Trabajo final módulo IV

MÓDULO IV LAS TIC APLICADAS A LA GESTIÓN DE ARCHIVO

Presenta: Alejandrina Hernández Jasso

Profra. : María Centeno Jiménez

Diciembre 5 – 10, 2011

DIPLOMADO EN GESTIÓN DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVO

ASIGNACIÓN 1

COMPARATIVO DE NORMAS

CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES

• Panamá (DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y LAS FIRMAS ELECTRONICAS)

• España (LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SUS COPIAS -DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS)

• México (LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA DEL DISTRITO FEDERAL MEXICO)

• Chile (LEY SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, FIRMA ELECTRONICA)

CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES España Panamá México Chile

Disposiciones generales SI SI SI SI

Terminología NO SI SI SI

Metadatos SI NO NO NO

Validez legal SI SI SI

SI

Proceso de digitalización SI NO NO NO

Destrucción de documentos en soporte no electrónico. SI NO NO NO

Alcances de uso SI SI SI SI Uso de Firmas Electrónicas por los Órganos del Estado SI SI SI SI

De los Prestadores de Servicios de Certificación SI SI SI SI

De los Certificados de Firma Electrónica SI SI SI SI

De la Acreditación e Inspección de los Prestadores de Servicios de Certificación

SI SI NO SI

Derechos y Obligaciones de los Usuarios de Firmas Electrónicas

SI SI SI SI

Reglamentos SI SI SI SI

ARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS SI SI SI NO

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO SI NO NO NO

Transitorios SI NO SI SI

Fecha de promulgación Nov 2009 Jul 2008 Ago 2009 Marzo 2002

Cant. De páginas 9 46 11 12

• Todas las normas se encuentran divididas en capítulos con sus respectivos artículos.

• En general todas contienen los puntos más importantes.

CUADRO COMPARATIVO

Conclusión personal

•Se puede observar que España al ser un país europeo tiene su legislación más detallada que los países de América, pesar de que la ley de Panamá es más extensa.

•La tendencia para los países latinoamericanos será, conforme se vaya teniendo experiencia, complementar las leyes vigentes para tener cada vez una mayor claridad en lo referente a los documentos electrónicos.

ASIGNACIÓN 2

OBJETIVO, CARACTERÍSTICAS Y REFLEXIÓN SOBRE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

Documentos a analizar

A. Documentos digitales

B. Disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos

C. El documento de archivo electrónico

DOCUMENTOS DIGITALES

Definición

No recibe su nombre de la forma mediática (texto, sonido, imagen fija o en movimiento, en que se presenta la información sino directamente de la manera particular como se registra, esto es en un medio electrónico a través de codificaciones (0 y 1, impulsos positivos y negativos) que son combinaciones de estos dos dígitos. También llamados documentos electrónicos.


Objetivo

Facilitar la generación y modificación de undocumento, y su respectiva accesibilidad.

DOCUMETOS DIGITALES

Características

Pueden leerse saltándose las páginas y nolinealmente.

Puede cambiársele el contenido de una línea, deun párrafo o una página, sin que por ello hayaque cambiar el documento entero.

Características funcionales

• Interactividad: permite que el usuario pregunte porcontenidos, ingrese comentarios, modifique o agreguecontenidos. Puede reaccionar ante exigencias del lector;quien puede tener cierto grado de comunicación con eldocumento.

• Multimediático: permite integrar en un solo ambienteinformación registrada en forma de texto, de imágenesfijas o en movimiento, y de sonido, esto es utilizamúltiples medios informativos.

• Omniaccesible: se establecen hiperrelaciones entredocumentos ubicados en distintos sitios web.

DOCUMETOS DIGITALES


Otras características

•Mutabilidad e identidad: como se produce enel mismo medio en que se publica, facilitaenormemente hacer cambios en él.

•Volatilidad: fácilmente puede sacarse decirculación, deja de ser accesible o deja deexistir.

DOCUMENTOS DIGITALES Tipos y formatos

a)Copia digital (scanner)

b)Digitales para imprimir: elaborado directamente en un medio electrónico (Word).

c)Digitales multimediáticos

•El formato depende del tipo de información de que se trate.


Conclusión

•Los documentos digitales son flexibles conrelación a los tradicionales; permiten conjuntardiferentes formatos para realizar una solatarea como por ejemplo una presentación enpower point en la que se tiene texto, sonido eimágenes. Si bien los documentos digitalestienen desventajas como la volatilidad, sonamigables con el usuario lo cual le permitecomunicarse con él y tener retroalimentación,y por lo tanto las ventajas son mayores.



•Con la incursión de la tecnología informática en nuestras vidas no podemos dejarla de lado pues ofrece ventajas sobre lo tradicional si bien también tiene sus desventajas; lo importante es sacar provecho a lo que nos permita facilitar nuestro quehacer para ofrecer servicios de calidad a los usuarios de nuestras instituciones.

DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Objetivos

• Proporcionar procedimientos para determinar los plazos y las condiciones de conservación de los documentos.

• Se pueden conservar los documentos electrónicos por períodos de tiempo determinados en función de su valor.

• Para determinar las etapas de conservación en formato electrónico es necesario determinar un plazo en función de la política de preservación de la organización se puede la plantear la migración a otro soporte.


Características

• Es necesario determinar un plazo total de conservación en formato electrónico en función de la política de preservación de la organización, se puede plantear la migración a otro tipo de soporte. Los documentos electrónicos tienen características que se diferencias de los tradicionales. Por ejemplo los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente como los impresos también puede cambiársele el contenido de una línea.


Características

• La conservación de un documento en formato electrónico se debe mantener procesable en formato electrónico. Con el objetivo de abaratar y simplificar el proceso de preservación, los documentos digitales solo deben ser conservados en el formato electrónico original durante el plazo de procesabilidad y en función de su condición estructural.


Características

• Ser muy selectivos en las conservación permanente.

• La valoración de los documentos electrónicos no selimita a establecer un plazo de conservación sino queasume el compromiso de definir las condiciones deconservalidad de los documentos.

• El proceso de valoración se estructura en etapas quedescienden en nivel de concreción:

• Establecimiento del calendario y acciones genéricas quees necesario aplicar a una serie documental concreta yanalizar las características específicas de ladocumentación generada en el marco de dicha serie.


Características

• Aplicación de la norma ISO 15489-2 se materializa dedos formas:

1) Ejecutar determinadas acciones sobre losdocumentos cuando se cumplan sus fechas decaducidad, y

2) Que el sistema pueda gestionar y registrar leejecución de dichas acciones tanto si se trata deeliminar los documentos como de prepararlos parasu conservación a medio o largo plazo mediante laspolíticas de conservación.


Reflexión

• Se debe realizar la conservación de los documentoselectrónicos mediante plazos de conservacióndeterminados en función de su valor.

• Documentos que son producidos con procesadoresde texto, hojas de cálculo, administradores de basesde datos, gráficos, las páginas web y los mensajesque se transmiten por email, documentosdigitalizados, fotografías, etc.


Reflexión personal

• Con la explosión documental a que estamosacostumbrados hoy en día resulta de vitalimportancia definir criterios que nos permitanconservar los documentos que realmente tenganvalor y disponer de espacios tanto físicos comoelectrónicos para que nuestro control sea eficiente yno se dediquen demasiados recursos en la gestióndocumental.

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Objetivos

•Mantener la integridad y utilidad de susdocumentos.

•Crear documentos electrónicos y fiables quedocumenten la actividad de las instituciones.

•Facilitar el acceso de la información a losusuarios.

•Ayudar a los archivos a brindar una mejorgestión de los documentos en formatoelectrónico.


Características

•Contienen información de cualquiernaturaleza.

•La información está archivada en un soporteelectrónico.

•Se requiere contar con respaldos para evitar lapérdida de la información.

•Con el avance de lastecnologías, constantemente se tiene queestar emigrando la información a nuevossoportes.


Conclusiones

•La importancia que tienen los documentos enformato electrónico es que nos permitenbrindar una mejor conservación de losdocumentos originales, contenidos en soportede papel manteniendo su integridadfísica, facilitando su uso y manejo. Sin embargoson muy susceptibles a los riesgos de pérdidade información.



•Los cuidados que debemos tener con losdocumentos electrónicos varían de los queestábamos acostumbrados a utilizar con elsoporte papel por lo cual es necesaria unacapacitación en el área para mantenernuestros documentos digitales en tiempo yforma, poder accederlos y conservarlos, yevitar pérdidas a la hora de migrarlos a nuevossistemas informáticos.

ASIGNACIÓN 3

COMPARATIVO DE EMPRESAS QUE OFRECEN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS

A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

• Mejora el servicio ofrecido a socios y cliente.

• Ahorra dinero y tiempo.

• Gestiona todos los documentos que se acumulan a diario y se archivan correctamente en un archivador electrónico central.

• El servidor puede ser Exchange o Notes, base de datos del sistema de gestión, carpetas, disco duro local.

• Se pueden hacer búsquedas con sólo teclear una palabra, resultados completos de búsquedas en segundos.

• La información está disponible.

• Puede responder a las consultas rápido.


• Se da un buen servicio.

• Se optimizan procesos empresariales internos (flujos detrabajo); se envían los documentos electrónicamente y nomanualmente.

• Los empleados autorizados pueden acceder al documentodesde cualquier computadora y se puede conocer el estadodentro del proceso, acceso global por internet.

• Rapidez en el proceso, elimina largos tiempos de espera.

• El proceso de digitalización es automático o semiautomáticopor lo que es sencillo: escaneado.

• Los documentos se almacenan con un solo clic oautomáticamente, por ejemplo, un documento en Word.


• Se reduce espacio de almacenamiento.

• Tiene protección contra incendios e inundaciones.

• Los mensajes de correos electrónicos se guardanautomáticamente y se indexan con palabras clave comoremitente, destinatario o asunto.

• Pueden integrarse en cualquier infraestructura y adaptarse acualquier empresa.

• Cumplimiento con retención, de regulaciones sobre ….

B. NORMADAT

Su proceso, a grandes rasgos es el siguiente:

• El documento llega al edificio procedente de un cliente.

• Se ingresa mediante un vehículo con sistema de localización remota.

• Se descarga en un muelle interior.

• Recorren áreas controladas con circuito.

• El tratamiento para digitalización consiste en: preparar los documentos retirando grapas y clips.

• Ya preparados se escanea el documento.

• Tienen equipos para leer formatos especiales.

• La indexación es mediante un caracter único.

• Terminada la digitalización del documento se entrega al cliente o se custodia.

• Si se lleva a custodia, se identifica con un código de barras que contiene la ubicación del documento.

B. NORMADAT

• Cuenta con sistema contra incendios, alta tecnología: gas y noagua.

• Para soportes especiales existe un área acorazadasubterránea, climatizada con agente extintor especial.

• La entrega se realiza en un día hábil normalmente.

• Se puede consultar la base de datos antes.

• El documento digitalizado se entrega al cliente por correoelectrónico o en mano.

• Se utiliza la norma DIN 32757 para destrucción de soportesinformáticos.

• La documentación sale de NORMADAT completamentedestruida.

C. DOCUWARE

• Cuenta con cuatro servicios.

• Presenta la información por partes.

• Presenta las funciones básicas de la gestión documental.

• Su almacenamiento se hace en un CD.

C. DOCUWARE

• Cuenta con cuatro servicios.

• Presenta la información por partes.

• Presenta las funciones básicas de la gestión documental.

• Su almacenamiento se hace en un CD.

D. ALBALÁ

E. CLARA

F. EVOLUSOFT

G. ARCHIVO 3000

COMPARATIVO Y ELECCIÓN• Ninguna de las tres empresas nos menciona el costo de los

productos, ni indica si incluye el mantenimiento posterior.

• Ninguna de las tres garantiza el buen manejo de la documentaciónaunque si se toman algunas medidas como la utilización de guantesy guardas.

• La empresa DMS no maneja sistemas de seguridad (contraincendios) y NORMADAT si menciona que cuenta con un sistemacontra incendios a base de gas y no de agua

• Es importante que alguna de las empresas ofrezcan seguros contrapérdida de documentos.

• Sólo una compañía mencionó en dónde está ubicada (NORMADAT).

• Albalá es un programa que sus sistemas con muy complicadosporque utiliza términos inapropiados.

COMPARATIVO Y ELECCIÓN• El costo normalmente lo mencionan que es de acuerdo a las

necesidades de cada cliente.

• Los softwares están orientados a operaciones comerciales oempresas industriales.

• No mencionan si manejan parámetros de calidad en digitalización.

• No se maneja capacitación al cliente.

• No se menciona la calidad (capacidad) de los equipos para instalarel software.

• No se menciona qué tipos de documentos se pueden digitalizar (sison históricos, libros, etc.)

• No indica si existe versatilidad para migrar a otros sistemas.

• El equipo elegiría el software de ALBALÁ porque actualmente seutiliza en el archivo del Congreso del Estado y ha funcionadoadecuadamente.


•No indican si tienen alguna cláusula deconfidencialidad.

•La elección se basará en las necesidades decada archivo.

COMPARATIVO Y ELECCIÓN

ASIGNACIÓN 4

DESCRIPCIÓN DE MAPAS Y FOTOGRAFÍAS

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DE APATZINGÁN


1.AREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1.Código de referencia MX/16/053/AGHPEM

1.2 Titulo PLANO DE LA CIUDAD DE APATZINGÁN DE LA CONSTITUCIÓN

1.3. Fecha 1901

1.4. Nivel de descripción COLECCIÓN DE PLANOS DEL ESTADO DE MICHOACÁN

1.5.Volumen y soporte 1 EJEMPLAR Y PAPEL

2. AREA DE CONTEXTO

2.1.Nombre del Productor TALLER DE LITOGRAFÍA DE LA ESCUELA INDUSTRIAL MILITAR PORFIRIO DÍAZ. MORELIA

2.2. Historia de la Institución SECRETARIA DE GOBIERNO SE FUNDA A PARTIR DE 1824 CUANDO EL ESTADO DE MICHOACÁN FORMA PARTE DE LA FEDERACIÓN

2.3. Historia del Archivo EL ARCHIVO HISTORICO SE FUNDA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 1891, DURANTE LA ADMINISTRACIÓN DE ARISTEO MERCADO. SU PRIMER DIRECTOR FUE AMADOR COROMINA.

2.4 Forma de ingreso TRANSFERENCIA DOCUMENTAL


3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1.Contenido CONTIENE UNA DESCRIPCIÓN GEOGRÁFICA-URBANA DEL DISTRITO DE APATZINGÁN, ASÍ COMO UNA BREVE DESCRIPCIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DE 1814 Y DE LA CASA DE LA CONSTITUCIÓN.

3.2 Valoración, Selección y Eliminación

PERTENECE A UNA COLECCIÓN. LA MAPOTECA DEL ARCHIVO VALORÓ Y SELECCIONÓ EL MAPA EN 1989.

3.3 Nuevos Ingresos NO

3.4 Organización SECRETARÍA DE GOBIERNO DIRECCIÓN DE ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO ARCHIVO GENERAL E HISTÓRICO DEL PODER EJECUTIVO MAPOTECA


4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO

4.1Condiciones de acceso PRESENTAR IDENTIFICACIÓN Y LLENAR DE FICHA

4.2. Condiciones de reproducción

MEDIANTE CÁMARA FOTOGRÁFICA SIN FLASH

4.3 Lengua de los documentos ESPAÑOL

4.4 Características físicas FIEL COPIA DEL ORIGINAL. ESTADO FÍSICO: CONDICIONES REGULARES. MEDIDAS: 47 CM DE ANCHO POR 70 CM. DE LARGO

4.5 Instrumentos de descripción INVENTARIO DE MAPOTECA Y NORMA ISAD G.


5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

5.1 Existencia y localización de los documentos originales

RESGUARDADO EN LA MAPOTECA DEL AGHPEM

5.2 Existencia y localización de copias

SI EN LA MAPOTECA DEL AGHPEM, EN LA UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO, EN EL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES HISTÓRICAS DE LA UMSNH

5.3. Unidad de descripción relacionadas

INVENTARIO DE MAPOTECA Y NORMA ISAD G.

5.4 Nota de publicación EXISTE UN LIBRO DENOMINADO “PUEBLOS, VILLAS Y CIUDADES”, 1ª Y 2ª EDICIÓN PUBLICADO POR GOBIERNO DEL ESTADO, ASÍ COMO LAS MEMORIAS DE GOBIERNO DEL ESTADO.


6. AREA DE NOTA CONTIENE UNA IMAGEN DE LA CASA DE LA CONSTITUCIÓN

7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

7.1 Nota del Archivero TEORIAS ARCHIVISTICAS, DESCRIPCIÓN, PRESENTACIÓN DE DESARROLLO DE CÓMO CLASIFICAR UN MAPA, LIBRODE CARTOGRAFÍA DE ALBERTO SMIT MEDIANTE DIAPOSITIVAS Y LA NORMA ISAD (G). DESCRIPCIÓN PREPARADA POR: ALVARO, ALEJANDRINA Y MONIKA.

7.2 Reglas o Normas ISAD (G)

7.3 Fecha de descripción 9 DE DICIEMBRE DE 2011


DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍAS PERSONALES

• Foto 1



1.1.Código de referencia

1.2 Titulo Boda de Liliana Mandujano

1.3. Fecha 2001-04-16

1.4. Nivel de descripción Colección fotográfica

1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel kodak royal, 6x4 pulgadas

2. AREA DE CONTEXTO

2.1.Nombre del Productor Alejandrina Hernández Jasso

2.2. Historia de la Institución

2.3. Historia del Archivo

2.4 Forma de ingreso Propia privada

• Foto 1

• Foto 13.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1.Contenido Fotografía tomada el día 16 de abril del año 2011 en la boda de Liliana Mandujano, con las mejores amigas del grupo juvenil del Salesiano, en el salón Hacienda Corralejo (colonia Independencia). De izquierda a derecha: Vero Ramos, la novia, Érika García y Alejandrina Hdez. Morelia, Michoacán.


En buen estado

3.3 Nuevos Ingresos

3.4 Organización


4.1Condiciones de acceso Libre


Restringida

4.3 Lengua de los documentos

4.4 Características físicas Original, estado físico: en buen estado. Medidas: 6x4 pulgadas

4.5 Instrumentos de descripción


• Foto 15. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA


Album fotográfico personal


No hay


Ninguna

5.4 Nota de publicación

6. AREA DE NOTA


7.1 Nota del Archivero Formulario de descripción proporcionado por la profesora María Centeno, módulo IV del diplomado en Gestión de Documentos y Archivo (UMSNH) y basado en la norma ISAD (G). Fotografía descrita por Alejandrina Hernández Jasso.


7.3 Fecha de descripción 2011-12-10


• Foto 2


• Foto 2




1.2 Titulo Cumpleaños de Alejandrina

1.3. Fecha 2005-01-06



2. AREA DE CONTEXTO





• Foto 2



3.1.Contenido Fotografía con sus amigos, tomada el día 6 de enero de 2005 en el cumpleaños de Alejandrina en su casa ubicada en Mezquite no. 54 Rincón de Ocolusen. De izquierda a derecha, de arriba a abajo: Lupita Juárez, Alejandrina Hernández, Andrés Martínez, Juan Antonio Alejandre, Vero Ramos, Juan Pablo Juárez, Irma Cirilo y Laura Ramos. Morelia, Michoacán.


En buen estado

3.3 Nuevos Ingresos

3.4 Organización




Restringida




• Foto 2






No hay


Ninguna


6. AREA DE NOTA





• Foto 3


• Foto 3




1.2 Titulo Playa de Manzanillo

1.3. Fecha 2003



2. AREA DE CONTEXTO





• Foto 3



3.1.Contenido Fotografía tomada en la playa de Manzanillo, Colima con sus amigas, mayo de 2003. De izquierda a derecha:Laura Ramos, Xóchitl Juárez, Alejandrina Hernández, Lupita Juárez e Irma Cirilo.


En buen estado

3.3 Nuevos Ingresos

3.4 Organización




Restringida




• Foto 3






No hay


Ninguna


6. AREA DE NOTA





• Foto 4


• Foto 4




1.2 Titulo Titulación como ingeniera industrial

1.3. Fecha 2003-11-25



2. AREA DE CONTEXTO





• Foto 4



3.1.Contenido Fotografía tomada el 25 de octubre de 2003 después del acto de titulación como ingeniera industrial, afuera del auditorio 1 del Instituto Tecnológico de Morelia, Morelia, Michoacán. De izquierda a derecha: Yadira Hernández (hermana) Roselia Jasso (madre), Alejandrina Hernández, Enrique Hernández (padre) e Indira Hernández (hermana).


En buen estado

3.3 Nuevos Ingresos

3.4 Organización




Restringida




• Foto 4






No hay


Ninguna


6. AREA DE NOTA





• Foto 5


• Foto 5




1.2 Titulo Con el sobrino Sebastián

1.3. Fecha 2004


1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel fujifilm fujicolor crystal archive, 6x4 pulgadas

2. AREA DE CONTEXTO





• Foto 5



3.1.Contenido Fotografía tomada en 2004 con su sobrino Sebastián de 3 meses de edad aproximadamente, en la sala de su casa. Morelia, Michoacán.


En buen estado

3.3 Nuevos Ingresos

3.4 Organización




Restringida




• Foto 5






No hay


Ninguna


6. AREA DE NOTA





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