Administración Gastón Gabay

Empresa: Organización, comunicación y recursos humanos.

TP3: ADMINISTRACIÓN

Navarrete Jhonnathan

Licenciatura en Negocios en Diseño y Comunicación

jonanav@gmail.com

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Índice

1.Consigna…………..……………………………………….……………………………..………3

2.Introducción…………..…………………………………………………………………..………4

3. Descripción de la Empresa…………………………………..………………………..………5

4. Estructura de la Empresa……..……………………………..………………………..………5

4.1. Organigrama……………………………...………………………...……………...……….4

4.2. La organización……………...……………...……………………...……………...……….5

4.3. Proceso de trabajo e interacción de áreas.……………….………..…………...……….6

4.4. Áreas…………………. ……………………………...…………….......................……….7

5. Recursos Humanos……...……..……………………………..………………………..………8

5.1. Reclutamiento de equipo.…………...…..………………………...……………...……….8

5.2. Reclutamiento de staff ……………...……………...…………………………...……….10

6. Comunicación……..…………………….……………………..……………………...………10

6.1. Formato de comunicación hacia los usuarios………………......……………...…..….11

6.2. Comunicación externa hacia clientes....……………………...………...……...……….11

6.3. Sistema de comunicación formal interna.…………...…….………..…………...……..11

7. Conclusión…………..…………………………………..…..…..……………………..………12

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1. Consigna.

Organización y RRHH. A partir de la organización seleccionada anteriormente describir su

estructura, sus recursos humanos y su organigrama. Realizar un análisis crítico.

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2. Introducción

La organización y comunicación son objetos muy valorados dentro de las empresas

actuales, ellas entregan orden, jerarquía, sostén y relaciones de poder y mando, la

comunicación sustenta estos procesos, llevando a las empresas a surgir, mejorar y a

potenciar sus áreas y con ello lograr sus metas como organización, pero esto no es algo

nuevo.

La importancia de la comunicación radica en las bases de la evolución humana, primero

por que el lenguaje es la base del pensamiento, de la abstracción de signos que

estructuran nuestras ideas y de cómo ello, mediante un sistema contextualizado nos

permite como especie humana comunicarnos de manera casi especifica con otros

similares; con la creación de un estadio más avanzado y abstracto de esta como la

escritura, un proceso de comunicación más formal, nos permitió traspasar conocimiento de

manera exacta para traspasar la experiencia de uno a muchos, lo que es hoy el mas

grande capital de una especie que evoluciona como un todo.

La organización es otra de las bases de los más grandes hitos de la humanidad, una vez

unificado el lenguaje y la comunicación por grupos fue la organización y estructuración de

nuestra especie se consolido como otra base del éxito colectivo, entregando roles dentro

de estas y llevando a generar por algunas civilizaciones imperios, aún cuando la

jerarquización es parte de un conflicto, la anarquía es un estado de poca resolución que

solo lleva al caos y no permite llegar a lo que si es la clave de nuestra especie: lo colectivo.

Esto, a manera de contextualización, indica que ambas áreas pueden parecer quizá rígidas

o duras para algunos, llenando de normas o jerarquías una empresa, valorando poco la

idea de líder y tomando mas en cuenta a un superior formal, pero son acciones que en

conjunto pueden entregar el mayor de los éxitos a una organización y que como se señala

anteriormente son la base del potencial de lo colectivo, lo grupal o lo tribal, lo que nos lleva

como seres humanos a potenciarnos y a generar evolución como especie.

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3. Descripción de la Empresa

Meta Producciones es una empresa de servicios de producción deportiva con más de 20

años en el mercado chileno, con cerca de 2000 eventos realizados a lo largo de todo el

país, buscando siempre la excelencia y el confort tanto para clientes como para marcas

asociadas para con ello entregar la mejor experiencia y con ello ayudar a conseguir la

mejor performance deportiva.

La constante búsqueda de nuevos soportes, tecnologías y experiencias en el mercado

deportivo llevan a esta empresa a una constante renovación y búsqueda dentro del mundo

del running de calle, en el que se a especializado, siempre poniendo atención en la

seguridad de los miles de participantes que semana a semana llenan las calles buscan

ampliar su lista de kilómetros recorridos, también es así como a llevado sus eventos a

diferentes paisajes, entornos y desafíos, como corridas relay de 300 kilómetros o

intervenciones de espacios urbanos como cerros, túneles, ríos o mall, climas con nieve,

playas o nocturnas dentro de la ciudad, es así como se busca potenciar la experiencia de

los corredores y participantes, entregar un buen espacio de difusión para las marcas

complementarias y una retorno y difusión de los objetivos de los clientes.

Esta empresa con sede en Santiago de Chile esta dirigida por 3 socios con cargos

administrativos dentro de la empresa, ellos son participantes de un directorio al que

acompañan asesores externos, los que supervisan a las diferentes gerencias y áreas de la

planta de trabajo, además participan de las relaciones publicas y de reuniones creativas en

base a su destacada experiencia como deportistas, colaborando también con el área

comercial en la venta de nuevos y en reunión con importantes clientes.

La empresa cuenta con un equipo de diversos profesionales dentro de las áreas, de

espíritu joven, con capacidad de reacción y orientados a la excelencia, capaz de hacer

suyo cada uno de los proyectos, con gusto por el deporte. Se busca en ellos la entrega de

rápidas y buenas soluciones en la contingencia de un evento, acorde a las expectativas de

los usuarios y clientes, que trasmitan la alegría y el espíritu del deporte a los corredores y

que disfruten la energía que allí se vive.

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4 .Estructura de la empresa

4.1 Organigrama

* Vista de organigrama ampliado como anexo.

4.2 La organización

Meta producciones utiliza organiza de carácter formal vertical, donde las diferentes áreas

reportan a sus gerencias en relación de dependencia, además existen procesos de revisión

por proyecto de producción, donde se realizan cartas de trabajo con fechas, plazo,

presupuesto a seguir, plan de acción y revisiones periódicas por parte del productor

general, quien junto a su asistente de producción delega procesos a las distintas áreas y

se encarga de generar en base al plan, acciones concatenadas de trabajo para la

resolución de diferentes procesos de manera continua.

4.3 Proceso de trabajo e interacción de áreas.

Cabe señalar que existe también una diferente organización por áreas en procesos de

evento, si bien se mantiene la jerarquía de la empresa el liderazgo del proyecto recae en el

área de producción (Productor a cargo) y las demás áreas colaboran mancomunadamente

con el resultados final, tanto en el pre proyecto, pre producción, producción evento y post

evento, siempre supervisado técnicamente por producción general y administrativamente

por gerencia.

* Vista de proceso de interacción de áreas como anexo.

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4.4 Áreas

El Directorio es quien encabeza la empresa, esta compuesta por sus socios y asesores

además de la gerencia, es ahí donde se generan los planes de trabajo y el rumbo de la

empresa en lo económico, además de las decisiones de inversión a corto y largo plazo.

La Gerencia depende directamente de el directorio, son quienes ejecutan las decisiones de

directorio y comandan las áreas de la empresa, trabajan directamente con el personal y

supervisando los procesos de producción, la creación y la ejecución de los proyectos en su

totalidad.

El Área comercial es quien, principalmente gestiona la venta de los proyectos, auspicios y

la presencia de ellos en los eventos, su gestión también es la que lidera la interacción con

clientes y las propuestas creativas para nuevos eventos o activaciones.

Área finanzas es quien ordena, coordina y ejecuta los pagos y la función financiera de la

empresa, además de quien administra los recursos.

Producción es el área principal de la empresa, son quienes coordinan y requieren a todas

las demás áreas, dirigen los proyectos e interactúan con clientes en procesos de pre y post

producción, cierre de presupuestos e implementaciones dentro del evento, son los

gestores de cada una de las instancias de la ejecución. También coordinan a sub áreas

como, producción en espacios interiores y entregas de kit, y la gestión de personal externo.

Diseño y comunicación principalmente abarcan la implementación física visual de los

eventos, la coordinación y logística de producción de las piezas graficas digitales e

impresas, la implementación de la comunicación digital de sus objetos, la implementación

del diseño web y el apoyo a la difusión de los eventos, tanto para la marca principal, las

empresas que tienen presencia en los eventos y la comunicación de Meta producciones.

Tiempos y resultados es el área encargada de montar y cronometrar los eventos, además

generar soporte a las publicaciones de estos ya sean en el mismo evento o en medio de

difusión como las redes sociales de las marcas o las web propias de cada carrera o

competencia.

Área operaciones es la encargada de coordinar y resguardar los implementos de la

empresa, de uso interno y para los eventos, además ejecuta la logística de traslados ,

movimientos y armados de las estructuras principales de los eventos, trabaja de la mano

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de producción coordinando de manera directa con ellos los movimientos e implementación

de la obra gruesa del evento.

Circuitos es quien propone, testea, analiza, diseña, ejecuta e implementa la seguridad, la

logística y armado de los circuitos de running en la ciudad, encargando los cortes de calles,

los desvíos de transito y sus señalizaciones con un equipo de trabajadores freelance

quienes apoyan de manera constante tanto en los eventos como en la preproducción e

ideo factura de las propuesta de recorridos.

5 .Recursos Humanos

En el caso de Meta Producciones el área de recursos humanos es dependiente directa del

área de administración, aún cuando en función de los eventos depende directamente del

área de producción y de quien este a cargo de este, existen dos forma de recursos

humanos dentro de la empresa, uno orientado a la selección de personal interno para

desempeñar los cargos requeridos por la estructura de la empresa y otra al personal

externo que se desempeña para los procesos específicos de eventos en labores puntuales.

Meta Producciones denomina a su capital humano como “equipo” en directa alusión al

deporte para compenetrar desde el inicio del proceso laboral con los valores e intereses de

la empresa, además esta área esta encargada del bienestar de los empleados, realizando

celebraciones de cumpleaños, presentes por cumplimento de periodos laborales largos (5

años), fiestas de la empresa, etc., además de revisión de problemas de salud o familiares y

supervisa la coordinación de vacaciones por equipo y el cumplimiento de días

administrativos y permisos.

5.1 Reclutamiento de equipo.

Para el reclutamiento de personal de la empresa y sumar esta dentro del equipo es que se

realiza, por cada uno de los encargados de áreas, en conjunto con la gerencia general y el

organigrama un perfil de cargo, en el que se conjugan los requerimientos de las funciones

a realizar por el cargo, sus tareas y metas por periodo de evaluación, perfil académico,

perfil de capacitación y su aptitudes requeridas, además de un estimado de sueldo a

ofrecer.

Para el reclutamiento de personal se utiliza un servicio externo para difundir la vacante del

cargo, tanto en redes sociales como en plataformas especificas las que en colaboración

con las redes de la propia empresa es que difunden las necesidades del cargo a grande

rasgos, se publica un correo donde se reciben los CV o antecedentes de cada postulante y

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se realiza una selección interna entre el encargado de Recursos humanos y el jefe del área

donde se desempeñara el cargo, este proceso se busca que coincidan en la mayor

cantidad de instancias con el perfil de cargo, con lo que se seleccionan 15 candidatos

idealmente para llamar a los 10 mejores y ser entrevistados personalmente por el jefe de

área (búsqueda de conocimiento técnicos) y el encargado de RRHH (búsqueda de

concordancia con el equipo) quienes en una reunión formal comentan la oferta expuesta,

realizan preguntas de interés y consultan sobre las inquietudes hacia el cargo del

entrevistado y sus pretensiones de renta, explican también las implicancias reales del

cargo y la naturaleza de la empresa, una vez finalizado este proceso con los diez

candidatos se procede a seleccionar a los 3 más adecuados los que pasan a una segunda

entrevista con gerencia general y jefe de área donde se plantea la oferta formal y en

conjunto determina quien de los candidatos es el más indicado para el cargo.

Una vez realizada la selección el encargado de RRHH es quien se comunica con el

seleccionado y coordina el comienzo de sus funciones.

Una vez realizada la incorporación se da comienzo al proceso de prueba, el que es

informado dentro de las entrevistas, en este que tiene como duración 3 meses, se capacita

de forma directa al nuevo integrante por parte del jefe de área haciendo un plan de tareas

progresivas para ir integrando a cabalidad en sus labores al profesional, en la mitad del

periodo se reúne con el encargado de RRHH y entrega una evaluación (informe pequeño y

puntual de desempeño) las que se revisan con el empleado en búsqueda de mejorar la

falencias y potenciar las aptitudes en le resto del periodo de evaluación, principalmente con

la idea de no buscar otra persona ya que este proceso tiene un coto importante para la

empresa. Una vez finalizado este y en base a los comentarios del equipo e impresión de

desempeño por parte del jefe de área en base al cumplimento de tareas asignadas, actitud

de trabajo y conocimiento es que se hace un informe acabado para confirma el contrato y

pasar a indefinido o bien buscar otro profesional.

Dentro de la evaluación de periodo de prueba se determina el proceso de capacitación del

nuevo empleado, lo que se expresa en el informe, donde Recursos humanos junto a

gerencia se determinan las posibles instancias de capacitación y las entidades donde será

realizada, se propone e informa al empleado del plan y se acuerda en base a su raga de

trabajo y objetivos por área la realización de esta capacitación, también en función al

presupuesto destinado para este ítem por cada área.

Dentro del periodo anula se realiza un evaluación de desempeño de todo el personal, con

un test heurístico y evaluación porcentual del cumplimiento de metas, desempeño y actitud

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de trabajo, el que se pondera con una evaluación del empleado por sus pares directos

(según organigrama) el que se pondera (60% gerencia + 40% compañeros) para entregar

la evaluación de desempeño final y en funciona ella un bono anual en dinero.

5.2 Reclutamiento de staff

El reclutamiento de personal externo para eventos se realiza de manera interna y es una

de las funciones principales de RRHH, quienes utilizando una base de datos orgánica, es

decir llenada en base a quienes trabajaron alguna vez con la empresa o quienes enviaron

sus datos para poder participar de manera voluntaria, buscan el numero de staff requerido

en base al organigrama dentro del evento, estos jóvenes se les requiere ser mayores de

edad, idealmente cursando estudios secundarios y tener inicio de actividades en el servicio

de impuestos internos de Chile para poder entregar un boleta electrónica y hacer legal y

documentable el proceso de pago. Una vez aceptada la labor y el monto a pagar y

confirmada la presencia en el evento se le envía un correo electrónico indicando los

horarios, sugerencia de vestimenta y como acceder al pago.

Una ve finalizada la prestación en el evento nuevamente se envía un correo electrónico

con los datos para emitir la boleta la que es recepcionada por el área de contabilidad y se

procede a realizar el pago.

6. Comunicación

La comunicación es sumamente importante dentro del proceso de trabajo de una empresa,

es en ella que se sustenta el avance de los proyectos y la interacción de áreas, es por ello

que todos los integrantes del equipo deben tener una buena disposición para intercambiar

ideas, proceso y conocimientos, dialogar y recibir criticas y sugerencias en un lenguaje

adecuado pero claro y enriquecedor.

Meta producciones tiene una política de puertas abiertas, donde los empleados pueden

dialogar de manera respetuosa pero directa y sin mediar una solicitud de reunión

necesariamente, es así con cualquiera de sus superiores y compañeros, se valora el

intercambio de ideas y la comunicación efectiva, aún cuando cualquier acuerdo o solicitud

realizada debe ser mediante comunicación formal (correo electrónico).

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6.1 Formato de comunicación hacia los usuarios.

El formato de comunicación de Meta producciones para con los usuarios de sus eventos es

simple, claro semi formal, dinámico, colaborador y ameno, el mensaje es siempre intentar

entregar en la medida de lo posible soluciones claras en plazos razonables y de no ser

posible, entregar las razones y la mayor de las ayudas para conseguir una solución

conjunta, se utiliza esto en redes sociales o solicitudes directas por correo, para solucionar

problemas.

6.2 Comunicación externa hacia clientes.

Para comunicarse de manera exitosa con externos es que la empresa adopto la política de

validación de los correos electrónicos como medio de corroborar cualquier solicitud o

sugerencia por parte del cliente, ya sea formal o informal, esto a modo de resguardo y

control de la solicitudes y para no generar malos entendidos, en el caso de reuniones se

genera una minuta escrita de trabajo por parte del funcionario citado directamente, con los

puntos, acuerdos alcanzados y fechas , la que es validada por el cliente en un correo

electrónico y considerado acuerdo cerrado, cualquier cambio sugerencia se solicita con

este medio.

6.3 Sistema de comunicación formal interna.

Dentro de la comunicación descendente se utiliza por parte de los jefes de áreas un correo

periódico con tareas a cumplir y las fechas de entrega, los resultados de estas se informan

a gerencia al finalizar el proceso de evento, haciendo una autoevaluación de gestión y

desarrollo.

Se utiliza como comunicación interna forma ascendente y diagonal las reuniones

periódicas de coordinación de gerencia con las áreas, donde se presentan breves informes

y se discuten puntos y platean objetivos a coro plazo a cumplir, más que por trabajo en

eventos son tareas del área como búsqueda de nuevas tecnologías de uso, mejoramiento

de proceso, propuestas de desarrollo, inquietudes personales etc.

Se utiliza también las reuniones entre pares para retroalimentar los procesos de los

eventos y con ello mejor, coordinar y obtener información del estado de avance y mejoras

mediante la comunicación y exposición de las tareas realizadas y a realizar, todo ellos

coordinado por el área de producción, se considera este proceso como comunicación

horizontal y diagonal.

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La empresa utiliza como herramientas de comunicación formal los siguientes documentos:

• Correo

• Ordenes de compra (Ocs)

• Informes post evento

• Reuniones con gerencia

7. Conclusión Dentro de la estructura de Meta producciones se sugiere un doble sistema, aplicado a lo

funcional de los eventos donde la empresa se alinea aun líder de proyecto quién conjuga la

organización y coordinación de las acciones del equipo, entregando a su vez, mediante la

delegación de tareas al equipo, responsabilidades conjuntas para la realización de tareas,

lo que genera un sistema mucho más simple de trabajo, donde cada área se orienta a tu

tarea pertinente y se desarrolla todo en un mejor foco con una nueva organización, lo que

se considera valorable por su flexibilidad y de buen uso en base a los resultados obtenidos

en sus eventos

Se considera de alto valor el proceso de retroalimentación dentro de la capacitación de 3

meses ya que ayuda tanto al empleado como a la empresa a mejor el desempeño, entrega

confianza para generar comunicación ascendente y descendente e intercambiar

impresiones y evita despidos en cortos plazos, algo que genera un proceso nuevo de

selección y esto a su vez perdida de tiempo y dinero por parte de la empresa.

La inexistencia de un sistema de comunicación corporativa, que señale el como, el cuando

y el porqué generar ciertos tipos de respuestas, manejar crisis, que norme y sugiera la

comunicación interna y externa, es vital para seguir proyectando la empresa. Si bien la

comunicación interna vertical y horizontal tiene una metodología recurrente es necesario

generar procesos sistemáticos orientados al realce y la internalización de los empleados de

la comunicación corporativa, que se trasforme en un elemento clave para mejorar aún más

la comunicación, proyectar la identidad, motivar al personal, propiciar un clima

organizacional adecuado y con ello generar un sistema de acciones y elementos,

orientadas a la comunicación (web, papelería vestuario, solución de problemas, atención a

publico, etc.) con el que la organización pueda tener la imagen que desea exponer, de

manera interna y externa y esta se aplique en todos su elementos de manera conjunta,

que este de acuerdo con sus valores y que posicione a la empresa entregando la

valoración publica que se busca.

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Se consideran buenos los proceso de esta empresa, sobre todo en la flexibilidad de sus

procesos, pero se visualiza que para crecer se deben profesionalizar los métodos y

comenzar a sistematizar los proceso para no tener que, en base a sugerencias o

interpretaciones, llegar a soluciones adecuadas a los clientes y usuarios y entregar

respuestas acordes a políticas claras y a las ideas y valores de la organización.