GUÍA DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTO TOMÁS

SEGÚN LA NORMA INTERNACIONAL PARA DESCRIPCIÓN DE INSTITUCIONES CON ACERVO ARCHIVÍSTICO - ISDIAH

(2ª. Edición)

Unidad de Gestión Documental y Archivos

Diciembre 2020

Revisión 2

INTRODUCCIÓN

Para dar cumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP), se ha organizado la presente Guía de Descripción del Archivo Documental Central de la Alcaldía Municipal de Santo Tomás la cual presenta información referente a competencias y funciones de la gestión del gobierno local, estructura organizativa, historia, marco institucional, áreas de trabajo y servicios, accesibilidad y la referencia de las personas encargadas de la Oficina de Acceso a la Información Pública y Gestión Documental para dar una atención eficiente a los diferentes usuarios.

El presente documento ha sido elaborado con base a la Norma Internacional para Descripción de Instituciones con Acervo Archivístico ISDIAH (1ª Ed.) por ser una institución autónoma, que custodia y preserva documentos de archivo relevantes para la ciudadanía y la hace accesible al público.

Para los fines de accesibilidad a la información pública, se presenta una descripción general de la municipalidad sobre los servicios que presta, que genera, procesa, recibe y custodia en relación a la información documental, además de la organización institucional para la prestación de servicios que conllevan al desarrollo del territorio.

GUÍA DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTO TOMÁS

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Unidad de Gestión Documental y Archivos

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SANTO TOMÁS

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 Identificador

AMST

Alcaldía Municipal de Santo Tomás

1.2 Forma autorizada del nombre

Alcaldía Municipal de Santo Tomás

1.3 Forma paralela del nombre

No posee

1.4 Otras formas del nombre

No posee

1.5 Tipo de institución que conserva los fondos de archivo

Santo Tomás, hasta el año 1865 se llamó Santo Tomás Texacuangos (así lo describe el Libro de Historia del Municipio).

Institución autónoma de derecho público, creada por Decreto Legislativo: Alcaldía Municipal, Decreto Legislativo N° 24, de octubre de 1996, publicado en el Diario Oficial de fecha 19 de noviembre se le confirió el título de ciudad.

2. ÁREA DE CONTACTO

2.1

Localización y dirección

Calle Alberto Masferrer, km 11 ½ frente a Plaza Pública.

La Alcaldía Municipal de Santo Tomás se encuentra a 720 mts de altitud y a 11 ½ km al sur de San Salvador, que linda al norte con Ilopango y Soyapango y al este con Santiago Texacuangos y al sur con Olocuilta y a este con Panchimalco y San Marcos.

2.2 Teléfono, fax y correo electrónico

Tel: 2213-3100 ext.3131 del Oficial de Información

Correo Institutional: info@santotomas.gob.sv

2.3 Personas de contacto

Encargado de Gestión Documental y Archivo

Nombre: Rene Armando López López

Correo Institucional: ugda@santotomas.gob.sv

Tel: 2213-3124

3. ÁREA DE DESCRIPCIÓN

3.1 Historia de la institución que custodia los fondos de archivo

La Alcaldía Municipal de Santo Tomás fue fundada en fecha 28 de enero de 1865.

Alcaldes que han gobernado:

Por orden ejecutivo fueron 53 Alcaldes desde el año 1874 -1984.

Por votación popular son 12 Alcaldes desde el año 1985 a 2018

Cantones: Cantón El Guaje, Cantón El Provenir, Cantón Potrerillos, Cantón Casitas, Cantón El Carmen 1, Cantón El Ciprés, Cantón Chaltepe, Cantón Cuapa, Cantón El Carmen 2 en total son 9.

Concejo actual: Concejo Municipal Plural está conformado por: 12 Concejales (8 hombres y 4 mujeres); el Acalde y el Síndico

La conformación político partidaria es la siguiente: 8 Regidores del partido ARENA, 3 Regidores del FMLN, 2 Regidores de GANA, 1 Regidor del PDC 10 Propietarios y 4 Suplentes:

Alcalde Municipal: Efraín Alfonso Cañas Colorado

Síndico Municipal: Raúl Espinoza

Primer Regidor propietario: Marcos Obdulio Molina

Segunda Regidora propietaria: sr Rosa Hidalia Montes

Tercer Regidor propietario: Lic. Oscar Eduardo López Pérez

Cuarta Regidora propietaria: Sra. Aura Jeanette Sánchez de Flores

Quinto Regidor propietario: Sr Luis Roque Violantes Sarmiento

Sexto Regidor propietario: Sr Carlos Antonio Santos Benítez

Séptima Regidora propietaria: Lic. Dania Lissette Colorado Rivera

Octavo Regidor propietario: Lic. David Ernesto Chacón Chavarría

Primera Regidora suplente: Srita. Dora Alicia Gonzales

Segundo Regidor suplente: Lic. Roswal Gregorio Solórzano Hernández.

Tercer Regidor suplente: Sr. Eduardo Vásquez Vásquez

Cuarto Regidor suplente: Lic. David Portillo Soriano

3.2 Contexto cultural y geográfico.

Su población del municipio de santo tomas es de 25,344 habitantes según fuente DIGESTYC 2007 en lo urbano cuenta con una población de 18,752 con un porcentaje del 74% y en la zona rural es de 6,522 con un porcentaje del 26% su extensión territorial es 24.32 km2 Área urbana 3.6 km2 Área rural 20.72 km2, región Central del país.

DENSIDAD POBLACIONAL:

1,042 hab/km 2, ocupa la posición 53 por tamaño de la población.

Producto distintivo:

El dulce tradicional “Chancaca” propio del Municipio, de Santo Tomás.

Recurso turístico:

Rancho Kaliflor, Rancho de Mi Abuelo, Parajes de Loma Larga en Cantón Casitas, Mirador del Cantón Potrerillos, cultivos de hortalizas en Cantón Guaje.

Recursos culturales:

Grupo de Danza folklórico municipal, los historiantes de Santo Tomás, Sitio Cultural “Conacaste Eco Cultura”, un concepto/proyecto cultural como alternativa para prevenir violencia.

Educación:

Santo Tomás cuenta con doce centros escolares dos colegios y un instituto; Centro Escolar Doctor Antonio Díaz, Instituto Nacional Simón Bolívar Centro Escolar General Manuel Belgrano; Centro Escolar Rubén Darío, Colegio Theodor Mommsen, Colegio Emily Dickinson, Centro Escolar Cantón Caña Brava, Centro Escolar Cantón Cuapa, Centro Escolar Cantón Chaltepe Centro Escolar Cantón El Carmen, Centro Escolar Cantón El Guaje, Centro Escolar Cantón El Porvenir, Centro Escolar Cantón Potrerillos, Centro Escolar Católico Santo Tomás, Centro Escolar Cantón Las Casitas.

3.3

Atribuciones

fuentes legales.

Las atribuciones emanadas de las regulaciones legales confieren a la Municipalidad de Santo Tomás la prestación de servicios: protección medioambiental, registro del estado familiar, alumbrado público, cementerio, recolección de basura, barrido de calles y otros.

La municipalidad de Santo Tomás rige su administración en base a la legislación siguiente:

· Constitución de la República

· Código Municipal

· Ley General Tributaria

· Ley de la Carrera Administrativa Municipal

· Ley de Acceso a Información Pública.

· Los Manuales de Archivos Central y Gestión

· Manual Interno

· Lineamientos LAIP

· La Constitución

· Código Penal

· Ley de Corte de Cuentas

· Normas de Control Internas Específicas de la Municipalidad

3.4 Estructura administrativa

Organigrama institucional

ORGANIGRAMA

3.5 Gestión de documento y política de ingresos.

El Archivo Central de la Alcaldía Municipal de Santo Tomás es de carácter institucional, los documentos a los que se les brinda custodia y resguardo son generados por las unidades productoras; de esta manera se garantiza el buen manejo de la Administración Municipal.

3.6 Edificio

La Alcaldía Municipal de Santo Tomás (AMST) se fundó en 1865 en el sitio donde se ha mantenido siempre la municipalidad, sólo han habido cambios de construcción nueva de la municipalidad anteriormente era un poco más pequeña, ahora cuenta con 30 oficinas y un salón donde se reúne el Concejo Municipal, también un salón de usos múltiples, Dentro de la misma funcionaba el Archivo Central. Actualmente, el Archivo Central se encuentra ubicado a un costado de la Plaza Pública donde existía el Edificio de la ex Guardia. El Archivo Central fue trasladado desde el año 2010 donde se encuentra hasta la fecha, es así como el Archivo Central se encuentra compartido con la Clínica Municipal; su infraestructura, se encuentra en buenas condiciones ya que tuvo una remodelación completa.

3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas.

La Alcaldía Municipal de Santo Tomás conserva la documentación generada por las Unidades productoras en sus funciones administrativas que lo conforman.

El volumen aproximado de documentación es de 35 metros cuadrado de estanterías metálicas en las cuales se custodia la información.

3.8 Instrumentos de descripción, guías y publicaciones.

Aprobadas y publicadas en el portal de transparencia

4. ÁREA DE DESCRIPCIÓN

4.1Horariosde apertura.

Horarios de atención:

Lunes a viernes, 8:00 a.m.- 12:00 m. y 1:00 pm a 4:00 pm

Cerrado al público: sábados y domingos y los días de asueto nacional y el día último viernes del mes de agosto por el día del empleado municipal.

Festividades: Semana Santa, 1° de mayo, 10 de mayo, y del 1-6 de agosto

15 de septiembre, 2 de noviembre y desde el 22 de diciembre al 03 de enero por motivo de fin de año.

4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso.

Para ingresar a la municipalidad de Santo Tomás el visitante se anuncia en la recepción para solicitar información de un trámite o para solicitar consulta con el Oficial de Información, inmediatamente se le traslada con la persona correspondiente.

Para consultas y solicitudes de información se atenderá en la UAIP, solamente debe completar el formulario de solicitud de información y fotocopia del documento de identidad, además del procedimiento definido en los Manuales de Gestión Documental y archivo, en cumplimiento a la aplicación del SIGDA.

Oficial de Información:

Licda Fátima Cristina Olmedo de Elías.

Correo Institutional: info@santotomas.gob.sv

Tel: 2213-3131

4.3 Accesibilidad.

La Alcaldía Municipal de Santo Tomás está ubicada sobre la Calle Principal en frente de la Plaza Pública, sobre la Calle Antigua a Zacatecoluca

El área del Archivo Documental Institucional se encuentra a un costado de la Plaza Pública.

Las rutas de buses que circulan desde San Salvador pasando por los municipios de San Marcos, Santo Tomás hasta llegar a Santiago Texacuangos son la 21 bus y microbús por Calle Vieja.

5. ÁREA DE SERVICIOS

5.1 Servicios de ayuda a la investigación.

La unidad de Gestión Documental y Archivo trabaja coordinadamente con la Unidad de Acceso al a Información Pública (UAIP) y se articula con el resto de la Organización Municipal.

La UAIP da trámite y responde a las solicitudes de información que tienen una relación directa con la información.

5.2Servicios de ayuda a la

investigación.

Los servicios de reproducción se brindan en formato físico en fotocopias y digital con las consideraciones descritas en la LAIP, para el formato digital el interesado deberá aportar el medio de almacenamiento masivo o el que prefiera.

5.3 Espacios de uso público en el Edificio Municipal

La Municipalidad de Santo Tomás cuenta con un área de recepción y una sala de espera en el edificio principal y en el caso de necesitarse se cuenta con baño público dentro de las instalaciones.

Se cuenta con parqueo para los visitantes.

La UGDA quien dirige también el archivo central cuenta con un espacio donde se puede realizar las consultas tanto como externas e interna, de los documentos, en ese sentido gracias al apoyo de USAID y el proyecto pro- Integridad Publica hizo el donativo de equipo informático y mobiliario para darle una mayor atención a las personas que hagan uso de la unidad, actualmente de comparte las instalaciones con la Clínica Municipal.

6. ÁREA DE CONTROL

6.1 Identificador de la descripción.

Archivo Central. Orden Jerarquico-01- Sección-010401

6.2 Identificador de la institución.

Alcaldía Municipal de Santo Tomás (AMST)

Departamento de Gestión Documental y Archivo

6.3Reglas convenciones

y/o

ISDIAH (Norma Internacional para la descripción de instituciones que custodian fondos de archivo)

Lineamiento 4 para la ordenación y descripción documental. LAIP y su Reglamento.

6.4Estado elaboración.

de

Finalizada

6.5 Nivel de detalle.

General

6.6Fechas creación, elaboración eliminación.

de o

El fondo documental identificado en el archivo emanan de fecha de 1915 hasta la fecha 2018.

Procesos de eliminación no se han realizado, por estar en proceso de clasificación de los documentos del SIGDA.

6.7Lengua(s) escritura(s).

y

Español: Spa [ISO 639-2]

6.8 Fuentes.

Ejemplos de Guías de archivo de: Guía de archivo de ISDEM

6.9Notas mantenimiento.

de

Encargado de la Unidad de Gestión Documental y Archivo

René Armando López López

Este procedimiento se realizará de acuerdo al lineamiento 4 art. 6

CONCEJO MUNICIPAL

SINDICATURA

ALCALDE MUNICIPAL

COMISIONES DEL

CONCEJO

AUDITORIA INTERNA

SECRETARÍA

MUNICIPAL

ARCHIVO INSTITUCIONAL

GERENCIA MUNICIPAL

UATM

UACI

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

TESORERÍA

PLANIFICACIÓN

Y PROYECTOS

REGISTRO DEL

ESTADO FAMLILIAR

PROYECCIÓN SOCIAL

SERVICIOS GENERALES

MEDIO AMBIENTE

MERCADO

INFORMÁTICA

RECURSOS

HUMANOS

CENTRO DE

FORMACIÓN DE LA MUJER

SEGURIDAD

MUNICIPAL

CLINICA MUNICIPAL

AUDITORIA EXTERNA