SERGIO ALEJANDRO CANTILLO – 2126103

TALLER SOCIALIZACION – COMUNICACIÓN

1. Que es la comunicación

La comunicación es el proceso por el cual una persona se puede poner en contacto con otra u otras a través de un mensaje en la que se espera transmitir un significado el cual dicha persona debe entender para su correcta emisión, a la espera que la persona receptora o grupo de ellas responda la forma esperada, ya sea mediante una opinión, una conducta o sencillamente una actitud.

2. Por qué es importante la comunicación para los gerentes.

Este proceso es importante para los gerentes porque todas las funciones que ellos desempeñan (como por ejemplo el proceso administrativo compuesto por la planeación, organización, dirección, control) requieren que haya flujo constante de información en todas direcciones, es decir que involucren a todos los actores con los que la organización interactúa así como internamente entre sus dependencias.

3. Describir el proceso de la comunicación.

El proceso da inicio cuando el emisor o fuente es decir una persona o grupo de ellas con ideas, información y un propósito para comunicar, desea transmitir un mensaje; Dicho mensaje o forma en que se da a una idea o pensamiento que el emisor desea comunicar al receptor, es convertido en simbología de una manera común y de fácil comprensión para el o los receptores, es decir poner la idea a transmitir en un “lenguaje” adecuado para ambos actores; posteriormente dicho mensaje es transmitido mediante un vehículo por donde viaja dicho mensaje de emisor a receptor, dicho vehículo es conocido como canal; el receptor a recibir el mensaje realiza un proceso de traducción de lo recibido a la idea propia que el emisor quiso transmitir; a dicho proceso se le conoce como decodificación, en este punto también es posible darse cuenta si la codificación y el canal fueron los adecuados para que el receptor interpretara el mensaje como el emisor deseaba, por tal motivo el receptor para asegurarse que interpretó la idea que el emisor quería hacerle llegar, realizara un proceso de retroalimentación con el emisor.

4. Enumerar las técnicas empleadas para superar las barreras de la comunicación.

Las técnicas que se pueden considerar como las más útiles para superar dichas barreras y tener una comunicación mucho más efectiva son: El uso de la retroalimentación, donde se puede constatar que lo que se le ha

comunicado es exactamente la idea o concepto que la fuente le deseaba transmitir, ya que con este proceso es posible evitar malos entendidos así como verdades a medias de lo que debe hacer o lo que le querían decir; se debe mencionar además que la retroalimentación puede ser de forma verbal o no verbal.

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La simplificación del lenguaje, donde al usar palabras que el o los receptores a quienes va dirigido el mensaje les sea de fácil comprensión, ya que si se usa un lenguaje mucho más complicado teniendo en cuenta a quien va dirigido el mensaje, dicho elemento puede convertirse en una barrera de comunicación adicional.

El escuchar activamente o con atención, donde se debe tomar el mensaje totalmente sin la realización de ningún juicio a priori o pensar en lo que se puede decir como una posible respuesta sin haber terminado de escuchar, ya que con ello es posible elevar la empatía, es decir poder ponerse en los zapatos del emisor y así poder comprender con mayor facilidad el contenido real de un mensaje.

El control de las emociones, donde se debe reconocer que las emociones se han desbordado y se debe realizar una abstención de comunicarse hasta haberse calmado completamente, ya que al hablar bajo el efecto de las emociones a flor de piel no permite a la persona comunicarse coherentemente ni completamente de forma racional, ni tampoco realizar un proceso de comprensión adecuado de un mensaje ya que posiblemente bajo el efecto de las emociones dicha comprensión será distorsionada.

Observación de pistas no verbales, donde se debe ser mucho más consciente de las acciones que de las palabras, ya que las primeras dicen mucho más, por tal motivo es importante que al comunicar las acciones no vayan en sentido opuesto al mensaje que se desea comunicar, por el contrario debe reafirmarlos, para entrar a él o los receptores en contexto de lo que se está tratando de comunicar.

5. Describir la tecnología de red y las tecnologías inalámbricas que afectan la comunicación de la organización

La tecnología de la información ha sido de vital importancia para el desarrollo de la comunicación en las organizaciones, esto ha sido posible mediante 2 grandes ramas; la tecnología de red y las tecnologías inalámbricas, para el caso de las primeras, se encuentran el correo electrónico, el cual es una forma de transmisión de mensajes instantáneos entre computadoras vinculadas previamente; la mensajería instantánea la cual es una comunicación interactiva que también se transmiten diversos mensajes, la diferencia con el correo es que esta se realiza a tiempo real entre usuarios de una misma red de computo o vinculación de alguna forma; el correo de voz, el cual es un mensaje hablado el cual es digitalizado y transmitido por la red, se puede guardar en un almacenamiento para que el receptor lo escuche posteriormente; el fax, el cual es un medio de transmisión de documentos que contienen texto tanto como gráficos, usando líneas telefónicas convencionales; finalmente las 3 nets intranet, extranet, e internet parlante, el caso de las primeras son redes que solo son accesibles por los miembros de la organización, la segunda son redes de comunicación para que solo usuarios autorizados entablen contacto con entes externos específicos como vendedores o clientes y la última de ellas es el uso de internet, pero específico para la transmisión de información por voz.

Las tecnologías inalámbricas involucran todo tipo de señales que son enviadas por medio del aire o del espacio sin ninguna conexión de por medio entre emisor y

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receptor(es) como por ejemplo los la señal vía microondas, satélites, ondas y antenas de radio, rayos de luz infrarrojos.

6. Identificar los comportamientos que sirven para saber escuchar con atención

Los comportamientos que pueden ayudar a escuchar con mayor atención son: Mantener contacto visual con el emisor, ya que esto le estará dando a entender

que está siendo escuchado y que la información transmitida es de total interés, además de que concentrara la atención al emisor evitando caer en distracciones fácilmente.

Asentir la cabeza y mostrar gestos faciales apropiados, ya que mediante las señales corporales o mejor llamadas señales no verbales, son la mejor forma de manifestar interés, cuando se asiente la cabeza o se realiza el gesto adecuado, le enviamos el mensaje al emisor de que lo estamos escuchando atentamente.

Evitar actos o gestos distractivos, ya que estos sugieren aburrimiento a la información suministrada y por ende poca atención al emisor el cual lo notara muy prontamente, por tal motivo debe evitar acciones como mirar el reloj, mover papeles o lápices o distracciones de esa índole.

Hacer preguntas, un receptor debe analizar lo que está escuchando y a partir de ello realizar preguntas, dicho comportamiento producirá aclaración, confirma al emisor que se le está prestando atención así como confirmar que se ha entendido lo que se le ha mencionado.

Repetir parafraseando con propias palabras, la paráfrasis son un medio magnifico de control y comprobación de que se está escuchado con atención, así como un proceso de realimentación por parte del receptor.

Evitar interrumpir al emisor, dejándolo terminar su idea antes de contestar, no trate de adivinar la orientación de las ideas del emisor, cuando haya terminado se sabrá.

No hablar demasiado, ya que la persona que realmente sabe escuchar sabe de la situación que por lo general las personas prefieren sus ideas antes que escuchar las de alguien más.

Transitar sin interrupciones entre roles, la persona que sabe escuchar alterna suavemente entre el rol de orador y escucha, desde el punto de vista del escucha quiere decir que se debe concentrar en lo que dice el orador y procurar en no pensar en lo que se deba responder apenas tenga chance.

7. Explicar los comportamientos que se requieren para proporcionar una retroalimentación efectiva

Para proporcionar una retroalimentación efectiva, se deberá concentrar en comportamientos muy específicos, es decir evitar la ambigüedad para realizar o evitar la realización de ciertas acciones dependiendo si se quieren repetir o evitar algunos resultados, hacer que dicha retroalimentación sea impersonal es decir que no debe tener ningún carácter evaluativo ni crítico, por el contrario debe ser descriptivo y no debe ser impulsado por las emociones.

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8. Describir los factores contingentes que influyen en la delegación de facultades

Los factores contingentes son una guía para los gerentes para determinar la medida en que se puedan delegar ciertas facultades, estos factores incluyen parámetros como el tamaño de la organización (al ser mucho más grandes debe existir una mayor delegación de facultades), la importancia de la decisión u obligación (al ser mucho más importante dicha decisión u obligación menor posibilidad de delegación existirá), la complejidad de las tareas (cuanto mayor complejidad en las tareas mayor posibilidad de ser delegadas), la cultura de la organización (a medida que haya mayor confianza y credibilidad en los colaboradores se les delegaran más facultades) y las cualidades de los subordinados (la delegación exige colaboradores que cuenten con las habilidades, capacidades y motivación necesaria para aceptarlas y actuar coherentemente a dicha facultad)

9. Identificar los comportamientos que sirven para delegar eficazmente

Los comportamientos relacionados con una delegación de facultades eficaz son la aclaración de la asignación, es decir que va a delegar y a quien (dicha persona debe ser la más capacitada para realizar dicha tarea y establecer si se tiene el tiempo y motivación suficientes para cumplir con la nueva labor; el margen de decisión que tendrán los colaboradores, el cual debe ser muy específico con las limitaciones ya que se está delegando autoridad pero no de forma ilimitada, solo para ciertas cuestiones donde deben estar informados hasta qué punto pueden llegar sin requerir autorización directa; el permitir que los empleados participen en la decisión de quién de ellos pueda asumir responsabilidades pero no en exceso ya que al trabajar en un grupo de personas es posible generar conflictos de intereses indeseados para el comportamiento de la organización como tal; el informar a los otros las delegaciones de las tareas y autoridades es vital en especial quienes serán directamente afectados positiva o negativamente del hecho con el fin de disminuir la posibilidad de generar un conflicto y de no poder cumplir lo encomendado.

10. Describir los pasos necesarios para el análisis de conflictos y resolverlos

Los pasos para analizar deben elegir los conflictos que valgan la pena los recursos y esfuerzos invertidos y resolver situaciones conflictivas comienzan por indagar el estilo básico que se tenga para manejar conflictos, ya que todos no manejan los conflictos de la misma manera ni tampoco su reacción es la misma (unos con mayor proactividad que otros) entre los más comunes se encuentra la elusión (conflictos triviales, con emociones desatadas y requieren tiempo para enfriarse los ánimos), la transigencia (no es demasiado importante el conflicto o llevarse el crédito para usarse en situaciones que realmente lo requiera), la imposición (resolución de cuestiones importantes muy rápidamente no necesariamente populares y que no sea imprescindible la opinión de otros), la conciliación (las partes en disputa tienen poderes parecidos y es necesario llegar a una solución temporal de una situación con mucha más complejidad o la presión del tiempo) y la colaboración(existe poca presión del tiempo donde todas las partes desean hallar una solución de ganar-ganar y el

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asunto es demasiado importante como para una solución a medias), luego de ello se deben elegir los conflictos que valgan la pena los recursos y esfuerzos invertidos así como el hecho de que sean manejables; luego hay que realizar una evaluación a los actores de la situación conflictiva así como el origen de la misma para finalmente elegir la mejor alternativa para resolver el conflicto según el estilo y el contexto donde se presente.

11. ¿Por qué un gerente puede estimular un conflicto?

Quizá un gerente quiera estimular una situación conflictiva si una determinada división está afectada por comportamientos negativos como apatía, estancamiento, la falta de ideas o ser insensibles a cambios, también lo puede estimular realizando un cambio de cultura a la organización introduciendo extraños, ya que cambiando con el estado de las cosas sugiere implícitamente ideas innovadoras, existen muchas otras formas de realizar estímulos aunque la humanidad dedique mucho más tiempo en disminuirlos que en estimularlos pero con propósitos positivos

12. Comparar las negociaciones distributivas contra las integradoras

Las negociaciones distributivas por lo general producen situación de ganancia-perdida o suma-cero por que el objetivo de la negociación es tratado como una cantidad invariante, esto quiere decir que lo que se gane será a expensas del otro negociante y viceversa, se trata de convencer a el otro negociador que no es posible llegar a su punto, que consideran justa solamente la propia oferta, a diferencia de las integradoras que tratan los recursos a su disposición como variables y por consiguiente tiene lo necesario para generar condiciones donde ambas partes salgan beneficiadas (ganar – ganar), existe un clima de confianza, reciprocidad y credibilidad mutua, además de crear vínculos de comunicación para realización de negociaciones posteriores.