PROFESIONALIZ

ACIÓN

DE LA REUNIÓN

Presentación elaborada a partir de la siguiente fuente:Dr. Jorge E Pérez Narbona “Habilidades Organizacionales”

PROFESIONALIZACIÓN DE LA REUNIÓNLas juntas resultan de gran importancia en el trabajo grupal, pues la interacción es la única manera efectiva de emprender y cumplir muchas tareas, como: Identificar problemas. Analizarlos, jerarquizarlos / establecer prioridades. Generar la visión de futuro de la organización Trazar estrategias para alcanzar la visión teniendo

en cuenta la situación de partida / diagnóstico. Generar soluciones potenciales.

Tomar decisiones. Elaborar planes de acción. Implementarlos. Retroalimentarse / evaluar y cursar acciones que

rectifiquen posibles desviaciones. Explorar el surgimiento de nuevos problemas

generados por las soluciones de los anteriores.

PROFESIONALIZACIÓN DE LA REUNIÓN

RAZONES PSICOLÓGICAS PARA QUE ESTAS INTERACCIONES RESULTEN EFECTIVAS: La satisfacción que proporciona el ser

seleccionado para trabajar en aras de lograr la implementación de proyectos de la organización.

El sentirse parte de un grupo o miembro de un equipo al que se ha asignado una misión importante.

La influencia recíproca que ejercen unos sobre otros tanto en intercambio de conocimientos como en comportamiento.

Se adquiere un sentido de pertenencia y compromiso / responsabilidad sobre las acciones grupales.

Se alivia la soledad

Si la comunidad logra elevar la calidad de sus juntas, estará mejorando:

EL TRABAJO EN EQUIPO LAS COMUNICACIONES LA MORAL, e incluso, LA PRODUCTIVIDAD

Del grupo emerge la dinámica creativa (nuevas alternativas y soluciones), lo que hace que se convierta en más de la suma de sus componentes porque puede desarrollar en colectivo soluciones que no se les ocurrirían a sus miembros individualmente.

Los resultados más importantes que proporciona el método de interacción, si se aplica adecuadamente (tecnología y voluntad), son: Fomentar la participación del grupo. Generar soluciones más creativas. Lograr consenso. Establecer y delimitar adecuadamente las

responsabilidades. Que la junta comience y termine en el plazo

convenido.

Mantener el intercambio dentro del camino correcto.

Crear una atmósfera positiva. Aprender técnicas adecuadas para resolver

problemas. Manejo adecuado de los casos de personas que

hablan mucho o critican demasiado. Estar en guardia contra las manipulaciones, y

ser todos más efectivos.

¡ A T E N C I Ó N !

Las cosas no van a modificarse de un golpe. Existe gran diferencia entre comprender cómo deben

ser las reuniones y lograr que sean efectivas. Nosotros también debemos cambiar. Se requiere de tiempo, paciencia y voluntad. Los conceptos y técnicas deben adaptarse a nuestra

propia personalidad y a las características y necesidades del grupo.

El método es flexible y pragmático. Se puede hacer uso de todo el sistema o ponerlo en

práctica por partes.

INGREDIENTES DE UNA REUNIÓN EFECTIVA:

Debe existir un foco o concentración común sobre el contenido y en el proceso.

Alguien debe ser el responsable de mantener un flujo de intercambios abiertos y balanceados, y proteger a cualquier individuo y sus ideas de ataques personales.

Durante el tiempo que dure la reunión debe definirse bien el papel que desempeña cada cual y que todos estén de acuerdo.

TIPOS DE REUNIONES

Reuniones de información y presentación de información.

Reuniones de retroalimentación. Reuniones de solución de problemas. Reuniones de toma de decisión. Combinadas. Reuniones informales.

¿CUÁNDO CELEBRAR UNA REUNIÓN?

Cuando se desea información o asesoramiento de grupo.

Se quiere involucrar al grupo en la solución de un problema.

El j/g tiene inquietudes que desea compartir con el grupo.

El propio grupo desea reunirse. Cuando hay un problema que comprometa a

personas de grupos diferentes.

¿CUÁNDO NO CELEBRAR UNA REUNIÓN? Cuando no existan datos o haya una mala preparación. El contenido pudiera ser comunicado mejor por teléfono,

memo o telegrama. El asunto central es tan confidencial o secreto que no puede

ser compartido con todo el grupo. El j/g está convencido de la decisión que tomará. El asunto es muy trivial. Hay demasiado disgusto y hostilidad en el grupo y la gente

necesita tiempo para calmarse antes de comenzar un trabajo en colaboración.

No se logra reunir a los verdaderos implicados.

PROBLEMAS BÁSICOS EN LASREUNIONES

SÍNDROME DEL ANIMAL DE MÚLTIPLES CABEZAS En la tendencia de los grupos a dispararse al

mismo tiempo en varias direcciones. Unos de los rasgos de la mente humana es que

sólo puede concentrar la atención en un asunto a cada instante.

Si cada miembro de grupo esta concentrado en un problema distinto en un momento dado y todos se ponen a correr en diferentes direcciones, el resultado puede ser el caos, la tensión y la falta de productividad.

SÍNDROME DEL GRUPO VIOLADOR

Es cuando una persona o grupo de personas se adueñan de la reunión provocando que otros miembros del grupo o el resto del grupo se sienta inhibido y quizás empleen toda su energía para protegerse de posibles ataques; o bien, que teniendo puntos de vista interesantes no se atrevan a expresarse.

PERSONAJES CLAVES DE LA PROFESIONALIZACIÓN DE INTERACCIÓN

EL FACILITADOR (F) EL REGISTRADOR (R) LOS MIEMBROS DEL GRUPO (M/G) EL JEFE DEL GRUPO (J/G)

CARACTERÍSTICAS DEL FACILITADOR Está neutralmente al servicio del grupo. No evalúa ni contribuye con sus ideas. Concentra la energía del grupo en una tarea común. Sugiere métodos y procedimientos alternativos. Protege a cada individuo y a sus ideas de los ataques. Estimula la participación. Ayuda a que el grupo encuentre soluciones de ganar /

ganar. Coordina la logística para antes y después de la reunión.

TÉCNICAS PARA FACILITAR

Defina claramente su papel. Logre acuerdo sobre un problema y un proceso

común antes de comenzar. Devuelva las preguntas como boomerang a los

miembros del grupo. Sea positivo / halague al grupo.

TÉCNICAS PARA FACILITAR

No hable demasiado. Apoye al registrador. No tema cometer errores. Ayude a educar al grupo. Cuando sienta que las cosas no marchen bien,

compártalo con el grupo de forma que estimule a reconocer que la situación puede cambiar favorablemente.

VENTAJAS DE LA MEMORIA DEL GRUPO.

Asegura que cada idea ha sido “escuchada”. Permite comprobar que las ideas están siendo

registradas con exactitud. Ayuda a evitar repetición. Registra las ideas sin el nombre del que las

expresó y las transfiere a propiedad del grupo. Facilita la actualización de los que llegan tarde.

Ayuda a un grupo a enfocar sus energías sobre una tarea.

Es un registro instantáneo del contenido y proceso de una junta.

Se mantiene atenta contra la sobrecarga de datos. Recuerda las ideas de todos los miembros del

grupo sin que tengan que mantenerlas mentalmente todo el tiempo.

No hay que tomar notas.

VENTAJAS DE LA MEMORIA DEL GRUPO.

CARACTERÍSTICAS DEL REGISTRADOR

Tener letra clara Conocer el vocabulario del tema y del grupo No editar ni parafrasear de acuerdo a criterios

personales Servidor neutral del grupo No evalúa las ideas

TÉCNICAS PARA REGISTRAR

Esté atento sólo a las palabras claves Trate de capturar las ideas básicas No anote todas las palabras Escriba con claridad No tenga temor a las faltas de ortografía Ponga las palabras en abreviatura

TÉCNICAS PARA REGISTRAR

Encierre en un círculo las ideas, declaraciones o decisiones claves.

Utilice colores variados para poner de relieve y dividir las ideas.

Subraye lo que sea necesario. Utilice estrellas, flechas, números, etc. Enumere todas las hojas y póngale la fecha

cuando sea conveniente. Recuerde que los colores no se utilizan

indiscriminadamente.

CARACTERÍSTICAS DEL MIEMBRO DE GRUPO ( M / G ) Mantiene al facilitador y registrador en sus papeles

neutrales. Participante activo. Sugiere procedimientos y actúa en el contenido. Determina el curso de la reunión. Ayuda a implementar la agenda. Centra sus energías en la tarea. Participa en la toma de decisiones. Es un buen oyente. No establece conversaciones aisladas.

MIEMBRO DE GRUPO ( M / G )

No evalúa una idea mientras no sea desarrollada por completo.

Dice primero lo que más le gusta de una idea antes de expresar inquietudes.

No asume una actitud defensiva si su idea es criticada.

Se mantiene abierto a la crítica. Una vez que su idea es registrada ya es

pertenencia del grupo.

CARACTERÍSTICAS JEFE DE GRUPO

Mantiene sus poderes y responsabilidades. Toma en caso necesario la decisión final. Establece la agenda. Defiende en el grupo sus puntos de vista. Puede retomar el control de la reunión si ésta no le

satisface. Representa al grupo en reuniones con otros grupos. Oficializa y actúa sobre decisiones alcanzadas por

consenso.

REGLAS DE CONDUCTA DEL JEFE DE GRUPO (J/G) EN LA REUNIÓN.

No trate de manejar desde el asiento trasero. No presione a la gente con su poder. Dé oportunidades al facilitador para desarrollarse

a su manera. No trate de hacer ver que el facilitador está

equivocado. Trate de hablar menos y escuchar más. Coadyuve a la responsabilidad individual de cada

miembro. Cerciórese de que cada tema de acción sea

expuesto y registrado con claridad.

PARTICIPANTES EN LA REUNIÓN4 GRUPOS DE IMPLICADOS

1. Los que tienen que tomar la decisión final.2. Los que serán afectados por las decisiones.3. Aquellos que poseen habilidad y experiencia

relevante en los asuntos a tratar.4. Los que pueden frenar o acelerar las decisiones

de acuerdo con la posición que ocupan.

IMPORTANCIA DE LOS 4 GRUPOS

Si en la junta no están representados estos 4 grupos de personas puede manifestarse el síndrome del pensamiento de grupo. Se presenta, fundamentalmente, cuando todos los que participan piensan de igual manera y si bien la decisión se alcanza con rapidez esta choca con gran resistencia en el proceso de implementación.

PARA LLEVAR A CABO LA REUNIÓN,EL JEFE DEBERÁ:

1. Averiguar¿Qué desea llevar a cabo?¿Para qué está convocando

una reunión? Listar problemas. Tomar decisiones. Compartir o brindar

información. Oír presentaciones, o Sencillamente hacer

críticas.

2. Preparar agenda con el facilitador

Decidir: Quiénes deben

participar. Cómo distribuir roles. Cuándo y dónde

celebrar la reunión. Qué cantidad de

participación desea del personal.

LENGUAJE CORPORAL

√ Ciertas personas pueden siempre sentarse juntas o se aíslan dejando por el medio asientos vacíos, creando una situación de nosotros / ellos.

√ Se puede sugerir que para la próxima reunión se sienten más mezclados.

√ Cuando una persona comienza a correr su silla para atrás se ubica en posición de observador y no de participante.

LENGUAJE CORPORAL

Cuando alguien se retira de la reunión es aconsejable también retirar su silla.

Un estado de ánimo y una predisposición mental y corporal especial, conducen a la creatividad.

Esto se logra cuando cada participante se encuentra en un estado de concentración relajada.

La silla vacía significa más que un asiento vacante, un salidero de energía, un hueco dentro de la reunión por donde puede drenar toda energía.

¿PODREMOS HACERLO? Aprovechar al máximo nuestras acciones y

actividades Organizar nuestro tiempo Ser eficientes y efectivos Equipo ordenado y generoso

Con todo esto … Amigos,Generaremos el bien común…