Semana 4 Material

CURSO AUDITORIAS INTERNAS DEL

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

OBJETIVOS del CURSO

El Participante al finalizar el curso ser

capaz de:

Planificar una auditoria Contar con los criterios para Ejecutaruna auditoria

Elaborar un Informe de una auditoriarealizada

Ejecutar actividades de seguimiento deauditorias realizadas

TEMARIOIntroduccin a las auditorias Clasificacin

Trminos y Definiciones

Procedimientos de Auditoria

Gua 19011

Etapas de la auditoria

Auditoria Planificacin

Enfoque de la auditoria

Auditoria - Ejecucin

Rol del Auditor

Reporte de NC

Auditoria - El Reporte

Auditoria - Seguimiento

Introduccin a lasauditorias Clasificacin

Proceso de verificacin sistemtico,independiente y documentado para obtener

y evaluar objetivamente las evidencias de

auditoria ...

Evidencias de Auditoria: informacin

verificable, registros o declaraciones de

hechos.

Definicin (ISO 9000)

... con el fin de determinar la extensin con que se cumplen los criterios de

auditoria

Criterios de Auditora: polticas,

procedimientos, estndares, buenas

prcticas o requisitos con los que el

auditor compara la evidencia reunida

durante la auditoria.

Definicin (cont.)

Proceso de verificacin sistemtico,

independiente y documentado

para obtener y evaluar objetivamente las

evidencias de auditoria con el fin de

determinar la extensin con que se

cumplen los criterios de auditoria del

sistema de gestin fijado por la

organizacin

DEFINICION

CLASIFICACIN DE LAS

AUDITORAS

AUDITORASINTERNAS

AUDITORASEXTERNAS

SEGUNDA PARTE

El SGC de la organizacin

es auditado por auditores

externos de partes

interesadasEj.: cliente audita proveedor

TERCERA PARTE

El SGC de la organizacin

es auditado por auditores

externos independientesEj.: auditoria de certificacin

PRIMERA PARTE

La organizacin audita su

propio SGCEj.: auditoria interna

Trminos y Definiciones

auditoriaProceso sistemtico,

independiente y documentado

para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas de manera

objetiva con el fin de determinar la

extensin en que se cumplen los

criterios de auditoria

Equipo auditor

Uno o ms auditores que

llevan a cabo una auditora

auditor

Persona con la competencia

para llevar a cabo una auditora

Experto tcnico

Persona que aporta

experiencia o conocimientos

especficos al equipo auditor

Cliente de la

auditoria

Organizacin o persona

que solicita una auditora

auditado

Organizacin que es

auditada

Uno de los

auditores es

designado como

lder

Puede incluir

auditores en

entrenamiento

Puede ser el

auditado u

otra

organizacin

No participa

como auditor

ISO 9000:2005

ISO 19011:2002

programa de auditoria

Conjunto de uno o ms

auditorias planificadas para un

perodo de tiempo determinado

y dirigidas hacia un propsito

especfico

hallazgos de la auditora

resultados de la evaluacin

de la evidencia de la

auditoria recopilada frente

a los criterios de auditoria

evidencia de la auditora

registros, declaraciones de

hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentes

para los criterios de auditoria y

que son verificables

conclusin de la auditoria

resultado de una auditoria

que proporciona el equipo

auditor tras considerar los

objetivos y todos los

hallazgos de la auditoria

plan de auditoria

descripcin de las

actividades y de los detalles

de una auditoria

alcance de la auditoria

extensin y lmites de una

auditoria

criterio de auditoria

conjunto de polticas,

procedimientos o requisitos

utilizados como referencias

ISO 9000:2005

ISO 19011:2011

conformidad

cumplimiento de un requisito

no conformidad

incumplimiento de un requisito

requisito

necesidad o expectativa

establecida generalmente

implcita u obligatoria

ISO 9000:2005

ISO 19011:2011

Principios de auditoria

relacionados con los auditores

Conducta ticaEl fundamento del

profesionalismo

Cuidado profesionalLa aplicacin de esmero y criterio en

la auditora

Presentacin justaLa obligacin de reportar

acertada y precisamente

ISO 19011:2011

ISO 19011:2011Independencia

La base para la

imparcialidad de la

auditora y la objetividad

de las conclusiones

Enfoque basado en evidenciasEl mtodo racional para lograr

conclusiones de la auditora confiables y

reproducibles en un proceso sistemtico

Principios de auditoria

relacionados con los auditores

Procedimientos deAuditoria

PROPSITO DE UNAAUDITORIA

Es Conforme a las disposiciones

planificadas, los estndares y los

requisitos de las normas aplicables

Est funcionando / implementado

Es efectivo y produce los resultadosprevistos

Determinar si el Sistema de Gestin

Proveer informacin para la Revisinpor la Direccin

Razones para realizar una

auditoria

Est programada

Nuevos proveedores

Revisin peridica de proveedores

Requisito contractual

Cambios en el sistema

Problemas de calidad

Beneficios

Dar confianza a la direccin

Dar confianza al cliente

Observar problemas operacionales

Proveer oportunidades de mejoramiento

Proveer retroalimentacin para acciones

correctivas y preventivas

EL PROGRAMA DE AUDITORIASConsiderar

Importancia de los procesos y reas a

auditar

Estado de la actividad

Resultados de auditoras previas

Minimizar alteraciones en la Empresa

Disponibilidad de los auditados y auditores

El programa suele ser anual o semestral

1. Incluir todos los sectores/areas y procesos

dentro del alcance del SGC

2. Cubrir todos los requisitos de la norma

aplicable

3. Definir frecuencia de auditoras segn

importancia de la actividad

4. Considerar tiempo de realizacin de cada

auditora

EL PROGRAMA DE AUDITORIASPAUTAS

alcance

frecuencia

metodologa de auditorias

responsabilidades y requisitos para

conducirlas

comunicar sus resultados

Debe comprender:

PROCEDIMIENTO DE AUDITORA

Gua 19011

ISO 19011:2011

Guas para auditar sistemas de

calidad y ambiental

1 Alcance

2 Referencia Normativa

3 Trminos y definiciones

4 Principios de auditoria

5 Gestin de programas de auditoria

6 Actividades de auditoria

7 Competencia y evaluacin de auditores

Calificaciones del auditor

Atributos personales

Educacin,

entrenamiento,

trabajo y experiencia

en auditorias

Competencia

Lder del equipo

Calificaciones duales

Proceso de evaluacin

Desarrollo profesional

continuo DPC

Cuidado profesional

Seleccin del equipo

auditor

LenguajeISO 19011:2011

Revisin documental inicial

u otros

criterios de

auditora

ISO

9001:2008

(Adecuacin, de escritorio, de intencin)

Utilizar listas de chequeo

En muchos casos no es posible

asegurar si los requisitos de

ISO 9001 se cumplen, solamente

revisando el manual de calidad Los auditores tendrn que desarrollar

un enfoque global para asegurar la

adecuacin de la documentacin del

SGC (no slo procedimientos) y pueden

desarrollar una parte o el total de esa

actividad en sitio

Beneficios de la revisin

documental inicial

Entender el sistema

Ayuda a la planificacin

Identifica necesidad de especialista

Identifica problemas

Provee oportunidad para llenarinsuficiencias

Evala si es entendible

Auditoria de conformidad

o de implementacin

Prcticas de trabajoy el resto de

la documentacin

del SGC

Las prcticas de trabajo pueden

no estar documentadas en

procedimientos o instructivos

Etapas de la auditoria

1 PREPARACIN

2 EJECUCIN

3 INFORME

4 SEGUIMIENTO

ETAPAS DE UNA AUDITORA

Distribucin tpica de tiempos

1.- Preparacin 40%

2.- Ejecucin 40%

3.- Informe 10%

4.- Seguimiento 10%

Auditoria Planificacin

PAUTAS PARA LA PREPARACIN DE LA AUDITORA

Las auditoras son costosas

Las auditoras deben ser bien planeadas y

conducidas

Las auditoras no deben ser realizadas por

sorpresa

Acordar siempre con el auditado fechas

convenientes por adelantado (ver Programa de

Auditoria)

INFORMACIN PREVIA Informes de Auditorias anteriores y

Revisiones de la Direccin

Documentos del SGC: Fichas de

procesos, procedimientos, mtodos,

manuales, etc.

Mapa de procesos

Legislacin, otros requisitos aplicables

y Documentos Institucionales

Reclamos de partes interesadas

Necesidades de la Gerencia

Qu hacen en el Area / sector?

Cun grande es cada proceso?

Qu procesos operan?

Qu criterios se deben cumplir?

Complejidad de las operaciones

INFORMACION DEL AREA AAUDITAR

PREPARACION DEL AUDITOR

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

Mapear el sistema

Procesos

Entradas & salidas

Controles

Secuencia de procesos

Interacciones

Elaborar el Plan de Auditoria!

PREPARACION DEL AUDITOREl auditor debe prepararse para...

Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,verificando la eficacia del control

No limitarse solo a determinar la conformidad de lasactividades con lo establecido en los procedimientos

Evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso escapaz y produce los resultados intentados

El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad

de los procesos y del sistema para alcanzar los

objetivos establecidos !

Objetivo y alcance

Lugares, fechas y recursos

Criterio: Documentos o requisitos

aplicables

Integrantes del Equipo de

Auditoria

Cronograma de actividades, con tareas

asignadas a los auditores

Debe ser acordado con el auditado

AGENDA DE AUDITORA

AGENDA DE AUDITORA

AGENDA DE LA AUDITORIA

1. Informacin General de Auditoria Interna

Procesos / Sector Auditado:

VENTAS ADMINISTRACION

Cdigo de Auditora:

2008 / 04

Fecha de Auditoria: 11 de Junio de 2008

Auditor Lder: Sr. Au.

Auditor Asistente: Sr. Ditor

Objetivo de la Auditoria: : Evaluar el grado de implementacin del Sistema Integrado

de Gestin

Alcance de la Auditoria:

Todos los procesos comerciales y Administrativos. Todos los requisitos aplicables

1.1 Agenda

Hora Auditor Lder Auditor Asistente

9:00 Reunin Inicial

9:15 Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)

9:45 Procesos comerciales (7.2., 8.2.1)

Mercado externo (7.2., 8.2.1)

10:30 Logstica (7.4) Exportaciones (7.2, 8.2.1)

12:00

13:00 Reunin de enlace del equipo auditor

14:00 Reunin Final

REFRIGERIO

Criterio: ISO9001:2000

El Equipo de Auditoria debe ser informado de:

Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria

Detalles de los sectores y actividades a auditar

El Equipo de Auditoria debe:

Recopilar la informacin previa necesaria

Elaborar la agenda de Auditoria

Preparar los documentos de trabajo:

Listas de verificacin

Formatos

PREPARACIN DE LA AUDITORIA

TEMAS A INVESTIGAR YSECUENCIA

2.- El SGC est implementado y

funciona segn la planificacin?

3.- El SGC es eficaz?

Es capaz para lograr los objetivos

y alcanzar la satisfaccin de las

partes interesadas?

Secuenciatradicional

Secuenciasugerida

1.- El SGC est diseado conforme a

las normas aplicables?

DebilidadesEn requisitosespecficos

PAUTAS PARA LA AGENDA DE

AUDITORIA

Se recomienda realizar la primera entrevista alresponsable del Sistema de gestin de calidad para

tener una visin global del mismo.

La penltima entrevista debe hacerse a RecursosHumanos para cruzar informacin recogida en

campo sobre competencias y responsabilidades del

personal.

La ltima entrevista es a la Alta Direccin ya que esimportante preguntarle aspectos de gestin una vez

que se ha auditado todos los procesos planificados.

PAUTAS PARA LA AGENDA DE

AUDITORIA

Siempre debe auditarse al Representante de laDireccin y a la Alta Direccin an cuando elalcance de la auditoria fuese bien reducido.

Respetar los horarios de entrada/salida,tiempos de descanso y otros.

Incluir en la Agenda los tiempos de trasladocuando las sedes son distantes entre s.

Incluir en la Agenda los tiempos de refrigerio delos auditores pero no contabilizarlos en elnumero de das/ horas auditor.

TALLER 1 AGENDA DEAUDITORIA

INSTRUCCIONES

Para la DGA, elabore un Plan de auditoriainterna para el alcance INDICADO EN EL

MANUAL de Calidad y utilizando la

informacin del mismo.

Tiempo estimado 8 das auditor.

TALLER 1- AGENDA DE

AUDITORIA

MATERIALES A UTILIZAR:

Manual de gestin de Calidad de DGA

Formato de Plan de Auditoria de DGA

Norma ISO 9001, 14001, OHSAS 18001

Gua para asegurar la continuidad de laAuditoria

LISTA DE VERIFICACIN

Mantiene claros los objetivos

Ayuda a administrar el tiempo

Define el camino de la

investigacin

Organiza la toma de notas

-UPCH

SISTEMAS INTEGRADOS

AUDITORIA INTERNA

LISTA DE VERIFICACION

FECHA:.............

AUDITORIA:......

SECTOR/PROCESO:. ..............................

ALCANCE:. ................................................

AUDITADO:...........................

AUDITOR:. ................................. .

REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc HALLAZGOS

CONTROL

DEL

PROCESO

MEJORA

DEL

PROCESO

PLAN&

IMPLEMENT,

PROCESO

NC

TOTAL AUDITORIA

SIG

Resp.

Recursos

Disear una muestra

sistmica y registrarla

en la

Lista de Verificacin

Reg

.

Mal uso de la Lista de Verificacin:

Omisin de temas importantes por no estarincluidos

Realizar un ejercicio de preguntas y

respuestas (obstruccin de la comunicacin)

Tener una perspectiva estrecha del sistema deCalidad

TALLER 2 LISTA DEVERIFICACION

INSTRUCCIONES;

Para un proceso a auditar que est

incluido en el Plan de la Auditoria, elabore

una lista de verificacin, considerando

como potenciales preguntas los puntos de

las normas a auditar, los documentos

Institucionales y el marco legal

relacionado.

TALLER 2 LISTA DEVERIFICACION


Plan de la auditoria (Taller 1)

Ficha de proceso asignada

Formato Lista de Verificacin de DGA

Papel en blanco

Norma ISO 9001

Enfoque de la auditoria

Las relaciones entre auditor y

auditado son crticas para una

auditora exitosa

Relaciones auditor - auditado

Informacin

Ideas

Actitudes

Comunicacin

Emisor

codifica

Receptor

decodifica e

interpreta

Mensaje

Retroalimentacin

Proceso comunicativo

Fsicas

Intelectuales

Fisiolgicas

Barreras para una

comunicacin efectiva

Creando un clima para la comunicacin:

Tranquilice al auditado

Explique el propsito

Explique acerca de las notas

Mantenga al auditado informado de susobservaciones

Establecer un climaapropiado

Tranquilice alauditado

Utilice la tcnicapara preguntarapropiada

Haga preguntasaclaratorias

Observe ellenguaje corporal

Observe ellenguaje paralelo

Sea amigable ydiplomtico

Enfoque exitoso para la auditoria

Auditoria - Ejecucin

EJECUCIN DE LA AUDITORA

ETAPAS

Reunin inicial

Recopilacin de evi dencias

Reunin final

Se establecen las reglas generalespara la realizacin de la Auditoria

Contenidos:

Presentaciones

Exponer cul es el objetivo, alcance y criterio de la

Auditoria, siempre enfocando el propsito de mejora

Metodologa a emplear para entrevistas y reporte

Definicin de No Conformidad, Observacin, etc

Revisin de la agenda de Auditoria

Identificar los responsables de las reas a ser

auditadas (interlocutores vlidos)

REUNION DE APERTURA

Aclarar que la Auditoria es

una muestra

Declaracin de confidencialidad

Arreglos logsticos, traslados, seguridad,

pasaportes mdicos, etc

Aclaracin de dudas

Confirmar horario de la

reunin final

Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es

necesario)

La reunin inicial no se debe suprimir!

Contenidos (cont.) :

REUNION DE APERTURA

Informacin verificable

Se basan en:

- entrevistas

- examen de documentos

- observacin de actividades y condiciones

- resultados de mediciones y ensayo

- registros

EVIDENCIAS OBJETIVAS

Tcnicas de preguntas: Abiertas

qu

porqu

cundo

cmo

dnde

quin

Usar prudentemente las preguntas:

Cerradas

Aclaratorias

Mustreme!

ENTREVISTAS

El auditor mantiene el control

Lista de participantes

Auditar dentro de la actividadplaneada

Tomar notas

Recabar evidencias objetivas entodas sus formas

RECOPILACION DEEVIDENCIAS

Investigar todo lo necesario

Seguir la pista de auditoria

Tomar muestras representativas Verificar la coincidencia entre

procedimientos escritos y la

realidad


Verificar lo expuesto durantelas entrevistas

Comunicar al auditado las NoConformidades

Determinar si las No Conformidadesconstituyen casos aislados o si son

generalizadas

Registrar las No Conformidades


Rol del Auditor

El rol del auditor es establecer para el clientede la auditoria la informacin basada en

hechos de hasta qu grado los requisitos del

criterio de auditoria se cumplen

Todas las conclusiones deben basarsefirmemente en evidencia objetiva

El auditor lder debe estar completamente acargo de la auditoria.

Rol del Auditor

RESPONSABILIDADES DEL

AUDITOR

Cumplir con los requisitos

Seguir plan y procedimientos

Permanecer dentro del alcance

Comunicar y aclarar requisitos de auditora

Planear y realizar tareas individuales, acertada yresponsablemente

Recolectar y analizar evidencia

RESPONSABILIDADES DEL

AUDITOR

Permanecer alerta

Reportar las observaciones

Verificar acciones correctivas

Cooperar con el auditor lder

Retener y proteger documentos de la auditora

Mantener confidencialidad

Actuar de manera tica

Responsabilidades del

Auditor Lder

Obtener toda la informacin requerida para laplanificacin

Asistir en la seleccin del equipo

Preparar el plan general

Asignar tareas individuales

Asegurar que los documentos de trabajo estnpreparados

Auditar suficiencia

Representar al equipo auditor

Responsabilidades del

Auditor Lder

Presidir las reuniones de apertura y cierre

Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdoal plan

Asegurar que las reuniones de enlace se llevan acabo regularmente

Asegurar que los resultados de auditoria seanreportados de una forma clara, concluyente y sindemoras

Reporte de NC

Qu es una No Conformidad?...

No cumplimiento de un requisito del cliente o

de otras

partes interesadas

Requisito: necesidad o expectativa establecida

o implcita

Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los

resultados y la satisfaccin de partes interesadas

HALLAZGO

DE LA

AUDITORA

Documentar las Fortalezas encontradas

Las Debilidades pueden darse a travs de:

a. No conformidades: generadas por el incumplimiento de

requisitos establecidos

b. Potenciales No conformidades (Observaciones): se

generan a raz de hallazgos donde an no se ha

incumplido requisitos pero se tienen evidencias que en

cualquier momento se presentarn las mismas.

DEBILIDADESFORTA

LEZAS

DEBILIDADES

Para que un Hallazgo se defina como NC se

requieren 2 condiciones mnimas:

Debe estar basado en evidencias objetivas Debe demostrarse incumplimiento derequisitos:

De la norma ISO 9001 y otros estndares

aplicables

Procedimientos, planes u objetivos/metas

Requisitos legales o regulatorios

NC

INFORME DE NO CONFORMIDAD

CONTENIDOS

Area/Proceso

Hallazgo(evidencia objetiva)

Requisito Incumplido

Firma

Para el proceso Bienestar de Personal, se tiene comoobjetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos de subsidios, cuyo Indicador es Porcentaje deexpedientes tramitados oportunamente para el pago desubsidios teniendo como meta 90% de cumplimientomensual, la cual no se ha logrado para los ltimos 4meses, en los que los resultados estn por debajo del85%. El jefe de la Divisin de RR.HH dice que an no sehan identificado las causas de los problemas ni tomadolas acciones correspondientes.

EJEMPLO 1

Para el Proceso Bienestar de Personal, NO se evidencia la

toma de acciones relacionadas con el incumplimiento del Objetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos desubsidios, cuyo Indicador es Porcentaje de expedientestramitados oportunamente para el pago de subsidios teniendocomo meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se halogrado para los ltimos 4 meses, en los que los resultadosestn por debajo del 85%. La Norma ISO 9001:2008 requiere,en el punto 8.2.3 lo siguiente:Cuando no se alcancen losresultados planificados , deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, segn sea conveniente. La Ficha de procesos Bienestar del Personal establece la meta referida.

REDACCIN DEL EJEMPLO 1EVIDENCIA

REQUISITOINCUMPLIDO

Durante la auditoria a NIT se ha evidenciado que las personas auditadasen los procesos de: Servicios Generales,Gestin de Compras, Almacenes,Egresos- Pago manifestaron que no leshaban comunicado susresponsabilidades.

EJEMPLO 2

Se ha evidenciado la No comunicacin de susresponsabilidades a los auditados de los procesossiguientes: Servicios Generales, Gestin de Compras,Almacenes, Egresos- Pago.

La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 5.5.1 lo siguiente: La Alta Direccin debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades estn definidas y son comunicadas dentro de la Organizacin.

REDACCIN DEL EJEMPLO 2EVIDENCIA

REQUISITOINCUMPLIDO

NO CONFORMIDADES

Auditor Auditado

NOCONFORMIDAD

ACEPTA LA NOCONFORMIDAD

INVESTIGARCAUSA

DETERMINAR ACCIN

CORRECTIVA

VERIFICACINIMPLEMENTACIN

VERIFICACINEFICACIA

REUNIN DE CIERRE Agradecimientos

Objetivos y alcance de la Auditora

Aclarar que la Auditora fue una muestra

Conclusiones: - existe un SGC?

- est implementado?

- es eficaz?

En relacin al objetivo de la auditora,

cul es la conclusin?

Acordar fechas de verificacin deacciones correctivas

Aclaracin de dudas

No conformidadespresentadas por cada auditor

REUNIN DE CIERRE

TALLER 3- REPORTES DE NO

CONFORMIDAD

INSTRUCCIONES

Los participantes resolvern los casospresentados por el Expositor.

TALLER 3- REPORTES DE NO

CONFORMIDAD


Separata de Reporte de Noconformidades

Formato de Solicitud de Accin correctiva/preventiva de la DGA

Norma: ISO 9001

Auditoria Integrada -El Reporte final

El Reporte es un procesocontinuo!!!

El informe escrito

rea auditada

Lugar y Fecha

Equipo de Auditoria

Participantes

Documentacin aplicable

Objetivo , Alcance y Conclusiones

Resumen de los resultados, fortalezas y debilidadesdel SGC

No conformidades y observaciones

Auditoria Integrada -Seguimiento

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIN

EVIDENCIAS DE:

CAPACITACINNUEVOS PROCEDIMIENTOSCAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURANUEVOS REGISTROS

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

NO HAY RECURRENCIA DE LA NC

TALLER 4 - ENTREVISTAS

INSTRUCCIONES:

En base a la Lista de verificacin del

Taller 2, realice una entrevista a su

auditado de acuerdo a lo desarrollado en

el taller mencionado.

TALLER 4 - ENTREVISTAS


Lista de verificacin del Taller 2

FIN DEL CURSO

GRACIAS POR SU ATENCIN

Semana 4 Material

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