www.digdes.ru

Архив первичной документации и юридически значимый электронный документооборот с контрагентами

Docsvision

Сценарии обмена документами с контрагентами

2

Контрагент А

Покупатель на

ЭДО

Контрагент Б

Покупатель без

ЭДО

Контрагент В

Поставщик на

ЭДО

Контрагент Г

Поставщик без

ЭДО

Исходящий поток Входящий поток

Подписание документов

непосредственно в архиве

Существенная экономия времени при работе с

несколькими операторами ЭДО

Высокий уровень контроля за подписанием

документов

Хранение данных о подписи непосредственно

в архиве

Возможность храненияtime-stamp

Хранение копий первичных документов

в собственном хранилище

Независимость от операторов ЭДО

Возможность формирования выгрузок

для ФНС по запросу

Совместное хранение электронных и

отсканированных первичных документов

Единые инструменты поиска и выгрузки

документов

Единый бизнес-процесс обработки документов

Обработка бумажных документов

Распознавание штрих-кодов

Извлечение данных из скан-копий

Интеграция с УС

Возможность создания электронных документов, предназначенных для ЭДО

на основе метаданных Учетной Системы

Обогащение карточек архива данными из УС

Передача данных документов в УС

Функциональность системы архива

3

Возможности архива

• Хранение:• Договоры

• Дополнительные соглашения

• Акты

• Счета-фактуры

• Накладные

• Электронные документы

• Поиск• Атрибутивный

• Полнотекстовый

• Обработка• Утверждение

• Согласование

• Обмен с контрагентами

Организация хранения

Примеры карточек

Варианты реализации

• Ручной ввод документов с ручным вводом данных

• Потоковый ввод документов с ручным вводом данных

• Потоковый ввод документов с извлечением данных

• Обмен электронными документами

www.digdes.ru

Возможности

Платформа Docsvision

9

Интерфейсы Docsvision

.Net-приложение

Web-клиент

Outlook-клиент

Клиент для SharePoint

Клиент для смартфона

Клиент для iPad

10

Навигатор

11

Легкий клиент

12

Менеджер для Outlook

www.digdes.ru

Подробности

Потоковый сканер

Распознавание штрих-кода

Прикрепление к нужной карточке в архиве

Документы готовятся в УС, на каждом

документе печатается уникальный штрих-код

Метаданные документа передаются в систему

архива

В архиве автоматически

создаются карточки первичных документов

При получении подписанных копий

распознается штрих-код, документ автоматически

прикрепляется к соответствующей карточке в архиве

Бумажный документ

Автоматизация исходящего документооборота с контрагентами без ЭДО

4

Документы готовятся в УС

Метаданные документа

передаются в систему архива

В архиве автоматически

создаются карточки первичных

документов, а также сами документы

Подписание, отправка, контроль

статуса и прием документов через

ЭДО осуществляется в

системе Архив

КонтрагентыУС

Система

электронного

архива

Создается собственное хранилище документов, независимое от операторов ЭДО

Автоматизация исходящего документооборота с контрагентами с ЭДО

5

Бумажные документы

сканируются и отправляются в

систему распознавания

Производится верификация

распознанных из скан- образа

документа данных

В архиве автоматически

создаются карточки первичных документов

Данные документов передаются в УС

Входящий бумажный документ

Потоковый сканер

Обработка, распознавание и

извлечение данных

Система электронного архива

Карточка с метаданными

Автоматизация входящего документооборота с контрагентами без ЭДО

6

Прием документов из ЭДО

осуществляется в интерфейсе архива

Метаданные документа

передаются в систему архива

В архиве автоматически

создаются карточки первичных

документов, а также сами документы

Метаданные документов

передаются в УС

Создается собственное хранилище документов, независимое от операторов ЭДО

Контрагенты УС

Система

электронного

архива

Автоматизация входящего документооборота с контрагентами с ЭДО

7

Исходящий поток Входящий поток

Электронный документооборот

через оператора ЭДО

+ - + -

Электронная цифровая

подпись

+ - + -

Электронный архив

документов

+ + + +

Интеграция с учётной

системой

+ + + +

Штрих-кодирование - + - -

Распознавание штрих-кодов + - -

Извлечение данных из скан-

образов документов

- - - +

Таблица соответствия сценариев использования и функциональности архива

8

Пример атрибутивного состава документов

Наименование Содержание

Общие атрибуты

Тип документа Скан/Электронный

Вид документа Счет-фактура, ТТН, Акт, Пакет документов, Договор, и т.д.

Категория документа Для отнесения к различным категориям

Наименование Текст

№ документа Текст (нумератор)

Дата документа Дата

Сумма Число

Связанный договор Выбор из списка договоров

Контрагент Справочник контрагентов

ИНН Автоматически

Организация Справочник юр.лиц организации

ЦФО Справочник ЦФО

Штрих-код Числовое обозначение ШК

Связанные документы Ссылки на документы пакета и связанные документы

Атрибуты регистрации в Системе (автоматическое заполнение)

Подразделение Справочник сотрудников (автоматически)

Должность Справочник сотрудников (автоматически)

ФИО Справочник сотрудников (автоматически)

Дата регистрации (поступления) (авт.)

Оригинал Да/Нет

Атрибуты прохождения рабочего процесса

Версия Текст

Статус Список

Согласовывает ФИО

Утверждает Список, ФИО

Контроль Список

Статус утверждения Да/Нет/На утверждении

www.digdes.ru

Предложения Digital Design

Архив с потоковым вводом

Принцип работы

Потоковый сканер

Идентификация отсканированных

документовКарточка

Возможности сервиса

•Со сканера

•Из «горячей» папки

•Через интерфейс сервисаЗагрузка изображений

•Фильтрация файлов для обработки по формату

•Распознавание штрих-кода

•Разделение изображений на документы по штрих-коду

•Сверка значений штрих-кода с распознанными значениями

•Определение атрибутов документа по штрих-коду

Обработка изображений

•Загрузка изображений и атрибутов документов в КИС

•Обработка исключений

•Ведение журнала обработки документов

•Уведомление пользователей о работе Сервиса

Загрузка данных в DV

•Обработка исключений

•Ручной ввод атрибутов документов для загрузки документов в КИС

Утилита для ручной обработки документов

Внешний вид сервиса

Экранная форма

добавления документов

в электронном виде

Журнал работы Сервиса

Настройки сервиса

• Папка захвата изображений (с подпапками)

• Форматы файлов для обработки

• Настройка областей поиска штрих-кода на изображении

• Формата штрих-кода

• Количество попыток обращения к КИС и таймаут между попытками

• Качество изображений для загрузки в КИС

www.digdes.ru

Архив с извлечением данных

Принцип работы

26

Потоковый сканер

Обработка, распознавание и

извлечение данных

Карточка с данными из обработанных

документов

Сканирование документов

• Документ сканируется в папку общего доступа (при

отсутствии сканера можно использовать готовые

сканированые образы).

Переход к распознаванию

Отсканированные образы

распознаются с помощью

ABBYY FlexiCapture

Распознавание документов

Результат распознавания

Контроль точности распознавания

Разбивка по страницам

Для каждого распознанного скана

указывается уверенность (точность)

распознавания

Извлеченные данные

В тексте обнаруживаются

ключевые атрибуты (номер,

дата, наименование

контрагента, сумма заказа).

Кроме того, распознаются

табличные данные.

Верификация!

Передача данных в Docsvision

Передача данных в Docsvision

В карточку передаются распознанные

поля, прикрепляется pdf-файл.

Распознанные атрибуты

идентифицируются со справочными

значениями (например, контрагент): если

контрагент новый, он создается в

справочнике.

Шаблоны распознавания документов

• Накладные ТОРГ-12

• Акты выполненных работ

• УПД

• Счета-фактуры

www.digdes.ru

Что еще может Docsvision

37

Конструкторы

1. Конструктор папок

2. Конструктор отчетов

3. Конструктор поисковых запросов

4. Конструктор правил нумерации

5. Конструктор справочников

6. Конструктор карточек (дополнительно)

7. Конструктор бизнес-процессов (дополнительно)

8. Конструктор согласований (дополнительно)

РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ БЕЗ ПРОГРАММИРОВАНИЯ

38

Конструктор карточек

Конструктор карточек

39

Конструктор процессов

Конструктор процессов

Кластеризация

Кластер приложений DocsVision___________________

Надежность и масштабирование

Кластер workflow DocsVision___________________

Надежность и масштабирование

Кластер баз данных DocsVision___________________

Надежность

Кластер баз данных DocsVision___________________

Масштабирование

Дисковый массив___________________

Надежность и масштабирование

Физическая архитектура серверов решения

NLB-кластер серверов Web-

доступа

NLB-кластер серверов

приложений Docsvision

Кластер Workflow серверовКластер

серверов БД в режиме

AlwaysOn

Сервер полнотекстовогоиндексирования

Центр обработки данных

Рабочие станции пользователей

Централизованная архитектура

Многосерверная архитектура

Филиал

Филиал

Центральный узел

Интеграция

44

Инфраструктура

холдингаПрочие КИСШины данных,

MDM, справочники

Простая

интеграция с

корпоративными

КИС

Бесплатное

обновление

шлюзов между

версиями

Возможность

выноса

интеграции в

корпоративную

шину

Независимость

от текущих и

будущих ERP,

CRM, SRM и пр.

приложений

Выгодная интеграционная модель

Информационная безопасность

Обеспечение авторизации доступа

Разграничение прав доступа

Аудит действий субъектов системы

Поддержка всех

видов ЭЦП

Поддержка принятых регламентов с

помощью подсистемы управления бизнес-

процессами

Готовность к сертификации ФСТЭК

Использование внешних СКЗИ (в т.ч.

сертифицированных) через Microsoft

CryptoAPI

Мы ждем вас!

www.digdes.ru

info@digdes.com

Санкт-Петербург

наб. реки Смоленки, д. 33

телефон: +7 812 346 58 33

Москва

Варшавское шоссе, д. 36, стр. 8

телефон: +7 499 788 74 94