Universidad Tecnológica de Saltillo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Omar Alejandro Rosales Rodríguez Coordinador de SGC
Elaboró Revisó Aprobó
Marlenne Medina Trejo Rectora
Marlenne Medina Trejo Rectora
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Fecha Edición 20/Marzo/2019
Vigencia 20/Marzo/2021
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Manual de Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................. 6
3. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO ............................................................................. 7 4. DIAGRAMA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS .............................................................. 11
5. RELACION DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................... 14 6. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 15
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1 INTRODUCCIÓN 1.1 Presentación de la Universidad La Universidad inicia actividades el 9 de septiembre de 2013 en las Instalaciones del CECYTEC Derramadero,
como la primer Universidad Bilingüe en el Estado, con una matrícula inicial de 243 estudiantes, para el ciclo
escolar 2016 – 2017 nuestra matricula es de 620, la cual nos muestra un crecimiento del 60% en tan solo 3 años.
La Universidad Tecnológica de Saltillo BIS se encuentra ubicada en el área sur del municipio de Saltillo, en la
localidad de La Providencia, en medio del Parque Industrial Alianza, se considera como área de influencia a la
región sureste del estado que está conformada por los municipios de Saltillo, General Cepeda, Parras, Ramos
Arizpe y Arteaga.
El Modelo de Universidad Bilingüe, Internacional y Sustentable ha sido desarrollado para atender la fuerte
demanda del sector empresarial, que requiere dar respuesta de forma más competitiva a los requerimientos de la
industria exportadora que cada día amplía más sus fronteras, y requiere de personal bilingüe con alta capacidad
tecnológica, opera bajo un esquema pedagógico bilingüe, inglés – español, los cursos son ofrecidos
mayoritariamente en idioma inglés. Los egresados tienen un dominio del idioma inglés con nivel B2 de acuerdo al
Marco Común de Referencia Europeo.
El concepto de internacionalización implica además del dominio de otra lengua, la adquisición de competencias
equiparables a las obtenidas por egresados de otros sistemas educativos del extranjero, gracias al programa de
Movilidad organizado por la Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas, Banco
Santander y Fundación Televisa, en estos tres años un total de 157 estudiantes y 13 docentes, han tenido la
oportunidad de estudiar en el extranjero durante un cuatrimestre en un Comunity College de Estados Unidos, y en
Canadá 11 estudiantes y 3 docentes en Canadá. Con el fin de enriquecer el aprendizaje del estudiante, tanto en
idioma ingles como en conocimientos técnicos. Contamos con un Centro Certificador ITEP.
Adopta la sustentabilidad como uno de sus ejes rectores, promoviendo la interacción armónica de los estudiantes
con su medio ambiente y la sociedad, se implementó el Comité de Sustentabilidad necesario para llevar a cabo el
plan de acción y continuar con la Certificación de Oficina Verde. Aunado a ello, se participa como comunidad UT
Saltillo en el Programa de Ahorro de Energía y reciclaje de basura. los edificios están habilitados para utilizar
energía solar.
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Con la finalidad de tener una relación estrecha con las empresas la Universidad pertenece al Consejo de
Vinculación Universidad – Empresa de la COPARMEX donde se diseñan estrategias de colaboración entre el
sector empresarial y sector académico, Pertenecemos al CLAM y hemos firmado convenios de colaboración con
CANACINTRA.
Los alumnos de la Universidad realicen su proceso de estadía, previa a egresar de TSU e Ingeniería, estancia de
cuatro meses en una empresa, donde se genera un proyecto relacionado con su especialidad y que da un valor
agregado a la empresa, la cual permite poner en práctica todos los conocimientos adquiridos durante su
formación académica.
Los programas educativos ofertados son:
Técnico Superior Universitario Continuidad de estudios Ingeniería Mantenimiento área Industrial Mantenimiento Industrial Energías Renovables área Energía Solar Energías Renovables Operaciones Comerciales Internacionales área: Clasificación Arancelaria y Despacho Aduanero. Logística Internacional
Actualmente se cuenta con tres generaciones egresadas de TSU con un total de 225 alumnos. De los cuales el
40% se desarrollan en su campo laboral, mientras un 45% da continuidad de estudios.
El 19 de octubre de 2015 se iniciaron actividades en las Instalaciones de la Universidad, actualmente está
habilitado un Edificio de Docencia dos niveles con 17 aulas, un auditorio, dos laboratorios de cómputo, así como
un centro de idiomas. A demás de un Edificio de Laboratorios que cuenta con laboratorio de química, Energías
Renovables, Máquinas Eléctricas, Hidráulica y neumática, pedimentos y arancelaria, logística, dos laboratorios de
cómputo y un aula de capacitación. Actualmente se encuentra en proceso de construcción el edificio de Centro
de Información y se iniciará la primera etapa de edificio de docencia dos niveles.
Para fortalecer el modelo Bilingüe Internacional y Sustentable, se implementó el Comité de Sustentabilidad
necesario para llevar a cabo el plan de acción y sentar las bases para la Certificación de Oficina Verde. Aunado a
ello, se participa como comunidad UT Saltillo en el Programa de Ahorro de Energía.
Con la finalidad de tener una relación estrecha con las empresas la Universidad pertenece al Consejo de
Vinculación Universidad – Empresa de la COPARMEX donde se diseñan estrategias de colaboración entre el
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sector empresarial y sector académico con partición en el comité de inmersión a la empresa, innovación y
pertinencia académica.
¿Qué es el Técnico Superior Universitario?
El Técnico Superior Universitario (TSU), resultado del modelo de Educación Técnica
Superior, es un profesionista en el nivel 5, de acuerdo con la Clasificación Internacional Normalizada de la
Educación (CINE), capacitado técnica y humanamente para ejercer con solvencia las funciones de supervisión y
de coordinación, funciones propias de los mandos medios en las organizaciones de los sectores productivos.
Con una formación preponderantemente práctica, el TSU incorpora desde las primeras semanas de su formación
los elementos técnicos y prácticos que le permiten adaptarse a la realidad laboral en la que habrá de insertarse.
Con esto se busca promover una aplicación precisa, inmediata y pragmática del conocimiento, con el objeto de
mantener y mejorar la operación cotidiana en el centro de trabajo, lo que permite al TSU la integración inmediata
al mercado laboral.
¿Qué es el Egresado de Ingeniería?
Con la finalidad de fortalecer y consolidar el Subsistema de Universidades Tecnológicas, a partir de mayo de
2016 la Universidad extendió su oferta de la continuidad de estudios hacia la Licenciatura, nivel 6 de acuerdo con
la Clasificación Internacional Normalizada de la Educación (CINE).
El Egresado de Ingeniería de la UTSaltillo cuenta con las competencias profesionales necesarias para su
desempeño en el campo laboral, en el ámbito local, regional y nacional. Las competencias profesionales son las
destrezas y actitudes que permiten al egresado de licenciatura, desarrollar actividades en su área profesional,
adaptarse a nuevas situaciones, así como transferir habilidades y actitudes a áreas profesionales próximas.
1.2 Filosofía Institucional MISIÓN
Formar ciudadanos del mundo con educación tecnológica de calidad, para atender las demandas del sector
productivo y contribuir al desarrollo sustentable del país.
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VISIÓN
En el año 2020 seremos reconocidos como una institución innovadora, sustentable y por la calidad
internacional de sus docentes y egresados.
VALORES
Compromiso, con la sociedad y su entorno.
Responsabilidad, profesionistas de calidad.
Lealtad a los principios, Institución, Estado y país.
Competitividad, fomentar la innovación.
2 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Tiene como objetivo facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la
duplicidad de funciones y pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoria
administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
La elaboración del Manual de Procedimientos dentro de una Dependencia pretende uniformar y controlar el
cumplimiento de las tareas diarias del Personal Docente, Directivo y Administrativo con el fin de mejorar el
funcionamiento y regularización de la Institución.
Objetivo Particular:
Establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad para mejorar
continuamente su eficacia.
Alcance:
Aplica a todo el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Tecnológica de Saltillo, en los Procesos
Educativo para los niveles de Técnico Superior Universitario e Ingeniería, de Vinculación y Administrativo.
3 MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO
3.1 MARCO NORMATIVO
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La normatividad contribuye al buen funcionamiento de la Universidad ya que es uno de los principales soportes
de todas las tareas universitarias, para que la articulación de la estructura orgánica, proyectos institucionales,
académicos, de recursos humanos, aspectos financieros y servicios de apoyo sean coherentes y propicien un
desarrollo armónico que sustenten las decisiones universitarias y fortalezca su vida académica visualizando el
futuro y trabajando constantemente en la construcción del presente.
Los decretos de creación y Modificación de la Universidad son los documentos esenciales de la institución. A la
par de los órganos colegiados y los reglamentos que establecen la operatividad y sus actividades académicas,
laborales y administrativas. Así como las leyes y reglamentos Federales y Estatales aplicables, y los instrumentos
jurídicos que se suscriben al amparo de dichos ordenamientos como son convenios, circulares, informes y
contratos, son los que dan vida y sustento a la Universidad.
Es por lo anterior, que el marco normativo universitario colma todas las actividades, tanto al interior como al
exterior, en sus relaciones con otras dependencias y organismos Federales, Estatales, Municipales y en sus
relaciones con instancias privadas y particulares. Apoyados en el ámbito Federal por las autoridades educativas
de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas, en el ámbito Estatal a través de la
Secretaría de Educación de Coahuila a la cual está sectorizada la Universidad, por conducto de la Subsecretaría
de Educación Superior.
3.2 LA NORMATIVIDAD DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SALTILLO SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS.
ÓRGANOS COLEGIADOS:
• Documentos que fundamentan la normatividad.
• Consejo Directivo.
• Convenio de Coordinación de Creación.
• Decreto de Creación de la UTS.
• Reglamento Académico de Universidad Tecnológica de Saltillo
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
3.3 LOS INSTRUMENTOS JURÍDICOS DE APLICACIÓN FEDERAL COMO ESTATAL DE OBSERVANCIA PARA LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SALTILLO SON LOS SIGUIENTES:
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FEDERALES: • UTS Ley 91 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Ley General de Educación
• Ley Federal al Servicio de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria Apartado B) del artículo
123 Constitucional
• Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
• Ley Federal del Trabajo
• Ley para la Coordinación de la Educación Superior
• Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas
ESTATALES: • Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Coahuila
• Ley de Entrega—Recepción del Estado y Municipios de Coahuila de Zaragoza.
• Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Administración Fiscal General del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila.
• Ley del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública
• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de
• Zaragoza
• Convenio de coordinación para la Creación, Operación y Apoyo Financiero de la Universidad entre la
Secretaría de Educación Pública y el Gobierno del Estado
• Legislación laboral Estatal
• Decreto de Creación de la Universidad Tecnológica de Saltillo.
• Decreto Modificatorio al Decreto de Creación No. 91 de la Universidad
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Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Saltillo
3.4 ATRIBUCIONES Decreto que creación la Universidad Tecnológica de Saltillo, Capítulo I Naturaleza y Objeto, Articulo 5.-
La Universidad para el cumplimiento de lo anterior tendrá las siguientes atribuciones:
I. Constituir la organización administrativa y académica que estime conveniente, de acuerdo a los
lineamientos generales previstos por este decreto.
II. Regular el desarrollo de funciones sustantivas, adjetivas y de apoyo, así con la estructura, funciones y
atribuciones de sus órganos de gobierno.
III. Planear y programar la educación que se imparte en ella
IV. Impartir educación para la formación de técnicos superiores universitarios, ingenierías técnicas, licencias
Profesionales y Licenciaturas, y demás previstos en la Ley General de Educación, vinculados
estrictamente con necesidades de la comunidad.
V. Determinar e impartir programas de superación académica y actualización, dirigidos tanto a los miembros
de la comunidad universitaria, como a la población en general.
VI. Organizar actividades que permitan a la comunidad, el acceso a la cultura en todas sus manifestaciones.
VII. Planear e impulsar estrategias de participación y concertación con los sectores público, privado y social,
para la proyección de las actividades productivas, con los más altos niveles de eficiencia y sentido social.
VIII. Impulsar la investigación tecnológica con base en la vinculación con el sector productivo de bienes y
servicios de la localidad.
IX. Determinar sus programas de investigación y vinculación.
X. Expandir certificados de estudios, parciales y totales, así como títulos y distinciones especiales.
XI. Establecer equivalencias de estudios realizados en otras instituciones educativas nacionales y gestionar
ante las dependencias correspondientes las revalidaciones de estudios en instituciones de educación
extranjeras.
XII. Regular los procedimientos de selección de ingreso de los alumnos y establecer las normas para su
permanencia en la Universidad.
XIII. Establecer los procedimientos de ingreso, permanencia y promoción de su personal académico.
XIV. Administrar su patrimonio conforma a lo establecido en este decreto, expidiendo las disposiciones
internas que lo regulen, así como los sistemas de control, vigilancia, auditoria que sean necesarios, de
conformidad con la normatividad aplicable en la materia.
XV. Establecer y modificar su Comité Interno de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como
también su reglamento.
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XVI. Planear, desarrollar e impartir programas de superación y actualización académica y dirigirlos tanto a la
comunidad universitaria como a la población en general.
XVII. Administrar los bienes incorporados a su patrimonio, así como los ingresos que obtenga por los servicios
que preste, con sujeción al marco legal aplicable.
XVIII. Suscribir contratos y convenios por personas físicas o morales; con instituciones públicas y privadas,
nacionales y extranjeras para el cumplimiento de su objetivo.
XIX. Expedir las disposiciones necesarias, a fin de hacer efectivas las facultades que se le confieran para el
cumplimiento de su objeto.
XX. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
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4 DIAGRAMA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS
4.1 PROCESO ACADÉMICO
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4.2 PROCESO DE VINCULACIÓN
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4.3 PROCESO ADMINISTRATIVO
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Vigencia 18/09/19
5 RELACION DE PROCEDIMIENTOS A continuación, se muestra la lista de los procedimientos de la Universidad:
Código del Procedimiento Nombre del Documento Área responsable
IT-CSI-02 Seguimiento de Egresados Coordinación BT, SdeE, Incubadora
IT-CSI-01 Incubadora de Negocios Coordinación BT, SdeE, Incubadora
IT-CAL-01 Mantenimiento Preventivo Y Correctivo Coordinación de Almacen y Laboratorio
IT-CC-01 Contabilidad Coordinación de Contabilidad
PI-CC-01 Control Interno Coordinación de Contabilidad
IT-CCD-01 Actividades Culturales y Deportivas Coordinación de Cultura y Deporte
IT-CI-01 Aplicación de Examen ITEP Coordinación de Idiomas
IT-CI-02 Aplicación de Examen Elash Coordinación de Idiomas
IT-CB-001 Biblioteca Digital Coordinador de Biblioteca
IT-CB-003 Préstamo de espacios Coordinador de Biblioteca
IT-CB-002 Préstamo de Libros de Biblioteca Coordinador de Biblioteca
PI-CSG-01 Control de Activo Fijo Coordinador de Servicios Generales
PI-CSG-03 Servicios Generales Coordinador de Servicios Generales
IT-DAC-02 Encuesta de Evaluación Docente Dirección Académica
IT-DAC-03 Laboratorios Dirección Académica
PI-DAC-04 Planeación Cuatrimestral Dirección Académica
PE-DAC-01 Proceso Académico Dirección Académica
PI-DAC-02 Selección y Contratación del Personal Docente Dirección Académica
PE-DAF-01 Macroporceso Administración y Finanzas Dirección de Admón. Y Finanzas
PI-DAF-01 Presupuesto Dirección de Admón. Y Finanzas
IT-DV-02 Bolsa de Trabajo Dirección de Vinculación
IT-DV-01 Estadías Dirección de Vinculación
PE-DV-01 Macroproceso Vinculación Dirección de Vinculación
PI-JDP-01 Coordinación de Promoción y Difusión Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa
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PI-JDP-02 Coordinación Imagen Institucional Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa
IT-JDP-03 Open House English Day Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa
IT-JDP-01 Visitas Promoción Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa
IT-JP-02 Becas Jefe del Dep. de Psico.
IT-JP-05 Comité de Honor y de Justicia Jefe del Dep. de Psico.
IT-JP-04 Movilidad Internacional Jefe del Dep. de Psico.
IT-JP-03 Tutorías Jefe del Dep. de Psico.
IT-JSA-04 Capacitación Jefe del Dep. de Serv. Admón.
PI-JSA-03 Clima Laboral Jefe del Dep. de Serv. Admón.
PI-JSA-04 Contratación de personal Jefe del Dep. de Serv. Admón.
IT-JSA-01 Nómina Jefe del Dep. de Serv. Admón.
IT-JSA-02 Recaudación Jefe del Dep. de Serv. Admón.
IT-JSA-03 Viáticos Jefe del Dep. de Serv. Admón.
PI-JSE-01 Admisión Jefe del Dep. de Serv. Esc.
PI-JSE-04 Baja Académica Jefe del Dep. de Serv. Esc.
PI-JSE-02 Reinscripción Jefe del Dep. de Serv. Esc.
PI-JSE-05 Seguro Estudiantil Jefe del Dep. de Serv. Esc.
PI-JSE-03 Tramite de Titulación Jefe del Dep. de Serv. Esc.
IT-REC-01 Acciones Correctivas y Preventivas Rectoría
IT-REC-02 Atención de Quejas y Sugerencias Rectoría
PI-REC-02 Control de Documentos Rectoría
PI-REC-03 Elaboración de Procedimiento Rectoría
PI-REC-01 Revisión por la Dirección Rectoría
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Nomenclatura Área responsable REC Rectoría DAC Dirección Académica DV Dirección de Vinculación
DAF Dirección de Admón. Y Finanzas JSE Jefe del Dep. de Serv. Esc. JP Jefe del Dep. de Psico.
JDP Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa JSA Jefe del Dep. de Serv. Admon. CSG Coordinador de Servicios Generales
CI Coordinación de Idiomas CCD Coordinación de Cultura y Deporte CAL Coordinación de Almacén y Laboratorio CC Coordinación de Contabilidad CSI Coordinación de Seguimiento e Incubadora CB Coordinación de Biblioteca CII Coordinación de Imagen Institucional
CPDP Coordinación de Promoción, Difusión y Prensa
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Omar Alejandro Rosales Rodríguez Soporte Técnico
Li. Mtra. Marlenne Medina Trejo
Rectora
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ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para llevar a cabo las Revisiones al Sistema de Gestión de la Calidad de la UTSaltillo por parte de la Dirección y asegurar así la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del Sistema. 2. ALCANCE El procedimiento es aplicable a todo el personal que integra los procesos que son alcance del Sistema de Gestión de Calidad en la UTSaltillo. 3. POLÍTICAS
3.1. La rectora debe presidir las reuniones de revisión y en su ausencia se suspende la reunión.
3.2. La asistencia mínima para que se ejecute la reunión es del 85% de integrantes del comité de calidad
3.3. Puntos a considerar para la elaboración del orden del día:
3.3.1. Cambios en las cuestiones internas o externas que sean pertinentes al SGC.
3.3.2. Información sobre el desempeño y la eficacia del SGC, incluidas:
3.3.2.1. La satisfacción del cliente y de las partes interesadas.
3.3.2.2. El grado en el que se han logrado los objetivos de la calidad.
3.3.2.3. El desempeño de los procesos y conformidad de los servicios.
3.3.2.4. Las no conformidades y las acciones correctivas.
3.3.2.5. Los resultados de seguimiento y medición.
3.3.2.6. Los resultados de las auditorias.
3.3.2.7. El desempeño de los proveedores externos.
3.3.3. Adecuación de los recursos.
3.3.4. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.
3.3.5. Las oportunidades de mejora.
3.4 La programación mínima de reuniones de revisión de la dirección serán 3.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTSaltillo. Universidad Tecnológica de Saltillo
SGC. Sistema de Gestión de Calidad 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Personal Administrativo, equipo de cómputo y material de oficina
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Rectora
6.1.1 Responsabilidades
6.1.1.1 Establecer y acordar fechas para las revisiones de la dirección al SGC.
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6.1.1.2 Revisar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación del SGC con la dirección
estratégica de la universidad.
6.1.1.3 Verificar la implementación de las acciones y acuerdos establecidos en las reuniones.
6.1.2 Autoridades
6.1.2.1 Solicitar retroalimentación puntual acerca de los temas a tratar en la revisión, y aquellos
necesarios para el buen funcionamiento del SGC.
6.1.2.2 Solicitar la implementación de acciones para el buen funcionamiento del SGC
6.2 Responsable del SGC
6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Reunir la información necesaria para que se lleve a cabo la revisión del SGC.
6.2.1.2 Establecer y acordar fechas para la revisión de la dirección al SGC con el Rector de la
UTSaltillo.
6.2.1.3 Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos y acciones establecidas en la revisión del
SGC.
6.2.1.4 Cumplir e implementar con las acciones y acuerdos establecidos en las reuniones del
SGC.
6.2.1.5 Intervenir en las reuniones para dar a conocer estatus de acuerdos y acciones referentes
al área que representan
6.1.2 Autoridades
6.2.2.1 Solicitar información acerca del estatus que guardan los acuerdos y acciones establecidos
en las reuniones de alta dirección.
6.2.2.2 Proponer mejoras para el SGC
6.3 Alta Dirección
6.3.1 Responsabilidades
6.3.1.1 Proporcionar información necesaria para el buen desarrollo de la revisión del SGC.
6.3.1.2 Cumplir e implementar los acuerdos y acciones establecidas en las reuniones del SGC.
6.3.1.3 Intervenir en las reuniones para dar a conocer estatus de acuerdos y acciones referentes
al área que representan.
6.3.2 Autoridades
6.3.2.1 Proponer mejoras para el SGC.
6.3.2.2 Solicitar información y/o retroalimentación acerca de los puntos que se aborden en la
revisión de la dirección.
6.4 Responsable del Proceso
6.4.1 Responsabilidades
6.4.1.1 Proporcionar información necesaria para el buen desarrollo de la revisión del SGC.
6.4.1.2 Cumplir e implementar los acuerdos y acciones establecidos en las reuniones del SGC.
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6.4.2 Autoridades
6.4.2.1 Proponer mejoras para le SGC.
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC
RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Rectoría/Encargado SGC
Acuerdan fecha de reunión de revisión de la dirección
Cuando sea pertinente y necesaria
N.A.
2 Encargado de SGC
Elabora Orden del día tomando en cuenta la Política 10.3
Cuando se tenga fecha establecida para la reunión de revisión
Orden del día
3 Rectoría/Encargado de SGC
Revisar orden del día antes de que se realice la reunión de revisión Y el encargado del SGC convoca a integrantes del comité de alta dirección dándoles a conocer fecha, lugar y hora de la reunión de revisión de la dirección
Previo a la reunión de revisión Mínimo 2 días hábiles antes de la reunión de revisión.
Orden del día Comunicado
4 Encargado de SGC
Reúne información necesaria para llevar acabo la reunión de dirección.
El día establecido con anterioridad
F-REC-03
5 Encargado de SGC
Elabora minuta Día de la reunión de revisión de la dirección
Minuta
6 Rectoría, Alta Dirección y encargado de SGC
Revisan minuta anterior para checar el seguimiento y mejora realizada, en caso de no tener mejoras se realizan nuevos acuerdos
Día de la reunión de revisión de la dirección
Minuta
7 Encargado de SGC
Da seguimiento al cumplimiento de acuerdos
Día de la reunión de revisión de la dirección
F-REC-03 F-C-01
8 Encargado de SGC, Alta Dirección
Documentan cumplimiento de acuerdos y acciones y se verifica implementación
Día de la reunión de revisión de la dirección
F-REC-03 F-C-01
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-REC-03 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-REC-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE MINUTA 100% (ACUERDOS CADA REUNION CADA
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CUMPLIMIENTO REALIZADOS/ ACUERDOS ESTABLECIDOS)*100
DE DIRECCION RESPONSABLE DE PROCESO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
Ley para la Coordinación de la Educación Superior
Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas
Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza
Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza
Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila
Ley Estatal de Educación
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Alta dirección
Responsable del Proceso
Alumnos
1. Estado de las acciones de las revisiones por la dirección.
2. Cambios en las cuestiones internas o externas que sean pertinentes al SGC.
3. Información sobre el desempeño y la eficacia del SGC, incluidas: a. La satisfacción del
cliente y de las partes interesadas.
b. El grado en el que se han logrado los objetivos de la calidad.
c. El desempeño de los procesos y conformidad de los servicios.
d. Las no conformidades y las acciones correctivas.
e. Los resultados de seguimiento y medición.
f. Los resultados de las auditorias.
g. El desempeño de los proveedores externos.
Alta Dirección
Responsable del Proceso
Acuerdos, decisiones y acciones derivadas de la revisión de la información
relacionada con la mejora de la efectividad del sistema de
gestión de calidad, la mejora del servicio relacionada con los
requisitos del cliente y necesidades de recursos
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Fecha Edición
Vigencia
h. Adecuación de los recursos
4. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.
5. Las oportunidades de mejora
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO ADMINISTRACION Y FINANZAS PE-DAF-01 ACADEMICO PE-DAC-01 VINCULACION PE-DV-01 ATENCION A QUEJAS Y SUGERENCIAS IT-REC-02 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS IT-REC-01 PLAN ESTRATEGICO PE-REC-01 CONTROL DE DOCUMENTOS PI-REC-02 ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS PI-REC-03 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA
CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Áreas de oportunidad detectadas durante la revisión de la alta dirección.
Al finalizar la reunión
A las áreas con oportunidad de mejoras detectadas
Mediante oficio y retroalimentación por medio del “Seguimiento de Actividades”
El encargado del SGC
Sanciones derivadas de la revisión por parte de la alta dirección, debido a detección de poco o nulo seguimiento detectado con anterioridad en áreas específicas.
Al finalizar la reunión
A él o las áreas que no están realizando las adecuaciones necesarias a sus procedimientos ya detectadas y registradas en “seguimiento de actividades”
Mediante Acta Administrativa Jefe Superior Inmediato.
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT PAPEL
F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES 2 AÑOS ENCARGADO DE
SGC X ARCHIVO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Fecha Edición
Vigencia
F-REC-03
REVISION POR LA DIRECCION 2 AÑOS ENCARGADO DE
SGC X X ARCHIVO
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Omar Alejando Rosales Rodríguez Soporte Técnico
Li. Mtra. Marlenne Medina Trejo
Rectora
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Fecha Edición
Vigencia
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Vigencia
1. OBJETIVO Consolidar la infraestructura y los procesos de la Universidad, establecer y mantener la calidad de la gestión a
través de la certificación del sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001 y sus actualizaciones y
asegurar que se tienen identificados, ubicados, revisados y actualizados, los documentos que integran el sistema
de calidad.
2. ALCANCE Aplica a todos los documentos de origen interno y externo que integran el sistema de gestión de calidad 3. POLÍTICAS
3.1 Se consideran documentos vigentes y controlados, los documentos del SGC que se encuentran en el portal (192.168.200.148/phpLogin/index.html).
3.2 Toda copia en papel se considera como un documento no controlado a excepción del original, con firmas autógrafas, que se encuentra resguardado con el encargado del SGC.
3.3 Es responsabilidad de los dueños de cada proceso, el revisar y actualizar periódicamente el contenido de sus procedimientos cada dos años, o antes en caso de así requerirse.
3.4 Las propuestas de cambios a un documento del SGC, se realiza a través de una solicitud de modificación por medio de correo electrónico.
3.5 Los responsables de cada proceso deben comunicar al encargado de SGC sobre los documentos externos (legales y reglamentos) que aplican a las actividades propias de su proceso.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
Documento Interno: Documento que se general al interior de la Universidad
Documento Externo: Documento que no ha creado la Universidad pero que se necesita para el buen
funcionamiento del SGC.
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Controlador de documentos, material de oficina, sistema electrónico de control de documentos
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Generador de Documentos
6.1.1 Responsabilidades
6.1.1.1. Entregar las actualizaciones o nuevos documentos a integrarse al SGC.
6.1.1.2. Difundir los nuevos documentos o los cambios realizados a los documentos entre las
personas que utilicen dicha información.
6.1.2 Autoridades
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Vigencia
6.1.2.1. Solicitar ajustes en SGC
6.2 Encargado de SGC
6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1. Revisar nuevos documentos o modificaciones realizadas a los documentos.
6.2.1.2. Retroalimentar al solicitante sobre observaciones detectadas durante las revisiones.
6.2.1.3. Llevar a autorizar documentos a Rectoría.
6.2.1.4. Subir archivos nuevos o actualizados al portal del SGC.
6.2.2 Autoridades
6.2.2.1. Autorizar o rechazar documentos.
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Departamento o Área de la
Universidad
Obsolescencia Cuando el responsable de la actividad determine que, por necesidades del proceso, algún documento ya no cumple con sus requerimientos. Cambio del proceso Cuando por necesidades de la organización se presentan cambios que afecten el sistema de calidad, tales como: Cambio de producto, cambio de actividades, cambio en organigrama, etc. Mejora del proceso Cuando una mejora en los procesos representa cambio en la documentación del sistema de calidad.
Cuando surja la necesidad de una
modificación o creación en el procedimiento
F-C-02 F-C-04 F-C-05 F-C-06 F-C-07
2 Encargado de SGC
De manera alterna al proceso vigente, el responsable de la actividad elabora los documentos preliminares, los cuales no tendrán los requisitos mínimos para el control de documentos (encabezados, pie de pág.) y se ponen a prueba durante un ciclo (semana o mes) mínimo y máximo 3, con el fin de para valorar su efectividad.
Cuando surja la necesidad de una
modificación o creación en el procedimiento
F-C-02
F-C-04
F-C-03
F-C-05
F-C-06
F-C-07
3 Encargado de SGC
Habiendo pasado un máximo tres ciclos de prueba, el responsable de la actividad, autoriza, modifica o rechaza el documento de acuerdo a su desempeño y envía un correo “Solicitud de Modificación de documento” donde se especifican los motivos del cambio anexando el nuevo
Aprobando o desaprobando los
cambios
F-C-02
F-C-04
F-C-05
F-C-06
F-C-07
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Vigencia
archivo a liberar.
4 Encargado del SGC
Encargado de SGC evalúa que el documento tenga los requisitos mínimos para ser controlado
Al momento de la solicitud de registro
F-C-02
F-C-04
F-C-06
F-C-07
5 Encargado del SGC
De acuerdo a la decisión de capacitar o notificar expresada en el correo, se pasa a los puntos: Capacitar Cuando el cambio sea tan elaborado o significativo que se requiera de capacitar al personal para llevar acabo sus actividades de acuerdo al sistema. Notificar Cuando el cambio no sea tan complicado y se pueda entender solamente con una notificación (ej. Cambio de ortografía, cambios mínimos a documentos, o registros, etc … )
Cuando se realiza un cambio menor o mayor o creación
F-C-02
F-C-04
F-C-06
F-C-07
6 Encargado del SGC
En caso de ser un documento o formulario de nueva Emisión se actualiza el control de documentos
Aprobado o modificado
F-C-03
7 Encargado del SGC
Registrar en el historial los cambios actualizaciones o modificaciones
Aprobado o modificado
F-C-03
8 Encargado del SGC
Listado maestro actualizar la revisión que corresponda
Aprobado o modificado
F-C-03
9 Encargado del SGC
Se actualiza documento que se muestra liga de portal (192.168.200.118/phpLogin/login.html
Aprobado o modificado
F-C-02
F-C-04
F-C-06
F-C-07
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-REC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-REC-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Atención de solicitudes de modificación a
Atención al 100% de las solicitudes
(solicitudes atendidas/ solicitudes
Cuatrimestralmente Encargado del SGC
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Vigencia
documentos recibidas)*100 11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO ISO 9001:2015. NMX-CC-9001-IMNC-2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
ISO 9001:2015. NMX-CC-9000-IMNC-2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
Norma General de Control Interno del Estado de Coahuila de Zaragoza.
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Departamentos que necesitan generar algún
documento que se necesite controlar mediante el SGC
Documento a controlar Encargado del SGC Documento ya dado de alta en el SGC
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Seguimiento de Egresados IT-CSI-02 Mantenimiento Preventivo y Correctivo IT-CAL-01 Control Interno PI-CC-01 Servicios Generales PI-CSG-03 Incubadora de Negocios IT-CSI-01 Guía Instruccional Encuesta de Evaluación Docente IT-DAC-02 Planeación Cuatrimestral PI-DAC-04 Coordinación Imagen Institucional PI-JDP-02 Control de Activo Fijo PI-CSG-01 Macroproceso Administración y Finanzas PE-DAF-01 Laboratorios IT-DAC-03 Presupuesto PI-DAF-01 Actividades Culturales y Deportivas IT-CCD-01 Macroproceso Vinculación PE-DV-01 Macroproceso Académico PE-DAC-01 Estadías IT-DV-01 Préstamo de espacios IT-CB-003 Selección y Contratación del Personal Docente PI-DAC-02 Movilidad Internacional IT-JP-04 Comité de Honor y de Justicia IT-JP-05 Capacitación IT-JSA-04 Nómina IT-JSA-01 Recaudación IT-JSA-02
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Fecha Edición
Vigencia
Viáticos IT-JSA-03 Open House English Day IT-JDP-03 Visitas Promoción IT-JDP-01 Organización de Eventos IT-JDP-02 Préstamo de Libros de Biblioteca IT-CB-002 Coordinación de Promoción y Difusión PI-JDP-01 Tutorías IT-JP-03 Becas IT-JP-02 Aplicación de Examen Itep IT-CI-01 Control de Documentos PI-REC-02 Acciones Correctivas y Preventivas IT-REC-01 Revisión por la Dirección PI-REC-01 Planeación Estratégica PEV-REC-01 Biblioteca Digital IT-CB-001 Contratación de Personal PI-JSA-04 Bolsa de Trabajo IT-DV-02 Clima Laboral PI-JSA-03 Seguro Estudiantil PI-JSE-05 Titulación PI-JSE-03 Baja Académica PI-JSE-04 Admisión PI-JSE-01 Reinscripción PI-JSE-02
14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Creación o modificación de documentos que integran el SGC
Cuando exista necesidad
Encargado del SGC
A través de solicitud de modificación por correo electrónico
Área solicitante
Retroalimentación de revisiones a los documentos
En no más de 3 días después de que se solicita una modificación
Responsable del proceso
A través de correo electrónico
Encargado del SGC
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
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Fecha Edición
Vigencia
F-C-02 Elaboración de Procedimiento
2 años Encargado de SGC
X X Carpeta Master. Servidor
F-C-04 Instructivo de Trabajo
2 años Encargado de SGC
X X Carpeta Master. Servidor
F-C-03 Control de Documentos
2 años Encargado de SGC
X X Servidor
F-C-05 Solicitud de Modificación
2 años Encargado de SGC
X Archivo
F-C-06 Formato Diagrama 2 años Encargado de SGC
X X Carpeta Master. Servidor
F-C-07 Riesgos Inherentes 2 años Encargado de SGC
X X Carpeta Master. Servidor
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
ELABORACION DE PROCEDIMIENTO
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Omar Alejandro Rosales Rodríguez Soporte Técnico
Li. Mtra. Marlenne Medina Trejo
Rectora
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Código PI-REC-03
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Fecha Edición
Vigencia
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 35 de 290
Código PI-REC-03
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para llevar a cabo Implementar un estándar en los formatos de los procedimientos ya existentes y de nueva creación. 2. ALCANCE Este procediendo es para todas las áreas involucradas en el sistema de gestión de calidad de la Universidad Tecnológica de Saltillo. 3. POLÍTICAS 3.1 Determinar la necesidad de elaboración o actualización de procedimiento y presentar propuesta. 3.2 Enviar la solicitud a la coordinación del SGC 3.3 El SGC hará la revisión de la pertinencia y validez del procedimiento o sus cambios del mismo. 3.4 La coordinación del SGC realiza la liberación del documento e informa al solicitante. 3.5 El dueño del procedimiento deberá realizar la difusión 3.6 El coordinador del SGC hace la publicación de los documentos liberados en la página del SGC 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Personal Encargado de un Procedimiento especifico, Computadora, Material de Oficina. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad 6.1.1 Responsabilidades 6.1.1.1. Control de documentos 6.1.1.2 Revisión y validación de procedimientos, formatos, anexos y documentos externos. 6.1.1.3 Auditorías internas 6.1.1.4 Alta de documentación procedimientos, formatos, anexos y documentos externos 6.1.1.5 Acciones correctivas 6.1.1.6. Programas de mejora
6.2.1 Autoridades 6.2.1.1 Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad 6.2.1.2 Área responsable de implementar el procedimiento
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
01 Área O
Departamento Solicitante
Envía información ya se impresa o vía electrónica de algún procedimiento o instructivo para su revisión y autorización
Cuando surge la necesidad o cambio
en algún
F-C-02 F-C-04
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-REC-03
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Fecha Edición
Vigencia
procedimiento
02 Encargado de SGC
Recibe información solicitando la revisión de algún procedimiento o instructivo
Cuando solicite algún área o departamento
F-C-02 F-C-04
03 Encargado de SGC
Esta correcto el documento pasa a punto 04, si no es así regresa a paso 01
Al momento de recibir la información
04 Encargado de SGC
Se lleva a autorización con rectoría y se le informa a el área que está en firmas
Ya revisado y verificado que tenga los puntos y orden
adecuado
05 Rectoría
Firma de autorizado los procedimientos o instructivos después de verificar la información
Cuando le pasen información según
requieran autorización por
parte de algún área
06 Encargado de SGC
Recibe documento ya autorizado y con firmas por parte de Rectoría
Después de la revisión y firma del
documento
F-C-02 F-C-04
07 Encargado de SGC
Actualiza información en archivo de control de documentos
Cuando recibe el documento ya
autorizado y firmado
F-C-02 F-C-04
08 Encargado de SGC
Realiza la conversión del archivo digital al formato adecuado para subir a la plataforma(192.168.200.56/phpLogin/Login.html)
Cuando recibe el documento ya autorizado y firmado
F-C-02 F-C-04
09 Encargado de SGC
Notifica a el área que el documento ya está registrado en SGC.
10 Área O
Departamento Solicitante
Revisa que documento ya autorizado se encuentre en la plataforma (192.168.200.56/phpLogin/Login.html) para su consulta
11 Área O
Departamento Solicitante
Si la información esta correcta en la plataforma se pasa a punto 12, en caso de no ser así se pasa a punto 08
12 Área O
Departamento Solicitante
ya confirmado su correcta presentación en plataforma (192.168.200.56/phpLogin/Login.html) se difunde a las personas relacionadas o interesadas en dicho procedimiento o instructivo
F-C-02 F-C-04
13 Encargado de SGC
Al momento de difundir el área los cambios ya autorizados y ya mostrados en el link el encargado de manera física en la carpeta maestra de documentos retira el documento anterior para ser cancelado y sustituido por el nuevo ya autorizado y firmado
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-REC-02
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-REC-03
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-REC-03 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Procedimiento vigentes en el SGC
100% (Total de procedimiento solicitados / Total de procedimientos publicados)*100
Cuatrimestral Coordinación del SGC
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
• Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas
• Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Coahuila
• Ley de Administración Fiscal General del Estado de Coahuila de Zaragoza
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Cualquier área que requiera
implementar/documentar un procedimiento
El procedimiento que se implementará
Cualquier área que requiera implementar un procedimiento
Registro de Documentación del procedimiento a
implementar
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO VINCULACIÓN PE-DV-01 ACADEMICO PE-DAC-01 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Alta de procedimientos
Una vez que este liberado por la Coordinación del SGC
A todos los involucrados que interactuaren antes, durante y después de ese procedimiento
Reuniones informativas Correos electrónicos Página del SGC
El responsable del procedimiento y la Coordinación del SGC
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Código PI-REC-03
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Fecha Edición
Vigencia
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
n/a
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Código IT-REC-01
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
Omar Alejandro Rosales Rodríguez Soporte Técnico
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
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F-002 Rev 00 Página 40 de 290
Código IT-REC-01
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
1. OBJETIVO
Establecer y mantener la calidad de la gestión a través de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001 y sus actualizaciones.
2. ALCANCE A todas las áreas que tengan relación con el SGC. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-REC-XX 5. POLÍTICAS 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Auditor
Causas de la Acción: La generación de acciones correctivas
responde a un comportamiento de los procesos fuera de los lineamientos establecidos para el cumplimiento de los objetivos de calidad
Al momento de una
revisión del procedimiento
F-C-01
2
Auditor
Encargado de Procedimiento
Administración y Seguimiento: Para llevar a cabo una acción correctiva
y/o preventiva es necesario que el Responsable de la Acción correctiva y/o preventiva envíe el llenado de las acciones, vía correo electrónico, dado que el documento es un documento controlado, solo el encargado de SGC puede vaciar las acciones en el mismo: F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES donde quedarán evidenciadas para la eliminación o prevención de las no conformidades. Este registro es un documento controlado
Existen dos opciones ya sea por medio de auditorías internas o
por necesidades detectadas por el
dueño del procedimiento
F-C-01
3
Descripción del Problema: El responsable de la acción correctiva o
preventiva describe de manera explícita, con detalle el área de oportunidad presentada, esto puede incluir referencias con el Cliente, Síntomas del Proceso, Fecha de Detección, Responsables, etc…
Es muy importante que en la descripción
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Vigencia
se redacte un valor que permita cuantificar el estado actual de la situación para que, de esta forma, se pueda realizar un comparativo posterior a las acciones tomadas y demostrar la efectividad de las mismas.
4
Impacto Potencial de la Acción: El responsable de la acción describe los
efectos potenciales, determinando específicamente los problemas que pueda traer consigo la situación o área de oportunidad en caso de no atenderla, y se registra en el formato F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES.
5
Definición de la Causa Raíz: El responsable de la acción correctiva
y/o preventiva realiza un análisis preliminar mediante las instrucciones de “Análisis de datos” donde se plantea las causas por la cual se originó el problema, y se determina cuál de estas es la prioritaria, y lo documenta en formulario y formato abierto y se anexa come evidencia a la acción.
6
Acción Preventiva o Correctiva: Una vez definida la causa raíz del
problema, se documentan las acciones que se ejecutaran para la eliminación de la causa raíz.
El equipo que participe en la ejecución de la acción correctiva y/o preventiva documenta todas las acciones incluyendo el responsable de cada actividad, cuando deberá ser llevada a cabo la actividad y registrar como se evidencia que la acción es llevada a cabo (ordenes de trabajo, fotografías antes y después, modificaciones en el procedimiento, listas de capacitación, etc.)
7
Resultados: El responsable de la acción correctiva y/o
preventiva describe a que Indicador y/o parámetro de medición evidencia si la acción es efectiva o si se mejoró con la implementación de la acción.
8
Seguimiento: Durante la ejecución de la acción
correctiva y/o preventiva, el encargado de administración interna da seguimiento a
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Código IT-REC-01
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Vigencia
las acciones declaradas para entregar informe en las juntas de revisión por la dirección.
El seguimiento para cada acción correctiva o preventiva se documenta en el formato F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES.
9
Validación: Posterior a la ejecución de las acciones el
responsable Admón. Interna valida que éstas se hayan realizado como se describieron, cerrando de esta manera la acción y guardando los registros en el lugar físico asignado.
En caso que la acción correctiva no sea efectiva, se abre una nueva acción y se valora nuevamente el impacto potencial y la causa raíz para cancelarla o generar las actividades pertinentes.
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES 2 AÑOS ENCARGADO
DEL SGC X X ARCHIVO DE SGC ARCHIVO MUERTO
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Código IT-REC-02
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
Atención de Quejas y Sugerencias
Mtra. Marlenne Medina Trejo
Rectora Omar Alejandro Rosales Rodríguez
Soporte Técnico
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código IT-REC-02
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para llevar a cabo las Revisiones al Sistema de Gestión de la Calidad de la UTSaltillo
por parte de la Dirección y asegurar así la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del Sistema.
2. ALCANCE Aplica a la Universidad Tecnológica de Saltillo
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Mejora de la Calidad: Parte de la Gestión de la Calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con
los requisitos de la calidad.
Queja: Disgusto o inconformidad ante una situación anómala acerca del Servicio Educativo.
Solución: Resolver el problema
Sugerencia: propuesta de mejora realizada por el Estudiante.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
FAQS: Pestaña Ubicada en la página institucional (www.utsaltillo.edu.mx)
4. DIAGRAMA DE FLUJO ANEXO DF-REC-04 5. POLÍTICAS
5.1 La Queja o Sugerencia deberá ser por escrito y colocada en el buzón físico o el buzón virtual establecido en el portal institucional o en el caso que fuera necesario el medio por escrito que convenga a cada estudiante. 5.2 El Buzón físico de Quejas o Sugerencias será abierto por el encargado del sistema de gestión de calidad, la cual describirá el número de quejas correspondientes a cada uno de ellos para turnarlos a Rectoría, estos se abrirán los días lunes. 5.3 El encargado del sistema de gestión de calidad es el responsable de turnar las quejas y sugerencias a las direcciones correspondientes, y notificándoles que cuentan con 5 días hábiles para expedir una respuesta factible, cuya respuesta será proporcionada al interesado al momento que lo solicite, después de que se cumpla el plazo. 5.4 Las Quejas o Sugerencias del buzón virtual serán enviados a un correo del encargado del sistema de gestión de calidad usado exclusivamente para tal fin. 5.5 El encargado del sistema de gestión de calidad es el responsable de comunicar la Queja o Sugerencia a la dirección correspondiente para su atención, manteniendo el anonimato de la persona que interpone la Queja. 5.6 La respuesta al Quejoso no debe exceder a los 5 días hábiles una vez que se recibe la Queja o Sugerencia por el área responsable. 5.7 Las Sugerencias implementadas deben difundirse ante la Comunidad y el encargado del sistema de gestión de calidad deberá de alimentar el Formato Electrónico de Quejas o Sugerencias previo a la Reunión de Revisión por la Dirección, ya que esta información sirve de entrada.
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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
01 Estudiante
Emite su queja o sugerencia de manera electrónica en el portal de Utsaltillo.edu.mx o el medio por escrito que sea conveniente.
Cuando consideren que sus requisitos no se están cumpliendo
Buzón de Pagina FAQS,
Buzón Físico
02 Encargado de SGC
Abre el Buzón de Quejas o Sugerencias. Levanta un acta anotando la fecha y el número de registros encontrados en el buzón.
Todos los lunes Oficio
03 Encargado de SGC
Analiza la Queja o Sugerencia y determina si procede Todos los lunes
Buzón de Pagina FAQS,
Buzón Físico
04 Encargado de SGC
La Queja o Sugerencia procede: SI, envía al Director o Jefe de área Correspondiente. NO, Informa al quejoso la causa por la que no procede dado el caso de que se haya proporcionado los datos necesarios.
Todos los lunes
Correo Electrónico
05 Estudiante
Recibe respuesta por escrito acerca de las causas por las que no procedió su Queja o sugerencia a través de su correo electrónico y termina.
En los 5 días que se tiene para dar
solución a su queja o las acciones a tomar
sobre sus sugerencias
Correo Electrónico
06 Dirección Correspondiente
Recibe las Quejas o Sugerencias que son de su competencia y dependiendo de la naturaleza de estas determina las Acciones a implementar. Informa al encargado del SGC sobre las acciones establecidas para solucionar o atender la Queja o Sugerencia.
En los 5 días que se tiene para dar
solución a su queja o las acciones a tomar
sobre sus sugerencias
Correo Electrónico
07 Encargado de SGC
Recibe Informe de resultados de la atención a la Queja o Sugerencia e informa por escrito al quejoso por correo electrónico o a través del portal del Utsaltillo.edu.mx. NOTA: El único que conoce la identidad del quejoso es el encargado de SGC por lo cual es el responsable de dar respuesta.
En los 5 días que se tiene para dar
solución a su queja o las acciones a tomar
sobre sus sugerencias
Correo Electrónico
08 Estudiante
Recibe Resultados por escrito o por medio electrónico acerca de la solución a su Queja o atención a su Sugerencia y término.
En los 5 días que se tiene para dar
solución a su queja o las acciones a tomar
sobre sus sugerencias
Correo Electrónico
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7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
N/A Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
MACROPROCESO ACADEMICO
ELABORÓ
MTRA. MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
AUTORIZÓ REVISÓ
OMAR URIEL SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
Li. OMAR URIEL SOTO CHACON
DIRECTOR ACADEMICO
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Fecha Edición
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ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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1. OBJETIVO
Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales otorgando servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los docentes, personal adscrito al departamento y alumnado de UTS, desde la planeación académica cuatrimestral, conclusión de estadía y proceso de titulación. 3. POLÍTICAS
3.1 Los Procesos académicos se realizan exclusivamente en la Universidad y por las áreas involucradas.
3.2 Los procesos académicos debe cumplir las normatividad aplicable y reglamentos que rigen la
CGUTyP.
3.3 Los procesos académicos deberán implementarse bajo los lineamientos para la implementación del
modelo BIS en las Universidades.
3.3 Los responsables de cada departamento deberán cumplir en tiempo y forma con la entrega de la
información solicitada por el área académica.
3.4 El proceso de admisión (PI-JSE-01) es responsabilidad de la jefatura del departamento de servicios
escolares.
3.5 El procedimiento de planeación cuatrimestral (PI-DAC-04) estará a cargo de Dirección Académica.
3.6 El procedimiento de planeación cuatrimestral (PI-DAC-04) comprende:
• La carga académica docente.
• Generación de horarios.
• Contratación y evaluación docente.
• entrega de actas de calificación.
• Uso de laboratorios.
3.7 La capacitación docente estará a cargo de la dirección académica
3.8 La aplicación de la certificación Itep (IT-CI-01) está a cargo de la coordinación de idiomas de la
Universidad.
3.9 La certificación Itep será reconocida por la Universidad siempre y cuando se aplique dentro de los
laboratorios de idiomas de nuestra Universidad.
3.10 La coordinación del programa institucional de tutorías se llevará de acuerdo a lo establecido en la
instrucción de trabajo (IT-JP-03)
3.11 El programa de becas tanto internas como externas de la Universidad (IT-JP-02) estará a cargo de la
jefatura del departamento de apoyo psicopedagógico
3.12 El programa de movilidad estudiantil de la Universidad (IT-JP-04) se rige de acuerdo a cada
convocatoria recibida en la Universidad
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3.13 La aplicación del comité de honor y justicia (IT-JP-05) estará a cargo de la jefatura del departamento
de apoyo psicopedagógico
3.14 Los servicios bibliotecarios como el prestamos del acervo bibliográfico, así como el préstamo de las
instalaciones se regirán bajo el reglamento académico, así como los instructivos de trabajo que estarán a
cargo del coordinador de biblioteca de la Universidad.
3.15 El proceso de reinscripción (PI-JSE-02) es responsabilidad de la jefatura del departamento de
servicios escolares.
3.16 El proceso de Estadías(IT-DV-01) se trabajará en conjunto con la Dirección de Vinculación
3.17 El proceso de Titulación (PI-JSE-03) será en base a los lineamientos establecidos por la Dirección
General de Profesiones y la Dirección Estatal de Profesiones.
3.18 En caso de incumplimiento a las responsabilidades asignadas al personal del área académica se aplicarán las sanciones establecidas en el reglamento académico.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo
COORDINADOR ACADEMICO: Persona encargada de asegurar que las relaciones, Alumno - Docente;
Alumno – Personal Directivo/Administrativo funcionen en forma adecuada, ordenada y a tiempo, dentro de las
reglas, normas y procedimientos establecidos en los estatutos de la Universidad.
ALUMNO: Persona que recibe instrucción académica por parte de un docente como alumno activo en la
Universidad Tecnológica de Saltillo.
PERSONAL ADMINISTRATIVO: Persona que se encarga de desempeñar servicios administrativos en la
Universidad Tecnológica de Saltillo.
BIS: Bilingüe, Internacional y Sustentable.
CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
Recursos Humanos
-Rectoría.
-Director académico.
-Jefatura de departamento de control escolar.
-Jefatura de departamento de psicopedagogía.
-Jefatura de departamento de difusión
-Coordinadores académicos.
-Personal docente.
-Personal adscrito a la dirección académica.
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Materiales
-Mobiliario específico necesario para desarrollar clases de manera óptima.
-Insumos de oficina.
-Material para laboratorios y talleres.
Financieros e infraestructura
-Recursos financieros suficientes para cubrir la nómina del personal docente, y personal adscrito al área
académica, así como también para la adquisición de mobiliario, material y equipo para el óptimo
funcionamiento de todas las áreas adscritas a la dirección académica.
-Aulas de clase y laboratorios equipados para la atención del total del alumnado.
-Oficinas o lugares específicos para que el personal adscrito a la dirección académico desarrolle sus
labores de manera adecuada.
- Pago de derechos a CENEVAL, por exámenes de admisión. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1. Rectoría.
6.1.1 Responsabilidad 6.1.1.1 Vigilar que la dirección académica se desarrolle apegado a los lineamientos de CGUTyP y al modelo de Universidades bis. 6.1.1.2 Programas de mejora 6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Autorizar y dar seguimiento a los procedimientos involucrados en el macro proceso académico. 6.1.2.2 Solicitar y evaluar los resultados de los informes académicos. 6.1.2.3 Dar los nombramientos al personal de confianza. 6.1.2.4 Autorizar los recursos necesarios para garantizar los procesos académicos.
6.2. Director académico. 6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1 Vigilar el apropiado desarrollo docente 6.2.1.2. Asegurar el correcto aprovechamiento académico por parte del alumnado 6.2.1.3. Contratar personal para el área académica con perfil deseable. 6.2.1.4 Revisar cada uno de los procesos de los Jefaturas de departamentos, coordinadores de carrera que colaboran con el proceso académico 6.2.1.5 Elaborar la Carga Académica cuatrimestral. 6.2.2. Autoridades. 6.2.2.1 contratar personal para el área académica con perfil deseable 6.2.2.2 Gestionar los recursos necesarios con las demás direcciones de la Universidad.
6.3. Jefatura de departamento de Servicios escolares. 6.3.1 Responsabilidad 6.3.1.1. Procedimiento de admisión. 6.3.1.2. Procedimiento de seguro estudiantil. 6.3.1.3. Procedimiento de acta de calificaciones. 6.3.1.4. Procedimiento de reinscripción.
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6.3.1.5 Procedimiento de baja académica. 6.3.1.6 Procedimiento de titulación. 6.3.2 Autoridades 6.3.2.1 Publica la convocatoria para aspirantes y contacta al proveedor para solicitud de exámenes y fijar fecha de aplicación. 6.3.2.2 Da de alta a los aspirantes en la página oficial de proveedor para que puedan realizar el registro. 6.3.2.3 Genera las listas de alumnos por carrera para la aplicación del examen.
6.3.2.4 Publica resultados, fechas de inscripción y requisitos de admisión. 6.3.2.5 Integrar expediente de los alumnos a ingresar. 6.3.2.6 Asignar matricula a los alumnos. 6.3.2.7 Asignar grupo y generar listas. 6.3.2.8 Solicitar el Número de Seguro Social a los Estudiantes. 6.3.2.9 Solicitar la alta o baja de alumnos de su afiliación ante el IMSS.
6.3.2.10 Generar y proporcionar al docente formatos de acta de calificaciones. 6.3.2.11 Control de documentos. 6.3.2.12 Generar respaldo y concentrado digital de calificaciones. 6.3.2.13 Modificar el formato de reinscripción. 6.3.2.14 facultado para modificar el estatus de los alumnos en las diferentes bases de la Universidad. 6.3.2.15 facultado para realizar la distribución de aulas y asignar grupos y listas de alumnos.
6.3.2.16 Proporcionar formato de solicitud de baja al estudiante. 6.3.2.17 Tramitar la baja definitiva o temporal del alumno
6.3.2.18 liberar convocatoria de trámite de titulación 6.3.2.19 Verificar la integración del expediente escolar del alumno 6.3.2.20 Realizar pagos de derechos estatales y federales del trámite de titulación del alumno. 6.3.2.21 realizar el trámite de titulación del alumno ante la Dirección Estatal de profesiones. 6.3.2.22 Registrar los títulos emitidos por la Universidad ante la Dirección General de profesiones. 6.3.2.23 Darle seguimiento al trámite de titulación y expedición de cedula profesional de los alumnos
6.4. Jefatura de departamento de psicopedagogía 6.4.1 Responsabilidad
6.4.1.2 Instrucción de trabajo de tutorías 6.4.1.3 Instrucción de trabajo de becas 6.4.1.4 Instrucción de trabajo de movilidad estudiantil 6.4.1.5 Instrucción de trabajo de comité de honor y justicia
6.4.2 Autoridad 6.4.2.1 Participar en la implementación de estrategias del área académica tendientes a la retención de alumnos, establecer medidas que permitan realizar una detección temprana de alumnos en situaciones de riesgo o de posible deserción para facilitar su adaptación al modelo educativo 6.4.2.2 Coordinar el programa institucional de tutorías y la operación de los servicios de orientación psicológica y tutorías. 6.4.2.3 Coordinar y supervisar el trabajo de las coordinaciones de tutores y atención psicopedagógica. Integrar y dar seguimiento a la evaluación de los indicadores del departamento. 6.4.2.4. Sensibilización y capacitación docente en el proceso de tutoreo. 6.4.2.5. Dar seguimiento a las derivaciones internas y deriva a instituciones externas a alumnos que lo requieren. 6.4.2.6. Derivación de alumnos a servicios de apoyo externo 6.4.2.7. Elaboración de encuesta de estudio socioeconómico y el análisis del mismo para asignación de apoyos. 6.4.2.8. Difusión de convocatorias a becas estudiantiles estatales y federales.
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6.4.2.9. Gestión de becas internas de alumnos. 6.4.2.10. Gestión de becas de Manutención. 6.4.2.11. Colaborar con inducción y capacitación en el proceso tutores. • Integrar y dar seguimiento a la evaluación de los indicadores del departamento. 6.4.2.12 Dar seguimiento durante el ciclo escolar a los casos de bajas, elaborando reporte mensual para el departamento estatal de becas. 6.4.2.13 Dar seguimiento a las dispersiones realizadas por el departamento estatal de becas y brindar a los alumnos la información solicitada. 6.4.2.14 Realizar la base de datos en el formato establecido por bécalos y subirla a la plataforma. 6.4.2.15 Instrucción y seguimiento a instrucción de pago de la beca cuatrimestralmente. 6.4.2.16 Seguimiento a encuestas en proceso de transparencia en plataforma de bécalos. 6.4.2.17 Realización de actividades relacionadas con la operatividad del programa de movilidad estudiantil, desde el registro de precandidatos al inicio del programa, hasta el monitoreo de los estudiantes en el extranjero y regreso. 6.4.2.18 Elabora propuesta para asignación de becas internas derivado de estudio socioeconómico 6.4.2.19 Seguimiento a becarios cuatrimestralmente para su continuidad. Dar de baja a alumnos del programa de becas derivado de baja, promedio o egreso 6.4.2.20 Convocar a los integrantes del comité de honor y justicia cuando sea requerido. Aplicación de reglamento académico para su aplicación de acuerdo al reglamento académico institucional
6.5. Coordinación de Promoción y difusión 6.5.1 Responsabilidad
6.5.1. Difundir las actividades relevantes realizadas por parte de la institución. 6.5.2. Difundir las fechas relativas al proceso de inscripción e inicio de cuatrimestres.
6.5.2 Autoridades. 6.5.2.1. Programar y desarrollar el uso de medios de comunicación aplicables a la difusión de actividades en el ámbito universitario 6.5.2.2. Coordina la ejecución de acciones que incrementen el posicionamiento de la Universidad y que logren el reconocimiento de nuestros egresados.
6.6. Coordinadores académicos. 6.6.1 Responsabilidades
6.6.1.1. Apoyo a rectoría 6.6.1.2. Apoyo a dirección académica 6.6.1.3. Apoyo al personal docente 6.6.1.4. Participar en proceso de tutorías
6.6.2 Autoridades 6.6.2.1 Revisar y supervisar el avance del control grupal por cada docente 6.6.2.2 Revisar y supervisar el avance del cronograma y carpeta de evidencias por cada docente
6.7 Personal docente. 6.7.1 Responsabilidades
6.7.1.1. Impartir clases apegándose al modelo BIS 6.7.1.2. Reportar avance programático 6.7.1.3. Reportar evaluación del alumnado 6.7.1.4. Derivar casos especiales de alumnos al departamento de psicopedagogía 6.7.1.5. Integrar, dar seguimiento y entregar carpeta de evidencias. 6.7.1.3. Entrega semanal de reporte de asistencia en tutoría grupal
6.7.2 Autoridades. 6.7.2.1. Vigilar el cumplimiento de los reglamentos internos por parte de los alumnos en las instalaciones de la Universidad 6.7.2.2. Modificar y adaptar el avance programático de cada materia impartida, así como en el control grupal.
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7 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Jefatura de Dpto. de Servicios Escolares
Se realizan los trámites necesarios para la admisión de alumnos de nuevo ingreso a la Universidad.
Febrero - Agosto Procedimiento de admisión PI-JSE-01
2 Jefatura de Dpto. de Servicios Escolares
Dar de alta a todos y cada uno de los alumnos de la Universidad ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.
Septiembre de cada año
Procedimiento de seguro estudiantil
PI-JSE-05
3 Dirección académica Asignar la carga académica a los docentes en base al perfil académico docente y materias a impartir
Diciembre, Abril y Agosto
Planeación cuatrimestralPI-
DAC-04
4 Dirección académica Genera horarios grupales en base al cuatrimestre a impartir.
Diciembre, Abril y Agosto
Planeación cuatrimestral PI-
DAC-04 5 Dirección académica Genera horario por docente de
acuerdo a la carga académica. Diciembre, Abril y
Agosto Planeación
cuatrimestral PI-DAC-04
6 Coordinadores académicos
Realizar seguimiento de clase a los docentes.
Mensualmente Planeación cuatrimestral PI-
DAC-04 7 Jefatura de Dpto. de
Servicios Escolares Procedimiento de acta de calificaciones: Recepción y resguardo de calificaciones por materia de cada cuatrimestre.
Final de cada cuatrimestre
Planeación cuatrimestral PI-
DAC-04
8 Jefatura de Dpto. de Servicios Escolares
Asegurarse que los estudiantes que finalizaron el ciclo escolar sean reinscritos para que puedan continuar sus estudios al siguiente cuatrimestre.
Septiembre de cada año
Formato de Reinscripción
PI-JSE-02
9 Dirección académica Coordinación de
Idiomas
Calendarizar la aplicación del examen iTep
Cuatrimestre de Inmersión, Sexto y
Décimo primero
Evaluaciones de examen ITEP
IT-CI-01 10 Coordinadores
académicos Calendarizar el uso de los laboratorios con los que cuenta la Universidad
Cada que se solicite Instructivo de laboratorio IT-DAC-03
11 Dirección académica Coordinadores
académicos
Calendarizar las encuestas de desempeño docente por parte de los estudiantes.
Cuatrimestral Instructivo de encuesta de
evaluación docente IT-DAC-02
12 Jefatura de Dpto. de Servicios Escolares
Atender las solicitudes de baja académica por parte de los alumnos dentro de la Universidad Tecnológica de Saltillo
Cada que se solicite Procedimiento de baja académica
PI-JSE-04
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13 Jefatura departamento de psicopedagogía
Brindar tutoría y acompañamiento del estudiante durante su trayecto en el programa educativo, identificando necesidades y problemas académicos, socioeconómicos y personales.
Durante el cuatrimestre
Procedimiento de tutoría
IT-JP-03
14 Jefatura departamento de psicopedagogía
Dar a conocer a la población estudiantil las convocatorias de becas internas y externas, así como seguimiento a la conclusión del proceso de la misma.
De acuerdo a convocatoria.
Procedimiento de becas
IT-JP-02
15 Jefatura departamento de psicopedagogía
Dar a conocer a la población estudiantil las convocatorias de movilidad estudiantil, así como seguimiento a la conclusión del proceso de la misma.
De acuerdo a convocatoria.
Procedimiento de Movilidad IT-JP-04
16 Jefatura departamento de psicopedagogía
Convocar al comité de honor y justicia en caso de una falta grave al reglamento académico
Siempre que se necesite
Procedimiento de Honor y Justicia
IT-JP-05 17 Coordinación de
Biblioteca Administrar el préstamo de libros, dar de alta a los alumnos a la plataforma BiDig-ECEST, así como administrar el préstamo de espacios comunes de la Universidad
Siempre que se necesite
Instructivo Bidi-Gest IT-CB-001
Instructivo Préstamo de Libros IT-CB-002 Instructivo Préstamo de Espacios IT-CB-
003 18 Jefatura de Dpto. de
Servicios Escolares Procedimiento de titulación: Se Libera la convocatoria y se realiza el procedimiento para realizar la titulación de los alumnos que acreditan los requisitos necesarios.
Febrero a Noviembre de cada
año.
Procedimiento o de Titulación. PI-JSE-
03
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAC-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Aplicar el programa institucional de
Programa de tutoría aplicado al 100% de
No. De estudiantes que reciben tutoría/
Cuatrimestral Director académico, Jefatura
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tutoría los estudiantes total de matrícula.
departamento de psicopedagogía
Establecer un programa de becas
Dar apoyo al 30% de la población estudiantil mediante el programa de becas.
No. De becas otorgadas/total de matrícula.
Anual Director académico Jefatura departamento de psicopedagogía
Observancia obligatoria del reglamento académico
Atender el 100% de las incidencias presentadas.
Casos atendidos x 100 entre casos reportados
Cada que sea requerido
Director académico Jefatura departamento de psicopedagogía, coordinadores académicos
Operar programas de movilidad de acuerdo a convocatorias
100% Número de becas de movilidad otorgadas entre alumnos con perfil deseable
Cada que haya convocatoria
Director académico Jefatura departamento de psicopedagogía, coordinación de idiomas.
Lograr Un 80% de retención en matricula por PE por cuatrimestre.
80% Alumnos Reinscritos / Alumnos que Concluyeron el Ciclo escolar anterior.
Cuatrimestral Dirección académica Jefatura departamento de psicopedagogía, Coordinadores académicos
Alcanzar los niveles de inglés necesarios de acuerdo a los lineamientos de CGUTyP.
Que el 80% de alumnos egresados de TSU alcancen el nivel B1 de inglés, y el total de alumnos egresados de Ingeniería alcancen nivel B2” de inglés.
Alumnos que alcanzaron nivel B1/ Egresados de TSU. Alumnos que alcanzaron nivel B2/ Egresados de Ingeniería.
Al término de TSU y al término de Ingeniería.
Dirección académica y Coordinación de idiomas.
Contar con material y acervo bibliográfico vigente y acorde a los PE.
Contar con 7 libros por estudiante de acuerdo a la matrícula beneficiaria del servicio
Total de acervo bibliográfico/ Total de matrícula.
Al término de TSU y al término de Ingeniería.
Dirección académica y Coordinación de idiomas.
Contar con espacios suficientes para atender las actividades de la Universidad
Proporcionar el 100% de los espacios para actividades universitaria.
Número de espacios prestados *100/Número de espacios solicitados
Cada que se solicite Coordinación de biblioteca.
Laboratorios Cada que se solicite Coordinación de
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biblioteca. Medir la satisfacción de los estudiantes en cuanto a los servicios otorgados por la universidad
Encuestar al 100% de los grupos
Grupos encuestados/ total de grupos *100
Cada cuatrimestre Dirección Académica
Practicas programadas
Atender el 100% de prácticas programadas
Practica realizada/ total de prácticas programadas *100
Cuatrimestral Dirección Académica, Coordinaciones Académicas.
Entrega de control grupal por carrera, cuatrimestre y sección
Entrega del 100% del control grupal
(Control grupal ) (100) / total de grupos formados en el cuatrimestre.
Al inicio de cada Cuatrimestre
Servicios escolares
Cubrir el total de horas a impartir durante el cuatrimestre.
Contar con el 100% de los docentes necesarios para impartir clases durante el
cuatrimestre
Horas impartidas (100) / horas a impartir durante el cuatrimestre
Cuatrimestral Director académico
Cubrir con el total de materias cuatrimestrales.
Impartir 100% de materias por carrera, cuatrimestre y grupos
Total de materias a impartir (100) / total de materias por carrera, cuatrimestre y grupo
Cuatrimestral
Docentes, coordinadores y director académico.
Contar con el total de Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre
Entrega de Cronograma de avance programáticos en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo
Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre) (100) / total materias a impartir en el cuatrimestre
Al inicio de cada Cuatrimestre
Director Académico, Docente, Coordinadores
Contar con el total de guías de instruccional de planeación didáctica del cuatrimestre
Entrega del 100% de las guías de planeación didáctica en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo
Guias de control instruccional de planeación didáctica *100/ total de materias a impartir del cuatrimestre
Al inicio de cada Cuatrimestre
Director Académico, Docente, Coordinadores
Realizar el 100% de la evaluación
Evaluar el desempeño del
Evaluación a docentes (100) /
Cuatrimestral Director académico, coordinadores
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docente. total de la plantilla docente
total de docentes que imparten clases en la UTS
académicos
Seguimiento académico durante su estancia en la universidad.
Entregar el %100 de las Actas de calificaciones.
(actas entregadas) (100) / total grupos en el cuatrimestre
Cuatrimestral Departamento de Servicios Escolares
Alumnos Inscritos Cubrir con la matrícula el 100% de los lugares ofertados.
ALUMNOS QUE SE INSCRIBEN * 100 / LUGARES OFERTADOS DE ACUERDO A LA CAPACIDAD INSTALADA
Anual Servicios Escolares
Seguro estudiantil. Atender el 100% de los alumnos al Seguro Estudiantil.
(Altas en el Seguro Social) (100) /Alumnos Activos
Cuatrimestral. Dirección administrativa.
Realizar seguimiento académico durante su estancia en la Universidad
Incrementar la eficiencia terminal por cohorte generacional en un 80% anual
Solicitudes de titulación *100/ titulados
Anual. Servicios escolares, Dirección Académica
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
Los instrumentos jurídicos de aplicación Federal como Estatal de observancia para la Universidad Tecnológica
de Saltillo son los siguientes:
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de
Coahuila
• Ley del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública
• Ley Estatal de Educación
• Ley General de Bienes del Estado de Coahuila
• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de
Zaragoza
• Convenio de Coordinación para la Creación, Operación y Apoyo Financiero de la Universidad entre
la Secretaria de Educación Pública y el Gobierno del Estado
• Legislación laboral Estatal
• Decreto de Creación de la Universidad Tecnológica de Saltillo.
• Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Saltillo.
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• Lineamientos de la Coordinación General de Universidad Tecnológicas y Politécnicas
• Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades.
12. ENTRADAS Y SALIDAS ENTRADAS SALIDAS
QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ PROMOCION Y
DIFUSION Difunde en diversos medios
información sobre la Universidad con la finalidad de atraer alumnos para la
institución.
-Dirección académica
Asesora al alumno por egresar con el trámite de titulación y lleva a cabo dicho trámite hasta que el alumno egresado obtenga su respectivo título.
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO PROMOCION Y DIFUSIÓN PI-JDP-01 IMAGEN INSTITUCIONAL PI-JDP-02 OPEN HOUSE IT-JDP-03 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS IT-JDP-02 TUTORIA IT-JP-03 BECAS IT-JP-02 MOVILIDAD IT-JP-04 COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA IT-JP-05 BIDI-GEST IT-CB-01 PRESTAMO DE LIBRO IT-CB-02 PRESTAMO DE ESPACIOS IT-CB-03 TITULACION PI-JSE-03 ESTADIAS IT-DV-01 SEGURO ESTUDIANTIL PI-JSE-05 PLANEACION CUATRIMESTRAL PI-DAC-04 EXAMEN ITEP IT-CI-01 BAJAS ACADEMICAS PJ-JSE-04 REINSCRIPCION PJ-JSE-02 ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS
IT-CCD-01 SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE PI-DAC-02 SERVICIOS GENERALES PI-CSG-03 CONTROL DE ACTIVO FIJO PI-CC-01 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO IT-CAL-01 VIATICOS IT-JSA-01 RECAUDACION IT-JSA-02 PRESUPUESTO PI-DAF-01 CAPACITACION IT-JSA-04 NOMINA IT-JSA-01
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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CONTROL INTERNO PI-CC-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Admisión. Febrero de cada año.
A todos los interesados en ingresar a la Universidad.
Mediante convocatoria de proceso de admisión.
-Dirección académica. -Jefatura de servicios escolares
Planeación cuatrimestral.
Cada cuatrimestre
. Jefes de departamento, Coordinadores académicos, Docentes y Alumnos.
Mediante la planeación cuatrimestral que comprende los horarios por grupo, docente, carga cuatrimestral.
Dirección académica
Reinscripción. Cada Cuatrimestre.
A todos los alumnos que finalizaron satisfactoriamente el cuatrimestre anterior.
Mediante la apertura del periodo de reinscripción.
Jefatura de Dpto. de Servicios Escolares.
Aplicación de examen ITEP.
Al finalizar cuatrimestre de inducción, al finalizar Sexto cuatrimestre y al finalizar el decimoprimer cuatrimestre.
A todos los alumnos de la Universidad.
Convocatoria de la Calendarizar la aplicación del examen iTep
. - Dirección académica. - Coordinación de Idiomas.
Uso de laboratorios. Cada que se solicite.
A todos los alumnos de la Universidad.
Mediante el cronograma y avance programático.
Coordinadores académicos.
Evaluación docente. Cada cuatrimestre.
A los docentes. Mediante las encuestas de desempeño.
Dirección académica
Baja académica. Cada que se solicite.
A todos los alumnos de la Universidad
Mediante el procedimiento de baja.
Jefatura de servicios escolares
Tutoría Cada que se solicite
A todos los alumnos de la Universidad.
Mediante orientaciones y tutorías grupales e individuales.
Jefatura departamento de psicopedagogía
Movilidad Cada que salga convocatoria.
A todos los alumnos de la Universidad
. Mediante convocatoria de movilidad.
Jefatura departamento de psicopedagogía.
Comité de Honor y Justicia.
Siempre que se necesite.
A todos los alumnos de la Universidad.
Realizando una reunión del comité, para revisión de la acción y aplicación del reglamento
Jefatura departamento de psicopedagogía.
Préstamo de libros Siempre que se necesite.
A toda la comunidad
Mediante la solicitud de préstamo de ejemplares.
Coordinación de Biblioteca.
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Universitaria. Bidi-Gest Siempre que se
necesite. A toda la comunidad Universitaria
. Mediante el registro de usuarios en el sitio web www.bibliotecaecest.mx
Coordinación de Biblioteca.
Uso de espacios en biblioteca.
Siempre que se necesite.
A toda la comunidad Universitaria.
Mediante la solicitud de préstamo de espacios
Coordinación de Biblioteca.
Titulación. Al finalizar TSU y/o Ingeniería.
A todos los alumnos egresados de la Universidad que cuenten con la certificación requerida de inglés.
Mediante convocatoria de trámite de titulación.
-Dirección académica. -Jefatura de servicios escolares.
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
N/A
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DOCENTE
ELABORÓ
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
AUTORIZÓ REVISÓ
OMAR URIEL SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
Li. OMAR URIEL SOTO CHACON
DIRECTOR ACADEMICO
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ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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1. OBJETIVO Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales otorgando servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en todos los programas educativos ofertados y es solo para la contratación de personal docente. 3. POLÍTICAS
3.1 De acuerdo a la matricula vigente determinar la necesidad de contratación de personal docente. 3.2 Organizar la información recabada por parte de los aspirantes 3.3 Asegurarse que no existan deficiencias en cuanto a la entrega de papelería por parte de los aspirantes 3.4 Asignar horas clase al personal docente dependiendo del perfil académico y competencias del mismo. 3.5 Velar por el cumplimiento del modelo BIS en todo momento por parte del personal docente y académico. 3.6 Revisar el desempeño docente cuatrimestral a través de observación docente, evaluación docente, entrega de guía instruccional, cronograma de trabajo y carpeta de evidencias.
3.7 Los trámites de selección y contratación se realizan exclusivamente en la Universidad y por el interesado. 3.8 Los trámites se realizan exclusivamente en las fechas indicadas. 3.9 El aspirante a cubrir un cargo de docente debe cumplir con el perfil, así como presentar certificación vigente con nivel b2 de acuerdo al marco común europeo. 3.10 El aspirante debe presentar la documentación que respalde y avale sus estudios y competencias 3.11 Para la contratación en el área de inglés es necesario presentar certificaciones académicas que lo avalen como docente de lengua inglesa.
3.12 Para la contratación y recontratación de personal docente será necesario que el aspirante cuente con certificación vigente con un nivel de B2 o superior de acuerdo al marco común europeo conforme a los lineamientos para la implementación del modelo BIS en las universidades. 3.13 El aspirante deberá presentar para su contratación la documentación que avale su experiencia laboral y perfil académico, así como Carta de no antecedentes penales, Carta de no inhabilitación
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo
COORDINADOR ACADEMICO: Persona encargada de asegurar que las relaciones, Alumno - Docente;
Alumno – Personal Directivo/Administrativo funcionen en forma adecuada, ordenada y a tiempo, dentro de las
reglas, normas y procedimientos establecidos en los estatutos de la Universidad.
ALUMNO: Persona que recibe instrucción académica por parte de un docente como alumno activo en la
Universidad Tecnológica de Saltillo.
PERSONAL ADMINISTRATIVO: Persona que se encarga de desempeñar servicios administrativos en la
Universidad Tecnológica de Saltillo.
BIS: Bilingüe, Internacional y Sustentable.
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CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
Recursos Humanos
-Rectoría.
-Director académico.
-Jefe de departamento de control escolar.
-Jefe de departamento de psicopedagogía.
-Promoción y difusión
-Coordinadores académicos.
-Personal docente.
-Personal adscrito a la dirección académica.
Materiales
-Mobiliario específico necesario para desarrollar clases de manera óptima.
-Insumos de oficina.
-Material para laboratorios y talleres.
Financieros e infraestructura
-Recursos financieros para cubrir la nómina del personal docente, y personal adscrito al área académica,
así como también para la adquisición de mobiliario, material y equipo para el óptimo funcionamiento de
todas las áreas adscritas a la dirección académica.
-Aulas de clase y laboratorios equipados para la atención del total del alumnado.
-Oficinas o lugares específicos para que el personal adscrito a la dirección académico desarrolle sus
labores de manera adecuada.
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Rectoría. 6.1.1 Responsabilidades 6.1.1.1. Supervisar que el personal contratado cumpla con el perfil deseable de acuerdo a las necesidades del modelo BIS 6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Realizar cambios en la plantilla de personal 6.2 Director académico. 6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1. Solicita personal docente que cubra el perfil deseable de acuerdo a necesidades. 6.2.1.2. Brindar capacitación a personal docente de nuevo ingreso
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6.2.1.3. Vigilar y evalúa que el personal docente se desempeñe conforme al modelo BIS y basado en competencias. 6.2.2 Autoridades. 6.1.2.1 Solicita a servicios académicos la matricula activa para estimar contrataciones. 6.1.2.2 Contratar personal 6.1.2.3 Supervisa personal que cumpla con modelo BIS 6.3 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos 6.3.1 Responsabilidades 6.3.1.1 Forma el expediente del personal. 6.3.1.2 Añade a nomina al personal de nuevo ingreso. 6.3.1.3 Supervisa el cumplimiento del horario laboral de acuerdo a la carga académica. 6.3.1.4 Realiza pagos de nómina 6.3.1.5 Realiza contrato 6.3.2 Autoridades. 6.3.2.1 Realiza descuentos por incumplimiento de jornada laboral. 6.4 Coordinadores Académicos 6.4.1 Responsabilidades 6.4.1.1 Asegurar la calidad educativa por parte de los docentes 6.4.1.2 Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos de la metodología del sistema basado en competencias 6.4.1.3 Vigilar el cumplimiento de los lineamientos del modelo educativo BIS 6.4.1.4 Apoyar en la selección de personal docente 6.4.1.5 Vigilar la conducta de los alumnos de la universidad 6.4.2.1 Autoridades 6.4.2.2 Llamar la atención a los alumnos que incurran en faltas al reglamento 6.4.2.3 Llamar la atención a los docentes que incumplan las normas y procedimientos de la metodología del sistema basado en competencias 6.4.2.4 Llamar la atención a los docentes que incumplan los lineamientos del modelo educativo BIS
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 DIRECCIÓN ACADÉMICA
Revisa la carga académica y matricula activa de la Universidad para determinar la necesidad de docentes.
Noviembre, Marzo, Julio
Control grupal F-JSE-003ABCD
2 JEFATURA DE DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS ADMINISTRATIVO
S
Recibe el requerimiento de personal a contratar y Solicita al área de promoción y difusión las vacantes disponibles de acuerdo a los perfiles deseables para contratación.
Noviembre, Marzo, Julio
Requerimiento de personal
F-JSA-008
3 PROMOCION Y DIFUSION
Busca los mejores medios para publicar la vacante
Noviembre, Marzo, Julio
F-JDP-06
5 DOCENTE Hace llegar su cv y su disponibilidad de horario
Noviembre, Marzo, Julio
-Correo electrónico.
-Currículo
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6 DIRECCIÓN ACADÉMICA
Agenda entrevistas con los prospectos a docente
Noviembre, Marzo, Julio
Correo electrónico
7 DOCENTE Se presenta a la entrevista Siempre que se necesite
Documentación que avale su
experiencia laboral y perfil académico
8 DIRECCIÓN ACADÉMICA/
COORDINACIONES ACADÉMICAS
Selecciona al docente de Asignatura con perfil deseable para contratar y se notifica al docente seleccionado para trabajar en la universidad,
Siempre que se necesite
F-JSA-009 Correo electrónico
9 JEFATURA DE DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS ADMINISTRATIVO
S
Recibe el cuadro de evaluación de postulantes a contratar.
Cada que se contrate personal docente
F-JSA-009
11 DOCENTE Reúne documentos necesarios para contratación
Antes de empezar a laborar
Documentación que avale su
experiencia laboral y perfil académico
Carta de no antecedentes
penales, Carta de no inhabilitación
12 JEFATURA DE DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS ADMINISTRATIVO
S
Recibe datos y documentación de los docentes a contratar y genera el contrato para la firma del docente y los involucrados.
Cada que se contrate personal docente
F-JSA-013
13 DIRECCIÓN ACADÉMICA
Imparte inducción a los docentes de nuevo ingreso
Antes del inicio de cuatrimestre
Plan de Inducción al modelo BIS
14 DOCENTE Asisten al curso de inducción al modelo BIS.
Antes del inicio de cada cuatrimestre
Plan de Inducción al modelo BIS
F-JDP-07 8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-03 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAC-03 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Contratos firmados 100% Total, de Docentes
de Asignatura vs total de contratos firmados en la primera semana del
Cuatrimestral DIRECCION ACADEMICA
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cuatrimestre. 11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Ley Federal del Trabajo • Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Coahuila de Zaragoza • Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza • Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila • Ley del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública • Ley Estatal de Educación • Ley General de Bienes del Estado de Coahuila • Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Coahuila de Zaragoza • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de
Zaragoza • Convenio de Coordinación para la Creación, Operación y Apoyo Financiero de la Universidad entre la
Secretaria de Educación Pública y el Gobierno del Estado • Legislación laboral Estatal • Decreto de Creación de la Universidad Tecnológica de Saltillo. • Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Saltillo. • Lineamientos de la coordinación general de universidad tecnológicas y politécnicas
• Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las universidades. • Reglamento interno de la Universidad Tecnológica de Saltillo
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Dirección académica Requerimiento de personal docente.
Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Contratación de personal
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Macro proceso académico. PE-DAC-01 Nómina. IT-JSA- 01 Difusión e imagen institucional. PI-JDP-01 Contratación de personal docente. PI-JSA-05 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
-Requerimiento de personal a contratar
Antes del inicio de cada cuatrimestre
Jefa de servicios administrativos
Por medio de formato F-JSA-008 de requerimiento de contratación de personal.
-Dirección académica, -Jefa de servicios administrativos
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Vigencia
Lanzar convocatoria
Antes del inicio de cada cuatrimestre
-Promoción y difusión
Por medio de formato F-JDP-06 solicitud de cobertura y difusión de eventos
-Dirección académica
Entrevistas
Cuando exista Vacante
A los interesados en trabajar como docentes en la universidad
Por medio de formato F-JSA-009 cuadro de evaluación de postulantes y con la recepción de documentación que avale su experiencia laboral y perfil académico.
-Dirección académica
Notificación de personal a contratar
Después de entrevista satisfactoria
Jefa de servicios administrativos
Por medio de formato F-JSA-009 cuadro de evaluación de postulantes
-Dirección académica
Notificación de personal a contratar
Antes de la inducción al modelo BIS
A los postulantes que cumplieron con el cuadro de evaluación de postulantes
-Correos electrónicos
Dirección académica
Elaboración de contrato
Antes del inicio de cada cuatrimestre
A los seleccionados para trabajar como docentes en la universidad
-Por medio de contrato individual de trabajo bajo el código F-JSA-013 Documentación que avale su experiencia laboral y perfil académico Carta de no antecedentes penales, Carta de no inhabilitación
Jefa de servicios administrativos
15. ANEXOS (REGISTROS)
CÓDIGO NOMBRE TIEMPO RETENCIÓN
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JDP-06
FORMATO DE SOLICITUD DE COBERTURA Y DIFUSION DE EVENTOS
1 Año Promoción y difusión X X ARCHIVO
F-JSA-013 CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
5 Años Jefe de Servicios Administrativos
X X ARCHIVO
F-JSA-008 REQUERIMIENTO DE 5 Años Jefe de
Servicios X X ARCHIVO
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Vigencia
PERSONAL A CONTRATAR
Administrativos
F-JSA-009 CUADRO DE EVALUACIÓN DE POSTULANTES
5 Años
-Jefe de Servicios Administrativos -Dirección académica
X X ARCHIVO
F-JDP-07 REGISTRO DE ASISTENCIA 5 Años -Dirección
académica X ARCHIVO
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
PLANEACIÓN CUATRIMESTRAL
ELABORÓ
MTRA. MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
AUTORIZÓ REVISÓ
GABRIEL DAVID DE LEÓN MONTELONGO PUESTO
Li. OMAR URIEL SOTO CHACON
DIRECTOR ACADEMICO
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Fecha Edición
Vigencia
ÍNDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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1. OBJETIVO
Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los profesores de tiempo completo y asignatura de la Universidad para de esta manera monitorear la implementación del proceso de enseñanza aprendizaje de cada cuatrimestre. 3. POLÍTICAS 3.1 La dirección académica genera los horarios grupales con la carga académica a impartir durante el próximo cuatrimestre. 3.1.1 La carga académica grupal no debe exceder 40 horas semanales. 3.1.2 Durante el cuatrimestre se deberán impartir el total de materias marcadas en el plan cuatrimestral. 3.2 Para la contratación de un docente se deben de cumplir con las políticas de Selección y contratación de personal 3.3 Para la recontratación de un docente deberá ser evaluado su desempeño, mediante los siguientes lineamentos
3.3.1. Observación docente. Que el docente imparta clases apegado al modelo BIS
3.3.2. Que el docente entregue en tiempo y forma los formatos de planeación cuatrimestral -Guía instruccional de actividades. -Cronograma de avance programático. -Control grupal. -Carpeta de evidencias. -Encuesta de valuación docente.
3.3.2 El resultado de la encuesta de evaluación docente deberá ser mayor a 4.0 El monitoreo y supervisión docente de parte de los coordinadores deberá consistir en: -Guía instruccional de actividades. Que las actividades sean desarrolladas conforme a planeación -Cronograma de avance programático. Que las actividades sean desarrolladas conforme a planeación -Control grupal. Que el registro de actividades sea coherente a lo planeado -Carpeta de evidencias. Que las evidencias sean congruentes a lo planeado y plasmado en control grupal
3.4 El concentrado académico deberá ser entregado para su validación en la semana 14 del cuatrimestre previo a su aplicación. 3.5 Los coordinadores distribuirán los horarios por docente, hojas de asignatura, y documentos de planeación cuatrimestral una vez que el concentrado académico haya sido aprobado por rectoría. 3.6 Los docentes deberán entregar los formatos de planeación cuatrimestral en las fechas establecidas al inicio de cada cuatrimestre. 3.7 Los coordinadores reciben y resguardan los formatos de planeación cuatrimestral una vez que han sido llenados por los docentes. 3.8 Los docentes imparten las clases durante el cuatrimestre, siguiendo los lineamientos del modelo BIS y competencias. 3.9 Los coordinadores académicos realizan evaluaciones mensuales a los docentes adscritos a su coordinación en los periodos agendados durante el cuatrimestre.
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3.11 Los docentes generan las actas de calificación de cada una de las materias que impartieron y son entregadas a servicios escolares en los tiempos establecidos. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTS. - Universidad Tecnológica de Saltillo PA. Profesor de Asignatura PTC. Profesor de Tiempo Completo FORMATOS DE PLANEACION CUATRIMESTRAL. Se refiere a los formatos: guía instruccional de actividades, cronograma de avance programático, control grupal y acta de calificaciones. BIS. Bilingüe Internacional y Sustentable 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Humanos
• Alumnos • Docentes • Directivos de la Universidad. • Coordinadores académicos
Materiales • Material didáctico • Equipo y reactivos de laboratorio • Insumos de oficina
Financieros • Recursos financieros para cubrir la nómina del personal docente y adscrito a la dirección académica de la
UTS. Infraestructura
• Instalaciones de la Universidad 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Rectoría 6.1.1 Responsabilidades 6.1.1.1 Valida la carga académica. 6.1.1.2 Valida horarios de docentes. 6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Autoriza o rechaza la carga académica y/o los horarios docentes 6.2 Director académico 6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Genera los horarios grupales. 6.2.1.2 Realiza la selección del personal 6.2.1.3 Genera la carga académica 6.2.1.4 Genera los horarios por docente
6.2.2 Autoridades 6.2.2.1 Modifica los horarios grupales. 6.2.2.2 Contrata el personal de acuerdo a necesidades del cuatrimestre. 6.2.2.3 Adecua la carga académica en cada cuatrimestre
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6.2.2.4 Adecua los horarios de docente. 6.3 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos 6.3.1 Responsabilidades 6.3.1.1 Forma el expediente del personal. 6.3.1.2 Añade a nomina al personal de nuevo ingreso. 6.3.1.3 Supervisa el cumplimiento del horario laboral de acuerdo a la carga académica. 6.3.1.4 Realiza pagos de nomina 6.3.2 Autoridades. 6.3.2.1 Realiza descuentos por incumplimiento de jornada laboral. 6.4 Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.4.1 Responsabilidades.
6.4.1.1 Genera y proporciona formatos de control grupal a dirección académica y coordinadores. 6.4.1.2 Genera y proporciona al docente formatos de acta de calificaciones. 6.4.1.3 Genera respaldo y concentrado digital de calificaciones.
6.4.2 Autoridades 6.4.2.1 Modifica el formato de control grupal. 6.4.2.2 Resguarda y Custodia las actas de calificaciones y control grupal. 6.4.2.3 Está facultado para generar el historial académico de los alumnos. 6.4.2.4 Está autorizado para cambiar una nota de calificación final. 6.5 Coordinador académico 6.5.1 Responsabilidades 6.5.1.1 Distribuye horarios y formatos de planeación cuatrimestral los cuales consisten en: Control grupal Cronograma de avance programático y guía instruccional. 6.5.1.2 Resguarda documentos de planeación cuatrimestral. 6.5.1.3 Evalúa y observa el desempeño docente. 6.5.1.4 Proporcionar material didáctico como fotocopias. 6.5.2 Autoridades 6.5.2.1 Auxilia y asesora al docente en impartición de clases. 6.5.2.2 Supervisa y ajusta el avance de cronogramas por grupo y materia. 6.6 Docentes PTC y PA 6.6.1 Responsabilidades 6.6.1.1 Llena los formatos de cronograma de avance programático y guía instruccional. 6.6.1.2 Desarrolla el formato de control grupal conforme avanza en cada sesión de clase. 6.6.1.3 Imparte clases mediante la implementación del modelo BIS 6.6.1.4 Genera actas de calificaciones al final de cada cuatrimestre. 6.6.2 Autoridades 6.6.2.1 Adecua semanalmente el formato de Cronograma de avance programático de acuerdo al tiempo destinado en la planeación inicial. 6.6.2.2 Registra y resguarda las evaluaciones por unidad en el documento de control grupal. 6.6.2.3 Cumple con el modelo BIS 6.6.2.4 Rubrica las calificaciones finales obtenidas por los alumnos en actas. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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(CÓDIGO)
1 Servicios escolares
Genera las listas grupales por carrera y nivel de inglés, en el formato de control grupal y son enviadas a dirección académica.
Al finalizar el cuatrimestre
Control grupal F-JSE-003
A,B,C Y D
2 Director Académico
Genera los horarios para los grupos a los que se les impartirá clase
Previo al cuatrimestre impartir.
Horarios por grupo F-DA-01
3 Director Académico
Evalúa si la plantilla docente es suficiente para impartir clases durante el cuatrimestre siguiente y en caso de ser necesario realiza la contratación de nuevo persona.
Previo al cuatrimestre impartir
Selección y contratación del
personal docente PI-DAC-02
4 Director Académico
Realiza la carga académica y horarios de docentes en base a las materias que serán impartidas durante el cuatrimestre siguiente. Y la envía a Rectoría para su validación.
Previo al cuatrimestre impartir
Concentrado de cuatrimestre F-
DAC-005
5 Rectoría Valida la carga académica y horarios y la regresa a dirección académica para su aplicación.
Previo al cuatrimestre impartir
Concentrado de cuatrimestre F-
DAC-005
6 Director Académico
Envía la carga académica validada a servicios administrativos para la generación de nómina.
Previo al cuatrimestre impartir
Concentrado de cuatrimestre F-
DAC-005
7 Coordinador académico
Distribuye hojas de asignatura, horarios y formatos de planeación cuatrimestral
Previo al cuatrimestre impartir
Correo electrónico Institucional
8 Docente Realiza el llenado de los formatos de planeación cuatrimestral de cada materia que impartirá
Previo al cuatrimestre impartir
Correo electrónico Institucional
9 Coordinador de carrera
Recibe y resguardan los formatos de planeación cuatrimestral.
Al inicio del cuatrimestre
Correo electrónico Institucional
10 Docente Imparte las asignaturas durante el cuatrimestre Durante el
cuatrimestre
Control grupal F-JSE-003
A,B,C Y D
11 Coordinadores académicos
Supervisan y monitorean el avance y desempeño docente
Durante el cuatrimestre
Evaluación docente FJ-DP-07
12 Servicios escolares
Recibe las actas de calificación para su resguardo Al finalizar el
cuatrimestre
Acta de calificaciones PI-
JSE-06
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAC-02
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Entrega de control grupal por carrera, cuatrimestre y sección
Entrega del 100% del control grupal
(Control grupal ) (100) / total de grupos formados en el cuatrimestre
Al inicio de cada Cuatrimestre
Servicios escolares
Cubrir el total de horas a impartir durante el cuatrimestre
Contar con el 100% de los docentes necesarios para impartir clases durante el cuatrimestre
Horas impartidas (100) / horas a impartir durante el cuatrimestre
Cuatrimestral Director académico
Cubrir con el total de materias cuatrimestrales
Impartir 100% de materias por carrera, cuatrimestre y grupos
Total de materias a impartir (100) / total de materias por carrera, cuatrimestre y grupo
Cuatrimestral Docentes, coordinadores y director académico.
Contar con el total de Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre
Entrega de Cronograma de avance programáticos en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo
(Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre) (100) / total materias a impartir en el cuatrimestre
Al inicio de cada Cuatrimestre
Director Académico, Docente, Coordinadores
Contar con el total de guías de instruccional de planeación didáctica del cuatrimestre
Entrega del 100% de las guías de planeación didáctica en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo
(guías de instruccional de planeación didáctica) (100) / total materias a impartir en el cuatrimestre
Al inicio de cada Cuatrimestre
Director Académico, Docente, Coordinadores
Realizar el 100% de la evaluación docente.
Evaluar el desempeño del total de la plantilla docente
Evaluación a docentes (100) / total de docentes que imparten clases en la UTS
Cuatrimestral
Director académico, coordinadores académicos
Seguimiento académico durante
Entregar el %100 de las Actas de
(actas entregadas) (100) / total grupos
Cuatrimestral Departamento de Servicios Escolares
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Vigencia
su estancia en la universidad.
calificaciones. en el cuatrimestre
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo • Lineamientos de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas • Lineamentos para la implementación del modelo BIS • Reglamento interno de la UTS
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Grupos a impartir clases. Control grupal. Docentes Actas de calificación. 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO ADMISION F-JSE-01
REINSCRIPCION F-JSE-02 MACRO PROCESO ACADEMICO PI-DAC-02
TUTORIA IT-JP-03 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Entrega de control grupal
Al final de cada cuatrimestre previo al cuatrimestre a impartir
Dirección académica
Envió de control grupal por grupo y nivel de inglés
Servicios escolares
Genera horarios grupales, carga académica y horarios para docentes en base al mapa cuatrimestral para la validación de rectoría e impartición de clases
Al final de cada cuatrimestre.
Rectoría Entrega para validación y firma
Dirección académica
Envía horarios a coordinadores para su distribución
Al final de cada cuatrimestre.
Coordinadores académicos
Envió de archivos electrónicos y físicos
Director académico
Distribuye horarios y formatos de planeación cuatrimestral
Al final del cuatrimestre.
Docentes PTC y PA
Vía correo electrónico se envía al docente su horario, formatos de planeación cuatrimestral y hojas de asignatura
Coordinadores académicos
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Fecha Edición
Vigencia
Genera actas de calificación
Final del cuatrimestre Docentes Realiza el llenado del acta de calificaciones
Servicios escolares
15. ANEXOS (REGISTROS)
CÓDIGO NOMBRE TIEMPO RETENCIÓN
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUAR
DO
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-DAC-005 Planeación cuatrimestral 5 año Dirección
académica X X Archivo de dirección
académica
F-JSE-003 Control grupal
1 año Docentes X Archivo de dirección
académica
F-DA-01
Horario grupal 1 año Dirección
académica X X Archivo de dirección
académica
F-DAC-005 Concentrado de cuatrimestre 5 años Dirección
académica X X Archivo de dirección
académica
F-DAC-06 Horario de docentes 1 año Dirección
académica X X Archivo de dirección
académica
F-DAC-02 Guía Instruccional de Planeación Didáctica
1 año Docentes y coordinadores X
Archivo de dirección
académica
F-DAC-001 Cronograma de avance programático
1 año Docentes y coordinadores X
Archivo de dirección
académica
F-CI-03 Rubrica de observación docente
1 año Docentes y coordinadores X X
Archivo de dirección
académica
F-JSE-06 Acta de calificación Permanente Servicios escolares x x Archivo de servicios
escolares
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
Encuesta de Evaluación Docente
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
Omar Uriel Soto Chacón Director Académico
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
Omar Uriel Soto Chacón Director Académico
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Código IT-DAC-02
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Fecha Edición
Vigencia
1. OBJETIVO Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales asegurándose de cumplir con el modelo BIS mediante la encuesta a alumnos que evalúa el desempeño docente.
2. ALCANCE -Rectoría -Director académico -Coordinadores de carrera -Docentes -Alumnos
3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo BIS. Bilingüe Internacional Sustentable
4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DAC-04
5. POLÍTICAS 5.1 Dirección académica genera la encuesta a aplicar, durante la semana indicada en el calendario de la
Universidad de cada cuatrimestre. 5.2 Los coordinadores académicos aplican la encuesta a todos los grupos de su coordinación. 5.3 Dirección académica evalúa los resultados de las encuestas por docente y entrega retroalimentación a los
docentes una semana después de su aplicación
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Director Académico
En base al concentrado del cuatrimestre, adecua la encuesta de evaluación docente. Es subida a la plataforma Google Forms y se origina un link por grupo. Los links son enviados a los coordinadores de carrera para su aplicación.
Una semana previa a la fecha indicada por el calendario escolar
Criterios a evaluar F-DAC-004
2 Coordinador de carrera
Aplica la encuesta a todos los alumnos de la universidad,
divididos por grupo y sección
Semana indicada en calendario escolar
Correo electrónico Institucional GOOGLE Usuario: UTSaltilloBIS2018 Contraseña:
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Código IT-DAC-02
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Fecha Edición
Vigencia
uts#BIS2019
3 Alumnos
Responden la encuesta, aplicada mediante google
forms. Divididos por grupo y sección
Semana indicada en calendario escolar
Formularios Google Forms.
4 Director Académico Evalúa la información obtenida
de las encuestas por docente. Y retroalimenta al docente.
Semana siguiente a la aplicación de la encuesta
Concentrado de Formularios
xxx
5 Docente Recibe información de su
desempeño en una reunión privada con el director.
Semana siguiente a la evaluación
Resultado cuatrimestral y rubrica de evaluación docente F-CI-05
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-DAC-004
CRITERIOS A EVALUAR 3 AÑOS DIRECCION
ACADEMICA X X ARCHIVO DE DIRECCION ACADEMICA
PERMAMENTE
F-DAC-005
CONCENTRADO DE CUATRIMESTRE
5 AÑOS DIRECCION ACADEMICA X X
ARCHIVO DE DIRECCION ACADEMICA
PERMAMENTE
XXX
CONCENTRADO DE EVALUACION DOCENTE
3 AÑOS DIRECCION ACADEMICA X X
ARCHIVO DE DIRECCION ACADEMICA
PERMAMENTE
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
LABORATORIOS
Marlenne Medina Trejo Rectora
Omar Uriel Soto Chacón Director Académico
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
Omar Uriel Soto Chacón Director Académico
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Código IT-DAC-03
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Fecha Edición
Vigencia
1. OBJETIVO
Integrar la practica al proceso educativo ofreciendo espacios idóneos para la aplicación de los conocimientos teóricos a la comunidad universitaria.
2. ALCANCE
Este instructivo de trabajo es aplicable a todos los docentes, así como los estudiantes de la Universidad Tecnológica de Saltillo (UTS) para regular el uso de los laboratorios.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo
Laboratorio. Espacio provisto de aparatos y utensilios adecuados para realizar demostraciones de clase
Coordinador de almacén y laboratorios. Es la persona encargada de vigilar y controlar el buen funcionamiento
de equipos y proporciona el acceso a dicho laboratorio.
Requisición. Es el conducto mediante el cual se solicita la compra de un material
Sala de Computación. Espacio físico para la realización de consulta electrónica.
Laboratorio Pesado. Espacio físico provisto con el equipo y herramental necesario para realizar trabajo practico
referente a las áreas de mantenimiento y energías renovables.
4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DAC-05 5. POLÍTICAS 5.1-. Todos los docentes deberán notificar el uso del laboratorio en sus cronogramas y avances programáticos 5.2. El coordinador académico realiza la programación de las prácticas en el calendario, revisando que se cuente con el material necesario para desarrollar la práctica. 5.3-. En caso de que no se cuente con material la dirección académica se encarga de generar una requisición a la coordinación de servicios generales y de vigilar la autorización de esta 5.4.- La notificación por parte de los coordinadores académicos del uso de laboratorios al coordinador de mantenimiento y laboratorios deberá ser entregada de manera semanal. 5.5-. Todos los usuarios deberán de trabajar en los laboratorios de acuerdo con lo establecido en los reglamentos de la Universidad Tecnológica de Saltillo 5.6-. Cualquier incumplimiento a los reglamentos de la UTS, será acreedor a la sanción establecida en el reglamento académico de la Universidad. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Docente En el cronograma y avance programático calendariza el uso de laboratorios e indica el material a utilizar
Al inicio del cuatrimestre
F-DAC-001
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Código IT-DAC-03
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Fecha Edición
Vigencia
2 Coordinador Académico
Revisa si se cuenta con lo necesario para el uso de los laboratorios
Cuando recibe el cronograma y avance
programático
F-DAC-001
3 Director Académico
Realiza una requisición para la compra de material en caso de ser necesario
Cuando se le notifica la entrega de la falta de
algún material
F-CSG-003
4 Coordinador de
Servicios Generales
Recibe requisición y realiza compra de material
Cuando dirección académica entregue
requisición
F-CSG-003
5 Coordinador de
Almacén y Laboratorios
Recibe material y calendario, prepara material y laboratorio para la fecha solicitada y da acceso al docente
Según la fecha que le indique el coordinador
académico
F-DAC-008
6 Docente Desarrolla la práctica y devuelve el espacio y/o material utilizado
Al finalizar la practica F-CAL-01 REV 00
7 Coordinador de
Almacén y Laboratorios
Recibe de parte del docente el espacio limpio y el material utilizado Al finalizar la practica
F-CAL-01 REV 00
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-DAC-001
Seguimiento y Control de
Avance Programático
5 años Dirección Académica X
Computadora de dirección
académica
Dirección Académica
F-CSG-003 Requisición 5 años Dirección
Académica X Computadora de
dirección académica
Dirección Académica
F-DAC-008
Calendario de uso de laboratorio 5 años Coordinación de
Mantenimiento X Archivo Dirección Académica
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-01
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
ADMISIÓN
ELABORÓ
Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe del Departamento de Servicios
Escolares
Li. Omar Uriel Soto Chacón
Director Académico
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 87 de 290
Código PI-JSE-01
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 88 de 290
Código PI-JSE-01
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
1. OBJETIVO Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria a través el proceso de admisión para que los aspirantes ingresen a la Universidad. 2. ALCANCE Todos los egresados de bachillerato con interés en ingresar a la Universidad 3. POLÍTICAS
3.1 Los trámites de admisión se realizan exclusivamente en la Universidad y por el interesado o en su caso el padre o tutor del alumno. 3.2 La solicitud para el examen de admisión se realizará en base a las políticas de CENEVAL y a las consideraciones Generales para llevar a cabo la aplicación del examen. 3.3 Los trámites se realizan exclusivamente en las fechas indicadas. 3.4 Los costos por concepto por ficha de examen de admisión e inscripción se fijan en base a las Cuotas Académicas autorizadas por el H. Concejo Directivo. 3.5 El aspirante debe cumplir con todos los requisitos los cuales son:
a) Presentar examen de admisión. b) Aprobar el examen de admisión. c) Cubrir con la cuota de inscripción. d) Presentar Acta de nacimiento original, Copia de la CURP, Certificado de Bachillerato
original, par de fotografías tamaño infantil y Constancia de buena salud o examen médico y Número de Seguridad Social, documentos que son necesarios para integrar el expediente del alumno.
3.6 Para la identificación del estudiante bastara el acta de nacimiento o documento equivalente, a falta de acta de nacimiento, el estudiante podrá presentar escrito libre en el que manifieste bajo protesta de decir verdad su identidad. El alumno tendrá hasta 6 meses posteriores de su ingreso para proporcionar el acta de nacimiento o documento equivalente. 3.7 Para la comprobación de estudios deberá presentarse el Documento Académico que lo acredite, Certificado de bachillerato o equivalente, ante la falta de Documento Académico, la Universidad deberá implementar mecanismos internos de evaluación que permitan determinar los conocimientos del estudiante, atendiendo a los planes y programas que pretenda cursar el estudiante. Asimismo, el estudiante deberá proporcionar los datos de Identificación y localización de la institución en la que concluyo sus estadios, a fin de efectuar la validación correspondiente. El estudiante tendrá hasta un año posterior a su ingreso para proporcionar el Documento Académico. 3.8 En base a las Normas para el Ingreso de los Estudiantes al Sistema Educativo Nacional, por ningún motivo la falta de documentación de identidad y/o académica será obstáculo para el ingreso del alumnado a los servicios de educación superior. 3.6 Los grupos de nuevo ingreso se formarán en base a los resultados del examen de ubicación de inglés. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo. Aspirante: es aquel alumno egresado de Bachillerato que desea estudiar una carrera de nivel superior en la Universidad. CENEVAL: Centro Nacional de Evaluación para la Educación Superior. CURP: Clave Única de Registro de Población. DAC: Dirección Académica.
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Vigencia 25/03/2021
DAF: Dirección de administración y finanzas. INE: Credencial para votar expedida por el Instituto Nacional Electoral. BIS: Bilingüe Internacional y Sustentable. SE: Servicios Escolares. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:
• Aspirantes a ingresar a la Universidad. • Jefe del departamento de Servicios Escolares. • Director académico. • Coordinadores de carrera. • Coordinadora de Inglés. • Personal docente. • Jefe de Dpto. Prensa & Difusión. • Departamento de vinculación. • Jefe del departamento de Administración. • Cajera.
Recursos Materiales: • Lápices. • Sacapuntas. • Hojas. • Impresora. • Tinta.
Recursos Financieros e Infraestructura: • Aulas de clases. • Pupitres. • Pago de Derechos a CENEVAL por Exámenes de Admisión.
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Dirección Académica. 6.1.1 Responsabilidades.
6.1.1.1. Determinar los lugares disponibles por cada carrera. 6.1.1.2 Entrega al estudiante fechas y horario del curso de inducción.
6.1.2 Autoridad. 6.1.2.1 Determinar la cantidad de alumnos mínima y máxima de alumnos que podrán ingresar por cuatrimestre.
6.1.2.2 Crear, modificar y distribuir los horarios de clases.
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6.2 Jefatura del departamento de Servicios Escolares. 6.2.1 Responsabilidades.
6.2.1.1 Publica la convocatoria para aspirantes y contacta a CENEVAL para solicitud de exámenes y fijar fecha de Aplicación. 6.2.1.2 Da de alta a los aspirantes en la página oficial de CENEVAL para que puedan realizar el registro. 6.2.1.3 Genera las listas de alumnos por carrera para la aplicación del examen. 6.2.1.4 Publica resultados, fechas de inscripción y requisitos de admisión. 6.2.1.5 Integrar expediente de los alumnos a ingresar. 6.2.1.6 Asignar matricula a los alumnos. 6.2.1.7 Asignar grupo y generar listas.
6.2.2 Autoridad.
6.2.2.1 Enlace autorizado con CENEVAL para programar la fecha del examen de admisión, dar de alta a los aspirantes y consultar resultados del examen e admisión. 6.2.2.3 Crear, generar y modificar las listas de alumnos por grupos. 6.2.2.4 Genera, asigna y modifica las matrículas de los alumnos. 6.2.2.5 Modifica el estatus de los alumnos en las bases de datos de la Universidad.
6.3 Jefe del Departamento de Prensa y Difusión.
6.3.1 Responsabilidades. 6.3.1.1 Difundir la convocatoria de admisión. 6.3.1.2 Tomar fotografía de alumnos de nuevo ingreso y generar credenciales.
6.3.2 Autoridad. 6.3.2.1 Diseñar, publicar y difundir las convocatorias para el proceso de admisión en redes sociales y demás medios de comunicación.
6.4 Aspirante.
6.4.1 Responsabilidades. 6.4.1.1 Solicita y adquiere ficha para examen de admisión. 6.4.1.2 Presentar examen de admisión. 6.4.1.3 Verifica que se encuentre en la lista de alumnos admitidos y genera pago de inscripción. 6.4.1.4 Entrega documentos para generar expediente.
6.4.2 Autoridad
6.4.2.1 exigir la aplicación del examen de admisión en las fechas programadas.
6.5 Jefe del departamento de Administración. 6.5.1 Responsabilidades.
6.5.1.1 Lleva el control de las fichas compradas. 6.5.1.2 Genera Fichas de pago para inscripción de cada aceptado.
6.5.2 Autoridad. 6.5.2.1 Valida o rechaza pagos a través del sistema de validación de pagos.
6.6 Coordinadora de Inglés.
6.6.1 Responsabilidades. 6.6.1.1 Diseñar y aplicar el examen de ubicación de inglés para los aspirantes a ingresar a la
Universidad.
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Vigencia 25/03/2021
6.6.2 Autoridad
6.6.2.1 Crear y modificar el contenido del examen de ubicación de inglés. 6.6.2.1 Concentrar los resultados del idioma inglés.
6.7 Caja. 6.7.1 Responsabilidades.
6.6.1.1 Recibir el pago de fichas y de cuotas de inscripción. 6.7.2 Autoridad
6.7.2.1 Guarda y custodia el ingreso percibido por el proceso de admisión. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Director Académico
Revisa de acuerdo a la capacidad instalada los lugares disponibles en cada
carrera y los reporta a SE.
Enero de cada año Reporte de Servicios Generales
2 Jefe de Dpto. de Servicios Escolares
Libera la convocatoria de admisión para su publicación y contacta a CENEVAL para hacer la solicitud de exámenes y agenda la
aplicación.
Febrero de cada año SOLICITUD DE EXANI
(documento externo)
3 Jefe de Dpto. Prensa y Difusión
Difunde la convocatoria a través de la página oficial de la UTS, FB y Twitter.
Febrero de cada año F-JDP06
4 Aspirante Solicita y adquiere ficha en el carea de caja o por pago referenciado para el
examen de admisión y registra pago e identificación con fotografía en el sistema
de validación de pagos.
De acuerdo a las fechas establecidas en la convocatoria de admisión
Ficha de pago
5 Caja Recibe pago de ficha para examen de admisión.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de admisión
Ficha de pago.
6 Jefe del departamento de Administración
Valida los pagos efectuados en sucursal bancaria y notifica a SE.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de admisión
Sistema de Validación de pago.
7 Jefe de Dpto. de Servicios Escolares
Da de alta a los aspirantes con ficha comprada en la página oficial de
CENEVAL para que puedan realizar el registro correspondiente.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de admisión
Guía para el pre registro de
sustentantes (documento
Externo) 8 Aspirante Realiza registro en CENEVAL e imprime
pase de ingreso al examen. De acuerdo a las
fechas establecidas en la convocatoria de
admisión
Registro en Línea CENEVALl (documento
Externo) 9 Jefe de Dpto. de
Servicios Escolares
Genera las listas de alumnos por carrera para la aplicación del examen en base a
los aspirantes que concluyeron su registro en la página de CENEVAL.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de admisión
Listas de Sustentantes.
F-JSE-010
10 Aspirante Presenta el examen de admisión De acuerdo a las Examen de
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-01
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
presentando credencial oficial y pase de ingreso
Asimismo, presentará examen de Ubicación de inglés.
fechas establecidas en la convocatoria de
admisión
Admisión CENEVAL
y examen de Inglés F-CI-01, F-CI-02
11 Coordinadora de Inglés
Revisa examen de ubicación de inglés y envía resultados a servicios escolares.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de admisión
Bas de datos
12 Jefe de Dpto. de Servicios Escolares
Revisa los resultados de examen en la plataforma de CENEVAL y genera listas
de aceptados, libera publicación de resultados, fechas de inscripción y
requisitos.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
Reporte de Resultados
Sustentantes F-JSE-008
13 Jefe del Dpto. de Prensa y Difusión
Publica resultados y difunde convocatoria de inscripción.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
F-JDP06
14 Aspirante Verifica que su resultado del examen de admisión sea favorable, realiza en el banco
pago de inscripción con la referencia proporcionada y asiste a la UT para
concluir el proceso.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
Página de la Universidad
15 Caja Recibe pago por concepto de inscripción. De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
Ficha de Pago.
16 Jefe de Dpto. de Servicios Escolares
Recibe Documentos para generar el expediente del alumno, asigna matrícula y entrega al aspirante formato F-JSE-001
para su llenado. SI el estudiante entrega el expediente
completo se llena el formato F-JSE-001 Si no, debe primero llenar el formato F-
JSE-002.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
Comprobante de
inscripción. F-JSE-001
Carta compromiso
de adeudo de documentos. F-JSE-002
17 Estudiante Firma formato F-JSE-001 como comprobante de inscripción y acuse de recibo de los documentos que deja en resguardo.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
Comprobante de inscripción F-JSE-001
18 Jefe del Departamento de Prensa y Difusión.
Toma foto del nuevo alumno, hace credencial y la entrega.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
Credencial F-JDP-08
19 Jefe del Departamento de
Servicios Escolares.
Asigna a cada nuevo alumno en su grupo académico y entrega a Dirección Académica los listados F-JSE-003.
De acuerdo a las fechas establecidas
en la convocatoria de Inscripción
Control Grupal F-JSE-003
20 Director Académico
Entrega de horario y fecha de curso de inducción.
Agosto Horario F-DAC-003
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-01
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 93 de 290
Código PI-JSE-01
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Alumnos Inscritos Cubrir con la
matrícula el 100% de los lugares ofertados.
ALUMNOS QUE SE INSCRIBEN * 100 / LUGARES OFERTADOS DE ACUERDO A LA CAPACIDAD INSTALADA
Anual
Jefe de Servicios Escolares
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo. • Normas para el ingreso de los estudiantes al Sistema Educativo Nacional. • Lineamientos de la Dirección General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas. • Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades. • Las demás leyes aplicables.
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Departamento de Servicios Escolares.
Dar admisión a los estudiantes en ingresar a la
Universidad.
Estudiantes aspirantes a ingresar a la Universidad. Admisión a la Universidad.
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO DIFUSIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL PE-JPD-01 RECAUDACIÓN PI-DAF-02 MACROPROCESO ACADEMICO PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Proceso de Admisión Anualmente Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
Aprobando examen de admisión, realizando el pago de inscripción y entregando los documentos requeridos para formar su expediente.
El Alumno
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 94 de 290
Código PI-JSE-01
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO NOMBRE TIEMPO
RETENCIÓN
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSE-001 Comprobante de inscripción. Permane
nte
Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
X Archivo del departamento de Servicios Escolares
F-JSE-002 Carta compromiso de
adeudo de documentos.
Permanente
Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
X Archivo del departamento de Servicios Escolares
F-JSE-003 Control Grupal.
Cuatrimestral
Jefe del Departamento de Servicios Escolares, Director Académico y Docentes
X X
Archivo del departamento de Servicios Escolares Correos Electrónicos Institucionales.
Documento Externo
Solicitud EXANI II.
Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X X Archivo del departamento de Servicios Escolares
Documento Externo
Guía para el pre registro de
sustentantes Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X Archivo del departamento de Servicios Escolares
Documento Externo
Registro en Línea CENEVALl Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X Archivo del departamento de Servicios Escolares
F-JSE-010 Listas de Sustentantes. Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X X Archivo del departamento de Servicios Escolares
F-CI-01 Examen de Inglés
Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X Coordinación de Ingles
F-CI-02 Cuadernillo de respuestas Inglés Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X Coordinación de Ingles
F-JSE-008 Lista de Alumnos Anual Jefe del X X Archivo del
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 95 de 290
Código PI-JSE-01
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
Aceptados. Departamento de Servicios Escolares
departamento de Servicios Escolares
F-DAC-003 Horario Cuatrimestral
Dirección Académica X X Digital y Archivo de
Académico
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 96 de 290
Código PI-JSE-02
Versión 00
Fecha Edición 11/04/2019
Vigencia 11/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
REINSCRIPCIÓN
ELABORÓ
Marlenne Medina Trejo
Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe Del Departamento De Servicios
Escolares
Li. Omar Uriel Soto Chacón
Director Académico
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 97 de 290
Código PI-JSE-02
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 98 de 290
Código PI-JSE-02
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
1. OBJETIVO
Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria al asegurarse que los estudiantes que finalizaron el ciclo escolar sean reinscritos para que puedan continuar sus estudios al siguiente cuatrimestre 2. ALCANCE Todos los alumnos 3. POLÍTICAS
3.1 Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por el estudiante que concluye satisfactoriamente el periodo escolar anterior.
3.2 El trámite de reinscripción se realizará dentro de la última semana del ciclo escolar que concluye 3.3 EL Alumno debe cumplir con todos los siguientes requisitos:
• Cubrir con el pago de la cuota por concepto de reinscripción. • No tener adeudo de materias. • No tener adeudos de entrega de documentación en Servicios Escolares.
3.4 No podrán Reinscribirse los alumnos que no cuenten con certificación A2 de manejo del idioma ingles al concluir el cuatrimestre de Inmersión a la lengua inglesa.
3.5 No podrán Reinscribirse al cuatrimestre de Estadía los alumnos que no cuenten con la certificación B1 de manejo del idioma inglés.
3.6 No podrán inscribirse a Ingeniería los alumnos que no cuenten con la certificación B2 de manejo del idioma inglés.
3.6 No podrán inscribirse a Ingeniería los alumnos que no cuenten con el inicio del trámite de titulación de TSU.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
• Ciclo Escolar: Periodo Cuatrimestral que comprenden Enero-Abril, Mayo-Agosto y Septiembre-Diciembre. • Ciclo Escolar anterior: cuatrimestre que se ha concluido satisfactoriamente • Reinscripción: cuando un alumno se inscribe a un cuatrimestre o ciclo escolar distinto al de nuevo ingreso. • SE: Servicios Escolares • BIS: Bilingüe Internacional y Sustentable.
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:
• Alumno de la Universidad • Jefe del departamento de servicios escolares • Director académico • Jefe del departamento de psicopedagogía y Becas • Caja
Recursos Materiales: • Papeletas de Reinscripción. • Sellos Institucionales • Tinta • Materiales de oficina
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 99 de 290
Código PI-JSE-02
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
Recursos Financieros e Infraestructura: • Oficinas de la Administración de la Universidad.
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.1.1 Responsabilidades.
6.1.1.1. Proporcionar formato de reinscripción. 6.1.1.2 Asignar grupos y generar listas. 6.1.1.3 Asignar el estatus alumno reinscrito en las bases de datos de la Universidad.
6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Modificar el formato de reinscripción. 6.1.2.2 facultado para modificar el estatus de los alumnos en las diferentes bases de la universidad 6.1.2.2 facultado para realizar la distribución de aulas y asignar grupos y listas de alumnos.
6.2 Jefe del Departamento de Psicopedagogía y Becas. 6.2.1 Responsabilidades.
6.2.1.1 Firmar el formato de reinscripción. 6.2.1.2 Actualizar la lista de alumnos becados
6.2.2 Autoridades.
6.2.2.1 Asignar becas a los alumnos 6.2.2.2 Alimentar, actualizar y depurar el registro de becas de la Universidad. 6.2.2.3 Realizar los estudios Socioeconómicos.
6.3 Caja. 6.3.1 Responsabilidades.
6.3.1.1 Exigir y recibir el pago de reinscripción de los estudiantes. 6.3.1.2 Firmar el formato de reinscripción.
6.3.2 Autoridades. 6.3.2.1 Autorizado para recibir pagos de alumnos. 6.3.2.2 Guarda y custodia de los recursos generados por las cuotas de reinscripción
6.4 Director Académico. 6.4.1 Responsabilidades.
6.4.1.1 Verificar que ningún alumno tenga adeudo académico. 6.4.1.2 Firmar el formato de reinscripción
6.4.2 Autoridades. 6.4.2.1 Evaluar el desempeño académico del alumno. 6.4.2.2 Genera, valida y proporciona horarios académicos a los estudiantes.
6.5 Alumno 6.5.1 Responsabilidades.
6.5.1.1 Tramitar su reinscripción en tiempo y forma. 6.5.2 Autoridades.
6.5.2.1 Solicitar su reinscripción en el periodo establecido. 6.5.2.2 Solicitar Beca 6.5.2.3 Exigir su horario de clases y grupo.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 100 de 290
Código PI-JSE-02
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Servicios Escolares
Entrega al alumno formato F-JSE-004, comprobante de reinscripción para su llenado.
Al iniciar cada cuatrimestre (Enero, Mayo, Septiembre)
F-JSE-004
2 Alumno
Pasa a caja a confirmar que no tenga adeudos cuatrimestrales.
Al iniciar cada cuatrimestre (Enero, Mayo, Septiembre)
F-JSE-004
3 Caja
Recibe el pago de cuota de reinscripción y firma comprobante de reinscripción.
Al iniciar cada cuatrimestre (Enero, Mayo, Septiembre)
F-JSE-004
4 Dpto. Psicopedagógico
Valida a los alumnos que cuentan con beca y firma comprobante de reinscripción
Al iniciar cada cuatrimestre (Enero, Mayo, Septiembre)
F-JSE-004
5 Dirección
académica
Valida que el alumno tenga acreditadas todas las materias y firma comprobante de reinscripción.
Al iniciar cada cuatrimestre (Enero, Mayo, Septiembre)
F-JSE-004
6 Servicios Escolares
Valida que la documentación del alumno este completa, Se firma el comprobante de reinscripción y se le asigna grupo y carga académica al alumno.
Al iniciar cada cuatrimestre (Enero, Mayo, Septiembre)
F-JSE-004
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Reingresos Reinscribir al 100%
de los alumnos que concluyen satisfactoriamente el periodo escolar anterior.
(Alumnos reinscritos) (100) / Alumnos que concluyeron el ciclo anterior.
Cuatrimestral Jefatura del departamento de Servicios Escolares
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO 12. ENTRADAS Y SALIDAS
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 101 de 290
Código PI-JSE-02
Versión 00
Fecha Edición
Vigencia
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Departamento de Servicios Escolares.
Reinscripción de los alumnos que concluyeron satisfactoriamente el ciclo
escolar anterior.
Estudiantes de la Universidad.
Reinscribirse a un nuevo ciclo escolar.
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ACADÉMICO PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Tramite de reinscripción
Al concluir cada cuatrimestre.
Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
Mediante la apertura del periodo de reinscripción a través del Llenando el formato de comprobante de reinscripción.
El Alumno
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSE-004
Comprobante de Reinscripción Permanent
e
Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
X Archivo del departamento de Servicios Escolares
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 102 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
5.1.1.1.1.1
Universidad Tecnológica de Saltillo
TRAMITE DE TITULACIÓN
5.1.1.1.1.2 5.1.1.1.1.3
5.1.1.1.1.4 5.1.1.1.1.5
ELABORÓ
Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe Del Departamento De Servicios
Escolares
Li. Omar Uriel Soto Chacón
Director Académico
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 103 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
5.1.1.1.1.6
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 104 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria al asegurar que los estudiantes que finalizaron su carga académica como TSU y/o Ingeniería se titulen. 2. ALCANCE Todos los alumnos con su carga académica cubierta al 100% 3. POLÍTICAS 3.1.- Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por el Estudiante Egresado. 3.2.- Los trámites se realizan exclusivamente en las fechas indicadas por la convocatoria. 3.3.- El aspirante debe cumplir con todos los siguientes requisitos:
• No presentar algún tipo de adeudo con las diferentes áreas de administración de la Universidad. • Contar con Certificación B1 de ITEP vigente al momento de la solicitud. • Presentar Acta de nacimiento reciente en original y copia tamaño carta. • Presentar dos copias tamaño carta de la CURP. • Presentar 10 fotografías tamaño infantil, de frente, blanco y negro, con fondo blanco y retoque en papel
mate. • Presentar 3 fotografías para Titulo ovaladas de frente, blanco y negro, con fondo blanco y retoque en
papel mate. • Presentar 4 fotografías tamaño infantil de frente, a color, con fondo blanco retoque en papel mate. • Presentar Certificado de bachillerato o equivalente (original y copia tamaño carta). • Presentar Carta de Autenticidad del Certificado de bachillerato. • Cubrir con los Derechos Federales, Estatales y de Trámite vigentes al momento de realizar la solicitud. • Solicitud de trámite de registro y expedición de cedula profesional.
Para Ingeniería Todos los requisitos anteriores más los siguientes:
• Contar con Certificación B2 de ITEP vigente al momento de la solicitud. • Copia del Certificado de TSU. • Carta de autenticidad del Certificado de TSU. • Copia del Título de TSU. • Copia de la Cedula Profesional de TSU.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES • Cédula: La Cedula o Cedula profesional, es el documento que indica el número de cédula personal con
efectos de patente por parte del Gobierno Federal, que autoriza, o en su caso reconoce, el ejercicio de actividades profesionales en los diferentes niveles educativos.
• DEP: Dirección General de Profesiones. • Egresado: El alumno que haya concluido la totalidad de materias que integran el plan de estudios de TSU
y que haya aprobado su proyecto de Estadía. • Proceso de Estadía: último cuatrimestre que comprende el plan de estudios de TSU/ING, en donde el
alumno tendrá que desarrollar, en un periodo de 525 horas, un Proyecto afín a su área de estudio, proyecto que desarrollara en una empresa o ente del sector público.
• TSU: Técnico superior universitario. • ING: Ingeniería. • SE: Servicios Escolares.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 105 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:
• Jefe del departamento de servicios escolares • Jefe del departamento de prensa y difusión. • Cajera • Alumno de la Universidad
Recursos Materiales: • Materiales de oficina
Recursos Financieros e Infraestructura: • Oficinas de la Administración de la Universidad. • Pago de derechos estatales y federales por concepto de trámite de titulación.
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.1.1 Responsabilidades.
6.1.1.1 liberar convocatoria de trámite de titulación 6.1.1.2 Verificar la integración del expediente escolar del alumno 6.1.1.3 Realizar pagos de derechos estatales y federales del trámite de titulación del alumno. 6.1.1.4 realizar el trámite de titulación del alumno ante la Dirección Estatal de profesiones. 6.1.1.5 Registrar los títulos emitidos por la Universidad ante la Dirección General de profesiones. 6.1.1.6 Darle seguimiento al trámite de titulación y expedición de cedula profesional de los alumnos.
6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Integrar el expediente escolar de los alumnos 6.1.2.2 Elaborar títulos. Certificados, Carta de Exención de Examen Profesional y Carta de Servicio Social. 6.1.2.3 Facultado para realizar pago de derechos estatales y federales a nombre del estudiante.
6.1.2.4 Autorizado para realizar el trámite de registro de título y expedición de cedula profesional ante la Dirección Estatal de Profesiones.
6.1.2.5 Autorizado para firmar los títulos y registrarlos ante la Dirección General de Profesiones.
6.2 Jefe de Departamento de Promoción y Difusión. 6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Publicar y difundir la convocatoria del trámite de titulación. 6.2.2 Autoridades
6.2.2.1 Diseñar y darles formato institucional a las convocatorias. 6.2.2.2 Administrar la página oficial de la universidad, así como las redes sociales oficiales.
6.3 Caja 6.3.1 Responsabilidades
6.3.1.1 Recibir y validar el pago por concepto de trámite de titulación. 6.3.2 Autoridades
6.3.2.1 Guarda y custodia de los recursos percibidos por los pagos realizados.
6.4 Alumno
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 106 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
6.4.1 Responsabilidades 6.4.1.1 Entregar en tiempo y forma el expediente completo para realizar el trámite de titulación 6.4.1.2 Realizar pago por concepto de trámite de titulación vigente a la fecha de la solicitud.
6.4.2 Autoridades 6.4.2.1 Exigir registro de título y expedición de cedula profesional. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1
Jefe de Departamento de
Servicios Escolares
Libera convocatoria de titulación y solicita su publicación en redes sociales y página de la Universidad
Del mes de Febrero a Noviembre de cada
año.
Convocatoria Tramite de
titulación TSU F-JSE-011
Convocatoria Tramite de
titulación ING F-JSE-012
2
Jefe de Departamento de
Promoción y Difusión.
Publica convocatoria en la página de la Universidad y en redes sociales
Del mes de Febrero a Noviembre de cada
año. Publicación
3 Alumno
Revisa Convocatoria y requisitos, junta la papelería para entregar expediente y realiza pago de gastos de titulación. Del mes de Febrero
a Noviembre de cada año.
Convocatoria Tramite de
titulación TSU F-JSE-011
Convocatoria Tramite de
titulación ING F-JSE-012
4 Caja Recibe pago por concepto de Gastos de titulación y entrega comprobante de pago
Del mes de Febrero a Noviembre de cada
año.
F-DAF-003 Comprobante de
pago
5 Alumno
Entregar comprobante de pago y documentos necesarios para realizar el trámite de titulación y firma Solicitud de registro de título y expedición de Cedula profesional.
Del mes de Febrero a Noviembre de cada
año. Formato Solicitud
F-JSE-014
6
Jefe de Departamento de
Servicios Escolares
Realiza los pagos de derechos Estatales y Federales, Envía expediente del alumno a la DEP, espera a recibir el título y cédula profesional.
Del mes de Febrero a Noviembre de cada
año.
Manual Trámite de titulación de la Secretaria de Educación Pública del Estado de Coahuila.
7 Alumno
Recoge tu Título, Cedula Profesional, firma formato de Entrega-Recepción de Expediente Escolar, los libros de registro y recoge su expediente en las oficinas de la Universidad.
Cuando la DEP libere la Cedula Profesional
Entrega-Recepción de Expediente
Escolar F-JSE-013
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 107 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-05 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-05 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Realizar seguimiento académico durante su estancia en la universidad. Meta
Incrementar la eficiencia terminal por cohorte generacional en un 80% anual
(alumnos titulación ) (100) / alumnos egresados por cohorte generacional
Anual Departamento de Servicios Escolares
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo • Lineamientos de la Dirección General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas • Lineamientos y Requisitos de la Dirección General de Profesiones. • Lineamientos y Requisitos de la Dirección Estatal de Profesiones del Estado de Coahuila de Zaragoza. • Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades. • Las demás leyes aplicables.
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Departamento de Servicios Escolares.
Recepción de expediente de los alumnos egresados interesados en tramitar su
título profesional.
Alumnos egresados. Título profesional y
expedición de cedula profesional.
5.1.1.1.1.7 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Macro Proceso Académico. PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Tramite de titulación Del mes de Febrero a Al jefe del Mediante la publicación de la El alumno
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 108 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
y expedición de cedula profesional.
Noviembre de cada año.
departamento de Servicios Escolares.
convocatoria de trámite de titulación
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSE-011
Convocatoria Tramite de titulación TSU Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X Página Web de la Universidad
F-JSE-012
Convocatoria Tramite de titulación ING Anual
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X Página Web de la Universidad
Documento Externo.
Formato Solicitud Permanente
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X X Archivo del departamento de Servicios Escolares
F-JSE-013
Entrega-Recepción de Expediente Escolar
Permanente
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
X Archivo del departamento de Servicios Escolares
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 109 de 290
Código PI-JSE-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 110 de 290
Código PI-JSE-04
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
BAJA ACADÉMICA
5.1.1.1.1.8 5.1.1.1.1.9
5.1.1.1.1.10 5.1.1.1.1.11
ELABORÓ
Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe Del Departamento de Servicios
Escolares
Li. Omar Uriel Soto Chacón
Director Académico
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-04
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-04
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO
Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales asegurándose que los estudiantes que por alguna razón causen baja Académica cumplan el proceso completo. 2. ALCANCE Todos los alumnos que causen baja definitiva o temporal. 3. POLÍTICAS
3.1 Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad. 3.2 Los trámites de baja que solicita Dirección Académica son en base al seguimiento de derivación de tutoría individual cuando el alumno abandone sus estudios. 3.3 Cuando el alumno solicite la baja debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Llenar formato baja. b) Seleccionar el tipo de baja, Definitiva o Temporal. c) Establecer el motivo de la baja. d) En caso de ser baja definitiva, no contar con algún adeudo ante las distintas áreas de la
administración. 3.4 En caso de ser baja definitiva y que el alumno no cuente con algún adeudo en las diferentes áreas de la administración podrá solicitar la devolución de su papelería. 3.5 La documentación de los alumnos que abandonan sus estudios permanecerán en archivo escolar durante 5 años y posteriormente se dispondrán como archivo muerto. 3.6 A falta de alguna de las autoridades firmantes, podrá firmar en su lugar cualquier autoridad del mismo orden jerárquico, en caso de que falte el área de rectoría, firmara alguno de los directores que se encuentren en la Universidad al momento de la solicitud de la baja.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Baja Académica: es aquella suspensión temporal o permanente de cualquier actividad académica por parte de los alumnos dentro de la Universidad Tecnológica. Baja Definitiva: es la suspensión permanente de actividades académicas y por parte de un alumno dentro de la Universidad Tecnológica. Baja Temporal: es la suspensión momentánea, por un periodo determinado, de cualquier actividad académica dentro de la Universidad Tecnológico, que al cumplirse ese lapso de tiempo pueden reactivarse las actividades académicas del alumno. SE: Servicios Escolares. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:
• Alumno de la Universidad. • Jefe del departamento de servicios escolares. • Director académico. • Jefe del departamento de psicopedagogía y Becas. • Caja. • Rectoría.
Recursos Materiales: • Material de Oficina.
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Código PI-JSE-04
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Recursos Financieros e Infraestructura • Oficinas de la Administración de la Universidad.
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.1.1 Responsabilidades.
6.1.1.1. Proporcionar formato de solicitud de baja al estudiante. 6.1.1.2 Tramitar la baja definitiva o temporal del alumno 6.1.1.3 Modificar el estatus del alumno en las bases de datos de la Universidad
6.1.2 Autoridades.
6.1.2.1 Encargado de modificar el estatus de alumno activo y/o baja del alumno en las bases de datos de la Universidad
6.1.2.2 Facultado para realizar la entrega de documentación personal de los estudiantes. 6.1.2.3 Facultado para retener y custodiar la documentación personal de los estudiantes.
6.2 Jefe del Departamento de Psicopedagogía y Becas. 6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Atender los motivos que originan la baja del alumno y en su caso se firman el formato de baja
6.2.2 Autoridades. 6.2.2.1 Encargado de asignar becas a los alumnos como estrategia de retención. 6.2.2.1 Encargado de cancelar beca de un alumno becado que causo baja.
6.3 Caja 6.3.1 Responsabilidades.
6.3.1.1 Corroborar que el alumno no tenga ningún adeudo económico. 6.3.2 Autoridades.
6.3.2.1 Autorizado para recibir pagos de alumnos. 6.3.2.2 Encargado de modificar el estado de cuenta de los alumnos.
6.4 Alumno 6.4.1 Responsabilidades.
6.4.1.1 Tramitar su baja definitiva o temporal según sea el caso. 6.4.2 Autoridades.
6.4.2.1 Solicitar su baja definitiva o temporal en cualquier momento. 6.5 Director Académico. 6.5.1 Responsabilidades.
6.5.1.1 firmar el formato de baja 6.5.2 Autoridades.
6.5.2.1 Evaluar el desempeño académico del alumno y determinar la baja definitiva o temporal de un en cualquier momento.
6.6 Rectoría 6.6.1 Responsabilidades.
6.6.1.1 firmar el formato de baja 6.6.2 Autoridades.
6.6.2.1 Solicitar baja definitiva o temporal de un estudiante en cualquier momento.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-04
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1
Alumno y/o Dirección
académica.
El Solicitar la baja Temporal o Definitiva del Alumno a SE. Dirección académica solicita baja temporal o definitiva en base al seguimiento de derivación de tutoría individual.
En el momento en el que se solicite
F-JSE-006
Seguimiento de derivación de
tutoría individual. F-JP-014
2
Servicios Escolares.
Entregar formato de baja F-JSE-006 al alumno que lo solicita para recabar firmas, si es dirección académica quien solicito a la baja del alumno, se llena el formato de baja F-JSE-006 y se cambia el status del alumno de activo a baja.
En el momento en el que se solicite
F-JSE-006
3
Alumno.
Pasa a exponer sus motivos y a recolectar firmas de las distintas áreas administrativas que deben tener conocimiento de la baja.
En el momento en el que se solicite
F-JSE-006
4 Dirección Académica,
Depto. Psicopedagógico Caja y Rectoría.
Se atienden los motivos que originan la baja del alumno y en su caso se firman el formato de baja F-JSE-006 y hacen las observaciones pertinentes de la condición del alumno al momento de la baja.
En el momento en el que se solicite
F-JSE-006
5 Alumno Ya con las firmas de las distintas áreas administrativas involucradas el alumno firma el formato baja y lo lleva a SE
En el momento en el que se solicite
F-JSE-006
6 Servicios Escolares
Se Firma el formato baja y se modifica el estatus del alumno de activo a baja temporal o definitiva en las distintas bases de la universidad y en caso que el alumno solicite la devolución de su papelería se firma formato de entrega de documentos.
Al momento de firmar la baja temporal o definitiva.
F-JSE-006
F-JSE-015
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-04 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-04 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Realizar seguimiento académico durante su estancia en la
Atender la totalidad de solicitudes de baja
Bajas Atendidas) (100) / Solicitudes de Baja
Cuando El Alumno lo Solicite
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 115 de 290
Código PI-JSE-04
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
universidad 11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo • Lineamientos de la Dirección General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas • Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades. • Las demás leyes y reglamentos aplicables.
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Departamento de Servicios Escolares
Alumnos que por reprobación o por iniciativa
propia soliciten baja académica
Estudiante de la Universidad Baja definitiva o Temporal.
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Megaproceso Académico PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Tramite de baja académica
Cuando el alumno lo solicite
Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
Llenando el formato de baja y recolectando firma y sellos de liberación de las distintas áreas administrativas.
El Alumno
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSE-006
Formato de baja. Permanente.
Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
X
Archivo del departamento de Servicios Escolares.
F-JSE-015
Formato entrega de documentos. Permanent
e.
Jefe del Departamento de Servicios Escolares.
X
Archivo del departamento de Servicios Escolares.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 116 de 290
Código PI-JSE-04
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 117 de 290
Código PI-JSE-05
Versión 01
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 25/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
SEGURO ESTUDIANTIL
5.1.1.1.1.12 5.1.1.1.1.13
5.1.1.1.1.14 5.1.1.1.1.15
ELABORÓ
Marlenne Medina Trejo
Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe del Departamento de Servicios
Escolares
Li. Omar Uriel Soto Chacón
Director Académico
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 118 de 290
Código PI-JSE-05
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 26/03/2021
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-05
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria al asegurarse que todos los estudiantes de la Universidad cuenten con la afiliación ante el Instituto Mexicano del Seguro Social para poder recibir atención médica gratuita 2. ALCANCE Todos los alumnos activos de la Universidad. 3. POLÍTICAS
3.1. Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por el alumno, en caso de no poder hacerlo podrá realizarlo el padre o tutor. 3.2. Servicios Escolares dará de alta los números de seguro social proporcionados por los alumnos al momento de su inscripción. 3.3. El estudiante que no haya proporcionado número de Seguro Social deberá entregar su Número de Seguridad Social Ordinario en el formato expedido por el IMSS. 3.4. Los estudiantes que causen baja académica ya sea temporal o definitiva causaran baja del seguro estudiantil ante el IMSS 3.5. Los estudiantes egresados causaran baja del seguro estudiantil. 3.6. Los estudiantes egresados podrán solicitar prorroga del seguro estudiantil hasta dos meses posteriores a la fecha de su egreso.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 1.-DAF: Dirección de Administración y Finanzas 2.-IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social 3.-NSS: Número de Seguridad Social 4.-SE: Servicios Escolares 5.-UMF: Clínica de Unidad Medico Familiar 6.-Vigencia de Derechos: Documento Expedido por el Instituto Mexicano del Seguro Social donde acredita que el estudiante cuenta con derecho a atención médica. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
Recursos Humanos: • Jefe de departamento de servicios escolares y promoción. • Director de Administración y Finanzas. • Alumno.
Recursos Materiales: • Material de oficina • Llaves de acceso a la plataforma del IMSS.
Recursos Financieros e Infraestructura • Oficinas de la administración de la Universidad •
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Jefe de Departamento de servicios escolares. 6.1.1 Responsabilidades
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-05
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 26/03/2021
6.1.1.1 Dar a conocer a la población estudiantil el proceso a seguir para contar con las afiliaciones ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. 6.1.1.2 Recaba los Números de Seguro Social de los Alumnos. 6.1.1.3 Dar de alta a los alumnos de en la plataforma del IMSS. 6.1.1.3 Da a conocer las altas del Seguro Estudiantil de los alumnos que lo Solicitaron.
6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Exigir el Número de Seguro Social a los Estudiantes. 6.1.2.2 manipular la plataforma del IMSS con las llaves de acceso para el seguro estudiantil. 6.2 Director administrativo. 6.2.1 Responsabilidades
6.2.2.1 Solicitar las llaves de acceso ante el IMSS para la afiliación de los alumnos al seguro facultativo. 6.2.2.2 Proporcionar las llaves de acceso a servicios escolares para las afiliaciones de los alumnos ante el IMSS.
6.2.2 Autoridades 6.2.2.1 Autorizado ante el IMSS para generar las llaves de acceso y dispositivos magnéticos para ingresar a la plataforma del IMSS.
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Director Administrativo.
Mediante USB se entrega llaves y dispositivo magnético necesario para ingresar a la plataforma del IMSS.
Enero Llaves y dispositivo magnético del
IMSS
2 Jefe de Depto.
Servicios Escolares.
Da a conocer a la población estudiantil el proceso a seguir para contar con el seguro estudiantil y solicita el Número de Seguro Social de los estudiantes.
Septiembre. F-JSE-007
3 Alumno Entrega Número de Seguro Social ordinario en físico. Septiembre Formato Expedido
por el IMSS
4 Jefe de Depto.
Servicios Escolares..
Recaba los NSS de los estudiantes y da de alta al alumno en la plataforma del IMSS Septiembre Sistema Digital
IDSE.
5 Alumno. Ingresa al portal digital del IMSS a tramitar la vigencia de derechos y asignación de clínica.
Cuando lo solicite. Sistema Digital del IMSS.
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-03 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-03 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 121 de 290
Código PI-JSE-05
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 26/03/2021
INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Seguro estudiantil Atender el 100%
de los alumnos al Seguro Estudiantil
(Altas en el Seguro Social)
(100) / Alumnos Activos
Cuatrimestral. Dirección administrativa.
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Ley del Seguro Social
• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo.
• Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades.
• Las demás leyes y reglamentos aplicables. 12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Servicios Escolares Da de alta a los alumnos ante el Instituto Mexicano
del Seguro Social
Estudiantes de la Universidad
Afiliación al seguro facultativo
5.1.1.1.1.16 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Macro Procedimiento Académico. PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Tramite de alta de seguro estudiantil.
Al inicio de cada cuatrimestre.
Estudiantes de la universidad.
Dar de alta a los alumnos ante el Instituto Mexicano del Seguro Social y enviar el reporte del alta a SE.
Director administrativo.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PI-JSE-05
Versión 00
Fecha Edición 25/03/2019
Vigencia 26/03/2021
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSE-007
Formato Convocatoria Seguro Estudiantil.
Permanente.
Jefe del departamento de Servicios Escolares.
X X
Archivo digital del Departamento de Servicios Escolares.
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código IT-JP-02
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
BECAS
5.1.1.1.1.1 5.1.1.1.1.2
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DEPTO. PSICOPEDAGOGIA
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
OMAR SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 124 de 290
Código IT-JP-02
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO. - Establecer un programa de becas que favorezca a los alumnos en situación de desventaja económica para que reciban un estímulo que apoye sus gastos escolares.
5.1.1.1.1.3 2. ALCANCE. – Los alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo que cubran los requisitos y que resulten favorecidos de acuerdo al alcance de los recursos otorgados. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES. - SEDU: Secretaría de educación. SUBES: Sistema único de beneficiarios de educación superior. UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JP-01 5. POLÍTICAS Revisar que se cumplan las políticas que establece la beca en la convocatoria. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 125 de 290
Código IT-JP-02
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
7.- REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE
DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
Registro externo
Convocatoria 1 ciclo escolar
Depto. de becas X
Archivo
Registro externo
Lista de beneficiados
Mientras el alumno
este becado
Depto. de becas X X
Archivo
Sec. Responsable (s) Actividades Qué/Cómo
Cuándo/Dónde Documento/Registro
(código) 1 El departamento de
becas y departamento
difusión
Da a conocer la convocatoria de Becas de parte de SEDU y notifica al departamento de becas.
Cuando se abren las convocatorias .
N/A
2 El departamento de becas y
departamento difusión
Da a conocer a la comunidad estudiantil la convocatoria y los requisitos para obtenerla; Se
difunde en solic. difusión F-JDP-06-B y F-JDP-07-B
Durante el mes de septiembre. En la UTS.
FORMATO DIFUSION
F-JP-06 F-JP-07
3 Los alumnos Realizan su registro en línea ante las instancias requeridas según la beca a solicitar
Durante el período que la convocatoria señala. Se realiza en línea en la plataforma SUBES y SEDU
DOCTO.
EXTERNO
4 Departamento de becas
Recibe la papelería del alumno y la envía al depto. de becas de SEDU
Período entre los meses de sept. y oct. de acuerdo a convocatoria. En la oficina de Becas UTS
CHECKLIST
DOCTO. SEDU
5 SEDU Envía a departamento académico la lista de beneficiarios del programa de becas
En el mes de noviembre; En reunión convocada en sede asignada por SEDU.
LISTADO EXCEL
6 El departamento de becas
Publica la lista de beneficiarios del programa
En el mes de noviembre; en UTS
LISTADO EXCEL
7 El alumno Recibe la noticia de que es beneficiario de la beca que solicitó
En el mes de noviembre; en UTS
LISTADO EXCEL
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 126 de 290
Código IT-JP-02
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
F-JP-06 Solicitud de Difusión
Mientras el alumno
este becado
Depto. de becas x
Archivo
F-JP-07-B Registro Interno y Externo
Mientras el alumno
este becado
Depto. de becas x
Archivo
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 127 de 290
Código IT-JP-03
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
TUTORIAS
5.1.1.1.1.4 5.1.1.1.1.5
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DE DEPARTAMENTO DE
PSICOPEDAGOGIA.
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
OMAR URIEL SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 128 de 290
Código IT-JP-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO: Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria realizando seguimiento durante su estancia en la universidad a través de un programa de tutorías que permita fortalecer la formación humana y técnica de los estudiantes, mediante la atención grupal y personalizada de acuerdo a la problemática que cada uno de los estudiantes enfrenta, facilitando su adaptación a la comunidad universitaria y el logro de objetivos académicos, alentando su permanencia y aprovechamiento escolar.
5.1.1.1.1.6 2. ALCANCE: Todos los estudiantes de la UTS 3. TERMINOS Y DEFINICIONES N/A Derivación: Consecuencia o resultado, “después de la revisión se realiza la derivación a otra área”. 4. DIAGRAMA DE FLUJO: Anexo DF-JP-04 5. POLÍTICAS Políticas de Operación: Las siguientes políticas de operación se establecen de acuerdo al Modelo Nacional de Tutorías.
5.1.- FUNCIONES POR FIGURA
El Coordinador del programa de tutoría realizará las siguientes funciones:
• Gestión de capacitación de tutores • Evaluación y retroalimentación al desempeño de tutores. • Atención a los alumnos que acuden voluntariamente al área psicopedagógica. • Brindar apoyos al estudiante a través de las áreas psicopedagógico, becas y derivaciones
externas. • Evaluar y actualizar el PIT anualmente • Registrar el PIT en el sistema de gestión de calidad • Seguimiento semanal a reporte diario de atención. • Seguimiento a reportes semanales de derivaciones • Vigila el cumplimiento de las políticas del programa, así como reportar a las Designar un
responsable institucional que coordine el PIT
El tutor grupal realizará las siguientes funciones
• Asistir a curso de inducción /capacitación. • Impartir tutoría grupal. • Detectar y canalizar estudiantes en riesgo de deserción a tutoría individual y a asesoría
académica. • Realizar la derivación de alumnos detectados y dar seguimiento a los mismos.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código IT-JP-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
• Dar seguimiento con el coordinador académico a las derivaciones realizadas.
El tutor individual realizará las siguientes funciones
• Recibe y da seguimiento a derivaciones emergentes y realiza la lista de atención. • Atiende los reportes semanales de derivaciones por inasistencias. • Realiza las orientaciones propias de la tutoría individual, tanto voluntaria como derivada. • Entrega de reportes semanales a coordinación de tutorías. • Apoyo en seguimiento a proyectos de impacto social con alumnos. • Realiza entrevistas individuales a los alumnos derivados.
5.2 . - Asignar a una persona responsable de tutoría por PE que trabaje en colaboración con la persona responsable institucional del PIT.
5.3 . - Garantizar que la acción tutorial se realice en todos los niveles y modalidades educativas que oferta la institución
5.4 . - Gestionar espacios físicos para asegurar que la tutoría individual y grupal se realicen en las mejores condiciones.
5.5.- Asignar a cada tutor un grupo de tutoría y en caso de que la institución lo requiera, asignar máximo dos grupos.
5.6.- Considerar los siguientes aspectos para la asignación de un tutor.
- Que el tutor imparta una asignatura al grupo tutorado en el cuatrimestre (en los grupos de primer
cuatrimestre es indispensable que así sea). - En caso de asignar dos grupos, es necesario que ambos no sean de primer cuatrimestre.
5.7.- La acción tutorial la realizará preferentemente un profesor de tiempo completo (PTC) y de ser necesario, un profesor de asignatura (PA).
5.8.- En caso de requerir cambio de tutor, tomar en consideración la propuesta del coordinador del PIT por parte de la Dirección Académica
5.9.- Garantizar que cada grupo cuente como mínimo con una hora semanal de tutoría grupal: SE SUGIERE QUE NO SEA EN LA PRIMERA O ULTIMA DEL HORARIO DE CLASES.
5.10.- Asignar en la carga horaria del tutor, un mínimo de tres horas semanales de tutoría individual por grupo.
5.11.- Registrar las horas de tutoría grupal e individual en la carga horaria del tutor.
5.12.- Establecer un mecanismo que garantice la asistencia de estudiantes a las sesiones de tutoría grupal acorde a las políticas determinadas para este mismo fin.
5.13.- Perfil deseable del Tutor:
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código IT-JP-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
• Conocimientos: dominio del Modelo Educativo del Subsistema de las UT, del programa educativo al que pertenecen sus estudiantes tutorados y de la estructura orgánica de la UT; asimismo, debe comprender las etapas de la adolescencia y del adulto joven, sus estilos de aprendizaje, habilidades cognitivas y meta cognitivas.
• Habilidades: manejo eficiente de la observación, escucha activa, comunicación asertiva, empatía, congruencia, aceptación incondicional, liderazgo, manejo de emociones, resiliencia, técnicas de entrevista y trabajo colaborativo.
• Actitudes: ser una persona que se conduzca con responsabilidad, ética, honestidad y respeto.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Sec. Responsable (s) Actividades
Qué/Cómo Cuándo/Dónde Documento/Registro
(código) 1 Dirección Académica Revisa y aprueba el programa y
formatos establecidos por el área de tutorías y designa los tutores para cada grupo
Al inicio de cada cuatrimestre
MANUAL PIT MP-JP-01
2
Coordinador de tutorías
Realiza el curso de inducción y sensibilización a tutores y coordinadores y da a conocer el PIT y procedimiento de tutorías y sus formatos correspondientes para operarlo. Reporta a dirección académica los casos de los alumnos derivados.
Al inicio del cuatrimestre
Lista de asistencia Formato de difusión F-JDP-07
3 Tutor/Docente Realiza la acción tutorial grupal una vez por semana y reporta al departamento de tutorías semanalmente la asistencia de los alumnos a la sesión, también reporta las inasistencias acumuladas en las diferentes asignaturas, y cuando sea el caso realiza la derivación a coordinación académica. Realiza entrevistas a alumnos en caso de ser necesario.
Al inicio del cuatrimestre Permanente
Formato de registro de tutoría grupal F-JP 008 Formato derivación de alumnos a tutoría individual o a las áreas de apoyo F-JP 001
4 Coordinador de Programa Educativo
El coordinador académico entrega las derivaciones a coord. de tutorías semanalmente seguimiento en el formato de derivación
Permanente F JP 001
5
Coordinador de tutorías
Recibe derivaciones y realiza seguimiento de las mismas, con los diferentes apoyos, tutor individual, psicólogo, departamento de becas, instituciones externas, dando
Permanente
Formato de derivaciones F JP 001 DERIV F JP 007 F JP 009 F JP-005
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 131 de 290
Código IT-JP-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
respuesta a través del reporte semanal, realizando seguimiento individual y reportando al área académica cada caso.
6
Servicios de apoyo y docentes
Realiza acciones de asesoría a los alumnos que presenten bajo rendimiento académico que le sean derivados., atención psicológica, o individual y asesoría en becas, según sea el caso, elaborando reporte de atención.
Permanente
Formato registro de asesorías académicas F-DAC-011
7 Alumno Asistirá a sesiones de tutoreo/asesorías individuales, apoyo psicopedagógico, becas, según sea el motivo de derivación o a instituciones externas si es necesario.
Permanente
Formato de registro de orientación individual F JP 007 Formato de entrevista F JP 009 Formato derivación a instituciones externas F JP 005
8 Depto. de tutorías y psicopedagógico
Elabora reporte de alumnos atendidos y su seguimiento s atendidos y su seguimiento.
Permanente
Formato de seguimiento de derivación F JP 007
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARDO LUGAR DE
ALMACENAJE ELECT PAPEL
MP-JP-01 Programa de tutorías/Documento operativo
Permanente
Coord. Tutorías x X Archivo electrónico.
F-JP-001 Formato de derivación del alumno al área
de apoyo
Anual Coord. Tutorías y tutor
x X Expediente
F-JP-008 Formato de Reporte de asistencia a
tutorías grupal
Anual Coord. Tutorías y tutor
X x Archivo
F-JP-007 Formato de orientación
tutoría individual/
Apoyo
Anual Coord. tutorías y tutor
X Expediente
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 132 de 290
Código IT-JP-03
Versión 00
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
psicopedagógico/
F-JP-009 Entrevista al tutorado
Anual Tutor/Coord. Tutorías
X Archivo
F-JP-005 Derivación a institución externas
Anual Coord. Tutorías y tutor
x Archivo
F-DAC-011 Asesoría Académica
Anual Coord. Tutorías y tutor
x Archivo
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 133 de 290
Código IT-JP-04
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
MOVILIDAD INTERNACIONAL
5.1.1.1.1.7 5.1.1.1.1.8
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DEPTO. DE PSICOPEDAGOGIA
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
OMAR URIEL SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 134 de 290
Código IT-JP-04
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO.
Establecer un programa de becas que favorezca la preparación académica en el extranjero como parte del
programa BIS de la UTS.
5.1.1.1.1.9
2. ALCANCE.
Los alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo que cubran con los requisitos que marca la convocatoria y
que sean seleccionados para el programa de movilidad.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES. - BIS: Bilingüe, Internacional y Sustentable.
CNBES: Comisión Nacional de Becas.
SEVIS: por sus siglas en inglés; (Student and Exchange Visitor Information System) Sistema de información de
estudiantes y visitantes de intercambio.
SUBES: Sistema único de beneficiarios de educación superior.
VISA: Documento que permite el ingreso a un país extranjero.
CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas.
4.- DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JP-03 5. POLÍTICAS Para participar en el programa de movilidad internacional la Universidad Tecnológica de Saltillo se rige bajo la
siguiente normatividad.
Ser un alumno de UTS regular académicamente, no contar con actas académicas, no tener adeudos en ningún
departamento; además el alumno deberá cumplir con los requisitos establecidos por CNBES de acuerdo a
lineamientos marcados en la convocatoria de movilidad.
Ser un alumno de UTS regular académicamente, no contar con actas académicas, no tener adeudos en ningún
departamento; además el alumno deberá cumplir con los requisitos establecidos por CNBES de acuerdo a
lineamientos marcados en la convocatoria de movilidad.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 135 de 290
Código IT-JP-04
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Ser mayor de edad y contar con I.D. oficial del país, INE, pasaporte, cartilla militar.
Contar con un promedio académico 8.5 mínimo
No contar con adeudos en la administración de la universidad.
No contar con actas académicas *
Tener nivel de inglés B1 como mínimo
Contar con pasaporte mexicano vigente hasta 6 meses de la fecha de regreso.
Mantener un promedio académico general de 8.5 como mínimo.
Lograr el nivel B2 en el MCERL por medio del examen Itep Academic PLUS ó el que se indique en la convocatoria
del programa.
Entregar la documentación a tiempo y completa para la formación de mi expediente.
Realizar las entrevistas solicitadas por la institución en los horarios asignados por la coordinación de movilidad
internacional.
Asistir a las asesorías en los horarios y días asignados por la institución.
Cumplir con los requisitos de asistencia, desarrollo y evaluación de los cursos de orientación.
De ser elegido como beneficiario del programa, cumplir con las actividades de labor social y comunitario que me
sean encomendadas previas y posteriores a mi participación.
Antes de partir al extranjero, el alumno deberá inscribirse en UTS en el cuatrimestre a cursar.
Al regreso de la experiencia internacional, el alumno deberá cumplir con lo siguiente:
• Entregar un reporte con la experiencia mínimo 3 cuartillas
• Cursar las materias pendientes cuatrimestre pendiente en curso despresurizado
• Presentar examen de certificación que evalúe el nivel de inglés con que regresó
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Sec. Responsable (s) Actividades Qué/Cómo
Cuándo/Dónde Documento/Registro (código)
1
El responsable del depto. de movilidad
Recibe convocatorias y verifica con dirección
Aproximadamente en el mes de
febrero
Documento externo,
CGUTyP
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F-002 Rev 00 Página 136 de 290
Código IT-JP-04
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
académica si aplica para los estudiantes de UTS.
2 Coordinación de idiomas y dirección
académica
Elabora una lista de precandidatos al programa y la da a conocer al encargado del programa de movilidad y aplica examen de inglés a quien no lo tenga para ver nivel.
ABRIL LISTADO EXCEL
3 Responsable de movilidad
Solicita la documentación necesaria a los alumnos para el trámite
MARZO LISTA EXTERNA CGUTyP
4 Los alumnos Entregan la papelería solicitada
al depto. de movilidad
MARZO
CARPETA
5 El encargado de movilidad
Envía la papelería de los alumnos de manera electrónica a CGUPyT
MARZO ARCHIVO ELECTRONICO
6 CGUPyT Determina el examen que certificará el nivel de inglés de los candidatos.
MARZO ITEP o el que proceda
7 El encargado del programa de
movilidad
Informa a los alumnos sobre el trámite del pasaporte mexicano y examen de certificación en caso necesario
ABRIL LISTADO CGUTyP
8 Los alumnos Realizan el trámite del pasaporte mexicano
ABRIL N/A
9 CGUPyT Notifica a encargado de movilidad la lista final de los beneficiarios, así
JUNIO - JULIO ARCHIVO EXCEL
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 137 de 290
Código IT-JP-04
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
como la ciudad y escuela que se les asignó.
10 El responsable de
movilidad y dirección
académica
Da a conocer a los alumnos
seleccionados del programa de
movilidad
JUNIO-JULIO Listado final
11 CGUPyT Envía los documentos necesarios para realizar los trámites migratorios del estudiante cuando esto es requerido.
JULIO N/A
12 Los alumnos Realizan los trámites migratorios correspondientes al país que viajan, tramite de SEVIS y VISA
JULIO SEVIS ( EXTERNO)
13 Los alumnos Se inscriben a UTS en el cuatrimestre que cursarán en el extranjero y parten a su destino en el extranjero
AGOSTO FORMATO DE INSCRIPCION
14 El responsable de movilidad
Da seguimiento durante el cuatrimestre de estancia de los alumnos en el extranjero
Meses de Agosto a Diciembre
LISTADO DE ALUMNOS
15 Los alumnos Al regresar los alumnos Responderán una encuesta de evaluación; entregarán un reporte como parte de la conclusión de su experiencia internacional, cursarán las materias pendientes en curso despresurizado y presentarán un examen para checar su nivel de
Diciembre o Enero del sig. Año.
Formato de encuesta de evaluación.
ITEP o el que
proceda
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 138 de 290
Código IT-JP-04
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
inglés. 7.- REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
Lista de precandidatos
registrados
1 año Encargado de movilidad
x x PC/Archivo Archivo muerto
Documentos externos
Listado de alumnos
beneficiados con la beca de
movilidad
1 año Encargado de movilidad
X x PC/Archivo Archivo muerto
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 139 de 290
Código IT-JP-05
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA.
5.1.1.1.1.10 5.1.1.1.1.11
5.1.1.1.1.12 5.1.1.1.1.13
ELABORÓ
AUTORIZÓ REVISÓ
VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DE DEPTO.
PSICOPEDAGOGIA
Li.
OMAR SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 140 de 290
Código IT-JP-05
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO. Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias
profesionales, promoviendo el compromiso y seguimiento al reglamento establecido y aprobado por el
consejo directivo, con el propósito de favorecer las acciones con responsabilidad entre la comunidad
estudiantil.
2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Consenso: Es el acuerdo al que se llega con el consentimiento de los miembros de un grupo.
Resolución: Es la decisión tomada por la autoridad competente.
UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo
Sanción: Es la aplicación de una acción correctiva por el desacato o incumplimiento del presente
reglamento.
4.- DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JP-02 5. POLÍTICAS
5.1. De acuerdo a la política del comité honor y justicia de UTS se aplica la sanción, con la finalidad de fortalecer la formación integral de los estudiantes y nunca para denigrar vulnerar los derechos de los mismos. 5.2 El comité de honor y justicia está formado por: Rectora, director académico, Jefe de departamento de psicopedagogía y coordinadores académicos. 5.3 De acuerdo art. 75 del reglamento académico se sancionará al alumno que incurra en:
• I. Conductas consideradas como delito por el código penal federal o el del Estado de Coahuila. • II. Introducir, portar y/o usar armas de cualquier tipo (fuego, blancas, punzo cortantes,
contundente, etc.) dentro de las instalaciones de Universidad; • III. Introducir, consumir y/o comerciar en la Universidad cualquier tipo de droga, sustancia
psicotrópica, enervante o de naturaleza semejante, así como bebidas alcohólicas. • IV. Acudir a clases, actividades académicas o estadía empresarial bajo el influjo de cualquiera de
las sustancias o bebidas a que se refiere la fracción anterior o el consumo de las mismas en los lugares a que se hace referencia de esta fracción;
• V. Incurrir en actos de violencia, física, moral o conductas de deshonestidad en perjuicio de cualquier integrante de la Comunidad Universitaria.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 141 de 290
Código IT-JP-05
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Las sanciones aplicadas serán de acuerdo al artículo artículo 77 del reglamento académico de la universidad de la siguiente manera:
I. Amonestación verbal; II. Amonestación escrita; III. Suspensión o baja temporal; IV. Suspensión temporal de sus derechos como estudiante; V. Suspensión de la estadía; VI. Baja definitiva; VII. Ejecución de labor social a favor de la Comunidad Universitaria; y VIII. Reparación del daño causado.
De acuerdo al artículo 78 del reglamento académico, la Universidad brindará a los estudiantes que así lo consideren viable, el apoyo y atención psicológica que permita atender las problemáticas que dieron origen al incumplimiento y/o desacato del presente reglamento El documento generado de este instructivo será anexado al expediente del alumno en el departamento de servicios escolares. 5.4.- En caso de requerirse la activación del comité de honor y justicia y no encontrarse en la universidad o el lugar de los hechos todos los integrantes del comité, se activará con los integrantes que estén presentes.
5.1.1.1.1.14
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Docente de asignatura / Tutor
Reporta al depto. de psicopedagogía servicios estudiantiles la situación ocurrida con uno o varios alumnos de faltas graves al reglamento y que requiere ser revisada.
Cuando ocurre alguna situación problemática
que involucre a alumnos de UTS, en las instalaciones de
UTS o en algún evento representativo
Reporte y acta
2 Jefe de Dpto. de psicopedagogía.
Convoca mediante oficio abierto a los integrantes de la comisión de honor y justicia
Cuando se notifica al departamento, en
UTS. Reporte y acta
3 Comité de honor y justicia
Toma una decisión de acuerdo al consenso que se realizó y se les notifica a los alumnos involucrados. (minuta o resolución y el acta)
En el momento requerido, en UTS Reporte y acta
4 Comité de honor y justicia
Realiza un acta de notificación sobre la consecuencia o sanción.
Cuando se tiene la resolución, en UTS.
Reporte y acta
Formato
5 Alumno
Recibe la notificación de la decisión del consejo. Recibe la notificación de la decisión del consejo en caso de requerirse.
Al termino del proceso, en UTS. Cuando se tiene una resolución, en la UTS
Reporte y acta Formato F-JP-011
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 142 de 290
Código IT-JP-05
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
6 Consejo de honor y justicia
Firma el acta de notificación para que esta sea entregada al alumno.
En el momento de comunicarles la resolución, en UTS.
Reporte y acta
7 Alumno Recibe la notificación a través del acta que generó la comisión.
Al finalizar el proceso, en UTS.
Reporte y acta
7.- REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓN
RESPONSABLE DEL RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARDO LUGAR DE
ALMACENAJE ELECT
PAPEL
F-JP-011
Formato de Act. de Notificación. Permanente
Expediente del alumno en departamento de servicios escolares.
x Archivo del departamento de servicios escolares
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 143 de 290
Código IT-CI-01
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
APLICACIÓN DE EXAMEN iTEP
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
BEATRIZ ALVIDRES LOZANO COORDINADORA DE IDIOMAS
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
OMAR URIEL SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 144 de 290
Código IT-CI-01
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
1. OBJETIVO
Contribuir a la consolidación del modelo bilingüe, internacional y sustentable.
2. ALCANCE Estudiantes y docentes de la Universidad Tecnológica de Saltillo
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
UTS = Universidad Tecnológica de Saltillo iTEP = International Test of English Proficiency BES = Boston Educational System CPyD = Jefe de Promoción y Difusión CI= Coordinación de Idiomas
4. DIAGRAMA DE FLUJO
Anexo DF-CI-01
5. POLÍTICAS 5.1. La Coordinación de idiomas aplicará examen solamente a los solicitantes que hayan cubierto el costo
del examen hasta la fecha marcada por la UTS y que hayan realizado su debido registro ante la
universidad.
5.2. Los solicitantes deberán acudir en la fecha y hora programada por la universidad, de lo contrario serán
recalendarizados hasta el final de la semana agendada.
5.3. Al momento de presentar, el solicitante de examen deberá mostrar al aplicador el recibo que acredita
el pago del mismo.
5.4. El solicitante deberá dejar sus pertenencias y artículos electrónicos sobre el escritorio del
administrador del examen y solamente podrá tener un lápiz o bolígrafo y una hoja de papel para notas.
5.5. Los aparatos electrónicos propiedad de los solicitantes deberán estar debidamente apagados.
5.6. Los resultados podrán ser consultados por el aplicante en internet a través de “itep results” en Google
o podrán ser solicitados verbalmente o por correo electrónico a la coordinación de idiomas de la
universidad y estos serán enviados por ese medio electrónico a la cuenta de correo provista por el
solicitante.
5.7. El examen que sea solicitado y no presentado, deberá recalendarizarse y tomarse en un plazo no
mayor a un mes para evitar su cancelación definitiva.
5.8. El precio del examen, el cual es fijado por BES, este sujeto a cambio. El costo actual a fecha del 5 de
noviembre de 2018 de US $55 dólares, monto que debe ser cubierto en moneda nacional al tipo de
cambio del día en caja de la universidad o en el banco de la elección de la universidad por medio de
depósito a cuenta.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 145 de 290
Código IT-CI-01
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 CI
Solicita a CPyD la publicación de fechas de aplicación del examen iTEP mediante el llenado de formato de publicación en medios electrónicos
Un mes antes de la fecha límite de pago.
Pantalla digital en edificio de docencia
UTS y redes sociales
Formato de solicitud de publicación (F-
JDP-06) en medios electrónicos de la
jefatura de promoción difusión y
medios
2 CPyD
Publica las fechas de aplicación de iTEP Difundiendo en medios electrónicos y pantalla del edificio de docencia de UTS
Un día después de la solicitud
Medios electrónicos y pantalla digital
Publicación Digital con diseño y
logotipo de UTS(F-JDP-06)
3 Solicitantes de examen
Pagan en ventanilla de caja de UTS o en banco mediante depósito a cuenta de UTS el monto del examen
Antes de la fecha límite de pago en
ventanilla en UTS o Banco
Comprobante de pago UTS o
Voucher de depósito bancario
4 Caja de UTS
Elabora comprobante de pago o recibe voucher bancario y envía vía correo electrónico la base de datos de pagos recibidos. Registrando en base de datos los pagos efectuados
El día hábil siguiente a la fecha límite de
pago.
Cubículo de CI
Base de datos en formato libre
5 CI Solicita a BES vía correo electrónico el número de exámenes pagados Cubículo de CI Correo electrónico
con formato libre
6 BES Envía factura vía correo electrónico a CI Día hábil siguiente vía
correo electrónico Factura electrónica en formato externo
7 CI
Imprime factura y entrega a servicios administrativos en archivo físico y digital
Mismo día de llegada de la factura
Cubículo de CI
Factura electrónica en formato externo
digital e impresa
8 Servicios Administrativos
Paga la factura con el monto de los exámenes vía electrónica mediante transferencia electrónica y envía por correo electrónico a CI el comprobante de pago
Día inmediato antes de las 12:00 pm
Cubículo de Servicios Administrativos
Portal electrónico del banco
9 CI
Envía vía correo electrónico el comprobante de pago emitido por el banco receptor
Dia que se genera el comprobante de pago
Cubículo de CI
Comprobante de pago con formato
externo
10 BES
Envía los códigos de los exámenes vía correo electrónico a CI
Dia hábil siguiente a la recepción del
comprobante de pago
Cubículo de CI
Base de datos con códigos de examen iTEP en formato externo
11 CI Hace un empate de solicitantes de exámenes Mismo día en que se Base de datos con
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 146 de 290
Código IT-CI-01
Versión 01
Fecha Edición 26/03/2019
Vigencia 26/03/2021
contra los códigos recibidos mediante empate de base de datos
recibe la información códigos de examen iTEP en formato externo y Base de datos en formato libre
12 CI
Agenda a los solicitantes de examen mediante la publicación de listado de solicitantes
15 días previos a la aplicación del examen en ventanilla de caja
del edificio de docencia UTS
Base de datos en formato libre
13 Ci
Aplica los exámenes en día y hora agendada solicitando el comprobante de pago emitido y validado por caja UTS
Día de aplicación del examen
Laboratorio de Idiomas
Comprobante de pago emitido por
caja de UTS
14 Solicitantes de examen
Contestan el examen mediante uso de plataforma digital de BES
Día agendado de examen
Laboratorio de idiomas
Plataforma digital de BES
15 BES
Envía base de datos con los resultados de los exámenes vía correo electrónico
Días posteriores a la aplicación de los
exámenes
Cubículo de CI
Base de datos en formato externo
16 CI
Genera base de datos con los resultados de los exámenes aplicados
Una semana posterior a la aplicación.
En el cubículo de CI
Base de datos en formato libre
17 Coordinación de idiomas
Publicar los resultados de los exámenes Itep mediante la concentración de todos los datos enviados por BES
Una semana posterior a la aplicación.
En el cubículo de CI
Base de datos en formato libre
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JDP-06
Solicitud de Cobertura y Difusión de Eventos
1 AÑO Coordinador de Idiomas x x Archivo
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 147 de 290
Código IT-CI-02
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06//2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
APLICACIÓN DE EXAMEN ELASH
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
BEATRIZ ALVIDRES LOZANO COORDINADORA DE IDIOMAS
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
OMAR URIEL SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 148 de 290
Código IT-CI-02
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
5.1.1.1.1.15 1. OBJETIVO
Contribuir a la consolidación del modelo bilingüe, internacional y sustentable.
2. ALCANCE Estudiantes y docentes de la Universidad Tecnológica de Saltillo
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
UTS = Universidad Tecnológica de Saltillo ELASH = English Language Assessment System for Hispanics BES = Boston Educational System CPyD = Jefe de Promoción y Difusión CI= Coordinación de Idiomas
4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CI-02
5. POLÍTICAS
5.1 La Coordinación de idiomas aplicará examen solamente a los solicitantes que hayan cubierto el costo del examen hasta la fecha marcada por la UTS y que hayan realizado su debido registro ante la universidad.
5.2 Los solicitantes deberán acudir en la fecha y hora programada por la universidad, de lo contrario dichos exámenes serán devueltos a la empresa CB.
5.3 Al momento de presentar, el solicitante de examen deberá mostrar al aplicador el recibo que acredita el pago del mismo.
5.4 El solicitante deberá dejar sus pertenencias y artículos electrónicos, debidamente apagados, sobre el escritorio del administrador del examen y solamente podrá tener un lápiz número 2, una goma para borrar y sacapuntas.
5.5 Los resultados son enviados a la coordinación de idiomas de la universidad vía correo electrónico en un plazo de 15 días y estos serán publicados en la ventanilla de caja y/o podrán ser solicitados por los interesados vía correo electrónico a la Coordinación de Idiomas para ser enviados por ese medio a la cuenta de correo provista por el solicitante.
5.6 El examen que sea solicitado y no presentado, deberá ser devuelto a CB. 5.7 El precio del examen, al mes de abril de 2019 es de $350.00 pesos. Dicho monto es para pago dentro de
la fecha límite de pago. 5.8 El costo del examen por pago extemporáneo es de $550.00. 5.9 En ambos casos anteriores las cantidades deben ser cubiertas en caja de la universidad o en el banco de
la elección de la universidad por medio de depósito a cuenta. 5.10 Los certificados no recogidos quedaran bajo resguardo bajo llave en la Coordinación de Idiomas.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinación de idiomas
Solicita a CPyD la publicación de fechas de aplicación del examen ELASH mediante el
Un mes antes de la fecha límite de pago.
Pantalla digital en
F-JDP-06 Formato de solicitud de publicación en
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 149 de 290
Código IT-CI-02
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
llenado de formato de publicación en medios electrónicos
edificio de docencia UTS y redes sociales
medios electrónicos de la jefatura de
promoción difusión y medios
2 CPyD
Publica las fechas de aplicación de ELASH Difundiendo en medios electrónicos y pantalla del edificio de docencia de UTS
Un día después de la solicitud
Medios electrónicos y pantalla digital
F-JDP-06 Publicación Digital
con diseño y logotipo de UTS
3 Solicitantes de examen
Pagan en ventanilla de caja de UTS o en banco mediante depósito a cuenta de UTS el monto del examen
Antes de la fecha límite de pago en
ventanilla en UTS o Banco
Comprobante de pago UTS o recibo
de depósito bancario
4 Caja de UTS
Elabora comprobante de pago o recibo bancario bancario y envía vía correo electrónico la base de datos de pagos recibidos. Registrando en base de datos los pagos efectuados
El día hábil siguiente a la fecha límite de
pago.
Cubículo de CI
Base de datos en formato libre
5 Coordinación de Idiomas
Solicita a College Board vía correo electrónico el número de exámenes pagados Cubículo de CI Formato Digital
Externo
6 College Board
Envía los exámenes por paquetería FedEx a CI
Un mes antes de la aplicación
Empaque que contiene folletos
impresos de examen, hojas de respuesta, discos
compactos de audio e instructivos de
aplicación
7 CI
Abre el empaque para cotejar la cantidad solicitada de exámenes con la cantidad recibida y resguarda bajo llave los exámenes hasta la fecha de aplicación
En la oficina de CI en el instante posterior a
su arribo
Formato externo proporcionado por
College Board
8 CI Agenda los exámenes en las fechas calendarizadas en grupos de veinte aplicantes por turno.
Cubículo de CI 15 días antes de la
aplicación
Listado publicado en página oficial de
UTS
9 CI Administra los exámenes como está programado previamente.
Sala de Hemeroteca de la biblioteca de
UTS
Hojas de respuestas de examen ELASH
contestadas
10 CI
Empaca los exámenes, hojas de respuestas, CDs y adjunta los informes según los lineamientos de CB Cubículo de CI
Informes y reportes de eventualidades en formato externo de CB
11 CI
Acude a la oficina de FedEx para enviar el paquete que contiene los exámenes
Un día posterior al termino de aplicación
de exámenes en Oficina de FedEx
Guía de Paquetería
12 College Board Envía reporte de resultados de examen via correo electrónico
En un plazo mayor a 15 días posteriores a
Base de datos con resultados de
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 150 de 290
Código IT-CI-02
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
la recepción de los exámenes
examen ELASH en formato externo y Base de datos en formato libre
13 Coordinación de idiomas
Publicar los resultados de los exámenes ELASH mediante la concentración de la información contenida en la base de datos recibida.
Un día posterior a la recepción de los
resultados.
En el cubículo de CI
Base de datos en formato libre
14 College Board Envía los certificados impresos de los exámenes por paquetería FedEx
Un mes posterior a la aplicación
Certificados ELASH impresos
15 CI Digitaliza los certificados ELASH para respaldo
Un día posterior al arribo del paquete Archivo digital PDF
16 CI Genera el acuse de recibo con el listado de los certificados
Un día posterior al arribo del paquete
Listado impreso en formato libre
17 CI
Solicita a los solicitantes recoger sus certificados y firmar el acuse de recibo
Día posterior a la elaboración del acuse de recibo en cubículo
de CI
Listado impreso en formato libre
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
Certificados ELASH digitalizados 3 años Coordinador de
Idiomas x x
Carpeta de Archivos de Resultados ELASH en Disco Duro de equipo de cómputo de CI
F-JDP-06
SOLICITUD DE COBERTURA Y PUBLCACION DE EVENTOS
2 AÑOS Coordinador de Idiomas X Archivo PC Coord.
De Idiomas
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 151 de 290
Código IT-CB-001
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06//2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
BIBLIOTECA DIGITAL (BiDigECEST)
5.1.1.1.1.16 5.1.1.1.1.17
5.1.1.1.1.18 5.1.1.1.1.19
ELABORÓ
AUTORIZÓ REVISÓ
ARMANDO HERNANDEZ MORALES COORDINADOR DE BIBLIOTECA
Li.
OMAR SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 152 de 290
Código IT-CB-001
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
1. OBJETIVO.
Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable, fomentar la investigación, el aprendizaje y
la formación de los estudiantes reduciendo las barreras del tiempo y la distancia.
2. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a toda la comunidad universitaria.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
BiDig-ECEST: Biblioteca Digital del Espacio Común de Educación Superior Tecnológica.
Usuario: cualquier integrante de la comunidad universitaria (alumnos, docentes).
UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo.
BD. Base de Datos.
4.- DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CB-02 5. POLÍTICAS
5.1. Estar debidamente inscrito en la universidad. 5.2. Proporcionar los datos de manera correcta y precisa para el trámite de alta en Biblioteca, una vez
realizado el correspondiente trámite administrativo.
5.3. El uso de la plataforma aplica para alumnos activos en sistema escolarizado y no escolarizado durante el cuatrimestre.
5.4. El uso de la plataforma aplica para docentes activos durante el cuatrimestre.
5.1.1.1.1.20 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinador de
Biblioteca
Genera base de datos (BD) para alta de usuarios y envía a BiDig-ECEST
ENERO
Documento externo
2 Universidad
Tecnológica de León
Alta a usuarios para acceso a Biblioteca Digital
ENERO Correo electrónico
3 Coordinador de Biblioteca
Notificación de alta de usuarios a BiDig-ECEST
ENERO
FEBRERO Listado Excel
4 Coordinador de Biblioteca
Capacita al alumno/maestro en el acceso y búsqueda de información en base de datos ENERO Lista de asistencia
F-JDP-07
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 153 de 290
Código IT-CB-001
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
que tiene BiDig-ECEST
MAYO
SEPTIEMBRE
5 Alumnos Docentes
Accede a sitio Web www.bibliotecaecest.mx EN TODO MOMENTO Sitio Web
7.- REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
Documento Externo
Base de Datos de alta de usuario para BiDig-ECEST
Permanente Archivo de la
Coordinación de Biblioteca
x
Archivo del departamento de la
Coordinación de Biblioteca.
Histórico
F-JDP-07 Lista de asistencia Permanente
Archivo de la Coordinación de
Biblioteca x
Archivo del departamento de la
Coordinación de Biblioteca.
Histórico
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 154 de 290
Código IT-CB-002
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06//2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
PRESTAMO DE LIBROS DE BIBLIOTECA
5.1.1.1.1.21 5.1.1.1.1.22
5.1.1.1.1.23 5.1.1.1.1.24
ELABORÓ
AUTORIZÓ REVISÓ
ARMANDO HERNANDEZ MORALES COORDINADOR DE BIBLIOTECA
Li.
OMAR SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 155 de 290
Código IT-CB-002
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
1. OBJETIVO. Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable y satisfacer las necesidades de información
académica, practica o de entretenimiento de la comunidad universitaria.
2. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a toda la comunidad universitaria.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
SIBISUT: Sistema de Bibliotecas del Subsistema de Universidades Tecnológicas.
Biblioteca: Centro de información, centro de documentación. Espacio real o virtual donde se lleva a cabo la
organización, recuperación, preservación y diseminación de la información y donde se ofrecen servicios para
satisfacer las necesidades informativas de una comunidad determinada.
Documento: Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte.
Colección: Documentos recopilados y organizados metódicamente que la biblioteca pone a disposición de los
usuarios.
Usuarios: Alumnos, Docentes y Personal Administrativo.
UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo.
BD: Base de Datos.
4.- DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CB-03 5. POLÍTICAS
5.1 El préstamo de libros para cualquier usuario es por tres días hábiles. 5.2 La no devolución de alguna ejemplar deriva en una amonestación verbal que puede concluir con la
negación al acceso de los servicios de biblioteca hasta que regrese el material. 5.3 En el caso de daño o mutilación a algún material este será turnado al comité de honor y justicia para
su debida reposición o pago según aplique. 5.4 El préstamo aplica para alumnos activos en sistema escolarizado y no escolarizado durante el
cuatrimestre. 5.5 El préstamo aplica para docentes activos durante el cuatrimestre.
5.1.1.1.1.25 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinador de Biblioteca
Genera base de datos (BD) para alta de usuarios de SIBISUT
ENERO MAYO
Documento externo
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 156 de 290
Código IT-CB-002
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
2
Coordinador Biblioteca
Y Universidad Tecnológica de
León
Alta de usuario en Sistema SIBISUT.
ENERO
MAYO
SEPTIEMBRE
Sistema SIBISUT
3 Alumnos Docentes
Solicita préstamos de ejemplares. Durante el
cuatrimestre
Papeleta de préstamo
F-CB-01
4 Coordinador de Biblioteca
Se registra en Sistema el préstamo del ejemplar.
Durante el cuatrimestre Sistema SIBISUT
5
Estudiantes, Docentes
Coordinador de
Biblioteca
El usuario entrega en tiempo y forma el ejemplar.
En el caso de no entregar ejemplar, se notifica al usuario de manera verbal para el regreso
del libro.
Durante el cuatrimestre
Papeleta de préstamo Sellada
F-CB-01
6 Coordinador de
Biblioteca
Se registra la devolución del ejemplar en sistema Durante el
cuatrimestre Sistema SIBISUT
7.- REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-CB-01
Papeleta de préstamo Permanente Coordinador de
Biblioteca x
Archivo del departamento de la
Coordinación de Biblioteca
Histórico
Documento Externo
Carga en SIBISUT Permanente
Archivo de la Coordinación de
Biblioteca
x
Archivo del departamento de la
Coordinación de Biblioteca.
Histórico
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 157 de 290
Código IT-CB-003
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06//2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
PRESTAMO DE ESPACIOS
5.1.1.1.1.26 5.1.1.1.1.27
5.1.1.1.1.28 5.1.1.1.1.29
ELABORÓ
AUTORIZÓ REVISÓ
ARMANDO HERNANDEZ MORALES COORDINADOR DE BIBLIOTECA
Li.
OMAR SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 158 de 290
Código IT-CB-003
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
5.1.1.1.1.30
1. OBJETIVO. Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable con el préstamo de espacios
adecuados que faciliten la operaciones diarias de la universidad y el logro de los objetivos institucionales.
2. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a toda la comunidad universitaria.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Usuario: cualquier integrante de la comunidad universitaria (alumnos, docentes, administrativos e
instituciones externas).
UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo.
Biblioteca: Centro de información, centro de documentación. Espacio real o virtual donde se lleva a cabo
la organización, recuperación, preservación y diseminación de la información y donde se ofrecen servicios
para satisfacer las necesidades informativas de una comunidad determinada.
4. DIAGRAMA DEL PROCESO
Anexo DF-CB-01
5. POLÍTICAS 5.1 De acuerdo al reglamento de biblioteca los espacios para uso común deben separarse previo aviso,
así como los requerimientos para las actividades a realizar. 5.2 Se dará prioridad a las actividades académicas en cuanto al uso de espacios de biblioteca. 5.3 En el caso de visitas grupales por docentes, estos últimos son los responsables de los espacios Utilizados, siendo estos los responsables por daños al acervo, al equipo o al mobiliario. 5.4 Los espacios para el uso de las mesas de ping pong se habilitan solo los viernes o en cuestiones extraordinarias y bajo solicitud de la Rectoría o la Dirección académica. 5.5 La limpieza y organización del mobiliario y equipo es responsabilidad de quien hace uso de los
espacios. 5.6 Ante el daño de algún mobiliario o equipo el solicitante se hará responsable por la reposición o pago de
los daños generados.
5.6.1.1.1.1 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1
Usuarios de la Universidad
Tecnológica de Saltillo
Se solicita el préstamo de espacios
Durante el cuatrimestre
Formato de préstamo de
espacios F-CB-02
Correo electrónico
2 Personal del área de
Se registra la solicitud en la Base de Datos (BD) del Registro de préstamo de espacios Durante el
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 159 de 290
Código IT-CB-003
Versión 00
Fecha Edición 05/06/2019
Vigencia 05/06/2021
Circulación
cuatrimestre Registro de préstamo de
espacios
3 Personal de
apoyo/limpieza
Se habilitan los espacios Un día previo al evento
Formato de préstamo de
espacios F-CB-02
4
Usuarios de la Universidad
Tecnológica de Saltillo
Se realiza el evento
Durante el cuatrimestre. Material Fotográfico
5
Coordinación de Biblioteca
Personal de
apoyo/limpieza
Revisa el espacio y se inicia el reacomodo
Al término del evento Formato de préstamo de
espacios F-CB-02
6 Coordinación de
Biblioteca
Se registra el cierre en bitácora de prestamos Al término del evento
Formato de préstamo de
espacios F-CB-02
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-CB-02
Préstamo de espacios Permanente Coordinador de
Biblioteca X
Archivo del departamento de la
Coordinación de Bibliotecas
Histórico
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 160 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04//2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
Administración y Finanzas
5.6.1.1.1.2 5.6.1.1.1.3
5.6.1.1.1.4 5.6.1.1.1.5
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
C.P. Mario Omar Cepeda Perales Director de Administración y Finanzas
Li. C.P. Mario Omar Cepeda Perales
Director de Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 161 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
5.6.1.1.1.6
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 162 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal
administrativo calificado que garantice la administración eficientemente de los recursos, así como la elaboración,
ejecución y control del presupuesto de la Universidad, así como Consolidar la infraestructura y los procesos de la
misma.
2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de administración y finanzas de la Universidad tecnológica de
Saltillo.
3. POLÍTICAS
3.1 Los Procesos administrativos se realizan exclusivamente en la Universidad y por las áreas involucradas.
3.2 Los procesos debe cumplir las normatividad aplicable y reglamentos que rijan la entidad.
3.3 Los responsables de cada departamento deberán cumplir en tiempo y forma con la entrega de la información
solicitada por el área Administrativa y Financiera.
3.4 Encuesta de clima laboral (PI-JSA-03) es responsabilidad del jefe de servicios administrativos el cual
realizara la programación de la presentación de la encuesta.
3.5 La contratación de personal se efectúa según procedimientos establecidos para Administrativos (PI-JSA-04)
Y Docentes(PI-JSA-04).
3.6 El control de activos fijos se lleva de acuerdo a procedimiento (PI-CSG-01).
3.7 El mantenimiento Preventivo y Correctivo se lleva de acuerdo a instrucción de trabajo (IT-CAL-01).
3.8 La nómina se realiza mediante instructivo de trabajo (IT-JSA-01).
3.9 La realización del Presupuesto se lleva a cabo mediante el procedimiento (PI-DAF-01).
3.10 La recaudación de los pagos de alumnos se realiza mediante el instructivo de trabajo (IT-JSA-02).
3.11 Los Servicios Generales se realizan conforme al procedimiento (PI-CSG-03).
3.12 Los Viáticos se solicitan mediante los requisitos o parámetros del instructivo de trabajo (IT-JSA-03)
3.13 La contabilidad se lleva de acuerdo a instructivo de trabajo(IT-CC-01)
3.14 El control interno se lleva de acuerdo a procedimiento(PI-CC-01)
3.15 La capacitación se lleva de acuerdo a instructivo de trabajo(IT-JSA-04)
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES POA: Programa Operativo Anua
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
• RECURSO HUMANO
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 163 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
Jefes de Área, Coordinadores, Personal Involucrado directa o indirectamente con Administración y
Finanzas
• MATERIALES
Material de Oficina
• FINANCIERO E INFRESTRUCTURA
Equipo de Cómputo y de oficina, oficina para el personal si así se requiera o se asigne 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Dirección de Administración y Finanzas
6.1.1 Responsabilidades
6.1.1.1 Difundir lineamientos emitidos por la CGUTyP a todas las áreas de la universidad para
elaborar PIDE cada 5 años.
6.1.1.2 Difundir lineamientos emitidos por la CGUTyP a todas las áreas de la universidad para
elaborar POA anualmente.
6.1.1.3 Revisar que PIDE-POA cumpla con lineamientos.
6.1.1.4 Dar seguimiento cuatrimestral al POA
6.1.2 Autoridades
6.1.2.1 Autorizar o rechazar el PIDE y los POA en base a los lineamientos.
6.2 Coordinación de Servicios Generales
6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Recibir requisiciones, registrarlas y mandarlas a autorización.
6.2.1.2 Cotizar requisiciones
6.2.1.3 llevar a cabo compras de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros
clientes.
6.2.1.4 Notificar al área de rechazo de la requisición, si se da el caso.
6.2.1.5 Evaluación de proveedor y archivar
6.2.1.6 elaboración de calendarización de inventario físico de bienes muebles e inmuebles
6.2.1.7 enterar a las áreas de la fecha a realizar el inventario
6.2.1.8 realizar el inventario de bienes muebles e inmuebles.
6.2.1.9 Al término de la revisión se entrega al resguardante el vale de resguardo actualizado para
firma.
6.2.1.10 Reporte de Activos no encontrados al departamento de Administración y Finanzas.
6.2.2 Autoridades
6.2.2.1 Aceptar o rechazar requisición.
6.2.2.2 Aceptar o rechazar un bien o servicio.
6.2.2.3 Autorizar la entrada o salida de activos fijos.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 164 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
6.2.2.4 Autorizar proceso de baja de activo fijo.
6.3. Coordinador de Contabilidad
6.3.1 Responsabilidad
6.3.1.1. Realizar Programación de Auditorias
6.3.1.2. Selección de Auditores.
6.3.1.3. Control de Movimientos Bancarios
6.3.2 Autoridad
6.3.2.1 Modificar Programación de Auditorias
6.4 Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
6.4.1 Responsabilidades
6.4.1.1 Proporcionar la Inducción necesaria al personal contratado antes de inicio de labores y
hasta cinco días hábiles después del inicio de labores.
6.4.1.2 Contar con bolsa de trabajo actualizada.
6.4.1.3 Solicitar al área jurídica la elaboración del contrato del candidato en tiempo y forma
6.4.1.4 Avisar a el(los) candidatos (s) del resultado de la selección, siendo éste positivo o
negativo.
6.4.1.5 Elaboración de nómina en tiempo y forma.
6.4.2 Autoridades
6.4.2.1 Contratar al personal que cumpla con los requisitos establecidos.
6.4.2.2 Descuentos por retardo o faltas injustificadas.
6.5 Coordinador de Almacén y L.
6.5.1 Responsabilidades
6.5.1.1 Elaborar programa anual de mantenimientos.
6.5.1.2 Reportar algún mantenimiento correctivo inmediatamente después de su detección.
6.5.2 Autoridades
6.5.2.1 Autoridad de suspender alguna actividad en algún área determinada que pueda afectar a
las instalaciones de la universidad.
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1
Director de Administración y Finanzas
PRESUPUESTO: Elaboración de Presupuesto (POA), asignación de presupuesto por área.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
PI-DAF-01
CONTROL INTERNO: Anual PI-CC-01
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 165 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
2 Coordinador de
Contabilidad Auditorias programadas para la correcta gestión del SGC
3 Coordinador de Contabilidad
CONTABILIDAD: Operación Contable diaria, captura de operaciones en SAACG, etc..
Anual IT-CC-01
4
Coordinador de Servicios Generales
ACTIVOS FIJOS: Inventario programado, dar de alta nuevos activos, dar de baja, etiquetar, asignar, etc. Activos fijos
Cuatrimestral, anual PI-CSG-01
5
Coordinador de Servicios Generales
SERVICIOS GENERALES: Realiza solicitudes de las diversas áreas de la universidad requisiciones, órdenes de compra.
cuatrimestralmente PI-CSG-03
6
Jefa de Servicios Administrativos
CLIMA LABORAL Realiza encuestas tanto a docentes como administrativos.
cuatrimestralmente PI-JSA-03
7
Jefa de Servicios Administrativos
CONTRATACION DOCENTE Y ADMINISTRATIVA: Realiza todos los tramites de contratación, así como integración del expediente de los docentes y administrativos
cuatrimestralmente PI-JSA-04
8
Jefa de Servicios Administrativos
RECAUDACION: Lleva el control de pagos y adeudos de los alumnos
cuatrimestralmente IT-JSA-02
9
Jefa de Servicios Administrativos
NOMINA: Realiza el cálculo, descuentos por ley, retardos, pases de salida.
Quincenalmente IT-JSA-01
10
Coordinador de Almacén y L.
MANTENIMIENTO PREV. Y CORRE: Programa los mantenimientos necesarios durante el año para el correcto funcionamiento de la Universidad.
Anual IT-CAL-01
11
Jefa de Servicios Administrativos
VIATICOS: Controla el correcto uso del recurso otorgado a las personas que solicitan viáticos relacionados a una actividad que se presente fuera de la universidad.
cuatrimestre IT-JSA-03
12 Jefa de Servicios Administrativos
CAPACITACIÓN: Controla la correcta programación de capacitación a toda la plantilla que conforma la Universidad
Anual IT-JSA-04
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAF-01
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 166 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Clima Laboral (PI-JSA-03)
100 % Evaluación 100% Plantilla laboral / Total de Encuestas
Anual Jefe de Servicios Administrativos
Contratación del personal docente (PI-JSA-04)
100 % (solicitud de personal cubiertas en el cuatrimestre / total de solicitudes de personal recibidas) X 100
Cuatrimestral Jefe de Servicios Administrativos
Contratación de Personal Administrativo (PI-JSA-04)
100 % Plantilla Ofertada/Plantilla Contratada
Anualmente Jefe de Servicios Administrativos
CONTROL DE ACTIVOS INVENTARIO (PI-CSG-01)
100 % (NUMERO DE BIENES REGISTRADOS EN EL SISTEMA / TOTAL DE BIENES EN PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD) X 100
Anualmente COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES
MANTENIMIENTO GENERAL (IT-CAL-01)
100 % No. DE EDIFICIOS CON MANTENIMIENTO GRAL./ No. DE EDIFICIOS CONSTRUIDOS
Anualmente COORDINADOR DE ALMACEN Y LABORATORIOS.
NOMINA (IT-JSA-01)
100 % (NOMINAS A REALIZAR/NOMINAS REALIZADAS) *100
MENSUAL Jefe de departamento de Servicios Administrativos
Seguimiento de POA-PIDE(Control Presupuestal) (PI-DAF-01)
100 % (POA´s-PIDE contestados / POA´s-PIDE Programados) X 100
POA Anual y PIDE cada 5 años
Dirección de Administración y Finanzas
Recaudación de cuotas Escolares. (IT-JSA-02)
85 % Cuotas de alumnos matricula alcanzada *(Cuotas) / Recaudación de cuotas de cuatrimestre.
Cuatrimestral Jefe de departamento de Servicios Administrativos
Atención de requisiciones (PI-CSG-03)
100 % No. De requisiciones atendidas/Total de requisiciones recibidas
Cuatrimestral Coordinador de Servicios Generales
Entrega de Viáticos (IT-JSA-03)
100 % (Viáticos Solicitados)(100)/Viáticos Entregados
Cuatrimestral Jefe de servicios administrativos
Capacitación 40 Hrs. No. De horas de Anual Jefe de Servicios
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código PE-DAF-01
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Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
(IT-JSA-04) capacitación por
persona/Total de horas programadas
Administrativos y Alta dirección
Pólizas (IT-CC-01) 100% de las pólizas con documentación correcta contra movimientos bancarios
(Pólizas Realizadas /Movimientos Bancarios)*100 Mensual
Coordinador de Contabilidad
Procedimientos vigentes en el SGC(PI-CC-01)
Auditar el 100% de los procedimientos vigentes en el SGC
(total de procedimientos vigentes/procedimientos programados para auditoria)*100
Anual
Coordinador de Contabilidad
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Consejo Nacional de Armonización Contable.
• Secretaria de Finanzas del Estado de Coahuila
• Secretaria de Fiscalización y Rendición de Cuentas.
• Auditoria Superior del Estado.
• Ley de Adquisiciones del Estado de Coahuila.
• Ley de Presupuesto de Egreso del Estado de Coahuila.
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Dirección de Vinculación, Dirección Académica, Dirección de Admón. Y Finanzas
POA, PIDE Rectoría, Dirección de Vinculación, Dirección
Académica, Dirección de Admón. Y Finanzas
Ejercicio Presupuestal POA, Transferencia
Documental Correcta
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO CONTRATACIÓN DE PERSONAL DOCENTE. PI-JSA-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PEV-REC-01 CONTRATACIÓN DE PERSONAL PI-JSA-04 CLIMA LABORAL Y DNC PI-JSA-03 VIATICOS IT-JSA-03 NOMINA IT-JSA-01 CAPACITACIÓN IT-JSA-04 SERVICIOS GENERALES PI-CSG-03 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO IT-CAL-01 CONTROL DE ACTIVO FIJO PI-CSG-01 RECAUDACION IT-JSA-02
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 168 de 290
Código PE-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
PRESUPUESTO PI-DAF-01 CONTROL INTERNO PI-CC-01 CONTABILIDAD IT-CC-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA
CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
PRESUPUESTO
CUANDO ES AUTORIZADO POR RECTORIA
A TODAS LAS AREAS INVOLUCRADAS DE LA UNIVERSIDAD
MEDIANTE OFICIO O CORREO ELECTRONICO
DIRECTOR DE ADMON. Y FINANZAS
AUDITORIAS CUANDO ES AUTORIZADO POR RECTORIA
A TODAS LAS AREAS INVOLUCRADAS DE LA UNIVERSIDAD
MEDIANTE OFICIO O CORREO ELECTRONICO
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
INVENTARIO DE ACTIVOS
CUANDO ES AUTORIZADO POR DIRECCION DE ADMON. Y FIANZAS
A TODAS LAS AREAS INVOLUCRADAS DE LA UNIVERSIDAD
MEDIANTE OFICIO O CORREO ELECTRONICO
COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES
NEGATIVA DE COMPRA
CUANDO NO CUMPLE LA REQUISICION CON LO MINIMO DE AUTORIZACION
AL AREA SOLICITANTE
MEDIANTE CORREO O VIA TELEFONICA
COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES
CLIMA LABORAL NEGATIVOS
CUANDO SE TIENE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA
A RECTORIA Y DIRECCIONES DE LA UNIVERSIDAD
MEDIANTE ARCHIVO QUE MUESTRA LOS PUNTOS CRITICOS
JEFA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
NOTIFICACIÓN AL ASPIRANTE
AL MOMENTO DE DAR RESPUESTAS DE LA APROBACIÓN.
AL ASPIRANTE SELECCIONADO
VIA TELEFÓNICA JEFA DEL DEP. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
CAPACITACIÓN AL MOMENTO DE PROGRAMACIÓN ANUAL
A TODAS LAS AREAS INVOLUCRADAS DE LA UNIVERSIDAD
MEDIANTE CORREO INSTITUCIONAL ASÍ COMO OFICIO A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES.
JEFA DEL DEP. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
NÓMINA CUANDO SE REALIZA EL PAGO
A TODO EL PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD
VIA CORREO INSTIRUCIONAL O GRUPO DE DOCENTES Y ADIMINISTRATIVOS (WHATSAPP)
JEFA DEL DEP. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECAUDACIÓN AL TENER A DIRECCIÓN MEDIANTE CORREO ENCARGADA DE
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F-002 Rev 00 Página 169 de 290
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Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2019
PENDIENTE A ALUMNOS
ALUMNOS CON ADEUDO PENDIENTE
DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
INSTITUCIONAL ÁREA DE CAJA.
VIÁTICOS NO DEPOSITADOS
AL MOMENTO DE NO SER APROBADOS
A LA PERSONA QUE SOLICITA
MEDIANTE CORREO O EN PERSONA
JEFA DEL DEP. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
MANTENIMIENTOS PREV. Y CORRE. SIN CUMPLIR
CUANDO NO SE CUMPLE CON LAS FECHAS ESTIPULADAS EN LA PROGRAMACIÓN ANUAL
JEFE INMEDIATO
MEDIANTE CORREO INSTITUCIONAL
COORDINADOR DE ALMACEN Y LABORATORIO
CONTABILIDAD DIARIAMENTE DEBIDO AL FLUJO DE INFORMACIÓN CONTABLE QUE SE GENERA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
MEDIANTE ACUMULADO MENSUAL DE MOVIMIENTOS CONTABLES
COORDINADOR DE CONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
CADA QUE LOS USUAROS LO REQUIERAN
A TODAS LAS AREAS INTERESADAS
MEDIANTE CONSULTA A DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
N/A
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 21/03/2019
Vigencia 23/04//2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
PRESUPUESTO
5.6.1.1.1.7 5.6.1.1.1.8
5.6.1.1.1.9 5.6.1.1.1.10
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
C.P. Mario Omar Cepeda Perales Director de Administración y Finanzas
Li. C.P. Mario Omar Cepeda Perales
Director de Administración y Finanzas
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F-002 Rev 00 Página 171 de 290
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Fecha Edición 21/03/2019
Vigencia 23/04/2019
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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Fecha Edición 21/03/2019
Vigencia 23/04/2019
1. OBJETIVO Plan de fortalecimiento de infraestructura
2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de la UTS que ejerzan un presupuesto. 3. POLÍTICAS
3.1. El proceso de presupuesto institucional de largo plazo (PIDE) atenderá lineamientos para su
elaboración y será un proceso participativo y estarán involucrados todas las áreas que integran la
universidad tecnológica de saltillo.
3.2 para elaborar la planeación institucional de corto plazo (POA) se atenderá lineamientos para su
elaboración y se dará seguimiento cuatrimestral y se enviará a la CGUTyP.
3.3 El PIDE se elabora a final del año y su aplicación será el siguiente año, este documento tiene una
vigencia de 5 años.
3.4 el POA se elabora a final del año y su aplicación será el siguiente año, este documento tiene vigencia
de 1 año.
3.5. Las áreas operan sus POA´s
3.6. Cualquier situación no descrita en el presente Procedimiento será resuelta por el Director de
Administración y Finanzas.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES POA: Programa Operativo Anual
PIDE: Programa Institucional de Desarrollo
UTSaltillo: Universidad Tecnológica de saltillo
CGUTyP: Coordinación general de universidades tecnológicas y politécnicas
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
• Recurso Humano
Director Administrativo y Finanzas
• Materiales
Material de Oficina
• Financieros e Infraestructura
Oficina, equipo de cómputo, mobiliario
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
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F-002 Rev 00 Página 173 de 290
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Fecha Edición 21/03/2019
Vigencia 23/04/2019
6.1 CGUTyP
6.1.1 Responsabilidades
6.1.1.1 Emitir anualmente los lineamientos para la elaboración del POA
6.1.1.2 Emitir cada 5 años los lineamientos para la elaboración del PIDE
6.1.2 Autoridades
6.1.2.1 Solicitar el proyecto del PIDE –POA y Seguimientos del POA
6.2 Rectoría
6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 dictar las directrices de la Planeación Institucional con base al plan nacional y estatal de
desarrollo.
6.2.1.2 Recibir y revisar los documentos de la planeación institucional
6.2.2 Autoridades
6.2.2.1 Autorizar o rechazar los documentos de Planeación Institucional
6.3 Dirección de Administración y Finanzas
6.3.1 Responsabilidades
6.3.1.1 Difundir lineamientos emitidos por la CGUTyP a todas las áreas de la universidad para
elaborar PIDE cada 5 años.
6.3.1.2 Difundir lineamientos emitidos por la CGUTyP a todas las áreas de la universidad para
elaborar POA anualmente.
6.3.1.3 Revisar que PIDE-POA cumpla con lineamientos.
6.3.1.4 Dar seguimiento cuatrimestral al POA
6.3.2 Autoridades
6.3.2.1 Autorizar o rechazar el PIDE y los POA en base a los lineamientos.
6.4 Todas las áreas de la UTSaltillo
6.4.1 Responsabilidades
6.4.1.1 Elaborar y enviar proyectos PIDE-POA a la dirección de Administración y Finanzas.
6.4.1.2 Dar seguimiento cuatrimestral al POA
6.4.1.2 Operar proyectos autorizados
6.4.2 Autoridades
6.4.2.1 Ejercer Presupuesto asignado.
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
CGUTyP Emite anualmente los lineamientos para Noviembre-diciembre Comunicado de
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1 elaborar el POA y cada 5 años el PIDE
institucionales, así como los formatos oficiales para elaborar los proyectos
CGUTyP
2
Dirección de Administración y Finanzas
La dirección de Administración y Finanzas difunde lineamientos emitidos por la CGUTyP a todas las áreas de UTSaltillo para elaborar PIDE, cada 5 años y anualmente el POA.
Noviembre-diciembre Comunicado de CGUTyP
3
Todas las áreas de la UTSaltillo
Elaboran sus proyectos a mediano y corto plazo (PIDE,POA). En los formatos oficiales según corresponda y los envían a la dirección de Administración y Finanzas.
Noviembre – Diciembre
Proyecto por Áreas
4
Director de Administración y Finanzas
Recibe proyectos y revisa que cumplan con lineamientos establecidos por la CGUTyP, así como con las políticas institucionales, Nacionales y Estatales
Noviembre – diciembre
Proyecto por Áreas
5
Dirección de Administración y Finanzas
Si cumple con los requisitos y lineamientos, pasa a secuencia 6, en caso contrario pasa a secuencia 3
Noviembre – diciembre
Proyecto por Áreas
6
Dirección de Administración y Finanzas
Integra los proyectos y elabora los documentos de Planeación Institucional PIDE y POA, según corresponda cada 5 años o anualmente
Noviembre – diciembre
PIDE – POA
7
Rectoría
Recibe y revisa documentos de Planeación Institucional para que en caso de no haber cambios procede a su autorización
Noviembre – diciembre
Proyecto por Áreas
8 Rectoría Si existen cambios en los documentos de planeación, pasa a secuencia 9 , en caso contrario pasa a secuencia 10.
Noviembre – diciembre
Proyecto por Áreas
9 Dirección de Administración y Finanzas
La dirección de Admón. Y Finanzas realiza documento final de Planeación Institucional y la envía a la rectoría
Noviembre – diciembre
Proyecto PIDE-POA
10 Rectoría Autoriza los documentos de planeación institucional (PIDE-POA)
Noviembre – diciembre
Proyecto PIDE-POA
11 Dirección de administración y finanzas
Envía la versión definitiva a las áreas de la UTSaltillo y CGUTyP
Todo el año Proyecto PIDE-POA
12 CGUTyP Recibe documento con Planeación Institucional
Noviembre – diciembre
Proyecto PIDE-POA
13 Todas las áreas de la UTSaltillo
Operan sus proyectos declarados en PIDE, POA institucionales y realizan sus acciones.
Noviembre – diciembre
Proyecto PIDE-POA
14 Dirección de administración y finanzas
Solicita cuatrimestralmente el avance en el cumplimiento de los proyectos del POA
Cuatrimestral Oficio
15 Todas las áreas de la UTSaltillo
Envían seguimiento cuatrimestral a la dirección de admón. Y finanzas
Cuatrimestralmente Proyecto por Áreas
16 Dirección de administración y finanzas
Recibe seguimiento de POA y envía a la CGUTyP
Cuatrimestralmente POA con seguimiento
17 CGUTyP Recibe POA Cuatrimestralmente POA con seguimiento
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F-002 Rev 00 Página 175 de 290
Código PI-DAF-01
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Fecha Edición 21/03/2019
Vigencia 23/04/2019
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAF-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAF-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Seguimiento de POA-PIDE(Control Presupuestal)
Obtener el 100% de los POAs-PIDE
(POA´s-PIDE contestados / POA´s-PIDE Programados) X 100
POA Anual y PIDE cada 5 años
Dirección de Administración y Finanzas
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Lineamientos generales para la elaboración del programa institucional de desarrollo de las universidades
tecnológicas.
• Lineamiento general para la elaboración y seguimiento del programa operativo anual de las universidades
tecnológicas.
• Programa sectorial de educación 2013-2018
• Plan nacional de desarrollo 2013-2018
• Plan estatal de desarrollo 2011-2017
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Coordinación general de universidades tecnológicas
y politécnicas y dependencias públicas
Emite lineamientos para elaborar PIDE y POA
institucionales plan nacional de desarrollo vigente
programa sectoriales de educación
Dirección de Administración y Finanzas
Programa Institucional de desarrollo y programa
operativo anual
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ADMON. Y FINANZAS PE-DAF-01
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 176 de 290
Código PI-DAF-01
Versión 01
Fecha Edición 21/03/2019
Vigencia 23/04/2019
14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Lineamientos para elaborar POA
Cuatrimestral Áreas de la universidad
Oficio Dirección de Administración y Finanzas
Lineamiento para elaborar PIDE
Cada 5 años Áreas de la universidad
Oficio Dirección de Administración y Finanzas
Solicitud de seguimiento del POA
Cuatrimestral Áreas de la universidad
Oficio Dirección de Administración y Finanzas
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
No Aplica
Formato para el llenado del POA
1 año Dirección de Administración y Finanzas
X X Archivo Especificado por área de Finanzas y Servidor (ServerUTS)
No Aplica
Formato para el llenado del PIDE
1 año Dirección de Administración y Finanzas
x x Archivo Especificado por área de Finanzas y Servidor (ServerUTS)
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Código PI-JSA-04
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Fecha Edición 20/02/2019
Vigencia 20/02//2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
5.6.1.1.1.11 5.6.1.1.1.12
5.6.1.1.1.13 5.6.1.1.1.14
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Lic. Claudia Beatriz Zamora Medina Jefa de Servicios Administrativos
Li. C.P. Mario Omar Cepeda
Director de Administración y Finanzas
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F-002 Rev 00 Página 178 de 290
Código PI-JSA-04
Versión 02
Fecha Edición 20/022019
Vigencia 20/02/2021
5.6.1.1.1.15
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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Fecha Edición 20/022019
Vigencia 20/02/2021
1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad
2. ALCANCE Aplica a todo el aspirante a ocupar un área administrativa o de docencia en la de la UTS 3. POLÍTICAS
3.1. La solicitud de personal deberá ser recibida en un plazo de por lo menos un mes antes de inicio de
labores.
3.2. Al personal contratado se le proporcionara inducción necesaria por lo menos cinco días hábiles antes
de inicio de labores; bajo la responsabilidad del área responsable de la solicitud.
3.3. Las distintas circunstancias de contratación de personal administrativo o docente serán: la necesidad
de contratar personal por inicio de cuatrimestre, la necesidad de contratar para cubrir una incapacidad
médica prolongada y por último en sustitución por causa de renuncia. En los dos últimos casos se
podrá recibir solicitud de personal en fecha extemporánea debido a la urgencia que apremia dicha
necesidad.
3.4. El Jefe de Servicio Administrativos revisará el requerimiento
3.5. Se recibirá solicitud de postulantes internos(Docentes) a un puesto de confianza siempre y cuando se
cumpla con el perfil que se solicita.
3.6. Los sueldos ya se encuentran establecidos por medio de CGUTyP debido a tabuladores
correspondientes a las instituciones.
3.7. Cuando se requiera profesores de inglés, estos deberán contar con un certificado o documento que
avale su experiencia o conocimiento en el idioma extranjero. diplomas, constancias, TOEFL y
documentación expedida por instituciones dedicadas a la enseñanza del idioma inglés.
3.8. El personal docente se contratará bajo los lineamientos establecidos en la convocatoria para personal
docente.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Área solicitante: Rectoría, Direcciones de la Universidad.
Aspirante / Candidato: Personal con cierto perfil que desea aplicar para una convocatoria.
UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
Personal operativo administrativo, consumibles de oficina, equipo de cómputo e impresión, presupuesto
autorizado.
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Fecha Edición 20/022019
Vigencia 20/02/2021
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Directores
6.1.1 Responsabilidades
6.1.1.1 Entregar la solicitud de personal en tiempo y forma.
6.1.2 Autoridades
6.1.2.1 Solicitar el alta en la nómina del nuevo personal
6.2 Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Proporcionar la Inducción necesaria al personal contratado antes de inicio de labores y
hasta cinco días hábiles después del inicio de labores.
6.2.1.2 Contar con bolsa de trabajo actualizada.
6.2.1.3 Solicitar al área jurídica la elaboración del contrato del candidato en tiempo y forma
6.2.1.4 Avisar a el(los) candidatos (s) del resultado de la selección, siendo éste positivo o
negativo.
6.2.2 Autoridades
6.2.2.1 Contratar al personal que cumpla con los requisitos establecidos.
6.3 Rectora
6.3.1 Responsabilidades
6.3.1.1 Entrevistar a nuevos prospectos a las áreas solicitantes.
6.3.2 Autoridades
6.3.2.1 Autorizar la contratación del personal que cumpla con los requisitos establecidos.
6.4 Candidato/Aspirante
6.4.1 Responsabilidades
6.4.1.1 Entregar la documentación requerida por el Departamento de Recursos Humanos en
tiempo y forma.
6.4.2 Autoridades
6.4.2.1 No Aplica
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Directores Las diferentes Direcciones hacen su requerimiento de personal
En cuanto sea una necesidad para el área
F-JSA-008
2 Rectora La Rectora valida y solicita autorización por medio del formato de solicitud de personal.
En cuanto se haga el requerimiento y
F-JSA-008
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Código PI-JSA-04
Versión 02
Fecha Edición 20/022019
Vigencia 20/02/2021
exista techo presupuestal
3 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Solicita la publicación de vacante a jefe de difusión por medio de solicitud ya establecida por el mismo.
Tres o cuatro días antes de iniciar la comisión
F-JDP-06
4 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Recibe currículum de aspirantes mediante correo electrónico o directamente en las Universidad
Todo el año o en cuanto se publiquen las vacantes
Currículum
5 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Es contratación docente, en caso de si pasar a punto 14 si es no pasar a punto 6
Todo el año o en cuanto se publiquen las vacantes
Currículum
6 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Genera cuadros de evaluación según los aspirantes
Inmediatamente después de tener los currículos
F-JSA-009
7 Directores de área
Los Directores de área entrevistan y evalúan a los candidatos
En cuanto tengan los candidatos para vacante
Currículum
8 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Informa a la persona seleccionada mediante llamada telefónica de su ingreso a la Universidad
Inmediatamente se autorice la contratación y sea seleccionada
LLAMADA TELEFONICA
9 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Integra expediente y se da seguimiento en caso de faltar papelería requerida por la Universidad
Inmediatamente y envía a Jurídico
N/A
10 Jurídicos Realiza la elaboración del contrato según requerimientos específicos del área solicitada
En cuanto esté la autorización y se encuentre quien cubra la vacante
F-JSA-010
11 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Llama a personal seleccionado para la firma de contrato
En cuanto jurídico valide
F-JSA-010
12 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Realiza alta en nómina y el IMSS Al firmar el contrato F-JSA-010
13 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos
Envía al curso de Inducción al personal contratado.
Al firmar el contrato F-JSA-010
14 Director Académico
El director académico entrevista al candidato y da visto bueno según aptitudes del docente
En el momento de realizar la 1.a entrevista
N/A
15 Rectoría Entrevista al candidato y da visto bueno Al momento de realizar la 2da. Entrevista
Curriculum
16 Jefe de Servicios Administrativos
Si no cumple con el perfil se integra a bolsa de trabajo
n/a Curriculum/Bolsa de trabajo
17 Director Académico
Programa la calendarización del aspirante para inducción
Cuando cumple con el perfil
N/A
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Fecha Edición 20/022019
Vigencia 20/02/2021
18 Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos
Recibe resultado de la entrevista y a su vez se informa a todos los aspirantes sobre dicho resultado, así mismo se le informará al candidato que haya aprobado las entrevistas para iniciar con su contratación.
N/A Resultado de entrevista
19 Docente Recibe aviso de aceptación por parte del departamento de Servicios Administrativos y prepara documentación
Al momento de ser aceptado para trabajar en la Universidad
Papelería solicitada
20 Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Recibe documentos del candidato y elabora expediente
Al momento de presentarse para firma de contrato
F-JSA-010
21 Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Solicita elaboración de contrato al área jurídica
N/A F-JSA-010
22 Jurídico Elabora contrato y envía al departamento de servicios administrativos para recabar firmas correspondientes
5 días posteriores a la solicitud de elaboración del contrato
F-JSA-010
23 Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Realiza contratación y archiva expediente N/A Expediente
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSA-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSA-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Plantilla de Personal Administrativo
100% (Plantilla ofertada / Plantilla Contratada)*100
Cuatrimestral Jefe de Servicios Administrativos
Contratación del personal docente
100% (solicitud de personal cubiertas en el cuatrimestre / total de solicitudes de personal recibidas) X 100
Cuatrimestral Jefe de Servicios Administrativos
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Versión 02
Fecha Edición 20/022019
Vigencia 20/02/2021
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Ley para la Coordinación de la Educación Superior
• Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Coahuila.
• Ley de Archivos Públicos para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley Estatal de Educación
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Área Solicitante Requerimiento de Personal (F-JSA-008)
Jefe de Servicios Administrativos Personal contratado
Dirección Académica Requerimiento de Personal (F-JSA-008)
Dirección Académica Contratación del personal seleccionado
5.6.1.1.1.16 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Solicitud de personal administrativo
En el momento que surja la necesidad de contratar
Jefe de Servicios Administrativos
Verificar que cumpla con el perfil
Director
Notificación al aspirante
Al momento de dar respuestas de la aprobación.
al aspirante seleccionado
Via telefónica Jefa del Dep. De servicios administrativos.
Solicitud de personal docente
En el momento que surja la necesidad de contratar
Personal docente
Verificar que cumpla con el perfil
Dirección académica
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
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Versión 02
Fecha Edición 20/022019
Vigencia 20/02/2021
F-JSA-008
Requerimiento de Personal 5 años Jefe de Servicios
Administrativos X Oficina
F-JSA-009
Cuadro de evaluación de postulantes
5 años Jefe de Servicios Administrativos X Oficina
F-JSA-010
Contrato Individual de Trabajo 5 años Jefe de Servicios
Administrativos X Oficina
F-JDP-06
Solicitud de Difusión 5 años Jefe de Servicios Administrativos
X Oficina
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Versión 02
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
CLIMA LABORAL
5.6.1.1.1.17 5.6.1.1.1.18
5.6.1.1.1.19 5.6.1.1.1.20
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Lic. Claudia Beatriz Zamora Medina Jefa de Servicios Administrativos
Li. C.P. Mario Omar Cepeda
Director de Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Versión 02
Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2021
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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Fecha Edición 23/04/2019
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1. OBJETIVO Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales, con
personal administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad Y
Eficientar las funciones que realiza el Personal Administrativo y docente de la Universidad Tecnológica de Saltillo
aplicando acciones de capacitación y mejora continua para la realización de los procesos.
2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la detección de clima laboral de todo el Personal de la Universidad Tecnológica
de Saltillo
3. POLÍTICAS 3.1. El Jefe de Servicios Administrativos entrega anualmente y/o cuatrimestralmente formato de Clima
Laboral, Ambiente Laboral a una muestra del personal del organismo. 3.2. El empleado recibe el formato, contesta, requisita y regresa al Jefe de Servicios Administrativos.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DNC: Diagnostico de Necesidades de Capacitación
Utsaltillo: Universidad Tecnológica de Coahuila.
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Equipo de cómputo, Laboratorio de Computo, Impresora.
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
6.1.1 Responsabilidades.
6.1.1.1 Realizar Estudio de Clima Laboral
6.1.1.2 Integrar Información de Estudio de Clima Laboral
6.1.1.3 Programa Fecha y Horario para capacitación.
6.1.1.4 Realiza evaluación de resultados.
6.1.2 Autoridades.
6.1.2.1 Posponer o asignar nueva fecha de encuesta de Clima Laboral
6.2 Equipo Directivo
6.2.1 Responsabilidades.
6.2.1.1 Revisar y Analizar Resultados de Clima Laboral
6.2.2 Autoridades.
6.2.2.1 Posponer o asignar nueva fecha de encuesta de Clima Laboral
6.3 Encuestados
6.3.1 Responsabilidades.
6.3.1.1 Contestar encuesta de Clima Laboral
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6.3.2 Autoridades.
6.3.2.1 Exigir Capacitación Durante el Transcurso del Cuatrimestre 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Jefa de Dpto. Servicios Administrativos
Realiza la Encuesta de clima laboral Anualmente y/o cuatrimestralmente
Google Forms (https://goo.gl/forms/stmfBThM0XLoeTaX2)
2 Administrativo, docente
Contesta la encuesta de clima laboral electrónicamente en la plataforma de Google Forms
Anualmente y/o cuatrimestralmente
Google Forms (https://goo.gl/forms/stmfBThM0XLoeTaX2)
3 Jefa de Dpto. Servicios Administrativos
Integra y analiza la información mediante el cruce de todos los encuestados
Anualmente y/o cuatrimestralmente
Google Forms (https://goo.gl/forms/stmfBThM0XLoeTaX2)
4 Equipo Directivo El equipo directivo revisa, analiza y valida Anualmente y/o cuatrimestralmente
Google Forms (https://goo.gl/forms/stmfBThM0XLoeTaX2)
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSA-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSA-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Clima Laboral 100% Evaluación 100%
Plantilla laboral / Total de Encuestas
Anual Jefe de Servicios Administrativos
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Ley para la Coordinación de la Educación Superior
• Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Coahuila.
• Ley de Archivos Públicos para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley Estatal de Educación
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Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2021
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Departamento de Servicios Administrativos
Evaluación de Clima Laboral a todo el personal que labora en la UTsaltillo
Departamento de Servicios Administrativos
Resultados de Clima Laboral
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Servicios Generales PI-CSG-03 Administración y Finanzas PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Resultado de Encuesta
Una vez que se encueste a todo el personal involucrado
A Rectoría, Dirección Académica, de Vinculación y Admón. Y Finanzas
Por medio de correo electrónico.
Jefe de servicios administrativos
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 23/04/2019
Vigencia 23/04/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
NÓMINA
5.6.1.1.1.21 5.6.1.1.1.22
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
Lic. Claudia Beatriz Zamora Medina Jefa de Servicios Administrativos
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
C.P. Mario Omar Cepeda Perales Director de Administración y Finanzas
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Fecha Edición 23/04/2019
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1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal
administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad, elaborando
con oportunidad las nóminas quincenales y extraordinarias, de los trabajadores al servicio de la Universidad
Tecnológica de Saltillo, efectuando las percepciones y las deducciones, entre otros, vigilando siempre la correcta
aplicación de estos en la nómina de sueldos.
2. ALCANCE Todos los docentes y administrativos pertenecientes a la UTS
3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo
IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social
4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JSA-04 5. POLÍTICAS
8.1. La nómina de personal local deberá ser elaborada en forma quincenal, aplicando a la misma todos
los registros autorizados que afecten al personal operativo, de honorarios, de mandos medios y
superiores.
8.2. Solo se aplicarán en la nómina los movimientos de acuerdo a las fechas del calendario autorizado
por la Dirección de Administración y Finanzas.
8.3. El Departamento de Nóminas deberá mantener permanentemente actualizado en el sistema de
nómina, tanto las percepciones a pagar como las deducciones a efectuar por concepto de impuestos
en estricto apego a los tabuladores de sueldos y disposiciones impositivas que determine la
Secretaría de Hacienda Crédito Público y descuentos de Ley.
8.4. Las deducciones por concepto de pensión alimenticia se aplicarán en estricto apego al ordenamiento
del Tribunal Superior de Justicia solicitado mediante orden judicial.
8.5. Los descuentos que se le apliquen a un trabajador, no deberán exceder del 30% del importe total de
su salario de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 38 de la Ley Federal de los Trabajadores al
Servicio del Estado, excepto en los casos a que se refieren las Fracciones III, IV, V y VI de dicho
Artículo.
8.6. Para efectos del presente procedimiento los conceptos que se procesarán en la nómina local, se
denominarán como "registros" y serán los siguientes:
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a. Movimientos de Personal:
Altas, Bajas, Promociones, Cambios de adscripción, Licencias Reanudación de labores
Reinstalaciones.
Aplicación de percepciones:
Sueldos Quinquenios, Aguinaldo, Prima vacacional, Retroactivos, Reintegros Puntualidad y
asistencia.
b. Aplicación de deducciones:
Incidencias del personal, Fiscales, Exceso de Incapacidades.
Descuentos a favor de terceros:
IMSS, Pensión alimenticia.
8.7. El Departamento de Nóminas imprimirá quincenalmente un reporte de cifras totales de percepciones
y deducciones aplicadas en el proceso del pago, que se denomina "Resumen de la Nómina", el cual
deberá ser remitido a la Dirección de Administración y Finanzas, una vez autorizada por techo
presupuestal se enviará para Rectoría para la autorización de su pago.
8.8. Los registros que hayan sido aplicados deberán quedar respaldados en el sistema de nómina para
efectos de antecedentes y de consulta.
8.9. Todas las Unidades Administrativas participantes en el presente procedimiento deberán de integrar
un expediente de toda la documentación que generen. Los expedientes integrados deberán estar a
disposición de cualquier instancia fiscalizadora.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Jefa del departamento de servicios administrativos
Realiza el corte de nómina, apegado al calendario autorizado por la Dirección de Finanzas.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
N/A
2 Jefa del departamento de servicios administrativos
Analiza los movimientos efectuados, incidencias, ausentismos, retardos para su descuento autorizado.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
RELOJ CHECADOR, OFICIOS, PASES DE SALIDA F-JSA-014
3 Jefa del departamento de servicios administrativos
Genera reporte de nómina, el cual pasa a revisión a la Dirección de Finanzas.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
SISTEMA MICROSIP
4 Director de administración y finanzas
Revisa la nómina para su validación, una vez validada, se verifica el techo presupuestal para su pago.
Durante el periodo que marque el calendario de la
SISTEMA MICROSIP
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Vigencia 23/04/2021
Universidad.
5 Director de administración y finanzas
Verifica y da visto bueno para su pago. Una vez vencido el plazo de la prorroga en la Universidad.
SISTEMA MICROSIP
6 Jefe del departamento de servicios administrativos
Una vez autorizado se encarga del resguardo y pago de nómina.
La información estará resguardada en el archivero autorizado.
SISTEMA MICROSIP
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSA-014
PASE ENTRADA Y SALIDA 1 AÑO Jefe de servicios
Administrativos X Archivo de Jefe de Servicios Administrativos
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Vigencia 20/02/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
RECAUDACIÓN
5.6.1.1.1.23 5.6.1.1.1.24
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
Lic. Claudia Beatriz Zamora Medina Jefa de Servicios Administrativos
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
C.P. Mario Omar Cepeda Perales Director de Administración y Finanzas
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Fecha Edición 20/02/2019
Vigencia 20/02/2021
1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal
administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad.
2. ALCANCE Recaudación de incorporación, reincorporación o adeudos pendientes de los alumnos que cursen estudios en la
UTS.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo
4. DIAGRAMA DE FLUJO
Anexo DF-JSA-05
5. POLÍTICAS
5.1. Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por las áreas involucradas.
5.2. Los convenios de pago deberán cumplir con las firmas de los departamentos que intervienen en el
proceso.
5.3. El aspirante de nuevo ingreso debe cumplir con todos los requisitos para el trámite de convenio de
pago.
a. Oficio libre de solicitud.
b. Comprobante de Domicilio.
c. Cubrir el 50% del monto de incorporación.
5.4. El alumno, para el trámite de convenio de pago no deberá contar con adeudo alguno.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
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Fecha Edición 20/02/2019
Vigencia 20/02/2021
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
Documento externo
Referencia de pago
5 Años Caja X Carpetas Contables
F-DAF-002 Solicitud de Prórroga de
Pago
5 Años Dirección de Finanzas. X Carpetas Contables
N/A Resultado de estudio
socioeconómico.
5 Años Dirección de Finanzas. X Carpetas Contables
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Jefa de Servicios Administrativos
Envía a Servicios escolares la cuenta donde se tiene que depositar los pagos de incorporación y reincorporación
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
F-JSE-003
2 Alumno Realiza pago de incorporación o reincorporación si realiza pago pasa a punto 7, si no realiza pago pasa a punto 3.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
F-JSE-003
3 Jefa de psicopedagogía (Becas)
Realiza estudio socioeconómico para detectar que es candidato a prorroga o beca institucional o externa.
En las instalaciones de la Universidad.
F-DAF-003
4
Jefa de Servicios Administrativos
Recibe prorroga ya autorizada para firma de conformidad
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
F-DAF-003
5
Alumno Presenta prorroga a caja para su incorporación o reincorporación.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
F-DAF-002
6 Caja Da seguimiento a pagos pendientes de las prórrogas.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
F-JSE-003
7 Alumno Presenta ficha de depósito y dos copias si fue por medio del banco, si es en efectivo da sus datos.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
F-DAF-003
8 Caja Sella ficha de pago y copias de la cuales regresa una copia al alumno, si es efectivo recibe el dinero y genera recibo para el alumno.
Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.
F-DAF-003
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Fecha Edición 20/02/2019
Vigencia 20/02/2021
F-DAF-003 Recibo de
Ingreso 5 Años Caja X Expediente
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 18/10/2019
Vigencia 18/10/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
VIÁTICOS
5.6.1.1.1.25 5.6.1.1.1.26
5.6.1.1.1.27 5.6.1.1.1.28
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Lic. Claudia Beatriz Zamora Medina Jefa de Servicios Administrativos
Li. C.P. Mario Omar Cepeda
Director de Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código IT-JSA-03
Versión 02
Fecha Edición 18/10/2019
Vigencia 18/10/2021
1. OBJETIVO
Ejercer de manera responsable el POA, así como fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios
basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice la administrar
eficientemente los recursos por la Universidad y definir sistemática y ordenadamente las actividades a seguir
para la solicitud de viáticos incluyendo pasajes aéreos, cuando aplique, con el fin de garantizar a los usuarios
los recursos económicos y logísticos para el cumplimiento de comisiones Institucionales
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas y académicas que requieran la salida de su
personal en comisión o que necesiten recibir visitas académicas, tendientes al cumplimiento de la misión
Institucional
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
PEAJE: Pago correspondiente a los derechos de tránsito o circulación por determinados lugares, como
autopistas, puentes, túneles, etc.
RFC: Registro Federal de Contribuyentes
VIÁTICOS: Son los gastos necesarios para el cumplimiento de una comisión, como serían transporte local,
alimentación, hospedaje, entre otros.
4. DIAGRAMA DE FLUJO
Anexo DF-JSA-06 5. POLÍTICAS
5.1. Para el otorgamiento de viáticos, se requerirá el llenado del formato denominado “Oficio comisión”.
5.1.1 Se tiene que presentar oficio de la persona solicitante donde especifique las necesidades, si es
que aplicara, la solicitud de transporte (Gasolina, Autobús, Avión), comidas que se necesitaran
durante la comisión, así como hospedaje si es que aplica y servicio de taxis, este oficio requiere la
firma de la persona que solicita dichos viáticos.
5.2. La autorización de cada comisión deberá otorgarse de la siguiente manera:
COMISIONADO AUTORIZA
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Fecha Edición 18/10/2019
Vigencia 18/10/2021
Director Rectora
Jefes de Departamento Jefes de Oficina
Personal operativo
Director de Área
correspondiente
5.3. Cuando salgan dos o más personas de la Universidad en una misma comisión, se deberá adjuntar a
la Carta Comisión, la justificación correspondiente debidamente autorizada por el responsable de
comisionar a los servidores públicos.
5.4. TARIFA DE VIÁTICOS. - Montos máximos que se otorgarán por concepto de viáticos.
a. Las tarifas de viáticos en el estado y nacionales aparecen en el anexo 2.
b. El trámite de viáticos y pasajes, deberán realizarse con un mínimo de 5 días y para los
casos en que se requiera boleto de avión deberá de ser con el mismo tiempo de
anticipación; en aquellos casos excepcionales derivados por la naturaleza del asunto o por
la importancia del trabajo deberán de anexar justificación (documento de vencimiento y/o
requerimiento) que demuestre la urgencia de la comisión
c. Para efectos de otorgamiento de tarifas de viáticos, se considerará como Servidor Público
Superior al Rector; como Mandos Medios a los Directores de Área, Subdirectores, Jefes de
Departamento; y como el Resto de Personal a los trabajadores cuyos puestos estén
comprendidos entre el Jefe de Oficina y el personal operativo.
d. Los viáticos se dividirán en menor de 24 horas (sin pernocta) y mayor de 24 horas (con
pernocta), dependiendo de la duración de la comisión.
e. Las cuotas de viáticos de tiempo menor a 24 horas cubren el costo de la alimentación y el
consumo de bebidas (solamente agua, café y refrescos).
f. Las cuotas de viáticos de mayor de 24 horas cubren el costo de hospedaje, alimentación y
el consumo de bebidas (solamente agua, café y refrescos). No se podrá exceder la cuota
de viáticos autorizados.
g. En caso de que el comisionado utilice vehículo oficial o propio dentro del territorio nacional
para trasladarse al lugar de la comisión, se deberá cubrir el costo de peaje y el combustible
correspondiente, para lo cual será necesario elaborar un oficio que contenga por lo menos:
número de placas del vehículo, marca, modelo, kilometraje inicial y final, fecha de la
comisión y servidor público responsable de la misma, calculando el importe máximo a
pagar de combustible de la forma siguiente:
No. de Km. recorridos X costo vigente del combustible = Importe a Pagar
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5
Para la determinación del monto que se necesitan por dichos gastos, ingresar a la página
http://aplicaciones4.sct.gob.mx/sibuac_internet/ControllerUI?action=cmdEscogeRuta de la
Secretaría de Comunicaciones y Transportes en donde podrán obtener los Kilómetros exactos a la
ciudad de destino, así como el número de casetas de peaje y costo
h. Solo se otorgarán Boletos de Avión, si la distancia entre el lugar de residencia y el destino
sea igual o mayor a 510 Km, y, deberán ser autorizados por el Rector o el Director
Administrativo.
5.5. COMPROBACIÓN DE VIATICOS NACIONALES
a. La comprobación de los viáticos otorgados se hará directamente en el Departamento de
Servicios Administrativos; con los siguientes requisitos:
• La documentación comprobatoria deberá de contener los requisitos fiscales que estable el
Código Fiscal de la Federación en su Artículo 29-A:
• Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro
federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más
de un local, establecimiento o sucursal, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o
establecimiento en el que se expida los comprobantes (del lugar que se haya comisionado).
• Contener impreso el número de folio.
• Lugar y fecha de expedición (del lugar que se haya comisionado).
• Se factura a nombre de:
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SALTILLO
UTS140114EI9
NOGAL SIN NUM
EJIDO LA PROVIDENCIA
SALTILLO COAHUILA
CP 25300
• Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que se adquiera.
• Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y letra, así como
el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban
trasladarse en su caso (debidamente explícitos y con la sumatoria correcta).
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• En lo correspondiente a la comprobación de las facturas del hotel deberán de indicar los
números de días de hospedaje con los requisitos fiscales antes citados.
• Los comisionados deberán ajustarse a las tarifas diarias de viáticos autorizadas por lo que no
se reembolsarán diferencias a su favor por exceso en gastos.
• De manera excepcional y únicamente por Ampliación de Comisión plenamente justificada, se
podrá autorizar al servidor público comisionado, el pago de gastos adicionales a los
ministrados por concepto de viáticos, previa autorización por el titular de área que los
comisionó con la acreditación correspondiente mediante un oficio de ampliación de comisión,
y turnarla a la Subdirección Administrativa para su revisión y, en su caso, pago respectivo.
• En los casos en que dos o más trabajadores sean comisionados al mismo lugar, deberán
presentar cada uno la factura independiente y correspondiente a excepción del hospedaje en
caso de compartir habitación.
• En caso de que se tengan que reintegrar viáticos, se les proporcionara en cada comisión el
número de cuenta a la que hay que reintegrar y anexarlo a la comprobación.
• Todos aquellos documentos remitidos para la comprobación de gastos deberán de ser en
original y contener la firma de la persona comisionada (facturas, ticket o similares) no
deberán tener alteraciones, tachaduras, roturas, corrector u otra situación que desvirtúe el
documento comprobatorio. No se aceptan notas como comprobantes. En caso de que la
factura no coincida con la fecha de comisión deberá anexarse el ticket o nota.
• Las comprobaciones de viáticos que se otorgaron para llevar a cabo una comisión, deberán
de ser comprobadas en un plazo no mayor de 5 días hábiles al término de ésta.
• La comprobación deberá ser entregada en original y dos copias
• Todas las facturas y sus xml deberán ser entregados al departamento de Servicios
Administrativos.
• En las situaciones en que el personal no realice su comprobación de gastos en el tiempo
establecido, no se le otorgará una nueva ministración para gastos hasta en tanto no realice
dicha comprobación, salvo que esta se realice durante el periodo otorgado para la
comprobación.
• En caso de que la comprobación no se realice en un plazo de 5 días hábiles, el importe no
comprobado será descontado directamente de nómina, a más tardar en la segunda quincena
siguiente a aquella en que se venza el plazo.
5.6. COMPROBACIÓN DE PASAJES
• La comprobación de la comisión se efectuará presentando los boletos sean aéreos o de
autobús que indiquen que han sido utilizados.
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Vigencia 18/10/2021
• En las situaciones en que se extravíe el comprobante del boleto de avión o de autobús,
deberá de presentar el boleto electrónico con el oficio aclaratorio de dicha situación.
5.7. PRESENTACIÓN DE INFORMES
b. Todo servidor público deberá presentar ante el funcionario que lo comisionó, un
informe abierto que deberá contener cuando menos los siguientes aspectos:
• Nombre, cargo y adscripción del comisionado.
• Lugar y periodo de la comisión.
• Objeto de la comisión y acciones realizadas.
• Precisar los compromisos y resultados
• Observaciones generales en el desarrollo de la comisión
• La firma autógrafa del comisionado.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Sec. Responsable (s) Actividades
Qué/Cómo Cuándo/Dónde Documento/Registro
(código) 1 Personal
comisionado El personal comisionado genera el of. Comisión según políticas.
cinco días antes de iniciar la comisión
F-JSA-003
2 Directores de área El Director de área autoriza la comisión
cinco días antes de iniciar la comisión
F-JSA-003
3 Director de área El Director de área firma el of. comisión
cinco días antes de iniciar la comisión
F-JSA-003
4 Personal comisionado
El personal comisionado entrega el of. comisión
En cuanto se tenga firmado y autorizado
F-JSA-003
5 Jefa de Dpto. de Servicios administrativos
El Jefe de Servicios Administrativos revisa las Tarifas de viáticos
En cuanto reciba oficio comisión siempre y cuando este dentro de los tiempos que marcan las políticas.
F-JSA-003
6 Director de Administración y Finanzas
El Director de Finanzas revisa si existe suficiencia presupuestal
En cuanto servicios generales entrega tarifas
N/A
7 Jefa de Dpto. de Servicios administrativos
El Jefe de Servicios administrativos reserva avión
En cuanto director de finanzas autorice
N/A
8 Director de Administración y Finanzas
El Director de Finanzas cancela o autoriza comisión
Inmediatamente que revise suficiencia presupuestal
N/A
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Fecha Edición 18/10/2019
Vigencia 18/10/2021
9 Jefa de Dpto. de
Servicios administrativos
El jefe de Servicios Administrativos entrega boleto electrónico de avión
Dos días antes de su comisión si no existen cambios
N/A
10 Jefa de Dpto. de Servicios administrativos
El Jefe de Servicios Administrativos paga comisión
Dos días antes de su comisión
N/A
11 Personal comisionado
El personal comisionado recibe pago de viáticos y of. comisión
Dos días antes de su comisión
N/A
12 Personal comisionado
El personal comisionado comprueba los viáticos
Cinco días hábiles después de que termina comisión
F-JSA-004
13 Jefa de Dpto. de Servicios administrativos
El Jefe de Servicios Administrativos recibe y revisar la comprobación
Cinco días hábiles después de que termina comisión
F-JSA-004
14 Director de Administración y Finanzas
El Director de Finanzas cierra deudores o hace descuento por nomina
Quincena inmediata después de que no se hizo comprobación
F-JSA-004
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSA-003 Oficio Comisión 5 años Servicios Administrativos X OFICINA
N/A Comprobante de transferencia
5 años Servicios Administrativos X OFICINA
F-JSA-004 Comprobación de viáticos
5 años Servicios Administrativos X X OFICINA
F-JSA-005 Informe comisión 5 años Servicios Administrativos X X OFICINA
N/A Reembolso de viáticos
5 años Servicios Administrativos X X OFICINA
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Vigencia 18/10/2021
N/A Oficio 5 años Servicios
Administrativos X OFICINA
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Vigencia 20/02/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
CAPACITACIÓN
5.6.1.1.1.29 5.6.1.1.1.30
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
Lic. Claudia Beatriz Zamora Medina Jefa de Servicios Administrativos
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
C.P. Mario Omar Cepeda Director de Administración y Finanzas
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1. OBJETIVO Fortalecer el capital humano, proporcionando al personal los conocimientos y desarrollar habilidades que, junto con la experiencia profesional, mejoren su competencia. 2. ALCANCE Todas las áreas de la UTS que soliciten o requieran capacitación. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JSA-03 5. POLÍTICAS
5.1 El Jefe de Servicios Administrativo integra y analiza la información y elabora programa anual.
5.2 El equipo directivo, revisa y analiza los resultados y valida el programa anual.
5.3 El Jefe de Servicios administrativos, realiza la requisición al Coordinador de Servicios Generales
solicitando servicio de capacitación según programa anual.
5.4 El Coordinador de Servicios Generales cotiza y contrata el servicio del mejor proveedor o la mejor
propuesta.
5.5 El Jefe de Servicios Administrativos realiza el programa de fechas y horarios para la capacitación.
5.6 El Jefe de Servicios Administrativos realiza la invitación a través de las diferentes direcciones,
genera lista de asistencias y asigna el espacio para capacitar.
5.7 El Jefe de Servicios Administrativos genera las constancias en coordinación con el Jefe de prensa
y difusión.
5.8 El equipo directivo realiza evaluación de impacto de capacitación de curso en el personal
5.9 El Jefe de Servicios Administrativos genera resultados de ambas evaluaciones.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Área Solicitante Solicitud de Capacitación: Desempeño
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Vigencia 20/02/2021
Cuando el responsable de
área determine que necesita alguna capacitación curricular, por dificultades o cambios en su proceso.
Lista Anual Es generada cada fin de año
por cada uno de los Jefes de Depto. según las necesidades observadas en el año.
Cursos Extraordinarios Son aquellos que se van
generando conforme a las necesidades de la universidad para cubrir con capacitación áreas de oportunidades.
Llenado de la Requisición de Capacitación
Se deberá presentar la solicitud de capacitación al encargado de recursos humanos donde se deberá describir claramente la situación actual y deseada, para que de esta manera se pueda determinar en tiempo y forma la evaluación de la efectividad de la misma.
Fecha programada según ciclo escolar.
UTS
F-JSA-011
2 Jefe de Servicios Administrativos
Detección de Necesidades: La programación de capacitación es
realizada por el encargado de servicios administrativos con base a la detección de necesidades de capacitación y solicitudes aprobadas.
Las solicitudes presentadas posteriores a la programación anual son consideradas y programadas como Cursos extraordinarios.
Enero F-JSA-011
3 Jefe de Servicios Administrativos
Análisis: El Jefe de servicios administrativos
está encargado de analizar, para determinar los cursos de capacitación que se van a otorgar en base a la importancia de las necesidades generadas.
Se determina también si el curso es Rechazado o Aceptado.
Si el curso es Rechazado se vuelve a programar, y se cambia nuevamente la fecha de programación.
Si es Aceptado el curso será impartido.
Enero F-JSA-011
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Vigencia 20/02/2021
4
Jefe de Servicios Administrativos
Coordinador de
Servicios Generales
Selección de Asesores: Se Elige si la capacitación va hacer
Interna o Externa. Si la capacitación a impartir es Externa
se pide la Firma de la Rectora para su autorización, y se empieza a seleccionar asesores para ver cuál es el que se adecuado para impartir el curso y se programa el curso.
En cualquier caso, se selecciona en base a los conocimientos y experiencias del instructor.
Según Ciclo Escolar, dependiendo del tipo
de capacitación interna UTS o externa
lugar contratado.
F-JSA-011
F-CSG-003
5 Áreas Solicitantes
Registro de Curso: Cada vez que se vaya a realizar un
curso, se deberá dar aviso a los participantes en el formato correspondiente.
El día de la capacitación se debe validar la asistencia en el formulario.
En caso de ser necesario, evaluar la ejecución del curso, se aplica el formulario Evaluación del Curso a los participantes para conocer las áreas de oportunidad en dicha ejecución.
Fecha programada por Servicios
Administrativos en lugar indicado según tipo de capacitación.
Oficio
F-JSA-011
6
Jefe de Servicios Administrativos
Jefe de Difusión y
Prensa
Reporte y Constancias: Cada vez que se realice un curso se
archivaran las constancias en el expediente o bien una referencia en el control de capacitación de donde se encuentra físicamente la evidencia.
Al finalizar capacitación.
F-JSA-011
F-JDP-03
7
Jefe de Servicios Administrativos
Área Solicitante
Evaluación: El sistema de evaluación de la
efectividad está basado en el grado que la capacitación alcanza la situación deseada.
El solicitante debe realizar una evaluación de acuerdo al objetivo y situación deseada, de manera que evidencie la efectividad de la capacitación, en caso contrario se convocará al grupo de participantes y el solicitante a reunión de evaluación y/o establecimiento de acciones de mejora.
Al finalizar la capacitación y tener evaluación del curso según capacitados.
F-JSA-011
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7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-JSA-011
SOLICITUD DE CAPACITACION 1 AÑO
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
X X ARCHIVO ARCHIVO MUERTO
F-JDP-03
SOLICITUD DE DISEÑO 1 AÑO
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
X X ARCHIVO ARCHIVO MUERTO
F-CSG-003
REQUISICION 1 AÑO
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
X X ARCHIVO ARCHIVO MUERTO
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 20/02/2019
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Universidad Tecnológica de Saltillo
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
5.6.1.1.1.31 5.6.1.1.1.32
5.6.1.1.1.33 5.6.1.1.1.34
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
David Hernandez Coordinador de Servicios Generales
Li. C.P. Mario Omar Cepeda
Director de Administración y Finanzas
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Vigencia 20/02/2021
5.6.1.1.1.35
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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1. OBJETIVO Consolidar la infraestructura y los procesos de la Universidad
2. ALCANCE Este documento es aplicable a todas las áreas de la Universidad Tecnológica de Saltillo 3. POLÍTICAS
3.1. Los activos no encontrados o no resguardados se reportan en el formato de verificación de activo fijo y
se dan 5 días hábiles para su localización, de lo contrario se turnará un oficio a las áreas de control de
la universidad, quienes tomaran las acciones necesarias para la reposición del activo.
3.2. Para realizar el ingreso de un nuevo activo fijo por donación u otra circunstancia ajena a la
adquisición, el área debe enterar al Depto. de servicios generales para que se realice el levantamiento
de los datos e incluirlos en el vale de resguardo.
3.3. Para realizar la baja de un activo por la terminación de su vida útil o por ser innecesario en su área, se
deberá revisar el documento para bajas de activo fijo.
3.4. La diferencia entre el activo fijo y lo considerado como herramental radica en que estos, no serán
registrados en el patrimonio de la Universidad, pero se le dará el mismo trato, cuidados y
procedimientos que al de los activos fijos.
3.5. Los herramentales podrán ser o no etiquetados de acuerdo a su uso y/o características fijas.
3.6. Para el resguardo de los herramentales se utilizará el formato correspondiente.
3.7. Para las salida de activos fuera de las instalaciones de la universidad y que son propiedad de la
misma, se tendrá que reportar al departamento de servicios generales con el formato Pase Único de
Entrada y Salida de Activo Fijo del activo de la universidad será la única persona con la facultad de
solicitar la salida del activo fuera de las instalaciones de la universidad.
3.8. Para el ingreso de activos al interior de la universidad y que son propiedad de usuarios externos y/o de
alumnos el usuario tendrá que registrar el activo en el departamento de servicios generales en el
formato “Pase Único de Entrada y Salida de Activo Fijo PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O
ALUMNOS”.
3.9. La Universidad Tecnológica de Saltillo no se hará responsable por el extravió, daño o robo de Activos
propiedad de usuarios externos y/o alumnos los cuales fueron previamente registrados con el formato
“Pase Único de Entrada y Salida de Activo Fijo PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O
ALUMNOS”.
3.10. Los formatos mencionados: Préstamo Interno, Solicitud de Baja, “Pase Único de Entrada y Salida
de Activo Fijo PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD”, “Pase Único de Entrada y Salida de Activo Fijo
PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O ALUMNOS”, tendrán que ser debidamente firmados
por el resguardante, usuario, director de área, coordinador de servicios generales y director de
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Vigencia 20/02/2021
administración y finanzas, según sea el caso, en original y dos copias. El formato no será válido sin las
firmas correspondientes.
3.11. La omisión de la firma en el vale de resguardo no exime de la responsabilidad del cuidado y/o
custodia del activo a su cargo.
3.12. Cuando un activo y/o herramental propiedad de la universidad sufra algún desperfecto o llegue al
término de si vida útil, se deberá informar de forma inmediata al coordinador de servicios generales
por escrito, para realizar el desalojo del bien del área correspondiente.
3.13. La dirección de administración y finanzas a través de la coordinación de servicios generales se
reserva el derecho a revisión de vehículos, áreas de trabajo y de manera personal sin previo aviso
para salvaguardar bienes materiales y activo fijo de la Universidad.
3.14. La fecha de entrada y salida o viceversa de los activos, deberá ser plasmada desde un origen en
el formato correspondiente.
3.15. El coordinador de servicios generales, deberá de dar seguimiento oportuno al estatus de los
formatos.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Activo Fijo: todos los bienes muebles e inmuebles que en una entidad son necesarios para cumplir los programas
y operaciones.
Vales de resguardo: formato en el cual se enumeran los activos que se encuentran bajo cargo del resguardante.
Resguardante: persona responsable del buen uso y cuidado de los bienes asignados a su cargo.
Herramental: todo instrumento, utensilio y/o artefacto diseñado para facilitar el desarrollo de tareas
especializadas.
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Un coordinador de servicios generales, oficina, equipo de oficina, computadora, impresora etiquetadora (Zebra), archivero de resguardo de material, sistema de control de activos. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Coordinador de Servicios Generales
6.1.1 Responsabilidades
6.1.1.1 Elaboración de calendarización de inventario físico de bienes muebles e inmuebles
6.1.1.2 Enterar a las áreas de la fecha a realizar el inventario
6.1.1.3 Realizar el inventario de bienes muebles e inmuebles.
6.1.1.4 Al término de la revisión se entrega al resguardante el vale de resguardo actualizado para
firma.
6.1.1.5 Reporte de Activos no encontrados al departamento de Administración y Finanzas.
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6.1.2 Autoridades
6.1.2.1 Autorizar la entrada o salida de activos fijos.
6.1.2.2 Autorizar proceso de baja de activo fijo.
6.2 Resguardante
6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Se da por enterado sobre la fecha del inventario.
6.2.1.2 Firmar el vale de resguardo actualizado.
6.2.1.3 Avisar al coordinador de servicios generales de movimientos, préstamos o cambios de
mobiliario.
68.2.1.4 Registrar entradas y salidas de bienes muebles propiedad de usuarios externos y/o
alumnos.
6.2.1.5 Registrar salidas y entradas de bienes muebles propiedad de la universidad.
6.2.2 Autoridades
6.2.2.1 Exigir inventario según calendario establecido.
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinador de Servicios Generales.
Entrega vale de resguardo actualizado a cada resguardante
Inicio de año Vale de resguardo
2 Coordinador de Servicios
Generales.
Elabora calendarización de inventario físico
Inicio de año Calendarización de inventario físico
3 Coordinador de Servicios
Generales
Se avisa a las áreas una semana antes de la fecha de inventario
Se da por enterado de la fecha de inventario
Direcciones de las áreas
Oficio de revisión de inventario
4 Coordinador de Servicios
Generales
Se inicia el inventario En las áreas de la universidad según calendarización ya
programada
Vale de resguardo
5 Coordinador de Servicios
Generales
Existen diferencias entre el vale de resguardo y la toma física
Al momento de la toma de inventario
en el área programada
Vale de resguardo
6 Resguardante Checa en su archivo de resguardo o pases de salida o bajas
Al momento de la toma de inventario
Vale de resguardo Pase de salida F-CSG-009, F-CSG-010 Bajas de activos F-CSG-011
7 Coordinador de Servicios
Si existen modificaciones, se realizan al vale de resguardo
Al terminar el inventario
Vale de resguardo
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Vigencia 20/02/2021
Generales
8 Resguardante Firma de responsable en el resguardo con fecha actualizada
Al terminar el inventario
Vale de resguardo
9 Resguardante Recibe copia de resguardo actualizado y firmado
Al termino del inventario
Vale de resguardo
10 Coordinador de Servicios
Generales
Al pasar 5 días del conocimiento de algún faltante de inventario sin respuesta del
área, se turna el seguimiento a Dirección Administrativa y Finanzas
Pasado el tiempo de aclaración
Oficio
11 Dirección Administrativa y
de Finanzas
Realiza la acción correctiva pertinente. Pasado el tiempo de aclaración
Oficio
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CSG-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-CSG-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE CONTROL DE ACTIVOS (INVENTARIO)
100% (NUMERO DE BIENES REGISTRADOS EN EL SISTEMA / TOTAL DE BIENES LEVANTADOS EN INVENTARIO PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD) X 100
ANUAL COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
• Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas.
• Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Administración Fiscal General del Estado de Coahuila de Zaragoza
• Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila de
Zaragoza
• Ley de Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública.
• Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de Zaragoza.
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Vigencia 20/02/2021
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Coordinador de Servicios generales
Calendarización de inventario
Coordinador de servicios generales
vales de resguardo actualizados y firmados
Áreas Solicitantes Adquisición de bienes muebles
Coordinador de Servicios generales
Registro en vales de resguardo de los bienes
muebles. Personal de la universidad
y alumnos Ingreso de activos fijos Coordinador de Servicios
generales Registro en formato pase único de entrada y salida propiedad de externos y/o
alumnos Personal de la universidad Salida de activo fijo
propiedad de la universidad Coordinador de Servicios
generales Registro en formato pase único de entrada y salida
propiedad de la universidad 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ADMINISTRACION Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Revisión de inventario
De acuerdo a la calendarización
Direcciones de la universidad
Mediante Oficio Dirección de admón. y Finanzas
Activo fijo no encontrado durante la revisión
Al término de la revisión de inventario
Al resguardante
Mediante el formato reporte de verificación de activo fijo.
Coordinación de servicios generales
Activo fijo no encontrado
Después de 5 días que marca el reporte de verificación de activo fijo
Dirección de Administración y Finanzas.
Mediante el formato reporte de verificación de activo fijo
Coordinación de servicios generales
Cambios de mobiliario
Cuando el resguardante lo solicite
Coordinador de servicios generales
Puede ser por correo electrónico u oficio
Resguardante
Salida y entrada de activo fijo propiedad de la universidad
Cuando el resguardante lo solicite
Coordinador de servicios generales
Mediante el formato pase único de entrada y salida de activos fijos propiedad de la universidad
Resguardante
Bienes inmuebles que quieren dar de baja
En el momento que detecten los bienes muebles dañados,
Coordinador de servicios generales
Mediante la solicitud de baja de activo fijo
Resguardante
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Vigencia 20/02/2021
obsoletos o inservibles
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-CSG-009
PASE ENTADA Y SALIDA DE AF PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O DE ALUMNOS
COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES Y LOS USUARIOS DEL ACTIVO
F-CSG-010
PASE ENTRADA Y SALIDA DE AF PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD
COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES Y LOS USUARIOS DEL ACTIVO
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Fecha Edición 21/03/2019
Vigencia 21/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
SERVICIOS GENERALES
5.6.1.1.1.36 5.6.1.1.1.37
5.6.1.1.1.38 5.6.1.1.1.39
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
David Hernandez Coordinador de Servicios Generales
Li. C.P. Mario Omar Cepeda Perales
Director de Administración y Finanzas
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Vigencia 21/03/2021
5.6.1.1.1.40
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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Vigencia 21/03/2021
1. OBJETIVO Consolidar la infraestructura y los procesos de la Universidad 2. ALCANCE Este documento es aplicable al área responsable directa y a todas las áreas de la Universidad Tecnológica de Saltillo. 3. POLÍTICAS
3.1. El Jefe, Director de Área que requiera de recursos materiales, los tramita mediante requisición y se asegura de describir las especificaciones necesarias para el material solicitado.
3.2. Para poder llevar a cabo el proceso de contratación y/o adquisición es necesario que la requisición contenga las firmas del solicitante y se presente con 5 días de anticipación a esta Coordinación, así como la firma de autorización del Administrador o del Rector
3.3. Cuando la requisición no es aprobada por el Director Administrativo, el Coordinador de Servicios Generales comunica al interesado, las razones por las que fue rechazada la requisición.
3.4. El Coordinador de Servicios Generales, verifica si se cuenta con el material requerido en stock, lo entrega al solicitante llenando la Entrega de Material. En caso de que no se tenga el material solicitado en stock, el Jefe de Recursos Materiales realiza la compra.
3.5. Contacta mediante correo electrónico o llamada telefónica al proveedor para solicitar la o las cotizaciones.
a. De conformidad con los montos a adquirir o contratar, se realizarán diferentes procedimientos en apego a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila como son:
b. Compra Directa, con 1 cotización, pedido.
c. Desde $ 0.01 hasta $ 21,911.00 (300 SMVDF) antes de IVA, según el Art. 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público para el ejercicio fiscal 2016 y,
d. Desde $ 0.01 hasta $ 21,447.60 antes de IVA, según el Art. 65 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila para el ejercicio fiscal 2016.,
e. Adjudicación Directa: 3 cotizaciones, cuadro comparativo y contrato
f. Desde $ 21,912.00 hasta $ 174,000.00 antes de IVA según el Art. 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público para el ejercicio fiscal 2016 y,
g. Desde $ 21,447.61 hasta $ 313,627.20 antes de IVA Según el Art. Art. 65 de la Ley de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila para el ejercicio fiscal 2016.,
3.6. El Coordinador de Servicios Generales, bajo la supervisión del Director Administrativo selecciona a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y /o servicios de acuerdo con los requisitos especificados.
a. Los criterios para la selección y evaluación de los proveedores son: b. Cumplimiento con las especificaciones. c. Tiempo de entrega d. Calidad de sus productos/ servicio. e. Precio Competitivo f. Registro en el Padrón de Proveedores del estado de Coahuila
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3.7. El Coordinador de Servicios Generales realiza la compra, recibe el material y verifica que el artículo
cumpla con los requerimientos establecidos (cantidad y especificaciones), en caso contrario se rechaza la mercancía.
3.8. El Coordinador de Servicios Generales y el área usuaria Firman factura de recibido el material y/o los servicios.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Requisición: es la solicitud de adquisiciones de bienes y servicios que hacen las distintas áreas de la Universidad
al Director de Administración y Finanzas.
Orden de Compra: es la solicitud formal que se le hace a un proveedor para asignarle bienes y/o servicios, donde
se describen aspectos como cantidad, calidad y tiempos de entrega.
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
• RECURSOS HUMANOS Coordinador de Servicios Generales
• MATERIALES Equipo de Oficina, papelería de oficina
• FINANCIERO E INFRESTRUCTURA Presupuesto económico de las áreas, equipo de cómputo, mobiliario y almacén
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6.1 Área Solicitante 6.1.1 Responsabilidades
6.1.1.1 Elaborar requisiciones de acuerdo al formato F-CSG-003 6.1.1.2 Describir a detalle las necesidades o servicios requeridos 6.1.1.3 Entregar requisición con firma de solicitante
6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Dar seguimiento a su requisición. 6.1.2.2 Rechazar un bien o servicio, cuando no cumpla con especificaciones.
6.2 Coordinación de Servicios Generales 6.2.1 Responsabilidades
6.2.1.1 Recibir requisiciones, registrarlas y mandarlas a autorización. 6.2.1.2 Cotizar requisiciones 6.2.1.3 llevar a cabo compras de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros clientes. 6.2.1.4 Notificar al área de rechazo de la requisición, si se da el caso. 6.2.1.5 Evaluación de proveedor y archivar
6.2.2 Autoridades 6.2.2.1 Aceptar o rechazar requisición. 6.2.2.2 Aceptar o rechazar un bien o servicio.
6.3 Director de Administración y Finanzas 6.3.1 Responsabilidades
6.3.1.1 Analizar y firmar requisiciones 6.3.1.2 Revisar y firmar orden de compra
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6.3.2 Autoridades
6.3.2.1 Aceptar o rechazar requisición. 6.3.2.2 Revisar y firmar orden de compra. 6.3.2.3 Aceptar o rechazar un bien o servicio.
6.4 Rectoría 6.4.1 Responsabilidades
6.4.1.1 firmar requisiciones de autorización. 6.4.2 Autoridades
6.4.2.1 Autorizar o rechazar una requisición. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE (S) ACTIVIDAD
(QUÉ)/(CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC./ REGISTRO (CÓDIGO)
1 Todos los directores, Jefes de Departamento y Coordinadores
Solicita el material de acuerdo a lo establecido en la requisición debidamente firmada. Y con fecha de 5 días anteriores para la adquisición
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-003
2 Coordinación de Servicios Generales
Recibe Requisición previamente autorizada
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-003
3 Coordinación de Servicios Generales
Realiza cotizaciones con proveedores
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-003
4 Coordinación de Servicios Generales
Solicita a la Dirección de Administración y Finanzas techo presupuestal, la autorización de la compra
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-003
5
Dirección de Administración y Finanzas y/o Rectoría
Recibe, revisa y Autoriza en su caso, la requisición. Y se envía al departamento de servicios generales para su tramite
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-003
6 Coordinación de Servicios Generales
Informa al área solicitante porque no se realiza la compra vía mail
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
Correo electrónico
7 Coordinación de Servicios Generales
Elabora la orden de compra, pedido o contrato.
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-004
8 Coordinación de Servicios Generales
Solicita el material al proveedor
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-004
9 Coordinación de Servicios Generales
Recibe producto, materiales o servicio solicitado y los entrega al área usuaria
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad.
F-CSG-004 FACTURA
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10 Coordinación de Servicios
Generales Según tipo de adquisición se da de alta en la base de datos del activo fijo
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad
N/A
11 Dirección de Administración y Finanzas
Recibe factura para su previo pago
Dirección de Administración y Finanzas
FACTURA
12 Coordinación de Servicios Generales
Entrega al área solicitante Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad
F-CSG-003
13 Todos los Directores, Jefes de Departamento y Coordinadores
El área solicitante evalúa el servicio
Durante el periodo que marque el
calendario de la Universidad
F-CSG-006
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CSG-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-CSG-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Atención de requisiciones
100% (No. De requisiciones atendidas/Total de requisiciones recibidas)*100
Cuatrimestral Coordinador de Servicios Generales
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Ley de adquisiciones, arrendamiento y contrataciones de servicios del sector público.
• Ley de adquisiciones, arrendamiento y contrataciones de servicios para el estado de Coahuila de
Zaragoza.
• Padrón de proveedores del gobierno del estado de Coahuila de Zaragoza.
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Todas las áreas Requisiciones Coordinador de Servicios Generales
Bienes y servicios
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13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
No fue autorizada requisición
Cuando no sea autorizado por dirección de admón. Y finanzas
Al departamento solicitante
Mediante correo electrónico Coordinador de servicios generales
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JSG-003
Requisición Permanente
Dpto. de Recursos Materiales y Servicios Generales
X Expediente
F-JSG-004
Orden de compra Permanente
Dpto. de Recursos Materiales y Servicios Generales
X Expediente
F-JSG-006
Calidad de Servicios Prestado
Permanente
Dpto. de Recursos Materiales y Servicios Generales
X Expediente
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Universidad Tecnológica de Saltillo
CONTROL INTERNO
5.6.1.1.1.41 5.6.1.1.1.42
5.6.1.1.1.43 5.6.1.1.1.44
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
C.P. Erick Miranda Coordinador de Contabilidad
Li. C.P. Mario Omar Cepeda Perales
Director de Administración y Finanzas
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5.6.1.1.1.45
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
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1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad y establecer los principios básicos, criterios y prácticas a seguir para la planeación, realización y documentación de las auditorías internas al SGC. 2. ALCANCE Esta auditoría interna aplicará a todos los procesos involucrados, de los cuales, los más importantes son:
ESTADO IMPORTANCIA
Resultado de auditorías Satisfacción del Cliente
Indicadores del Balance Score Card Realización del Producto
Revisión por la Dirección
3. POLÍTICAS
3.1 Se podrán realizar auditorías fuera del programa establecido siempre y cuando sea una solicitud
por parte de la alta dirección.
3.2 Solo el Coordinador de Contabilidad podrá asignar a los auditores las áreas a auditar.
3.3 Coordinador de Contabilidad podrá solicitar apoyo externo en las auditorías internas.
3.4 Al momento de una auditoria interna y tener alguna diferencia el auditor y el auditado, el
coordinador será el que corrija o rectifique el punto a discusión.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Coordinador, Equipo Auditor, material de oficina, equipo de cómputo, lugar de trabajo (oficina). 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1. Coordinador de Contabilidad
6.1.1 Responsabilidad
6.1.1.1. Realizar Programación de Auditorias
6.1.1.2. Selección de Auditores.
6.1.1.3. Notificar a las áreas auditables las fechas que les correspondan
6.1.2 Autoridad
6.1.2.1 Modificar Programación de Auditorias
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6.2. Área Auditable
6.2.1 Responsabilidad
6.2.1.1. Contar con Procedimiento actualizado y en ejecución.
6.2.1.2. Contar con archivo de evidencia del procedimiento.
6.2.2 Autoridad
6.2.2.1. Rechazar la auditoria en caso de no habérseles notificado.
5.6.1.1.1.46 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinador de Contabilidad
Programa de Auditorías Se elabora un programa para llevar a cabo auditorías internas al sistema de calidad. Las auditorías Internas, se llevarán a cabo en un lapso no mayor a 6 meses entre cada auditoría, con el objetivo de asegurar que se cumple con los requerimientos de la Norma, así como la implantación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de Calidad, tomando en cuenta el estado e importancia de las actividades a auditar, utilizando para ello el formato F-CC-01 "Programa de auditorías".
Octubre F-CC-01 "Programa de auditorías".
2 Coordinador de Contabilidad
Antes de cada auditoría se seleccionaran los auditores a intervenir de acuerdo a su disponibilidad y competencia.
Al elaborar el plan de auditorias
F-CC-07
3 Coordinador de Contabilidad
Se da aviso a los responsables de los procesos y a los auditores internos, en la junta de Revisión de la Dirección “PI-REC-01” de la realización de las auditorías internas.
Cuando se realice la junta de alta dirección
OFICIO, O MINUTA DE REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN
4 Coordinador de Contabilidad
Antes de llevar a cabo la auditoría, el equipo auditor deberá prepararse para la auditoría revisando: los reportes de las auditorías anteriores y cualquier otra documentación que sea relevante de acuerdo al sistema que se va auditar. En caso de ser necesario se elaborará la guía de auditorías
Junta de auditores con el coordinador de contabilidad
F-CC-03
5 Área o departamento de la universidad
El responsable del área auditada, debe de atender él mismo la auditoría o designar a una persona de la misma área para que acompañe a los auditores durante toda su visita.
Durante la fecha y hora programada para la auditoria.
F-CC-07
6 Coordinador de Durante la auditoría, el Grupo Auditor debe Durante la fecha y F-CC-07
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Contabilidad estar acompañado en todo momento por el
responsable o la persona que este designe como representante del área auditada y/o por un testigo en caso contingente.
hora programada para la auditoria.
7 Coordinador de Contabilidad
Cuando el Grupo Auditor detecte una no conformidad debe comentarla con el responsable o el representante del área auditada llegando a un acuerdo sobre la evidencia de los hechos encontrados. Todas las No Conformidades deben registrarse en el seguimiento de acciones
Al momento de detectar una no conformidad
F-C-01
8 Coordinador de Contabilidad
Todas las no conformidades encontradas son registradas en el seguimiento de acciones y son comentadas de acuerdo a la auditoría en:
– Junta de revisión por la dirección y a los Responsables de las áreas auditadas y aclarar en ese momento las dudas o inconvenientes
– Levantando acciones y tareas inmediatas en el seguimiento de actividades
– Durante el proceso de la auditoría
Junta de dirección
F-C-01
9 Auditor Interno Una vez terminada la auditoría el auditor solicita la evaluación del servicio prestado. El auditor envía el informe de la auditoría en el formato Word al coordinador de contabilidad.
Inmediatamente después de concluir la auditoria. Así como la generación de archivo de informe de la auditoría realizada
F-CC-02
10 Coordinador de Contabilidad
El coordinador de contabilidad analiza los datos recabado en el formulario Concentrado de auditorías, de donde obtiene: – Informe de auditoría – Resultado de auditoría – Evaluación de auditores
Dicha información se presenta en la revisión por la dirección para la toma de acciones y decisiones para lograr la efectividad del sistema de gestión.
Al momento de tener su plan de auditoria realizado al 100% para presentar los resultados a la junta directiva
F-CC-05 F-CC-06
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-CC-01
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10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Procedimientos vigentes en el SGC
Auditar el 100% de los procedimientos vigentes en el SGC
(total de procedimientos vigentes/procedimientos programados para auditoria)*100
Anual Coordinador de Contabilidad
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• Documentos que fundamentan la normatividad.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
• Ley Federal de Responsabilidad administrativa de los Servidores Públicos.
• Políticas Generales de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas.
• Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza 12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Coordinador de Contabilidad Plan de Auditorias Equipo Auditor Resultado de Auditorias
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO CONTROL DE DOCUMENTOS PI-REC-02 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Fechas programadas para auditoria en el año
Primeros meses del año(ENERO-MARZO)
A toda área involucrada en el SGC
Mediante correo electrónico y Oficio
Coordinador de Calidad
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-CC-01
Programa de Auditorias 2 Año Coordinador de
Contabilidad X X Archivo
F-CC-02
Evaluación de Auditorias 2 Año Coordinador de
Contabilidad X X Archivo
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Código PI-CC-01
Versión 01
Fecha Edición 22/02/2019
Vigencia 22/02/2021
F-CC-03 Guía de Auditoria 2 Año Coordinador de
Contabilidad X X Archivo
F-CC-05 Lista de Chequeo 2 Año Coordinador de
Contabilidad X X Archivo
F-CC-06
Resultado 2 Año Coordinador de
Contabilidad X X Archivo
F-CC-07
Competencia de Equipo Auditor 1 Año Coordinador de
Contabilidad X X Archivo
F-C-1 Seguimiento de Acciones 2 Año Coordinador de
Contabilidad X X Archivo
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Código IT-CC-01
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Fecha Edición 15/02/2019
Vigencia 15/02/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
CONTABILIDAD
5.6.1.1.1.47
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
ERIK ALBERTO MIRANDA GALVÁN Coordinador de Contabilidad
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
C.P. Mario Omar Cepeda Perales Director de Administración y Finanzas
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F-002 Rev 00 Página 234 de 290
Código IT-CC-01
Versión 01
Fecha Edición 15/02/2019
Vigencia 15/02/2021
1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice administrar eficientemente los recursos por la Universidad, proporcionando las herramientas para implementar los registros contables que sirvan de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo legal, fiscal y financiero que establezca el Consejo Nacional de Armonización Contable. 2. ALCANCE Aplicable para los funcionarios que efectúan de forma cotidiana la operación contable, y constituye documento de referencia para las áreas de control y entes de vigilancia en sus actuaciones de auditoria, verificación y seguimiento 3. TERMINOS Y DEFINICIONES SAACG: Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental. 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CC-02 5. POLÍTICAS
1. La documentación que respalda cada operación deberá estar integrada correctamente de la siguiente manera;
o Comprobante de Pago (Cheque/Transferencia). o Factura de la compra o servicio. o Evidencia de cotizaciones con al menos 3 proveedores (En caso de que la operación rebase un
monto mayor de $21,000.00 M.N.). o Contrato por la compra o servicio (en caso de que la operación rebase un monto mayor a
$58.000.00 M.N.). o Evidencia Fotográfica de la compra o servicio o Orden de Compra debidamente firmada por el personal que participa en el proceso de compra de
la Dirección de Finanzas. o Requisición de Compra debidamente firmada por el personal que solicita dicha compra.
2. Para la generación de la Carpeta Contable debidamente integrada se tendrá que agregar las pólizas
resultantes que muestren los momentos contables del Ingreso/Egreso a lo ya mencionado en el punto número 1.
3. El proceso de captura no debe ser mayor a 10 días después de que termine el mes a capturar. 4. Las carpetas se conservarán en poder del Coordinador de Contabilidad y será su responsabilidad
salvaguardarlas. 5. La Información Financiera se generará de acuerdo a las necesidades de la Dirección de Administración y
Finanzas y para los fines que a ella convengan.
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Código IT-CC-01
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Fecha Edición 15/02/2019
Vigencia 15/02/2021
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
01 Jefa de Servicios Administrativos Recepción de Carpeta
Período de 10 días naturales de captura después de que termina el mes inmediato
anterior
N/A
02 Coordinador de
Contabilidad
Captura de operaciones en
SAACG
Período de 10 días naturales de captura después de que termina el mes inmediato
anterior
Pólizas de Sistema Contable
03 Coordinador de
Contabilidad
Conciliación con Estado de Cuenta
Bancario
Período de 10 días naturales de captura después de que termina el mes inmediato
anterior
Reportes de Sistema contable y Estados de Cuenta
Bancario
04 Coordinador de
Contabilidad
Carpeta Contable debidamente integrada
Período de 10 días naturales de captura después de que termina el mes inmediato
anterior
N/A
05 Coordinador de
Contabilidad
Generación de información Financiera
Período de 10 días naturales de captura después de que termina el mes inmediato
anterior
Reportes de Sistema Contable
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
Sistema Contable
Pólizas/Reportes del sistema Contable
2 AÑOS Coordinador de Contabilidad X Oficina de
Contabilidad Archivo Muerto
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Código IT-CAL-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2018
Vigencia 09/11/2020
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
5.6.1.1.1.48 5.6.1.1.1.49
5.6.1.1.1.50 5.6.1.1.1.51
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora
AUTORIZÓ REVISÓ
Miguel Ángel Briones Coordinador de Almacén y
Laboratorista
Li. C.P. Mario Omar Cepeda
Director de Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 237 de 290
Código IT-CAL-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2018
Vigencia 09/11/2020
1. OBJETIVO Desarrollar un programa anual de mantenimiento preventivo para los laboratorios y talleres, así como las áreas de docencia y administración
2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura y equipo de la Universidad Tecnológica de Saltillo 3. TERMINOS Y DEFINICIONES CAL- Coordinación de Almacén y Laboratorio 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CAL-01 5. POLÍTICAS
5.1. Evaluará equipos que requieran mantenimiento Preventivo o Correctivo.
5.2. Elaborará formato de servicio y apoyo para eventos
5.3. Elaborará programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo.
5.4. Elaborará requisiciones a la Administración para autorización de mantenimientos correctivos o
preventivos.
5.5. Se elabora solicitud de servicio por el solicitante.
5.6. Se recibe encuesta de satisfacción de servicio por solicitante este documento es aplicado a servicio de
apoyo para eventos, diagnostico de mantenimiento como a solicitud de servicio.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinador de Almacén y L.
Se realiza el diagnóstico de servicio de mantenimiento
Inicio del año fiscal F-CAL-01
2 Coordinador de Almacén y L.
Se realiza el llenado del formato para el servicio de apoyo para eventos
Inicio del año fiscal F-CAL-05
3 Coordinador de Almacén y L.
Se elabora el programa anual de mantenimiento
Inicio del año fiscal F-CAL-02
4 Coordinador de Almacén y L.
Ejecuta programa de mantenimiento Todo el año N/A
5 Director de Administración y Finanzas. Coordinador de Servicios Generales.
Evalúa los costos de mantenimiento preventivo y correctivo, así como los procedimientos de contratación
Todo el año
N/A
6 Coordinador de Almacén y L.
Se revisa que existan los insumos para atender el mantenimiento preventivo
Según calendario de mantenimiento
N/A
7 Coordinador de Si existen insumos para atender el Según calendario de N/A
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Código IT-CAL-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2018
Vigencia 09/11/2020
Almacén y L. mantenimiento preventivo se ejecuta,
supervisas y recibe servicio mantenimiento
8 Coordinador de Almacén y L.
Si no existen insumos para atender el mantenimiento preventivo se gestiona
suficiencia presupuestal
Según calendario de mantenimiento
N/A
9 Coordinador de servicios generales
Se realiza la requisición del bien, servicio o consumible
Según calendario de mantenimiento
F-CSG-003
10 Coordinador de Almacén y L.
Se ejecuta, supervisas y recibe servicio Según calendario de mantenimiento
F-CAL-03
11 Coordinador de Almacén y L.
Se recibe encuesta de satisfacción de servicio Todo el año F-CAL-04
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-CAL-02
Programa de mantenimiento
Anual Coordinador de Almacén y Laboratorio
X Expediente Archivo Muerto
F-CAL-01
Formato de diagnóstico de mantenimiento preventivo o correctivo
Anual Coordinador de Almacén y Laboratorio
X Expediente Archivo Muerto
F-CAL-04
Encuesta de satisfacción del servicio
Anual Coordinador de Almacén y Laboratorio
X Expediente Archivo Muerto
F-CAL-05
Formato de apoyo para eventos
Anual Coordinador de Almacén y Laboratorio
x Expediente Archivo Muerto
F-CAL-03
Formato Solicitud de servicio
Anual Coordinador de Almacén y Laboratorio
X Expediente Archivo Muerto
F-CSG-003
Requisición 2 Años Coordinador de Servicios Generales
X Expediente Archivo Muerto
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 239 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
MACROPROCESO VINCULACIÓN
5.6.1.1.1.52 5.6.1.1.1.53
5.6.1.1.1.54 5.6.1.1.1.55
ELABORÓ
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
AUTORIZÓ REVISÓ
YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN
Li. YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ
DIRECTORA DE VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 240 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 241 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
1. OBJETIVO Impulsar la colaboración académica, sectores productivos y sociales, así como fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con diversos organismos. 2. ALCANCE Población académica activa, y egresados hasta 3 años, nuevos emprendedores. 3. POLÍTICAS
3.1. Por tratarse de una característica distintiva de este modelo educativo, todo el personal de la Universidad
debe conocer el concepto de Vinculación y sus implicaciones.
3.2. Para la aplicación de los Lineamientos, se espera la participación de las áreas académicas, administrativa
y de planeación de la institución, con el área de Vinculación.
3.3. Los Docentes participarán en las actividades de Vinculación con base en los niveles establecidos en el
Anteproyecto de Reglamento de Ingreso, Promoción y Permanencia del Personal Académico, y serán
evaluados de acuerdo con la revisión y verificación de las actividades desarrolladas.
3.4. Los Docentes integrados en cuerpos académicos, deben desarrollar las líneas generales de aplicación
pertinente del conocimiento (LGAPC) mediante la realización de estudios, servicios y/o desarrollos tecnológicos
en temas disciplinarios o multidisciplinarios, dirigidos a fortalecer la Vinculación con el entorno.
3.5. Con este enfoque, la participación del área de Vinculación, en la formación Integral del Técnico Superior
Universitario, comprende las etapas de planeación, operación, evaluación y mejora continua.
3.6. Se sugiere incorporar al Sistema de Calidad de la Universidad Tecnológica todos los procesos sustantivos
del área de Vinculación en coordinación con las áreas académicas, estableciendo un enfoque de mejora
continua que incluya los procesos, productos y servicios generados en el Subsistema.
3.7. Se propone que los Lineamientos de Vinculación queden plasmados en el manual de organización de la
Universidad.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES INCUBA- INCUBADORA DE NEGOCIOS SE- SEGUIMIENTO EGRESADOS ACYD-ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS. BT- BOLSA DE TRABAJO UTSaltillo COHORTE-Corte generacional 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
Recurso humano 3 coordinadores de área.
Materiales Equipo de oficina: 1 proyector Material de oficina
Financieros Acceso al proceso de licitaciones
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 242 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
Acceso al proceso de compras
Infraestructura Espacios de oficina Sala de juntas 1 baño
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Dirección de Vinculación 6.1.1 Responsabilidad
6.1.1.1 dar seguimiento al cronograma de difusión 6.1.1.2 dar seguimiento al cronograma de la coordinación de Incubadoras y seguimiento de egresados. 6.1.1.3 dar seguimiento al cronograma de la coordinación de actividades culturales y deportivas.
6.1.2 Autoridad 6.1.2.1 Autorizar o modificar el cronograma de difusión.
6.1.2.2. Autorizar o modificar el cronograma de la coordinación de Incubadoras y seguimiento de egresado.
6.1.2.3 Autorizar o modificar el cronograma de la coordinación de actividades culturales y deportivas.
6.2 Coordinación de Difusión y Prensa 6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1 Generar documento de planeación. 6.2.1.2 Visitas a escuelas. 6.2.1.3 Promoción en medios masivos. 6.2.1.4 Promoción en Redes 6.2.1.5 Promoción en empresas. 6.2.2 Autoridad 6.2.2.1 Dar seguimiento puntual de las actividades antes descritas. 6.3 Coordinación de Incubadoras de negocios y seguimiento de egresados. 6.3.1 Responsabilidad 6.3.2 Generar documento de planeación. 6.3.3 Promoción interna de la incubadora. 6.3.4 Promoción externa de la incubadora. 6.3.5 Promoción del catálogo de servicios. 6.3.6 Atención a los incubandos internos y externos. 6.3.7 Evaluación de Proyectos en pre-incubación. 6.3.8 Atención a los proyectos en incubación 6.3.9 Seguimiento a los proyectos en post- incubación 6.4 Autoridad 6.4.1 Dar seguimiento puntual a las actividades antes descritas. 6.4 Coordinación de Cultura y Deporte 6.4.1 Responsabilidad 6.4.1.1 Generar documento de planeación 6.4.1.2 Elaborar convocatoria
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 243 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
6.4.1.3 Período de inscripciones. 6.4.1.4 Aplicar pruebas físicas. 6.4.1.5 Revisar continuamente entrenamientos. 6.4.1.6 Registro a ligas universitarias 6.4.1.7 Registro a los juegos regionales 6.4.1.8 Registro a ENCUT nacional. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 DIRECCIÓN DE FINANZAS
PLANEACIÓN BASADA EN RESULTADOS
AÑO POA/PBR
2 DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
Estadías Ayudar a colocar a alumnos de 6º cuatrimestre en las empresas para su proyecto de estadías. Se envían CV de los postulantes a las vacantes propuestas por la empresa para su proceso de selección.
Sept-dic/Ene-abril IT-DV-01
3 DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
Bolsa de trabajo Compartir en redes sociales la bolsa de trabajo de CANACINTRA, y los flyers informativos de los empresarios. Y llenar el formato de la base de datos de egresados, si se colocan en alguna vacante.
AÑO IT-DV-02
4 COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN.
Programa de promoción y difusión AÑO
5.6.1.2 PI-JDP-01
5 VISITAS PROMOCIÓN
Visitar instituciones de educación media y superior.
Ene-mayo IT-JDP-01 5.6.1.3
6 OPEN HOUSE Visita de Instituciones de media superior a la universidad
abril 5.6.1.4 IT-JDP-03
7 COORDINADORA DE INCUBADORAS Y SEGUIMIENTO DE EGRESADOS
Difundir INCUBA interna y externamente Captación, creación y seguimiento de empresas, mediante el plan de negocios y CANVAS.
AÑO IT-CSI-01
8 COORDINADORA DE INCUBADORAS Y SEGUIMIENTO DE EGRESADOS
Encuestar al 100% de los egresados por cohorte Encuestar on line y recabar la información del egresado
6meses, 1 y 2 años IT-CSI-02
9 COORDINADOR DE CULTURA Y DEPORTE
Formar equipos representativos, y dar seguimiento a actividades deportivas Seguimiento a actividades culturales. Mediante entrenamientos y prácticas.
AÑO IT-CCD-01
10 DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
Calendario de Vinculación Dar seguimiento y cumplimiento de las
AÑO AGENDA VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 244 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
fechas propuestas en el calendario . F-DV-023
11 DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
Gestión de recursos En base a los resultados obtenidos en las actividades de los distintos departamentos , gestionar el recurso adecuado para la realización con éxito las actividades propias de cada departamento del área
AÑO METAS ALCANZADAS EN
CADA DEPARTAMENTO
(PIDE)
12 DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
Seguimiento de Vinculación Llevar un puntual seguimiento de cada área del departamento en las fechas propuestas .
MENSUAL
VERIFICIAR LOS RESULTADOS
DE LAS ACTIVIDADES.
F-DV-024 13 DIRECCIÓN DE
VINCULACIÓN Si no cumple , verificar cual es la causa y determinar su área de oportunidad con el seguimiento de actividad
MENSUAL REVISAR ÁREAS DE
OPORTUNIDAD. F-DV-024
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DV-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DV-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE BOLSA DE TRABAJO
% de alumnos colocados por bolsa de trabajo
Alumnos colocados por bolsa de trabajo / Vacantes Publicadas
Cada semana se publica la bolsa de trabajo con las vacantes disponibles
DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
ESTADÍAS 100 % Alumnos colocados en estadía
No. Estudiantes colocados en estadía/Total de estudiantes a cursar el último cuatrimestre.
Septiembre-diciembre Enero-abril
DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
PROMOCIÓN 350 FICHAS No. Fichas vendidas/ alumnos registrados en plataforma de la universidad
Enero-Julio Coordinación de Promoción
VISITAS PROMOCIÓN
15 ESCUELAS VISITADAS
No. escuelas visitadas/ alumnos registrados en exámen.
Enero-junio Coordinación de Promoción
OPEN HOUSE 10 ESCUELAS INVITADAS
No. Escuelas invitadas/ no. Escuelas asistentes
Abril Área Académica Área Vinculación
INCUBADORA DE 5 EMPRESAS POR Proyectos AÑO Coordinación de
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F-002 Rev 00 Página 245 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
EMPRESAS AÑO Registrados /
Empresas Creadas Incubadoras y seguimiento de egresados
SEGUIMIENTO DE EGRESADOS
100% alumnos encuestados
Alumnos egresados/ alumnos encuestados
6 meses, 1 y 2 años de egresados
Coordinación de Incubadoras y seguimiento de egresados
ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y CULTURALES
80% de alumnos participantes .
No. Alumnos participantes/total matricula
AÑO Coordinación de Actividades Culturales y Deportivas.
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• LINEAMENTOS DE VINCULACIÓN DE LA CGUYTP • REGLAMENTO DE ESTADÍAS • REGLAMENTO DE ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS. • REGLAMENTO DE INCUBADORA • REGLAMENTO DE BECAS
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Dirección Académica Egresados Coordinadora de
Incubadora y Seguimiento de Egresado
Seguimiento de egresados.
Dirección Académica Alumnos Coordinadora de
Incubadora y Seguimiento de Egresado
Incuba UTSALTILLO
Dirección Académica Alumnos Coordinador de actividades deportivas y culturales
Actividades culturales y deportivas
Media Superior Escuelas visitadas Open house
Coordinación del departamento de
promoción y difusión. Fichas vendidas
Dirección Académica Alumnos de 6º cuatrimestre Directora de Vinculación Estadíos colocados Empresarios Vacantes Directora de Vinculación Bolsa de trabajo UTSaltillo
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Estadías IT-DV-01 Promoción PI-JDP-01 Incubadora de negocios IT-CSI-01 Actividades culturales y deportivas IT-CCD-01 Planeación Cuatrimestral PI-DAC-04 Coordinación de inglés IT-CI-01 Seguimiento Egresado IT-CSI-02
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 246 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
Nómina IT-JSA-01 Viáticos IT-JSA-03 Contratación de personal PI-JSA-04 Selección y contratación de personal docente PI-DAC-02 Servicios Generales PI-CSG-03 Presupuesto PI-DAF-01 Becas IT-JP-02 Movilidad Internacional IT-JP-04 Comité de Honor y Justicia IT-JP-05 Reinscripción PI-JSE-02 Admisión PI-JSE-01 Titulación PI-JSE-03 Baja Académica PI-JSE-04 Seguro Estudiantil PI-JSE-05 Bolsa de trabajo IT-DV-02 Imagen Institucional PI-JDP-02 Open House IT-JDP-03 Visitas promoción IT-JDP-01 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Egresados Colocados En el Mercado Laboral
6 meses, 1 y 2 años. Rectoría, Dirección Académica
Mediante Formato F-DV-011 Coordinación de Incubadora y Seg. De Egresados
Difusión incubadoras Cada cuatrimestre Alumnos y público en general.
Visita a los salones Coordinación de Incubadora y Seg. De Egresados
Bolsa de trabajo Año Egresados Flyers informativos de empresas
Dirección de Vinculación .
Convocatoria de nuevo ingreso
Ene-Julio Media superior Visitas, open house , redes sociales, medios masivos
Coordinación de promoción.
Disciplinas Culturales y Deportivas
Cada cuatrimestre Alumnos Visita Coordinador de Act. Culturales y Deportivas
Visitas promoción Ene-mayo Media superior visita Coordinación de promoción
Open house abril Media superior Visita Coordinación de promoción
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELE PAP
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F-002 Rev 00 Página 247 de 290
Código PE-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 10/12/2019
Vigencia 10/12/2021
CT EL
F-DV-023
Agenda Vinculación 5 años Dirección de Vinculación X
Respaldo Digital en PC de Dirección de Vinculación
F-DV-024
Seguimiento de Actividades Vinculación
5 años Dirección de Vinculación X
Respaldo Digital en PC de Dirección de Vinculación
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 248 de 290
Código IT-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
ESTADÍAS
5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 249 de 290
Código IT-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO Impulsar la colaboración académica, sectores productivos y sociales, así como fortalecer la presencia institucional
y las alianzas estratégicas con diversos organismos.
2. ALCANCE Desde el término del proceso de estadía, la requisición de personal hasta el seguimiento de la vacante y
Evaluación del Empleador.
3. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Equipo de Cómputo, Línea Telefónica, Equipo de Oficina, Escritorio, Archivero
4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DV-02 5. POLÍTICAS
5.1 La Dirección de Vinculación es responsable del Proyecto de Estadías del programa educativo, debe
promover permanentemente y con mayor énfasis en los períodos correspondientes, las estadías
estableciendo los vínculos y convenios necesarios con el sector productivo.
5.2 El departamento de Servicios Escolares debe asegurarse que los estudiantes que estarán en estadía
tengan activo un servicio de salud asegurando contar con el número de afiliación vigente del seguro social
de los estudiantes para la elaboración de la carta de seguro facultativo.
5.3 La Dirección de Vinculación diseñará e impartirá la plática de inducción de Estadía, el cual debe hacerse
3 meses antes al desarrollo de las mismas.
5.4 La evaluación final de la Estadía se determina mediante una evaluación del asesor de la empresa y el
asesor académico.
5.5 La Dirección de Vinculación coordinará y realizará la aplicación, captura y procesamiento de la encuesta
de satisfacción para el estudiante, y da a conocer los resultados a la Dirección Académica. La Dirección
de Vinculación coordinará la aplicación, captura, procesamiento e informe final de la encuesta de
satisfacción del jefe, mediante muestreo, que genera estratificado por cada carrera y lo entrega a la
Dirección Académica.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Subdirectora de Vinculación
Recibe formato F-SDV-001 F-SDV-002 de los alumnos
Mayo F-DV-001 F-DV-002
2 Subdirectora de Vinculación
Concentra la base de datos Junio N/A
3 Subdirectora de Vinculación
Convoca a la segunda reunión para preparación de entrevistas
Junio
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 250 de 290
Código IT-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Invitado RH
4 Alumno Asiste a la reunión Junio Lista de asistencia
5 Subdirectora de Vinculación
Envía CV a la empresa Julio F-DV-002
6 Alumno Asiste a la entrevista Agosto F-DV-003
7 Empresa Informa sobre avances de asignación de lugares a los alumnos
Agosto N/A
8 Subdirectora de Vinculación
Se convoca a una última reunión con los estudiantes y los asesores académicos, para entregarles documentación, formato de proyecto, convenio tripartita y fechas de entrega.
Agosto F-DV-005 F-DV-006 F-DV-007
9 Alumno Entrega documentación a Subdirección de Vinculación
Agosto N/A
10 Subdirectora de Vinculación
Solicita a dirección académica el listado de alumnos inscritos al 7mo. cuatrimestre
Agosto N/A
11 Directora Académica
Entrega listado con los alumnos inscritos Septiembre Listado
12 Subdirectora de Vinculación
Entrega listado de alumnos asignados a empresas
Septiembre electrónico
13 Directora Académica
Entrega lista de asesores académicas Septiembre electrónico
14 Subdirectora de Vinculación
Entrega a alumnos y asesores académicos y empresariales fechas de entrega y revisión de proyecto
Septiembre Electrónico
15 Alumno Presenta tres avances del proyecto y una entrega final
Septiembre-Diciembre electrónico
16 Asesor académico
Evalúa el desempeño del estudiante en tres períodos durante la estadía, Semana 5,9 y 14
Septiembre-Diciembre F-DV-007
17 Subdirectora de Vinculación
Recibe retroalimentación por parte del asesor académico
Septiembre-Diciembre Electrónico
18 Alumno En caso de no entregar en tiempo y forma se contacta al alumno para una retroalimentación
Septiembre-Diciembre N/A
19 Subdirectora de Vinculación
Se notifica al estudiante fechas de entrega de proyecto y evaluación empresarial
Noviembre Electrónico
20 Alumno Entrega reporte final de estadía y del asesor académico y empresarial
Diciembre electrónico F-DV-008
21
Subdirectora de Vinculación
Procesa la información respecto a la satisfacción del empresario y del estudiante respecto a su experiencia en la empresa y retroalimenta a las direcciones correspondientes
Diciembre electrónico
22 Empresa Evalúa el desempeño del alumno en su Estadía
Diciembre F-DV-008
23 Subdirectora de Vinculación
Concentrado de información, se genera reporte final del cierre de estadías
Diciembre electrónico
24 Director de Administración y Finanzas, Directora Académica,
Firma final para la carta de liberación de Estadías
Diciembre F-DV-009
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 251 de 290
Código IT-DV-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Subdirectora de Vinculación y Jefe de Dpto. de Servicios Escolares
25 Subdirectora de Vinculación
Realiza Evaluación y Entrevistas del período de Estadías
Diciembre F-DV-010
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-DV-001 REGISTRO DE ASPIRANTE 5 AÑOS DIRECCIÓN
VINCULACIÓN X Archivo de Dirección
F-DV-002 CV DE ASPIRANTE
5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-003 ENTREVISTA 5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-004 INSCRPCIÓN 5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-005 CONVENIO 5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-006 PROYECTO DE ESTADÍA
5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-007 EVALUACIÓN ASESOR ACADÉMICO
5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-008 EVALUACIÓN EMPRESARAIAL
5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-009 CARTA DE LIBERACIÓN
5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección
F-DV-010 AUTOEVALUACIÓN
5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de
Dirección Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 252 de 290
Código IT-DV-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
BOLSA DE TRABAJO
5.6.1.4.1.3 5.6.1.4.1.4
YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 253 de 290
Código IT-DV-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO Impulsar la colaboración académica, sectores productivos y sociales, así como fortalecer la presencia institucional
y las alianzas estratégicas con diversos organismos.
2. ALCANCE Desde el término del proceso de estadía, la requisición de personal hasta el seguimiento de la vacante y
Evaluación del Empleador.
3. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Equipo de Cómputo, Línea Telefónica, Equipo de Oficina, Escritorio, Archivero
4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DV-03 5. POLÍTICAS
5.1 Dirección de Vinculación genera una base de datos de egresados.
5.2 El alumno deberá tener su CV actualizado.
5.3 Dirección de Vinculación deberá publicar las vacantes que las empresas asignan
5.4 Si el alumno se encuentra inscrito a la institución no podrá asistir a entrevistas en horario de clases.
5.4 Dirección de Vinculación deberá actualizar su base de datos cada cuatrimestre.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Sec. Responsable (s) Actividades Qué/Cómo
Cuándo/Dónde Documento/Registro
(código) 1 Directora de
Vinculación Genera base de datos egresados Enero/Abril F-DV-011
2 Empresario Envía Vacantes Dirección de Vinculación
Según se requiera el puesto
N/A
3 Directora de Vinculación
Publica Vacantes Facebook N/A
4 Directora de Vinculación
Informa a la empresa si existen alumnos interesados o no
Correo electrónico N/A
5 Alumno Envía CV a Dirección de Vinculación
Archivo electrónico F-DV-002
6 Directora de Vinculación
Comparte CV a la empresa Según se requiera F-DV-002
7 Empresario Realiza proceso de selección Según se requiera N/A 8 Directora de
Vinculación Solicita información a la empresa sobre la contratación Correo Electrónico N/A
9 Directora de Vinculación
Si el alumno obtiene o no el trabajo se actualiza la base de datos.
Base de datos F-DV-011
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 254 de 290
Código IT-DV-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
7.REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-DV-002 CV DE ASPIRANTE 5 AÑOS DIRECCIÓN
VINCULACIÓN X VINCULACIÓN
F-DV-011 BASE DE DATOS 5 AÑOS DIRECCIÓN
VINCULACIÓN X VINCULACIÓN
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 255 de 290
Código IT-CSI-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
INCUBADORA DE NEGOCIOS
5.6.1.4.1.5 5.6.1.4.1.6
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORÍA
MAYRA DE LOS ANGELES PADILLA ORZUA
COORDINACIÓN INCUBADORA DE NEGOCIOS
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
YOLANDA SOBERON RODRIGUEZ DIRECCIÒN VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 256 de 290
Código IT-CSI-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO Impulsar la cultura emprendedora en la UTSaltillo a través de Incuba Saltillo. Generar empresas innovadoras con alto potencial de rendimiento, para fomentar y consolidar la cultura empresarial de alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo, ex alumnos y sociedad en general con la finalidad de contribuir al desarrollo del estado y mejorar el nivel de vida de la sociedad.
2. ALCANCE
Estudiantes, Egresados y Sociedad en General
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
CGUTyP – Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas UTSaltillo – Universidad Tecnológica de Saltillo 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CSI-01 5. POLÍTICAS
5.1 Preferentemente la incubadora deberá ser de base tecnológica, es decir, apoyarán empresas cuyos productos o servicios consideren el conocimiento como el factor competitivo de relevancia y sea elemento generador de valor agregado, lo anterior establece que los proyectos deberán ser innovadores en su proceso o en su producto. 5.2 El personal mínimo con que debe contar la incubadora es un líder, dos consultores y un apoyo administrativo. 5.3 Inicialmente los consultores que apoyaran el trabajo de la incubadora- de mercadotecnia, procesos de producción, finanzas, diseño, administración y legal-, serán seleccionados dentro de la plantilla del personal docente y administrativo; para lo cual se contemplara esta actividad como parte de su carga horaria. 5.4 La designación de consultores de la incubadora se hará de común acuerdo entre las áreas académicas, de vinculación y de la incubadora con la autorización del rector 5.5 Los consultores de la incubadora, a partir de un diagnóstico de la situación actual de la empresa, deberán acompañar al incubando y facultarlo para que sea el quien desarrolle las actividades asociadas a su propia empresa. 5.6 El proceso de incubación de los proyectos se hará con apoyo del equipo de los laboratorios y talleres de la institución en horarios acordados entre los responsables de dichos equipos y el consultor responsable de procesos de producción o área afín al proyecto. 5.7 Se propiciará el acercamiento de los fondos provenientes de dependencias de gobierno y de programas sociales para fomentar la creación de empresas. 5.8 Las incubadoras de las Universidades Tecnológicas y Politécnicas constituirán una red y como tal se apoyarán en el préstamo de instalaciones y en el proceso de consultoría. 5.9 De referirse a un proyecto externo, es responsabilidad del encargado de la Incubadora tener la documentación en tiempo y forma conforme al proceso de incubación.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
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Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinación Incubadora
de Negocios y seguimiento de egresados
Se redacta plan estratégico de actividades para la incubadora. Anual
F-CSI-010 Plan Anual Incuba
F-CSI-027 Plan estratégico Incuba
2 Dirección Vinculación
Se entrega el reporte a la dirección de vinculación para su revisión y análisis.
Anual F-CSI-010 Plan Anual Incuba
F-CSI-027 Plan estratégico Incuba
3 Rectoría Una vez revisado el plan estratégico, se cita a reunión al área de Dirección de Vinculación, Incubadora y Rectoría para dar a conocer el plan estratégico y así esperar su validación.
Anual
F-CSI-024 Minuta presentación Plan
estratégico
4 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento
de egresados
Se redacta requisición con los materiales que se necesitan para el funcionamiento de la incubadora, como la campaña de difusión
Anual para plan estratégico y Cuatrimestral
para campaña de difusión
F-CSI-030 Proyecto Gestión de recursos de Incuba
5 Difusión y prensa Se diseña campaña de difusión para convocatoria de incubadora de negocios
Cuatrimestral F-CSI-019 Diseño Campaña de
Difusión 6 Coordinación Incubadora
de Negocios y seguimiento de egresados
Se hace del conocimiento público el lanzamiento de campaña, internamente (visita a los salones para hacer invitación) y externamente (en redes sociales, página oficial)
Cuatrimestral Diseño perteneciente a Coordinación de Diseño e
Imagen
7 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento
de egresados
Inicia la recepción de proyectos en la incubadora
Cuatrimestral F-CSI-023 Matriz proyectos de
incubación 8 Consultores El comité evaluar de proyectos se
encarga de revisar la factibilidad de los proyectos presentados
Cuatrimestral F-CSI-01 Evaluación de Proyecto
9 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento
de egresados
Basándose en los resultados de las evaluaciones se redacta carta en la que se notifica al emprendedor si su proyecto es apto para continuar con el proceso de incubación o no cuenta con los requisitos necesarios
Cuatrimestral F-CSI-031 Carta de aceptación o
rechazo
10 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento
de egresados
Se realiza planeación y estructura de trabajo por proyecto para tener control y lograr el buen desarrollo de cada uno.
Cuatrimestral F-CSI-028 Propuesta de capacitación
empresarial
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 258 de 290
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Vigencia 27/03/2021
11 Emprendedor/Empresario El emprendedor y la incubadora
firman convenio de común acuerdo, aceptando los términos, condiciones y responsabilidades que ambos tienen, como también los registros que la incubadora requiere tener bajo su control.
Cuatrimestral F-CSI-018 Contrato de colaboración
12 Emprendedor/Empresario Se da inicio al proceso de incubación en el que se trabaja el plan de negocios, prototipado a la par de diagnóstico y fortalecimiento de capacidades empresariales.
Cuatrimestral F-CSI-026 Plan de Negocios
F-CSI-029 Proyecto ejecutivo
13 Emprendedor/Empresario Se desarrolla el plan de negocios del producto o servicio innovador, realizando diagnóstico del producto o servicio (ciclo de vida del producto), consultoría con enfoque, y de ser una empresa nueva la conceptualización del modelo de negocios.
Tiempo determinado por el tipo y proceso de crecimiento de la empresa
F-CSI-026 Plan de Negocios
F-CSI-09 Ficha técnica del Proyecto
14 Consultores El consultor(es) deberá entregar un reporte mensual de los avances que se han realizado con el emprendedor y su plan de negocios
Mensual F-CSI-07 Bitácora de seguimiento
15 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento
de egresados
Teniendo los reportes del emprendedor, se realiza un diagnostico general del progreso del emprendedor y el desarrollo de su empresa, este reporte, se entrega al empresario al finalizar su proceso de incubación
Mensual F-CSI-05 Evaluación Consultores
F-CSI-01 Evaluación de Proyecto
16 Bolsa de Financiamiento Una vez realizado y bien fundamentado el Plan de negocios, la incubadora tiene la responsabilidad de buscar un préstamo a fondo perdido, bolsa de financiamiento o crédito que ayude a iniciar o crecer la empresa.
Tiempo determinado por el tipo y proceso de crecimiento de la empresa
F-CSI-04 Evaluación del curso
17 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento de egresados
La incubadora da finalizada sus labores con el ahora ya empresario, dando reconocimiento de empresa incubada, formatos, y documentos que avalen su desarrollo y desempeño en la misma (diplomas de talleres, reconocimientos, cuadernillos de trabajo etc.) Además de darle un acompañamiento en su crecimiento y expansión, a través de medición de indicadores, plan estratégico, planes para mejora
Tiempo determinado por el tipo y proceso de crecimiento de la empresa
F-CSI-016 Carta de terminación de
servicios. F-CSI-09
Ficha técnica del Proyecto
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continua, seguimiento.
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE
DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-CSI-01 Evaluación de Proyecto 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-04 Evaluación del curso 3 años Coordinación Incubadora x x
Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-05 Evaluación Consultores 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-07 Bitácora de seguimiento 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-09 Ficha técnica del Proyecto 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-010
Plan Anual Incuba y Seguimiento de Egresados
3 años Coordinación Incubadora x
Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-015 03.1
Diagnostico emprendedor 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-016
Carta de terminación de servicios. 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-018
Contrato de colaboración 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-019
Diseño Campaña de Difusión 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-020
Documento de formalización de proyecto elaborado
3 años Coordinación Incubadora x x
Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-021
Documentos de Vinculación con Sector Empresarial
3 años Coordinación Incubadora x
Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI- Matriz de organismos 3 años Coordinación x Carpeta Archivo
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022 y fondos de
financiamiento Incubadora culminación de
Proyectos muerto
F-CSI-023
Matriz proyectos de incubación 3 años Coordinación
Incubadora x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-024
Minuta presentación Plan estratégico 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-025 Perfil de consultores 3 años Coordinación
Incubadora x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-026 Plan de Negocios 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-027
Plan estratégico Incuba 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-028
Propuesta de capacitación empresarial
3 años Coordinación Incubadora x x
Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-029 Proyecto ejecutivo 3 años Coordinación
Incubadora x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-030
Proyecto Gestión de recursos de Incuba 3 años Coordinación
Incubadora x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
F-CSI-031 Carta de aceptación 3 años Coordinación
Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos
Archivo muerto
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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Universidad Tecnológica de Saltillo
SEGUIMIENTO DE EGRESADOS
5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORÍA
MAYRA DE LOS ANGELES PADILLA ORZUA
COORDINACIÓN SEGUIMIENTO DE EGRESADOS
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
YOLANDA SOBERON RODRIGUEZ DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
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F-002 Rev 00 Página 262 de 290
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Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO
Obtener información del egresado y/o empleador en relación al desempeño laboral. 2. ALCANCE Egresados inmediatos, egresados a 3 años de salida y empleadores 3. TERMINOS Y DEFINICIONES CGUTyP - Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas SIESE - Sistema De Información De Estudio y Seguimiento De Egresados 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CSI-02 5. POLÍTICAS
5.1 La coordinación de seguimiento de egresados, adscrito al área de vinculación, elaborara e instrumentara un programa final para el seguimiento de egresados, en el cual, se recopilen indicadores básicos que permitan medir la eficacia de la educación impartida en la institución. 5.2 La coordinación de Seguimiento de Egresados realizara esta actividad partiendo inicialmente de los datos que le proporcione el área de Servicios Escolares para mantener la consistencia de la información al interior y hacia el exterior de la universidad. 5.3 El seguimiento de egresados se reportará a la CGUTyP a través del área de vinculación y mediante el sistema de información de estudio y seguimiento de egresados (SIESE) 5.4 La CGUTyP será responsable del diseño y la actualización del SIESE con base en los comentarios y sugerencias de los usuarios de las Universidades Tecnológicas y Politécnicas, así como de la difusión de los datos recabados. 5.5 Cada Universidad establecerá su propio mecanismo de seguimiento de egresados (llamada, correo electrónico, entrevista personal, etcétera), en función de las facilidades y recursos con que cuente para ello. 5.6 La información de los egresados deberá corresponder al total de los jóvenes que hayan cursado y concluido sus estadios. 5.7 Será responsabilidad del área de vinculación difundir y retroalimentar los resultados del seguimiento de egresados entre las áreas de la universidad. 5.8 Para medir la satisfacción de los egresados respecto de la formación recibida, y la opinión de que TSU e ING tienen sus empleadores, la universidad aplicaría anualmente un instrumento de satisfacción de egresados y de satisfacción a empleadores. 5.9 Para el estudio de egresados se aplicará la formula con un 95% de confianza y para el caso del estudio de satisfacción de empleadores, se aplicará con un 90% de confianza, es decir, la muestra de egresados será más grande que la de empleadores. 5.11 La aplicación de esta fórmula permitirá que las Universidades tecnológicas con una cantidad de egresados superior a los 3,000 encuesten a una menor población que las que tengan cifras de egresados inferiores a las 1,000 personas, siendo en ambos casos confiable el resultado que se obtenga. 5.12 Preferentemente, este estudio se debe complementar con datos de la inserción de egresados de otras instituciones de educación superior en el mercado laboral; o bien con datos obtenidos a través de las cámaras o asociaciones empresariales, a cerca de la necesidad de TSU e ING en la localidad. 5.13 La información relativa al seguimiento de egresados para informar a la CGUTyP es:
ENCUESTA APLICACIÒN PERODICIDAD FORMATO F-SE-011 Encuesta de Salida
F-SE-013 Cuestionario de satisfacción del empleador
Septiembre – Diciembre
Termino de prácticas
profesionales
Físico y digital
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Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
F-SE-011 Encuesta de Salida
F-SE-013 Cuestionario de satisfacción del empleador
Enero – Abril Termino de prácticas
profesionales
Físico y digital
F-SE-012 Estudio de Seguimiento de egresados
Mayo – Junio 1 y 2 años Digital
MECASUT Julio – Agosto Anual Digital 5.14 Para garantizar la respuesta total de los egresados, es importante que se aplique de manera física y digital para conseguir y concentrar la información recabada, de esta manera lograr resultados más objetivos. 5.15 Hacer uso de las redes sociales (Facebook) para contactar al egresado en caso de no tener su respuesta inmediata en las encuestas.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinación Seguimiento de Egresados
Se redacta solicitud en oficio dirigido a Servicios Escolares con el fin de obtener de base de datos por cohorte generacional
Por cohorte generacional Formato oficio
2 Servicios Escolares Entrega de formato por cohorte generacional que se pretenda encuestar en el tiempo correspondiente
Por cohorte generacional F-JSE-16
3 Egresado El egresado realiza el llenado del formulario para conocer su ubicación una vez terminando relación con la universidad. (fecha de aplicación Sept-Dic)
Por cohorte generacional
F-SE-011 Encuesta de Salida
Coordinación Seguimiento de Egresados
A partir de los resultados obtenidos en el formulario de salida, la coordinación tiene la obligación de redactar un reporte completo de los hallazgos obtenidos.
Por cohorte generacional
Reporte generado por plataforma Survio
4 Dirección de Vinculación Siendo que la coordinación pertenece directamente al
área de vinculación, la dirección da revisión al reporte para después entregar a rectoría.
Por cohorte generacional
Reporte generado por plataforma Survio
5 Rectoría Una vez en rectoría, se espera validación del reporte para que los hallazgos se hagan conocer en las áreas pertinentes.
Por cohorte generacional
Reporte generado por plataforma Survio
6 CGUTyP Cargando la información pertinente se informa a la CGUTYP a través del sistema SIESE
Por cohorte generacional
Formato perteneciente a CGUTyP
7 Egresado El egresado responde encuesta en el que se le da un seguimiento a seis meses de a ver egresado (fecha de aplicación Ene-Abr)
A seis meses de egreso
F-SE-012 Estudio seguimiento de egresados
8 Empleadores Con la finalidad de conocer la satisfacción de los empleadores que trabajan con egresados TSU e ING se aplica un cuestionario (fecha de aplicación Ene-Abr y Sept-Dic)
Por cohorte generacional
F-SE-013 Cuestionario de satisfacción el empleador
9 Egresado Al año de ser egresado TSU e ING se aplica el Anual F-SE-012
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F-002 Rev 00 Página 264 de 290
Código IT-CSI-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
formulario de salida para conocer su desempeño y colocación en el mercado laboral, además de reconocer el egresado que dese seguir estudiando (fecha de aplicación Julio)
Estudio seguimiento de egresados
10 Coordinación Seguimiento de Egresados
Entrega de información pertinente a MECASUT Anual Formato
perteneciente MECASUT
11 Coordinación Seguimiento de Egresados
Integración y captura de información de los resultados obtenidos en el año
Anual Reporte generado por plataforma Survio
12 Dirección de Vinculación Revisión reporte de integración y captura de
información de los hallazgos obtenidos en el año
Anual Reporte generado por plataforma Survio
13 Rectoría Validación reporte de integración y captura de información de los hallazgos obtenidos en el año
Anual Reporte generado por plataforma Survio
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCI
ÓN
RESPONSABLE DEL RESGUARDO
(PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE
ALMACENAJE
DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-CSI-011 Encuesta de Salida
Tres años
Coordinación Seguimiento de
egresados
x
Carpeta de reportes por
cohorte generacional
Archivo muerto
F-CSI-012 Estudio seguimiento de
egresados
Tres años
Coordinación Seguimiento de
egresados
x
Carpeta de reportes por
cohorte generacional
Archivo muerto
F-CSI-013 Cuestionario de satisfacción el
empleador
Tres años
Coordinación Seguimiento de
egresados
x
Carpeta de reportes por
cohorte generacional
Archivo muerto
Formato generado
por plataforma
Survio
Reporte de ubicación de
recién egresados
Tres años
Coordinación Seguimiento de
egresados
x
Carpeta de reportes por
cohorte generacional
Archivo muerto
Formato generado
por plataforma
Survio
Reporte de seguimiento a un
año de egreso
Tres años
Coordinación Seguimiento de
egresados
x
Carpeta de reportes por
cohorte generacional
Archivo muerto
Formato generado
Reporte de satisfacción del
Tres años
Coordinación Seguimiento de
x Carpeta de reportes por
Archivo muerto
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 265 de 290
Código IT-CSI-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
por
plataforma Survio
empleador egresados cohorte generacional
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 266 de 290
Código IT-CCD-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2019
Vigencia 09/11/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo ACTIVIDADES CULTURALES Y
DEPORTIVAS
5.6.1.4.1.3 5.6.1.4.1.4
5.6.1.4.1.5 5.6.1.4.1.6
ELABORÓ
Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora UT Saltillo
AUTORIZÓ REVISÓ
Lic. Manuel Orlando García García Coordinador Cultural y Deportivo
Li. Mtra. Yolanda Soberón Rodríguez Directora de Vinculación UT Saltillo
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 267 de 290
Código IT-CCD-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2019
Vigencia 09/11/2021
1. OBJETIVO Incentivar la participación de los estudiantes en programas de actividades culturales y deportivas, así como efectuar las actividades encaminadas al autocuidado y conservación de la salud involucrando a la comunidad universitaria.
2. ALCANCE Desde la convocatoria de cada uno de los clubes, encuentro deportivo y cultural de universidades tecnológicas en su etapa regional y nacional, así como la Universiada y ligas universitarias.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ENDCUT: Encuentro Nacional Deportivo y Cultural de Universidades Tecnológicas. ACyD: Actividades Culturales y Deportivas.
4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CCD-01 5. POLÍTICAS
5.1 El alumno aspirante a un club tendrá que llenar una breve solicitud de ingreso a club cultural o deportivo que se le proporcionará. 5.2 Para ser parte de algún equipo representativo de la universidad es necesario pertenecer a la universidad y tener promedio mínimo de 8.5. 5.3 Una vez inscrito el alumno en algún club deportivo, tendrá que someterse a unas pruebas físicas con un formato específico que el instructor del club deberá llenar con los resultados y los debe entregar al coordinador de actividades culturales y deportivas. 5.4 Una vez inscrito el alumno en algún club cultural, tendrá que someterse a una audición con un formato específico que el instructor del club deberá realizar y los deberá entregar al coordinador de actividades culturales y deportivas. 5.5 El instructor llevará una lista de asistencia semanal que tendrá que entregar junto con evidencia de las actividades realizadas. 5.6 Un alumno podrá ser aspirante a instructor de algún club cultural o deportivo siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos: ->Tener promedio mínimo de 8.5. -> Tener amplia experiencia en la disciplina. -> Llenar solicitud de aspirante a instructor. -> Entregar su currículo deportivo o cultural. -> Entregar 1 carta de recomendación. 5.7 El instructor tendrá que entregar un reporte mensual de las partes que se trabajaron adjunto a su última lista de asistencia del mes.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 268 de 290
Código IT-CCD-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2019
Vigencia 09/11/2021
5.8 El instructor con apoyo del coordinador de actividades culturales y deportivas buscarán torneos, ligas locales, juegos amistosos, etc. Con objetivo de preparar mejor a los equipos representativos. 5.9 Todo aquel alumno que sea parte del equipo representativo de alguna disciplina de la universidad, tendrá que firmar una carta donde se compromete con el equipo. 5.10 Aquel alumno que requiera equipamiento deportivo en horario escolar, deberá llenar una breve solicitud con el coordinador de actividades culturales y deportivas, la cual tendrá que llevar con la dirección o coordinación académica para su autorización y así hacer el préstamo del equipo.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinador cultural y deportivo.
1. Se elabora la solicitud de apertura de club cultural o deportivo.
-Principio de cuatrimestre. -Universidad.
Solicitud. (Oficio)
2
Dirección de vinculación.
2. Autorización de la solicitud de apertura de club cultural o deportivo.
-Principio de cuatrimestre. -Universidad.
Solicitud. (Oficio)Planeación.
MP-CCD-01
3
Coordinador cultural y deportivo.
3. Se hace un análisis de requerimiento de personal para el puesto de instructor del club cultural o deportivo, ya sea alumno o docente de la universidad.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
Oficio.
3.1
Coordinador cultural y deportivo, y Recursos Humanos
3.1 Si se decide que el instructor del club cultural o deportivo, es un docente de la universidad, se canaliza su contrato por las horas correspondientes.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Contrato.
-Carga académica de actividades
culturales y deportivas.
3.2
Coordinador cultural y deportivo, y departamento de Becas estudiantiles.
3.2 Si se decide que el instructor del club cultural o deportivo, es un alumno de la universidad, se extiende una solicitud de beca por Actividades culturales y deportivas.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Carga académica de actividades
culturales y deportivas.
4
Coordinador cultural y deportivo.
4. Se adquieren y gestionan espacios fuera de la universidad para realizar actividades culturales o deportivas.
-Primera semana del cuatrimestre.
-Espacios culturales o deportivos.
-Oficio solicitud de préstamo de
espacios para ACyD.
5 Coordinador cultural y deportivo.
5. Se hace un análisis de los requerimientos de equipo necesario para el club cultural o deportivo
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Oficio solicitud de requerimientos.
6 Dirección de vinculación.
6. Autorización de requerimientos necesarios de club cultural o deportivo.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Oficio autorizado de solicitud de
requerimientos.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 269 de 290
Código IT-CCD-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2019
Vigencia 09/11/2021
7
Coordinador cultural y deportivo.
7. Se elabora un temario acerca de las competencias que deberá cumplir el alumno en su club deportivo o cultural.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Temario de competencias.
8
Dirección de Vinculación
8. Se hace la revisión previa a la autorización del temario de competencias a cumplir en el club cultural o deportivo.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Temario de competencias.
9 Rectoría 9. Se autoriza el temario de
competencias a cumplir, previa a la planeación estratégica.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Temario de competencias.
10
Docente instructor del club cultural o deportivo.
10. Se realiza la planeación estratégica basada en competencias con el temario previamente elaborado, revisado y autorizado.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Planeación estratégica.
11 Coordinador cultural y deportivo.
11. Se elabora la convocatoria para inscripciones del club cultural o deportivo.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
Convocatoria.
12 Coordinador cultural y deportivo.
12. Se inscribe a los alumnos interesados en pertenecer a un club cultural o deportivo.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
Solicitud de ingreso F-CCD-06.
13
Coordinador cultural y deportivo.
13. Se le entrega al docente los formatos de las pruebas físicas o culturales a realizar con el alumno, así como las listas de asistencia.
-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Formato de pruebas físicas F-
CCD-05.
-Listas de asistencia
F-CCD-01
14
Docente instructor del club cultural o deportivo.
14. Aplicación de las pruebas físicas o culturales a los alumnos integrantes del club cultural o deportivo. -Primera semana del
cuatrimestre. -Espacios deportivos
o culturales.
-Formato de pruebas físicas F-
CCD-05.
-Listas de asistencia.
F-CCD-01
15
Docente instructor del club cultural o deportivo.
15. Inicio de entrenamientos o ensayos de los clubes culturales o deportivos.
-Segunda semana del cuatrimestre. -Universidad.
-Planeación estratégica.
-Listas de asistencia.
F-CCD-01
16
Coordinador cultural y deportivo.
16. Se piden las listas de asistencia semanalmente a los docentes instructores encargados del club cultural o deportivo.
-Semana 2 a semana 15 del cuatrimestre.
-Universidad.
-Listas de asistencia.
F-CCD-01
17 Docente instructor del club cultural o
17. Se adquieren juegos amistosos o presentaciones artísticas para adquirir
-Semana 3, 6, 9 y 11 del cuatrimestre.
-Oficio de solicitud de presentación
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 270 de 290
Código IT-CCD-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2019
Vigencia 09/11/2021
deportivo. experiencia en los alumnos. -Espacios culturales y
deportivos. artística o encuentro
amistoso.
18
Coordinador cultural y deportivo.
18. Solicitud de inscripción a las ligas universitarias locales así como concursos artísticos universitarios.
-Cuatrimestre septiembre- diciembre.
-Universidad.
-Oficio de solicitud de inscripción a
ligas universitarias.
19
Dirección de vinculación.
19. Autorización de inscripción a ligas universitarias.
-Cuatrimestre septiembre- diciembre.
-Universidad.
-Oficio de solicitud de inscripción a
ligas universitarias.
20 Coordinador cultural y deportivo.
20. Solicitud de inscripción a ENDCUT en sus etapas regional y nacional.
-Cuatrimestre enero abril.
-Universidad.
-Oficio de solicitud de inscripción a
ENDCUT.
21 Dirección de vinculación.
21. Autorización de inscripción a ENDCUT en sus etapas regional y nacional.
-Cuatrimestre enero abril.
-Universidad.
-Oficio de solicitud de inscripción a
ENDCUT.
22
Coordinador cultural y deportivo.
22. Análisis de requerimientos para el ENDCUT en sus etapas regional y nacional. -Cuatrimestre enero
abril. -Universidad.
-Oficio de requerimientos para
equipos representativos en
ENDCUT.
23
Dirección de vinculación.
23. Revisión del Análisis de requerimientos para el ENDCUT en sus etapas regional y nacional.
-Cuatrimestre enero abril.
-Universidad.
-Oficio de requerimientos para
equipos representativos en
ENDCUT.
24
Rectoría 24. Autorización de requerimientos para el ENDCUT en sus etapas regional y nacional.
-Cuatrimestre enero abril.
-Universidad.
-Oficio de requerimientos para
equipos representativos en
ENDCUT.
25
Coordinador cultural y deportivo.
25. Seguimiento de los entrenamientos y ensayos de equipos representativos y clubes.
-Periódicamente. -Espacios culturales y
deportivos.
-Listas de asistencia.
F-CCD-01
7. REGISTROS
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
MP-CCD-01
Plan de entrenamiento 5 años
Coordinación de Actividades culturales y deportivas
x archivo
Coordinación de Actividades culturales y deportivas.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 271 de 290
Código IT-CCD-01
Versión 01
Fecha Edición 09/11/2019
Vigencia 09/11/2021
F-CCD-01 Lista de asistencia 5 años
Coordinación de Actividades culturales y deportivas
x archivo
Coordinación de Actividades culturales y deportivas.
F-CCD-05
Formato de pruebas culturales o físicas
5 años
Coordinación de Actividades culturales y deportivas
x archivo
Coordinación de Actividades culturales y deportivas.
F-CCD-06 Solicitud de Ingreso a Club 5 años
Coordinación de Actividades culturales y deportivas
x archivo
Coordinación de Actividades culturales y deportivas.
-
Programa de actividades culturales y deportivas
5 años
Coordinación de actividades culturales y deportivas
x Archivo
Coordinación de Actividades culturales y deportivas.
-
Planeación de actividades culturales y deportivas
5 años
Coordinación de actividades culturales y deportivas
x archivo
Coordinación de Actividades culturales y deportivas.
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 272 de 290
Código PI-JDP-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
COORDINACIÓN IMAGEN INSTITUCIONAL
5.6.1.4.1.7 5.6.1.4.1.8
5.6.1.4.1.9 5.6.1.4.1.10
ELABORÓ
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
AUTORIZÓ REVISÓ
EDUARDO CORDERO ROBLES JEFATURA DE PROMOCIÓN,
DIFUSIÓN Y PRENSA
Li. YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ
DIRECTORA DE VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 273 de 290
Código PI-JDP-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
5.6.1.4.1.11
ÍNDICE 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 274 de 290
Código PI-JDP-02
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con diversos organismos 2. ALCANCE Desde la planeación y conceptualización de diseño, imagen y campañas de posicionamiento institucional, externo e interno 3. POLÍTICAS
3.1 Para la presencia de la imagen institucional en medios será necesario generar gráficos para los diferentes medios.
3.2 Como parte de la difusión de actividades, será necesario realizar un informe cuatrimestral de las actividades de comunicación: boletines internos, manejo de medios, noticias institucionales y boletines de prensa.
3.3 Se planearán 2 eventos masivos como parte de posicionamiento de imagen y sentido de pertenencia. Como evidencia se deberá contar con el informe de los eventos institucionales con fotografías y listas de asistentes.
3.4 Únicamente se atenderán solicitudes de diseño e imagen de aquellos colaboradores que proporcionen la información completa y que incluya el llenado del F-JDP-03.
3.5 De todas las solicitudes de diseño recibidas será responsabilidad del solicitante la gestión de adquisición de los materiales cumpliendo con los procesos y formatos de la dirección administrativa y financiera.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES CII – Coordinación de Imagen Institucional 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recurso Humano: 1 coordinador. Material: Acceso a licitaciones, compras y adquisiciones, papelería e oficina. Financiero: Acceso a presupuesto basado en resultados. Infraestructura: Equipo de oficina y equipo para registro de eventos, internet 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Rectoría 6.1.1. Responsabilidad 6.1.1.1 Revisa los diseños basado en la justificación de la propuesta del encargado de la coordinación. 6.1.1.2 Revisa las solicitudes recibidas por los diversos departamentos. 6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Autorizar diseños. 6.1.1.2 Autorizar la solicitud de requisito de diseño de las diversas áreas. 6.2 Coordinación de Imagen Institucional 6.2.1 Responsabilidad
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 275 de 290
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Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
6.2.1.1 Elabora los diseños de la institución (presentación, banners, volantes, logotipos, campañas). 6.2.1.2 Atiende las solicitudes de los diversos departamentos. 6.2.2 Autoridad 6.2.2.1 Asignará un día de entrega acorde a la agenda de proyectos. 6.2.2.2 Regresara las solicitudes a los departamentos que no cuenten con la información completa requerida para cada proyecto. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinación de Imagen Institucional
Plan. Elabora el calendario de difusión que incluye las actividades programadas del departamento durante el año, y se planea la realización de cada una de ellas de acuerdo al instructivo de trabajo correspondiente con el fin de lograr la calidad en cada una de ellas.
Octubre Plan de difusión F-JPDP-01 Instructivos de trabajo IT-JPDP-01 IT-JPDP-02 IT-JPDP-03
2 Coordinación de Imagen Institucional
Filosofía institucional. Implementar estrategias de sensibilización a Estudiantes, docentes y administrativos de manera cuatrimestral que ayuden a la comprensión de la filosofía institucional mediante capacitaciones, campañas, uso de material digital e impreso que se difunda en los diversos medios que el plan de difusión y seguimiento considere de impacto.
Octubre Plan de difusión F-JPDP-01 Manual de imagen institucional M-JPDP-01
3 Coordinación de Imagen Institucional
Diseño. Dar imagen a las actividades conmemorativas y/o representativas del modelo Bilingüe, Internacional para medios electrónicos, digitales y medios impresos con el fin de lograr el posicionamiento e identidad en la sociedad en general y comunidad estudiantil, por medio de publicaciones libres y contratación de servicios de comunicación, videos, testimoniales, boletines, etc.
Cuatrimestral Plan de difusión F-JPDP-01 Instructivos de trabajo IT-JPDP-02
4 Coordinación de Imagen Institucional
Tarjetas. Atender la solicitud de tarjetas de presentación del personal administrativo que así lo requiera, por medio del formato correspondiente para la elaboración de tarjetas de presentación.
Cuatrimestre Formato F-JPDP-05 Instructivos de trabajo IT-JPDP-01
5 Coordinación de Imagen Institucional
Atención Extemporánea. Identificar las actividades extemporáneas que requieran atención de diseño,
Cuatrimestre Plan de difusión F-JPDP-01 Instructivos de
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 276 de 290
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Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
cobertura y/o difusión, mediante la solicitud oportuna.
trabajo IT-JPDP-01 IT-JPDP-02 IT-JPDP-03
6 Coordinación de Imagen Institucional
Registro. Archivar el registro de atenciones y avance del plan de promoción, difusión y prensa, mediante los formatos de registro generados.
Cuatrimestre Plan de difusión F-JPDP-02 F-JPDP-04 F-JPDP-07 F-JPDP-08
7 Coordinación de Promoción y Difusión y Coordinación de Imagen Institucional
Web. Mantener actualizada la información del sitio web mediante la recepción e información vigente proveniente de las diversas direcciones mediante oficio solicite.
Cuatrimestre Solicitud de diseño F-JPDP-03 Solicitud de difusión F-JPDP-06
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JDP-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JDP-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Diseño digital e impresión de material promocional de la universidad
Campañas de posicionamiento institucional.
Recepción de solicitudes / material entregado
Anual Coordinación de imagen institucional.
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• PIDE • Ley Federal de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos • Lineamientos Generales de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Rectoría Planeación Estratégica Administración Planeación basada en resultados
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F-002 Rev 00 Página 277 de 290
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Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Servicios Generales PI-CSG-03 Admisión PI-JSE-01 Viáticos IT-JSA-03 Servicios escolares Lista 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Alta de procedimientos
Una vez que este liberado por la Coordinación del SGC
A todos los involucrados que interactuaren antes, durante y después de ese procedimiento
Reuniones informativas Correos electrónicos Página del SGC
El responsable del procedimiento y la Coordinación del SGC
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JDP-01
Plan Anual de Difusión Institucional y Adquisición
2 años Jefatura de Promoción, Difusión y Prensa
X Respaldo digital en PC en la JPDP
F-JDP-05
Bitácora de entrega de promocionales 2 años
Jefatura de Promoción, Difusión y Prensa
X Carpeta física
F-JDP-07
Registro interno 2 años
Dirección, Jefatura o Coordinación que organice el evento
X Carpeta física
F-JDP-08
Registro externo 2 años
Dirección, Jefatura o Coordinación que organice el evento
X Carpeta física
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
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F-002 Rev 00 Página 278 de 290
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Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN
5.6.1.4.1.12 5.6.1.4.1.13
5.6.1.4.1.14 5.6.1.4.1.15
5.6.1.4.1.16
ELABORÓ
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
AUTORIZÓ REVISÓ
EDUARDO CORDERO ROBLES COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN,
DIFUSIÓN Y PRENSA
Li. YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ
DIRECTORA DE VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 279 de 290
Código PI-JDP-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
ÍNDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA
6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8. DIAGRAMA DEL PROCESO
9. RIESGOS INHERENTES
10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
12. ENTRADAS Y SALIDAS
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
14. COMUNICACIÓN
15. ANEXOS ( REGISTROS)
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 280 de 290
Código PI-JDP-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con diversos organismos 2. ALCANCE Desde la planeación y conceptualización de la campaña hasta la difusión en medio digitales e impresos que informe a la sociedad en general de los municipios de Saltillo, General Cepeda y su zona de influencia. 3. POLÍTICAS
3.4 Para lograr las metas de captación de estudiantes de nuevo ingreso se deberá presentar el plan de difusión en el mes de octubre para integrarlo en el POA anual del año próximo.
3.5 Para la difusión o cubrir alguna actividad institucional en medios será necesario recibir el formato solicitud correspondiente.
3.6 Se realizará la promoción de la oferta educativa en instituciones de educación media superior, asimismo se deberá aplicar una encuesta para verificar la efectividad de los medios de difusión.
3.7 Como parte de la difusión de actividades, será necesario realizar un informe cuatrimestral de las actividades de comunicación: boletines internos, manejo de medios, noticias institucionales y boletines de prensa.
3.8 Para la organización del Open House se deberá contar con la información de área académica correspondiente a fecha, tema y apoyo en logística del evento.
3.9 La coordinación de promoción y difusión persuade, promueve y difunde ante la comunidad la convocatoria de nuevo ingreso que provee servicios escolares en la búsqueda de venta de fichas, es responsabilidad servicios administrativos validar el pago y de servicios escolares dar seguimiento al registro a CENEVAL.
3.10 Únicamente se atenderán solicitudes de difusión de aquellos colaboradores que proporcionen la información completa y que incluya el llenado del F-JDP-06.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES CDP- Coordinación de Promoción y Difusión 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recurso Humano: 1 coordinador. Material: Acceso a licitaciones, compras y adquisiciones, papelería e oficina. Financiero: Acceso a presupuesto basado en resultados. Infraestructura: Equipo de oficina y equipo de promoción e internet. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Vinculación 6.1.1. Responsabilidad 6.1.1.1 Considerar la planeación anual para la solicitud de material de promoción. 6.1.1.2 Gestionar con la dirección académica el prestamos de estudiantes durante el periodo de promoción. 6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Validar documento de planeación anual. 6.1.1.2 Validar y generar oficios comisión para la visita a escuelas. 6.2 Coordinación de Promoción y Difusión
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Vigencia 27/03/2021
6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1 Generar documento de planeación anual 6.2.1.2 Presentar programa de visitas a escuelas y difusión de actividades institucionales. cobertura de eventos. 6.2.2 Autoridad 6.2.2.1 Asignará un día de entrega acorde a la agenda de proyectos. 6.2.2.2 Regresara las solicitudes a los departamentos que no cuenten con la información completa requerida para cada proyecto. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE
(S) ACTIVIDAD
(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Coordinador de Promoción y Difusión
Promoción y visitas. Elabora el calendario de difusión que incluye las actividades programadas del departamento durante el año, y se planea la realización de cada una de ellas de acuerdo al instructivo de trabajo correspondiente con el fin de lograr la calidad en cada una de ellas.
Octubre Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01 IT-JDP-03
2 Coordinador de Promoción y Difusión
Difusión. Difundir las actividades conmemorativas así como la filosofía institucional en medios electrónicos y medios impresos con el fin de lograr el posicionamiento e identidad en la sociedad en general y comunidad estudiantil, por medio de publicaciones libres y contratación de servicios de comunicación publicitarios digitales e impresos.
Cuatrimestral Plan de difusión F-JDP-01
3 Coordinador de Promoción y Difusión
Prensa. Fortalecer los vínculos que permitan compartir contenido institucional a los diversos medios de comunicación de la localidad para contratar y/o cubrir publicaciones, entrevistas y ruedas de prensa que posicionen las actividades institucionales. Generando un directorio actualizado de contactos.
Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01
4 Coordinador de Promoción y Difusión
Atención Extemporánea. Identificar las actividades extemporáneas que requieran atención de diseño, cobertura y/o difusión, mediante la solicitud oportuna.
Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01 IT-JDP-03
5 Coordinador de Promoción y Difusión
Digital. Dar seguimiento a inquietudes, preguntas y atención a personas que establezcan contacto por medios digitales mediante el uso de redes sociales, buzón de atención
Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-01
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F-002 Rev 00 Página 282 de 290
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Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
de la página web o correo electrónico.
6 Coordinador de Promoción y Difusión
Registro. Archivar el registro de atenciones y avance del plan de promoción, difusión y prensa, mediante los formatos de registro generados.
Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-02 F-JDP-04 F-JDP-07 F-JDP-08
7 Coordinador de Promoción y Difusión
Eventos. Difundir los eventos institucionales de los que se reciba solicitud de cobertura o información completa (fotografías y reseña), para publicar en redes sociales y/o medios de comunicación.
Cuatrimestre
Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01
8 Coordinación de Promoción y Difusión y Coordinación de Imagen Institucional
Web. Mantener actualizada la información del sitio web mediante la recepción e información vigente proveniente de las diversas direcciones mediante oficio solicite.
Cuatrimestre Solicitud de diseño F-JDP-03 Solicitud de difusión F-JDP-06
8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JDP-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JDP-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Captar estudiantes de nuevo ingreso mediante estrategias de promoción
350 FICHAS No. Fichas vendidas/ alumnos registrados en plataforma de la universidad
Enero-Julio Jefatura de Promoción
11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO
• PIDE • Ley Federal de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos • Lineamientos Generales de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas
12. ENTRADAS Y SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ
Rectoría Planeación Estratégica Administración Planeación basada en resultados
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 283 de 290
Código PI-JDP-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC
DOCUMENTO CÓDIGO Servicios Generales PI-CSG-03 Reinscripción PI-JSE-02 Admisión PI-JSE-01 Viáticos IT-JSA-03 Servicios escolares Lista Becas IT-JP-02 Filosofía institucional F-REC-02 14. COMUNICACIÓN
QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA
A QUIÉN SE COMUNICA
CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Convocatoria de nuevo ingreso
Enero-julio Estudiantes de media superior
Visita promoción Coordinador de difusión / maestro
Comunicados internos
año Maestros , alumnos ,personal administrativo
Redes sociales, grupos what´s app
Coordinador de difusión
15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO
NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O
LUGAR DE ALMACENAJE
ELECT
PAPEL
F-JDP-01
Plan Anual de Difusión Institucional y Adquisición
2 años Coordinación de Promoción y Difusión
X Respaldo digital en PC en la CPD
F-JDP-02
Bitácora de visitas 5 años Coordinación de Promoción y Difusión
X Carpeta física
F-JDP-04
Bitácora de entrega de promocionales 2 años
Coordinación de Promoción y Difusión
X Carpeta física
F-JDP-07
Registro interno 2 años Coordinación de Promoción y Difusión
X Carpeta física
F-JDP-08
Registro externo 2 años Coordinación de Promoción y Difusión
X Carpeta física
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 284 de 290
Código IT-JDP-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
VISITAS DE PROMOCIÓN
5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
CLAUDIA RODRÍGUEZ CASTILLO COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN,
DIFUSIÓN Y PRENSA
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 285 de 290
Código IT-JDP-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas a través de visitar 10 instituciones de educación media superior para impulsar la venta de fichas y ampliar el conocimiento de la oferta académica y modelo BIS de la Universidad. 2. ALCANCE Comunicación con personal de bachilleratos generales y técnicos para la gestión de visitas de promoción y asistencia en las propias ferias vocacionales. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES CENEVAL. Centro Nacional para la Evaluación de la Educación Superior 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JDP-03 5. POLÍTICAS Las visitas a escuelas se programarán una vez que se cuente con las cuotas definitivas del año de ingreso, así como las fechas de arranque de venta de fichas, costo de ficha y programa de exámenes de CENEVAL. Los viáticos aplicados a visitas escolares se deben autorizar en la dirección de vinculación con los lineamientos previamente consultados en la dirección administrativa. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Dirección Académica
Definir las dos fechas de exámenes de admisión
Mayo y Julio Calendario Académico Anual
2 Sistemas Activación de plataforma para registro de venta de fichas en sitio web institucional
Enero Oficio
3 Promoción, Difusión y Prensa
solicitar el material de promoción (folletos, volantes, presentación, artículo promocional económico, banners publicitarios)
Diciembre Archivos
4 Promoción, Difusión y Prensa
Agendar citas para visitas Febrero Oficio de visita
5 Promoción, Difusión y Prensa
Solicitud de viáticos para gasolina y/o alimentación
Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo. Oficio comisión
6 Promoción, Difusión y Prensa
Reporte de visitas / Oficio comisión Cada visita F-JDP-02
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 286 de 290
Código IT-JDP-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-JDP-02
Bitácora de visitas 2 años JDP X Carpeta física
F-JDP-07
Registro interno y externo 2 años JDP X Carpeta físico
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 287 de 290
Código IT-JDP-01
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 288 de 290
Código IT-JDP-03
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
Universidad Tecnológica de Saltillo
OPEN HOUSE
5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2
MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA
CLAUDIA RODRÍGUEZ CASTILLO COORDINACION DE PROMOCIÓN,
DIFUSIÓN Y PRENSA
ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ
YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 289 de 290
Código IT-JDP-03
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
1. OBJETIVO Exposición y exhibición de fin de cuatrimestre que busca que estudiantes de otras instituciones sean partícipes del conocimiento adquirido por los diversos grupos, así como conocer la experiencia de estudiantes que han participado en el programa de movilidad. Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con instituciones educativas a través de captar estudiantes de nuevo ingreso para cubrir el 80% de la capacidad instalada. 2. ALCANCE Participación de al menos 10 instituciones externas. Obtención de venta de fichas en la Universidad. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Staff – PERSONAL DE APOYO 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JDP-05 5. POLÍTICAS 5.1 La temática del Open House se define por la Coordinación de Idiomas 5.2 Todos los estudiantes de TSU e Ingeniería, así como sus docentes deben participar. 5.3 En caso de no empatar la fecha del English Day con las pruebas académicas obligatorias estatales y federales que se aplica a los bachilleratos, la fecha del evento podrá cambiar. 5.4 Todo el personal administrativo debe participar. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SEC RESPONSABLE (S)
ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)
(CUÁNDO) (DÓNDE)
DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)
1 Dirección Académica
Calendarizar fecha del evento Agosto Oficio
2 Dirección Académica.
Junta con estudiantes que han participado en programa de movilidad para planear la exposición y junta con estudiantes que expondrán de cada carrera y con estudiantes STAFF
Marzo Registro F-JDP-07 Fotografías
3 Promoción y Difusión
Llamar, invitar y proveer información del evento a las instituciones
Marzo Oficio
4 Vinculación Invitación de autoridades Marzo Oficio
5 Promoción y Difusión
Generar cronograma de visitas por horario a cada institución Marzo Archivo Excel
6 Promoción y Difusión
Confirmar la asistencia de las instituciones Abril Correo /registro de
visitantes
MANUAL DE PROCIDIMIENTOS
F-002 Rev 00 Página 290 de 290
Código IT-JDP-03
Versión 01
Fecha Edición 27/03/2019
Vigencia 27/03/2021
7 Servicios generales
Solicitud y logística de camiones Abril Oficio
8 Servicios Escolares / Caja
Venta de fichas durante el evento Abril Ficha, fotografía
9 Promoción y Difusión
Elaboración y aplicación de encuesta de satisfacción del cliente Abril
Oficio con resultados de
encuestas
7. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
TIEMPO RETENCIÓ
N
RESPONSABLE DEL
RESGUARDO (PUESTO)
TIPO DE RESGUARD
O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN
ELECT
PAPEL
F-JDP-07
Registro interno y externo 2 años JDP X Carpeta
Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.