SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS, TRANSPORTE Y VIVIENDA...Un manual de procedimientos es el documento...

SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS,

TRANSPORTE Y VIVIENDA

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

SECRETARÍA GENERAL

Tegucigalpa, M.D.C., Honduras

2012

SOPTRAVI SECRETARÍA GENERAL

Procesos y Procedimientos

Fecha: 01-10-2012

Página 2 de 40

2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI

Índice

MANUAL DE PROCESOS Y .............................................................................................................................................. 1

PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................................................... 1

SECRETARÍA GENERAL .......................................................................................................................................... 1

PRESENTACION ..................................................................................................................................................... 3

I. Introducción ................................................................................................................................................... 4

II. Antecedentes .............................................................................................................................................. 4

III. Objetivo Del Manual ........................................................................................................................... 4

IV Justificación Del Manual ............................................................................................................................ 4

V. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .......................................................................................................... 5

ESTRUCTURA DEL MANUAL ............................................................................................................................ 6

VI. Descripción del Proceso y Procedimientos: ................................................................................... 6

VII. Propósito: .................................................................................................................................................... 8

VIII. Alcance: ................................................................................................................................................... 8

IX. Personal que interviene: ....................................................................................................................... 8

X. CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................................. 9

XI. Documentos de Referencia: ............................................................................................................. 36

XII. Glosario de Términos: ..................................................................................................................... 37

XIII. Diagramas……………….……………………………………………………………………………………………………………………..…….39



Fecha: 01-10-2012

Página 3 de 40


PRESENTACION

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las diferentes funciones de esta Secretaria General, con el propósito de que exista una total transparencia

de los Procesos y Procedimientos que aquí se desarrollan y así brindarle a los que nos visitan la mejor atención que se necesite, como lo tiene que hacer un

servidor público.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Contiene anexos como ser ejemplos de formularios de Fianzas o de Garantías Bancarias, Fotocopias de Formularios de Recibo de Ingresos de Pagos los

cuales son documentos necesarios para la Elaboración de la Respectiva Certificación de Fianza o Garantía Bancaria, y también Fotocopia de algunos

Autos de Aprobación de Fianzas, Resoluciones de las mismas, Autos de

Reclamos Administrativos, correctos para el desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión de la información

básica referente al funcionamiento de todas las distintas funciones de esta Secretaría General de Soptravi, facilita las labores de la evaluación y control

interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.



Fecha: 01-10-2012

Página 4 de 40


I. Introducción En el presente Manual de Procesos y Procedimientos encontraremos las diferentes funciones y formas para darle trámite a las distintas solicitudes presentadas ante esta

Secretaría de Estado.- En la siguiente información desglosaremos los siguientes procesos; Elaboración de Autos, Resoluciones, Certificaciones, Comunicaciones.

También incluimos todo el procedimiento que se sigue en cada una de las Solicitudes presentadas de Indemnizaciones, Instalación de Bombas de Patios.- Lo siguiente será de utilidad para aquellas personas que desconocen los pasos a seguir al momento de

realizar o gestionar un trámite, o bien para las nuevas autoridades que en cada cambio de Administración se ve en una área que desconoce. II. Antecedentes

Anteriormente se le conocía como Oficialía Mayor, se llevaban los trámites de

Solicitudes de Permisos de radio aficionado (Telecomunicaciones Hondutel), Permiso de Aviación, Horas de Vuelo, Permiso de Operación de líneas Aéreas en Honduras, Transcripción de Contratos, Acuerdos de Nombramientos y Cancelación de Personal

pero con la reforma mediante Artículo 124-B, Decreto Legislativo 218-96 de fecha 17 de diciembre de 1996 según la Ley de Administración Pública paso a ser llamada

Secretaría General.

III. Objetivo Del Manual

1. Determinar las actividades que se realizan en la Secretaría General para la

finalidad para los cuales fue creado y a su vez detectar necesidades que se

requieren implementar, para mejorar la eficiencia y productividad, tomando

como base de análisis las actividades de los puestos.

2. Tener una guía para que se pueda evaluar la productividad y efectividad del

empleado en el puesto (Evaluación del Desempeño) y facilitar las Auditorías

Operativas para detectar desviaciones en cuanto al desarrollo de las actividades

de manera fácil y expedita.

3. Poder definir el perfil de personal (descripción de puesto y necesidades de

capacitación o desarrollo de habilidades) que se requiere para el desarrollo de

las actividades del puesto.

IV Justificación Del Manual

La intención de contar con un Manual de Procedimiento es para seguir una pauta

que mejore el sistema de calidad y eficiencia para trabajar de una forma organizada para brindar un mejor servicio al peticionario, ya que como Servidores Públicos es

nuestro deber brindar un excelente servicio. El Manual de Procesos nos obliga a dar un servicio de calidad y pronta solución al peticionario.



Fecha: 01-10-2012

Página 5 de 40


V. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA



Fecha: 01-10-2012

Página 6 de 40


ESTRUCTURA DEL MANUAL

VI. Descripción del Proceso y Procedimientos:

¿Qué se hace?

¿En qué función o

campo de

especialidad se hace?

¿Para qué se

hace? ¿Para quién se hace?

Recibir Fianzas,

Reclamos Administrativos, Extracción de Material

Selecto, Certificaciones de Acuerdo para

Jubilación, Permisos Especiales de Importación Temporal

(Dispensas), Autenticación de firmas,

Constancia de Inafectabilidad, Instalación de Fibra

Óptica, Indemnizaciones,

Elaboración de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de

Cancelación de Directores y

Subdirectores, Cumplimentar lo ordenado por los

Juzgados y Tribunales de la República, Dar

Pronta Respuesta a los oficios y notas enviadas por el Ministerio Público,

Realizar Inspecciones en conjunto con la

Procuraduría General de la República, Tribunal

Superior de Cuentas al terreno afectado. Instalación de

El trabajo que se

desarrolla, se enmarca en el área

Legal.- La Secretaría General recibe las solicitudes con los

documentos, se forma un expediente, se le

da el trámite y se envía a las diferentes Direcciones Generales

o solicita informes a diferentes

dependencias, según Artículo 72 de la Ley de Procedimiento

Administrativo, hasta llegar a concluir el

tramite con una Resolución definitiva.

Para darle una

pronta Resolución a la solicitud presentada, la

que debe de estar enmarcada

dentro del marco legal.

Promover las condiciones que sean más

favorables para el desarrollo

nacional sobre una base de justicia social,

procurando el equilibrio entre

su actuación y los derechos e intereses

legítimos de los particulares.

Se hace para cualquier persona

natural o jurídica que presente trámites

ante la administración

pública y estos sean resueltos conforme a Ley, para el

desarrollo de obras o proyectos; conceder

a los titulares los derechos subjetivos o los intereses

legítimos que les asistan en todos

aquellos actos en que se les pudiere afectar.



Fecha: 01-10-2012

Página 7 de 40


Gasolineras y Bombas de Patio,

Indemnizaciones, Reclamos Administrativos de Pago

de Prestaciones y Salarios dejados de

Percibir, Incremento de Costos Mayores, Pago de Intereses y Costas

en Ejecuciones de Sentencias Definitivas,

Contratos de Publicidad, Suministro de Repuestos,

Indemnización por Causa de Muerte,

Constancias de Inafectabilidad, Eliminación de Bordillos

de Aceras, de Bahía, Construcción de Bahías,

Pagos de Incumplimiento Contractual

(Contratante-Contratista), Cesión de

Derechos, Afirmativa Ficta, Pronta Resolución, Denegación Presunta,

Recursos de Apelación en primera y segunda

instancia, Reposición, Revisión, Notificaciones por Cedulas fijadas en la

Tabla de Avisos del Despacho,

Certificaciones, Cotejamiento y

Autentica de Documentos, Procesos de Licitación,

Coadyuvante ante la Comisión de Avalúo en



Fecha: 01-10-2012

Página 8 de 40


VII. Propósito:

Ofrecer un servicio con arreglo a normas de economía de celeridad y eficacia, a fin de lograr una pronta y efectiva satisfacción a la ciudadanía que a diario

presenta sus peticiones ante esta Secretaría General, declarando, reconociendo y limitando los derechos de los particulares.

VIII. Alcance:

Aplicar el procedimiento enmarcado en Ley, a cualquier ciudadano que se sienta afectado en sus intereses o busca los servicios del Estado presentando

Solicitud correspondiente, analizando jurídicamente la documentación a efecto de emitir la Resolución conforme a Derecho.

Fijar sus objetivos y metas, racionalizar sus decisiones, hacer un aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles, asegurar la acción

coordinada de sus órganos ó entidades, la evaluación periódica de lo realizado y el control de sus actividades.

IX. Personal que interviene:

Secretaria General, Asistente de la Secretaria, Receptor, Gestión de Fianzas y Dispensas, Cotejadoras, Asesores Legales, Conserje, Sub Secretario de

Transporte, Dirección Legal, Dirección General de Carreteras, Dirección General de Obras Públicas, Dirección General de Transporte, Secretaría de

Finanzas, Procuraduría General de la República, Dirección Ejecutiva de Ingresos, Secretaría de Recursos Naturales, Alcaldías Municipales,

Superintendencia de Concesiones y Licencias, Aeronáutica Civil, Dirección General de Vivienda y Urbanismo, Ministerio de la Presidencia, Ministerio

Público, Tribunal Superior de Cuentas, Bienes Nacionales, Marina Mercante

Nacional, Corte Suprema de Justicia, Cómite Permanente de Contingencias, (COPECO), Fondo Vial, Aeropuertos de Honduras, Instituto Nacional de

Jubilaciones y Pensiones de los Empleados Públicos, Secretaría de Trabajo y Seguridad Social, Procuraduría General del Ambiente, Contratistas Individuales

y/o Jurídicas.

la Dirección General de Bienes Nacionales,

Desistimientos.



Fecha: 01-10-2012

Página 9 de 40


X. CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapas Actividad Responsable

FIANZAS

1. Solicitud de

Aprobación de

Fianza.

1.1Dar ingreso al trámite de fianza y revisar que los documentos

cumplan con los requisitos estipulados los cuales son los

siguientes: Carta Poder debidamente autenticada, Certificado de Autenticidad el

cuales es para certificar las fotocopia de los documentos y dar

fe de la legalidad de los mismos, en la misma va autenticada la firma de la Carta Poder si fuera

esta original y sino para autenticar la fotocopia, Garantía Bancaria o

Fianza (Cumplimiento, Anticipo), Fotocopia del Contrato, Recibo de Pago Ingresos Corrientes, si es

Calidad de Obra la Fianza o Garantía Bancaria se presenta

Orden de Inicio, Acta de Recepción Final, Fotocopia del Contrato y Recibo de Pago.

1.2Asignar número al expediente. 1.3Entrega el expediente al

calificador para su respectiva revisión.

RECEPTOR

2. Estudio y análisis

2.1En lo que respecta a la revisión se realiza de acuerdo al ordenamiento jurídico, la Carta

Poder deberá fundamentarse en los Artículos Números: 56 y 57 de la

Ley de Procedimiento Administrativo.

2.2Que los Instrumentos Públicos presentados estén debidamente registrados en el Instituto de la

Propiedad.

CALIFICADOR DE DOCUMENTOS.



Fecha: 01-10-2012

Página 10 de 40


3. Revisar documentación.

3.1Se analiza la documentación que contiene el expediente, para

corroborar si estos fundamentan lo solicitado. 3.2Se detallan los documentos

propuestos por el peticionario.

GESTIÓN DE FIANZAS Y

DISPENSAS.

4. Elaboración de Auto

de Admisión.

4.1Si la documentación no

estuviera conforme con lo ordenado por la Ley se procede a

requerir al Apoderado Legal para que en el término de diez (10) días hábiles subsane lo presentado,

según lo ordenado en el Artículo 48 de la Ley de Procedimiento

Administrativo.

GESTIÓN DE

FIANZAS Y

DISPENSAS.

5. Cotejamiento de Expediente.

5.1Una vez elaborado el Auto se

pasa a la persona encargada del cotejamiento para que revise

minuciosamente el Auto, tomando en cuenta los documentos presentados.

5.2Luego que se revisa el expediente, los cotejadores los

pasan a las encargadas de Fianzas y Dispensas por medio de libro de control de cotejamiento.

COTEJADORES.

6. Corrección del Expediente.

6.1Las Encargadas de Fianzas y Dispensas corrigen el error que se encontró en el Auto y se le pasa a

la Asistente de la Secretaria General.


DISPENSAS.

7. Estudio del Expediente.

7.1Revisa que el expediente este

conforme a Ley, y si no existe algún error lo pasa a la

SECRETARIA GENERAL.

ASISTENTE DE LA SECRETARIA

GENERAL.

8. Firma de Expediente.

8.1Se traslada el expediente para

su aprobación seguidamente lo firma y realiza la remisión del mismo a la Dirección, Unidad,

Departamento correspondiente. 8.2La SECRETARIA GENERAL lo

SECRETARIA

GENERAL DE ESTA SECRETARÍA DE

ESTADO.



Fecha: 01-10-2012

Página 11 de 40


remite a la Asistente de la Secretaría General para que las

encargadas de Gestión de Fianza y Dispensas lo remitan a firma.

9. Envió de

Expediente.

9.1El expediente es enumerado

hoja por hoja de forma correlativa, con el folio de la SECRETARÍA GENERAL.

9.2El expediente es remitido mediante libro de control de

Fianzas al Señor Sub Secretario de Transporte.

CONSERJE

10. Recibido y Remisión de

Expediente

10.1 El expediente es recibido por las Secretarias de la oficina.

10.2 Las Secretarias pasan el expediente a las encargadas del manejo de las fianzas para

anotarlo en el libro de control de fianzas, si el expediente tiene la

formula “CÚMPLASE” se procede a remitirlo a la Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas

de acuerdo a lo estipulado en el contrato para que emitan

dictamen.


DISPENSAS.

11. Custodia de

Expediente.

11.1Si el expediente tiene un requerimiento se mantiene en

custodia de la Secretaría General para que el Apoderado Legal

presente lo ordenado.

GESTIÓN DE

FIANZAS Y DISPENSAS.

12. Elaboración

de Auto de acuerdo al Dictamen.

12.1Una vez cumplimentado lo

ordenado se elabora auto remitiéndolo a firma del Señor Sub

Secretario de Transporte. 12.2Cuando el expediente regresa a la Secretaría General es anotado

en libro de control de Fianzas.

GESTIÓN DE


13. Remisión y Recibido de la

13.1El expediente se remite mediante libro de control de

GESTIÓN DE

FIANZAS Y



Fecha: 01-10-2012

Página 12 de 40


Dirección General de Carreteras o de

Obras Públicas.

fianzas a la Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas

para que emitan el Dictamen correspondiente. 13.2El expediente es traslado por

el conserje de esta Secretaría General.

13.3La Dirección General correspondiente remite el expediente a nuestra oficina con su

respectivo Dictamen u Opinión.

DISPENSAS.

14. Elaboración de Resolución.

14.1Si el Dictamen es Favorable se

procede a elaborar la Resolución, tomando en cuenta la Fianza o Garantía presentada y el Contrato,

en espera de la notificación del Apoderado Legal.

GESTIÓN DE


15. Elaboración de Auto en donde

se procede a requerir a

Apoderado Legal.

15.1Si el Dictamen es desfavorable porque la Fianza presentada no cumple con los

requisitos se elabora el Auto requiriendo al Apoderado Legal

para que en el término de diez (10) días hábiles subsane lo ordenado, según el artículo 48 de

la Ley de Procedimiento Administrativo.

GESTIÓN DE


16. Recibido de

expediente.

16.1El expediente regresa a

nuestra oficina y es recibido por las Secretarias de la oficina. 16.2 Ellas lo pasan a la Unidad de

Gestión de Fianzas Dispensas.

SECRETARIAS DE LA OFICINA.



Fecha: 01-10-2012

Página 13 de 40


17. Custodia de

expediente.

17.1Se anota el expediente en los libros de Control de Fianzas.

17.2El expediente se mantiene en custodia por las encargadas de

Fianzas en espera que el Apoderado Legal se notifique y presente subsanación de lo

ordenado.

GESTIÓN DE


18. Elaboración de

auto de subsanación.

18.1Una vez cumplimentado lo ordenado, se elabora el auto de

subsanación que permite darle curso al expediente.

GESTIÓN DE


19. Remisión de

expediente a la Dirección General de

Carreteras o de Obras Públicas.

19.1Se envía el expediente nuevamente a la Dirección General

que corresponde el Contrato. 19.2 La Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas

dictamina según lo presentado.


DISPENSAS.

20. Elaboración de Resolución.

20.1Si es Favorable se procede a elaborar la Resolución Definitiva, la que debe ser notificada al

Apoderado Legal.

GESTIÓN DE


21. Envió de Expediente.

21.1Una vez elaborada la Resolución se remite a firma del Señor Sub Secretario de

Transporte.

CONSERJE.

22. Elaboración de

Certificación.

22.1 Elaborada la Resolución se

mantiene en custodia en espera que el Apoderado Legal se

notifique de la misma. Y se procede a elaborar la Certificación.


DISPENSAS.

23. Firma de la Certificación

23.1 Se pasa a firma la

Certificación, siendo este el último pasó.

SECRETARIA

GENERAL DE LA SECRETARÍA.



Fecha: 01-10-2012

Página 14 de 40


24. Archivo de Expediente.

24.1El expediente una vez extendida la Certificación, se archiva y se mantendrá en

custodia de la Secretaría General.

GESTIÓN DE


25. Solicitud de Aprobación de Dispensas.

25.1Dar ingreso al trámite de

Dispensas de permiso de Importación Temporal o

Exoneración de Impuesto y revisa que los documentos presentados cumplan con los requisitos

estipulados en la Ley, los cuales son los siguientes: Carta Poder

debidamente autenticada, Certificado de Autenticidad, el cual es para certificar las fotocopia de

los documentos y dar fe de la legalidad de los mismos, en la

misma va autenticada la firma de la Carta Poder si fuera esta original y sino para autenticar la fotocopia,

Publicación de la Gaceta, Recibo de pago de Lps. 400.00 para extender

Resolución y Certificación, Fotocopia del Contrato y 5 copias por numero de pedido.

25.2Asignar número al expediente. 25.3Entregar el expediente al

Calificador asignado para la revisión de la documentación presentada.

RECEPTOR

26. Estudio y Análisis.

26.1En lo que respecta a la

revisión de documentos se realiza de acuerdo al ordenamiento

jurídico, la Carta Poder deberá fundamentase en los Artículos Números: 56 y 57 de la Ley de

Procedimiento Administrativo. 26.2Que los Instrumentos Públicos

presentados estén debidamente registrados como corresponde en el Instituto de la Propiedad.




Fecha: 01-10-2012

Página 15 de 40


27. Revisar

documentación.

27.1Se analiza la documentación que contiene el expediente, para

corroborar si estos están conforme a lo solicitado. 27.2Se detalla documento por

documentos en el presentado. 27.3Si la documentación no

estuviera conforme se procede a requerir al Apoderado Legal para que en el término de diez (10) días

hábiles subsane lo presentado, según artículo 48 de la Ley de

Procedimiento administrativo.


DISPENSAS.

28. Remisión y

Recibido de Expediente.

28.1 Si la documentación está

completa y conforme a Ley, se procede a remitir el expediente con la autorización de la SECRETARIA

GENERAL a firma del auto de admisión a la oficina del Señor Sub

Secretario de Transporte. 28.2El expediente es remitido

mediante Libro de Control por el conserje de esta Secretaría General.

28.3Una vez firmado el Auto por el Señor Sub Secretario de

Transporte, el mismo retorna a nuestra oficina, mediante libro de Control perteneciente a esa oficina.

GESTIÓN DE


29. Recibido de expediente.

29.1El expediente es recibido por las Secretarias de la oficina, con

procedencia del Sub Secretario de Transporte.

29.2Las Secretarias pasan el expediente a las encargadas del manejo de las Fianzas y Dispensas

para anotarlo en el libro de control de fianzas.

GESTIÓN DE




Fecha: 01-10-2012

Página 16 de 40


30. Envío de

Expediente.

30.1Si el expediente no tuviera

requerimiento se procederá a remitirlo a la Dirección General de

Carreteras para que emitan Dictamen correspondiente a lo solicitado.

CONSERJE.

31. Custodia del

expediente.

31.1Pero si el expediente tiene un requerimiento solo se anota en

libro y se tiene en custodia para que el Apoderado Legal se

notifique y presente lo solicitado.

GESTIÓN DE


32. Elaboración de

Auto de Dispensa y Recibo de expediente.

32.1Una vez cumplimentado lo

solicitado se elabora un Auto remitiéndolo a firma del Sub

Secretario de Transporte. 32.2 Cuando el expediente regresa

es anotado en libro de Control de Dispensas.

GESTIÓN DE


33. Remisión de Expediente.

33.1El expediente se remite a la

Dirección General que corresponda para que emita Dictamen correspondiente.

33.2Se anota en el libro de Control de Fianzas y Dispensas.

GESTIÓN DE


34. Recibido de

Expediente.

34.1La Dirección General de Carreteras remite el expediente a

nuestra oficina con su respectivo dictamen u opinión.

GESTIÓN DE


35. Elaboración de auto de acuerdo al

dictamen.

35.1Si el Dictamen es favorable se

procede a elaborar el auto donde dice que se remitirá a la Secretaría

de Finanzas. 35.2Si el Dictamen es Desfavorable se elabora un Auto

requiriendo al Apoderado Legal para que en el término de diez

(10) días hábiles subsane lo ordenado, según artículo 48 de la Ley de Procedimiento

Administrativo.


DISPENSAS.



Fecha: 01-10-2012

Página 17 de 40


36. Firma o

autorización de auto.

36.1Se remite a autorización del

Auto.

SECRETARIA GENERAL DE ESTA

SECRETARÍA DE ESTADO.

37. Envío de

Expediente

37.1Se remite mediante libro de Control de Dispensas a firma del

Señor Sub Secretario de Transporte.

CONSERJE.

38. Recibo de

Expediente.

38.1El expediente regresa a nuestra oficina y es recibido por las secretarias de la oficina.

38.2 Las Secretarias lo pasan a las encargadas de Fianzas y

Dispensas.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

39. Control de Expediente.

39.1Se anota el expediente en los

libros de Control de Dispensas. 39.2El expediente se mantiene en

custodia por las encargadas de Fianzas en espera que el Apoderado Legal se notifique y

presente subsanación de lo ordenado.


DISPENSAS.

40. Elaboración de Auto donde el Apoderado presenta lo

ordenado.

40.1Una vez cumplimentado lo ordenado, se elabora el Auto de Subsanación.

40.2Si ordeno en el Auto de requerimiento que presentara

documentación esta se detalla en el presentado del Auto. 40.3Se envía el expediente a firma

del Sub Secretario de Transporte, siendo autorizado por la Secretaría

General.

GESTIÓN DE


41. Recibido de Expediente.

41.1El expediente regresa de la

Oficina del Sub Secretario de Transporte y lo recibe la Secretaria de la Oficina.

41.2 La Secretaria de la Oficina lo pasa a las Encargadas de Fianzas y

Dispensas.


DISPENSAS.



Fecha: 01-10-2012

Página 18 de 40


41.3Se anota en el libro de Control de Fianzas y Dispensas.

42. Remisión de Expediente.

42.1Se remite nuevamente a la Dirección General de Carreteras, mediante libro de Control de

Dispensas.

GESTIÓN DE


43. Envío de

Expediente.

43.1El expediente es enumerado

en forma secuencial mediante el Folio de la Secretaría General y luego enviado a la Dirección

General.

CONSERJE.

44. Recibo de la Dirección General de

Carreteras.

44.1La Dirección General lo remite

mediante libro perteneciente a esa oficina. 44.2Se recibe una vez que se haya

revisado que el Dictamen enviado contenga las firmas y sellos de la

Unidad que dictamina.


DISPENSAS.

45. Elaboración de

auto de acuerdo al Dictamen.

45.1La Dirección General de

Carreteras dictamina según lo solicitado por el peticionario. 45.2Si es Favorable se procede a

elaborar un Auto para enviarlo a la Secretaría de Finanzas.

GESTIÓN DE


46. Cotejamiento de expediente.

46. 1Una vez elaborado el Auto se

pasa a un cotejamiento minuciosa para corroborar que no se vaya con error.

COTEJADORAS.

47. Firma de la autorización para

enviar auto.

47.1Se traslada el expediente para su aprobación seguidamente lo firma y realiza la remisión del

mismo a la Dirección, Unidad, Departamento correspondiente.

SECRETARIA

GENERAL DE ESTA SECRETARÍA DE

ESTADO.

48. Remisión de

Expediente.

48.1Se remite el expediente mediante libro de Control de

Dispensas. 48.2Envía el expediente a la Secretaría de Finanzas, quedando

bajo su custodia, el expediente es llevado por el Apoderado Legal y el

GESTIÓN DE

FIANZAS Y

DISPENSAS.



Fecha: 01-10-2012

Página 19 de 40


conserje de esta Secretaría General.

AREA LEGAL 49. Solicitud de

Instalación de Fibra Óptica, Instalación de

Gasolineras y Bombas de Patio, Indemnizaciones,

Reclamos Administrativos de

Pago de Prestaciones y Salarios dejados de Percibir, Contratos de

Publicidad, Suministro de Repuestos,

Indemnización por Causa de Muerte, Constancias de

Inafectabilidad, Eliminación de Bordillos

de Aceras, de Bahía, Construcción de Bahías, Pagos de

Incumplimiento Contractual

(Contratante-Contratista), Cesión de Derechos, Afirmativa

Ficta, Pronta Resolución, Denegación

Presunta, Recursos de Apelación en primera y segunda instancia,

Reposición, Revisión, Notificaciones por

Cedulas fijadas en la Tabla de Avisos del

Despacho, Certificaciones, Cotejamiento y

49.1Dar ingreso al trámite de:

Instalación de Fibra Óptica, Bomba de patio, Indemnizaciones,

Reclamos (ver numeral 49) 49.2Revisa que los documentos

cumplan con los requisitos estipulados los cuales son los siguientes: Carta Poder

debidamente autenticado, documentos de soporte y asigna

número al expediente. 49.3Entrega el expediente al Calificador de la documentación

presentada, mediante control interno.

RECEPTOR



Fecha: 01-10-2012

Página 20 de 40


Autentica de Documentos, Procesos

de Licitación, Coadyuvante ante la Comisión de Avalúo en

la Dirección General de Bienes Nacionales,

50. Estudio y Análisis.

50.1 En lo que respecta a la revisión de documentos públicos y

privados estos realizan de acuerdo al ordenamiento Jurídico para citar, la Carta Poder deberá reunir los

requisitos de fundamento que establecen los Artículos Números:

56 y 57 de la Ley de Procedimiento Administrativo. 50.2Que los Instrumentos Públicos

presentados se encuentren debidamente inscritos en el

Instituto de la Propiedad correspondiente. 50.3 Cuando el expediente ha sido

revisado, se traslada a los Asesores Legales para que le den trámite al

expediente, por medio de un control interno.


51. Recibido y Revisión de los Documentos Previo a Elaborar el

Auto para Admitir los mismos.

51.1Una vez recibido el expediente se procede a estudiar, analizar,

indagar toda la documentación Legal de soporte, emitiendo el auto

de admisión, notificándose personalmente al Apoderado Legal del poderdante, instándose el curso

del procedimiento remitiéndolo a la Dirección, Unidad, Departamento

correspondiente, a efecto de que estos puedan emitir el informe

solicitado. 51.2 Si hace falta un documento se procede a requerir al Apoderado

Legal del peticionario, para que dentro del término establecido en

ASESORES LEGALES.



Fecha: 01-10-2012

Página 21 de 40


artículo 48 de la Ley de Procedimiento Administrativo,

proceda a acreditar o en su defecto a subsanar lo requerido, con el apercibimiento de que si no lo

hiciere así, se archivaran las diligencias sin más trámite.

52. Apertura del

Periodo Probatorio.

52.1 De oficio o a petición de parte

interesada acordara la apertura a pruebas (proposición y evacuación)

por el término de veinte (20) días hábiles. Son medios de pruebas admisibles

en el procedimiento administrativo: testigos, peritaje y designación de

peritos, inspección, documentales y en su defecto las normas del Código Procesal Civil.

52.2 Si el Apoderado Legal del peticionario no ha evacuado dentro

del periodo probatorio algún (os) medio de prueba propuesto a petición de parte interesada antes

del vencimiento del periodo probatorio, podrá solicitar una

prórroga, el que no excederá de la mitad del mismo; transcurrido éste, de oficio o a petición de parte

interesada, se declarará cerrado el periodo probatorio, se dará vista

de las actuaciones a los interesados para que dentro del plazo común de diez (10) días

aleguen sobre el valor y alcance de las pruebas producidas debiéndose

notificar del acto, a los Apoderados Legales de las partes, una vez

firme la providencia se procederá a remitir a la Dirección

ASESORES

LEGALES.



Fecha: 01-10-2012

Página 22 de 40


correspondiente, para que se pronuncien, acto seguido ésta

Secretaría lo remite a la Dirección Legal de esta Secretaría de Estado a efecto de que emita dictamen

legal correspondiente, una vez remitido el dictamen se emite la

Resolución que corresponda, debiéndose notificar a los Apoderados Legales en legal y

debida forma, se podrá interponer los recursos que estimen

pertinentes.

53. Estudio y Análisis de expediente.

53. 1Una vez que el Auto haya

sido elaborado, se procede a analizar el expediente para constar si no existe algún error de fondo.

CALIFICADOR DE

DOCUMENTOS.

54. Análisis de

expediente.

54.1El Calificador lo pasa a la asistente de la Secretaria General,

para el estudio, análisis, revisión de los documentos que consta en

cada uno de los expedientes, éstos deben de cumplir con todos los requisitos exigidos por los

diferentes cuerpos legales, al estar conforme a ley proceder a

trasladárselo a la SECRETARIA GENERAL para su Aprobación; además cumple con las siguientes

funciones: Organizar y ejecutar un sistema de control de documentos;

Vigilar porque los asuntos en trámite se despachen dentro de los plazos establecidos por la ley;

Contribuir elaborar y llevar el registro correspondiente de los

decretos y acuerdos que se dicten sobre asuntos del ramo; analizar, recomendar y efectuar los tramites

de los reclamos administrativos presentados y estudiar dictámenes

y resoluciones correspondientes; asistir a la Secretaria General en los procesos de recepción y


GENERAL.



Fecha: 01-10-2012

Página 23 de 40


aperturas de ofertas de los proyectos de obras públicas que se

liciten; participar en representación de la Secretaría General en los procesos de compras menores;

servir de enlace, cuando así se le instruya, entre la Secretaría y las

demás dependencias; revisar analizar proyectos de contratos de construcción, consultorías y

convenios internacionales; velar por el cumplimiento de las

funciones de los empleados de la Secretaría General; proponer las estrategias y acciones destinadas a

mejorar el funcionamiento de la Secretaría General; evaluar y

proponer las necesidades de capacitación, entrenamientos o similares de los Empleados de la

Secretaría General; supervisar e implementar controles y

actividades que aseguren el desempeño idóneo y eficaz del personal al servicio de la Secretaría

General para obtener el cumplimiento de la misión

institucional; realizar otras funciones afines al cargo que la Secretaría estime conveniente.

55. Firma o

autorización para enviar auto.

55.1Se traslada el expediente para su aprobación seguidamente lo

firma y realiza la remisión del mismo a la Dirección, Unidad,

Departamento correspondiente.

SECRETARIA

GENERAL DE ESTA

SECRETARÍA DE ESTADO.

56. Remisión de

expediente.

56.1Cuando el expediente está

firmado se trasladan a las Secretarias de la oficina para que lo remitan a firma del Sub-

Secretario de Transporte. 56.2Antes de enviarlo el Conserje

enumera hoja por hoja mediante el folio de la Secretaría General. 56.3El expediente es enviado

SECRETARIAS

OFICINA.



Fecha: 01-10-2012

Página 24 de 40


mediante libro de Control, el cual es llevado por el Conserje de la

Secretaría.

57. Recibido de Expediente.

57.1El expediente retorna a nuestra oficina mediante libro de

Control de esa oficina. 57.2Se anota el expediente en el

control interno de entradas, y se mantiene en custodia en esta

Secretaría General (Receptor de Documentos)en espera de que el Apoderado Legal se notifique del

auto, si tuviera algún requerimiento el Apoderado Legal

se notificaría y presenta lo ordenado.


58. Presentado de

Documentos.

58.1 El Apoderado Legal acredita lo ordenado, el cual es previamente revisado.

58.2 El encargado de recibir la documentación le estampa el sello

de recibido con fecha y hora. 58.3 Luego lo anexa a la pieza principal del expediente para

pasarlo a trabajo.

RECEPTOR.

AREA LEGAL

59. Elaboración del Auto tomado en cuenta

lo presentado.

59.1 Una vez presentada la

documentación se procede a emitir el Auto.

59.2 Se pasa el expediente al Conserje para que le ponga el sello de folio y número.

59.2Se pasa al Calificador para que revise el Auto, no solo para

corregir errores ortográficos sino también errores de fondo.

ASESORES LEGALES.

60. Estudio y análisis

de auto.

60.1El Calificador lo revisa y lo pasa a la Asistente de la Secretaría General para que

verifique si está conforme y así pueda firmarlo la SECRETARIA

GENERAL.

ASISTENTE DE LA

SECRETARIA

GENERAL.

61. Remisión de expediente

61.1Cuando el Auto está firmado

se procede a enviarlo a firma del Señor Sub Secretario de




Fecha: 01-10-2012

Página 25 de 40


Transporte.

61.2Las Secretarias de la oficina lo anotan en el libro de salidas y es traslado por el Conserje de esta

Oficina.

62. Recibido de

expediente.

62.1El expediente regresa a

nuestra oficina mediante libro de control de esa oficina. 62.2Las Secretarias lo reciben y lo

anotan en el libro de control de entradas.

62.3Para luego que el Apoderado Legal del peticionario se notifique.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

63. Remisión de expediente.

63.1Una vez que el Apoderado

Legal se notifica, las secretarias de la oficina le hacen la remisión a la

Dirección que corresponda el Proyecto se este de la Dirección General de Carreteras o de Obras

Publicas para que emita Informe. 63.2Las Secretarias de la Oficina lo

pasan a firma de la remisión (SECRETARIA GENERAL).


64. Envió de

expediente.

64.1 Cuando el expediente está firmado las secretarias lo anotan

en el libro de salida de expediente sea esté (Trámite Administrativo,

gasolinera, indemnizaciones) y luego se envía a la Dirección General que corresponda.

CONSERJE.

65. Recibido de expediente.

65.1 Cuando el expediente retorna

las secretarias de la oficina lo reciben y lo anotan en el libro de

entrada de expedientes. 65.2 Le anota el recibido en forma manual con procedencia de la

Dirección General de Carreteras o en su defecto Obras Públicas.

65.3 LA SECRETARIA GENERAL lo firma y posteriormente las secretarias de la oficina lo pasan a




Fecha: 01-10-2012

Página 26 de 40


trabajo de los Asesores Legales.

AREA LEGAL

66. Elaboración de auto.

66.1Una vez habido el informe por

la Dirección General correspondiente; se procede a elaborar el Auto para Apertura a

pruebas por el termino de veinte días (20) hábiles en el sentido de

que el peticionario acredite con los medios probatorios respectivos

sobre lo planteado en su primer escrito. 66.2Se traslada al encargado de

calificar los documentos para que lo revise y lo pase a la Asistente

de la Secretaria General. 66.3Cuando lo revisa lo pasa a firma de la SECRETARIA

GENERAL.

ASESORES LEGALES.

67. Remisión de

expediente.

67.1Se remite a firma del Señor Sub Secretario de Transporte. 67.2 Las secretarias de la oficina lo

anotan en el libro de salida, correspondiente al número del

expediente y es trasladado por el Conserje.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

68. Recibido del

expediente.

68.1El expediente regresa de firma mediante libro de control de esa

oficina. 68.2Se anota en el libro de control

de entrada de expediente. 68.3se mantiene en custodia en espera que se notifique el

Apoderado Legal.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

AREA LEGAL

69. Medios de Prueba.

69.1Si se notifica el Apoderado

Legal del Auto precitado, presentando todos los medios de

prueba que aporte sobre lo planteado en su reclamo; ya sean documentales, testificales, peritaje

ASESORES

LEGALES.



Fecha: 01-10-2012

Página 27 de 40


u inspecciones. 69.2Si se presenta medio de

prueba testifical el Apoderado Legal del peticionario debe de proponer el interrogatorio,

señalándose fecha y hora para la evacuación del medio de prueba

planteado, así mismo con el medio de prueba denominado peritaje señalándose fecha y hora para la

evacuación del medio de prueba planteado.

69.3Vencido el término probatorio, de oficio o a petición de la parte se cierra el periodo probatorio, se le

dará vista de las actuaciones a efecto de que formule alegaciones

a todo lo actuado sobre el valor y alcance de las pruebas producidas.

70. Recibir Dispensas

70.1El documento es recibido por las secretarias de esta Secretaría General.

70.2 Se notifica a la SECRETARIA GENERAL del ingreso de la

solicitud este para luego ser asignados a los Asesores Legales.


AREA LEGAL

71. Elaboración de

Dispensas.

71.1Una vez se ha girado una comunicación con procedencia de la Secretaría de Estado en los

Despachos de Finanzas, si queda exonerado de todo gravamen e

impuesto arancelario de importación para citar el caso de repuestos de aeronaves,

aprovisionamiento que sean utilizados en los dispositivos

electrónicos y mecánicos de las mismas que utilizan para su mantenimiento.

71.2Se procede a emitir la Providencia de Admisión,

remitiéndose a la Dirección General de Aeronáutica Civil, para que se

ASESORES

LEGALES.



Fecha: 01-10-2012

Página 28 de 40


pronuncie en cuanto a que si está libre de gravamen; acto seguido

esta Secretaría General cursa las diligencias al lugar de su procedencia.

AREA LEGAL

72. Licitaciones Públicas o Privadas; Concursos Públicos o

Privados.

72.1LA SECRETARIA GENERAL recibe por mediante de oficio de la

Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas, la convocación a asistir al concurso de licitación.

72.2La SECRETARIA GENERAL delega esta función a uno de los Asesores Legales de esta

Secretaría para que participe en este concurso, tomando en cuenta

la fecha y hora del mismo.

ASESORES

LEGALES.



Fecha: 01-10-2012

Página 29 de 40


AREA LEGAL

73. Tramite de Licitación (Pública o

Privada)

73.1Analizamos las bases de licitación, ya sean mediante

documentación en manuscrito o en su disco compacto (CD).

73.2Posteriormente en representación de la Secretaria General nos reuniremos con la

Comisión Integrada al efecto, en el cual en presencia a su vez de los

oferentes correspondientes se procede a recepcionar y a aperturar las licitaciones.

73.3Se da lectura al monto de las ofertas de cada uno de los

oferentes, vigencia de la fianza, y al final se da lectura al presupuesto base; acto seguido se elabora el

acta que corresponda, dándole lectura al acta en el cual se inserta

nombre de las personas que integran la Comisión, nombre de

las Empresas concursantes, monto de las ofertas y finaliza con las firmas y representación de cada

una de las personas presentes en el acto.

ASESORES LEGALES.

SECRETARIAS DE LA OFICINA

74. Redacción de Oficios

74.1Redactar la nota de acuerdo a

lo solicitado.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

75. Control de Oficios 75.1Anotar en dicho control el

destinatario, asunto y fecha.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

76. Recibir

Documentos oficiales

76.1Revisar y colocar el sello de recibido la firma, la fecha y hora

que se está recibiendo el documento.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.



Fecha: 01-10-2012

Página 30 de 40


77. Recibir expedientes de

cualquier dependencia del interior y exterior de esta Secretaría de

Estado.

77.1Se cuentan los folios, se

revisan las firmas y sellos de los Dictámenes o Autos y se hace la

hoja de recibido en el cual se anota lugar de procedencia, fecha y hora.


78. Atender peticionarios y abogados

78.1Se recibe con un saludo amable y se atiende en lo que él o ellos solicitan.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

79. Atender llamadas telefónicas

79.1Suena el teléfono, se levanta

el auricular y se da un saludo cordial, se traslada la llamada o se toma el recado.


80. Remitir oficios o cualquier otro

documento a diferentes dependencias de la

secretaria y fuera de esta secretaria de estado

80.1Una vez elaborado el oficio y

firmado por la SECRETARIA GENERAL, se envía la

correspondencia por medio del conserje.


81. Control de

papelería de oficina

81.1Se controla la papelería de forma adecuada, para evitar el derroche.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

82. Requisición de papelería de oficina y

material de limpieza

82.1Se llena el formulario de requisiciones, en el cual se detalla la papelería, la cantidad en

números y letras. Esto se solicita al Sub Gerente de Recursos

Materiales una vez al mes.


83. Llevar control de

los archivos de esta secretaria

83.1El archivo esta con sus

respectivos pendaflex y de forma alfabética.

SECRETARIAS DE

LA OFICINA.

84. Control de archivo

de contratos

84.1Se archivan solamente contratos originales de

construcción, supervisión y de consultores.


85. Control de archivo de acuerdos

85.1Se archivan Acuerdos Originales, ya sean de

Nombramientos, Cancelaciones o




Fecha: 01-10-2012

Página 31 de 40


Acuerdos Ministeriales.

AREA DE

ELABORACION DE ACUERDOS

86. Remisión de

Anteproyectos de Decretos

86.1 Se recibe las solicitudes en

esta Secretaría General con procedencia de las Direcciones

Generales, se elabora el proyecto de Decreto que se pretende aprobar

86.2 Se hace la exposición de motivos del anteproyecto, si es un

Contrato o una modificación de Contrato que se necesita ser aprobada por el Congreso Nacional

se autentica la fotocopia la cual es firmada por la SECRETARIA

GENERAL. 86.3 Se elabora un oficio para remitir el anteproyecto, el cual es

firmado por el Señor Secretario de Estado en los Despachos de Obras

Públicas, Transporte y Vivienda y la SECRETARIA GENERAL lo remite a la Secretaria de la

Presidencia para que la misma lo remita al Congreso Nacional para

su aprobación.

ENCARGADO DE ELABORACIÓN DE

ACUERDOS.

87. Elaboración de

Acuerdos de Viajes de los Directores,

Subdirectores y Empleados de Soptravi.

87.1 Se reciben las solicitudes

dirigidas en esta Secretaría General por parte de los Directores Generales las cuales son analizadas

por la SECRETARIA GENERAL y ordena que se elabore el respectivo

Acuerdo. 87.2Una vez elaborado el Acuerdo la SECRETARIA GENERAL lo

remite a firma del Señor Secretario de Estado.

87.3Una vez firmado por el Señor Secretario de Estado, la

SECRETARIA GENERAL procederá a refrendar la firma del Señor Secretario de Estado en los

Despachos de Obras Públicas, Transporte y Vivienda, se ordena


ACUERDOS.



Fecha: 01-10-2012

Página 32 de 40


que se remita una fotocopia del mismo mediante oficio dirigido a la

Dirección General que corresponda para su trámite correspondiente.

88. Remisiones de las

solicitudes de viaje del Señor Secretario y Subsecretario de

Estado, a la Secretaria del Despacho

Presidencial

88.1Se elabora la solicitud en

donde se describe el propósito del viaje, valor de los pasajes de viaje

y valor de los gastos de viaje. 88.2Se elabora el Oficio mediante

el cual se remite la solicitud de Viaje, a la Secretaria de Estado de Despacho Presidencial para su

aprobación y ella elabora el respectivo Acuerdo autorizando el

viaje, con la información proporcionada en solicitud de viaje. 88.3El Acuerdo de autorización de

viaje es transcrito al Señor Secretario de Estado de la

Secretaría de Obras Públicas, Transporte y Vivienda, por el Secretario General de la Secretaría

de Estado del Despacho Presidencial, la Secretaría General

de SOPTRAVI lo recibe en la Secretaría de Estado del Despacho Presidencial, el cual es remitido a

la Gerencia Administrativa para su trámite correspondiente.


ACUERDOS.

89. Remitir los

Acuerdos a la Secretaria del Interior

y Población para su publicación.

89.1Se elabora un oficio mediante el cual se remite el Acuerdo a la

SECRETARIA GENERAL de la Secretaría del Interior y Población. 89.2La SECRETARIA GENERAL

de la Secretaria del Interior y Población, lo remite al Diario Oficial

de la República de Honduras “La Gaceta”, autorizando su publicación.


ACUERDOS.

90. Autenticar los documentos que ya

han sido elaborados por la Secretaría de

Obras Públicas,

90.1Si la SECRETARIA GENERAL no cuenta con la información, se le

solicita a los Directores Generales. 90.2Una vez recibida la

información por parte de la

ENCARGADO DE

ELABORACIÓN DE ACUERDOS.



Fecha: 01-10-2012

Página 33 de 40


Transporte y Vivienda (Soptravi) los cuales

son solicitados a esta secretaria por los entes controladores del

Estado.

Dirección General, se elabora la Autentica de la Información

solicitada. 90.3Con la documentación autenticada se elabora Oficio

remitiendo la información a los entes contralores del Estado

conforme a lo solicitado.

91. Elaborar los Acuerdos mediante los

cuales se autoriza a la Señora Procuradora

General de la República, para que en nombre del Estado de

Honduras se allane a las demandas, o en su

defecto ejercite las facultades de expresa

mención, consignadas en el artículo 82 numeral 2 del Código

procesal civil

91.1Especialmente, renunciar de

los Recursos o términos Legales y transigir en las demandas promovidas contra el Estado de

Honduras a través de la Secretaría de Estado en los Despachos de

Obras Públicas, Transporte y Vivienda (SOPTRAVI), por no ser posible su sostenibilidad en la

siguiente Instancia como ser el Recurso de Apelación o el Recurso

de Casación. 91.2El cual una vez firmado por el Señor Secretario de Estado en los

Despachos de Obras Públicas, Transporte y Vivienda, es remitido

mediante oficio por la Secretaría General, a la Secretaria de Estado del Despacho Presidencial, la cual

lo revisa y lo pasa a firma del Señor Presidente Constitucional de

la República. 91.3Una vez firmado por el señor Presidente Constitucional de la

República, se va recoger a la Secretaria de Estado del Despacho

Presidencial. La SECRETARIA GENERAL de SOPTRAVI remite una fotocopia del

Acuerdo Autenticado a la Dirección Legal para su trámite

correspondiente.

ENCARGADO DE

ELABORACIÓN DE ACUERDOS.



Fecha: 01-10-2012

Página 34 de 40


92. Dar la debida atención a las partes

interesadas de los expedientes ya sean estos peticionarios o

apoderados legales

92.1Dar respuesta a interrogante

en sus Reclamos o cualquier expediente que se tramite en la Secretaría General.


GENERAL.

93. Evitar que las

solicitudes de los peticionarios se

resuelva de manera tardía

93.1Hacer que todo se elabore de una forma expedita y cumpliendo

con lo ordenado en la Legislación Hondureña


GENERAL.

94. Firma de autos de

expedientes, oficios, remisiones y refrenda de firma de apoderados

legales

94.1En el caso que la Secretaría

General no estuviera en el país o dentro de la Secretaría de Estado

(Soptravi) y se necesitara con urgencia la firma. Esto es conforme

al acuerdo de Delegación de firma.

ASISTENTE DE LA

SECRETARIA GENERAL.

95. Sacar fotocopias

95.1 Se incluye el papel en la bandeja de entrada.

95.2 Se selecciona el papel (carta u oficio) en el alimentador de

bandejas. 95.3 Se pone el documento en el

reflector o escáner de vidrio de la fotocopiadora.

CONSERJE.

96. Informar

periódicamente a sus superiores de los

asuntos sometidos a su conocimiento.

96.1Se le comunica al Señor

Secretario de Estado en los Despachos de Obras Públicas,

Transporte y Vivienda de los asuntos en trámites y pendientes.

SECRETARIA

GENERAL.

97. Certificaciones y nombramiento de

acuerdos.

97.1Se le proporciona un formato

de solicitud. Se le recibe la misma por medio del Receptor se le da número de Expediente.

97.2se le pasa a la encargada de las Cedulas de Notificación para

que se le dé trámite.

ENCARGADA DE LAS

CERTIFICACIONES DE ACUERDOS Y

NOMBRAMIENTOS, ASCENSOS Y

CANCELACIÓN.



Fecha: 01-10-2012

Página 35 de 40


98. Elaboración de Auto

98.1Se elabora el Auto y se pasa a cotejamiento.

98.2Una vez revisado se hacen las correcciones y se pasa a la Asistente de la Secretaria

General. 98.3Cuando ya está revisado, si

existirá algún error de fondo se corrige y se traslada a firma de la SECRETARIA GENERAL para

luego remitirlo al Sub Secretario de Transporte.

ENCARGADA DE LAS



CANCELACIÓN.

99. Recibido de expediente

99.1Cuando el expediente regresa es recibido por las Secretarias de la

oficina mediante libro de Control de esa oficina. 99.2Luego se pasa a la encargada

de las Certificaciones y Nombramientos y Cancelación de

Acuerdos.


100. Elaboración de

Certificación de Nombramientos,

Ascensos y Cancelación.

100.1Se manda a traer los libros que contienen la información que

se necesita para elaborar la Certificación la cual se hace por medio del conserje.

100.2Cuando ya se tienen los libros se elabora la Certificación.

100.3Se pasa a revisión de la Asistente de la Secretaria General y si existiera algún error

de fondo, se procede a corregirlo y luego pasarlo a firma de la

SECRETARIA GENERAL.

ENCARGADA DE LAS



CANCELACIÓN.



Fecha: 01-10-2012

Página 36 de 40


101. Aseo de la Oficina

101.1A las 6:00 a.m. comienza

con abrir la puerta de la entrada de esta Secretaría General para así

disponerse a realizar lo siguiente: (lavar los Baños, lavamanos, lavatrastos.

101.2Luego barre y trapea la oficina de la Señora SECRETARIA

GENERAL, la de la Asistente de la Secretaria General y la oficina central.

101.3Sacudir escritorios por escritorio minuciosamente teniendo

el cuidado de dejar las cosas en su lugar.

ASEADORA.

102. Realizar

diligencias dentro de la Secretaria de Estado.

102.1Cuando el conserje no

estuviera, seria ella la que llevaría la correspondencia o expedientes a

las oficinas tales como: Sub Secretario de Transporte, Dirección Legal, Oficina de Personal,

Direcciones Generales y demás.

ASEADORA.

103. Otras

Asignaciones

103.1Mantener en custodia el

material de aseo que se utiliza en esta oficina.

ASEADORA.

XI. Documentos de Referencia: Garantías Bancarias, Fianzas (Fiel Cumplimiento, Anticipo y Calidad de Obra),

Endosos de Fianzas y Garantías, Carta Poder, Certificado de Autenticidad, Testimonio de Escritura Pública debidamente registradas, Poderes, Contrato de

Construcción y Supervisión de Proyectos, Contrato de Servicios Profesionales.



Fecha: 01-10-2012

Página 37 de 40


XII. Glosario de Términos:

Acta: Es una Certificación o Testimonio Escrito en la cual se da cuenta de lo

sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo

amerite.

Apoderado Legal: Quien actúa en nombre o representación de otro.

Autenticar: Autorizar o Legalizar un documento.

Cedula de Notificación: Es la forma, manera o procedimiento marcado por la

Ley a través de la cual el tribunal hace llegar a las partes o a terceros el

conocimiento de alguna resolución o de algún acto procesal.

Cotejar: Es examinar y comparar dos o más documentos, teniéndolos a la

vista.

Custodia: Vigilancia que se hace de un documento.

Documento Certificado: Es un documento que contiene la firma del autor.

La Certificación de un documento ayuda a establecer un mayor nivel de

confianza entre las partes que intercambian los documentos.

Dictamen: Opinión técnica y experta que se da sobre un hecho o una cosa.

-Resolución que se emite sobre algo

Dispensa: Privilegio, excepción de lo ordenado por las Leyes Generales que

exime de una obligación o permite hacer algo prohibido.

-Es conceder u otorgar algo.

Expediente: Conjunto de documentos concernientes a un asunto o negocio.

Fedatario: Denominación genérica aplicada al Notario y otros Funcionarios

que dan fe pública de algo.



Fecha: 01-10-2012

Página 38 de 40


Indemnización: Es aquella acción que se le otorga al acreedor o la víctima

para exigir de parte de su deudor o bien del causante de un daño, una

cantidad de dinero.

Licitación: Concurso Público.

-Es el Procedimiento Administrativo para la adquisición de suministros,

realización de servicios o ejecución de obras que celebren los entes, los

organismos o entidades que forman el Sector Público.

Providencia: Resolución de un Tribunal o Juzgado, que tiene por objeto el

Ordenamiento Material del Proceso.

Reclamos Administrativos: Son aquellas presentaciones escritas originadas

por los ciudadanos, que tiene por finalidad reclamar ante un ente público, que

tiene la obligación de prestar un servicio público, para que realice o deje de

realizar una acción que nos cause perjuicio.

Resolución Administrativa: Es la que le da fin al procedimiento y en su

parte dispositiva se decidirán todas las cuestiones planteadas por los

interesados y cuantas del expediente resulten hayan sido o no promovidas por

aquellos.

-Consiste en una orden escrita, dictada por el jefe de un Servicio Público, que

tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de

Competencia del Servicio.

Subsanar: Enmendar un error.



Fecha: 01-10-2012

Página 39 de 40


XIII. DIAGRAMAS



Fecha: 01-10-2012

Página 40 de 40


SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS, TRANSPORTE Y VIVIENDA...Un manual de procedimientos es el documento...

Documents

Transcript of SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS, TRANSPORTE Y VIVIENDA...Un manual de procedimientos es el documento...