiero.

En el caso de que una orden esté detenida debido a problemas de crédito, el Gerente de Ventas debe revisar la situación con el Gerente de Crédito y con el Contralor. Si el consenso no puede ser alcanzado, la situación va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una decisión.

Cuando el Ejecutivo de Crédito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de los 60 días de vencimiento, el Gerente de Crédito autorizará tales solicitudes firmando cada asignación.

! 16

Cuando un cliente tenga más de 60 días de vencimiento, el Ejecutivo de Crédito está facultado para asignar la cuenta a la agencia de cobranza o abogado que el Gerente de crédito haya autorizado.

!Evaluación de crédito

El representante de ventas obtendrá una solicitud de crédito de cada cliente. Ésta contendrá una referencia bancaria y tres referencias comerciales y tres referencias de empresas del mismo giro que el nuestro.

Después de llamar a las referencias, el Departamento de Crédito determinará si un cliente ha demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rápida. Si es así, se le asignará un límite de crédito. Este límite de crédito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias del mismo giro que el nuestro. Si una cantidad es más alta es necesario que el departamento de crédito ordene un reporte crediticio para examinar más a fondo la solicitud. Dicho informe será ordenado con un costo no mayor de $ 500.00.

Para los límites de más de $ 200,000.00, también se obtendrá un estado financiero, el cual deberá de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisión y aprobación del límite.

Los límites mayores a $50,000.00 serán periódicamente revisados, cada seis meses. Si la experiencia de pago con nuestra empresa se retrasa más allá de 15 días el Gerente de Crédito será informado, quien podrá revocar el límite.

!Términos de crédito

La dirección ha establecido que las condiciones de venta sean de 30 días, y se espera que todos los clientes con crédito paguen sus facturas dentro de este período.

Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generar intereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fecha de la factura.

Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerente de Crédito dentro de los primeros 10 días a partir de la presentación de la factura.

El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días será congelado hasta que el pago de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.

!Cobranza

El departamento es responsable de la gestión cobranza. Los comunicados y estados de cuenta complementarán las llamadas de cobro vía telefónica. Se informará al personal de ventas de los

! 17

problemas de cobro. En algunos casos el personal de crédito y cobranza visitarán clientes. Si no se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crédito puede retener nuevos pedidos.

El Departamento de Crédito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios. Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestras actividades normales de recolección. En tales casos, las cuentas se turnarán a agencia de cobranza, o abogado.

El proceso autorizado es el siguiente:

1. 3 días antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviará un correo electrónico agradeciéndole por ser nuestro cliente y se le recordará que tiene un vencimiento de pago en los próximos 3 días.

2. 1 día después del vencimiento: Se contactará por teléfono al cliente para recordarle sobre el saldo vencido.

3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $10,000.00 se considerará ir a visitarlo para discutir su cuenta.

4. 5 días después de la llamada [2]: Se enviará un comunicado más enérgico recordando el saldo y fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se está incurriendo con motivo del vencimiento.

5. 15 días después del comunicado [4]: Se enviará un comunicado al cliente informando que su cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podrá vender hasta que cubra el saldo. Se le informará que su cuenta ha sido asignada a una agencia de cobranza. La cuenta deberá de ser asignada a agencia de cobranza el mismo día en que sea notificado el cliente.

6. 3 meses después del comunicado [5] y asignación a una agencia: La cuenta debe de ser definida para determinar si la cuenta será recuperada, si será reportada como quebranto fiscalmente, o si se continuarán la gestiones a través del litigio por la vía judicial.

Litigio y quebranto fiscal:

7. Si el saldo del adeudo es mayor a $200,000.00, la cuenta siempre será asignada para litigio cuando la cuenta cumpla 120 días de vencida.

8. Si el saldo del adeudo es mayor a $10,000.00 pero menor a $200,000.00, la cuenta siempre será asignada para litigio si el adeudo está respaldado a través de un pagaré o contrato firmado cuando la cuenta cumpla 120 días de vencida.

9. Si el saldo del adeudo es menor a $10,000.00, la cuenta siempre deberá de ser declarada como pérdida, y declarar el quebranto fiscal, una vez que se reciba el comunicado de no cobro por parte de la agencia de cobranza.

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Esta política será revisada una vez anualmente.

Aprobaciones de política:

____________________

Gerente de Crédito

____________________

Gerente de Ventas

____________________

Contralor

____________________

Director Financiero

!!!!!

!

!

!

!

!

!

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Capítulo 4 !

Hoja de trabajo Ahora es su turno. Utilizando esta hoja de trabajo usted podrá elaborar su política de manera más fácil.

Misión

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Objetivos

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Responsabilidades y Límites

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

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______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

!Evaluación de crédito

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

!Términos de crédito

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

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!Cobranza

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

!Aprobaciones de política:

____________________

Gerente de Crédito

____________________

Gerente de Ventas

____________________

Contralor

____________________

Director Financiero

!!!!!

! 22

Capítulo 5 !

Formatos

Aplicación de crédito

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!Fecha _____ de _______________de 20___.

SOLICITUD DE CREDITO !Crédito máximo solicitado: $ ___________________ !Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________ Teléfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________ Dirección: ____________________________________ Ciudad: _____________ Estado: _________________ Código Postal: ________ Fecha de Inicio de la empresa: ___________ Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___ !Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Dirección. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ !Banco: _________________________Teléfono: _____________ Ejecutivo: ________________________ !Referencias Comerciales: 1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ !Referencias de Empresas Transportistas: 4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ !Nota: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidas cuando sea necesario la intervención de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre las facturas vencidas. !Firmado por: ______________________ Firma: __________________________ …………………………………………………………………………………………………………………………… !PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO !Antigüedad como cliente: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ Límite de crédito: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ Términos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ Pagos vencidos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________ !Boletinados en TBRatings.com? Si___ No___ Notas:_________________________________________________ !Límite de Crédito autorizado: $ _____________________________________ !Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________

Carta - Solicitud de aplicación de crédito - Cuenta mayor

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!![Fecha] ![Nombre del Contacto] [Puesto] [Nombre de la Empresa] [Dirección] !Muy apreciable [Nombre del Contacto]: !Muchas gracias por su interés en nuestra empresa. Para poder otorgarle la linea de crédito solicitada necesitamos alguna información adicional. !Por favor envíenos la solicitud de crédito anexa y anexe copia de los estados financieros de su empresa a mi atención, a la dirección que aparece en el pie de página o mi correo electrónico. !Específicamente, se le solicita una copia del Balance General y del Estado de Utilidades y Pérdidas de su compañía del último año fiscal, junto con una copia de los más recientes estados financieros provisionales - aunque estos últimos no están auditados. !Su pronta respuesta nos permitirá procesar su solicitud de inmediato. !Muchas gracias, sinceramente, !!![Nombre del Gerente de Crédito] Gerente de Crédito [Nombre de su empresa transportista] [Correo electrónico] !ccp. Representante de Ventas Expediente de crédito

Carta de Bienvenida - Crédito autorizado

Hay un dicho que dice que la primera impresión es la que cuenta; la carta deberá de agradecer al cliente por su interés en hacer negocios con su empresa y deberá de informar claramente que el crédito solicitado ha sido aprobado, así como los términos del mismo.

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![Fecha] ![Nombre del Contacto] [Puesto] [Nombre de la Empresa] [Dirección] !Muy apreciable [Nombre del Contacto]: !Muchas gracias por su interés en establecer una cuenta con nuestra empresa. Me es un placer el informarle que nuestra investigación de crédito ha concluido y que la línea de crédito que usted solicitó ha sido aprobada en un monto de $XXX,XXX !Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuenta que nuestros términos de venta son 30 días netos de la fecha de la factura. !Considere nuestros términos adicionales de venta: !- Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generar

intereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fecha de la factura. !

- Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerente de Crédito dentro de los primeros 10 días a partir de la presentación de la factura. !

- El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días será congelado hasta que el pago de las facturas vencidas sean cubiertas en su totalidad. !Esperamos la solicitud de su primer servicio, así como la oportunidad de servirle. !Sinceramente, !![Nombre del Gerente de Crédito] Gerente de Crédito [Nombre de su empresa] !!ccp. Gerente de Ventas Representante de Ventas Expediente de crédito

Carta de Bienvenida - Crédito Menor al Solicitado

Es recomendable enviar un comunicado a su cliente dando la bienvenida e informándole el monto autorizado por el momento, así como la razón de esta decisión. Él entenderá que la puerta está abierta a la posibilidad de que el límite de crédito sea incrementado.

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![Fecha] ![Nombre del Contacto] [Puesto] [Nombre de la Empresa] [Dirección] !Muy apreciable [Nombre del Contacto]: !Es un placer para nosotros extender una línea de crédito de $XX,XXX.XX pesos a su compañía. Si recibimos solicitudes de servicio por parte de usted que exceda este límite de crédito, dicho excedente deberá de ser pre-pagado. !El límite de crédito fue establecido basándose en la información limitada que tuvimos disponible. Si usted puede proveer información adicional, como los estados financieros más recientes de su empresa y adicionales referencias comerciales, será para nosotros un placer el evaluar nuevamente su cuenta para un límite de crédito más alto. !Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuenta que nuestros términos de venta son 30 días netos de la fecha de la factura. !Considere nuestros términos adicionales de venta: !- Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generar

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ŵƉƌĞƐĂƐDĞũŽƌĂůŝĮĐĂĚĂƐEncontrará empresas que han sidoĐĂůŝĮĐĂĚĂƐĐŽŵŽĚĞůĂƐŵĞũŽƌĞƐpor ser cumplidas en sus pagos.

Presentar facturaƉĂƌĂĮŶĂŶĐŝĂŵŝĞŶƚŽ

&ĂĐƚƵƌĂǀĞƌŝĮĐĂĚĂ ZĞĐŝďĞƐĚŝŶĞƌŽĞŶĞĨĞĐƟǀŽĚĞŶƚƌŽĚĞϮϰŚƌƐƉŽƌƵŶϳϱйͲϴϬй

del monto de la factura

Esperamos el pago del cliente30, 40 ó 60 días

Se recibe el pagodel cliente

^ĞƌĞĐŝďĞĞůϮϬйͲϮϱйƌĞƐƚĂŶƚĞdescontando los honorarios

PROCESO DE FACTORAJE

Facturar alcliente1

23

4

5

6

RE

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ESQUEMA DE COBRO CON FACTORAJE

FACTURACIÓN

COBRANZA REAL

PAGO REMANENTE

1a. Semana

$210,750.00$168,600.00

2a. Semana

$210,750.00$168,600.00

3a. Semana

$210,750.00$168,600.00

$42,150.00

4a. Semana

$210,750.00$168,600.00 $674,400.00

$42,150.00Total $716,550.00

ESQUEMA DE COBRO SIN FACTORAJE

FACTURACIÓN

COBRANZA REAL

1a. Semana

$210,750.002a. Semana

$210,750.003a. Semana

$210,750.00$210,750.00

4a. Semana

$210,750.00$210,750.00

Total $210,750.00