SISTEMA DE INDICADORES DEL SIGOB Introducción a indicadores Dimensión indicadores SIGOB Cómo se...

SISTEMA DE INDICADORESDEL SIGOB

Introducción a indicadoresDimensión indicadores SIGOB

Cómo se implementa el sistema de indicadoresFicha técnica del indicador

Inscripción y administración de indicadoresMódulo de programación de metas y consulta

INICIAR RECORRIDO

SISTEMA DE INDICADORESIntroducción y dimensión Cómo se implementa y Ficha técnica

Programación de Metas y registro de avancesInscripción

INTRODUCCIÓN

DIMENSIÓN DEL SISTEMA

DETALLE DE LA DIMENSIÓN1. Los 3 principales números de un indicador

2. Valores parciales del indicador3. Alertas4. Localización5. Multi unidades

6. Rezago7. Umbral de tolerancia8. Asociación a metas9. Asociación a temas

10. Tipologías• Impacto• Resultados• Productos• Insumo

11. Evolución12. Reportes

CÓMO DEFINIR INDICADORES•Ejemplo 1•Ejemplo 2•Ejemplo 3

INDICADORES “PROXY” Y DE AVANZADA

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE INDICADORES

El Sistema de Indicadores es un componente del Sistema de Programación y Gestión por Metas y Resultados del SIGOB (Metas) y su objetivo es transmitir e indicar en que situación se encuentra una Meta (de Producto, Resultado o Impacto) respecto de la aspiración de lo que se quiere lograr.

En este sentido, el Sistema de Metas tiene como foco de atención la organización de un proceso de trabajo orientado a contribuir con el logro de aquello que hemos identificado como metas prioritarias, y el Sistema de Indicadores a través de la programación de metas y los valores parciales, permite verificar que lo que se ha programado se logre. El uso de los valores parciales permite conocer cómo se está avanzando hacia la meta o indicador final. Esto nos puede indicar atrasos o desviaciones y la necesidad de tomar acciones correctivas.

¿QUÉ ES UN INDICADOR?:De acuerdo a la Real Academia Española, un indicador sirve para indicar1. En este sentido y de acuerdo al enfoque del Sistema de Indicadores, un indicador sirve para indicar a los niveles de ejecución, de seguimiento, autoridades y ciudadanía en general 3 importantes números:1) Cual es la Línea de Base, o valor inicial del indicador que luego de la intervención o generación del producto, se espera cambiar.2) Cual es el valor de la Meta del indicador y sus valores parciales, y entiéndase por ellas como las programaciones parciales que impulsarán

a los niveles de ejecución a programar puntos de control que actuarán como un mecanismo que asegure que se está avanzando hacia la meta final, y finalmente,

3) Cual es el avance, pudiendo ser total y parcial para cada uno de los periodos programados.

En este contexto, el Sistema de Indicadores del SIGOB, orienta la identificación de indicadores de Productos, de Resultados y de Impacto, como información básica que permitirán acompañar y observar si lo que originalmente se había programado realizar, se está logrando y produciendo los resultados o cambios esperados en la sociedad.

En la senda de un ejercicio más democrático del poder y un uso más eficaz y eficiente de los recursos, la buena planeación se ha vuelto un componente de gran importancia. No basta con proyectar acciones, sino que hay que proveerse de las herramientas para cerciorarse de que están dando los resultados deseados y abonando al horizonte colectivo. La planeación requiere de calidad. Y una manera de asegurarlo es con un buen sistema de indicadores. Lo que no se mide, no se mejora. Lo que no se cuenta, no cuenta. El objetivo es que la ciudadanía experta y no experta cuente con los mejores elementos para que sus autoridades le rindan cuentas de manera más precisa.

Fuente: Dossier de indicadores de "México Estatal"

Centro de Investigación y Docencia Económica (CIDE) y el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo, desde su representación en México y su Centro de

Gobernabilidad ubicado en Oslo, Noruega.

-----------------------------------------------1) indicador, ra.

1. adj. Que indica o sirve para indicar. U. t. c. s.

Una de las definiciones más utilizadas por diferentes organismos y autores es la que Bauer dio en 1966: “Los indicadores sociales (...) son estadísticas, serie estadística o cualquier forma de indicación que nos facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas, así como evaluar programas específicos y determinar su impacto”.



INTRODUCCIÓN









DIMENSIÓN DEL SISTEMA DE INDICADORES DEL SIGOB

En la metodología del Sistema de Indicadores del SIGOB, se recogen las características básicas de los indicadores habituales y se complementan para impulsar la programación y dotarla de herramientas que permitan fortalecer y facilitar la acción de seguimiento. De esta forma, el sistema contribuye a soportar las necesidades básicas que permiten identificar las metas y los avances de un indicador, pero además permite realizar una programación mas detallada de las metas, permitiendo acompañar la evolución del indicador y detectar a tiempo los atrasos o desviaciones que permitan tomar acciones que corrijan los problemas. En este sentido el Sistema de Indicadores tiene la siguiente dimensión:

INDICADORES

5

4

2

1

3

67

8

9

10

3 Números: 1. Línea de Base, 2. Programado (aspiración)3. Ejecutado

Metas periodo (Valor periodo)

Alertas

Localización

Multi unidades

Rezago

Umbral de tolerancia

Asociación a Metas

Asociación a temas(clasificador)

Tipologías

11

12Evolución

Reportes



INTRODUCCIÓN









DETALLE DE LA DIMENSIÓN: 1. LOS 3 PRINCIPALES NÚMEROS DE UN INDICADOR:

Un indicador, en el sistema de indicadores del SIGOB, empieza por la identificación de la 1) Línea de base, 2) Meta o Programado y 3) Ejecutado por cada periodo/región.

1. Línea de Base:La línea de base de acuerdo a Metodología del marco lógico del ILPES1, es el estándar básico contra el cual se medirán todas las metas futuras del indicador. Es la base para medir el cambio. Tener una línea de base mejora el indicador. Pero además, la Línea de Base constituye un elemento mediante el cual se puede identificar cuales serán las metas a alcanzar.

Ejemplo:Imaginemos que el objetivo del servicio es disminuir el tiempo requerido para conseguir una licencia comercial. El indicador apropiado sería el número promedio de días vigente para conseguir una licencia comercial en el país. Por medio de los estudios se determina que se requiere un promedio de 145 días para conseguir una licencia comercial. Esta información puede venir de una investigación de las licencias ya otorgadas, entrevistas con solicitantes, etc. Con esta información sobre la línea de base, se tiene un elemento de comparación para el indicador (meta) de cambio del proyecto - o sea el cambio deseado. Combinando esta información de base con puntos de referencia, se puede desarrollar el indicador para el proyecto. Sin una línea de base, no se puede medir el cambio.

2. Meta / Programado / Aspirado: La programación de un indicador debe responder a la mejor utilización de los recursos públicos que permitan construir o mejorar el producto, el cual una vez consumido, mejore la situación que se desea cambiar.Entonces la programación constituye señalar hasta donde se quiere llegar y ello estará en función de los recursos y capacidades de las unidades ejecutoras y en la respuesta, utilización o asimilación del medio en el cual se realiza la intervención. Pero además de la buena utilización de los recursos, para encontrar la programación mas adecuada se deberá analizar la línea de base que se tiene y además tomar en cuenta la tendencia que dicho indicador ha presentado, para que la programación considere esos elementos y constituya una mejora a la situación existente.

3. Avance / ejecutado: Finalmente y en función a la programación, se registran los avances para que los ámbitos de seguimiento puedan verificar el grado de cumplimiento de los productos y constatar si estos están produciendo los resultados e impactos esperados en la sociedad.

1. Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. Edgar Ortegón, Juan Francisco Pacheco, Adriana PrietoInstituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES). Área de proyectos y programación de inversiones . Santiago de Chile, julio del 2005



INTRODUCCIÓN









DETALLE DE LA DIMENSIÓN:

2. VALORES PARCIALES DEL INDICADOR (frecuencias de programación personalizadas):

Para el logro de la Meta total o final, es necesario impulsar la identificación de los valores parciales, las cuales permitirán demostrar si los objetivos y componentes del proyecto han sido logrados o no. De acuerdo a la metodología del ILPES, esto ayuda en dos cosas.

• Ubica el estado del proyecto: Los valores parciales permiten al Gerente de Proyecto conocer cómo se está progresando e identificar áreas donde medidas correctivas pueden ser necesarias para mejorar la probabilidad de alcanzar el Objetivo de Desarrollo (Propósito) del proyecto.

• Permite un posible mercadeo del proyecto: Otro aspecto importante de los indicadores es que alimentan los trabajos de mercadeo del proyecto al público y a las altas autoridades y pueden ayudar en las estrategias de relaciones públicas.

Por ello una vez identificado el indicador, se debe proceder a definir los valores parciales. Cada indicador cuenta con la posibilidad de distribuir su meta final en los valores parciales a programar de acuerdo a las posibilidades de avance y obtención del dato, en segmentos de tiempo menores a un año, permitiendo a las autoridades y unidades de seguimiento realizar un monitoreo cercano a la evolución del indicador, posibilitando detectar oportunamente los retrasos y actuar sobre los problemas. En orden decreciente, esta frecuencia va desde una programación anual, cuatrimestral, trimestral, bimestral, mensual y finalmente anual.

3. ALERTAS CONDICIONADAS:Esta función responde a la necesidad de acercar a las autoridades, ámbitos de seguimiento y ciudadanía, el estado de cumplimiento de los indicadores. Permite detectar cuando los valores parciales no están siendo cumplidos. Las alertas son programadas para cada uno de los valores parciales o periodos definidos por cada indicador.Las alertas condicionadas se materializan como un semáforo en el cual se visualizan por medio de los colores verde, amarillo y rojo el estado de cumplimiento del indicador.

4. LOCALIZACIÓN GEOGRAFICA DEL LOGRO DE LAS METAS:Impulsar la distribución territorial de los indicadores, de los valores parciales y además impulsar su validación por parte de los beneficiarios, tiene por objetivo contribuir con la transparencia y acercar la acción del gobierno a los ciudadanos beneficiarios de las distintas regiones del país o departamento.En este sentido, cada indicador podrá ser programado vinculando sus metas a regiones geográficas específicas.

5. MULTI UNIDADES: Si bien los indicadores deben ser pocos, a su vez deben ser los necesarios para que permitan informar adecuadamente a los niveles superiores. Por ello las unidades son múltiples, pudiendo agregar las que sean necesarias para individualizar cada indicador. • # de alumnos matriculados, # de madres con asistencia pre natal, # de kilómetros construidos, # de viviendas construidas



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DETALLE DE LA DIMENSIÓN: 5. REZAGO:

La obtención del valor de avance de determinados indicadores, puede conllevar un tiempo determinado desde que se cierra cada uno de sus periodos programados y ejecutados. Por ello, el REZAGO es el tiempo en días que demora el procesamiento de la información de avance de un indicador, desde que se cierra el último periodo, para obtener su nuevo valor.Es importante tener presente que el rezago es una información que forma parte de las alertas condicionadas, dado que el estado de un indicador (semáforo) se obtiene o calcula, una vez que el rezago se haya sido cumplido.

7. UMBRAL DE TOLERANCIA: Dada la dinámica particular que cada uno de los indicadores puede conllevar y sumado a la dinámica de cada unidad ejecutora, para cada indicador se identifica la cantidad de días permitidos que se otorga a los responsables de informar los avances desde que se cierra un periodo y su correspondiente rezago. Esta condición se determina e impulsa para que las unidades de seguimiento puedan tener una herramienta que les permita identificar aquellos indicadores que están pendientes de proporcionar el dato (actualizar).

8. ASOCIACIÓN A METAS / PRODUCTOSLos indicadores pueden ser el resultado de la gestión y logro de una determinada meta dentro del Sistema de Metas (SIGOB), en este sentido los indicadores podrán ser vinculados a una o a varias metas, quedando visible y asociado a cada una de ellas.

Por otro lado, el enfoque del Sistema de Metas es implementar una metodología de atención sobre las metas prioritarias, por esta razón es posible que la implementación de sistema de indicadores no tenga la posibilidad de asociar a su respectiva meta/producto, por ello, estos indicadores quedarán asociados a otros propietarios. Normalmente estos indicadores serán los de impacto y resultados, sin estar vinculados ninguna meta/producto específica, como se describe en el siguiente punto.

9. ASOCIACIÓN CON MULTIPLES “TEMAS PROPIETARIOS”: Los programas de acción gubernamental están compuestos por un conjunto de productos (bienes o servicios) los cuales tienen por objetivo producir resultados en el mediano plazo e impactos en el largo plazo, como resultado de la utilización constante y prolongada de los productos que el estado produce y pone a disposición de la ciudadanía para su atención o consumo. En este sentido y como un punto complementario al punto anterior (“criterios de asociación de metas productos”), los indicadores siempre deberán ser clasificados por su respectiva dependencia con determinados “temas propietarios” y por ellos debemos entender “unidades ejecutoras, temas, materias, objetivos de desarrollo, nacionales o internacionales (como los objetivos del milenio), lugar, eje del plan de desarrollo o plan de gobierno”, o por cualquier otro criterio que sea necesario visualizar (clasificar) a los indicadores.



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DETALLE DE LA DIMENSIÓN: 10. TIPOLOGÍAS:

En los programas de gobierno se suelen describir o mencionar los resultados o impactos que las políticas públicas tiene programado lograr, y en este sentido, y como anteriormente se ha mencionado, para lograr resultados e impactos solo se puede realizar a través de una clara gestión de productos, como encargados de producir estos resultados.En este sentido, el sistema de indicadores impulsa y soporta la identificación de cada tipo de indicador, pudiendo indicar el logro o aproximación a los Productos, Resultados, Impactos, entre otros

DEFINICIONES DE LAS TIPOLOGÍAS MAS UTILIZADAS EN EL SISTEMA DE INDICADORES DEL SIGOB:

Insumos: Los indicadores de insumos dan seguimiento a todos los recursos financieros y físicos utilizados en una intervención.Productos: Los indicadores de productos cubren todos los bienes y servicios generados por el uso de los insumos. Estos miden la oferta de bienes y servicios que se proveen a los individuos. Los productos generalmente están bajo el control total del organismo que los provee.Resultados: Los indicadores de resultados miden el nivel de acceso a los servicios públicos, el uso de estos servicios, y el nivel de satisfacción de los usuarios. A diferencia de los productos, los resultados generalmente dependen de factores fuera del control del organismo implementador (como el comportamiento de los individuos u otros factores orientados a la demanda)Impacto: Los indicadores de impacto miden el efecto final de una intervención sobre la dimensión clave del nivel de vida de los individuos - como la ausencia de hambre, la alfabetización, la buena salud, el empoderamiento y la seguridad.

IMPACTOEfectos en el nivel de vida- Mortalidad infantil- Preponderancia de enfermedades específicas

RESULTADOSAcceso, uso y satisfacción de los usuarios- Número de niños vacunados- Porcentaje dentro de los 5 km del centro de salud

PRODUCTOSBienes y servicios generados- Número de enfermeras- Disponibilidad de medicinas

INSUMOS Recursos financieros y físicos- Gasto en atención médica básica

TIPOS:



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DETALLE DE LA DIMENSIÓN: 11. EVOLUCIÓN:

El Sistema de Indicadores va guardando la evolución o cumplimiento para cada periodo programado y la presenta comparándola contra la Línea de Base y la programación de los valores parciales.

12. REPORTESFinalmente el sistema de indicadores permite generar un reporte con la siguiente información

Gráfico de la evolución del indicador

Area Tipo Titulo indicador Periodo de evaluación

Linea de Base

Meta total Avance (total)

Meta (periodo cerrado)

Avance (periodo cerrado)

Estado (periodo cerrado)

Fecha de cierre

Impacto 01/01/2010 - 31/12/2013

Resultados Producto



INTRODUCCIÓN









¿CÓMO DEFINIR INDICADORES?

Es importante destacar que a pesar de poder encontrarse una larga lista de indicadores, una correcta identificación conlleva encontrar la menor cantidad posible y que a su vez, ella esté consensuada por los actores involucrados y así transmitir adecuadamente el alcance de las metas y evitar incomprensiones o problemas futuros.En este sentido se debe tener presente que los indicadores deben ser “inteligentes“(de sus siglas en inglés “SMART” 2): 1. Ser Específico (que dé cuenta del objetivo)2. Realizable (que se pueda realizar)3. Medible (que se pueda medir), 4. Relevante (que sea apropiado para medir lo necesario para que indique)5. Fecha de finalización (que esté enmarcado en el tiempo).

---------------------2. Traducción de la sigla en inglés SMART: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely

Teniendo en cuenta lo anterior, presentamos la metodología del ILPES1 , para la formulación de indicadores:

Especificación del Objetivo. El primer paso es especificar el objetivo de manera clara. Se recomienda: separar la causa del efecto, usar frases sencillas y breves y eliminar múltiples objetivos. Los objetivos se definen para cada uno de los niveles jerárquicos. A modo de ejemplo de una buena definición de objetivos seria:

• Para Impacto: “Contribuir a la reducción de enfermedades causadas por impurezas en el agua.”

• Para Resultado: “La población rural sigue prácticas higiénicas.”• Para Productos: “Comunidades en la región occidental abastecidas de agua potable”.

“Personal de servicios de salud pública capacitados.”

Teniendo en cuenta los niveles jerárquicos hay que pasar a especificar en los indicadores en términos de cantidad, calidad y tiempo, de este modo hay que:• Especificar en términos de Cantidad. Es decir cuánto queremos producir o lograr.• Especificar en términos de Calidad para establecer un estándar sobre el cual comparar.• Especificar en términos de Tiempo para establecer cuándo se logrará el objetivo.

También debería identificar el grupo meta (¿Para quién?) y dónde (lugar/área) se aplicará el proyecto.Una vez formulado el indicador, es necesario establecer los valores parciales para ver como avanza el proyecto.

EJEMPLO 1PASOS PARA LA FORMULACIÓN DE INDICADORES1er Paso - Objetivo especificadoLos pequeños agricultores mejoran el rendimiento de arroz.2º Paso - Cantidad1.000 pequeños agricultores (2 hectáreas o menos)aumentan el rendimiento promedio de arroz en un 40% (pasan de una producción "x" a "y").3er Paso - Calidad1.000 pequeños agricultores (2 hectáreas o menos) aumentan elrendimiento promedio de arroz en un 40% (de “x” a “y”) manteniendo la misma calidad (e.g., peso de los granos) de la cosecha de 1992.4º Paso - Tiempo1.000 pequeños agricultores (2 hectáreas o menos) aumentan el rendimiento promedio de arroz en un 40% (de “x” a “y”) entre octubre de 1994 y octubre de 1996, manteniendo la misma calidad (e.g., peso de los granos) de la cosecha de 1992.



INTRODUCCIÓN









Ejemplo 2 (fragmento de la metodología del ILPES)

Además de las consideraciones Calidad, Cantidad y Tiempo; y teniendo en cuenta el rol del indicador, se requiere tener indicadores que sean apropiados para el proyecto. Lo que se quiere con los elementos de diseño que aquí se muestran, es ajustar las medidas (indicadores) con los objetivos y las jerarquías de éstos. Lo primero es definir características de los indicadores o atributos que debería tener un indicador apropiado, haciendo una separación entre los indicadores de productos y de propósito, ya que implica una diferencia que es necesario comprender.

Una cuestión importante en la metodología de marco lógico es el salto que existe entre propósito y componente; este salto cualitativo puede llevar a confusiones tanto en la formulación del indicador como en la especificación del objetivo. Lo primero que es importante señalar al respecto, es que cuando se define el objetivo de Propósito y de Componente debe tenerse en cuenta lo siguiente:

La definición del propósito del proyecto se hace en términos hipotéticos, es algo que debe ocurrir, es un resultado esperado. De esta manera, de acuerdo a la Metodología Marco lógico la convención es que: “El propósito es la hipótesis central del proyecto.”

Siendo el propósito una hipótesis, debe entenderse como un resultado no controlable por el ejecutor. Es, en definitiva, lo que debería ocurrir como efecto directo de utilizar los Componentes por parte de los beneficiarios.

Si analizamos el recuadro –ejemplo 2– veremos que en la columna a la izquierda, el propósito propuesto (Técnicas e infraestructura agrícola mejorada) no es una hipótesis, es meramente un título para los tres Componentes mencionados.

En cambio, en la segunda columna, el propósito propuesto (Productividad en el cultivo de arroz incrementada) sí es una hipótesis sobre lo que resultaría si se utilizan los Componentes (Productos): 1. Sistema de riego mejorado ha sido introducido. 2. Red de comercialización de insumos y productos agrícolas establecida. 3. Labranza mínima desarrollada e introducida. Por lo tanto es importante para quien formula el proyecto “atreverse” a formular una hipótesis para establecer y definir el propósito. Debemos “atrevernos” a formular dicha hipótesis, ya que en el fondo responde a la pregunta: ¿Qué efecto directo se desea lograr con el proyecto? Recuérdese que por “efecto directo” nos referimos a cambios de comportamiento. Sin embargo, el ejecutor no controla dicho cambio de comportamiento.



INTRODUCCIÓN









Objetivos: Impacto:

• Calidad de la educación primaria incrementada. Productos:

• Escuelas reparadas, construidas y equipadas. • Currícula reformada. • Textos publicados y distribuidos. • Docentes capacitados.

Indicadores: Impacto

• Salud Mejorada: Al final del cuarto año de ejecución del proyecto, el X% de diarrea infantil (niños de 5 años o menos) en los pueblos rurales de Esmeralda atendidos por el proyecto, ha declinado en un 15% con relación al año base.

Producto - Servicio mejorado:• Al final del cuarto año de ejecución del proyecto, 23 pueblos rurales de Esmeralda,

cada uno con una población de 2,500, están servidos con 115/litros/persona - 18hrs/dia - 28/dias mes) por día de servicio continuo de agua potable.

Ejemplo 3 DISEÑO DE INDICADORES PARA IMPACTO/PROPÓSITO Y PRODUCTOS/COMPONENTES

Ejemplo 3 (fragmento de la metodología del ILPES)

Una manera útil de recordar el cambio de enfoque requerido, es mirar a los indicadores del Impacto/Propósito como indicadores que representan a los clientes -beneficiarios del proyecto - y los indicadores de los Productos/Componentes como indicadores que representan a los servicios/productos del proyecto. Los indicadores en el nivel de Impacto/Propósito representan los beneficios del proyecto que reciben los beneficiarios (el por qué de los proyectos) cuando utilizan los Productos/Componentes.



INTRODUCCIÓN









Indicadores “proxy” o sustitutos 1

Muchas veces es difícil, costoso o inconveniente obtener un indicador directo para un objetivo. En estos casos se puede usar un indicador “Proxy” para medir el objetivo. De hecho, el indicador “Proxy” es menos preciso para medir el desempeño buscado que el indicador directo, pero normalmente es mucho menos costoso de medir. Para tener validez, los indicadores “Proxy” tienen que estar basados en una relación conocida entre la variable de desempeño que se quiere medir y la medida escogida. Ejemplos de Indicadores Proxy:

• Reducción de quejas de clientes como proxy de mejor atención al cliente. • Disminución de tasa de enfermedad específica como proxy de prevención de dicha enfermedad. • Precios de producto más bajos a nivel de finca como proxy de incrementos en productividad agrícola. • Techos de viviendas como proxy del mejoramiento de ingresos de la población.

Indicadores de avanzada o intermedios 2

Los indicadores de avanzada miden pasos intermedios hacia el resultado esperado. Miden cambios asociados con el último efecto o resultado esperado en un proyecto, pero pueden ser observados más temprano en el tiempo.

Ejemplos de Indicadores de avanzada:

• El uso de fertilizantes como indicador preliminar de cambios en las prácticas agrícolas. • Docentes aplican habilidades impartidas en cursos de capacitación de docentes, como efecto inicial de la cadena hacia mejor calidad de la educación. • Mejor conocimiento de una dieta apropiada, para mejor dieta. • Mejor entrenamiento laboral para mejor puesto de trabajo.

Los indicadores intermedios representan un eslabón en una cadena causal. Su utilidad depende de la validez de la hipótesis que junta los indicadores intermedios al resultado final. De vez en cuando, los indicadores de avanzada representan resultados obtenidos en sub-proyectos ejecutados temprano en el período de ejecución de un proyecto o programa. Esta situación es común en proyectos denominados “de obras múltiples”. En estos casos, es necesario asegurar la representatividad de los proyectos iniciales para poder proyectar el impacto al final del proyecto o programa y usar estos resultados como indicadores de avanzada.

1 y 2, fragmento de la metodología del ILPES)



INTRODUCCIÓN









Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de proyectos y programasEdgar Ortegón, Juan Francisco Pacheco, Adriana PrietoInstituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES)Área de proyectos y programación de inversiones Santiago de Chile, julio del 2005

Publicación de las Naciones Unidas ISSN impreso 1680-886X ISSN electrónico 1680-8878 ISBN: 92-1-322719-1 LC/L.2350-P; LC/IP/L.259 N° de venta: S.05.II.G.89 Copyright © Naciones Unidas, julio del 2005. Todos los derechos reservados Impreso en Naciones Unidas, Santiago de Chile La autorización para reproducir total o parcialmente esta obra debe solicitarse al Secretario de la Junta de Publicaciones, Sede de las Naciones Unidas, Nueva York, N. Y. 10017, Estados Unidos. Los Estados miembros y sus instituciones gubernamentales pueden reproducir esta obra sin autorización previa. Sólo se les solicita que mencionen la fuente e informen a las Naciones Unidas de tal reproducción.

FUENTE

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Resumen general

Identificar un nuevo indicador

Resumen soportes informáticos que se utilizan

Programa de implementación

Ficha Técnica del indicador• Parte 1• Parte 2• Parte 3• Parte 4

RESUMEN GENERALLa implementación del Módulo de indicadores conlleva la realización de los siguientes pasos: 1) Identificar el indicador, 2) Inscribirlo, 3) Programarlo (distribuir metas por regiones y/o periodos) y 4) Registrar avances

Identificar un nuevo indicador (Ficha)

Inscribir el nuevo indicador

Programar el nuevo indicador (distribuir metas por regiones y/o periodos)

Ficha del indicador (formato Excel)

Módulo de administración de indicadores

Sistema de Metas > Meta > indicadores

1

2

3

Terminada la ficha, se procederá a “inscribirlo”, asignar responsables, sus periodos, meta, línea de base, rangos de cumplimiento, entre otras.

Quién realiza Soporte / instrumentoQué

La inscripción del indicador es responsabilidad del equipo de implementación o seguimiento de metas

Para concluir el registro del indicador la persona identificada como “programador” deberá ingresar al Sistema de Metas y desde ahí al Control de indicadores para proceder a distribuir las metas por periodos y regiones (cuando corresponda)

Funcionario identificado como “programador” o equipo de implementación de metas

Registrar avances del indicador4 Finalmente, el indicador queda a disposición del responsable para que proceda a registrar los avances de acuerdo a la frecuencia establecida para cada caso.

El responsable de registrar los avances. Normalmente es el Gerente de Meta, pero puede ser un área especializada.

Sistema de Metas >Control de indicadores >Pendientes de distribución

Los indicadores pueden tener orígenes diversos. Normalmente se encontrarán en los Programas de Gobierno, Planes de Desarrollo, Marcos Lógicos, POA’s, etc. En ellos se podrán encontrar indicadores con metas y líneas de base. Sin embargo la información que ahí se identifique, no siempre será suficiente, necesitando encontrar indicadores de productos que sean programables en periodos menores a un año de tal forma de permitir observar su evolución y detectar a tiempo los problemas. En este contexto, previamente se debe LLENAR LA FICHA y VALIDARLA para su posterior inscripción y consecuente distribución territorial y asignación por periodo (anual, semestral, trimestral, etc.)

La identificación de los indicadores puede ser esta a cargo de:• El área institucional responsable, el

cual identificará sus propios indicadores

• El área institucional central y responsable de administrar los indicadores

• El gerente de la Meta/Producto



Resumen general





IDENTIFICAR UN NUEVO INDICADOR

La identificación de indicadores debe considerar como punto de partida aquellos que están mencionados en los planes de desarrollo, y normalmente son conocidos como indicadores de impacto y de resultados. Este tipo de indicadores reflejan los resultados del funcionamiento de los productos, ya sean bienes o servicios. Dada su naturaleza estos indicadores son el resultado de acciones o decisiones pasadas y para asegurar buenos resultados habrá que identificar indicadores conocidos como “inductores” o “hijos”, o sea, aquellos que aseguren que lo que se está haciendo esta orientado al logro de resultados

A continuación se presenta una ruta para la definición de indicadores, presentada por el Prof. Mario Vogel.

Objetivo Declaración de lo que la estrategia debe lograra y qué es crítico para su éxito

Aclarar Qué queremos realmente conseguir (Aclarar cual es el objetivo buscado)

Variables que muestren logros

Hallar las variables críticas del objetivo buscado (FCE)(Cómo nos damos cuenta que lo estamos logrando)

Indicadores Hallar los indicadores adecuados para cada variable¿Cuáles son los indicadores críticos que indican nuestra dirección estratégica?

Objetivo Ser una facultad reconocida regionalmente

Aclarar Mejores oportunidades de trabajo para egresadosCaptar los mejores talentos de la regiónIncrementar ingresos

Variables que muestren logros

Egresados con puestos directivosAlumnos con promedios de excelenciaSuperar punto de equilibrio

Indicadores # de egresados con puestos directivos# de alumnos con mayor promedio a 9 que egresanPeriodos con excedente financiero

Ejemplo



Resumen general





RESUMEN DE LOS SOPORTES INFORMÁTICOS QUE SE UTILIZAN

El sistema de indicadores está compuesto por dos módulos relacionados: la Administración de Indicadores y el Control de Indicadores.El primero denominado “Administración de Indicadores” se utiliza para registrar un nuevo indicador, definir su información básica, la frecuencia de programación, rango de cumplimiento y umbral de tolerancia.El segundo corresponde al “Control de Indicadores”, el cual se utiliza para: 1) programar las metas por distribución territorial, clasificarlas y 2) para realizar la actualización de los avances y 3) para realizar la consulta de lo programado y sus avances por diversos criterios.

Vista inicial del Modulo de Administración de indicadores

Vista del acceso al control de Indicadores (Sistema de Metas)

Vista interna de la administración Vista del Sistema de Metas y el control de indicadores



Resumen general





PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN MODELO (a definir para cada implementación)La implementación del Sistema de indicadores tiene 3 etapas. La primera corresponde a las definiciones de los miembros de la red y los administradores de la información, la segunda a la instalación y preparación del instrumento y la tercera corresponde a la implementación, esto es identificación de indicadores, llenado de ficha, inscripción y monitoreo

Etapa / Fase / ActividadESTRUCTURACIÓN: 1 2 3 4 5 6 7 8Definir contraparte de implementación

Definir los responsables de identificar los indicadores

Definir los responsables de llenar la ficha del indicador

Definir los responsables de registrar los avances

Definir los responsables de administrar los indicadores (inscripción)

Definir la estructura de clasificación

APLICACION:Instalación del Sistema de Indicadores

Capacitación al administrador informático

Registro de definiciones de estructuración

IMPLEMENTACIÓNFase 1: PreparaciónCapacitar a los responsables de llenar las fichas

Validación de los contenidos de fichas por autoridad institucional

Capacitación a los administradores de los indicadores (inscripción)

Inscripción de indicadores

Capacitación a los responsables de mantener indicadores

Revisión de la información registrada

Primer reporte

Fase 2: Consumo, Reporte Oficial y Plan de TrabajoDefinir los destinatarios de la información y periodicidad

Capacitación lectura de reportes

Plan de trabajo para el monitoreo de indicadores validado por ellos

Momentos:



Resumen general





FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR:

La Ficha del Indicador es un instrumento diseñado para establecer la Hoja de Vida de un Indicador para definir la información que será necesaria obtener para luego continuar con la inscripción, programación y reporte de avances de los indicadores.

CONTENIDO DE LA FICHA:

Titulo del indicador: Nombre con el cual será identificado el indicador. Máximo de 250 caracteresDetalle: Espacio destinado a describir el detalle del indicador. Texto libre.

Información Básica:Grupo de programas: Aquí se selecciona el “Grupo de Programa” bajo el cual están definidos un conjunto de información estándar la cual es utilizada por todas las metas que pertenecen a ese mismo grupo.Programas: Cada indicador puede estar asociado a una, a varias o a ninguna Meta. Aquí se establece esa vinculación. En el Sistema de Metas, normalmente los indicadores que permiten observar el avance de una Meta están vinculados a una Meta sola, pero además existen indicadores de resultados o de impacto, los cuales pueden aparecer como informativos para el gerente de una meta en particular. Observación: Los indicadores recien registrados , solo estarán disponibles de visualizar una vez que su “Meta” se encuentre totalmente programada o distruibuida. O sea que el total programado sea igual a la Meta. Hasta que esto no se realice, los indicadores solo serán visibles en el control “Pendientes de programación”.Responsable de programación: Funcionario designado como responsable de programar en el sistema , las metas para cada periodo y su distribucion territorial.Responsable de avance: Funcionario designado como responsable de reportar los avances que correspondanObservación: Estas opciones de responsables, tienen como objetivo permitir que la definición de las metas sea un equipo diferente al que debe ir reportando cuanto es lo que se ha ido logrando, haciendo. Sin embargo, estos responsables o función podría recaer en una solo persona.El responsable puede clasificar el indicador: Esta función permite al responsable de registrar los avances del indicador, clasificarlo o desclasificarlo por l os criterios establecidos.



Resumen general





Continuación del contenido de la Ficha, Parte 2:

DATOS CUANTITATIVOS:TENDENCIA: La tendencia define el modo de comportamiento del indicador, ajustando la forma de calcular el avance en función a si debe ir aumentando, disminuyendo o mantenerse en un valor:

• Tendencia Aumentar: Indicadores de cuantías o porcentajes que esperan alcanzar un valor superior• Tendencia Mantener: Información orientada a registrar e informar sobre el comportamiento de un determinado indicador el cual debe

mantener un valor. • Este indicador no muestra avances porcentuales• Tendencia Disminuir: Indicador cuyo avance % será mayor a medida que vaya disminuyendo. Para este tipo es obligatorio tener una

línea de base.

¿EL INDICADOR EXISTE? SI o NO. i. SI EXISTE, significa que el indicador es real y tiene programación y fuente que puede proporcionar el dato.ii. NO EXISTE significa que el indicador es nuevo, es una aspiración y debe materializarse, o sea, deberá definirse línea de base, metas, fuente que proporcione el dato y la metodología para su construcción.

FUENTE: La fuente corresponde a la institución que es la encargada de consolidar el datoTIPO DE VALOR: Esta información prepara al instrumento para saber si deberá calcular en base a cuantías o porcentajes (No es la unidad de medida), dado que los porcentajes no pueden ser sumados.ACUMULA VALORES de avance de periodos en valor de avance del indicador: Los avances de cada periodo serán sumados y visualizados en el avance total del indicador. Observación: Solo aplica cuando la Tendencia es "Aumentar" y su Tipo de Valor es "Valor absoluto“ACUMULA VALORES de avance de regiones en valores de avance de periodos Automático (esto no es seleccionable): Los avances de cada Municipio serán sumados y visualizados en el avance total de cada periodo. Solo aplica cuando la Tendencia es "Aumentar o Mantener" y su Tipo de Valor es “Valor absoluto“PERMITE periodos con valor de meta programada igual a cero: Los indicadores solo estarán visibles cuando sus periodos no son igual a CERO. Por ello esta opción permite visualizar aquellos indicadores cuya meta es igual a CERO.¿Corresponde mostrar el porcentaje de avance en relación a la programación?: Esto significa que el porcentaje de avance se mostrará calculando el avance total sobre el programado total (suma de todos los periodos) ¿Corresponde mostrar el porcentaje de avance en relación a la línea de base?: Esto significa que el porcentaje de avance se mostrará calculando el avance total sobre la línea de base. Esto se recomienda solo cuando los indicadores no acumulan por periodo, mostrando solo en función al año en cursoUNIDAD DE MEDIDA: Esto permite identificar cual será la unidad de medida mediante la cual el Indicador será medido, por Ejemplo: Número de ..., Porcentaje de …



Resumen general





Continuación del contenido de la Ficha , Parte 3:

TIPO DE INDICADOR: Esto permite identificar el tipo de indicador que será observado. La identificación es libre, pudiendo agregar el indicador que se necesite. Ejemplos:• Impacto: Miden los cambios que se esperan lograr al final del proyecto, e incluso más allá de su finalización, y que son definidos en su

Propósito u Objetivo general. También son conocidos como macro indicadores que apuntan a las políticas. Relacionados a la oferta de campaña y a la política publica.

• Es el cambio a largo plazo (después de año y medio), objetivamente verificable, en una población a partir de los resultados obtenidos por la ejecución de un plan, programa o proyecto.

• Resultado: Miden los cambios que se producirán a partir de la ejecución del proyecto (o consumo del producto). Se asocian con sus Resultados u Objetivos específicos. En otras palabras se puede mencionar que estos indicadores reflejan los resultados de una acción pasada.

• Es el resultado directo a lograr dado el uso de los productos finales. Normalmente va de corto y mediano plazo.• Producto: Son los Bienes y/o servicios públicos producidos o entregados por la institución para cumplir con su misión. Está dirigido al

beneficiario final, o en algunos casos, intermedio.• Debe ser una prioridad de la institución o gobierno y será la unidad de contención de un conjunto de productos intermedios y sus

actividades interrelacionadas, ejecutadas bajo una gerencia unificada y mediante la utilización de recursos para lograr un Producto Específico en un plazo determinado.

LINEA DE BASE: La Línea de Base es el estándar básico contra el cual se medirán todas las metas futuras del indicador. Es la base para medir el cambio. Tener una línea de base mejora el indicador. En términos de proyectos, es la información recogida de los estudios de factibilidad y documentos relacionados con la preparación del proyecto. La línea de base puede ser obtenida mediante la revisión de documentos, observando procesos en acción, entrevistando gente -o cualquier combinación.

META: META a alcanzar total (Meta total es igual a la suma de las metas de cada periodo)Se recomienda se considere solo las nuevas metas a alcanzar, evaluando la pertinencia de incorporar lo ya realizado y que esté dentro de la administración actual.

FORMULA DE CALCULO: Especifique las variables y su relacionamiento, la fórmual matemática que produce el dato adecuado utilizado para la actualización. Por ejemplo: A = B+C / x-y

FRECUENCIAS: El dato se produce con determinada frecuencia, este campo permite identificar cual es esa frecuencia para luego contrastarla con el avance¿QUÉ HAY QUE HACER PARA OBTENER EL DATO?: Campo destinado a describir que es lo que se debe hacer para obtener el datoREZAGO: Es el tiempo de atraso que tiene un dato, debido a que para su producción se necesita X tiempo. Esto servirá para saber de que período estamos hablando del indicador y si el dato que se muestra correspondiente a un período está o no actualizado en función de dicho rezago



Resumen general





Continuación del contenido de la Ficha , Parte 4:

UMBRAL DE TOLERANCIA DE ACTUALIZACIÓN DE AVANCE: El umbral de tolerancia es el tiempo máximo (en días) que el sistema mantiene en Alerta el estado de actualización, antes de pasar a estado 'Crítico'. Esta función es útil para las frecuencias de programación y seguimiento menores. Por ejemplo, quincenal, mensual, Bimestral

PROGRAMACIÓN DE METAS, AVANCES, Y DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA

PERIODO DE EVALUACIÓN: Esto permite definir desde que fecha y hasta que fecha el indicador será evaluado

FRECUENCIA DE PROGRAMACIÓN: Esto permite definir cada cuanto se podrá programar las “los valores parciales del indicador. Esto está orientado a no dejar grandes cifras al final de los periodos, impulsando definiciones parciales.

DISTRIBUCIÓN DE LAS METAS POR REGIONES Y PERIODOS: En función a la frecuencia de programación el responsable deberá distribuir el indicador de acuerdo a su programación operativa.

CLASIFICADORES: En función a una definición central, el responsable de la ficha deberá listar todos los criterios de clasificación que cada indicador tendrá. La fuente de información le será dada para que él escoja de la lista.

1) CLASIFICADOR DE AJUSTE:Clasificador: Se debe seleccionar un clasificador de ajuste, el cual servirá como ajuste en los casos de que el indicador utilice regiones, es decir, se podrán programar allí los valores para completar el total programado del periodo cuando no se tenga definida la distribución. Ej. En el 2012 se deben construir 300 casa, pero no se tiene definido aún en que regiones se construirán todas las casas, entonces podría tener programadas 100 para San Pedro, 50 para Concepción y las demás 150 las cargo en el de ajuste. En el caso de que el indicador no sea acumulable, el indicador de ajuste servirá para cargar el dato programado que finalmente afectará al periodo y al indicador si el periodo es el último cerrado. Por ejemplo, si debemos medir una tasa, los valores programados y ejecutados en el registro relacionado al indicador de ajuste, determinarán el nivel de avance del periodo del 2011 (anual) y como este es el último periodo cerrado determinarán también el nivel de avance del indicador. En el caso que este indicador de ejemplo utilice regionalización, los datos de programación y avance que se carguen las regiones que no sea la de ajuste, serán meramente informativos ya que no se utilizan para el cálculo de nivel de avance.Título de ajuste: se permite personalizar el nombre del clasificador de ajuste seleccionado. Por ejemplo en el chaco, se puede elegir Resistencia como clasificador de ajuste, pero queremos que en el indicador no aparezca como Resistencia sino como Capital, en ese caso, al seleccionar Resistencia, automáticamente el título de ajuste se cargará con Resistencia, pero podría cambiarlo por Capital2) DATOS DE REGIONALIZACIÓN:Clasificador de regiones: se utiliza para determinar el clasificador padre de los clasificadores que se utilizarán para la regionalización del indicador. Por ejemplo, en el chaco elegimos el clasificador que corresponde a la provincia del Chaco.Nivel de regiones: determina el nivel dentro del árbol de clasificadores de donde se obtendrán los clasificadores que determinarán las regiones del indicador. Siguiendo el ejemplo, en el chaco podríamos poner nivel 5, que refleja las localidades, o podríamos poner el nivel 6 que refleja los municipios si es que queremos un mayor nivel de detalle.

La lista disponible para la selección de ambos clasificadores, responde a los clasificadores definidos en el grupo al cual pertenece el indicador, en la sección de Insumos - Eventos - Clasificadores.

Finalmente, la pantalla de parámetros se utiliza para definir los datos de ajuste y regionalización por defecto, a fin de evitar que se deban definir estos datos para cada indicador. En esta pantalla, la lista de indicadores disponibles refleja todos los indicadores existentes en el sistema ya que no se tiene un grupo definido para filtrar la lista.



Acceso

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Inscripción indicador

Información Básica

Información cuantitativa• Parte 1• Parte 2• Parte 3• Parte 4

Frecuencias

Rango cumplimiento

Operaciones

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INSCRIPCIÓN DE INDICADORES/ Acceso a la administración del sistema

Una vez concluida y validada la ficha del indicador, se procede a su inscripción en el Módulo de Administración de Indicadores.Esta es una herramienta orientada al área encargada de la centralización y administración de los indicadores del gobierno o, en caso se necesite, podrá estar bajo la gestión del área encargada de la implementación.

Para acceder a esta herramienta, será necesario que el administrador informático de la institución le entregue a los encargados la dirección URL, el nombre de usuario y contraseña de acceso. Cabe destacar que este módulo solo tiene un nombre de usuario y una contraseña.



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PANTALLA INICIAL, DESCRIPCIÓN

Dentro de la administración, el sistema permite (1) registrar un nuevo indicador, (2) cerrar la sesión del usuario, (3) buscar un indicador, (4) la lista de indicadores registrados, (5) cambiar de página para ver otros indicadores, (6) eliminar un indicador (pero para eliminar el indicador no debe tener metas programadas).

(1) Registrar

(2) cerrar sesión

(3) buscar

(4) Indicadores registrados(5) Cambiar

página (6) eliminar



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INSCRIPCIÓN DE UN INDICADOR

El registro de un indicador se inicia con la identificación de:1) TÍTULO: El campo título debe representar el indicador. Dependiendo de la institución se puede adoptar por ajustarse mas a la regla o personalizar el titulo para que transmita con claridad que es lo que persigue el indicador. Vea una metodología orientada a facilitar la acción de titular un indicador (ver metodología).Este campo tiene una extensión máxima de 255 caracteres2) DETALLE: Campo que permite especificar qué se pretende medir de la dimensión que se intenta hacer observable. Complementa el nombre del indicador. A veces el nombre es lo suficientemente preciso que no es necesaria la definición. Esta no debe incluir el método de cálculo.

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INSCRIPCIÓN / INFORMACIÓN BÁSICA:

3) GRUPO DE PROGRAMAS: Este campo permite vincular los indicadores a un grupo predefinido del Sistema de Metas. El Sistema de Metas recibe todas su deifniciones pre estructuradas a partir del grupo a que pertenece. El administrador informático del SIGOB/Local, le indicará cual grupo debe seleccionar.

4) PROGRAMA CALENDARIO: Permite vincular el indicador a una/s meta/s. Esta acción de vincular hará que el indicador esté visible dentro de la Meta/SIGOB

5) RESPONSABLE DE PROG: Este campo permite definir la persona que podrá registrar, distribuir y modificar el valor del indicador (las metas). Se recomienda que sea una persona diferente al responsable de la ejecución de la meta.

6) RESPONSABLE AVANCE: Permite definir la persona que deberá registrar los avances del indicador

7) EL RESPONSABLE PUEDE CLASIFICAR EL INDICADOR: Permite que el responsable de avance, pueda clasificar el indicador por los criterios que se hayan predefinidos por el área responsable de la coordinación y monitoreo de los indicadores.

8) FUENTE: La fuente corresponde a la institución que es la encargada de consolidar el dato

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INSCRIPCIÓN / INFORMACIÓN CUANTITATIVA (parte 1)1) TENDENCIA: La tendencia define el modo de comportamiento del indicador, ajustando la forma de calcular el avance en función a si debe ir aumentando, disminuyendo o mantenerse en un valor:

• Tendencia Aumentar: Indicadores de cuantías o porcentajes que esperan alcanzar un valor superior• Tendencia Mantener: Información orientada a registrar e informar sobre el comportamiento de un determinado indicador el cual debe

mantener un valor. • Este indicador no muestra avances porcentuales• Tendencia Disminuir: Indicador cuyo avance % será mayor a medida que vaya disminuyendo. Para este tipo es obligatorio tener una

línea de base.2) TIPO DE VALOR: Esta información prepara al instrumento para saber si deberá calcular en base a cuantías o porcentajes (No es la unidad de medida), dado que los porcentajes no pueden ser sumados.

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INSCRIPCIÓN / INFORMACIÓN CUANTITATIVA (parte 2)

3) UTILIZAR REGIONES para medición del indicador: Esta función permite visualizar o no, la lista de regiones que están predefinidas y que pueden recibir (o no) un valor meta y sus respectivos avances. Esta opción 4) ACUMULA VALORES de avance de periodos en valor de avance del indicador: Los avances de cada periodo serán sumados y visualizados en el avance total del indicador. Observación: Solo aplica cuando la Tendencia es "Aumentar" y su Tipo de Valor es "Valor absoluto“5) ACUMULA VALORES de avance de regiones en valores de avance de periodos Automático (esto no es seleccionable): Los avances de cada Municipio serán sumados y visualizados en el avance total de cada periodo. Solo aplica cuando la Tendencia es "Aumentar o Mantener" y su Tipo de Valor es “Valor absoluto“6) PERMITE periodos con valor de meta programada igual a cero: Los indicadores solo estarán visibles cuando sus periodos no son igual a CERO. Por ello esta opción permite visualizar aquellos indicadores cuya meta es igual a CERO.

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7) ¿Corresponde MOSTRAR EL PORCENTAJE DE AVANCE EN RELACIÓN A LA PROGRAMACIÓN?: Esto significa que el porcentaje de avance se mostrará calculando el avance total sobre el programado total (suma de todos los periodos) 8) ¿Corresponde MOSTRAR EL PORCENTAJE DE AVANCE EN RELACIÓN A LA LÍNEA DE BASE?: Esto significa que el porcentaje de avance se mostrará calculando el avance total sobre la línea de base. Esto se recomienda solo cuando los indicadores no acumulan por periodo, mostrando solo en función al año en curso9) UNIDAD DE MEDIDA: Esto permite identificar cual será la unidad de medida mediante la cual el Indicador será medido, por Ejemplo: Número de ..., Porcentaje de …TIPO DE INDICADOR: Esto permite identificar el tipo de indicador que será observado. La identificación es libre, pudiendo agregar el indicador que se necesite.

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11) LINEA DE BASE: La Línea de Base es el estándar básico contra el cual se medirán todas las metas futuras del indicador. Es la base para medir el cambio. Tener una línea de base mejora el indicador. En términos de proyectos, es la información recogida de los estudios de factibilidad y documentos relacionados con la preparación del proyecto. La línea de base puede ser obtenida mediante la revisión de documentos, observando procesos en acción, entrevistando gente -o cualquier combinación.12) META: META a alcanzar total (Meta total es igual a la suma de las metas de cada periodo)Se recomienda se considere solo las nuevas metas a alcanzar, evaluando la pertinencia de incorporar lo ya realizado y que esté dentro de la administración actual.13) FORMULA DE CALCULO: Especifique las variables y su relacionamiento, la fórmual matemática que produce el dato adecuado utilizado para la actualización. Por ejemplo: A = B+C / x-y

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INSCRIPCIÓN / FRECUENCIAS

1) PERIODO DE EVALUACIÓN: Esto permite definir desde que fecha y hasta que fecha el indicador será evaluado2) FRECUENCIA DE PROGRAMACIÓN: Esto permite definir cada cuanto se podrá programar las “los valores parciales del indicador. Esto está orientado a no dejar grandes cifras al final de los periodos, impulsando definiciones parciales.3) REZAGO: Es el tiempo de atraso que tiene un dato, debido a que para su producción se necesita X tiempo. Esto servirá para saber de que período estamos hablando del indicador y si el dato que se muestra correspondiente a un período está o no actualizado en función de dicho rezago 4) UMBRAL DE TOLERANCIA DE ACTUALIZACIÓN DE AVANCE: El umbral de tolerancia es el tiempo máximo (en días) que el sistema mantiene en Alerta el estado de actualización, antes de pasar a estado 'Crítico'. Esta función es útil para las frecuencias de programación y seguimiento menores. Por ejemplo, quincenal, mensual, Bimestral

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Buscar un indicador

INSCRIPCIÓN / RANGOS DE CUMPLIMIENTO Y ESTADOLos rangos de cumplimiento constituyen alertas condicionadas que permiten observar el grado de cumplimiento de los valores parciales del indicador.Los rangos de cumplimiento normalmente están asociados a cada periodo y ellos definen el estado del indicador al cierre de cada periodo. Esto es importante tener presente, pues los estados se calculan una vez que el periodo está cerrado y el rezago está concluido.Observación:El funcionamiento de los rangos dependerá si el indicador es acumulable o no y si se desea determinar el estado en función a su valor de avance absoluto o el porcentaje de avance.



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Frecuencias

Rango cumplimiento

Operaciones

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INSCRIPCIÓN / OPERACIONES / CLASIFICAR

CLASIFICADORES: En función a una definición central, el responsable de la ficha deberá listar todos los criterios de clasificación que cada indicador tendrá. La fuente de información le será dada para que él escoja de la lista.Seleccione los criterios de la lista izquierda y agréguelos a la derecha



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Frecuencias

Rango cumplimiento

Operaciones

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Buscar un indicador

BUSCAR INDICADORES

Para buscar indicadores se recomienda utilizar la función “buscar” (1) y luego aplique el filtro (2) “contains”. Este filtro le permitirá encontrar por el titulo del indicador, con solo escribir algunas letras que estén contenidas en el título.Por ejemplo: si en el campo buscar se escribe “infan”, el resultado será todas aquellas palabras que contienen esas letras, como infancia, infantil, infantes, etc.

(1) buscar

(2) filtro



CONSULTA

• Acceso vía Metas• Aviso de actualización

CONTROL DE INDICADORES

TABLERO DE CONTROL• Vista en detalle 1• Vista en detalle 2

PROGRAMACIÓN

• Periodo, estado, avance• Avance LB, Actualizado• Línea de Base• Meta, Avance general• Detalle, Comentarios de

avance, fórmula de cálculo

• Reglas de comportamiento del indicador

EVOLUCIÓN

PROGRAMAR METASY REGISTRO DE AVANCES

ASOCIACÍÓN TEMÁTICA

DOCUMENTOS

PROGRAMACIÓN DE METAS Y REGISTRO DE AVANCES

Al sistema de indicadores ingresan los usuarios registrados en la Base de Datos de los sistemas del SIGOB. Para ello la persona deberá recibir un nombre de usuario y una primera contraseña (que después podrá cambiar).



CONSULTA




PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

ACCEDIENDO DESDE EL SISTEMA DE METAS

El sistema de metas y el sistema de indicadores son sistemas complementarios, por lo tanto cuando el sistema de metas está implementado lo primero que se ven son las metas y la información del estado de gestión de cada una.



CONSULTA




PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

AVISO DE ACTUALIZACIÓN

Cuando el usuario ingrese, y en caso un indicador haya sido actualizado, el sistema le presentará un Aviso visible, indicando la cantidad de indicadores que han sido actualizados. Una vez que el usuario ingresa al indicador, este dejará de aparecer en la lista de “Recientemente actualizados sin revisar”.

DETALLE:Cuando un indicador recibe un nuevo avance, este aparece como actualizado a:

1) Gerentes y Coordinadores Institucionales, si el indicador está asociado a sus metas 2) A los miembros del grupo estratégico (en todos los casos, asociado o no a metas el indicador)3) Al responsable de programación (en todos los casos, o sea con o sin asociación a Metas)

Los avisos son individuales y se inactivan una vez que el usuario ingresa al indicador, es decir, si un responsable va a la lista de “Recientemente actualizados sin revisar”, e ingresa a un indicador, al salir, el mismo desaparece de la lista, pero solo para el responsable que es quien lo revisó, pero para un miembro del Grupo Estratégico, el indicador seguirá apareciendo en la lista en cuestión, hasta que él ingrese al indicador desde la lista o desde cualquier otra lista de indicadores.



CONSULTA




PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS


Desde el sistema de metas, la función Control de indicadores despliega las distintas formas de visualización de los indicadores. Para visualizar esta función de acceso, la misma debe estar ser activada desde el acceso web del sistema de metas/indicadores pero ingresando con el nombre de usuario del admin y la contraseña que corresponda



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PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

TABLERO DE CONTROL DE INDICADORESDesde la función Control de Indicadores , se puede acceder a la vista “Control de indicadores”. Esta vista permite seleccionar los criterios de búsqueda:

DESCRIPCIÓNDe Metas en las que participo: Permite ver todos los indicadores que están asociados a las metas en las cuales “yo” participoDe Metas en las que soy Gerente: Permite ver todos los indicadores que están asociados a las metas en las cuales “yo” soy gerenteEn los que soy responsable: Permite ver todos los indicadores en los que “yo” estoy registrado como responsable de registrar los avancesPendientes de distribución de Meta: Esta función está orientada al ámbito contralor de indicadores y permite ver todos los indicadores que aún no están valores de meta asignados a sus periodos. Pendientes de actualización: Permite ver los indicadores que tienen vencido su umbral de toleranciaRecientemente actualizados sin revisar: Permite ver los indicadores que han sido actualizados y que mi usuario aún no los ha visto.Selección de Clasificadores: Esta opción permite ver los indicadores por los diferentes criterios de clasificación, seleccionados para cada uno.



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EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

VISTA EN DETALLE 1Los indicadores aparecen bajo los criterios de clasificación que fueron seleccionados para cada uno, mostrando todos los clasificadores padres que correspondan (hasta la raíz).

Clasificador raíz

Clasificador intermedio

Grupo de indicadores de resultados sin

asociar a metas

Clasificador hijo



CONSULTA




PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

VISTA EN DETALLE 2Tablero de control de indicadores

Programa /Meta / Producto

Indicadores asociados a Meta

Indicadores asociados a Meta

% Avance del indicador contra

la Meta total

Estado de gestión de la Meta

Indicadores solo clasificados

Estado del indicador en

función al Rango de cumplimiento

del periodo



CONSULTA




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EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

PROGRAMACIÓN DE LOS VALORES PARCIALES DEL INDICADOR / Información de la ficha del indicador:En el Sistema Web para usuario, cada indicador contiene la siguiente información:(1) Periodo: El periodo corresponde al “periodo de evaluación”, o sea, al periodo que comprende el indicador(2) Estado: Indica si la meta del periodo anterior ha sido cumplida. El estado es el resultado de los rangos de cumplimiento (ver Rangos)(3) Avance: Indica el porcentaje de avance contra la Meta. Para indicadores que acumulen la meta será el valor final a alcanzar y para indicadores que no acumulen la Meta será para el periodo en curso.

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CONSULTA




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EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

AVANCE LINEA DE BASE :(1) Avance LB : Indica el porcentaje de avance comparado contra la línea de base. Se recomienda verificar si su utilización es aplicable para determinado indicador. (2) Actualizado: Indica cuando fue la ultima fecha en que se actualizó y la cantidad de días transcurridos. Además presenta una bandera que indica si de acuerdo al “Umbral de Tolerancia” ha debido ser actualizado (verde, amarilla o roja).

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EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR:Línea de base: La Línea de Base es el estándar básico contra el cual se medirán todas las metas futuras del indicador. Es la base para medir el cambio. Tener una línea de base mejora el indicador. En términos de proyectos, es la información recogida de los estudios de factibilidad y documentos relacionados con la preparación del proyecto. La línea de base puede ser obtenida mediante la revisión de documentos, observando procesos en acción, entrevistando gente -o cualquier combinación.



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PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR:Meta: Para indicadores que acumulen la META será el valor final a alcanzar y para indicadores que no acumulen la Meta será la meta del periodo en curso.Avance: Para indicadores que acumulen el AVANCE será el valor final a alcanzar y para indicadores que no acumulen la Meta será la meta del periodo en cursoGrafica de Línea de Base, Meta y Avance del periodo cerrado: Este gráfico en barras muestra la información del periodo anterior

Acumulable: Señala cuando el indicador es del tipo que acumula avances. Si acumula avances, significa que esta información será presentada como un avance total del indicador y si no, solo será mostrado el avance del periodo en curso.



CONSULTA




PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR / INFORMACIÓN BÁSICA:Detalle del indicador: Permite describir en que consiste el indicador, detallar su información para facilitar la comprensión del objetivo que persigue o impacto que tiene en la meta. Comentarios sobre el avance del indicador: Permite transmitir aspectos particulares sobre el avance o no del indicadorFórmula de cálculo: Permite trasmitir las variables y su relacionamiento, la fórmula matemática que produce el dato adecuado utilizado para la actualización. Por ejemplo: A = B+C / x-y



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EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR / INFORMACIÓN BÁSICA:Reglas de comportamiento del indicador: Permite observar cual fue el rango establecido (1) para determinar el estado del indicador (2) del periodo anterior. En este punto, nuevamente se recuerda tener presente que la información corresponde siempre al periodo anterior.El recuadro # 3, muestra como las reglas del indicador (1), muestra las del periodo anterior

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Rango periodo anterior# 3: Muestra el Rango

establecido en la administración del Sistema



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DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR / EVOLUCIÓNEste gráfico muestra por periodo o para todos los periodos, la información de cuanto era la Línea de Base, lo programado y lo ejecutado.1) Seleccione la opción de visualización

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PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR / PROGRAMAR LOS VALORES PARCIALES / PERIODOS Y LOCALIZACIÓNEsta ficha permite PROGRAMAR LAS METAS POR CADA PERIODO Y DISTRIBUIRLA EN LAS REGIONES QUE CORRESPONDA.Seleccione cada periodo (1) e introduzca la meta en la región que corresponda (2) y/o los avances (6). Obs.: Cuando no se tenga la asignación a una región, el campo a utilizar será el “total ajuste”.

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DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR / Comportamiento de la función “acumula”Esta ficha permite PROGRAMAR LAS METAS POR CADA PERIODO Y DISTRIBUIRLA EN LAS REGIONES QUE CORRESPONDA.Seleccione cada periodo (1) e introduzca la meta en la región que corresponda (2) y/o los avances (6). Obs.: Cuando no se tenga la asignación a una región, el campo a utilizar será el “total ajuste”.

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COMPORTAMIENTO:a) En la administración del

sistema se define si serán utilizadas las regiones. En caso no se utilicen, solo aparecerá un campo de llenado (Total Ajuste)

b) Indicadores que Acumulan avances de periodos: Cuando el indicador acumula en avance (3) se verá la suma de los avances por periodos.

c) Acumulan avance por regiones, significa que sumará los avances de cada región (4)y los mostrará como avance del periodo (5).

d) Ind. No acumulan: Significa que los indicadores no sumarán los avances por periodos ni de regiones y en el avance (3) se mostrará solo el avance del periodo en curso (6).

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EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR / Asociación temática / CLASIFICADORESEsta función permite clasificar cada indicador por los criterios necesarios (y preestablecidos) para que el indicador se muestre en el tablero de indicadores bajo un criterio determinadoPara clasificar un indicador seleccione los criterios que sean necesarios (1) y agréguelo (2) hacia la lista de la derecha

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PROGRAMACIÓN




EVOLUCIÓN



DOCUMENTOS

FICHA DEL INDICADOR / DOCUMENTOSEsta función permite adjuntar documentos al indicador.Seleccione Agregar documentos (1), dé un nombre al documento y adjúntelo.

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SIGOBSistema de indicadores

Enero 2012

SISTEMA DE INDICADORES DEL SIGOB Introducción a indicadores Dimensión indicadores SIGOB Cómo se...

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