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Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: Adquisición de Bienes y Servicios

Procedimiento: Adquisición de Bier,es y Servicios (ABS-ABS-P-01)

CONTENIDO

Descripción Políticas Desarrollo Referencias Formatos y Anexos

Proceso: Administración de Bienes y Servicios

Subproceso: Adquisición de Bienes y Servicios

Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios

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l. Descripción

Objetivo

Realizar la adquisición de bienes y servicios para las entidades académicas y dependencias dentro de los tiempos establecidos, generando economías presupuestales conforme a la normativa aplicable.

Alcance

Aplica al proceso de Adquisiciones a través de la Dirección de Recursos Materiales desde la generación del Programa anual de adquisiciones, recepción de requisiciones hasta la programación del pago y procesamiento de archivo.

Definiciones y Terminología

Adjudicación: Es una fase del procedimiento para la celebración de contratos administrativos, que se asigna al proveedor que haya satisfecho los requisitos.

Adquisición: Corresponde a la compra de bienes muebles e inmuebles efectuadas para una entidad académica o dependencia a través del ejercicio de las partidas de su presupuesto autorizado o bien por medio de los distintos fondos de apoyo educativo: Programa de Fortalecimiento de la Calidad Educativa (PFCE), Programa para el Desarrollo Profesional Docente para el tipo Superior (PRODEP), PEMEX, Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT), etc. que autorizan instituciones públicas y privadas, así como las adquisiciones que se efectúen con ingresos de eventos autofinanciables y patronatos y/o fideicomisos.

Bienes: Los bienes son muebles por su naturaleza o por disposición de la Ley. Son muebles por su naturaleza, los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior, y son bienes muebles por determinación de la Ley, entre otros, las patentes, marcas y derechos de autor; la producción artística, literaria, científica y tecnológica; los productos químicos, biológicos y agropecuarios; los activos biológicos; los vehículos automotores, así como las donaciones de derechos y donaciones en especie;

CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet, responde al modelo de factura Electrónica vigente en México desde enero de 2011 .

CompraNet: El Sistema Electrónico de Información Pública Gubernamental sobre adquisiciones, arrendamientos y servicios a cargo de la Secretaría de la Función Pública y que está integrado entre otra información, por los programas anuales en la materia, de las dependencias y entidades; el registro único de proveedores; el padrón de testigos sociales; el registro de proveedores sancionados; las convocatorias a la licitación y sus modificaciones; las invitaciones a cuando menos tres personas; las actas de las juntas de aclaraciones, del acto de presentación y apertura de proposiciones y de fallo; los testimonios de los testigos sociales; los datos de los contratos y los convenios modificatorios; las adjudicaciones directas; las resoluciones de la instancia de inconformidad que hayan causado estado, y las notificaciones y avisos correspondientes. Dicho sistema sera de consulta gratuita y constituira un medio por el cual se desarrollarán procedimientos de contratación;

Convocatoria: Documento que publica la convocante en medios de comunicación electrónica e impreso que establezca la normatividad aplicable de la materia, en el cual se establecen las

Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: A dquisició n de Bienes y Servicios

Procedimient0: Adquisición de Bienes y Servicios

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condiciones, las bases, y demás requisitos de participación en un proceso de adquisición de materiales y suministros, bienes muebles e intangibles y servicios generales.

Dependencias Universitarias: Todas aquellas que realizan actividades administrativas y que tengan relación directa con este reglamento.

Entidades Académicas: Son Entidades Académicas de la Universidad Veracruzana: las Facultades, los Institutos, los Organismos de Difusión de la Cultura y Extensión de los Servicios, el Sistema de Enseñanza Abierta, la Escuela para Estudiantes Extranjeros y la Unidad de Estudios de Postgrado.

Fallo: Es el documento mediante el cual se notifica la resolución de un proceso de contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios.

Hermes: Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia.

Licitación Pública: Proceso que se lleva a cabo en evento público, con participación libre de interesados, con la finalidad de presentar propuestas solventes que aseguren las mejores condiciones para la convocante, con apego a la normatividad en la materia.

Partida presupuesta!: Cada uno de los renglones o conceptos que integran un presupuesto, representado mediante un código numérico de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto emitido por el Consejo Nacional de Armonización Contable.

Partida o concepto: la división o desglose de los bienes a adquirir o arrendar o de los servicios a contratar, contenidos en un procedimiento de contratación o en un contrato, para diferenciarlos unos de otros, clasificarlos o agruparlos.

POA: Es el instrumento de planeación a corto plazo que nos permite elaborar proyectos asociados y alineados con los ejes estratégicos, programas estratégicos y líneas de acción del Programa de Trabajo Estratégico con los Planes de Desarrollo de las entidades académicas (PlaDEA's) y Planes de Desarrollo de las dependencias (PlaDDe's).

Proveedor: Persona física o moral con quien la Universidad Veracruzana celebra contratos de adquisiciones, arrendamientos o servicios.

Requisición: Documento mediante el cual las entidades académicas y dependencias, solicitan o requieren formalmente a la Dirección de Recursos Materiales, la adquisición de materiales y suministros, bienes muebles e intangibles y servicios generales.

SIIU: Sistema Integral de Información Universitaria.



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11. Políticas

1. La elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios deberá elaborarse en base al Programa Operativo Anual de cada entidad académica y dependencia, desglosando la información por partida presupuesta!.

2. Las entidades académicas y dependencias deberán requerir los bienes y servicios de acuerdo a las fechas establecidas por la Dirección de Recursos Materiales y a la disponibilidad presupuesta! y financiera. Salvo en casos excepcionales debidamente justificados.

3. Será responsabilidad del área de atención a usuarios mantener vigentes los catá logos de bienes en el Sistema Integral de Información Universitaria.

4. Los requerimientos de los siguientes bienes y servicios se podrán, en su caso, atender a través de la modalidad por adjudicación directa de acuerdo al monto autorizado por el Comité para las Adquisiciones y Obras de la Universidad Veracruzana (Comité), previo estudio de mercado. • Insumos para los equipos en comodato formalizados mediante contrato; • Otros bienes y servicios no determinados y que por su naturaleza puedan ser

requeridos. 5. Se podrá invitar a proveedores a participar en el procedimiento de adquisición de bienes

y servicios que no estén inscritos en el Registro de Proveedores de la Dirección de Recursos Materiales. Sin embargo, deberán contar con la documentación respectiva previo a la asignación de un pedido de compra u orden de servicio, salvo en casos excepcionales debidamente justificados.

6. Se elaborará el cuadro de selección de proveedores (registrados y potenciales) en función al tipo de bien.

7. El Área de Atención a Usuarios será la responsable de registrar a los proveedores en el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) y conservar en forma electrónica su documentación.

8. Se podrán realizar 2 modificaciones al pedido de compra u orden de servicio, o bien cancelarlos por las siguientes situaciones: a) Por error en captura de datos tales como: descripción del bien ofertado, dependencia

destino, cantidad. b) Por cambio de marca, modelo o catálogo, el cual se someterá a autorización del

usuario fina l, cuando así proceda. c) Por cambio de proveedor. d) Por modificación en el precio ofertado. e) Por prórroga autorizada por el Abogado General. f) Otros, a juicio de la Dirección de Recursos Materiales que no hubieran sido

previamente contemplados. Esta modificación y/o cancelación deberá efectuarse a través del formato de Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-06).



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9. Los proyectos de convocatoria deberán entregarse por parte del analista de adquisiciones para su revisión a su superior jerárquico a más tardar tres días hábiles previos al acto de

publicación o invitación. 1 O. El envío del proyecto de convocatoria a la Contraloría, deberá realizarse con dos días

hábiles previos al acto de publicación o invitación, sa lvo en casos debidamente justificados.

11 . La Universidad puede negar la participación a proveedores que de manera reiterada hayan

incurrido en incumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato, pedido de compra u orden de servicio.

12. Una vez terminado el procedimiento de contratación y adjudicados los pedidos de compra u órdenes de servicios respectivos , en caso de que existieran partidas desiertas, el saldo o remanente de una requisición cuyo monto en global sea menor a $ 2,000.00 y

dependiendo del bien o material de que se trate, podrá proceder a notificar por correo electrónico al área solicitante su cancelación , previa autorización del Director y/o Encargado del Área de Compras y Licitaciones.

13. Al adquirir un vehículo se deberá notificar al Departamento de Servicios Generales la fecha en que será entregada la unidad.

14. La recepción de las CFDI en su representación impresa en dos tantos será en la ventanilla de la Dirección de Recursos Materiales: • Por los proveedores: presencial o por mensajería. • Por las entidades académicas y dependencias: podrán presentarlas a través de un

oficio, tarjeta, memorándum, etc. Los archivos electrónicos PDF Y XML deberán ser enviados por el proveedor al correo electrónico de Analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones designado en las bases o solicitud de cotización.

15. Los CFDI deberán reunir los requisitos de forma y fiscales, de acuerdo con lo siguiente: Requisitos de Forma: • Los CFDI deberán presentarse a nombre de la Universidad Veracruzana y registro

federal de contribuyentes UVE 450101 FM9, adicionalmente los CFDI podrán incluir el

domicilio, código postal y localidad. • Deberán presentarse sin alteraciones, tachaduras o enmendaduras. • La fecha de expedición de los CFDI deberá corresponder al ejercicio presupuesta! y

podrán tener una antigüedad de 60 días máximo conforme a la fecha de expedición, en los casos de excepción serán autorizados por la Dirección General de Recursos Financieros.

• La descripción de los bienes adquiridos o servicios contratados debe ser conforme a las especificaciones del Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-16).

• En caso de equipos deberá anotarse en el CFDI el número de serie correspondiente. • En caso de mantenimiento de mobiliario y equipo, deberá especificarse en el CFDI el

número de inventario. • Las representaciones gráficas de los CFDI deberán presentarse con los siguientes

datos: o Sello de la entidad académica y dependencia. o Fecha en que se reciben los bienes o servicios contratados. o Nombre y firma del responsable de recibir los bienes.



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o Los CFDI derivados de licitaciones, deberán indicar el número de la licitación.

Requisitos Fiscales: o Los CFDI que expidan los proveedores o prestadores de servicios que

amparan las erogaciones realizadas, deben reunir los requisitos que se establecen en el Art. 29, 29A del Código Fiscal de la Federación.

16. En caso, de que el proveedor extravíe el pedido de compra u orden de servicio original, deberá solicitar por escrito a la Dirección de Recursos Materiales sea autorizada la recepción del CFDI para el trámite de pago correspondiente, con una copia del pedido de compra u orden de servicio.

17. Los CFDI recibidos, que no cumplan con los requisitos establecidos en este procedimiento detectados en una etapa del desarrollo, serán devueltos a los proveedores para su sustitución.

18. Los proveedores podrán solicitar su número de folio con la programación de sus pagos a la Dirección de Recursos Materiales.

19. Los pedidos de compra u órdenes de servicios derivados de una Licitación Pública o una Invitación a cuando menos Tres Personas serán archivados en recopiladores. Los pedidos de compra u órdenes de servicios derivados de compras directas se archivarán en sus expedientes.

20. Los analistas de adquisiciones serán los responsables de turnar al archivo los expedientes con la documentación que corresponda de acuerdo a la modalidad de compra contratada.

21. Los analistas de adquisiciones serán los responsables de realizar los procesos de adquisición de manera directa y deberán realizar los pedidos correspondientes a más tardar 15 días hábiles siguientes a la recepción de la requisición correspondiente.

22. Para tramitar su registro, los proveedores deberán presentar la Solicitud de Información a Proveedores (ABS-ABS-F-13) debidamente requisitada en forma electrónica junto con la documentación solicitada. Para el registro de los proveedores del extranjero sólo se les requerirá la Solicitud de Información a Proveedores.



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111. Desarrollo DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

1 NOMBRE DEL PROCESO:

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ABS-ABS-P-01

/' 7 PROVEEDORES: / 6 ENTRADAS '\ / 8 INICIO Y FIN: 1 y 2 Tí1Ulares, Adminis11adores, 1 Requisición Actividad Inicial : Genera el Académicos, 11\vestigadores. 2 Precio de Referencia PAAAS, Recibe requisición 3 y 4 Proveedor patlicipanle. (Cotizaoón o Catálogo) Actividad Final: Programa pago y

3 Propuesta Técnica - Económica Procesa archivo. 4 Enlrega de bren I serviao (Factura)

'- '-- \..

9 CONTROL DEL PROCESO: PCI Acl!vidad 14 'ReviS1ón y Autorización de fallo de adjudicación ylo pe<ido de CO!Tl¡)la u Otden de SeMc,o y Contrato' Control: Revisión de Fallo de adjuáicación, Pedido y Contrato conforme a la nonnativa apical>le

'-

10 RECURSOS: lnlrae,tructura ~ Software

Humanos Oficina 25PC Requisiaones WEB

Direclol DRM Muebles 1 Videoproyeclot SIIU - Compras y Abastecimientos

Encargados DRM Teléfonos 5 PC Compranei D,g,taüzattón 3D

Allllllsta lnlemel 3 Multilu.ncional Sala de l.lcítacio,,es 2 Escanner Espacio equipado pa-a compras gubernamentales electrónicas (Compranet)

11 DOCUMENTACIÓN INTERNA: 12 DOCUMENTACIÓN EXTERNA: 1 Estatv10 General UV Ti1Ulo VI CapiMo 111

1 Consbtución Política de los EE UU Mexicanos Ar!.

2 Reglamento para las Adquisiciones, Arrendamientos y 134.

Set,¡\cios de la UV. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

3 Reglamento del Cornrté pa,a las Adqu is,oones y Obras del Sector Público y su Reglamento.

de la uv 2 Ley de Adqwsiciones, Arrendanéntos,

4 Manual de Procedimientos Adminisua~vos (Política por Adminíslración y Enajenaaón de Bienes Muebles del Estado de Veraauz - Llave concepto de gasto). 3 Ley 875 de Transparencia y Acceso a la

5 Circulares de compra directa 35 SM y 001/2018. . .......... 13 RIESGOS / OPORTUNIDADES DEL PROCESO:

Riesgo: Declarar desierta la par1ida. Pétdida de tiempo en el proceso de adqu1S10Ón (errores de de~ del bien/seMOO)

Oportunidad: Poder registra, en tiempo real la reoepoón de los bienes y serVldos.

4 OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar la adquisioón de bienes y serviaos pa-a 1as entidades acacSemicas y dependencias denlro de los liempos estableados, generando economi~ presupuestales conforme a la normalMI aplicable. Aineado al PTE 17-21 Eje 111 Gestión y Gobiemo Meta 111.3 El 100% de la legislattón y n01T11atividad universitaria es aciuaizada y articulada

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--.,

)

2 RESULTADO DEL PROCESO: 1 Bienes y servicios suministrados a entidades académicas y dependencias

2.1 Requisito o Característica de Calidad

1 Tiempo (compra) 2 Cos1o (= ~ < a lo presupuestado)

2.2 Salida No Conforme 1 Producto 1 5eMcio entregado con tie~ mayor al establecido (compra) 2 Prodllcto I SeMcio comprado hasta 10% > a lo presupuestado

5 CLIENTE I USUARIO: 1 Entidades Académicas UV 2 Dependenoas UV

/" I

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3 INDICADORES: 1 Nombre del Indicador Tiempo de suministro (Solicita - Recepción) por e,-ento y por modaidad Tipo: Eficacia-Caidad Frecuencia: Mensual, Tnmesltal, Anual. Método de cálculo N' de dias (Fecha de Recepdon - Fecha de Requisición transferida) por evento y por modalidad

2 Nombre del lndiQdOr Tiempo de compra (Reqwsición - Pedido) por even!o y por modalidad Tipo: Eficaoa-Calidad Frecuencia: Mensual, Tnmestral, Anual. Método de cálculo N' de dias (Fecha de Pedido- Fecha de Requisición) por evet1to y por modalidad

3 Nombre del lndiQdor Econornla Presupuestal por evet1to y por modalidad Tipo: Eficiencia Frecuencia: Mensual, Trimestral, Anual. IAétodo de cálculo Cantidad de reeutso (lmp011e del pedido - Importe de la req,,iSlcion) por evento y por modaidad



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DIAGRAMA DE FLUJO RECURSOS

MATERIALES

ARCHIVO

20 Recibe y re,,;sa que el eJ¡l<!dlenle esié~lelo

FIN

e ) 1

Actividad del Inicio /Fin '--""""""'---' - " . oroceso

INICIO

ATENCION A USUARIOS FORMALIZACION Y SEGUIMIENTO DE LAS ADQUISICIONES

1 Genera el Programa Anual de Adquosioones, Arrendafriento y

SeMcios (PAAAS) y genera itformes

17 Elabora Conlra!O

t8 Recibe y ,'erik a da1os de la factura

19 Progrllmo el pago

~ ~

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

COMPRAS Y LICITACIONES DIRECTOR DE RECURSOS

MATERIALES

Federal

8 Licitaciónl'lillka

9 nvitación a ruando menos Tres Personas ITP

1

11 Liotaoón Pública

~::-=====N=aaonal=======~ R

14 ~oón Directa

~''---- .--------'

l 16 Elabora el pedido de corrc,ra

lnterrelact6n con otro proceso &

Conlrol

7 De,~ la modalidad de ~ción de acuetdo al tipo de

fondo e~

R

R

15 Revisión y A11t0nzación de ralos de ~n y/o pedidos de coo,,ra u

o-den de 5eMao y Con~a1os

R

Referencia documental y aphcact0nes

R1 1te;tm..:~w::s R2 \CQwn:•» .Sl:U (f'cle) R.l Atlcao T~-.oo IU 1l~u.,: ,:iie.c_, .ltt::C:ía: po, T ip:, de ~ n y fado RS c.•c.n~n=-d: ~F'°" R6 \ ~ ic ~ -i ¡Ccn1.,:c.."'"l.:r •, ,:ta de ti.r"n!I ce s:bn1:tGMJ

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0 Conector -Flu¡o



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1 Encargado del Área de atención a usuarios, formalización y seguimiento delas adquisiciones

Director

2

Analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento delas adquisiciones

3

Encargado del Área de atención a usuarios, formalización y seguimiento delas adquisiciones

•

•

Genera el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios PAAAS enera informes

Genera en SIIU el reporte FWRURES (Avance Presupuesta!) que contiene la información de los Programas Operativos Anuales del ejercicio actual.

Elabora los informes del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios (PAAAS):

• Reporte 1: Desglose del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios por partida presupuesta!.

• Reporte 2: Avance del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios por partida presupuesta! y modalidad de compra.

• Integra el PAAAS con los importes de los reportes y se valida en coordinación con el Encargado de Compras y Licitaciones para turnarlos al Director para su revisión y aprobación.

• Presenta al Comité de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios de la Universidad Veracruzana para su conocimiento y aprobación.

•

• •

•

•

•

Gestión de proveedores

Recibe documentación de los proveedores solicitantes para su registro y/o actualización en el padrón de proveedores.

Valida la documentación . Realiza registro y/o actualización del padrón de proveedores en SIIU, de acuerdo a las instrucciones de la guía "Inscripción y actualización al Padrón de Proveedores".

Entrega y/o envía por correo electrónico el formato "Solicitud de Información a Proveedores" con sello de recepción.

Recibe la requisición, distribuye por tipo de bien o servicio (partida presupuesta!)

Recibe de las entidades académicas y dependencias las notificaciones por correo electrónico de las requisiciones (R 1) que se han registrado en el sistema de Requisiciones (Ap2). Notifica reenviando por correo electrónico a los analistas de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones las requisiciones que han registrado en el sistema de Requisiciones las entidades académicas y dependencias.

Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: A dquisición de Bienes y Servicios


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4 Verifica que cumpla con los datos mínimos para realizar la compra

• Revisa de acuerdo a la "Guía del usuario Sistema de Requisiciones", las requisiciones que le fueron asignadas, y verifica, que estas cuenten con especificaciones técnicas del bien o servicio solicitado para su recepción y compra, y que la cotización anexa especifique las condiciones de compra ofrecidas por el

Analista de proveedor. atención a usuarios, formalización y seguimiento de las

o Es correcto: Transfiere al sistema SIIU, asignándole número de folio (R2) en (Ap1 ).

o No es correcto: Devuelve a las entidades académicas y dependencias para su corrección.

adquisiciones • Imprime un tanto de la requisición con los documentos adjuntos y cierra la requisición en SIIU.

5 Elabora anexos técnicos por tipo de bien y fondo

Encargado del • Área de

Genera reporte FWREQSW por tipo de bien y fondo y turna a los analistas de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para que procedan a la elaboración de los anexos técnicos. atención a

usuarios, formalización y seguimiento delas adquisiciones

Ana lista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones

• Genera en el SIIU el reporte FWRATRQ que contiene la información de las requisiciones transferidas y da formato al Anexo técnico (R3) por tipo de bien y fondo.

• Entrega de forma impresa las requisiciones al Analista de adquisiciones y le envía por correo electrónico el anexo técnico.

• Valida el anexo técnico contra el contenido de cada requ isición: o No corresponde la información: Notifica al Analista de atención a usuarios,

Analista de formalización y seguimiento de las adquisiciones para que realice las Adquisiciones correcciones en el anexo técnico.

6

o Si corresponde la información: Identifica y correlaciona las partidas del anexo técnico en las requisiciones.

Consolida por tipo de bien y fondo los importes de requisiciones por corte de acuerdo a calendario



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Encargado del Área de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones

7

Director

•

•

A la fecha de corte de la recepción de requisiciones, realiza resumen de las requisiciones recibidas (R4) e informa al Director los importes recibidos por tipo de bien y/o servicio.

Determina la modalidad de adjudicación de acuerdo al tipo de fondo e importe

Recibe el resumen de las requisiciones por tipo de bien y/o servicio (R4) y en coordinación con el Encargado del Área de Compras y Licitaciones, analiza y determina la modalidad de compra a realizar.

Encargado del • Realiza el Calendario de Compras, en función a los rangos de actuación autorizados en el Comité y al tipo de fondo. Área de

Compras y Licitaciones

Fondo Federal

8

Analista de Adquisiciones

Encargado del Área de Compras Licitaciones

Analista de adquisiciones

y

1.

2.

3.

4.

5. 6.

Licitación Pública

Elabora la convocatoria para su publicación y el oficio de envío del proyecto a la Contraloría General. Entrega la convocatoria para su revisión y comentarios al encargado del área de compras y licitaciones.

Elabora el resumen de la convocatoria en coordinación con el analista de adquisiciones y turna a revisión del Director para su posterior envío a cotizar al DOF. Revisa y acuerda con el Director el resumen de la Convocatoria para firma: · o Hay observaciones: Modifica.

o No hay observaciones: solicita cotización por correo electrónico al sistema "Cotizador de Documentos a Publicar" del Diario Oficial.

Turna oficio y convocatoria, para su revisión y comentarios a la Contraloría. Recibe de la Contraloría opinión sobre el proyecto de convocatoria y en coordinación con el Director realiza lo siguiente:

o Hay observaciones: Analiza y verifica si procede la observación para su modificación.

o No hay observaciones: Analista de Adquisiciones imprime la convocatoria y turna al Director para su firma y de la Secretaría de Administración y Finanzas.

7. Realiza el trámite de publicación del resumen de la Convocatoria en la página del Diario Oficial de la Federación, firmada electrónicamente por el Director de Recursos Materiales.

8. Configura el expediente y procedimiento de la licitación en el "Sistema Electrónico de Información Pública Gubernamental sobre Adquisiciones, Arrendamientos y



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Servicios (CompraNet)" conforme al Manual de Usuario para Operadores de Unidades Compradoras (UC) que realizan Procedimientos de Contratación en CompraNet.

9. Elabora los oficios de invitación a los miembros del Comité para su participación en las etapas del procedimiento de la licitación y turna a revisión del encargado del área de compras y licitaciones:

o Hay observaciones: Modifica. o No hay observaciones: Turna oficios a la secretaria de la dirección, para su

envío a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia (Hermes).

1 O. En caso de recibir dudas administrativas, legales, fiscales y técnicas referentes a la convocatoria, captura las preguntas realizadas por los licitantes con respecto a los bienes o servicios licitados en lo referente a los aspectos técnicos, se envían por oficio o correo electrónico a las Entidades Académicas y/o Dependencias para que sean contestadas por los usuarios y/o el área responsable. Las preguntas referentes a dudas legales, administrativas y fiscales serán resueltas en coordinación con el Encargado del Área de Compras y Licitaciones y el Director de Recursos Materiales.

11. Recibe de las Entidades Académicas y Dependencias, respuestas a las dudas técnicas:

o Son satisfactorias: se incluyen en el Acta de Junta de Aclaraciones, la cual es revisada por el Encargado del Área de Compras y Licitaciones y el Director.

o No son satisfactorias: Solicita a la Entidad Académica y/o Dependencia complemente la información.

12. Lleva a cabo el Acto de Junta de Aclaraciones en la fecha y hora marcada en la convocatoria y bases, cuando aplique:

o Registra a los miembros del Comité y en su caso al personal técnico de la Universidad. Para las licitaciones presenciales enlistará a los licitantes.

o El Director de Recursos Materiales o quien él designe, pasa lista de asistencia a autoridades y en su caso a los licitantes.

o El Analista de adquisiciones elabora Acta de Junta de Aclaraciones. o El Director de Recursos Materiales o quien él designe, da lectura a las

respuestas de las dudas técnicas, legales, fiscales y administrativas presentadas en tiempo y forma por los licitantes.

o Se incluyen las modificaciones en el Acta de Junta de Aclaraciones, es firmada por los miembros del Comité y en su caso por los licitantes. La cual estará disponible para su consulta en CompraNet.

13. Se lleva a cabo el acto de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas en la fecha marcada en la convocatoria y bases:

o Se registran los miembros del Comité que participan y para las licitaciones presenciales a los licitantes.

o Director de Recursos Materiales o quien él designe, pasa lista de asistencia de autoridades y en su caso de los licitantes y recibe o abre los sobres.

► Para las licitaciones presenciales o Director o quien el designe en coordinación con el representante de la

Contraloría abre el sobre que contiene la propuesta técnica y económica conforme al orden de registro de los licitantes y en coordinación con él o los Analistas de Adquisiciones, llenan la cédula de recepción de documentos de propuesta técnica y económica, anotando en está el importe de la propuesta económica y la firman el licitante, el analista de adquisiciones y el (los) representante(s) de Contraloría.



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o El analista de adquisiciones captura los precios unitarios de cada bien y/o servicio ofertado.

o El analista de adquisiciones elabora el acta de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas de los licitantes, la cual es revisada por el Director o quien él designe.

o El Director o quien él designe, da lectura al acta de presentación de propuestas técnicas y económicas.

o El analista de adquisiciones elabora el acta de presentación de propuestas técnicas y económicas, la cual es firmada por los miembros del Comité y licitantes, misma que estará disponible para su consulta en CompraNet.

► Para las licitaciones electrónicas o Director o quien el designe en coordinación con el representante de la

Contraloría abre los íconos que contienen la propuesta técnica y económica conforme al reporte Listado de licitantes y en coordinación con él o los Analistas de Adquisiciones, llenan la cédula de recepción de documentos de propuesta técnica y económica, anotando en está el importe de la propuesta económica y la firman el analista de adquisiciones y/o miembros del Comité.

o Analista genera el reporte Escenario de Análisis en CompraNet por partida, que contiene los precios unitarios de cada bien y/o servicio ofertado que sirve de base para el cuadro de precios.

o El analista de adquisiciones elabora el acta de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas de los licitantes, la cual es revisada por el Director o quien él designe.

o El Director o quien él designe, da lectura al acta de presentación de propuestas técnicas y económicas.

o El analista de adquisiciones elabora el acta de presentación de propuestas técnicas y económicas, la cual es firmada por los miembros del Comité·y los participantes en el evento, misma que estará disponible para su consulta en CompraNet.

14. Analista de adquisiciones integra el expediente de licitación con las propuestas técnicas y económicas de los licitantes por orden alfabético, para el archivo correspondiente.

15. Elabora y envía un oficio o correo electrónico a los usuarios y/o responsable del proyecto para la evaluación técnica y económica.

16. Coordina la evaluación técnica con los usuarios o área responsable a través de la cédula de evaluación de las propuestas técnicas o correo electrónico:

o No coinciden los datos de la cédula: Localiza error y corrige. o Acredita la evaluación por parte del usuario: Se aprueba la propuesta

técnica. · o No acredita la evaluación: Indica el motivo técnico por el cual desecha la

propuesta. 17. Una vez aprobada la evaluación técnica, realiza la evaluación económica. Cuando

el precio ofertado resulta mayor que el presupuesto autorizado en la requisición de la Entidad Académica y/o Dependencia, se solicita autorización y/o transferencia de recurso a la instancia correspondiente para dicha adquisición o disminución en el número de artículos solicitados y/o cancelación de los mismos.

18. Integra la evaluación técnica y económica de los usuarios a los expedientes de licitación por Entidad Académica y Dependencia y por licitante.

19. Elabora el proyecto de fallo, turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones y al Director para su validación y envío a la Contraloría para su opinión.



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o Es aprobado: Imprime y turna a firma del Director el Acta de Fallo, continua con al siguiente punto.

o No aprueba: Realiza correcciones. 20. Lleva a cabo el Acto de emisión de fallo en la fecha marcada en la convocatoria y

bases: ► Para las licitaciones Presenciales

o Coordina el registro de los participantes conforme se presentan al acto. o Pasa lista de asistencia a los participantes. o Elabora el acta de Fallo dando a conocer a los licitantes las partidas

asignadas en función a la propuesta Técnica-Económica más solvente la cual es revisada por el Director o por quien él designe.

o Director o quien él designe, da lectura al acta de Fallo a los licitantes. o Analista de adquisiciones elabora el acta Junta de Fallo la cual es firmada

por el Director y licitantes. o Analista de adquisiciones carga en CompraNet, cada una de las partidas

licitadas indicando a que proveedor se le asignó, el importe con y sin IVA, si se declaró desierta alguna partida o se canceló.

o Analista de adquisiciones envía un aviso por correo electrónico a los proveedores participantes, indicando que el acta de fallo se encuentra disponible en la página de CompraNet.

o Analista de adquisiciones elabora oficio anexando el acta de fallo a la Contraloría, la oficina del Abogado General y a la Secretaría de Administración y Finanzas.

o En los casos de que el proveedor no esté dado de alta en el registro de proveedores, proporciona la información y solicita al Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones la asignación del número respectivo.

o Solicita al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones registre en el SIIU el número y tipo de Licitación.

► Para licitaciones Electrónicas o Elabora el acta de Fallo dando a conocer a los licitantes las partidas

asignadas en función a la propuesta Técnica-Económica más solvente la cual es revisada por el Director o por quien él designe.

o Analista de adquisiciones carga en CompraNet, cada una de las partidas licitadas indicando a que proveedor se le asignó, el importe con y sin IVA, si se declaró desierta alguna partida o se canceló.

o El sistema CompraNet envía un aviso a los licitantes indicando que el acta de fallo se encuentra disponible en la página de CompraNet.

o Realiza las actividades indicadas en los puntos viii , ix y x de las licitaciones presenciales.

o Analista de adquisiciones elabora oficio anexando el acta de fallo a la Contraloría, la oficina del Abogado General y a la Secretaría de Administración y Finanzas.

o En los casos de que el proveedor no esté dado de alta en el registro de proveedores, proporciona la información y solicita al Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones la asignación del número respectivo.

o Solicita al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones registre en el SIIU el número y tipo de Licitación.



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9


Encargado del Área de Comprasy Licitaciones


10


21. Se integra la requisición con propuesta técnica- econom1ca marcando la(s) partida(s) asignada(s) por proveedor de acuerdo al fallo para generar los Pedidos de Compra u Orden de Servicio (R8) siguiendo la guía: "Elaboración del Pedido de Compra u Orden de Servicio".

22. En caso de quedar partidas desiertas deja una copia de la requisición en el expediente de la licitación.

Invitación a cuando menos Tres Personas ITP

1. Recibe la programación para elaborar la convocatoria. 2. Entrega la convocatoria, y prospecto de proveedores a convocar para su revisión

y comentarios al encargado del área de compras y licitaciones.

3. Revisa y acuerda con el Director la Convocatoria y prospecto de proveedores a convocar

o Hay observaciones: Modifica y se regresa al punto 2. o No hay observaciones: Turna oficio de convocatoria, para su revisión y

comentarios a la Contraloría, continúa con el punto 4. 4. Recibe de la Contraloría opinión sobre el proyecto de convocatoria y en

coordinación con el Director realiza lo siguiente: o Hay observaciones: Analiza y verifica si procede la observación para su

modificación. o No hay observaciones: Analista de Adquisiciones imprime la convocatoria y

turna al Director de Recursos Materiales para su firma y de la Secretaría de Administración y Finanzas.

5. Elabora oficio de invitación a los proveedores seleccionados turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para su revisión y visto bueno del Director.

6. Elabora los oficios de invitación a los Miembros del Comité para su participación en el proceso de la Invitación a cuando menos Tres Personas y recaba firma del Director dando un margen de tiempo previo a cada etapa conforme a lo establecido en la convocatoria.

Adjudicación Directa

Presencial

1. Elabora prospecto de proveedores a invitar y turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para su visto bueno o modificación.

o Hay observaciones: Modifica. o No hay observaciones: Se turna a firma del Director de Recursos

Materiales. 2. Elabora el formato de solicitud de cotización y turna al Encargado del Área de

Compras y Licitaciones para su visto bueno o modificación. o Hay observaciones: Modifica. o No hay observaciones: Se turna a firma del Director de Recursos

Materiales. 3. Recibe del Director de Recursos Materiales la solicitud firmada y las envía a los

proveedores por correo electrónico. 4. Recibe por correo electrónico o por ventanilla las cotizaciones. 5. Elabora el cuadro comparativo en hoja de cálculo Excel. 6. Elabora y envía un oficio o correo electrónico a los usuarios y/o responsable del

provecto para la evaluación técnica.

Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso : Adquisició n de Bienes y Servicios


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7. Modifica de acuerdo a la evaluación del usuario el cuadro comparativo, se imprime y se turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para su firma y para que recabe firma del Director.

8. Pasa al apartado número 15 (Elabora de pedido de compra). 9. Envía el pedido al proveedor adjudicado mediante correo electrónico. 10. Integra el expediente de la adjudicación directa conforme al formato Control de

Expedientes y turna al área del archivo para su validación.

A través del sistema CompraNet

11. Elabora prospectos de proveedores a invitar y turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para su visto bueno o modificación.

12. Hay observaciones: Modifica. 13. No hay observaciones: Se turna a firma del Director de Recursos Materiales para

elaborar el formato de Solicitud de Cotización. 14. Configura la adjudicación directa en el "Sistema Electrónico de Información

Pública Gubernamental sobre Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (CompraNet)" conforme al Manual de Usuario para Operadores de Unidades Compradoras (UC) que realizan Procedimientos de Contratación en CompraNet .

15. Se lleva a cabo la recepción de las cotizaciones en el sistema CompraNet en la fecha marcada.

16. Genera el reporte Escenario de Análisis en CompraNet por partida, contiene los precios unitarios de cada bien y/o servicio ofertado que sirve de base para el cuadro de precios.

17. Elabora y envía un oficio o correo electrónico a los usuarios y/o responsable del proyecto para la evaluación técnica y económica.

18. Modifica de acuerdo a la evaluación del usuario el cuadro comparativo, se imprime y se turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para su firma y para que recabe firma del Director de Recursos Materiales.

19. Integra el expediente de la adjudicación directa conforme al formato Control de Expedientes y turna al área del archivo para su validación.

A solicitud de las entidades académicas y dependencias, solicita a los proveedores hacer válidas las garantías de los bienes que sufran algún desperfecto durante la vigencia de las mismas.

Fondo Estatal e Ingresos Propios

11


Encargado del Área de Compras y Licitaciones

1.

2.

3.

4.

Licitación Pública Nacional

Elabora la convocatoria para su publicación y el oficio de envío del proyecto a la Contraloría General. Entrega la convocatoria para su revisión y comentarios al encargado del área de compras y licitaciones.

Elabora el resumen de la convocatoria en coordinación con el analista de adquisiciones y turna a revisión del Director para su posterior publicación en la Gaceta Oficial del Estado y en uno de los Diarios de mayor circulación estatal, así como en la página oficial de la Universidad Veracruzana. Revisa y acuerda con el Director el resumen de la Convocatoria para firma:

o Hay observaciones: Modifica.



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o No hay observaciones: solicita cotización por correo electrónico a la Gaceta Oficial del Estado y en uno de los Diarios de mayor circulación estatal.

5. Turna oficio y convocatoria, para su revisión y comentarios a la Contraloría. 6. Recibe de la Contraloría opinión sobre el proyecto de convocatoria y en



su resumen y turna al Director para su firma y de la Secretaría de Administración y Finanzas.

7. Realiza el trámite de publicación del resumen de la Convocatoria en la Gaceta Oficial del Estado y en uno de los Diarios de mayor circulación estatal, así como en la página oficial de la Universidad Veracruzana.

8. Elabora los oficios de invitación a la Contraloría General y a la oficina del Abogado General para su participación en las etapas del procedimiento de la licitación y turna a revisión del encargado del área de compras y licitaciones:



9. En caso de recibir dudas administrativas, legales, fiscales y técnicas referentes a la convocatoria, captura las preguntas realizadas por los licitantes con respecto a los bienes o servicios licitados en lo referente a los aspectos técnicos, se envían por oficio o correo electrónico a las Entidades Académicas y/o Dependencias para que sean contestadas por los usuarios y/o el área responsable. Las preguntas referentes a dudas legales, administrativas y fiscales serán resueltas en coordinación con el Encargado del Área de Compras y Licitaciones y el Director de Recursos Materiales.

1 O. Recibe de las Entidades Académicas y Dependencias, respuestas a las dudas técnicas:

o Son satisfactorias: se incluyen en el Proyecto de Acta de Junta de Aclaraciones, la cual es revisada por el Encargado del Área de Compras y Licitaciones y el Director.

o No son satisfactorias: Solicita a la Entidad Académica y/o Dependencia complemente la información .

11. Lleva a cabo el Acto de Junta de Aclaraciones en la fecha y hora marcada en la convocatoria, cuando aplique:

o Registra a los miembros de la Contraloría General y de la oficina del Abogado General y en su caso al personal técnico de la Universidad. En caso de que asista un licitante se efectyará su registro.

o El Director de Recursos Materiales o quien él designe, pasa lista de asistencia a servidores públicos y en su caso a los licitantes.

o El Director de Recursos Materiales o quien él designe, da lectura a las respuestas de las dudas técnicas, legales, fiscales y administrativas presentadas en tiempo y forma por los licitantes.

o El analista de adquisiciones realiza las modificaciones al Proyecto de Acta de Junta de Aclaraciones. El acta es firmada por los asistentes y en su caso por los licitantes, la cual se entrega una copia a los participantes y se enviara por correo electrónico a los licitantes que no acudieron a la Junta de Aclaraciones.

Proceso: Administración de Bienes y Servicios

Subproceso: Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios

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12. Se lleva a cabo el acto de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas en la fecha marcada en la convocatoria:

o Se registran los miembros de la Contraloría General y de la oficina del Abogado General, en caso de que asista un licitante se efectuará su registro.

o Director de Recursos Materiales o quien él designe, pasa lista de asistencia de servidores públicos y en su caso de los licitantes y recibe los sobres que contienen las propuestas técnicas y económicas.

o Director de Recursos Materiales o quien él designe en presencia de los asistentes abre el sobre que contiene la propuesta técnica conforme al orden de registro de los licitantes y en coordinación con el o los Analistas de Adquisiciones, llenan la cédula de recepción de documentos de propuesta técnica. Una vez que se efectuó la apertura de las propuestas técnicas se procederá a la apertura de las propuestas económicas de aquellas que hayan cumplido técnicamente, anotando en la cedula de recepción de documentos el importe de la propuesta económica y la firman el analista de adquisiciones y el (los) representante(s) de Contraloría General.

o El analista de adquisiciones captura el precio total de la propuesta económica de los bienes y/o servicios ofertados.

o El analista de adquisiciones elabora el proyecto de acta de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas de los licitantes, la cual es revisada por el Director de Recursos Materiales o quien él designe.

o El Director de Recursos Materiales o quien él designe, da lectura al acta de presentación de propuestas técnicas y económicas.

o El analista de adquisiciones elabora el acta de presentación de propuestas técnicas y económicas, la cual es firmada por los asistentes y en su caso por los licitantes, la cual se entrega una copia a los participantes y se enviara por correo electrónico a los licitantes que no acudieron al acto de Apertura.


14. Elabora y envía un oficio o correo electrónico a los usuarios y/o responsable del proyecto para la evaluación técn ica.

15. Coordina la evaluación técnica con los usuarios o área responsable a través del formato de evaluación de las propuestas técnicas o correo electrónico:

o No coinciden los datos del formato: Localiza error y corrige. o Acredita la evaluación por parte del usuario: Se aprueba la propuesta

técnica. o No acredita la evaluación: Indica el motivo técnico por el cual no cumple la



17. Integra la evaluación técnica y económica de los usuarios a los expedientes de licitación por Entidad Académica y Dependencia.

18. Elabora el proyecto del Dictamen técnico-económico y el proyecto de fallo correspondiente, turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones y al Director de Recursos Materiales para su validación y envío a la Contraloría para su opinión.

o No hay observaciones: Imprime y turna a firma del Director el Dictamen técnico-económico y fallo, continúa con el siguiente punto.



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12

Analista de

o Hay observaciones: Realiza las adecuaciones. 19. El analista de adquisiciones lleva a cabo la notificación del fallo por correo

electrónico a los licitantes a más tardar en la fecha marcada en la convocatoria: 20. Analista de adquisiciones elabora oficio anexando el acta de fallo a la Contraloría,

a la oficina del Abogado General. 21. En los casos de que el proveedor no esté dado de alta en el registro de proveedores,

proporciona la información y solicita al Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones la asignación del número respectivo.

22. Solicita al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones registre en el SIIU el número y tipo de Licitación.

23. Se integra la requisición con propuesta técnica- económica marcando la(s) partida(s) asignada(s) por proveedor de acuerdo al fallo para generar los Pedidos de Compra u Orden de Servicio (R8).


Licitación Pública Estatal

1. Elabora la convocatoria para su publicación y el oficio de envío del proyecto a la Contraloría General.

Adquisiciones 2. Entrega la convocatoria para su revisión y comentarios al encargado del área de



compras y licitaciones.

3. Elabora el resumen de la convocatoria en coordinación con el analista de adquisiciones y turna a revisión del Director para su posterior publicación en la Gaceta Oficial del Estado y en uno de los Diarios de mayor circulación estatal , así como en la página oficial de la Universidad Veracruzana.

4. Revisa y acuerda con el Director el resumen de la Convocatoria para firma: o Hay observaciones: Modifica. o No hay observaciones: solicita cotización por correo electrónico a la Gaceta

Oficial del Estado y en uno de los Diarios de mayor circulación estatal. 5. Turna oficio y convocatoria, para su revisión y comentarios a la Contraloría. 6. Recibe de la Contraloría opinión sobre el proyecto de convocatoria y en



su resumen y turna al Director para su firma y de la Secretaría de Administración y Finanzas.

7. Realiza el trámite de publicación del resumen de la Convocatoria en la Gaceta Oficial del Estado y en uno de los Diarios de mayor circulación estatal, así como en la página oficial de la Universidad Veracruzana.

8. Elabora los oficios de invitación a la Contraloría General y a la oficina del Abogado General para su participación en las etapas del procedimiento de la licitación y turna a revisión del encargado del área de compras y licitaciones:





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9. En caso de recibir dudas administrativas, legales, fiscales y técnicas referentes a la convocatoria, captura las preguntas realizadas por los licitantes con respecto a los bienes o servicios licitados en lo referente a los aspectos técnicos, se envían por oficio o correo electrónico a las Entidades Académicas y/o Dependencias para que sean contestadas por los usuarios y/o el área responsable. Las preguntas referentes a dudas legales, administrativas y fiscales serán resueltas en coordinación con el Encargado del Área de Compras y Licitaciones y el Director de Recursos Materiales.

1 O. Recibe de las Entidades Académicas y Dependencias, respuestas a las dudas técnicas:

o Son satisfactorias: se incluyen en el Proyecto de Acta de Junta de Aclaraciones, la cual es revisada por el Encargado del Área de Compras y Licitaciones y el Director.

o No son satisfactorias: Solicita a la Entidad Académica y/o Dependencia complemente la información.

11. Lleva a cabo el Acto de Junta de Aclaraciones en la fecha y hora marcada en la convocatoria, cuando aplique:

o Registra a los miembros de la Contraloría General y de la oficina del Abogado General y en su caso al personal técnico de la Universidad. En caso de que asista un licitante se efectuará su registro.

o El Director de Recursos Materiales o quien él designe, pasa lista de asistencia a servidores públicos y en su caso a los licitantes.

o El Director de Recursos Materiales o quien él designe, da lectura a las respuestas de las dudas técnicas, legales, fiscales y administrativas presentadas en tiempo y forma por los licitantes.

o El analista de adquisiciones realiza las modificaciones al Proyecto de Acta de Junta de Aclaraciones. El acta es firmada por los asistentes y en su caso por los licitantes, la cual se entrega una copia a los participantes y se enviara por correo electrónico a los licitantes que no acudieron a la Junta de Aclaraciones.


o

o

o

o

o

Se registran los miembros de la Contraloría General y de la oficina del Abogado General, en caso de que asista un licitante se efectuará su registro. Director de Recursos Materiales o quien él designe, pasa lista de asistencia de servidores públicos y en su caso de los licitantes y recibe los sobres que contienen las propuestas técnicas y económicas. Director de Recursos Materiales o quien él designe en presencia de los asistentes abre el sobre que contiene la propuesta técnica conforme al orden de registro de los licitantes y en coordinación con el o los Analistas de Adquisiciones, llenan la cédula de recepción de documentos de propuesta técnica. Una vez que se efectuó la apertura de las propuestas técnicas se procederá a la apertura de las propuestas económicas de aquellas que hayan cumplido técnicamente, anotando en la cedula de recepción de documentos el importe de la propuesta económica y la firman el analista de adquisiciones y el (los) representante(s) de Contraloría General. El analista de adquisiciones captura el precio total de la propuesta económica de los bienes y/o servicios ofertados. El analista de adquisiciones elabora el proyecto de acta de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas de los licitantes, la cual es revisada por el Director de Recursos Materiales o quien él desiqne.



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13



o El analista de adquisiciones elabora el acta de presentación de propuestas técnicas y económicas, la cual es firmada por los asistentes y en su caso por los licitantes, la cual se entrega una copia a los participantes y se enviara por correo electrónico a los licitantes que no acudieron al acto de Apertura.


14. Elabora y envía un oficio o correo electrónico a los usuarios y/o responsable del proyecto para la evaluación técnica.







18. Elabora el proyecto del Dictamen técnico-económico y el proyecto de fallo correspondiente, turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones y al Director de Recursos Materiales para su validación y envío a la Contraloría para su opinión.



electrónico a los licitantes a más tardar en la fecha marcada en la convocatoria: 20. Analista de adquisiciones elabora oficio anexando e.1 acta de fallo a la Contraloría,

la oficina del Abogado General. 21. En los casos de que el proveedor no esté dado de alta en el registro de proveedores,

proporciona la información y solicita al Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones la asignación del número respectivo.

22. Solicita al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones registre en el SIIU el número y tipo de Licitación.

23. Se integra la requisición con propuesta técnica- económica marcando la(s) partida(s) asignada(s) por proveedor de acuerdo al fallo para generar los Pedidos de Compra u Orden de Servicio (R8).


Licitación Simplificada mediante invitación cuando menos a tres proveedores

1. Recibe la programación para elaborar la convocatoria.



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2. Entrega la convocatoria y prospecto de proveedores a invitar para su revisión y comentarios al encargado del área de compras y licitaciones.

3. Revisa y acuerda con el Director la Convocatoria y prospecto de proveedores a invitar:

o Hay observaciones: Modifica o No hay observaciones: Continúa con el siguiente punto.

4. Turna oficio y convocatoria, para su revisión y comentarios a la Contraloría. 5. Recibe de la Contraloría opinión sobre el proyecto de convocatoria y en



turna al Director de Recursos Materiales para su firma y de la Secretaría de Administración y Finanzas.

6. Elabora oficio de invitación a los proveedores seleccionados, turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para su revisión y visto bueno del Director.

7. El analista de adquisiciones envía mediante correo electrónico las invitaciones a los proveedores seleccionados.

8. Elabora los oficios de invitación a la Contraloría General y a la oficina del Abogado General para su participación en las etapas del procedimiento de licitación y turna a revisión del encargado del área de compras y licitaciones:




o Se registran los miembros de la Contraloría General y de la oficina del Abogado General, en caso de que asista un licitante se efectuará su registro.

o Director de Recursos Materiales o quien él designe, pasa lista de asistencia de servidores públicos y en su caso, de los licitantes y recibe los sobres que contienen las propuestas técnicas y económicas.

o Director de Recursos Materiales o quien él designe en presencia de los asistentes abre el sobre que contiene la propuesta técnica conforme al orden de registro de los licitantes y en coordinación con el o los Anal istas de Adquisiciones, llenan la cédula de recepción de documentos de propuesta técnica. Una vez que se efectuó la apertura de las propuestas técnicas se procederá a la apertura de las propuestas económicas de aquellas que hayan cumplido técnicamente, anotando en la cédula de recepción de documentos el importe de la propuesta económica y la fi rman el analista de adquisiciones y el (los) representante(s) de Contraloría General.

o El analista de adquisiciones captura el precio total de la propuesta económica de los bienes y/o servicios ofertados.

o El analista de adquisiciones elabora el proyecto de acta de recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas de los licitantes, la cual es revisada por el Director de Recursos Materiales o quien él designe.


o El analista de adquisiciones elabora el acta de presentación de propuestas técnicas y económicas, la cual es firmada por los asistentes y en su caso



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por los licitantes, la cual se entrega una copia a los participantes y se enviará por correo electrónico a los licitantes que no acudieron al acto de Apertura.

1 O. Analista de adquisiciones integra el expediente de licitación con las propuestas técnicas y económicas de los licitantes por orden alfabético, para el archivo correspondiente.

11. Elabora y envía un oficio o correo electrónico a los usuarios y/o responsable del proyecto para la evaluación técnica.





el precio ofertado resulta mayor que el presupuesto autorizado en la requisición de la Entidad Académica y/o Dependencia, se solicita autorización y/o transferencia de recurso a la instancia correspondiente para dicha adquisición o disminución en el número de artículos solicitados y/o cancelación de los mismoe,


15. Elabora el proyecto del Dictamen técnico-económico y el proyecto de fallo correspondiente, turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones y al Director de Recursos Materiales para su validación:



electrónico a los licitantes a más tardar en la fecha marcada en la convocatoria: 17. El Analista de adquisiciones elabora oficio anexando el acta de fallo a la Contraloría,

la oficina del Abogado General. 18. Solicita al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento

de las Adquisiciones registre en el SIIU el número y tipo de Licitación. 19. Se integra la requisición con propuesta técnica- económica marcando la(s)

partida(s) asignada(s) por proveedor de acuerdo al fallo para generar los Pedidos de Compra u Orden de Servicio (R8).


Adjudicación Directa

Presencial

1. Elabora el formato de solicitud de cotización y turna al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para su visto bueno o modificación.

o Hay observaciones: Modifica. o No hay observaciones: Se turna a firma del Director de Recursos Materiales.

2. Recibe del Director de Recursos Materiales la solicitud firmada y la envía al proveedor por correo electrónico.

3. Recibe por correo electrónico o por ventanilla la cotización. 4. Elabora y envía un oficio o correo electrónico a los usuarios y/o responsable del

provecto para la evaluación técnica.



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15

Director de Recursos Materiales

16

5. Recibe evaluación técnica del usuario: o Cumple técnicamente: pasa a la actividad número 15 (Elaboración de

pedido de compra). o No cumple técnicamente: Regresa al numeral 1 de este apartado.

6. Integra el expediente de la adjudicación directa conforme al formato Control de Expedientes y turna al área del archivo para su validación.

A solicitud de las entidades académicas y dependencias, solicita a los proveedores hacer válidas las garantías de los bienes que sufran algún desperfecto durante la vigencia de las mismas.

Revisión y autorización de fallos de adjudicación y/o pedidos de compra u

D orden de compra y contratos

• Recibe del Encargado del Área de Compras y Licitaciones, las actas de fallo para su revisión y autorización.

o Hay observaciones: Le informa al Encargado del Área de Compras y Licitaciones para que solicite al Analista de adquisiciones que haga las modificaciones correspondientes.

o No hay observaciones: Firma los documentos, turna al analista de adquisiciones para que elabore los pedidos de compra u órdenes de servicio (R8).

Control: Revisión de Fallo de adjudicación, Pedido y Contrato conforme a la

normativa aplicable

Elabora Pedido de compra

1. Genera número de pedido y captura los bienes ofertados de acuerdo a las características de la propuesta técnica e imprime el pedido de compra u orden de servicio de acuerdo a la Guía: "Elaboración del Pedido de Compra u Orden de Servicio". Turna al Director para firma.

2. Recibe del Director los Pedidos de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-16) firmados y separa las copias.

• Original • Proveedor • Copia • Archivo

En caso de: Analista de • Licitación Pública (LP) continúa con el punto 3. Adquisiciones • Invitación a cuando menos Tres Personas {ITP) continúa con el punto 3.

• Adjudicación directa, verifica el importe de la compra. o Mayor a 300 UMAS, continúa con el punto 3. o Menor a 300 UMAS, entrega el pedido de compra u orden de servicio por

correo electrónico a los proveedores. En caso de:

• Licitación Pública Nacional, Licitación Pública Estatal y Licitación Simplificada con recurso estatal : o Igual o superior a 1,203.5691 Unidades de Medida y Actualización (UMAS)

continúa con el punto 3. o Menor a 1,203.5691 UMAS, entrega el pedido de compra u orden de servicio

por correo electrónico a los proveedores



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• Adjudicación directa con recurso estatal, inferior a 1,203.5691 UMAS, entrega el pedido de compra u orden de servicio por correo electrónico al proveedor.

3. Elabora la Cédula para la Elaboración de Contratos (ABS-ABS-F-11) en donde se anotan los siguientes datos del Pedido de Compra {ABS-ABS-F-16):

Nombre del proveedor, fecha de elaboración, modalidad de compra, fundamento legal, medio, tipo de bien, fecha de notificación de fallo, condiciones de pago, Nº pedido de compra u orden de servicio, fecha de elaboración, Nº de fojas, clave fondo, entidad académica y/o dependencia destino de entrega, ciudad, fecha de entrega, garantía, Importe con IVA.

4. Turna la Cédula para la Elaboración de Contratos {ABS-ABS-F-11) al Área de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones.

17 Elabora Contrato


• Revisa la Cédula para la Elaboración de Contratos: o Si corresponden los datos: Verifica la documentación en el registro de

proveedores y elabora el contrato. o No corresponden los datos con el fallo: Devuelve para su corrección.

• Valida el contrato con el Representante Legal:

o Si corresponden los datos: Imprime en dos tantos el contrato. o No corresponden los datos: Modifica los aspectos que no estén correctos.

• Solicita la firma del contrato al proveedor correspondiente de acuerdo a la fecha establecida en el fallo de la invitación y/o licitación, en caso de adjudicación directa recabará la firma dentro de los cinco días hábiles posteriores a la notificación de los pedidos de compras u órdenes de servicio al proveedor.

• Turna 2 juegos del contrato al Director para su firma, relaciona los contratos y los remite a firma del Abogado General de la Universidad, en su caso se recabará la firma del responsable operativo.

• Recibe del Abogado General el contrato en 1 tanto y lo remite al archivo, se escanea para ser guardado en el sistema de digitalización y se envía al proveedor por correo electrónico. Y en su caso al responsable operativo.

• El analista de adquisiciones en coordinación con el analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones capturan los datos relevantes del contrato en el sistema CompraNet.

Recepción de Garantías

• Solicita al proveedor la entrega de la garantía de cumplimiento de contrato, opinión del SAT y opinión de cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social en un plazo no mayor a 1 O días naturales siguientes a la firma del contrato.

• Recibe la garantía de cumplimiento, opinión del SAT y opinión de cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social verificando que esté debidamente requisitada:

o No corresponden los datos: Devuelve para su corrección. o Si corresponden los datos: Archiva los originales de la documentación en

las carpetas correspondientes y envía copia al expediente de la licitación.



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Encargado del Área de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones


Ana lista de atención a usuarios, formal ización y seguimiento de las adquisiciones



Analista de atención a

Trámite de Prórroga

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Recibe del proveedor oficio de solicitud de prórroga hasta con 5 días hábiles al vencimiento de la fecha de entrega de los bienes y turna al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para el trámite de prórroga.

o En el oficio deberá j ustificar la causa que motiva la petición de prórroga y especificar la fecha exacta para la entrega de los bienes.

o Debiendo anexar documentación soporte que acredite la petición.

Recibe oficio de solicitud de prórroga, valida documentación y elabora oficio dirigido al Abogado General, adjuntando la razón del caso fortuito o fuerza mayor por la cual solicita la prórroga y los turna al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones para su revisión.

Revisa la documentación: o No son correctos: Devuelve al analista de atención a usuarios, formalización

y seguimiento de las adquisiciones para su corrección. o Si son correctos: Recaba la firma del Director.

Firma los documentos y los turna al analista atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para que lo envíe al Abogado General. Recibe oficio de respuesta del Abogado General y turna al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones.

Recibe el oficio de respuesta a la solicitud de prórroga y elabora oficio de notificación de respuesta dirigido al proveedor, turna al Encargado del área de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones.

Revisa el oficio de notificación de respuesta: o No es correcto: Devuelve al analista de atención a usuarios, forma lización y

seguimiento de las adquisiciones para su corrección.

Si es correcto: Recaba la firma del Director.

Firma el oficio de notificación de respuesta y lo turna al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones.

Notifica oficio de respuesta al proveedor .



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usuarios, • formalización y seguimiento delas adquisiciones •

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•

Analista de atención a usuarios, formalización • y seguimiento delas adquisiciones

Entrega copia de respuesta a la solicitud de prórroga al analista de adquisiciones para que elabore el formato de Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio.

Recibe el oficio de solicitud de cancelación de la garantía de cumplimiento por parte del proveedor

o No corresponden los datos: Notifica al proveedor para su corrección. o Si corresponden los datos: Verifica en el expediente del pedido de compra

u orden de servicio o licitación la fecha de entrega de los bienes/prestación de servicios, verificando que se haya llevado a cabo el cumplimiento de las obligaciones materia del contrato.

Se elabora oficio donde se le solicita al Abogado General emita el oficio de cancelación de la póliza, adjuntando el oficio de solicitud del proveedor. Recibe de la oficina del Abogado General el oficio que contiene la cancelación de la póliza de fianza y notifica al proveedor vía telefónica o correo electrónico para que asista a las instalaciones de esta Dirección a recoger los documentos solicitados (oficios de cancelación y póliza de fianza ambos en originales). En caso de ser cheque certificado, se elabora oficio y se notifica al proveedor vía telefónica o correo electrónico para que asista a las instalaciones de esta Dirección a recoger los documentos solicitados. Una vez entregada la documentación original al proveedor se archivan los acuses de recepción en las carpetas correspondientes, capturando la información en el archivo electrónico correspondiente.

Recibe y verifica datos de la factura

Recibe de los proveedores y de las entidades académicas y/o dependencias los CFDI en su representación impresa en dos tantos y Pedido de Compra u Orden de Servicio en original.

Valida que los archivos electrónicos del CFDI (PDF y XML), se encuentren en el repositorio de la DRM.

Verifica que los CFDI reúnan los requisitos de forma y fiscales de acuerdo con las políticas establecidas en este procedimiento.

o Son incorrectos, se devuelven al proveedor para su corrección. o Son correctos, se continúa en el punto siguiente.

Valida documentalmente que la descripción en el CFDI de los bienes adquiridos sea conforme a las especificaciones del Pedido de Compra u Orden de Servicio o a la descrita en el formato de Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio.

o

o

Si existe alguna diferencia con relación a la cantidad, costo, descripción y lugar de entrega, lo coteja con las cotizaciones, propuestas técnicas y económicas de los proveedores y los requerimientos de las entidades académicas y/o dependencias y verifica que exista la Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio, en su caso, autorizada por el Director. En caso de que los cambios no sean aceptados, se devuelve al proveedor para su corrección. Si no existe ninguna diferencia, continua en el punto siguiente.



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• Sella los dos tantos del CFDI y le entrega uno al proveedor o entidad académica como comprobante de recibido.

• Devuelve al proveedor aquellos CFDI que no estén requisitados de acuerdo con las políticas establecidas en este procedimiento para que realice las correcciones indicadas, llenando el formato Devolución de Facturas (ABS-ABS-F-15).

• Captura en la forma FPARCVD la fecha en que fue recibido el material o equipo en la entidad académica o dependencia.

• Captura en la forma FWARCFD los archivos XML de los CFDI.

• Relaciona los CFDI en el formato Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa anotando fecha de recibido, número de CFDI, número de pedido de compra u orden de servicio y nombre del proveedor.

• Integra la documentación original en un solo paquete que servirá de soporte para la asignación de folio como se indica y entrega al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones:

Documentos en Original:

o CFDI. o Pedido de Compra u orden de servicio o Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio

cuando aplique. o Oficios o cualquier otro anexo.

• Recibe los CFDI relacionados en el formato Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa, valida y captura en el seguimiento en Excel, una vez capturados, los turna al Analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones.

• Revisa y en su caso, determina el cálculo de sanción administrativa.

• Devuelve los CFDI exentos para continuar con el trámite de pago y retiene los CFDI a los que se les aplicará una sanción administrativa por motivo de incumplimiento.

En caso de proyectos específicos recaba en los CFDI el sello de la unidad responsable y firma del titular.

Cálculo de Sanción Administrativa

• Recibe el Pedido de Compra u Orden de Servicio y 2 tantos del formato Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa, verifica si los bienes fueron suministrados por el proveedor conforme al plazo máximo de entrega pactado en el pedido de compra u orden de servicio respectivo:

o Si suministró en tiempo y forma: Devuelve los CFDI que están exentos de sanción para su trámite respectivo junto con un tanto del formato Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa, debidamente firmado y anotando la fecha de devolución de los mismos.

o No suministró en tiempo y forma: Saca una copia fotostática de aquellos CFDI 's que correspondan a proyectos federales y devuelve el CFDI para recabar la firma del titular del área correspondiente.

• Consulta con el analista de adquisiciones responsable de realizar la compra, si existe alguna modificación en el plazo máximo de entrega del Pedido de Compra u Orden de Servicio.



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o Existe modificación: Adjunta al Pedido de Compra u Orden de Servicio el formato Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio, marca en el formato Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa la fecha de devolución y turna al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para que realice el trámite de programación de pago correspondiente.

o No existe modificación: Elabora Cédula de Cálculo de Sanción Administrativa y oficio de notificación al proveedor, los turna junto con el CFDI y pedido de compra al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones para su validación.

• Revisa oficio de notificación al proveedor y Cédula de Cálculo de Sanción Administrativa.

o No son correctos: Devuelve al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para su corrección.

o Si son correctos: Firma la cédula y recaba la firma del Director.

• Firma los documentos, turna al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para que notifique al proveedor.

• Recibe documentación firmada, turna por correo electrónico el oficio de notificación al proveedor y confirma la recepción del mismo.

• Retiene el CFDI, durante un plazo máximo de dos días hábiles en espera de la respuesta del proveedor:

o Si el proveedor no acepta la penalización: justifica mediante oficio que no procede la sanción, se verifica la información proporcionada y se marca en el formato Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa la fecha de devolución y la turna como exenta al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para que realice el trámite correspondiente.

o Si el proveedor acepta la penalización: marca en el formato Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa la fecha de devolución y turna al analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones el CFDI y copia de la Cédula de Cálculo de Sanción Administrativa para que realice el trámite respectivo.

• Captura la información en el seguimiento electrónico e integra los originales en la carpeta correspondiente y turna copia del oficio de sanción administrativa para integrarse al expediente de la modalidad d compra.

Programa el pago

• Verifica el tipo de pago a realizar:

a) Regular

b) Directo

c) Transferencia al extranjero

a) Pagos Regulares



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• Asigna número de folio a los CFDI conforme a la Guía "Programación de Pago a Proveedores".

• Verifica los datos contenidos en el Reporte de Validación de Órdenes de Pago conforme a los CFDI y los pedidos de compra u órdenes de servicio.

o No es correcta: cancela el folio y regresa al punto anterior.

o Es correcta, continúa con el punto siguiente.

Integra la documentación original (CFDI , Pedido de Compra u Orden de Servicio, Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio, copia de la Cédula de Cálculo de Sanción Administrativa y anticipo) según corresponda y turna para su validación.

• Emite e imprime 2 tantos del reporte Relación de Folios de Compras conforme a la Guía Programación de Pago a Proveedores junto con la documentación descrita en el punto anterior.

• Valida los datos que contiene el reporte Relación de Folios de Compra (FWRFCOM) y el CFDI (fondo, fecha de recepción de la factura, número de folio, entidad académica y dependencia, concepto, número de Pedido de Compra u Orden de Servicio, número de CFDI, clave del beneficiario, nombre del beneficiario, registro federal de contribuyentes del beneficiario, código de afectación presupuesta!, partida, importes, observaciones, sanción administrativa y/o anticipo y el neto a pagar) contra documentos originales.

o No es correcta: la devuelve al Analista atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones para que realice la corrección .

o Es correcta: continúa con el procedimiento en el punto siguiente.

• Sella la documentación en original con la fecha de transacción, anotando el importe neto a pagar conforme al reporte Relación de Folios de Compra y firma de revisado.

• Integra dos paquetes, el paquete 1 para entregar a Contabilidad y el paquete 2 para el archivo de la DRM, de la siguiente manera:

Insumos Paquete 1 - DESTINO: Dirección de Contabilidad

a. CFDI.

b. Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-06) cuando aplique.

c. Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-16).

d. Anexos.

Insumos Paquete 2 - DESTINO: Archivo de Pedidos de la Dirección de Recursos Materiales cuando la adquisición proceda de compras directas o al expediente de la licitación.

a. Copia del CFDI.

b. Anexos.

Equipos Paquete 1 - DESTINO: Dirección de Contabilidad



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a. CFDI.

b. Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-06) cuando aplique.

c. Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-16).

d. Anexos.

e. Copia del CFDI.

Equipo Paquete 2 - DESTINO: Archivo de Pedidos de la Dirección de Recursos Materiales cuando la adquisición proceda de compras directas o al expediente de la licitación.

a. Copia del CFDI.

b. Anexos.

• Turna al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones para su validación y autorización los reportes Relación de Folios (FWRFCOM Y FWRFOPP) en dos tantos para su validación y autorización, quien recabará firma del Director.

Entrega el paquete 1 con la Relación de Folios FWRFCOM original a la Dirección de Contabilidad, recabando el sello y firma de recibido en un tanto del reporte .

Dirección de • Recibe el paquete 1 de la DRM y turna los documentos de equipo, software y licencias a la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles. Contabilidad

Dirección de • Entrega copia de la Relación de Folios FWRFOPP ante la Dirección de Egresos recabando el sello y firma de recibido en un tanto del reporte. Recursos

Materiales

Analista de atención a usuarios, formalización y seguimiento de las adquisiciones

Dirección de Egresos

Dirección de Recursos Materiales


Recibe relación de Folios FWRFOPP para la posterior realización de transferencias electrónicas o emisión de cheques.

b) Pagos Directos y anticipos a proveedores

• Elabora la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (ARF-IG-F-01 ) conforme a su instructivo de llenado, anotando los datos de fondo, dependencia, cuenta y clave programática indicados en el Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABS-ABS-F-16) y los datos del CFDI a tramitar.

• Turna al Encargado del Área de Atención a Usuarios, Formalización y Seguimiento de las Adquisiciones la Afectación Presupuestal/Orden de Pago (ARF-IG-F-01 ) anexando el CFDI, Pedido de Compra u Orden de Servicio (ABSABS-F-16); para su visto bueno y turna al Director para su firma de autorización.



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• Tramita ante la Dirección de Egresos en original y 1 copia. La Dirección de Egresos asigna un número de folio de pago y sella de recibido en la copia.

DIRECCION DE EGRESOS (ANTICIPOS)

Ver procedimiento Recepción, Programación, Pago de Gastos y Comprobación (arf-ig-p-01 ).

Analista de • Turna al archivo la copia del CFDI, para ser integrado al expediente del pedido de atención a compra u orden de servicio.

usuarios, formal ización y seguimiento de las adquisiciones

c) Transferencia al extranjero

• Solicita mediante oficio dirigido al Director de Egresos el pago del insumo o bien adquirido al extranjero, en donde deberá indicar los siguientes datos del proveedor: nombre y dirección; del banco, nombre, dirección, ciudad, estado, pa ís, cuenta, cantidad en moneda extranjera, ABA, SWIFT y RUTA.

DIRECCION DE EGRESOS (ANTICIPOS)

Ver procedimiento Recepción, Programación, Pago de Gastos y Comprobación (arf-ig-p-01 ).

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Apoyo de control documental

21 Apoyo de control documental

Recibe y revisa que el expediente esté completo

• Recibe y revisa la documentación que se genera de los procedimientos en el expediente de la contratación.

• Recibe copia fotostática del CFDI, para su integración al expediente correspondiente.

Digitaliza documentación física

• Una vez validados los expedientes, se retiran las grapas a todos los documentos, se intercalan separadores cuando aplique por cada tipo de documento (Acta de recepción y apertura, acta fallo, acta junta aclaraciones, bases y anexos técn icos, contrato, cuadro comparativo, estudio de mercado, evaluación técn ica -económica, modificación, notificación fallo a los participantes, Oficio integrantes comité, oficio comité junta de aclaraciones, Oficio de envío de bases a la contraloría, Oficio envío acta de fallo Opinión contraloría, Oficio envío de proyecto de la convocatoria, Oficio evaluación técnica, Oficio notificación fallo contraloría, Oficios o correos de envío de preguntas y respuestas usuario, Pedido de compra u orden de servicio, pregunta de los proveedores, propuesta técnica-económica, propuestas no adjudicadas, publicación de convocatoria en DOF y CompraNet, Publicación fallo CompraNet, requisiciones de partidas desiertas, Requisición, resumen de convocatoria y anexo técnico, sanción, se digitalizan en formato pdf para posteriormente convertirlos a jpg.

• Se sustituyen los separadores por índices de código de barra para que sean identificados por el programa "Organiza".

• Para cada expediente digital se ejecuta el proceso "Organiza" para identificar los índices de cada tipo de documento.

El expediente digital se sube al programa "Net3D" para que sea almacenado en la base de datos.


Procedimiento : Adquisición de Bienes y Servicios

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22 Clasifica y Archiva los registros de las compras

Apoyo de • Recibe el expediente integrado conforme a la modalidad de contratación . control documental • Valida los expedientes conforme a los formatos Control de Expedientes:

• Si corresponde: archiva consecutivamente de acuerdo a la modalidad de compra.

• No procede: Devuelve al Analista de Adquisiciones para su corrección .

Recibe del área de atención a usuarios formalización y seguimiento de las adquisiciones copias de los CFDI para su archivo.

IV. Referencias

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO

Internas

Externas

1 Estatuto General UV Título VI Capítulo 11 1 2 Reglamento para las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la UV. 3 Reglamento del Comité para las Adquisiciones y Obras de la UV. 4 Manual de Procedimientos Administrativos (Política por concepto de gasto). 5 Circulares de compra directa 35 SM y 001 /2018.

1 Constitución Política de los EE UU Mexicanos Art. 134. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y

su Reglamento. 2 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz - Llave. 3 Ley 875 de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

V. Formatos, Anexos y Guías.

FORMATOS 1. ABS-ABS-F-01

2. ABS-ABS-F-05

3. ABS-ABS-F-06

4. ABS-ABS-F-09

5. ABS-ABS-F-11

Requisición.

Cédula de Cálculo Sanción Administrativa

Modificación y/o Cancelación del Pedido de Compra u Orden de Servicio

Solicitud de Cotización

Cédula para la Elaboración de Contratos.



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6. ABS-ABS-F-12 Control de Expedientes

7. ABS-ABS-F-13 Solicitud de Información a Proveedores

8. ABS-ABS-F-14 Cédula de Evaluación de Proveedores

9. ABS-ABS-F-15 Devolución de Facturas

10. ABS-ABS-F-16 Pedido de Compra u Orden de Servicio

11. ABS-ABS-F-17 Recepción de Facturas, Revisión y Cálculo de Sanción Administrativa

GUÍAS

1. ABS-ABS-G-01 Consulta del Presupuesto y Asignación del número de requisición

2. ABS-ABS-G-02 Programación de Pago a Proveedores

3. ABS-ABS-G-03 Elaboración del Pedido de Compra u Orden de Servicio.

4. ABS-ABS-G-04 Inscripción y actualización al Padrón de Proveedores.

5. Guía del usuario Sistema de Requisiciones

VI. Histórico de revisiones

No. D~ FECHA REVISIÓN o SECCIÓN o PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN o MODIFICACIÓN REVISION MODIFICACIÓN MODIFICADA

o Marzo de 2019

VII. Firmas de autorización

Todo el documento

Actualización del Procedimiento

FECHA

PROPONEN AUTORIZA AUTORIZACIÓN ENTREGA EN

7,J/Ái L.S.C.A. Karin,1Pereyra Castro

Encargada del área de atención a y

aJ:11~f:ti'Javier Barradas ------- a bu g o el Área de Compras y

VIGOR

Marzo 2019 Marzo 2019



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