DISEÑO DE ENTRADAS

1 Ing. Fernando Infante Saavedra

Docente de Asignatura

DISEÑO DE ENTRADAS

El Diseño de la Entrada consiste en desarrollar especificaciones y procedimientos para la preparación de los datos (aquellos pasos necesarios para poner los datos en forma utilizable para su procesamiento) y la introducción de los datos (someter los datos a la computadora para su procesamiento).

1. Aspectos que guían el diseño de entradas:

a. Control de la cantidad de entrada: Más datos más recursos más personal más costo. Reducir los requerimientos de datos. Tiempo ocioso de computadora debido a la preparación (buscar, recopilar, ordenar formatos, etc.). Reducir la preparación acelera la entrada y la entrega de información requerida.

b. Evitar la demora: La entrada es una etapa de mayor demora (t entrada datos, t

procesamiento, t salidas). Evitar cuellos de botella. Reducir digitación de datos, mejor seleccionar y recuperar.

c. Evitar los errores en la entrada de los datos: La tasa de errores depende de

la cantidad de datos, del diseño y de la detección de errores (validación).

d. Evitar los pasos extras: Si no se puede reducir la preparación y cantidad de datos entonces se deben evitar pasos extra o repetitivos. Ej.: En un Comprobante de Pago, se puede evitar digitar datos como los del cliente o el Precio del Producto, mejor es recuperarlos de la tabla. Reducción de un paso repetitivo o frecuente reduce mucho el tiempo total de uso del sistema. Ej.: Ahorro de 1 seg. por c/entrada en un comprobante de pago, 3 datos=3 seg., 20 comprob./día= 60seg., 600 comprob./mes, 7200 comprob./año= 21600 seg.

e. Mantener sencillo el proceso: Interfaces amigables serán más rápidamente

aceptadas que las complejas. Forma sencilla de ingreso, fácil de entender y evitar el excesivo control de ingreso (demora).

2. Características Fundamentales de los Diseños de Entradas:

a. Velocidad: Se refiere a que el diseño debe permitir el ingreso rápido de los datos y así reducir

los elevados tiempos. Se deben implementar controles de selección (listas, listas desplegables, botones

de opción y checks, etc.) y reducir los controles de ingreso por digitación, como las cajas de texto, mientras sea posible, ya que causan demoras y errores.

b. Exactitud. Se refiere a que el diseño debe permitir el ingreso correcto de los datos y así

reducir los elevados tiempos. Se logra con una adecuada política de validaciones, es decir controles que

permitan al usuario el ingreso de datos dentro de un dominio o rango. Por ej.: Ingreso de sólo letras en el Nombre y Apellido.

Mientras que por un lado conseguimos reducir los tiempos de entrada de datos con la Velocidad por otro afectamos esta ventaja tratando de lograr exactitud usando validación por ejemplo. La idea es encontrar un equilibrio. Es decir, implementar ambas características pero tratando que los controles para la lograr Exactitud no sean implementados en no todos los datos si no en los más cruciales e

importantes.

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Datos Calculados

Datos Calculados

Datos Leídos de tablas

Datos Ingresados

Datos del Sistemas

3. Captación de datos para la entrada: La idea es reducir los datos digitados.

a. Datos de identificación (id. o código). b. Datos constantes. c. Datos consultados o leídos por del sistema o de

fuentes almacenes de datos.

d. Datos calculados. e. Datos variables.

4. Diseño para el orden de Ingreso de los datos:

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Nótese que no deben existir botones de control para

obligar al usuario a elegir uno de los botones.

5. Recomendaciones Generales del Diseño:

Durante la visualización de los datos, los cuadros de textos deben

aparecer deshabilitados para evitar la modificación de los datos.

Deben haber botones de

navegación de registros.

Para GRABAR o ELIMINAR un registro se deben mostrar MENSAJES DE CONFIRMACION. (SEGURIDAD DE DATOS)

Conocer los datos que se van a ingresar (Análisis de

Requerimientos) para un rápido y correcto diseño.

Tomar en cuenta combinaciones de colores, fondo fuerte con letras claras hará ilegible la información.

Considerar las características de la fuente: Tamaño,

Color, Tipo, etc. que van a ser incluidas en las entradas.

Las etiquetas deben identificar bien a los datos a ser ingresados, eso facilitará el ingreso. Ej.: “Apellidos” y no “Apell”.

Evitar el uso de imágenes o diseños dinámicos en las interfaces de entradas porque

causa distracción y demora.

Orden de ingreso de datos de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Se debe reducir la cantidad de cuadros de texto (datos que se escriben), mejor combos, listas, opciones, checks, etc. ya que reduce el tiempo de ingreso y la tasa de errores (VELOCIDAD Y EXACTITUD).

Para elegir Ciudad o Estado es recomendable utilizar

LISTAS DESPEGABLES. Permite rapidez en el ingreso y disminuye la ocurrencia de errores.

Se deben validar los campos Apellidos, Nombres,

Dirección, Descripción de artículo, Representante de Ventas, etc. de tal manera que solo se permita el ingreso de caracteres textuales.

También validar los campos Código Postal, Teléfono, Precio Normal, Precio Especial, Cantidad, etc. de tal manera que solo se permita el ingreso de números. Existirán datos que contienen letras y números que serán imposibles de validar.

Cada vez que se realice un ingreso incorrecto se debe mostrar el error de ingreso y

luego blanquear los cuadros de texto.

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La eliminación debe ser lógica y no física para efectos de Segur Datos y Auditoria.

Mantener un registro de eliminación de documentos importantes, por ejemplo: C/P.

El proceso de ingreso debe ser sencillo, fácil de entender y evitar el excesivo control de ingreso. Controles en datos solo en datos importantes.

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CONTROL DE ACCESO

1. Modelos de Acceso al Sistema: a. Monousuario: Este formulario de

acceso es correcto pero no es

completo pues no permite definir Niveles de Acceso y además utiliza una única contraseña.

b. Multiusuario: i. Más completo, permite definir

niveles de acceso, es decir controlar a qué opciones tendrán acceso los diferentes usuarios.

ii. Mucho más completo, es útil cuando se necesita definir niveles de acceso y además existen varios usuarios del mismo tipo (por ej. existen varios digitadores) y por seguridad es necesario registrar el acceso de cada uno de

ellos.

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2. Control de Acceso:

Niveles de Acceso de usuario: Nivel Operador/Digitador: Ingresa datos y verifica dicho ingreso, no debe tener

acceso a opciones de eliminación o modificación de documentos importantes

sobretodo aquellos que registran dinero como boletas y/o facturas. Puede realizar consultas de datos que maneja o que el cliente le solicita. Se le permite tener acceso aproximadamente al 30% de las opciones de información del sistema.

Nivel Administrador/Supervisor: Se le permite la eliminación o modificación de

documentos importantes sobretodo aquellos que registran dinero como boletas y/o facturas, puede realizar consultas y sobretodo el monitoreo de la información

ingresada por el digitador para efectos de mantener al día la información en el sistema, esto lo puede realizar mediante consultas y/o informes del sistema. Tiene acceso aproximadamente al 60% de las opciones de información del sistema.

Nivel Gerente/Director: Hace una verificación general de la empresa (compras,

ventas, almacén, etc.) a través de consultas e informes que puede emitir el sistema. También reportes de auditoría que le permiten saber sobre la eliminación y/o modificación de documentos importantes (quién la realizó, cuándo, a qué hora, por qué, etc.). Tiene acceso al 100% de las opciones del sistema.

Definir diferentes contraseñas en cada nivel y diferentes contraseñas de los

usuarios del mismo nivel (una o varias según el nivel de seguridad deseado).

Cada nivel de acceso tiene diferente % de acceso a opciones del sistema, se deben bloquear las opciones del menú que no le corresponden a ese nivel de usuario.

Definir (limitar) el número de intentos fallidos de acceso al sistema, se recomienda

máximo hasta 3 intentos fallidos luego muestra un mensaje de error y lo saca del sistema. También hay que registrar dichos intentos en el Registro de Accesos.

También se pueden restringir los horarios de acceso al sistema para una mayor

seguridad y control de la misma.

Hay sistemas que utilizan 02 tipos de contraseñas: Una para Acceder al Sistema y otra para dar Permiso a Transacciones u Operaciones Delicadas, esto para permitir el manejo de la información mucho más rápido o en forma interactiva. Incluso hasta una pregunta secreta puede existir.

Pedir una contraseña para poder salir del sistema o terminar sesión de trabajo.

Las contraseñas deben cambiarse periódicamente para mayor seguridad en caso de que alguien ya haya averiguado las contraseñas. (Mantenimiento)

Para efectos de Auditoría y control de accesos se hace

necesario un Registro de Accesos al Sistema, donde se debe registrar: Fecha y Hora de acceso, Nivel de Usuario, Usuario o Nombre, Tipo de Acceso (Exitoso o Fallido),

Fecha y Hora de salida. Para ellos haremos uso de 2 tablas relacionadas pero aisladas del sistema.

La Hora y Fecha de Entrada se pueden programar en el

botón ACEPTAR del formulario de Acceso.

La Hora y Fecha de Salida se pueden programar en la opción SALIR de la Barra de Menú del sistema.

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OTROS DISEÑOS: DISEÑO DE MENÚ

Se recomienda desactivar los botones de control de ventana sobretodo el de cerrar

ventana (X) para obligar al usuario a utilizar la opción de salida del menú del sistema, y así registrar la hora y fecha de salida del usuario.

Se debe implementar una BARRA DE HERRAMIENTAS como atajos a las funciones más frecuentes del sistema implementadas en el menú, ya que es más rápido el acceso y más sencillo de usar. Dicha Barra de Herramientas se debe diseñar utilizando los íconos estándar como Guardar, Abrir, Nuevo, etc.

Tipos de Diseños de Menú: Menú sin IGU (teclado), Menú con IGU (Textuales, Gráficos o Visuales). Estos últimos actualmente son los más usados.

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SISTEMAS BIOMÉTRICOS Actualmente la entrada de los datos, o mejor dicho Captura de los Datos, con la aparición de hardware e interfaces biométricas han permitido la reducción en gran medida del Tiempo de

Entrada de Datos, que generaba un gran cuello de botella. El uso por ejemplo de escáner o lector de código de barras, huella digital, etc. han acelerado rápidamente tanto la entrada como el procesamiento, permitiendo tener rápidamente los datos e información actualizada. En el pasado quedaron aquellas empresas que generaban doble y hasta triple

información totalmente diferentes entre sí. Lo tradicional era que al ingresar el producto del proveedor al almacén, éste era registrado en papeles, y después eran ingresados al sistema por el digitador en sus tiempos libres. Allí se generaba la demora, el primer desfase. Cuando el digitador ingresaba esos datos al sistema, en almacén otro lote ingresaba físicamente y aparecía un nuevo desfase. Todo esto resultaba en lo siguiente: Lo que decía el sistema que había no reflejaba físicamente lo que existía en almacén. Agreguemos un problema más: los vendedores ofrecían los productos a los clientes en base a un catálogo impreso, que por falta de actualización no reflejaba lo que en almacén había, y si consultaban al sistema para realizar la venta, que como sabemos de antemano no reflejaba la existencia real, terminábamos vendiendo algo que ya no teníamos en almacén o peor aún no vendíamos algo que realmente sí existía en almacén. Con la interfaces modernas, el producto o lote que ingresa por almacén se escanea por código de barras, permitiendo tanto el ingreso directo al sistema, sin generar doble o triple información, y un control rápido y exacto del producto que ingresa, antes se contaba el

producto físicamente, ahora se valida rápidamente de tal manera que el producto recibido sea igual y de igual cantidad que la requerida en las órdenes de compra. Ventas tiene así información real y actualizada de lo que puede vender. Se pueden implementar estrategias de marketing rápidamente en bien de la competitividad. Pero ello implica hacer un diseño basado en tal hardware ventajoso.

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Lectoras de Código de Barras.

Reconocedor de Iris. Lectora de Huella Digital.

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Reconocedor de Mano. Lector de Chip.

Reconocedor de Rostro. Reconocedor de Voz. El diseño en aplicaciones Móviles (app) también usa elementos de captura rápido:

Código QR. Tecnología de pagos por proximidad con el móvil (NFC) (e-Wallet)

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Actualmente vemos muchas aplicaciones con estas interfaces, incluso el gobierno peruano se ha modernizado al punto de agilizar sus procesos administrativos (e-goverment: gobierno electrónico) a través de los Servicios en Línea.

Ejemplo: Duplicado de DNI en Reniec, Gestión de Expedientes en el Poder Judicial, SOL en Sunat, etc.