DIRECCION DE GESTION DE LA COBERTURA EDUCATIVA

SECRETARIA DE EDUCACION DE ANTIOQUIA

“El estudio no se mide por el número de páginas leídas en una noche, ni por la cantidad de libros leídos en un semestre. Estudiar no es un acto de consumir ideas, sino de crearlas y recrearlas”

“Educar no es dar carrera para vivir, sino templar el alma para las dificultades de la vida.”

“Enseñar no debe parecerse a llenar una botella de agua, sino más bien a ayudar a crecer una flor a su manera.”

ENSEÑAR PARA EDUCAR

PROCESO DE MATRÍCULA

2013

Ley 115 de 1994, artículo 151 y Ley 715 de 2001, artículos 5º y 6º, corresponde a la Secretaría de Educación para la Cultura del Departamento de Antioquia, organizar la prestación y administración del servicio en su jurisdicción.

Resolución Nacional 5360 del 07 de septiembre de 2006, organiza el proceso de matrícula oficial en los niveles de educación preescolar, básica y media en las entidades territoriales certificadas.

Resolución departamental que organiza el proceso de matrícula para el año lectivo 2013

NORMATIVIDAD

PROCESO DE MATRICULA

Conjunto de actividades que aseguran el acceso y la permanencia de los estudiantes de los niveles de educación preescolar, básica y media, en el sistema educativo oficial, en el momento adecuado y en el lugar ideal y que garantizan la prestación del servicio en condiciones de eficiencia y equidad en los municipios no certificados del Departamento.

El Rector o Director de cada establecimiento educativo es el responsable de ejecutar correctamente los procedimientos establecidos por la Secretaría de Educación de Antioquia y de garantizar la calidad y veracidad de la información.

RESPONSABLE

PROCESO DE MATRICULA

I. PLANEACIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVAProyección de cupos

II. RESERVA Y ASIGNACIÓN DE CUPOS

. Prematrícula

. Asignación cupos a niños y niñas del ICBF

. Inscripción de alumnos nuevos

III. MATRICULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y NUEVOS Garantizar la continuidad de alumnos antiguos y la ampliación para nuevos

alumnos.

ETAPAS DEL PROCESO

PROYECCION DE CUPOS

ASEGURAR CONTINUIDAD DE ALUMNOS ANTIGUOS

(PREMATRÍCULA)

ASIGNACIÓN DE CUPO PARA NIÑOS Y NIÑAS

PROVENIENTES DE BIENESTAR FAMILIAR

INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS NUEVOS

RENOVACIÓN MATRICULA ALUMNOS ANTIGUOS Y

ALUMNOS QUE SOLICITAN TRASLADO

ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA ALUMNOS NUEVOS

MATRICULA ALUMNOS NUEVOS

AJUSTE DE MATRICULA REPORTE DE INFORMACIÓN DE

MATRICULA AL MEN

SEGUIMIENTO

PROYECCIÓN DE CUPOSOBJETIVO

Establecer la capacidad de cupos escolares disponibles del sistema de educación oficial para atender la demanda, partiendo de la capacidad actual.

REQUISITO

Contar con los recursos actuales tanto de infraestructura, mobiliario, planta docente y demás requerido para atender la matrícula.

Número de cupos requeridos para el grado X

=

Número de Alumnos matriculados en el grado X-1

-

Número estimado de estudiantes del grado X-1 que no aprobaron el año

+

Número de estudiantes del grado X que reprobarían el año

PROYECCIÓN DE CUPOS

PROYECCIÓN DE CUPOS

Número de grupos

requeridos para el grado X

=

Número de docentes

Número de alumnos de todos los grados x aula

PROYECCION DE CUPOS

EJEMPLO

PROYECCIÓN DE CUPOS

Grado Matrícula a la Fecha

Tasa (%) Reprobac

Nº de alumnos posibles

de Reprobac

Cupos requeridos para el año siguiente

Explicación

0° 83 0 0 83

El número máximo de cupos que permite la capacidad actual

1º 117 5.8 7 9083 niños que vienen de transición - 0 que repiten 0º + 7 que repiten 1°

2º 152 4.3 7 117 117 niños que vienen de 1° - 7 que repiten 1º + 7 que repiten 2°

PROYECCIÓN DE CUPOS

Grado Matrícula a la Fecha

Tasa (%) Reprobac

Nº de alumnos posibles

de Reprobac

Cupos requeridos para el año siguiente

Explicación

3º 143 4.5 7 152

152 niños que vienen de 2° - 7 que repiten 2º + 7 que repiten 3°

4º 148 3.5 5 141

143 niños que vienen de 3° -7 que repiten 3º + 5 que repiten 4°

PROYECCIÓN DE CUPOS

Grado Matrícula a la Fecha

Tasa (%) Reprobac

Nº de alumnos posibles

de Reprobac

Cupos requeridos para el año siguiente

Explicación

5º 145 2.8 4 147148 niños que vienen de 4° - 5 que repiten 4º + 4 que repiten 5°

6º 138 8.2 11 152

145 niños que vienen de 5° - 4 que repiten 5º + 11 que repiten 6°

PROYECCIÓN DE CUPOS

1. Levantamiento información de la capacidad instalada

por Institución Educativa

Junio 15 al 15 de Agosto 2012.

2. Oferta Educativa en el Sistema de

Información

OBJETIVO Garantizar la continuidad de los alumnos antiguos en la misma Institución

Educativa

PROCEDIMIENTO

1. Verificar la continuidad o no del alumno(a) en el mismo establecimiento educativo para el año lectivo 2013.

2. Realizar seguimiento a los alumnos que no hayan confirmado su continuidad, para así conocer la situación educativa.

3. Consolidar la información reportada por los padres, madres, acudientes o alumnos adultos.

4. Reservar el cupo de los estudiantes en el grado siguiente hasta tanto se conozca el estado académico final del estudiante.

PREMATRICULADel 1º al 10 de sept. de 2012

ASIGNACIÓN DE CUPOS A LOS NIÑOS Y NIÑAS PROVENIENTES DEL ICBF

Del 10 al 30 de sept. de 2012Responsabilidades del padre, madre o acudiente• Identificar la oferta pública educativa más cercana al lugar de residencia

o trabajo.• Reclamar en los centros de atención del ICBF en fechas preestablecidas,

el formato, diligenciarlo, firmarlo y entregarlo al funcionario responsable.

• Acercarse a los centros de atención del ICBF donde reclamó el formulario, con el fin de conocer el establecimiento educativo donde le fue asignado el cupo para el niño o la niña, en las fechas establecidas en el cronograma.

• Acercarse al establecimiento educativo oficial asignado para conocer los documentos que deberán anexar al momento de la matrícula.

Actividades• Coordinar con el representante regional del ICBF reuniones con

madres comunitarias tanto para la entrega de los formatos como para el recibo de los mismos diligenciados por los padres, madres o acudientes.

• Consolidar la información de los niños y niñas que requieren cupo.

• Enviar formatos y consolidado a los rectores conforme a la oferta educativa determinada en el sistema de matrículas y opciones propuestas por los padres.

ASIGNACIÓN DE CUPOS A LOS NIÑOS Y NIÑAS PROVENIENTES DEL ICBF Del 10 al 30 de septiembre de 2012

TRASLADO DE ALUMNOS ENTRE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

• El padre, madre o acudiente reclama el formato solicitud de traslado en el establecimiento origen.

• El padre, madre o acudiente diligencia el formato de solicitud de traslado y lo entrega al establecimiento educativo donde se origina el traslado, únicamente en las fechas previstas en el cronograma

• El padre, madre o acudiente presenta el desprendible del formulario en el establecimiento asignado finalmente.

INSCRIPCION DE ALUMNOS NUEVOS Del 10 de septiembre al 30 de octubre de 2012

• El padre, madre o acudiente podrá reclamar en los establecimientos educativos el formato de inscripción, diligenciarlo, firmarlo y entregarlo en cualquier institución o centro educativo, en los tiempos previstos en el cronograma.

• Los rectores se reunirán con el Director de Núcleo o quien haga sus veces y distribuirán las solicitudes para asignar los cupos de acuerdo con la disponibilidad de oferta de cada establecimiento educativo y deberán tener en cuenta los criterios de la Resolución departamental de gestión de matrícula para el año lectivo 2013 .

• Los rectores colocarán en un lugar visible de su establecimiento educativo un listado con todas las asignaciones de cupos nuevos.

RENOVACION DE MATRICULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y DE ALUMNOS QUE SOLICITAN TRASLADO

Del 10 al 30 de noviembre de 2012

Los rectores renovarán la matrícula de los alumnos

antiguos y los que solicitaron traslados, en los tiempos previstos en el cronograma

1. Adelantar todas las acciones pertinentes que permitan el acceso y la permanencia de la población en el sistema educativo.

2. Cumplir con el cronograma y lo dispuesto por la Secretaría de Educación para las diferentes etapas del proceso de matrícula.

3. Entregar oportunamente los informes solicitados por la Secretaría de Educación Departamental y Municipal o quien haga sus veces.

Actividades generales de los Rectores de los establecimientos educativos

Actividades generales de los Rectores de los establecimientos educativos

4. Adoptar las acciones necesarias para prestar una eficiente atención al ciudadano en todas las etapas del proceso de matrícula.5. Informar a la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL sobre irregularidades detectadas en el proceso de matrícula o sobre acciones de terceros que alteren el buen funcionamiento del mismo.

A los Rectores de los establecimientos educativos les corresponde:

1. Publicar en un lugar visible y de fácil acceso toda la información relacionada con el proceso de matrícula.2. Adelantar la proyección de cupos del establecimiento educativo de conformidad con los parámetros establecidos.3.Incorporar la información en el Sistema de matrículas cumpliendo con el cronograma establecido para cada etapa del proceso.4.Suministrar a los padres, madres de familia o acudientes los formatos de alumnos nuevos y traslados en forma gratuita.

A los Rectores de los establecimientos educativos les corresponde:

5.Disponer un sitio en el establecimiento educativo, que permita el acceso y la adecuada atención a los padres, madres de familia y acudientes, durante todo el proceso.

6.Coordinar con el Director de Núcleo o quien haga sus veces todas las actividades pertinentes que garanticen el acceso y la permanencia de los estudiantes.

7.Verificar el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso de matrícula.

8.Efectuar el seguimiento, registro y control de la totalidad de formatos de ingreso alumnos nuevos y de traslado entregados por la Secretaría de Educación Departamental (diligenciados, anulados y en blanco)

A los Rectores de los establecimientos educativos les corresponde:

9.Publicar los listados de asignación de cupos en un lugar visible y de fácil acceso para los padres de familia y acudientes, en las fechas señaladas por la Secretaría de Educación Departamental.

10.Resolver oportunamente la situación académica de los estudiantes antiguos que presenten inconvenientes, con el fin de que puedan continuar con su estado de matriculados para el siguiente periodo académico

A los Directores de Núcleo Educativo o quien haga sus veces les corresponde:

1.Coordinar con el representante regional del ICBF y los rectores, lo relacionado con la asignación de cupos a niños y niñas procedentes de entidades de bienestar social o del ICBF.

2.Consolidar las solicitudes de traslados y gestionar la continuidad de los estudiantes en los establecimientos educativos.

3.Informar al rector del establecimiento educativo el resultado de la solicitud de traslado.

4.Adelantar la asesoría requerida por los rectores y padres de familia en el desarrollo del proceso de matrícula.

5.Adelantar la verificación del cumplimiento a las etapas del proceso de matrícula y presentar los informes de avance solicitados por la Secretaría.

CRONOGRAMA PROCESO DE GESTION DE MATRICULA 2013

Etapas Fechas Responsable

1. Preliminares Elaboración del Acto Administrativo

Mayo 25 de 2012 Dirección de Gestión de la Cobertura

Logística, difusión y capacitación del proceso

Mayo 30 de 2012

Dirección de Gestión de la CoberturaSubsecretaría de Planificación Sectorial e Institucional

2. Proyección de cuposJunio 15 - Agosto 15 de 2012.

Rectores, Directores, Secretarios de Educación, Directores de Núcleo, Administradores Municipales del SIMAT.

Etapas Fechas Responsable

3. PrematrículaReserva de cupos a antiguos y solicitudes

Septiembre 1º al 10 de 2012.

Rectores, Directores, Secretarias o Auxiliares Administrativas yAdministradores Municipales del SIMAT.

4. Asignación de cupos a niños (as) procedentes de entidades de bienestar social o del ICBF y del programa de Primera Infancia

Del 10 al 30 de septiembre de 2012

Rectores, Directores, Secretarias o Auxiliares Administrativas yAdministradores Municipales del SIMAT.

5. Inscripción de alumnos nuevosDel 10 de septiembre al 30 de octubre de 2012

Alcaldes, Rectores, Directores, Secretarias o Auxiliares Administrativas y Administradores Municipales del SIMAT.

CRONOGRAMA PROCESO DE GESTION DE MATRICULA 2013

Etapas Fechas Responsable

6. Asignación de cupos para alumnos nuevos

Del 10 de septiembre al 30 de octubre de 2012

Alcaldes, Rectores, Directores, Secretarias o Auxiliares Administrativas y Administradores Municipales del SIMAT.

7. Promoción de estudiantes Del 1º al 10 de noviembre de 2012

Rectores, Directores, Secretarias o Auxiliares Administrativas y Administradores Municipales del SIMAT.

8. Renovación de matrícula de alumnos antiguos y de alumnos que solicitan traslado

Del 10 al 30 de noviembre de 2012

Rectores, Directores ySecretarias o Auxiliares Administrativas y Administradores Municipales del SIMAT.

CRONOGRAMA PROCESO DE GESTION DE MATRICULA 2013

Etapas Fechas Responsable

9. Matrícula de alumnos nuevosDel 10 al 30 de noviembre de 2012

Rectores, Directores ySecretarias o Auxiliares Administrativas y Administradores Municipales del SIMAT.

10. Ajustes de matrículaDel 10 al 30 de noviembre de 2012

Rectores, Directores ySecretarias o Auxiliares Administrativas y Administradores Municipales del SIMAT.

11. Generación de reporte de información de la matrícula del año 2013

Noviembre 30 de 2012 Secretaría de Educación para la Cultura, Área de Sistemas de Información

12. Registro de Novedades Permanentemente

Rectores, Directores ySecretarias o Auxiliares Administrativas y Administradores Municipales del SIMAT.

CRONOGRAMA PROCESO DE GESTION DE MATRICULA 2013

DE TODOS NOSOTROS DEPENDE EL ÉXITO DEL DESARROLLO

DEL PROCESO DE MATRICULA

PROCESO GESTION DE LA COBERTURA EDUCATIVA