Preservación Digital:

Un nuevo desafío para la conservación y restauración

Roberto Aguirre Bello

Jefe Archivo Fotográfico y Digital, Biblioteca Nacional

Coordinador de Digitalización Memoria Chilena

Introducción:

En la actualidad, ya no cabe duda que la irrupción de las nuevas tecnologías en la llamada sociedad de la información es una realidad cercana y creciente en el mundo de las bibliotecas, los archivos y los Museos.

Cada vez son más las instituciones que, movidas por el ánimo de preservar y difundir su patrimonio están buscando en la captura digital una herramienta que les permita:

mantener la información a largo plazo

Posibilitar el acceso a ella desde lugares remotos

Hoy es frecuente encontrar en nuestras bibliotecas o archivos, además de los servicios tradicionales, catálogos en línea, salas de consulta de Internet, consulta de colecciones en redes locales, servicios de reproducción digital de colecciones y archivos de datos o información digital.

Nuestras bibliotecas están cambiando

Catálogo de fichas

Catálogo en línea

Pero la información digital, tanto la obtenida desde un original análogo como la nacida de manera electrónica, necesita ser preservada.

Documentos de texto, imágenes, archivos de audio, videos, bases de datos, sitios web, entre otros, se encuentran en serio riesgo de desaparecer en el corto plazo si no se establecen políticas y prácticas adecuadas para su conservación.

En el 2010, más de la mitad de la información generada en el aparato del Estado, no tendrá respaldo en soporte de papel y el número de publicaciones electrónicas cuadruplicará las existentes el día de hoy.

Un escenario desolador si se considera que estadísticamente, el 90% de la pérdida producida en un nuevo soporte se produce durante los primeros 20 años de su utilización.

Es decir, casi la totalidad de la información digital que se perderá irrecuperablemente, la estamos perdiendo hoy.

Esta realidad presenta para la disciplina de la conservación y restauración un nuevo desafío que se ve en la obligación de asumir.

Éste se presenta:

técnico y material (tipo de soportes en los que se almacena la información digital).

lo ético (implicancias del uso y autenticidad de la información generada).

Los conservadores – restauradores, se han visto en la problemática de asumir un rol importante en la conformación de equipos multidisciplinarios que, en conjunto con informáticos, historiadores, bibliotecólogos y archiveros, investiguen y normalicen los procedimientos derivados de los nuevos materiales.

Patrimonio digital:

Según datos de la UNESCO, conforman el patrimonio digital los “recursos únicos que son el fruto del saber o la expresión de los seres humanos”.

Comprende por lo tanto:

recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases:

Pueden ser:

generados directamente en formato digital

convertidos a éste a partir de material analógico ya existente.

Textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas web, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente.

Si bien es de carácter efímero, el patrimonio digital, reviste valor e importancia duraderos y constituyen por ello un material digno de protección y conservación en beneficio de las generaciones actuales y futuras.

Para la UNESCO, el patrimonio digital “se encuentra en constante aumento, puede existir en cualquier lengua, en cualquier lugar del mundo y cualquier campo de la expresión o el saber humano”.l

Su conservación deberá estar orientada a:

permitir el acceso del público a éste

evitar los peligros que pueden ocasionar la pérdida de la información

adoptar medidas en los más diversos ámbitos que lo involucran y en todos los ciclos vitales de la información digital, desde su creación hasta su utilización, que aseguren la continuidad del patrimonio digital en el tiempo.

El problema de la Preservación Digital:

La preservación digital, plantea nuevos desafíos para la disciplina de la conservación. Si tomamos en consideración que la preservación está orientada a largo plazo, nos encontramos con un primer problema.

La información digital, no ha sido pensada para su mantención en el tiempo. A diferencia de materiales tradicionales, que tienden a ir desapareciendo de manera gradual, desvaneciéndose o amarilleándose con el paso del tiempo la información digital no se pierde de manera paulatina, esta existe o simplemente no existe.

The Millenium clock

En los materiales análogos el conservador contará con la ventaja de poder visualizar el síntoma de deterioro en un momento oportuno para su posterior intervención.

En el caso del patrimonio digital, en el momento en que se detecta el síntoma, la información se ha perdido irreparablemente.

Esto obligará al conservador a desenvolverse necesariamente, siempre un paso adelante a la manifestación del deterioro.

Por otra parte, a diferencia de los materiales tradicionales, en el caso de la información digital, nos encontramos con el problema de su propia incapacidad para mantenerse estable.

A diferencia del problema de la conservación tradicional que está orientada a la estabilización del soporte, en el caso del patrimonio digital, la obsolescencia de los formatos, de los programas (softwares) e incluso del equipamiento de conversión (hardware) puede desencadenarse con mayor velocidad que la degradación del soporte.

En la preservación digital, no actualizar constantemente la información, es sinónimo de su destrucción

la preservación de un medio digital, no depende de cuánto pueda durar el soporte en el que se encuentra sino en la capacidad del documento en ser transferido de un soporte a otro y de un formato a otro tanto como sea posible.

Esperanza de vida de materiales vs. densidad de información:

“La información digital - la evidencia del mundo en que vivimos - es más frágil que los fragmentos de papiros que se encontraron enterrados junto con los faraones”.

Paul Conway : “La Preservación en el Mundo Digital” 1996

En la preservación digital, se hace estrictamente necesario agregar un valor de uso de la información digital a los criterios de selección.

Ninguna institución, por muy grande que fuera la cantidad de recursos destinados a la conversión y preservación digital de sus colecciones, podrá asumir el costo que representa la preservación de la totalidad del patrimonio.

El 93% de la información generada en el último año, se ha generado de forma electrónica, por lo que la utilización futura de los recursos electrónicos cobrará una importancia gravitante en el momento de seleccionar el material para su preservación.

La integridad de la información, plantea también un desafío cuando se trabaja con documentos digitales.

En los materiales tradicionales, los conservadores agotan esfuerzos para lograr la distinción del original respecto de las intervenciones realizadas de manera de evitar un falseamiento histórico de los documentos originales.

En el caso de los documentos digitales, para garantizar la integridad, personal especializado bibliotecólogos y/o archivistas, deberán documentar mediantemetadatos toda la información generada a partir de la documentación electrónica.

Desarrollar estándares y políticas normalizadas que permitan el acceso el uso y el intercambio de la estructura de la información y de sus modificaciones a través del tiempo.

En el caso de los materiales tradicionales, la preservación y el acceso son actividades separadas que pueden o no relacionarse dependiendo de cada caso.

En el mundo digital la preservación y el acceso se convierten en actividades imposibles de separar.

La preservación digital, supone obligatoriamente la implementación de mecanismos descriptivos y de acceso que aseguren la recuperación de la información electrónica.

A diferencia del material análogo, para interpretar un documento digital es necesario una máquina que lo decodifique lo que hace imprescindible preservar tanto el objeto digital como la manera de acceder a él.

Experiencia en la Biblioteca Nacional

La Biblioteca Nacional de Chile es uno de los principales centro de acopio, preservación y difusión de documentos de carácter patrimonial del país.

Al interior de sus colecciones se custodian más de 10.000.000 de páginas contenedoras del mayor acervo iconográfico de la nación entre los que se encuentra material impreso, grabados manuscritos, mapas, fotografías, etc.

Con la finalidad de difundir éste legado, la institución desarrolla desde el año 2000 el proyecto Memoria Chilena que tiene por objetivo la publicación en Internet de su patrimonio a través de la captura y manejo digital de sus colecciones más destacadas.

Memoria Chilena

Con más de 450000 páginas digitalizadas entre imágenes y textos, y 230000 por incorporarse durante el presente año, se ha transformado en uno de los portales que ofrecen material patrimonial “en línea” para la investigación más importantes del país.

La experiencia desarrollada en Memoria Chilena en procesos de selección de material, digitalización, almacenamiento, flujos de trabajo, documentación y catalogación de recursos electrónicos, han constituido una guía inicial de prácticas en preservación digital que puede transformarse en un importante punto de partida para otras instituciones que inician éste desafío.

Diagrama de Flujo de trabajo:

Selección

Ficha Técnica

Captura DigitalConservación y Restauración

Control de calidad

Catalogación

Almacenamiento

Selección:

Realizada por un equipo de especialistas en las diferentes áreas de estudio para el portal entre los que se encuentran Historiadores, Licenciados en Literatura, Licenciados en Arte y Educadores.

Los criterios de selección están determinados fundamentalmente por el valor patrimonial de los originales, la gestión de derechos de propiedad intelectual y la demanda de uso.

Se privilegian para la ilustración de temas materiales únicos que pertenecen a las colecciones de la Biblioteca Nacional, sobre los que se tiene derechos de autor o son de dominio público y que representan gran interés para la investigación.

Como fuentes para la investigación, son utilizados los catálogos y bases de datos de las diferentes colecciones de la Biblioteca Nacional.

Ficha técnica:

Se elabora una ficha técnica (electrónica) que acompañará a los originales en todo su recorrido para la digitalización.

Esta ficha asigna un código al archivo generado, describe el tipo de material a digitalizar, el número de páginas, la Unidad temática en la que será publicado en el portal, además de campos de descripción territoriales y cronológicos.

Conservación y restauración:

El flujo de trabajo contempla dos instancias selectivas para la conservación y restauración de materiales originales.

El primero se lleva a cabo antes del proceso de captura digital con materiales que por su estado de conservación o por el tipo de encuadernación presentan problemas que dificultan el proceso de digitalización.

El segundo, es un proceso que se lleva a cabo de manera posterior a la captura con aquellos materiales que puedan haber sufrido algún tipo de deterioro en el traslado o en el proceso de digitalización.

Todo el equipo de trabajo de las distintas etapas del proceso, recibe además capacitación en el uso y manipulación de materiales originales de valor patrimonial de manera de evitar al máximo posibles deterioros durante el proceso.

Captura Digital:

El proceso de captura digital es llevado a cabo por una empresa externa especializada en digitalización de documentos, supervisada por el personal del Archivo Fotográfico y Digital de la Biblioteca Nacional.

La digitalización se lleva a cabo a partir de los materiales de las diferentes colecciones de la Biblioteca Nacional, los que pueden ser impresos, grabados, manuscritos, mapas, fotografías, dibujos, diapositivas y negativos.

El escáner a utilizar en cada uno de los casos, dependerá del tipo de material original y de las exigencias que presente respecto de las normas de digitalización.

Se han generado de políticas que permitan establecer el marco de acción para la organización, almacenamiento y visualización de los documentos digitales resulta imprescindible durante este proceso.

La normalización del proceso de captura en la Biblioteca Nacional, se basa esencialmente en:

el formato análogo (tono continuo o trama) del material a digitalizar

el valor patrimonial del original

el estado de conservación

demanda y futura utilización de los documentos convertidos a formato digital.

Estos aspectos determinan las condiciones y procesos que deberán abarcarse desde el punto de vista técnico.

Materiales de tono continuo: fotografías, grabados, pinturas, dibujos, manuscritos, mapas o documentos combinados.

Materiales de trama: revistas, libros, periódicos, etc.

La naturaleza del material en cuanto a su forma y contenido, al igual que su estado de conservación, nos indicarán la necesidad de la ejecución de procesos de digitalización orientados a:

la preservación de los materiales relativamente estandarizada.

Las necesidades para su utilización orientarán los procedimientos en un caso a caso ya que en este proceso, existe la posibilidad que un determinado material sea digitalizado exclusivamente para:

la realización de un catálogo automatizado que permita acceder al documento a través de una pantalla

la realización de una reproducción lo más fiel del documento original que permita la formación de un archivo de respaldo para la conservación y difusión del material a través de medios impresos en el futuro.

Materiales de alto valor patrimonial, de mal estado de conservación y/o gran demanda de uso:

En este tipo de materiales, los procesos de digitalización y los peligros que estos encierran (traslados, manipulación, exposición a la luz, etc.) deben reducirse al mínimo que sea posible.

Son digitalizados a alta resolución de manera de conformar un archivo de respaldo que pueda ser utilizado para satisfacer cualquier tipo de necesidad de utilización futura (publicación electrónica o impresa en cualquier soporte y formato).

A partir de este archivo digital de alta resolución (master) se realizan las copias necesarias para su utilización.

Materiales de tono continuo:

Son digitalizados a escala 1: 1 en 600 dpi de resolución de captura en formato TIFF (Tagged File Image Format) en color o escala de grises según sea la necesidad del caso.

Materiales de trama:

Son digitalizados a escala 1: 1 en 300 dpi de resolución de captura en formato TIFF (Tagged File Image Format) en color, escala de grises o bitono (Blanco y Negro) según sea la necesidad del caso.

Materiales de bajo valor patrimonial, buen estado de conservacióny baja demanda de uso:

Tanto los materiales de tono continuo como impresos (imágenes y textos), son digitalizados a 150 dpi y a una resolución espacial aproximada de 550 píxeles en su lado mayor en formato JPEG (Formato de protocolo estándar de compresión por interpolación) en color, escala de grises o bitono (blanco y negro) según sean las necesidades de cada caso.

Debido a los grandes tamaños de los archivos digitales y el costo de almacenaje que esto significa, se ha establecido que éste tipo de materiales se digitalizandependiendo de las necesidades puntuales que se presenten en cada caso, pudiendo en cualquiera de los casos ser eliminados después de haber cumplido el uso para el cual fueron digitalizados.

De acuerdo a esta política de digitalización, a partir de Memoria Chilena se obtienen 2 tipos de Archivos digitales:

Imágenes de respaldo (Masters):

Tono Continuo: Resolución 600 dpi, formato Tiff sin compresión, escala 1:1.

(40 MB aproximado).

Trama: Resolución 300 dpi, formato Tiff sin compresión, escala 1:1. (15 MB aproximado).

Copias de publicación:

Imágenes: Resolución 75 dpi, formato jpeg comprimido, 550 píxeles. (40 Kbaproximado).

Textos: Resolución media 150 dpi, formato PDF multipágina. (Imágenes con capacidad de búsqueda).

Control de Calidad:

Control de Calidad Inicial:

Al iniciar un proyecto de digitalización se hace un ensayo de cada uno de los procesos digitalización de manera de alcanzar los más altos estándares de calidad en el proceso y utilización del equipamiento.

Control de calidad Continuado:

Se realiza en cuatro instancias, tomando como referencia el control de calidad inicial.

Primera: es desarrollado por un comité editor de calidad que controla los materiales seleccionados y la ficha técnica.

Segunda: es desarrollada a través de la supervisión de procesos realizada por parte de la empresa contratada para la realización de la captura digital.

Tercera: es llevada a cabo por personal contratado directamente por la Biblioteca Nacional, de manera independiente a la empresa que realiza el proceso de captura.

Cuarta: es desarrollada por personal del comité editorial del proyecto en una etapa anterior a que los documentos digitales sean enviados a catalogación.

Catalogación:

La catalogación de los materiales es llevada a cabo por personal especialista en la materia pertenecientes al equipo de Bibliotecólogos de la Biblioteca Nacional.

Este se desarrolla basado en formato MARC siguiendo las reglas de catalogación Anglo Americanas Segunda Edición y utilizando para los encabezamientos de materia la Base de Autoridades de la Biblioteca Nacional.

En el último tiempo, se ha conformado un comité integrado por especialistas de la Biblioteca Nacional y de la Red Nacional de Información Bibliográfica Renib, que se encuentra estudiando el tema de los Metadatos para la aplicación de normas Dublin Core para la clasificación y descripción de recursos electrónicos.

Almacenamiento:

Almacenamiento Fuera de Línea:

Por su alto costo de almacenaje, los Archivos de respaldo o copias Maestras (Masters) se almacenan en discos compactos CD-R no regrabables.

Estos son copiados en baja velocidad de grabación lo que permite un mayor control en el proceso de escritura del disco.

Por su fragilidad y alta posibilidad de deterioro, se almacenan en dos juegos de discos, uno de utilización que permite la reproducción y elaboración de copias que se mantiene en un depósito con humedad relativa y temperatura controlada, al interior de cajas y en muebles gaveteros metálicos. La otra copia se envía fuera del edificio de la Biblioteca Nacional donde son almacenados de manera de evitar una posible pérdida producida por desastre.

Cada uno de los discos se encuentra numerado y catalogado indicando los materiales que contienen.

En forma periódica se realizan evaluaciones de los formatos de almacenamiento. Los discos compactos, son remplazados cada 5 años.

Almacenamiento En Línea:

Las copias de publicación se almacenan en un servidor institucional desde donde se encuentran accesibles para su utilización a través de la red interna.

Durante el proceso de trabajo, las imágenes se encontrarán en un servidor de desarrollo, siendo traspasadas al finalizar todos los procesos al servidor de almacenamiento definitivo.

Conclusiones:

La preservación digital es un problema nuevo para la disciplina. Esta se encuentra en etapa de estudio y en constante cambio debido al rápido cambio que presentan las nuevas tecnologías en la llamada era digital.

Las experiencias desarrolladas por instituciones como la Biblioteca Nacional son un importante punto de partida para afrontar la creciente problemática.

Un paso importante para afrontar la preservación digital a nivel nacional o gubernamental lo constituye la implementación de un trabajo cooperativo entre instituciones generadoras de recursos digitales e instituciones receptoras y de custodia de la información.

En medio del creciente desarrollo de proyectos de conversión digital en instituciones de custodia de patrimonio, es indispensable la normalización y el estudio de estándares de selección, generación de archivos, manejo, descripción y utilización que permitan el desarrollo de estructuras orgánicas orientadas a la preservación de la documentación digital, de manera de asegurar la interoperabilidad de los sistemas, el intercambio de información y la no duplicidad de los procesos.

En el futuro próximo, un plan nacional de preservación digital se haráimprescindible. Este deberá ser considerado desde una política de Estado y asumido por productores de información digital, empresas de desarrollo desoftwares e instituciones de custodia de patrimonio en forma conjunta.

En él, los conservadores y restauradores tendrán que asumir el rol que les corresponde en la transmisión del nuevo patrimonio a las futuras generaciones.

Referencias:

Conway, Paul. "La Preservación en el Mundo Digital". Santiago de Chile, 2000.

"Digital Formats for Content Reproductions" National Digital Library Program, Library of Congress, [1998].

Frey, Franziska y James M, Reilly. "Digitallmaging for Photographic Collections" : Foundations for Ttechnical Standards". Rochester, 1999.

Hazen, Dan, Jetfrey Horrell, Jan Merrill-Oldham. "Como seleccionar colecciones de investigación para la digitalización". Santiago de Chile, 2000.

"Moving Theory into Practice Digitallmaging Tutorial" .Reunión sobre los Archivos y Bibliotecas de Cuba, Centro Capitolio de La Habana, 2001. (CD)

UNESCO, “Carta para la Preservación del Patrimonio Digital”. 2003

Zuleta, Juan Antonio. "Sistemas de Captura y Almacenamiento de Imágenes"Eastman Kodak Company.