Universidad Interamericana de Puerto Rico

Universidad Interamericana de Puerto RicoRecinto de PonceCentro de Acceso a la InformacinPreparado por:Sra. Brunilda Figueroa,Especialista de Servicios Tecnolgicos de Informacin AcadmicaSr. Miguel Lugo,Programador de Sistemas IMANUAL MICROSOFT OUTLOOK:INBOX

Identificacin de los mensOUTLOOKBAROutlook Group:Contiene diferentes mdulos de programas incluidos en Outlook y representados por iconos.

Outlook GroupMail GroupOther Group

Inbox:Mdulo de Outlook para enviar y recibir e-mail y fax. Contacts:Es usado para manejar yinteractuar con los contact. As tambin como mantener anotaciones y para fijar recordatorios para futuras obligaciones con la persona identificada en el contact. Calendar:Usado para programar eventos, reuniones y otros. Tasks:Mdulo que permite organizar las tareas a realizar, mantener la secuencia de proyectos y otros. Notes:Es utilizado para organizar anotaciones y recordatorios.Puede fijarseen el Desktop de la computadora.Mail Group:Este grupo de Outlook contiene los Folders ms utilizados para trabajar y almacenar mensajes de e-mail.Other Group:El grupo en Outlook que proporciona acceso a otros programas y Folders en su PC, como My Computer y My Documents.

OUTLOOKTOOLBAR

Men Toolbar

Mail Toolbar

Calendar Toolbar

Contacts Toolbar

Tasks Toolbar

Notes Toolbar

Cada uno de los toolbar cambia de acuerdo al grupo seleccionado. Cuenta con distintas funciones, la primera en cada una de estas esNew,donde podr localizar distintos comandos entre ellos aadir nuevas entradas para el grupo.

InboxBajo el grupo del Inbox usted puede organizar en secuencia de los mensajes porsubject, de quien procedeFromyReceivedel da y hora en que recibi ele-mail.

La seleccin de la pantalla de Mensajes le permite leer elmaildesde la mitad inferior en Outlook.Otra manera es presionar dos veces seguidas el botn izquierdo delMouse, este activara una nueva pantalla en la quepresenta el mensaje completo. En ella podr responder elmailusandoReplyo enviarlo a otro usuario conFoward.

Tambin puede determinar la manera en que muestra la lista de mensajes recibidos.

Leer, enviar y redactar nuevos mensajes

En elMail Toolbarusted localiza los comandos deReply,Reply to All, ForwardySend/Receive.Reply:Es para responder el mensaje al usuario que remite el e-mail.Reply to All:Enviara el mensaje a la persona remitente, destinatario y a quienes tienen copiaCcdel mismo.En ambas opciones deReply, se incluye el mail que enva la persona, incluyendo su mensaje.Forward:Enva ele-mailrecibido a otra(s) persona(s), incluyendo como parte del mismo el mensaje que usted redacte.Send/Receive:En caso de no haber especificado elpassworden la configuracin de Outlook, debe de utilizar este comando para poder recibir y enviar los mensajes.

Redactar y enviar mensajes

En elMail Toolbar,se encuentra el botn deNewal presionar el mismo Outlook le presenta una pantalla en la que podr redactar un mensaje y adjuntar archivos de su disco.En ella encontrar tres renglones, el primero es para especificar a quien le enviar el mensajeTo, el segundo para enviar copiasCca otros usuarios y elSubjectmensaje de saludo o asunto a tratar.Por ltimo un espacio amplio en la pantalla para redactar el mensaje.

El botn deToyCcal lado de cada rengln puede usarlo para activar la lista de contactos y de la que usted podr seleccionar usuarios o grupos a quienes desea enviar el mensaje.

Enviar documentos adjuntos en mensajes

Attach File:ElMail Toolbarle presenta un icono de unClip,con el que podr aadir archivos a su mensaje, por otra parte puede utilizar en elMenu Toolbarla opcin deInsert / File.Al aadir un archivo, Outlook le presentara una pantalla en la que debe localizar y seleccionar el documento que desea incluir como parte del mensaje, luego en la misma debe presionar sobre el botn deINSERT.Una vez localizado en la pantalla delMaily al terminar de redactar debe presionar sobre el botn deSEND.

Identificar un mensaje para establecer prioridad y seguimiento

Al activar elsigno de admiracinen elMail Toolbar, significa que el mensaje es dealta prioridad,mientras que laflecha que apunta hacia abajoindicar que el mismo ser de baja prioridad.La bandera rojaes para indicar un recordatorio sobre el mensaje. El que podr especificar en el rengln deFlag to, mientras que enDue byfijara la fecha para elrecordatorio.En el botn deOptions, le permite activarReplyautomtico de Outlook especificando que la persona observ el mensaje.

E-Mail Options Tracking OptionsEn la pantalla deOptions, presione el botn deE-mail Options.Seleccione el botn deAdvanced E-mail Options,luego podr especificar el lugar donde desea que los mensajes que no enviados sean almacenados.Al seleccionarTracking Options,podr especificar que desea recibir un mensaje indicando que el mail que usted envi fue recibido y observado por el destinatario.

Crear Folders y Message Rules

Crear folders

Para crear los flder:1.Presionar el cono deOrganize2.Seleccionar opcin de New Folder3.En la seccin de Name:escribir el nombre asignado al nuevo flder4.En la seccin de select where to place the folder se debeseleccionara.Personal flder si es un flder principal y desea que est al mismo nivel del inboxb.Flder deseado si desea que sea un sub-folder.5.PresionarOK6.Seleccionar en laventana con el mensaje:Would you like a shortcut...Si cuando desea que aparezca un cono en el Outlook barNo cuando no desea que aparezca un cono en el Outlook bar

Crear Message RulesEl message rule se utiliza para clasificar la correspondencia en el flder deseado.Procedimiento:1.Activar mdulo deInbox2.Seleccionar el mensaje3.Presionar el boton de organize4.Buscar en las alternativas de into:other folder5.Seleccionar de la lista el folder deseado y presionarOK6.Presionar el botn decreate

Mover mensajes Move message

El move message rule se utiliza para mover mensajes de un flder a otro.Procedimiento:1.Activar mdulo deInbox2.Seleccionar el mensaje que desea mover a otro flder3.Seleccionar el flder y presionarOK4.Presionar el botn de move

Borrar mensajes DeletePara borrar un mensaje se realiza el siguiente uno de los siguientes procedimientos:Procedimiento:1.Seleccionar el mensaje2.Presionar el cono deDeleteOtras formas de borrar un mensaje1. Teclado:Ctrl D tecla Delete2. Menu:Edit Delete

3. Seleccionar mensaje presionar el botn derecho del ratn y en el men que aparece en pantalla, seleccionar delete

Buscador FindLa seccin de find le provee una opcin para buscar mensajes, contactos e informacin de otros mdulosde forma rpida.

Procedimiento:1. Activar el modulo de Inbox2. Presionar el cono de FIND3. Escribir el dato que se acuerda del mensaje a buscar enlook for:4. Presionar el botn deFind Now5. Para bsquedas avanzadas seleccione la opcin deAdvanced Find

Seleccionar papel timbrado StationeryLa seccin de papel timbrado le provee galeras de papeles timbrados ya diseados para tu seleccin.Procedimiento:1.Activar el modulo deInbox2.Seleccionar del menu:Tools Options Mail Format3.Seleccionar HTML en la seccin de: Send in this message format4.Presionar el botn deStationery Picker5.Seleccionar el papel timbrado y presionarOK Apply OK6.En la pantalla principal de inbox presionar el cono deNew

OtrosImprimir-Menu:File -Print / Teclado:CTRL. P / Icono - impresoraBorrar Menu:Edit-Delete / Teclado:CTRL. D / Icono - XAbrir mensaje:Menu: File - Open Selected Item / Teclado CTRL. - O

CONTACTS

Address Book / Contacts

El modulo de contact le permite crear un directorio de usuarios.Esta seccin permitela entrada de datos de un individuo, un grupo, crear su tarjeta de presentacin, enviar una tarjeta por correo electrnico y mucho ms.Para acceder al mdulo de contact se reailza el siguiente procedimiento:1. Men:seleccionar la opcin de View Go to Calendar2. Tambin se puede presionar el cono de contact del Outlook BarAl realizar este procedimiento aparece la siguiente pantalla:

En la misma aparece una lista en orden alfabtico de todos los contactos incluidos en el directorio.Importante:Los grupos tienen al lado superior derecho una imagen de dos rostros mirando a la derecha y los grupos no tienen imagen al lado derecho del record.Se puede cambiar la forma de desplegar la informacin en esta pantalla con la opcin de: View Current View y seleccionar la opcin deseada.Al lado derecho de la pantalla aparece una lista con el orden alfabtico para la localizacin rpida de contactos o grupos.Crear ContactSeleccione el botn deNewpara aadir los datos de una persona contacto.Al terminar la entrada de datos en todas las reas deseadas, presionar el botn de save and close

En la pantalla deContact,se localiza diversos renglones en los que usted podr suministra:Nombre, Titulo del trabajo,nombre de la compaa, Nmero de telfono del trabajo o casa, correo electrnico, nmero de celularo defax, etc.

Crear Grupos / Distribution ListEsta seccin le permite agrupar contactospor categoras para enviar un mensaje a todos los integrantes de manera simultnea.Procedimiento:1.Seleccionar del men bar:File New Distribution List2.En el rea de Namese asigna el nombre al grupo3.Seleccionar los miembros del grupo presionando el botn de:Select Membersy en esa pantalla selecciona los nombres y presiona el botn de Addy al finalizarOK4.Al finalizar el proceso presionar el botn deSave and close.

Enviar plantilla de contacto por emailPara enviar la informacin de un contacto por email se realiza el siguiente procedimiento:1.Seleccionar el contacto deseado2.Presionar el botn derecho del ratn3.Del men seleccionar la opcin de Forward4.Completar el mensaje (email) y presionar send

Enviar su tarjeta de presentacin en todos los mensajesPara enviar su tarjeta de presentacin con todos los mensajes se realiza el siguiente procedimiento:1.En la pantalla principal de Contact, Seleccionar en el men-Tools- Options Mail Format2.Presionar el botnde Signature Picker...3.Presionar el botn de Edit4.Presionar el botn de New Vcard from Contact5.Seleccionar su nombre del directorio, presionar Add y OK6.Para terminar presionarOK, OK Apply - OK.

Este procedimiento incluye su tarjeta de presentacin en todos los mensajes nuevos.Paraver la informacin contenida en la tarjeta (OPEN), imprimirla (PRINT), guardarla (SAVE), copiarla (COPY) o borrarla (REMOVE), etc. debe ubicar el cursor sobre la tarjeta que aparece en la parte inferior del mensaje, presionar el botn derecho del ratn y seleccionar la alternativa deseada.Imprimir ContactPara imprimir el directorio se realiza el siguiente procedimiento:1.En el mdulo de contact seleccionar del men:File Print(CTRL. P)2.Seleccionar el Print Styleo estilo en que desea que aparezca la informacin.Puede presionar Preview para elPrint Preview3.En Print Range marcar si es el/los contacto(s) deseados (only selected items) o todos (All items)4.Indicar la cantidad de copias (Numbers of Copies)5.Presionar el botn deOK

Nota:1.Si desea imprimir ms de un contacto, pero no toda la lista debe realizar el siguiente procedimiento:a.Seleccionar el primer contacto ubicando el curso sobre el mismo y presionando el botn izquierdo del ratnb.Presionar la tecla de CTRL. Y mantenerla presionadac.Seleccionar uno por uno todos los contactos deseadosd.Cuando termine su seleccin, dejar de presionar la tecla de CTRL.OTROS:Borrar contactos Menu:Edit-Delete / Teclado:CTRL. D / Icono - XAbrir pantalla de contact (Ver / Editar):Menu: File - Open Selected Item / Teclado CTRL. O.En esta seccin se puede editar el contacto y presionar Save and close para actualizar la informacin.2000 UIPR - Recinto de Ponce C.A.I. El Centro de Acceso a la Informacin mantiene esta coleccin para su informacin, educacin y comunicacin. No se puede distribuir, modificar, transmitir, reusar, o utilizar el contenido de esta coleccin para propsitos pblicos o comerciales, incluyendo el texto, imgenes, audio y video, sin la autorizacin escrita del Centro de Acceso a la Informacin.Para preguntas o sugerencias:webcai@ponce.inter.eduCopyright 2000 Universidad Interamericana de Puerto Rico