PROPUESTA DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO Y FACTURACIÓN EN LA EMPRESA MUEBLERÍA MADERAS ESBEL BARINAS ESTADO BARINAS

Barinas, Marzo de 2010.

PROPUESTA DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO Y FACTURACIÓN EN LA EMPRESA MUEBLERÍA MADERAS ESBEL BARINAS ESTADO BARINAS

Trabajo especial de grado presentado como requisito parcial para optar al título de Técnico Superior Universitario en Informática

Barinas, Marzo de 2010.

ACEPTACION DEL TUTOR

Por medio del presente hago constar que he leído el Trabajo de Grado, presentado por el ciudadano Martínez Barboza, Mauricio Enrique para optar por el Título de Técnico Superior Universitario en Informática, cuyo título tentativo es: PROPUESTA DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO Y FACTURACIÓN EN LA EMPRESA MUEBLERÍA MADERAS ESBEL BARINAS ESTADO BARINAS, y que acepto asesorar al estudiante, en calidad de tutor, durante el desarrollo del trabajo hasta su presentación y evaluación.

En la ciudad de Barinas a los 2 días del mes de Marzo de 2010.

Prof. Wilson R. Cordero R.

CI. V- 14.712.767

APROBACION DEL TUTOR

En mi carácter de tutor del Trabajo de Grado, presentado por el ciudadano Martínez Barboza, Mauricio Enrique, para optar por el Título de Técnico Superior Universitario en Informática y cuyo título tentativo es: PROPUESTA DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO Y FACTURACIÓN EN LA EMPRESA MUEBLERÍA MADERAS ESBEL BARINAS ESTADO BARINAS, por medio de la presente considero que dicho Trabajo de Grado reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado evaluador que se designe. Del mismo modo he verificado que la estudiante responsable de este trabajo dio respuesta a las revisiones que le fueron hechas en la primera versión.

En la ciudad de Barinas a los 2 días del mes de Marzo de 2010.

Prof. Wilson R. Cordero R.

CI. V- 14.712.767

INDICE

INTRODUCCIÓN

En el mundo de los negocios, la eficiencia es un factor de vital importancia para el buen desenvolvimiento de las empresas ya que, mientras más eficientes sean, las mismas serán más competitivas.

La informática ha contribuido significativamente al avance de dichas empresas debido a que por medio de esta disciplina se pueden diseñar y desarrollar sistemas de información eficientes, orientados a la automatización de los procesos que a diario se realizan en las mismas. Por lo anteriormente dicho se puede deducir que la informática contribuye al aumento del nivel de eficiencia de las organizaciones ya que, al lograr la automatización de procesos, se reduce al mínimo el tiempo y dinero empleado para realizarlos, al mismo tiempo que se presta un mejor servicio al cliente.

La finalidad del presente informe técnico es realizar un estudio sistemático de un problema que se presenta en la empresa Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas, el cual consiste en una serie de procesos manuales de control de ventas e inventario que generan contratiempos e inconsistencias en la información procesada, para luego diseñar un sistema de información automatizado orientado a mejorar la calidad del servicio que presta esta empresa. Dicho informe está estructurado de la siguiente manera:

Fase I: En esta fase se describe el contexto del problema, las causas, consecuencias y solución que se propone.

Fase II: En esta fase se describe el área de estudio del diseño de un sistema automatizado que permite mejorar los procesos de control de inventario y facturación en la empresa Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas. Además se describe su estructura, base de datos, diagramas e interfaz de usuario. Finalmente se exponen las conclusiones del informe.

FASE I

Descripción Situacional

La Informática es un área muy dinámica en la que los nuevos descubrimientos se producen a diario, estudiando el tratamiento automático y racional de la información. Estos avances tecnológicos han permitido que el hombre pueda llevar el control de sus finanzas, logrando organizar sus procesos productivos en busca de una mejor forma de vida y así desarrollar la solución de un problema mediante una computadora.

Los cambios generados en la sociedad debido a los adelantos científicos y tecnológicos, además de otros fenómenos como el de la globalización en el mundo; complementados, a su vez por la aparición de las nuevas tecnologías de información y comunicación, matizan una realidad compleja que amerita abordarse con una visión holística en el marco de las organizaciones empresariales públicas o privadas. Por ello, las transformaciones que deberán producirse para lograr el progreso y desarrollo de la sociedad se fundamentan sobre la plataforma del conocimiento y de la automatización de datos y registros.

Hoy en día la mayor parte de las empresas utilizan sistemas de información para conocer el ambiente tecnológico en que están establecidas, o en que deben actuar, ya que estos se han convertido en un soporte fundamental en la dirección de metas fortaleciendo su gestión.

En la Empresa Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas, se presentan problemas en los procedimientos de registros, compras y ventas, principalmente por la cantidad de tiempo que debe emplearse durante el proceso de venta, ya que tanto el control como la búsqueda se realiza manualmente, causando pérdidas de tiempo en los clientes y un excesivo gasto en material de papelería, ocasionando de esta manera insatisfacción por parte de sus dueños.

Por otra parte se presenta un factor organizativo que es de suma importancia, ya que si no se archiva los documentos de registro, compra y venta adecuadamente es difícil encontrar una información de forma rápida. Es por esto que la falta de automatización genera un factor de retardo al momento de llevar al éxito a una compañía.

Asimismo, los Sistemas de Información brindan recursos para agilizar los procesos, mecanismos, y un sin número de herramientas de las que se han hecho dependientes un gran número de empleados, en las empresas, quienes laboran en constante contacto directo con todo tipo de equipos de cómputo, por ende la tecnología forma parte de la vida cotidiana de los trabajadores formando éstos parte de los activos empresariales. Por consiguiente, toda empresa antes de implementarlos debe tener claramente determinado, el volumen de datos que maneja, la prestación del servicio al usuario y los objetivos o fines que se derivan de su actividad.

Dado a los transcendentales cambios continuos de sistemas y tecnologías de información, además de los procesos que afectan a cada país del mundo, se han hecho evidentes nuevos requerimientos de un diseño e implementación de sistemas de información eficaces, constituyendo un desafío para la productividad.

Por consiguiente, sería muy beneficioso diseñar un sistema de información que genere un servicio confiable y veraz al momento de proporcionar la información deseada como lo es de tener un reporte diario de las ventas y al mismo tiempo llevar un control de cuanta mercancía hay, y así saber que gastos se han generado y con que saldo actual cuenta Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas a la hora de generar una inversión para dicho negocio.

En función de lo expuesto, surge la necesidad de analizar los sistemas de información como herramienta eficaz para la toma de decisiones en el sistema antes planteado y diseñar una propuesta a fin de proporcionar a los usuarios una información completa y eficaz a la hora de solicitarla y al mismo tiempo quedar satisfecho con el buen desempeño y lograr los resultados anteriormente solicitados.

Debido a lo anteriormente descrito, es recomendable para el óptimo funcionamiento de la empresa la puesta en marcha de un sistema automatizado que facilite el registro y control de las actividades diarias de dicho establecimiento comercial; específicamente en el área de las ventas.

Esto se lograría diseñando una aplicación software conveniente para las necesidades y exigencias de la empresa; de tal manera que sea de fácil manejo y confiable para soportar la valiosa información de la empresa.

FASE II

Área de Estudio

El proyecto se desarrolló en la empresa Maderas Esbel ubicada en la Av. Raúl Blomval López frente al McDonald’s de alto Barinas estado Barinas.

El estudio del sistema está ubicado en el área correspondiente a la informática, concretamente al diseño de sistemas de información, el cual está fomentado por una serie de pasos para realizar el análisis y diseño de sistemas.

Objetivo General

Propuesta de un sistema automatizado para el control de inventario y facturación en la empresa Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas

Objetivos Específicos

1. Analizar el funcionamiento del departamento de ventas y los procedimientos que emplean para llevar el control de inventario, facturación y registro de hoja de contrato.

2. Determinar los requerimientos funcionales del sistema de información a diseñar en función del análisis realizado.

3. Diseñar los flujos de información del nuevo sistema así como la base de datos y la interfaz de usuario.

Descripción de la propuesta

El sistema automatizado para el control de inventario, facturación y registro de hoja de contrato en la empresa mueblería maderas Esbel Barinas Estado Barinas es una aplicación que viene a mejorar el flujo de los procesos que se llevan a cabo diariamente en la empresa. Este ha sido desarrollado tomando en cuenta muchos aspectos de vital importancia, entre los que se pueden mencionar la amigabilidad con el usuario, esto es la fácil adaptación por parte del personal que labora en el las áreas de compra, venta y departamento de personal, la funcionalidad que no es más que la realización de forma eficiente y confiable de todos los procesos para el cual fue construido y la adaptabilidad que es el fácil ajuste a las nuevas necesidades que surjan en el futuro dentro del departamento.

Objetivos

General

Controlar de manera eficiente y segura todos los procesos de control de inventario, facturación en la empresa Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas

Específicos

1. Registrar de forma ordenada todos los datos referentes al inventario de mercancía para la venta.

2. Controlar de manera automatizada los procesos ventas diarias.

3. Ofrecer de manera rápida y oportuna reportes confiables de todas las ventas realizadas por periodos de tiempo así como los listados de inventarios y contratos actualizados de forma automática.

Descripción de los Procesos

Proceso de registro de datos las nuevas existencias: Este proceso consiste en almacenar la data referente a las nuevas cantidades de muebles producida para que la misma esté disponible para la venta. El proceso se realiza mediante el uso de módulos diseñados especialmente para la captura de datos. Estos constan de un formulario máster que dispone de una rejilla de datos en donde se pueden visualizar todos los datos registrados y otro formulario que es donde se pueden agregar nuevos registros y modificar los existentes.

Registro de ventas: Para este proceso se verifica que los clientes estén registrados y de no ser así registrarlos. Luego se procede a consultar en el sistema la disponibilidad de la mercancía solicitada y luego se van registrando en el módulo correspondiente la venta. Una vez registrada la venta se procede a imprimir la factura con un original para el cliente y una copia que queda en la empresa para los procedimientos contables respectivos.

Generación de reportes de ventas: Los reportes de ventas son generados por el sistema a través de consultas que permiten obtener listados de ventas totalizadas por periodos de tiempo que pueden ir desde diario hasta anual.

Seguridad del sistema: Está dada por niveles de acceso a usuarios. Se crearon privilegios de manera que solo puedan operar el sistema usuarios autorizados.

DIAGRAMA DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL SISTEMA PROPUESTO

BASE DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO

DIAGRAMA DE DESPLIEGUE EN NODO DE EJECUCIÓN

INTERFAZ DE USUARIO

ACCESO AL SISTEMA:

MENU PRINCIPAL:

FORMULARIO MASTER Y DE REGISTRO DE CLIENTES:

FORMULARIO MASTER Y DE REGISTRO DE PROVEEDORES:

FORMULARIO MASTER Y DE REGISTRO DE USUARIOS:

FORMULARIO DE FACTURACIÓN Y COMPRAS:

Conclusiones

La sistematización de los procesos de información se ha convertido en una necesidad vital para las organizaciones de hoy día y el procesamiento de datos mediante un sistema de información constituye el mecanismo más idóneo para el tratamiento de grandes volúmenes de información.

En el caso de la empresa Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas, se ha logrado hacer un diseño para sistematizar los procesos de ventas diarias, inventario y registro de hojas de contrato mediante una aplicación computarizada, la cual está dirigida a mejorar el funcionamiento de la empresa en pro de lograr mayor eficiencia en la prestación del servicio al cliente, lo que se traduce en mayor nivel de competitividad.

Se ha logrado diseñar una propuesta la cual se considera que cumple con los requerimientos encontrados en la empresa antes mencionada. Para ello se determinó cual era la problemática real de la empresa mediante el análisis de los procesos en estudio y la recolección de datos mediante técnicas de recolección de información como la observación, revisión documental y la entrevista. Posteriormente se diseñaron las especificaciones funcionales del nuevo sistema, se diseñaron los flujos de información, bases de datos y la interfaz gráfica de usuario dando como resultado el prototipo de sistema automatizado para el control de inventario, facturación y registro de hoja de contrato en la empresa Mueblería Maderas Esbel Barinas Estado Barinas. Para ello se debió ajustar la Metodología RUP a las necesidades del proyecto, el cual fue modelado con el lenguaje UML.

Este sistema se podrá desarrollar en herramientas tales como el gestor de base de datos FIREBIRD, el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic® los cuales permiten el mejoramiento continuo de la aplicación mediante actualizaciones periódicas. Se considera que si se desarrolla este sistema, se logrará la implantación con altos niveles de eficiencia.

Recomendaciones

1. Mantener un continuo análisis de las funcionalidades del sistema de forma que se pueda actualizar continuamente de acuerdo a los nuevos requerimientos que se presenten.

2. Promover continuamente la confiabilidad de la información, de manera que los usuarios no compartan sus claves de acceso con los usuarios autorizados o no autorizados del sistema.

3. Establecer una política de selección de los usuarios del sistema, así como la forma de evaluarlos controlarlos.

4. En cuanto al trabajo especial de grado se recomienda seguir el desarrollo del proyecto, con la finalidad de ponerlo en marcha en la empresa Mueblería y Maderas Esbel.

Referencias Bibliográficas

ARLOW J. y Neustadt I. (2005). UML ANAYA MULTIMEDIA. 2da. Edición Madrid – España.

BARRIOS, M. (2006) MANUAL DE TRABAJOS DE GRADO, ESPECIALIZACIÓN, MAESTRÍA Y TESIS DOCTORALES. Fondo Editorial de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Tercera Edición. Caracas - Venezuela. (215 Págs.)

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA AGUSTÍN CODAZZI (2009) Reglamento Interno trabajo especial de grado y Orientaciones para su Elaboración. Barinas - Venezuela

JACOBSON, I., BOOCH, G. y RUMBAUGH, J. (2000). EL PROCESO UNIFICADO DE DESARROLLO DE SOFTWARE. Pearson Addisson-Wesley.

KENDALL, K. y Kendall, J. (1997) ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS. Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. D.F., México. (881 Págs.)

LAUDON, Kenneth y Laudon Jane. Administración de los Sistemas de Información, Organización y tecnología. Tercera Edición. Editorial Prentice Hall Hispano Americana. México. 1996

MONTILVA, J. Desarrollo de Sistemas de Información. Consejo de publicaciones de la ULA.1988.

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AUTOR:

MAURICIO ENRIQUE

MARTÍNEZ BARBOZA

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AUTOR:

MAURICIO E. MARTÍNEZ B.

C.I. V- 19.430.774

TUTOR:

WILSON R.CORDERO R.

C.I. V-14712767

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| |Pág. |

|Introducción…………………………………………………………………….. |6 |

|FASE I Descripción Situacional | |

| Descripción Situacional…………………..……..……………………………. |7 |

|FASE II Área de Estudio | |

| Objetivos | |

| General…………………………………………………………………... |10 |

| Específicos………………………………………………………………. |10 |

| Descripción de la propuesta………………………………………………….. |11 |

| Diagramas……………….………………………………………………….. |13 |

|Conclusiones…………………………………………………………………… |20 |

|Recomendaciones……………………………………………………………… |21 |

|Referencias Bibliográficas……………………………………………………. |22 |

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Figura Nº 3 Diagrama de despliegue en nodo de ejecución del sistema propuesto.

Fuente: Elaboración propia. Año 2009

Figura 2. Base de Datos del Sistema Propuesto

Fuente: Elaboración Propia. Año 2009

Figura 1. Diagrama de Requerimientos Funcionales del Sistema Propuesto

Fuente: Elaboración Propia. Año 2009