proyecto corpoelec
53
UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO IMPACTO DE LA MOROSIDAD EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE CORPOELEC, CAICARA DEL ORINOCO Autor(a): Leidis Márquez Barquisimeto, Abril 2012 UNIVERSIDAD YACAMBÚ
-
Upload
leidis-del-carmen -
Category
Documents
-
view
263 -
download
4
description
proyecto corpoelec
Transcript of proyecto corpoelec
UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
IMPACTO DE LA MOROSIDAD EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE
CORPOELEC, CAICARA DEL ORINOCO
Autor(a): Leidis Márquez
Barquisimeto, Abril 2012
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
IMPACTO DE LA MOROSIDAD EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE CORPOELEC, CAICARA DEL ORINOCO
Presentado como requisito parcial para optar al grado de Magíster en Gerencia de las Finanzas y los Negocios
Autor(a): Leidis Márquez
Barquisimeto, Abril 2012
UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO MAESTRIA EN GERENCIA DE LAS FINANZAS Y LOS NEGOCIOS
IMPACTO DE LA MOROSIDAD EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE CORPOELEC, CAICARA DEL ORINOCO
Autor: Leidis Márquez Tutor: Noemí Yepez
ABRIL 2012
RESUMEN
El informe se orientó a realizar un Análisis del Impacto de la Morosidad
en las Cuentas por Cobrar de Corpoelec en Caicara del Orinoco, Estado Bolívar.
El tipo de estudio seleccionado se ubica dentro del esquema de campo no
experimental de tipo descriptiva, lo que permitió analizar el impacto de la
morosidad en las cuentas por cobrar de la empresa. La población objeto de esta
investigación estuvo representado por 06 empleados que laboran actualmente
en la dirección de administración y finanzas de la empresa. Las variables reales
considerada fueron: Efectos causados por la morosidad de las cuentas por
cobrar, evaluación del procedimiento contable presente en las cuentas por
cobrar, fases de cobranzas de las cuentas por cobrar. Como técnicas de
recolección de datos se utilizó el cuestionario con un total de 10 ítems, se
realizo un análisis estadístico porcentual a los datos donde se obtuvo los
resultados siguientes: La morosidad de las cuentas por cobrar de la empresa
representa un descontrol y riesgo en los planes administrativos financieros de las
inversiones, debido a la irregularidad del cobro de las cuentas a créditos;
ocasionando en los estados financieros al periodo del cierre una inestabilidad
financiera, surgen los efectos la morosidad de dichas cuentas, registrando en el
cierre final de cada periodo de los estados financieros las cuentas incobrables,
ocasionando grandes déficit en la empresa. Sin embargo en la planificación de
trámites de las cuentas por cobrar existe una coordinada planificación ejecutada
por el departamento de Administración y Finanzas. En relación al sistema de
control en el registro de las cuentas por cobrar se realiza periódicamente
permitiendo establecer estándares que disminuya el impacto de la morosidad; lo
que determina que exista un grave problema en el pago de la cuentas por cobrar
de la empresa que dificulta la liquidez de la misma.
INDICE GENERAL
RESUMEN
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Objetivos
General
Específicos
Justificación
Alcances
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes
Bases Teóricas
Bases Legales
Sistema de Variables
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza de la Investigación
Población o Muestra
Técnicas de Recolección de Datos o Procedimientos
Instrumentos
Validez del Instrumento
Confiabilidad del Instrumento
Análisis de Datos
REFERENCIAS
ANEXOS
INTRODUCCION
Muchos aspectos empresariales han cambiado hoy en día, la visión
acerca de los procedimientos y el control interno en la morosidad de las
cuentas por cobrar cobra cada vez más fuerza, los procesos contables y
sus elementos más representativos toman trascendental importancia.
Así el concepto de procesos contables ha tomado una inusitada
importancia, ya que con ellos se quiere hacer referencia a todos aquellos
factores que aunque no están plasmados en los balances, permiten que
las empresas compitan en un entorno más cierto y sometido a cambios
continuos como consecuencia de su implementación.
El objetivo de esta investigación es analizar el impacto de la
morosidad en las cuentas por cobrar en Corpoelec a fin de puntualizar
deficiencias en éste y posteriormente presentar una propuesta de solución
a los problemas encontrados.
En este sentido, la contabilidad de las empresas juegan un papel
preponderante en los estados financieros que arroja, sin embargo, esto no
es suficiente, existen procesos mediante los cuales se vale la contabilidad
para complementar las actividades inherentes a ésta, al respecto, Jeans,
G & Schneider: “La contabilidad normal y las mediciones financieras ya no
son capaces de reflejar todo lo que ocurre”, (p. 2 9).
Esta investigación que se llevo a cabo contiene la siguiente
estructura: Capítulo I: El Problema y Sus Generalidades; Capítulo II:
Marco Teórico, Capítulo III: Marco Metodológico, Capítulo IV: Análisis de
los Resultados, y, Capítulo V: Conclusiones y Recomendaciones.
CAPITULO I
EL PROBLEMA.
Planteamiento del problema
Desde siempre ha constituido una preocupación central en las
empresas la eventual insolvencia de algún cliente y, como señal de
alarma, el retraso en los pagos de los créditos comerciales. En los últimos
años, se han promulgado en muchos países europeos leyes que
pretenden aliviar el problema de la morosidad introduciendo restricciones
a la contratación privada. Incluso la Comisión Europea ha propuesto
últimamente una Directiva en esta línea, con la que persigue reducir y
homogeneizar los plazos de pago y penalizar las demoras.
Toda institución de crédito lleva implícitamente en su cometido la
incertidumbre del riesgo. Al igual que en otras actividades, los
intermediarios financieros buscan el máximo rendimiento afrontando el
menor riesgo posible .Para que una gestión de cobranza sea exitosa debe
contar con el esfuerzo abnegado de una personal calificado y adiestrado
para tal fin.
Según Pyle, (1998) al medir el ingreso de una empresa, uno de los
principios fundamentales de contabilidad es que estos ingresos estén
asociados con los gastos incurridos, para generar tales ingresos.
El gasto por cuentas incobrables se origina por la prestación de un
servicio o por la venta de mercancías a crédito a clientes que no
cumplieron con el pago de sus facturas; en consecuencia, se incurre en
tales gastos en el año en que se generaron las ventas, aunque la
incobrabilidad de las cuentas se determina al año siguiente.
En las cuentas por cobrar se llevan a cabo todos los pasos para
que se realice la cobranza, es decir, es donde se integran diversos
elementos como operación, facturación, administración y contabilidad en
armonía, dando como resultado el ingreso de dinero lo que mantiene en
pie a la organización, si éste no se lleva a cabo es imposible que se logre
una óptima recaudación, lo que en un corto plazo se convertiría en
pérdidas.
La morosidad e incumplimiento es originada por algunos clientes
que demoran su pago y otros que no lo efectúan, aumentando los costos
totales de cuentas por cobrar, después de transcurrido el periodo de
crédito permitido, la cuenta no cobrada se considera morosa y la empresa
incurre en costos adicionales, por el envío de recordatorios y por otras
medidas encaminadas a inducir al cliente a pagar. También continúa
pagando intereses e incurre en costos de oportunidad por los recursos
que se utilizan para financiar la cuenta, el director de finanzas tiene que
deducir estos costos que se prevean, a fin de determinar las utilidades
totales.
Venezuela es considerada como uno de los países de América
Latina con mayor riesgo crediticio en la intermediación financiera, se
define como la posibilidad de que los prestatarios no cancelen los
préstamos recibidos según las condiciones pactadas en el tiempo y forma
convenidas. La colocación de fondos en operaciones productivas también
implica asumir el riesgo crediticio con las consiguientes repercusiones en
la liquidez y en la rentabilidad.
Según Pyle, (1998), cada vez que se determine que una cuenta por
cobrar de un cliente determinado es incobrable, se deja de clasificar como
activo y se debe cancelar. Cancelar una cuenta por cobrar es reducir el
saldo de la cuenta del cliente a cero a nivel del auxiliar y disminuir de la
cuenta por cobrar del balance.
Por lo antes expuesto Sucede que Cadafe, filial de la Corporación
Eléctrica Nacional (Corpoelec) y que sirve a cerca del 80% del territorio
nacional, reportó al cierre del ejercicio económico 2010 pérdidas por 5,4
mil millones de bolívares, según los estados de resultados preliminares de
la empresa.
El monto representa un aumento de 55,5% respecto a 2009,
cuando el saldo adverso de la compañía se ubicó en 2,4 mil millones de
bolívares. Estas cifras rojas, recurrentes en la estatal eléctrica, son
alimentadas por distintos factores, entre ellos, la debilidad estructural de
su gestión comercial (dilación en el procesamiento de la facturación y
cobranza) la contratación colectiva y el rezago tarifario desde hace unos
ocho años.
Si bien este reporte negativo se ha presentado en la empresa por
más de una década, de forma acumulativa, en esta oportunidad el salto
cuantitativo de las pérdidas obedece, entre otras razones, al incremento
en las cuentas por cobrar a sus clientes (públicos y privados) al pasar de
3.071 millones de bolívares a 5.852 millones de bolívares, es decir, un
aumento de 2.781 millones.
El resultado total consolidado de las cuentas por cobrar al cierre de
2009 de Corpoelec asciende a 8.917 millones de bolívares, cifra inferior
en 5% a la de 2008. En el caso de Cadafe, el nivel de morosidad de sus
usuarios alcanza alrededor de 3 millardos de bolívares, siendo las
alcaldías, los organismos oficiales y los particulares los que más engrosan
esa deuda.
Adicionalmente, del total de energía generada por las diversas
operadoras locales, estas registran una pérdida de 37.104 gigavatios hora
(GWh) de los cuales 27.087 GWh los asume Cadafe (73%). Refiere el
documento que estas irregularidades están asociadas más a problemas
de facturación y cobranza, que a factores técnicos vinculados a la red y
no técnicos (robos de energía y conexiones ilegales).
Corpoelec, una corporación con ética y carácter socialista, está en
la búsqueda de ofrecer un servicio de energía eléctrica con eficiencia,
confiabilidad y sostenibilidad financiera, haciendo un breve planteamiento
de la problemática, se puede observar la morosidad de las cuentas por
cobrar en la trayectoria de su gestión. Esto se presenta al momento que la
organización presta el servicio a crédito a la comunidad en general con el
fin de satisfacer las necesidades básicas diarias, garantizando la
cancelación de la factura de la deuda energética al debido periodo de
tiempo establecido; lo cual no es cumplido en su totalidad, ya que, gran
parte del sector beneficiado no cancela a tiempo sus cuentas,
ocasionando la morosidad, fallas constante del servicio que se presta y
retraso de liquidez en las cuentas por cobrar de la empresa.
En resumidas cuentas la empresa presenta problemas de cobranza
y pérdidas de energía, estas últimas clasificadas en pérdidas técnicas y
no técnicas, las primeras se refieren a las fallas del sistema eléctrico,
mientras que las segundas se originan por las conexiones ilegales en el
cableado eléctrico y la adulteración de los medidores.
En tal sentido el objetivo de esta investigación es aportar pautas
que sirvan para desarrollar y mejorar los procesos contables aplicados en
las cuentas por cobrar en el Departamento de Administración y Finanzas
en Corpoelec, así como también llenar un vacío que existe en esta área
con respecto a cómo se debe llevar a cabo el proceso de recolección,
manejo e interpretación de información, para ello es necesario darles el
correctivo necesario a ciertas anomalías en el proceso de cuentas por
cobrar.
Es por ello que se realizó un análisis de los procesos contables en
el Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Empresa Corpoelec,
con la finalidad de fortalecer sus actividades operativas.
Las consideraciones precedentes orientan el problema objeto de
estudio, Enmarcado en el Análisis del Impacto de la Morosidad en la
Cuentas por Cobrar de Corpoelec, Caicara del Orinoco.
Al comparar las memorias y cuentas de 2009 y 2010 se advierte
que los ingresos estuvieron "por debajo" del crecimiento de los gastos, lo
que evidencia que esa eléctrica estatal "no está produciendo ingresos
suficientes para cubrir sus gastos", señalan sus textos.
Los ingresos por la venta de servicios se mantuvieron casi
invariables al comparar los montos registrados en 2009 y en 2010, éstos
se ubicaron en 2.101 millones de bolívares y 2.107 millones de bolívares,
respectivamente. Mientras que por concepto de otros ingresos de
operación se obtuvo una ligera merma de 62 millones a 52 millones de
bolívares entre ambos periodos.
Durante el último trimestre de 2010, se ha procedido a arreciar el
proceso de facturación. Se está procediendo a arreciar la cobranza de la
factura eléctrica en el país. Para ello emplearon la vía de la persuasión y
más radical, el corte del servicio eléctrico a empresas y organismos
públicos que acumulan deudas de varios años.
Sobre la base de lo expuesto anteriormente, en la presente
investigación se plantean las siguientes interrogantes:
¿Cuál es el efecto causados por la morosidad de las Cuentas por
Cobrar?
¿En que consiste la evaluación del procedimiento contable
presente en las Cuentas por Cobrar?
¿Cuales son las fases de cobranza de las Cuentas por Cobrar?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Analizar el impacto de la morosidad de las cuentas por cobrar de
Corpoelec, Caicara del Orinoco al prestar el servicio.
Objetivos Específicos
Diagnosticar los efectos causados por la morosidad de las Cuentas
por Cobrar en Corpoelec ubicada en Caicara del Orinoco.
Evaluar el procedimiento contable presente en las Cuentas por
Cobrar en Corpoelec ubicada en Caicara del Orinoco.
Determinar las fases de cobranza de las Cuentas por Cobrar en
Corpoelec ubicada en Caicara del Orinoco.
Justificación
Las cobranzas son de gran importancia para cualquier
organización, ya que ellas permiten recuperar el efectivo, asegurando la
estabilidad financiera de la misma y permitiendo su crecimiento, así como
también logra la liquidez de la empresa; es decir, le permite cumplir con
sus obligaciones a tiempo y obtener información sobre las modalidades
de cobranzas que ofrece el sistema operativo de administración con
respecto a la morosidad de las cuentas por cobrar, permitirá obtener
capacitación para desarrollar alternativas de exigencia que prevé la
morosidad.
Por tal motivo es de suma importancia el estudio de está situación
pues es sin lugar a dudas uno de los problemas que más preocupan a las
empresas, ya que, aparece como uno de los cinco elementos con los
cuales cualquier emprendedor ha de afrontar el difícil reto de iniciar un
negocio.
De hecho el dato es claro. En Caicara del Orinoco el 25% de las
quiebras se producen por la morosidad, con uno de los periodos medios
de cobro aproximado de 84 días, uno de los más elevados del Estado
Bolívar, lo cual registran los últimos datos del sector financiero indican un
aumento del 10% en créditos fallidos.
El presente estudio permitirá conocer la situación actual de los
procedimientos que realiza el departamento de Administración y Finanzas
de Corpoelec; lo que servirá como base para la elaboración de algunas
recomendaciones que ayudaría al buen funcionamiento de la empresa, en
lo que administración se refiere, mejorando así la calidad del servicio que
presta.
Como resultado de esta investigación, los estrategas o tomadores
de decisiones deben decidir cuáles son las estrategias alternativas que
pueden proporcionar mayores beneficios para cumplir a cabalidad con las
metas propuestas, tomando en cuenta que el estudio en cuestión
permitirá plantear diversos escenarios que conlleven a determinar el
equilibrio financiero de la empresa eléctrica, logrando obtener un
esquema donde pueda operar en el futuro sin problemas de cobranza y
perdidas de energía.
En otras palabras la relevancia de éste estudio es que asentirá a
Corpoelec hacer los ajustes correspondientes al proceso actual de
cobranzas, permitiendo así obtener los recursos necesarios para el
mantenimiento, mejoras a sus instalaciones y el crecimiento institucional.
Alcance
La investigación cuenta con las condiciones necesarias que se
requieren para su realización.
Se pretende identificar el proceso actual de cobranzas de
Corpoelec y detectar las deficiencias y fallas en dicho proceso, para
elaborar procedimientos y diseñar formatos de un modelo integral de
cobranzas, de la empresa para ofrecerle a los venezolanos y
venezolanas, un sector eléctrico digno, confiable y de calidad, invirtiendo
importantes recursos para ampliar y reforzar el parque de generación, y a
la vez promueve el desarrollo de fuentes alternativas de energía, como la
eólica o solar.
El presente estudio se realizó en el Municipio General Manuel
Cedeño, específicamente en Caicara del Orinoco Estado Bolívar, donde
se encuentra adscrita una de las sucursales de Corpoelec.
La investigación propuesta en este estudio, se elaboró en un
tiempo no menor a 3 meses, a fin de evaluar y analizar los cursos de
acción de las cuentas por cobrar al haberse establecido claramente los
objetivos, es importante crear los mecanismos de control sobre las
cuentas por cobrar cuya función sea detectar en forma oportuna las
desviaciones o errores que se presenten. Además deben evaluarse las
mismas para poder así tomar las medidas correctivas cuando sean
detectadas.
Es importante señalar que se han desarrollado y adquirido
conocimientos, habilidades y destrezas administrativas, de control, de
planificación y ejecución para ello se hizo énfasis en la parte
administrativa contable que se aplica en el departamento, dirigido a
ejecutar todas las actividades con la mayor efectividad posible ya que las
mismas tienen un objetivo primordial, dirigir y controlar en la sucursal lo
relacionado con los aspectos administrativos, financieros, de personal y
de servicios, a fin de asegurar la adecuada operatividad de la misma.
El proyecto de investigación se basó en Análisis del Impacto de la
Morosidad en las Cuentas por Cobrar del Departamento de
Administración y Finanzas, dentro de estos, el examen de las actividades
desarrolladas semanalmente en oficina, sus fuentes de información y
resultados esperados. Se contó con todos los formatos, y alguna
información pertinente.
Por lo tanto, se puede decir que el desarrollo de este estudio contó
con el recurso humano necesario debido a que la Gerencia de
Administración y Finanzas está conformada en su mayoría por un grupo
de personas que tienen un grado de experiencia considerable en su área
de especialización.
En este mismo orden de ideas, el recurso de materiales abarca
todo lo relacionado con equipos computacionales específicamente de una
Pentium IV 2.0 GHz, de 256 de MB de memoria RAM, con un disco duro
de 40 G, impresora a color, adicionalmente se dispone de Internet
continuamente, y de la utilización de software tales como: Windows XP,
Microsoft Office, y por supuesto de papelería en general.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la investigación
Con la finalidad de fundamentar el presente trabajo investigativo se
ha estimado conveniente indagar acerca de los enfoques que poseen
distintos autores con relación a otros trabajos investigativos de similar
índole, a consecuencia de ello a continuación se citan los puntos de vista
de dichos investigadores:
Bastidas (2003) Auditoría de Gestión en el Departamento de
Crédito de la Mutualista Ambato para la concesión y recuperación de
cartera de la empresa. Para mejorar la toma de decisiones. Aplicó la
metodología proyecto factible basándose en una investigación de campo.
Entre los instrumentos de recolección de información consideró la
entrevista y cuestionario concluye que la Mutualista Ambato actualmente
debido a la crisis del país ha visto incrementado el monto de su cartera
vencida; tampoco dispone de políticas y procedimientos definidos
Al igual que Ortiz (2003), realizo un trabajo sobre la Gestión
Financiera como herramienta Gerencial aplicación práctica en la
Sociedad: Negocios y Salud Compañía Limitada Cía. Ltda. En este
trabajo el investigador utilizó una investigación exploratoria descriptiva,
aplicó la observación directa en el proceso y cuestionarios a la población
seleccionada como instrumentos de recolección de datos, concluyendo
que el registro, control e información inadecuados de las cuentas por
cobrar dificultan tener un conocimiento cabal de la edad de sus
vencimientos, imposibilitando establecer políticas de crédito apropiadas.
El Flujo de información contable financiera no se genera
diariamente con estrictez ocasionando la demora en el asentamiento de
las transacciones así como en la obtención de los informes financieros,
situación que obliga a que los ejecutivos tomen decisiones con
desconocimiento de lo que realmente sucede en la empresa.
Se puede evidenciar que el trabajo guarda estrecha relación con el
que se lleva a cabo en Corpoelec efectos causados por la morosidad de
las Cuentas por Cobrar tema de mucha validez en la propuesta formula
en Corpoelec.
Por su parte, Rivas (2007), diseño un modelo de sostenibilidad de
la deuda y la regulación tarifaria del servicio eléctrico. Caso Empresa
eléctrica del Sector Público Venezolano. Aplico la metodología de una
investigación bibliográfica ya que la información se deriva de fuentes
provenientes de la empresa. Entre los instrumentos de recolección de
información considero fuentes bibliográficas, informes financieros, fuentes
legales y consultas registradas en varias páginas web. Concluyo el autor
que hasta que la empresa no cuente con un esquema tarifario rentable
que le permita obtener una cantidad de ingresos para hacer frente a sus
obligaciones de corto y largo plazo lo que traerá como consecuencia la
suspensión de los pagos a proveedores la acumulación de las cuentas
por cobrar a los suscriptores. Propuso el autor introducir nuevos cambios
en el proceso actual basado en el mejoramiento continuo a través de un
modelo de gestión diaria.
Como se puede observar el trabajo presentado guarda estrecha
relación con el que se lleva a cabo en Corpoelec, porque pone de
manifiesto la importancia de mejorar los procesos contables aplicados en
las cuentas por cobrar en el Departamento de Administración y Finanzas
aspecto ése de gran relevancia para la propuesta formulada en
Corpoelec.
Torres (2005), realizó un trabajo referido a la Implementación de un
sistema de recuperación de cartera vencida en la Cooperativa de Ahorro,
Crédito y Vivienda “LA MERCED LTDA”, Aplicó la metodología proyecto
factible basándose en una investigación de campo. Entre los instrumentos
de recolección de información consideró la entrevista y cuestionario para
lo cual utilizó también herramientas de la gerencia moderna para evaluar
el proceso de contratación. Concluye que los empleados que se
encuentran en el Departamento de Crédito no tienen amplios
conocimientos sobre el sentido de la concesión de crédito, no cuentan con
un manual de procedimientos de crédito donde se detalle por escrito los
pasos a seguir y requerimientos que los socios necesitan hacer para
otorgar el crédito. . Propuso el autor introducir nuevos cambios en el
proceso actual basado en el mejoramiento continuo a través de un
modelo de gestión diaria.
En relación al trabajo de investigación efectuado por Torres, se
puede señalar que su pertinencia con la investigación se basa determinar
la evaluación del procedimiento contable presente en las Cuentas por
Cobrar tema de suma importancia para Corpoelec.
Topón, (2011) diseño un modelo de gestión financiera y reducción
de morosidad en el departamento financiero de la empresa eléctrica
Riobamba S.A. Por el lugar se trata de una investigación de campo
porque se realizará una recopilación de información en la Empresa
Eléctrica Riobamba S.A., especialmente en el área financiera, es decir en
el lugar en donde se genera la información. Para esta investigación se
realizarán 183 encuestas a clientes, empleados y directivos y una
entrevista al gerente, de acuerdo a la muestra obtenida. Concluye que
esta investigación se realiza porque la Empresa Eléctrica Riobamba S.A.
no cuenta con un Modelo de Gestión Financiera en el Departamento
Financiero, en lo relacionado con la reducción de morosidad, por lo que
se pretende sugerir las herramientas o pasos a seguir. Esta instancia
propuesta está dotada de instrumentos y mecanismos técnicos y
financieros que posibilitan implementar una gestión efectiva y
culturalmente adecuada, para garantizar la recuperación, protección y
manejo sustentable del sistema financiero.
De los trabajos investigativos citados anteriormente se puede
determinar que tienen algo en común, es decir, que guardan relación
directa o indirectamente con la recuperación de Cartera vencida y lo
indispensable que es la aplicación de un manual o sistema en la que
puedan guiarse para una toma de decisiones adecuada sin poner en
riesgo la recuperación de los fondos.
Se puede determinar que la inexistencia de un Modelo de Gestión
Financiera dentro del Departamento financiero de una empresa pueden
incidir de manera directa para la toma de decisiones en relación a la
manera de cómo disminuir la morosidad de los consumidores, pero en
cambio si existiera dicho Modelo en la que la empresa pueda guiarse para
una buena toma de decisiones en las que puedan reducir la morosidad,
se estaría no solo ayudando a los directivos sino que también serviría
como base para que los consumidores del servicio que presta la empresa
traten de ponerse al día con sus pagos.
Bases Teóricas
Seguidamente se ofrecen las bases teóricas relacionadas con los
objetivos del proyecto.
Fundamentos de las Cuentas por Cobrar
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados
por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier
otro concepto análogo. Atendiendo a su origen, se pueden formar dos
grupos de Cuentas por Cobrar:
A cargo de clientes.
A cargo de otros deudores.
Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y
cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de
mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal
de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben
presentarse como Cuentas por Cobrar aun cuando no estuvieren
facturados a la fecha de cierre de operación de la entidad. En el segundo
grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo
de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su
importancia. Estas cuentas se originan por transacciones distintas a
aquellas para las cuales fue constituida la entidad tales como prestamos a
accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo
fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los montos involucrados no son
de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar.
Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias,
afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro
del grupo Cuentas por Cobrar, debido a que frecuentemente tienen
características especiales en cuanto a su exigibilidad. Si de considera
que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos mas
bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán
clasificarse en capitulo especial del activo no circulante.
Importancia de las cuentas por cobrar
González, (2000) explica que dentro de los aspectos más
importantes a destacar sobre la existencia de las cuentas por cobrar en
una empresa se pueden mencionar las siguientes:
1. Produce un impacto positivo en las ventas de la empresa,
dependiendo de:
Si la empresa cuenta con políticas de crédito flexibles,
puede captar aquella porción del mercado que se inclina a
favor de la venta al crédito y no al contado.
Si proporciona las mismas condiciones en cuanto a las
políticas de crédito que la competencia ofrece,
dependiendo entonces el logro de la venta en base a la
calidad del producto, no a las condiciones de venta
estipuladas.
2. Provee liquidez a la empresa:
Proporciona liquidez y solvencia a la empresa si se cuenta con una
recuperación y rotación sana de las cuentas por cobrar. Además provee
del capital de trabajo necesario para poder cumplir con las obligaciones a
corto plazo.
3. Constituye una fuente de financiamiento de capital de trabajo
El capital de trabajo financieramente hablando es la diferencia
entre el activo circulante (caja y bancos, cuentas por cobrar e
inventarios) menos el pasivo circulante (documentos y cuentas por
pagar a corto plazo).
4. Mantiene la rotación del ciclo económico de la empresa
Cualquier actividad económica que se desarrolle está sujeta a
pasar por las distintas fases de un ciclo económico particular para cada
empresa. Dentro del mismo juegan un papel importante las cuentas por
cobrar y los demás renglones del activo y pasivo circulante.
Clasificación de las Cuentas por Cobrar.
Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben
reclasificarse como Cuentas por Pagar si su importancia relativa lo
amerita. Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos
formando parte de las Cuentas por Cobrar, deben presentarse
deduciéndose del saldo de la cuenta en la que fueron cargados.
Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad incluya
partidas importantes a cargo de una sola persona física o moral, su
importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico
Cuentas por Cobrar o en su defecto, revelarse a través de una nota a los
estados financieros.
Si embargo cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la
misma persona física o moral, deberán cuando sea aplicable
compensarse para efecto de presentación en el balance general,
mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.
Ventajas de registrar en Cuentas por Cobrar.
Por la índole de sus operaciones, algunas empresas tienen
necesidad de expedir recibos para el cobro de determinados renglones
de ingreso.
Entre ellos se encuentran:
El cobro de rentas a los usurarios de bienes inmuebles o muebles.
El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparación en
talleres, de auto transportes y otras máquinas; suministro de energía
eléctrica; suministro de servicio telefónico; cobro de fletes y pasajes a
grandes embarcadores; anuncios en la prensa; prestación de servicios
profesionales, etcétera. Cobro periódico de intereses sobre inversión de
capitales a largo plazo.
De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es un
documento mas completo que el simple recibo y cuyas características y
ventajas son:
A través de ella se contabiliza el ingreso devengado, con
oportunidad, creándose paralelamente el activo correspondiente.
Se controla la entrada de fondos previamente, pues el documento
es una orden de cobro al cajero.
En la mayoría de los casos se evita el llevar cuenta personal a los
deudores.
La Cuenta por Cobrar es necesariamente personal
El sistema de Cuentas por Cobrar se emplea con ventaja absoluta
y elimina las cuentas personales especialmente en aquellos casos
en que se prestan servicios a clientes no regulares.
Trámites de la Cuenta por Cobrar
Según Tabón (2009) indica los trámites de la Cuenta por Cobrar
son los siguientes, suponiéndola por duplicado:
Se expide tomando los datos de cualquiera de estos antecedentes.
Calendario de vencimientos.
Presupuesto aprobado por el cliente previamente, en caso de
servicio de reparaciones.
La orden del cliente para la prestación del servicio, de acuerdo con
tarifas establecidas.
Reporte de consumo mensual, calculado también de acuerdo con
tarifas, como en el caso de suministro de energía eléctrica
Convenios celebrados con el cliente.
La tira de la caja registradora para dar entrada a las ventas al
contado en tienda.
Se anexan los documentos comprobatorios, si los hubiere. Se le
asigna numeración consecutiva y se pasa a revisión y aprobación. Así
mismo, el original se envía al cajero como orden de cobro, quién lo
guarda en el archivo cronológico alfabético. El duplicado se anota en el
registro que viene a ser un diario, así como en los auxiliares y en el índice
de Cuentas por Cobrar. Para luego enviar el duplicado al cajero, quien lo
archiva por numeración consecutiva.
Al efectuarse el cobro de la Cuenta por Cobrar, el cajero anota su
libro de caja, estampando el sello fechador de “cobrado” al duplicado y lo
devuelve a la Contaduría, después de haberle anotado el número de
entrada a caja.
La Contaduría anota en el renglón respectivo del registro de
Cuentas por Cobrar, la fecha de cobro, anotación que también hace en el
índice respectivo.
Se archiva el duplicado en gabinete, por el método alfabético,
juntando con un broche todas las cuentas de un mismo cliente, mediante
lo cual se conoce el volumen de sus operaciones con la empresa.
Registro de las Cuentas por Cobrar
Debemos advertir que las Cuentas por Cobrar están controladas
por una cuenta de mayor, de activo circulante, que se carga del importe
de las cuentas expedidas, se abona del valor de las cuentas cobradas, y
su saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro. El
registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que sirve para anotar las
expedidas y de las que se toman datos para cargar la cuenta del libro
mayor. Tiene las siguientes columnas:
Fecha, a cargo de, número consecutivo, numero de caja, Cuentas
por Cobrar Debe, fecha de cobro. Varias columnas de haber, para
acreditar las cuentas de mayor, por las que se origine la Cuenta por
Cobrar.
Observaciones:
Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada
una pasa al libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento,
tomando estos totales de cargo a Cuenta por Cobrar y abonos a varias
cuentas, para de ahí pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es
solamente el de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja.
La Factura tramitada como Cuenta por Cobrar.
El objeto de la Cuenta por Cobrar es controlar y contabilizar los
ingresos procedentes de la prestación de servicios y no los que originen
las ventas a crédito. Sin embargo, en algunos casos resulta práctico que
para evitar se lleven cuentas personales a los clientes, las facturas a su
cargo, se tramiten como Cuentas por Cobrar. En tales casos las facturas
que se expidan a cargo de clientes se harán cuando menos en dos
copias: el original para el cliente y el duplicado como documento
contabilizado, ambos ejemplares tendrán el mismo trámite que ya se ha
expuesto para el original y duplicado de la Cuenta por Cobrar, con la
variante de que en el registro debe adicionarse una columna de haber
para acreditar la cuenta de “costo y servicio o venta”.
Aspectos Generales del Crédito
Como es de conocimiento general, las instituciones que por
excelencia se dedican a otorgar créditos de distintas naturalezas son los
bancos e instituciones financieras, para lo cual utilizan una serie de
procedimientos y herramientas para tal fin, pero no solo las instituciones
bancarias otorga créditos también lo hacen la gran variedad de empresas
existentes (empresas comerciales, industriales, de servicios, etc.); con el
único fin de captar mas clientes y aumentar sus niveles de ventas y con
ello obtener utilidad y que la empresa pueda subsistir en el medio en que
desarrolla.
Pero también existe un nivel de riesgo en el cual estos entes están
inmersos, el cual es el riesgo de morosidad y hasta cierto punto de
incobrabilidad de las operaciones al crédito que realizan sobre lo cual
tratare mas adelante con el único fin de contribuir a disminuir este riesgo
dando unas pautas como sugerencia.
A lo largo de todo el proceso de otorgamiento de un crédito, se
torna amplio y complejo el análisis de los aspectos y factores que se
tienen que analizar entre los cuales tenemos:
-Determinación de un mercado objetivo
- Evaluación de crédito
- Evaluación de condiciones en que se otorgan
- Aprobación del mismo
- Documentación y desembolso
- Política de cobro
- Administración del crédito en referencia, etc.
Las pautas, procedimientos, políticas para otorgar un crédito previo
estudio y evaluación de los factores y variables a tener en cuenta, es el
objetivos del presente estudio y cuyo contenido se desarrollara mas
adelante.
Fundamento del Crédito
Un crédito también se define como una prerrogativa de comprar ahora
y pagar en una fecha futura, en la actualidad es un sistema moderno de
comercialización mediante el cual una persona o entidad asume un
compromiso de pago futuro (deudor) por la aceptación de un bien o
servicio ante otra persona o entidad (acreedor); en cual los pagos de las
mercancías se aplazan a través del uso general de documentos
negociables. Ej. Letras de cambio, cartas de crédito, factura conformada,
etc.
El crédito flexibiliza los términos de una transacción (plazos, montos,
tipo de interés, etc.) facilitando el acuerdo comercial, tanto al cubrir una
satisfacción de venta tanto por parte del comerciante, como la necesidad
de comprar por parte del consumidor, de acuerdo a la disponibilidad de
pago que presenta.
Sujetos del Crédito
Es la persona natural o jurídica que reúne los requisitos para ser
evaluado y posteriormente ser favorecido con el otorgamiento de un
crédito, en efectivo o venta de un artículo con facilidades de pago. Estos
requisitos están comprendidos en la política de créditos de la empresa
que otorga dicho crédito.
Objetivo Básico del otorgamiento de un Crédito
Desde el punto de vista empresarial, el establecer un sistema de
créditos tiene como objetivo principal incrementar el volumen de las
ventas mediante el otorgamiento de facilidades de pago al cliente,
pudiendo ser este comerciante, industrial o publico consumidor que no
presente disponibilidad para comparar bienes o servicios con dinero en
efectivo y de esta forma, cumplir con el objetivo principal de la
organización el cual es generar mayores ingresos y rentabilidad para la
empresa. Cómo y cuándo se debe otorgar un crédito.
Según González, (2000). La competencia y la práctica de industria
afectan la decisión de las compañías de otorgar un crédito y cómo
hacerlo. El ofrecer un crédito implica costos tales como la administración
del crédito y las cuentas incobrables. Las compañías ofrecen créditos sólo
cuando las ganancias adicionales por ventas a crédito exceden tales
costos.
Suponga que las deudas incobrables equivalen al 5% de las ventas
a crédito, que los costos administrativos de un departamento de crédito
son de Bs. 5.000.000 al año, y se obtienen Bs. 20.000.000,00 por ventas
a crédito (con ganancia de Bs. 8.000.000) antes de los costos del crédito
de Bs. 6.000.000,00 (5% x 20.000.000 + 5.000.000), entonces, vale la
pena ofrecer el crédito.
Cuentas Incobrables
Para Meigs, (1983), el otorgamiento de un crédito trae consigo
costos y beneficios. Uno de los costos es el no pago potencial de sus
deudas por algunos de los clientes a crédito. El beneficio es el incremento
en ingresos y en utilidades globales que de otra forma se perderían si no
se otorgara crédito, y que muchos clientes potenciales no comprarían si
no se otorgara crédito. El contador a menudo denomina este costo
principal como gastos por deudas malas y el beneficio como utilidad bruta
adicional en ventas a crédito.
Presentación de las cuentas incobrables en los estados financieros
Según Pyle, (1998) al medir el ingreso de una empresa, uno de los
principios fundamentales de contabilidad es que estos ingresos estén
asociados con los gastos incurridos, para generar tales ingresos.
El gasto por cuentas incobrables se origina por la prestación de un
servicio o por la venta de mercancías a crédito a clientes que no
cumplieron con el pago de sus facturas; en consecuencia, se incurre en
tales gastos en el año en que se generaron las ventas, aunque la
incobrabilidad de las cuentas se determina al año siguiente.
Una cuenta por cobrar que se origina en una venta a crédito en el
año un y se determina que es irrecuperable en algún momento durante el
año dos, representa un gasto del año un. Mientras que el gasto de una
cuenta incobrable no se estime y se presente en el balance general a final
de año y el estado de resultados, estos estados financieros pueden
mostrar una sobrestimación de los ingresos y de la posición financiera.
Estimación de cuentas incobrables
Según Pyle, (1998), establece, antes de cerrar las cuentas y
preparar los estados financieros al final del período contable, se debe
hacer una estimación del valor esperado de cuentas incobrables. Esta
estimación generalmente se basa en la experiencia anterior, tal vez
modificada con las condiciones actuales de la empresa.
Las pérdidas por cuentas incobrables tienden a ser mayores
durante los períodos de recesión que durante los períodos de crecimiento
y prosperidad, bien sea de la empresa o de la economía de un país.
Como la provisión para cuentas de dudoso recaudo constituye
necesariamente una estimación y no un cálculo preciso, el factor del
criterio personal puede jugar un papel importante en la determinación del
tamaño de esta cuenta de valuación.
Cancelación de una cuenta incobrable.
Según Pyle, (1998), cada vez que se determine que una cuenta por
cobrar de un cliente determinado es incobrable, se deja de clasificar como
activo y se debe cancelar. Cancelar una cuenta por cobrar es reducir el
saldo de la cuenta del cliente a cero a nivel del auxiliar y disminuir de la
cuenta por cobrar del balance.
El asiento de diario para lograr esto, consiste en acreditar la cuenta
de control cuentas por cobrar en el mayor general (y la cuenta del cliente
en el mayor auxiliar) y debitar la cuenta provisión para cuentas de dudoso
recaudo.
Recuperación de una cuenta por cobrar previamente cancelada.
Ocasionalmente una cuenta por cobrar que ha sido cancelada por
carecer de valor, posteriormente se recupera total o parcialmente. Tales
recuperaciones con frecuencia se conocen como recuperaciones de
deudas malas. González, (2000) “La recuperación de una cuenta por
cobrar previamente cancelada es una evidencia de que la cancelación fue
un error, la cuenta por cobrar por tanto debe ser restablecida como un
activo”.
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
De acuerdo al Manual de Procedimientos de la empresa Halliburton
(1998). Las cuentas por cobrar representan un derecho próximo a
hacerse efectivo, de no ser así automáticamente se originará una pérdida
para la empresa.
Esta situación debe evitarse en lo posible, para ello es necesario
establecer control efectivo de las mismas el cual puede lograrse siguiendo
los siguientes lineamientos:
Reducir los riesgos al conceder el crédito; realizando un estudio
preliminar antes de autorizar la venta a crédito.
Vigilar las cuentas por cobrar.
Activar cobranzas al vencimiento de las mismas.
Enviar mensualmente los estados de cuenta a cada cliente a titulo de
recordatorio sin que ello implique una cobranza directa.
Registrar y revisar las facturas cuidadosamente en cuanto a
cantidades, unidades, sumas y demás cálculos y de ellas quedarán al
menos dos copias segregadas una a la persona encargada del cobro
y la otra a contabilidad.
Segregar funciones, entre contabilización de los derechos por cuentas
a cobrar y su custodia.
Realizar periódicamente conciliaciones entre el mayor general y sus
auxiliares.
Realizar las anotaciones contables, ajenas a operaciones de
tesorería, en los auxiliares de las cuentas a cobrar, por personas
ajenas al mantenimiento de las cuentas a cobrar o manejo de
efectivo.
Pre numerar la documentación que soporta las transacciones por
ventas y cuentas a cobrar.
Elaborar un detalle individualizado de las cuentas por cobrar
clasificado por antigüedad de la deuda, de forma que proporcione
información detallada de la situación de cada deuda y posibilite poder
tomar medidas rápidas encaminadas a su cobro.
Realizar un estudio individualizado por clientes antes de conceder
autorización de una venta a crédito, el cual debe ser revisado por el
Departamento de Crédito.
Administración de las cuentas por cobrar
Es necesario destacar que los administradores trabajan en una
organización y dirigen las actividades de otras personas.
Koontz, (1993), “La administración es el proceso de diseñar y
mantener un medio ambiente en el cual los individuos que trabajan juntos
en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados.” El mismo
autor afirma que los administradores, sin importar su nivel de
organización, deben ejecutar cuatro funciones: planeación, organización,
integración y control. Estas funciones han sido importantes para el
desarrollo del sistema de cuentas por cobrar, que a la vez debe tener
incorporados los mecanismos que faciliten su administración y control.
Planeación
La función de planeación contempla definir las metas de la
organización y por ende las políticas de crédito que regirán las cuentas
por cobrar, estableciendo la estrategia global para el logro de estas metas
y desarrollando una jerarquía detallada de planes para integrar y
coordinar las actividades de los responsables del seguimiento del rubro
en estudio.
Organización
Esta función incluye la determinación de las tareas a realizar para
la revisión de las cuentas por cobrar, cómo se agrupan las tareas que
busquen este objetivo, quién reporta a quién y dónde se toman las
decisiones. Para lograr los objetivos previamente establecidos, es vital
que exista una adecuada organización de las diversas actividades,
definiendo claramente las responsabilidades y funciones de cada uno.
Integración
Toda organización incluye personas y es responsabilidad de la
administración dirigir, integrar y coordinar a éstas, motivando a las
mismas a escoger el canal de comunicación más adecuado y
dirigiéndolos en las actividades que involucren la calificación del cliente y
el seguimiento de las cuentas por cobrar.
Control
Al haberse establecido claramente los objetivos, es importante
crear los mecanismos de control sobre las cuentas por cobrar cuya
función sea detectar en forma oportuna las desviaciones o errores que se
presenten. Además deben evaluarse las mismas para poder así tomar las
medidas correctivas cuando sean detectadas.
Una adecuada y oportuna administración y control de las cuentas
por cobrar han incidido directamente en el crecimiento, expansión,
liquidez y rentabilidad de la empresa y su incumplimiento constituye un
factor limitativo de éstos.
Políticas de crédito
Según el Diccionario para Contadores (1976). Las políticas de
crédito de una empresa establecen los lineamientos para determinar si se
otorga un crédito a un cliente y por cuanto se le debe de conceder. La
empresa no sólo debe de ocuparse de establecer las normas de crédito,
sino de aplicar correctamente las mismas al tomar decisiones.
Estas políticas deben expresar con claridad que tipo de cliente
implica riesgo y los límites de crédito a los que tendrá acceso, las
condiciones como el plazo, descuento por pronto pago, las formas
prácticas de cobro de las cuentas en el período normal de vencimiento del
crédito como en el período de mora y de las cuentas malas.
Estimación Contable para Cuentas Incobrables
La Comisión de Principios de Contabilidad, hace mención de las
estimaciones Contables, cuando comenta que formando parte de las
operaciones normales de una entidad, existen eventos cuyos efectos, a la
fecha de presentación de los estados financieros, no son susceptibles de
cuantificarse con exactitud, estando es este caso las cuentas por pagar.
Frecuentemente, esta estimación se hace en condiciones de
incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o
con probabilidad de que ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del
juicio.
Para la Estimación contable se debe tomar en cuenta lo siguiente.
Verdadera necesidad de registrar la estimación contable y
establecimiento de políticas adecuadas al respecto.
Compilación de información relevante, suficiente y confiable para
respaldar la estimación contable.
Participación de personal capacitado en la preparación de la
estimación contable.
Evaluación de la estimación a través de comparaciones con
resultados reales posteriores o de la congruencia con los planes de
operación de la entidad.
Informe Diario de Operaciones
La estructura e implementación de un informe diario de
operaciones le permitirá a las pequeñas y medianas empresas recopilar la
información de todas las transacciones diarias que realice la empresa;
clasificar las operaciones en diferentes secciones para una mayor
claridad; acumular diariamente todos las actividades que han transcurrido
durante el mes y controlar las cuentas más importantes del negocio para
así tomar decisiones sobre el control interno y las actividades futuras que
desee la administración realizar para lograr las metas establecidas por
sus propietarios.
El informe diario de operaciones nos proporcionará la información
necesaria para preparar el resumen de operaciones, que son los asientos
que van a contener el acumulado de los ingresos recibidos, los cheques
girados, compras al crédito y cualquier otra asiento que necesite la
empresa. Luego esta información es registrada en los libros de
contabilidad para posteriormente elaborar los estados financieros.
Esta información podrá registrarse de manera fácil y rápida y con el
mínimo margen de error. Esta estructura será diseñada según las
necesidades de la empresa y después podrá ser ajustada a las nuevas
perspectiva.
El informe diario de operaciones está orientado principalmente a la
administración: Para la toma de decisiones en las funciones de
planeación y control de las diferentes actividades que realice la empresa.
Con la implementación del informe diario de operaciones es
recolectada, registrada y resumida de manera útil y adecuada, para
posteriormente la administración y demás usuarios puedan evaluarla e
interpretarla, formular planes e iniciar la acción mientras los datos son
todavía apropiados para alcanzar los objetivos y metas financieras.
Definición del Informe Diario de Operaciones
El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma
clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa
como son: ingresos, cheques girados, compras al crédito y otros.
El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las
siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos
cargos y la sección de cheques girados y compras al crédito. Además
secciones de control como son: sección de control de inventario, sección
de control de saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección
de fecha y de número.
Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán ser
agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que
contienen un original y una copia desprendible para cada día. El original
permanece archivado en la libreta y la copia se archivará en orden
cronológico; conjuntamente con los documentos que sustentan la
información registrada en cada sección.
Todas las secciones tienen espacio para anotar la información del
día y otro adicional para llevar el acumulado de cada renglón a la fecha.
También existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos y
créditos de cada una de las secciones.
Este informe será confeccionado de acuerdo a la naturaleza de las
actividades y necesidades de las empresas y el mismo podrá modificarse
a medida que surjan cambios o nuevas operaciones.
Objetivos y Propósitos de la implementación de un Informe Diario de
Operaciones dentro de la Empresa
El objetivo primordial de un informe diario de operaciones es
proporcionar al empresario y demás usuarios, un método rápido, sencillo,
actualizado y preciso para recopilar las transacciones diarias de su
empresa, que permita observar diariamente el comportamiento de los
recursos económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas.
El informe diario de operaciones es una herramienta de control que
durante la toma de decisiones de la administración permite que se
descubra síntomas sobre las áreas problemas o áreas débiles, para
determinar las acciones que se deberán realizar a fin de corregir una
situación. Otro control es proporcionar un medio de comunicación entre
las personas que integran la organización, esto se logra informando los
resultados de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la
empresa.
El registro completo de todas las actividades comerciales de las
empresas implica comúnmente un gran volumen de datos.
Los sistemas tradicionales requieren del manejo de varios libros e
informes para recopilar la información financiera de un negocio como son
diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de venta y
otros. Es por ello que el informe diario de operaciones se recomienda
como una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no
cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos unidades para
atender el departamento de contabilidad.
Quienes toman decisiones administrativas en las empresas
necesitan información financiera, oportuna para ayudar en la planeación y
el control de las actividades que llevan a cabo, así como para ejecutar
nuevos proyectos y expansiones.
Bases legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
Artículo 112:
“…el Estado proveerá la inicia privada, garantizando la creación
y justa distribución de la riqueza, así como la producción de
bienes y servicios que satisfacen las necesidades de la
población, la libertad de trabajo, empresas, comercio,
industria…”
Este artículo orienta el desarrollo empresarial mediante la
libertad económica y la promoción del desarrollo.
Código de Comercio de Venezuela
Artículo 33:
“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro
Diario, el libro Mayor, y el de Inventarios. Podrá llevar, además,
todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el
mayor orden y claridad de sus operaciones,”
Este artículo señala el uso del idioma oficial de Venezuela en
los procesos de contabilidad de los diferentes libros donde se
registran las operaciones comerciales.
Ley de Impuesto Sobre la Renta
La Ley del Impuesto Sobre la Renta contempla a las cuentas
incobrables, en sus artículos 22-VI y 24-XVII. En los cuales considera a
estas cuentas, como una deducción autorizada, cuando se trate de
perdidas por créditos incobrables, considerándose realizadas cuando se
consuma el plazo de prescripción que corresponda, o antes, si fuera
notoria la imposibilidad practica de cobro, ampliándonos el concepto de
cuentas incobrables, el Reglamento de esta ley nos dice lo siguiente:
Art. 25
Las perdidas por créditos incobrables señaladas en la fracción XVII
del artículo 24 de la Ley, se deducirán en el ejercicio en que se consuma
la prescripción en los términos de las leyes aplicables o se de la notoria
imposibilidad practica de cobro.
Se considera que existe notoria imposibilidad práctica de cobro de
un crédito, entre otros, en los siguientes casos:
Cuando el deudor no tenga bienes embargables.
Cuando el deudor haya fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su
nombre.
Cuando se trate de crédito cuya suerte principal al día de su
vencimiento no exceda del equivalente de 60 veces el salario mínimo
general del área geográfica correspondiente al Distrito Federal y no se
hubiera logrado el cobro dentro de los dos años siguientes a su
vencimiento.
Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra,
concurso o en suspensión de pagos. En el primer supuesto, debe
existir sentencia que declare concluida la quiebra por pago concursar o
por falta de activo.
En el caso señalado en la fracción III, la deducción, procederá en el
ejercicio en el que se cumpla el plazo a que la misma se refiere. El crédito
incobrable se contabilizara en un peso.
En todos los caso, el saldo de Cada Cuenta considerada como
crédito incobrable deberá quedar registrado en contabilidad con “importe
de un peso”, por un plazo mínimo de cinco años y conservar la
documentación que demuestre el origen del crédito.
A veces, las empresas en su esfuerzo por aumentar las ventas
conceden crédito con demasiada liberalidad o no se muestran muy
diligentes en el cobro de las deudas de los clientes. Tales prácticas
pueden generar costos innecesarios que, en períodos de recesión, tal vez
representen la línea divisoria entre la supervivencia y la quiebra. Por lo es
recomendable, el cambio de políticas para conceder los créditos, así
mismo hacer una estimación Contable para Cuentas Incobrables.
Glosario de términos
Administración.
Es el proceso mediante el cual el gerente planifica, organiza,
ejecuta y controla los objetivos de la organización, a través de la
optimización de los recursos humanos y financieros que dispone. (Def.
Op)
Antigüedad de las cuentas por cobrar.
Es el proceso de clasificación de las cuentas por cobrar por grupos
de vencimiento tales como: vencidas entre 1 y 30 días, vencidas entre 31
y 60 días, vencidas entre 90 y 120 días, etc. Es un paso en la estimación
de la porción incobrable de las cuentas por cobrar. (Def. Op).
Auditoria.
Examen de los estados financieros por contadores externos, las
conclusión de una auditoria es el dictamen profesional del contador
sobres los estados financieros. (Horngre, 1997, p 42).
Control.
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adaptado con las instrucciones emitidas y con principios establecidos.
(Def. Op).
Cuenta.
Es el lugar para registrar repercusiones particulares de las
operaciones de la empresa. Es decir, es el registro de partida semejante
entre sí. (UNA, 1991, p 632).
Cuenta por Cobrar.
Un derecho económico contra un negocio o individuo, que se
adquiere principalmente al vender bienes y servicios y por prestarle
dinero. (Horngren, 1997, p 354).
Estados Financieros.
Documentos del negocio que representa información financiera
sobre una entidad a personas y organización ajenas al negocio.
(Horngren, 1997, p 4)
Método de Estimación.
Es un método que registra las perdidas en cobranzas sobre la base
estimadas realizado antes de determinar que no se le podrá cobrar a
clientes específicos. ( Horngren, 1997, p 356)
Nota de Crédito.
Es un asiento que sirve para reducir el importe de los saldos en
cuentas por cobrar y del efectivo que en definitiva se cobrará. (Montero,
2005, p 35).
Nota de Débito.
Es un asiento que sirve para aumentar el importe de los saldos en
cuentas por cobrar. (Montero, 2005, p 35).
Planeación.
Implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para
alcanzar las metas organizativas, dichas tareas deben ser realizadas
indicando el momento en el que se deben realizar la actividad con el fin
de lograr las metas deseadas. ( Def. Op).
Plazos de crédito.
Plazo promedio de pago que la empresa maneja con sus
proveedores. (Montero, 2005, p 35).
Política.
Son guías amplias, verbales o escritas, las cuales permiten a la
empresa desarrollar las iniciativas para la interpretación de una normativa
en particular y, en función de ello, definir el área de acción para la toma
de decisiones. (Def. Op).
Política de cobro.
Normas que la empresa establece para las cobranzas de las
cuentas por cobrar. (Montero, 2005, p35)
Sistema de Variables
Méndez (1995), define una variable como: “dimensión de un objeto,
un atributo que puede variar de una o mas maneras y que sintetiza
conceptualmente lo que se quiere conocer acerca de las unidades de
análisis (p. 70).
Las variables que se consideran en esta investigación son las
siguientes:
Variable Nominal: La Morosidad de las Cuentas por Cobrar.
Variable Real:
Etapa del impacto de Morosidad de las Cuentas por Cobrar.
Evaluación del Procedimiento Contable Presente en las Cuentas
por Cobrar.
Fases de Cobranzas de las Cuentas por Cobrar.
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Tipo de Investigación
La investigación propuesta se ubicó dentro del estudio del tipo
descriptivo, que, según el cual tiene como objetivo reflejar como se
produce un determinado fenómeno social, educativo u organizacional en
un contexto real.
Los estudios de tipo descriptivo se encargan de desarrollar un
conjunto de procedimientos analíticos y estadísticos que se orientan a
tratar de determinar la frecuencia con que se manifiesta el objeto de
estudio, lo cual hace posible determinar los rasgos más importantes del
problema e insertarlos en un contexto teórico que permite la comprensión
de la realidad estudiada.
En cuanto al tipo de investigación, Best (1997), plantea que: “La
investigación descriptiva consiste en algo más que la recogida y
tabulación de los datos que han sido reunidos con propósito, el de
comprender y solucionar un problema” (p. 76).
Destaca el autor, que este tipo de investigación intento responder
preguntas de naturaleza normativa y correlativa a través de la descripción
de variables, el resumen y análisis entre si.
Diseño de Investigación
En el marco conceptual de la investigación planteada, referido al
análisis del impacto de la morosidad de las cuentas por cobrar en
Corpoelec de Caicara del Orinoco, se define el diseño de investigación
como el plan o la estrategia global en el contexto de estudio propuesto,
que permite orientar desde el punto de vista técnico, y guiar todo el
proceso de investigación, desde la recolección de los primeros datos
hasta el análisis e interpretación de los mismos en función de los objetivos
definidos en la presente investigación. Atendiendo a los objetivos
delimitados, de manera primaria, la investigación se orienta hacia la
incorporación de diseño de campo. Por cuanto, este diseño de
investigación permite no solo observar, sino recolectar los datos
directamente de la realidad objeto de estudio, en su ambiente cotidiano,
para posteriormente analizar e interpretar los resultados de estas
indagaciones.
El estudio propuesto se adecua a los propósitos de la investigación
no experimental descriptiva, donde no se han planteado hipótesis, pero si
se han definido un conjunto de variables.
Población y Muestra
Población
La población objeto de estudio esta considerada en el conjunto
de todos los casos o unidades de análisis, que concuerdan con una serie
de especificaciones, que se establecen en correspondencia con los
objetivos de investigación.
En el caso de la presente investigación el objeto de estudio es el
Análisis del impacto de la Morosidad en las Cuentas por Cobrar de
Corpoelec Caicara del Orinoco.
La población en objeto de estudio esta integrada por el personal
que actualmente presta servicio en la dirección administración y finanzas
de Corpoelec en Caicara del Orinoco; el cual esta conformada por un
departamento que a su vez esta representado por una población de seis
(06) personas, distribuido de la siguiente manera:
Departamento Nº de Personas
Gerente de Administración 1
Administración y Finanzas 5
Totales 06
Tomando en cuenta que la población estudiada es pequeña o
finita, se tomo el total del personal que elabora en el departamento de
Administración y Finanzas de las cuenta por cobrar.
Muestra
En virtud de que esta población no es de gran dimensión y es
posible de ser estudiadas en su totalidad por la persona que realiza esta
investigación, por lo tanto se consideró trabajar con toda la población es
decir los seis (06) empleados.
Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Técnicas de Recolección de Datos
La técnica son aquellas que tienen su origen con la realidad y que
reflejan la variedad y diversidad compleja de la situación de estudio. Son
los medios empleados para recolectar la información oral o escrita. Por tal
motivo en la recolección de dato la técnica está referida a la manera como
se van a conseguir los datos de la investigación.
Para la realización de la investigación se utilizara la siguiente
técnica: la encuesta que constituye una técnica de investigación dirigida
al estudio, para recoger datos cuantitativos de las opiniones de conjuntos
de números de personas.
Instrumento de Recolección de Datos
El instrumento es el recurso que permite que se unan los datos
que luego van a ser analizado para lograr los resultados de la
investigación. Para la aplicación de la encuesta se utilizara un
cuestionario.
Para la recolección de los datos relacionados con este estudio, se
aplico una encuesta en su modalidad de cuestionario a la población. Por
ser el instrumento que mas se adapta a este tipo de recolección de
información, el cual se define como un conjunto de unidades muéstrales
para medir variables en estudio.
Esto permite obtener la información necesaria y percibida
directamente de las variables en estudio.
Validación del instrumento
El instrumento dirigido a recoger datos en este estudio fue
sometido a un proceso de validación a través de los procedimientos de
juicio de expertos y aplicación de una prueba piloto.
El procedimiento de juicio de expertos se cumplió a través de la
revisión y validación por parte de, profesionales de experiencia en el área
de administración.
En relación con la prueba piloto, Sánchez (2000), la define como
“aquella que se aplica a un grupo de personas para verificar la fidegnidad
operativa y validez del instrumento”. En este sentido, la aplicación de la
prueba piloto permite corregir la redacción del ítem que comprenden y
miden las variables. A demás, si en numero de preguntas arroja toda la
información que se requiere para que el investigador logre los objetivos
del estudio.
Los instrumentos se validaran, a través de la validez por contenido,
mediante juicio de expertos. Para ello, los instrumentos serán
suministrados a seis (6) profesionales del departamento de contabilidad,
a objeto de que se hagan las evaluaciones que sean pertinentes y
garantizar la validez de los resultados que se lleguen a obtener.
Análisis de datos
Los resultados se codificaron y se tabularon, presentándose en
cuadros de frecuencia simple. Al respecto González, (2000), lo define
como “el arreglo lógico en filas y columnas de los dato y que obviamente
debe contemplar loas especificaciones relacionadas con las naturaleza de
dicha investigación.”A continuación se presenta los cuadros estadísticos y
gráficos con sus respectivos análisis inferencial.
REFERENCIAS
Horngren, Ch. y Otros. (1997). Contabilidad. (3ª.ed.) México.
Hurtado de Barrera, J. (1998). Metodología de la investigación holística.
Caracas: Fundacite Anzoátegui/Sypal.
Kohler, E. (1976). Diccionario para Contadores. Editorial Hispano
Americano de México.
Ley de Impuesto Sobre La Renta. Edición Fiscales ISEF. México
Ley del Impuesto al Valor Agregado, IVA (1997)
Meigs, W y Otros. (1983). Principios de Auditoria. 2ª.ed. México.
Pyle, W. (1998). Principios Fundamentales de Contabilidad. Editorial
Ceesa.
Reglamento la Ley de Impuesto Sobre la Renta. Edición Fiscales ISEF.
México.
Tesis de Grado
Caña, R. y Piña. (2004). Análisis del Proceso de Planificación Estratégica
en la Unidad de Cuentas por Cobrar y Pagar del Centro Medico
Orinoco Ciudad Bolívar Estado Bolívar. UNESR. Núcleo Ciudad
Bolívar.
Correra, A. (2002). Mercado de Capitales como Alternativa para el
Funcionamiento de la Pequeña y Mediana Empresa en Venezuela.
UNESR. Núcleo Ciudad Bolívar.
González, E. (2000). Implantación de Controles en las Cuentas por
Cobrar para una eficaz Recuperación de la misma.
Montero, D. (2005). Análisis de los Procesos Utilizados en el Área de
Cuentas por Cobrar (Servicios Halliburton de Venezuela S.A).
Universidad Yacambú.
Victoria, M. (1999). Modelo para el Control Contable y Financiero en
British Petroleum de Venezuela S.A.
Obras Colectivas.
Castillo, J. (2003). Morosidad de las Cuentas por Cobrar.
Koontz, D. (1993). Elemento de Administración Moderna.
Meigs, J. (1998). Contabilidad la Base para la Toma de Decisiones
Gerencial.
Oquendo, D. (2000). La importancia del activo circulante en el capital de
Trabajo de las organizaciones.
Oriola, J. (2005). Fallas de Diseños de Planificación en las Cuentas por
Cobrar de la Empresa.
Fuentes Electrónicas
Corpoelec, empresa eléctrica socialista. (Pagina en línea). Disponible:
www.corpoelec.gob.ve/. (Consulta: 2012, Enero 21).
ANEXOS
UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
Modelo del instrumento para los empleados:
Cuestionario para indagar sobre El Análisis del Impacto de la
Morosidad en las Cuentas por Cobrar de Corpoelec, Caicara del
Orinoco.
Barquisimeto, Abril 2012
Presentación:
El instrumento que se presenta a continuación tiene como
propósito recoger una serie de informaciones relativas a la forma como se
manifiesta el impacto de la morosidad de las cuentas por cobrar de
Corpoelec, Caicara del Orinoco.
Los datos obtenidos servirán de basamento para una investigación
que se realiza en la Universidad Yacambù.
Agradecemos la colaboración que se preste, en cuanto a responder
todas y cada una de las preguntas formuladas.
Atentamente,
Leidis del Carmen Márquez
Instrucciones:
1. Lea cuidadosamente el instrumento antes de proceder a responder y preste atención a estas instrucciones.
2. Marque con una equis (X) la alternativa que considere conveniente
a su respuesta.
3. No deje ningún ítem sin responder.
4. No tiene que identificar el instrumento, pues el mismo tiene
carácter confidencial.
5. Si tiene alguna duda, consulte a la persona que le suministro este
instrumento.
Parte I: Etapa del Impacto de la Morosidad de las Cuentas por
Cobrar.
1. En la empresa, la morosidad de las cuentas por cobrar ¿qué nivel
de consecuencia negativa representa en la administración financiera,
en la proyección de inversión?
Muy elevado
Alto
Bajo
Muy bajo
2. ¿En la empresa, se ejecuta la administración de las cuentas por
cobrar?
Siempre
Algunas veces
Nunca
3. ¿En Corpoelec, existe una planificación de trámite de las cuentas
por cobrar?
Alto
Medio
Bajo
Muy bajo
4. ¿Existe en la empresa un sistema de control en el registro de las
cuentas por cobrar?
Siempre
Algunas veces
Nunca
Parte II: Evaluación del Procedimiento Contables Presente en las
Cuentas por Cobrar.
5. ¿Corpoelec, cumple con las políticas de créditos?
Siempre
Algunas veces
Nunca
6. ¿Con relación al plazo de crédito, ¿en qué nivel emplea la
empresa la ejecución?
Alto
Medio
Bajo
Muy Bajo
7. ¿Se emplea un estudio y evaluación en función del control interno
de la cuentas por cobrar?
Siempre
Algunas Veces
Nunca
Parte III: Fases de Cobranza de la Cuentas por Cobrar
8. ¿En la empresa se utiliza un manual de procedimiento que
identifique la imposibilidad de cobro de las cuentas por cobrar?
Siempre
Algunas veces
Nunca
9. ¿Periódicamente en el cierre de los Estados financieros se ven
afectado por la morosidad de las cuentas por cobrar al momento de
convertirse en cuentas incobrables?
Siempre
Algunas veces
Nunca
10. ¿En la empresa, se implementa correctivos cuando se identifica
la morosidad de las cuentas por cobrar?
Siempre
Algunas veces
No
