Javier Fernandez Castelo  Pág. 1  20 de mayo de 2012  

PEGAR, INSERTAR, INCRUSTAR, VINCULAR CON WORD 

Al producir documentos de texto, no es extraño querer acompañar a ese  texto con nuestras fotos, gráficos, imágenes prediseñadas,…  

Otras  aplicaciones  también  pueden  requerir  acompañar  la  información  introducida  con imágenes  que  ayuden  a  su mejor  comprensión.  Pensemos  en  las  sliders  o  diapositivas  con Power Point, por ejemplo, solo con texto no exponen tan bien un tema como si lo acompaña con imágenes que lo expliquen o con un fondo musical que le imprima cierto carácter. 

Estamos  viendo  entonces  que  es  posible  añadir  elementos,  que  llamaremos  objetos  en documentos como Word y PowerPoint. 

Pero,  ¿cómo  es  el mecanismo  por  el  que  se  añade  un  objeto,  digamos  una  imagen,  por ejemplo, en un documento de Word? 

Pues existen dos maneras fundamentales de añadir el objeto en un documento.  

‐ En primer lugar, podemos “incrustar” el objeto en el documento. Esto significa que la imagen en cuestión la obtenemos de un fichero externo al documento y de alguna forma que veremos a continuación, lo añadimos como parte de ese documento.  

Tendremos en cuenta que  todo objeto  incrustado, queda “pegado” al documento de  forma que pasa a formar parte de él. Si el tamaño del documento Word es en principio de 300 Kb y le añadimos una imagen que incrustamos cuyo peso es 400 Kb, el documento va a pasar a tener un peso de 700 Kb. 

Para incrustar un objeto en un documento de Word, podemos emplear el método de “pegar” tras haber seleccionado y copiado el objeto de su ubicación original con el comando  ”Copiar”. 

Pensemos en una imagen guardada en un archivo tipo .bmp o .jpg que queremos añadir a un documento de Word para ilustrar cierto contenido. 

La forma de hacerlo es como sigue:  

En  la  imagen  izquierda,  vemos  la localización de dos imágenes .jpg. 

Al  abrir una  imagen multimedia,  esta se va a abrir con algún programa que pueda gestionar este tipo de archivos. 

El  programa  que  trae  Windows  por defecto  es  paint  o  photo  editor,  con cualquiera  de  ellos,  tras  asegurarnos 

de haber  localizado el archivo, abrimos este y seleccionamos  todo o parte del contenido del mismo. Para ello, emplearemos el comando seleccionar o seleccionar todo, dependiendo de la acción que queramos llevar a cabo. 

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Si  utilizamos  Paint,  por  ejemplo,  utilizamos  la  herramienta  selección  para seleccionar parte del archivo. Esto lo haremos seleccionando la herramienta y pulsando con el ratón un vértice del rectángulo que queremos seleccionar, y arrastrando  hasta  el  vértice  opuesto,  determinamos  el  área  a  seleccionar. Ahora copiamos o cortamos esa selección y vamos al documento Word.  

Si  queremos  seleccionar  toda  la  imagen,  pulsamos  la  combinación  de  teclas  Ctrol  +  E    o desplegamos el menú Edición. 

En el documento Word, localizamos el lugar donde queremos insertar la imagen y pulsamos la combinación de teclas Ctrol + V o desplegamos el menú Edición eligiendo  la entrada Pegar o Pegado especial. 

Si  lo que queremos es añadir al documento un grafico de Excel, o una parte de una hoja de cálculo,  por  poner  otro  ejemplo,  tras  seleccionar  en  el  documento  origen  el  área  deseado, pasamos  al  documento  de Word  y  desplegando  el menú  Edición,  pulsamos  sobre  Pegado especial.  

En  la  imagen derecha, podemos ver el aspecto de una hoja de Excel parte de cuyos datos queremos  incrustar. Seleccionando la información requerida de a manera habitual, copiamos con el comando copiar del menú edición o pulsamos  la combinación de teclas Ctrol + C.  

Nuevamente,  con  la  selección  en  el  “portapapeles  de Windows”, nos  situamos en el  lugar del documento de Word que  hemos  elegido    como  lugar  de  inserción  y  como anteriormente,  podemos  pegar  con  la  combinación  de  teclas Ctrol + V o desde el menú Edición,  la entrada pegar o pegado especial.  En  este  ultimo  caso,  debemos  elegir  la  opción  Si  lo copiado es una  retícula de  celdas, al  aceptar en el  cuadro de 

dialogo que  aparece, elegiremos  la  opción  pegar  y,  dependiendo  de  la elección  del  cuadro  de  lista  de  su  derecha,  obtendremos  una  copia  distinta  insertada  en  el documento.  En este  texto, podemos  ver  junto 

a estas líneas, el resultado de elegir la opción Formato HTML. 

Lo que hemos incrustado es una imagen, una fotografía de las celdas seleccionadas anteriormente en Excel 

De  igual  forma, podríamos haber optado por  cualquier otro formato compatible de entre todos los que se nos proponen.  

Bajo  estas  líneas,  vemos  la misma  información,  extraída del portapapeles con los formatos Texto sin formato y Microsoft Office Excel Worksheet Objeto. 

uno dos1 h1 j1 yt1 v2 c5 d4 f1 r2 g55 v2 c

323 k

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En estos dos casos, se ha incrustado la información en formato texto, de forma que podríamos modificarla si llegara el caso. Esto no significa que de esta forma modifiquemos la información del  fichero origen,  lo que  implica que  tendríamos  la  información en ambos archivos, Word y Excel, pero con diferente contenido. Uno modificado y el otro no. 

uno  dos 

1  h 

1  j 

1  yt 

1  v 

2  c 

5  d 

4  f 

1  r 

2  g 

55  v 

2  c 

323  k 

 

 

 

 

 

uno dos 1 h 1 j 1 yt 1 v 2 c 5 d 4 f 1 r 2 g 55 v 2 c

323 k  

 

El  método  alternativo  para  añadir,  pegar  o insertar objetos a un documento es  la acción de “insertar” que se encuentra en  la barra de menú que posee la aplicación. El cuadro de dialogo que surge,  contiene  dos  pestañas,  la  primera  para crear  un  nuevo  objeto  nuevo  del  tipo  que  se especifica en la lista.  

La segunda pestaña crea un objeto a partir de un archivo  externo  que  ya  existe.  En  este  caso, examinamos las distintas carpetas de Windows hasta localizar el archivo necesario y pulsando directamente  el  botón  Aceptar,  el  objeto  se  incrusta.  Pero  observemos  que  el  control  que tenemos sobre esta acción es bastante limitado. No vamos a insertar solamente el grafico de la hoja de cálculo. Lo que incrustamos es la hoja completa y no cualquier hoja, solamente la que estuviera  activa  la  ultima  vez  que  cerramos  el  documento,  no  otra. 

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Sueldo Bruto 2615 2700 2658 2682 2705 2691 2682 2621 2674 2733 2701 2700Cuota SS. Contingencias Comunes (4,7%) 122,905 126,9 124,926 126,054 127,135 126,477 126,054 123,187 125,678 128,451 126,947 126,9Cuota SS. Por Desempleo (1,55%) 40,5325 41,85 41,199 41,571 41,9275 41,7105 41,571 40,6255 41,447 42,3615 41,8655 41,85Cuota SS. Por Form. Profesional (0,1%) 2,615 2,7 2,658 2,682 2,705 2,691 2,682 2,621 2,674 2,733 2,701 2,7Ret. IRPF Ambito Nacional (19%) 496,85 513 505,02 509,58 513,95 511,29 509,58 497,99 508,06 519,27 513,19 513LIQUIDO 1952,0975 2015,55 1984,197 2002,113 2019,2825 2008,8315 4174,533 1956,5765 1996,141 2040,1845 2016,2965 4202,55Paga Extra 2682 2700

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Ret. IRPF Ambito Nacional (19%)

Cuota SS. Por Form. Profesional (0,1%)

Cuota SS. Por Desempleo (1,55%)

Cuota SS. Contingencias Comunes (4,7%)

Sueldo Bruto

 

Lo habitual es que  la  información  “multimedia”  añadida  al documento  se  incruste. Pasa  así  formar parte del documento. 

Esto  tiene  el  inconveniente  de  que  el  tamaño  puede  crecer  de  forma  descontrolada, dependiendo de los objetos que se incrusten y el número de ellos. Pero tiene la ventaja de que el resultado final es un documento compacto que se puede transportar fácilmente en un único fichero. Además, podemos borrar  el  fichero  externo, origen del objeto  sin que  se pierda  la información en el documento. 

‐  En  segundo  lugar,  podemos  “vincular”  el  objeto  con  el  documento.  Con  esta  acción obtenemos dos resultados: 

‐ 1.‐ el documento no crece de forma proporcional a la suma de los pesos o tamaños de los objetos añadidos. El tamaño crecerá pero muy poco en relación a lo que lo haría si no hubiera objetos añadidos con este método. 

‐ 2.‐  los  cambios  realizados  en  el  fichero  origen  del  objeto,  son  automáticamente asumidos en el documento donde ha sido incrustado. 

Por otra parte, frente a esas ventajas, está el inconveniente de que los ficheros vinculados, es decir,  los orígenes de datos, han de estar a disposición del documento  con  lo que hay que cuidar en el transporte el hecho de que se transportarán todos los ficheros implicados. 

Podemos vincular de varias formas. 

Una  de  ellas  es  mediante  el  menú  Edición  y  la opción Pegado especial previa selección del objeto en cuestión. Aparece un cuadro en el que se nos da la  opción  Pegar  vínculo.  Esta  elección  te  permite modificar las opciones de pegado. Esta opción es la más  indicada  cuando  lo que queremos  insertar  es parte de un archivo, por ejemplo, un gráfico de una hoja de cálculo de Excel. 

 

 

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Una  vez  “Vinculado”  un  grafico,  parte  de  un  archivo,  etc.,  basta  pulsar  doble  clic  sobre  el objeto  para  que  se  abra  el  documento  origen  y  poder modificar  el  la  información  que  se requiera. 

Si utilizamos  Insertar  imagen desde  el menú Insertar,  insertamos  un  fichero  completo  en el  lugar señalado.  

Al lado de estas líneas se puede ver el aspecto del menú  totalmente desplegado  y podemos ver  las  opciones  que  se  nos  brindan.  En nuestro  caso,  la  explicación  que  estamos desarrollando versara sobre  la entrada Desde archivo…  pero  vemos  que  podemos  insertar 

otros tipos de imagen, procedentes del catalogo que trae consigo Office. 

Por defecto,  la  imagen se incrusta  pero,  si desplegamos  la  persiana  del  botón,  podemos vincular  el  archivo imagen.  Esta  opción  no vale  para  insertar  partes de un archivo. 

Posiblemente  se  me escape alguna otra forma de  insertar  objetos  a nuestros documentos. 

A modo de resumen, podemos añadir múltiples tipos de objetos a un documento:  imágenes, hojas de cálculo, parte de esos archivos, sonido, video,… 

Los objetos que añadamos podrán  ser  incrustados, que  significa que van a  formar parte del documento y aumentaran el tamaño de este de forma ostensible, o vinculados, lo que significa 

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que lo que veremos en el documento será un vinculo, un reflejo visible de la información que se  encuentra  en  otro  documento,  al  que  esta  vinculado  y  que  el  nexo  entre  ambos documentos no puede romperse si no es perdiendo la información en el documento destino. 

Por ultimo, podemos añadir o  insertar, o pegar objetos que  representen  todo un archivo, o bien hacer lo mismo con parte de esos documentos de origen, la parte que sea necesaria.