ARMONIZACIÓN MECI – CALIDAD
SESIÓN 1 y 2(PRIMERA PARTE)
GERARDO DUQUE GUTIÉRREZ
BOGOTÁABRIL - 2010
La Biblia es el primer libro de CALIDAD En el 2150 A.C. en el código
Hammurabí, en el capítulo CCXXIX Fenicios 1450 A.C. en EGIPTO en la tumba de
REKH-Mi-Re en Tebas. En 1664 en Francia en Lyon, el Rey Luis
XIV decia “si nuestas fábricas aseguran, por un trabajo cuidadoso, la calidad de nuestros productos, los extranjeros estarán interesados en aprovisionarse aquí y fluirá dinero al reino”
1 de 3
En la época artesanal, se relacionaba la calidad con lo artístico.
En 1907 F, W. Taylor (Inspección) En 1916 H, Fayol, establece los cinco principios
de la administración: previsión, organización, mando, coordinación y el control.
1920 - 1945 Control estadístico de procesos, G. Edwards: separa la calidad de la fabricación , W. Shewhart: procesos estadísticos
2 de 3
1950 Control Total de la Calidad, Deming: Ciclo Deming , compromiso de la gerencia, Juram: Costos de Calidad y Planificación de Calidad, Feigenbaum: Sinergia, Crosby: cero defectos.
Japón asume los conceptos y crea su propia filosofía, con el factor hombre y cliente como importanica (Ishikawa).
1960: Justo para el uso 1970: Ajustado para los requerimientos 1980: Satisfacer al cliente 1990: Exceder las expectativas del cliente
3 de 3
Teoría de TAYLORRacionalización del trabajo. Inspección 100%. Instrucciones escritas. Gran avance en la Calidad
ANTECEDENTES
EGIPTO
Operarios realizan el trabajo
Operarios miden y comprueban
BABILONIA
Código de HAMMURABI.Ley del Talión para la No
Calidad
CHINA
Dinastía CHOU. Sistema de calidad
para la fabricación de armas y utensilios
para templos
Artesanía. Comprobación de la calidad de los trabajos.
Los gremios de artesanos fijan el “nivel de calidad”de los productos que fabrican.Se definen procedimientos de actuación.
SIGLO XIISIGLO XII
SIGLO XIIISIGLO XIII
SIGLO XXSIGLO XX
Financiera y de cumplimiento
CORRECTIVO PREVENTIVO ESTRATÉGICO
Administración del riesgo
Operacional, sistemas, procesos y
procedimientosTransacciones Evaluación del
riesgo Procesos de control I y
mejoramiento procesos del
negocio
Aseguramiento del CI
Aseguramiento de la Administración
del riesgo
Cobertura del riesgo
EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y PROCESO
EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y PROCESO
Mediados-1970s Escándalo Watergate
1977 Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
Inicios-1980s Incrementó el foco en Control Interno y cumplimiento.
1985 National Commission on Fraudulent Financial Reporting – Treadway Commission
1992 Committee Of Sponsoring Organizations (COSO) publicó Marco Integral de Control Interno
1990s – 2000 Continuó el Foco en Control Interno, Riesgo y Responsabilidades (Blue Ribbon Commission, Competency Framework para Auditoría Interna y otros)
19801970 1990 2000
2002 Sarbanes-
Oxley Act of 2002
EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y PROCESO
EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y PROCESO
InspecciónInspección
ControlControl
AseguramientoAseguramiento
GestiónGestión
Excelencia Excelencia
Detección a posteriori
Detección y correcciónEn el proceso
Prevención en toda la Organización
Prevención y Mejora Continua
Competencia Global, Resultados y Sostenibilidad
1940 1960 1970 1980 1990Años 2000
NTC-GP 1000:2009
MECI
SGC SGC
Decreto 4110 de 2004
NTCGP 1000:2004
MECIMECI
Decreto 1599 de 2005
MECI 1000:2005
Constitución Política de Colombia art. 209 y 269
Ley 87 de 1993
Constitución Política de Colombia art. 78
Decreto 4485 de 2009
Decreto 1011 de 2006Decreto 4295 de 2007
SALUD
NTCGP 1000:2009
CIRCULAR 06 2009
CIRCULAR 02 2010
Ley 872 de 2003
GENERALIDADESDEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PERSONASPRODUCTOS
SISTEMASSERVICIOS
Infraestructura de la CalidadDecreto 2269/93
Infraestructura de la CalidadDecreto 2269/93
ACREDITACIÓN
CERTIFICACIÓN
NORMALIZACIÓN
acredita
certifica
Actuación que realiza un organismo reconocido e Actuación que realiza un organismo reconocido e independiente de las partes interesadas, y que pone de independiente de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto, servicio o proceso está manifiesto que un producto, servicio o proceso está conforme con una norma específica u otro documento conforme con una norma específica u otro documento normativo.normativo.
Procedimiento mediante el cual un Organismo autorizado (en Colombia Procedimiento mediante el cual un Organismo autorizado (en Colombia S.I..C) reconoce formalmente que una organización es competente para la S.I..C) reconoce formalmente que una organización es competente para la realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad.realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad.
Actividad que aporta soluciones Actividad que aporta soluciones para aplicaciones repetitivas que para aplicaciones repetitivas que se desenvuelven, se desenvuelven, fundamentalmente, en el ámbito fundamentalmente, en el ámbito de la ciencia, la tecnología y la de la ciencia, la tecnología y la economía, con el fin de alcanzar economía, con el fin de alcanzar una ordenación óptima de un una ordenación óptima de un determinado contexto.determinado contexto.
ONAC transición
INTERTEKCOTECNA
Metrología
Empresa
Sector
País
Región
MundialCARÁCTER
DE LANORMA
¿QUE ES UN
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD?
Sistema establecido para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad (grado en que nuestros productos y/o servicios cumplen con los requisitos de nuestros clientes).
¿Porqué me hace falta un Sistema
de la Calidad?
ES UNA HERRAMIENTA PODEROSA PARA :• Dar confianza a mis clientes actuales y potenciales que voy a cumplir sus expectativas.• Mejorar el rendimiento, coordinación y la productividad de mis actividades.• Conseguir y mantener consistentemente las expectativas implícitas y explícitas de mi cliente sobre mis productos/servicios.
CONSEJOS CONSEJOS PARA PARA
IMPLEMENTAR IMPLEMENTAR DE UNA MANERADE UNA MANERA
INTEGRADA LOSINTEGRADA LOS
SISTEMAS DESISTEMAS DE
GESTIÓNGESTIÓN
1. Formalice
2. Venda lo mismo, pero diferente
3. Cree símbolos
4. Grupo interdisciplinario (no solo un responsable).
5. Trabaje la resistencia al cambio
6. Mida la efectividad por si sola
7. La base es el éxito
8. Cree estímulos
9. Los procedimientos requieren tiempo
10. Reduzca la documentación
11. Parta de las necesidades y expectativas de los usuarios
12. Creatividad ante todo
13. Paciencia
14. Hágalo fácil
15. Mejoramiento continuo
16. No es una moda
17. Mejore la comunicación
18. Póngase en los zapatos de los demás
19. Dedíquele tiempo a la planeación
20. Definitivamente es cultura
PRINCIPIOS MECI
Autocontrol
Autorregulación
Autogestión
Enfoque hacia el cliente
Liderazgo
Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones
públicas
Enfoque basado en los procesos
Enfoque del sistema para la gestión
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
Coordinación, cooperación y articulación
Transparencia
PRINCIPIOS SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Actualización de la Norma Técnica de Calidad-NTCGP
Presentación de los aspectos relevantes de la actualización de la norma.
Brindar elementos necesarios para la armonización del MECI y la NTCGP1000:2009.
Aclarar, unificar y ampliar los conceptos utilizados que ofrecían ambigüedades en su interpretación.
Establecer que la norma indica el qué pero no el cómo, éste último es propio de cada entidad.
OBJETIVOS DE LA PRESENTACION
DAFP identifica las necesidad de :
•Modernizar las herramientas gerenciales de la función pública, por lo tanto toma la decisión de actualizarla, considerando las reformas realizadas a la norma ISO 9001 versión 2008.
•Facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, Promover la implementación conjunta del SGC con el Modelo Estándar de Control Interno.
El DAFP decide actualizar la norma y contacta al ICONTEC en su calidad de ONN para que lo acompañe en este proceso
ANTECEDENTES DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA NTCGP 1000:2004.
• Preparación de anteproyecto (Grupo DAFP-ICONTEC)
• Estudio anteproyecto • (Grupo
DAFP/ICONTEC/ENT.SELECCIONADAS)• Consulta publica (60 días)• Tratamiento de comentarios en
comité (DAFP-ICONTEC/ENT.SELECCIONADAS))
• Publicación de la norma (DAFP)• Socialización (DAFP)
METODOLOGÍA DE TRABAJO
No se introdujeron nuevos requisitos ni se redujeron
Se introdujeron:
Aclaraciones con respecto a los requisitos existentes basados en 4 años de experiencia de implementación de la norma, las precisiones realizadas en la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001 y los cambios de la NTC-ISO 9000:2005,
Orientaciones sobre los elementos comunes entre el SGC y MECI.
NTCGP1000:2009
ALCANCE DE LA ACTUALIZACIÓN
Ajustes de acuerdo con la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001 y la NTC-ISO 9000:2005
Se realizaron las siguientes precisiones:
Compatibilidad con otros sistemas de gestión (introducción)
Límites de la actualización (introducción) Definiciones Alcance SGC (4.1, nueva definición) Coherencia de la política frente al tema de protocolos
éticos de la entidad. Validación y verificación del diseño (Nota aclaratoria)
NTCGP1000:2009
MODIFICACIONES
Re-evaluación de proveedores
Eficacia, eficiencia y efectividad
Actualización de anexos (Normativos, Compatibilidad con otros sistemas y aclaración de cambios)
Orientaciones sobre los elementos comunes entre el SGC y MECI.
NTCGP1000:2009
MODIFICACIONES
Propuesta: incluir recuadros con orientaciones y recomendaciones sobre aspectos comunes de los dos sistemas.
Los recuadros no fueron concebidos para su uso en certificación y no son requisitos de la NTCGP 1000: 2009.
Los recuadros están ubicados debajo de los numerales para los cuales se han identificado aspectos comunes (NTC-ISO 9004)
ELEMENTOS COMUNES NTCGP 1000:2009 - MECI
ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS
ELEMENTOS COMUNES NTCGP 1000:2009 - MECI
MECI NTCGP1000:2009
Subsistema: Control estratégico Componente: Ambiente de control
Elemento: Desarrollo del Talento Humano
6.2. Talento Humano
Intencionalidad MECIGarantizar que los servidores públicos cuenten con las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad necesarias para cumplir la misión de la entidad.
Intencionalidad NTCGP 1000
Garantizar que los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas cuentan con las competencias (educación, formación, habilidades y experiencia) necesarias para realizar los trabajos que afectan la calidad del producto o servicio.
Aspectos comunes
Establecer la competencia requerida de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas e implementar acciones que permitan alcanzarla y mantenerla.Ejemplos de mecanismos empleados por las entidades para responder a este aspecto común y que pueden unificarse para los dos sistemas incluyen: Manuales de funcionesPerfiles de cargoManuales de competencias laboralesProgramas de bienestar Plan de formación y/o capacitaciónEstos mecanismos pueden cubrir el ingreso, la permanencia y retiro del servidor público y/o particulares que ejercen funciones públicas.
INCLUSIONESINCLUSIONES
oo
PRECISIONESPRECISIONES
2. Objeto y Campo de 2. Objeto y Campo de AplicaciónAplicación
2.1 - Objeto
Se describen los elementos Comunes de los SGC y SCI
con el fin de evitarduplicidad de esfuerzos
2.2 - Aplicación
Esta norma pude ser aplicada por las entidades no obligadas por acuerdo municipal, ordenanza departamental, resolución
o de manera voluntaria
Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con
las disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad
3. Términos y 3. Términos y DefinicionesDefiniciones
3.0 - Términos
Versión : 2009
nuevos términos con sus definiciones
Calibración, (con 3 notas)
ConvenienciaFunción de una entidad
HabilidadVerificación (metrológica)
Versión : 2004
Se remplaza el término
Misión de una entidad
(el término es reemplazado por Función
de una entidad, la definición es la misma)
1.Calibración:Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especificas, las relaciones entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición.
2. Habilidad: Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad.
3. Verificación (Metrólogica): Comparación directa entre las caracteristicas metrólogicas del equipo de medicióny los requisitos metrólogicos del cliente.
4. SISTEMA DE GESTION 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADDE LA CALIDAD
Establece que es un sistema integral
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD4.1 REQUISITOS GENERALES
Párrafo 1 A
La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema deGestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividadde acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de maneraintegral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función (véaseLey 872 de 2003 artículo 3 y 7).
Literal a) A + Sa) identificar determinar los procesos que le permiten cumplir la misión función quese le ha asignado.
Literal e) A + Se) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estosprocesos, g) identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/oparticulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgosde mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en lasatisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en lasmaterias y funciones que le competen a cada entidad establecer controles sobrelos riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente yel logro de los objetivos de la entidad
4.1
Literal g) nueva Nota 2 A + S
7.4. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS7.4.1. Proceso de adquisición de bienes y
servicios
7.4.1Separado en dos párrafos
La entidad debe evaluar y seleccionar los proveedores con base en una selecciónobjetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios deacuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad.
7.4.1Nueva NOTA
2
7.4.3
Párrafo 1
7.4.3
Párrafo 2Nueva Tabla 22
(Orientaciones)
7.4
A
NOTA 2 El término “evaluación de proveedores” incluye la evaluación inicial y lasposteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del proveedor (re-evaluaciones).
S
La entidad debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesariaspara asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple con lo especificadoen los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables.
S
Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalacionesdel proveedor, la entidad debe establecer en los pliegos de condiciones, términos dereferencia o en las disposiciones aplicables las especificaciones para la verificaciónpretendida y el método para la aceptación del producto y/o servicio.
A
Tabla 22. Adquisición de bienes y servicios. Orientaciones sobre los elementoscomunes de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándarde Control Interno
7.4
S
La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple losrequisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia, o en lasdisposiciones aplicables. 7.4.1
Párrafo 2 S
Deben establecerse los criterios para la selección y la evaluación y la re-evaluación delos proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de lasevaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de estas (véase el numeral4.2.4).
ARMONIZACIÓN
MECI
CALIDAD
Sistema: Interacción mutua de que se establece entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos
Gestión: Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones; al integrar estos conceptos:
Sistema de Gestión: Conjunto de actividades que interrelacionadas y a través de acciones especificas, permitan definir e implementar los lineamientos generales y de operación de la entidades públicas
Políticas
Objetivos
Estrategias
EstructuraOrgánicaProcesos
Procedimientos
Desarrollo Tecnológico
Talento Humano
Cumplimiento de Objetivos
trazados
Satisfacción
Beneficiario
Usuarios
Destinatarios
Ciudadanos
CALIDADCONTROL
Modelo Estándar de Control Interno
1. CONTROL ESTRATÉGICO
1.1 AMBIENTE DE CONTROL
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
* Acuerdos, compromisos o protoc. éticos* Desarrollo del talento humano* Estilo de Dirección
* Planes y programas* Modelo de operación por procesos* Estructura organizacional
* Contexto estratégico* Identificación de riesgos* Análisis de riesgos* Valoración de riesgos* Políticas de administración de riesgos
2. CONTROL DE GESTIÓN
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
2.2 INFORMACIÓN
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA
* Políticas de Operación* Procedimientos* Controles* Indicadores* Manual de Procedimientos
* Información Primaria* Información Secundaria* Sistemas de Información
* Comunicación Organizacional* Comunicación informativa* Medios de comunicación
3. CONTROL DE EVALUACIÓN
3.1 AUTOEVALUACIÓN
3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
* Autoevaluación del control* Autoevaluación de gestión
* Evaluación independiente al SCI.* Auditoría Interna
* Plan de Mejoramiento Institucional* Plan de Mejoramiento por Procesos* Plan de Mejoramiento Individual
Sistema De Gestión De CalidadSistema De Gestión De Calidad
4.1 REQUISITOS GENERALES4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
5.4 PLANIFICACIÓN
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.2 TALENTO HUMANO
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Herramienta conocida como ciclo de mejoramiento continuo o el ciclo Deming, tomada en el mundo empresarial como una estrategia gerencial; de ahí sus iniciales corresponden de manera secuencial a Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Establecer el camino, Definición de políticas y establecimiento de un plan de acción
Llevar a la practica los lineamientos establecidos
Evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planea establecidos
Evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planea establecidos
Actividad de Control
Ambiente de Control
Dirección Estratégica
Administración de Riesgos
Información
Comunicación Pública
Autoevaluación
Planes de
Mejoramiento
Evaluación Independiente
PRINCIPIOS MECI
Autocontrol
Autorregulación
Autogestión
Enfoque hacia el cliente
Liderazgo
Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones
públicas
Enfoque basado en los procesos
Enfoque del sistema para la gestión
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
Coordinación, cooperación y articulación
Transparencia
PRINCIPIOS SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Definen el estándar de conducta de la entidad como el parámetro de comportamiento que orienta la actuación de los servidores, para el
cumplimiento de los objetivos de la entidad
NTCGP 1000:20096.2
Determina las políticas y practicas de gestión para ser aplicadas por la entidad, en las que se incorporen los principios de justicia, equidad y
transparencia en los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de esos servidores públicos
NTCGP 1000:20096.2
Contiene la filosofía o modo de administrar del Director o Gerente. La competencia, la integridad , la transparencia y la responsabilidad pública orientan el desarrollo de este componente y el estilo de
gerencia de quien administra los interés del Estado.
NTCGP 1000:20095 - 6.2
PLANES PROCESOS
Alta dirección
Asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen
Alta dirección
Fijar lineamientos que blinden a la entidad de eventos presentes o futuros que puedan obstaculizar el logro de los objetivos institucionales
Estos Lineamientos deben afectar todos los procesos de la entidad
INSUMOINSUMO
Riesgos
INSUMOS
Autorregulación del comportamiento ético
Políticas y prácticas de desarrollo del talento humano
Caracterización del estilo de Dirección
Planes y programas
Modelo de operación por procesos
Estructura organizacional
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL
Elementos:* Políticas de Operación* Procedimientos* Controles* Indicadores* Manual de Procedimientos
PRODUCTOS
MECI
NTC GP 1000
Administración de riesgos
DOCUMENTO IMPACTO
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Política de Calidad
Objetivos de Calidad
NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALESSubnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.1. Generalidades4.2.2. Manual de la Calidad4.2.3. Control de Documentos4.2.4. Control de Registros
NUMERAL 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Subnumeral: 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DELSERVICIOSubnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTESubnumeral: 7.3 DISEÑO Y DESARROLLOSubnumeral: 7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Políticas de operación
Procedimientos estandarizados para la ejecución de los procesos que permiten la prestación de los productos y/o prestación del servicio
Controles inmersos de los procesos
Mecanismos de monitoreo a la operación
Instrumento general para la regulación de las operaciones
Manual de Calidad
Manuales de Procesos y Procedimientos
Fichas de Indicadores
Estructura por Procesos
Optimización de la Gestión
Subnumeral: 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORMESubnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
Principio MECI Autorregulación
Principio MECI Autogestión
Manual de Operaciones
Mecanismos de Medición Implementada
Principio de Calidad Enfoque Basado en los Procesos
Principio Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones
PROCEDIMIENTOS
TRÀMITES
ETAPAS PLANIFICACIÓN OPERATIVA
1. IDENTIFICACIÓN DE BIENES O SERVICIOS
2. IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS
3. DEFINICIÓN DE REQUISITOS
4. CARACTERIZACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
5. INTERRELACIÓN DE PROCESOS
6. VERIFICACIÓN Y CONTROL
7. PORTAFOLIO DE BIENES O SERVICIOS
4.2.2 Manual de calidad
La entidad debe establecer y mantener un manual de la calidad que Incluya:
a. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluidos los detallesy la justificación de cualquier exclusión.b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema deGestión, o referencia a los mismos, yc. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
Nota. El Manual de calidad puede variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular
Lineamientos claros para la acción y el desempeño
Procedimientos estandarizados para ejecutar la Misión
Controles inmersos de los procesos
Mecanismos de monitoreo a la operación
Instrumento general para la regulación de las operaciones
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Componente: INFORMACIÓN
Elementos:* Información Primaria* Información Secundaria* Sistemas de Información
MECI
NTC GP 1000
Manual de Calidad
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Manuales de Procesos y Procedimientos
Indicadores de Gestión
Subnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE7.2.3 Comunicación con el Cliente
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.2 ENFOQUE AL CLIENTESubnumeral: 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION5.5.3. Comunicación Interna
NUMERAL 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Subnumeral: 8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
Flujos de Información interna y externa requeridos en la operación
Mecanismos para registro y generación de la información
Parámetros y requerimientos de información al Gobierno Nacional o territorial y órganos de control
Parámetros y necesidades de información y rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas
Requisitos del Cliente Determinado s Registros-Requeridos
Satisfacción cliente
Clientes Informados
INSUMOS PRODUCTOS
DOCUMENTO IMPACTOPrincipio MECI Autogestión
Principio Calidad Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
Principio de Calidad Mejora continua
NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALESSubnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 4.2.3. Control de Documentos4.2.4. Control de Registros
Medición, Satisfacción Cliente
Información para caracterización de Procesos
Tabla de Retención Documental
UN EJEMPLO DE COMUNICACIÓN
Flujos de Información interna y externa requeridos en la
operación
Mecanismos para registro y generación de la información
Parámetros y requerimientos de información al Gobierno
Nacional o territorial y órganos de control
Parámetros y necesidades de información a las partes
interesadas y rendición de cuentas a la comunidad
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Componente: COMUNICACIÓN PÚBLICA
Elementos:* Comunicación Organizacional* Comunicació informativa* Medios de comunicación
MECI
NTC GP 1000
Manual de Calidad
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Manuales de Procesos y Procedimientos
Indicadores de Gestión
Subnumeral: 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE7.2.3 Comunicación con el Cliente
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.2 ENFOQUE AL CLIENTESubnumeral: 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION5.5.3. Comunicación Interna
NUMERAL 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Subnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
Flujos de Comunicación requeridos para la operación interna y externa requeridos
Mecanismos eficientes de socialización de la información
institucional
Estrategias para el manejo de los medios de comunicación
hacia la ciudadanía y las partes interesadas
Medición, Satisfacción Cliente
Satisfacción cliente
Clientes Comunicados
INSUMOSPRODUCTOS
DOCUMENTO IMPACTO
Principio MECI Autocontrol
Principio MECI Autorregulación
Principio MECI Autogestión
Principio de Calidad Liderazgo
Principio de Calidad Participación activa de los
servidores públicos y/o particulares que ejercen
funciones públicas
Principio de Calidad Relaciones mutuamente beneficiosas con
los proveedores
Participación ciudadana efectivaProceso de retroalimentación
con el cliente
Políticas de comunicación Interna y Externa
Mecanismos de Participación
NUMERAL 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Subnumeral: 6.3. INFRAESTRUCTURA
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
2.2 INFORMACIÓN
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA
* Políticas de Operación
* Procedimientos
* Controles
* Indicadores
* Manual de Procedimientos
* Información Primaria
* Información Secundaria
* Sistemas de Información
* Comunicación Organizacional
* Comunicación informativa
* Medios de comunicación
Políticas de OperaciónProcesos y procedimientosControlesIndicadores
Gestión de Información
ComunicaciónRendición de CuentasPlan de comunicación interna y externa
S: Control de Gestión: Herramientas
Competencias Constitucionales y legales y normas vigente
Administración de riesgos
Linemientos claros para la acción y el desempeño
Procesos estandarización para la ejecución de la Misión de la
entidad
Controles inmersos en los procesos
Mecanismos de monitoreo a la operación
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Componente: AUTOEVALUACIÓN
Elementos:* Autoevaluación del control* Autoevaluación de gestión
MECI
NTC GP 1000
Instrumento genral integrador para la regulación de las
operaciones
Ambiente de control
Direccionamiento Estratégico
Comunicación
Información
INSUMOS
PRODUCTOS
DOCUMENTO IMPACTO
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Procedimientos Documentados
Evaluación Satisfacción Cliente
Indicadores del Cliente
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN5.6.2. Información para la revisión5.6.3. Resultados de la revisión
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Subnumeral: 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN8.2.1. Satisfacción del Cliente8.2.2. Auditoria Interna8.2.3. Seguimiento y Medición de los Procesos8.2.4. Seguimiento y Medición del Producto y/o servicioSubnumeral: 8.4 ANALISIS DE DATOSSubnumeral: 8.5 MEJORA8.5.1. Mejora Continua
Informe de autoanálisis para el mejoramiento de los controles del Proceso, Dependencia y la
Entidad
Acciones de mejoramiento para los controles del proceso, Dependencia y la Entidad
Acciones de autoanálisis de la gestión realizada del proceso, la Dependencia y la Entidad
Acciones de mejoramiento de la gestión del proceso, la
Dependencia y la Entidad
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad del Sistema de
Gestión de Calidad
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de Procesos
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de los Bienes o
Servicios
Principio MECI Autocontrol
Principio MECI Autorregulación
Principio MECI Autogestión
Mejora continua
Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones
NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Subnumeral: 4.1 REQUISITOS GENERALESSubnumeral: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 4.2.3. Control de Documentos4.2.4. Control de Registros
Cultura de Autocontrol
Registros de las revisiones efectuadas por A. Directa
Registros de análisis de datos (satisfacciones de conformidad
de requisitos)
Competencias Constitucionales y legales y normas vigente
Administración de riesgos
Linemientos claros para la acción y el desempeño
Procesos estandarización para la ejecución de la Misión de la
entidad
Controles inmersos en los procesos
Mecanismos de monitoreo a la operación
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Componente: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Elementos:* Evaluación independiente al Sistema de Control Interno* Auditoría Interna
MECI
NTC GP 1000
Instrumento genral integrador para la regulación de las
operaciones
Ambiente de control
Direccionamiento Estratégico
Comunicación
Información
INSUMOS
PRODUCTOS
DOCUMENTO IMPACTO
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
Procedimientos Documentados
Evaluación Satisfacción Cliente
Indicadores del Cliente
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Subnumeral: 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN8.2.2. Auditoria InternaSubnumeral: 8.4. ANÁLISIS DE DATOS
Informe de recomendaciones para el mejoramiento del
Sistema de Control Interno
Acciones de mejoramiento de control del proceso de
Evaluación Independiente y Sistema de Control interno y la
entidad
Informe de recomendaciones para el mejoramiento de la
Gestión
Acciones de mejoramiento de la gestión de Evaluación
Independiente del Sistema de Control interno y la Auditoría
Interna
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad del Sistema
Integrado de Gestión
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de Procesos
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de los Productos y/o
Servicios
Principio MECI Autocontrol
Principio MECI Autorregulación
Principio MECI Autogestión
Principio de CalidadMejora continua
Principio Enfoque Basado en Hechos para la Toma de
Decisiones
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.6 REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN
AUDITORIAS
Competencias Constitucionales y legales y normas vigente
Administración de riesgos
Actividades de control
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Componente: PLANES DE MEJORAMIENTO
Elementos:* Plan de Mejoramiento Institucional* Plan de Mejoramiento por Procesos* Plan de Mejoramiento Individual
MECI
NTC GP 1000
Evaluación independiente
Ambiente de control
Direccionamiento Estratégico
Autoevaluación
Información
Comunicación
Informes Auditoria Interna de Calidad
Revisiones por la Dirección
Satisfacción del Cliente
Seguimiento Medición Procesos
Seguimiento y Medición del Producto y el Servicio
NUMERAL 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Subnumeral: 8.5 MEJORA8.5.1. Mejora Continua8.5.2 Acción Correctiva8.5.3 Acción Preventiva
Instrumentos de apoyo al mejoramiento de la función
administrativa
Mecanismos de seguimiento y vigilancia al cumplimiento de los
planes
INSUMOS
PRODUCTOS
DOCUMENTO IMPACTO
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad del Sistema de
Gestión de Calidad
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de Procesos
Mejora, Eficacia, Eficiencia, Efectividad de los Bienes o
Servicios
Principio de Calidad Mejora continua
Principio de CalidadEnfoque Basado en Hechos para la
Toma de Decisiones
Principio MECI Autocontrol
Principio MECI Autorregulación
Principio MECI Autogestión
NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Subnumeral: 5.6 REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN
S: Control de Evaluación
Autoevaluación del control y de la gestión
Evaluación a la gestión institucional
Mejora Continua
3.1 AUTOEVALUACIÓN
3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
3.1.1 Autoevaluación del control
3.1.2 Autoevaluación de gestión
3.2.1 Evaluación independiente al
Sistema de Control Interno
3.2.2 Auditoría Interna
3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional
3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos
3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual
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