TALLER UNIDAD II: GESTIÓN DOCUMENTAL

MARÍA VICTORIA CAVIEDES HERNÁNDEZYENNY PAOLA CÉSPEDES MORA

JENNY PAOLA SURA

DocenteLUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTALARMENIA

2014

INTRODUCCIÓNCon la aparición de normas que orienten y rijan la Gestión documental se obliga alas entidades a dar la importancia que se merece la documentación esto hapermitido que se tengan en cuenta muchos aspectos de los archivos, no se puededejar de lado el valor que tienen estos para los usuarios no solo quienes sebenefician directamente de la información sino aquellos que se beneficianindirectamente ya que en muchas ocasiones presta un gran servicio a nivelinvestigativo y científico.

• Hoy en día existen normas como el decreto 2609 y los acuerdos 03, 04 y 05 del2013 podemos hacer énfasis en que sí se está trabajando en la perfección de losprocesos y que esto permite que nosotros como profesionales de Ciencias de lainformación y la documentación, bibliotecología y archivística estamos llamadosa ir más allá, a concientizarnos y a concientizar en el gran beneficio que tiene lacreación y aplicación de los programas de Gestión Documental para tener elcontrol completo de la información que transita por nuestras manos, la cual esbeneficio a nivel personal y laboral.

• El estudio y conocimiento de la normatividad nos lleva a tener la posibilidad deresolver muchas de las inconsistencias que se nos presentan a diario, esto noshace más fuertes y a tener la posibilidad de ser productivos en nuestro quehacer.

OBJETIVOS

Objetivo general

• Aprender sobre la formación de archivos según el ciclo vital del documento

Objetivos específicos

• Identificar las faces que se desarrollan en los procesos del programa de gestión

documental

• Identificar como se clasifican los archivos

1 Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el

nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y

teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación.

Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan

aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos

archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

PRIVADA

PUBLICA

• Altea farmacéutica

• Calle 10 n 65-28

• 4464660

• Judy castro

El manejo documental se encuentra establecido por un procedimiento diseñado por la compañía aunque se manejan tiempos de retención de documentos estos están establecidos por la compañía guiándose por la normatividad vigente.

• PREGUNTAS

• ¿Como es el manejo de las consultas y prestamos de documentación?

La gran mayoría de consultas que se realizan de documentación se consulta o se presta el físico el cual va procedimentado con el ingreso a una bitácora dejando constancia del préstamo,.

• ¿Que documentos produce la institución?

Batch record, certificados de análisis, documentación técnica, validaciones entre otros

• La entidad rige las normas establecidas por el archivo general de la nación

Como tal no se rige las normas establecidas por el archivo general de la nación , la tomamos como consulta para poder guiarnos en nuestro proceso de gestión documental el cual nosotros procedimentamos

• Manejan algún software de gestión documental

No, estamos en proyecto para contratar uno el cual nos brinde todo el tema de radicación archivo, digitalización de imágenes etc..

• ¿Manejan tablas de retención documental?

Si, aunque no están establecidas con formatos o guiada por el archivo general de la nación , nosotros creamos y aplacamos nuestra propia tabla de retención documental con nuestros tiempos .

• ¿Cual es la importancia de las TRD en la entidad ?

Nos ayuda a saber el tiempo de conservación de un documento y su disposición final, y el manejo de las tipologías asignadas a los documento

• Usted considera que la la de conservación documental de la entidad cuenta con buenas herramientas

aunque se tiene un buen manejo y orden en el proceso, se debe mejorar en la

parte de magnetizar mas los documentos para dejar un poco el préstamo en físico

• Cuales son los procesos de clasificación que manejan

Clasificación por áreas

Ordenación por series

Descripción del documento

• Como almacenan sus documentos

Actualmente utilizamos solo AZ ya que nuestra documentación es muyconsultado por ende estamos revisándola diariamente y sacándola lo que unacarpeta no nos brindaría esta misma facilidad de uso

• Que elementos de seguridad manejan en su centro de documentación

Manejamos una puerta de seguridad , alarmas contra incendios y cámaras

• Alcaldía local de bosa

• carrera 80 #61-05 Sur.

• Teléfono: 7750462

• Los documentos manejados se encuentran organizados según su tabla de retención

documental este tipo de orden genera mas eficiencia y rapidez al momento de

buscar un documento , el manejo de cajas de archivo ayuda a mantener el orden en

el lugar al igual de una gran visualización del contenido de cada caja.

• ¿Que documentos hacen parte del archivo de gestión?

• Resoluciones

• Contratos

• Licitaciones

• Informes

• Actas

• Cotizaciones

• Facturas

• Entre otros

• Se maneja algún sistema para evitar la impresión en papel y generar mas medios magnéticos

Se ejercen campañas ambientales en las cuales damos a conocer la importancia de el ahorro de papel generando conciencia por medio de concursos y comunicados a utilizar mas los elementos electrónicos.

• Que series y subseries manejan por favor nombrar 2

• CONTRATOS

Contrato de arrendamiento

Contrato de obra

Contrato de prestación de servicios

• INFORMES

Informes a entres de control

Informes de gestión

• Según su TRD cuanto tiempo conservan en el archivo central su correspondencia,interna y externa tanto enviada como recibida

La conservación de este tipo de documentación en el archivo central es de 20 años

• El área de archivo cuenta con recursos necesarios para su buen funcionamiento

Cuenta tanto con los recursos materiales y humanos

• La entidad rige las normas establecidas por el archivo general de la nación

Siendo una entidad del estado nos regimos a la normatividad archivística vigente, Leygeneral de archivos 594 de 2000 entre otras.

• Que funciones se realizan en el archivo de gestión de esta entidad

Organizar y conservar la documentación en tramite

Impedir la dispersión , superproducción y eliminación de documentos vitales

Facilitar y controlar el préstamo de archivos de gestión

Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo a las normas expuestas

2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus

propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL,

FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS

DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO.

• ARCHIVO TOTAL

Es el conjunto de actividades que interactúan desde la producción del documento hasta su

conservación definitiva o posterior eliminación.

• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Ciclo por el que atraviesan los documentos tiene que pasar desde su producción o recepción

de los archivos de gestión, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o

histórico.

• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es el principio de la archivística en el que se en el cual se determina que la clasificación de

los documentos y esta debe responder a la organización y las competencias de la unidad

productora.

• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Es el principio de la archivística en el cual se establece que no se debe alterar el orden físico del documento, respetando así el orden de los tramites que los produjo, de esta forma de garantiza la transparencia en la gestión de una entidad.

• FOLIO

Es cada una de las hojas contenidas en una unidad de conservación.

• LEGAJO

Es un conjunto de documentos que se organizan y compilan los cuales hacen referencia a un mismo asunto, pueden ser encarpetados o empastados con la finalidad de facilitar su ubicación y posterior consulta.

• FONDO DOCUMENTAL

Es la totalidad de documentación producida, acumulada y/o recibida por una institución o persona, y esta refleja la estructura o las funciones de la entidad generadora.

• SUBFONDO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos relacionados entre sí y corresponden con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina.

• SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de documentos ligados por una misma norma o actividad, generados de forma continua por una entidad.

• SUBSERIE

Grupo de documentos que forman parte de una serie, y estos a su vez se identifican de forma separada de la serie por unas características específicas.

• TIPO DOCUMENTAL

Son aquellos documentos que reflejan las actuaciones de una entidad, poseen características específicas en su forma, tipo de soporte el cual determina sus contenidos reglamentados.

• TABLAS DE VALORACIÓN

Es aquella información que corresponde a las series o asuntos de una entidad despuésde un análisis del fondo acumulado, en el se registran las fechas extremas de losprocedimientos para la disposición final. Estas tablas sirven para recuperar la memoriade la institución, también facilita la consulta de la información, debido a la organizaciónarchivística que hay en ella, y nos permite valorar la documentación con el fin de hacertransferencias.

• TABLAS DE RETENCIÓN

Es una herramienta informativa que permite a una entidad identificar dentro delfondo documental las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,indican el tiempo de permanencia en cada fase de archivo según sus valoresprimarios y secundarios, facilitando la ubicación y consulta, controla laconservación y transferencia de los mismos, e indican la disposición final de losdocumentos.

• VALOR PRIMARIO

Los valores primarios son dados por el tiempo que sirven a las entidades para sugestión, pueden ser de carácter:

• Legal: Dados por derechos y obligaciones legales, sirven de testimonio ante laley.

• Contable: Dan testimonio de los ingresos y egresos de una entidad, así comode sus movimientos económicos.

• Administrativo: Dan testimonio de los procesos desarrollados en una entidad,ayudan a la toma de decisiones y planeación.

• Fiscal: Brindan información sobre aportes que tienen que ver con el tesoropúblico.

VALOR SECUNDARIO

Son los que permiten identificar la actividad administrativa de una persona

o entidad, brindando un soporte informativo. Deben ser conservados en un

archivo de forma permanente, pueden ser:

Histórico: consisten en la recordación o reconstrucción de variedad de

hechos de una comunidad, por tanto aportan a una investigación.

Científico: Son los que proporcionan conocimiento en cada área de

aprendizaje.

Cultural: Son aquellos documentos que evidencias los rasgos particulares

de una comunidad, en su relación con el entorno natural y social, por lo

tanto son útiles para el conocimiento.

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus

valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)

ARCHIVO DE GESTION

VALOR PRIMARIO:

1. CONTRATOS VIGENTES

2. HOJAS DE VIDA

3. RESOLUCIÓN

4. AFILIACIONES SEGURIDAD SOCIAL

VALOR SECUNDARIO:

1. ACTAS DE COMITE JUNTA DIRECTIVA

2.ACTA DE INCIO

3. REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE HORARIO

4. REGISTRO DE VISITANTES

ARCHIVO CENTRAL

VALOR PRIMARIO:

1. HOJAS DE VIDA

2.LIBROS CONTABLES

3.CONTRATOS CERRADOS

4: ACUERDOS

VALOR SECUNDARIO:

1.ACTAS DE GERENCIA

2.RESOLUCIONES

3.FICHAS DE INSCRIPCION

4. TERMINACIONES LEGALES

ARCHIVO HISTORICO

VALOR PRIMARIO:

1. ESCRITURAS

2. LIBORS CONTABLES

3. ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

4. HOJAS DE VIDA

VALOR SECUNDARIO:

1. ACTAS DE REUNION

2. REGISTROS DE SOCIOS

3. INVESTIGACIONES CIENTIFICAS

4. RESOLUCIONES DE NOMBRAMIENTO O

ASCENSOS

4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

SERIE: Programas

SUBSERIE: Programas de Capacitacion

TIPO DOCUMENTAL: Registro de asistencia

SERIE: Planes

SUBSERIE: Planes de salud

TIPO DOCUMENTAL:resolucion

SERIE:Convenios

SUBSERIE: Convenios de Cooperacion

TIPO DOCUMENTAL: Informe de Gestión

5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

• Documentos de apoyo que no están consignados en las TRD (TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL)

• Copias de memorandos

• Documentos en papel químico o fotocopiado

• Duplicidad exacta

• Copias de correspondencia

• Tarjetas de presentación (una vez actualizado el directorio)

• Formatos en blanco que no son útiles

• Hojas de vida de personal rechazado

• Propuestas de servicios que no hicieron parte del proceso contractual

• Notas simples

• Facturas pequeñas sin ninguna trascendencia en la entidad

6 ¿Qué es foliación?

Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 a todos los folios, las

series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser

separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de

carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados

• La foliación es muy importante en todos los casos de organización de archivos sus

principales finalidades son 2

• La cantidad de folios

• La calidad de los folios y hace referencia a la conservación de los documentos

• Esta foliación permite la rápida ubicación del documento, cualquier clase de

documento puede tener foliación (inventarios, guias,catalogos)

• La foliación es requisito para transferencias primarias y las secundarias

• Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer la valoración primaria esta consiste en:

1. Verificar si los documentos corresponden a tramites o a los tipos documentales de la respectiva serie documental.2. Analizar si existen duplicados (documentos repetidos)3. Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo 4. Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación están correctamente ordenados.Lo anterior con el fin de de proceder a depurar si fuera el caso, lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.

MATERIALES DE FOLIACIÓN

• La foliación debe efectuarse utilizando lápiz mina negra y blanda ,tipo HB o B otra alternativa es el uso de bolígrafo mina negra insoluble

• No se debe foliar con lápiz mina roja ya que este color no es captura al momento de digitalizar o microfilmar el documento

REQUISITOS PARA LA FOLIACIÓN

PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIACIÓN

• Se debe numerar de manera consecutiva , es decir sin omitir ni repetir números

• No se debe foliar utilizando números complementarios a,b,c bis

• Se debe escribir el numero en la parte superior derecha dela cara recta del folio en el mismo

sentido del documento

• Se debe escribir el numero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y

sin alterar membretes ,sellos textos ,o numeraciones originales

• No se debe escribir con trazo fuerte por que se puede causar daño irreversible al soporte papel

• No se debe foliar ni las pastas ni las hojas en blanco

• Los planos, mapas, dibujos que se encuentren tendrán el numero de folio consecutivo que le

corresponda aun cuando estén plegados

• Los anexos impresos (folletos boletines periódicos revistas que se encuentren se enumeran como

un solo folio en el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar

constancia de titulo año y numero total de paginas

• Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridas a una hoja a este se le

escribirá su respectivo numero de folio , dejando en el área de notas del instrumento de control

o de consulta las características del documento foliado

• Las fotografías cuando estén sueltas se foliaran en la cara vuelta utilizando lápiz

correspondiendo un numero para cada una de ellas

• Si existen errores en la foliación esta se anulara con una línea oblicua ,evitando tachones

7. Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

• La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada una de las dependencias

• La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de

los expedientes y los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se

puede evidenciar el desarrollo de los tramites . el documento con la fecha mas

antigua de producción , será el primer documento que se encontrara al abrir la

carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma

• Los tipos documentales que integran las unidades documentales delas series y

las subseries están debidamente foliadas con el fin de facilitar su ordenación

consulta y control la foliación se podrá realizar con lápiz o esfero al extremo

superior de la hoja

8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

• Los datos que deben contener es:

Sección:____________________

__

Subsección:_________________

__

Serie:______________________

__

Subserie:___________________

__

Fechas Extremas:

______________

No. De

Folios:__________________

No.

Carpeta:___________________

No.

Caja:______________________

CAJAS

Serie:________________________Subserie:_____________________Fechas Extremas:_______________No. De Folios:__________________No. Carpeta:___________________

CARPETAS

RECEPCIÓN

Esto se realiza recibiendo dos copias de

cada documento uno para el consecutivo

y otro para la respectiva dependencia se

le asigna el reloj y su numero de

radicado correspondiente y se le asigna

en su respectivo casillero

PRODUCCIÓN

Se produce el documento carta, memo

acta de acuerdo a los lineamientos

enviados por el centro de documentación

y teniendo en cuenta la norma de

elaboración de documentos una vez

elaborada se da

DISTRIBUCIÓN

este se entrega por áreas a las distintas

dependencias de la entidad las cuales

se identifican por su nomenclatura

basada en el organigrama de la

institución

TRAMITE

Luego de que el destinatario recibe su

comunicación debe ingresar su firma en

la respectiva planilla de recibido si este

documento debería ser entregado a otra

persona regresa al centro de

documentación y se le asigna a esta

persona

ORGANIZACIÓN

la organización de los documentos son responsabilidad de cada área ,antes de entregarlas al centro de documentación

DISPOSICIÓN FINAL DEL

DOCUMENTO

luego de tramitar la documentación al

centro de documentación esta área será

la encargada de ingresar los códigos de

carpetas y cajas en el software

documental para realizar a futuro su

respectivo préstamo por medio de una

bitácora

ARCHIVO DE GESTIÓN

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados

ARCHIVO DE GESTION

PROCESO ACTIVIDAD

PLANEACIÓN Formatos establecidos en una aplicativo llamado

ISOLUCION, en que se registra la información para

que los usuarios los consulten y descarguen en el

momento que los requieran. Están establecidos para

cada proceso con el fin de estandarizar y tener una

imagen corporativa, (considero que hace falta más

capacitación al respecto y esto hace que por

desconocimiento no se usen en su totalidad)

PRODUCCIÓN Como se menciona en la Planeación, muchas veces

por desconocimiento no se hace uso adecuado de lo

que está establecido previamente, en algunas

ocasiones se usa, sobre todo para el envío de

comunicaciones ya sea para dar respuesta a

solicitudes o para generar peticiones o solicitudes

dentro de las funciones de la entidad.

Internamente sucede lo mismo.

En algunas dependencias lo usan pero omiten

algunos aspectos como mencionar quien lo elabora,

revisa, aprueba.

GESTIÓN Y TRAMITE No se maneja un software de radicación, el registro

de las comunicaciones se hace de manera manual, se

manejan radicadores y fechadores para la radicación.

Se manejan los envíos por varios tipos de correo:

correo certificado, correo normal (sin prueba de

entrega), correo agrupado (corra) entre regionales,

postexpress (con prueba de entrega), certimail (correo

certificado vía mail)

ARCHIVO CENTRAL

ORGANIZACIÓN Se manejan estantes fijos, se está implementando un

programa de Gestión Documental, por lo tanto no cuenta con

TRD ni TVD, el archivo se maneja Centralizado por lo que

las regionales y puntos operativos remiten toda la

documentación a la sede principal.

En estos momentos existen unos parámetros básicos de

ordenación como son: cronológico, alfanumérico, alfabético.

TRANSFERENCIA Las transferencias se hacen de acuerdo a lo estipulado en lo

que se ha adelantado del Programa de Gestión Documental,

pero al momento no hay unas fechas establecidas, las

transferencias se hace de acuerdo a la frecuencia de la

consulta y necesidad de la dependencia.

La transferencia se hace de acuerdo a lo establecido en el

Formato Único de Inventario Documental, teniendo en

cuenta la foliación y la ordenación dependiendo de la

ordenación y el tipo de documentos

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Como no existe en el momento TRD, ni TRD se recibe toda

la documentación sin eliminar nada, en el momento el

Archivo Central es el encargado de recibir, para hacer esto el

profesional de Gestión Documental hace una valoración de

los documentos que va a recibir y da las pautas generales

para no destruir y conservar la documentación mientras son

aprobadas las TRD, en el momento que sean aprobadas ya

se procederá de acuerdo a lo que este dispuesto en estas.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Se usan carpetas desacificadas con gancho legajador

plástico, estas se conservan en cajas X200, en estantes con

las condiciones dispuestas por el AGN, se cuenta con un

espacio amplio para conservar la documentación.

VALORACIÓN Existe unos procedimientos que están en evaluación y

aprobación, ya está en evaluación la TRD, por el momento

ese le da valor a toda la documentación, el profesional de

archivo orienta conforme a la TRD que se planteo para la

valoración de documentación y de esta forma no destruir y

conservar lo que se debe.

PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO HISTÓRICO

ORGANIZACIÓN

En esta fase se dispone y organiza finalmente la documentación del archivo central, que pordecisión del comité de archivos debe conservarse permanentemente, dado el valor queadquiere la investigación, la ciencia y la cultura, esto quiere decir que se toma en cuenta elvalor cultural y patrimonio histórico.

CONSULTA

Aquí se realiza el proceso de formulación de consulta, se implementa una estrategia debúsqueda, y posteriormente se hace la entrega respectiva de la información solicitada a losusuarios. Esta consulta es por concepto informacional e histórico.

CONSERVACIÓN

En esta etapa se hace un diagnostico general de los objetos o materiales que pueden llegar acausar el deterioro del documento, se hace uso de personal altamente capacitado enConservación y Restauración Documental, y se procede a hacer las debidas actividadescomo la desinfección, limpieza del ambiente y estanterías entre otras, y estas a su vezpermiten que el documento tenga una larga vida, y finalmente se hace un monitoreoverificando que el documento se encuentre en buen estado para su conservación.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Se hace una valoración total del documento diagnosticando cuales pueden ser eliminados,conservados totalmente, microfilmados o digitalizados, para su conservación permanentedentro del Archivo Histórico

• HOJAS DE VIDA

• Se arma la carpeta verificando los documentos entregados con una lista de los

documentos requeridos por el área de GH

• Se actualiza la base de datos de novedades de ingreso a personal

• Se verifican los documentos y se organizan en forma cronológica sobreponiendo la

hoja de vida de la entidad ,hoja de vida personal documentos de identificación y

soportes de estudio

• Se procede a la foliación de los documentos

• Se elabora el título de la carpeta

• Se verifica según el apellido en que caja debe ir ubicada

• la hoja de vida

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación

• TIPO DE DOCUMENTO PENDIENTE:

Son aquellos que son importantes para la entidad, puesto que tiene que ver

directamente con ella, pero no son de carácter urgente según las TRD, el proceso que

se hace a estos documentos son.

Verificar que el documento tenga que ver con la entidad o pertenezca a ella, luego se le

da un número de radicación consecutiva, en el cual va impresa la fecha, hora,

dependencia a la cual va dirigida, asunto y su consecutivo.

Después se procede a escanear el documento y subirlo el sistema de la entidad, e

inmediatamente se lleva a la dependencia respectiva.

En esta dependencia se le da tramite o la respuesta requerida

a la persona en un tiempo de terminado y posteriormente se

procede a verificar que tipo de conservación se le dará

al documento según las TRD, y se define si se

conserva o elimina según el caso.

CONTRATOSCOMERCIALES:

- LICITACIÓN PÚBLICA y / o

-CONTRATACIÓN DIRECTA

Inicia con::

ACTA DE INICIO

•POLIZAS DE CUMPLIMIENTO

•SEGUROS

•POLIZAS DE GARANTIAEjecuciónINFORMES DE FACTURACIÓN

•INFORMES DE EJECUCIÓN

•INFORMES DE GESTIÓN

Actas De:

• REUNIÓN

•CIERRE

•TERMINACION LEGAL ACTA DE LIQUIDACIÓN

11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y

de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

• RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:

Se verifica que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado,

que sean competencia de la entidad para efectos de su radicación, con el propósito de

dar inicio a su trámite.

La información se puede recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería,

correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para

tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos.

• DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Este está relacionado con el flujo de cuentos al interior y exterior de la entidad, esta

distribución cuenta con mecanismos de control y verificación de recepción, y envió de

los mismos.

• TRAMITE DE DOCUMENTOS

En desarrollo de sus funciones cada dependencia genera un conjunto de documentos,

objeto de trámites administrativos, estos documentos integran sus respectivas series

documentales.

• ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Acciones encaminadas a la adecuación y organización de los archivos, comprende los

procesos archivísticos de: clasificación, ordenación, y descripción documental.

• CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona

natural, estado colombiano etc.) al acceso de la información contenida en los

documentos de archivo, y de ser necesario a obtener copia de los mismos.

Para este propósito todos los archivos deben cumplir los requerimientos y solicitudes de

manera personal, telefónica, correo electrónico, vía fax, o remisión del usuario al

funcionario competente.

• CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

En este proceso se garantizan las condiciones mínimas encaminadas a la protección de

los documentos, el establecimiento, y suministro de equipos adecuados para el archivo,

sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Este

almacenamiento consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en

espacios y unidades de conservación apropiados.

• DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Según el formato de las TRD, se le aplica a cada serie o subserie el proceso de

valoración documental para definir su conservación permanente, reproducción a través

de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos

archivísticos, la eliminación cuando se agotes sus valores administrativos, no tengan o

representen valor para la investigación o la selección de algunas documentos

respectivos.

• 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

• ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

Este Decreto es muy importante para el país, ya que en el encontramos un avancesignificativo en la Gestión de los Documentos o en la Gestión Documental, ya que permiteque todas las entidades pertenecientes al Sistema Nacional de Archivo puedan contar conherramientas modernas, acorde a las necesidades netamente archivísticas y de GestiónDocumental en el país.

También hace alusión a la importancia de que todas las entidades públicas cuenten con unprograma de Gestión Documental, y presenta los parámetros que se deben tener en cuentapara llevar a cabo la Gestión Documental electrónica en el país.

También cuentan con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades delpaís a partir de los cambios en aspectos normativos , tecnológicos y de la política publica quehan impactado los procesos de gestión documental del estado

Este decreto es un punto de partida hacia la implementación y estandarización de

los procesos que rigen los procesos de un programa de Gestión teniendo en

cuenta la gran importancia que se le debe dar a los archivos desde el momento

que se produce hasta el momento que se elimina o conserva de manera

permanente.

Antes de la creación de normatividad cada entidad disponía y creaba sus procesos

de acuerdo a sus necesidades sin tener en cuenta los parámetros generales, nadie

se hacía responsable y de cierta manera esto contribuía a la perdida de

información y deterioro de los documentos que esto conllevo también a la pérdida

de memoria histórica no solo de la entidad sino también de un país.

Lamentablemente aun después de la creación de normas no se logrado

estandarizar una metodología y aunque rige para entidades del orden público y

algunas privadas con funciones públicas no se tiene la conciencia del valor que se

maneja a diario, se hace necesario crear conciencia y empezar por nosotros

mismos para dar la importancia que se debe y tener un beneficio a futuro.

Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.

Al comparar la reglamentación expedida antes del Decreto 2609 de 2012 por el Archivo General de la Nación, podemos decir que se observan cambios significativos, entre estos cambios destacamos los siguientes:

• Se añaden esencialmente políticas en cuanto al manejo de los documentos a partir de las tecnologías de la información (TIC) empleándolas en pro de la Gestión Documental.

• Los cambios son básicamente en aspectos normativos, tecnológicos, y de política pública.

• También establece etapas para asegurar la gestión Documental.

• Introduce nuevos procesos en la gestión Documental como planeación y valoración.

ANTES DEL DECRETO 2609 DESPUÉS DEL DECRETO 2609No se contaba con una oficina propia como tal sino que el área de archivo correspondencia dependía de Servicios Generales.

Con la creación del decreto 2609, se da importancia a la documentación

El área de archivo era manejada por personas que no estaban capacitadas.

Se obliga a las entidades a dar el valor que se merece la documentación y la información

A esta dependencia enviaban el personal que quería ser castigado y no tenía otro sitio para asignarle funciones

Crea pautas para responsabilizar a las entidades a dar la importancia a la Gestion Documental.

Dentro de los procesos de gestión no había un criterio establecido sino que cada funcionario actuaba conforme a su decisión por lo que se perdía información o se conservaba lo que no se debía.

Se vinculan los documentos electrónicos, esto es importante ya que hoy en día son parte elemental en el ejercicio de las funciones de las entidades.

Se producían documentos en varios tipos de formato, no existía uno estándar.

Los programas de Gestion Documental permiten tener procesos y procedimientos establecidos para que cada funcionario haga uso de estos y no se pierda información, esto crea uniformidad y orden en lo que se haga.

No se contaban con depósitos apropiados para la conservación de los archivos, por lo que se almacenaban en cualquier sitio lo que permitía que la documentación se deteriorara y entraran animales (roedores), hongos, etc.

Las entidades están obligadas a tener en cuenta el área de Gestion Documental y no hacer caso omiso, es aquí donde nace un requerimiento y termina un requerimiento.

En el momento de recuperar la información para dar respuesta a algún requerimiento era dispendioso por lo que muchas veces se perdían procesos o demandas.

Tener clara la normatividad y hacer uso de esto permite optimizar recursos y tener la certeza que la información suministrada es la correcta.

Cuadro comparativo

• ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido delmencionado Decreto?

Este decreto enfatiza en la responsabilidad de las entidades publicas , en la adecuada gestión delos documentos públicos ,físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar un programa degestión documental y la normalización de los procesos técnicos para cumplir los objetivos delPGD y brinda los lineamientos para la gestión documental electrónicas en las diferentes entidadesdel estado.

Uno de los aspectos más importantes contenido en este Decreto 2609 de 2012, es laimplementación de la norma para la gestión documental en el capítulo V “La Gestión deDocumentos Electrónicos de Archivo” en los que se establecen la reglamentación para el manejode este tipo de documento, por medio de los artículos 22, en el que se hace referencia a losaspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos, elartículo 23 que menciona las características que debe tener el documento electrónico, de archivo,también los requisitos para la integridad y autenticidad de los mismos establecidos en los artículos24 y 25 y los siguientes artículos a este capítulo.

Importante destacar que este decreto abarca el documento de archivo en todos sus niveles,tiene en cuenta la importancia de estos documentos sin importar el formato, esto es indispensableya que con el avance de la tecnología no se debe descuidar ningún aspecto.

La gestión documental tiene que garantizar que los documentos sirvan de testimonio y brindenayuda en la ejecución de las funciones que ejercen las entidades lo que llevara a evitar pérdidas nosolo de información sino también de soportes vitales

• Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15

de 2013

ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012 , se adopta y

se reglamente el comité evaluador de documentos del archivo general de la

nación y se dictan otras disposiciones

Hace referencia al decreto 2578 de 2012 donde se establece que el archivo

general de la nación podrá evaluar las tablas de retención documental y de

valoración documental de las gobernaciones y distritos de sus entidades

centralizadas ,descentralizadas autónomas y de las entidades privadas que

cumplan funciones publicas de los municipios distritos y departamentos que sean

aprobadas por el comité interno de archivo de la respectiva entidad

De igual manera nos dice que el archivo general de la nación reglamentara el

procedimiento para la elaboración evaluación y aprobación e implementación de

las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental

ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración , presentación y evaluación

,aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental

Este acuerdo nos dice que las tablas de retención documental y las tablas de valoracióndocumental son instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de losdocumentos y archivos de estado sin los cuales no es posible disponer de archivostécnicamente organizados

Además el acuerdo 004 establece que las entidades del estado de orden nacional ,departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplan funcionespublicas deben elaborar aprobar e implementar y actualizar sus tablas de retencióndocumental TRD y las tablas de valoración documental TVD tanto para la organizacióncomo para la disposición de los documentos físicos y electrónicos estas deben elaborarseteniendo en cuenta el instructivo de las TRD y las TVD aprobadas por el archivo generalde la nación luego deben ser aprobadas por un acto administrativo expedido por elrepresentante legal de la entidad y como siguiente deberá publicarse en la respectivapagina web de la entidades publicas

ACUERDO 005 15 DE MARZO DE 2013

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades publicas y privadas que cumplan

funciones publicas y se dictan otras disposiciones

Aplica en las entidades del estado en sus diferentes niveles nacional,departamental,municipalde las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales como las entidadesprivadas que cumplan funciones publicas y demás organismos regulados por la ley 594 de2000 todas las entidades del estado están obligadas a crear conformar clasificar ordenarconservar describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos teniendo en cuenta losprincipios de procedencia orden original integridad de los fondos el ciclo vital del documento yla normatividad archivística , de igual manera las entidades están en la obligación de conformarun archivo central institucional que debe ser el responsable de recibir organizar y custodiardescribir controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos entransferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad y deben responder alcuadro de gestión documental siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánica funcionalde la entidad además las entidades del estado deben transferir sus archivos que tengan unvalor histórico al archivo general de la nación o al archivo territorial dependiendo sujurisdicción

En cuanto a la organización de los documentos están a cargo de las respectivas áreasresponsables.

CONCLUSIONES

• Se puede identificar el ciclo vital de un documento en una área de gestión

documental , al igual las diferencias de manejo entre una entidad privada y una

publica.

• Nos quedo claro el significado de los diferentes acuerdos vistos en este taller los

cuales serán de gran importancia en nuestro futuro profesional

WEB GRAFÍA • Acuerdo 003 del 15 de marzo de 2003

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_2013.pdf

• Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE%202013.pdf

• Acuerdo 005 del 15 de marzo

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2013.pdf

• Decreto 2609 de 2012

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_2609_DE_2012.pdf

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