La organizacin de los RRHH

Apoyo a la gestin contable Gestin de correspondencia Archivo de la documentacin

Comunicacin y secretara

La organizacin en actividades de apoyo administrativo

Finalidad: orientar a todas las partes de la empresa para lograr obtener los objetivos

Necesita: Un diseo organizacional, Crear una estructura, hay que tener en cuenta una serie de criterios: La divisin del trabajo de la organizacin que

conforma los puestos y los departamentos.

Las lneas de autoridad formal.

Los mecanismos utilizados para coordinar los diversos puestos y tareas en la organizacin.

Herramientas para lograr una buena coordinacin

Reuniones.

Sistemas de recompensa para toda la organizacin.

Grupos y equipos de actuacin rpida, que tienen como finalidad solventar cualquier tipo de problema de la empresa.

Contar con personas que coordinen cuya finalidad es unir equipos o grupos de trabajo diferentes para realizar una tarea puntual.

Directivos integradores.

Cultura organizacional

Procedimientos de trabajo Consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en el proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores

Cada empresa tiene un procedimiento de trabajo individualizado.

Su uso es muy recomendable para trabajos repetitivos.

Se adaptan a las distintas situaciones que se le presentan a la empresa.

Caractersticas

Aumento de rendimiento en el trabajo.

Hacen posible adecuar la mejor solucin a los problemas.

Coordinan y ordenan todas las tareas de la empresa.

Beneficios

Fecha y lugar de elaboracin.

Unidades a las que afecta.

Contenido del documento.

Normas operativas.

Estructura

Calidad de la organizacin

Indicadores del nivel de calidad de la empresa

Aumento de la demanda.

Quejas de los clientes.

Fallos en el producto o servicio.

Conflictos laborales.

Factores sobre los que influye la calidad

AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD

DISMINUCIN DE COSTES

DISMINUCIN DE PRECIOS

AUMENTO DE LA SATISFACCIN DEL CLIENTE

AUMENTO DE LOS BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN

Qu indicadores afectan a la propia actuacin profesional Cmo podramos contribuir a la mejora de la calidad del producto o servicio final?

Indicadores de calidad como afectan a la actuacin personal

Orden

Distribucin efectiva de tiempo y tareas

Consecucin de objetivos

Puntualidad en la entrega de tareas

Trato con el cliente

Comunicacin efectiva entre departamentos

Los grupos y equipos de trabajo

Conjunto de empleados de una empresa que realizan una labor similar, cada uno realiza su labor y son responsables individualmente. Trabajan bajo las indicaciones de un mismo jefe

Conjunto de personas con habilidades complementarias que estn ligadas a un proyecto comn, usan indicadores de desempeo y reglas estructuradas y son mutuamente responsables de su ejecucin

Los grupos. Caractersticas

Entidades inmersas en otras ms grandes, la empresa.

Los miembros externos reconocen y diferencian al grupo.

Los individuos que lo componen se sienten parte del mismo.

Conviven en un contexto real.

Se forma para lograr alcanzar unos objetivos comunes.

Los crea un sujeto superior.

Realizan tareas similares.

Los miembros del grupo poseen objetivos diferentes.

Equipos. Caractersticas

Tienen un objetivo comn.

Los miembros del equipo necesitan unos de otros.

Miembros con conocimientos y habilidades diferentes. Sinergia

Los miembros del equipo son responsables de sus actuaciones y de los resultados que se obtengan.

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Diferencias entre grupos y equipos de trabajo

GRUPOS EQUIPOS

RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL INDIVIDUAL Y COLECTIVA

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

SIMILARES COMPLEMENTARIOS

DESEMPEO INDIVIDUAL. No dependen unos de otros

COLECTIVO. Dependen unos de otros

Un equipo es un grupo. No todos los grupos son un equipo

Seala si las siguientes situaciones describen un grupo o un equipo, indicando las razones por las cuales crees que se trata de equipos o de grupos, y si est justificada la creacin de estos equipos: Los trabajadores del Departamento de Recursos Humanos Los miembros del rea de I+D de una empresa tecnolgica que

desarrolla aplicaciones para ser utilizadas en telfonos mviles. Los dependientes de la misma planta de un gran almacn, cada uno

responsable de su sector. Los miembros del rea de comunicacin comercial de una empresa

formados por publicistas, economistas, comerciales y diseadores grficos, etc.

Los mdicos del rea de traumatologa en un hospital Los trabajadores que trabajan dentro de un quirfano

Elementos y estructura del grupo de trabajo

E. estticos (por quin est formado el grupo)

Tamao: en las empresas, suelen darse una serie de circunstancias a causa del aumento del tamao del grupo,.

Homogeneidad/heterogeneidad: es necesario establecerla para que se adapte mejor a los objetivos

Caractersticas de los miembros que integran el grupo: es importante para la cohesin del mismo conocer a cada individuo, desde sus actitudes hasta sus prejuicios.

Posicin social y estatus: alude al lugar que ocupa un individuo dentro de la empresa.

Normas grupales: herramienta que marca las pautas y las reglas que guan la conducta de sus integrantes.

E. dinmicos (cmo se organiza el grupo)

Cohesin del grupo: grado en que un individuo se siente miembro del grupo y se interrelaciona con el resto de individuos.

Afiliacin grupal: nivel de identificacin de un individuo con su grupo.

Rol: conducta que se le asocia a un individuo dentro del grupo.

Sistema de comunicacin: tipo de estructura comunicativa que se aplica en la empresa.

Sistema ideolgico: conjunto de valores, preferencias, comportamientos, etc.

Naturaleza de las tareas: la realizacin de las tareas dentro del grupo da lugar a una serie de estructuras.

Clasificacin de los grupos

Perpetuos

Temporales Duracin

Formales

Informales

Nivel de formalidad

De cambio y desarrollo de la organizacin De produccin De gestor de problemas De resolucin de conflictos

Finalidad

Vertical

Horizontal Nivel jerrquico

Centrada en los valores del grupo

Centrada en los valores de los individuos

Estructura del grupo

El grupo ideal

El nmero de miembros que lo forman no debe ser >20 ni

Normas del grupo de trabajo

Normas que regulan la produccin. Normas que regulan la consecucin de objetivos. Normas que regulan el comportamiento, para obtener:

Funcionamiento fluido (coordinacin) Comportamiento apropiado entre los miembros (buen ambiente) Perduracin del grupo (cohesin de los miembros) Creacin de una base de valores (sentimiento de pertenencia)

Separar el trabajo de los posibles problemas externos al grupo. Ser puntuales en las reuniones de grupo o equipo. En ningn caso interrumpir a alguien que est hablando. Analizar todas las ideas por el grupo. No realizar crticas personales a los integrantes del grupo. Los problemas o conflictos internos entre integrantes del grupo o equipo se solucionan

en su interior. Las decisiones se tomarn de manera democrtica. Colaborar con el resto de miembros.

Roles en el grupo

Papel que un miembro de un equipo o grupo de trabajo asume y desempea.

Para que un grupo o equipo de trabajo dentro de la empresa tenga un rendimiento eficaz, es necesario que los individuos asuman dos tipos de roles: El de facilitador de tarea: El papel de facilitador de

tarea tiene como principal cometido ayudar y guiar al grupo o equipo a cumplir sus objetivos de tareas.

El de relaciones: tiene como finalidad que exista armona entre los integrantes del grupo o equipo de trabajo.

Roles personales: actitud de los miembros al realizar las tareas

Finalidad de las tcnicas de dinmica de grupos

Las tcnicas de dinmica de grupos son un conjunto de procedimientos y procesos con una estructura lgica, que se utilizan para facilitar el funcionamiento de un grupo para el logro de un objetivo concreto Las tcnicas de grupo tienen como finalidad implcita los siguientes factores: Desarrollan el sentimiento del nosotros. Ensean a pensar activamente. Desarrollan capacidades de cooperacin, intercambio,

responsabilidad, autonoma, creacin y consenso. Ensean a escuchar de modo positivo y comprensivo. Crean sentimiento de seguridad, vencen temores e inhibiciones. Favorecen las relaciones personales, permitiendo el desarrollo

social del individuo.

El trabajo en grupo en tareas de apoyo administrativo

Adems de las caractersticas que por s presenta un grupo o equipo de trabajo, para apoyar en labores administrativas, es necesario que el grupo o equipo adquiera las siguientes habilidades:

Habilidades estratgicas: el grupo o equipo de trabajo debe saber centrarse en los objetivos claves.

Habilidades relativas a las tareas: el grupo o equipo de trabajo debe saber cul es el mejor camino para poder lograr los objetivos.

Habilidades relativas al trato con el resto de miembros del grupo: este tipo de habilidades hace referencia a saber motivar, solucionar conflictos que se produzcan en el seno del grupo o equipo de trabajo, etc.

Habilidades de autoconocimiento: si individualmente un integrante conoce sus cualidades, sabr qu puede aportar al grupo o equipo de trabajo.

El grupo de trabajo, al ser apoyo en las actividades administrativas, tendr las siguientes funciones:

Contables: dentro de este mbito, se encuentran tareas tales como llevar la contabilidad financiera y de costes, elaborar balances, confeccionar la cuenta de resultados, etc.

De correspondencia: tareas tales como la confeccin y redaccin de las comunicaciones internas y externas a la empresa, el registro y la distribucin del correo que llega a la empresa, etc.

De archivado: tareas relativas a clasificar los documentos de la empresa, guardar dicha documentacin el tiempo que sea necesario, etc.

De comunicacin y secretara: tareas que ayudan a que las relaciones de la empresa fluyan correctamente, tales como la realizacin de reuniones, la elaboracin de circulares, informes o cualquier tipo de documento con tal fin, la elaboracin de comunicados, concretar entrevistas, etc.

ACTITUD

Una "actitud" de un empleado puede considerarse como la disposicin para actuar de un modo ms que de otro, en relacin con factores especficos relacionados con el puesto Implicase con la empresa (sentimiento de pertenencia) Comprometerse con el propio trabajo (hacer lo mejor

posible) Colaboracin con los compaeros Saber escuchar Ser Ordenado Ser Puntual

VALORES TICO-PROFESIONALES INTEGRIDAD Mostrar un comportamiento honesto en todo momento. Por ejemplo, un empleado que trabaja en una caja registradora espera para recibir el dinero y depositar la cantidad correcta de dinero al final de la noche.

RESPONSABILIDAD Se espera que todos los empleados de todos los sectores acten responsablemente en sus acciones. Eso significa ser puntual, aceptar la responsabilidad cuando las cosas van mal y trabajar hacia una solucin. Y a veces puede significar trabajar ms tiempo de lo previsto.

COLABORACIN En casi todas las industrias, los valores ticos en el lugar de trabajo constan de trabajo en equipo. Eso es porque la mayora de las empresas creen que cuando la moral es alta y todos trabajan juntos, el xito llegar. As que es importante que los empleados trabajen en equipo ya sea ayudando a los compaeros de trabajo en un proyecto, enseando a los nuevos empleados o siguiendo las instrucciones de un supervisor.

CONDUCTA La conducta de los empleados es un aspecto integral de los valores ticos en el trabajo. Los empleados no slo deben tratar a otros con respeto, exhibiendo un comportamiento adecuado en todas las facetas del trabajo. Esto incluye en el uso de vestimenta apropiada, utilizando un lenguaje que se considera adecuado en la oficina y conducirse con profesionalidad. Cada empresa aplica sus propias reglas especficas sobre la conducta, y por lo general lo hace sumamente claro en los manuales del empleado y manuales de capacitacin.