Permisos y Restricciones de Acceso
Doc N°1
Noviembre 2019
Permisos Perfiles
Información General Permisos Módulos Remuneraciones
Permisos Independientes Analista de Pago Superpoderoso Analista de Pago Analista de Pago Gerencia Analista de Pago sin Reportes Analista con Restricciones Analista de Pago Sin Ficha Ingreso Personas Completo Ingreso Personas Medio Ingreso Personas Básico Beneficio Sin Sueldo Solo Lectura Solo Ver Empleados Solo Ver Empleados Restringido Usar Panel Gerencial Solo Ausentismos Solo Vacaciones Solo Vacaciones Lectura Workflow precarga items Workflow precarga item aprobador
Permiso Dependientes Reporte Remuneraciones Completo Reporte Remuneraciones Básico Acceso Finiquito Usar ausentismos en carga de datos Usar haberes y descuentos en carga de datos Bloqueador Permisos Bloqueador Exento Permisos Usuario Facturación Administrador de usuario
Permisos Módulos Asistencia Operador Asistencia Operador Asistencia ve Sueldos Operador Asistencia sin traspaso Operador Asistencia sin editar contrato Operador Asistencia sólo correcciones de marcas Operador Asistencia sin correcciones de marcas Operador Asistencia sin editar contrato y sin traspaso Operador Asistencia sin editar contrato, sin traspaso, sin corrección de marcas Operador Asistencia sin carga de datos y sin creación de turnos Operador Asistencia sin corrección marcas ni carga de datos
Permisos Módulos Firma Digital Firma Digital Full
Firma Digital Firmado Firma Digital Enrolamiento
Permisos Módulos Tratos Operador Tratos
Asignación de Permisos a Personas
Restricciones de Acceso
Preguntas Frecuentes
1 Permisos Perfiles
A. Información General
Los permisos dan acceso a todos o algunos de los módulos y menús de ellos.
Encontraremos permisos que deben ser ingresados siempre con algún permiso independiente para que
funcione correctamente.
Pueden mezclarse permisos del módulo de remuneraciones, asistencia, firma digital y de la App, sin
problemas.
B. Permisos Módulos Remuneraciones
Los permisos del módulo de remuneraciones se dividen en 2 grandes grupos: aquellos permisos que son
independientes y los otros dependientes, que deben ir acompañados del grupo independiente para
funcionar.
Permisos Independientes
Analista de Pago Superpoderoso
Este perfil tiene acceso a todo el menú del módulo, sin restricciones. Debe ir acompañado siempre del
permiso “Analista de Pago”.
Es el único perfil que tiene acceso a
- Cambiar/Cerrar Mes (parte superior derecha en el menú principal - Imagen 1)
Imagen 1: Cambiar y Cerrar Mes
- Dar permisos y restricciones de acceso (Ver Asignación de Permisos a Personas y Restricciones
de Acceso)
Imagen 2: Herramientas Avanzadas Analista de Pago Superpoderoso
Analista de Pago
Tiene acceso a los mismos permisos que el “Analista de Pago Superpoderoso”, pero no al cambio de
mes, ni a dar permisos ni restricciones de acceso a otro usuario.
Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.
Analista de Pago Gerencia
Mismos permisos que el “Analista de Pago”, pero no al módulo de Préstamo, no a los otros cargadores
de: Cargador masivo de ítems de pago ni al cargador masivo de documentos.
Imagen 3: Cargadores Masivos - Analista de Pago Gerencia
La principal diferencia de este perfil es que no recibe correos en caso de que algún empleado no pueda
acceder a la App, dándole un perfil más gerencial.
Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.
Analista de Pago sin Reportes
Tiene los mismos permisos que el “Analista de Pago”, pero sin acceso a ningún tipo de reportería.
Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.
Analista con Restricciones
Tiene acceso a modificar las fichas de los empleados, pero en el módulo Empresa solo puede chequear
el organigrama de la empresa.
En cargadores masivos, solo tiene acceso a módulos que se muestran a continuación:
Imagen 4: Cargadores Masivos - Analista con Restricciones
Analista de Pago Sin Ficha
Solo tiene acceso a leer la ficha de los empleados, pero puede modificar ya agregar ausentismos y
vacaciones.
Este perfil puede generar solamente anexos y contratos.
Imagen 5: Visualización Ficha - Analista de Pago Sin Ficha
De reportería, solo tiene acceso a los transfer, reportería de la pestaña ausentismos, dotación, gestión
cubos BI y Panel Gerencial.
Imagen 6: Visualización Reportería - Analista de Pago Sin Ficha
Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.
Ingreso Personas Completo
Este perfil tiene el fin de ingresar información contractual de empleados por lo cual puede modificar
todos los datos de las ficha, sin embargo no puede generar finiquitos.
Imagen 7: Visualización Ficha Empleado- Ingreso Personas Completo
Por lo anterior en el módulo de empresas solo puede editar plantillas y ver el organigrama.
Tiene acceso a cerrar el mes.
Ingreso Personas Medio
Tiene casi los mismos permisos del perfil “Ingreso Personas Medio”, a excepción de que no puede ver ni
editar información de sueldos.
Imagen 8: Visualización Ficha Empleado - Ingreso Personas Medio
Tiene acceso a cerrar el mes.
Ingreso Personas Básico
No puede ni ver, ni editar sueldos, solo puede verla información básica de la ficha, información
contractual y el grupo familiar. Puede generar contratos y anexos.
Imagen 9: Visualización Ficha Empleado - Ingreso Personas Básico
Beneficio Sin Sueldo
Puede modificar casi toda la ficha del empleado, pero no puede ver ni editar sueldos. Por lo anterior no
tiene acceso a la carpeta digital del trabajador.
Imagen 10: Visualización Ficha Empleado Beneficio Sin Sueldos
Tiene acceso a cerrar el mes.
Solo Lectura
Tiene acceso a leer la ficha completa del empleado y a toda la reportería, menos a los reportes
personalizados.
Imagen 11: Visualización Ficha Empleado - Solo Lectura
Solo Ver Empleados
Tiene acceso a leer la ficha completa del empleado, menos los sueldos. Sin embargo, tiene acceso a la
carpeta digital del trabajador.
Imagen 12: Visualización Ficha Empleado - Solo Ver Empleados
Solo Ver Empleados Restringido
Tiene acceso a leer la ficha completa del empleado, menos los sueldos ni la carpeta digital del empleado.
Imagen 13: Visualización Ficha Empleado - Solo Ver Empleados Restringido
Usar Panel Gerencial
Tiene acceso al módulo completo de Panel Gerencial.
Se recomienda complementar este permiso con aquellos que no tienen acceso por defecto al panel
gerencial, como por ejemplo junto a “Solo Lectura”.
Imagen 14: Pestaña Resumen del Panel Gerencial
Nota: el acceso a este módulo está ligado directamente al plan contratado.
Solo Ausentismos
Puede leer la ficha, las condiciones contractuales el empleado sin información de sueldos. Puede cargar
y editar la información de ausentismos y vacaciones.
Imagen 15: Visualización Ficha - Solo Ausentismos
Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no
tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.
Solo Vacaciones
Puede leer la ficha, las condiciones contractuales el empleado sin información de sueldos. Puede cargar
y editar la información de vacaciones.
Imagen 16: Pestaña Vacaciones - Solo Vacaciones
Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no
tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.
Solo Vacaciones Lectura
Puede leer la ficha, las condiciones contractuales el empleado sin información de sueldos. Se enfoca en
la lectura de vacaciones.
Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no
tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.
Workflow precarga items
Este perfil permite cargar haberes y descuentos que necesitarán posteriormente una aprobación de un
tercero para que sea pagado/descontado en la liquidación.
Imagen 17: Carga de datos - Workflow Precarga Items
Imagen 18: Visualización de Carga - Workflow Precarga Items
Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no
tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.
Workflow precarga item aprobador
Este perfil permite aprobar/rechazar carga de ítems anteriormente realizados por tercero. Es
complementable con los demás perfiles
Imagen 19: Visualización items previo a la aprobación/rechazo - Workflow precarga item aprobador
Imagen 19: Mensaje de aprobación - Workflow precarga item aprobador
Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no
tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.
Permiso Dependientes
Estos permisos, deben si o si ir acompañados por uno de los permisos independientes. Al
complementarse con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no tienen acceso a la
información que incluye.
Reporte Remuneraciones Completo
Permite ver todos los reportes, incluyendo los personalizados
Reporte Remuneraciones Básico
Permite ver sólo los reportes de las pestañas: básicos, ausentismos, dotación, gestión y los
personalizados.
Acceso Finiquito
Da acceso a simular y generar finiquitos en la ficha del empleado.
Imagen 20: Simulador Finiquitos
Usar ausentismos en carga de datos
Permite tener acceso al cargador masivo de ausentismos en el menú “Carga de Datos”
Usar haberes y descuentos en carga de datos
Permite tener acceso a a cargar haberes y descuentos en el menú “Carga de Datos”.
Bloqueador Permisos
Este perfil, bloquea a los usuarios a seguir ingresando data en el Saas. Este únicamente funcionará si es
que va acompañado del permiso "Analista de Pago Superpoderoso".
Imagen 21: Bloqueador
Bloqueador Exento Permisos
Este únicamente debe acompañar a esas personas que no les será bloqueados el ingreso de data.
Usuario Facturación
Debe acompañar a perfiles que no tienen acceso a la información de la facturación, para que la pueda
visualizar. Administrador de usuario Se recomienda acompañar para aquellos perfiles que no tienen como editar el usuario y contraseña de los empleados para el ingreso de la app. Por ejemplo, junto al permiso: “Solo Ver Empleados”
C. Permisos Módulos Asistencia
Los permisos del módulo de asistencia se pueden complementar sin ningún problema con los de
remuneraciones y firma digital.
Todos ellos tiene acceso a la reportería del módulo.
Operador Asistencia
Este permiso tiene acceso a todos los módulos de Asistencia. Por defecto no ve sueldos.
Imagen 21: Visualización Ficha - Operador asistencia
A continuación se presentan los módulos visibles para el Operador de Asistencia para comprender más
adelante las restricciones del resto de los perfiles:
Imagen 22: Visualización Módulo Empresa - Operador Asistencia
También puede cargar masivamente información como:
Imagen 23: Cargadores Masivos - Operador de asistencia
Pueden crear turnos y asignarlos:
Imagen 24: Creación de Turnos - Operador de asistencia
Imagen 25: Asignación de Turnos - Operador de asistencia
Para visualizar la asistencia, puede ver las marcas realizadas del presente y forma histórica:
Imagen 26: Marcas - Operador de asistencia
Tiene acceso al corrector de marcas:
Imagen 27: Corrección de Marcas - Operador de asistencia
Puede coordinar reemplazos:
Imagen 28: Reemplazos - Operador de asistencia
Finalmente puede hacer el traspaso de la información de asistencia hacia el módulo de remuneraciones
(siempre y cuando tenga contratado ese módulo)
Imagen 29: Traspaso a Remuneraciones- Operador de asistencia
Tiene acceso a toda la reportería y además es el único que puede asignar marcas y cargar marcas.
Operador Asistencia ve Sueldos
Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas
ni cargar marcas.
La gran diferencia es que este perfil puede ver los sueldos de las personas siempre y cuando esté
acompañado de un permiso del módulo de remuneraciones.
Operador Asistencia sin traspaso
Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,
cargar marcas, cargar ausentismos, ni hacer el traspaso de la información al módulo de
remuneraciones.
Operador Asistencia sin editar contrato
Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,
cargar marcas ni administrar información de la empresa y solo puede leer la información del empleado
de la ficha y condiciones.
Operador Asistencia sólo correcciones de marcas
Solo tiene acceso a corregir las marcas, editar ausentismos y ver reportería.
Operador Asistencia sin correcciones de marcas
Tiene las mismas funciones que el operador de asistencia, pero sin acceso a corregir marcas ni hacer el
traspaso al módulo de remuneraciones.
Operador Asistencia sin editar contrato y sin traspaso
Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,
cargar marcas, administrar información de la empresa ni hacer el traspaso hacia remuneraciones . Solo
puede leer la información del empleado de la ficha y condiciones.
Operador Asistencia sin editar contrato, sin traspaso, sin corrección de marcas
Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,
cargar marcas, administrar información de la empresa, corregir marcas ni hacer el traspaso hacia
remuneraciones . Solo puede leer la información del empleado de la ficha y condiciones.
Operador Asistencia sin carga de datos y sin creación de turnos Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,
cargar marcas, administrar información de la empresa, crear turnos, ni hacer el traspaso hacia
remuneraciones . Solo puede leer la información del empleado de la ficha y condiciones, incluyendo
vacaciones sin ausentismos.
Operador Asistencia sin corrección marcas ni carga de datos
Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,
cargar marcas, cargar datos, corregir marcas, ni hacer el traspaso hacia remuneraciones.
D. Permisos Módulos Firma Digital
Los permisos del módulo de firma digital se pueden complementar sin ningún problema con los de
remuneraciones y asistencia.
Si estos permisos no se complementan con los de remuneraciones, entonces por defecto no tendrán
acceso a visualizar sueldos.
Se tendrá accesos a estos permisos siempre y cuando el plan contratado incluya Firma Digital.
Firma Digital Full
Tiene acceso a todos los módulos de firma digital,
A continuación los presentaremos para mayor compresión del resto de los permisos:
El permiso permite enrolar a través del celular y por huella y ver el estado de firmas:
Imagen 30: Enrolamiento Firma Digital
Puede también enrolar masivamente a los trabajadores:
Imagen 31: Enrolamiento Masivo Firma Digital
Para chequear los documentos firmados, puede tener acceso a un listado de documentos firmados:
Imagen 32: Listado de Documentos Firmados Firma Digital
Puede solicitar además a los empleados que firmen los documentos con huella, si es que están
previamente enrolados mediante esa vía.
Imagen 33: Firma Digital con Huella
Firma Digital Firmado
Este perfil tiene acceso a la ficha del empleado, al estado de la firma, a solicitar la firma de documentos
de forma masiva y ver el listado de los documentos firmados.
Firma Digital Enrolamiento
Este perfil tiene acceso a la ficha del empleado, puede solicitar el enrolamiento de forma manual y
masiva, por celular y por huella.
E. Permisos Módulos Tratos
Se tendrá accesos a estos permisos siempre y cuando el plan contratado incluya Tratos.
Este módulo posee un único perfil:
Operador Tratos
Este perfil permite, crear tratos, definir lugares, ingresar datos individuales y grupales y obtener
reportería.
Imagen 34:Tratos
2 Asignación de Permisos a Personas
Como fue mencionado al inicio de este documento, el único permiso que tiene acceso a este módulo es
“Analista de Pago Superpoderoso”.
Para asignar permisos a otros usuarios se debe ingresar a Herramientas Avanzadas > Asignación de
Permisos a Personas.
Vamos a poder seleccionar a las personas a las cuales les queremos dar permisos.
Bastará con escribir los permisos descritos en el punto 1 en el campo “Permiso”, y el empleado deberá
usar el mismo username y contraseña que tiene para ingresar a la App.
Imagen 35: Asignación de permisos a personas
3 Restricciones de Acceso Para restringir que las personas tengan acceso a ciertos:
- Bases de datos de la empresa (cuando posee más de una base de datos en Talana)
- Centro de Costos
- Sucursales
- Jefaturas
- Rol Privado
Se debe entonces solicitar al equipo de soporte que les habilite la configuración de empresa para activar
el módulo de restricciones de acceso. Por defecto este solo será visto por aquella persona que tenga el
permiso llamado “Analista de Pago Superpoderoso”.
Para acceder a esta opción, deberás ingresar a Herramientas Avanzadas > Restricciones de Acceso.
Deberás hacer click en el botón “+”
Imagen 36: Restricciones de Acceso
En el campo “Empresa” se debe incluir la empresa a la cual la persona tendrá acceso.
En “Empleado” se debe indicar el nombre del empleado
En “Centro de Costo” se debe indicar el centro de costo al cual la persona tendrá acceso a ver la
información. Lo mismo con Sucursal, razón social y gerencia.
Pueden funcionar a modo de cadena.
En caso de que la persona tenga acceso a más de un centro de costo, sucursal etc, se debe crear una
restricción por cuantos acceso tenga.
En caso de que la persona no tenga acceso al rol privado, se debe llenar los campos “Empresa” y
“Empleado” y guardar sin hacer click en ningún otro campo.
Por defecto, las personas tendrán acceso al rol privado en la base.
4 Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué permiso debo ingresar para que tenga acceso a más de una base de datos?
Se debe incluir el permiso “multiempresa”
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