Taller 5Ss
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Las 5Ss
Dr. Primitivo Reyes Aguilar
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Propsito del CursoQue los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condicin de participar activamente en la implementacin de las 5S en la empresa.
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Actividad para el participanteExpectativas del Curso
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Por qu debemos implementar las 5SS? La competencia cada vez es mayor
Cambian las necesidades de los clientes
Cambian las tecnologas
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Pero, Qu significa 5Ss?Es una metodologa enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las reas de la empresa (oficinas, almacn, etc.)
Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en prctica comn.
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Qu significa 5Ss?
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Objetivos de las 5SsPoder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos fsicos o informacin en computadora.
Incrementar la Productividad;
Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;
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Beneficios al implementar las 5SsCero:
1. Retrasos2. Insatisfaccin de Clientes3. Prdidas ($$$)
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Beneficios personales 1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente.
2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:
Aportar ideas para organizar nuestras reas de trabajo
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Beneficios personales Hacer ms gratas las horas de trabajo
Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo
Nos ayuda a desempear nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).
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Visin General de las 5Ss
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Resistencia al CambioNormalmente escuchamos:
Para qu limpiar si se ensucia de nuevo?
Ya tenemos organizacin y orden
Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas.
Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?
Quiero ver que el jefe haga primero las 5Ss en sus cajones.
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Actividad para el participanteParadigmas identificados en su rea o departamento de trabajo
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Qu hacer para romper esos paradigmas?No ignorarlas:
1. Hablar con nuestros colaboradores, para:Conocer el origen de su resistencia
Conocer sus preocupaciones y temores
Escuchar sus propuestas
2. Predicar con el ejemplo
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Seiri, la primera S: SeleccionarDistinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:
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Seiri, la primera S: Seleccionar
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rea de Oportunidad rea de uso comn (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas
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rea de Oportunidad Cerca o detrs de lockers y muebles
Esquinas y pasadizos
Detrs de los pilares y bajo las escaleras
En los Pisos y pasillos
Pizarrones de avisos ya muy obsoletos
Afuera, pegado a las cercas o bardas
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rea de Oportunidad
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rea de Oportunidad
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Seiri:SeleccionarDeshacerse de todo lo innecesario del rea de trabajo, en caso de duda:
Asignar un rea especial para colocacin de estos materiales y equipos
Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta rea haciendo una relacin
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Seiri:Seleccionar
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Seiri:SeleccionarPeridicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el rea de tarjetas rojas y tomar decisiones
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Seiri:Seleccionar
PrincipioSolo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite
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Actividad para el participanteIdentificar lo necesario de lo innecesario de su rea de trabajo/ frecuencia de uso
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Seiton, la segunda S: OrdenOrdenar los artculos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificacin, localizacin, disposicin y regreso al mismo lugar despus de ser usados
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Seiton: OrdenObjetivos:Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de bsqueda Facilitar la administracin visualEjemplos de Orden:
Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).
Etiquetar espacios de almacenaje.
Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalpices, etc.) y muebles
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Seiton: OrdenEl primer paso para organizar, es dividir nuestra rea de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera Mapa
Hoja1
12345
A
B
C
D
E
Hoja2
Hoja3
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AntesDespusSeiton: OrdenMarcar pasillos y reas donde deben ir las cosas
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Seiton: Orden
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Seiton: OrdenDivide los gabinetes en columnas y renglones
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Seiton: OrdenDibujo de contornos
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Seiton: Orden
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Actividad para elparticipanteCmo ordenara el escritorio que a continuacin se presenta?
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Seiton: Orden
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Seiton: Orden de avisos y letreros Designar un lugar especial para colocarlas
Indicar cuanto tiempo van a estar puestas
La cinta debe debe despegarse sin daar la pared
Los posters, avisos y seales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaos estndar)
Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar
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Seiton: OrdenDocumentar el mtodo de organizacinDar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos
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Seiton: OrdenPrincipio
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
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Actividad para el participanteDe lo que identific como necesario, explicar Cmo lo ordenara, segn lo visto en la sesin?
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Seiso, tercera S:LimpiezaMantener el rea de trabajo impecable y libre de toda suciedad
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Seiso:LimpiezaBeneficios
Aumenta la moral del personal y su eficiencia
La imagen del lugar da otra proyeccin
Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen
Se minimiza la probabilidad de revolver archivos
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Seiso:Limpieza Implementacin en cinco pasos:
1. Determinar las metas de limpieza
2. Determinar las responsabilidades de la limpieza(mapeo de reas y definicin de responsables)
3. Determinar los mtodos de limpieza(programa que muestra al detalle las veces al da en que se limpia, el responsable, y la forma)
4. Preparar las herramientas de limpieza
5. Implantar la limpieza.
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Seiso:Limpieza Hay que dibujar un mapa para dividir el rea de trabajo en zonas ms fciles de manejar
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Seiso:Limpieza Etapas de la Limpieza:
Macro: limpieza general
Individual: limpieza de reas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes especficas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)
Micro: limpieza de partes pequeas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.
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Seiso:LimpiezaPromocin de un rea de trabajo limpia
Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas).
Limpieza por equipo y rea (pisos, herramientas, etc.).
Aplicar Kaizen para limpiar zonas difciles, mtodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza).
Seguir las reglas e intensificar las acciones.
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Seiso:LimpiezaAsignar responsables de las actividades de limpieza,definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
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Seiso:LimpiezaEnliste cada una de las actividades de limpieza a realizarEnliste los artculos y equipos de limpieza a utilizarDocumente las actividades de limpieza en un procedimiento
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Seiso:LimpiezaPlegaria de las 5Ss
No tendr cosas sucias
No tirar cosas alrededor
Limpiar las cosas en forma adecuada
Rescribir cosas que se han borrado
Pondr cinta en avisos vigentes que se han cado
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Seiso:LimpiezaRecomendaciones en la limpieza
Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su rea y equipos
La limpieza e inspeccin es el primer paso del mantenimiento autnomo
Utilizar listas de verificacin de inspeccin y limpieza (con ayudas visuales)
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Seiso:Limpieza Comunicar EntrenamientoCrear disciplina
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Seiso:LimpiezaPrincipio
El lugar ms limpio, no es el que ms se asea, si no el que menos se ensucia
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Actividad para el participanteElabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad
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Seiketsu, tercera S:EstandarizacinMantener las tres primeras Ss: SeleccinOrden Limpieza
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Seiketsu:EstandarizacinLograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la seleccin, organizacin y limpieza son mantenidas en las reas de trabajo
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Seiketsu:EstandarizacinIntegrar las actividades en el trabajo de manera regularEstableciendo procedimientos
Implementando auditorias de revisin
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Seiketsu:Estandarizacin
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Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fcil guardarlos por los nios
Herramientas y mtodos para control visual Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer erroresAvisos de peligroIndicaciones de donde deben ponerse las cosasDesignaciones del equipoRecordatorios de precaucin en la operacinAyudas visuales de mantenimiento preventivoInstructivos
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Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Hacer que sea fcil verlas a distancia
Desplegar los mensajes o dibujos adecuados
Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que est bien y que est mal
Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fcil y convenientemente
Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fcilmente
Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el rea de trabajo sea ms brillante y ordenada
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Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Pintar las paredes y pisos peridicamente.
Todas las reas deben estar identificadas con letreros de nombre y funcin.
Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quin es responsable de qu en las 5 Ss.
Utilizar marcas de posicin para indicar la posicin correcta de las cosas.
Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia
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Seiketsu:Estandarizacin(Controles visuales)Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia
Utilizar un pizarrn para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar
Establecer recomendaciones para mantener no slo la limpieza sino tambin la higiene en la empresa
Indicar el estado de avance en 5 Ss en cada rea en funcin de los resultados de las auditoras
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Seiketsu:Estandarizacin
Beneficios
No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administracin Visual
Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar
Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan
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Seiketsu:EstandarizacinSe controlan las fuentes de suciedad y basura
Se eliminan los hbitos de acumular cosas innecesarias en oficinas
NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3Ss.
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Seiketsu:EstandarizacinRecomendacin
. Es altamente recomendable que en la elaboracin de los estndares participen quienes deben de realizar las actividadesde las primeras 3Ss
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Seiketsu:EstandarizacinPrincipioDi lo que haces, haz lo que dices, y demustralo
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Actividad para el participanteElabore su esquema de evaluacin incluyendo nicamente las tres primeras Ss
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Shitsuke, quinta S:DisciplinaHbito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua
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Shitsuke, quinta S:Disciplina(Importancia)1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hbito
2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente
3. Todos el personal ha hecho suyo el mtodo y lo aplican
4. El rea de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estndares
5. Se busca la mejora continua.
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Shitsuke, quinta S:Disciplina(Formacin de hbito) Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados
Hacer que todos participen y que hagan algo y despus trabajar en la implantacin (5Ss 3, 5 o 10)
Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace
Asegurar que no falle la comunicacin, clarificar las ideas y reconfirmar
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Shitsuke, quinta S:DisciplinaExiste en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia.
Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organizacin y las prdidas.
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Las 5 Ss : En la oficinaLa oficina es una Fabrica de papel
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Cmo tener una oficina ms eficiente? Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelera estandarizada
Hacer un programa de trabajo para cada empleado
Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrn en programa para que la gente sepa el estatus
Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas
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La campaa de uno solo es mejor Una sola localizacin para expedientes
Proceso de documentos en el mismo da
Juntas de una hora
Memos e E-Mail de una pgina
Llamadas telefnicas de un minuto
Guardar slo una copia del original
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Archivos eficientes Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos
Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro
Organizar los archivos por:
Seccin, cliente, proveedor, tema, tipo de documento, por asunto, por proyecto, departamento, etc.
de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad
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Archivos eficientes Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos
Slo guardar la informacin que realmente es necesaria, evitar gastar espacio
Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta)
Cada documento debe indicar la fecha de recepcin y fecha de proceso
Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado
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Actividad para el participanteRealice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5Ss
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5SsCampaa de Promocin
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Campaa 5Ss Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 Ss
Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie ms lo tomar, de ellos depende el xito o fracaso de la campaa
No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 Ss como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas
Lo importante es empezar en 5Ss y mantener el esfuerzo
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Campaa 5Ss
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Campaa 5Ss Planeacin y operacin Organizacin promocional Educacin Juntas promocionales
Actividades paralelas Posters de invitacin a participar Temas del mes
Despliegue de las actividades de las 5 Ss en reas de trabajo especficas Docuementacin Implantacin
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Campaa 5Ss Proyectos Kaizen Organizarlos conforme sea apropiado
Entrenamiento tcnico Tecnologa Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento
Lanzamiento de equipos Kaizen y certificacin
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Campaa 5Ss
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Registros de 5Ss Fotografias (antes, durante y despus)
Poner etiquetas fosforescentes con la P en rea con problema requiriendo atencin
Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.)
Museo de las cosas antiguas (mquinas y herramientas)
Registrar los resultados de los proyectos Kaizen
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Diagnstico y evaluacin de 5Ss Competencias
Patrullas y evaluacin cruzada
Uso de auditores y listas de verificacin
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Diagnstico y evaluacin de 5Ss Avisos Todos los avisos limpios y claros Sin avisos pasados de fecha Todos los avisos estn alineados en su parte superior y a los lados
Administracin de las 5 Ss Las responsabilidades para las 5 Ss estn claramente delineadas a todos los niveles Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 Ss
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Diagnstico y evaluacin de 5Ss
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Diagnstico y evaluacin de 5Ss
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Diagnstico y evaluacin de 5Ss