Tema 6 TAD de Medicina y Cirugía de Urgencias. El paciente ...
Tema 2-TAD-Archivo general
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TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
2- ARCHIVO GENERAL
tutora: Mercè Perelló octubre 2009
Archivo de gestión: conserva la documentación que genera hasta el
final de su tramitación, y durante el periodo de vigencia administrativa (3-5
años)
Archivo general: conserva la documentación traspasada por los
archivos de gestión, para su conservación temporal o indefinida
CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Es necesaria la coordinación entre el archivo general y los archivos de
gestión para:
Normalizar los procedimientos de organización de la documentación en los archivos de gestión para facilitar
una gestión rápida y eficaz
Establecer una normativa de transferencias de la documentación al archivo general
Establecer un sistema de gestión global e integrada de la documentación de la organización, independientemente del
soporte físico y de la fase de ciclo de vida en que se encuentre
Herramientas para el tratamiento de los documentos
Cuadro de clasificación y codificación de los documentos, en relación con la estructura orgánica y las funciones de la organización
Calendario de conservación y eliminación de los documentos, de acuerdo con la normativa
Sistema de descripción y recuperación de los documentos, preferiblemente
automatizado
Funciones del archivo general
Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación
Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación
Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas
Funciones del archivo generalEvaluar y seleccionar la documentación
Gestionar la consulta y el préstamo de la documentación
Proporcionar asesoramiento técnico a los archivos de gestión, e impulsar actividades de formación de
usuarios
Facilitar el acceso y la difusión del patrimonio documental