Proceso de gestión de compras

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Plan de compras• El plan de compras constituye uno de los

elementos fundamentales del plan de producción. Éste nos permitirá definir con precisión qué productos o materias primas requerimos, de dónde obtenerlos y cómo realizar una gestión óptima de los mismos.

• El plan es el programa de compras a realizar en un período determinado, ya sea de materias primas y materiales, productos terminados y otros. Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de productos a comprar, a los cuales se les aplica el precio estimado que los proveedores van a cobrar. Este plan valorizado se convierte en el presupuesto de compras, el cual se integra al presupuesto general de la empresa.

Una forma de establecer lo que se va a comprar en el año en una empresa, es la explosión de materiales• Por ejemplo: en una empresa industrial, una copia del presupuesto de ventas llega al

departamento de compras donde el personal correspondiente lo utiliza para establecer las cantidades a comprar en el año.

• La operación se llama Explosión de Materiales y consiste en “desmenuzar”, con base a las fórmulas de producción, las cantidades de producto terminado que se va a vender .

• Por lo general, las empresas que tienen sistema computarizado, tienen esas fórmulas registradas en el computador y esta labor de explosión se le facilita al departamento, pues se logra obtener el dato en cuestión de minutos. El resultado es que se tienen cantidades (volúmenes) de materias primas, material de empaque, ingredientes y otros que serán utilizadas en la producción de la mercadería.

• Al combinar inventarios iniciales, consumos en producción y el inventario final (que podría ser el inventario de seguridad), resultan las cantidades a comprar en el año. Combinando los datos mensuales, se llega a tener el programa de compras por mes.

• En una empresa comercial, el plan de compras se refiere a determinar las cantidades de producto terminado a comprar para abastecer a sus clientes. Todo esto siempre basado en el presupuesto de ventas. Entre más variedad de productos terminados se vayan a vender, así será de complejo este presupuesto.

Establecer de antemano las cantidades de productos a comprar.

Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para la continuidad de la producción el desabastecimiento del mercado por la falta de productos terminados o de productos semi-elaborados .

Negociar con la debida anticipación, los precios, condiciones de pago y servicio de atención que nos darán los proveedores.

Poner en alerta a los proveedores para que también ellos no se queden cortos con sus inventarios, los que servirán para que nos puedan atender con nuestra demanda.

Poner en aviso al Depto. de Finanzas sobre las necesidades de efectivo para pagar a los proveedores.

Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades que se manejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de espacio para el almacenaje de materiales o productos.

Objetivos del Plan de compras:

¿Cómo elaborar un plan de compras?

Prepara un inventario

El primer paso para diseñar un buen plan de compras es elaborar un inventario de los productos y materiales que necesitas. Diferencia entre los artículos estratégicos y los secundarios y estima el volumen, periodicidad y formato de entrega que se adapta mejor a tus necesidades.

1Realiza una selección de proveedores

A continuación, lleva a cabo una búsqueda de proveedores que puedan suministrarte los productos que necesitas. Puedes usar Internet o un directorio especializado. Lo ideal es contactar con mínimo tres proveedores de cada producto, con objeto de que puedas comparar..

2Compara las posibles opciones

En lugar de pedir presupuestos, elabora una ficha o plantilla con la información que necesitas y mándala a los proveedores para que la rellenen. Así te resultará más fácil comparar las ofertas recibidas y te ahorrarás un montón de llamadas y mensajes para completar la información..

3

Elige con criterio

Generalmente resulta más cómodo tener un único proveedor para todo, pero es peligroso porque si falla te quedarás “colgado”. Además no podrás negociar los precios al detalle. Por otro lado, trabajar con muchos proveedores multiplica los trámites y costes. Busca un equilibrio.

4 Negocia buenas condiciones

Asegúrate de que las condiciones de compra se ajustan a las necesidades de tu empresa y no a las del proveedor. Así mismo, si vas a trabajar en exclusiva con el proveedor o le comprarás un volumen considerable, debes obtener contrapartidas como descuentos, envío gratuito, etc..

5Evita almacenar

El almacenamiento ocupa espacio y resulta costoso, es mejor trabajar con un enfoque “justo a tiempo”. De modo que procura que los proveedores te sirvan cuando vas a necesitar el artículo, aunque debes mantener un pequeño stock de seguridad por si se producen imprevistos..

6Haz un seguimiento

No te conformes con idear un buen plan de compras: mejóralo de forma constante. Revisa periódicamente las posibles alternativas de suministro, ajusta los precios, reclama si se producen errores o desviaciones y verifica que la calidad sea la acordada.7

¿Qué contiene un plan de compras?

Descripción del bien o servicio.

Cantidad del bien o servicio.

Monto estimado. Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica, etc.)

Se recomienda detallar:

Principales usuarios. Si es una compra simple o

estratégica.Cronograma del proceso de compras

complejas.Fuentes de financiamiento.

Ventajas de planificar las compras

Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo.

Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades.

Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente.

Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.

Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.

Tener un registro histórico. Controlar y trasparentar los gastos.

Realizar un seguimiento del Plan de comprasNos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando medidas correctivas oportunamente. Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando: Compras planificadas v/s

realizadas Compras realizadas pero con

modificaciones.(Ejemplo: Cambio en el costo, tiempos, etc.)

Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las causas que originan las desviaciones.