1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION.
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15 MARCO TEÓRICO 1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION. El presente estudio requirió de diversas consultas a investigaciones similares ya realizadas, que a través de sus resultados han colaborado de manera positiva con el desarrollo de esta investigación dado los datos que las mismas aportaron. A continuación se mencionan los estudios anteriores utilizados. INCIARTE (1991) realizó una investigación en la Universidad Rafael Urdaneta titulada: DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTROL PARA HACIENDAS AGROPECUARIAS, CASO: AGROPECUARIA LAS DELICIAS , cuyo objetivo principal fue diseñar un Sistema que permitiera llevar a cabo eficazmente la etapa administrativa del control en empresas dedicadas a la explotación animal y vegetal. La población estuvo conformada por dos (2) personas, lo que no requirió la utilización de muestra ni muestreo. Los instrumentos utilizados en la recolección de datos fueron la entrevista y la observación directa. Los resultados de esta investigación concluyeron alegando que con la utilización de un Sistema, propuesto conjuntamente con una serie de programas computarizados, el productor venezolano logrará optimizar todos los procesos que se llevan a cabo en relación al manejo y control de las mencionadas empresas.
Transcript of 1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION.
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MARCO TEÓRICO
1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION.
El presente estudio requirió de diversas consultas a investigaciones
similares ya realizadas, que a través de sus resultados han colaborado de
manera positiva con el desarrollo de esta investigación dado los datos que
las mismas aportaron. A continuación se mencionan los estudios anteriores
utilizados.
INCIARTE (1991) realizó una investigación en la Universidad Rafael
Urdaneta titulada: DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE
CONTROL PARA HACIENDAS AGROPECUARIAS, CASO:
AGROPECUARIA LAS DELICIAS, cuyo objetivo principal fue diseñar un
Sistema que permitiera llevar a cabo eficazmente la etapa administrativa del
control en empresas dedicadas a la explotación animal y vegetal.
La población estuvo conformada por dos (2) personas, lo que no
requirió la utilización de muestra ni muestreo. Los instrumentos utilizados en
la recolección de datos fueron la entrevista y la observación directa. Los
resultados de esta investigación concluyeron alegando que con la utilización
de un Sistema, propuesto conjuntamente con una serie de programas
computarizados, el productor venezolano logrará optimizar todos los
procesos que se llevan a cabo en relación al manejo y control de las
mencionadas empresas.
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Así mismo, ROSALES (1994) llevó a cabo una investigación en la
Universidad Nacional Abierta titulada: DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN
SISTEMA AUTOMATIZADO DE FORMULARIOS PARA EL CONTROL
CONTABLE EN EL ÁREA DE FINANZAS DE LA EMPRESA I.P.I.C.A.
(TOMADA COMO MODELO DE DISEÑO).
El propósito principal de este trabajo investigativo fue Diseñar e
Implantar un Sistema Automatizado de Formularios para el Control Contable
en el Área de Finanzas de la empresa I.P.I.C.A., esta investigación contó con
una población formada por nueve (9) empresas dedicada a labores de
adiestramiento, selección e investigación; ubicadas en la ciudad de
Maracaibo.
La muestra objeto de estudio fue la empresa I.P.I.C.A., sigla que
sirven para proteger la identidad real de la organización. El instrumento
utilizado en la recolección de datos fue el cuestionario, compuesto por
preguntas abiertas y cerradas.
En función de verificar la confiabilidad del instrumento utilizado en la
investigación se realizó una prueba piloto a partir de la cual se configuraron
los reactivos que formarían parte del mismo. La investigación dio como
resultados el alcance en su totalidad del objetivo general, creando un
excelente Sistema Automatizado de Formularios para lograr así mantener al
día todas las operaciones donde los mismos se ven involucrados, afirmando
su funcionalidad, basados en los resultados arrojados luego de dos meses
de aplicación.
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De igual forma ROMERO (1994) realizó en la Universidad del Zulia un
estudio llamado: SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO PARA EL
CONTROL Y MANEJO DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIONES DEL
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE ENELVEN C.A. cuyo objeto
general fue el crear un Sistema Integrado Administrativo para el Control y
manejo de los Procesos de contrataciones del Departamento de Producción
de ENELVEN c.a.
La investigación contó con una población de veinte y tres (23)
personas integrantes de la Unidad Administrativa del Departamento de
Producción de ENELVEN c.a.
Por el número de personas de la población no se utilizó una muestra
ya que se trabajo con todo el personal de la Unidad. Los instrumentos
utilizados para la recolección de datos fueron la entrevista, la observación
directa y la revisión paso a paso de documentos.
Esta investigación dio como resultado el poder tener acceso a la
información cuando esta sea requerida, el poder reducir el tiempo empleado
en el desarrollo de las actividades realizadas en la Unidad y también trajo
como consecuencias favorables diversas mejoras en el control y manejo de
los procesos llevados a cabo.
También PRISCIANDARO (1994) realizó en la Universidad Rafael
Urdaneta un estudio titulado: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
PRESUPUESTARIO PARA LA EMPRESA POLÍMEROS DEL LAGO C.A.
cuyo propósito fundamental fue determinar la importancia del Diseño de un
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Control Presupuestario en una Gerencia Administrativa y Contable, así como
la complementación para la evaluación y control de la gestión administrativa
a fin de optimizar en el proceso la toma de decisiones en la Contraloría de la
empresa.
La población de esta investigación fue conformada por la gerencia
media y alta de la empresa Polímeros del Lago c.a., se utilizó para la
recolecta de información el cuestionario aplicado a la población. Los
resultados obtenidos fueron favorables logrando reducir y justificar la
presencia de cada insumo o gasto dentro del presupuesto, minimizando
egresos.
Al mismo tiempo PEREZ (1997) efectuó una investigación en la
Universidad Rafael Belloso Chacín que lleva como título: DISEÑO DE UN
SISTEMA DE CONTROL PARA LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO
DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA, CASO: MAKRO COMERCIALIZADORA
MARACAIBO S.A. la cual contó con el objetivo principal de Diseñar un
Sistema de Control para los Procesos del Departamento de Recepción de
Mercancía de la empresa Makro, así como establecer los procesos actuales
de este Departamento.
También se diseñaron las normas para el mismo, diseñando su flujo
mediante la técnica de diagramación. La investigación contó con una
población de veinte y nueve (29) personas mismas que conforman la
totalidad de trabajadores que laboran en el departamento de recepción de
mercancías. El instrumento utilizado en la recolección de datos fue el
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cuestionario el cual se conformo por diez y siete (17) preguntas abiertas. Con
los resultados obtenidos en esta investigación se pudo detectar que los
procesos que se llevaban a cabo en la fecha de la investigación eran los
más adecuados considerando la necesidad de proponer controles
específicos para cada paso del proceso de recepción de mercancía para
poder de esa forma optimizar su Sistema de Control.
Del mismo modo CHAKER Y LABARCA (1999) realizaron un estudio
que lleva como título: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL PARA EL
PROCESO DE COBRANZA DE LA UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO
ALTAMIRA, cuyo objeto principal fue Diseñar un Sistema de Control de
Cobranza aplicado a la Unidad Educativa Colegio Altamira con el propósito
de brindar a la misma un proceso de cobranza más eficiente que agilice sus
operaciones.
Esta investigación contó con una población dividida en tres (3)
grupos, el primero lo conforman cinco (5) personas del personal Directivo –
Administrativo, el segundo compuesto por cuatro (4) instituciones con
características similares a la institución estudiada y el tercero formado por
una muestra de ciento doce (112) familias involucradas en el Proceso de
Cobranza.
Los instrumentos utilizados en la recolección de datos fueron la
entrevista estructurada y el cuestionario tipo encuesta. La investigación dio
como resultado el conocimiento del origen de las deficiencias del
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departamento de cobranza proponiendo un modelo de Sistema de Control
directo para erradicar esas fallas.
Los estudios mencionados anteriormente sirven como antecesores a
esta investigación. Dichos estudios presentan características específicas
asociadas a este sondeo.
Se puede afirmar que la semejanza principal de los trabajos anteriores
con esta investigación es que todos los estudios preconcebidos son Diseños
de Sistemas de Control al igual que este proyecto, similitud primordial
localizada en todas las publicaciones preliminares. Pese a tener una variable
estándar en los estudios antes citados, los mismos difieren en ciertos
aspectos tales como el tipo de empresa donde se aplicaron, en donde se
observa que la naturaleza de las mismas no son semejantes.
El área de la Administración donde se aplican los proyectos divergen
de manera radical ya que en las investigaciones anteriores se abarcan áreas
de Administración Agropecuaria, Administración Contable y Logística
Administrativa, es por ello que se expone que ninguno de los Sistemas de
Control de Procesos planteados con antelación persiguen un mismo objetivo
ya que solo están aptos para satisfacer necesidades especificas encontradas
en el área para la cual fueron elaborados.
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2.- BASES TEORICAS.
Para llevar a cabo este estudio fue ineludible el respaldo aportado por
distintos autores, cuyas opiniones y conceptos validan la confiabilidad y
necesidad del presente estudio. En esta de parte de la investigación se
definirán los conceptos mas relevantes entro del desarrollo de la misma
aportado por diversos autores.
2.1.-SISTEMAS.
2.1.1.- Definición:
DISTEFANO, STUBBERUD Y WILLIAMS (1992, p.1) conceptualizan a
los Sistemas como un conjunto, arreglo o colección de cosas unidas o
relacionadas de tal manera que forman una entidad o un todo, en otras
palabras; todo aquel ordenamiento de componentes físicos, unidos o
relacionados de tal manera que forman y/o actúan como una unidad
completa.
De igual forma CHIAVENATO (1998, p. 727) plantea su punto de vista
definiendo a los Sistemas como un grupo de elementos combinados que
forman un todo, organizados; donde estas unidades son interdependientes e
interactuantes y cuyos resultados son superiores a los resultados que
podrían obtener si las unidades funcionaran independientemente.
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También se le denomina sistema a todo organismo con un número
de componentes de interacción mutua, donde componente puede definirse
como una unidad de un sistema que en combinación con otras unidades
funcionan para combinar entradas y producir salidas.
Teniendo en cuenta estos conceptos se puede finalizar concretando a
los Sistemas como todas aquellas actividades que se realizan en un entorno
organizado las cuales interactúan para lograr así la maximización de los
resultados deseados, creando con esto una relación muy estrecha entre
cada uno de estos procedimientos lo cual influirá positivamente en el alcance
de los objetivos planteados dada la armonía existente entre ellos.
2.1.2.- Características generales de los Sistemas.
Las principales características que poseen los sistemas son las
siguientes:
Ø Posee limites que lo diferencian de su entorno.
Ø Están presentes la energía, materia e información, donde su
intercambio se realiza a través de los limites del sistema.
Ø Poseen retroalimentación, mecanismo mediante el cual los sistemas
crecen y se desarrollan tendiendo a mantener la homeostasis.
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Ø Poseen equifinalidad, esta propiedad permite que las metas u
objetivos de todos los sistemas se puedan lograr utilizándose distintos
puntos de partida.
2.1.3.- Tipos de Sistemas.
Los Sistemas, como lo mencionan STONER Y FREEMAN (1994, p.p
.48,49) pueden presentarse en dos formas, en forma abierta y en forma
cerrada. Los Sistemas Abiertos son aquellos Sistemas que interactúan con el
entorno donde se de desarrollan mientras que los Sistemas Cerrados no lo
hacen. Todas las organizaciones interactúan con su ambiente pero no lo
hacen de la misma forma sino de manera versátil.
De igual forma CHIAVENATO (1998, p.729) indica que los Sistemas
pueden darse también, en cuanto a su constitución; de manera Física o
Abstracta. Los Sistemas Físicos, también denominados Sistemas Concretos
son aquellos que están compuestos por equipos, maquinaria y por objetos y
cosas reales y los Sistemas Abstractos que son aquellos que estan
compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
2.1.4.- Limites del Sistema.
STONER Y FREEMAN (1994, p. 49) comentan también que cada
Sistema posee un limite que lo separa de su ambiente. En un Sistema
Cerrado, por ejemplo; el limite es sumamente rígido, severo, mientras que en
un Sistema Abierto el limite es más flexible. Pues bien, los limites del Sistema
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en muchas organizaciones han ido adquiriendo mayor flexibilidad en los
últimos años, notándose una tendencia por los Sistemas Abiertos. Como un
ejemplo sencillo y tangible, compañías petroleras como Shell por citar un
caso, cada día tienen más conciencia de la reacción del público ante un
posible daño ambiental.
CHIAVENATO (1998, p. 731) menciona los siguientes parámetros:
Ø Entrada o insumo.
Ø Procesamiento o transformación.
Ø Salida, resultado o producto.
Ø Retroacción, retroalimentación o retroinformación.
Ø Ambiente.
2.2.- CONTROL.
2.2.1.- Definición:
Se puede apreciar la trascendencia del Control en el concepto
aportado por MELINKOFF ( 1990, p.p. 63, 64) cuando se refiere al mismo
como un proceso muy importante dentro de la función administrativa. Este
proceso se puede aplicar por igual a todos sus actos, a las cosas y
productos, en fin a toda actividad o proceso donde interactúen diversos
procedimientos para lograr un objetivo o beneficio. El Control permite entre
otras cosas la determinar si se cuenta con un personal capaz y si esta siendo
utilizado adecuadamente así como la vigilancia continua de los procesos lo
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que garantizara la excelencia en el resultado de los mismos.
Es bueno mencionar cuatro elementos importantes que participan en
el proceso de Control como lo son: La Supervisión; esta entra en este
proceso con carácter indispensable para el buen desarrollo del mismo, Los
Patrones o Normas; lineamientos fundamentales para un Control eficiente,
La Prevención; factor fundamental para indicar o esperar preparado posibles
fallas, Las Correcciones; cursos de acción pertinentes a tomar en situaciones
que lo ameriten para no desvirtuar así la planificación hecha.
El proceso de Control como lo conceptualiza GOMEZ (1992, p. 5-1) es
la gestión administrativa que permite conocer si se han cumplido y se están
cumpliendo los programas propuestos, los principios establecidos, las
instrucciones y las ordenes impartidas, es decir; es una actividad de
vigilancia para verificar con imparcialidad si los programas y las instrucciones
se cumplen correctamente.
Los Controles nacen con la necesidad que tiene la empresa de actuar
eficazmente. Los planes, proyectos, programas y actividades de la
organización resultan ineficaces, si con ellos se logran alcanzar los objetivos
propuestos en las condiciones esperadas, lo contrario significaría un
consumo inútil de recursos o la mala utilización de los mismos.
Otro concepto de Control es el aportado por STONER Y FREEMAN
(1994, p. 638) donde se define al Control un esfuerzo sistemático para fijar
niveles de desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los
sistemas de retroalimentación de la información, para comparar el
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desempeño real con esos niveles predeterminados y así poder acotar si hay
desviaciones y medir su importancia para así garantizar que todos los
recursos de la empresa se utilicen eficiente y eficazmente, en términos
concretos; es un proceso que sirve para garantizar que las actividades reales
se ajusten a las actividades planeadas. Es bueno señalar como dato
importante que el Control parte del punto donde termina la planeación.
Para KOOTNZ (1998, p. 636), el Control es una etapa donde se aplica
la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han
cumplidos los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.
Queda con esto claro el papel fundamental que cumple el Control
como medida correctiva que actuando eficientemente como garante de la
eficiencia de los procesos donde se aplique correctamente.
2.2.2.- Tipos de Control.
Existen dos tipos de Control como lo menciona MELINKOFF (1990,
p.p. 66, 67) el Control previo a la acción y el Control posterior a la acción
ambos tipos de Controles poseen características positivas y negativas .
El Control Previo es muy positivo en materia financiera,
especialmente en la Administración Pública donde la malversación y el
peculado se encuentran de manera potencial en las operaciones realizadas
en ese campo. Pero en la Administración Privada no es muy recomendable
este tipo de Control ya que crea malestar entre sus empleados desarrollando
una desconfianza en muchos casos injustificada que en vez de aportar ayuda
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desmejora la satisfacción laboral del personal pudiendo influir en fuerte forma
en su rendimiento.
El Control Posterior se basa en una buena organización, este tipo se
asemeja un poco más a la definición matriz del Control, ya que se hace luego
de las operaciones. Este tipo de Control es mas utilizado por su utilidad
global, lo que lo hace estar ligado estrechamente a las áreas más comunes
de una empresa como lo son : Producción, Finanzas, Ventas, Personal,
Relaciones Públicas, Publicidad y Propaganda, Seguridad entre otras.
Este tipo de Control permite la verificación de factores como:
Cantidad, Calidad, Costos, Empleo del Tiempo, Efectividad, Normas, entre
otros.
Otros autores como STONER Y FREEMAN (1994, p.p. 643, 644)
definen otros tipos de Control adicionales a los antes estudiados. Los
Controles Directivos y los Controles SI / NO o de Selección.
Los Controles Directivos también conocidos como Controles de
Avance o Cibernéticos, tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto
a alguna norma o meta y permitir que se realicen correcciones antes de
terminar determinada serie de acciones. Estos controles se basan en la
pericia de los directores para verificar y estudiar lo resultados obtenidos y
compararlos con sus mismas expectativas razón por la cual reposa la
responsabilidad de los resultados en la figura directiva.
Los Controles SI / NO o Controles de Avanzar / No Avanzar
representa un proceso de reconocimiento para aprobar aspectos concretos
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de un procedimiento o para satisfacer condiciones especificas, es decir; es
un método de Control para reconocer cuales procedimientos se deben
seguir o que condiciones se deben satisfacer antes de proseguir con las
operaciones.
Este método se da justo en el momento de tomar una decisión que
tenga carácter importante dentro de la organización, un ejemplo sencillo y
tangible se puede apreciar cuando un banco necesita aprobarle a un cliente
suyo el retiro de una fuerte suma de dinero, previa ejecución de la
transacción se deben dar ordenes por parte del cajero supervisor o la
gerencia del banco para proceder a entregar la suma de dinero, este seria un
ejemplo claro y descifrable del Control SI / NO o de Selección.
2.2.3.- Características del Control.
GOMEZ (1992, p.p. 5-4 – 5-5) señala las características del Control
para que este cumpla con su función, estas características proponen al
Control:
Ø Oportuno: el control debe detectar las fallas en el preciso momento en
que ocurran o incluso preverlas para que tenga sentido su aplicación,
de no ser así su naturaleza perdería la lógica ya que su función no la
llevaría a cabo eficientemente.
Ø Claro, Sencillo y Ágil: los controles aplicados deben ser de fácil
entendimiento para que no se desvirtúe el objetivo por lo engorroso o
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ambiguo que resulten estos controles, es por ello que deben ser de
fácil entendimiento y sencilla aplicación para que todo el personal lo
pueda llevar a cabo con gran celeridad
.
Ø Flexible y Adaptable: debido a la situación cambiante por la cual
atraviesan las empresas por factores tales como económicos,
sociales, entre otros; los controles deben ser maleables de tal manera
que se puedan amoldar a cambios bruscos, consiguiendo de igual
forma las metas para las cuales fueron creados.
Ø Económico y Eficaz: los costos del Control deben quedar justificados
por su eficacia y rentabilidad. Los controles tienen que brindar
beneficios que argumenten su utilización dentro de la organización, ya
que si los costos del los controles superan a la utilidad del proceso o
simplemente no cubren las expectativas de rendimiento en la
empresa, estos controles deberían ser descartados inmediatamente.
Ø Objetivo y Realista: los Controles deben ser claros y explícitos a la
hora de definir que organismo, maquina o elemento debe controlar
descartando en ello sujeciones que alteren por su falta de precisión
los resultados finales esperados del la aplicación de dichos procesos.
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Ø Adecuados y Apropiados: los Controles deben ser específicos y
clasificados para cada área o zona donde se aplican esto permitirá
resultados certeros lo que hará más fácil su ejecución y el análisis de
los resultados.
Ø Continuo: los Controles deben de llevarse de manera continua ya que
si se deja de hacer por un lapso de tiempo y luego se pone en marcha
de nuevo podrían aparecer fallas inesperadas que harían que los
procesos tomaran rumbo equivocado.
2.2.4.- Pasos del Control.
MELINKOFF (1990, p. 64) señala que para que el Control cumpla sus
objetivos fundamentales el proceso debe de estar conformado por pasos
secuenciados de la siguiente manera:
1. Precisar la norma o base de Control.
2. Apreciar y considerar lo que ha realizado.
3. Comparar los resultados con las normas o bases de Control.
4. Calificar esos resultados.
5. Aprobar o improbar los resultados obtenidos.
6. Introducir los correctivos a que hubiere lugar.
La aplicación de estos pasos es casi de carácter indispensable para que
se de el proceso de Control ideal ya que de no ser así el mismo perdería su
condición efectiva.
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2.2.5.- Etapas del Control.
El Control esta conformado por una serie de etapas que desglosan su
significado, STONER Y FREEMAN (1994, p.p. 638, 640) plantean las
siguientes fases:
1. Establecer parámetros y métodos para medir el rendimiento: es
importante que en el proceso de control se fijen parámetros
cuantificables para así poder ejercer un control dominado por los
auditores, resulta más fácil y eficiente tener claramente definido lo que
se quiere controlar esto permitirá que se tengan objetivos claros la
medición se haga de una manera sencilla y exacta.
2. Medir el desempeño: por pertenecer al proceso de Control esta etapa
tiene que ser constante y repetitiva ya que es de la única manera que
se pueden observar las fallas y emplear medidas para corregirlas. En
este caso se habla del desempeño, bien sea del de una maquina o el
de una persona, este tiene que hacerse de forma continua lo que le
va a permitir a los auditores determinar la o las posibles fallas para no
incurrir de nuevo en ellas. Un ejemplo de medición de desempeño
podría ser el aplicado en las cajas registradoras de un supermercado,
se podría medir el rendimiento de los cajeros en operaciones que
posean una variable igual a todas, por mencionar alguna; el pago en
cheque.
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3. Determinar si el tiempo concuerda con el estándar: esta etapa esta
estrechamente ligada a la anterior y se podría decir que en esta se
encuentra la esencia del control ya que en esta fase se comparan lo
planificado con los resultados obtenidos, si los resultados cumplen con
los estándares proyectados se puede decir que el proceso esta bajo
control.
4. Tomar medidas correctivas: de no cumplir los resultados con los
estándares proyectados se tienen que tomar medidas preventivas
que corrijan las fallas arrojadas por el proceso, estas medidas tienen
que ser minuciosamente diseñadas para que cumplan con función de
manera eficiente. Para la puesta en practica de esas medidas
correctivas se debe de tener en cuenta el porque de esas fallas y en
relación a eso implantar nuevas disposiciones.
En la ultima etapa del Control se observa la razón de ser de este, que no
es mas que vigilar y seguir los procesos en la empresa, detectar las fallas en
dichos los procesos y corregirlas de manera que no se incurran de nuevo en
ellas.
2.2.6.- Instrumentos de Control.
Los instrumentos de Control son todas aquellas herramientas con las
cuales se puede verificar un proceso, bien sea que el mismo este en curso o
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los resultados de este, MELINKOFF (1990, p. 68) habla de diferentes tipos
de instrumentos de Control como lo son: los Informes, las actas de
conferencias de cualquier naturaleza y los estudios de tiempo y movimiento.
De los instrumentos antes mencionados los informes resultan ser los
mejores dada su simplicidad y objetividad.
Los informes pueden ser de diversa naturaleza como: estadísticos,
financieros, contables, verbales, escritos, parciales, totales, periódicos,
continuos, entre otros. Para que estos informes puedan fungir como buenos
instrumentos de Control deben cumplir con ciertas características, estos
deben ser sencillos, precisos, claros, sinceros, objetivos, comparativos,
analíticos e interpretativos además de tener conclusiones sobre bases ciertas
y objetivas y también su presentación final debe de ser expresada de manera
que permita observar los resultados con claridad y exactitud.
2.2.7.- El Control y los Informes.
GOMEZ (1992, p.5-20) afirma que para que el proceso de Control cumpla
con su cometido es de suma importancia que la información arrojada por los
controles se haga llegar a los directivos encargados de tomar las decisiones
en la organización. Es allí donde entra el informe como herramienta de
control al presentar de manera resumida y clara las conclusiones de las
valoraciones de control.
Dichos informes resultaran más o menos complejos y/o extensos
dependiendo del tamaño de la organización o lo complejo de los procesos a
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controlar, si la empresa es pequeña o posee operaciones factibles los
controles resultaran cortos y sencillos pero a medida que aumente el tamaño
de la empresa o lo complejo de las actividades dichos controles se tornaran
más liados y extensos.
A la hora de enviar el informe el destinatario deberá ser aquella persona
cuya actividad se desea controlar pues es esta persona la encargada de esa
o esas actividades en las cuales se están presentando las fallas y es esta
persona la que puede influir de forma negativa en que no se puedan alcanzar
las metas planificadas por la organización. Ahora bien, es el supervisor
inmediato el encargado de averiguar cuales son las razones por lo cual esa
persona encargada del proceso que esta fallando permitió que estos errores
ocurrieran.
Agrega GOMEZ que puede estar sucediendo, por ejemplo: que el
encargado del proceso controlado necesite entrenamiento, que se requieran
equipos más eficientes que mejoren el resultado de la actividad controlada o
que simplemente no existan nexos de comunicación entre el supervisor y el
supervisado lo que ameritaría una relación laboral más estrecha.
Bien se ha dicho que los informes deben ser rápidos y exactos pero en su
defecto no se puede sacrificar la veracidad de estos informes por una
entrega más rápida ya que la consecuencia que esto traería podría empeorar
aún más la situación.
Las organizaciones en estos tiempos necesita de informes confiables y
exactos que aporten datos seguros para generar las soluciones pertinentes
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al caso. Un aspecto importante que ofrecen los informes es que como son
realizados frecuentemente crean precedente, lo que le permite al auditor los
datos observar la tendencia que estos traen y según lo esperado ver si la
empresa a mejorado, empeorado o se mantiene inerte la calidad en los
procesos organizacionales.
2.2.8.- Necesidad del Control.
Existen diferentes causas que avalan la existencia del Control dentro de
la empresa, siendo la principal el saber los resultados de una actividad o de
un proceso llevado a cabo dentro de la organización.
Sin embargo STONER Y FREEMAN (1994, p. 640) proponen otras
causas referidas a la custodia que se debe tener con el avance de los
procesos y la corrección de los errores en dichos procesos. El Control
también sirve como un instrumento de ayuda a los administradores ya que
sirven para hacer seguimiento a los cambios ambientales y a las
repercusiones que estos producen o pueden producir en el avance de la
empresa.
2.2.9.- Ciclo de Control.
La estructura del Control, dada su naturaleza; obedecerá siempre a un
mecanismo operativo cíclico el cual conllevara, de ser necesario; a la toma
de una decisión correctiva de ser esta necesaria.
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Esta propiedad cíclica se le otorga a todo tipo de Control ,
independientemente del proceso o actividad que se desee controlar.
El ciclo de control consta de seis fases que son:
1. Definición exacta y precisa de las características o variables que se
desean controlar.
2. Selección de los puntos del proceso donde se establecerán los
Controles.
3. Adopción de un método confiable capaz de evaluar las
características que se evaluaran.
4. Establecimiento de un criterio definido de comparación de los
resultados con las metas propuestas que resultasen mayormente
posibles y adecuadas.
5. Diseño y adopción de una política de decisión uniforme.
6. Asignación de las responsabilidades y del poder de decisión.
2.2.10.- Propósito y naturaleza del Control.
Comenta KOOTNZ (1998, P. 758) que el propósito y la naturaleza del
control queda resumido en cinco principios:
- Principio de propósito de control : La función del control es garantizar el
éxito de los planes mediante la detención de desviaciones respecto a ellos y
la disposición de una base para emprender acciones destinadas a corregir
desviaciones indeseables que pueden ser tanto potenciales como reales.
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- Principio de controles dirigidos al futuro : Este principio asegura que
mientras más se base un sistema de control en la corrección anticipante en
lugar de la simple retroalimentación de la información, mayores
oportunidades tendrán los administradores para percibir, antes de que
ocurran, desviaciones indeseables respecto de los planes, y para emprender
a tiempo acciones destinadas a prevenirlas.
En los dos conceptos anteriores se puede claramente ver al control
como el garante del cumplimiento de los objetivos de la empresa por medio
de la detección de desviaciones y realización de acciones diseñadas para
corregirlas o prevenirlas.
1. Principio de responsabilidad de control : Siguiendo con el
mismo autor (1998, p. 759) , este principio habla sobre la
gran responsabilidad que tiene el administrador como
controlador en la organización, puesto que la delegación de
autoridad, la asignación de tareas y la responsabilidad sobre
el cumplimiento de ciertos objetivos recaen sobre los
administradores, de esto se desprende que el control de
estas labores debe ser ejercido por cada uno de ellos en
particular.
2. Principio de eficiencia de los controles : Este principio reza
que las técnicas y métodos de control son eficientes si sirven
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para detectar y aclara la naturaleza y causa de desviaciones
respecto de los planes con un mínimo de costos u otras
consecuencias inesperadas. Los controles deben estar
expresados fácilmente para que su comprensión por parte
de supervisores y supervisados hagan del control un
proceso entendible y eficiente.
3. Principio de control preventivo : Este afirma que cuanto
mayor sea la calidad de los administradores en un sistema
administrativo, menos necesidad habrá de implementar
controles directos, los conocimientos obtenidos por los
supervisores los ayudaran a detectar problemas o
desviaciones en el proceso con facilidad, ayudando a la
empresa a aplicar medidas oportunas para prevenirlas.
Son estos principios los que defines el propósito y la naturaleza del
control y da a entender lo importante y efectiva que es su aplicación dentro
de la organización para conseguir el éxito de la misma.
2.2.11.- Proceso básico del control.
Seguidamente KOOTNZ (1998, p. 636 – 639), menciona que el control
es un proceso global y universal aplicable tanto a dinero, procedimientos,
calidad del producto, personal laboral o cualquier otra área. Partiendo de
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este principio es bueno resaltar que sea cual sea el área donde se aplique un
proceso de control este consta de tres pasos básicos que son:
1. Establecimiento de normas : Como ya se conoce los planes
son los que le dan referencia al control para que cumpla sus
funciones, pero dado que los planes algunas veces varían y
en ocasiones se le pueden escapar de las manos al
administrador, es necesario que existan ciertas normas
especiales. Por definición, las normas, son sencillamente
criterios de desempeño; son los puntos seleccionados en un
programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán
de tomarse medidas de desempeño para que los
administradores puedan recibir señales de cómo marchan
las cosas a fin de que no tengan que vigilar cada paso de la
ejecución de los planes.
2. Medición de desempeño : Aunque muy poco se practica la
medición de desempeño con base en normas, debe
realizarse idealmente con funcionamiento en la revisión, a fin
de que las desviaciones puedan detectarse antes de que
ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.
Pues bien este modo de control puede resultar
excelentemente aplicándolo en el establecimiento de horas
hombre para la fabricación de un objeto que se produce en
40MARCO TEÓRICO
serie, y puede ser igualmente simple medir el desempeño
con base en esas normas.
Pero si el objeto se hace a la medida, la evaluación del
desempeño puede convertirse en una tarea descomunal
dada la dificultad de establecer normas al respecto, por eso
es importante conocer el proceso donde se va ha
implementar la medición del desempeño como herramienta
del control para así saber o estimar su factibilidad dentro del
mismo.
3. Corrección de desviaciones: Es el punto donde el control
puede concebirse como parte del sistema total de
administración y ponerse en relación con las demás
funciones administrativas. Los administradores pueden
corregir desviaciones rediseñando sus planes, modificando
sus metas o bien puede corregirlas ejerciendo su función de
organización, ya sea resignando o aclarando deberes.
También puede corregir estas fallas integrando a la compañía
personal externo y despidiendo al actual, y lo puede hacer de igual forma
aplicando medidas de dirección eficaces que permitan enrumbar el
proceso.
41MARCO TEÓRICO
Es importante que se haga una evaluación de cada posible medida a
tomar, de las antes expuestas; orientándose a la que tenga mayor fuerza
y ejecutarla. Esto demuestra lo importante de la selección de la solución
para corregir la desviación en el proceso y lo objetivo que se tiene que ser
a la hora de justificar las causas posibles que desvían el proceso.
2.3.-PROCEDIMIENTOS.
2.3.1.- Definición:
En el ambiente administrativo es común escuchar la palabra
¨Procedimiento ¨ como término que se establece para ejecutar actividades
rutinarias y especiales. Al respecto MELINKOFF (1990, p. 28) opina que los
métodos de trabajo deben comprender una serie de pasos sucesivos a
seguir según los procedimientos administrativos establecidos por las
autoridades de la organización con el propósito de obtener un fin trazado
como principal condición y muestra de su eficiencia operativa.
2.32.- Clasificación de los procedimientos.
Estos criterios de clasificación son muy importantes, pues determina en
gran manera el flujo de actividades.
URIBE (1993, p.41) afirma que pueden darse según la continuidad del
proceso o según su naturaleza. Estos a su vez se dividen de la siguiente
manera:
42MARCO TEÓRICO
1. Según la continuidad del proceso:
a. Procedimiento intermitente: en los cuales cada producto se
procesa en forma diferente y por lo tanto el flujo es
interrumpido e intermitente. En este proceso cada producto
o pequeño grupo de productos sigue una ruta diferente,
pues requerirá procedimientos distintos.
b. Procedimiento continuo: Los insumos, procedimientos y
tiempo de producción son relativamente fijos. Sigue una ruta
fija llamada normalmente ¨línea¨; aquí hay una gran
factibilidad para sistematizar , estandarizar y en un paso
posterior automatizar. Sin embargo la ausencia de variedad
impone dificultades para la innovación y los cambios, así
como el aburrimiento y la monotonía.
c. Procedimiento por lotes: Se produce una cantidad
determinada de productos, luego otra cantidad determinada
de otro modelo; cada conjunto es un lote, que atiende el
periodo específico de un cliente o sirve para mantener un
inventario fijo. Cada corrida modifica los procedimientos que
tomaran la forma continua o intermitente; en líneas
generales toda la producción es por lote.
43MARCO TEÓRICO
2. Según su naturaleza:
Se acostumbra a clasificar los procedimientos también de
acuerdo con la naturaleza. Esta clasificación es un poco más
académica, entre esta se encuentran: los procedimientos de
integración, desintegración, modificación y de análisis y síntesis.
En resumen, los procedimientos son lineamientos administrativos de
carácter operativos, diseñados e implementados para el bienestar práctico
del profesional determinados estratégicamente por la planificación para el
desarrollo general de la organización.
2.4.- SISTEMAS DE CONTROL.
2.4.1.- Definición.
DORF (1989, p.2) se refiere a los Sistemas de Control como una
interconexión de componentes que forman una configuración del Sistema
que proporcionará la respuesta esperada del mismo, la base fundamental
para el análisis de un Sistema es el fundamento dado por la teoría de los
Sistemas Lineales la cual supone una relación causa – efecto entre sus
componentes.
Según EVERETT (1991, p. 495) es aquel proceso en el cual se altera
cualquier aspecto del sistema para alcanzar los propósitos del mismo.
También DISTEFANO Y OTROS ( 1992, p. 1) consideran a los
Sistemas de Control como todo aquel ordenamiento de componentes
44MARCO TEÓRICO
físicos unidos o relacionados de tal manera que mandan, dirigen o
regulan al mismo sistema o en su defecto a otro sistema.
Al mismo tiempo GOMEZ (1992, p.5-2) alega que los Sistemas de
Control son todos aquellos procesos que intentan conservar a la
organización orientada hacia las metas planificadas, estos Sistemas
analiza los resultados y los compara con los objetivos trazados para luego
tomar las decisiones correctivas y verificar su grado de efectividad y
eficiencia.
Planteado esto se puede decir que los Sistemas de Control no son
mas que la planificación delimitada, armada y correlacionada de ciertas
actividades las cuales buscan lograr un objetivo o propósito dentro de los
márgenes satisfacción codiciados en la organización.
2.4.2.- Componentes de un Sistema de Control.
KUO (1996, p. 2) propone a los Objetivos de Control, el Sistema de
Control en sí y los resultados; como los componentes básicos del Sistema de
Control. Dada su naturaleza de componentes, todos ellos se encuentran
estrechamente relacionados, trabajando conjuntamente para controlar las
salidas o variables controladas en alguna forma prescrita mediante las
entradas del Sistema de Control.
45MARCO TEÓRICO
2.4.3.- Tipos de Sistemas de Control.
GOMEZ (1992, p. 5-13) clasifica a los Sistemas de Control en dos tipos:
los Sistemas de Control de Circuito Cerrado, que son aquellos Sistemas
donde no interviene en ningún momento la mano del hombre y requieren de
manera obligatoria de una retroalimentación automática, y los Sistemas de
Control de Circuito Abierto son aquellos sistemas en donde el ser humano
entra como complemento básico en el mismo, siendo el encargado de tomar
las decisiones dentro de ese Sistema.
2.4.4.- Ejemplos de Sistemas de Control.
DISTEFANO Y OTROS (1992, p1) proporcionan los siguientes ejemplos:
Ø Un aparato de aire acondicionado funcionando en una habitación. La
entrada en este sistema es la temperatura de referencia, usualmente
especificada mediante un termostato ajustado adecuadamente y la
salida es la temperatura real de la habitación.
Ø Cuando el termostato detecta que la salida es menor que la entrada el
aire acondicionado proporciona frío hasta que la temperatura de la
habitación se hace igual a la de la entrada de referencia, entonces el
condensador se apaga automáticamente, cuando la temperatura
aumenta por encima de la temperatura de referencia el condensador
se enciende de nuevo hasta conseguir la temperatura adecuada.
Ø El señalar un objeto con el dedo. Esto requiere de un Sistema de
Control biológico, el cual consta primordialmente de los ojos, el brazo,
46MARCO TEÓRICO
la mano, el dedo y el cerebro. La entrada es la dirección precisa del
objeto respecto a alguna referencia y la salida es la dirección real
señalada en relación a la misma referencia.
Con estos ejemplos se puede apreciar claramente que son y
como funcionan los Sistemas de Control.
2.2.5.- Sistema de Archivo Kardex.
Es un sistema de el cual sirve para controlar operaciones en diversas
áreas de la administración.
Según EVERTT (1991, p. 548) este sistema funciona de la siguiente
manera:
Ø Existe una tarjeta para todos los procesos existentes, estas tarjetas
estarán en un archivo rotatorio o en un gabinete de archivo.
Ø En cada tarjeta, en la parte superior se encontrará la doctrina de
operación calculada.
Ø Se anotará el contenido de la tarjeta en un diario. Cada vez que se
realice una operación se registrará la entrada y salida con la fecha
correspondiente.
3.- TERMINOS BÁSICOS.
Ø ADMINISTRACIÓN: Es el proceso de planear, organizar, dirigir
y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y
47MARCO TEÓRICO
el empleo de todos los demás recursos organizacionales para
lograr los objetivos establecidos. STONER Y FREEMAN (1994).
Ø ADUANA: Oficina pública donde se registran los géneros que
se importan o exportan, y se cobran los derechos que adeudan.
PAGINAS TRIBUTARIAS (2000).
Ø ALÍCUOTA TRIBUTARIA: Cantidad fija, tanto por ciento o
escala de cantidades que constituyen el gravamen de una
base. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø AMBIGUO: Acto o acción que puede entenderse de varios
modos o admitir diversas interpretaciones. DICCIONARIO
LAROUSSE (1996)
Ø AUDITORIA: Es la revisión, evaluación y comparación de los
procedimientos llevados a cabo dentro de la organización.
PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø BASE IMPONIBLE: Es aquella magnitud susceptible de una
expresión cuantitativa, definida por la ley que mide alguna
dimensión económica del hecho imponible y que debe aplicarse
48MARCO TEÓRICO
a cada caso concreto a los efectos de la liquidación del
impuesto. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø CONCILIACIÓN BANCARIA: Análisis del movimiento de una
cuenta corriente en el banco para determinar el saldo correcto
de dicha cuenta, verificando el estado de cuenta mensual que
envía el banco con nuestros registros. CEDIC (2000)
Ø CONTRIBUYENTE: Son contribuyentes los sujetos pasivos
respecto de los cuales se verifica el hecho imponible de la
obligación tributaria. CÓDIGO ORGANICO TRIBUTARIO (1994)
Ø DERECHOS ADUANEROS: Son aquellos que se liquidan
cuando una mercancía es importada o exportada del territorio
nacional. LONGA (1990)
Ø EFICACIA: Habilidad para determinar objetivos apropiados,
hacer las cosas correctas. STONER Y FREEMAN (1994)
Ø EFICIENCIA: Habilidad para minimizar el uso de recursos en el
logro de los objetivos organizacionales, hacer las cosas
correctamente. STONER Y FREEMAN (1994)
49MARCO TEÓRICO
Ø ENGORROSO: Acto o acción difícil o confusa. DICCIONARIO
LAROUSSE (1996)
Ø EXENCIÓN: Dispensa total o parcial del cumplimiento de la
obligación tributaria otorgada por la ley. PAGINAS
TRIBUTARIAS (2000)
Ø EXONERACIÓN: Dispensa total o parcial del cumplimiento de
la obligación tributaria concedida por el Ejecutivo Nacional en
los casos autorizados por la ley. PAGINAS TRIBUTARIAS
(2000)
Ø EXPORTACION: Enviar géneros o bienes del propio país a
otro. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø FISCAL: Relacionado con todo lo concerniente al erario o
tesoro público y al funcionario encargado de promover los
intereses del mismo. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø FISCALIZACIÓN: Derecho que le confiere el Código Orgánico
Tributario a la Administración Tributaria de verificar la exacta
aplicación de las normas, por parte del sujeto pasivo, dentro del
termino de prescripción. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
50MARCO TEÓRICO
Ø FISCO: Patrimonio estatal, tesoro público. PAGINAS
TRIBUTARIAS (2000)
Ø GRAVAMEN: Carga que pesa sobre los habitantes del país,
que varia de acuerdo con los bienes o actividades afectados
por el impuesto. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø HACIENDA PUBLICA: Conjunto de bienes del Estado en su
consiguiente administración. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø HECHO IMPONIBLE: Es el presupuesto de naturaleza jurídica
o económica, fijado por la ley para configura cada tributo y cuya
realización origina el nacimiento de la obligación tributaria.
PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø HOMEOSTASIS: Son una serie de mecanismos
autorreguladores de los seres vivos, finalmente programados y
automatizados, que actúan sin la intervención consciente del
individuo. GOMEZ (1992)
Ø IMPORTACION: Acción de introducir en un país géneros o
bienes extranjeros. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
51MARCO TEÓRICO
Ø IMPUESTO: Es la obligación pecuniaria que el estado en virtud
de su poder de imperio exige a los ciudadanos, para la
satisfacción de sus necesidades. PAGINAS TRIBUTARIAS
(2000)
Ø IMPUESTOS ADUANEROS: Son aquellos que se exigen
coactivamente como consecuencia de la importación o
exportación de una mercancía a través de las fronteras físicas o
ideales del país, o por la prestación de determinados servicios
por parte de la administración de aduanas. LONGA (1990).
Ø LIADO: Complicado, dificultoso. DICCIONARIO LAROUSSE
(1996).
Ø LIQUIDACIÓN DE GRAVÁMENES: Precisión cuantitativa de
los tributos, expresados en una planilla emitida por la
administración aduanera y originada en un proceso de
determinación, a los fines de que el contribuyente efectúe el
pago correspondiente. SOPORTE DEL CUSTOMS
SOFTWARE (1991).
Ø MALEABLE: Adaptable, flexible, aplicable. DICCIONARIO
LAROUSSE (1996)
52MARCO TEÓRICO
Ø MERCANCÍAS: Son los bienes muebles procesados o no,
nacionales, nacionalizados o extranjeros; llámense bienes,
frutos, víveres, productos comestibles o no, que sean objeto de
las operaciones de exportación, importación y transito
aduanero. FONSECA (1997).
Ø NORMAS: Estándares aceptables que son compartidos por los
miembros de un grupo. ROBBINS (1996).
Ø OPERACIÓN ADUANERA: Es el conjunto de actos jurídicos
que realizan voluntariamente los contribuyentes mediante lo
cual la mercancía queda sometida a potestad aduanera. Las
operaciones aduaneras pueden ser: importaciones,
exportaciones y transito. LONGA (1990)
Ø PECULADO: Hurto de caudales del erario público, hecho por
quien los administra. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø PECUNIARIO: Concerniente al dinero. PAGINAS
TRIBUTARIAS (2000).
53MARCO TEÓRICO
Ø PLANILLA DE DEPÓSITO BANCARIO: Es aquella que
acompaña al efectivo cuando es enviado al banco. CEDIC
(2000).
Ø POLÍTICAS: Guía que establece los parámetros para la toma
de decisiones. ROBBINS (1996).
Ø RECAUDACIÓN: Acción de recaudar y también cantidad
recaudada. Se aplica especialmente al cobro de contribuciones,
impuestos, tasas y multas efectuado por agentes dependientes
del Estado, de las Provincias o de los Municipios. LONGA
(1990)
Ø RETROALIMENTACIÓN: Es la secuencia cerrada de las
relaciones de causa y efecto entre las variables del sistema.
GOMEZ (1992)
Ø SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø SISTEMA C.O.D.A: Sistema de Consulta de Derechos
Aduanales, reside en las aduanas de administración tributaria
para llevar el registro, control y consulta de los pagos por
54MARCO TEÓRICO
concepto de derechos aduanales en los bancos adscritos en el
convenio bancario III. LONGA (1990).
Ø SISTEMA TRIBUTARIO: Es aquel sistema que esta constituido
por el conjunto de tributos vigentes en un país en determinada
época. RUIZ (2000).
Ø SISTEMA TRIBUTARIO HISTÓRICO: Es aquel sistema
tributario donde la armonía se produce sola, por espontaneidad
de la evolución histórica. RUIZ (2000).
Ø SISTEMA TRIBUTARIO RACIONAL: Es aquel sistema
tributario donde el legislador es quien crea deliberadamente la
armonía entre los objetivos que se persiguen y los medios
empleados. RUIZ (2000).
Ø SUJETO ACTIVO: Es sujeto activo de la obligación tributaria el
ente público acreedor del tributo. CÓDIGO ORGÁNICO
TRIBITARIO (1994)
Ø SUJETO PASIVO: Es sujeto pasivo el obligado al
cumplimiento de las prestaciones tributarias, sea en calidad de
55MARCO TEÓRICO
contribuyente o de responsable. CODIGO ORGANICO
TRIBUTARIO (1994)
Ø TRIBUTO: Es una prestación pecuniaria de carácter coactivo
impuesta por el Estado u otro ente público con el objeto de
financiar gastos públicos. PAGINAS TRIBUTARIAS (2000)
Ø TRIBUTO ADUANERO: Gravámenes aduaneros, prestaciones
necesarias exigidas por el Estado, con motivo de la realización
de operaciones aduaneras, o por la prestación de servicios
inherentes a la actividad aduanera. SOPORTE DEL CUSTOMS
SOFTWARE.(1991).
4.- SISTEMA DE VARIABLES.
4.1.- Variable.
Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios.
4.2.- Definición Conceptual.
STONER Y FREEMAN (1994, p. 646) opinan que el Sistema de Control
son todos aquellos procedimientos que corresponden a varios pasos, y son
aplicados a diferentes tipos de actividades de control.
56MARCO TEÓRICO
Por otra parte ROBBINS (1996, p. 685) señala que los procedimientos
son una serie de pasos en secuencia relacionados entre sí, que se pueden
utilizar para responder a un problema estructurado.
La Administración Tributaria, según la Revista Páginas Tributarias;
consiste en la formulación y aplicación de la política fiscal tributaria.
Con los significados de estos conceptos se puede definir a los Sistema de
Control de Procedimientos Administrativos Tributarios como un Sistema
encargado de controlar, supervisar y / o corregir, mediante la correcta
aplicación de sus instrumentos, la vía idónea de todas aquellas operaciones
administrativas que se encuentran enmarcadas en el área fiscal.
4.3.- Definición Operacional.
Un Sistema de Control de Procedimientos se puede conceptualizar
como la interrelación de un conjunto de componentes o funciones orientadas
a evaluar y corregir continuamente los pasos o etapas de los procedimientos
en los cuales se aplican, a fin de tomar decisiones pertinentes enmarcadas
dentro del área donde se pone en marcha.
De forma más objetiva, hablando del Sistema de Control de
Procedimientos en la Unidad de Liquidación de la División de Recaudación
del SENIAT Aduana Principal de Maracaibo se puede definir a este como
todas aquellas actividades secuenciadas a fin de lograr eficiencia general
que permita obtener una maximización en los resultados de las funciones
desarrolladas en las áreas de la referente competencia. El Sistema de
57MARCO TEÓRICO
Control de Procedimientos es el encargado de garantizar eficiencia
administrativa para así llevar a cabo el cumplimiento de las metas Fiscales.
TABLA DE CONSTRUCCIÓN DE LA VARIABLE OBJETIVO GENERAL: Diseñar un Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios en la Unidad de Liquidación de la División de Recaudación del SENIAT - Aduana Principal de Maracaibo.
58
OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLE DIMENSION INDICADORES 1.-Analizar la normativa legal que regula los Procedimientos Administrativos Tributarios en la Unidad de Liquidación de la División de Recaudación del SENIAT - Aduana Principal de Maracaibo.
-Normativa legal que regula los Procedimientos Administrativos Tributarios.
-Liquidación, Pago y Retiro. -Funciones de las Gerencias de Aduanas Principales y sus Divisiones.
2.-Evaluar el Proceso Administrativo Tributario llevado a cabo en la Unidad de Liquidación de la División de Recaudación del SENIAT - Aduana Principal de Maracaibo.
-Procesos Administrativos Tributarios.
-Normas. -Políticas. -Procedimientos.
3.-Identificar las fallas Administrativas Tributarias que se presentan en la Unidad de Liquidación de la División de Recaudación del SENIAT - Aduana Principal de Maracaibo.
-Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios.
-Fallas Administrativas Tributarias.
-Depósitos bancarios pendientes por canje. -Ausencia de conciliaciones bancarias. -Ausencia de soportes en expedientes archivados. -Ausencia de actas de reconocimiento en los expedientes. -Ausencia de información de las Liquidaciones efectuadas. -Disparidad entre las planillas de Liquidación y las actas de reconocimiento.
4.-Rediseñar el Flujograma de los Procedimientos Administrativos Tributarios realizados en la Unidad Liquidación de la División de Recaudación del SENIAT - Aduana Principal de Maracaibo. 5.- Diseñar los instrumentos del Sistema de Control de Procedimientos Administrativos Tributarios en la Unidad de Liquidación de la División de Recaudación del SENIAT – Aduana Principal de Maracaibo..
FUENTE: RANGEL 2001
Cuadro N° 1
