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Documentos Pemex Gas
N° 2007-04
Modernización e impacto del proceso
de suministros en Pemex Gas
Febrero, 2007
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
RESUMEN
A finales del 2002, Pemex Gas y PetroquímicaBásica (PGPB) a través de la Gerencia deRecursos Materiales (GRM) dueño del procesode suministro, inicia los trabajos para laimplantación del SRM de SAP como unaestrategia en la solución de negocios yreingeniería de su proceso de suministro.
Cabe señalar también que esta iniciativa es unade las primeras en implantarse y forma parteintegral del gran macroproyecto denominado“Transformación e Innovación de la Cadena deValor” TICV.La Gerencia de Recursos Materiales aprovechola modalidad de Rampop para la implantacióndel SRM que en ese entonces ofreció SAP,siendo con ello PGPB la primera empresa enAmérica Latina en utilizar esta innovación, SRMes en si la evolución al ambiente Web delsistema de suministros de SAP/R3 tradicional.Durante el rediseño del nuevo proceso desuministros, se analizaron todas las etapas delproceso que estaban vigentes y se fueroneliminando todas aquellas actividades que noagregaban valor al proceso de suministro.
Actividades que internamente PGPB, se habíaimpuesto para tener un mayor control, pero quesin embargo hacían mas burocrático el procesoal tener un mayor número de actividades yrequisitos adicionales a los que marca la Ley.
Pemex Gas planeo en dos etapas ó fases lamigración de todos sus procesos en materia deadquisición de bienes y contratación de serviciosproceso de suministros de SAP/R3 a la soluciónde negocios SRM, que son:
Etapa 1.- En esta etapa se contemplan dosEscenarios básicos:Escenario 1 es el escenario en el que se da lageneración y tratamiento de órdenes desurtimiento al amparo de contratos abiertos,previamente formalizados para su alta en elsistema y el;Escenario 2 que es el escenario en el que seformalizan electrónicamente contratos por marcadeterminada
Etapa 2.- Se contempla un Escenario 3 en elque se prevé el despliegue de los procesos deadquisición de bienes y contratación de servicioscontemplados en la Ley de Adquisiciones,Arrendamientos y Servicios del Sector Público,mediante presentación de ofertas electrónicas yesquemas de colaboración, evaluación ydesarrollo de proveedores.
PGPB tuvo la visión de transformar su procesode suministro, incorporando las prácticas denegocio internacionales, con la implantación deun Mercado Electrónico basado en SRM deSAP.Con la implantación de esta solución, PemexGas se constituye en una de las empresas anivel mundial en habilitar todos los componentesde la solución de negocios SRM, logrando conello optimizar el ciclo de suministro, en unambiente de colaboración abierto y transparentey con tecnología de vanguardia.
El propósito de este trabajo es compartir laexperiencia de una implantación de una soluciónde negocios innovadora, en la gestión desuministro en la paraestatal más importante deAmérica Latina.
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
INTRODUCCIONPara la reingeniería del proceso de suministrosde Pemex Gas se inicio con la revisión de todaslas actividades que involucraba el proceso en sumomento.Se identificaron las necesidades actuales delusuario final y, se analizaron los procesos yfuentes de información de las área involucradascon el proceso, se tuvieron innumerablessesiones de trabajo de análisis, se propuso elnuevo esquema de compras, mismo que sevalido con las diversas áreas involucradas con elproceso de suministro, tales como finanzas,tesorería, almacenes y finalmente elaboró unprototipo de la primera etapa del proyecto quese presento en forma esquemática, mismo quese presento a en el tercer bimestre del 2003, setuvo la autorización y se realizó la logística y laspruebas necesarias para realizar un procesocompleto en el sistema en un ambiente depruebas, se realizó la presentación en esteambiente de un proceso completo del prototipoel cual nuestras autoridades aprobaron y conello se dió inicio a la formalización para construirel ambiente productivo.
En julio del 2003 entra en ambiente productivo laPrimera Etapa del proyecto, con el:
Escenario 1: Que consiste en el envió yformalización electrónica de órdenes desurtimiento generadas al amparo de contratosabiertos, adjudicados como resultado de unproceso de contratación establecido en la ley enla materia.
Y Escenario 2: Que consiste en la formalizaciónelectrónica de contratos que deriven deadjudicaciones directas, al amparo de losartículos 41 y 42 de la ley en la materia, conbase en Catálogos Electrónicos previamenteconvenidos con los proveedores habilitados.Paralelamente con la implantación se define laestrategia de migración de los contratos abiertos
al SRM, así como la habilitación de losproveedores estratégicos, para la migraciónprogresiva.
A finales del primer cuatrimestre del 2004, entraen ambiente productivo la Segunda Etapa delproyecto, que consta de un escenario ycontempla el despliegue de los procesos óesquemas siguientes:
Escenario 3: 1).- Las adquisiciones de bienes yservicios a través de los procesos deadjudicación directa por monto máximo, deinvitación a cuando menos tres personas y delicitación pública mediante la presentación deofertas electrónicas; 2).- La implantación delCockpit de suministro que contribuirá, entreotros aspectos a: realizar la selección de losmejores proveedores; la evaluación estratégicadel mercado; la negociación de contratos delargo plazo y la planeación y agregación derequerimientos. 3).- La evaluación y desarrollode proveedores, con base en el cumplimiento delas condiciones contractuales y la percepción delusuario final; El análisis de gasto, inteligencia demercado y administración electrónica decontratos. 4).- La notificación del aviso deentrega en tiempo real del proveedor al usuario;y 5).- La recepción y revisión electrónica defacturas.
Con el inicio del escenario 3, en esta etapa delproyecto, fue necesario definir la etapa deimplantación, para lo cual se definieron diversasestrategias con el objeto de llevar a cabo lamigración progresiva, del proceso de suministrotradicional de SAP/R3 al SRM.
NOMENCLATURA
PGPB: Pemex Gas y Petroquímica BásicaGRM: Gerencia de Recursos MaterialesSAP/R3: Solution Application Products /
Release 3
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8º Congreso y Expo Internacional de DuctosRampop: Modalidad de implantación de SAP,previo a la liberación en elmercado, como una solución denegocios.
SRM: Supplier RelationShip ManagementBugsEye: Componente SRM de búsqueda del
catálogo.eMerge: Componente SRM del catálogo que
administra la información delproveedor y del catálogo.
EBP: Enterprise Buyer Profesional,componente central de SRM.
Bidding Engine: Componente SRM, que iniciaproceso de compras cuando no setiene fuente de aprovisionamiento.
BW: Bisness Warehouse, componente SRM,para análisis y explotación deinformación.
cFolders: Expediente electrónico decompras.
SUS: Supplier Self-Service, componenteSRM, que permite al proveedor elacceso al sistema para tratamientoe intercambio de documentos.
XI: Exchange Infraestructure, componenteSRM que permite la colaboración yextiende la integración con otrasentidades dentro y fuera de laempresa.
Sourcing Cokpit: Componente SRM, queposibilita la agregación de lademanda y por lo tanto definir eltipo de procedimiento de compra.
Líneas de negocio de PGPB: Transporte porDuctos; Producción (ComplejosProcesadores de Gas); Terminalesde Gas Licuado.
DESARROLLOLa conformación de los equipos de trabajo yorganización para iniciar el proyecto SRM.
Se conforma de la plantilla de los lideres delproyecto, por una parte del área funcional(GRM) y por la otra parte el área técnica
(personal del Centro de Competencia), así comoun equipo de trabajo multidisciplinario que seencargara de implantar el nuevo esquema decompras (SRM), así como del rediseño delproceso de suministro utilizando la solución denegocios SRM. En primer lugar se tuvo al grupode consultores de SAP (Alemanes en sumayoría), que se encargaron en primer lugar deentender la logística y marco normativo vigenteen su momento de nuestro proceso desuministro en su momento, los consultores deSAP también conformados por especialidadtales como: Catálogos Electrónicos; BugsEye; e-Merge; EBP; Bidding Engine; BW; cFolders;SUS; XI; Sourcing Cokpit; GRM por su partecomo dueño del proceso de suministro dePGPB, integró a un equipo de compradoresespecialistas en la adquisición de bienes ycontratación de servicios que con su experienciaaportarán ideas e inquietudes, tendientes amejorar el proceso de suministro; otro equipo seintegro con los especialistas del centro decompetencia que tuvieron dos funciones la derecibir directamente la transferencia delconocimiento de configuración del softwaresistema de los consultores de SAP (de acuerdoa las necesidades de PGPB), así como la delmantenimiento del sistema, también seconformo otro equipo del centro de competenciapara la instalación y configuración del hardwarenecesario para la operación, almacenamiento dedatos productos de la operación del sistema,otro equipo del centro de competencia seencargo de las comunicaciones a través delportal de PGPB así como la interacción en lascomunicaciones externas de Pemex con losproveedores, y finalmente se seleccionó a unapersona por cada una de las líneas de negociode PGPB (usuario requirente de bienes yservicios) cuya función era de la aportar suexperiencia como usuario, primero apoyar en lareingeriría del proceso, para eliminar actividadesque no agregaran valor al proceso de suministroy segundo para lograr las mejoras necesarias enel front-end del sistema, es decir definir el
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductosdiseño y proponer ideas para que el sistema enla vista final sea amigable y sencillo al usuariorequirente. En la selección de este equipo sebusco también que el personal tuviera algunaexperiencia en la anterior implantación delSAP/R3.
A continuación se muestra en formaesquemática la conformación de la solución denegocios en la que se visualiza la integración delos componentes principales de SRM, así comola forma de integración y colaboración con losproveedores con el mercado electrónico dePGPB.
XI es la pieza central de la estrategia de SAP,que facilita la colaboración a través del WebBrouser y portal de PGPB; También posibilita laintegración con diferentes sistemas SAP y noSAP; Así como permite la automatización de losprocesos de compra-venta.
SUS es el componente de SRM, que permite elacceso a proveedores sin importar suinfraestructura tecnológica, soporta elintercambio de documentos, cubre el procesocompleto con el tratamiento de: Las órdenes decompra-venta; notificación de entrega; remisiónde factura y Pago.
En lo que respecta al catalogo electrónico deSRM, es el componente que permite dar alusuario final de Pemex, la innovación delconcepto de autoservicio de compras, al poderacceder a catálogos de bienes (materiales yequipos) y servicios.
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
Se previó que por procedimiento los materialesdel catalogo de SRM, estén actualizados contextos de pedido de acuerdo a estándaresinternacionales y precios dicho catálogo cuentacon diversos criterios de búsqueda amigable alusuario y un manejo sencillo en la operaciónpara generar los requerimientos desde unambiente Web, lo asociado a la simplificación delas actividades relacionadas con los procesos decontratación disminuye considerablemente elciclo del suministro.
Principales retos de la Etapa 1
Se implanta la etapa 1 en aproximadamente 7meses tiempo record, se identifican en estaetapa los principales retos en la implantación:1).- La depuración de los materiales quemigrarán al nuevo ambiente de compras y quese darán progresivamente de alta en el catálogoelectrónico del SRM, para solventar este reto seaplico la estrategia del método de olas.
Método en el cual la selección de los materialesque en primera instancia se habilitaron para sualta fueron los que representaban un bajoesfuerzo de implantación y una mayorrecompensa en el impacto del suministro.
Así mismo, para esta selección de materiales setomo en cuenta también el histórico de comprasde los últimos tres años de la empresa, encuanto a cantidad y montos contratados.
2).- La habilitación de los proveedoresestratégicos por marca con convenios con ITS,para solventar este reto se invito directamente alos proveedores a formar parte del MercadoElectrónico de PGPB y se aprovecho lacoyuntura del termino del contrato entre ITS yPGPB, para que se contemplara dentro de lanormatividad interna (POBALINES) laformalización de convenios del mercadoelectrónicos con proveedores por marca
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductosdeterminada (incluyendo los proveedores deITS).
3).- La liberación de la firma electrónica, para laformalización de contratos, para solventar estereto se dio a la tarea de cumplir con losrequerimientos que solicito el OIC, paragarantizar los niveles de seguridad que serequiere en la confidencialidad de la firma delusuario (final de PGPB y proveedores) en elsistema.
4).- Utilización de contratos abiertos, enmateriales de uso común y recurrente, parasolventar este reto se elaboro el procedimientopara dar de alta en el sistema, los contratosabiertos que ya estaban formalizadospreviamente en SAP/R3, el reto se tiene ahorapara implementar ahora este proceso en todaslas líneas de negocio de PGPB, que no teníanimplementado este recurso. Cabe señalar queeste recurso le da a la empresa la optimización ygarantía de contar con los materiales en elmomento oportuno, y coadyuva a reducir losniveles de inventarios de los almacenes, asícomo de homologar la calidad requerida en losmateriales.
Principales retos de la Etapa 2
Se implanta la etapa 1 en aproximadamente 7meses tiempo record, se identifican en estaetapa los principales retos en la implantación:1).- Cubrir todos los procesos de adquisición debienes y contratación de los servicios, parasolventar esto se complementaron losescenarios y se elaboraron manuales de usuariopor roles para cubrir todos los procesos desuministro, quedando como sigue:Rol Usuario Requirente:Escenario 1 de Bienes: Generación de órdenesde surtimiento al amparo de un contrato abierto.Escenario 1 de Servicios: A).-Generación deórdenes de servicio al amparo de un contratoabierto, Servicios Fijos. B).- Generación de
órdenes de servicios al amparo de un contratoabierto, Servicios Variables.Escenario 2 de Bienes: Generación de pre-pedidos de Bienes con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.Escenario 2 de Servicios: Generación de pre-pedidos de Servicios con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.Escenario 3 de Bienes: Generación de Cestade Compras de Bienes.Escenario 3 de Servicios: Generación deCesta de Compras de Servicios.
Rol Comprador Profesional:
Escenario 2 de Bienes: Formalización de pre-pedidos de bienes con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.Escenario 2 de Servicios: Formalización depre-pedidos de servicios con fuente deaprovisionamiento determinada con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.
Escenario 3 de Bienes: Realización de unprocedimiento de contratación de bieneslicitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.
Escenario 3 de Servicios: Realización de unprocedimiento de contratación de servicioslicitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.
Rol Licitante-Proveedor:a).- Aceptación de contratos y órdenes desurtimiento de bienes con fuente deaprovisionamiento determinada; notificación deentrega y verificación preliminar de facturas.
b).- Escenario 1 de servicios: Aceptación deórdenes de servicio al amparo de un contratoabierto -servicios fijos.
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductosc).- Escenario 1 de servicios: Aceptación deórdenes de servicio al amparo de un contratoabierto -servicios variables.
d).- Escenario 2 de servicios: Aceptación pre-pedidos de servicios con fuente deaprovisionamiento determinada, con fundamentoen los artículos 41 y 42 de la LAASSP.
e).- Escenario 3 de bienes: Preparación depropuestas técnico-económicas y participaciónen procedimientos de contratación de bienes -licitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.
f).- Escenario 3 de bienes: Aceptación decontratos de bienes resultado de procedimientosde contratación a través de licitación pública,invitación a cuando menos tres personas oadjudicación directa.
g).- Escenario 3 de servicios: Preparación depropuestas técnico-económicas y participaciónen procedimientos de contratación de servicios -licitación pública, invitación a cuando menos trespersonas y adjudicación directa.
2).- La migración progresiva de los servicios deSAP/R3 al SRM, para ello al igual que losmateriales en la Etapa 1, se aplico la estrategiadel método de olas.
En el cual la selección de los servicios que enprimera instancia se habilitaron para su altafueron los que representan un bajo esfuerzo deimplantación y una mayor recompensa en elimpacto del suministro.
3).- Interacción con la entrada en operación delos módulos del TICV. Para ello cabe señalarque derivado a que el SRM fue uno de losprimeros módulos del TICV en iniciar y terminarsu proceso de implantación, se tenia el reto deactualizar las versiones del SRM, parainteractuar correctamente con las versiones delos módulos tales como: de finanzas(presupuestos), de materiales, Portal, etc.
4).- Las comunicaciones con externos pararecibir propuestas en los procesos concursales,para ello se trabajo intensamente con el equipotécnico en comunicaciones electrónicas enambiente Web y Portal de Pemex, especialistasdel centro de competencia y de SAP, paragarantizar los procesos concursales derivadosde una licitación pública, invitación a cuandomenos tres personas.
CONCLUSIONES:
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos1. Pemex Gas y Petroquímica Básicatransforma su proceso de suministro,incorporando las mejores practicas denegocio internacionales, con laimplantación de un “Mercado Electrónicodel Suministro (MES)”, basado en lasolución SRM de SAP.
Impactos en la empresa:
2. Se incorpora el concepto de autoserviciode compras para los usuarios finales, alhabilitar catálogos de materiales y deservicios actualizados con estándaresinternacionales y precios, que permitetramitar con mayor facilidad susrequerimientos en un ambiente web, loque asociado a la simplificación de lasactividades relacionadas con los procesosde contratación disminuyeconsiderablemente el proceso desuministro y se obtienen los siguientesbeneficios:
Reducción del ciclo de suministro y eliminaciónde actividades que no agregan valor al proceso.
Beneficios
Se integra la innovación de agregación dedemanda por grupo de artículos.
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8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
Soporte para intercambio de documentos delproceso de suministro con usuario internos yexternos.
Se implementa el extractor de información paramanejo de información y reportes con BW.
Se implementa el proceso de habilitación deproveedores para tres procesos principales, unopara la participación en concursos electrónicospara poder participar en licitaciones públicas einvitaciones a cuando menos tres personas; otropara la habilitación de proveedores por marca enla que se pacta con un “Convenio ElectrónicoPactado CME” y una lista de materiales yprecios disponibles en el catálogo electrónicopara el usuario final y otra habilitación cuandoexiste un contrato abierto previamenteformalizado y se pública en el catálogoelectrónico, habilitación necesaria para lageneración, envío y aceptación de órdenes desurtimiento y/o órdenes de servicio al amparo deese contrato.
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8º Congreso y Expo Internacional de DuctosFortalecimiento de colaboración con losproveedores.
Impactos del SRM en los procesos de negocio.
Impacto de las comunicaciones en el proceso desuministro en ambiente Web, innovación quepermite el acceso a proveedores sin importar suinfraestructura tecnológica.
3. El “Mercado Electrónico para el Suministro(MES) para PGPB”, permite unacolaboración mayor con lo proveedores yprestadores de servicio, propiciando elintercambio electrónico de documentosasociados al proceso de suministro y porconsiguiente, la reducción de tiempo,costos y errores que deberá de impactarfavorablemente los precios de los bienes yservicios.
4. La entrada en operación de los diferentesescenarios de negocio se realizó en unambiente controlado, por lo que lahabilitación de proveedores y productos seefectúa de una manera gradual, bajo unaestrategia bien definida, que garantice elentendimiento adecuado de la nuevafuncionalidad y de los nuevos rolesincorporados a los procesos.
5. Con la implantación de esta solución,Pemex-Gas se constituye en unas de lasprimeras empresas a nivel mundial enhabilitar todos los componentes de lasolución SRM, logrando con ello optimizarel ciclo del proceso de suministro, en unambiente de colaboración abierto ytransparente y con la aplicación detecnología de vanguardia.
12
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos6. El reto común para ambas etapas 1 y 2 yel logró en las mismas consistió enmodernizar el proceso de suministro contecnología de punta, que cumpliera con unmarco normativo vigente y al mismotiempo que proporcionara un procesotransparente de acuerdo a las políticas einiciativas de la empresa.
7. Adicionalmente los lideres del ProyectoSRM tuvieron la visión e iniciativa paraimplantar y certificar un sistema de gestiónde la calidad, que permitiera al “MercadoElectrónico del Suministro de Pemex Gas”garantizar la mejora continua en marco detransparencia y rendición de cuentas y enestricto apego al marco normativo vigente,para satisfacer los requerimientos de losclientes en las mejores condicionestécnicas y económicas, con la mayoroportunidad posible y aplicando practicasinternacionales en materia de suministro.
AGRADECIMIENTOS
A todo el personal técnico de las áreas decompras, al personal técnico del centro decompetencia, al equipo de consultores de SAPAlemania y a las áreas requirentes de PGPB,que directa ó indirectamente facilitaron lapresentación de este proyecto.
REFERENCIAS
1. Etapa No.1, Proyecto de Implantación delSRM, TICV, 2003-2004.
2. Etapa No.2, Proyecto de Implantación delSRM, TICV, 2004.
ImpSu
Octavo Congreso y Exp
Modernización eacto del Proceso deministro de Pemex
Gas (S.R.M.)
o Internacional de Ductos
1
1.11.0514
Contenido
I. Modelo de negocio
III. Impacto en los procesos de compra con SRM enlas lineas de negocio de PGPB.
III. Beneficios esperados
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MES de Pemex Gas(SRM)
BW
EBP
PCW
SuS
XI
4
ónActualizaci
Templatedel ácatlogo
Integración de componentes de SRMProveedores Proveedores
ProcesoDemanda de Entrega Análisis
Inventariossuministro
BugsEye
e-Merge
SAPR/3
MM
FI/CO
Sourcing
Cokpit
Compraselectrónicas O.S.
Analytics
BiddingEngine
cFolders
Licitante
Acuse dereci bo
ProveedorMacroproceso de Suministro
Colaboración
Proceso de
Habilitación
SuS i i iNotificaciónídeenvíoSuS
riitRequerimientol i iFormalización
(, i(OS, Pedido) iRecepción
idebienesriProducción
EBP / Catálogo MMMM
rrtTransporte
lCesta de la
compra
i iOrden de surtimientoiPedido
lSolPed
i i iVerificación de
facturas y pago
riliiComercialización MM / SuSBidding EngineSourcing Cockpit
Archivoelectrónicode compras
lcFolders
iAgregación de
demandal
(SolPed)
Admvosf i i ry financieros
l i iFormalización
iContrato abierto
lContratonormal
. iAdj. DirectaI i iInvitacióna 3
i i i liLicitaciónPública
PM -PS
FI / COrtCompranet
BW MDM
Proceso relacionadoMódulos R/3 SAP
Sistema relacionado
Función del proceso
Depuración de datosmaestros
Abastecimiento estratégicoEvaluación de proveedoresComparación de ofertas
PublicacionesEnvío electrónicode ofertas
Verificación presupuestalRelevos presupuestalesPagoAfectaciones contables
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Escenario 2 >
Envió y formalización de PEDIDOS con base en “Catálogos Electrónicos Pactados” (artículos 41 y
42 de la LAASSP) convenidos con proveedores primarios.
Equipos y Refaccionamientos originales.
Servicios a equipos originales
Contratos Marco de Servicios Técnicos Especializados (IMP, IPN, UNAM, COMIMSA, CIATEQ,
CFE, IIE )
Listas de Precios contenidos en los Contratos Preparatorios de ITS.
6
Escenario 1 >
Envío y formalización de ÓRDENES DE SURTIMIENTO electrónicas al amparo de Contratos Abiertos.
Bienes de uso recurrente, en contratos anuales o multianuales ( sustancias químicas, equipo de
seguridad, perfiles estructurales, papelería, etc.)
Servicios fijos previamente pactados en contratos anuales o multianuales ( servicios administrativos y
generales, técnicos especializados, estudios ambientales ).
Servicios variables con base en catálogos pactados de partes y servicios en contratos anuales o
multianuales ( mantenimiento preventivo y correctivo a equipos dinámicos y estáticos, vehículos,
control distribuídos, etc).
Definición de escenarios en el mercado electrónico
>Invitación a cuando menos tres personas
>Licitaciones públicas y adjudicaciones directas por monto máximo
Agregación de demanda de Bienes y servicios con diversas opciones de
suministro.
Formalización de contratos fijos o abiertos con ejercicio anual o multianual.
Notificación electrónica de entrega
Creación de aviso electrónico de entrega por parte del proveedor
Registro de entrada de mercancía en R/3 con base en el aviso electrónico de entrega
Compras de bienes y servicios cuando no existe fuente de abastecimiento, a través
de concursos electrónicos de:
Verificación electrónica de factura
Envío electrónico de factura por parte del proveedor para verificación
Registro electrónico de la factura en R/3 para su programación y pago
Definición de escenarios en el mercado electrónicoEscenario 3 >
24
Escenario 1 - Bienes -
Pemex-Gas Proveedor
SAP R/3 SRM
Enterprise Buyer SuS
BúsquedaCatálogo electrónico
• Escenario 1:
Verifica presupuesto Crear Cestade Compras
Creación automáticade orden de surtimiento
Suministro debienes víapedidos
Envío electrónicoOrden
Registroconfirmación de pedido
abie rtos
Comple tado enAceptación electrónica Aceptación
de la orden
Entrada de mercancía
l a F a s e 1 d e l
P r o y e c t o
Verificación factura
Pago
25
SAP R/3
Enterprise Buyer SuS• Escenario 2:Verificaciónde existencias Búsqueda
Catálogo electrónico
Verificaciónpresupuestal Crear Cesta
de Compras
Creación automáticade Pedido no liberado
Aprobación (WF) y CAAS
Form aliza ciónde pedidos
con base en“Ca tálogosEle ctrónicosPactados”
Creación automáticadel Pedido
Envío electrónicoRecep. Pedido
Registro del pedidoConfi rmaciónelectrónica
AceptaciónElectrónicadelPedido
Entrada de mercancía
Comple tadoen la Fase 1del Pro yecto
Verificación factura
Pago
Escenario 2 - Bienes -Pemex-GasSRMProveedor
26
Escenario 3 - Bienes – Invitación a 3 personas
Pemex-Gas
SAP R/3 SRM
EBP / Bidding Engine cFoldersSuS / Proveedor
Crear SolPed Archivo electrónicode compra
Crear Cestade Compras
Sourcing Cockpit
BWEvaluación deproveedores
Crear invitaciónRecibe invitación
electrónica
Especificaciones técnicas
Bases comerciales
Preguntas y respuestas
Propuestas técnicas
Actas de apertura
Evaluaciones técnicas
Acta del evento
DictamenFallo.......
BWCrea oferta enBidding Engine
Evaluación de ofertas
Determinar ganador(Fallo)
Crear Pedido oPedido abierto Recibe ordenEnvío electrónico
Aceptaciónde la orden
0
Escenario 3 - Licitación pública – Bienes y Servicios
Pemex-Gas
SRMSAP R/3
EBP / Bidding Engine cSuS / Proveedor Folders
Crear SolPed Archivo electrónicode compra
C rear Cestade Compras
Sourcing Cockpit
Crear LicitaciónPublicación de
la Licitación
Especificaciones técnicas
Bases comerciales
Documentos SUBREBA
Preguntas y respuestas
Propuestas técnicas
Evaluaciones técnicas
Crean propuestas enBidding Engine
sActas de evento
Dictamen
Fallo ......
Contrato
Envíopropuestas
BW Publicación dedocumentosEvaluación de
propuestas
Determinar ganador(Fallo)
C rear Contratonormal o abierto Recibe contratoEnvío electrónico
Formalizacióndel contrato
Bases
Visita a sitio
Junta deaclaraciones
Actas deaperturaFallo
Contrato
28
Notificación electrónica de entrega
Proveedoraceptó orden
Embarca bienesy envía
Elabora notificaciónde envío enSuS (ASN)
Registro entradade bienes con
referencia al ASN
Registro electrónicoen R/3 del
aviso de entrega
Recepción físicaen
CentrodeTrabajo
Verificación electrónica de factura
Crea factura enSuS con referencia
a ASN
cp a g o
Procesa pagoLibera factura
para pagoPresenta factura
impresa
Registro electrónicoen R/3 con
estatus bloqueado
Proceso SRM
Proceso SAP R/3
Proceso Manual
SuS-MM
31
Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov DIc
Los grupos de compras se irán incorporado gradualmente con la identificación de grupos deartículos relacionados con los pro veedores y los requerimientos de PGPB
Los grupos de compras serán habilitados por olas de acuerdo con los siguientes criterios:
Número de contratos formalizados
Monto de la contratación (2000 – 2003)
Número de procedimientos de contratación Programa anual, 2004
32
Grupo de artículosOla 3
Materiales Directos Materia
Juntas y sellosmecán icos
Eq. y refac. Elec.Eléctrico y decomunicación
Productosquímicos
TurbinasCompresores
Equipos de Aire acond.med ición y
control
Bombas
Tubería,válvulas yconexiones
Equipo deprocesocalderas
Equipos deCombustión
interna
Variadores develocidad
Ola 2les Indirectos
Materiales p/construcción y Bandas
m a n t t o .C o p l e s
Equipo yartículos de
cómputo
Artículos deoficina
Herramientas
Equipos detransportecarretero
Protección yseguridad
Mobiliario
Artículos delimp ieza
Ola 1
Materiales Indirectos
Equipo manejode combustible
Metales ysoldadura
Torn illería
Materiales paramaniobras
Mangueras yaccesorios
Abrasivos
Envases
A l t o Esfuerzo de implantación B a j o
35
Los grupos de compras se irán incorporando gradualmente con la identificación de categoríasrelacionadas con los pro veedores y los requerimientos de PGPB
La implantación de Servicios será similar a la de la Fase I, empezando con el escenario 1 y 2
Para el escenario 3 se requeire de un catálogo de servicios que se encuentra en desarrollo
Los grupos de compras serán habilitados por olas de acuerdo con los siguientes criterios:
Número de contratos formalizados Monto de la contratación (2000 – 2003) Número de procedimientos de contratación Pro grama anual, 2004
36
Servicios
Mantto. aequipos
Mantto. a Turbo-compresores
Rehabilitaciónde equipos
Escenario
Rehabilitaciónde Bombas
Mantto.vehicular
Mon itoreo
3
Mensajería ypaquetería
Transporte depersonal
Hielo
Agua
CIATEC
Escenario 2
UNAM
InstitutoMexicano del
Petróleo
Instituto deInvestigaciones
Eléctricas
COMIMSA
IPN
Capacitacióncomunicaciónvirtual
Mantto. Parquevehicular
Conducción deseñales vías a t é l
i t eF u m i g a c i ó n
Fotocopiado
Escenario 1
Recolecciónde basura
Retiro dedesechos nopeligrosos
Mantto. Equipode cómputo
Servicio decompresión
Transportede Azufre
Mensajería ypaquetería
A l t o Esfuerzo de implantación B a j o
38
PGPB
SAP/R3
Análisis global del gasto
Agregación de demanda
Negociación de contratos de
largo plazo
Análisis del proceso integral
Evaluación y desarrollo de
proveedores
Esquemas de colaboración
Mayor visibilidad y
transparencia
Pro veedor APro veedor B Proveedores PYMES
SRM
Homogeneización de procesos
Catálogos únicos en PGPB
Optimización del manejo de
i nventarios
Autoservicio de compras
Planeación de requerimientos
Inteligencia del mercado
Automatización del proceso de
compras y reducción de
tiempos
Marketplaces
39
Impacto en los procesos de compra con SRM de laslineas de negocio de PGPB.
Palancas degeneración de valo
Valor creadoIniciativas PGPBr
Beneficioscuantificables
Estrategia desuministrofocal izada
1
Mejora de laselección yadmon. defuentes de
óActivacin deproveedores
Red ucción costos
Menores costosde bienes yservicios
2óReduccin de
Ejercicio en tiempodel presupuesto
tiempos de ciclo
óSeleccin defuentes desuministrosuministro
Estándares deónInnovaci
3ónColaboracicompras
compartidos ycumplimientonormativo
Mejor utilización deE- procurement activos Cumplimiento
normativo ytransparencia
4-Balance
ScoreCardOptimizaciónprocesos desuministro
40
Autoservicio de compras y generación de requerimientos enun innovador concepto, en ambiente Web, para el usuariointerno de PGPB a través del portal de Pemex Gas en:https://portal.gas.pemex.com
Mercado Electrónico para el Suministro (MES), certificadobajo la norma ISO 9001:2000 con enfoque a la satisfacción delcliente.Mejora continua y monitoreo de indicadores para usuariosinternos, con soporte en su Sistema de Gestión de la Calidad,con acceso a la información en:http ://igas.gas. pemex.com
Esquemas de colaboración en ambiente Web, que agilizan elproceso de suministro, el tratamiento y entrega de los pedidoscon proveedores habilitados en el Mercado Electrónico através del portal de Pemex Gas en la opción “Sistema deinformación a Proveedores” en la pagina:www.gas.pemex.com
41
Reporte al 04 / Julio / 2003
Reseña Operaciones SRM 2003
E3 (Procedimiento deservicios mediante I-3 y A.D.)
E1 (Ordenes desurtimiento de materiales)
E1 (Ordenes de servicio)
E3 (Procedimientodebienes mediante I-3)
Escenario Oper.
E2 (Contratosde Materiales)
02 operaciones
00.25 MMP
01
00
01
00
00
MMP
00.06
00.19
0.00
0.00
0.00
CPG Cactus genera la primera orden desurtimiento con referencia a un contratoabierto
Sector de Ductos Cd. Mendoza generael primer pre-pedido por marcadetermi nada
Inicio de operaciones el 3 de Julio del 2003
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MMPEscenario Oper. %
E1 (Ordenes desurtimiento de materiales) 54.72150.811,049
E1 (Ordenes de servicio) 277 6.57 2.39
E2 (Contratosde Materiales)
Al termino del ejerciciopresupuestal 2004, seincrementaron lasoperaciones por un montode $275.33 MMP conrespecto al año 2003
49 112.93 40.98
2 0.48
E3 (Solped deBienes I-3 y A.D)
E2 (Contratosde Servicios)
19
1.32
2.46 0.89
E3 (Solped deServicios de I-3 y A.D)
5 1.48 0.54
1,401 operaciones
275.58 MMP
• Reporte al 31 / Diciembre / 2004.
43
E1 (Ordenes desurtimiento de materiales)
E1 (Ordenes de servicio)
E3 (Solped deServicios de I-3 y A.D)
E3 (Solped deBienes I-3 y A.D)
E2 (Contratosde Materiales)
E2 (Contratosde Servicios)
Escenario Oper.
2,990 operaciones
1,795.08 MMP
Reseña Operaciones SRM 2005
1,581
876
275
184
20
54
220.92
569.97
682.17
241.08
MMP
67.18
13.76
31.75
38.00
12.31
13.43
0.77
3.74
%
Al 30 de Septiembre del2005, se incrementaronlas operaciones por unmonto de $1’51 9.50 MMPcon respecto al año 2004
• Reporte al 30 / Septiembre / 2005.
44
elCon su mercado ectrónicoe m -P ex-Gas tra nsforma el proceso de su ministro
Todas las modalidadesde contrataciónhabilitadas
Colaboración Integralcon proveedores
GAS Y PETROQUIMICA BASICA
24
46
Beneficios en el ciclo de compras
Reducción de tiempos
TOTAL DE 57 A 203
Situación actual Situación propuesta
TOTAL DE 18 A 41
Simplificación del proceso
Eliminación de captura, errores y duplicidades
Registro automático y único de las transacciones en R/3
Reducción de actividades manuales
Transmisión electrónica de documentos en un ambiente de colaboración conproveedores
26
47
Eliminación de actividades
Automatización de
actividades
Eliminación de documentos requeridos
que no agregan valor al proceso 60 % 33 % 25 %
Beneficios específicos
Reducción en el ciclo del proceso 75 % 33 % 25 %
Beneficios
Escenarios de negocioEscenario 1 Escenario 2 Escenario 3
I3
64 % 17 % 11 %
75 % 60 % 41 %
49
Impacto en los bienes y servicios por disminución de costos administrativos de los proveedores: 2 % Disminución en niveles de inventarios basada en la reducción del ciclo de suministro: 25 % Porcentaje de ahorro por automatización de la contratación de acuerdo a cifras internacionales de
Benchmark ajustadas a Pemex: 13 %
50
SRM: Marco conceptual
SRM surge como una nueva tendencia para incrementar lacompetitividad de las empresas mediante el fortalecimiento
de las relaciones con los proveedores con un enfoque
integral.
Se define como la práctica de negocios necesaria paramanejar las relaciones y la interacción con proveedores,
desde la planeación de requerimientos hasta el pago de
pedidos, a fin de aumentar la rentabilidad de una empresa.
ónDefi n ici
51
SRM: Estrategia y Objetivos
Estrategia:
Modernización de la función de Suministro de Pemex Gas,
incorporando las mejores practicas de negocio que permitan
a la empresa un proceso flexible, ágil y eficiente a fin de
satisfacer sus necesidades de bienes y servicios
asegurando bajos costos de operación y cumpliendo con el
marco normativo vigente.
Objetivos:
Optimizar el proceso integral de suministros a través demedios electrónicos.
Ofrecer visibilidad en todos los niveles de procura.
Red ucir el tiempo del ciclo de com pras.
Contribuir al programa de Up-Time.
Favorecer la transparencia del proceso de suministro de la
empresa.
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Catálogo electrónico
Proveedores Pemex-Gas, red interna
óInformacinde R/3
e-MergeónInformaci
del proveedor
BugsEyeónActualizaci
Búsqueda flexible de productos: Búsqueda rápida Índ ice de prod uctos
Tabla de contenidos
Búsqueda avanzada
Cualquier atributo del material 30
Enterprise Buyer Professional (EBP)
SAP Enterprise Buyer Prof.R/3
M RP/PM/PS
Componentecentralde lasolución SRM
Órdenes desu rti miento
Prepedidos
Autoservicios de compras parael usuario final
Generaciónautomáticadeórdenes de surtimiento
Verificación presupuestal
Integración con los procesos depago
EBP
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Bidding Engine (BE)
Implementa el proceso de compra cuando no se tienefuente de aprovisionamiento predeterminada:
Invitación a cuando menos tres personas Licitación pública
Proveedores
SuS
R/3EBP
MRP/PM/PS
Bidd ingEng ine
Solicitudesde pedido
Licitante
InterfaceDemanda
óCreacinRFI
óCreacinRFQ
Cuadroscomparativos
ó R e c e p c i nde ofertas
ó S e l e c c i ndel ganador
32
– Remisión de factura
– Pago
Permite el acceso a
proyeedores sin
i m p o r t a r s u
i nfraestructu ra
tecnológica
– Notificación de
entrega
Supplier Self-Service (SuS)
R/3
EBP
SuS
Proyeedor 2
Proyeedor n
Proyeedor 1
56
Sourcing Cockpit
Todas las cestas de comprallegan al Sourcing Cockpit
iUsuarios
PGPB
Todos los requerimientos secolectan por grupo de material
Cesta decomprasSRM
Catálogo Elcomprador profesional(nuevo rol) lleva a cabo laconsolidación derequerimientosR/3
PM -PS Sourcing Cockpit Posibilita la agregación de
demanda y por tanto definir eltipo de procedimiento decompra
Permite realizar la evaluaciónde proveedores
Adjudicacionesdirectas por
monto ámximo
Mejora la selección deproveedores en el proceso de i3con base en la evaluación de sucomportamiento y la percepcióndel usuarioóInvitacin a
cuando menos3 personas
Licitacionespúblicas
57
cFolders
Vista general de funciones
Acceso a documentos vía“Estatus y Tipos”
Mantiene un histórico delas versiones de los
Seguridad en losdocumentos a través deperfiles de autorización
que permite ver todos losdocumentos decolaboración entre losdiferentes actores en elp roceso
diferentes documentos
58
cFoldersR/3 workflowR/3 workflow
Usuarios CompradoresEsp.
Técnicas
Expedien teelectrónicode compras
Crea unBases
PropuestaTécnicaesquema de
colaboración
para integrartodos los Unidad de
Licitaciones
Inspección FALLOPropuestaEconómica
documentosdel pro ceso decom pras
Integración conel pro ceso>Al crear unaSolPed
Planeación,Grupo deTrabajo
InspecciónAdministradores
R/3
>Al crear unainvitación
EBP COMPRANET
cFolders
59
SRM
Exchange Infraestructure (XI)
ónColaboraci
http(s) WebBrowser
SAP Enterprise Portal
EnterpriseBuyer
Supplier
BW SelfCatalog DinamicBidding
C-ROOM
Service
SAP R/3
PEPPRPGPBPPQ
Exchange Infrastructure (XI)
Pieza central de la estrategia de SAP que facilita la óncolaboraci Posibilita la óIntegracin con diferentes sistemas SAP y no SAP
Extiende la ón integracicon otras entidades dentro y fuera de laempresa (EIA)
Permite la ón automatizacide los procesos de -compraventa
37
60
Analytics (BW)
Análisis y explotaciónde la información Análisis del gasto
global
Identificación de
ahorros potenciales Evaluación de
proveedores
Evaluación deldesempeño delproceso
Identificación deindicadores demercado
Agregación deinformación dediferentes sistemas
61
Reportes en BWAcceso a reportes de BW vía:
Vendor list
Sourcing CockpitBidding engine
Evaluación de proveedores
Información de proveedoresPerfil de proveedores
Todos los reportes para la comparación de lasofertas se accesan a través de Bidding Engine
Cuestionarios
FORTALECIMIENTO DE LACOLABORACIÓN CON EL PROVEEDOR
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óReduccin de aspectos administrativos para laóComunicacin con proveedores
Diseño de productos nuevos Manejo colaborativo del
proyecto
ón Colaboración Colaboración Colaboracienen el ño d i s e e n la orden aprovisionamiento
óExtensin del control del proceso hacia los proveedores...
Reducción de trámites en Ventanilla Eliminación de uso telefónico y de fax en los
procesos de contratación
Información de cuentas Notificacióndelprocesode
licitación
Manejo de la orden Proceso de facturación
Resolución de disputas
Notificaciónanticipadadeembarq ue
ESC. 1 AL ADJUDICAR UN INVITACIÓN POR ESCRITO INTEGRACIÓN DE FORMALIZACIÓN DE EN EL USO DE LA AL SUSCRIBIR EL
CONTRATO ABIERTO
ESC. 2 IDENTIFICACIÓNDE ÁREAS USUARIAS DEBIENES ESTRATÉGICOS
REALIZACIÓN DEREUNIONES DE TRABAJOPARA MOSTRAR LAFUNCIONALIDAD SRM
PLANTILLAS
ESC. 1 POR PARTIDAS DECONTRATO ABIERTO
ESC. 2 OFERTA DE BIENES
CONVENIO PARA LATRANSMISIÓN DEINFORMACIÓN POR MEDIOSELECTRÓNICOS
FUNCIONALIDAD SUPPLIERSELF SERVICE “SUS”
CONVENIO Y ACORDAREL CONTENIDO ENC A T Á L O G OELECTRÓNICO
ESTRATÉGICOS POR MARCA
DERTERMINADA
BENEFICIOS DE LA ÓHABILITACIN DE PROVEEDORES
Se optimizará la administración de catálogos por el proveedor.
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
INVITACIÓN A
PROVEEDORES
Habilitación de proveedores estratégicos
Proceso de óhabilitacin de proveedores
ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN
PARA INTEGRARCATÁLOGOELECTRÓNICO
CONVENIO DEPARTICIPACIÓN EN
______________EL MERCADO
ELECTRÓNICO
CAPACITACIÓN A
PROVEEDORESACTIVACIÓN
El proveedor dispondrá de una herramienta que le permitirá recibir y enviar en forma electrónica documentación relacionadacon el proceso de contratación de sus bienes.
El proveedor podrá administrar los contratos que PGPB le adjudique, llevando un control preciso del estatus de los mismos.
Al aprobarse la firma electrónica, el proveedor no requerirá presentarse en ventanilla a formalizar contrato alguno.
Se propiciará reducción de gastos al eliminar el desplazamiento del proveedor a las áreas contratantes de PGPB para trámitesadministrativos, lo que a mediano plazo repercutirá en mejores precios.
ESCENARIO UNO
Las necesidades de compra son directamente generadas por el usuario
Se elimina la autorización por marco de facultades, considerando que ya existe un contrato previamente formalizado
El usuario envía electrónicamente la orden de surtimiento al proveedor, sin intervención de las áreas contratantes.
El usuario tendrá certidumbre respecto a la fecha de entrega de los bienes y garantía de abastecimiento.ESCENARIO DOS
Se fortalecerán las relaciones con los proveedores bajo un esquema colaborativo.