Propuesta para establecer un enfoque de control...
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UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA PÚBLICA
PROPUESTA PARA ESTABLECER UN ENFOQUE DE CONTROL INTERNO
EN EL ÁREA DE VENTAS - CUENTAS POR COBRAR - COBRANZAS EN UNA
EMPRESA QUE MANEJA UN SISTEMA DE COMPRAS PROGRAMADAS. CASO:
FRANQUICIAS BS1, C.A.
Autoras: Fajardo Marinel
Fermín Verónica
Sequera Neida
LIC. PEDRO FRAGA
BÁRBULA, JUNIO DEL 2002
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INTRODUCCIÓN
El Trabajo de Investigación tiene como objetivo fundamental, proporcionar un enfoque de
Control Interno que sirva de apoyo a todas aquellas personas encargadas de controlar las
transacciones provenientes de compras programadas en las empresas, a lo largo de su
ejercicio económico, en el área de Ventas- Cuentas por Cobrar- Cobranzas.
Es de hacer notar que, en el mundo de hoy, las empresas comerciales en general, tienen
como objetivo principal la obtención de ganancias que les permitan un buen desempeño en
sus operaciones diarias así como asegurar el futuro del negocio. Por tal razón, la presente
investigación enfoca su importancia en la presentación de alternativas que servirán de guía
para el adecuado manejo de las operaciones que dan origen a los ingresos de tales
empresas, al igual que asegurar la apropiada obtención y percepción de los mismos hasta su
correcta contabilización.
Hoy día la globalización y las fluctuaciones de la moneda han permitido que la entidad se
encuentre afectada por constantes cambios, por una mayor gama de competidores,
proveedores, clientes, etc.; los cuales dan origen a nuevas formas de producción,
comercialización y prestación de servicios y en donde el aumento de la capacidad
tecnológica y administrativa debe estar relacionada con todo el personal que labora en una
empresa, desde directores o administradores de nivel superior hasta el personal de nivel
operativo.
Por ende se han creado otras formas de producir rentas como es el sistema de Compras
Programadas o Contrato de Ahorro Previo, el cual tiene su origen desde tiempos remotos,
desde fines del siglo XVIII y mediados del XIX en países como Inglaterra, Estados Unidos
de América, Francia, Italia, Argentina y por supuesto ahora en Venezuela en el ramo de
Vehículos, Viviendas y Artefactos Eléctricos. Esta nueva forma de adquirir bienes es
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producto de una economía inflacionaria, donde en muchas ocasiones se hace imposible la
compra a crédito o al contado, de bienes.
En su origen el sistema es mutualista, consiste “en la financiación recíproca o en la
financiación de los reunidos”. Se trata de la organización de los ahorristas para la obtención
directa o indirecta de bienes, sobre la base del aporte mancomunado y el ahorro recíproco,
mediante acumulación de capitales que recauda entidades autorizadas. En los últimos
tiempos el fenómeno se revirtió, constituyéndose ahora en sociedades de ahorro para la
adjudicación directa de bienes.
Por lo tanto la presencia de normas de control interno es vital dentro de una organización
porque van encaminados a la eficiencia, protección y salvaguarda de sus activos. Cabe
destacar que el control debe estar aunado al desenvolvimiento de los negocios a fin de
optimizar los procedimientos en los diferentes niveles de la organización.
El referido trabajo consta de cinco capítulos. En el primero se plantea el problema de
manera objetiva, tratando de visualizar las dificultades que presenta la empresa en el curso
normal de sus operaciones. También se presenta una serie de interrogantes que sirven de
orientación para el desarrollo de la investigación y se formulan los objetivos generales y
específicos de estudio.
En el segundo capítulo se hace referencia a los antecedentes de la investigación,
comprenden un conjunto de tesis de grado que guardan relación con el presente trabajo; así
mismo las bases desarrolladas permiten fundamentar el conocimiento que el investigador
lleva a cabo, proveniente de elementos teóricos planteados por diferentes autores, y que
conllevan a la formulación del marco conceptual.
El tercer capítulo se refiere al tipo de investigación, aplicando para ello una metodología
avanzada en un modelo de investigación documental de tipo descriptivo, en el que se
aplicaron técnicas de investigación de campo, indicando también las técnicas para la
recolección de la información.
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El cuarto capítulo consta de la presentación y el análisis de los resultados; en donde se
interpreta la información que arroja el método de investigación utilizado.
En el quinto capítulo se desarrolló la propuesta cubriendo las necesidades de la empresa en
función de los datos obtenidos, por medio de la encuesta así como de entrevistas.
Cabe destacar que esta investigación desarrollada en el área de Ventas-Cuentas por Cobrar-
Cobranza referida a todas aquellas empresas que manejan un sistema de compras
programadas es de suma importancia, ya que esta modalidad se considera una nueva
estrategia de venta, la cual se ha creado con la finalidad de cubrir las necesidades y
expectativas del cliente; así como lograr incrementar el ingreso principal de la empresa que
le permita optimizar las condiciones en todas sus áreas.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
El acto de comercio es una actividad que se ha venido desarrollando desde tiempos remotos
bajo la forma de trueque, el cual ha evolucionado con el tiempo y exigencias de los
individuos. En la actualidad este tipo de negocios como el intercambio de bienes y servicios
ha incursionado en el mundo entero por la necesidad que tiene la sociedad de obtener
cualquier tipo de bienes, ya sea para el consumo humano, para el aseo personal, para el
vestuario o para productos de primera necesidad en el hogar, a la hora de adquirir cualquier
producto o servicio el consumidor tiene la facilidad de elegir la forma de pago que se
adapte a su disponibilidad económica; esto quiere decir que existen diferentes tipos de
ventas que van a permitir brindar un mayor beneficio al comprador, como son: las ventas
al contado, las ventas a crédito y las ventas a plazos.
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Es cierto que en toda empresa se crea una estructura organizativa con el fin de enmarcar y
delimitar las funciones, actividades y responsabilidades de los componentes sociales de la
organización; así como también de políticas que permiten aplicar estrategias en los casos
que se requieren acciones rutinarias para el logro de la toma de decisiones más acertada,
todo ello unido a una serie de reglas y procedimientos que van a permitir un mayor
compromiso por parte de los empleados.
A parte de contar con estructuras organizativas, políticas, reglas y procedimientos, también
van a utilizar métodos de control interno preparados para proporcionar resultados
independientemente del enfoque de éste, ya sea contable o administrativo; así como
minimizar las desviaciones o riesgos, para el logro de los objetivos planificados.
Cuando una empresa no está bien organizada departamentalmente, es obvio que se
presentan una serie de problemas tales como: funciones escasamente definidas, problemas
de comunicación, duplicación de funciones, toma de decisiones en los niveles inadecuados
y pérdida de tiempo en los diferentes procesos que se realizan en la empresa.
Debido a la inestabilidad económica que vive el país, el poder adquisitivo del consumidor
es afectado, lo que ha originado iniciativas en los empresarios en busca de nuevas técnicas
de mercadeo que sustituyan las ventas basadas en el crédito; de esta manera se adopta una
nueva estrategia de ventas denominada Compras Programadas tomada de otros países,
como es el caso de la empresa objeto de estudio específicamente Franquicias BS1, C.A..
Es importante resaltar que actualmente existen otras entidades desarrollando dicho sistema
entre las cuales se encuentran: Unicompra, Mi Plan, Fombienes, Chevyplan y Participar.
La empresa Franquicias BS1, C.A., ubicada en la Av. Bolívar Norte- Valencia iniciada en
Enero del 2001 y puesta en funcionamiento en el mes de Marzo del mismo año tiene por
objeto social explotar el ramo de compra y venta al mayor y al detal, importación,
representación y distribución de muebles y artefactos de toda clase, equipos de cocina
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empotrables, equipos de sonido, y otros. Esta empresa opera bajo un sistema de compras
programadas el cual consiste en la conformación de un grupo económicamente homogéneo
de 72 personas, que se financie mensualmente entre sí y posibilite la compra para cada uno
de los participantes; la compra será de igual monto para cada uno de ellos que deberán
cancelar mensual y sucesivamente hasta llegar al monto de 700.000 Bs. que representa el
monto del bien que desean adquirir, el cual podrá ser entregado de las siguientes maneras:
Adjudicación por Sorteo: En el momento que el cliente decide hacer el contrato se le asigna
un número entre el 1 y el 72, para que participe en un sorteo donde mediante un sistema
conforme supervisado por un notario público se sorteará uno de estos números, cuyo
poseedor será favorecido con la entrega de la mercancía, siempre y cuando tenga cancelada
cinco cuotas, de lo contrario seguirá participando en los próximos sorteos.
Adjudicación por Licitación: El comprador sin necesidad de pagar las cuotas al momento,
podrá ofertar el pago de las cuotas por adelantado que él considere conveniente, siempre y
cuando sean mayores a 8 cuotas.
Carrera de Abono: El cliente que adelante los pagos de las cuotas, en este caso tenga más
de 8 cuotas pagadas se le entregará el bien.
En la empresa Franquicia BS1, C.A. se cumple muy bien la función de atención al cliente,
estudiando las diferentes estrategias de ventas para así complacer las preferencias del
consumidor, pero no cuentan con mecanismos de control bien definidos que les permita
tener más seguridad en la celebración de sus operaciones y confiabilidad en la información
que generan para su análisis y toma de decisiones.
No se cumple con uno de los principales elementos del control interno como es el de
Adecuada Segregación de Funciones, es decir, el presidente de la empresa Franquicias BS1,
C.A. tiene a su cargo muchas funciones que cumplir a la vez, así como el Vicepresidente;
esto puede traer como consecuencias desviaciones en el área administrativa y contable,
además, el personal que labora en la empresa no esta bien informado de las normas que se
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tienen establecidas para llevar un control en el área de Ventas- Cuentas por Cobrar-
Cobranzas.
También se presenta incertidumbre por parte del presidente de la empresa referente al
registro contable que debe efectuarse en el proceso de Compras Programadas.
De continuar con la política utilizada se generarán factores que pueden perjudicar el curso
normal de operaciones.
Además, es indispensable establecer un enfoque de control interno que permita crear
registros adecuados, los cuales generan un mejor flujo de información que va a evaluar
oportunamente la gestión realizada, así como el fortalecimiento de un sistema de
contabilidad con proyección financiera.
Formulación del Problema
¿Cuáles son las ventajas de proporcionar un enfoque de control interno en el área de ventas-
cuentas por cobrar - cobranzas en la empresa Franquicias BS1, C.A, la cual maneja un
sistema de compras programadas?
Sistematización del Problema
¿Qué efectos genera en el manejo contable de la empresa la falta de un procedimiento de
control interno?
¿Qué consecuencias trae el actual sistema utilizado por la empresa?
¿Cómo incide en la organización la ausencia de sistemas de información apropiados?.
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Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Presentar un enfoque de control interno en el área de ventas – cuentas por cobrar –
cobranzas que permita un mejor manejo de las operaciones de la empresa Franquicias BS1,
C.A.
Objetivos Específicos
Evaluar la política contable y administrativa puesta en funcionamiento por la empresa
Franquicias BS1, C.A.
Formular una serie de mecanismos adecuados para proporcionar control razonable sobre las
ventas – cuentas por cobrar – cobranzas.
Proporcionar un procedimiento de control interno que permita verificar la exactitud de
registros en los libros contables.
Justificación
Los cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y otros, que actualmente se
presentan en la sociedad hace indispensable que el empresario se adapte a ellos, con el fin
de encontrar soluciones a problemas de mercadeo, de estudios del cliente, de estructura
interna, que de una u otra forma van a incidir en los resultados de la empresa. Esto también
va a permitir guiar a la organización por lineamientos legales exigidos por la misma
sociedad.
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La investigación llevada a cabo tuvo como finalidad primordial presentar y emplear un
enfoque de Control Interno como una herramienta para optimizar los diversos componentes
operativos, lo cual va a permitir a ambas partes (empresario y estudiante), obtener un
mayor aprendizaje en cuanto a las medidas y métodos que debería adoptar la compañía para
hacer los registros pertinentes en el área de ventas-cuentas por cobrar-cobranzas y mostrar
por medio de un flujograma el sistema en el área antes mencionada para un mejor manejo
del proceso, por ello, en una empresa el buen funcionamiento contable y administrativo
depende de los sistemas; de aquí se deduce la importancia y uso del mismo, generando
beneficios para la empresa ya que para un adecuado control sobre las operaciones y
transacciones financieras es necesario contar con la información que nos proporciona el
sistema; según Fernando Catacora 1997 “un sistema es un conjunto de elementos, entidades
o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación
entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo en común”(p.25). De esta manera se
brindará información en el desempeño de las funciones de los trabajadores así como
presentación de un enfoque de control interno en el área de estudio.
El enfoque de control para la empresa Franquicias BS1 C.A, le permitirá al personal
conocer en corto tiempo, cuáles son las actividades a ejecutar, dónde hacerlas y cómo
hacerlas de manera eficiente, quedando así establecido los niveles de responsabilidad e
independencia, eliminando fallas con respecto a normas y procedimientos de la empresa y
minimizar posibles fraudes al momento de realizar la venta.
Este trabajo está dirigido a satisfacer las necesidades de cualquier estudiante, de tal manera
que se pueda poner en práctica en el campo laboral todos los conocimientos contables y
administrativos adquiridos; lo cual sería una alternativa de solución para proporcionar una
seguridad razonable, aunque no absoluta de los registros financieros, para la preparación de
los Estados Financieros.
Al mismo tiempo esta investigación tratará de contribuir como aporte a estudios futuros
relacionados con enfoques de control en el área de ventas y cobranza para todo el campo
contable interesado en este tema.
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Por último, la investigación sirvió a las investigadoras desarrollar los conocimientos,
habilidades y aptitudes obtenidas durante los años de estudio.
CAPÍTULO II
Marco teórico
Antecedentes de la Investigación
A lo largo de la investigación realizada, se llevó a cabo una exhaustiva revisión
bibliográfica en el área investigativa, lo que permitió encontrar algunos estudios que
orientan y soportan el desarrollo del presente trabajo.
Verónica Rudas y Ruth Ramos (2000), en su investigación “Efectos de la Ausencia de una
Estructura de Control Interno Eficaz en los Ciclos de Ventas y Cuentas por Cobrar de las
principales Empresas Distribuidoras de Papelería ubicada en el Municipio Valencia”.
Señalan que existen pequeñas empresas comerciales que aún teniendo un sistema de
Control Interno, no son lo suficientemente satisfactorios para verificar la exactitud y
confiabilidad de la información financiera proveniente del ciclo de Ventas-Cuentas por
Cobrar; por lo tanto en la consecución de sus objetivos las autoras hacen un bosquejo de
todo lo que podía causar esas fallas en el ciclo de ventas y cuentas por cobrar, por el
ineficiente sistema de control interno.
Una vez propuesto un procedimiento que permita subsanar esas fallas, se manifiesta lo
necesario que es evaluar los problemas que puedan existir en una empresa y las causas que
conllevan a dificultar el desarrollo de las operaciones de la compañía, no solo en el área
operativa, sino también en el área administrativa. Esta investigación se basó en un
estudio de campo, de tipo descriptivo.
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La presente investigación estuvo basada en implantar una estructura de control interno en el
área de ventas-cuentas por cobrar-cobranzas, que le permita a la empresa detectar cualquier
irregularidad, así como trabajar con mayor eficiencia y corrección en sus operaciones; y la
investigación antes descrita sirve de apoyo por cuanto también busca crear mejores
controles para prevenir posibles errores e irregularidades en el área de ventas y cuentas por
cobrar, buscando así una mayor confiabilidad en la información financiera y contable de la
empresa.
José A. Rodríguez (2000), en su investigación “Nuevo enfoque de la Auditoría Operacional
con respecto al Control Interno, aplicado a una empresa manufacturera ubicada en Guacara,
Estado Carabobo”(área de Post-Grado), hace énfasis en las irregularidades y disminución
de la eficiencia que ocurriría dentro de la empresa si no se aplica un adecuado control
interno que permita evitar fraudes, así como deficiencias en las operaciones de producción,
mercadeo y ventas, junto con el área financiera y de control interno. La metodología
empleada se basó en un tipo de investigación descriptiva de campo, con un método de
observación directa y documental, empleando también el método analítico y las técnicas de
cuestionario y entrevistas.
Esta investigación plantea la necesidad de un enfoque de la Auditoría Operacional con
respecto al control interno, ya que su atención se centra en evaluar la eficacia y eficiencia
de las operaciones de las organizaciones, así como segregando funciones que cada gerente
y cada personal que labora dentro de la empresa deben cumplir, siendo éste uno de los
principales problemas que afrontaba dicha empresa, como las diferentes funciones que los
empleados tenían que asumir, corriendo el riesgo de presentarse fraudes en las áreas
tales como Personal, Inventario, Compras, etc.
Esta investigación tiene amplia relación con el presente trabajo, por tanto que en
Franquicias BS1, C.A. se está proponiendo un enfoque de control interno que va a permitir
una adecuada segregación de cuentas en el área financiera y contable, así como en el área
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del personal; la investigación antes descrita sirve de guía en todo lo que se refiere a control
interno así como la creación del flujograma y una serie de técnicas que se pueden
desarrollar para el establecimiento de un efectivo control interno que pueda ser aplicado a
cualquier empresa.
En la investigación realizada por Omar Arteaga (2000) sobre la “Incidencia de los actuales
sistemas de crédito y cobranza en el rendimiento de la pequeña y mediana empresa de la
ciudad de Valencia Estado Carabobo”, cuya finalidad es sugerir cambios necesarios en la
operatividad de la sección de crédito y cobranza debido al sin número de problemas que se
presenta en la pequeña y mediana empresa. La metodología empleada en esta investigación
se llevó a cabo en encuestas, las cuales se codificaron en preguntas y agrupadas por
categorías presentándose las respuestas en gráficos tipo torta o barras.
Esta investigación se basa en las dificultades que se presentan al momento de realizar los
cobros, producto de las ventas a crédito, ya que esta consideración en décadas anteriores no
era problema por contar con índices inflacionarios menores al 20%, en la actualidad esta
plataforma ha cambiado y con ella se han originado otros cambios como: la devaluación de
la moneda, un aumento en la tasa de interés.
La presente investigación se refiere a un sistema de compras programadas donde la venta
se realiza al final de un período de tiempo donde el empresario ha recibido una serie de
cuotas que conforman el pago o valor del bien, como se observa estas cuotas también se
ven afectadas en la actualidad por fluctuaciones en el ámbito económico y social que sufre
el país hoy día.
En la tesis de grado titulada: “Sistema de Control Interno en el Área del Efectivo en Caja y
Bancos: Bases para su evaluación en una Empresa Manufacturera ubicada en la Zona
Industrial Municipal Norte de Valencia. Estado Carabobo” (2000), cuyos autores José Oria,
Francisco Patiño y Ana Tangari; se plantea la necesidad que tienen las empresas de contar
con un eficiente sistema de control interno como una herramienta para el correcto
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tratamiento de las operaciones inherentes a cada organización, resaltando el rol que
desempeña el área de efectivo en caja y bancos para su desarrollo. La metodología
empleada para lograr el cometido partió de la observación de actividades realizadas en el
área de efectivo y la estructura existente en la empresa relacionada con técnicas y se
consultó fuentes bibliográficas para poder relacionar los conocimientos obtenidos en
encuestas aplicadas. Donde se concluye que una forma de reducir el riesgo y proporcionar
información útil a la toma decisiones gerenciales es mediante la evaluación del sistema de
control interno aplicado en dicha área, con el objetivo de medir y calificar las debilidades
de control existentes, para así poder aplicar los correctivos necesarios y cumplir de manera
cabal los objetivos planteados por la empresa.
Esta tesis se relaciona con la presente investigación en cuanto a que existe una necesidad de
evaluar los sistemas de control interno aplicados en cualquier empresa, y de manera global
en todas las áreas contables; a fin de determinar si éste es adecuado en su procedimiento y
ejecución para poder detectar con mayor certeza las irregularidades y errores que se puedan
presentar en un área respectiva. Toda empresa debe llevar a cabo sus operaciones regulares
y tener presente todos y cada uno de los elementos de control interno necesarios y asevera
que la medición adecuada de la correcta aplicación de este proceso es tan importante en
cualquier empresa que proporciona un invalorable recurso conceptual de real aplicación, sin
discriminación del ramo o actividad del negocio, reflejando la seguridad de una eficaz
gestión operativa y organizativa que garanticen las transacciones relacionadas con cada
área contable.
En el Trabajo de Grado: “Alcance y Limitaciones del Efecto de la función de la Auditoría
Interna en el Ciclo de Ventas y Cuentas por Cobrar en las Empresas Privadas, por parte del
Contador Público Independiente” (2000), cuyas autoras Xiomara Jaspe y Yoli Medina, se
plantean los alcances y las limitaciones que se le pueden presentar al auditor independiente
al realizar la evaluación de su examen en el área de las ventas y cuentas por cobrar en las
empresas privadas. El presente estudio se basa en un diseño de campo, de carácter
descriptivo, la técnica de recolección de datos empleada fue estructurada mediante un
formato de entrevista y los datos se analizaron basándose en entrevistas aplicadas a una
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serie de firmas de auditores. De acuerdo al análisis e interpretación de los datos obtenidos
en la investigación se concluyó que el control interno en el ciclo de ventas y cuentas por
cobrar representa un papel importante en las empresas privadas, ya que al auditor externo le
permite realizar las evaluaciones necesarias para emitir su dictamen y además el control
proporciona efectividad en los procedimientos de auditoría, dando como resultado la
importancia de la existencia de la Auditoría Interna en la Empresa Privada mediante el cual
se obtiene un mayor control de todas las operaciones que realiza la empresa, tanto
administrativas como contables; así como garantizar el cumplimiento de las políticas y
procedimientos establecidos por la empresa. De esta manera si dicha unidad de auditoría
interna cumple con sus funciones, el control interno tiende a ser adecuado y el alcance del
trabajo realizado por el auditor externo es menor, disminuyendo así el costo de la auditoría;
de lo contrario, si el control interno presenta debilidades y es inadecuado, las pruebas
aplicadas por el auditor externo incrementarán y por ende el costo de la auditoría será
mayor.
Este estudio se relaciona con el presente trabajo de investigación en cuanto al papel
importante que juega un adecuado control interno en la estructura contable de las empresas
y la necesidad de su establecimiento como medida de control y prevención ante los
procedimientos de auditoría y prácticas contables llevadas a cabo en las operaciones y
transacciones de empresas privadas, específicamente en el ciclo de ventas y cuentas por
cobrar adaptándolas a las realidades y circunstancias presentes en cada una de ellas.
Bases Teóricas
Las empresas son entidades económicas con personalidad jurídica, que unen recursos
humanos, capital y trabajo para la producción de un bien o la prestación de un servicio y de
esta manera satisfacer tanto las necesidades de la colectividad como las propias.
Cuando se decide la constitución de una empresa, invertir un capital entre varias personas,
donde la responsabilidad de los propietarios frente a las obligaciones de la sociedad es por
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su aporte al capital; lo más importante es la consecución de los objetivos propuestos para el
logro de un fin común, que les permita obtener ingresos ya sea mediante la venta de bienes
o la prestación de servicios.
Se debe tener claro el momento en que debe reconocerse el ingreso, para un oportuno
registro en libros, ya que existen diferentes operaciones efectuadas por la empresa que
generan utilidades, pero que tienen diferentes naturalezas y registros contables.
En tal sentido la Declaración de Principios de Contabilidad N° 0 “Normas Básicas y
Principios de Contabilidad y de Aceptación General” emitida por la Federación de Colegios
de Contadores Públicos en Venezuela, establece en su párrafo 40 lo siguiente:
Realización Contable.- La contabilidad cuantifica, preferentemente en términos
monetarios, las operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la actividad
económica y ciertos eventos económicos que la aceptan. Dichas operaciones y eventos
económicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y registrarse
en la contabilidad. A tal efecto se consideran realizados para fines contables: a) Las
transacciones de la entidad con otros entes económicos, b) las transformaciones internas
que modifiquen la estructura de los recursos o de fuentes o, c) los eventos económicos
externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede
cuantificarse razonablemente en términos monetarios.
El principio de realización, es el principio que se relaciona directamente con el registro de
las operaciones relativas a los ingresos, cada uno de los literales nombrados anteriormente
tiene una manera diferente de registrarse en los libros contables, y la manera en que se
reconoce el momento que se realiza el ingreso es cuando:
Se ha realizado un intercambio de valores entre dos partes, cuando el vendedor entrega
bienes y/o servicios equivalentes al monto por el cual se realizó la venta. Este intercambio
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de valores ocurre cuando se pacta la transacción de venta y ello se reconoce posteriormente
en los registros contables a través de la contabilización de las ventas.
Pedido
Cliente Intercambio de Valores Empresa
Mercancía
Se ha entregado el bien físicamente o su posesión mediante la transferencia de la propiedad
o se ha prestado el servicio, para que exista por tanto una venta, el cliente debe estar en
posesión física del activo o bien adquirido y dar su conformidad necesaria. En este caso, su
verificación es sencilla ya que se está ante la presencia de un activo tangible, lo cual no
sucede cuando el ingreso se realiza mediante la prestación de un servicio, por esta razón se
deben tener los controles necesarios adecuados para asegurar que el servicio se ha recibido.
Cliente Entrega de un bien o Empresa
Prestación de un servicio
Existe el reconocimiento del derecho de una de las partes a cobrar el bien o servicio y de la
otra, a pagarlo; se da cuando el cliente contabiliza en sus registros, el monto relativo a la
deuda que tiene, por el pedido realizado a la empresa, ello está sujeto a la segunda
condición que es la recepción conforme y aprobada por el cliente. Esta aprobación la
efectúa el cliente en el momento en el cual está recibiendo los bienes respaldado por un
Informe de Recepción, y también cuando el cliente firma la factura que envía el proveedor.
Cliente Obligación de Pagar Empresa
Reconocimiento de un derecho
Cabe destacar que para el reconocimiento del ingreso también es importante conocer el tipo
de venta de modo que, existe una diversidad de la misma. Se encuentran:
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Ventas al contado, que representan aquellas que se satisfacen en el mismo momento de
realizarse la transacción. En este caso y en los casos en donde los ingresos procedentes de
operaciones de ventas en las que el comprador tenga derecho a devolver el producto, deben
reconocerse el ingreso al momento de la venta únicamente cuando se cumple con
condiciones especificadas.
Ventas a crédito, que se basan en ventas realizadas por medio de letras de cambio o
facturas, son amortizables, y en ocasiones incobrables a corto plazo, por lo que debe
reconocerse el ingreso al momento en que se concluye una operación con una provisión
adecuada para pérdidas en cuentas incobrables.
Ventas a plazo, que generalmente se efectúan basándose en hipotecas, ventas con reservas
de dominio, letras de cambio, que dan una garantía más sólida a la venta. Se utilizan en el
mercado inmobiliario, la adquisición de maquinaria pesada, automóviles, etc., generalmente
son deudas a mediano y largo plazo, para este caso el reconocimiento del ingreso no es
aceptable a menos que el cobro del precio de venta no se tenga razonablemente asegurado.
Para los efectos de la Norma Internacional de Contabilidad Nº 18 en cuanto al
Reconocimiento de Ingreso señala en el apéndice A:
Venta de Bienes. Factúrese y retenga, es decir, cuando la entrega de la mercancía se retrasa
a solicitud del comprador, pero de hecho existe una transferencia de propiedad al aceptar el
comprador la facturación. El ingreso deberá reconocerse independientemente de que no se
haya hecho la entrega física de la mercancía. Sin embargo los artículos deberán estar
disponibles, identificados y listos para su entrega al comprador al momento de reconocerse
la venta, y no la sola intención de adquirir o producir los bienes a tiempo para su entrega (p.
268).
En cuanto a las ventas en abono se expresa:
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Cuando el ingreso se recibe mediante pagos en abonos, el ingreso atribuible el precio de
venta, sin incluir intereses, se reconoce a la fecha de la venta. Los intereses deberán
reconocerse como ingresos en proporción al saldo insoluto por pagar al vendedor. Si no se
tiene una seguridad razonable del cobro, el ingreso se reconoce mediante el método de
ventas en abonos conforme se reciban dichos pagos en efectivos (p. 271).
Dentro de una empresa, se puede decir que lo más importante son las utilidades que se
proponen obtener y por tanto realizar correctamente los asientos contables, ya sea para la
toma de decisiones, para mostrar la información financiera a los accionistas, inversionistas,
proveedores, trabajadores, etc.; así como también para demostrar ante las autoridades
tributarias la verdadera situación que vive la empresa, a fin de no tener sanciones por
incumplimiento de pago por concepto de impuestos.
Anteriormente se expuso el tratamiento del reconocimiento del ingreso por las ventas, que
es uno de los métodos más relevantes que una empresa aplica, sin embargo existen otros
medios que generan ingresos que no son precisamente las ventas directas, como por
ejemplo los anticipos recibidos que son una de las variantes de la base de ventas y que
Philip L. Defliese en su libro Auditoría Montgomery (1988) señala:
Los anticipos recibidos, en contratos de venta que requieren que el cliente pague parte o
todo el precio antes de que entregue la mercancía o se presten los servicios, se deben
reconocer los ingresos por devengar igual que los “enganches”, “pagos por avance”,
“depósitos en garantía de compra” y muchos otros similares. En el caso de que el precio
íntegro se reciba por adelantado, el ingreso por devengar debe registrarse como “ingreso no
realizado” (p. 219).
Según Arthur W. Holmes (1979) en su libro Auditoría Principios y Procedimientos Tomo I
señala: “Las ventas se refieren a los ingresos recibidos por la prestación de servicios o
entrega de artículos normalmente ofrecidos” (p. 322).
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Es necesario que una empresa emplee control interno, sobre todo en esta área tan
importante como es cuentas por cobrar – ventas, con la finalidad de promover la exactitud
de los registros contables, primero porque las ventas nombradas anteriormente tienen
diferentes registros contables y segundo porque se realizan ventas que no son registradas
como ingresos; tal es el caso en que Arthur Holmes (1979) ratifica “Las ventas
sosteniblemente realizadas pero no entregadas no constituyen en realidad ventas, no deben
anticiparse y, por lo tanto deben excluirse de las ventas contabilizadas”(p. 321).
Los pagos recibidos por anticipado, cobrando mercancías que se entregarán en un futuro,
deben registrarse como depósitos de los clientes y no deben elevarse a los ingresos hasta
que se haya efectuado la entrega o la transmisión de dominio.
Cuando se presenta este tipo de casos como la no-transmisión de dominio del bien al
cliente, se hace indispensable el manejo del control interno adecuado que proporciona una
mayor eficiencia en las operaciones.
Según la Junta de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos en el SAS Nº
1, párrafo 320.09, expresamente dice que el Control Interno es:
Aquel que comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos y
medidas adoptadas en una empresa para proteger los activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de sus datos contables, desarrollar la eficacia de las operaciones y estimular la
adhesión a las políticas administrativas prescritas por la gerencia.
El Control Interno va a brindar seguridad razonable a la Administración en cuanto a la
consecución de objetivos de una entidad. La probabilidad de conseguirlo está afectada por
las limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno tales como: los juicios
humanos en las tomas de decisiones, sus costos y beneficios relativos, las fallas humanas
como errores simples o equivocaciones, la colusión de dos o más personas.
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El Control Interno es realizado por las personas de una organización quienes establecen los
objetivos de la entidad y ubican los mecanismos de control en su sitio. Las personas deben
conocer sus responsabilidades y sus limites de autoridad. Deben existir lazos claros y
cerrados entre los deberes de las personas y la manera como se llevan a cabo, lo mismo que
con los objetivos de la entidad.
Además existe un proceso básico gerencial de planeación, ejecución y monitoreo; el control
interno es parte de ese proceso y esta integrado al mismo. Les facilita funcionar y
monitorear su conducta y relevancia continua. Es una herramienta usada por la
administración, no un sustituto de la misma.
Toda organización se fija una misión y los mecanismos para llevarla a cabo, aquí se ve
presente precisamente los objetivos que desean alcanzar, dentro de los cuales se ubican:
Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.
Información Financiera, relacionados con la preparación y presentación de Estados
Financieros confiables.
Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con respecto a las leyes y
regulaciones aplicables.
El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados, según
Resumen del COSO (p.5). Se derivan de la manera como la administración dirige un
negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales componentes son:
Ambiente de Control. La esencia de cualquier negocio es su gente (sus atributos
individuales), incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia (y el ambiente
en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual
todas las cosas descansan.
31
Valoración de Riesgos. La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe
señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades
de manera que opere concertadamente. También debe establecer mecanismos para
identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.
Actividades de Control. Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para
ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la
administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos
de la entidad.
Información y Comunicación. Los sistemas de información y comunicación se
interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información
necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo. Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer
modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a
medida que las condiciones lo justifiquen.
En cuanto a la información que se maneja dentro de la empresa, debe existir un orden por
cuanto es necesario intercambiar dicha información, para conducir y controlar sus
operaciones. De igual manera al realizar la supervisión de las operaciones la mayoría de las
veces se hacen modificaciones que deben ser controlados porque el sistema cambia a
medida que las condiciones lo justifiquen.
Según José Brito 1996 (p.339) en lo referente al control interno para las cuentas por cobrar
se presentan las siguientes medidas:
Con respecto a las ventas:
32
Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la
mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:
El departamento de ventas en cuanto a condiciones.
El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.
Con respecto a despachos:
Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser
diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén.
Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén.
Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la
nota de despacho al cliente.
Las notas de despacho deben ser prenumeradas y establecer un control sobre la secuencia
de las mismas.
Con respecto a facturación:
Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los
departamentos de despacho y cuentas por cobrar.
Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho
de mercancías son facturadas.
Las facturas deben estar prenumeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso.
Una vez elaborada la factura se procederá a verificarla en cuanto a precio, exactitud
aritmética, rebajas, etc.
33
En cuanto a crédito y cobranzas:
El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y
cuentas por cobrar.
Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:
Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.
Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.
Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar prenumeradas y su uso
debidamente controlado.
Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por
un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario
responsable.
Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas
periódicamente por un funcionario responsable.
Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas
periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.
Con respecto a cuentas por cobrar:
Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con
el mayor general.
Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.
34
Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben:
Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y
enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias
encontradas.
Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el
mayor.
Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados
con frecuencia.
Los despachos de mercancía en consignación deben ser manejados separadamente de las
ventas y las cuentas por cobrar.
Marco Conceptual
Abono: Está representado por cada uno de los pagos parciales de un préstamo o de una
compra hecha a plazos.
Acto de Comercio: Toda acción que tenga por finalidad el intercambio de bienes
y servicios, ya sea de manera directa reemplazándolo con otra clase de bien y/o servicio o
sino indirectamente mediante el dinero.
Adjudicación: Declarar que una cosa corresponde a una persona.
Amortizar: Es el reembolso progresivo del capital empleado en la adquisición de bienes y
activos, así como en los medios de producción de una empresa.
35
Archivo Maestro de Cuentas por Cobrar: Es un archivo para las registrar las ventas
individuales, las entradas en efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada
cliente y para conservar los estados de cuentas de los clientes.
Auditoría: Comprende la verificación de los registros y procedimientos contables. Puede
dividirse en: a.- Auditoría Interna, la cual se encarga de la revisión de los registros,
controles internos y operaciones contables desde el punto de vista operacional en la
organización; y b.- Auditoría Externa, se encarga de proporcionar una opinión de que los
Estados Financieros de una entidad presentan razonablemente la situación financiera, los
resultados de operaciones y los movimientos del efectivo, de conformidad con los
Principios de Contabilidad de Aceptación General.
Bienes: Representan los medios materiales a través de los cuales se satisfacen las
necesidades humanas y están disponibles para tal función. Los bienes económicos,
específicamente, son objetos que se producen con la intención de intercambiarlos en el
mercado, convirtiéndose en mercancías.
Compra: Se refiere a una transacción donde una persona o institución (comprador)
adquiere bienes o servicios a cambio de dinero. Estas compras pueden ser al contado; es
decir, cuando se cancela en forma inmediata el monto de la mercancía recibida, o compras
a crédito cuando hay un acuerdo por las partes interesadas sobre los plazos para pagar la
deuda contraída.
Compra Programada: Se refiere a aquella compra basada en una serie de pasos y
requisitos registrados en un documento, a los cuales las partes interesadas se comprometen
a cumplir, para lograr con el acuerdo establecido y quedar ambos satisfechos.
Correlativo: Correspondencia o relación recíproca.
36
Costo / Beneficio: Implica el no establecer controles únicamente por el hecho de
establecerlos, previamente debe existir una evaluación acerca de si éstos son realmente
efectivos y al mismo tiempo generen un beneficio mayor que el costo de implantarlos.
Crédito: Consiste en la entrega de bienes, servicios o dinero en efectivo a cambio de otros
bienes, servicios o dinero que se recibirá en el futuro. El otorgar un crédito es financiar el
gasto de otra persona a cuenta de un pago a futuro, llegando ésta a comprometerse en el
cumplimiento del mismo.
Cuota: Comprende la cantidad de dinero o porción fija que el comprador del bien se
compromete a pagar en la adquisición del mismo.
Estructura de Control Interno: Es el conjunto de políticas y procedimientos diseñados
para proporcionar a la administración una garantía razonable de que las metas y objetivos
que considera importantes se van a cumplir.
Financiamiento: Acuerdo establecido entre las partes interesadas como una forma de
costear los gastos que ocasionan el acto de comercio, representado en el otorgamiento de
dinero para llevar a cabo un negocio o actividad.
Fuentes Primarias: Información oral o escrita que es recopilada directamente por el
investigador a través de relatos o escritos transmitidos por los participantes en un suceso o
acontecimiento.
Fuentes Secundarias: Información escrita que ha sido recopilada y transcrita por personas
que han recibido tal información a través de otras fuentes escritas o por un participante en
un suceso o acontecimiento.
Ingreso: Es la entrada o cantidad de dinero que se percibe por las operaciones regulares de
venta en las empresas.
37
Interés: Es la remuneración que obtiene el propietario de un capital por la
utilización del mismo, bajo un tiempo determinado.
Licitación: Operación en la cual se ofrece determinado precio con el fin de adquirir un bien
específico.
Manual de Cuentas: Representa una herramienta para facilitar el registro de las
operaciones, mostrando de manera detallada las cuentas empleadas por la entidad
económica; ya que tales registros se realizan mediante sistemas mecanizados que sustituyen
a los libros manuales.
Mutualista: Asociación de personas que para recibir determinadas prestaciones, aportan
todas ellas una cuota periódicamente.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: Constituyen las guías que señalan
las pautas para el registro, tratamiento y presentación de las transacciones financieras o
económicas.
Registro Contable: Comprende las anotaciones de los hechos y datos relacionados con las
operaciones diarias generadas en la empresa, como consecuencia de sus transacciones
comerciales.
Riesgo Inherente: Una medida de la evaluación que hace el auditor de la probabilidad que
existan errores importantes en un segmento antes de considerar la ejecución de la estructura
de control interno.
Servicios: Comprende todas aquellas actividades que están destinadas a la satisfacción de
las necesidades humanas, para las cuales haya una demanda y por consiguiente un precio,
estos servicios no se presentan en forma material.
38
Sistema: Serie de elementos interrelacionados entre sí que persiguen un mismo propósito.
Transacción: Se refiere al trato o negocio realizado por las partes involucradas en el acto
de comercio.
CAPÍTULO III
Marco metodológico
De acuerdo a las características del objeto estudio a continuación se presenta el
ordenamiento para abordar metodológicamente este trabajo, en el mismo se describe el tipo,
nivel y métodos de investigación.
Nivel y Tipo de Investigación
La presente investigación se basó en un estudio descriptivo, por cuanto se realizó
indagaciones en el objeto de estudio (empresa), para saber como son sus operaciones, sus
registros contables, de esta manera fueron analizados e interpretados llegando a
conclusiones que permitieron lograr los objetivos planteados. En este sentido Tamayo y
Tamayo (1996), en su libro “El proceso de la Investigación Científica” afirma lo siguiente:
Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la
composición o proceso de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones
dominantes o sobre cómo una persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente
(p. 54).
El nivel de la investigación nombrado anteriormente se origina de manera espontánea,
debido a la forma en que se ha recopilado la investigación la cual manifiesta los hechos de
la realidad a estudiar.
39
Diseño de la investigación
Cabe destacar que la investigación se basó en una revisión documental ya que la
información que se necesitó para el desarrollo, análisis y descripción del problema se
tomaron de fuentes secundarias como lo son los textos bibliográficos y trabajos de grado; al
respecto Arias (1999) afirma que “ la investigación documental es aquella que se basa en la
obtención y análisis de datos provenientes de materiales impresos y otros tipos de
documentos” (p. 47).
El diseño se enmarco en una investigación de campo, debido a que la misma se origina por
estar interactuando con la empresa para obtener información y los datos son extraídos
directamente de la realidad a través del manejo de la documentación originados por las
ventas- cuentas por cobrar- cobranzas y los documentos involucrados en la organización.
Según Arias (1999) se entiende por investigación de campo “ la relación de datos
directamente de la realidad como ocurren los hechos, sin manipular o controlar alguna
variable” (p. 48).
Población y Muestra
Para la consecución de los objetivos planteados en la presente investigación, se efectuó la
selección de la población en el área del Departamento de Ventas: al Gerente General,
Gerente de Ventas, Administrador, Contador, Departamento de Crédito y Cobranza,
Encargado de Caja y demás relacionados con la venta de los bienes.
La población a la cual se generalizaron los siguientes resultados de esta investigación
estuvo conformada por la empresa Franquicias BS1, C.A. ubicada en la Av. Bolívar Norte
40
de Valencia Estado Carabobo, sirviendo de apoyo para la realización de la investigación. Se
realizó una encuesta al personal involucrado en el proceso de ventas- cuentas por cobrar-
cobranzas con el objeto de detectar las necesidades que requiere la empresa con relación al
enfoque de control interno a proponer.
Se tomaron de la población total de los 14 trabajadores una muestra de 7 personas donde
Tamayo (1996) nos expresa que “ la muestra descansa en el principio de que las partes
representan al todo y por tal refleja las características que definen la población la cual fue
extraída” (p. 115).
Es necesario destacar que existe diversidad de muestra y no hay parámetros fijos en la
escogencia de la misma, por tal motivo ésta se determina basándose en la necesidad del
investigador; de esta manera el tipo de muestra llevado a cabo es un “muestreo
intencionado” donde los elementos escogidos a juicio del investigador son representativos.
Lo anterior crea la necesidad en el investigador de estudiar la población para obtener un
conocimiento previo de lo que se investiga, y así detectar categorías o aspectos relevantes
del caso que se estudia.
Fuentes y Técnicas para la recolección de Datos
Las fuentes primarias y secundarias fueron para las que se utilizaron para obtener la
información, los cuales se ejecutaron por medio de la observación no participante
(Indirecta), ya que se percibió la problemática planteada a través de los sentidos,
recogiéndose luego la información necesaria para el trabajo.
Además la investigación fue fundamentada por textos, normas, principios y documentos.
El instrumento de recolección de datos estuvo constituido por las entrevistas estructuradas
con preguntas cerradas dirigidas al personal de la empresa.
41
Las entrevistas son consideradas fuentes primarias ya que se obtiene información subjetiva
tomada directamente de la realidad del caso de estudio.
Una muestra que permita la obtención sustanciosa de la información requerida, sin
embargo no es necesario un número considerable de personas para aplicar las entrevistas,
sino la calidad de la información que una minoría nos pueda suministrar.
Tratamiento de la información
Aplicada la encuesta a cada una de las personas que conforman el proceso de ventas-
cuentas por cobrar- cobranzas, se procedió a comparar cada una de las interrogantes
mediante la utilización de cuadros y gráficos que permitieron describir y determinar la
situación actual de la empresa y así poder realizar un análisis e interpretación de los datos
obtenidos ya clasificados y agrupados de acuerdo con los objetivos de la investigación.
CAPITULO IV
Presentación e interpretación de los resultados
Tal como lo identifica el estudio descriptivo se utilizaron técnicas para la recolección de la
información como la observación, entrevistas realizadas al
Gerente de la empresa Amabilis Sánchez y el Subgerente Manuel Sánchez, una encuesta
constituida por 10 preguntas cerradas para ser aplicada a una muestra de 7 personas entre
Directivos y demás empleados, así como 9 preguntas cerradas aplicadas a 4 personas
consideradas como una muestra representativa, por ser las personas más idóneas para dar
información acerca del proceso de ventas, entre ellos Directivos y encargados del proceso
de Ventas; así mismo se tomó una muestra de 3 personas seleccionados entre los demás
empleados (Modelo Anexo 1). Arrojando resultados que permitieron analizar el control
interno en el área de Ventas- Cuentas por Cobrar- Cobranzas y el desarrollo de los
42
43
objetivos propuestos. Dichos resultados se reflejaron a través de tablas, gráficos y
porcentajes.
Cabe destacar que en la encuesta aplicada los resultados obtenidos no son del todo
fructíferos, por cuanto las respuestas de la misma por parte de los empleados, no tienen
afinidad con las observaciones que durante las visitas se hicieron; exceptuando al Gerente y
Subgerente que parecen ser los más informados acerca de las operaciones administrativas y
contables de la empresa.
1. - ¿ Conoce usted las políticas contables de la empresa?
TABLA Y GRÁFICO Nº 1
OPCIONES MUESTRA %
SI 5 71
NO 2 29
TOTAL 7 100
71
29
100
5 2 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Tal como se muestra en el gráfico anterior, el 71% de los encuestados afirman conocer las
políticas contables de la empresa; sin embargo a través de observaciones y de pequeñas
entrevistas se pudo notar que la mayoría del personal no está claro con la existencia de
estas políticas, siendo estas una serie de lineamientos para la toma de decisiones y lograr
con eficacia el plan propuesto. No obstante el 29% de los encuestados ratifican no conocer
las políticas utilizadas en la empresa.
2. - ¿ Considera usted que las políticas contables son indispensables para el logro de
los objetivos de la empresa?
TABLA Y GRÁFICO Nº 2
%
OPCIONES MUESTRA
SI 7 100
NO -- --
TOTAL 7 100
100
0
100
70
7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
44
Fuente: Instrumento aplicado
La totalidad de los encuestados consideran la existencia de políticas contables como
indispensables, porque van a permitir regular las normas y procedimientos para lograr de
manera eficaz y rápida sus objetivos. De esta manera se evidencia la importancia que tiene
para los empleados de la empresa conocer más a fondo acerca de la definición de políticas
dentro de la empresa para un mejor desenvolvimiento en sus funciones.
3. - ¿Conoce usted la finalidad de control interno?
TABLA Y GRÁFICO Nº 3
OPCIONES MUESTRA %
SI 6 86
NO 1 14
TOTAL 7 100
86
14
100
6 1 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
45
Puede evidenciarse en el gráfico precedente, que el 86% de los encuestados afirman
conocer la finalidad del control interno, opinan que es una herramienta vital dentro de una
organización por cuanto va a permitir un mejor manejo de las operaciones; mientras que el
14% restante manifiestan no conocer el significado del mismo.
4. - ¿Cree usted que existe medidas de control interno en el área de Ventas- Cuentas
por Cobrar- Cobranzas?. De ser afirmativas indique cuales.
TABLA Y GRÁFICO Nº 4
OPCIONES MUESTRA %
SI 5 71
NO 2 29
TOTAL 7 100
71
29
100
5 2 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Como puede apreciarse el gráfico nos muestra que el 71% de los encuestados de la
empresa ratifican la existencia de medidas de control interno en el área de Ventas-Cuentas
por cobrar- Cobranza, aunque no se argumente en detalle los tipos de control; este aspecto
46
es un indicativo de la necesidad de establecer, crear y difundir sistemas de control que
normen el funcionamiento de los trabajadores. El 29% restante opina no conocer la
existencia de normas de control es esta área.
5. - ¿Considera usted que es conveniente crear, optimizar o llevar a cabo un adecuado
control interno en el área de ventas, -cuentas por cobrar- cobranzas?.
TABLA Y GRÁFICO Nº 5
OPCIONES MUESTRA %
SI 7 100
NO -- --
TOTAL 7 100
100
0
100
7 0 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
La gráfica nos indica como la totalidad de los encuestados consideran conveniente crear
normas de control interno en el área de Ventas- Cuentas por Cobrar- Cobranzas, en caso de
no existir; mejorar o corregir métodos que ellos consideren los adecuados para las
operaciones de Ventas, o llevar a cabo los procedimientos formales de control.
47
6. - ¿Cree usted que cada persona cumple con la responsabilidad asignada en cada
área?
TABLA Y GRÁFICO Nº 6
OPCIONES MUESTRA %
SI 2 29
NO 5 71
TOTAL 7 100
29
71
100
2 5 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Como se puede observar en el gráfico el 43% de los trabajadores encuestados ratifican que
el personal labora de acuerdo a sus puestos asignados, mientras que el 57% de los
encuestados asevera que el personal labora en la empresa de acuerdo a requerimientos del
momento. Esta discrepancia de opiniones, son un indicativo de la necesidad de establecer
claramente las funciones correspondientes a cada puesto de trabajo, en el contexto de la
estructura organizativa de la misma.
7.-¿Se presenta un documento de embarque en el momento en que ocurre la venta?
48
TABLA Y GRÁFICO N° 7.
OPCIONES MUESTRA %
SI 5 71
NO 2 29
TOTAL 7 100
71
29
100
5 2 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Según puede evidenciarse en el gráfico precedente el 71% de los trabajadores encuestados
afirman que se presenta una orden de embarque para que el departamento respectivo
prepare las rutas, programe los medios de transporte necesarios y autorice la salida de la
mercancía. No obstante el 29% de los encuestados niegan la presentación de un documento
de embarque en el momento en que ocurre la venta.
8. - ¿Los documentos de embarque se identifican con los pedidos de ventas
aprobados?
TABLA Y GRÁFICO N° 8
49
OPCIONES MUESTRA %
SI 6 86
NO SE 1 14
TOTAL 7 100
86
14
100
6 1 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si Nose
Total
RESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Según las cifras consignadas en el gráfico indicado, el 86% de los encuestados consideran
que los documentos de embarque son identificados con los pedidos de ventas, debido a que
cada documento de embarque lleva una secuencia que debe compararse con el diario de
ventas; mientras que el 14% de los encuestados no tienen ideas claras acerca de este
procedimiento, que es muy importante para verificar el monto autorizado para ser cobrado,
en este caso que ya se ha cobrado.
9. - ¿Una vez que la mercancía es entregada al cliente existe evidencia comprobatoria
de la recepción de la misma? Indique.
TABLA Y GRÁFICO N° 9
50
OPCIONES MUESTRA %
SI 7 100
NO -- --
TOTAL 7 100
100
0
100
7 0 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Sobre la base de las cifras reflejadas en el gráfico anterior, el 100% de los trabajadores
encuestados afirman que existe evidencia de entrega al cliente de la mercancía, en este
caso una Hoja de Despacho, la original y copia rosada firmada por el cliente como señal de
“Recibido conforme”.
10. - De proporcionarle una mayor eficiencia en las operaciones de Ventas- Cuentas
por cobrar- Cobranzas, ¿Estaría usted de acuerdo con la presentación de un enfoque
de control interno?
TABLA Y GRÁFICO N° 10
51
OPCIONES MUESTRA %
SI 7 100
NO -- --
TOTAL 7 100
100
0
100
70 7
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Tal como se evidencia en la gráfica anterior, el 100% de los trabajadores encuestados
afirman estar de acuerdo en la presentación de un enfoque de control interno para lograr
una mayor eficiencia en las operaciones de Ventas- Cuentas por cobrar- Cobranzas, lo cual
va a ser de gran provecho para la empresa.
A continuación se presenta una encuesta de 9 preguntas cerradas aplicadas a una muestra
representativa de 4 personas tales como: Presidente de la empresa Gerente de Ventas,
Contador, Encargado de Caja.
1.- ¿Cree usted que el control interno debe estar sujeto a revisiones anuales para
lograr la optimización del mismo?
TABLA Y GRÁFICO Nº 11
52
OPCIONES MUESTRA %
SI 3 75
NO 1 25
TOTAL 4 100
75
25
100
3 1 4
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Las autoras
Como se puede observar en el gráfico anterior el 75% de los encuestados consideran que el
control interno debe estar sujeto a revisiones anuales para asi detectar cualquier tipo de
irregularidad que se pueda presentar dentro de la organización, el 25% restante considera
que debería ser mensual.
2.- Se estudia o examina la capacidad de pago por parte del cliente?
TABLA Y GRÁFICO Nº 12
OPCIONES MUESTRA %
SI 3 75
NO 1 25
TOTAL 4 100
53
75
25
100
3 1 4
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Según la gráfica anterior, el 75% de los trabajadores encuestados ratifican estudiar la
capacidad de pago por parte del cliente para asegurar que el cliente puede cancelar el bien
solicitado, mientras que el 25% opinan que no se estudia la capacidad de pago por parte del
cliente.
- ¿En que momento se reconoce la venta de bienes?
Normalmente la venta es reconocida cuando la mercancía es retirada de los almacenes de la
empresa para ser embarcada al cliente, ya sea en transporte o trasladada por el propio
cliente, en este caso los documentos de embarque juegan un papel importante ya que estos
van a permitir el reconocimiento contable del ingreso creando una cuenta por cobrar.
En esta empresa que maneja un sistema de compras programadas, no es mucha la diferencia
a la hora de reconocer la venta, ya que al momento en que es entregado el bien es cuando
se elabora la factura y la nota de entrega, siendo esta ultima la que posee el cliente luego de
haber cancelado la totalidad de las cuotas. Según opiniones de los encuestados el 75%
manifiesta que la venta es reconocida cuando se factura, mientras que el 25% de los
encuestados no manejan este tipo de información.
54
- ¿En el sistema de compras programadas se elaboran ordenes de ventas?
TABLA Y GRÁFICO N° 13
OPCIONES MUESTRA %
SI 3 75
NO 1 25
TOTAL 4 100
75
25
100
3 1 4
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Según la gráfica anterior el 75% de los encuestados ratifican la elaboración de ordenes de
ventas, aclarando que se identifica con otro nombre como es “Nota de Despacho”, sin
embargo el 25% de los encuestados niega la elaboración de ordenes de ventas.
5. - ¿De acuerdo a su criterio, la facturación de los clientes incluye la preparación de
una factura de ventas con varias copias? ¿A que departamento van dirigidos los
ejemplares de la factura?
TABLA Y GRÁFICO N° 14
55
OPCIONES MUESTRA %
SI 4 4
NO -- --
TOTAL 4 100
100
0
100
4 0 4
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Como se puede observar en el gráfico anterior, el 100% de los trabajadores encuestados
ratifican la preparación de facturas con varios ejemplares; el original es entregado al cliente
al momento que termina de cancelar la totalidad de la deuda.
1era copia, dirigida al departamento de contabilidad, para ser registrada en el archivo
maestro de cuentas por cobrar.
2da copia, dirigida al archivo servicio para el control de inventario.
3era copia, actúa de correlativo para el despacho de la mercancía y el SENIAT.
6. - ¿Al emitir la factura se actualiza simultáneamente el archivo de operaciones de
ventas, el archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para
ventas y cuentas por cobrar?
TABLA Y GRÁFICO N° 15
56
OPCIONES MUESTRA %
SI 4 100
NO -- --
TOTAL 4 100
100
0
100
40 4
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Según las cifras consideradas en el gráfico precedente, el 100% de los trabajadores
encuestados se muestran de acuerdo, en cuanto a que la empresa al emitir la factura si
actualiza los archivos de las operaciones de ventas conjuntamente con el archivo maestro
de cuentas por cobrar y luego una vez al mes los actualizan con el archivo maestro del
mayor de ambas.
7.- ¿Se le envía al cliente el estado de cuentas mensual?
TABLA Y GRÁFICO Nº 16
OPCIONES MUESTRA %
SI -- --
NO 4 100
TOTAL 4 100
57
0
100 100
04 4
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Las Autoras
Los resultados evidencian por la totalidad de los encuestados, que a los clientes no se les
envía estado de cuenta mensual, siendo éste de vital importancia, porque no solo debe
pensarse en los beneficios de la empresa sino también del cliente, por cuanto éste podrá
estar informado del saldo pendiente de pago.
8.- ¿Existe estimación de cuentas incobrables?
TABLA Y GRÁFICO N° 17
OPCIONES MUESTRA %
SI -- --
NO 4 100
TOTAL 4 100
58
0
100 100
0 4 4
020406080
100
POR
CEN
TAJE
Si No TotalRESPUESTAS
MUESTRA
%
Fuente: Instrumento aplicado
Tal como se observa en el gráfico anterior, el 75% de los trabajadores encuestados ratifican
la no-estimación de las cuentas incobrables por poseer derecho de propiedad de la
mercancía hasta tanto no sea cancelada.
9.- El efectivo recibido es controlado por medio de:
TABLA Nº 18
59
OPCIONES MUESTRA %
Recibos
Preenumerados
Depósito Diario 4 100
Depósito
Semanal
-- --
Depósito
Mensual
-- --
Tal como se evidencia en el cuadro precedente el 100% de los encuestados ratifican que el
efectivo recibido es controlado por recibos preenumerados, diariamente Caja se cierra luego
de haber cuadrado, por tanto es depositado diariamente.
60
CAPITULO V
Propuesta
Descripción de la Propuesta
El análisis de la encuesta aplicada al personal de la empresa sirvió para tener un
conocimiento de los aspectos más relevantes, orientado a incrementar la eficiencia de las
operaciones que la gerencia debe definir y poner en marcha, por cuanto cada uno de los
empleados debe tener una misión propia que se ajuste a las necesidades y naturaleza de la
organización.
La propuesta está orientada a presentar un enfoque de control interno que se adapte a las
necesidades específicas en el área de Ventas- Cuentas por cobrar- Cobranzas de la empresa
Franquicias BS1, C.A., que permita aumentar su productividad y agilizar los procesos, de
esta manera maximizar los beneficios.
Se consideró importante tocar el punto de las políticas de la empresa ya sea desde el punto
de vista gerencial como contable debido a que éstas engloban una serie de pautas que se
deben llevar a cabo a fin de que la gerencia pueda tomar las decisiones adecuadas,
encaminadas a cumplir con los objetivos que persigue la organización. A través de las
políticas se expresará el control interno por los niveles de dirección y administración de la
empresa, esto se puede lograr mediante una serie de mecanismos que permiten establecer
formalmente los procedimientos tanto de la empresa como de cada uno de los empleados.
Una manera sencilla y que no implica desembolso de dinero es la presentación de los
procedimientos que se deben llevar a cabo en el ciclo de Ventas- Cuentas por cobrar-
Cobranzas (que la empresa no lo ejecuta en el curso normal de sus operaciones), es a través
de Narrativos por ser uno de los instrumentos que se utilizan para comunicar las tareas que
se desarrollan dentro de una empresa.
61
Fundamentación
La propuesta que se presenta a continuación está fundamentada en el marco teórico
que se estableció en el capitulo II de este trabajo de investigación, el cual consta de bases
teóricas de Control Interno en el ciclo de Ventas- Cuentas por Cobrar- Cobranzas; a través
de extensas revisiones bibliográficas se obtuvo el desarrollo de dichas bases teóricas,
orientadas al mejoramiento del ciclo de Ventas y Cobros.
De igual forma, desde el punto de vista técnico la propuesta se fundamentó en la aplicación
de una encuesta donde se obtuvo la información pertinente para presentar el enfoque de
control interno, ya que actualmente se requieren alternativas tendientes a optimizar el
sistema que se está llevando a cabo en estos momentos por la empresa.
Justificación
Dado que la investigación se realizó bajo un diseño de campo, se llevaron a cabo visitas a
otras entidades las cuales por utilizar el sistema de compras programadas pueden
considerarse competencia de la empresa Franquicias BS1, C.A., mencionándose éstas en el
primer capítulo de la investigación. Esto con el propósito de obtener mayor información
relacionada con los procedimientos involucrados con el manejo de un sistema de compras
programadas; no obstante la información recolectada de tales fuentes fue muy escasa y sin
relevancia alguna para la presente investigación ya que a pesar de emplear, éstas presentan
ciertas variantes y problemas propios de la realidad de cada empresa y de la venta de los
productos que las mismas ofrecen, los cuales son distintos a los adjudicados por la empresa
objeto de estudio. Situación que trae como consecuencia la presencia de obstáculos que
limitan la existencia de una competencia que aporte información valiosa y significativa
referente a los procesos contables y administrativos que cubra las características
particulares de Franquicias BS1, C.A.
62
Por tal razón las empresas antes mencionadas solamente forman parte del conjunto de
antecedentes de la presente investigación, en la cual se define el problema encontrado en el
área de Ventas – Cuentas por Cobrar – Cobranza, sin poder generalizarlo para el resto de
las empresas que usan el mismo sistema. Sin embargo, representa una herramienta que
podrá ser utilizada en situaciones futuras por otras entidades, ya que aporta ciertas medidas
y procedimientos de control interno en el ciclo de ingresos que facilitan y mejoran los
procesos administrativos y contables, permitiendo así una mayor eficiencia en el manejo de
las operaciones diarias llevadas a cabo mediante un sistema de compras programas.
PROPUESTA DE UN ENFOQUE DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE
VENTAS – CUENTAS POR COBRAR – COBRANZA QUE PERMITA UN MEJOR
MANEJO DE LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA FRANQUICIAS BS1, C.A.
Las organizaciones se encuentran en un ambiente totalmente competitivo, y sobre todo de
avances tecnológicos, lo que requiere la aplicación de adecuados controles internos que les
permitan adaptarse a los cambios que día a día tiene la economía. Por esta situación se
presentó una serie de alternativas como el narrativo del proceso de Ventas- Cuentas por
cobrar- Cobranza que debería presentar la empresa Franquicias BS1, C.A., ya que dichos
procedimientos tienen la función de comunicar a cada uno de los miembros de la empresa,
como se realizan los procesos y sus responsabilidades.
De esta forma la propuesta está orientada a facilitar las operaciones administrativas y
contables para así agilizar los procesos mencionados; así como también aporta beneficios a
otras empresas que lleven a cabo este sistema de Compras Programadas.
Para llevar a cabo dicho narrativo de procedimientos se propone un flujograma de Ventas y
Cobros para la empresa Franquicias BS1, C.A., con el fin de conseguir un orden dentro de
las actividades de cada empleado.
63
SIMBOLOGÍA PARA LA REPRESENTACIÓN DEL
FLUJOGRAMA PROPUESTO
Documento: Su función es diagramar documento que es
generado o transferido a lo largo del proceso.
Archivo Permanente: Su función es archivar los
documentos en forma permanente.
Inicio o Fin: Su función es indicar el inicio o terminación
de un procedimiento.
64
Proceso Predefinido: Su función es el registro o respaldo
por documento o proceso.
Decisión: Su función es indicar la existencia de cursos
alternativos de acción dentro del flujo del proceso.
Flujo de Información: Representa el flujo de la
información desde/hacia. Se usa para reflejar el orden que
debe seguir la lectura del flujograma y muestra como fluye
la información a lo largo del proceso.
Proceso: Representa un proceso.
65
La responsabilidad juega un papel muy importante dentro de esta empresa, porque tal como
se evidencia en el gráfico Nº 6, existe diversidad de opiniones en cuanto a la segregación de
funciones por cuanto es una empresa que no sostiene rigidez en el desempeño de sus
67
labores, dado que la mayoría del personal que la integran poseen nexos familiares, lo que
trae como consecuencia que no delimita el alcance de la responsabilidad al momento que
ejecutan cada una de sus funciones.
Por esto se propone, así un Plan de Organización (organigrama) que establezca con claridad
las funciones específicas de las personas que laboran en la mencionada empresa.
Este organigrama traerá las siguientes ventajas:
Mejorará de forma rápida y efectiva la formación organizacional.
Definirá la división de autoridad y responsabilidad.
Dirigirá con eficiencia.
Coordinará mejor todas las actividades.
Establecerá cada una de las áreas de la empresa.
BS1 ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA
LA EMPRESA FRANQUICIAS BS1,C.A.
68
SECRETARIA
Administrador
Auxiliar
Contador
Gte. de Administración
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Analista
Gte. de Compras
GERENCIA DE COMPRA
Despacho Transporte
Almacen Vendedor
Gte. de Ventas
GERENCIA DE VENTAS
PRESIDENTE
Dentro de la empresa existen políticas, que aunque no son tan formales, requieren de una
coordinación para llevar a cabo las actividades, precisar funciones y establecer a cada quien
responsabilidades, a cargo de la estructura administrativa. El procedimiento más adecuado
para lograr lo antes expuesto, así como seguridad en las operaciones y confiabilidad en la
información, así como la facilidad para el análisis de los resultados, es a través de
69
mecanismos de control interno, por estar inmerso en todos los niveles de la organización;
para todos estos niveles se definen objetivos que son necesarios verificar y cerciorarse que
en realidad se están cumpliendo; éste sería el punto de partida para implantar un enfoque de
control interno, y tener la certeza razonable de que se va a invertir en algo que proporciona
resultados.
Cabe destacar que estos procedimientos son aplicados básicamente a las áreas
administrativas y contables, donde el área administrativa centra sus planes y
procedimientos en el negocio para lograr resultados eficientes, efectivos y económicos; y el
área contable centra sus planes en la definición de políticas, métodos y sistemas que
regulan y presentan en forma optima la información financiera.
Las Ventas de contado, a crédito o a largo plazo como toda actividad operativa tiene
aspectos de control para garantizar que las diversas transacciones han sido realizadas de
acuerdo a las políticas establecidas. A continuación se presentan los procesos de ventas que
deben ser tomados más en cuenta por la empresa Franquicias BS1, C.A.
PEDIDOS DE LOS CLIENTES:
El proceso de Ventas se inicia cuando los vendedores, reciben los pedidos por parte del
cliente. Cada pedido se tomará en un formato que debe estar preenumerado para ser
archivado posteriormente. El pedido constará de un original y 2 copias.
El Original se enviará primero al departamento de Crédito para que determine la
procedencia o no del crédito.
La Copia Nº 1 se enviará a la sección encargada de hacer el despacho, archivarlo de manera
temporal y luego de hacer la adjudicación preparar la nota de despacho y la mercancía
solicitada por el cliente.
70
La Copia Nº 2 se le entregará al cliente para llevar control.
Los puntos de control interno que debería tomar en cuenta la empresa Franquicias BS1,
C.A. para este proceso:
La empresa debería tener un Departamento que reciba el pedido del cliente y sea enviado al
Departamento de Crédito y cobranza donde se estudie las condiciones de pago del cliente
para que la mercancía sea aprobada y de esta manera incluirlo en la base de datos de la
empresa.
Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancía que se ajusten a políticas
establecidas por la administración.
Cada pedido autorizado debe llevar un orden cronológico con los embarques
APROBACIÓN DEL CREDITO:
No necesariamente la empresa debe tener un departamento exclusivo para aprobar los
créditos, pero al menos una persona encargada de estudiar la posición financiera del cliente
y su capacidad para cancelar las cuotas correspondientes. Así mismo la persona que
apruebe los pedidos debe estar previamente autorizado para llevar a cabo dicha operación
de aprobación.
Sin embargo el departamento de contabilidad es el más idóneo para determinar si la
mercancía es despachada al cliente, luego de revisar su estado de cuenta y cerciorarse que
ha cumplido cabalmente con todos los pagos correspondientes.
Dentro de los puntos de control de este proceso tenemos que:
Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobación del crédito.
71
El contrato del cliente debe ser enviado a facturación para registrar la cuenta de Abono al
Cliente, hasta que sea realizada la adjudicación para así emitir la nota de despacho.
ENTREGA O DESPACHO DE LA MERCANCÍA:
El departamento de almacén recibe el pedido del cliente y lo archiva temporalmente hasta
que sea realizada la adjudicación, y emitan la orden para elaborar la nota de despacho con
sus respectivas copias que serán enviadas:
La original se enviará a facturación.
La copia Nº 1 se utilizará conjuntamente con la copia del pedido de ventas Nº 1 para
respaldar el despacho de los productos y luego dichas copias deberán ser archivadas en esta
sección (despacho).
La copia Nº 2 se le entregará al cliente para su control.
Luego se procede a cargar los camiones para despachar la mercancía.
Los puntos de control de este proceso serían que:
Una vez que el camión es cargado y se proceda a despachar la mercancía, el chofer y
ayudante debería hacer entrega de una copia de la nota de despacho, para llevar un control
de que todos los bienes que han dejado la empresa han sido registrados.
Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la
nota de despacho.
Se debe verificar que todas las notas de despacho sean facturadas; así como preenumeradas
para llevar un control secuencial de las mismas.
72
El almacenista juega un papel importante, por cuanto éste dará instrucciones para surtir los
artículos, elaborándose así la nota de despacho. También debería existir una persona
encargada de embarcar la mercancía.
Elaboración de factura: Constituya la etapa final del proceso de venta en donde se
materializa el derecho a favor del negocio. En este caso la factura es conservada por la
empresa hasta tanto el cliente no culmine el pago de las cuotas correspondientes, sin
embargo al terminar de cancelar el cliente recibe una Nota de Entrega. Cuando se Adjudica
y el cliente sale beneficiado por cualquiera de los tres tipos de adjudicación, debe hacerse
entrega de la factura al cliente ya que este documento administrativo representa la
formalización de la operación realizada y establece una cuenta por cobrar a favor del
negocio, pudiéndose recibir como evidencia de la recepción del original de la factura un
vale a revisión, documento que no representa pago automático, sino que esta sujeto a
revisión, y una vez revisados sus requisitos, el documento es turnado para su pago (cobro
de parte de la empresa). Los valores recibidos deberán ser depositados íntegramente con la
mayor brevedad.
Continuando la labor de cobranza, el aspecto de control interno primordial radica en
salvaguardar la autenticidad, propiedad y exactitud de los importes a favor de la empresa,
así como verificar su viabilidad de cobro; en el sistema de compras programadas se maneja
de manera distinta el proceso de cuentas por cobrar, sin embargo deben tomarse en cuenta
los siguientes aspectos de control interno:
Políticas y procedimientos: Es indispensable el establecimiento de políticas que normen el
criterio de los administradores, así como de los procedimientos autorizados en el negocio y
cumplimiento del mismo en sus diferentes etapas.
73
Autorización: Tal como se indicó en el proceso de ventas debe autorizarse la entrada del
cliente para materializar la operación del crédito a cargo de terceros y a favor del negocio,
así como el manejo del ingreso.
Segregación de funciones: Este punto es uno de los más relevantes dentro de esta empresa
por cuanto no existe una adecuada segregación de funciones; la elaboración, autorización,
registro, custodia y cobranza de preferencia deben manejarse por diferentes instancias. Esto
representa una división del trabajo saludable.
Contingencia: Se refiere a determinar los eventos fortuitos que puedan afectar la
recuperación real de la cuenta a favor del negocio. La estimación para cuentas incobrables
es uno de los métodos más utilizados para determinar el monto que se estima no será
cobrado; esta empresa no estima provisión para cuentas incobrables por poseer la factura
del bien que el cliente está cancelando, sin embargo existen adjudicaciones que van a
permitir entregarles el bien al cliente realizándose en ese momento una cuenta por cobrar;
aquí la empresa puede correr el riesgo de que esa cuenta no pueda ser cobrada, para prever
esta posibilidad se recomienda la estimación para cuentas incobrables.
Los puntos presentados anteriormente son los que se deberían tomarse en cuenta por la
empresa Franquicias BS1, C.A. para seguir una secuencia ordenada de las operaciones y
practicas que se integran en el proceso de Ventas- Cuentas por Cobrar- Cobranzas.
Lo que se quiere presentar es una secuencia ordenada y cronológica de fases, operaciones y
prácticas que integren un proceso de trabajo. El procedimiento como elemento de control,
orienta con minuciosidad la realización de las actividades, en tal forma que su guía supone
que con el cumplimiento de los pasos indicados el resultado final será el esperado.
La planeación y sistematización constituyen elementos valiosos de control interno,
promoviendo el orden y la disciplina en la realización de las actividades. La planeación en
74
primera instancia, participa decidiendo por anticipado la actuación y apoyando en ello la
sistematización administrativa que orienta y reglamenta el quehacer organizacional.
Así como se establecen medidas para el buen funcionamiento de las operaciones de la
empresa, también se establecen mecanismos que aseguren el registro de las operaciones que
se celebren y que involucren los recursos de la organización, reflejados en este caso a las
ventas- cuentas por cobrar- cobranzas.
Es necesario conciliar los registros auxiliares y las cuentas de mayor.
Se debe tener en cuenta prácticamente todo el ciclo de ventas- cuentas por cobrar-
cobranzas, desde que el bien es pedido por el cliente hasta que termina de cancelar el
mismo.
Se debe tener muy en cuenta la continuidad serial de las facturas de ventas, porque se puede
presentar el caso que se facture pero que no se registre en las cuentas. También debe
tenerse en cuenta la numeración de las ordenes de envío, en este caso las notas de despacho.
El punto más relevante dentro de la empresa Franquicias BS1, C.A. es la segregación de
funciones, por cuanto deberían ser independientes las funciones de contabilidad, de cuentas
por cobrar, y caja, de esta manera no se presentará ningún tipo de desfalco, ya que los
pagos pueden ser recibidos y no depositados así como no registrados.
A la hora de elaborar la factura y la nota de entrega para el cliente debe verificarse el precio
del bien, para así llevar un control de los depósitos mensuales que realizará el cliente, luego
de haberle asignado el monto por el cual estará participando en las adjudicaciones.
Se deben identificar las ventas que son de contado y registrarlas de la siguiente manera:
XX-XX-XX ----------------------------X--------------------- Db Cr
75
Efectivo xxx
Ingresos por Ventas xxx
Para contabilizar las ventas de contado del mes.
---------------------------X----------------------
Debe mantenerse la estructura del catálogo de cuentas que será la guía básica para clasificar
y registrar las ventas, contemplando los diferentes grupos de cuentas, naturaleza de su
saldo, así como los conceptos de cargo y abono.
76
CONCLUSIÓN
La venta simboliza una actividad mediante la cual la empresa cede la posesión de un
producto o servicio por medio del pago de un precio convenido, siendo esta la operación
mediante la cual el negocio obtiene sus ingresos operativos. Las ventas, cualquiera que sea
su forma al contado, a crédito o a largo plazo debe tener aspectos de control para garantizar
los resultados de las transacciones y que éstas han sido realizadas de acuerdo a políticas
establecidas.
Las Ventas- Cuentas por cobrar- Cobranzas en un sistema de compras programadas es el
punto de interés tratado en esta investigación, por lo que el aspecto de control interno
primordial en esta operación radica e salvaguardar la autenticidad, propiedad y exactitud de
los importes a favor del negocio, de esta manera existe lea prevención de errores, omisiones
e irregularidades en la elaboración de los estados financieros proporcionando estos
razonabilidad y confiabilidad; también el control permite salvaguardar los activos y el
apego a las políticas dispuestas por la administración.
Es importante que la empresa implemente en su estructura organizacional áreas de control
con funciones claramente definidas y con niveles jerárquicos que les permita dirigir su
deber en diferentes enfoques tales como: preventivos, correctivos y sancionador.
El concepto de control se hace presente en las diferentes actividades de la vida humana,
acentuando el hecho de que toda operación forma parte de un proceso, teniendo éste su
verificación automática, por esto es significativo dedicar tiempo ala instrumentación y
77
difusión en los mecanismos del control en la organización ya que por su carencia o
deficiencia obstaculiza la obtención de los objetivos.
Los objetivos perseguidos en la investigación fueron desarrollados positivamente dando
respuestas a las necesidades de la empresa y afianzando sus criterios y políticas; pero es
necesario recordar y tener siempre presente que las sociedades organizacionales en estos
últimos años han evolucionado progresiva y rápidamente, y esto trae consigo la adopción,
creación y actualización de los controles y políticas existentes, y si por alguna circunstancia
la empresa no contara con ella es importante que vaya gestionando su puesta en marcha, ya
que le va a permitir obtener seguridad razonable en las operaciones administrativas y
contables debido a que el control si se quiere puede abarcar estos ámbitos de la entidad.
RECOMENDACIONES
Después de haber presentado el contenido de la investigación y un análisis detallado del
mismo, se dan a continuación algunas recomendaciones como alternativas para mejorar el
proceso administrativo y operativo de la empresa Franquicias BS1, C.A. y lograr así su
objetivo.
La evolución de los negocios en estas dos últimas décadas ha sido extraordinaria, tanto en
mercados, tecnologías, y personal; requiriendo apoyo del control ya que este proporciona
seguridad en la ejecución de las operaciones y confiabilidad en la información que generan,
así como el análisis para diferentes fines.
Es conveniente que el personal que labora en la empresa conozca las políticas generales de
la empresa.
78
Es importante crear, ejecutar, mantener y actualizar sistemas de control interno ya que estos
no se limitan exclusivamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejadas
en los estados financieros, si no también evalúa el nivel de eficiencia en procesos contables
administrativos. Los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, quedando
evidencia que se han ejecutado correctamente evitando errores, fraudes e irregularidades en
la entidad.
Dentro de una empresa las funciones deben estar delimitadas, por lo que se recomienda
tomar en cuenta el organigrama propuesto para llevar a cabo una adecuada segregación de
funciones.
De lo anterior se desprende la necesidad de proponer un enfoque de control interno en el
área de Ventas- Cuentas por cobrar- Cobranzas, proporcionando de esta manera respuestas
a sus necesidades. Por esto cabe resaltar que los controles pueden ser preventivos o de
detección, esta clasificación depende del momento el cual se lleva a cabo con relación al
proceso. Los controles preventivos, se ejecutan antes de la realización de un proceso; los
controles de detección se emplean después de un proceso. Estos controles cualquiera que se
aplique poseen objetivos bien definidos tales como:
Custodia de los activos
Proceso de la información en forma completa y exacta
La adecuada conducción del negocio de acuerdo a las políticas de la empresa.
De estos objetivos muy generales se derivan otros específicos, atendiendo los dos primeros
numerales se encuentran objetivos de integración, existencia, exactitud de la información,
autorización de las transacciones y custodia de los activos.
Considerando la esencia y finalidad del control interno para cualquier entidad es importante
acotar que esté; atendiendo la necesidad de la empresa se puede dividir de acuerdo a las
79
observaciones llevadas a cabo en controles internos administrativos y controles internos
contables, los primeros no tienen correlación directa con las cifras presentadas en los
estados financieros ya que se hallan en el plan de la organización, en los métodos y
procedimientos para lograr la eficiencia de las operaciones y ratificación a las políticas
contables.
De este modo se le recomienda a la empresa contar con sistemas de control interno en el
área de estudio sin importar la magnitud sino la calidad de información eficaz y veraz que
este pueda proporcionar, además debe dar a conocer a su personal el contenido, finalidad u
objetivo del mismo, informar la importancia que significa respetar y acatar las normas y
procedimientos establecidos para el logro de una mayor funcionalidad y eficacia, propuesta
por la institución; ésta puede ser puesta en marcha a través de una técnica muy sencilla y
económica como son los narrativos, donde se puede formalizar y comunicar los
procedimientos con la empresa y las funciones de los empleados.
También se recomienda enviarle al cliente un estado de cuentas mensual, para mantenerlo
informado desde el saldo inicial de la deuda, los pagos efectuados por el mismo así como la
fecha en que los realiza y, mostrar el saldo final pendiente de pago; de esta manera el
cliente podrá decidir el tipo de adjudicación que más le convenga, ya sea si quiere adelantar
el pago de varias de las cuotas ó de ofertar por escrito el pago adelantado de las mismas.
Es importante que la gerencia establezca una adecuada segregación de funciones y delimite
la responsabilidad que ejecutan los trabajadores en el desempeño de sus funciones, ya que
por ser esta una empresa familiar no existe rigidez en los cargos lo que ocasiona
disminución de la eficiencia y descontrol en las actividades.
Además es importante inspeccionar que la información suministrada por los documentos
como nota de despacho, pedido del cliente y factura involucradas en el proceso de ventas-
cuentas por cobrar- cobranza sean confiable al momento de revisar los registros contables y
cerrar cualquier contrato. Asimismo es vital mantener cuentas auxiliares de cuentas por
80
cobrar para cada cliente y así examinar los movimientos y cotejar el saldo del libro mayor
con el saldo de libros auxiliares.
Dentro del proceso de ventas se pueden presentar muchas maneras de incurrir en pérdidas
una de ellas es cuando la empresa estima que el cliente no va a cancelar la deuda. En este
caso es más conveniente que la empresa registre la pérdida dentro del ejercicio contable que
se produjo la estimación y no precisamente cuando el cliente deje de cancelar porque
resultó ser insolvente, de esta manera estarán cumpliendo con el principio del
conservatismo que según José A Brito (1996) “Las pérdidas deben ser registradas cuando
se prevea que se van a producir mientras que, las ganancias, sólo cuando se realicen” (p.
447).
Por tal razón para el buen funcionamiento de las transacciones contables y obtener datos
confiables en el ejercicio normal de la empresa es necesario que la gerencia estime un
margen de provisión entre un 5% o 10% sobre el monto total de las ventas de cada cliente,
ya que la gerencia no está consciente de la insolvencia del cliente.
81
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BELLO, Omar; COLL, Casto; YÉPEZ, Carlos. (1892) “Iniciación al Vocabulario
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Ediciones Centro de Contadores. (P.338-341.
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CATACORA, Fernando. (1998) “Contabilidad. La base para las decisiones
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HOLMES, Arthur. (1979. “Auditoria Principios y Procedimientos” Editorial Nomos.
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Sexta Edición. México. Pearson Educación.
TAMAYO, Mario. (1996) “El Proceso de la Investigación Científica”. México. Noriega
Editores, 3ra edición.
83
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PUBLICA
La siguiente encuesta, será aplicada con la finalidad de obtener información que nos
va a permitir desarrollar los objetivos de nuestro trabajo de grado; cabe destacar que la
información suministrada por ustedes será confidencial, solamente utilizada para llevar a
cabo nuestra investigación.
INSTRUCCIONES
Lea cuidadosamente cada pregunta y marque con una X solo una alternativa y si lo
considera necesario argumente.
Es necesario responder las preguntas.
Sea honesto(a) al responder las preguntas.
85
La encuesta posee carácter anónimo.
Gracias por la colaboración prestada.
Conoce usted las políticas contables de la empresa?
SI ____ NO ____
Considera usted que las políticas contables son indispensables para el logro de los objetivos
de la empresa?
SI ____ NO ____
Conoce usted la finalidad de control interno?
SI ____ NO ____
Cree usted que existen medidas de control interno en el área de ventas- cuentas por cobrar-
cobranzas?
SI ____ NO ____
Considera usted que es conveniente crear, optimizar o llevar acabo un adecuado control
interno en el área de ventas- cuentas por cobrar- cobranzas?
SI ____ NO ____
Cree usted que cada persona cumple con la responsabilidad asignada en cada área?
SI ____ NO ____
Se presenta un documento de embarque en el momento en que ocurre la venta?
SI ____ NO ____
Los documentos de embarque se identifican con los pedidos de ventas aprobados?
SI ____ NO ____
86
Una vez que la mercancía es entregada al cliente existe evidencia comprobatoria de la
recepción de la misma?
SI ____ NO ____
De proporcionarle una mayor eficiencia en las operaciones de ventas- cuentas por cobrar-
cobranzas, ¿Estaría usted de acuerdo con la presentación de un enfoque de control interno?
SI ____ NO ____
A continuación se presenta una encuesta de 9 preguntas cerradas aplicadas a
una muestra representativa de 4 personas tales como: Presidente de la empresa,
Gerente de mercadeo, Contador, Encargado de Caja.
Cree usted que el control interno debe estar sujeto a revisiones anuales para lograr la
optimización del mismo?
SI ____ NO ____
Se estudia o examina la capacidad de pago por parte del cliente?
SI ____ NO ____
En que momento se reconoce la venta de bienes?
SI ____ NO ____
En el sistema de compras programadas se elaboran ordenes de ventas?
SI ____ NO ____
De acuerdo a su criterio, la facturación de los clientes incluye la preparación de una factura
de ventas con varias copias? ¿A que departamentos van dirigidos los ejemplares de la
factura?
SI ____ NO ____
87
Al emitir la factura se actualiza simultáneamente el archivo de operaciones de ventas, el
archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas
por cobrar?
SI ____ NO ____
Se le envía al cliente el estado de cuentas mensual?
SI ____ NO ____
Existe estimación de cuentas incobrables?
SI ____ NO ____
El efectivo recibido es controlado por medio de:
Recibos preenumerados
Depósitos diarios________________
Deposito semanal________________
Deposito mensual________________
Otros__________________________
88