Punto 32 NUEVAS AUDITORÍAS DEL AUDITOR EXTERNO...

202 EX/32 Consejo Ejecutivo 7

Job: 201701490

Punto 32 del orden del día provisional

NUEVAS AUDITORÍAS DEL AUDITOR EXTERNO

PARTE I – SÍNTESIS

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA MOVILIZACIÓN DE LOS RECURSOS EXTRAPRESUPUESTARIOS

RESUMEN

El presente documento es la síntesis que el Auditor Externo hace de su informe de auditoría sobre la movilización de los recursos extrapresupuestarios, que figura en el documento 202 EX/32.INF, de conformidad con la cláusula 12.4 del Reglamento Financiero. Medida que se prevé adopte el Consejo Ejecutivo: decisión propuesta en el párrafo 41.

París, 30 de agosto de 2017

Original: francés e inglés

202a reunión Parte I

202 EX/32 Parte I

RESUMEN EJECUTIVO

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA MOVILIZACIÓN DE LOS RECURSOS EXTRAPRESUPUESTARIOS

1. El objetivo de esta auditoría consiste en analizar los medios con los que cuenta actualmente la UNESCO y las medidas que convendría adoptar a fin de incrementar los recursos extrapresupuestarios. Por tanto, el Auditor Externo no se pronuncia sobre el nivel idóneo de recursos extrapresupuestarios que debe buscar la UNESCO, ya que son los Estados Miembros los que deben sopesar las ventajas y desventajas de esa financiación. 2. Así pues, en el informe se examinan la organización de los servicios de la Sede que se encargan de la búsqueda de ese tipo de financiación, sus medios, el papel de las oficinas fuera de la Sede, las modalidades de financiación que se pueden estudiar, y las distintas categorías de posibles donantes. I. ORGANIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA UNESCO PARA LA BÚSQUEDA DE

FINANCIACIÓN VOLUNTARIA

1. Gran heterogeneidad de las modalidades de financiación de los organismos de las Naciones Unidas

3. Aunque el UNICEF y el PNUD no disponen de recursos obligatorios, éstos representan casi la mitad de los recursos totales de la FAO (41%), el PNUMA (40%) y la OMS1 (19%), y un poco más de la mitad de la financiación de la Secretaría de las Naciones Unidas (52%). Desde el decenio de 1990, la proporción de contribuciones voluntarias en la financiación de los organismos de las Naciones Unidas no ha dejado de aumentar, y hoy alcanza el 55% de sus recursos.

2. La UNESCO: una disminución de los recursos extrapresupuestarios y una gran dependencia de un pequeño número de donantes

4. La financiación de la UNESCO se caracteriza por la importancia considerable de los recursos obligatorios (47% en 2014). Éstos últimos sufrieron una fuerte erosión en 2011 cuando los Estados Unidos cesaron de cumplir su compromiso. A pesar de la prioridad acordada, la disminución de las contribuciones obligatorias no fue compensada por un aumento de los recursos extrapresupuestarios. 5. La UNESCO cuenta con múltiples donantes de recursos extrapresupuestarios, de los cuales los Estados son la mayoría (68%), seguidos de instituciones multilaterales (19%) y empresas, fundaciones y particulares (13%). No obstante, la UNESCO sigue dependiendo en gran medida de un pequeño número de donantes oficiales importantes, habida cuenta de que, en cada categoría, los diez principales donantes aportan más de cuatro quintas partes de los recursos.

1 FAO: Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura; PNUMA: Programa

de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente; OMS: Organización Mundial de la Salud.

NOTA: el presente resumen ejecutivo ha sido elaborado por el Auditor Externo a petición de la Secretaría a fin de optimizar los costos de traducción y facilitar los debates de los órganos rectores. Únicamente el informe íntegro da fe del contenido exacto, la índole y el alcance de las observaciones y recomendaciones del Auditor Externo.

202 EX/32 Parte I – pág. 2

3. Un gran número de documentos estratégicos sobre la búsqueda de financiación, aunque poco precisos

6. Fueron muchos los documentos estratégicos en materia de movilización de recursos extrapresupuestarios que se prepararon en el marco de la reflexión impulsada por el Plan de acción sobre la gestión de los fondos extrapresupuestarios (174 EX/INF.4, marzo de 2006). También se prepararon documentos dedicados a ciertas categorías de posibles donantes, como la Estrategia de la UNESCO de cooperación con el sector privado (187 EX/6, anexo de la Parte XII, agosto de 2011). En el contexto de las dificultades financieras de la Organización, una estrategia revisada para el bienio 2014-2015 se presentó en el documento sobre la estrategia de movilización de los recursos. 7. Sin embargo, el marco estratégico para las alianzas sigue siendo poco preciso en cuanto a los ámbitos prioritarios para la búsqueda de recursos extrapresupuestarios y las medidas internas para afianzar el acopio de ese tipo de fondos en todos los niveles, ya que, en realidad, consiste únicamente en un llamamiento a la movilización de los servicios en su conjunto, aunque sin definir los medios correspondientes a esas responsabilidades, y sin detallar lo suficiente la articulación entre las entidades de la UNESCO. 8. Los indicadores que se han escogido hasta el momento para las distintas categorías de asociados no permiten movilizar a la Organización en torno a un objetivo ambicioso y dinámico de incremento de los recursos propios, y no dan un panorama claro de su verdadero rendimiento al respecto. 9. El proyecto de presupuesto integrado, basado en particular en un análisis de las diferencias entre los recursos probables y las necesidades totales y la movilización de recursos extrapresupuestarios, probablemente será una herramienta novedosa y promoverá un enfoque distinto de la cuestión.

4. Una organización con responsabilidades fragmentadas

10. La gran prioridad asignada a la movilización de recursos extrapresupuestarios no se refleja lo suficiente en el organigrama de la UNESCO y los medios que emplea. 11. En la Sede, la Oficina de Planificación Estratégica (BSP) tiene la misión de coordinar la estrategia y el seguimiento de la movilización de los recursos extrapresupuestarios, así como de validar los expedientes de financiación transmitidos por las oficinas fuera de la Sede. Sin embargo, su posición jerárquica es poco clara, en un contexto en el que sus recursos han sufrido una gran disminución. El exceso de formalismo, la centralización y los engorrosos procedimientos de validación son algunos de los elementos que también entorpecen la fluidez de los intercambios entre la Sede y las oficinas fuera de la Sede. La coordinación de la Sede parece por tanto poco clara. 12. Los sectores se ven perjudicados por las responsabilidades fragmentadas de los distintos servicios de la UNESCO, así como de los distintos funcionarios de un mismo sector. Así pues, se aplican estrategias y fijan objetivos múltiples y poco coordinados, cuya coherencia con la estrategia global no es homogénea. Se deja que sean los sectores en gran medida los que encaucen los objetivos, los cuales adoptan entonces enfoques muy diferentes para definir los suyos propios. 13. Las oficinas fuera de la Sede participan en la estrategia de movilización encontrando asociados en cada país o región, y negociando con ellos. Pero, aunque todos los directores de las oficinas aseguran conocer con certeza a sus interlocutores en la Sede, las relaciones con los sectores, y en particular la capacidad de las oficinas de saber a quién dirigirse en ellos, son más heterogéneas. Las oficinas fuera de la Sede desean en general que se fortalezca el apoyo de la Sede, cuya acción debería orientarse en mayor medida hacia la asistencia para encontrar donantes (desde las primeras etapas), y no hacia la simple validación de los proyectos de financiación. La falta


de intercambio de información entre esas dos instancias puede conducir a casos de competencia directa entre la Sede y las oficinas fuera de la Sede. 14. Desde el punto de vista de las oficinas, las directrices de la Sede siguen siendo muy generales y poco prácticas para estructurar planes de acción precisos. Las metas para cada bienio no se desglosan por regiones ni, mucho menos, para las oficinas fuera de la Sede. Solamente el 17% de las oficinas formularon una estrategia precisa al respecto.

5. Una formación desigual del personal acerca de la búsqueda de recursos extrapresupuestarios

15. El perfil profesional de los funcionarios encargados de los recursos extrapresupuestarios, tanto en la BSP como en los sectores u oficinas, es en la mayoría de los casos administrativo. 16. Ciertamente, la importancia de los Estados en el suministro de financiación extrapresupuestaria, y la necesidad de conocer lo suficiente la Organización para negociar los proyectos, justifican parcialmente lo anterior. Es cierto que algunos funcionarios tienen una formación más orientada hacia la recaudación de fondos. Sin embargo, su presencia en los equipos sigue siendo baja, a pesar de que esa actividad necesita una experiencia y reflejos muy específicos. La Organización debería aumentar considerablemente la proporción del personal que ya haya ejercido funciones relacionadas con el mecenazgo, que maneje las técnicas y herramientas, y tenga contactos. 17. Asimismo, la Organización debería afianzar su política de formación continua al respecto, ya que está muy alejada del objetivo que se persigue. 18. Por último, la evaluación de los funcionarios clave, incluidos los directores de las oficinas fuera de la Sede, debería tener más en cuenta sus resultados en la búsqueda de financiación externa.

6. Procedimientos aún engorrosos y poca claridad 19. Los procedimientos de validación de los donantes y/o los proyectos financiados con recursos extrapresupuestarios son aún engorrosos. La multiplicidad de agentes conduce a una dilución de las responsabilidades y un alargamiento de los plazos de validación. El plan de acción revisado de movilización de recursos extrapresupuestarios no hace una real distinción entre una organización centralizada y una delegación total de las responsabilidades a las oficinas fuera de la Sede y los sectores. 20. La revisión iniciada de los procedimientos responde en parte a las dificultades. Se deberá procurar simplificar las responsabilidades y los procedimientos, en torno al afianzamiento de la función y los medios de las unidades encargadas de los recursos extrapresupuestarios, en el marco de una reforma global de la organización interna en ese ámbito. El papel de la BFM debe recentrarse y limitarse a garantizar la calidad y la transparencia del seguimiento financiero, que son elementos determinantes para una buena imagen de la UNESCO antes los donantes potenciales. 21. A pesar de la creación de un portal de transparencia, la poca información sobre los datos de ejecución de los proyectos por beneficiario, y la falta de un vínculo entre los datos presupuestarios y financieros y los resultados cualitativos de los proyectos, restan claridad a la acción de la UNESCO para los donantes.

7. La comparación con otras organizaciones internacionales da ideas de mejora 22. El modelo de organización de la UNESCO no se asemeja al de las grandes instituciones u organismos internacionales con los mejores resultados en materia de recaudación de contribuciones voluntarias. El análisis de estos últimos pone de relieve la falta de una regla general de organización. Ciertos organismos se han descentralizado considerablemente para movilizar


financiación en el plano local, mientras que para otras el papel de la sede sigue siendo de peso. Su punto común, sin embargo, es el de haber creado estructuras o entidades encargadas específicamente de la movilización de esos recursos. 23. Además, todas tienen en común su capacidad de disponer de competencias adecuadas o equipos capacitados para la movilización de recursos voluntarios.

8. Una organización descentralizada con misiones bien definidas 24. Se debe tratar de cambiar la repartición de las responsabilidades de acuerdo con el esquema predominante en las organizaciones más eficaces en la materia, los organismos internacionales, o cualquier tipo de institución importante que emplee exitosamente el mecenazgo. 25. El Auditor Externo recomienda que se cree un departamento responsable de la búsqueda de recursos extrapresupuestarios, que los sectores se centren principalmente en sus misiones, y que se confiera una mayor responsabilidad a las oficinas fuera de la Sede. 26. El nuevo departamento de recursos extrapresupuestarios (DRE) tendría la tarea de coordinar y dirigir las relaciones con los posibles asociados externos. En función de las necesidades de financiación de la Organización, formularía estrategias operacionales, contrataría a personal calificado, y se dotaría de las herramientas necesarias. Este departamento, que debería estar dirigido por un Director General Adjunto, dependería de la Directora General, a quien rendiría cuentas directamente. Debería contar con al menos tres divisiones con funciones e interlocutores diferentes, a saber, una encargada de los donantes privados, otra de las entidades y organismos multilaterales, y la tercera de los donantes bilaterales. 27. Los sectores deberían pasar a centrarse en sus misiones fundamentales, esto es, la elaboración, la dirección y la evaluación de los programas. De esta manera se evitaría cualquier riesgo de competencia interna. Sin embargo, resulta necesaria su estrecha cooperación para la presentación y promoción de los programas y los proyectos ante los donantes. 28. Las oficinas fuera de la Sede tienen su propia responsabilidad en lo que respecta a la movilización de recursos extrapresupuestarios debido a que conocen el contexto local y a las relaciones que tienen con los encargados nacionales de la toma de decisiones. Deberían contar con una delegación con más experiencia sobre la cuestión y competencias para aplicar, en su plano, medidas de prospección de donantes. No obstante, será necesario establecer una coordinación con el DRE. 29. Los servicios centrales, como la Oficina de Gestión Financiera (BFM), el Sector de Relaciones Exteriores e Información Pública (ERI) y la Oficina de Normas Internacionales y Asuntos Jurídicos (LA), deben suministrar servicios que les permitan, en cada etapa de la prospección de donantes, la puesta en marcha de proyectos, el seguimiento de estos últimos y las evaluaciones finales, contribuir con su experiencia cuando lo soliciten los equipos encargados de la movilización de recursos.

9. Un refuerzo de los medios de ayuda

a) Ampliar la función de las comisiones nacionales para la UNESCO en materia de movilización de recursos extrapresupuestarios

30. El marco normativo para las alianzas estratégicas atribuye a las comisiones nacionales la función de encontrar asociados del sector privado, y un papel de interlocutor natural de la UNESCO en el plano nacional. A pesar de ello, una parte considerable de las comisiones nacionales financia prioritariamente sus propias actividades, entre otras cosas buscando recursos no estatales, lo que la coloca en competencia con la Organización. Sería conveniente reafirmar, al menos en los países cuya legislación lo permita, su cometido al respecto.


31. Debería también lograrse una mejor coordinación entre BSP y ERI para facilitar la organización de lo anterior.

b) Crear en los países que cuenten con un sector privado sólido e independiente de los poderes públicos fundaciones o estructuras con un objetivo doble, a saber:

• permitir a los donantes interesados por sus programas beneficiarse de

deducciones impositivas;

• mejorar la notoriedad, en particular poniendo de relieve el respaldo brindado a las actividades más destacadas (Patrimonio Mundial, Cultural y Natural; educación; etc.).

c) Recurrir con más frecuencia a los embajadores de buena voluntad para la

recaudación de fondos, inclusive seleccionando a algunos esencialmente para ello 32. A pesar de que el criterio principal para seleccionar a los embajadores de buena voluntad no es la movilización de recursos, éstos podrían contribuir en mayor medida a este empeño, ya sea a título personal o aprovechando sus contactos. II. PRINCIPALES CATEGORÍAS DE ASOCIADOS DE LA UNESCO

1. El sector privado: un potencial poco aprovechado y herramientas por crear 33. El sector privado encierra un potencial considerable, poco aprovechado por la UNESCO. Los resultados obtenidos siguen siendo limitados, e incluso han disminuido, en el periodo anterior. La UNESCO depende cada vez más de un pequeño número de donantes de los mismos países. 34. Por otra parte, la UNESCO no se ha esforzado realmente por sacar provecho de los dispositivos jurídicos y fiscales que existen en un gran número de países para facilitar la búsqueda de mecenas y fidelizar a los donantes importantes. Al respecto conviene seguir el ejemplo de otras organizaciones, como el UNICEF.

2. Los donantes multilaterales: posibilidad de que sean importantes asociados de la Organización en el futuro

35. A pesar de un incremento de la financiación europea en favor de la UNESCO, que pasó de 10 a 22 millones de dólares estadounidenses en el periodo 2011-2015, los volúmenes financieros siguen siendo modestos en comparación con las donaciones efectuadas por la Unión Europea a otros organismos de las Naciones Unidas. 36. De manera general, la posibilidad que representan los donantes multilaterales aún no se ha aprovechado lo suficiente, habida cuenta del considerable potencial de crecimiento de ese tipo de financiación. Las modalidades de cooperación con la Unión Europea, aunque también con el PNUD, pueden mejorarse, en un contexto en el que los medios de los que dispone el Banco Mundial y los fondos fiduciarios (Trust funds) son considerables.

3. Los donantes bilaterales: asociados estratégicos y a largo plazo, que mantienen una relación evolutiva con la Organización

37. Los donantes bilaterales mantienen relaciones estratégicas con la UNESCO, que se han reforzado desde que los Estados Unidos cesaron de cumplir su compromiso en 2011. El diálogo con los Estados donantes supone un conocimiento a fondo de los contextos político-estratégicos e institucionales, e incluso culturales, de los países, que se refuerza sobre todo en el marco de asociaciones de colaboración a largo plazo.


38. Al contrario de ciertos donantes (Suecia, Noruega y México), un gran número de Estados se muestran reacios a firmar acuerdos marco que prevean compromisos plurianuales vinculantes. Su tendencia a favorecer el compromiso de recursos no asignados o escasamente asignados oscila además en gran medida. 39. Los donantes bilaterales tienen requerimientos particulares, especialmente en cuanto a los resultados de las actividades puestas en marcha. Así pues, la calidad y la frecuencia de la evaluación, interna y externa, de los proyectos son una firme exigencia de los Estados. 40. Por último, los Estados ponen de relieve la capacidad de realzar el valor de éxitos concretos. Desean que los resultados se den a conocer en mayor medida mediante una comunicación externa más lograda y transparente. Esta capacidad es esencial para logar un efecto multiplicador de las actividades de la Organización y atraer nuevos donantes locales. Decisión propuesta 41. El Consejo Ejecutivo podría adoptar una decisión del siguiente tenor: El Consejo Ejecutivo,

1. Habiendo examinado los documentos 202 EX/32 Parte I y 202 EX/32.INF,

2. Expresa su satisfacción al Auditor Externo por la elevada calidad de su informe;

3. Invita a la Directora General a informarlo sobre los avances logrados en la aplicación de las recomendaciones en el marco de su informe sobre el seguimiento del conjunto de las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo.


Observaciones de la Directora General La Directora General agradece al Auditor Externo su informe de auditoría sobre la movilización de los recursos extrapresupuestarios. Acoge con satisfacción este informe, que presenta una visión más actual de la movilización de recursos en la UNESCO y propone métodos y enfoques nuevos, y a veces originales. Más abajo figuran observaciones detalladas sobre las distintas recomendaciones. Además, la Directora General desea formular las tres observaciones previas siguientes: 1) Niveles de la movilización de recursos Los Auditores Externos tienen razón al señalar que la disminución de 2011 de los fondos del programa ordinario no se ha compensado mediante un crecimiento sostenido de los recursos extrapresupuestarios, a pesar de un aumento de las contribuciones voluntarias en 2012 y 2013. No obstante, con 287 millones de dólares de recursos extrapresupuestarios en 2015, en comparación con 289 millones de dólares en 2011 (efectivo obtenido), la UNESCO ha logrado al menos estabilizar sus recursos extrapresupuestarios, a pesar de importantes recortes del personal y los recursos del programa ordinario, por lo que la Secretaría no puede estar de acuerdo con la calificación “empeoramiento marcado” (“dégradation prononcée)”. Además, la Directora General señala que la tendencia al alza de la cifra de la movilización de recursos, cuantificada sobre la base de los acuerdos firmados, contradice esta estimación negativa. Sin tener en cuenta los institutos de categoría 1, el volumen total de recursos movilizados en 2016 fue de 283 millones de dólares estadounidenses, lo que representa un incremento del 25% en comparación con el monto correspondiente a 2015 (226 millones de dólares estadounidenses) y un ligero aumento en relación con 2014 (280 millones de dólares estadounidenses). Estas cifras reflejan un pequeño incremento y un renovado interés de los Estados Miembros por la UNESCO. En términos de acuerdos firmados, las tendencias no están mostrando un “empeoramiento marcado” (“dégradation prononcée”), sino una ligera recuperación. De forma más general, la Secretaría promueve el uso de acuerdos firmados con donantes como indicador clave de la actuación de la Secretaría y las tendencias en materia de movilización de recursos, además de los ingresos. A pesar de que los montos movilizados en virtud de acuerdos firmados tienen ciertos límites (como muy bien señala el Auditor Externo en los párrafos 32 a 35), el Auditor Externo reconoce que pueden servir de indicador (párrafo 32). Ciertamente, constituyen una base de datos coherente y, hoy en día, la mejor y más cercana estimación del rendimiento de la Organización en términos de movilización de recursos. Nota: en el informe se reconoce certeramente que la disminución de los ingresos entre 2012 y 2016 se atribuye principalmente a factores externos (párrafos 42 y siguientes), en la medida en que la repercusión de las situaciones financieras internas en los principales donantes ha influido considerablemente en las tendencias. Este ha sido el caso en particular de dos países que, hasta 2014, habían sido los dos principales contribuyentes de la UNESCO. Estos países han experimentado tensiones presupuestarias internas, y han provocado una reducción de 31,3 millones de dólares estadounidenses de los fondos recibidos de los Estados Miembros entre 2013 y 2016, o una disminución del 25% de los fondos recibidos en 2013 de los Estados Miembros (124 millones de dólares estadounidenses). La reducción del 29% de 2012 a 2015, que se muestra en el cuadro 3 del párrafo 39, se explica en parte por esa situación específica, que ha repercutido de forma desproporcionada en la disminución global de las contribuciones voluntarias recibidas por la UNESCO.


2) Pertinencia estratégica del marco presupuestario integrado y el diálogo estructurado sobre financiación para la movilización de recursos

La Directora General indica que, mientras que en el informe del Auditor Externo se presta mucha atención a la necesidad de un marco estratégico, solo se hace una breve referencia a la introducción de un marco presupuestario integrado y diálogos estructurados sobre financiación en la UNESCO y sus ventajas. Aunque se reconoce que el marco presupuestario integrado y el diálogo estructurado sobre financiación no sustituyen las estrategias de movilización de recursos, se recuerda que esos marcos ahora serán un componente clave de las estrategias futuras de movilización de recursos, así como de la planificación y la movilización de recursos en la Sede y sobre el terreno. Contribuyen considerablemente a realzar la transparencia de los recursos extrapresupuestarios y su armonización con las prioridades establecidas por los Estados Miembros, y promueven menores niveles de asignación de recursos. El Proyecto de Programa y Presupuesto para 2018-2019 (Proyecto de 39 C/5), que refleja un enfoque basado en un marco presupuestario integrado y un diálogo estructurado sobre financiación, abarca por primera vez la detección de “brechas de financiación” en el plano sectorial y las unidades fuera de la Sede. En éstas se centrarán los esfuerzos futuros de movilización de recursos. La Directora General está de acuerdo con el Auditor Externo en que tomará tiempo estudiar las repercusiones de esa transición en el volumen y la distribución de los fondos extrapresupuestarios, pero la introducción de este nuevo método presupuestario y de movilización de recursos ya puede apreciarse en diversos niveles. Hubiera sido útil para la auditoría reflexionar en mayor medida sobre la introducción del marco presupuestario integrado y el diálogo estructurado sobre financiación, que supuso un importante cambio en términos de formulación estratégica y de desarrollo de una cultura de movilización de recursos en la UNESCO. Cabe señalar que el nuevo marco presupuestario integrado reposa en la apropiación y responsabilidad de los sectores y unidades fuera de la Sede en cuanto al establecimiento y cumplimiento de sus propias metas de movilización de recursos. Aunque una sólida coordinación central es indispensable, la Secretaría considera que este enfoque debe respaldarse y mantenerse. 3) Sector privado A pesar de que en la UNESCO siempre se han establecido alianzas con el sector privado, éste solo se ha convertido en un contribuyente de peso en los últimos años, en parte debido a la crisis financiera de la Organización y el compromiso de alto nivel. La Directora General reconoce que las alianzas con el sector privado son un ámbito esencial de la movilización de recursos futura. Hace hincapié en que la Organización había sido capaz en los últimos años de mantener sus niveles de financiación privada con recursos muy limitados. Ciertamente, como se pone de relieve en el informe, la proporción actual de financiación del sector privado de los recursos extrapresupuestarios de la UNESCO sobrepasa la de muchas otras organizaciones de las Naciones Unidas. La Directora General está de acuerdo con la afirmación del informe del Auditor Externo de que valdría la pena, de ser posible, fortalecer las capacidades en este ámbito. También concuerda con el Auditor Externo en que las tendencias emergentes en materia de movilización de recursos, y los métodos y los asociados para ello que evolucionan rápidamente, requerirán una adaptación continua de los métodos y una formación permanente del personal, en especial sobre mercadotecnia y la utilización de las redes sociales para llegar más fácil al sector privado. Detalles en el anexo II.

202 EX/32 Part I Annex I

ANNEX I: LIST OF RECOMMENDATIONS

Recommendation No. 1. The External Auditor recommends that an instrument be put in place at Headquarters (BSP) to monitor private sector contributions.

Recommendation No. 2. The External Auditor recommends the simplification and better integration of strategy documents, which must be built around pragmatic operational methods enabling the challenge of raising extrabudgetary resources to be efficiently addressed, describing the organizational arrangements and means involved so that these can be approved by the Organization’s competent bodies.

Recommendation No. 3. The External Auditor recommends that the documents submitted to the Executive Board contain indicators not of means (meetings, etc.) but of results with a direct correlation to UNESCO’s expected mobilization effort, such as the amounts of commitments expected from the different categories of donors and resulting from the new agreements signed in the course of each financial period.

Recommendation No. 4. The External Auditor recommends making a selection of the priority projects for the Organization, according to the amounts of extrabudgetary resources sought and the expectations of potential donors. It is important to redesign their presentation to make them more targeted and specific, both in terms of description and expected results, and more attractive for donors, with stronger focus on the partners.

Recommendation No. 5. The External Auditor recommends redesigning the UNESCO website to highlight a selection of projects having priority, notably in terms of the amount of funding needed, in a form that is attractive to donors.

Recommendation No. 6. The External Auditor recommends that UNESCO break down its objectives for mobilization of extrabudgetary resources at regional and national level for each biennium and each four-year period.

Recommendation No. 7. The External Auditor recommends that Headquarters make available to the largest field offices staff specifically trained in the mobilization of resources from donors.

Recommendation No. 8. The External Auditor recommends (i) redoubling the efforts undertaken to simplify the processes for projects financed from extrabudgetary resources, by reducing the number of mandatory clearances at each stage and identifying one single person with responsibility for validating project content; (ii) making the service in charge of mobilization of extrabudgetary resources (BSP) responsible for reviewing private sector partners and exceptions to standard agreements. The External Auditor recommends setting up a mechanism for triggering the clearance process in all services at the same time.

Recommendation No. 9. The External Auditor recommends strengthening the reporting to donors on amounts spent, by nature, purpose and results obtained under the responsibility of BSP or rather the Extrabudgetary Resources Directorate that this report recommends should be set up.

Recommendation No. 10. The External Auditor recommends extending the remit of the Committee for the Review of High-Risk Projects to all categories of donors, including donor countries, and setting a 30-day cap on the time for review and decision.

Recommendation No. 11. The External Auditor recommends the setting up of a directorate, under the Director-General, with overall responsibility for the mobilization of resources from all

202 EX/32 Part I Annex I – page 2

categories of donor, the development, monitoring, enhancement and maintenance of relations with the donors, interface with the Headquarters units and offices as well as the definition, development and deployment of the necessary strategy and instruments.

Recommendation No. 12. The External Auditor recommends reporting to the Executive Board, each year, on waivers granted on the management cost rate, the reasons for such waivers and the resultant loss of resources for the Organization.

Recommendation No. 13. The External Auditor recommends asking the National Commissions, when national law so permits, to engage actively in extrabudgetary fundraising for UNESCO, in accordance with distribution arrangements (30% Commission, 70% Secretariat) adapted to the needs of the Secretariat and objectives determined on a country-by-country basis. He also recommends entrusting the monitoring and mobilization of the National Commissions with regard to extrabudgetary resources to the Bureau of Strategic Planning (BSP), Section for Mobilizing Resources from Multilateral and Private Partners (BSP/MLP) or a new directorate.

Recommendation No. 14. The External Auditor recommends encouraging individuals and companies that favour UNESCO and its areas of activity to establish or participate in the establishment of entities (foundations, etc.) to support projects within the Organization's remit that may be eligible for the tax exemption arrangements in the country concerned. The External Auditor recommends targeting as a priority large Member States which have legislation and an environment that encourages sponsorship.

Recommendation No. 15. To offset UNESCO’s excessively broad mandate, the External Auditor recommends approaching donors in line with UNESCO’s most visible and most clearly identified main themes (world cultural and natural heritage, biosphere, intangible heritage, etc.), with the aim of attracting different categories of donors according to their own interests and policies within the framework of ad hoc foundations.

Recommendation No. 16. The External Auditor recommends the formulation and the adoption by the Executive Board of a private donor incentive charter, according to status (company, foundation, individual, etc.) and to the size of the contribution.

Recommendation No. 17. The External Auditor recommends renegotiating the agreements in place or due for renewal based on the donor incentive charter.

Recommendation No. 18. The External Auditor recommends recruiting some UNESCO Goodwill Ambassadors based on the role they might play in contributing and raising funds.

Recommendation No. 19. The External Auditor recommends establishing a UNESCO board of patrons for major sponsors and private donors. The main objectives of such a board would be to advise the Organization on sponsorship matters and facilitate its work using their resources and/or networks, and to provide expertise and support to programmes of the Organization that require extrabudgetary resources.

Recommendation No. 20. The External Auditor recommends increasing the resources of the Bureau of Strategic Planning (BSP) or of the possible future Extrabudgetary Resources Directorate in the field of multilateral funding.

Recommendation No. 21. The External Auditor recommends revising the 2007 Directives so as to increase the Organization’s control over the use of its name and to assess, when such use is authorized, the corresponding risks and benefits.

202 EX/32 Part I Annex I – page 3

Recommendation No. 22. The External Auditor recommends obtaining from the “Education for Children in Need” Foundation its financial statements for the years 2009-2015 in order to verify the amounts actually raised by the Foundation and to obtain their full payment to UNESCO, as provided for in the 2009 agreement. He also recommends performing, if necessary, an audit of the Foundation’s accounts.

Recommendation No. 23. The External Auditor recommends registering in the form of trademarks the term “World Heritage” and its derivatives in order to guarantee their protection against uses not authorized by UNESCO. Licence agreements should be signed in order to collect fees established in accordance with the applicable commercial standards. The External Auditor recommends establishing, in standard-form contracts and agreements, financial reporting and account certification arrangements in order to give UNESCO reasonable assurances regarding the reported turnover and the royalties paid.

Recommendation No. 24. The External Auditor recommends allocating the income from fees and royalties to the programmes concerned, subject to the costs incurred by UNESCO in promoting its brands, and reporting each year to the governing bodies of the sites covered by licence agreements the results of their joint actions.

202 EX/32 Part I Annex II

ANNEX II

PRELIMINARY IMPLEMENTATION PLAN BY RECOMMENDATION

Audit recommendations Preliminary implementation plan and comments

The recommendation will require additional

resources for implementation

(YES/NO)

Estimated date for the

implementation of the

recommendation Recommendation No. 1. The External Auditor recommends that an instrument be put in place at Headquarters (BSP) to monitor private sector contributions.

Recommendation accepted Pending the implementation of the core redesign of UNESCO’s systems, BSP with KMI will implement a solution in SISTER for tracking and monitoring agreement signed for all forms of agreement.

No April 2018

Recommendation No. 2. The External Auditor recommends the simplification and better integration of strategy documents, which must be built around pragmatic operational methods enabling the challenge of raising extrabudgetary resources to be efficiently addressed, describing the organizational arrangements and means involved so that these can be approved by the Organization’s competent bodies.

Recommendation accepted: The Secretariat will build on efforts initiated in 2016 to articulate resource mobilization efforts with the IBF and SFD. The Director-General will also present an updated draft resource mobilization strategy to the 202nd session of the Executive Board, which will henceforth serve as UNESCO’s reference document for resource mobilization. BSP will also formally launch the guidelines on field office resource mobilization strategies previously piloted in the first semester of 2016 in close articulation as relevant with the USCD. The Comprehensive Partnership Strategy is coming up for review at the 202nd session of the Executive Board. BSP and ERI will take this opportunity to present proposals for the simplification and rationalization of the strategy itself and reporting thereon.

No March 2018

202 EX/32 Part I Annex II – page 2




(YES/NO)



recommendation BSP will prepare an internal guidebook on resource mobilization inter alia to clarify roles and responsibilities and the articulation of resource mobilization with the IBF and UCSD.

Recommendation No. 3. The External Auditor recommends that the documents submitted to the Executive Board contain indicators not of means (meetings, etc.) but of results with a direct correlation to UNESCO’s expected mobilization effort, such as the amounts of commitments expected from the different categories of donors and resulting from the new agreements signed in the course of each financial period.

Recommendation accepted The Secretariat fully agrees with the auditor on the need for better performance indicators on resource mobilization. In the context of the transition to the integrated budget framework, it would be important for Member States that these indicators are linked to the filling of the “funding gap” by Expected Result approved by Member States. A challenge faced by UNESCO is to adapt/upgrade its IT systems to be able to monitor meaningfully its resource mobilization targets. Dedicated efforts will be made in the future to upgrade IT systems and approaches in this area, in particular to ensure the automated tracking of signed agreement by donor by expected result for special accounts and framework agreements, and a tracking of any agreements signed by category 1 institutes. Preliminary implementation plan: Pending the implementation of the core redesign of UNESCO’s systems, BSP with KMI will implement a solution in SISTER for tracking agreement signed for all forms of agreement. For 39 C/5, category 1 institutes should provide BSP on a quarterly basis with updates on agreements signed by ER and by donor.

Yes March 2018





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 4. The External Auditor recommends making a selection of the priority projects for the Organization, according to the amounts of extrabudgetary resources sought and the expectations of potential donors. It is important to redesign their presentation to make them more targeted and specific, both in terms of description and expected results, and more attractive for donors, with stronger focus on the partners.

Recommendation accepted The Programme Sectors are developing with BSP a presentation of their funding needs by expected result, including with reference to UNESCO’s comparative advantage, contribution to SDG’s and house-wide experience. In addition, BSP will work closely with the sectors to identify 2 or 3 project priorities by sector to make them more visible and attractive. BSP has also developed a new concept note format as a basis for exploring cooperation with a donor who has expressed preliminary interest.

Yes May 2018

Recommendation No. 5. The External Auditor recommends redesigning the UNESCO website to highlight a selection of projects having priority, notably in terms of the amount of funding needed, in a form that is attractive to donors.

Recommendation accepted: The main target audience for Internet-based communication is the general public and possibly private sector (not Member State donors nor multilaterals) It is agreed that the approach needs to be changed and it is not useful to upload concept notes on a self-standing partnership web site.

Yes 31/12/2018





(YES/NO)



recommendation To attract the private sector and the general public “UNESCO’s offer” should be hosted nearer to the more animated sites of the programme sectors where news and knowledge resource are hosted (and not on self-standing partnership site). This should also underscore the message that we are not only giving visibility to given partnerships, but more importantly to the results and lasting impacts achieved through such partnerships. See recent example of the promotion of a partnership on the web site of a Programme Sector: https://en.unesco.org/news/swedish-international-development-cooperation-agency-sida-grants-13695-million-usd-three-unesco The following change has already been implemented: The UNESCO Transparency Portal was designed in part for this purpose. Version 2, online as of now at: https://opendata.unesco.org/, gives specific information about financial needs. A third version is due to be developed, better integrated in the website as a whole, and taking into account the observations of the External Auditor.

https://en.unesco.org/news/swedish-international-development-cooperation-agency-sida-grants-13695-million-usd-three-unesco



https://opendata.unesco.org/





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 6. The External Auditor recommends that UNESCO break down its objectives for mobilization of extrabudgetary resources at regional and national level for each biennium and each four-year period.

Recommendation accepted The Secretariat agrees with this recommendation, and will formally launch the guidelines on field office resource mobilization strategies piloted in the first semester of 2016 in close articulation with the USCD. Consistent with the Integrated Budget Framework, it is proposed that each field office will evaluate its funding gap, which will be the resource mobilization objectives.

A challenge faced by UNESCO is to adapt/upgrade its IT systems to be able to meaning fully monitor resource mobilization targets, including those established at national and regional level.

Yes April 2018

Recommendation No. 7. The External Auditor recommends that Headquarters make available to the largest field offices staff specifically trained in the mobilization of resources from donors.

Recommendation accepted within resources available Currently the Organisation does not have adequate resources to implement this recommendation fully, as it depends on the availability of additional resources. It is further considered that resource mobilization should gradually be built into the functions of relevant staff at the field level, in particular in large field offices. However, depending on the availability of the funds, the Organization could consider deploying in the future a resource mobilization and communication officer in regional offices. Meanwhile, BSP will continue actively the training of field office staff in the field of resource mobilization, and supporting the sectors and field offices in resource mobilization.

Yes

Pending availability of funds in the future (for the deployment of

regional resource mobilization and communication

officers)





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 8. The External Auditor recommends (i) redoubling the efforts undertaken to simplify the processes for projects financed from extrabudgetary resources, by reducing the number of mandatory clearances at each stage and identifying one single person with responsibility for validating project content; (ii) making the service in charge of mobilization of extrabudgetary resources (BSP) responsible for reviewing private sector partners and exceptions to standard agreements. The External Auditor recommends setting up a mechanism for triggering the clearance process in all services at the same time.

Recommendation accepted In general, the Secretariat agrees with the spirit of the recommendation, which aims at improving procedures with regard to the management of extrabudgetary projects and will consider the recommendation formulated by the External Auditor following discussions with Member States on the Audit Report.

No 31/12/2018





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 9. The External Auditor recommends strengthening the reporting to donors on amounts spent, by nature, purpose and results obtained under the responsibility of BSP or rather the Extrabudgetary Resources Directorate that this report recommends should be set up.

Recommendation accepted: The Secretariat agrees with the need to reinforce results-based reporting on resource mobilization and has taken steps in that direction. BSP in collaboration with sectors and BFM will develop a reporting format showing the expenditures by nature and results. It is to be noted that the accountability for delivering and reporting on specific results ultimately lies with the relevant sectors/field offices.

No June 2018

Recommendation No. 10. The External Auditor recommends extending the remit of the Committee for the Review of High-Risk Projects to all categories of donors, including donor countries, and setting a 30-day cap on the time for review and decision.

Recommendation accepted The terms of reference of the Committee for the review of high-risk projects will take into account this recommendation.

No February 2018

Recommendation No. 11. The External Auditor recommends the setting up of a directorate, under the Director-General, with overall responsibility for the mobilization of resources from

In general, the Secretariat agrees with the spirit of the recommendation, which aims at improving the capacities and level of the resource mobilization unit. However, it is observed that this recommendation appears to contradict recommendation 20, which proposes a choice between two options – “increasing the resources of BSP or of the

N/A N/A





(YES/NO)



recommendation all categories of donor, the development, monitoring, enhancement and maintenance of relations with the donors, interface with the Headquarters units and offices as well as the definition, development and deployment of the necessary strategy and instruments.

possible future Extrabudgetary Resources Directorate in the field of multilateral funding”.

It is further noted that the central resource mobilization function is located within BSP since 2011, a placement confirmed by the General Conference in 2015, and present in the Draft 39 C/5.

Recommendation No. 12. The External Auditor recommends reporting to the Executive Board, each year, on waivers granted on the management cost rate, the reasons for such waivers and the resultant loss of resources for the Organization.

Recommendation accepted This reporting will take place as part of the standard monitoring of the implementation of the cost recovery policy.

No May 2018





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 13. The External Auditor recommends asking the National Commissions, when national law so permits, to engage actively in extrabudgetary fundraising for UNESCO, in accordance with distribution arrangements (30% Commission, 70% Secretariat) adapted to the needs of the Secretariat and objectives determined on a country-by-country basis. He also recommends entrusting the monitoring and mobilization of the National Commissions with regard to extrabudgetary resources to the Bureau of Strategic Planning (BSP), Section for Mobilizing Resources from Multilateral and Private Partners (BSP/MLP) or a new directorate.

Recommendation not accepted: It should be recalled that extrabudgetary resource mobilization has been recently become one of the many roles of the National Commissions, codified only in 2013 by means of the action plan for enhancing the cooperation of the UNESCO Secretariat with National Commissions for UNESCO (191 EX/33). It is moreover up to each Member State to define the responsibilities and priorities of its National Commission.

Furthermore, the capacities of a National Commission to mobilize extrabudgetary resources and its level of investment in this respect depend on its nature and its available resources (financial and human).

By way of a reminder, Article VII of the Constitution stipulates that “Each Member State shall make such arrangements as suit its particular conditions for the purpose of associating its principal bodies interested in educational, scientific and cultural matters with the work of the Organization, preferably by the formation of a National Commission broadly representative of the government and such bodies”.

The introduction and maintenance of activities to raise funds from donors and strengthen relations with private sector donors requires substantial investment in terms of human and financial resources, as well as a solid legal foundation enabling fundraising. However, many National

N/A N/A





(YES/NO)



recommendation Commissions lack structures and resources that are suitable for developing and maintaining partnerships with civil society and the private sector. Others encounter difficulties connected with their governmental nature, which does not facilitate cooperation with such external partners.

As a result, few National Commissions at present have mobilized extrabudgetary funds from the private sector, and generally speaking those that have are those with the largest capacity and most resources (in particular, Germany, China and the Republic of Korea, see below). Even so, the National Commissions do not have standing enabling them to receive funds in the name of UNESCO.

Recommendation No. 14. The External Auditor recommends encouraging individuals and companies that favour UNESCO and its areas of activity to establish or participate in the establishment of entities (foundations, etc.) to support projects within the Organization’s remit that may be eligible for the tax exemption arrangements in the country concerned. The

Recommendation partially accepted The Secretariat will explore the feasibility of this recommendation, especially in terms of identifying entities eligible for tax exemption status at national levels.

Yes June 2018 for the feasibility study





(YES/NO)



recommendation External Auditor recommends targeting as a priority large Member States which have legislation and an environment that encourages sponsorship.

Recommendation No. 15. To offset UNESCO’s excessively broad mandate, the External Auditor recommends approaching donors in line with UNESCO’s most visible and most clearly identified main themes (world cultural and natural heritage, biosphere, intangible heritage, etc.), with the aim of attracting different categories of donors according to their own interests and policies within the framework of ad hoc foundations.

Recommendation accepted The Secretariat entirely agrees that higher-level messaging will be necessary to communicate with some target audiences along broad thematic lines, and especially with reference to UNESCO’s contribution to the SDGs.

BSP will work closely with the Major Programmes and ERI to develop a specific communication strategy for the priorities and the most “attractive” themes to attract more donors.

Yes June 2018





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 16. The External Auditor recommends the formulation and the adoption by the Executive Board of a private donor incentive charter, according to status (company, foundation, individual, etc.) and to the size of the contribution.

Recommendation partially accepted This issue will be explored. Private donations tend to be unique and do not lend themselves easily to standardized approaches. Nevertheless, it is proposed to carry out a review of possible incentives in order to ensure that private donors may receive adequate visibility and recognition, consistent with the nature of the Organization. This could apply in particular to the sponsorships of events.

No Pending Executive Board decision

Recommendation No. 17. The External Auditor recommends renegotiating the agreements in place or due for renewal based on the donor incentive charter.

Recommendation partially accepted (See also comment on recommendation 16). If incentives are adopted, they should apply only to new agreements or to those that are extended/renewed.

No Pending Executive Board decision

Recommendation No. 18. The External Auditor recommends recruiting some UNESCO Goodwill Ambassadors based on the role they might play in contributing and raising funds.

Recommendation accepted The involvement of UNESCO Goodwill Ambassadors and Artists for Peace in resource mobilization, if accompanied with adequate resources, could provide significant benefits for the Organization. The Secretariat will review how individual UNESCO Ambassadors (present and future) could support UNESCO in its efforts of resource mobilization and develop modalities of collaboration as necessary.

Yes June 2018





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 19. The External Auditor recommends establishing a UNESCO board of patrons for major sponsors and private donors. The main objectives of such a board would be to advise the Organization on sponsorship matters and facilitate its work using their resources and/or networks, and to provide expertise and support to programmes of the Organization that require extrabudgetary resources.

Recommendation partially accepted This recommendation will be explored, in particular in the context of structured dialogues, evaluating the feasibility and impact of the proposed modality.

Yes June 2018

Recommendation No. 20. The External Auditor recommends increasing the resources of the Bureau of Strategic Planning (BSP) or of the possible future Extrabudgetary Resources Directorate in the field of multilateral funding.

Recommendation accepted in the limits of available resources In general, the Secretariat agrees with the spirit of the recommendation, which aims at improving the capacities and level of the resource mobilization unit and looks forward to further discussions with Member States, in light of the Audit’s analysis and conclusions, with the view to proposing changes in the spirit recommended.

Yes June 2018





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 21. The External Auditor recommends revising the 2007 Directives so as to increase the Organization’s control over the use of its name and to assess, when such use is authorized, the corresponding risks and benefits.

Recommendation accepted In order to increase the Organization’s control over the use of its name, it requires first of all an expert legal opinion. Moreover, the day-to-day implementation of the recommendation would entail the establishment of a new entity in the Organization. Logically, and for the sake of consistency, it should be located in the Division of Public Information (ERI/DPI), and the corresponding resources would have to be allocated to it.

The revision of the 2007 Directives will probably require a General Conference resolution.

Yes 31/12/2019

Recommendation No. 22. The External Auditor recommends obtaining from the “Education for Children in Need” Foundation its financial statements for the years 2009-2015 in order to verify the amounts actually raised by the Foundation and to obtain their full payment to UNESCO, as provided for in the 2009 agreement. He also recommends performing, if necessary, an audit of the Foundation’s accounts.

Recommendation accepted This recommendation will be reviewed internally by concerned services to decide how to best implement.

No June 2018





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 23. The External Auditor recommends registering in the form of trademarks the term “World Heritage” and its derivatives in order to guarantee their protection against uses not authorized by UNESCO. Licence agreements should be signed in order to collect fees established in accordance with the applicable commercial standards. The External Auditor recommends establishing, in standard-form contracts and agreements, financial reporting and account certification arrangements in order to give UNESCO reasonable assurances regarding the reported turnover and the royalties paid.

Recommendation accepted on condition it is legally feasible The Organization requires an expert legal opinion regarding brand management by international organizations. Consultations with the World Intellectual Property Organization (WIPO) and specialist legal experts are under way.

The preparation and management of licence agreements should be included in the tasks to be entrusted to the new entity already referred to in response to Recommendation No. 21.

Yes Date to be determined

following the legal consultation





(YES/NO)



recommendation Recommendation No. 24. The External Auditor recommends allocating the income from fees and royalties to the programmes concerned, subject to the costs incurred by UNESCO in promoting its brands, and reporting each year to the governing bodies of the sites covered by licence agreements the results of their joint actions.

Recommendation accepted The Secretariat will take into consideration, when calculating the redistribution of the income from fees and royalties, all expenditure linked to the protection itself and the related communication and marketing. Accountability will be in the context of the obligatory and usual reports to the governing bodies.

No 31/12/2019

202 EX/32 Partie I Annexe I

ANNEXE I

LISTE DES RECOMMANDATIONS

Recommandation n° 1. L’auditeur externe recommande de mettre en place au Siège (BSP) un instrument de suivi des contributions privées.

Recommandation n° 2. L’auditeur externe recommande de veiller à simplifier et mieux articuler les documents stratégiques, qui doivent être centrés sur les modalités opérationnelles et pragmatiques permettant de relever efficacement le défi des ressources extrabudgétaires, en décrivant l’organisation et les moyens associés afin de les faire approuver par les instances de l’Organisation.

Recommandation n° 3. L’auditeur externe recommande que les documents présentés au Conseil exécutif comportent des indicateurs non de moyens (réunions, etc.) mais de résultats directement corrélés à l’effort de mobilisation attendu de l’UNESCO, comme les montants des engagements attendus des différentes catégories de donateurs et résultant des nouveaux accords signés pendant chaque exercice annuel.

Recommandation n° 4. L’auditeur externe recommande de mettre en œuvre une sélection des projets prioritaires de l’Organisation, en fonction des montants de ressources extrabudgétaires recherchés et des attentes des donateurs potentiels. Il importe de repenser leur présentation afin qu’elle soit mieux ciblée, plus concrète, tant dans sa description que dans les résultats attendus, plus attractive pour les donateurs et qu’elle mette mieux en valeur les partenaires.

Recommandation n° 5. L’auditeur externe recommande de repenser le site Internet de l’UNESCO pour mettre en valeur une sélection de projets prioritaires, notamment par le montant des besoins financiers, sous une forme attractive pour les donateurs.

Recommandation n° 6. L’auditeur externe recommande que le Siège mette à disposition des plus grands bureaux de terrain des personnels spécifiquement formés à la mobilisation de ressources auprès de donateurs.

Recommandation n° 7. L’auditeur externe recommande que l’UNESCO décline ses objectifs de mobilisation de ressources extrabudgétaires aux niveaux régional et national pour chaque biennium et période quadriennale.

Recommandation n° 8. L’auditeur externe recommande (i) d’approfondir les efforts engagés de simplification des processus en matière de projets financés par des ressources extrabudgétaires, en réduisant le nombre de visas obligatoires à chaque étape et en identifiant un responsable unique de validation du contenu des projets ; (ii) de confier au service en charge de la mobilisation des ressources extrabudgétaires (BSP) la responsabilité de l’examen des partenaires privés et des dérogations aux accords-type. L’auditeur externe recommande de mettre en place un mécanisme pour lancer le processus de visa dans tous les services simultanément.

Recommandation n° 9. L’auditeur externe recommande de renforcer le reporting aux donateurs sur l’exécution des dépenses par nature, destination et résultats obtenus sous la responsabilité de BSP ou plutôt la direction des ressources extrabudgétaires dont la création est recommandée dans le présent rapport.

202 EX/32 Partie I Annexe I – page 2

Recommandation n° 10. L’auditeur externe recommande d’étendre le périmètre du Comité d’examen des projets à haut risque (Committee for review of high risk projects) à l’ensemble des catégories de donateurs, y compris les pays donateurs et de plafonner les délais d’examen et de décision à trente jours.

Recommandation n° 11. L’auditeur externe recommande de créer une direction rattachée au Directeur général, dont la responsabilité engloberait la mobilisation de ressources propres pour toutes les catégories de donateurs, le développement, le suivi, la valorisation et l’entretien des relations avec les donateurs, l’interface avec les directions du Siège et les bureaux ainsi que la définition, le développement et la mise en œuvre de la stratégie et des instruments nécessaires.

Recommandation n° 12. L’auditeur externe recommande de rendre compte, chaque année, au Conseil exécutif des dérogations consenties en matière de taux de frais de gestion, des motifs qui les justifient et de la perte en ressources pour l’Organisation

Recommandation n° 13. L’auditeur externe recommande de demander aux commissions nationales de mener lorsque le droit national le permet une recherche active de fonds extrabudgétaires pour l’UNESCO, suivant des modalités de répartition effective (30 % commission, 70 % Secrétariat) adaptées aux besoins du Secrétariat et des objectifs déterminés par pays. Il recommande également de confier le suivi et la mobilisation des commissions nationales en matière de ressources extrabudgétaires à BSP, MLP, ou une nouvelle direction.

Recommandation n° 14. L’auditeur externe recommande de solliciter des personnalités et entreprises favorables à l’UNESCO et à ses domaines d’activité afin qu’elles créent ou participent à la création d’entités (fondations, etc.) de soutien à des projets entrant dans le champ de l’Organisation et qui puissent être éligibles aux dispositifs d’exemption fiscale du pays concerné. L’auditeur externe recommande de cibler en priorité les grands États membres disposant d’une législation et d’un environnement favorable au mécénat.

Recommandation n° 15. Afin de remédier au caractère trop large du mandat de l’UNESCO, l’auditeur externe recommande de privilégier l’approche des donateurs par grandes thématiques de l’UNESCO (Patrimoine mondial culturel et naturel, Biosphère, Patrimoine immatériel, etc.), plus visibles et mieux identifiées, ce qui permet d’attirer différentes catégories de donateurs, en fonction de leurs intérêts et politiques propres dans le cadre de fondations ad hoc.

Recommandation n° 16. L’auditeur externe recommande d’établir et de faire adopter par le Conseil exécutif une charte des contreparties accordées aux donateurs privés, suivant leur statut (entreprise, fondation, personne, etc.) et suivant les niveaux de contribution.

Recommandation n° 17. L’auditeur externe recommande de renégocier en fonction de la charte des contreparties, les conventions en cours ou en renouvellement.

Recommandation n° 18. L’auditeur externe recommande de recruter certains des « Ambassadeurs de l’UNESCO » sur le rôle qu’ils peuvent jouer dans le versement et la recherche de fonds.

Recommandation n° 19. L’auditeur externe recommande de créer un conseil des mécènes de l’Organisation, réservé aux grands mécènes et donateurs privés, dont les objectifs principaux seraient de conseiller l’Organisation en matière de mécénat et de faciliter son action en utilisant leurs moyens et/ou réseaux et d’apporter une expertise et un soutien sur des programmes de l’Organisation nécessitant des apports de ressources extrabudgétaires.

202 EX/32 Partie I Annexe I – page 3

Recommandation n° 20. L’auditeur externe recommande de renforcer les moyens de BSP ou de l’éventuelle future Direction des ressources extrabudgétaires dans le champ des financements multilatéraux.

Recommandation n° 21. L’auditeur externe recommande de revoir les Directives de 2007 pour permettre à l’Organisation de mieux maitriser les modalités d’utilisation de son nom et d’évaluer, lorsqu’il est concédé, les risques et les contreparties de cette concession.

Recommandation n° 22. L’auditeur externe recommande d’obtenir de la Fondation « Children in need » les états financiers des années 2009-2015 afin de vérifier les montants effectivement recouvrés par cette fondation et d’en obtenir le versement intégral à l’UNESCO comme le prévoyait l’accord de 2009. Il recommande également de lancer, si nécessaire, un audit sur les comptes de cette fondation.

Recommandation n° 23. L’auditeur externe recommande d’enregistrer sous forme de marque les termes « Patrimoine mondial » et ses dérivés afin de garantir leur protection contre des usages non conformes à ceux autorisés par l’UNESCO. Des accords de licence devront être mis en place afin de percevoir des redevances établies suivant les standards commerciaux en la matière. L’auditeur externe recommande de prévoir, dans les accords et contrats-type, les modalités de reporting financier, de certification des comptes donnant une assurance raisonnable à l’UNESCO sur les chiffres d’affaire annoncés et les royalties versées.

Recommandation n° 24. L’auditeur externe recommande d’affecter le produit des redevances et royalties aux programmes concernés, sous réserve des dépenses exposées par l’UNESCO pour la valorisation de ses marques et de rendre compte chaque année aux organes directeurs des sites couverts par des accords de licence du bilan de leurs actions communes.

202 EX/32 Partie I Annexe II

ANNEXE II

PLAN PRELIMINAIRE DE MISE EN ŒUVRE PAR RECOMMANDATION

Recommandations de l’audit

Plan préliminaire de mise en œuvre et observations

L’application de la recommandation nécessitera des

ressources supplémentaires

(OUI/NON)

Date estimée de l’application de la recommandation

Recommandation n° 1. L’auditeur externe recommande de mettre en place au Siège (BSP) un instrument de suivi des contributions privées.

Recommandation acceptée En attendant la mise en œuvre de la refonte des systèmes de l’UNESCO, BSP va, avec KMI, mettre en place une application de SISTER permettant le suivi et le contrôle des accords signés de tous types.

Non Avril 2018

Recommandation n° 2. L’auditeur externe recommande de veiller à simplifier et mieux articuler les documents stratégiques, qui doivent être centrés sur les modalités opérationnelles et pragmatiques permettant de relever efficacement le défi des ressources extrabudgétaires, en décrivant l’organisation et les moyens associés afin de les faire approuver par les instances de l’Organisation.

Recommandation acceptée Le Secrétariat intensifiera les efforts entrepris en 2016 pour articuler les activités de mobilisation de ressources avec le cadre budgétaire intégré et le dialogue structuré sur le financement. BSP présentera en outre au Conseil exécutif, à sa 202e session, une version actualisée du projet de stratégie de mobilisation de ressources qui constituera ensuite le document de référence de l’UNESCO en la matière. De plus, BSP publiera officiellement les principes directeurs applicables aux stratégies de mobilisation de ressources des bureaux hors Siège, qui ont déjà fait l’objet d’un essai pilote pendant le premier semestre de 2016 en

Non Mars 2018

202 EX/32 Partie I Annexe II – page 2





(OUI/NON)


étroite articulation, le cas échéant, avec l’USCD. Le Conseil doit réexaminer la Stratégie globale pour les partenariats à sa 202e session. À cette occasion, BSP et ERI présenteront des propositions visant à simplifier et rationaliser la Stratégie elle-même et les rapports à son sujet.

BSP élaborera un guide à usage interne de la mobilisation de ressources afin de clarifier les rôles et les responsabilités et d’articuler la mobilisation de ressources avec le cadre budgétaire intégré et l’UCSD.

Recommandation n° 3. L’auditeur externe recommande que les documents présentés au Conseil exécutif comportent des indicateurs non de moyens (réunions, etc.) mais de résultats directement corrélés à l’effort de mobilisation attendu de l’UNESCO, comme les montants des engagements attendus des différentes catégories de donateurs et résultant des nouveaux accords signés pendant chaque exercice annuel.

Recommandation acceptée Le Secrétariat partage pleinement l’avis du Commissaire aux comptes concernant la nécessité de disposer de meilleurs indicateurs de la mobilisation de ressources. Dans le contexte de la transition vers le cadre budgétaire intégré, il apparaît important pour les États membres que ces indicateurs soient liés aux efforts pour combler les « déficits de financements » par résultat escompté approuvés par les États membres.

Oui Mars 2018






(OUI/NON)


Un des défis que l’UNESCO devra relever est d’adapter/moderniser ses systèmes informatiques de façon à pouvoir suivre efficacement la réalisation de ses cibles en matière de mobilisation de ressources. Des efforts particuliers seront faits à l’avenir pour moderniser les systèmes et les approches informatiques dans ce domaine, en vue d’assurer en particulier le suivi automatisé, par résultat escompté, des accords signés avec les différents donateurs en ce qui concerne les comptes spéciaux et les accords-cadres, et le suivi permanent de tous les accords signés avec les instituts de catégorie 1.

Plan préliminaire de mise en œuvre : en attendant la mise en œuvre de la refonte des systèmes de l’UNESCO, BSP mettra en place, avec KMI, une application de SISTER permettant le suivi et le contrôle des accords signés de tous types.

Pour le 39 C/5, les instituts de catégorie 1 devront fournir tous les trimestres à BSP des informations actualisées sur les accords signés par ER et par les donateurs.






(OUI/NON)


Recommandation n° 4. L’auditeur externe recommande de mettre en œuvre une sélection des projets prioritaires de l’Organisation, en fonction des montants de ressources extrabudgétaires recherchés et des attentes des donateurs potentiels. Il importe de repenser leur présentation afin qu’elle soit mieux ciblée, plus concrète, tant dans sa description que dans les résultats attendus, plus attractive pour les donateurs et qu’elle mette mieux en valeur les partenaires.

Recommandation acceptée Les secteurs de programme s’emploient avec BSP à établir un descriptif de leurs besoins de financement par résultat escompté, en tenant compte notamment de l’avantage comparatif de l’UNESCO, de la contribution à la réalisation des ODD et de l’expérience acquise dans l’ensemble de l’Organisation. En outre, BSP travaillera en étroite liaison avec les secteurs en vue d’accroître leur visibilité et leur attractivité.

BSP a par ailleurs mis au point un nouveau modèle de note conceptuelle permettant d’explorer les possibilités de coopération avec les donateurs ayant manifesté un intérêt initial.

Oui Mai 2018

Recommandation n° 5. L’auditeur externe recommande de repenser le site Internet de l’UNESCO pour mettre en valeur une sélection de projets prioritaires, notamment par le montant des besoins financiers, sous une forme attractive pour les donateurs.

Recommandation acceptée La principale cible de la communication sur l’Internet est le grand public, et peut-être aussi le secteur privé (mais non les États membres ni les donateurs multilatéraux). Il est de fait que l’approche doit être repensée, et qu’il ne sert à rien de mettre des notes conceptuelles en ligne sur un site Web distinct consacré aux partenariats.

Oui 31/12/2018






(OUI/NON)


Pour capter l’attention du secteur privé et du grand public, l’« offre de l’UNESCO » devrait être présentée en rapport plus étroit avec les sites plus actifs des secteurs de programme, où sont hébergées les nouvelles et les bases de connaissances (et non sur des sites distincts consacrés aux partenariats). Cela permettrait aussi de signaler plus clairement que nous n’assurons pas seulement la visibilité de tel ou tel partenariat, mais que nous mettons surtout en relief les résultats et l’impact durable que produisent ces partenariats.

Voir l’exemple récent de cette page faisant la promotion d’un partenariat sur le site Web d’un secteur de programme : https://en.unesco.org/news/swedish-international-development-cooperation-agency-sida-grants-13695-million-usd-three-unesco Le changement ci-après est déjà mis en œuvre : Le portail de la transparence a été en partie conçu pour cela. La version 2, en ligne aujourd’hui https://opendata.unesco.org/, donne des indications précises sur les besoins financiers. Il est prévu de développer une troisième version, mieux intégrée dans l’ensemble du site Internet, qui prendra en compte les remarques de l’auditeur.




https://opendata.unesco.org






(OUI/NON)


Recommandation n° 6. L’auditeur externe recommande que le Siège mette à disposition des plus grands bureaux de terrain des personnels spécifiquement formés à la mobilisation de ressources auprès de donateurs.

Recommandation acceptée dans les limites des ressources disponibles L’Organisation ne dispose pas actuellement des ressources additionnelles qui lui seraient nécessaires pour donner pleinement effet à cette recommandation. On considère d’autre part que la mobilisation de ressources devrait être progressivement intégrée dans les fonctions du personnel pertinent hors Siège, en particulier dans les grands bureaux hors Siège. Toutefois, selon les fonds disponibles, l’Organisation pourrait envisager de déployer à l’avenir dans les différents bureaux régionaux un responsable de la mobilisation de ressources et de la communication. En attendant, BSP poursuivra activement la formation à la mobilisation de ressources du personnel hors Siège, et continuera d’appuyer les efforts de mobilisation de ressources des secteurs et des bureaux hors Siège.

Oui Sous réserve que des fonds soient disponibles à l’avenir (pour le déploiement de responsables régionaux de la mobilisation de ressources et de la communication)

Recommandation n° 7. L’auditeur externe recommande que l’UNESCO décline ses objectifs de mobilisation de ressources extrabudgétaires aux niveaux régional et national pour chaque biennium et période quadriennale.

Recommandation acceptée Le Secrétariat souscrit à cette recommandation, et publiera officiellement les principes directeurs applicables aux stratégies de mobilisation de ressources des bureaux hors Siège qui ont déjà fait l’objet d’un essai pilote pendant le premier semestre de 2016, en étroite articulation avec l’USCD. Conformément au cadre budgétaire intégré, il est proposé que chaque bureau hors Siège évalue son déficit de financement, que la mobilisation de ressources aura pour objectif de combler.

Un défi que devra relever l’UNESCO est d’adapter/ moderniser ses systèmes informatiques de façon à

Oui Avril 2018






(OUI/NON)


pouvoir suivre efficacement ses cibles en matière de mobilisation de ressources, y compris celles qui ont été établies aux niveaux national et régional.

Recommandation n° 8. L’auditeur externe recommande (i) d’approfondir les efforts engagés de simplification des processus en matière de projets financés par des ressources extrabudgétaires, en réduisant le nombre de visas obligatoires à chaque étape et en identifiant un responsable unique de validation du contenu des projets ; (ii) de confier au service en charge de la mobilisation des ressources extrabudgétaires (BSP) la responsabilité de l’examen des partenaires privés et des dérogations aux accords-type. L’auditeur externe recommande de mettre en place un mécanisme pour lancer le processus de visa dans tous les services simultanément.

Recommandation acceptée De manière générale, le Secrétariat souscrit à l’esprit de cette recommandation du Commissaire aux comptes, qui vise à améliorer les procédures relatives à la gestion des projets et la prendra en considération après les discussions avec les États membres sur le rapport d’audit.

Non 31/12/2018






(OUI/NON)


Recommandation n° 9. L’auditeur externe recommande de renforcer le reporting aux donateurs sur l’exécution des dépenses par nature, destination et résultats obtenus sous la responsabilité de BSP ou plutôt la direction des ressources extrabudgétaires dont la création est recommandée dans le présent rapport.

Recommandation acceptée Le Secrétariat convient de la nécessité de renforcer les rapports axés sur les résultats relatifs à la mobilisation de ressources et a pris des mesures dans ce sens. BSP mettra au point, en collaboration avec les secteurs et BFM un modèle de présentation des rapports faisant apparaître les dépenses par nature et par résultats.

Il y a lieu de noter que la responsabilité de produire des résultats particuliers et d’en rendre compte incombe aux secteurs/bureaux hors Siège concernés.

Non Juin 2018

Recommandation n° 10. L’auditeur externe recommande d’étendre le périmètre du Comité d’examen des projets à haut risque (Committee for review of high risk projects) à l’ensemble des catégories de donateurs, y compris les pays donateurs et de plafonner les délais d’examen et de décision à trente jours.

Recommandation acceptée Le mandat du comité chargé de l’examen des projets à haut risque tiendra compte de cette recommandation.

Non Février 2018

Recommandation n° 11. L’auditeur externe recommande de créer une direction rattachée au

De manière générale, le Secrétariat s’accorde avec l’esprit de cette recommandation, qui vise à améliorer le niveau de mobilisation de ressources et les capacités de l’unité compétente. Il est toutefois fait observer que cette

Sans objet Sans objet






(OUI/NON)


Directeur général, dont la responsabilité engloberait la mobilisation de ressources propres pour toutes les catégories de donateurs, le développement, le suivi, la valorisation et l’entretien des relations avec les donateurs, l’interface avec les directions du Siège et les bureaux ainsi que la définition, le développement et la mise en œuvre de la stratégie et des instruments nécessaires.

recommandation semble entrer en contradiction avec la recommandation 20, qui propose un choix entre deux options – « renforcer les moyens du Bureau de la planification stratégique (BSP) ou de l’éventuelle future « Direction des ressources extrabudgétaires » dans le champ des financements multilatéraux ».

Il est à noter en outre que la fonction centrale en matière de mobilisation de ressources s’exerce au sein de BSP depuis 2011, comme cela a été confirmé par la Conférence générale en 2015, et est indiqué dans le Projet de 39 C/5.

Recommandation n° 12. L’auditeur externe recommande de rendre compte, chaque année, au Conseil exécutif des dérogations consenties en matière de taux de frais de gestion, des motifs qui les justifient et de la perte en ressources pour l’Organisation.

Recommandation acceptée Il en sera rendu compte dans le cadre du suivi habituel de la mise en œuvre de la politique de recouvrement des coûts.

Non Mai 2018






(OUI/NON)


Recommandation n° 13. L’auditeur externe recommande de demander aux commissions nationales de mener lorsque le droit national le permet une recherche active de fonds extrabudgétaires pour l’UNESCO, suivant des modalités de répartition effective (30 % commission, 70 % Secrétariat) adaptées aux besoins du Secrétariat et des objectifs déterminés par pays. Il recommande également de confier le suivi et la mobilisation des commissions nationales en matière de ressources extrabudgétaires à BSP, MLP, ou une nouvelle direction.

Recommandation non acceptée Il convient de rappeler que la mobilisation des ressources extrabudgétaires constitue, depuis peu, une des nombreuses fonctions des commissions nationales, codifiée uniquement en 2013 par le Plan d’action visant à améliorer la coopération du Secrétariat avec les commissions nationales pour l’UNESCO (191 EX/33). Il revient par ailleurs à chaque État membre de définir les responsabilités de sa commission nationale et ses priorités.

Par ailleurs, les capacités d’une commission nationale à mobiliser des ressources extrabudgétaires et son degré d’investissement à cet égard dépendent de sa nature et de ses moyens réels (financiers et humains).

À titre de rappel, l’article VII de l’Acte constitutif prévoit que « chaque État membre prendra les dispositions appropriées à sa situation particulière pour associer aux travaux de l’Organisation les principaux groupes nationaux qui s’intéressent aux problèmes d’éducation, de recherche scientifique et de culture, de préférence en constituant une commission nationale où seront représentés le gouvernement et ces différents groupes ».

La mise en place et le maintien d’activités pour recueillir des fonds auprès de donateurs et renforcer les relations avec les donateurs du secteur privé nécessitent un investissement conséquent en matière de ressources humaines et financières, ainsi qu’une base juridique solide







(OUI/NON)


permettant la collecte de fonds. Or, de nombreuses commissions nationales manquent de structures et ressources adéquates pour développer et maintenir des partenariats avec la société civile et le secteur privé. D’autres rencontrent des difficultés liées à leur nature gouvernementale, ne facilitant pas la coopération avec ces partenaires extérieurs.

Il en découle qu’à l’heure actuelle, peu de commissions nationales – et d’une manière générale, celles avec le plus de capacités et de moyens – ont mobilisé des fonds extrabudgétaires auprès du secteur privé (particulièrement l’Allemagne, la Chine et la République de Corée, voir ci-après). Cependant, les commissions nationales ne disposent pas de statut leur permettant de recevoir des fonds au nom de l’UNESCO.






(OUI/NON)


Recommandation n° 14. L’auditeur externe recommande de solliciter des personnalités et entreprises favorables à l’UNESCO et à ses domaines d’activité afin qu’elles créent ou participent à la création d’entités (fondations, etc.) de soutien à des projets entrant dans le champ de l’Organisation et qui puissent être éligibles aux dispositifs d’exemption fiscale du pays concerné. L’auditeur externe recommande de cibler en priorité les grands États membres disposant d’une législation et d’un environnement favorable au mécénat.

Recommandation partiellement acceptée Le Secrétariat étudiera la faisabilité de cette recommandation, du point de vue notamment de l’identification des entités qui pourraient bénéficier d’une exemption fiscale au niveau national.

Oui Juin 2018 pour ce qui est de l’étude de faisabilité






(OUI/NON)


Recommandation n° 15. Afin de remédier au caractère trop large du mandat de l’UNESCO, l’auditeur externe recommande de privilégier l’approche des donateurs par grandes thématiques de l’UNESCO (Patrimoine mondial culturel et naturel, Biosphère, Patrimoine immatériel, etc.), plus visibles et mieux identifiées, ce qui permet d’attirer différentes catégories de donateurs, en fonction de leurs intérêts et politiques propres dans le cadre de fondations ad hoc.

Recommandation acceptée Le Secrétariat est entièrement d’accord sur le fait que des messages de plus haut niveau seront nécessaires pour axer la communication avec certains groupes cibles sur de grandes thématiques, en faisant notamment référence à la contribution de l’UNESCO à la réalisation des ODD.

BSP travaillera en étroite liaison avec les grands programmes et ERI à l’élaboration d’une stratégie de communication spécifique mettant l’accent sur les priorités et sur les thèmes les plus « attractifs » afin d’intéresser un plus grand nombre de donateurs.

Oui Juin 2018

Recommandation n° 16. L’auditeur externe recommande d’établir et de faire adopter par le Conseil exécutif une charte des contreparties accordées aux donateurs privés, suivant leur statut (entreprise, fondation, personne, etc.) et suivant les niveaux de contribution.

Recommandation partiellement acceptée Cette question sera étudiée. Les dons privés ont en général un caractère unique et ne se prêtent pas aisément à des approches uniformisées. Il est proposé néanmoins de procéder à un examen des possibles incitations qui assureraient aux donateurs privés une visibilité et une reconnaissance adéquates, compatibles avec la nature de l’Organisation. De telles mesures pourraient s’appliquer en particulier aux parrainages d’événements.

Non Selon décision du Conseil exécutif






(OUI/NON)


Recommandation n° 17. L’auditeur externe recommande de renégocier en fonction de la charte des contreparties, les conventions en cours ou en renouvellement.

Recommandation partiellement acceptée (Voir aussi les commentaires relatifs à la recommandation 16.) Si des incitations étaient décidées, elle ne s’appliqueraient qu’aux accords nouveaux ou à ceux qui sont reconduits ou renouvelés.

Non Selon décision du Conseil exécutif

Recommandation n° 18. L’auditeur externe recommande de recruter certains des « Ambassadeurs de l’UNESCO » sur le rôle qu’ils peuvent jouer dans le versement et la recherche de fonds.

Recommandation acceptée La participation des Ambassadeurs de bonne volonté et des Artistes pour la paix de l’UNESCO à la mobilisation de ressources, si elle était appuyée par des ressources adéquates, pourrait avoir d’importants effets bénéfiques pour l’Organisation. Le Secrétariat examinera de quelle façon chacun des Ambassadeurs (présents ou futurs) de l’UNESCO pourrait soutenir les efforts de mobilisation de ressources de l’Organisation, et définira le cas échéant les modalités de cette collaboration.

Oui Juin 2018






(OUI/NON)


Recommandation n° 19. L’auditeur externe recommande de créer un conseil des mécènes de l’Organisation, réservé aux grands mécènes et donateurs privés, dont les objectifs principaux seraient de conseiller l’Organisation en matière de mécénat et de faciliter son action en utilisant leurs moyens et/ou réseaux et d’apporter une expertise et un soutien sur des programmes de l’Organisation nécessitant des apports de ressources extrabudgétaires.

Recommandation partiellement acceptée Cette recommandation sera étudiée, en particulier dans le cadre des dialogues structurés, pour évaluer notamment la faisabilité et l’impact de la modalité proposée.

Oui Juin 2018

Recommandation n° 20. L’auditeur externe recommande de renforcer les moyens de BSP ou de l’éventuelle future Direction des ressources extrabudgétaires dans le champ des financements multilatéraux.

Recommandation acceptée dans les limites des ressources disponibles De manière générale, le Secrétariat souscrit à l’esprit de cette recommandation, qui vise à améliorer le niveau de mobilisation des ressources et les capacités de l’unité compétente et attend avec intérêt d’avoir de plus amples discussions avec les États membres, à la lumière de l’analyse et des conclusions de l’audit en vue de proposer des changements dans l’esprit de la recommandation.

Oui Juin 2018






(OUI/NON)


Recommandation n° 21. L’auditeur externe recommande de revoir les Directives de 2007 pour permettre à l’Organisation de mieux maîtriser les modalités d’utilisation de son nom et d’évaluer, lorsqu’il est concédé, les risques et les contreparties de cette concession.

Recommandation acceptée. Afin de mieux maîtriser les modalités d’utilisation de son nom, l’Organisation requiert avant tout une expertise juridique pointue.

Par ailleurs, la mise en œuvre au jour le jour de cette recommandation nécessite la création d’une nouvelle fonction au sein de l’Organisation. Il est logique et cohérent de l’insérer dans la structure de ERI/DPI, mais les moyens correspondants doivent être attribués.

La révision des directives de 2007 nécessitera vraisemblablement une résolution de la Conférence générale.

Oui 31/12/2019






(OUI/NON)


Recommandation n° 22. L’auditeur externe recommande d’obtenir de la Fondation.

« Children in need » les états financiers des années 2009-2015 afin de vérifier les montants effectivement recouvrés par cette fondation et d’en obtenir le versement intégral à l’UNESCO comme le prévoyait l’accord de 2009. Il recommande également de lancer, si nécessaire, un audit sur les comptes de cette fondation.

Recommandation acceptée Cette recommandation fera l’objet d’un examen interne par les services concernés afin de décider de la meilleure façon de l’appliquer.

Non Juin 2018






(OUI/NON)


Recommandation n° 23. L’auditeur externe recommande d’enregistrer sous forme de marque les termes « Patrimoine mondial » et ses dérivés afin de garantir leur protection contre des usages non conformes à ceux autorisés par l’UNESCO. Des accords de licence devront être mis en place afin de percevoir des redevances établies suivant les standards commerciaux en la matière. L’auditeur externe recommande de prévoir, dans les accords et contrats-type, les modalités de reporting financier, de certification des comptes donnant une assurance raisonnable à l’UNESCO sur les chiffres d’affaire annoncés et les royalties versées.

Recommandation acceptée sous réserve de sa faisabilité légale L’Organisation requiert une expertise juridique pointue en matière de gestion des marques par une organisation internationale. Des consultations ont été entamées avec l’OMPI et avec des juristes spécialisés.

L’élaboration et la gestion des accords de licence devraient faire partie des tâches attribuée à la fonction nouvelle déjà évoquée en réponse à la recommandation 21.

Oui Date à déterminer suite à la consultation juridique






(OUI/NON)


Recommandation n° 24. L’auditeur externe recommande d’affecter le produit des redevances et royalties aux programmes concernés, sous réserve des dépenses exposées par l’UNESCO pour la valorisation de ses marques et de rendre compte chaque année aux organes directeurs des sites couverts par des accords de licence du bilan de leurs actions communes.

Recommandation acceptée Le Secrétariat prendra en considération, dans le calcul de redistribution du produit des redevances et royalties, l’ensemble des dépenses liées à la protection elle-même et à la communication et au marketing associés. La reddition de compte se fera dans le cadre des rapports obligatoires et usuels aux organes directeurs.

Non 31/12/2019

Impreso en papel reciclado

202 EX/32 Consejo Ejecutivo 7

Job: 1701496



PARTE II – SÍNTESIS

INFORME DE AUDITORÍA DEL SECTOR DE CULTURA

RESUMEN

El presente documento es la síntesis que el Auditor Externo hace de su informe de auditoría del Sector de Cultura, que figura en el documento 202 EX/32.INF.2, de conformidad con la cláusula 12.4 del Reglamento Financiero. Medida que se prevé adopte el Consejo Ejecutivo: decisión propuesta en el párrafo 42.

París, 28 de agosto de 2017

Original: francés

202a reunión Parte II

202 EX/32 Parte II

RESUMEN EJECUTIVO

INFORME DE AUDITORÍA DEL SECTOR DE CULTURA

NOTA: el presente resumen ejecutivo ha sido elaborado por el Auditor Externo a petición de la Secretaría a fin de optimizar los costos de traducción y facilitar los debates de los órganos rectores. Únicamente el informe íntegro da fe del contenido exacto, la índole y el alcance de las observaciones y recomendaciones del Auditor Externo.

A. Seguimiento de las auditorías externas e internas

1. La auditoría externa relativa a la evaluación independiente de la aplicación de la estrategia global para la lista del patrimonio realizada en 2013 había concluido que se habían aplicado diez de las 26 recomendaciones iniciales. Dos nuevas recomendaciones sobre la prevención de los conflictos de interés en el Comité del Patrimonio Mundial y la no inscripción en la lista de los sitios que no disponen de plan de gestión fueron formuladas tras la auditoría de seguimiento. Se adoptaron medidas correctoras, aunque la cuestión de la prevención de los conflictos de interés de los Estados Miembros no se resolvió de manera completamente satisfactoria.

2. La auditoría externa sobre la gobernanza de la UNESCO, y los fondos, programas y entidades dependientes, realizada en 2015, también dio lugar a recomendaciones que proponen aligerar la gobernanza de los órganos de la Organización y, en particular, aquéllos de cuyas funciones de secretaría se encarga el Sector de Cultura. Hasta el momento se han aplicado pocas de esas recomendaciones, aunque cabe señalar la reducción de la duración de las reuniones anuales del Comité del Patrimonio Mundial, que pasó de 13 días en 2013 a 10 en 2016.

3. Una auditoría externa del Sector de Comunicación e Información (CI), llevada a cabo en 2016, presentó un cierto número de recomendaciones, algunas de las cuales se aplican a todos los sectores del programa. Así pues, las recomendaciones relativas a las responsabilidades y atribuciones del Sector, el seguimiento de las publicaciones, y también el establecimiento de las responsabilidades en cuanto a la movilización de los recursos en los equipos de la Sede y la participación de esta última en la evaluación de los funcionarios que trabajan sobre el terreno siguen pendientes y se retoman.

4. Por su parte, el Auditor Interno no ha realizado una auditoría específica del Sector de Cultura desde su trabajo de 2013 sobre las actividades de las secretarias de las convenciones y el Centro del Patrimonio Mundial. Las conclusiones de esa auditoría ya ponían de relieve que la disminución de la financiación hacía insoportable la carga de trabajo creciente derivada de las convenciones, sin que la situación haya cambiado desde ese momento.

B. Gobernanza

5. El Auditor Externo plantea nuevamente su recomendación ya formulada en la auditoría del Sector CI acerca de la definición de las responsabilidades de un sector del programa, y señala a la atención de la Secretaría que no se deben confundir los objetivos operacionales de los sectores y la organización de sus responsabilidades administrativas y financieras para alcanzarlos.

6. Al Sector de Cultura corresponde el 8,1% de los gastos ordinarios del bienio anterior y el 7,8% de los del bienio en curso, es decir que ocupa el tercer puesto entre los sectores del programa. Es responsable de la secretaría de seis de las ocho convenciones internacionales de las que la UNESCO es depositaria, y de tres de los 17 programas que cuentan con una gobernanza propia. Asume la coordinación de las relaciones con 24 institutos de categoría 2 de los 115 con los que cuenta la Organización, pero no tiene vinculaciones con ningún instituto de categoría 1.

7. La organización del Sector responde a sus necesidades. Fue simplificada en mayo de 2014 estableciendo dos divisiones, una encargada de la creatividad y otra del patrimonio. Una Unidad de Servicios Comunes de las Convenciones (CLT/CCS) y una Unidad de Preparación y Respuesta

202 EX/32 Parte II – pág. 2

a Situaciones de Emergencia (CLT/HER/EPR) completan la organización desde ese momento. El Sector dispone igualmente de una oficina ejecutiva de 15 personas, y organiza su funcionamiento mediante reuniones de coordinación de los responsables desde octubre de 2016. La presentación de informes trimestral a la Directora General se realiza de manera sucinta e irregular, en especial en lo que respecta al año 2015.

8. Al igual que las otras entidades de la Organización, el Sector efectúa una autoevaluación de sus riesgos. No obstante, las últimas declaraciones muestran una evaluación positiva de los recursos humanos, lo que lleva al Auditor Externo a recomendar una aplicación cuidadosa del registro de riesgos esperado para 2017.

C. Estrategia del Sector

9. La estrategia del Sector se expone en el informe estratégico sobre los resultados. Ésta aborda nueve de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) para 2030 adoptados por la Asamblea General de las Naciones Unidas en septiembre de 2015, entre los cuales se destaca el ODS 11 sobre las ciudades sostenibles, que el Sector considera esencial. La estrategia plurianual del documento C/4, aprobada por la Conferencia General, contiene dos objetivos estratégicos, a saber, el objetivo estratégico 7 “Proteger, promover y transmitir el patrimonio” y el objetivo estratégico 8 “Fomentar la creatividad y la diversidad de las expresiones culturales”.

10. El Gran Programa IV dedicado al Sector de Cultura está conformado por dos ejes de acción, que corresponden a la división orgánica del Sector, y seis resultados esperados para el bienio 2016-2017. El resultado esperado 1 relativo a la Convención de 1972 acapara sin embargo las actividades del programa para los bienios examinados, y representa por sí solo el 63,8% del monto total de los recursos extrapresupuestarios y el 39,9% del presupuesto ordinario del presente bienio. Los resultados esperados transversales (resultados esperados 5 y 8) deben ser objeto de un seguimiento más de cerca, debido a la importancia de las cuestiones que abordan.

11. En el programa informático SISTER se hace un seguimiento de estos resultados esperados, el cual sigue sin ofrecer a los sectores del programa una visión sintética y consolidada. El Sector dispone de 31 indicadores de resultados, de los cuales diez tienen una probabilidad de cumplimiento media y uno una probabilidad baja (resultado esperado 3 sobre la Convención de 1954), así como de 63 metas.

D. Gestión presupuestaria

12. Para el presente bienio, el presupuesto del Gran Programa IV que cubre los gastos en su conjunto (personal y actividades), es de un monto de 101 millones de dólares estadounidenses, en el caso del plan de gastos de 518 millones de dólares estadounidenses, y de 98,8 millones de dólares estadounidenses en la hipótesis de 507 millones de dólares estadounidenses, es decir partes respectivas del 19,5% y el 19,4% del total. Se aportaron contribuciones a ese presupuesto de 2 millones de dólares estadounidenses para el bienio 2016-2017 (38) y de 1,5 millones de dólares estadounidenses para el bienio 2018-2019 (39). Sin esos complementos, solo se hubiera contado con un modesto monto de 400.000 dólares estadounidenses del presupuesto del 38 C/5 para la puesta en marcha sobre el terreno de las actividades del Sector, y con 255.433 dólares estadounidenses del 39 C/5 para las actividades operacionales.

13. La elaboración del presupuesto del 39 C/5 refleja la aplicación del presupuesto integrado (Integrated Budget) y pone de manifiesto una brecha de financiación (funding gap) entre las necesidades financieras del Sector, los recursos del presupuesto ordinario y los recursos extrapresupuestarios previsibles. Entre los bienios 2014/2015 y 2015/2016, el presupuesto total del Sector recobró una cierta estabilidad, ya que se incrementó en un 2,8% en el 37 C/5 y posteriormente en un 2,2% adicional en el 38 C/5.


14. Los gastos de personal representan el 73,8% del presupuesto ordinario en el bienio actual, mientras que en promedio la Organización asigna para ello el 71,4% de su presupuesto. El eje de acción 1 concentra más de dos tercios (68%) de los recursos extrapresupuestarios.

15. No obstante, los gastos del Sector están poco descentralizados (38,6% para el bienio en curso) en comparación con los demás sectores del programa, debido a la importancia de su función de secretaría de las convenciones.

E. Movilización de recursos

16. El proyecto de estrategia de movilización de recursos para 2016-2017 de la Organización dispone la creación de un “marco jurídico que se aplique a la actividad de especialistas”. Las conclusiones de las distintas auditorías internas y externas confirman la necesidad de desarrollar el nivel de conocimientos técnicos y de especialización. La recaudación de fondos es de hecho más sencilla para ciertas convenciones, en particular la de 1972, cuya notoriedad es sólida y antigua.

17. Los recursos extrapresupuestarios realmente movilizados (EB workplan allotments) por el Sector en el bienio anterior fueron de 64,7 millones de dólares estadounidenses, es decir el 18,3% del total recibido por la Organización. Para el primer año del bienio actual el monto movilizado es de 57 millones de dólares estadounidenses, esto es el 51% del total previsto para el bienio. Al 31 de diciembre de 2016, las autorizaciones de gastos se habían ejecutado en un 63%, un porcentaje menor que la media de la Organización (69%).

18. El Auditor Externo recomienda, como ya lo había hecho en la auditoría del Sector CI, que se aplique el marco recién adoptado por el Sector impartiendo formación a los funcionarios sobre la movilización de recursos, y que se asignen objetivos cuantitativos precisos a cada responsable de la Sede y sobre el terreno.

19. Las contribuciones recibidas del Sector están muy concentradas en lo que se refiere a los donantes. Los recursos del Sector comprenden 22 cuentas especiales (special accounts) destinadas a recibir fondos para fines claramente definidos y fondos fiduciarios (Funds-in-trust - FIT). La gestión de los fondos fiduciarios requiere una atención particular en la medida en que, partiendo de una fecha final prevista para 2017, el número de fondos fiduciarios por cerrar correspondería aproximadamente a un tercio del total de fondos abiertos. Este número es el más alto de todos los sectores.

20. La creación de un marco de referencia de facturación de los costos directos facilitaría la puesta en marcha de los proyectos extrapresupuestarios.

21. Por último, el Fondo Internacional para la Promoción de la Cultura (FIPC), que no desempeña más una función activa ni recibe recursos desde 2006, debería cerrarse.

F. Gestión de los recursos humanos

22. Reuniendo todas las categorías de personal, el Sector contaba con 178 funcionarios en la fecha de la auditoría, es decir una reducción del 9,1% desde 2014 derivada de las limitaciones presupuestarias que sufrió. Este cambio afecta principalmente al personal con contratos de plazo fijo (fixed-term) en la Sede, que pasó de 97 personas en 2014 a 81 en 2017. En contrapartida, las contrataciones efectuadas para un proyecto (project appointments) se incrementaron en un 20,6% en la Sede y en un 100% fuera de la Sede. Por el contrario, a fin de garantizar un equilibrio entre los funcionarios de la Sede y fuera de la Sede (28% de los puestos fuera de la Sede en 2017 en comparación con un 22% en 2014), mantener la prioridad acordada a África, y garantizar la aplicación de las convenciones sobre el terreno, la proporción de los puestos fuera de la Sede creció en un 11% desde 2014.


23. La tasa de vacantes en puestos del Sector es elevada, ya que alcanza más del 11% desde 2015, mientras que era apenas del 7% en 2014. El personal del Sector de Cultura se caracteriza por el contraste entre los dirigentes, muy estables en sus funciones, y los funcionarios de ejecución o expertos, cuya rotación es muy fuerte. Para los funcionarios de la Sede, una regla de rotación tras un nombramiento de algunos años respondería claramente a una solicitud de los funcionarios de la Sede y de la red sobre el terreno, y enriquecería útilmente las carreras. El esfuerzo en materia de formación dirigido al personal del Sector sigue siendo muy modesto.

24. El Sector debería concluir sin demoras el proceso de evaluación de los funcionarios, que no se había completado en el momento de realizar la auditoría. Como para los demás sectores del programa, la participación del Sector de Cultura en la evaluación de los especialistas sobre el terreno que financia es insuficiente. La Secretaría debe encargarse de su organización.

G. Secretaría de las convenciones

25. El Sector de Cultura se encarga de seis convenciones internacionales, de las que la UNESCO es depositaria. Esta tarea constituye la parte central de su actividad, y absorbe la mayor parte de sus recursos humanos y financieros.

26. La función de secretaría que asume el Sector de Cultura es básicamente de dos tipos, a saber, ayudar a organizar las reuniones de los órganos rectores, que son las conferencias de los Estados partes y los comités intergubernamentales, y aplicar sus decisiones y recomendaciones.

27. Cada convención tiene un número de puestos permanentes financiados con cargo al presupuesto ordinario, cuyo total es superior a 60 empleos del Sector, o lo que es lo mismo casi el 50% de sus efectivos en la Sede. Las convenciones de 1954, 1970 y 2001 presentan un número reducido de empleos equivalentes a tiempo completo, en comparación con las de 1972, 2003 y 2005. La movilización de los recursos extrapresupuestarios es muy aleatoria, ya que la coordinación entre las convenciones en términos de esfuerzos de recaudación de fondos sigue siendo muy limitada.

28. El Sector emprendió una estimación de los costos incompresibles ligados a las convenciones para responder a la solicitud del Consejo Ejecutivo. Así pues, los gastos incompresibles derivados de la organización de las reuniones de las convenciones se estiman en 5,5 millones de dólares estadounidenses para el 38 C/5 y en 5,6 millones de dólares estadounidenses para el 39 C/5. Los costos relativos a la organización de las reuniones reglamentarias son considerables en términos de organización y traducción, lo que debería llevar a la Secretaría a proponer a los órganos rectores de las convenciones objetivos voluntaristas de reducción de esos costos fijos.

29. Además de los engorrosos procedimientos administrativos internos (visas, procedimientos impresos, contratos), las secretarías señalan que el no respeto de las recomendaciones por parte de los expertos que preparan las decisiones de los órganos estatutarios es una dificultad concreta, lo que debería justificar un informe periódico al Consejo Ejecutivo sobre esas derogaciones.

30. Cada convención cuenta con herramientas propias para su aplicación. A pesar de que ha habido avances desde 2015, éstas son incompletas y pueden plantear dificultades para el seguimiento. Por esta razón el Auditor Externo recomienda que se establezca una herramienta única de dirección de las convenciones, que permitiría a los Estados Partes tener una mejor visión de la aplicación de las convenciones y evaluar los progresos pendientes.

31. Las publicaciones del Sector deberían presentarse sistemáticamente al Comité de Publicaciones, e inscribirse en un registro de las publicaciones y sus repercusiones.


H. Gestión de las relaciones con las oficinas fuera de la Sede

32. El Sector cuenta, en el momento de la auditoría, con una presencia permanente en 36 oficinas fuera de la Sede de la Organización, así como en la Casa de la Paz en Bujumbura. De esta manera, tiene un total de 48 puestos permanentes ocupados o en proceso de contratación. Por otra parte, el Sector dispone de 11 puestos financiados con fondos extrapresupuestarios, lo que lleva el número de oficinas a 42. Estos puestos le permiten estar presente, de forma directa y permanente, en un 80% de las oficinas fuera de la Sede de la Organización. La estrategia que ahora desea aplicar el Sector consiste en concentrar varios puestos nacionales e internacionales en una única oficina multipaís, en lugar de tener una presencia fragmentada y poco sólida en un gran número de oficinas nacionales.

33. Geográficamente, al menos una persona está presente en por lo menos la mitad de las oficinas de cada región. El Sector cubre entonces 12 de las 16 oficinas africanas, cinco de las ocho oficinas del mundo árabe, 10 de las 14 oficinas de Asia, y seis de las 11 oficinas de América Latina, lo que refleja una presencia sólida relativa en África.

34. Se ven dificultades en cuanto a la división de las responsabilidades entre la Sede y las oficinas fuera de la Sede, incluso en cuanto al posicionamiento de la única oficina regional que depende exclusivamente del Sector, ubicada en Cuba.

35. De forma más general, el Sector debería, sin esperar una reforma global de la red fuera de la Sede, reajustar la repartición geográfica de los especialistas fuera de la Sede de la esfera de la cultura, en función de sus verdaderas prioridades.

I. Gestión de la cartera de proyectos

36. El Sector de Cultura cuenta aproximadamente con 184 actividades en el 38 C/5, financiadas con cargo al presupuesto ordinario, y 281 proyectos financiados mediante recursos extrapresupuestarios para el 38 C/5. Entre el 37 C/5 y el 38 C/5, el monto de los créditos asignado a las actividades disminuyó en un 55,8%, es decir 26,9 millones de dólares estadounidenses. No obstante, el número de proyectos comunicado al Auditor Externo por el Sector no corresponde al número registrado en SISTER, sin que el Sector haya podido justificarlo. Se detallan la clasificación de los datos en SISTER y el seguimiento realizado por el Sector de Cultura del conjunto de sus proyectos, aunque su clasificación es de difícil lectura.

37. En la fecha de la auditoría, el Sector de Cultura contaba con una cartera de 405 proyectos, entre ellos 181 financiados con cargo al presupuesto ordinario por un monto de 12,8 millones de dólares estadounidenses. En esa misma fecha, 129 proyectos de un monto acumulado de 2.144.664 dólares estadounidenses se consideraban inactivos, debido a que ningún movimiento de créditos había tenido lugar en el transcurso de los tres últimos meses, o que su monto restante era bajo. El Sector admite que 47 proyectos podrían cerrarse, tal como recomienda el Auditor Externo, al mismo tiempo que propone que se mantenga siempre al día la base de datos de los proyectos.

J. Asociaciones de colaboración del Sector

38. La ampliación de las actividades del Sector y su credibilidad ante sus asociados externos dependen de su capacidad de evaluar sus resultados. Esto hace necesario que se estrechen sus lazos con el Instituto de Estadística de la UNESCO (IEU), mediante una convención de colaboración entre las dos entidades.

39. Actualmente existen en la Organización 115 institutos de categoría 2, de los cuales 24 dependen del Sector de Cultura. Estos institutos cuentan con el reconocimiento de la Conferencia General y la acreditación de la UNESCO, pero su independencia financiera es total. El número de institutos dependientes del Sector de Cultura se incrementa desde 2005, y en 2015


representaba el 21% del número total de la Organización. No entrañan ningún costo directo para esta última, están presentes en todos los continentes, y ofrecen una mayor notoriedad a la UNESCO, lo que le permite reforzar su imagen. A pesar de ello, su gestión por parte del Sector consume recursos (contratación, presentación de informes, evaluación). Su evaluación cada seis años no permite emitir un juicio suficiente sobre su valor añadido para la Organización, lo que conduce al Auditor Externo a recomendar al Sector que presente al Consejo Ejecutivo un informe anual sobre las actividades de cada uno de ellos. La reciente creación de un grupo intersectorial encargado de enmarcar la acción de los institutos de categoría 2 va en la dirección correcta.

K. El desafío de la urgencia

40. En 2014 el Sector de Cultura creó una nueva unidad para responder a las situaciones de urgencia (conflictos y catástrofes naturales). Hasta el momento, la UNESCO no había tenido la capacidad de hacer frente a situaciones de ese tipo, o únicamente de manera fragmentada o descoordinada. En noviembre de 2015, la Conferencia General de la UNESCO, en su 38ª reunión, adoptó una estrategia de seis años para reforzar la labor de la Organización en materia de protección de la cultura y promoción del pluralismo cultural en caso de conflicto armado1 (38 C/49). Para el 39 C/5, el monto presupuestario estimado asignado a esas actividades (resultado esperado 5) sigue siendo modesto (936.155 dólares estadounidenses), es decir solamente el 2% del presupuesto ordinario del Sector.

41. La financiación del Fondo de emergencia creado en noviembre de 2015 en el Sector dependerá principalmente de la cantidad de fondos extrapresupuestarios. Con miras a facilitar la financiación de esta actividad esencial para el posicionamiento de la Organización en su conjunto, el Auditor Externo recomienda que se adopte una estrategia realista de asociación de colaboración con los distintos fondos bilaterales y multilaterales recién creados en ese marco.

Decisión propuesta

42. El Consejo Ejecutivo podría adoptar una decisión del siguiente tenor:

El Consejo Ejecutivo,

1. Habiendo examinado los documentos 202 EX/32 Parte II y 202 EX/32.INF.2,


3. Invita a la Directora General a informarlo sobre los avances logrados en la aplicación de las recomendaciones en el marco de su informe sobre el seguimiento del conjunto de las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo.

Observaciones de la Directora General

La Directora General agradece al Auditor Externo su informe de auditoría del Sector de Cultura. Acepta la mayoría de las recomendaciones que en él se formulan e informará sobre los avances logrados en su aplicación de conformidad con el procedimiento habitual. Desea, con todo, señalar a la atención las recomendaciones 1 y 21, acerca de las cuales se proporcionan observaciones detalladas en las respuestas a las preguntas formuladas. Cabe señalar que las recomendaciones 12, 13 y 17 requerirán la adopción de medidas por parte de los órganos rectores.

Detalles en el anexo II

1 38 C/49 del 2 de noviembre de 2015.

202 EX/32 Part II Annex I

ANNEX I

LIST OF RECOMMENDATIONS

Recommendation No. 1. The External Auditor recommends devoting a paragraph in the Administrative Manual to the definition of the roles and responsibilities of a programme sector (ODG and BFM)

Recommendation No. 2. The External Auditor recommends implementing the risk register on the basis of a more realistic internal control self-assessment. (Sector)

Recommendation No. 3. The External Auditor recommends ensuring careful monitoring of the indicators for the new cross-cutting expected results (ER 5 and ER 8). (Sector and BSP)

Recommendation No. 4. The External Auditor recommends making operational the Sector’s resource mobilization framework by ensuring training for each of its senior staff at Headquarters and its field specialists, and assigning them quantitative resource mobilization targets. (Sector and BSP)

Recommendation No. 5. The External Auditor recommends assigning the Sector an ambitious, realistic resource mobilization target for the forthcoming biennium so as to motivate its teams at Headquarters and in the field (Sector and BSP)

Recommendation No. 6. The External Auditor recommends proposing to the Executive Board that it start the procedure to close the International Fund for the Promotion of Culture (IFPC) at the end of 2018. (Sector and BSP)

Recommendation No. 7. The External Auditor recommends establishing a direct cost recovery framework for all extrabudgetary projects. (BFM)

Recommendation No. 8. The External Auditor recommends launching as of September/October 2017 the process for replacing the Assistant Director-General for Culture so as to be in a position to make an appointment in Spring 2018. (ODG and HRM)

Recommendation No. 9. The External Auditor recommends introducing a mechanism for appraising specialists in the field that enables the Sector’s opinion to be taken into account. (Sector, HRM and FSC)

Recommendation No. 10. The External Auditor recommends introducing as a principle a rule to ensure that Professional staff at Headquarters change posts after a certain length of duty. (HRM)

Recommendation No. 11. The External Auditor recommends completing the staff appraisal process. (Sector and HRM)

Recommendation No. 12. The External Auditor recommends proposing to the governing bodies of conventions that they set an ambitious objective to reduce the fixed costs of convention secretariats for the 2018-2019 biennium. (ODG and Sector)

Recommendation No. 13. The External Auditor recommends that a periodic report be made to the Executive Board on sites and properties included in the lists of the 1972 and 2003 conventions on the basis of a waiver. (ODG and Sector)

Recommendation No. 14. The External Auditor recommends introducing a single management tool for the implementation of the conventions. (Sector and BFM)

Recommendation No. 15. The External Auditor recommends observing the publication rules provided for by decision of the Director-General in 2011 by submitting projects systematically to the Publications Board. (Sector)

202 EX/32 Part II Annex I – page 2

Recommendation No. 16. The External Auditor recommends introducing a dashboard for the Sector’s print and digital publications. (Sector and ERI)

Recommendation No. 17. The External Auditor recommends studying alternative options for improving the Sector’s regional capacity to achieve the objectives of Major Programme IV, in particular in Latin America and Africa. (Sector)

Recommendation No. 18. The External Auditor recommends starting the procedure to close the 47 projects that might be terminated and updating on a regular basis the Sector’s project database. (Sector and field offices)

Recommendation No. 19. The External Auditor recommends bringing the map of Culture specialists into line with the actual priorities and projects of the Sector. (Sector)

Recommendation No. 20. The External Auditor recommends establishing a partnership agreement between the Culture Sector and the UNESCO Institute for Statistics (UIS) so as to improve the production of the statistics needed to show the contribution of culture to the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs). (Sector and IUS)

Recommendation No. 21. The External Auditor recommends submitting to the Executive Board an analysis of the suitability of each of the 24 category 2 institutes under the Sector so as to ensure their contribution to the objectives of Major Programme IV. (Sector and BSP)

Recommendation No. 22. The External Auditor recommends submitting to the Executive Board an action strategy for the Emergency Fund which incorporates the existence of other bilateral and multilateral instruments. (Sector)

202 EX/32 Part II Annex II

ANNEX II


Audit recommendations Preliminary implementation plan and comments The recommendation will require additional


(YES/NO)

Estimated date for the implementation

of the recommendation

Recommendation No. 1. The External Auditor recommends devoting a paragraph in the Administrative Manual to the definition of the roles and responsibilities of a programme sector (ODG and BFM)

Recommendation not accepted

In accordance with the Director-General’s response to the same audit recommendation concerning the Communication and Information Sector (CI) (document 200 EX/20 Part III), it should be noted that responsibilities of a sector are defined in the Organization’s strategic and programmatic documents (C/4 and C/5 documents) which reflect the mission of Major Programme IV. It should further be noted that Major Programme IV has evolved significantly over the Organization’s history. The function of ADG should be considered and analysed according to the development of the Secretariat’s structure over the course of the Organization’s history, having been the subject of successive decision by the governing bodies.

N/A N/A

Recommendation No. 2. The External Auditor recommends implementing the risk register on the basis of a more realistic internal control self-assessment. (Sector)

Recommendation accepted

The Sector – like all other Sectors and services – will develop its own risk register as part of the ongoing house-wide exercise, which will also look at the coherency with the annual self-assessment exercise as noted in the recommendation.

No 30.06.2018

202 EX/32 Part II Annex II – page 2



(YES/NO)



Recommendation No. 3. The External Auditor recommends ensuring careful monitoring of the indicators for the new cross-cutting expected results (ER 5 and ER 8). (Sector and BSP)

Recommendation accepted.

CLT has worked very closely with BSP to establish the performance indicators and associated targets for these two transversal C/5 expected results (ER). It is important to clarify that performance indicator 1 under ER 5 and the three performance indicators under ER 8 seek to encapsulate how actions contributing to these cross-cutting expected results support the development of individual and transversal implementation of the culture conventions; and in turn how these contribute to the achievement of the two cross-cutting C/5 ERs.

The Sector has already defined criteria for measuring progress towards the attainment of the targets associated to the performance indicators. (Ref. Section on “Complementary information regarding the C/5 expected results and related performance indicators for MP IV” in document 39 C/5 Volume 2.)

The preparation of the 40 C/5 will provide an occasion to adjust the performance indicators if deemed necessary in light of the experience acquired during 2018-2019 and in response to emerging needs.

No Adjustments to the indicators for the cross cutting 39 C/5 Expected Results – and any others may be made as required during the implementation and monitoring of programme execution, and later during the biennium when preparing the 40 C/5


Audit recommendations Preliminary implementation plan and comments The recommendation

will require additional resources for

implementation (YES/NO)



Recommendation No. 4. The External Auditor recommends making operational the Sector’s resource mobilization framework by ensuring training for each of its senior staff at Headquarters and its field specialists, and assigning them quantitative resource mobilization targets. (Sector and BSP)


Resource mobilization targets have been set for the 39 C/5 Expected Results.

It is planned that the Organization-wide strategy will include resource mobilization targets by country or region that are linked to specific expected results. This should apply to all sectors, not just CLT.

BSP is rolling out a training programme for all Sectors, including CLT, and has started training field office staff, with the cooperation of the Sector, when resources permit.

In the “new” context of the integrated budget approach and in view of the future Structured Financing Dialogues, the roles and responsibilities of managers for fund mobilization, both at Headquarters and in the field, are being discussed and will be defined by the end of 2017, This will include consideration as to how these can be best incorporated in staff members’ descriptions of tasks and performance objectives in the future.

Yes 31.12.2018

Recommendation No. 5. The External Auditor recommends assigning the Sector an ambitious, realistic resource mobilization target for the forthcoming biennium so as to motivate its teams at


The Secretariat recalls document 210 EX/15.INF.3 (2017) which in its paragraph 23 noted that the funding gap for the 39 C/5 was determined based on a thorough analysis of past trends and applying realistic projections, taking into

N/A Implemented




(YES/NO)



Headquarters and in the field (Sector and BSP)

consideration the present and future international aid environment. http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002481/248134e.pdf

Recommendation No. 6. The External Auditor recommends proposing to the Executive Board that it start the procedure to close the International Fund for the Promotion of Culture (IFPC) at the end of 2018. (Sector and BSP)


Following consultation with the Administrative Council of the IFPC, the Director-General will inform the 202nd session of the Executive Board of her decision to close the IFPC Special Account upon completion of ongoing project activities as at 31 December 2018 at the latest. (Document 202 EX/13).

No 31.12.2018

Recommendation No. 7. The External Auditor recommends establishing a direct cost recovery framework for all extrabudgetary projects. (BFM)


Revised guidelines for recovery of direct costs will be issued in 2018 following the adoption of a revised cost recovery policy in 2017. The basis of the policy is the principle of full cost budgeting and the process in the sector will be reviewed to: strengthen application of the principle in relation to RP staff cost recovery from extrabudgetary projects, and to determine whether a standard approach is feasible based on the nature of projects

31.12.2018

http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002481/248134e.pdf

http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002481/248134e.pdf







Recommendation No. 8. The External Auditor recommends launching as of September/October 2017 the process for replacing the Assistant Director-General for Culture so as to be in a position to make an appointment in Spring 2018. (ODG and HRM)

The principle of launching recruitment to the post of Assistant Director-General for Culture as soon as possible after the appointment of the new Director-General is judicious and accepted.

However, although preparation of the job description of ADG/CLT may start before the appointment of the new Director-General, it will be for the latter, once appointed, to approve the new job description.

No May/June 2018

Recommendation No. 9. The External Auditor recommends introducing a mechanism for appraising specialists in the field that enables the Sector’s opinion to be taken into account. (Sector, HRM and FSC)


DG/Note/14/3 of 3 January 2014 (paragraph 4. (iii)) sets out the arrangements on reporting lines. This included provision for consulting programme sectors when assessing the performance of international programme specialists.

No Ongoing

Recommendation No. 10. The External Auditor recommends introducing as a principle a rule to ensure that Professional staff at Headquarters change posts after a certain length of duty. (HRM)


The principle of geographical mobility after a certain period of duty already forms part of the mobility policy. The policy will be updated in 2018 in order to include functional mobility and make it fully operational.

No 31.12.2018




(YES/NO)



Recommendation No. 11. The External Auditor recommends completing the staff appraisal process. (Sector and HRM)


The Sector has immediately addressed the concerns expressed in the recommendation. Nineteen of the 20 incomplete performance reviews had been closed by 2 August 2017 and the Sector is working with concerned staff to ensure that the remaining evaluation file is also closed. This highlights the need for further guidance to Programme Sectors in how to monitor real time compliance of performance evaluation files in the MyTalent application.

No 30.09.2017

Recommendation No. 12. The External Auditor recommends proposing to the governing bodies of conventions that they set an ambitious objective to reduce the fixed costs of convention secretariats for the 2018-2019 biennium. (ODG and Sector)

Recommendation accepted in principle.

The fixed (incompressible) costs of the Secretariats of the Conventions for 2018-19 have already been established in relation to the current demands of their respective Governing Bodies.

The full implementation of this recommendation would require decisions by the governing bodies of the Conventions on issues such as translation of documents, interpretation and frequency of meetings, which are prescribed in the conventions and their operational guidelines.

It would also require the governing bodies of each convention to establish clear priorities and to reduce the number of agenda items to be considered at statutory

No To be determined by the Governing Bodies







meetings, as has been the case for the 2005 Convention since 2013.

The Secretariats of the Conventions have regularly put such issues to the respective States Parties, as per the recommendations of the 2013 IOS Audit of Working Methods, referred to by the External Auditor. The on-going cash flow challenges faced by UNESCO make the need for further prioritization by the Governing Bodies of the Conventions ever more pressing.

Recommendation No. 13. The External Auditor recommends that a periodic report be made to the Executive Board on sites and properties included in the lists of the 1972 and 2003 conventions on the basis of a waiver. (ODG and Sector)

Recommendation to be addressed to Governing Bodies

This is a matter of Governance and should be addressed to the General Conference and to the States Parties of the respective Conventions for discussion as to whether they would wish the Executive Board to assume responsibility for such an item.

The Secretariat recalls that the General Conference of UNESCO receives at every session a Report from the Intergovernmental Committees of these two Conventions on activities – including nominations to their respective Lists – during the biennium. Statistics on such inscriptions could therefore be included in future reports.

Furthermore, the draft Programme for MP IV 2018-19 includes for each of the Convention-related Expected Results (1, 2, 3, 4, 6, 7) a Performance indicator (PI 1) indicator on sound governance. For the 1972 and 2003

No To be determined by the Governing Bodies




(YES/NO)



Conventions it is expressed as follows: Sound governance of the [1972] [2003] Convention as shown by resolutions/decisions taken by the governing bodies. The means of measuring progress towards the achievement of these indicators is set out in the “Complementary information regarding the C/5 expected results and related performance indicators for MP IV” (39C/5 Volume 2 Draft Programme and Budget 2018-2019 pp. 173-180 of the English version.) This includes for both Conventions “Working methods of the governing bodies improved.”

Recommendation No. 14. The External Auditor recommends introducing a single management tool for the implementation of the conventions. (Sector and BFM)

Spirit of the Recommendation accepted.

As part of ongoing efforts to improve knowledge management, The Sector will work with KMI to make available the country based information it currently holds on each Convention by country (consolidated excel table of ratifications by country and Convention ; Cultural Heritage Laws Database; names of national focal points for each Convention), etc. through the UNESTEAMS function. The Secretariat believes that this would meet the spirit of the recommendation in a more appropriate form than the model proposed in the long form report.

Yes 31.12.2017







Recommendation No. 15. The External Auditor recommends observing the publication rules provided for by decision of the Director-General in 2011 by submitting projects systematically to the Publications Board. (Sector)


All CLT publications are systematically submitted to the Publications Board and regular reminders are sent to staff, most recently on 6 July.

The omission mentioned in the External Auditor’s Report was therefore an exception and not the rule. The concerned Secretariat considered that “Towards 2030: creativity matters for sustainable development” was a brochure about the International Fund for Cultural Diversity and did not need to go to the Board.

N/A Implemented

Recommendation No. 16. The External Auditor recommends introducing a dashboard for the Sector’s print and digital publications. (Sector and ERI)


The Sector for External Relations and Public Information (ERI) will work with CLT and other Sectors, as well as the Bureau of Strategic Planning and the Internal Oversight Service to go further into the monitoring of downloads from the UNESCO website and evolve towards a measurable system based on qualitative and quantitative indicators.

No 31.12.18

Recommendation No. 17. The External Auditor recommends studying alternative options for improving the Sector’s regional capacity to achieve the


The Secretariat accepts the spirit of the recommendation, and will examine options in the context of resources available under the 39 C/5 integrated budget and

N/A at present To be decided by a future session of the General Conference.




(YES/NO)



objectives of Major Programme IV, in particular in Latin America and Africa. (Sector)

decisions about the structure of UNESCO’s field presence by a future session of the General Conference.

In view of paragraph 249 of the long-form report, the Secretariat would request clarification on paragraph 34 of the synthesis report to ensure implementation of the recommendation.

Recommendation No. 18. The External Auditor recommends starting the procedure to close the 47 projects that might be terminated and updating on a regular basis the Sector’s project database. (Sector and field offices)


Action to terminate these projects has been launched in conjunction with the field offices.

No 31.12.2017

Recommendation No. 19. The External Auditor recommends bringing the map of Culture specialists into line with the actual priorities and projects of the Sector. (Sector)


Implementation of such a recommendation would need to be part of a global review of UNESCO’s field presence and take into account the resources available under the prevailing integrated budget.

Yes, as it implies transferring international staff and creating or suppressing existing NPO posts.

To be decided by a future session of the General Conference.







Recommendation No. 20. The External Auditor recommends establishing a partnership agreement between the Culture Sector and the UNESCO Institute for Statistics (UIS) so as to improve the production of the statistics needed to show the contribution of culture to the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs). (Sector and IUS)


The Secretariat accepts the spirit of the recommendation but considers that a cooperation plan may be a more appropriate tool for two entities within the Secretariat. Such a cooperation plan should include qualitative and quantitative data, as well as the development of standards, norms and methodologies and country capacity building.

Yes.

Additional financial and human resources will be needed to improve the data collection capacity of the UIS and the UIS ability to improve its support to the CLT Sector.

In this regard, joint fundraising efforts may be undertaken to support the implementation of the agreed cooperation plan.

Cooperation plan to be established by end 31.12.2017.

Recommendation No. 21. The External Auditor recommends submitting to the Executive Board an analysis of the suitability of each of the 24 category 2 institutes under the Sector so as to ensure their contribution to the objectives of Major Programme IV. (Sector and BSP)

Recommendation partially accepted.

The Executive Board receives regular reports on the performance of each Category 2 Centre as per the established evaluation and review cycle. The contributions of category 2 centres to the C/5 expected results are also reflected in the EX/4 reports on programme implementation examined by the Executive Board. Preparing Sector-specific reports would therefore duplicate the existing framework and require additional resources.

N/A N/A




(YES/NO)



The 202nd session of the Executive Board will consider the findings and recommendations of the IOS Audit on C2Cs. It is therefore expected that these would feed into a house-wide review of the related processes. CLT is participating in a working group that has been set up by the DDG for this purpose.

Recommendation No. 22. The External Auditor recommends submitting to the Executive Board an action strategy for the Emergency Fund which incorporates the existence of other bilateral and multilateral instruments. (Sector)


The Executive Board already receives regular six monthly reports on the implementation of the Strategy for Protecting Culture and Promoting Cultural Pluralism in the Event of Armed Conflict, and its Action Plan. This includes information on interactions with other funds.

The Culture Sector is actively pursuing the two suggested modalities of cooperation (para. 306) with external funding sources, including through the establishment of a partnership agreement (with ALIPH) and recalls that the Executive Board at its 201st session has requested an annual report on the activities of UNESCO’s representative within ALIPH.

Yes Implemented

202 EX/32 Partie II Annexe I

ANNEXE I

LISTE DES RECOMMANDATIONS

Recommandation n° 1. L’auditeur externe recommande de consacrer un paragraphe du Manuel administratif à la définition des responsabilités et des attributions d’un Secteur de programme. (ODG et BFM)

Recommandation n° 2. L’auditeur externe recommande de mettre en œuvre le registre des risques sur la base d’une auto-évaluation plus réaliste du contrôle interne. (Secteur)

Recommandation n° 3. L’auditeur externe recommande de veiller à suivre attentivement les indicateurs des deux nouveaux résultats attendus transversaux (ER 5 et ER 8). (Secteur et BSP)

Recommandation n° 4. L’auditeur externe recommande de rendre opérationnel le cadre de mobilisation des ressources du Secteur en assurant la formation de chacun de ses responsables au Siège et de ses spécialistes de terrain et en leur assignant des objectifs quantitatifs de mobilisation de ressources. (Secteur et BSP)

Recommandation n° 5. L’auditeur externe recommande d’assigner au Secteur un objectif ambitieux et réaliste de mobilisation des ressources pour le prochain biennium afin de motiver ses équipes au Siège et sur le terrain. (Secteur et BSP)

Recommandation n° 6. L’auditeur externe recommande de proposer au Conseil exécutif d’engager la procédure de clôture du FIPC au terme de l’exercice 2018. (Secteur et BSP)

Recommandation n° 7. L’auditeur externe recommande d’établir un référentiel de recouvrement des coûts directs (recovery costs) pour l’ensemble des projets extrabudgétaires. (BFM)

Recommandation n° 8. L’auditeur externe recommande de lancer dès septembre/octobre 2017 le processus de remplacement du Sous-Directeur général pour la culture afin d’être en mesure de procéder à sa nomination au printemps 2018. (ODG et HRM)

Recommandation n° 9. L’auditeur externe recommande de mettre en place un dispositif d’appréciation des spécialistes hors Siège permettant de prendre en compte l’avis du Secteur. (Secteur, HRM et FSC)

Recommandation n° 10. L’auditeur externe recommande d’introduire une règle de principe de changement de postes des professionnels du Siège après une certaine durée d’affectation. (HRM)

Recommandation n° 11. L’auditeur externe recommande d’achever le processus d’évaluation des agents. (Secteur et HRM)

Recommandation n° 12. L’auditeur externe recommande de proposer aux organes dirigeants des conventions de fixer un objectif volontariste de réduction des coûts fixes de secrétariat des conventions pour le biennium 2018-2019. (ODG et Secteur)

Recommandation n° 13. L’auditeur externe recommande de faire un rapport périodique au Conseil exécutif sur les sites et les biens inscrits de manière dérogatoire sur les listes des Conventions de 1972 et de 2003. (ODG et Secteur)

Recommandation n° 14. L’auditeur externe recommande de mettre en place un instrument de pilotage unique de la mise en œuvre des conventions. (Secteur et BFM)

Recommandation n° 15. L’auditeur externe recommande de respecter les règles de publication prévues par la décision de la Directrice générale de 2011 en soumettant systématiquement les projets au Comité des publications. (Secteur)

201 EX/32 Partie II Annexe I – page 2

Recommandation n° 16. L’auditeur externe recommande de mettre en place un tableau de bord des publications écrites et numériques du Secteur. (Secteur et ERI)

Recommandation n° 17. L’auditeur externe recommande d’étudier les options alternatives pour une amélioration de la capacité régionale du Secteur à réaliser les objectifs du grand programme IV, notamment en Amérique latine et en Afrique. (Secteur)

Recommandation n° 18. L’auditeur externe recommande d’engager la procédure pour clôturer les 47 projets pouvant être fermés et tenir à jour régulièrement la base de données des projets du Secteur. (Secteur et bureaux hors Siège)

Recommandation n° 19. L’auditeur externe recommande de proposer un réalignement de la carte des implantations des spécialistes Culture en rapport avec les priorités effectives et les projets du Secteur. (Secteur)

Recommandation n° 20. L’auditeur externe recommande d’établir une convention de partenariat entre le Secteur Culture et l'Institut de statistique de l'UNESCO (ISU) afin d’améliorer la production de statistiques nécessaires pour montrer la contribution de la culture à la réalisation des ODD. (Secteur et ISU)

Recommandation n° 21. L’auditeur externe recommande de présenter au Conseil exécutif une analyse de l’adéquation de chacun des 24 instituts de catégorie 2 rattachés au Secteur afin de s’assurer de leur contribution aux objectifs du grand programme IV. (Secteur et BSP)

Recommandation n° 22. L’auditeur externe recommande de présenter au Conseil exécutif une stratégie d’action pour le Fonds d’urgence intégrant l’existence des autres instruments bilatéraux et multilatéraux. (Secteur)

202 EX/32 Partie II Annexe II

ANNEXE II

PLAN PRELIMINAIRE DE MISE EN ŒUVRE PAR RECOMMANDATION

Recommandations de l’audit Plan préliminaire de mise en œuvre et observations

L’application de la recommandation

nécessitera des ressources

supplémentaires (OUI/NON)

Date estimée de l’application

de la recommandation

Recommandation n° 1.

L’auditeur externe recommande de consacrer un paragraphe du Manuel administratif à la définition des responsabilités et des attributions d’un Secteur de programme. (ODG et BFM)

Recommandation non acceptée

Conforme à la réponse de la Directrice générale à la même recommandation d’audit en ce qui concerne le Secteur CI (document 200 EX/20 Partie III), il est à noter que les responsabilités d’un secteur sont définies dans les documents stratégiques et programmatiques de l’Organisation (documents C/4 et C/5) qui traduisent la mission du grand programme IV. Il est à noter également que le grand programme IV a suivi d’importantes évolutions au cours de l’histoire de l’Organisation. La fonction d’ADG est à voir et analyser en fonction de l’évolution de la structure du Secrétariat au fil de l’histoire de l’Organisation, faisant l’objet de décisions successives de ses organes directeurs.



L’auditeur externe recommande de mettre en œuvre le registre des risques sur la base d’une auto-évaluation plus réaliste du contrôle interne. (Secteur)

Recommandation acceptée

Le Secteur – comme tous les autres secteurs et services – établira son propre registre des risques dans le cadre de l’exercice en cours à l’échelle de l’Organisation, en veillant à la cohérence avec l’exercice d’auto-évaluation annuel, comme il est noté dans la recommandation.

Non 30.06.2018

202 EX/32 Partie II Annexe II – page 2


L’auditeur externe recommande de veiller à suivre attentivement les indicateurs des deux nouveaux résultats attendus transversaux (ER 5 et ER 8). (Secteur et BSP)


CLT s’est employé, en étroite liaison avec BSP, à établir les indicateurs de performance et les cibles correspondantes pour ces deux résultats escomptés (ER) transversaux du C/5. Il importe de clarifier que l’indicateur de performance 1 relatif à l’ER 5 et les trois indicateurs de performance relatifs à l’ER 8 ont pour objet de préciser de quelle manière les actions contribuant à l’obtention de ces trois résultats escomptés transversaux favorisent la mise en œuvre individuelle et transversale des conventions culturelles, et comment celle-ci, à son tour, contribue à la réalisation des deux ER transversaux du C/5.

Le Secteur a déjà défini les critères pour mesurer les progrès accomplis vers la réalisation des cibles associées aux indicateurs de performance (voir la section intitulée « Informations complémentaires concernant les résultats escomptés du C/5 et les indicateurs de performance correspondants pour le grand programme IV » dans le document 39 C/5, Volume 2).

L’élaboration du 40 C/5 offrira l’occasion, si nécessaire, d’ajuster les indicateurs de performance à la lumière de l’expérience acquise pendant le biennium 2018-2019 et en réponse aux besoins nouvellement apparus.

Non Des ajustements pourront être apportés aux indicateurs relatifs aux résultats escomptés du 39 C/5 – et à tout autre indicateur – pendant la mise en œuvre du programme et le suivi de son exécution, ou à un stade ultérieur du biennium, lors de l’élaboration du 40 C/5, selon qu’il conviendra.









L’auditeur externe recommande de rendre opérationnel le cadre de mobilisation des ressources du Secteur en assurant la formation de chacun de ses responsables au Siège et de ses spécialistes de terrain et en leur assignant des objectifs quantitatifs de mobilisation de ressources. (Secteur et BSP)


Des cibles en matière de mobilisation de ressources ont été fixées pour les résultats escomptés du 39 C/5.

Il est prévu que la stratégie globale de l’Organisation comprenne des cibles de mobilisation de ressources par pays ou région, associées à des résultats escomptés spécifiques. Cela devrait concerner tous les secteurs, et non pas seulement CLT.

BSP met en place un programme de formation destiné à tous les secteurs, y compris CLT, et a commencé à former le personnel des bureaux hors Siège, en coopération avec le Secteur, lorsque les ressources le permettent.

Dans le contexte « nouveau » de l’approche intégrée du budget, et dans la perspective des futurs dialogues structurés sur le financement, les rôles et les responsabilités des gestionnaires en matière de mobilisation de ressources, au Siège et hors Siège, sont examinés et seront arrêtés d’ici fin 2017. On réfléchira notamment à la meilleure façon d’incorporer à l’avenir ces rôles et responsabilités dans les descriptions des tâches et les objectifs de performance des membres du personnel.

Oui 31.12.2018


L’auditeur externe recommande d’assigner au Secteur un objectif ambitieux et réaliste de


Le Secrétariat rappelle le document 201 EX/15.INF.3 (2017) dans lequel il est noté au paragraphe 23 que le déficit de financement pour le 39 C/5 a été déterminé sur la base d’une analyse rigoureuse des tendances passées et de projections

Sans objet Recommandation appliquée








mobilisation des ressources pour le prochain biennium afin de motiver ses équipes au Siège et sur le terrain. (Secteur et BSP)

réalistes, en tenant compte de l’environnement présent et futur en matière d’aide internationale.

http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002481/248134f.pdf


L’auditeur externe recommande de proposer au Conseil exécutif d’engager la procédure de clôture du FIPC au terme de l’exercice 2018. (Secteur et BSP)


Après avoir consulté le Conseil d’administration du FIPC, la Directrice générale informera le Conseil exécutif à sa 202e session de sa décision de clore le Compte spécial du Fonds une fois les activités de projet menées à bien, et au plus tard le 31 décembre 2018 (document 202 EX/13).

Non 31.12.2018


L’auditeur externe recommande d’établir un référentiel de recouvrement des coûts directs (recovery costs) pour l’ensemble des projets extrabudgétaires. (BFM)


Des principes directeurs révisés pour le recouvrement des coûts directs seront publiés en 2018 suite à l’adoption en 2017 d’une politique révisée de recouvrement des coûts. Cette politique repose sur le principe de budgétisation intégrale des coûts, et la mise en œuvre de ce processus au sein du Secteur sera réexaminée en vue de renforcer l’application dudit principe en ce qui concerne le recouvrement des coûts de personnel au titre du Programme ordinaire encourus pour des projets extrabudgétaires, et de déterminer si une approche normalisée est possible, selon la nature des projets.

31.12.2018

http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002481/248134f.pdf









L’auditeur externe recommande de lancer dès septembre/octobre 2017 le processus de remplacement du Sous-Directeur général pour la culture afin d’être en mesure de procéder à sa nomination au printemps 2018. (ODG et HRM)

Le principe de lancer le recrutement du poste d’ADG Culture le plus rapidement possible après la nomination du nouveau DG est judicieux et accepté.

Cependant, si la préparation de la description de poste d’ADG/CLT peut commencer avant la nomination du nouveau Directeur général, il appartiendra à ce dernier, une fois nommé, d’approuver la nouvelle description de poste.

Non Mai/juin 2018


L’auditeur externe recommande de mettre en place un dispositif d’appréciation des spécialistes hors Siège permettant de prendre en compte l’avis du Secteur. (Secteur, HRM et FSC)


La DG/Note/14/3 du 3 janvier 2014 (paragraphe 4 (iii)) indique les dispositions prises concernant les liens hiérarchiques. Elle prévoit notamment la consultation des secteurs de programme lors de l’évaluation des performances des spécialistes de programme internationaux.

Non En cours









L’auditeur externe recommande d’introduire une règle de principe de changement de postes des professionnels du Siège après une certaine durée d’affectation. (HRM)


Le principe de mobilité géographique après une certaine durée d’affectation est déjà inscrit dans la politique de mobilité. Celle-ci sera actualisée en 2018 pour y inscrire la mobilité fonctionnelle et pour la rendre complètement opérationnelle.

Non 31.12.2018


L’auditeur externe recommande d’achever le processus d’évaluation des agents. (Secteur et HRM)


Le Secteur a pris des mesures immédiates pour répondre aux préoccupations exprimées dans la recommandation. Au 2 août 2017, 19 des 20 évaluations des performances incomplètes avaient été achevées, et le Secteur s’emploie avec les membres du personnel concernés à faire en sorte que les dossiers d’évaluation restants soient également clos. La recommandation met en relief la nécessité de donner aux secteurs de programme de plus amples instructions sur les moyens de s’assurer en temps réel de la conformité des dossiers d’évaluation des performances dans l’application MyTalent.

Non 30.09.2017


L’auditeur externe recommande de proposer aux organes dirigeants des conventions de fixer un objectif volontariste

Recommandation acceptée en principe

Les coûts fixes (incompressibles) des secrétariats des conventions pour 2018-2019 ont déjà été calculés au regard des demandes actuelles de leurs organes directeurs respectifs.

Non À déterminer par les organes directeurs








de réduction des coûts fixes de secrétariat des conventions pour le biennium 2018-2019. (ODG et Secteur)

La pleine application de cette recommandation nécessiterait des décisions des organes directeurs des conventions sur des questions telles que la traduction des documents, les services d’interprétation et la fréquence des réunions, qui sont réglementés dans les conventions et leurs directives opérationnelles.

Il faudrait aussi que les organes directeurs des différentes conventions définissent des priorités claires et réduisent le nombre de points inscrits pour examen à l’ordre du jour des réunions statutaires, comme cela a été le cas depuis 2013 pour la Convention de 2005.

Les secrétariats des conventions ont régulièrement porté ces questions à l’attention des États parties concernés, comme suggéré dans les recommandations formulées par IOS à l’issue de son audit de 2013 sur les méthodes de travail, auquel se réfère le Commissaire aux comptes. Les actuelles difficultés de trésorerie de l’UNESCO exigent plus que jamais une définition plus stricte des priorités par les organes directeurs des conventions.


L’auditeur externe recommande de faire un rapport périodique au Conseil exécutif sur les sites et les biens inscrits de manière dérogatoire sur les listes des Conventions

Recommandation à adresser aux organes directeurs

Cette recommandation touche à des questions de gouvernance et devrait être adressée à la Conférence générale et aux États parties aux différentes conventions afin qu’ils décident s’ils souhaitent en confier la responsabilité au Conseil exécutif.

Le Secrétariat rappelle que la Conférence générale de l’UNESCO reçoit à chacune de ses sessions un rapport des

Non À déterminer par les organes directeurs








de 1972 et de 2003. (ODG et Secteur)

comités intergouvernementaux de ces deux Conventions sur les activités menées pendant la période biennale – y compris les propositions d’inscription sur leurs listes respectives. Des statistiques relatives à ces inscriptions pourraient donc être incluses à l’avenir dans ces rapports.

En outre, le projet de grand programme IV pour 2018-2019 comprend pour chaque convention des résultats escomptés (1, 2, 3, 4, 6 et 7) et un indicateur de performance (PI 1) c’est-à-dire de bonne gouvernance. Pour les Conventions de 1972 et 2003, ce dernier est libellé comme suit : « Bonne gouvernance de la Convention de [1972] [2003] comme attesté par les résolutions/décisions prises par les organes directeurs ». Les critères pour mesurer les progrès accomplis au regard de ces indicateurs sont énoncés dans les « Informations complémentaires concernant les résultats escomptés du C/5 et les indicateurs de performance correspondants pour le grand programme IV » (39 C/5, Volume 2, Projet de programme et de budget pour 2018-2019, p. 191-199 de la version française). Les éléments d’appréciation incluent pour les deux Conventions l’« amélioration des méthodes de travail des organes directeurs ».


L’auditeur externe recommande de mettre en place un instrument de pilotage unique de la mise

Esprit de la recommandation acceptée

Dans le cadre des efforts entrepris pour améliorer la gestion des connaissances, le Secteur coopérera avec KMI pour rendre disponibles sur le site Intranet UNESTEAMS les informations par pays qu’il détient actuellement concernant chaque convention (tableau Excel consolidé des ratifications

Oui 31.12.2017








en œuvre des conventions. (Secteur et BFM)

par pays et par convention, base de données sur les législations nationales relatives au patrimoine culturel, noms des points focaux nationaux pour les différentes conventions, etc.). Le Secrétariat est d’avis que ces mesures répondent à l’esprit de cette recommandation de manière plus appropriée que le modèle proposé dans le rapport intégral.


L’auditeur externe recommande de respecter les règles de publication prévues par la décision de la Directrice générale de 2011 en soumettant systématiquement les projets au Comité des publications. (Secteur)


Tous les projets de publications de CLT doivent être systématiquement soumis au Conseil des publications, et des rappels en ce sens sont régulièrement envoyés au personnel, le dernier en date du 6 juillet.

L’omission relevée dans le rapport du Commissaire aux comptes est donc l’exception et non la règle. Le secrétariat concerné a estimé que le document intitulé « Horizon 2030 : lorsque créativité rime avec développement durable » était une brochure sur le Fonds international pour la diversité culturelle et qu’il n’était pas nécessaire de la soumettre au Conseil des publications.

Sans objet Recommandation appliquée


L’auditeur externe recommande de mettre en place un tableau de bord des publications écrites et numériques du Secteur. (Secteur et ERI)


Le Secteur des relations extérieures et de l'information du public (ERI) travaillera de concert avec CLT et d’autres secteurs, ainsi qu’avec le Bureau de la planification stratégique, en vue de perfectionner le suivi des téléchargements à partir du site Web de l’UNESCO et

Non 31.12.18








d’avancer vers la mise en place d’un système mesurable fondé sur des indicateurs qualitatifs et quantitatifs.


L’auditeur externe recommande d’étudier les options alternatives pour une amélioration de la capacité régionale du Secteur à réaliser les objectifs du grand programme IV, notamment en Amérique latine et en Afrique. (Secteur)


Le Secrétariat souscrit à l’esprit de cette recommandation, et examinera les options à la lumière des ressources disponibles au titre du budget intégré du 39 C/5 et des décisions concernant la structure de la présence de l’UNESCO sur le terrain qui seront prises lors d’une session ultérieure de la Conférence générale.

Eu égard au paragraphe 249 du rapport intégral, le Secrétariat souhaiterait avoir des éclaircissements concernant le paragraphe 34 du rapport de synthèse afin d’assurer la bonne application de cette recommandation.

Sans objet pour l’heure À décider lors d’une session ultérieure de la Conférence générale


L’auditeur externe recommande d’engager la procédure pour clôturer les 47 projets pouvant être fermés et tenir à jour régulièrement la base de données des projets du Secteur. (Secteur et bureaux hors Siège)


L’action pour fermer ces projets est lancée en collaboration avec les bureaux hors Siège.

Non 31.12.2017









L’auditeur externe recommande de proposer un réalignement de la carte des implantations des spécialistes Culture en rapport avec les priorités effectives et les projets du Secteur. (Secteur)


L’application d’une telle recommandation devrait s’inscrire dans le cadre d’un examen global de la présence sur le terrain de l’UNESCO, et tenir compte des ressources disponibles dans le budget intégré adopté.

Oui, car cela suppose le transfert de personnel international et la création ou la suppression de postes d’administrateurs nationaux (NPO).

À décider lors d’une session ultérieure de la Conférence générale


L’auditeur externe recommande d’établir une convention de partenariat entre le Secteur Culture et l'Institut de statistique de l'UNESCO (ISU) afin d’améliorer la production de statistiques nécessaires pour montrer la contribution de la culture à la réalisation des ODD. (Secteur et ISU)


Le Secrétariat souscrit à l’esprit de cette recommandation mais est d’avis qu’un plan de coopération serait sans doute un outil plus approprié pour deux entités de l’Organisation. Un tel plan devrait prévoir la collecte de données qualitatives et quantitatives, ainsi que la mise au point de normes, règles et principes méthodologiques, et des activités de renforcement des capacités nationales.

Oui.

Des ressources financières et humaines additionnelles seraient nécessaires pour renforcer les capacités de collecte de données de l’ISU et la capacité de ce dernier de mieux appuyer le Secteur CLT.

À cet égard, des efforts de levée de fonds communs pourraient être entrepris pour faciliter la mise en œuvre du plan de coopération convenu.

Plan de coopération à établir d’ici le 31.12.2017









L’auditeur externe recommande de présenter au Conseil exécutif une analyse de l’adéquation de chacun des 24 instituts de catégorie 2 rattachés au Secteur afin de s’assurer de leur contribution aux objectifs du grand programme IV. (Secteur et BSP)

Recommandation partiellement acceptée

Le Conseil exécutif reçoit régulièrement des rapports sur les performances de chaque centre de catégorie 2, conformément au cycle d’évaluation et d’examen adopté. Les contributions des centres de catégorie 2 aux résultats escomptés du C/5 sont également mentionnées dans les rapports EX/4 sur la mise en œuvre du programme soumis à l’examen du Conseil. L’établissement de rapports expressément consacrés au Secteur ferait donc double emploi avec le cadre existant et nécessiterait des ressources additionnelles.

À sa 202e session, le Conseil exécutif va examiner les conclusions et recommandations de l’audit d’IOS sur les centres de catégorie 2. Celles-ci devraient donc contribuer à un examen à l’échelle de l’Organisation des processus correspondants. CLT participe à un groupe de travail constitué à cet effet par le DDG.



L’auditeur externe recommande de présenter au Conseil exécutif une stratégie d’action pour le Fonds d’urgence intégrant l’existence des autres instruments bilatéraux et multilatéraux. (Secteur)


Le Conseil exécutif reçoit déjà des rapports semestriels sur la mise en œuvre de la Stratégie de renforcement de l'action de l'UNESCO pour la protection de la culture et la promotion du pluralisme culturel en cas de conflit armé, et de son Plan d’action. Ces rapports contiennent des informations sur les interactions avec d’autres fonds.

Le Secteur de la culture met activement en œuvre les deux modalités de coopération suggérées (paragraphe 306) à l’aide de sources de financement externes, y compris dans le

Oui Recommandation appliquée








cadre d’un accord de partenariat (avec l’ALIPH) et rappelle qu’à sa 201e session, le Conseil exécutif a demandé qu’un rapport annuel lui soit soumis sur les activités du représentant de l’UNESCO au sein de l’ALIPH.

Impreso en papel reciclado

202 EX/32 Consejo Ejecutivo

Job: 1701586



PARTE III – SÍNTESIS

INFORME DE AUDITORÍA DE LA CAJA DE SEGUROS MÉDICOS Y EL SERVICIO MÉDICO DE LA UNESCO

RESUMEN

El presente documento es la síntesis que el Auditor Externo hace de su informe de auditoría sobre la Caja de Seguros Médicos y el Servicio Médico de la UNESCO, que figura en el documento 202 EX/32.INF.3, de conformidad con la cláusula 12.6 del Reglamento Financiero.

Medida que se prevé adopte el Consejo Ejecutivo: decisión propuesta en el párrafo 55.

París, 4 de septiembre de 2017

Original: francés

202a reunión Parte III

202 EX/32 Parte III

RESUMEN EJECUTIVO

INFORME DE AUDITORÍA DE LA CAJA DE SEGUROS MÉDICOS Y EL SERVICIO MÉDICO DE LA UNESCO

NOTA: el presente resumen ejecutivo ha sido elaborado por el Auditor Externo a petición de la Secretaría a fin de optimizar los costos de traducción y facilitar los debates de los órganos rectores. Únicamente el informe íntegro da fe del contenido exacto, la índole y el alcance de las observaciones y recomendaciones del Auditor Externo. 1. Gobernanza de la Caja de Seguros Médicos

1. La Secretaría presentó a la Conferencia General, en su reunión de noviembre de 2013, un proyecto de reforma del reglamento de la Caja, que la Conferencia General aprobó en su resolución 37 C/85. Ulteriormente, esa versión entró en vigor mediante la circular administrativa AC/HR/43 del 21 de octubre de 2014 y fue aclarada en la circular informativa IC/HR/73 del 3 de noviembre de 2014.

2. La circular AC/HR/43 acaba de ser anulada por los fallos nº 3761 y 3762 pronunciados el 8 de febrero de 2017 por el Tribunal Administrativo de la Organización Internacional del Trabajo (TAOIT), a raíz de los recursos interpuestos por varios jubilados de la UNESCO que fueron miembros del Consejo de Administración de la CSM y desean preservar el carácter mutualista de la gestión de la Caja. En efecto, el Tribunal comprobó que el Reglamento había sido enmendado sin que se respetara el procedimiento previsto para su modificación, ya que la Asamblea General de los afiliados a la CSM, en su reunión extraordinaria del 4 de septiembre de 2013, no había aceptado las modificaciones propuestas.

3. Estos fallos acarrean las siguientes consecuencias, teniendo en cuenta que las decisiones del TAOIT no son apelables:

− privan de base jurídica a las instancias (el Consejo Consultivo, el Coordinador de la CSM y el experto externo especializado) establecidas en cumplimiento de la circular administrativa AC/HR/43 que ha sido anulada;

− no permiten volver automáticamente a las anteriores modalidades de gobernanza, aprobadas en 2008, ya que ello supondría, entre otras cosas, la supresión del Consejo Consultivo antes mencionado y su sustitución por el Consejo de Administración de la Caja, del cual tres miembros deben ser designados por la Directora General y los otros tres miembros y sus suplentes deben ser elegidos por la Asamblea General de afiliados, de conformidad con la versión de 2008 del Reglamento;

− debilitan las decisiones adoptadas desde la difusión de las circulares de 2014, que podrían ser objeto de recursos en los que se invoque el carácter ilegal de los procedimientos aplicados para su adopción, en particular las tres modificaciones del Reglamento de la Caja y el cambio de las bases de cálculo de las cotizaciones de seguro médico de los funcionarios de alto nivel de la UNESCO adoptadas en 20161;

− por último, obligan a la UNESCO a reflexionar sobre las normas de gobernanza de la CSM: ¿hay que volver a la versión de 2008 del Reglamento, o reformarla, como preconizaba la empresa consultora Deloitte? Si se opta por una reforma, ¿qué nueva versión del Reglamento se habrá de proponer y qué argumento deberá presentarse a la Asamblea General de afiliados para convencerla de la legitimidad de esta reforma?

1 A este respecto, la Secretaría señala que se debe llevar a cabo un análisis jurídico exhaustivo para

evaluar la amplitud de los riesgos.

202 EX/32 Parte III – pág. 2

4. Se propone volver a la versión anterior (2008) del Reglamento de la Caja, complementándola en lo que respecta a los dos elementos siguientes:

− obligando a la CSM a hacer evaluar periódicamente por un actuario la evolución a largo plazo de sus recursos y obligaciones, a fin de prever el riesgo de que se produzca un nuevo déficit; se incluyó una disposición de esta índole en la versión de 2014 del Reglamento, pero aún no se ha aplicado por motivos financieros;

− creando un procedimiento de urgencia que permita a la Directora General adoptar medidas de emergencia para hacer frente al riesgo de desequilibrio financiero en las cuentas de la Caja señalado por los actuarios de esta última, a propuesta de HRM y BFM.

5. La existencia de un procedimiento de este tipo podría incitar a los órganos paritarios de la Caja (el Consejo de Administración y la Asamblea General de afiliados) a adoptar rápidamente las decisiones necesarias, para que este procedimiento no se aplique. De hecho, en el pasado esos órganos no rechazaron los aumentos de cotizaciones que resultaron necesarios, en particular el último, decidido en 2011 y efectivo desde el 1º de enero de 2012.

Recomendación Nº 1. A raíz de los fallos del Tribunal Administrativo de la Organización Internacional del Trabajo que anularon las circulares de 2014 mediante las que se modificaron las modalidades de gobernanza de la Caja de Seguros Médicos, el Auditor Externo recomendó a la UNESCO que determinara con urgencia una posición relativa a las modalidades de gobernanza de la Caja y la presentara a la Conferencia General.

2. Organización administrativa de la Caja de Seguros Médicos

6. Desde 2009, dos entidades se encargan de la gestión cotidiana de la Caja: la Oficina de Pensiones y Seguros de la Oficina de Gestión de Recursos Humanos (HRM/SPI) y una empresa que desempeña la función de administrador externo contratado mediante licitación por un periodo de tres años.

7. El administrador externo (la empresa MSH desde el 1º de enero de 2017) se encarga de la gestión de los reembolsos de gastos médicos. En breve pondrá a disposición de los beneficiarios una red de atención médica. Recibe las solicitudes de reembolso del personal junto con las facturas de los profesionales de la salud y establecimientos médicos, comprueba su validez con la ayuda de su director médico y reembolsa los gastos a los funcionarios interesados en función de las tarifas que figuran en el anexo III del Reglamento de la Caja.

8. La duración de tres años prevista para los contratos de administrador externo es conforme al punto 7.7 del Manuel Administrativo, que permite la concertación de acuerdos “a largo plazo” de una duración de uno a cuatro años. Por ello, se debe volver a someter el contrato a licitación con frecuencia, atendiendo, en principio, al interés financiero de la Organización. No obstante, su brevedad presenta inconvenientes para el personal en caso de cambio de titular, como acaba de ocurrir.

9. En efecto, la transferencia de los expedientes de Cigna (el anterior administrador) a MSH dio lugar a retrasos en los reembolsos de gastos, que la Asociación Internacional del Personal de la UNESCO (AIPU) denunció en un comunicado de fecha 7 de marzo de 2017, difundido en el sitio Intranet de la Organización. Ya se habían producido retrasos similares en el pasado, con motivo del nombramiento de un nuevo administrador.

10. Estos retrasos se deben particularmente a fallos en la transmisión de los expedientes de los asegurados de un administrador externo a otro. Una prolongación de la duración de los contratos de los administradores externos permitiría en el futuro atenuar esas dificultades. El establecimiento de contratos por un periodo de cuatro años sería conforme a la duración máxima de los acuerdos a largo plazo prevista en el punto 7.7 del Manual Administrativo. El establecimiento de contratos de


cinco o seis años de duración supondría una exención de las disposiciones antes citadas, lo que es jurídicamente posible.

Recomendación Nº 2. El Auditor Externo recomienda estudiar la posibilidad de extender la duración de los contratos del administrador externo de la Caja, a fin de limitar los retrasos en los pagos que se observan al principio del mandato de un nuevo administrador externo.

11. En la actualidad, la Caja administra un plan básico de seguro médico que los funcionarios de la UNESCO tienen la libertad de complementar o no con un plan complementario de su elección.

12. En una cláusula de la licitación para la renovación del administrador externo se preveía de forma opcional proponer a la UNESCO un plan de seguro médico complementario y facultativo. En efecto, la existencia de un plan complementario vinculado al plan básico obligatorio agilizaría el reembolso de los gastos, puesto que los miembros del personal ya no se verían obligados a recurrir primero al plan básico y en segundo lugar a su plan complementario, si lo hubiere.

13. Por otra parte, ello permitiría garantizar con mayor seguridad a los centros hospitalarios que reciben a los asegurados de la UNESCO el reembolso íntegro de sus gastos. En efecto, cuando los funcionarios en activo que no están afiliados a ninguna mutua de seguros no consiguen reembolsar la parte de sus gastos que no está cubierta por la CSM, esta paga por adelantado la totalidad del tratamiento costoso o la hospitalización, y luego recupera ese importe deduciendo las cuantías correspondientes de los sueldos de sus funcionarios. Sin embargo, no puede aplicar este procedimiento y deducir esas cuantías en el caso de los jubilados, cuyas pensiones son abonadas por la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas. Esta situación es una de las causas de las dificultades con que tropiezan los administradores externos de la CSM en sus trámites con los hospitales de París (AP-HP).

14. Los candidatos respetaron esta cláusula de la licitación, y MSH, que obtuvo el contrato, propuso el establecimiento de un plan complementario de esta índole en la oferta que presentó en julio de 2016 y que fue aceptada, en lo relativo al mandato de administrador externo, el 22 de septiembre de 2016.

15. No obstante, desde esa fecha continúan las discusiones entre HRM/SPI, MSH y la aseguradora ALLIANZ.

Recomendación Nº 3. El Auditor Externo recomienda acelerar la negociación del plan complementario de seguro médico propuesto mediante una licitación que concluyó en septiembre de 2016.

3. Organización administrativa del Servicio Médico

16. Existe cierto desfase entre los textos en los que se definen los cometidos del Servicio Médico y las funciones reales que cumple dicho servicio.

17. El Servicio Médico cumple tres cometidos sin base reglamentaria: la función de médico asesor que controla la legitimidad de los tratamientos médicos reembolsados por la Caja, la prevención y los reconocimientos médicos que se conceden a los miembros de las delegaciones ante la UNESCO y de otras organizaciones internacionales.

18. Además de las funciones definidas en la cláusula 5.5 del Reglamento de la Caja, el Médico Jefe de la Organización presta asesoramiento a la Caja sobre los tratamientos costosos cuyo importe se aproxima al límite máximo de reembolso de gastos médicos previsto en el anexo III del Reglamento de la CSM. Esta función, que no está prevista en el Reglamento de la Caja, se comparte con el director médico de MSH.


19. La práctica de doble examen por el servicio médico de la CSM y el de MSH de las solicitudes de reembolso de los cuidados onerosos constituye una garantía de la calidad del servicio. No obstante, esta práctica es costosa, puesto que obliga a la UNESCO a sufragar a la vez su servicio médico y el de MSH (que ha incluido el coste de su directora médica y de las enfermeras que la asisten en la tarifa que factura a la UNESCO para el desempeño de sus funciones, esto es, 22,50 euros por mes y por asegurado).

20. Por lo tanto, la Organización debería reflexionar sobre la conveniencia de esta situación y sacar conclusiones para el futuro. Tres soluciones alternativas son lógicamente concebibles:

− encomendar explícitamente al Servicio Médico de la UNESCO la tarea de tramitar todos los casos de cuidados costosos y complejos y retirar esta misión al administrador externo dentro de tres años, cuando se someta nuevamente su contrato a licitación, lo que debería dar lugar a una reducción del coste de dicho contrato;

− avalar y formalizar la situación actual, facultando al Servicio Médico de la UNESCO para controlar todas las propuestas del servicio médico de MSH en materia de reembolso de cuidados costosos o complejos;

− ceñirse a la reglamentación actual y al contrato firmado con MSH y respetar esos textos, es decir, dejar al servicio médico de MSH la tramitación de los casos costosos y complejos y solicitar la intervención del Servicio Médico de la UNESCO únicamente en caso de reclamación por parte de los usuarios o de la CSM; esta solución, que parece la más lógica, permitiría al Servicio Médico reducir el tiempo de trabajo de uno de sus médicos y aumentar sus actividades de prevención, por ejemplo.

Recomendación Nº 4. El Auditor Externo recomienda que se lleve a cabo una reflexión sobre la distribución idónea de las tareas entre el Servicio Médico de la UNESCO y el del administrador externo de la CSM y se apliquen las consecuencias jurídicas modificando, de ser necesario, el Reglamento de la CSM y las funciones del administrador externo del plan de seguro médico.

21. En el artículo 10 del punto RH 7.2 del Manual de Recursos Humanos, en el que se definen las funciones del Servicio Médico, solo figuran disposiciones muy parciales en materia de prevención (“d) administrar o hacer administrar las vacunas e inoculaciones necesarias con motivo de misiones oficiales y cada vez que la Organización lo estime necesario”).

22. En la práctica, el Servicio Médico realiza las actividades de prevención enunciadas a continuación, además de las vacunaciones: presta asesoramiento a los funcionarios antes de sus misiones (o con motivo de cualquier visita), lleva a cabo campañas de detección de enfermedades, publica mensajes en el sitio Intranet de la Organización (Unescommunity) y organiza consultas sistemáticas para los funcionarios que cambian de puesto (medida menos costosa que la realización de frecuentes reconocimientos médicos).

23. Para que las normas coincidan con la práctica, se recomienda a continuación (recomendación Nº 8) la formulación de una verdadera política de prevención y la inclusión en la reglamentación de las medidas previstas en dicha política.

24. El Servicio Médico presta una “atención médica regular” no solo a los miembros del personal, sino también a los miembros de las delegaciones ante la UNESCO (pero no a sus cónyuges e hijos); esta práctica, que no está prevista en la reglamentación de la UNESCO, no corresponde a la de las otras organizaciones internacionales que conoce el Auditor Externo.


25. Dos organizaciones internacionales, a saber, el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA) y el Banco de Desarrollo del Consejo de Europa (CEB2), encomiendan a la UNESCO la realización de sus reconocimientos médicos estatutarios (exámenes médicos previos a la contratación de personal, visitas de control en caso de baja médica, etc.). Estas consultas no se contemplan en el Manual de Recursos Humanos, pero han sido objeto de convenciones y se facturan a esas dos organizaciones aplicando tarifas distintas (80 euros por consulta en el caso del CEB y 90 euros en el caso del PNUMA). Por consiguiente, parece necesario actualizar la tarifa aplicada al CEB.

26. El Servicio Médico mantiene actualizadas listas digitalizadas de las personas a las que recibe, lo que le permite saber a qué categorías de beneficiarios pertenecen, pero el software utilizado no permite extraer estadísticas en función de la condición de esas personas. Estima que el 70% de esas visitas corresponden a funcionarios permanentes, el 20% a personas con contratos temporales, consultores, pasantes y representantes de otras organizaciones internacionales y el 10% a miembros de delegaciones (el 80% en el caso de la enfermería de Miollis, que se sitúa muy cerca de las oficinas de las delegaciones).

27. Por lo tanto, convendría regularizar la situación, ya sea dejando de autorizar a los miembros de las delegaciones a recibir asesoramiento médico y atención médica regular, o fijando y aplicando una tarifa para esas prestaciones.

28. A fin de cumplir sus funciones de asesoramiento médico y “atención médica regular”, el Servicio Médico recurre a sus dos médicos que trabajan a tiempo completo (entre ellos el jefe del servicio) y a varios médicos especialistas que realizan sustituciones a lo largo del año. Esos médicos suplentes son remunerados por el Servicio Médico, pero sus prestaciones son gratuitas para el personal de la UNESCO y los miembros de las delegaciones. El recurso a un médico del trabajo es conforme a las facultades otorgadas al servicio en el Manual de Recursos Humanos para realizar los exámenes médicos que la Organización exige, como se indica en el punto 13.12 del Manual.

29. No obstante, el recurso a médicos especialistas suplentes resulta difícil de entender, ya que no corresponde a las funciones asignadas al servicio en el Manual, ya se trate de la orientación, la atención médica de emergencia o la “atención médica regular”, y el personal de la UNESCO puede obtener el reembolso de la atención psiquiátrica y ginecológica prestada por un médico de su elección. El Servicio Médico considera que esas consultas psiquiátricas y ginecológicas constituyen una forma de medicina preventiva, pero en el Manual se le confieren muy pocas facultades en este ámbito.

30. De hecho, el Servicio Médico había propuesto en 2012 que esas consultas especializadas se facturaran a una tarifa moderada (20 euros, monto inferior al de las consultas de los médicos locales reembolsadas por la CSM, que en aquel momento oscilaban alrededor de 30 euros) y que la CSM las reembolsara a los pacientes, en el caso del personal de la UNESCO. Convendría estudiar de nuevo esta solución que no se había adoptado en aquel momento, debido a su complejidad.

Recomendación Nº 5. El Auditor Externo recomienda que se supriman o se cobren las prestaciones del Servicio Médico que actualmente se ofrecen gratuitamente y sin base jurídica (las visitas médicas de todo tipo y consultas de médicos especialistas ofrecidas a los miembros de delegaciones, exceptuando los casos de urgencia, y las consultas de médicos especialistas ofrecidas a los miembros del personal, cuando estos pueden obtener el reembolso de esas consultas por la Caja de Seguros Médicos.

2 Council of Europe Development Bank (CEB).


4. Reciente evolución de la situación financiera de la Caja de Seguros Médicos y el Servicio Médico

31. La reciente evolución de la situación financiera de la Caja (2012-2016) es positiva, ya que el producto de las cotizaciones supera sistemáticamente el de los reembolsos de gastos médicos y el monto de las reservas de la CSM representa ahora 17 o 18 meses de gastos, o sea, una cuantía igual o superior a la norma que BFM considera conveniente (entre 15 y 18 meses de gastos).

32. Esta evolución, que contrasta con los cuatro años de déficit registrados de 2008 a 2011, se debe al aumento del índice de las cotizaciones que financian la Caja, decidido por la Conferencia General en su 36ª reunión, en octubre de 2011, y aplicado desde el 1º de enero de 2012.

33. El presupuesto y los gastos reales del Servicio Médico, por su parte, están disminuyendo, habida cuenta de las dificultades financieras de la Organización.

5. Reformas que podrían mejorar la sostenibilidad financiera a largo plazo de la Caja de Seguros Médicos

a) Recurso sistemático a estudios actuariales sobre la evolución financiera a largo plazo de la CSM

34. Para garantizar la sostenibilidad financiera a largo plazo de un plan de pensiones o un plan de seguro médico, la primera medida que conviene tomar es pedir a una empresa de actuarios que evalúe periódicamente la evolución futura de los ingresos, los gastos y el saldo del plan y, si constituye reservas, la evolución de los activos del plan.

35. Es de lamentar que la Caja no haya podido seguir encargando este tipo de evaluaciones desde 2010, pese a que, en su reglamento, desde su modificación en 2014, se prevé la contratación de un experto externo para prestar servicios relativos al análisis actuarial y financiero de la Caja.

Recomendación Nº 6. El Auditor Externo recomienda que se lleven a cabo evaluaciones actuariales periódicas de la evolución financiera a largo plazo de la Caja de Seguros Médicos, a fin de poder detectar los riesgos de déficit y de agotamiento de las reservas de la Caja con suficiente antelación para adoptar de forma oportuna las medidas que permitan remediar la situación.

b) Financiación de las obligaciones a largo plazo

36. De conformidad con las IPSAS, la Organización presenta en sus estados financieros sus obligaciones por concepto de prestaciones al personal. Puesto que la UNESCO no cuenta con un sistema de pensiones propio, ya que su personal depende de la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas, las obligaciones más importantes corresponden al derecho al reembolso de los gastos médicos de sus jubilados actuales o futuros.

37. Habida cuenta de que estas obligaciones se incrementan muy rápido, el Auditor Externo recomendó la financiación del seguro médico después de la separación del servicio para compensar estas obligaciones, a fin de reducir sus repercusiones en el estado de la situación financiera de la Organización.

38. La Directora General propuso que se dedujera el 1% de los gastos de personal y se asignara la cuantía deducida, estimada en 4 millones de dólares estadounidenses para el bienio 2014-2015, a una Cuenta Especial para el seguro médico después de la separación del servicio, con objeto de constituir una reserva destinada a sufragar los gastos futuros que originen las prestaciones del seguro médico después de la separación del servicio.


39. Esta propuesta fue aprobada por la Conferencia General en su 38ª reunión, en noviembre de 2015, y complementada por una transferencia de 2,1 millones de dólares estadounidenses del presupuesto ordinario a la Cuenta Especial y por una deducción del 4% de los sueldos de los funcionarios afiliados a la CSM y financiados mediante fondos extrapresupuestarios. Los fondos de la Cuenta Especial ascendían a 7 803 354 dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2016, o sea, el 1,02% del importe de las obligaciones por concepto de seguro médico después de la separación del servicio al 31 de diciembre de 2016.

40. El Auditor Externo recomendó, en su informe de 2016 sobre la situación financiera de la Organización al 31 de diciembre de 2015, que esta continuara aplicando las medidas adoptadas para el bienio 2016-2017 durante los bienios ulteriores y elaborara “una estrategia de financiación que permita garantizar la sostenibilidad de esta deuda a largo plazo”, determinando el nivel idóneo que la Cuenta Especial para el seguro médico después de la separación del servicio debería alcanzar y adoptando medidas complementarias para lograr este objetivo.

41. La Secretaría aún no ha propuesto una meta precisa, ni ha adoptado medidas adicionales para complementar los ingresos de la Cuenta Especial. Sería aconsejable que fijara un porcentaje de las obligaciones por concepto de seguro médico después de la separación del servicio que se hayan de cubrir con activos y pidiera a un actuario la estimación de la fecha en que se alcanzará ese objetivo. El Auditor Externo seguirá formulando recomendaciones relativas a este asunto en sus informes anuales sobre la situación financiera de la Organización.

c) Reforma de la reglamentación

42. En los informes de Buck Consultants (2001) y Deloitte (2011) se propusieron varias reformas que podrían generar ahorros para la Caja y que no se han llevado a cabo, tras su examen por grupos de trabajo especializados, por los motivos siguientes: la escala de gastos médicos de la UNESCO es generalmente menos ventajosa para los asegurados que la de las demás organizaciones internacionales; los efectos concretos de algunas de las medidas propuestas parecieron demasiado limitados (por ejemplo, la reducción del 90% al 80% del porcentaje de reembolso de los gastos relativos a la reproducción asistida, los dispositivos médicos y los honorarios de los médicos de hospitales propuesta por Deloitte solo habría permitido ahorrar unos 14 000 dólares estadounidenses por año para cada una de esas medidas).

43. No obstante, convendría definir con mayor precisión dos aspectos particulares de la reglamentación de la CSM y del Servicio Médico.

44. En la cláusula 2.3 del Reglamento de la CSM no se determina una duración mínima de afiliación de los hijos de los asegurados. Actualmente, pues, un asegurado puede afiliar a su hijo a la CSM por un breve periodo, inferior a un año, para que la Caja reembolse los gastos de una operación, y darlo de baja una vez que se haya realizado la operación para volver a afiliarlo a otro régimen de seguro médico al que tiene derecho. Por lo tanto, la determinación de un periodo mínimo de afiliación, de 12 meses, por ejemplo, permitiría evitar tales abusos.

45. En el Reglamento de la CSM no se ha previsto una disposición relativa a la prevención de los riesgos para la salud de los asegurados. Asimismo, el artículo 10 del punto RH 7.2 del Manual de Recursos Humanos citado en el anexo, en el que se definen las funciones del Servicio Médico, solo contiene disposiciones muy parciales al respecto.

46. Conviene estudiar la formulación de una política de prevención, que debería ser objeto de una definición precisa en la reglamentación de la Caja o del Servicio Médico.


Recomendación Nº 7. El Auditor Externo recomienda que se reexaminen las normas relativas a la afiliación a la Caja de los hijos a cargo de los asegurados.

Recomendación Nº 8. El Auditor Externo recomienda que se formule una política de prevención y se prevean en el reglamento las prestaciones que se hayan de ofrecer en cumplimiento de esa política.

d) Respeto adecuado de la prohibición de autorizar excepciones al reglamento de la CSM:

47. Las comprobaciones realizadas por el equipo de auditoría interno en los locales de MSH mostraron una buena organización del proceso de reembolso de los gastos médicos y del control interno de dicho proceso por esta empresa. En una muestra de 37 expedientes, el equipo de auditoría solo detectó un error parcial.

48. Sin embargo, se observó que se habían concedido algunas excepciones, aunque están expresamente prohibidas en virtud de la cláusula 7.2 del Reglamento de la CSM, en la que se estipula que “no se concederá excepción alguna al presente reglamento, cualquiera que sea la parte interesada”.

49. La Secretaría debería llevar a cabo una reflexión sobre las medidas necesarias para que se respete la prohibición de autorizar excepciones al reglamento financiero. En principio, podrían adoptarse tres métodos: recordar esta prohibición mediante una circular en la que se indique que los funcionarios que autoricen excepciones se verán sancionados; modificar el reglamento para autorizar excepciones en casos particulares, sometiéndolas a un procedimiento específico (como un examen por una comisión especial y la adopción de la decisión final por la Directora General); renunciar al sistema de autoseguro existente y confiar la responsabilidad de las decisiones de gestión cotidiana de la CSM a una compañía de seguros.

Recomendación Nº 9. El Auditor Externo recomienda que se adopten las medidas más adecuadas para que se respete la prohibición de autorizar excepciones al reglamento de la CSM.

6. Reformas que podrían mejorar el funcionamiento de la Caja

50. Como se indicó más arriba, la Asociación Internacional del Personal de la UNESCO (AIPU) se ha quejado de los retrasos observados en el reembolso de las prestaciones desde la entrada en servicio del nuevo administrador.

51. Esta situación se explica por la insuficiente información facilitada a MSH para liquidar las prestaciones y por la falta de claridad de algunos puntos de la reglamentación, que MSH no siempre ha interpretado del mismo modo que su antecesor, Cigna.

52. Los problemas que surgieron a la hora de aplicar la reglamentación atañen en particular a los casos enumerados a continuación, que dieron lugar a intercambios de cartas con los asegurados, lo que ralentizó el procedimiento:

− las normas relativas a las lentes ópticas y de contacto eran distintas en la versión inglesa y la versión francesa del Reglamento de la CSM;

− MSH no ha aceptado sufragar los gastos de taxi de los pacientes que salen de una hospitalización, ya que en el reglamento solo se prevén traslados médicos en ambulancia;

− se deben definir más precisamente las normas relativas al reembolso de las curas termales, la parte de los honorarios médicos que no está cubierta por la CSM, los tratamientos especiales (B3), los fisioterapeutas (B2), según se paguen por acto o por sesión.


53. Se armonizaron las versiones inglesa y francesa del Reglamento. Convendría proporcionar una interpretación oficial de los puntos poco claros, posiblemente modificando la redacción del reglamento para aclararla.

Recomendación Nº 10. El Auditor Externo recomienda que se aclaren los puntos ambiguos del reglamento de la CSM, proporcionando una interpretación oficial o modificando la redacción del texto para que quede más claro.

54. Para asegurar una tramitación más rápida de las solicitudes de reembolso, sería además conveniente que los asegurados pudieran presentar la totalidad de sus solicitudes en línea, escaneando todos los comprobantes, mientras que la versión actual del reglamento los obliga a proporcionar los documentos originales. Una modificación del reglamento parece aconsejable a este respecto.

Recomendación Nº 11. El Auditor Externo recomienda que se estudie una modificación del Reglamento de la CSM para acelerar el reembolso de los gastos médicos, aceptando que se transmitan en línea los comprobantes escaneados, al menos para los gastos que no rebasen cierto nivel de reembolso.

Decisión propuesta

55. El Consejo Ejecutivo podría adoptar una decisión del siguiente tenor:

El Consejo Ejecutivo,

1. Recordando la resolución 38 C/90,

2. Habiendo examinado los documentos 202 EX/32 Parte III y 202 EX/32.INF.3,


4. Invita a la Directora General a dar cuenta de la marcha de la aplicación de las recomendaciones en el marco de su informe sobre el seguimiento del conjunto de las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo;

5. Decide transmitir a la Conferencia General, en su 39ª reunión, los documentos 202 EX/32 Parte III y 202 EX/32.INF.3 y la presente decisión.

Observaciones de la Directora General

La Directora General agradece al Auditor Externo su informe de auditoría sobre la Caja de Seguros Médicos y el Servicio Médico de la UNESCO. Acepta el conjunto de las recomendaciones formuladas e informará sobre los avances logrados en su aplicación de conformidad con el procedimiento habitual. Desea, no obstante, destacar la recomendación 5, con respecto a la cual se proporcionan comentarios detallados en respuesta a la cuestión planteada. Detalles en el anexo.

202 EX/32 Part III Annex

ANNEX




(YES/NO)



Recommendation No. 1. Following the judgments of the International Labour Organization Administrative Tribunal repealing the 2014 circulars, which modified the governance of the Medical Benefits Fund, the External Auditor recommends that UNESCO take a position, as a matter of urgency, on the governance arrangements for the Fund that should be adopted and proposed to the General Conference.

Accepted. The Secretariat will continue internal discussions and will implement the appropriate governance mechanisms, while taking into account the recent ILOAT judgement.

Yes 01.01.2018

Recommendation No. 2. The External Auditor recommends examining the possibility of extending the duration of the Fund’s external administrators’ contracts to limit delays in payment at the beginning of the

Accepted in order to ensure continuity in the management of the Fund.

No 30.06.2019

202 EX/32 Part III Annex – page 2



(YES/NO)



term of office of each new external administrator.

Recommendation No. 3. The External Auditor recommends accelerating negotiations for the complementary health insurance plan proposed in the call for tenders concluded in September 2016.

Accepted. No 31.12.2017

Recommendation No. 4. The External Auditor recommends that consideration be given to the proper division of labour between the UNESCO Medical Service and the MBF’s external administrator, and legal conclusions be drawn by modifying, if necessary, the Rules of the MBF and the tasks of its external administrator.

Accepted. In particular, prevention functions should be included in the terms of reference of the Chief Medical Officer (CMO).

No 31.12.2017

Recommendation No. 5. The External Auditor recommends dispensing with or charging for the services provided by the

The recommendation is accepted. However, it does not appear easy in practice to charge for the medical consultations and appointments with specialists.

No 30.06.2018







Medical Service that are currently provided without a legal basis and free of charge (medical checks of all types and consultations of specialist doctors offered to members of delegations outside emergency cases and specialist consultations offered to staff members, as the latter may be reimbursed for such consultations by the Medical Benefits Fund).

Recommendation No. 6. The External Auditor recommends regular actuarial assessments of the long-term financial development of the Medical Benefits Fund so as to be able to detect sufficiently in advance the risks of deficit and depletion of the Fund’s reserves in order to take the necessary measures in a timely manner to restore the situation.

Accepted Yes 31.12.2017

Recommendation No. 7. The External Auditor recommends re-





(YES/NO)



examining the rules for registering participants’ dependent children.

Recommendation No. 8. The External Auditor recommends introducing a prevention policy and defining in the rules the services to be carried out in accordance with this policy.

Accepted No 31.12.2017

Recommendation No. 9. The External Auditor recommends that the most appropriate measures be taken to ensure compliance with the rule prohibiting the granting of exceptions to the MBF Rules.


Recommendation No. 10. The External Auditor recommends that the obscure points of the MBF Rules be clarified by providing an official interpretation or by amending the wording of the Rules for clarification.








Recommendation No. 11. The External Auditor recommends that consideration be given to amending the MBF Rules to expedite the reimbursement of healthcare expenses by allowing online submission of scanned supporting documents, at least below a certain reimbursement amount.


202 EX/32 Partie III Annexe

ANNEXE

PLAN PRÉLIMINAIRE DE MISE EN ŒUVRE PAR RECOMMANDATION





(OUI/NON)


Recommandation n° 1. À la suite des jugements du Tribunal administratif de l’Organisation internationale du travail annulant les circulaires de 2014 qui ont modifié les modalités de gouvernance de la Caisse d’assurance-maladie, l’auditeur externe recommande à l’UNESCO d’arrêter d’urgence une position relative aux modalités de gouvernance de la Caisse qu’il convient d’adopter et de la proposer à la Conférence générale.

Acceptée. Le Secrétariat continuera ses discussions internes et mettra en œuvre les mécanismes de gouvernance appropriées tout en tenant compte du récent jugement du TAOIT.

Oui 01.01.2018

Recommandation n° 2. L’auditeur externe recommande d’étudier la possibilité d’une extension de la durée des contrats de l’administrateur extérieur de la Caisse, pour limiter les retards

Acceptée afin d’assurer une continuité dans la gestion de la caisse.

Non 30.06.2019

202 EX/32 Partie III Annexe – page 2





(OUI/NON)


de paiement constatés au début du mandat d’un nouvel administrateur extérieur.

Recommandation n° 3. L’auditeur externe recommande d’accélérer la négociation du régime complémentaire d’assurance-maladie proposé par un appel d’offres qui s’est conclu en septembre 2016.

Acceptée.

Non

31.12.2017

Recommandation n° 4. L’auditeur externe recommande de réfléchir à la bonne répartition des tâches entre le service médical de l’UNESCO et celui de l’administrateur extérieur de la CAM et en tirer les conséquences juridiques en modifiant, si nécessaire, le règlement de la CAM et les missions de l’administrateur extérieur du régime d’assurance-maladie.

Acceptée. Il faudra notamment intégrer les missions de prévention dans les termes de référence du CMO.

Non

31.12.2017

Recommandation n° 5. L’auditeur externe recommande d’abolir ou de

La recommandation est acceptée. Toutefois, il ne semble pas facile en pratique de rendre payantes les consultations et les consultations spécialisées.

Non 30.06.2018

202 EX/32 Partie III Annexe I – page 3





(OUI/NON)


rendre payantes les prestations du service médical données actuellement sans base légale et gratuitement (visites médicales de tous types et consultations de médecins spécialistes offertes aux membres des délégations en dehors des cas d’urgence et consultations de médecins spécialistes offertes aux membres du personnel, alors que ces derniers peuvent se faire rembourser de telles consultations par la Caisse d’assurance maladie).

Recommandation n° 6. L’auditeur externe recommande de procéder à des évaluations actuarielles régulières de l’évolution financière à long terme de la Caisse d’assurance maladie, de façon à pouvoir détecter les risques de déficit et d’épuisement des réserves de la Caisse suffisamment à l’avance pour adopter en temps utile les mesures

Acceptée

Oui

31.12.2017

202 EX/32 Partie III Annexe – page 4





(OUI/NON)


nécessaires pour rétablir la situation.

Recommandation n° 7. L’auditeur externe recommande de réexaminer les règles relatives à l’inscription à la Caisse des enfants dépendant des assurés.

Acceptée

Oui

30.06.2018

Recommandation n° 8. L’auditeur externe recommande de définir une politique de prévention et prévoir dans le règlement les prestations à réaliser en application de cette politique.

Acceptée

Non

31.12.2017

Recommandation n° 9. L’auditeur externe recommande prendre les mesures les mieux adaptées pour faire respecter l’interdiction de déroger au règlement de la CAM.

Acceptée

Non

31.12.2017

Recommandation n° 10. L’auditeur externe recommande de clarifier les points obscurs du règlement

Acceptée

Non 30.06.2018

202 EX/32 Partie III Annexe I – page 5





(OUI/NON)


de la CAM, en en donnant une interprétation officielle ou en en modifiant la rédaction pour la clarifier.

Recommandation n° 11. L’auditeur externe recommande d’étudier une modification du règlement de la CAM pour accélérer le remboursement des soins, en admettant la fourniture en ligne de pièces justificatives scannées, au moins en –dessous d’un certain montant de remboursement.

Acceptée

Oui

30.06.2018

Impreso en papel reciclado.

Punto 32 NUEVAS AUDITORÍAS DEL AUDITOR EXTERNO...

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