03 planeación de personas

Gestión de Personas

PLANIFICACION DE PERSONAS


¿Qué es la Planificación de Personas?

La Planificación de Personas (PP) es el proceso que consiste en revisar sistemáticamente las necesidades de personas

en una empresa para asegurarse de que tiene el

número requerido de personas, con las

competencias requeridas, y que esté disponible cuando

se necesite.


Objetivos de la PP

1. Estimar cuántos colaboradores necesitará la

empresa a futuro, o sea demanda de trabajo.

2. Preveer la disponibilidad de profesionales y otras personas con las capacidades y competencias requeridas para satisfacer la demanda de colaboradores. (oferta de trabajo)


Objetivos de la PGP

3. Identificar las oportunidades y

amenazas que surjan en el futuro, proporcionan la base para que una empresa tome mejores decisiones.

4. Ajustar las competencias de los colaboradores a las necesidades de la empresa subrayando el futuro en vez del presente.


Funciones de la PGP

1. Planificar el reclutamiento, la selección y la capacitación.

2. Suministrar el personal adecuado en el momento justo.

3. Construir los planes de personas sobre supuestos acerca del futuro.


¿Qué es la Planificación de Personas

La planeación de personas es una función del proceso de gestión que no todas las organizaciones realizan en la práctica.

Ésta no puede ser ejecutada de manera aislada por la unidad o departamento de Gestión de Personas.



La planeación de personas implica hacer proyecciones a futuro respecto:

a. De la dotación de personas.

b. Prever las acciones necesarias para contar siempre con las personas requeridas.



La proyección se realiza en función de los planes estratégicos de la organización y de los planes que de allí derivan para las distintas unidades organizacionales.



Para que la planificación de personas se pueda realizar es necesario:



1. Que la empresa disponga de planes y objetivos claramente definidos, derivados de un proceso de planificación estratégica.



2. Que la función de GP este realmente

integrada en el conjunto de la empresa:

2.1 Que la GP no sea considerada una actividad subalterna.

2.2 Que disponga de información de calidad para poder colaborar de manera significativa en la elaboración de las estimaciones, dado un determinado horizonte temporal.



Objetivos y Estrategias Corporativos

Objetivos y Estrategias de GP

1. Evaluar las Personas Actuales

2. Prever las Necesidades de Personas

Comparación

3.Desarrollar Planes de Personas

Corregir y EvitarExceso de Personal

Corregir y Evitar Falta de Personal



ESCASEZ DE TRABAJADORES

Entrenamiento o capacitación Planeación de sucesiones internas Promociones dentro de la organización Reclutamiento externo o mixto Subcontratación de trabajadores independientes Utilización de personal de tiempo parcial Utilización de horas extras


¿Qué es la Planificación de la Gestión de

Personas?Decisiones a tomar con respecto a la

Escasez de Personas

Dependerá de los Costos y el Tiempo.

Cuando hay escasez moderada de personas y transitoria, el pago de horas extraordinarias puede ser menos caro que la contratación de nuevo personal.



EXCESO DE TRABAJADORES

Reducción de salarios Reducción de horario de trabajo Trabajo compartido Jubilación anticipada Desvinculación por iniciativa del colaborador Contratación restringida Desvinculación por iniciativa de la empresa



Decisiones a tomar con respecto al Exceso de Personas

Dependerá de los Costos y el Tiempo.

En el caso, que el exceso de personas sea moderado, quizás, a la empresa le resulte mejor reducir el número de horas de trabajo en lugar de despedir a sus colaboradores competentes.



La base de la planificación de personas son la demanda de trabajo y la oferta de trabajo

Demanda de producción

Nivel de productividad

Mcdo interno de trabajo

Mcdo externo detrabajo

DEMANDA DE TRABAJO OFERTA DE TRABAJO


Las Etapas del Proceso de PP

I. La primera etapa:

Proyecta la calidad como en cantidad personas.

En esta etapa priman básicamente los intereses organizacionales.



II. La segunda etapa tiene que ver con la planificación de carrera.

Esto implica diseñar una posible carrera de las personas al interior de la organización, que le permita a cada uno ponerse objetivos personales que sean compatibles con las exigencias de la empresa.



En esta II etapa se trata de compatibilizar los objetivos individuales con los de la organización.


Proceso de Planeación de Personas

1) Estudiar el plan estratégico de la organización

Se debe recoger las proyecciones realizadas en el proceso de planificación estratégica, con énfasis a mediano y largo plazo.



2) Inferir la dotación de personal necesaria a futuro

Significa definir número y calidad de los cargos. Ello determinará la cantidad de personas requeridas y su calidad.



2) Inferir la dotación de personal necesaria a futuro

Hay técnicas de naturaleza cuantitativa y cualitativa.

La elección de una u otra dependerá de factores tales como: características de la empresa, su estructura o el horizonte temporal elegido.


Proceso de planeación de personas

3) Diseñar líneas de carrera por categorías de cargos.

Esto significa que, se indicará a las personas las posibles direcciones y oportunidades profesionales disponibles en la organización.




El diseño de las trayectorias profesionales supone que se deberá definir:

a. Las competencias y características de los cargos.

b. Determinar el lugar que ocupará cada uno de ellos dentro de la jerarquía organizacional.


Proceso de planeación de personas


c. Determinar el perfil del puesto por competencias para cada uno de ellos.

d. Programar actividades de entrenamiento necesaria para que se realice el cambio.

Y todo ello minimizando el costo y el tiempo de adaptación de la persona.



4) Análisis interno de competencias disponibles.

Una vez definidas el número de personas necesarias para un escenario futuro.

Es importante censar las personas existentes en su interior para planificar posibles movimientos de rotación de personal a futuro, teniendo presente las competencias de las personas.




La identificación de las competencias pueden ser tomados de la entrevista de evaluación de desempeño anual, si es que ésta está institucionalizada.

El inventario de competencias constituye un instrumento útil , pues describe el nivel de conocimientos y habilidades disponibles en la organización.




Siempre resultará ventajoso para la organización, recurrir a personal ya existente para satisfacer las necesidades de personal:

a. Resulta menos costoso económicamente.

b. Se puede contar con personal en el cual la organización ya ha invertido en su entrenamiento.




Especial importancia juegan los ascensos del personal, porque estos constituyen una de las modalidades que más contribuye a lograr la satisfacción laboral de las personas y a un clima laboral positivo.



5) Análisis del mercado de trabajo

El departamento de GP debe realizar con frecuencia estudio del mercado externo de trabajo, para determinar fuentes de reclutamiento para después realizar la selección de personal.



5) Análisis del mercado de trabajo Con el objeto de conocer aspectos tales como:

El grado de envejecimiento de la población activa.

Corrientes migratorias.

Nivel de desempleo



5) Análisis del mercado de trabajo Incorporación de la mujer al trabajo.

Nivel de formación

Son aspectos de obligada consideración para la planificación de personas.


Planificación de Personas

SI LA EMPRESA NO CUENTA CON EL NUMERO ADECUADO DE PERSONAS QUE REUNAN LAS COMPETENCIAS NECESARIAS NO PODRA LOGRAR SUS OBJETIVOS ESTRATEGICOS.



Los gerentes o jefes de una empresa no necesariamente planifican una expansión de la organización;

También, deben considerar una reducción en la escala de actividades o incluso una terminación total.



Lo ideal sería que todas las organizaciones identificarán sus planes de personas de corto, mediano y largo plazo.


Factores que intervienen en la planeación de

personas

Es muy común que los especialistas de GP y jefes de línea hagan cálculos matemáticos sencillos relacionados con la fuerza laboral de la organización.



personas

Si la jornada semanal de trabajo equivale a 40 horas semanales y si el número de personas de una organización es de 1.000, se supone que 40 mil es el número de horas/personas trabajadas en la semana.



personasPero las personas no siempre

trabajan exactamente lo que se espera de ellas, porque:

1. Se atrasan 2. Faltan al trabajo 3. Se enferman 4. Toman vacaciones


Factores que Intervienen en la planeación de

personas

Por consiguiente, es necesario tener en cuenta para elaborar la planificación de personas:

1. Ausentismo 2. Desvinculación de personas 3. Cambios en las competencias de la fuerza laboral.



personas Ausentismo

Las ausencias de las personas provocan ciertas distorsiones del volumen y la disponibilidad de la fuerza laboral.

Las ausencias son faltas o retrasos en llegar al lugar físico del trabajo.

El ausentismo se ve afectado por: la capacidad profesional de la persona y la motivación de la persona en el trabajo.



personas Ausentismo

La cantidad y duración de las ausencias están muy relacionadas con la satisfacción en el trabajo.

Administrar el problema de la ausencia trae beneficios, cada reducción del índice de ausentismo puede presentar ahorros significativos.



personas

Desvinculación

La desvinculación de personas es el resultado de la salida de algunas personas y la entrada de otras para sustituirlos en el trabajo.



personas Desvinculación

Existen dos tipos de desvinculación una por iniciativa de la persona y otra por iniciativa de la organización.




La desvinculación por iniciativa de la persona depende de dos percepciones:

(1) Del nivel de insatisfacción de la persona con el trabajo.

(2) De alternativas atractivas que ve fuera de la organización.



personas

Desvinculación

La desvinculación por iniciativa de la organización, ocurre cuando la organización decide despedir personas, sea para sustituirlos por otros más adecuados a sus necesidades o para reducir su fuerza laboral.




Cuando el despido es INDISPENSABLE, las organizaciones utilizan criterios discutidos y negociados con las personas y sindicatos, para evitar problemas de reducción de la moral y lealtad.



personas Cambios en las competencias de

la fuerza laboral

Los factores que modifican radicalmente las competencias de la fuerza laboral son:

a. Los cambios mundiales. b. El impacto del desarrollo tecnológico. c. Las nuevas formas de organización d. Los nuevos productos y servicios. e. Los nuevos procesos de trabajo.



personas Cambios en las competencias de

la fuerza laboral

Debido a los cambios, muchos segmentos de la fuerza laboral presentan deficiencias en las competencias necesarias para desempeñar las actividades requeridas en el nuevo siglo.



personas Cambios en las competencia de la

fuerza laboral

La falta de competencias provocan pérdidas considerables para la organización por:

a. Trabajos de calidad inferior b. Baja productividad c. Aumento de accidentes de trabajo d. Quejas constantes de los clientes.



personas Cambios en los competencias de

la fuerza laboral

Para remediar este problema y comenzar a corregir las faltas de competencias, son necesarios enormes recursos de las organizaciones y del estado, en formación de las personas.



EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PERSONASDEBE SER CONTINUO, YA QUE LAS CONDICIONESEN LOS AMBIENTES EXTERNO E INTERNO CAMBIAN CON RAPIDEZ.


¿Cuál es la decisión fundamental en la planificación de

personas?

Una decisión fundamental de la

planificación de personas será si los cargos proyectados se ocuparán con personas del interior de la empresa o del exterior de la empresa.


Aspectos a considerar antes de determinar las necesidades de

personal

Antes de determinar las necesidades de personas, se debe tomar en cuenta:

1.La demanda esperada para un producto o

servicios.

2. La desvinculación, ausentismo de personal proyectada.


Aspectos a considerar antes de determinar las necesidades de

personal

Antes de determinar las necesidades de personal, se debe tomar en cuenta:

3.La calidad y competencias de sus

colaboradores.

4.Las decisiones para mejorar la calidad o entrar nuevos mercados.

5.Los recursos financieros disponibles.


Definición de pronóstico de necesidades y disponibilidad de

trabajadores

Pronóstico de Necesidades de Personal

Es un cálculo del número y tipo de personas que la organización necesitará en el futuro para lograr sus objetivos establecidos.


Definición de pronóstico de necesidades y disponibilidad de

trabajadores

Pronóstico de Disponibilidad de Personal

Es la determinación si una empresa tendrá la capacidad de proporcionar a las personas las competencias necesarias y de que fuentes provendrán.


Técnicas para Pronosticar la Demanda

o Necesidades de Personas

La determinación de las necesidades de personas de la organización se puede hacer

aplicando varios métodos, unos simples y otros complejos, pero su estimación no es ciento por ciento

precisa ya que los valores obtenidos son aproximados.


Técnicas para pronosticar la Demanda

de Personal Técnicas y Herramientas de Predicción

de Personal

Basadas en la Experiencia. (Juicios de las Personas con

Experiencia en P de Pers)

Decisiones Informales: Basadaen decisiones de conocedores.

Investigación Formal a Cargo de Expertos: investigación que realizan los gerentes, quienes son los expertos.

Técnica Delfo: Tomar diferentes opiniones entre expertos y llegar a un consenso.

Basadas en Tendencias. (más sistemática)

Necesidades Futuras: Estudia cambios en la actividad y su influencia en el nivel y número de colaboradores.

Estudio de Trabajo: Asociado al factor tiempo.

Métodos Estadísticos: Basados en datos históricos, encuestas, etc. Métodos más usados: Análisis de series temporales y ratios de personal

Basadas en Otros Factores.

Análisis de Presupuesto y Planeación: Se realiza a través de lar autorización financiera (contratación o reducción de personal).

Nuevas Operaciones: Para calcular la necesidad de personal, respecto de otras empresas del mismo rubro.

Modelos Computacionales: Ligadas a fórmulas matemáticas y a análisis estadísticos, con el fin de calcular la demanda de personal: simulación.


Importancia de la PP

Cuando las organizaciones se enfrentan a la necesidad de realizar fusiones, ubicar nuevas plantas, recortar personal o clausurar instalaciones de operación, se presenta una situación crítica que no podrían enfrentar adecuadamente si no hubiesen desarrollado una oportuna PP.

En esto radica su importancia.


Causas de la Demanda de Personal

La demanda de personal se ve influida por muchos factores, y estos son:

1. Procesos de cambios en el entorno (Causas Externas)

2. Procesos de cambios en la organización (Causas Internas)

3. Procesos de cambios en la fuerza de trabajo.


Causas Externas que afectan la Demanda de

PersonalCausas Externas: Definidas

esencialmente por cambios en el mercado laboral

Económicas, Sociales, Políticas

y Legales.

Pueden ser las más fáciles de predecir, pero sus influencias son poco claras.

Avances y Cambios Tecnológicos.

Son de difícil predicción, su

introducción incide en la creación y/o

eliminación de puestos.

Competencia

La competencia en un mismo mercado, produce

un alza en el crecimiento del

personal


Causas Internas que afectan la Demanda Futura

de Personal Causas Internas: Ligadas a la toma de

decisiones. Los objetivos a largo plazo de la empresa como crecimiento de producción, de

mercado y servicios, inciden en el número y en las condiciones del personal.

Planes Estratégicos.

Las organizaciones responde a los cambios que percibe de su

entorno, tomando decisiones que alteran su plan

estratégico.

Pronóstico de Venta y

Producción.

Las estimaciones de ventas pueden

constituir indicadores rápidos

de los cambios a corto plazo en la

demanda de personal.

Nuevos Proyectos.

Influyen directamente en la demanda de personal, el factor

tiempo es fundamental en este

factor, ya que los cambios a realizarse pueden ser en corto

o largo plazo

Variaciones Productividad.

La demanda de personal depende de

la estimación de productos o

servicios, en ella inciden variaciones en la productividad.

Cambio en la Estructura de la

Empresa.

El cambio o reestructuración de

una empresa puede llevar a cambio en la demanda de

personal , por cambio en el

diseño de puestos.


Causas que afectan la Demanda Futura del Personal – Fuerza de Trabajo

Fuerza de Trabajo: La demanda de personal puede ser afectada por cambios

en el mismo personal.

Desvinculación

Conocido también como desgaste de la fuerza de trabajo, mide la cantidad de retirados en un período determinado.

Los parámetros de estudio no son fijos, si no que dependen de las circunstancias,

en especial del tipo de persona empleada.

Para poder hacer una estimación hay que hacer un seguimiento a la tendencia que

se presenta en empresa. Renuncias y despidos.

Licencias y Muertes.

Para estudiar esto, debe basarse en la experiencia anterior de la organización,

teniendo en cuenta, la aparición de factores que puedan incidir en el cambio

del plan pasado.Se puede señalar que estos factores en

un número considerable afectan el presupuesto de la planificación.


Elementos Básicos para Calcular las Causas de la

Demanda En esta figura se muestra cómo los pronósticos traducen las causas de la demanda a cálculos específicos, a corto y largo plazo.

CA

US

AS

DE

LA

DE

MA

ND

A Externas

De la Organización

De la Fuerza de Trabajo

TÉ

CN

ICA

S D

E P

RE

DIC

CIÓ

N

Por Asesoría de Expertos

Por análisis de

Tendencias

Otras

A Corto Plazo

Demanda de Personal

A Largo Plazo


Esquema de Planificación de la Gestión de Personas con todas sus variables.

Planificación de Personal: Prevenir y Anticipar

Movimiento de Personas.

Objetivos:• Optimización de

Personal.• Maximizar utilidad de

la empresa, etc.

Importancia: Una buena planificación ayuda al buen desempeño del personal, por ende, de la empresa.

Causas que Afectan la Demanda de Personal

Causas Internas Causas ExternasFuerza de Trabajo

Estos se pueden solucionar con pronósticos basados en:

Experiencias Tendencias Otros Factores

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