118

УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации

городского округа город Воронеж

от 13.01.2017 № 12

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и областными законами, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст, Регламентом администрации городского округа город Воронеж, нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учетом особенностей документооборота в администрации городского округа город Воронеж (далее – администрация).

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации.

1.3. Структурные подразделения администрации (далее – структурные подразделения) могут организовывать и вести делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.4. Делопроизводство в администрации организуется с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в администрации.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Порядок обращения с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях осуществляет управление по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж (далее – управление по работе с обращениями граждан и документооборота) и ответственные лица, на которых возложены функции организации и ведения делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений определяют (назначают) ответственных за работу с документами приказом.

1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений.

1.9. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены под подпись с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения, при необходимости – руководитель управления по работе с обращениями граждан и документооборота.

1.10. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

1.11. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), а также при увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства.

II. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ

И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы главы городского округа город Воронеж (далее – глава городского округа) оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов (далее – бланк) изготавливают на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:

- левое – 3,5 см;

- правое – 1,0 см;

- верхнее – 2,0 см;

- нижнее – 3,0 см.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:

- продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.2. Проектирование форм бланков главы городского округа, администрации, постановления администрации и распоряжения администрации осуществляется управлением делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж (далее – управление делами, учета и отчетности). Макеты форм бланков главы городского округа и администрации согласовываются с управлением по работе с обращениями граждан и документооборота. Макеты форм бланков постановления администрации и распоряжения администрации согласовывается с отделом регистрации правовых актов правового управления администрации городского округа город Воронеж (далее – отдел регистрации правовых актов правового управления).

2.1.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков главы городского округа, администрации, постановления администрации и распоряжения администрации осуществляется по разрешению (поручению) главы городского округа.

2.1.4. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации.

2.1.5. Бланки писем должностных лиц администрации, структурных подразделений изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения располагается под текстом «Администрация городского округа город Воронеж», печатается шрифтом того же размера, что и текст «Администрация городского округа город Воронеж», либо на 2 пункта меньше.

2.1.6. Руководители структурных подразделений самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение бланков структурных подразделений.

2.1.7. Запрещается тиражирование бланков главы городского округа, администрации на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.

2.1.8. На оборотной стороне бланков главы городского округа, администрации по центру при изготовлении полиграфическим предприятием проставляются учетные порядковые номера.

2.1.9. Бланки главы городского округа, администрации выдаются управлением делами, учета и отчетности.

Учет поступления и выдачи бланков главы городского округа, администрации ведется управлением делами, учета и отчетности, а также ответственными за работу с документами в структурных подразделениях в журнале учета выдачи бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции.

2.1.10. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков главы городского округа, администрации осуществляется по акту по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции.

2.1.11. Контроль за использованием и хранением бланков главы городского округа, администрации возлагается на управление делами, учета и отчетности и руководителей структурных подразделений.

2.1.12. Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие структурные подразделения, организации и частным лицам.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для оформления текстовых материалов).

2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем главы городского округа оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

- 01 – Государственный герб Российской Федерации;

- 02 – герб субъекта Российской Федерации;

- 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- 04 – код организации;

- 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- 07 – код формы документа;

- 08 – наименование организации;

- 09 – справочные данные об организации;

- 10 – наименование вида документа;

- 11 – дата документа;

- 12 – регистрационный номер документа;

- 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- 14 – место составления или издания документа;

- 15 – адресат;

- 16 – гриф утверждения документа;

- 17 – резолюция;

- 18 – заголовок к тесту;

- 19 – отметка о контроле;

- 20 – текст документа;

- 21 – отметка о наличии приложения;

- 22 – подпись;

- 23 – гриф согласования;

- 24 – визы согласования документа;

- 25 – оттиск печати;

- 26 – отметка о заверении копии;

- 27 – отметка об исполнителе;

- 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- 29 – отметка о поступлении документа в организацию;

- 30 – идентификатор электронной копии документа.

Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение № 3 к настоящей Инструкции).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.3. Герб городского округа город Воронеж (реквизит 02).

Изображение герба городского округа город Воронеж воспроизводится на бланках главы городского округа и администрации и помещается на верхнем поле.

Порядок использования изображения герба городского округа город Воронеж на бланках (многоцветное, одноцветное) установлен решением Воронежской городской Думы от 26.09.2008 № 292-II «О гербе и флаге муниципального образования «Городской округ город Воронеж».

2.2.4. Наименование организации (реквизит 08).

Наименование администрации воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленным в Уставе городского округа город Воронеж.

2.2.5. Наименование структурного подразделения воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленным в положении о структурном подразделении. При наличии сокращенного наименования структурного подразделения его помещают в скобках ниже полного наименования.

Если документ подготавливается совместно двумя и более структурными подразделениями, то наименования следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования структурных подразделений одного уровня располагают на одном уровне. Наименования структурных подразделений разного уровня располагают друг над другом.

2.2.6. Справочные данные об администрации городского округа город Воронеж и структурных подразделениях содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные в бланке письма включают почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.

Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее – Правила оказания услуг почтовой связи).

2.2.7. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в администрации, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.2.8. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания или утверждения (для договора (соглашения) – дата подписания, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты – цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 10 февраля 2016 г. следует оформлять: «10.02.2016».

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, название месяца – буквами, год – четырьмя цифрами.

Например: 05 февраля 2016 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

2.2.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступления документа.

2.2.11. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

2.2.12. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля четыре-пять пустых строк.

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования одной пустой строкой. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов по частям не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Департамент науки и образования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Департамент науки и образования

Начальнику отдела

И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору объединения «Ростекстиль»

И.О. Фамилия

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

Начальнику штаба в/ч 4532

генерал-майору

И.О. Фамилия

или

Директору

института твердых металлов

доктору технических наук

И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Управам районов

городского округа город Воронеж

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

КУВО «Государственный архив

Воронежской области»

ул. Плехановская, д. 7

г. Воронеж

394018

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Фамилия И.О.

ул. Калинина, д. 45, кв. 1

с. Лосево

Рамонский р-н

Воронежская обл.

352000

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указываются наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), п. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр-кт (проспект), к. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

2.2.13. Гриф утверждения документа (реквизит 16).

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на первом листе документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга одной – двумя пустыми строками.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится печать с изображением герба городского округа город Воронеж.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы администрации городского округа город Воронеж

личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации городского округа город Воронеж

от 12 января 2016 г. № 2

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение № 4 к настоящей Инструкции).

2.2.14. Резолюция (реквизит 17) – решение, принятое должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется между реквизитом «Адресат» и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение № 5 к настоящей Инструкции).

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

2.2.15. Заголовок к тексту (реквизит 18) документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?»).

Например: «О подготовке проекта договора…»; «Об отмене…».

Заголовок составляет исполнитель документа.

Длина строки заголовка не должна превышать 8,0–9,0 см. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через один межстрочный интервал, без переноса слов по частям, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.

Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.

В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста, шрифтом размера № 14.

2.2.16. Отметка о контроле (реквизит 19).

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и датой исполнения поручения.

2.2.17. Текст документа (реквизит 20) в зависимости от затронутых в нем вопросов может быть простым (содержит один вопрос) и сложным (касается нескольких вопросов, исполнителей).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке организационно-распорядительных, справочно-информационных документов.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, и с точкой на конце (1.1., 1.2.).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются в следующем порядке: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, договоры, акты), возможно использование базы данных текстовых шаблонов.

2.2.18. Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

- в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), текст печатается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «считаю»);

- в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»);

- в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили», «просим»);

- в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»);

- содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;

- в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «начальник отдела имеет право», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем в Ваш адрес», «направляем на рассмотрение», «просим выделить»);

- от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым», «направляю», «предлагаю»);

- от третьего лица единственного числа («администрация городского округа город Воронеж считает возможным», «администрация городского округа город Воронеж не возражает»).

Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Заголовки столбцов должны быть согласованы с заголовками граф. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы и столбцы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф и столбцов.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а заголовки столбцов – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, то есть поясняют его. Если заголовок столбца имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках граф и столбцов не ставятся.

При оформлении текста документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Текст документа печатается через полуторный межстрочный интервал в установленных границах полей и отделяется от заголовка двумя пустыми строками.

Первая строка каждого абзаца начинается с отступа (1,25 см) от левой границы текстового поля.

2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в служебном письме отделяется от текста двумя пустыми строками.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии … на 3 л. в 2 экз.

2. Проект положения … на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку … в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.02.2016 № 02-08/185 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово «Приложение» печатается с абзацным отступом и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через один межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слова «Приложение №» печатаются от границы верхнего поля без кавычек, с прописной буквы и отделяются от последующих строк реквизита одной пустой строкой. Остальные строки печатаются через один межстрочный интервал. Допускается реквизит «Приложение» центрировать относительно самой длинной его строки.

Например:

Приложение № 2

к приказу управления муниципальной службы и кадров администрации городского округа город Воронеж

от 27 января 2016 г. № 5

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

Приложение

к распоряжению администрации городского округа город Воронеж

от 22 января 2016 г. № 32-р

2.2.20. Подпись (реквизит 22).

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Например:

Руководитель правового управления

администрации городского округа город Воронеж

личная подпись

И.О. Фамилия

или на бланке:

Руководитель

личная подпись

И.О. Фамилия

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом обязательно должна быть указана его фактическая должность, инициалы имени, отчества и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом).

Например:

И.о. руководителя

управления культуры

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности

руководителя управления культуры

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия

Член комиссии личная подпись И.О. Фамилия

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

Подпись отделяют от последней строки текста двумя – тремя пустыми строками.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.2.21. Гриф (виза) согласования документа (реквизит 23). Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Финансовый директор

ООО «Технология»

Личная подписьИ.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

аттестационной комиссии

от 13 января 2016 г. № 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

Личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

Личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через две – три пустые строки.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ОАО «РИК»

Личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

АОЗТ «Торговый дом»

Личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ОАО «Работница»

Личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации городского округа город Воронеж

Личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель управления экономики личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

С проектом не согласен, замечания прилагаются

Руководитель управления экономики личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

или

С п. 7 не согласен

Руководитель управления экономики личная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.

На подлиннике документа, который остается в администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа.

На документе, подлинник которого отправляют из администрации, визу проставляют на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа, остающегося в администрации на правах подлинника, в правом нижнем углу документа. Она состоит из наименования должности, подписи, расшифровки подписи и даты. Размер шрифта № 10-12. В левом нижнем углу документа проставляется фамилия исполнителя и телефон.

2.2.22. Оттиск печати (реквизит 25). Оттиск печати с изображением герба городского округа город Воронеж ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.23. Отметка о заверении копии (реквизит 26) оформляется для свидетельствования верности копии подлиннику документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадровличная подпись И.О. Фамилия

ДД.ММ.ГГГГ

Копия документа изготавливается и выдается с разрешения главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Передачу копий документов представителям средств массовой информации осуществляет управление информации администрации городского округа город Воронеж.

2.2.24. Отметка об исполнителе (реквизит 27) документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.

Например:

И.О. Фамилия

2хх-хх-хх

Фамилия

2хх-хх-хх

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

Реквизит печатается шрифтом размера № 8-10 от границы левого поля.

2.2.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, контролирующим данный вопрос.

Например:

Направлен ответ

ДД.ММ.ГГГГ

№ 12503

В дело

Личная подпись

ДД.ММ.ГГГГ

2.2.26. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29). Реквизит содержит наименование организации – получателя документа, дату поступления, подпись и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

2.2.27. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.

2.2.28. Полное наименование структурных подразделений пишется со строчной буквы с обязательным указанием слов «администрация городского округа город Воронеж». Например: управление строительной политики администрации городского округа город Воронеж. Кроме управ районов городского округа город Воронеж (например: управа Ленинского района городского округа город Воронеж).

Со строчной буквы также пишутся полные наименования всех должностей сотрудников структурных подразделений с обязательным указанием слов «администрация городского округа город Воронеж» (исключения глава городского округа город Воронеж, первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации). Например: начальник отдела социальных проектов администрации городского округа город Воронеж.

III. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений

3.1.1. При подготовке и оформлении проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа город Воронеж (далее – правовые акты) структурные подразделения руководствуются Регламентом администрации городского округа город Воронеж и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Проекты правовых актов набираются исполнителями на стандартных листах формата А4 с пометкой в правом верхнем углу «Проект».

Поля: верхнее – 2,0 см, нижнее – 3,0 см, левое – 3,5 см, правое – 1,0 см. В основном тексте абзацный отступ – 1,25 см, межстрочный интервал – 1,5.

Шрифт Times New Roman Cyr. Размер шрифта № 14. Перенос части слова на следующую строку запрещен.

При оформлении правового акта на двух и более листах страницы нумеруются со второй. Нумерация производится арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы.

На бланках установленного образца проекты правовых актов оформляются отделом регистрации правовых актов правового управления. При оформлении правовых актов на двух и более страницах, текст второй и последующих страниц печатается на стандартных листах формата А4.

Использование копий бланков запрещено.

3.1.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

- герб городского округа город Воронеж (только на номерном бланке правового акта, на проекте правового акта не размещается);

- наименование органа исполнительной власти – администрация городского округа город Воронеж, набирается прописными буквами в две строки, выравнивается по центру.

Например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ГОРОД ВОРОНЕЖ

- наименование вида правового акта – постановление или распоряжение, набирается прописными буквами полужирным шрифтом на следующей строке после наименования органа исполнительной власти, выравнивается по центру;

- дата правового акта – проставляется после подписания акта при его регистрации, оформляется словесно-цифровым способом.

Например: 01 февраля 2016 г.

В проекте правового акта строка для даты отделяется от наименования вида правового акта двумя пустыми строками, выравнивается по левому краю, начинается предлогом «от»;

- номер правового акта – проставляется после подписания акта при его регистрации, набирается арабскими цифрами. К порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются соответствующие строчные буквы кириллического алфавита «р», «ок», «л».

Например: 26-р.

В проекте правового акта место для номера – продолжение строки для даты, после знака «№».

Например:

Проект правового акта

Подписанный

и зарегистрированный правовой акт

от ________________ № ______

от 01 февраля 2016 г. № 26-р

- место издания – г. Воронеж – набирается на следующей после даты и номера строке и центрируется относительно этой строки. Размер шрифта № 10.

Например:

Проект правового акта

Подписанный

и зарегистрированный правовой акт

от ________________ № ______

г. Воронеж

от 01 февраля 2016 г. № 26-р

г. Воронеж

- заголовок отделяется от строки места издания двумя пустыми строками, набирается от левой границы текстового поля, в столбик, выравнивается по левому краю; с прописной буквы, полужирным шрифтом. В кавычки не заключается, точка в конце не ставится.

Межстрочный интервал всех реквизитов одинарный. Текст реквизитов набирается без абзацного отступа.

3.1.4. Текст проекта правового акта отделяется от заголовка двумя пустыми строками, набирается от левой границы текстового поля с учетом абзацного отступа и выравнивается по ширине. Межстрочный интервал – 1,5. Шрифт Times New Roman Cyr. Размер шрифта № 14.

Текст обычно подразделяется на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую (в постановлении) или распорядительную часть (в распоряжении).

В проекте постановления преамбула завершается словами «администрация городского округа город Воронеж п о с т а н о в л я е т:». Слово «постановляет» набирается полужирным шрифтом, вразрядку (каждая буква через пробел), строчными буквами.

Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта обычно подразделяется на пункты, пункты – на подпункты и абзацы.

Каждый пункт правового акта содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному субъекту.

Например:

1. Утвердить прилагаемый Порядок осуществления муниципального контроля…

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на…

или

3. Управлению имущественных и земельных отношений администрации городского округа город Воронеж в десятидневный срок:

3.1. Обеспечить размещение настоящего постановления на официальном сайте администрации городского округа город Воронеж в информационно-коммуникационной сети «Интернет» www.voronezh-city.ru.

3.2. Обеспечить опубликование настоящего постановления в газете «Берег».

3.3. Направить копию настоящего постановления в Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Воронежской области.

Пункты/подпункты нумеруются арабскими цифрами по порядку. После номера пункта/подпункта ставится точка, а первое слово пункта/подпункта начинается с прописной буквы. В конце пункта/подпункта ставится точка. Если пункт подразделяется на подпункты, то в конце его ставится двоеточие.

Номер подпункта включает номер пункта с точкой.

Пункт не может состоять из одного подпункта.

Если постановляющая (распорядительная) часть правового акта состоит из одного пункта, то нумерация его не производится.

Абзацы в пределах пункта/подпункта не нумеруются.

3.1.5. Содержащиеся в тексте даты допускается оформлять двумя способами:

- цифровым – элементы даты набираются арабскими цифрами (день месяца, месяц, год) и разделяются точками.

Например: 22.07.2016 (22 июля 2016 г.);

- словесно-цифровым – день месяца и год набираются арабскими цифрами, месяц обозначается соответствующим словом. Слово «год» в этом случае сокращается до «г.».

Например: 31 декабря 2016 г.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль.

Например: 09 февраля 2016 г. или 09.02.2016.

В тексте одного проекта правового акта все даты следует писать единообразно.

3.1.6. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Слова «Глава городского округа город Воронеж» набираются в три строки от левой границы текстового поля и центруются. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Например:

Глава

городского округа

город Воронеж

И.О. Фамилия

3.1.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах и являются составной частью правового акта. Требования к шрифту и межстрочным интервалам при наборе приложений идентичны требованиям, предъявляемым к проектам правовых актов.

В зависимости от содержания и формы изложения приложения могут распечатываться на листах форматов А4, А3, страницы могут иметь книжную или альбомную ориентацию. Требования к размерам полей в этих случаях:

- формат листа А4, ориентация страницы книжная: левое поле (длинная сторона) – 3,5 см, правое – 1,0 см, верхнее (над грифом) – 2,0 см, нижнее – 3,0 см;

- формат листа А4, ориентация страницы альбомная: левое поле (короткая сторона) – не менее 1,0 см, правое – не менее 1,0 см, верхнее (над грифом) – 3,5 см, нижнее – не менее 1,0 см;

- формат листа А3, ориентация страницы книжная: левое поле (длинная сторона) – не менее 1,0 см, правое – не менее 1,0 см, верхнее (над грифом) – 3,5 см, нижнее – не менее 1,0 см;

- формат листа А3, ориентация страницы альбомная: левое поле (короткая сторона) – 3,5 см, правое – не менее 1,0 см, верхнее (над грифом) – не менее 1,0 см, нижнее – не менее 1,0 см.

Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:

- текстовые приложения;

- приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;

- приложения, оформленные в виде таблиц;

- графические приложения.

В виде текстовых приложений оформляются положение, порядок, инструкция, регламент, методика, правила, устав и т. п.

Существует два способа оформления приложений.

Если в тексте проекта правового акта дается ссылка «согласно приложению», «прилагается», то на первой странице приложения в правом верхнем углу используется гриф следующего вида:

Приложение

к постановлению администрации

городского округа город Воронеж

от__________________№_____

При наличии нескольких приложений производится их нумерация:

Приложение № 1

к постановлению администрации

городского округа город Воронеж

от__________________№_____

Если в тексте правового акта дается указание «утвердить» (прилагаемое положение, прилагаемый состав комиссии, прилагаемый устав и т. п.), то на первой странице приложения в правом верхнем углу используется гриф следующего вида:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

городского округа город Воронеж

от__________________№______

Слово УТВЕРЖДЕНО при этом согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО; программа – УТВЕРЖДЕНА, требования – УТВЕРЖДЕНЫ и т. п.

При подготовке правового акта с одним или несколькими приложениями листы каждого из них нумеруются самостоятельно начиная со второго. Нумерация производится арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы.

Заголовок приложения располагается под грифом и отделяется от него двумя пустыми строками. Заголовок набирается полужирным шрифтом центрованным способом через один межстрочный интервал. Первое слово заголовка выделяется прописными буквами, может быть напечатано вразрядку.

Например:

П О Л О Ж Е Н И Е

о правовом управлении администрации

городского округа город Воронеж

Текст приложения отделяется от заголовка двумя пустыми строками.

Заголовки разделов, подразделов в приложении набираются центрованным способом через один межстрочный интервал. Допускается выделение полужирным шрифтом.

Например:

1. Общ