Tecnicas Administrativas Basicas de Oficina_Guia Didactica

Gestin de aprovisionamiento

Tcnicas administrativas

bsicas de oficinaGua Didctica

Oscar Snchez Estella

Ricardo Herrero Domingo

M ngeles Hortigela ValdeandePROGRAMACIN GENERAL

DEL MDULO PROFESIONAL

1.- IntroduccinLa presente gua didctica se ha realizado siguiendo las directrices del Real Decreto 107/2008, de 1 de febrero, por el que se complementa el catlogo nacional de cualificaciones profesionales, mediante el establecimiento de siete cualificaciones profesionales de la Familia Profesional Administracin y Gestin.

PERFIL PROFESIONAL Y COMPETENCIA GENERALEl perfil profesional del Programa de Cualificacin Profesional Inicial SERVICIOS AUXILIARES EN ADMINISTRACIN Y GESTIN queda determinado por su competencia general, sus competencias profesionales, personales y sociales, por la relacin de cualificaciones y, en su caso, unidades de competencia del Catlogo Nacional de Cualificaciones Profesionales incluidas en el mismo.

La competencia general consiste en distribuir, reproducir y transmitir la informacin y documentacin requeridas en las tareas administrativas y de gestin, internas y externas, as como realizar trmites elementales de verificacin de datos y documentos a requerimiento de tcnicos de nivel superior con eficacia, de acuerdo con instrucciones o procedimientos establecidos.

ENTORNO PROFESIONALEste profesional desarrolla su actividad por cuenta ajena, en cualquier empresa o entidad del sector privado o pblico, principalmente en oficinas, despachos o departamentos de administracin o servicios generales, estando presente en todos los sectores productivos, as como en la Administracin Pblica, destacando por su alto grado de transectorialidad.

OCUPACIONES Y PUESTOS DE TRABAJO RELEVANTESLas ocupaciones y puestos de trabajo ms relevantes son:

Auxiliar de oficina.

Auxiliar de servicios generales.

Auxiliar de archivo.

Clasificador y/o repartidor de correspondencia.

Ordenanza.

Auxiliar de informacin.

Telefonista en servicios centrales de informacin.

Taquillero.

Debido al cambio constante en la legislacin, los tipos de documentos y la integracin de los procedimientos administrativos que utilizan las empresas, el mercado laboral demanda a estos profesionales una actualizacin continua y una actitud positiva para el aprendizaje, la autoformacin y la responsabilidad. Adems, la creciente competitividad en el mundo empresarial requiere, asimismo, profesionales capaces de desarrollar su actividad en un entorno de gestin de calidad, seguridad laboral y respeto por el medio ambiente. 2.- Mdulo: Tcnicas administrativas bsicas de oficina

Este mdulo aporta la formacin necesaria para desempear las funciones relacionadas con las tareas de la gestin de la documentacin comercial, financiera y de recursos humanos as como la tramitacin de la correspondencia y de la paquetera en el mbito organizativo de la empresa.

LNEAS DE ACTUACINLas lneas de actuacin en el proceso de enseanza-aprendizaje que permiten alcanzar las competencias versarn sobre:

La identificacin de la empresa, su estructura e identificacin de las funciones en la gestin administrativa dentro de la organizacin empresarial.

La identificacin de los recursos materiales de una oficina, su preparacin y utilizacin.

La aplicacin de tcnicas de empaquetado, envo y recepcin de la correspondencia.

El manejo de la documentacin bsica administrativa, comercial y de tesorera utilizando aplicaciones informticas.

El control de las existencias.

El cumplimiento de las normas de prevencin de riesgos laborales y de proteccin ambiental.

COMPETENCIAS PROFESIONALES, PERSONALES Y SOCIALESPara poder asumir las funciones y las actividades que debe realizar en su puesto de trabajo, el alumno debe alcanzar las siguientes competencias:

1. Apoyar en la gestin de todo tipo de correspondencia, documentacin y paquetera de forma eficiente siguiendo las instrucciones recibidas, partiendo del conocimiento de la distribucin fsica de los distintos departamentos de la empresa.

2. Realizar, bajo la supervisin de un superior, las gestiones bsicas propias de la tesorera, relacionadas con los agentes pblicos y privados, a travs de las aplicaciones informticas especficas o genricas.

3. Garantizar, organizar y custodiar los recursos materiales, as como asegurar el funcionamiento ptimo de los equipos del servicio u oficina, segn las instrucciones recibidas.

4. Participar activamente en el grupo de trabajo, contribuyendo al buen desarrollo de las relaciones personales y profesionales, para fomentar el trabajo en equipo.

5. Mantener hbitos de puntualidad, responsabilidad, orden y pulcritud a lo largo de su actividad.

6. Demostrar una actitud abierta y correcta hacia otras personas expresando la propia opinin evitando ofensas.

7. Mantener una actitud humilde que favorezca el aprendizaje individual y colectivo.

CONTENIDOS NORMALIZADOSPara que el alumno pueda conseguir los resultados de aprendizaje o competencias establecidas en el Real Decreto 107/2008 se establecen los siguientes contenidos: Conceptos bsicos de organizacin de empresas y entidades pblicas:

Fundamentos y reas funcionales bsicos de las organizaciones.

La organizacin en la empresa: departamentos, tipologa y caractersticas.

La organizacin y fundamentos bsicos del Estado y de la Unin Europea.

Descripcin de organigramas elementales de organizaciones privadas y pblicas: tipologa, funciones y tipos.

Mantenimiento del entorno fsico del espacio de acogida: aspecto y disposicin de materiales auxiliares y tipos.

La actuacin personal y profesional en la realizacin de las actividades de apoyo administrativo:

Identificacin de parmetros para una actuacin profesional en las actividades de apoyo administrativo: indicadores de calidad de la organizacin e integracin de hbitos profesionales. Su relacin con procedimientos de trabajo, criterios de organizacin y coordinacin, la orientacin a resultados.

Trabajar con otros en las actividades de apoyo administrativo.

Factores que modifican la dinmica de un grupo de trabajo. Nivel de tarea, nivel de relacin.

Aplicacin del trabajo en equipo en la realizacin de las actividades de apoyo administrativo en una organizacin: el espritu de equipo y la sinergia.

Caracterizacin de la profesionalidad: tica personal y profesional en las actividades de apoyo administrativo.

Tramitacin de correspondencia y paquetera interna y externa:

Circulacin interna de correspondencia y documentacin en entidades pblicas y privadas tipo. Canales y medios de comunicacin en empresas y organismos oficiales tipo.

Servicios de correos y mensajera externos: caractersticas, funciones, productos y servicios, tarifas.

Aplicacin de tcnicas bsicas de recepcin y registro de entrada y salida de correspondencia y documentacin.

Aplicacin de tcnicas bsicas de tratamiento, clasificacin y distribucin de la correspondencia y documentacin.

Embalaje y empaquetado bsico: materiales y tcnicas.

Tramitacin de correo electrnico y por otros medios telemticos.

Tramitacin de documentacin a travs de Internet.

Procedimientos bsicos en registros pblicos. Cotejo de documentacin administrativa bsica:

Relaciones entre las funciones organizativas y la documentacin administrativa que generan.

Normativa bsica sobre la documentacin administrativa.

Documentos administrativos: elementos bsicos, funciones y caractersticas.

Cumplimentado de modelos de documentos justificativos bsicos de las operaciones de compraventa: pedidos, albaranes, notas de entrega, recibos y facturas.

Cumplimentado de nminas sencillas tipo: componentes fundamentales.

rdenes de trabajo.

Tramitacin documental en las Administraciones Pblicas: Cumplimentado de impresos y documentacin bsica de las Administraciones Pblicas.

Registro en aplicaciones de gestin administrativa de facturacin y nminas.

Tramitacin de operaciones bsicas de cobros y pagos:

Operaciones bsicas de cobro y pago: funciones, caractersticas y tcnicas de gestin.

Descripcin de medios de pago: tarjetas de crdito, de dbito, monedero electrnico y otros medios anlogos.

Cumplimentado de modelos de documentos de cobro y pago, convencionales o telemticos: Recibos, cheques, domiciliacin bancaria, letras de cambio.

Cumplimentado de documentacin bsica correspondiente a operaciones elementales de tesorera.

Cumplimentado de libros de caja y bancos.

Cumplimentado de impresos correspondientes a los servicios bancarios bsicos.

Procedimientos de cuadre de caja.

Gestin de tesorera a travs de banca on line. Obtencin y cumplimentado de documentos a travs de Internet.

Utilizacin de aplicaciones informticas de gestin de caja en operaciones bsicas de cobros y pagos.

Registro y control bsico de material y equipos de oficina:

Descripcin de material y equipos de oficina: material fungible y no fungible.

Procedimientos administrativos elementales de aprovisionamiento de material y equipos de oficina. Cumplimentado de rdenes de reposicin.

Gestin bsica de inventarios: Tipologa, caractersticas, documentacin y mtodos de clasificacin.

Elaboracin de inventarios sencillos de existencias de material de oficina y documentacin. Control y registro de entradas y salidas de documentacin, material y equipos de oficina: Aplicacin de mtodos y tcnicas bsicas relacionadas.

Cumplimentado de fichas de material y equipos de oficina: aplicacin de criterios de valoracin y control de existencias.

Utilizacin de hojas de clculo o aplicaciones informticas de gestin de inventarios en operacin bsicas de registro y control de material y equipos de oficina. 3.- Desarrollo y distribucin de los contenidos

Los criterios de evaluacin, contenidos y objetivos, establecidos por la normativa legal, se han desarrollado en cinco unidades (con la dedicacin temporal que se detalla) y distribuidos de la siguiente forma:

1. Conceptos bsicos de organizacin de empresas y entidades pblicas

Criterios de evaluacinObjetivosContenidos

Se han clasificado distintas organizaciones a partir de sus caractersticas.

Se han identificado las funciones desarrolladas por los principales departamentos de las organizaciones.

Se han reconocido los flujos de informacin que se dan entre los departamentos.

Se ha explicado la finalidad del organigrama como instrumento de representacin grfica de estructuras organizativas.

Se han establecido las diferencias entre una organizacin formal y una informal.

Se ha reconocido la organizacin jerrquica de las distintas Administraciones Pblicas. Diferenciar los distintos tipos de entidades u organizaciones.

Conocer los principales departamentos de cualquier organizacin.

Identificar las funciones y actividades bsicas de los departamentos, as como los flujos de informacin que se dan entre ellos.

Reconocer la utilidad de los organigramas como instrumento de representacin grfica de las organizaciones, interpretndolos correctamente.

Diferenciar entre organizacin formal e informal.

Precisar los elementos bsicos de la organizacin del Estado: Administracin Central, Autonmica y Local. Las entidades: concepto y tipos.

Las empresas y su clasificacin.

La organizacin de las empresas.

La coordinacin departamental y el trabajo en equipo.

Los organigramas.

La organizacin del Estado y sus entidades pblicas.

Los flujos de informacin.

Mantenimiento del espacio de acogida.

Dedicacin (en % horas sobre el total del mdulo): 10%

2. Elementos bsicos de la comunicacin escrita


Se han diferenciado las partes de una carta.

Se ha identificado, en ejemplos de correspondencia, el estilo que se ha utilizado.

Se han identificado los distintos modelos de correspondencia comercial y oficial.

Se han reconocido los canales utilizados en la comunicacin escrita, as como sus caractersticas.

Se ha realizado correctamente el proceso de envo de un fax. Determinar los elementos bsicos de la correspondencia.

Identificar los documentos bsicos de la correspondencia comercial y oficial, as como comprender sus distintas funciones.

Conocer los diferentes canales de comunicacin escrita y sus principales caractersticas.

Utilizar el fax como herramienta de comunicacin en las organizaciones. Las comunicaciones escritas.

Elementos bsicos de la correspondencia.

Identificacin de documentos comerciales bsicos.

Identificacin de documentos oficiales bsicos.

Los canales de la comunicacin escrita.

Envo de un fax.


3. Tratamiento de la correspondencia y la paquetera


Se han identificado los medios para realizar el envo de la correspondencia y paquetera.

Se han identificado los distintos medios para el envo de la correspondencia y paquetera.

Se han descrito los requisitos bsicos para el envo y la recepcin de la paquetera determinando su coste y tiempo de envo.

Se ha seleccionado el servicio de envo ms adecuado, en funcin de las indicaciones recibidas.

Se han identificado los mtodos de clasificacin y distribucin de la correspondencia y la paquetera.

Se ha registrado la correspondencia convencional o electrnica, y la paquetera recibida o emitida en sus libros correspondientes.

Se han identificado procedimientos que garanticen las normas de seguridad y confidencialidad y el acceso a la informacin.

Se ha seleccionado el embalaje adecuado para el envo de productos o documentos.

Se han distinguido los procedimientos establecidos para la tramitacin de la documentacin oficial. Identificar y realizar las tareas relacionadas con la correspondencia y la paquetera.

Conocer los servicios que ofrecen las compaas de envo de correspondencia y paquetera, seleccionando la opcin ms adecuada.

Reconocer los mtodos de registro, clasificacin y de distribucin de la correspondencia y la paquetera.

Valorar la importancia de la aplicacin de la normativa legal de seguridad y confidencialidad en los sistemas de comunicacin.

Elegir el embalaje ms adecuado para cada producto o documento.

Conocer cmo se tramita la documentacin en los registros pblicos y las posibilidades que ofrece Internet. Tareas relacionadas con la correspondencia y la paquetera.

Los servicios de Correos.

Los servicios de las compaas privadas.

Los mtodos de clasificacin.

Los sistemas de distribucin.

La normativa legal de seguridad y confidencialidad en los sistemas de comunicacin.

Embalaje y empaquetado.

Procedimientos bsicos en registros pblicos.

Tramitacin de documentacin por Internet.


4. La hoja de clculo. Funciones bsicas


Se han identificado las funciones bsicas, prestaciones y procedimientos simples de la hoja de clculo.

Se han realizado operaciones bsicas con la hoja de clculo, utilizando las funciones precisas.

Se han aplicado correctamente frmulas y funciones bsicas en operaciones administrativas. Valorar la importancia de la utilizacin de la hoja de clculo en las organizaciones.

Identificar las funciones bsicas de la hoja de clculo.

Utilizar la hoja de clculo en operaciones administrativas bsicas. Introduccin.

Conocer el rea de trabajo.

Introducir datos.

Guardar los archivos.

Trabajar con las celdas.

Cambiar el formato de las celdas.

Crear grficos.

Insertar funciones.

Ordenar y filtrar datos.

Aplicar formato condicional a celdas.

Configurar pgina para imprimir.

Consolidar y cotejar datos.

Proteger hojas.


5. Actualizacin de archivos y cotejo de documentos


Se ha relacionado la funcin organizativa y la documentacin administrativa que genera.

Se han identificado los requisitos legales que regulan la documentacin administrativa.

Se ha distinguido la informacin fundamental que deben incluir los documentos administrativos de la compraventa.

Se han utilizado las aplicaciones informticas adecuadas para la gestin comercial y laboral.

Se han manejado las funciones bsicas, prestaciones y procedimientos simples de la hoja de clculo en relacin a la actualizacin y cotejo de documentos.

Se han distinguido los apartados y datos bsicos de una nmina sencilla.

Se han cumplimentado nminas sencillas.

Se ha identificado el contenido bsico de una orden de trabajo. Identificar los documentos y archivos que se generan en los distintos departamentos de las organizaciones.

Conocer la normativa bsica que regula la documentacin administrativa.

Distinguir los elementos, funciones y caractersticas bsicas de los documentos administrativos.

Diferenciar los documentos generados en la compraventa, reconociendo sus elementos bsicos.

Utilizar aplicaciones informticas en la gestin comercial y laboral.

Identificar y cumplimentar una nmina sencilla.

Conocer la utilidad y los contenidos bsicos de una orden de trabajo. Relacin entre funciones organizativas y la documentacin que generan.

Normativa bsica sobre la documentacin administrativa.

Documentos administrativos: elementos bsicos, funciones y caractersticas.

Documentos de la compraventa.

Aplicaciones informticas de gestin administrativa.

Los archivos de proveedores, artculos y clientes.

La nmina. Datos bsicos.

El archivo de trabajadores.

rdenes de trabajo.


6. Tramitacin de operaciones bsicas de cobros y pagos


Se han distinguido los medios de pago ms habituales, identificando sus requisitos bsicos.

Se ha descrito la normativa bsica que regula los medios de pago ms habituales.

Se han elaborado documentos justificativos bsicos de cobro y pago.

Se han identificado los impresos de los servicios bancarios bsicos.

Se han diferenciado los elementos bsicos de tesorera: cobros, pagos y saldo.

Se han realizado clculos sencillos correspondientes a operaciones bsicas de tesorera y arqueo de caja.

Se han realizado cuadres de operaciones bsicas de cobros y pagos utilizando hojas de clculo.

Se han gestionado cobros y pagos con aplicaciones informticas de gestin comercial. Distinguir la funcin, elementos y requisitos bsicos de los medios de pago para su correcta cumplimentacin.

Identificar los impresos de los servicios bancarios bsicos.

Cumplimentar libros de tesorera.

Realizar el arqueo de caja.

Valorar las ventajas e inconvenientes que ofrece la banca on-line.

Gestionar cobros y pagos con aplicaciones informticas. Operaciones bsicas de cobro y pago: funcin y caractersticas.

Descripcin de medios de pago.

Identificacin de modelos de documentos de pago.

Identificacin del recibo como justificante de cobro.

Identificacin de impresos de servicios bancarios bsicos.

Normativa bsica sobre medios de pago.

Los libros de tesorera.

El cuadre o arqueo de caja.

Gestin de tesorera: banca on-line.

Aplicacin informtica de gestin de cobros y pagos.


7. Registro y control bsico de material y equipos de oficina


Se han identificado los equipos y materiales de oficina bsicos, necesarios en las organizaciones.

Se ha identificado el material fungible y el material no fungible.

Se han identificado las operaciones de aprovisionamiento y control de equipos y materiales de oficina.

Se han cumplimentado rdenes de reposicin de materiales.

Se han inventariado equipos y materiales de oficina.

Se han distinguido los diferentes mtodos de control de inventarios.

Se ha identificando el stock de seguridad.

Se han cumplimentado fichas de control de existencias utilizando aplicaciones informticas. Diferenciar los distintos equipos y materiales de una oficina.

Aplicar procedimientos de aprovisionamiento y control de equipos y materiales de oficina.

Cumplimentar rdenes de reposicin de materiales.

Registrar equipos y materiales inventariables.

Cumplimentar fichas de control de existencias utilizando el mtodo de valoracin adecuado. Descripcin de material y equipos de oficina.

Procedimientos administrativos de aprovisionamiento de material y equipos de oficina.

Cumplimentado de rdenes de reposicin de material.

Gestin bsica de inventarios.

Criterios de valoracin y control de existencias.

Hojas de clculo para la gestin de inventarios.


4. Evaluacin

La evaluacin es un componente bsico en el proceso de enseanza-aprendizaje. Adems, debe ser coherente con las caractersticas del Programa de Cualificacin Profesional Inicial, con los objetivos planteados y con la metodologa utilizada. Tambin, debe ser formativa y ha de servir para fomentar la reflexin, orientar y analizar el proceso educativo, por ello la evaluacin tendr que ser:

Continua, para observar el proceso de aprendizaje.

Integral, para considerar tanto la adquisicin de nuevos conceptos, como los procedimientos, las actitudes, las capacidades de relacin y comunicacin y el desarrollo autnomo de cada alumno.

Individualizada, para que se ajuste al proceso de aprendizaje de cada alumno y no de los alumnos en general. La evaluacin individualizada suministra informacin al propio alumno sobre sus progresos y lo que puede conseguir segn sus posibilidades.

Orientadora, porque debe ofrecer informacin permanente sobre la evolucin del alumnado con respecto al proceso de enseanza-aprendizaje.

La evaluacin del currculo programado pretende como objetivo principal la correccin de las desviaciones que se hubiesen producido durante el proceso de enseanza-aprendizaje. Desde este punto de vista, cuando se evale se tendrn en cuenta los aspectos siguientes:

La adecuacin de los objetivos a las caractersticas del grupo.

La consecucin de las actividades programadas.

La idoneidad de los procedimientos de evaluacin utilizados.

La adecuacin de los criterios de calificacin empleados.

5. Metodologa

La metodologa a utilizar ser en todo momento activa y participativa, haciendo que el alumno intervenga en su aprendizaje. El proceso de enseanza depender del contenido de cada una de las unidades, pero en general responder al siguiente esquema:

1st. Explicaciones tericas del profesor. Utilizacin de terminologa tcnica; progresin de conceptos procurando que el alumno comprenda la relacin entre la realidad prctica y los conceptos tericos, de manera que adquieran unos fundamentos aplicables con carcter general.

2nd. Bsqueda de informacin. En aquellas unidades en que sea factible se encargar a los alumnos que busquen informacin a travs de pginas Web.

3rd. Realizacin de cuestiones tericas. Con la finalidad de que el alumno lea el libro de texto se podrn realizar exmenes tericos de la materia. En su realizacin se fomentar que los alumnos usen el diccionario cuando figuren en los textos palabras que no conozcan.

4th. Ejercicios y supuestos prcticos. Supondrn la mayor parte del trabajo por parte del alumno. Sern preparados de menor a mayor dificultad, y estarn encaminados a descubrir la relacin de la teora con la realidad y a poner en prctica los conocimientos adquiridos.

5th. Trabajos individuales y/o en grupo. En funcin de la unidad, se podrn proponer trabajos que sern realizados de forma individual o en grupo.

En la realizacin de todas las actividades se fomentar el uso por parte del alumno de un lenguaje correcto, y sin faltas de ortografa, insistiendo especialmente en la importancia de la lectura atenta de todo tipo de instrucciones, constituyndose esta en un criterio de evaluacin aadido a los que evalan los diversos contenidos.

6. Atencin a la diversidadSe aplicar una metodologa que lleve al alumnado a asimilar los conceptos bsicos necesarios, reduciendo al mximo la simple memorizacin y que permita realizar la prctica correspondiente.

Las explicaciones impartidas en el aula se presentarn junto con el desarrollo de actividades prcticas que optimicen el proceso de enseanza-aprendizaje. Las actividades se establecern en grado creciente de dificultad, de manera que la ejecucin de una sirva de base para la siguiente y, adems, sirva al alumno y al profesor como indicador para conocer el grado de consecucin de los objetivos.

Para no limitar el aprendizaje del alumnado se programarn actividades o trabajos de ampliacin para los alumnos ms aventajados y de refuerzo para aquellos que deban recuperar conceptos que no dominan. Tambin se facilitar al alumno que no supere la evaluacin del mdulo la recuperacin del mismo, con actividades complementarias y nuevas pruebas orales o escritas, para que pueda demostrar que ha adquirido los objetivos programados.

7. Medios, recursos y materialesEs imprescindible contar con un aula especfica para impartir las enseanzas del Programa de Cualificacin Profesional Inicial. Adems es conveniente disponer de:

Material de uso comn: audiovisual, ordenadores, conexin a Internet, etc.

Libro de texto del alumno: Tcnicas administrativas bsicas de oficina (Editorial Paraninfo). Tambin deber tener cuaderno, documentos, etc., para realizar las actividades.

Libros y legislacin de consulta:

Cdigo de Comercio, Real Decreto de 22 de agosto de 1885.

PAGE Ediciones Paraninfo

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