1 Gestión de Documentos Electrónicos Verónica Rodríguez Salmerón.

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Gestión de Documentos Electrónicos

Verónica Rodríguez Salmerón

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Administración de Procesos e Inteligencia de Información

Unidad 2Trabajo en EquipoAdministración de ProcesosAdministración de la InformaciónControl e Inteligencia de la Información

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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónTrabajo en Equipo

• Habilidad importante: potencia la capacidad de trabajo• Equipo “grupo de personas organizado”

• Dos cabezas piensan más que una

• Grupo “ pluralidad de seres”• Para que haya equipo

• Valoración• Confianza• Comunicación

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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de Procesos

• El objetivo es que los Procesos clave trabajen en armonía

• Proceso• Entrada (recursos)• Transformación• Salida

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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de Procesos

• Mejora de procesos• Fase de diseño• Fase de producción• Realimentación

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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de Procesos: Implantación

• Identificación de los procesos• Análisis• Identificación de problemas• Soluciones• Rediseño del proceso o procesos• Evaluación

EntradasEntradas

ProcesoProceso

SalidasSalidas

Conocimiento

Conocim

ientoCon

ocim

ient

o

EntradasEntradas

ProcesoProceso

SalidasSalidas EntradasEntradas

ProcesoProceso

SalidasSalidas

Conocimiento

Conocim

ientoCon

ocim

ient

o

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Administración de Procesos: Implantación

Identificación de los procesos principales

• Es la Tarea más compleja• Requiere personal especializado• Una “tercera opinión” puede ser de gran valor• Identificación errónea estropea la planificación

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Administración de Procesos: Implantación

Análisis de Procesos

• Especificación de los procesos• Análisis de límites• Recolección de datos

• Participación directa• Descripción del trabajo por los implicados

• Listado secuencial de actividades• Estudio del diagrama de flujo

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Administración de Procesos

Identificación de problemas

• Medidas de rendimiento• Duplicación• “Cuellos de Botella”• Las tecnología de la información ayudan

a la identificación de los problemas• Utilización de diagramas de Pert y de Gant

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Búsqueda de Soluciones

• Responsabilizar a otros• No arregla nada• Evade la responsabilidad de los encargados• Detiene la búsqueda de la verdadera causa

• Invertir recursos en encontrar las verdaderas causas de los problemas

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Implementación

• Elaborar plan de contingencias por si algo sale mal

• Plan de evaluación de acierto• Implantación a pequeña escala• Analizar riesgos de escalabilidad• Implantación a gran escala

Definir oportunidad

de mejora

Definir oportunidad

de mejora

Entender elProceso ActualEntender el

Proceso Actual

Analizar elProceso

Analizar elProceso

Diseñar un NuevoProceso


Implantar a Pequeña Escala


Implantar elNuevo ProcesoImplantar el

Nuevo Proceso

Estandarizar elNuevo ProcesoEstandarizar elNuevo Proceso

Definir oportunidad

de mejora

Definir oportunidad

de mejora

Entender elProceso ActualEntender el

Proceso Actual

Analizar elProceso

Analizar elProceso





Implantar elNuevo ProcesoImplantar el

Nuevo Proceso

Estandarizar elNuevo ProcesoEstandarizar elNuevo Proceso

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Evaluación

• Participación de todos los integrantes• Revisar resultados• Corregir errores de diseño• Vuelta a empezar

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Cultura de Administración de Procesos

• La calidad no se inspecciona al final de la cadena• Prevención de defectos• Eliminación de pasos innecesarios• Eficacia del proceso, eficacia de la empresa• Información: Tácita -> Explícita• Las causas de los problemas son los procesos,

no los trabajadores• Agregar pasos a un proceso incrementa potencialmente los

problemas

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“Para hacer bien una cosa hay que saber perfectamente cómo se hace”

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• Obtención de datos gerenciales• Medios formales• Medios Informales

• Sentido común• Rumores

• Información completa• Información exacta• Información regular• Sistema de Información Gerencial (SIG)

Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de la Información

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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de la InformaciónSistema de Información Gerencial

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• TI coherente con la estrategia competitiva de la empresa• Adaptar a usuarios que desconocen TI• Participación activa de la dirección• El SI como sistema de apoyo a la toma de decisiones

• SI por áreas funcionales de la empresa• El SI debe proporcionar datos

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• Medición de la efectividad• ¿Se recolecta la información en forma continua y regular? • ¿Es fiable la información recolectada? • ¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización? • ¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación? • ¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?

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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónControl e Inteligencia de la Información

• Clasificación de la Información• Clasificación exacta

• Sabemos lo que buscamos

• Clasificación ambigua• No sabemos exactamente qué buscamos “Serendípica”• Clasificación temática• Por tareas• Orientada a la audiencia• Metamórfica

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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónCapitalización del Conocimiento

• Knowledge Management• Promueve la identificación,

administración y compartición de los bienes de información

• Conocimiento Tácito o implícito• Conocimiento explícito• Modelos de medición del

capital intelectual

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• Modelo de creación del conocimiento• Socialización, • Exteriorización,• Combinación,• Interiorización

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• Modelo de creación del conocimiento• Socialización, • Exteriorización,• Combinación,• Interiorización

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Discusión sobre la Gestión del Información

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