10. gestión de las adquisiciones del proyecto (2)
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Gestión de las Adquisiciones
Procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del
proyecto.
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Gestión de las Adquisiciones
Implican:Contratos Documentos legales que se establecen
entre un comprador y un vendedor. Representa un acuerdo vinculante. El vendedor se obliga a proveer. El comprador se obliga a proporcionar dinero o
alguna otra contraprestación. Incluye términos y condiciones. También se denominan como acuerdos,
convenios
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Planificar las adquisiciones
Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.
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Planificar las adquisiciones
Identifica: Necesidades que deben satisfacerse con la
adquisición de productos, servicios o resultados.
Necesidades del proyecto que debe satisfacer el equipo del proyecto.
Determinar: Obtener apoyo externo. ¿Qué adquirir? ¿De qué manera? ¿Qué cantidad? ¿Cuándo hacerlo?
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Planificar las adquisiciones - EntradasLínea base del proyectoDescribe la necesidad, justificación, requisitos y límites
actuales del proyecto.Documentación de requisitosEstimaciones de costosSe utilizan para evaluar cuán razonables son las ofertas y
propuestas hechas por los vendedores potenciales.Factores ambientales de la empresaCondiciones del mercado, productos, servicios y resultados
disponibles, , proveedores.Activos de los procesos de la organizaciónPolíticas, procedimientos, guías y formatos.
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Planificar las adquisiciones - Herramientas
Análisis de Hacer o ComprarDeterminar si un trabajo particular debe ser
realizado por el equipo del proyecto o por una fuente externa.
Tipos de contratoContratos de precio fijoSe establece un precio total fijo para un producto
o servicio definido que se va a prestar; obligando a los vendedores a cumplir con dicho contrato pues, de lo contrario, afrontarían perjuicios financieros; y los compradores deberán definir con exactitud el servicio o producto requerido.
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Planificar las adquisiciones - Herramientas Contratos de precio fijo cerrado: El
precio de los bienes no está sujeto a cambio. El aumento en el costo es responsabilidad del vendedor.
Contratos de precio fijo más honorarios con incentivo: El precio final se determina luego de terminar todo el trabajo sobre la base de desempeño del vendedor. Se fija un precio tope, y todos los costos que superen dicho precio tope son asumidos por el vendedor.
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Planificar las adquisiciones - Herramientas
Contratos de costos reembolsablesSe efectúa un pago al vendedor por todos los
costos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, más los honorarios.
Contratos de costos más honorarios fijos: Se reembolsan los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato.
Contrato de costos más honorarios con incentivos: Similar al anterior, los incentivos se basan en el logro de los objetivos de desempeño.
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Planificar las adquisiciones - Herramientas Contrato de costos más honorarios por
cumplimiento de objetivos: Se reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida basándose en la satisfacción de criterios de desempeño definidos e incorporados en el contrato.
Contrato por tiempo y materialesTipo híbrido de acuerdo contractual, contiene
aspectos de contratos de costos reembolsables y de precio fijo.
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Planificar las adquisiciones - SalidasPlan de gestión de las adquisicionesDescribe como se gestionarán los procesos de
adquisición , desde la elaboración de los documentos hasta el cierre del contrato. Entre otras cosas incluye:
Tipos de contratos. Gestión de proveedores. Restricciones y asunciones. Manejo de plazos requeridos. Identificar vendedores. Establecer instrucciones para los vendedores. Métricas de evaluación de vendedores
(referencias, capacidad, garantía, etc.).
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Efectuar las adquisiciones
Obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.
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Efectuar las adquisiciones - Entradas
Lista de vendedores calificadosVendedores preseleccionados en base a
sus calificaciones y experiencia pasada y que se encuentran en condiciones de ejecutar cualquier tipo de contrato que resulte.
Propuestas de los vendedoresInformación que se utilizará para evaluar
a los vendedores a fin de seleccionar a uno o más.
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Efectuar las adquisiciones - Herramientas
Conferencias con oferentes, evaluaciones de propuestas, Negociación de adquisiciones (Licitaciones)
Se aclaran la estructura, requisitos y otro términos relativos a las compras, logrando establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.
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Efectuar las adquisiciones - Herramientas
Sistema de ponderaciónMétodo para cuantificar información
cualitativa para minimizar el efecto de los prejuicios personales en la selección de los vendedores.
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Efectuar las adquisiciones - SalidasVendedores seleccionadosAquellos que se encuentran en condiciones competitivas y
han negociado un contrato preliminar.Adjudicación del contrato de adquisición Periodo de ejecución Precio Condiciones de pago Lugar de entrega Criterios de inspección y aceptación Sanciones Incentivos Entre otros
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Administrar las adquisiciones
Gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.
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Administrar las adquisiciones
Garantizar el adecuado desempeño del vendedor.
Que exista una estrecha relación entre los pagos realizados a proveedores y el trabajo realizado por los mismos.
Se revisa el desempeño del vendedor basándose en el contrato.
Se establecen acciones correctivas cuando sea necesario.
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Cerrar las adquisiciones
Finalizar cada adquisición para el proyecto.
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Cerrar las adquisiciones - Salidas
Adquisiciones cerradasEl comprador notifica formalmente y por escrito
que el contrato ha sido completado.Archivos de los procesos de la organización Archivos de los contratos: Registros ordenados
con la documentación final del proyecto. Aceptación del producto entregable: El
responsables de la administración de contratos notifica los productos aprobados.
Documentación sobre lecciones aprendidas.