SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA DE UN PROGRAMA DE ...
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SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA UNA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR METALÚRGICO: DISEÑO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ALLIS BETLANA ÁNGEL PÉREZ Trabajo De Grado Presentado como requisito parcial para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecología PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA Bogotá D.C. Mayo de 2013
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SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA UNA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR
METALÚRGICO: DISEÑO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ALLIS BETLANA ÁNGEL PÉREZ
Trabajo De Grado
Presentado como requisito parcial para optar al título de
Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecología
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA
Bogotá D.C.
Mayo de 2013
Dedicado A:
MI MADRE
Por haber sido fuente inagotable de amor y compañera en mis grandes aventuras,
por la formación que me diste y por ser mi inspiración para ser mejor cada día.
Eternas gracias madre.
Agradecimientos A:
DIOS
Elevo al cielo mi gratitud infinita, por permitirme vivir para llegar a este momento
de realización personal, por acompañar e iluminar mi camino y por haberme permitido compartir con aquellas personas que han dejado huella en mi vida.
MIS HIJOS
Laura y Nicolás. Por ser el motor de mi vida, gracias por sus sonrisas y palabras
de ánimo que fueron como gotas de rocío que brindaron tranquilidad y serenidad a
mi alma para no desfallecer.
MI ESPOSO
Por apoyarme en el cumplimiento de esta meta, por tu comprensión y por ser mi
compañero fiel a lo largo de este proceso.
MIS MAESTROS
Porque cada uno, con sus valiosos aportes, su gran apoyo y motivación me
ayudaron a construir paso a paso esta realidad de crecimiento personal y
profesional. ¡Con admiración y aprecio mis más infinitas gracias!
“El hombre se descubre a sí mismo cuando se enfrenta a los obstáculos.”
Antoine de Saint-Exupery
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 12
1. OBJETIVOS ................................................................................................. 15
1.1. OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 15
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 15
2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR
METALÚRGICO ............................................................................................... 16
2.1. SISTEMA DE CALIDAD ............................................................................. 19
POLÍTICAS DE CALIDAD DE LA EMPRESA METALÚRGICA. ..................... 22
2.2. PRODUCTOS ........................................................................................... 23
3. DIAGNÓSTICO............................................................................................. 26
3.1. ANÁLISIS DOCUMENTAL DE LA EMPRESA .......................................... 30
3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................ 36
4. DISEÑO DE PROCESOS ............................................................................. 38
4.1. PROCESO DE COMPRAS NACIONALES Y PAGOS PROVEEDORES 45
4.1.1. Cambios en el proceso de la Gestión de compras nacionales y pago a
proveedores ...................................................................................................... 51
4.1.2. Descripción de cambios en el proceso de la Gestión de compras
nacionales y pago a proveedores. .................................................................... 58
4.1.3. Retención documental ............................................................................ 60
4.2. PROCESO DE FACTURACION ............................................................... 62
4.2.1. Cambios al proceso de la Gestión del pedido, despacho y facturación. . 67
4.2.2. Descripción cambios principales en el proceso de la Gestión de Pedido,
Despacho y Facturación. .................................................................................. 71
4.2.3 Retención documental: ............................................................................ 71
5. PROPUESTA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................ 74
5.1. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................. 83
5.1.1. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Compras Nacionales y
Pagos a Proveedores. ...................................................................................... 84
5.1.2. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Gestión de Pedido,
Despacho y Facturación. .................................................................................. 87
6. CONCLUSIONES ......................................................................................... 90
7. RECOMENDACIONES ................................................................................. 93
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................ 95
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................ 97
LISTADO DE TABLAS ..................................................................................... 98
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INTRODUCCIÓN
Las entidades exitosas de hoy, son aquellas que además de organizar su
información son capaces de convertirla en conocimiento, por medio de
procesos de aprendizaje organizacional, lo cual conlleva en la mayoría de las
ocasiones a reestructurar los procesos y a definir un esquema de cómo debe
ser manejada, ordenada y controlada la documentación; teniendo en cuenta la
razón de ser de un documento, cuál va ser su función, su ciclo de vida;
racionalizando así su producción y posterior volumen para ser conservado.
Aunque para las empresas su razón de ser, sea la producción y la distribución
de bienes y servicios especializados de acuerdo a sus criterios económicos,
estratégicos, tecnológicos, regidos y planificados desde las leyes que así lo
circunscriban; también es importante no dejar de lado los estándares, normas y
procedimientos para las actuaciones administrativas.
Dichas actuaciones obtienen, interrelacionan, procesan, almacenan y
distribuyen información, de tal forma que la documentación generada, se
convierte en un aliado estratégico para la toma de decisiones y el control en
una organización.
Por lo anterior, ésta información debe ser canalizada y transformada como
insumo renovable, recurso dinámico para el logro de los objetivos y metas
trazadas por la organización; aquí es cuando interviene la gestión documental o
lo que hoy conocemos como el Programa de Gestión Documental en una
entidad, ya sea pública o privada, de tal forma que la producción de
documentos corresponda y sea soporte testimonial y evidencia de cada
actuación operativa y/o administrativa.
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Es precisamente una empresa industrial del sector metalúrgico, la cual tiene
gran presencia en el mercado nacional y es líder en la fabricación de tubería,
que ha constituido a lo largo de los años un gran acervo documental y gracias a
éste volumen documental, junto con los procesos creados para dar
cumplimiento con el Sistema de Gestión de Calidad, ve la necesidad de
organizar la documentación y crear un programa de gestión documental, por
ello, encarga a un profesional con formación en Ciencia de la Información –
Bibliotecólogo para que analice el acervo documental y proponga una solución
que se ajuste a la normatividad; estableciendo pautas para el manejo eficiente
y eficaz de la información y la documentación en la empresa.
El desarrollo del presente trabajo pretende diseñar los procesos administrativos
en una empresa industrial del sector metalúrgico, como un instrumento de
apoyo en la implementación de un programa de gestión documental, que
permita evidenciar la correspondencia existente entre documentos y procesos.
Para tal fin, el trabajo se estructura en los siguientes capítulos:
En el capítulo primero (1), se presenta el objetivo general y los objetivos
específicos.
En el segundo capítulo (2), se encuentran los antecedentes de la empresa
industrial del sector metalúrgico, en los cuales se describe brevemente la
empresa, su funcionamiento, estructura del sistema de calidad y los productos
fabricados por la misma.
El tercer capítulo (3), hace referencia al diagnóstico, el cual consta del análisis
documental de la empresa que refleja la inadecuada gestión de información y
documentación en cuanto a las actuaciones administrativas; lo cual permite
identificar y plantear el problema desarrollado a lo largo de éste trabajo.
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En el capítulo cuarto (4), se puntualiza en el diseño de procesos, se diagraman
los procesos de alto impacto para la organización, los cuales son identificados
previamente en el diagnóstico, se describen los cambios y la retención de los
documentos que en éstos procesos intervienen.
En el capítulo quinto (5), se presenta la propuesta programa de gestión
documental en el que se incluyen los lineamientos y las iniciativas aprobadas
para los procedimientos tratados.
Finalmente, se encuentran las conclusiones y recomendaciones
desencadenadas en el desarrollo del presente proyecto.
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1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Sistematizar la experiencia en el diseño de los procesos administrativos en una
empresa industrial del sector metalúrgico, para la implementación de un
programa de gestión documental.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir la evolución de los procesos administrativos de la empresa
industrial del sector metalúrgico y su impacto dentro de la organización.
Mostrar el diseño de los procesos administrativos de las oficinas de
compras y facturación mediante el uso de flujo gramas.
Evidenciar los resultados obtenidos durante éste proceso.
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2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR
METALÚRGICO
La historia de la empresa se empezó a gestar a mediados de los años 50,
cuando un grupo de ingenieros que había llegado a Colombia para iniciar el
montaje de Acerías Paz del Río,1 se trazó el reto de abrir una planta
metalmecánica que produjera tuberías de acero para atender el mercado
nacional, que en aquella época era cubierto por productos importados.
Estos ingenieros obtuvieron el respaldo de varios industriales e importadores y
en 1957 revolucionaron el mercado local con el inicio de operaciones en una
nueva planta, en la cual implementan tecnología de punta para la producción y
comercialización de tuberías de acero.
El objeto social de la empresa era la transformación de hierro y acero que se
forjaban en el país y principalmente en el ramo de la producción, fabricación,
distribución y venta de tubos metálicos.
Inicialmente, la compañía contaba con una máquina formadora de tubos y un
sistema de galvanización en caliente de tecnología francesa y su primer
producto fue la tubería para conducción de agua; posteriormente se agrega
máquinas roscadoras de tubo que permiten ampliar sus productos.
1 Acerías Paz del Río, S.A. nació en 1948, por iniciativa del gobierno colombiano bajo el nombre de "Empresa
Siderúrgica Nacional de Paz de Río”. Ese mismo año inició la explotación de las minas de hierro y carbón, así como la construcción de la primera planta siderúrgica en el país, situada en el municipio de Nobsa, Boyacá. La producción en pleno de la compañía se inició en 1954, año en el cual la Empresa modificó sus estatutos y pasó a llamarse Acerías Paz del Río, S.A. Hoy en día es la única siderúrgica integrada del país y la responsable del más del 30% de la producción nacional de acero [en línea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet: < http://www.pazdelrio.com.co/quienesSomos.htm.
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Para los años 60, esta empresa ya había adicionado otras formadoras y
maquinaria de enderezado, trefilado y bancos de prueba, produciendo tuberías
de uso mecánico para la fabricación de muebles, bicicletas y otros.
La década de los 80 trajo consigo la participación en los proyectos más
importantes en el país, como el suministro de tuberías para la conducción
eléctrica de las instalaciones de Cerrejón 2 y el aporte en la infraestructura
eléctrica de las estaciones de bombeo y refinerías para la industria petrolera
colombiana.
En la década de los 90 compra la formadora AEF (máquina que da forma a los
tubos); consolidando así, la infraestructura técnica propicia para cumplir con
nuevos retos y uno de ellos fue ampliar su área de influencia a mercados
externos, partiendo de las exigencias del mercado reinantes que determinaban
la necesidad de desarrollar mejor la calidad, expresada en términos de
satisfacción del cliente, no sólo hacia la comprobación del producto final.
Su liderazgo, radicó en la fabricación de todo tipo de tuberías de acero y
afines, soldadas longitudinalmente por el proceso de electro fusión (ERW),
producidas bajo las normas nacionales como ICONTEC e internacionales,
ASTM, AISI, UL, ISO o cualquier otra solicitada por los clientes.
La misión de la empresa se centró en tener el liderazgo en la fabricación y
suministro de productos de acero, tubulares afines, en el mercado nacional e
internacional, trabajando bajo el esquema de calidad, productividad,
rentabilidad y compromiso con el cliente, dando lugar a un mejoramiento
continuo.
2 COLOMBIA, Cerrejón: Es un complejo de minería y transporte integrado en La Guajira, importante actor de la
economía en Colombia y motor de La Guajira, región en la que concentra su actividad productiva departamento ubicado en el extremo norte de Colombia [en línea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.cerrejon.com/site/nuestra-empresa/quienes-somos.aspx.
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Su derrotero fue la filosofía de mejoramiento continuo (proviene de la palabra
KAIZEN donde KAI significa cambio ZEN significa bueno), 3 y la calidad total4,
para cumplir con las expectativas de sus clientes.
Al iniciarse el nuevo milenio, la compañía amplio sus fronteras y fue socio
fundador de una empresa dedicada a la comercialización de tuberías en el
mercado americano, a través de la cual se comercializaban los productos de la
misma. En el año 2005, fue adquirida por una multinacional fabricante de tubos
para la industria petrolera líder en América del Norte, que se convirtió en dueña
hasta el 2006, posteriormente se decidió venderla a un grupo de inversionistas
canadienses en Joint Venture5 con una organización ferretera colombiana.
En el año 2008, tras cinco décadas de permanente desarrollo y crecimiento,
lideró la evolución del acero.
La empresa, para esos momentos tenía en su staff de ejecutivos, funcionarios
de gran trayectoria, entre los 8, 10 y hasta 15 años de servicio, algunas que por
su rigurosidad, gestión y conocimientos serían llamados a conformar el
denominado Comité Institucional de Archivo.
Figura 1. Análisis, mejora y resultados.
3 Mejoramiento continuo: El significado de la palabra Kaizen es mejoramiento continuo y esta filosofía se compone de
varios pasos que nos permiten analizar variables críticas del proceso de producción y buscar su mejora en forma diaria con la ayuda de equipos multidisciplinarios. Esta filosofía lo que pretende es tener una mejor calidad y reducción de costos de producción con simples modificaciones diarias. Colombia [en línea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.manufacturainteligente.com/kaizen.htm. 4 La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora Continua en la organización
y la involucración de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Podemos definir esta filosofía del siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible). 5 Joint venture, se entiende como una asociación empresarial, que unen sus esfuerzos, recursos, responsabilidades y riesgos para lograr un objetivo en común, sin perder su identidad como personas naturales o jurídicas, sino que mantienen su independencia.
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2.1. SISTEMA DE CALIDAD
Inicialmente como una de las directrices estratégicas de la alta dirección fue
obtener la certificación en la fabricación de los productos, es decir asegurando
la calidad en su fabricación; por esto el 26 de Marzo de 1999 obtuvo la
certificación6 de Aseguramiento de Calidad ISO-9002/947, otorgado por Bureau
Veritas Quality International como entidad certificadora.
Posteriormente la alta gerencia teniendo en cuenta no solo el resultado sino
también la mejora del proceso y la documentación de los mismos, contrata un
asesor externo, experto en la materia quién generó un Plan de Calidad, en el
que estableció los requerimientos básicos que se deben cumplir para adquirir la
certificación cumpliendo los lineamientos de la ISO 9001:20008.
Los requerimientos son:
1) Documentación adecuada y controlada: encabezada por el Manual de
Calidad siguiendo con los procedimientos de operación que a su vez
derivan en instrucciones de trabajo y hojas de operación; contando con
los registros de calidad, que dejan constancia de la operación.
2) Planes de Mejora: encaminados a acciones correctivas y preventivas.
3) Auditorías Internas.
6 El proceso por el cual una tercera entidad examina el sistema de calidad y verifica la efectividad del sistema de
calidad implantado, en base del grado de cumplimiento de una norma ISO 9000 se denomina certificación[en línea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet: < http://www.normasycertificaciones.com/iso-9001. 7 ISO 9002: cubre aquellas empresas involucradas en producción e instalación, usualmente donde la cadena de
producción es bastante extendida. CASTAÑEDA BARRIOS, Alexis. Implementación del manual de calidad según normas ISO 9002 en una empresa gráfica. [en línea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/tesis/ingenie/casta%C3%B1eda_b_a/cap1.htm
8 La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda empresa que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Norma Técnica ISO 9001:2000, Guía para las pequeñas empresas. Bogotá, 2001.
20
4) Compromiso de la organización.
Los objetivos de la certificación se establecieron en relación con los siguientes
beneficios:
1) Establecer la estructura de un sistema de gestión de la calidad en red de procesos.
2) Plantear una herramienta para la implementación de la planificación en
un sistema de gestión de la calidad.
3) Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de producción y de servicio dentro del marco de un sistema de gestión de calidad.
4) Presentar una metodología para la solución de problemas reales y potenciales.
5) Mejorar la orientación hacia el cliente y el incremento en la competitividad.
Con estos objetivos expuestos, se dio paso a la creación del Departamento de
Calidad, que con ayuda del consultor se gestionó la documentación necesaria,
para respaldar el Sistema de Calidad.
A partir de esa fecha se han venido realizando auditorías de seguimiento a la
implementación del sistema de calidad, asegurando de esta forma su
funcionamiento
La siguiente documentación fue creada y establecida en cuatro niveles por el
Departamento de Calidad, esta evidencia el funcionamiento del Sistema de
Calidad:
21
Tabla 1. Sistema de Calidad. Formatos y niveles.
1) Manual de calidad
Es la base del sistema de calidad y en él se presentan las líneas directrices del
sistema y el compromiso con la calidad; demostrando la capacidad de la
empresa en controlar los procesos de fabricación de la tubería ofrecida a los
clientes.
2) Procedimientos y procesos
Detallan la operación de los diferentes departamentos y procesos principales
de la empresa, consignados en el manual de procedimientos estándar.
3) Instrucciones de trabajo
Comprende la documentación que usan los operarios en la producción,
describiendo las operaciones que hay que realizar en cada proceso o en cada
puesto de trabajo. Es una documentación muy dinámica que debe ser revisada
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y controlada cada vez que se modifica un proceso o método de trabajo; para tal
efecto se estableció el formato FC-615-006, función que realiza el Jefe de
cada área.
4) Formatos codificados o registros
Son documentos que registran las actividades realizadas o de los resultados
obtenidos, proporcionando evidencia objetiva sobre las diversas actuaciones
operativas.
Como apoyo a su Sistema de Aseguramiento de Calidad. La empresa estaba
dotada de un laboratorio de aseguramiento metrológico, así como de un banco
de prueba hidrostática y equipo de prueba electromagnética en línea.
POLÍTICAS DE CALIDAD DE LA EMPRESA METALÚRGICA.
La alta dirección de la empresa, estableció las siguientes políticas:
1) Compromiso con el cliente en el suministro de productos de acero,
tubulares y afines, que satisfagan ampliamente sus expectativas y
necesidades, para lo cual cumple con las exigencias de las respectivas
normas internas, nacionales o internacionales.
2) Posicionamiento de sus productos de los similares que se encuentren en
el comercio, por sus adecuadas características de calidad y
presentación.
3) Utilización de materias primas e insumos que garantizan el cumplimiento
de los requerimientos de calidad del producto, para lo cual selecciona
cuidadosamente e interactúa permanentemente con sus proveedores.
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4) Personal idóneo debidamente seleccionado, capacitado y entrenado, el
cual se desempeña bajo la filosofía del mejoramiento continuo para
lograr su compromiso con la calidad.
5) El equipo humano, integrado a la infraestructura, técnica, administrativa
y comercial, conforma un ente capaz de posicionar adecuadamente sus
productos y servicios en el mercado, asegurando calidad total en estos,
con el fin de generar recursos económicos que le permiten proyectarse
en continuidad hacia el futuro.
6) La Gerencia asegura que las políticas de calidad serán difundidas para
que todo el personal de la organización las aplique y se adhiera al
compromiso común hacia la Calidad Total.
2.2. PRODUCTOS
Inicialmente la fabricación de tubería en acero galvanizado, impulsaba el
mercado nacional con tuberías de uso mecánico para la fabricación de
muebles, bicicletas; posteriormente amplio sus productos con tubería de
conducción eléctrica y de fluidos.
Con la llegada del nuevo milenio, revoluciona el sector de la construcción con
un novedoso sistema constructivo denominado: placa fácil.
Posteriormente, incursiona en el campo de los productos estructurales, tales
como: drywall, cubiertas, fachadas y tuberías:
1) Tubería para Conducción de fluidos: poco corrosivos como aceite, aire,
agua, gas y vapor a altas y medias presiones otros. ASTM A 53, NTC –
3470 / Tubo agua NIP - 505 - 001/ Red contra incendios ASTM A 795.
24
2) Tubería Cerramiento: diseñada para aplicaciones estructurales de baja
especificación como postes de alumbrado, postes de señalización,
cerramientos y corrales en general; la calidad de los tubos de
cerramiento cumplen las normas NTC -1560, AISI / SAE 1008 , ASTM A
1011.
3) Tubería Mueble, para fabricación de muebles y estructuras livianas
como: bicicletas, pupitres, bicicletas, autopartes, rejas; fabricados en
acero laminado frío según la norma AISI /SAE 1008, 1010, JIS G 3141,
NTC 1986.
4) Tubería Estructural: Perfiles abiertos, cerrados y estructural tubular,
diseñados para construir sistemas estructurales metálicos de alta
resistencia, se pueden emplear para pórticos, cerchas, columnas, vigas,
viguetas y correas. Cumplen la norma ASTM A 1011 G42, ASTM A -
500, NTC 103.
LÍNEA PRODUCTO NORMA
Conducción
Tubo agua de acero.
NIP – 505- 001 /
AISI/SAE 1010, ASTM
A366 o JIS G 3141
SPCC SD.
Instalaciones de gas y
conducción de fluidos.
ASTM A 53 (NTC –
3470) ERW SCHEDULE
40 GRADO A.
Red contra incendios y otras
aplicaciones de conducción de
fluidos.
ASTM A 795 ERW SCH
10.
Tabla 2. Estándares internacionales, línea conducción.
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LÍNEA PRODUCTO NORMA
Cerramiento
Tubo cerramiento para
aplicaciones estructurales de
baja especificación como postes
de alumbrado, señalización,
cerramientos en general.
NTC - 1560
Mueble
Tubo de acero para fabricación
de muebles y estructuras
livianas.
NTC 1986
Estructural
Perfil Abierto o Cerrado C y Z NTC 5685 / ASTM A 1011
Perfil M y C reforzado NTC 5685 / ASTM A 1011
G42
Perfil Tubular en geometría
redonda, cuadrada o rectangular.
ASTM A - 500
Tabla 3. Estándares internacionales. Líneas cerramiento, mueble y estructural.
Después de presentar un panorama general de la empresa, su misión, sistema
de calidad, políticas y productos se inicia una fase diagnóstica para determinar
los procesos administrativos y su manejo documental. Este diagnóstico se
presenta en el siguiente capítulo.
26
3. DIAGNÓSTICO
Con los antecedentes mencionados y haciendo uso de la observación directa
de los procesos de la empresa metalúrgica, se inicia el diagnóstico y la
identificación de la información y la documentación.
El sistema de Gestión de Calidad, en el momento del diagnóstico pasaba por
una nueva auditoría externa de recertificación y la empresa de cara al
cumplimiento de los lineamientos exigidos por la norma ISO 9001, se vio
abocada a tener un enfoque basado en procesos9 no solo de los procesos
productivos, sino también de las actuaciones administrativas que los apoyan.
En la observación directa de la documentación, se encontró frecuentemente
inconsistencias, debido a que en ocasiones la información se fragmentaba en
varios formatos o en varias dependencias, por lo cual, se perdía la trazabilidad
de la gestión; solo quedaba constancia de una función y no de un proceso.
Por lo tanto, fue necesario identificar y documentar los procesos claves de la
empresa, con el fin de superar las barreras departamentales y estructurales
que generaban vacíos de información; estos vacíos presentes, tanto en los
documentos como en los procedimientos, desencadenan en un flujo ineficiente
de información y por tanto de la gestión documental.
Cuando se aplicó la encuesta de unidad documental, la cual permite identificar
las unidades documentales del área analizada y los flujos de información que
en ellas se generan, reveló que no había una cadena de producción
documental que involucrara los procedimientos, sino por el contrario se
9 Enfoque basado en procesos: el cual permite conocer mejor las interrelaciones entre los procesos y su gestión está
orientada al cliente.
27
limitaban a las funciones; por consiguiente la información no fluía de manera
oportuna y dinámica.
De igual forma, otra situación representativa, se manifestaba en la falta de una
infraestructura tecnológica que diera soporte a los procesos administrativos;
puesto que no se contaba con los módulos gerenciales en el sistema de
información que permitiera la toma de decisiones y por ende la racionalización
de la producción documental en soporte físico.
Los documentos generados, producto de las actividades se imprimían en
original y dos copias, e incluso en algunas ocasiones se fotocopiaban para
dejarlos como soporte cuando estos eran requeridos. Se evidenció que no
había ningún mecanismo de seguimiento y control de los documentos
generados y almacenados.
Figura 2. Gestión de documentos en la organización.
Los medios magnéticos eran custodiados por el Departamento de Sistemas, sin
tener en cuenta ninguna especificación técnica de conservación, cuando se
28
indagó sobre el proceso en particular, indicaron que la función principal del
Departamento estaba centrada en la administración de los sistemas operativos,
el soporte a los usuarios de los computadores y la revisión de la posible
pérdida de información; por otra parte, el archivo tampoco contaba con las
especificaciones requeridos.
La empresa en su estructura orgánica y funcional presentaba serias
dificultades, puesto que no había una relación directa entre las funciones y el
nivel jerárquico asignado. La estructura piramidal – formal y de instrucciones al
interior de cada una de las dependencias, no apuntaban a un proceso o a un
objetivo común sino a metas particulares; fraccionando la información y
limitando el acceso; con pequeños “feudos” con el poder de restringir la
información y la documentación; por esta razón no todas las dependencias y
funcionarios contaban con la información necesaria para el desempeño óptimo
de sus funciones.
Figura 3. Organigrama de la empresa metalúrgica.
29
Como se observa en la Figura 2, el Revisor Fiscal y el Contralor, tenían la
función de vigilancia y control interno, dependiendo directamente del Gerente
General.
Por su parte, la ubicación en la estructura organizacional de la Subgerencia
Administrativa, estaba acorde con su gestión, aunque el área de Servicio al
Cliente, dependencia de esta Subgerencia, físicamente se encentraba en otro
edificio. Con esta división física había dos equipos de trabajo por lo cual las
solicitudes realizadas por los clientes no se atendían y gestionaban
oportunamente.
La estructuración del Departamento Financiero, presentaba una falencia en
cuanto a la Dirección Contable, puesto que actuaba como un departamento
independiente y teniendo en cuanta las gestiones y responsabilidades del
mismo, debería estar bajo la línea organizacional del Departamento Financiero,
así como pertenece el área de Cartera y Tesorería.
Por otra parte, la Subgerencia Administrativa, cumplía funciones de Gerencia,
la dimensión de éste cargo no es de una Subgerencia, puesto que en realidad
asume actividades de dirección, conoce el día a día de la empresa y cada uno
de los roles y procesos de cada departamento involucrado.
La Superintendencia Logística debería acoger dentro de su equipo de trabajo a
las áreas de: Compras Nacionales, Importaciones, Almacén General, Almacén
de Materias Primas, Almacén de Producto Terminado; puesto que la función
principal del área logística es la de proveer los insumos o materiales necesarios
para el funcionamiento de la empresa y a su vez actuar como unidad de
almacenamiento – custodia - control sobre éstos recursos, dispuestos en cada
uno de los diferentes almacenes de la empresa.
El Subgerente Técnico, cumple el rol de Gerente Técnico, su equipo de trabajo
está conforme a la gestión que realizan al interior de la empresa.
30
El departamento de Relaciones Industriales, puede cambiar su denominación
puesto que el término Relaciones Industriales hace referencia al conjunto de
normas, procedimientos y recomendaciones que sirven para alcanzar la más
eficiente actuación y función de sus encargados, y lograr al mismo tiempo los
objetivos de la empresa, con la máxima satisfacción y eficiencia posibles.
Las relaciones empresariales se expresan ahora en términos de talento
humano y teniendo en cuenta que el director de éste departamento actúa
también como el Abogado de la empresa, llevando los procesos jurídicos y
demás actuaciones legales, podría ser denominada Gerencia del Talento
Humano y Gestión Jurídica.
El Subgerente Administrativo, quién estaba como líder directivo del proyecto,
conoció en primera instancia este diagnóstico; fue entonces cuando se
determinó realizar un ejercicio poco convencional con todos los funcionarios
involucrados en los procesos de manejo de información y documentación, sin
embargo, este ejercicio arrojó resultados reveladores acerca de la gestión que
realizaban las dependencias; el ejercicio consistió en poner sobre la mesa los
documentos y en cada silla a cada uno de los involucrados, con el fin de
identificar en conjunto los procedimientos, los cuales serían evaluados y
avalados por el Comité Institucional de Archivo, constituido para apoyar la
gestión documental de la empresa.
3.1. ANÁLISIS DOCUMENTAL DE LA EMPRESA
Hay que resaltar que como planta industrial, los procesos y procedimientos de
la empresa deben estar correctamente documentados con un alto grado de
rigurosidad, si se tiene en cuenta que es una empresa debidamente certificada,
por ésta razón cobró relevancia la Superintendencia de Aseguramiento de
Calidad, denominado en un primer momento Departamento de calidad.
31
Las disposiciones correspondientes al uso y manejo de la información y la
documentación generada en cumplimiento con las diferentes gestiones
realizadas para la fabricación de la tubería, fueron establecidas por el área de
Normalización.10
En un primer intento por controlar y registrar la documentación, el área de
Normalización, consolidó las funciones y procedimientos ejecutados por cada
una de la áreas de la empresa en el Manual de Funciones, asignándole a cada
área un código para respetar de dónde provenía un documento o por quién era
generado, aplicando sin conocer el Principio de Procedencia Documental
(Principio rector en los procesos de gestión documental), el cual hace
referencia a quién produce los documentos es decir, que unidad o área
administrativa es el generador de los mismos y en razón a que proceso o
gestión fue originado.11
La codificación por áreas se presenta a continuación:
10
Normalización: es la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de normas. [en línea] [consultado el 18 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.icontec.org.co/index.php?section=37. 11
Colombia, Archivo General dela Nación. Ordenación documental / Gladys Jiménez González. - -Bogotá: El Archivo, División de Clasificación y Descripción, 2003, p. 8. [en línea] [consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2329#.
COD DEPENDENCIA
000 GERENCIA GENERAL
100 GERENCIA DE PLANTA
32
201 ADMINISTRACION VENTAS
205 MERCADEO
300 GERENCIA FINANCIERA
200 GERENCIA COMERCIAL
301 TESORERÍA
305 CARTERA
400 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
401 SUPERINTENDENCIA LOGÍSTICA
310 CAJA
405 SERVICIO AL CLIENTE
410 ALMACÉN GENERAL
33
420 ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO (APT)
430 COMPRAS NACIONALES
430I IMPORTACIONES
440 TRANSPORTES Y DESPACHOS
500 CONTABILIDAD
601 INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
605 SUPERINTENDENCIA DE PRODUCCIÓN
600 SUBGERENCIA TÉCNICA
415 ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS
420 ARCHIVO INSTITUCIONAL Y CORRESPONDENCIA
610 SUPERINTENDENCIA ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
34
El Superintendente de Calidad, quien ere el jefe del área de Normalización,
dispuso bajo la Norma Interna NA-615-020, el procedimiento a seguir en cuanto
al control de la documentación del sistema, teniendo en cuenta la codificación
anterior. Los formatos, hojas de inspección y otros documentos, eran
controlados, registrados, revisados y aprobados antes de su distribución.
Los documentos que ya no procedían por modificaciones realizadas o nuevos
formatos, se retiraban de todo punto de distribución, eran eliminados previa
615 NORMALIZACION
620 METROLOGÍA
700 CONTRALORÍA
800 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y JURÍDICA
JURÍDICO 800J
805 NÓMINA
815 SEGURIDAD INDUSTRIAL
810 PSICOLOGÍA
35
autorización del Jefe de Departamento; aquellos que por alguna razón
debiesen conservarse, se grababan en medios magnéticos asignándoles una
codificación especial.
Para tal efecto, se creó la Lista Maestra de Distribución, en ella se consignaba
la última versión actualizada de los procedimientos documentados, y así se
facilitaba el control y la disponibilidad de los mismos; sin embargo, está lista no
estaba disponible en la intranet para hacer fácil su revisión y actualización.
Se integraron al Sistema de Calidad, la Norma Interna NA - 425 – 000
Conceptos básicos archivísticos dispuestos en el ACUERDO 027 DE 2006
expedido por el Archivo General de la Nación. 12 Esta norma tiene aplicación
sobre todos los documentos de los Departamentos de la empresa que se
reciban o generen en ejercicio de sus funciones y en cumplimiento de sus
procesos.
Se pudo constatar que no había lineamientos, sobre el manejo de los
documentos administrativos, falencia significativa en una empresa de esta
trayectoria, certificada con calidad por sus productos. Los documentos no
tenían retención alguna y por consiguiente eran eliminados por decisión de
quién lo gestionaba, la única salvedad al respecto, consistía en informar al Jefe
de departamento, el cual tenía conocimiento de los documentos que se iban a
eliminar. Por lo tanto no había una política de conservación de documentos de
acuerdo al valor que estos representan. Como soporte de esta eliminación de
documentos suscribía acta, avalada por el Subgerente Administrativo y de
quien tenía a cargo dicho proceso.
12
Colombia .Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 027 DE 2006 (31 de octubre), Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. [en línea] [consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2013.
36
La gestión a realizar para minimizar los riegos de la inadecuada gestión de
información y documentación era entonces mayor a la presupuestada, puesto
que se debía normalizar la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición de los documentos
administrativos.
Otro reto para el profesional, correspondía al archivo acumulado con mil
trescientas diez (1.310) cajas de documentos en malas condiciones de
almacenamiento con polvo y humedad. Esto implicaba proponer un proyecto de
mayor envergadura en el cual además de implicar a los directivos y
funcionarios de la empresa había que contar con personal auxiliar que se
encargara de la limpieza y alistamiento de los documentos.
3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa ha obtenido las certificaciones de Icontec13 y Bureau Veritas**,
estas certificaciones son el respaldo de la fabricación y comercialización de los
productos ante los clientes, para ello estructuró un Sistema de Calidad robusto,
el cual cumple con las normas dispuestas para tal fin.
Sin embargo, solo se contaba con los procedimientos de fabricación de tubería
ya que la certificación ISO 9002 no exigía el registro de las actuaciones
administrativas ni tampoco contemplaba la organización como un red de
procesos; por tanto los esfuerzos de la empresa estaban direccionados a
13
La certificación de productos con el Sello de Calidad ICONTEC permite que las organizaciones demuestren, de
forma permanente que sus productos cumplen con un referencial técnico bajo sistemas de fabricación y control eficaces y confiables, lo cual le da respaldo y seguridad a los productos que lo ostentan ante el consumidor final. Nuestra certificación de producto se encuentra acreditada por el ONAC en Colombia y por el Instituto Americano de Normas Nacionales de Estados Unidos, ANSI. [en línea] [consultado el 18 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.icontec.org.co/index.php?section=65. ** COLOMBIA, Bureau Veritas. Líder mundial en evaluación de la conformidad y certificación. Ayudamos a nuestros
clientes a mejorar sus actuaciones, ofrecer servicios y soluciones innovadoras con el fin de garantizar que sus productos, infraestructuras y los procesos cumplen con las normas y reglamentos en materia de calidad, seguridad y salud, protección del medio ambiente y responsabilidad social. [en línea] [consultado el 18 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.bureauveritas.com.co.
37
certificar los productos no su administración, lo cual conlleva a una falta de
evidencia formal para determinar cómo se desarrollaron estos procesos.
De igual forma la fragmentación de la empresa14 en departamentos dirigidos
bajo una visión vertical, en la que el funcionario a cargo de la dirección,
distribuía las funciones con sus propias normas sin estandarización alguna y
sumado a esto las diferentes reestructuraciones vividas, ocasionaron una gran
pasividad al respecto, trayendo consigo la desactualización del manual de
funciones y la limitación en el flujo de la información a través de la
organización.
Teniendo en cuenta lo anterior y cumplida la parte diagnóstica del proyecto, se
planteó al Comité de Archivo el siguiente problema:
El Programa de Gestión Documental de la empresa industrial del sector
metalúrgico es el más acertado para realizar la estandarización de los procesos
administrativos, conforme lo estipula la Norma ISO 9001:2000.
En consecuencia es oportuno actualizar y documentar los diferentes procesos
administrativos, no solo para dar cumplimiento a la norma ISO 9001:2000, sino
también para evidenciar la interrelación existente entre procedimientos y
documentos.
Es necesario, cubrir los vacíos de información manifiestos en el diagnóstico,
mediante el reconocimiento de los documentos gestionados por las diferentes
áreas en cumplimiento de un proceso, no sólo de una función, favoreciendo así
la identificación de los flujos de información los cuales permite trazar una
verdadera cadena de producción documental, obteniendo como resultado la
optimización de los recursos y facilitando la toma de decisiones en cada una de
las áreas involucradas.
14
Guía de gestión de la pequeña empresa: La gestión de la calidad total. Ediciones Díaz de Santos, S.A, 1996-. ISSN: 84-7978-244-7 Pág. 110.
38
4. DISEÑO DE PROCESOS
Siguiendo la sugerencia del Contralor, en cuanto a la revisión del proceso de
Compras y en razón al problema expuesto, se retomó el trabajo realizado en la
encuesta de unidad documental en el cual se estableció la generación de los
siguientes documentos:
Figura 4. Documentos físicos del proceso de compras.
Figura 5. Documentos físicos recibidos.
Requisición Listado de evaluación proveedores
Orden de compra
Listado solicitud de elementos
Actas de Comité de compras
Requisición Solicitud Orden de Trabajo
Orden de Trabajo
39
Sin embargo, los documentos por sí solos no ofrecían información de cómo era
su recorrido o flujo a través de la empresa, por lo que, se le dio a conocer al
Jefe de Compras y se propuso una nueva reunión, para analizar y desarrollar
conjuntamente dicho flujo. Después de revisar el proceso se encontró lo
siguiente:
Inicialmente el Jefe de Compras,15 mencionó que su proceso partía desde la
recepción o generación de una Requisición, la cual vista físicamente tenía un
requisito indispensable la validación o la autorización por parte del jefe
inmediato del usuario o en su defecto se elevaba a una instancia superior, los
casos dependían de acuerdo al insumo o elemento requerido, su costo y hasta
su tiempo de entrega.
La Requisición estaba dispuesta físicamente en original y dos copias de la
siguiente forma:
Figura 6. Documentos de requisición del Departamento de Compras.
15
ENTREVISTA con Héctor Ramírez, Jefe del Área de Compras Empresa Industrial del Sector Metalúrgico. Bogotá, 15 de agosto de 2006.
Usuario/Almacén General Requisición
Amarilla 1
Requisición
Rosada 2
Compras / Usuario
Requisición 0
Blanca
Usuario/Jefe del departamento solicitante
40
En la medida en que se va ampliando la construcción del flujo, se fueron
incluyendo funcionarios que tenían un rol dentro del proceso, puesto que se
requería saber que pasaba con el documento; en éste caso, entró a participar
el Jefe del Almacén quién validaba la existencia o no del elemento o insumo
solicitado en su inventario, sí existía lo entregaba al usuario de lo contrario se
ingresaban las características del elemento en el sistema y el usuario debía
adicionar las especificaciones en la requisición, presentarla al Jefe del
Departamento y presentarla nuevamente en el Almacén, quién conservaba la
copia Amarilla para su archivo.
Para este momento, la situación se iba convirtiendo en una gran cadena de
procesos y re-procesos, que pasaban inadvertidos puesto que no sólo era el
recorrido físico del usuario, sino también el tiempo que transcurría para su
autorización. En tiempo real estos procesos podían tardar de 1 a 2 horas o
incluso varios días.
Nuevamente, en reunión con el Jefe de Compras, y siguiendo el proceso del
levantamiento de información, se indicó que al no existir el elemento solicitado,
aun cuando la requisición ya estaba aprobada, generaba los siguientes
documentos, los cuales eran necesarios para dar pronta respuesta al usuario:
Figura 7. Documentos procesos Compras.
En este punto, ya intervenía un externo, el proveedor, quién en muchas
ocasiones ofertaba mejor precio con menor calidad; desafortunadamente, como
no se tenía una política clara al respecto, se optaba por ordenar la compra sin
tener una evaluación de los productos; aunque se contaba con las cotizaciones
Listado de evaluación proveedores
Listado solicitud de elementos
41
de mayor respaldo, además, podían pasar otros dos o tres días para obtener
respuesta.
La Orden de Compra con su respectivo número consecutivo, se generaba
físicamente en original y dos copias, así:
Figura 8. Documentos de Orden de compra.
Es de anotar, que se tenía una Orden de Compra Original que se enviaba al
proveedor a través de un fax o se entregada personalmente, esta orden
después era destruida. Con el análisis del proceso se identificó que había un
gasto innecesario de papel y por lo tanto, se podía omitir una copia.
En este momento había que pensar en apoyarse con la tecnología disponible,
tomando el original como el documento que serviría como consecutivo para el
archivo del Departamento y sería enviado al cliente por correo electrónico o fax
para agilizar la gestión.
Archivo consecutivo de Compras
Cotización 0
Usuario / Almacén / Contabilidad
Orden de Compra
Amarilla 1
Orden de Compra
Rosada 2
Listado de Evaluación 0
Jefe de Compras / Proveedor: fax / personalmente /se elimina
Orden de 0 Compra
42
En la medida en que se desarrollaba éste proceso y el levantamiento de los
flujos de información y documentación, el trabajo y la disposición de los
involucrados fue creciendo. Con este ambiente propositivo surgió la propuesta
de habilitar una opción en el sistema en el que directamente el usuario pudiera
verificar la existencia del producto y posteriormente llevarlo para su
autorización; lo que se pretendía era que el sistema apoyara esta función. Esta
propuesta se presentó ante el Comité de Compras.
Hasta aquí, se ve la trascendencia que tiene la gestión de la compra, antes de
la recepción del elemento o insumo requerido. Por otra parte, la recepción de la
mercancía, tenía otras variables tales como; la intervención de la portería de
la empresa y del uso de la báscula, debido a la necesidad de pesar la
mercancía e incluso hasta el mismo proveedor se veía afectado por la falta de
procedimientos claros.
Portería N°1., hacía parte integral del proceso y actuaba como punto de control
inicial en cuanto al desglose de los documentos que traía, tanto si era Remisión
que debía indicar el N° de la Orden de Compra, como si era la radicación de la
factura, puesto que el proveedor debía salir de la planta y entregar dicha
factura en la portería N°2., quienes eran los únicos autorizados para el registro
la factura.
Aquí, se le indicada al proveedor que antes de entregar el insumo, producto o
bien en el Almacén, era necesario que pesara en Báscula. Sin embargo, esta
situación era incómoda para el transportador, dado que no contaba entre su
tiempo que él debía gestionar documentos, actividad que no era de su
competencia. Esto evidenció que la empresa presentaba un gran vacío no
solamente de procedimiento sino de manejo tiempos.
En este momento, es cuando realmente se ve la necesidad de pensar en el
proveedor, quién asumía un rol de “patinador” que no le correspondía, puesto
que en realidad era un cliente al cual se le debía brindar la información
43
Jefe de Báscula / Almacén General / Contabilidad Recibo de
Báscula 1
Recibo de Báscula 2
oportuna y clara, para que no se paseara por toda la empresa, con los riesgos
que esto conllevaba.
La anterior situación se presentó ante el Comité de Archivo, que para ese
entonces actuaba más como un círculo de participación, en el que se tomaban
decisiones que afectaban el funcionamiento de la empresa a nivel
administrativo.
La observación directa sobre el proceso de recepción de la mercancía,
contextualizó todo el proceso, de tal forma que fue más fácil continuar con el
levantamiento de la información; es aquí cuando se debe destacar que todas
las dependencias y los colaboradores tienen una razón de ser dentro de la gran
cadena de procesos, y es por esto que se requiere tener un panorama real
sobre las actividades que cada uno de las personas desarrolla.
Siguiendo con el proceso, al momento de recibir la mercancía, la báscula
controlaba la cantidad real de un producto recibido, al generarse el Recibo de
Báscula físicamente en original y dos copias. Como se muestra en la figura 9.
Figura 9. Documentos Recibo de báscula.
Jefe de Báscula / Almacén. General / Báscula / Contabilidad
Consecutivo
Remisión 1
Recibo de 0 Báscula
Jefe de Báscula / Almacén. General / Báscula / Contraloría destruye semanalmente
44
El trabajo mancomunado con los responsables del proceso, hacen que surjan
propuestas enriquecedoras que optimicen el tiempo y los recursos dispuestos
para tal fin.
La información del procedimiento fue validada con anterioridad, con el
Departamento de Compras y los demás actores que intervinieron en la
construcción del flujo grama, para ser presentado ante el Comité Institucional
de Archivo.
Para el levantamiento de los flujos de información de los procesos, se aplicó la
Simbología ANSI para el diseño de los Diagramas de Flujo.
Figura 10. Simbología ANSI.
45
4.1. PROCESO DE COMPRAS NACIONALES Y PAGOS PROVEEDORES
La observación directa permitió el análisis y diseño de los procesos, tomando
nota de cada una de las actividades realizadas; posteriormente se consolidaron
de la siguiente en el siguiente flujo grama:
Requisición 1
Almacén General
Conserva copia de requisición, Entrega documento
*Asigna consecutivo
*Verificación ítem
¿Está
aprobada?
Usuario / Almacén General
Sí
1
Requisición 0 Blanca
Compras
Revisión de
autorizaciones
Usuario/ Almacén General
Jefe Almacén General
No
Inicio
Consulta existencias en el inventario del Almacén General
Sí *Solicita elementos Necesarios * Diligencia Salida de Almacén
Entrega elementos Usuario
Usuario/ Almacén General
Fin
Almacén General / Usuario
Diligencia formato físico de requisición con especificaciones del producto
Usuario/Jefe del Dpto. solicitante
Verifica y autoriza
Usuario
¿Ítem
Creado?
Almacén General
Sí
No
¿Hay
Existencias?
Rosada 2
Usuario
Amarilla 1
Almacén General
Requisición 0 Blanca
Compras
Ingresa requisición en el sistema
con las características del producto
No
46
Jefe de compras / Proveedor
Nota 1: pág. 40
Trae el pedido
Proveedor / portería #1
2
En la fecha pactada
Cotización 0
Orden 2
2Compra 2
Contabilidad
Requisición 0
Listado de Evaluación 0
Consecutivo Compras
Amarilla 1
Orden de 0 Compra
Proveedor: fax / personalmente /se
elimina
Genera Orden de Compra
Fax
1
Confirma cotización 2
Selecciona por grupo,
Elementos y proveedores
Genera listado de solicitud para ser cotizado por los proveedores
Espera cotización
3 días
Listado de Solicitud de
Elementos
Jefe de Compras / Proveedor
Jefe de Compras
Ingresa registros con las condiciones
pactadas
Cotización 0
Jefe de Compras
Ingresa cotizaciones
Listado de Evaluación 0
Cotización 0
Necesita Aprobación
Anexa: Listado o cuadro de evaluación y Requisición
Rosada 2
Amarilla 1
Orden de 0 Compra
Jefe de Compras
Confirma Cotización
2
Distribuye documentos
No
Sí
¿Orden de Compra Abierta?
Autorizaciones
Comité de Compras
Activos fijos
Elementos Mantenimiento
Otros Insumos
Gerencia
Subgerencia Técnica
Subgerencia Administrativa
47
1
2
Portería # 1 Remisión 1
Remisión 0
y/o
Portería # 1
Factura 1
Remisión 1
Remisión 0
Proveedor
No
Sí
¿Es
necesario Pesar?
Entrega Remisión con el # de la Orden de Compra
Proveedor/ Báscula
Remisión 1
Remisión 0
Proveedor
*Pesa * Genera Recibo de Báscula y lo conserva
Proveedor/ Báscula
Amarillo 2
Azul 1
Recibo de 0
Báscula
Entrega doctos
Báscula / Jefe de Almacén General Revisa la mercancía contra
el reporte de la Orden de Compra y la Remisión
¿Conformidad Mercancía?
Sí
No
*Devuelve remisión con anotaciones sobre la devolución y mercancía
* Conserva Recibo de Báscula,
posteriormente se entrega en Báscula para su anulación
Almacén / Proveedor
*No radica factura * Reclama doctos de
identificación y se va
Proveedor /Portería
3
Factura 0
Proveedor
*Informa al Almacén General para que autorice
la entrada
*Sí trae factura la entrega y la conserva portería
parcialmente SIN radicar.
Entrega la mercancía y la remisión con el # de la
Orden de Compra
Proveedor/ Jefe Almacén General.
Jefe Almacén General / Proveedor
Remisión 1
Remisión 0
Amarillo 2
Azul 1
Recibo de 0
Báscula
Nota 1
Nota 1: Al no haber conformidad con la mercancía y no recibirla, el proveedor debe regresar en una nueva fecha, reiniciándose desde allí el proceso.
48
Destruye semanalmente
Almacén General
Reporte de la Orden de Compra
3
Remisión 1
Remisión 0
Amarillo 2
Azul 1
Recibo de 0
Báscula
Si No
*Firma Remisión Original y copia *Conserva doctos
*Firma Remisión *Conserva Original o copia Y Recibo de Báscula
Jefe Almacén General / Proveedor
Jefe Almacén General
¿Necesita Repesar?
No
Sí
Proveedor
¿Entrega
Total?
*Entrega doctos
*Radica facturas *Reclama documentos de identificación y se
Proveedor / Portería
Fin
Jefe Almacén General / Proveedor
*Muestra remisión aceptada *Repesa * Completa Recibo de Báscula
Proveedor / Báscula / Almacén General
Distribuye doctos Almacén General
Reporte de la Orden de Compra
Remisión 0
Remisión 1
Amarillo 2
Azul 1
Recibo de 0
Báscula
Almacén General / Contabilidad
Almacén General / Báscula / Contabilidad Consecutivo
Almacén General / Báscula / Contraloría destruye semanalmente
Almacén General conserva
Jefe Almacén General / Proveedor
Nota 2: Sí hay cobro de fletes se le entrega al proveedor para cobro de fletes
Nota 2
49
Revisa toda la documentación
Contraloría
Sí
1
No
Nota 1: Devuelve documentos para reiniciar proceso
Contraloría / Contabilidad
¿Cumple
requisitos?
Cotización 0 Aprobada
Orden de Compra 2
Remisión 0 Proveedor
Recibo de 0 Báscula
Entrada de 0 Almacén
Causación 0
Proceso Alterno
Almacén General Ingresa la Mercancía recibida
Genera documento
Adjunta
soportes
Entrada de 0 Almacén
Almacén General / Contabilidad
Orden de Compra 2
Remisión 0 Proveedor
Recibo de 0 Báscula
Entrada de 0 Almacén
Proceso Alterno
Contabilidad
Contabilidad
Entrega factura
el día anterior
Confronta doctos,
verifica precio y
cantidades
Factura
Proveedor
Portería #1/Contabilidad
No
Sí
Devuelve factura, anexando carta que indica las causales
de devolución
Contabilidad
Devuelve factura
al proveedor
Contabilidad/ Proveedor
Proveedor/Portería #2
Radica factura Y portería la entrega en
Contabilidad
Contabilidad
Anexa doctos y entrega en Contraloría
Gestiona * Espera la nueva factura
Nota 1
¿Cumple
requisitos?
?
Causa
50
Remisión 0
proveedor
Entrada de
0
Almacén
Cotización 0
aprobada
Orden de Compra 2
Recibo de Báscula 0
Factura 0
Orden de Pago 0
Figura 11. Flujo grama de proceso de Compras Nacionales y Pago Proveedores.
1
Gira de acuerdo al plazo pactado y/o instrucción de Tesorería, genera documento
Contraloría / Caja
Coloca sellos protectores anexa documentos y los entrega
Caja / Contraloría
*Recoge las tres firmas autorizadas *Archiva el Comprobante de Egreso Original para entregar al proveedor * Transfiere soportes a Contabilidad * Después de entregado el cheque conserva el Comprobante de Egreso Original y lo conserva por 20 años
Caja
Archiva cronológica y numéricamente los soportes por 20 años.
Contabilidad
Comprobante 2
de Egreso
Comprobante 1
de Egreso
Comprobante 0
de Egreso
Comprobante 2
de Egreso
Comprobante 1
de Egreso
Comprobante 0
de Egreso
Fin
51
4.1.1. Cambios en el proceso de la Gestión de compras nacionales y pago a
proveedores
Posteriormente a la exposición del anterior flujo grama, el análisis y definición
de los procesos por parte del Comité de Archivo, las propuestas quedaron
consignadas y aprobadas en el flujo grama que se presenta a continuación:
No
Requisición 1 Almacén General
Conserva copia de requisición, Entrega documento
*Gerente Operaciones
*Gerente Administrativo
*Gerente Comercial
*Gerente Financiero
*Director de Producción
Usuario / Jefe
Almacén General
1
Requisición 0 Blanca
Compras
Niveles de Autorización
Jefe Almacén General
Inicio
Consulta existencias en el inventario del Almacén General
Sí *Solicita elementos Necesarios * Diligencia Salida de Almacén
Entrega elementos Usuario
Usuario/ Almacén General
Fin
Almacén General / Usuario
Diligencia formato físico de requisición con especificaciones del producto
Usuario/Jefe del Dpto. solicitante
Verifica y autoriza
Usuario
¿Ítem
Creado?
Almacén General
Sí
No
¿Hay
Existencias?
Rosada 2
Usuario
Amarilla 1
Almacén General
Requisición 0 Blanca
Compras
No
* Recibe requisición * Asigna consecutivo * Verifica Ítem creado
¿Requisición
Autorizada? Sí
Lleva requisición física
Almacén General / Compras
Ingresa requisición en el sistema con las características del producto
52
2
1 Compras
No
Confirman cotización 2
Sí
Compras Compras
Genera documento
Compras
Listado de Solicitud de
Elementos
Compras / Proveedor
Fax o e-mail
¿Es orden de Compra Repetitiva?
Ingresa registros con las condiciones pactadas
Selecciona por grupo, Elementos y proveedores
Espera cotización
3 días
Requisición 0
Blanca
Envía cotización
Proveedor /compras
Cotización 0
Compras
Cotización 0
Listado de 0 Evaluación
Ingresa las Cotizaciones
Sí
No
*Autorizaciones
Comité Gerencia
Activos Fijos: Equipos, Software,
E inversiones 50 S.M.L.M.V
Ordenes 30 S.M.L.M.V
Item 12 S.M.L.M.V
Único Proveedor 2 S.M.L.M.V
Contratos
* Ordenes 12 y 30 S.M.L.M.V
Jefe. De Compras
Autoriza cotizaciones según los siguientes conceptos: Cotización 12 S.M.L.M.V. y/o valor anterior Ordenes de Compra Abierta cuyo valor haya sido autorizado por Comité Lista de precios En todos los casos debe considerarse el concepto Jurídico.
Comité de Compras y
Contratos
Dirección de Insumos y
Suministros
¿Autorización Monto mayor
otro?
Aplica Cotización
Genera Orden de Compra
Anexa: Listado o cuadro de evaluación y Requisición
Jefe de Compras
Rosada 2
Amarilla 1
Orden de 0 Compra
2
53
2
Jefe de Compras
Archiva consecutivo Compras por 3 años
Jefe de Compras
Distribuye documentos
Jefe de Compras
Requisición 0
Cuando esté cumplida el requerimiento se archiva en el consecutivo de compras por 1 año
Fin
Cotización 0
Entrega documento Orden de Compra 2
Proceso alterno
Recepción del Pedido
Almacén General
Listado de Evaluación 0
Orden de Compra 1
Fin
Orden de 0 Compra
Proveedor: fax / personalmente /se elimina semestralmente
Fin
Orden de 2 Compra
Amarilla 2
Azul 1
Recibo de 0
Báscula
Se dirige al Almacén
General
Proveedor
A la fecha
pactada
Trae el pedido
Proveedor / portería #1
Portería # 1
-Informa al Almacén General para que autorice la entrada -Sí trae factura la entrega y
la conserva portería parcialmente SIN radicar.
Remisión 1
Remisión 0
Factura 1
Factura 0 Proveedor
y/o
¿Es necesario Pesar?
Entrega remisión
Proveedor / Báscula
No
Sí
Entrega la mercancía y la remisión Con el # de la Orden de Compra
Proveedor/ Almacén Gral. Remisión 1
Remisión 0 Proveedor
Remisión 1
Remisión 0 Proveedor
Remisión 1
Remisión 0
Nota 1
3 Revisa la mercancía contra la copia
rosada de Orden de compra
Pesa y se genera el Recibo de Báscula
Proveedor/ Báscula
54
Nota 1:
Remisión 1
Remisión 0
3
¿Error en Compra?
Sí ¿Presenta el caso para decisión?
Almacén General Almacén General / Dir. Insumos y Suministros
¿Conformidad con la
mercancía?
Sí
No
No
A la fecha
pactada
Entrega mercancía
Proveedor / Almacén General
Sí
No
Almacén General / Proveedor
- Radica la factura y reclamar la copia - Reclama doctos de identificación y se va
Proveedor/ Portería #1
Fin
¿Es necesario repesar?
Remisión 0 Aceptada
Proveedor / Báscula
Repesa y completa el recibo de báscula
Báscula / Proveedor
Entrega
Documentos
Amarilla 2
Azul 1
Recibo de 0
Báscula
Nota 1: En caso en que la recepción del pedido sea parcial, se anotará en la Orden de Compra
Rosada las cantidades parciales recibidas y el pendiente
Devuelve remisión con anotación sobre la devolución y mercancía.
Jefe de Compras y/o Usuario
Almacén General /Proveedor
*Devuelve remisión con anotación Sobre la devolución d mercancía *Conserva el Recibo de báscula, Para entregarlo en báscula para la anulación de éste documento
- No radica la factura y la reclama - Reclama doctos de identificación y se va
Proveedor / Portería #1
4
55
Recibo 2 de Báscula
4
Proveedor/ Almacén General
Firma remisión y entrega documentos
Remisión 1
Aceptada
- Radica la factura y reclamar la copia - Reclama doctos de Identificación y se va
Proveedor/ Portería #1
Fin
Destruye semanalmente
Sí hay cobro de fletes
Almacén General / Proveedor
Almacén General / Báscula
O
Distribuye documentos
Almacén General
Recibo 1
de Báscula
Almacén General / Báscula
Archiva en
consecutivo
Báscula
Entrega documento en Contabilidad
Báscula
Fin
Proceso alterno Control Factura
Contabilidad Contabilidad
Entrega factura
radicada el día anterior
Confronta doctos, verifica precio y
cantidades
Factura
Proveedor
Portería #1/Contabilidad
Nota 2: Después que el proveedor ha enviado nueva factura o nota crédito a
Contabilidad, éste departamento retomará el trámite desde la confrontación de los doctos, tal como se indica en el procedimiento.
Nota 2
5
Recibo de 0
Báscula
Genera Adjunta
soportes
Almacén General
Ingresa la Mercancía recibida
Entrada de 0
Almacén
Almacén General / Contabilidad
Orden de 2
Compra
Remisión 0
Proveedor
Entrada de 0
Almacén
Recibo de 0
Báscula
56
Reporte Proveedores
Caja
Genera documento
Verifica valores y fechas de vencimiento
Caja
5
Remisión 0
Proveedor
Recibo de 0 Báscula
Entrada de 0
Almacén
Causación 0
Orden 2
de Compra
Relación
Facturas
Devuelve factura, anexando carta que indica las causales
de devolución
Contabilidad
Devuelve factura al proveedor
Contabilidad/ Proveedor
Proveedor/Portería #1
Radica factura *Portería la entrega en Contabilidad
Nota 3
Contabilidad
Causa
Causación 0
Anexa doctos y memo Relación Facturas en Excel
Contabilidad
Archiva
x 1 año
Caja
Pago Proveedor
*Gestiona *Espera nueva factura
Sí
¿Cumple
requisitos?
No
Nota 3: Para el pago de un pedido parcial, el proveedor indica en la
Factura inicial la forma de pago y por tanto los soportes quedan en Archivo de Caja hasta que se realice el pago total de la misma
Caja
Fin Toma 2 firmas
autorizadas
Caja
Coloca sellos protectores, sello
antefirmas anexa documentos
No
Sí
Recoge cheque con Carta de autorización y sello
Proveedor / Caja
Gira de acuerdo a: Vencimientos de facturas a través de las
Entidades Financieras seleccionadas, programación de pagos y/o instrucción especial
Caja
Caja
Comprobante 2
Comprobante 1
Comprobante 0 De egreso
Cheque 0
Genera el Cheque y su respectivo Comprobante
Tiempo
Proveedor
6
¿Se Consigna?
57
Figura 12. Nuevo flujo grama del proceso de Gestión de compras nacionales y pago proveedores.
6
Relaciona comprobantes para verificar el
consecutivo
Caja/ Contabilidad
Fin Archiva en Consecutivo por 20 años
Contabilidad
Entrada de 0 Almacén
Relaciona
comproba
ntes
Remisión
Orden de 2 Compra
Recibo 0 de báscula
Factura 0
Orden de 0 pago
Anexos
Comprobante1 Egreso
Caja/ Contabilidad
Consignación
Comprobante 0
de Egreso
Se sugiere, que al Comprobante de Egreso Original se le adjunte todos los soportes incluyendo el Comprobante de Consignación, para ser entregado a contabilidad de acuerdo al cobro de los mismos de tal forma que se conserve el consecutivo.; a su vez el Comprobante de Egreso Azul sólo se utilizará por 1 año, al cabo del cual se eliminará.
Trae consignación *Adjunta documentos
Comprobante
Egreso 2
Entrega consecutivo
Caja / Contabilidad
Fin Archiva A-Z 1 Año - elimina
Caja / Contabilidad
Entrega Relación de Cheques y soportes
Caja
/Archi
vo
Realiza consignación
Mensajero Bco.
Mensajero
Envía
por fax?
No Envía comprobante de consignación
Mensajero / Proveedor
Mensajero
Entrega documentos
Mensajero / Caja Distribuye
documentos
Caja
Sí
Relaciona Comprobantes
Caja
58
Dirección de Insumos y Suministros
Jefe De Compras
Comité de Compras y Contratos
4.1.2. Descripción de cambios en el proceso de la Gestión de compras
nacionales y pago a proveedores.
En el levantamiento de los procesos se originaron varias situaciones críticas
tales como, el debate presentado ante los montos y niveles de autorización; por
tal razón se ajustaron dichos montos y se constituyeron los siguientes comités
evaluadores, con ocasión de la gestión de compras:
Comité de Gerencia
La empresa por ese entonces sufrió una reestructuración debido al cambio de
propietarios e incluso de constitución legal; pasó de ser una sociedad anónima
a una sociedad limitada. Este cambio, generó ajustes en los diferentes
departamentos y áreas de la empresa.
1) Ordenes 30 S.M.L.M.V
2) Ítem 12 S.M.L.M.V
3) Único Proveedor 2 S.M.L.M.V 4) Contratos
Ordenes 12 y 30 S.M.L.M.V
Autoriza cotizaciones según los siguientes conceptos:
1) Cotización 12 S.M.L.M.V.
y/o valor anterior 2) Órdenes de Compra Abierta
cuyo valor haya sido autorizado por Comité
3) Lista de precios 4) En todos los casos debe
considerarse el concepto Jurídico.
1) Activos Fijos: Equipos, Software
2) Inversiones 50 S.M.L.M.V
59
La Contraloría fue suprimida, impactando notoriamente el proceso de compras,
puesto que las actividades de control, estarían a cargo de los dueños del
proceso, esto contribuyó al empoderamiento de los funcionarios.
Gerencia Comercial, incluyó dentro de su equipo de trabajo el área de Servicio
al Cliente, direccionando así su recurso humano hacia la satisfacción del
cliente.
En cuanto a la Gerencia Financiera, se reorganizó puesto que la Jefe de
Tesorería tomo bajo su cargo, las áreas de Cartera y Caja.
Con la reestructuración, la Sugerencia Administrativa paso a constituirse como
Gerencia Administrativa; quién evaluó las funciones realizadas por los
departamentos de Compras e Importaciones, presentando a la Alta Gerencia
sus conclusiones, obteniendo la aprobación y creación de la Dirección de
Insumos y suministros. Esta dirección asumió los roles y gestiones pertinentes
y por tanto paso a ser el dueño del proceso de Compras Nacionales y Pagos a
proveedores.
Por su parte, la Dirección Contable, no presentó ninguna alteración, tanto en
sus funciones como en su estructura.
Con las nuevas relaciones y la una nueva visión de trabajo efectivo, gana/gana,
los colaboradores fueron considerados como talento humano y en
consecuencia, el departamento se denominó Dirección de Talento Humano.
La Subgerencia Técnica sufrió una baja sensible, puesto que fue sustituido y
unificada como Dirección de Producción, Director que debería cumplir con las
gestiones tanto técnicas como de todo lo que implicaba la producción de los
diferentes productos de la empresa.
60
Por lo anterior, las reestructuraciones quedaron establecidas como se muestra
en el siguiente organigrama:
Figura 13. Nuevo organigrama de la Empresa después de reestructurada.
4.1.3. Retención documental
Realizando la validación de la funcionalidad de los documentos, no podía
dejarse de lado la retención que debía corresponderle a los documentos
implicados en el proceso de compras. El proceso sería el siguiente:
Figura 14. Retención Orden de compra.
Fin
Orden de 0 Compra
Proveedor: fax / personalmente /se
elimina semestralmente
61
Cotización 0
Soporte del Comprobante de Egreso * Archiva por 20 años
Orden de Compra 2
Contabilidad
Fin
Jefe de Compras Requisición 0
Cuando esté cumplida el requerimiento se archiva en el consecutivo de compras por 1 año
Fin
Jefe de Compras
Archiva consecutivo Compras por 3 años
Listado de Evaluación 0
Orden de Compra 1
Fin
Figura 15. Retención de la Requisición.
El Comprobante de Egreso, debe tener adjunto todos los soportes incluyendo
el Comprobante de Consignación. Cuando sea necesario, estos documentos
posteriormente al pago, los conservará el área Contabilidad en un consecutivo.
Para el caso del Comprobante de Egreso Azul, solo se debe conservar por 1
año, se conservará en el área de Caja y para efectos de control de todos los
comprobantes de egreso se entrega en una A-Z a Contabilidad para que los
elimine, después de realizada las verificaciones respectivas.
Otro aspecto que resaltar, es que al momento de emitir el cheque o
Comprobante de Egreso; este era validado y revisado por varios funcionarios
de la empresa, incluyendo una contraloría externa que firmaba todos los
cheques. Después de la revisión del proceso se redujo a dos firmas.
62
4.2. PROCESO DE FACTURACION
Para éste proceso, se levanta la información de igual forma que el anterior, por
medio de observación directa, puesto que de manera práctica y funcional
permite evidenciar el flujo real de la información.
Inicio
Elabora Solicitud de Pedido, genera
documento
Sí
Usuario/ Asistente Comercial
Revisión de condiciones
*Genera documento *Adjunta pedido
*Entrega
No ¿Aprobación
del pedido?
Asistente Comercial/ Administración Ventas
Pedido 0
Administración Ventas
Administración Ventas
*Ingresa pedido *Aprueba
*Asignación
Pedido 0
Reporte de 0 Mercancía Asignada
Administración Ventas / Gerencia Comercial
Entrega documentos
Pedido 0
Reporte de 0 Mercancía Asignada
Verifica y entrega documentos
*Autorización del despacho
Gerencia Comercial / Gerente de Planta
Se devuelven documentos autorizados
Administración Ventas
*Ingresa información al sistema
*Archiva documentos
Genera documento
Pendiente 0 por despachar
Ciudad
Lleva documento para asignar transporte
Administración Ventas
1
Administración Ventas / Transportes
63
2
Al otro día
Relación de
Despacho 1
Contraloría
*Conserva por 2 años
*Entrega Relación de Despacho
Portería #1 / Contraloría
Relación de
Despacho 4
Relación de
Despacho 2
Conductor
* Se lleva documentos
para trámite externo
Cobro de fletes
Envío tubería Relación de
Despacho 1
* Reclama documentos de identificación
*Entrega Relación de Despacho Amarilla 1
Conductor/ Portería #1
1
Báscula
Archiva en consecutivo por 2 años
Pesa el vehículo vacío y se genera el
documento
Conductor/ Báscula
Rosada 2
Tiquete 0 De
Báscula
Transportes Conductor / Transportes
*Verifica pedido *Genera
documento
Entrega Orden de Cargue y doctos de identificación
Transportes / Almacén Producto Terminado
Ordena entrar el vehículo
Verde 4
Azul 3
Rosada 2
Amarilla 1
Relación 0 De
Despacho
1
Carga mercancía
Conductor/ Bodega Producto Terminado
Conductor/ Báscula
Relación De Despacho 3
* Repesa vehículo * Coloca sellos de báscula
y conserva Relación de Despacho Azul
Relación 0 De
Despacho
* Revisa mercancía *Firma Relación de Despacho * Conserva Relación de Despacho Original para adjuntarla al Movimiento Diario De Almacén *Entrega documentos al día siguiente en Contraloría
Jefe del Almacén Producto Terminado
Nota 1 Proceso alterno
Nota 2 Proceso alterno
Báscula / Transportes
1 Transportes
*Genera Informe Diario de Despachos
* Entrega documentos
Administración Ventas
Relación De Despacho 3
*Entrega Relación de Despacho
Relación De Despacho 3
Informe Diario de Despachos
0
Nota 1 Proceso alterno / Contraloría
64
Factura
Amarilla 3
Factura Original
Empresa 1
Factura Original
Empresa 1
Relación de
Despacho 3
Factura
Amarilla 2
Factura Original
Empresa 1
Contraloría/ Contabilidad
Cartera /Cliente
Relación de
Despacho 3
3
2
Factura
Amarilla 3
Factura
Amarilla 3
Entrega documento
Administración Ventas / Contraloría
*Revisa validando que los despachos se
facturaron * Entrega documento
Asistente de Contraloría
Contabilidad
*Conserva docto.
Administración Ventas
* Archiva carpeta del
cliente 20 años
* Archiva consecutivo
5 años
Fin
Fin
* Archiva consecutivo
20 años Fin
DESPACHOS EN BOGOTÁ
Proceso alterno Distribución
documentos en Bogotá
*Entrega la factura a para que se envíe al cliente
Administración Ventas / Cartera
Cartera / Cliente
Cliente / Cartera / Administración Ventas
Factura 0 Original Cliente
* Devolución de Factura Original Empresa
Administración Ventas
*Verifica Relación de Despacho Azul *Origina Factura
Cliente *Ingresa
datos para facturación
Cliente/ Administración Ventas
Factura
Amarilla 3
Factura
Amarilla 2
Factura Original
Empresa 1
Factura 0 Original Cliente
65
Proceso alterno distribución
documentos a nivel Nacional
Administración Ventas / Cartera
*Entrega la factura a para que se envíe copia
a la Oficina Regional Cliente y al Cliente
Factura
Amarilla 3
Factura Original
Empresa 1
Relación 0 De
Despacho
Nota 1
Auxiliar Almacén / Asistente de Contraloría
*Revisa y firma * Devuelve documento
Subgerente Administrativo / Auxiliar Almacén
Movimiento Diario
de Almacén
Producto
Terminado
*Entrega documento para revisión
*Adjunta Relación de Despacho Original * Entrega documentos
4
Auxiliar Almacén
Movimiento Diario
de Almacén
Producto
Terminado
1
Asistente de Contraloría
Proceso alterno Almacén de
Producto Terminado
3 DESPACHOS FUERA DE BOGOTÁ
* Archiva 2 años y luego destruye
Oficina Regional
Fin
Factura Amarilla 2
*Envía factura a la Oficina Regional
Cliente /Cartera / Administración Ventas
Factura Original
Empresa 1
Cartera / Cliente
Relación de
Despacho 3
Factura Original
Empresa 1
Factura 0 Original Cliente
* Devuelva Factura Original Empresa
*Conserva documento
Administración Ventas
* Archiva carpeta cliente
20 años
* Archiva consecutivo
5 años
Fin
Fin
66
Informe Gerencia
General
Figura 16. Flujo grama del proceso de facturación.
Estado de Inventario por
línea
Informe de
Despachos
* Archiva documentos
Asistente de Contraloría
Tiquete de 0
Báscula
Informe de
Producción
Movimiento Diario
de Almacén
Producto
Terminado
Asistente de Contraloría * Archiva 20 años
cronológicamente Fin
Archiva carpeta del cliente / 20 años
Relación de
Despacho 0
Proceso alterno
Contraloría
* Archiva consecutivo
20 años Fin
* Devuelve documento
Asistente de Contraloría
Administración Ventas
Fin
4 Tiquete 0 De
Báscula
*Entrega documento para revisión
Jefe de Báscula Proceso alterno
Báscula
Tiquete 0 De
Báscula
Asistente de Contraloría
1
Nota 2
Proceso alterno Administración
Ventas
* Imprime documento *Adjunta documentos
Jefe de Administración Ventas
Estado de Inventario por
línea
Informe de
Despachos
1
Asistente de Contraloría
1
* Revisa documentos * Valida información
* Genera informe
Asistente de Contraloría
* Entrega informe
Ç
Fin
Asistente de Contraloría
Gerencia General
67
Dir. Logístico
FC-505-00
Solicitud de código
Diligencia el formato de Información de productos especiales y/o tiempos de
entrega
Sí
Servicio al Cliente o Asistente Técnico Cial.
Servicio al Cliente o Asistente Técnico Cial.
Servicio al Cliente o Asistente Técnico
Cial.
No
¿Es un pedido especial?
FC-201-001-05 Original
FC-201-001-05 Copia 2 Analista
Producción
Programa Archiva
*Verifica, asigna tiempo de entrega *Aprueba
*Origina copias
Archiva carpeta cliente
Servicio al Cliente
FC-201-001-05 Copia 1
Servicio Cliente
Servicio al Cliente
FC-505-00
Solicitud de código
Diligencia formato de solicitud de
código
4.2.1. Cambios al proceso de la Gestión del pedido, despacho y facturación.
En el anterior flujo grama, se puede identificar la intervención de cada una de
las dependencias, por consiguiente se evidenció el proceso como una gestión
conjunta y éste como la columna vertebral del quehacer de la empresa, por lo
que dejo de ser solamente el proceso de facturación, como se denominó. El
siguiente fue el flujo grama aprobado por el Comité Institucional de Archivo en
reunión del 29 de septiembre.
Asigna el código y aprueba
Dir. Aseguramiento de Calidad
Asistente Logístico
Crea el Código
Revisa la creación contra el sistema Activa código
1
Inicio
Recibe solicitud del pedido u orden de compra
* Diligencia solicitud de pedido * Escriben condiciones del pedido
* Revisa condiciones * Establece el pedido
Cliente / Servicio al Cliente Asistente Técnico Cial.
Servicio al Cliente o Asistente Técnico
Cial.
Servicio al Cliente o Asistente Técnico
Cial.
Archiva carpeta
Consecutivo
Dir. Logístico
68
Creación 1
terceros
Creación 0
terceros
Pedidos
tramitados
Reporte de Mercancía Asignada
Asistente Técnico Cial.
Asistente Técnico Cial. /
Asistente Logístico
Asistente Técnico Cial. / Asistente Logístico
Analista Logístico/ Asistente Técnico Cial.
Verde 3
Rosada 2
Amarilla 1
Pendiente por despachar Ciudad / Dir.
Relación 0 Despacho Blanca
No
Sí
Pedido listo para Ingresar
Servicio al Cliente
¿Es cliente nuevo?
Asistente Técnico
Cial. Diligencia docto de
Creación de
terceros
De acuerdo a las condiciones pactadas con el cliente se
asigna el precio
Crea el precio en el sistema
con la lista de precios
Asistente Técnico Cial. / Gerente. Cial. Asistente Técnico Cial.
Archiva carpeta
del cliente
Contabilidad
Asistente Técnico Cial.
Ingresa datos
archiva docto
Genera impresión de pedidos tramitados
Tramita el pedido
Servicio al cliente
Verifica que los pedidos y las órdenes de compra del cliente sean correctos /Cero errores
Servicio al cliente
Revisa condiciones contra la tabla
descuento por cliente
Servicio al cliente Asistente. Logístico
Genera reporte DPR 139 con los Pedidos asignados
Asigna
Servicio al cliente
Aprueba
Autorización despacho
Devuelve docto.
Asistente Logístico
Devuelve docto. Entrega documento para autorización de despacho
* Ingresa Datos *Genera reporte
Transportes
Analista Logístico Analista Logístico/ Transportes
Lleva documento para generar la Relación de Despacho
1
2
69
Relación de 4 Despacho Envío Tubería
Relación de 3 Despacho Facturación
Relación de 2 Despacho
Transportador
Tiquete de 0 Báscula
Relación de 1 Despacho
Devolución Relación 0
de Despacho Blanca
Relación de 1 Despacho
Devolución
Relación 0 de Despacho
Blanca
Tiquete de 0 Báscula Original
Informe Diario de Despacho
APT
Conductor / Transportes
Entrega docs. de identificación y Orden de Cargue
Ordena entrar El vehículo
Conductor / Báscula
Pesa vacío y genera Tiquete de Báscula
Conductor / APT
Carga
Jefe de APT / Conductor
* Revisa mercancía * Firma RD 0 y 3 copias * Firma el Transportador
Conductor / Báscula
Repesa, se completa Tiquete Báscula,
Conductor / Báscula
Sella Relación Despacho *Entrega documentos
Conductor / Portería # 1
* Reclama documentos y se va
Conductor / Portería # 1
Báscula / Transportes
Entrega Tiquete Original para
cerrar el cargue
Transportes
Genera informe Diario envía por e-mail Gte. De operaciones,
Dir. Logístico, Asistente Logística, Asistente Técnico
Cial., Servicio al Cliente.
Archiva carpeta 5 años
Transportes
Al Otro día
Portería # 1 / Jefe APT
*Entrega RD Blanca
Archiva consecutivo
Jefe APT /
Transportes Fin
2
3
Fin
70
Relación de 3 Despacho Facturación
Relación de 3 Despacho Facturación
Factura
Amarilla 2
Factura Original
Empresa 1
Factura
Amarilla 3
Sin firma
Factura Original
Empresa 1 Firmada
Figura 17. Flujo grama del nuevo proceso de Gestión de pedido, despacho y facturación.
Asist. Logístico
Analista Logístico
Realiza control Interno entre la RD Azul contra
el sistema * origina la factura
Asistente Logístico
*Firma juego de facturas
*Sella originales *Distribuye docs.
Ingresa datos para correr el
proceso
Asistente. Logístico / Mensajero ó DHL
Entrega docs. para ser llevados al cliente; y este a su vez devuelva firmada Factura Original Blanca
Cliente /Asist. Logístico
Envía docs. firmado
Contabilidad
Factura
Amarilla 3
Factura
Amarilla 3
Entrega documento
Asistente Logístico/ Contabilidad
*Conserva mensualmente copia 3 de la Factura y la intercambia con
Factura Original firmada por el cliente que entrega Administración
Ventas posteriormente
Contabilidad
Factura
Amarilla 3
Factura
Amarilla 2
Factura Original
Empresa 1
Factura 0 Original Cliente
Factura 0 Original Cliente
*Intercambia Factura Original Empresa por la
Factura Amarilla
Asistente Logístico / Contabilidad
* Archiva consecutivo
20 años
* Archiva consecutivo
5 años
Fin
Fin
3
Nota 1
Nota 1
71
4.2.2. Descripción cambios principales en el proceso de la Gestión de Pedido,
Despacho y Facturación.
Para el levantamiento de la información presentada y con el fin de conectar
cada una de las actividades realizadas por las diferentes dependencias, se hizo
necesario empezar el levantamiento de la información desde el área comercial
contando con la intervención de los Asistentes Comerciales; puesto que en el
flujo grama preliminar se partió del pedido, es decir, desde la participación del
cliente externo. Teniendo esta nueva óptica se hizo notorio el volumen de
pedidos acumulados que el Gerente Comercial tenía para su visto bueno.
En este mismo sentido, se consideró el otorgar mayor empoderamiento tanto a
los Asistentes Comerciales como al Asistente Logístico.
4.2.3 Retención documental:
En éste caso particular, no sólo se afectó la retención de los documentos, sino
que también se dio respuesta a la validez de las facturas que serían
conservadas.
Relación de 1 Despacho
Relación 0 de Despacho
Blanca
Jefe de Transportes
Archiva consecutivo Compras por 3 años Fin
Jefe de Transportes
Se elimina después de ser cotejada contra el Informe
Diario de Despachos Fin
72
Factura
Amarilla 3
Factura
Amarilla 2
Factura Original
Empresa 1
Factura Original
Empresa 1 Firmada
Figura 18. Retención documental Relación de Despacho.
En cuanto a la Facturación por su parte se logró que la empresa DHL,
certificara la entrega de la factura con acuse por parte del cliente, puesto que
las Facturas en su mayoría se archivaban en la carpeta del cliente sin firma.
Relación de 4 Despacho
Relación de 3 Despacho
Relación de 2 Despacho
Fin Transportador
Cobro de fletes
Fin
Asistente Logístico
Envía al cliente o de lo contrario lo elimina
Báscula / Transportador
Envía al cliente con la tubería
Fin
*Conserva mensualmente copia 3 de la Factura y la intercambia con Factura
Original firmada por el cliente que entrega Asistente Logístico posteriormente
Contabilidad
Nota 1
Asistente. Logístico / Mensajero ó DHL
Cliente /Asist. Logístico
Envía doc. firmado
Factura 0 Original Cliente
73
Figura 19. Retención documental Factura.
Después de hacer el levantamiento de los procesos, se acordó presentarlos
ante el Comité Institucional de Archivo y hacer la propuesta de un programa de
gestión documental. En el siguiente capítulo se presentan los lineamientos del
programa de gestión.
*Intercambia Factura Original Empresa por la Factura Amarilla
Asistente Logístico /
Contabilidad
Factura
Amarilla 3
Sin firma
Factura Original
Empresa 1 Firmada
* Archiva consecutivo
20 años
* Archiva consecutivo
5 años
Fin
Fin
74
5. PROPUESTA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La siguiente propuesta, está precedida por la conformación del Comité
Institucional de Archivo, como se comentó en el capítulo de diagnóstico. Fue
necesario convocar reuniones con los directivos de la empresa; los integrantes
del Comité acordaron programar las reuniones para el segundo martes de cada
mes a las 8:00 a.m. para explicar el valor de la gestión documental en la
organización y en consecuencia otorgarle prioridad a cada una de las gestiones
que se realizarían, las cuales tenían como objetivo brindar un manejo racional
de la información y un mayor control en la producción documental.
El líder de este proyecto, convocó a una primera reunión con el fin de lograr
una la sensibilización al trabajo propuesto. Relaciono apartes de esta reunión:
“Debido a la gran variedad de documentación y el volumen de información que gira en torno a la industria, los altos costos asociados a la conservación y teniendo en cuenta que está documentación es el apoyo de distintas decisiones que se deben concretar en un momento preciso. Se hace indispensable realizar una gestión documental adecuada que se constituya en la mejor forma recuperar la información requerida oportunamente y pueda ser el soporte en la organización para la toma de decisiones futuras”.
Con la creación del Comité de Archivo se dio un paso importante de soporte al
programa de gestión documental. El comité se estableció, siguiendo las
disposiciones enunciadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 12
de 1995 en el Art. 4.16; como se planteó inicialmente los colaboradores que
contaban con una trayectoria y liderazgo en la empresa serían los convocados
para participar y actuar como miembros del Comité.
16
Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo 12 DE 1995, Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General de Archivos", Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría. [en línea] [consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1999.
75
Los integrantes del Comité Institucional de Archivo, directivos de la empresa,
se constituyeron como se muestra en la figura No.20
Figura 20. Esquema del Comité Institucional de Archivo.
Las funciones que comité adoptó son las siguientes:
1) Diseñar y aprobar las políticas referentes al manejo de la información
documental.
2) Promover y vigilar la aplicación de criterios comunes para la evaluación,
selección, descarte y traslado de los documentos.
76
3) Estudiar y verificar los valores testimoniales, informativos e históricos de
los documentos.
4) Establecer los períodos de retención de los documentos recibidos y/o
generados por la empresa.
5) Velar por el cumplimiento de las políticas y normas establecidas.
La propuesta de trabajo para el líder del proyecto fue la diseñar y elaborar las
Tablas de Retención Documental, las cuales a futuro tendrían las siguientes
ventajas:
1) Racionalización de la producción documental, lo cual permite
economizar costos de almacenamiento y trámites innecesarios.
2) Facilitan el acceso a los documentos, gracias a los tiempos de retención
establecidos en cada una de las etapas del ciclo de vida del documento.
3) Políticas claras sobre las transferencias documentales.
4) Evidencian los documentos gestionados por las dependencias y el valor
de los mismos, de tal forma que se dé un manejo integral de la
información para la toma de decisiones.
5) Permiten controlar la documentación, ya que se establece qué
documentos se originan, quién los utiliza, para qué y por cuánto tiempo
deben permanecer.
6) Contribuyen a detectar el grado de relevancia de los documentos.
77
Bajo esta propuesta de trabajo, se presenta el procedimiento para la
elaboración de las Tablas de Retención, conforme a lo dispuesto en el
Acuerdo-039 de 2002.17
1) Investigación preliminar de la empresa y fuentes documentales.
Es indispensable iniciar el trabajo de recopilación de las normas, manuales,
políticas de la empresa, con el fin de conocer la estructura organizacional y por
consiguiente el funcionamiento de las áreas; los actos administrativos que
hablen sobre la producción, utilización y conservación de los documentos
generados; para así tener una idea global sobre la gestión de la información al
interior de la misma.
2) Entrevista con los productores de los documentos de la institución
La entrevista, permite identificar el tratamiento que se le brinda al documento y
a la información al interior de las oficinas, teniendo en cuenta la distribución, el
nivel de consulta y el trámite, permitiendo tener una perspectiva y un campo de
acción sobre el cual poder crear procesos de mejora y así involucrar al
departamento de archivo y/o gestión documental, no como un depósito de
documentos, sino también como un lugar estratégico de información que apoya
los procesos de la organización.
Otra estrategia que usa el líder del proyecto, fue la de enunciar que la
información en la empresa debería tratarse como si fuese un bien contable;
éste paralelo se planteó en cuanto a las características de la información y su
valor, de esta forma se hizo más comprensible el objetivo real del
levantamiento de la información.18
17
Colombia. Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 039 (octubre 31 de 2002), Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000. [en línea] [consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2019. 18
COLOMBIA, Decreto 2649 de 1993, Capítulo II. OBJETIVOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE [en línea] [consultado el 12 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://legislacion.vlex.com.co/vid/expiden-principios-generalmente-aceptados-246741113.
78
De igual modo, el líder del proyecto utiliza como herramienta la Encuesta de
Unidad Documental, la cual le permite determinar las unidades documentales
del área y obtener un panorama de los flujos de información generados; de tal
forma que se vean reflejados directamente en las TRD, como se describen en
el siguiente formato:
79
80
Figura 21. Formato encuesta. Estudio de unidad documental.
81
En el momento de realizar la obtención de la información, se obra como un
auditor interno, respetando las actuaciones y procedimientos llevados a cabo
por cada uno de los funcionarios; por ello es conveniente en este paso, actuar
con diplomacia, honestidad e imparcialidad; aplicando el análisis, la escucha
activa y por supuesto el respeto, por el quehacer de la otra persona.
Este aspecto fue importante recalcarlo, ya que el líder del proyecto, era
funcionario nuevo en la compañía y además obtendría información sobre cómo
se estaban llevando a cabo las actividades al interior de las dependencias;
hecho que para los funcionarios que serían auditados, se convertiría desde
antes en una barrera de acceso a la información; razón por la cual se solicitó el
respaldo del Subgerente Administrativo y del Comité.
3) Análisis e interpretación de la información recolectada
Teniendo como base la información suministrada en la encuesta de unidad
documental, se articula las funciones y los documentos generados y/o recibidos
por la empresa mediante la conformación de las series, subseries y tipos
documentales con sus respectivos tiempos de retención en cada una de las
fases del archivo.
4) Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental
Elaborado el trabajo anterior, las Tablas de Retención Documental se diseñan y
deben presentarse al Comité de Archivo con el fin de ser aprobadas.
Los integrantes del Comité acordaron un cronograma de reuniones en las
cuales se revisaban y se aprobaban los tiempos documentales.
Por otra parte. Los funcionarios del Departamentos de Control expresaron, que
la coyuntura en ese momento se encontraba en el Departamento de Compras,
puesto que era uno de los departamentos que tenía un mayor efecto en la
82
organización, debido a la gestión propia que no estaba alineada con la política
de servicio al cliente interno, en razón a que la información y la documentación
tardaba demasiado tiempo en ser entregada al usuario y a su vez no había un
procedimiento claro en cuanto al manejo de la caja menor; por esta razón piden
que se haga el análisis y el diseño del procedimiento de compras.
Estos procesos fueron determinaron que la empresa tomara la decisión
proponer el programa de gestión documental el cual permitiría definir los
procesos y las actividades de la organización; de igual forma se establecería
qué información y qué documentos se estaban generando y recibiendo como
consecuencia de las actividades de la empresa. Esto genera un cambio en el
enfoque del tratamiento que se le da a la información y a la documentación
puesto que la información empieza a operar como un recurso que da valor.
El comité tenía claro los procesos que se requerían para conocer la trazabilidad
de los documentos generados en sus funciones sustantivas y como se estaban
administrando, por consiguiente se propuso un cronograma para poner en
marcha el proyecto:
83
Figura 22. Cronograma del proyecto de gestión documental.
El líder del proyecto, considero que los conceptos técnicos se presentarían
posteriormente en capacitaciones formales, puesto que en esos momentos el
Comité había sobrepasado su tiempo de programación. (Ver Glosario).
5.1. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
Para la presentación de los lineamientos del proceso de compras, se llevaron a
cabo alrededor de 6 sesiones, con la participación no solo del responsable del
proceso, el Jefe de Compras, sino también con todos los involucrados, sin
distinción de área o jerarquía.
Estas reuniones cobraron gran importancia y respaldo al interior de la empresa,
tornándose en el primer Círculo de participación de la empresa liderado desde
el Departamento de Archivo.
84
Las propuestas generadas en estas reuniones, fueron expuestas ante el
Comité de Archivo, como parte de la formalización y sensibilización a los
nuevos procedimientos surgidos.
El proyecto, logró uno de los objetivos planteados, la racionalización de los
procesos y de los documentos.
5.1.1. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Compras Nacionales y
Pagos a Proveedores.
1. Los tiempos de respuesta al usuario en la gestión de su
requisición se establecieron de la siguiente manera:
PRODUCTOS
TIEMPO DE ENTREGA
Nacionales 5 días hábiles, de acuerdo a la
especificación del producto
Importados 8 días hábiles.
Tabla 3. Tiempos de respuesta usuarios.
Almacén General deberá informar al usuario en el momento oportuno la
disponibilidad del elemento o trabajo solicitado; puesto que sucedía con
frecuencia que el elemento llegaba al Almacén y como había pasado mucho
tiempo, el usuario olvidado su pedido y el Almacén no hacía el control
respectivo.
La situación anterior causó en los entes de control interno, una alerta puesto
que esto significaba tener un capital invertido sin uso; generando actividades
que no agregaban valor en el tiempo, se ocupaba espacio y por supuesto se
perdía dinero.
85
Por esto, se pidió hacer un barrido general a la base de datos del inventario
con el fin de inactivar aquellos elementos que se encontraban en desuso o que
eran registrados con diferentes nombres, siendo el mismo producto. Además
se debía indica la antigüedad de los elementos que no fueron utilizados por el
usuario y realizar un listado para evaluarlo.
Esto conllevaba, a una afectación de los activos de la Compañía y éste ajuste
debía ser realizado por el Comité de Gerencia. La Revisoría Fiscal propuso
hacer una revisión aleatoria del inventario existente en el Almacén General.
2. En cuanto al pago a los proveedores se estipuló que Contabilidad
debía marcar y organizar por fecha las facturas que tenían
vencimiento. Logrando coordinadamente el pago de las mismas.
La Directora de Insumos y Suministros (Tesorera) propuso indagar que
operaciones se podrían realizar por transferencia electrónica y a través de que
medio o compañía.
A su vez, se creó un control para el pago de proveedores, ya que en algunas
ocasiones se realizaban entregas parciales o devoluciones y el sistema
permitía la operación de pago.
El Gerente administrativo, solicitó al Departamento de Sistemas, habilitar un
estado en la causación para establecer si la causación estaba completa, es
decir, si se tiene la factura y los soportes necesarios para proceder o no al
pago de la misma, o si por el contrario se debía dejar en estado de espera, de
tal forma que el pago quedaba.
En este momento había que resolver quién sería el encargado de autorizar las
compras. Aprovechando la asistencia de los altos directivos de la empresa se
determina establecer el Comité de Compras, cuyo objeto era aprobar la compra
o trabajo requerido. Se acordó que se reunirían en los tiempos programados
con el Gerente Financiero y la Directora de Insumos y Suministros.
86
El Comité de Compras se conformó de la siguiente forma:
1) Subgerente. Administrativo / Subgerente Técnico
2) Gerente Financiero
3) Directora de Insumos y Suministros.
4) Jefe de Compras.
El jefe de contabilidad solicitó que las compras por caja menor, debían tener
siempre el NIT del proveedor para afectar la cuenta NIT – NIT.
En caso de haber una devolución posterior a la recepción del trabajo o
elemento, será informada por el Almacén General al usuario y presentada al
gerente competente, para tomar la medida correspondiente.
Por otra parte, en el trámite de cheques y cartas se ocasionaba un retraso,
impactando directamente en la gestión realizada por los mensajeros y en los
clientes externos, en razón a esto se decidió agregar la firma del Director de
Relaciones Industriales como firma autorizada; adicionalmente se modificaron
las condiciones para solicitar débitos.
Expuesta la anterior situación, la Coordinadora de Archivo y correspondencia,
sugirió establecer tiempos para la solicitud de cheques; puesto que en algunas
ocasiones se dejaba el trámite de los cheques para última hora o girando el
mismo día de pago y esto recaía directamente en la gestión que realizaban los
mensajeros de la empresa.
El Gerente Financiero, manifestó evaluar la situación y propuso un horario para
que el Asistente Financiero atendiera las solicitudes en un menor tiempo de tal
forma que se cumpliera con la autorización el mismo día, permitiendo los
mensajeros cumplieran su gestión sin contratiempos.
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5.1.2. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Gestión de Pedido,
Despacho y Facturación.
Como se había mencionado anteriormente, la exposición y debate de los flujos
gramas anteriores, dieron lugar a controversias y consensos presentados a
continuación:
1) Contando con la experiencia de los Asistentes Comerciales se observó
que en algunas ocasiones no era clara la información suministrada por el
cliente y por lo tanto debía revisarse la política de pedidos, con el fin de
tener mayor precisión en la toma del mismo y ser más expeditos en el
servicio al cliente, sin perder el negocio.
2) Por su parte, el Asistente logístico propuso que el sistema debería
otorgar restricciones internas de aprobación del pedido por parte del
cliente y solo ser aprobado cuando se tengan claramente especificados
los requerimientos del cliente, en cuanto a dimensiones y otras
especificaciones técnicas que debía cumplir el pedido.
3) Se propuso que el cliente digitara directamente la Orden de Compra, en
la página Web de la empresa; por su parte el Asistente Técnico
Comercial o de Servicio al Cliente, validaría el pedido y registraría el
descuento o condiciones especiales a las que hubiese lugar.
4) En cuanto a las políticas de descuento, se propuso realizar una tabla de
condiciones comerciales y de descuentos, la cual se actualizaría
permanentemente por el asistente comercial asignado.
5) Se pretende establecer como política la confirmación del pedido por vía
de correo electrónico al Jefe de Transportes, para realizar un mayor
control sobre el mismo y proceder al despacho efectivamente.
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6) Se pidió habilitar el sistema para que cada Asistente Técnico Comercial,
estuviese informado de los pedidos tomados el día anterior.
7) El reporte de mercancía asignada, debería indicar el pendiente que
exista y ser consultado por el sistema o enviado por correo electrónico a
los comerciales para realizar el debido seguimiento, se sugiere que
dicho informe sea expedido el mismo día en la mañana.
8) La creación de un código, se genera a partir de un pedido especial
aprobado. Se propone establecer una política de permanencia de la
referencia en el catálogo, dado su carácter especial.
9) Se propone establecer una política, para definir cuáles ciudades se
consideran intermedias y cuáles son los términos de entrega para
optimizar el costo de los fletes y la utilidad del negocio.
10) Hay que definir cuál es el tiempo real de un despacho, según la
programación de la planta.
Con relación a los documentos se determinaron los siguientes lineamientos:
1) La copia amarilla de la Relación de despacho, no se seguiría utilizando
debido a que se utilizaría la RD Blanca en su remplazo, cumpliendo las
mismas funciones; el departamento de transportes como generador de
la Relación de despacho, conserva el documento original.
2) Por su parte la Relación de despacho azul, se puede eliminar, éste
documento puede ser consultado en INTEGRITY (El sistema de
información de la empresa), en el momento de la facturación; el Cliente
a su vez conoce por medio de la Relación de despacho verde la tubería
que se le está enviando.
89
3) El Tiquete de Báscula Original lo conservará el Jefe de Transportes,
quien realiza el Informe Diario de Despacho y la copia rosada del tiquete
se eliminará.
4) En cuanto al informe diario de despacho se propuso que se le enviara al
cliente, a Servicio al Cliente para que ellos, tengan disponible el estado
del pedido para revisarlo y hacer las correcciones pertinentes; sin
embargo, cabe anotar que a dicho documento debe ajustarse solamente
con la información que deba conocer el cliente.
90
6. CONCLUSIONES
Este trabajado desarrollado desde la metodología investigativa de la
experiencia, permitió adoptar una posición de gestor y líder del trabajo
realizado en el levantamiento y planteamiento del Programa de Gestión
Documental realizado en la empresa metalúrgica.
El líder del proyecto del Programa de Gestión Documental, obtuvo el
respaldo de la alta gerencia, lo que permitió sensibilizar a los diferentes
funcionarios involucrados de manera propositiva en el levantamiento de
la información, gestión realizada desde la retroalimentación de los
procesos y la diagramación de los mismos.
El concepto del profesional pasivo e incluso sin presencia ante la
empresa, fue reivindicado gracias a los logros obtenidos por el
profesional contratado, que evidenció la gestión documental como un
proceso que agrega valor al interior de la empresa y que gestiona
cambios significativos en el mejoramiento de los procedimientos y de los
documentos gestionados.
El profesional en Ciencia de la Información, tomo como estrategia el
diseño de procesos para el análisis de la información gestionada al
interior de la empresa, de tal forma que se dieran a conocer los vacíos y
los monopolios de los flujos de información presentados e identificados
en la fase diagnóstica de este proyecto, punto de partida para gestionar
el levantamiento de información no solo con el estudio de unidad
documental sino también a través de los flujo gramas expuestos en cada
una de las revisiones realizadas tanto a los dueños del proceso como a
los integrantes del Comité Institucional de Archivo.
91
Se identificaron y representaron los procesos de mayor impacto para la
Empresa, constituyéndose como modelo para el levantamiento y análisis
de la información, construyendo en este sentido la base fundamental
para la realización de un adecuado programa de gestión documental.
Se logró la estandarización de los procesos administrativos de la gestión
de compras y de facturación, obteniendo una cadena de producción
documental que involucró a toda la organización; teniendo en cuenta la
reglamentación de la Norma ISO 9001-2000, para la empresa del sector
metalúrgico.
Se estableció las responsabilidades de cada uno de los funcionarios y la
retroalimentación de los procesos que tenían a su cargo. Originando una
gestión horizontal en la empresa que contribuyo a una mayor motivación
y compromiso, generados desde el empoderamiento en la toma de
decisiones en favor de la organización.
Los resultados de éste trabajo quedaron evidenciados en el programa de
gestión documental, mediante la creación de mecanismos de
seguimiento y control de los flujos de la información y la documentación
involucrada en los procesos analizados.
Se aportó a la empresa metalúrgica desde la gestión documental, dado
que al cruzar los límites funcionales, se proyectó una empresa orientada
a obtener resultados comunes para la satisfacción de los clientes
internos y externos.
El Programa de Gestión Documental, permitió un mejor entendimiento
del para qué se controlan los documentos y cuál es su valor, gracias a
la interacción entre procesos y documentos.
92
La verificación y validación de los procesos, generó una visión global y
estructurada de aquellas actuaciones administrativas que no estaban
documentadas, como por ejemplo: la gestión en el trámite de cheques
que es un proceso de la Gerencia Financiera.
La falta de infraestructura tecnológica en la empresa, ocasionó la
dispersión de la información, la repetición de actividades y por qué no
decirlo se convirtió en pérdida de tiempo y oportunidades en la toma de
decisiones de la alta gerencia de la empresa; por tanto sobrecostos en
los procesos.
Como parte de la gestión documental realizada, se estableció que las
copias de documentos que se distribuían con carácter de “Copia
Controlada”, llevarían el respectivo sello en todas sus páginas y la nota
al lado del sello, del número de copia controlada correspondiente.
93
7. RECOMENDACIONES
Cuando se dé inicio a un proceso de levantamiento de información es
necesario realizar una adecuada sensibilización con el personal
involucrado, creando una expectativa de mejoramiento de los procesos
analizados y desvirtuando los imaginarios de evaluación o calificación del
trabajo individual.
Se recomienda integrar al proceso de gestión de información, las
actuaciones tanto operativas como administrativas de la empresa, para
favorecer la efectividad de los procesos y que la documentación sirva como
testimonio de ello.
Se debe promover al interior de la organización, la cultura de los procesos
dinámicos, estructurados y estandarizados, que favorezcan la optimización
de los procesos y el adecuado flujo de la información y de los documentos.
Se sugiere contar con el Departamento de Calidad y el área de
normalización, como aliados estratégicos para lograr mayor efecto en el
trabajo de levantamiento de información.
De igual forma, la visión conjunta de la experiencia y trayectoria de los
diferentes colaboradores, permite obtener la información de manera fluida y
la contextualización de los escenarios posibles en los que va a actuar el
profesional en Ciencia de la Información.
Es indispensable respaldar con las normas legales vigentes el trabajo a
realizar, para brindar mayor confianza al momento de levantar la
información y/o presentar un proyecto; esto incluso abre la puerta para
debates y la búsqueda de nuevos conocimientos.
94
Se recomienda que los documentos del Sistema de Calidad, estén ubicados
en la red interna (Intranet) para su consulta y distribución controlada.
Se indica que es preciso planear actividades de capacitación con los
funcionarios, con el fin de unificar criterios documentales y archivísticos,
para que los involucrados en el proyecto hablen el mismo lenguaje técnico.
Es necesario el seguimiento de los procesos archivísticos adoptados, para
que estos se encuentren alineados directamente con las diferentes
gestiones administrativas y operativas de la empresa.
Los parámetros o lineamientos deben ser evaluados permanentemente
respecto a la funcionalidad de los mismos.
Una consideración particular del líder del proyecto, es que no solo se
registre y analice la información tangencialmente, sino sustancialmente a
través de la observación directa de los diferentes procesos y relaciones
trasversales de la organización.
95
BIBLIOGRAFIA
COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 027 DE 2006 (31 de
octubre), Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. [En
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Jiménez González. - -Bogotá: El Archivo, División de Clasificación y
Descripción, 2003, p. 8. [En línea] [Consultado el 8 de febrero de 2013]
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COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Acuerdo 12 DE 1995, Por el cual
se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento
General de Archivos", Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría. [En
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2002), Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación
de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley
594 de 2000. [En línea] [Consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en
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VOEHL, Frank, 1946 ISO 9000: Guía de instrumentación para pequeñas y
medianas empresas, 1997. 261 p. ISBN 970-10-1771-4.
RUÍZ, Canela – LÓPEZ, José, La gestión por calidad total en la empresa
moderna, 2004. 488p. ISBN 970-15-0986-2.
MALLEN, David, Manual de habilidades para auditoría: una introducción básica
a la planificación de auditorías de sistemas de gestión en las organizaciones,
2003. 114p. ISBN 958-9383-37-8.
SOSA PULIDO, Demetrio. Conceptos y herramientas para la mejora continua,
2009. 143p. ISBN 968-18-5529-9.
97
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Análisis, mejora y resultados. ..................................................................... 18
Figura 2. Gestión de documentos en la organización. ................................................ 27
Figura 3. Organigrama de la empresa metalúrgica. ................................................... 28
Figura 4. Documentos físicos del proceso de compras. ............................................. 38
Figura 5. Documentos físicos recibidos. ..................................................................... 38
Figura 6. Documentos de requisición del Departamento de Compras. ....................... 39
Figura 7. Documentos procesos Compras. ............................................................... 40
Figura 8. Documentos de orden de compra. .............................................................. 41
Figura 9. Documentos, recibo báscula. ...................................................................... 43
Figura 10. Simbología ANSI. ...................................................................................... 44
Figura 11. Flujograma de proceso de Compras Nacionales y Pago Proveedores. ..... 50
Figura 12. Nuevo flujograma del proceso de Gestión de compras nacionales y pago
proveedores. ............................................................................................................... 57
Figura 13. Nuevo organigrama de la Empresa después de reestructurada. ............... 60
Figura 14. Retención Orden de compra. .................................................................... 60
Figura 15. Retención de la Requisición. ..................................................................... 61
Figura 16. Flujograma del proceso de facturación. ..................................................... 66
Figura 17. Flujograma del nuevo proceso de Gestión de pedido, despacho y
facturación. ................................................................................................................. 70
Figura 18. Retención documental Relación de Despacho. ......................................... 72
Figura 19. Retención documental Factura.................................................................. 73
Figura 20. Esquema del Comité Institucional de Archivo. ........................................... 75
Figura 21. Formato encuesta. Estudio de unidad documental. ................................... 80
Figura 22. Cronograma del proyecto de gestión documental. .................................... 83
98
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Sistema de Calidad. Formatos y niveles. ..................................................... 21
Tabla 2. Estándares internacionales, línea conducción. ............................................ 24
Tabla 3. Estándares internacionales. Líneas cerramiento, mueble y estructural. ....... 25
99
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO
Como parte integral de la sensibilización realizada a los funcionarios y al
Comité de Archivo, se presentó los conceptos archivísticos utilizados, teniendo
como parámetro el ACUERDO 027 DE 2006 del Archivo general de la Nación.
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a
los principios y procesos archivísticos.
Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es
responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y
la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
100
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o
jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación,
la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos
o datos en los archivos
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras
de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por
lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la
procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor conformado por la alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y
hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los
Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:
- El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas.
- La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental - La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
101
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el
proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término
correspondencia, hasta el momento en que se adoptó la definición de comunicaciones
oficiales señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario
competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información
contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la
costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series
y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o
una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los
mismos, cualquiera que sea su titularidad.
D
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la
conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
102
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un
material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y
otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los
documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de
evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la
historia.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que,
por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción
de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en
todas las entidades.
Documento histórico: Único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las
relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte
en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
103
Documento misional: Producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.
E
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama legajo.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama libro.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
F
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un
expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse
debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas
que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama
también “fuente de primera mano”.
104
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.
G
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o
varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura
de un fondo.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos
onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su
localización.
Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Índice temático: Listado de temas o descriptores.
Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
M
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del
fabricante.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas
imágenes en película de alta resolución.
105
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos
y cualitativos.
N
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación
de la práctica archivística.
O
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se
usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad
es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por
el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de
los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no
deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.
106
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o
entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de
radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo
amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos
que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
S
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos
de carácter representativo para su conservación permanente. Se llama también “depuración” y
“expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
107
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de
conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación
que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física
y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que
posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
T
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en
caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede
contener notas de referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y
de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.
U
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
108
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
V
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o
privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por
el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o
se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud
de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.
109
GLOSARIO CONCEPTOS TÉCNICOS DE CALIDAD
Se presenta a continuación los diferentes términos utilizados en las empresas
certificadas:
ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente no deseable.
ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen o controlan al más alto nivel una
organización.
AMBIENTE DE TRABAJO: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada a
proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
ASTM International: conocida hasta 2001 como la Sociedad Americana para Pruebas y
Materiales (ASTM), es una organización internacional organización de estándares que
desarrolla y publica técnicas de consenso voluntario normas para una amplia gama de
materiales , productos , sistemas y servicios. La sede de la organización se encuentra en
Pennsylvania.
AUDITOR: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo
una auditoría.
AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen
los criterios de auditoría de calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.
CAPACIDAD: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que
cumple los requisitos para ese producto.
CERTIFICACIÓN: es la actividad que respalda que una organización, producto, proceso o
servicio cumple con los requisitos definidos en normas o especificaciones técnicas. Las marcas
de conformidad de ICONTEC se constituyen en un elemento diferenciador en el mercado,
mejorando la imagen de productos y servicios ofrecidos y generando confianza frente a
clientes, consumidores y el entorno social de las organizaciones.
CÍRCULOS DE CALIDAD: Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o
similar en un área de trabajo común, son entrenados para identificar, seleccionar y analizar
problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y
presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación
CLIENTE: Individuo u organización que recibe un producto o servicio.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
110
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los
requisitos de la calidad.
CORRECCIÓN: Acciones tomadas para retirar el producto o reprocesarlo, modificar, eliminar
los errores. Una corrección ataca directamente al problema.
DIAGRAMA DE FLUJO: es una representación gráfica de un proceso.
EFICACIA: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
ENFOQUE POR PROCESOS: plantea que un resultado deseado se alcanza más
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
proceso.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Disposición de responsabilidades, autoridades y
establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
GESTIÓN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría.
INFRAESTRUCTURA: Recursos necesarios para el funcionamiento de la organización.
INSPECCIÓN DE INSTALACIONES PLANTAS O PROCESOS: Consiste en las actividades de
Inspección para la industria en general y que tiene como fin apoyarla en la verificación de
condiciones específicas, disposiciones empresariales o reglamentaciones técnicas que buscan
apoyar el desarrollo general de las organizaciones, sin que esto deba responder a
disposiciones reguladas, sino voluntarias.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
organización.
MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
MEJORA DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la
capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.
Norma AISI / SAE: es una clasificación de aceros y aleaciones de materiales no ferrosos.
Norma ASTM A 1011: Certifica las propiedades mecánicas del acero.
111
Norma ASTM A 53: A53/A53M-12. Especificación Estándar para Tubería, Acero, Negro y por
inmersión en caliente, recubierto con zinc, soldados y sin costura.
Norma ASTM A 795 ERW SCH 10. Especificación Tubería de acero para uso en sistemas
contra incendio, negra o galvanizada, electro soldada o sin costura.
Norma ISO: El conjunto de Normas ISO 9000 son normas de calidad y gestión continua de
calidad, establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) que se
pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática, que esté orientada a
la producción de bienes o servicios.
Norma JIS G 3141, se utiliza para productos laminados en frío y su aplicación es en
estructuras livianas, partes de carrocerías, piezas de cerrajería tubos y cañerías. Producción
de Acero. Productos y Subproductos.
Norma JIS G SPHT 1: Aplicada para productos de acero, para cañerías y tubos soldados.
Norma NTC 1560: Norma técnica colombiana para tubos de acero al carbono laminados en
caliente soldados por resistencia eléctrica para uso general.
Norma NTC 1986: Norma técnica colombiana para tubos de acero al carbono laminados en
frío soldados por resistencia eléctrica para uso general.
Norma UL: Certifica y evalúa la seguridad de los productos, mediante pruebas de laboratorio.
NORMALIZACION: es la actividad que establece, con respecto a problemas reales o
potenciales, disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo
de orden en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de
formulación, publicación e implementación de normas.
ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
PLAN DE LA CALIDAD: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto
proceso o contrato específico.
POLÍTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientación de una organización, relativas a la
calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
PROCESO DE ELECTROFUSIÓN (ERW): donde en una corriente de alta frecuencia se utiliza
para fundir el acero, dando como resultado en la soldadura en la unión de la tubería.
PRODUCTO: Resultado de un proceso.
PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
112
REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido
sus requisitos.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: que permiten establecer la política y objetivos de la
organización, procurando su cumplimiento a través de la calidad.
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que está bajo consideración.
VALIDACIÓN: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
