Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentación de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes tres puntos:

1) Selección del orden de la documentación: definan mediante una gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.

Figura No. 1 ISO 10013:94

En este proceso ya deben existir los “debes” entonces se establecen cuáles son los tipos de documentos que deben existir en la organización para cumplir con los requisitos de las normas ISO 9000 y de las regulaciones propias del sector. Así tenemos que usualmente las organizaciones tendrán que contar con: Manual de Calidad Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y específicos Registros Planes de Calidad Especificaciones

Además podrán existir otros documentos como: Planes de inspección y ensayo. Expedientes maestros de los productos Informes Planos Dibujos, esquemas Etiquetas Certificados Prospectos Reglamentos Facturas Tarjetas de almacenamiento Modelos Instrucciones

2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar su completa documentación, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.

Se deberían documentar primero los procesos para determinar la trazabilidad de cada uno de ellos y establecer los respectivos procedimientos, registros y demás de un SGC. Yo establecería primero como se debe documentar un proceso, que tipo de letra y cuáles serían las características generales para realizar un proceso documentado

A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:

Partes Carácter Contenido

Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento

Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del procedimiento

Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento

Términos y definiciones

Opcional Aclarará de ser necesario el uso de términos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento.

Procedimiento Obligatorio Describirá en orden cronológico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.

Requisitos de documentación

Obligatorio Relacionará todos los registros que deben ser completados durante la ejecución del procedimiento.

Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el procedimiento

Anexos Opcional Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o algún otro material que facilite la comprensión del procedimiento.

Elaborar los procedimientos generales: Se elaborará el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo en cuenta la necesaria participación de todas las áreas involucradas.

Elaborar el Manual de Calidad: Los otros documentos se elaborarán de

acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la capacitación.

Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.

Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente autorizado.

La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que ésta se vaya elaborando.

Anexo un archivo de la caracterización del manual de calidad de Unimagdalena

B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos,

listados, y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación, mantenimiento y mejora continua.

Manual de Calidad: es el documento que específica el Sistema de Gestión de la Calidad, en él se detalla el alcance del sistema de gestión de la calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión, o referencia a los mismos así como la descripción de la interacción entre sus procesos.

Mapa de Procesos: Representación gráfica de la identificación de los procesos de la entidad y se definen sus interacciones.

Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operación y los indicadores necesarios para garantizar su control.

Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia como son los formatos e instructivos:

Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos.

Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.

Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en el procedimiento para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros

Anexo el Manual de Unimagdalena como ejemplo de realización de un Manual de Calidad.

Nota: la respuesta a este punto podrá entregarse en éste documento o enviarse de manera anexa a través de compresores como WInZip o WinRar.

3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

Se logró concluir en este trabajo que la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos son necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad

Que la implementación del sistema de gestión de la calidad de cualquier organización contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos, Registros del Sistema