1. OBJETO

En este procedimiento se establecen los criterios y métodos para planificar y llevar a

cabo las auditorias internas del sistema de gestión de la calidad en ________.

Planificar, documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las auditorias internas de

calidad para determinar la conformidad o no conformidad de los procesos que

interactúan en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), así como la efectividad del

mismo para cumplir con los objetivos de calidad establecidos por UNIPAZ, los

requisitos del cliente, de ley y de la norma NTC ISO 9001:2000

Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Mejor Gestión por

medio de la planificación, ejecución, control y seguimiento de las auditorías internas a

UN-SIMEGE, así como para informar sus resultados y mantener los registros que se

deriven de su aplicación.

Establecer los lineamientos para dirigir la planificación y realización de las Auditorías Internas

que permitan verificar la implantación, operación, mantenimiento y conformidad del sistema de

gestión de la calidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE

Este documento afecta a todas las actividades relacionadas con la planificación, la

realización y los resultados de las auditorias internas del Sistema de Gestión de la

Calidad, efectuadas por personal propio o contratado.

Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad

de UNIPAZ

Inicia con la programación del ciclo de auditorías y finaliza con la evaluación de la

competencia técnica de los Auditores Internos; aplica para las Auditorías internas de

cumplimiento a los requisitos NTC GP 1000:2009, MECI 1000:2005, NTC ISO

9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC ISO 18001:2007.

3. REFERENCIAS

Instructivo Uso y Administración del Módulo de Auditorías SIMEGE Electrónico U-IN-14-002-001

Calendario de auditorias (Mod.023).

Guía de auditoria (Mod.045).

Plan de acciones auditoría (Mod.031).

PR.09 Acciones correctivas y preventivas

5. DOCUMENTOS APLICABLES

Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora GCME-CCA-P04

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000

4. DEFINICIONES

Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoria y evaluarlas de forma objetiva con la finalidad de determinar en qué

medida el Sistema de Gestión de ________ cumple con los requisitos.

Auditoria interna: denominadas en ocasiones como auditorias de primera parte, una

auditoría interna es una auditoria que se realiza por, o en nombre de, la propia

organización, para la revisión por la Dirección y con otros fines internos.

Evidencia de la auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que sea pertinente para los criterios de la auditoria.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluarla objetivamente con el fin de determinar en que grado se cumplen los requisitos de auditoria.

Sistemático: Las auditorias es una actividad PLANIFICADA más no aleatoria. Independiente: Por objetividad los auditores no deben pertenecer al área

auditada. Documentado: Es un procedimiento exigido por la NTC-ISO 9001. Evidencia: Recolección de evidencias objetivas. Evaluar objetivamente: Comparar con los criterios de auditoria los hechos.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoria

Auditoria interna: Es la revisión de los procesos de una organización realizada por un empleado de la organización.

Auditoria externa: Es la revisión del sistema de gestión de calidad de la organización realizada por una persona externa o Institución a la organización.

Auditoria de proceso: Examinar y revisar un proceso y confirmar los procedimientos.

Auditoria de producto / servicio: Verificación de que un producto ha sido fabricado o prestado un servicio de acuerdo con las especificaciones.

Auditoria de registros: Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales y reglamentarios y de los clientes y de esta manera brindan evidencia de que los procesos se están realizando de acuerdo a los requisitos.

Auditoria de sistema: Examen de un área especifica del sistema de gestión de la organización o del sistema en general para confirmar que cumplen con los requisitos especificados de una norma o reglamentación.

Auditado: organización o persona sometida a una auditoria

Auditor líder: Persona con la competencia para coordinar un equipo de auditores que llevan a cabo una auditoria.

Auditor interno: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria bajo la supervisión del auditor líder.

Hallazgo de auditoria: Resultado de la evaluación de evidencias recopiladas frente a los criterios de Auditoria.

Equipo auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoria.

No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.

No conformidad mayor: Desviación seria del procedimiento que implica un riesgo alto para la conformidad de la prestación del servicio que puede llevar más de cuatro meses resolverla. Se debe programar auditoria complementaria.

No conformidad menor: Desviación poco extrema del procedimiento que implica un bajo riesgo para la conformidad en la prestación de los servicios y lleva menos de cuatro meses resolverla. Se verifican en la siguiente auditoria.

Observación: Oportunidad de mejoramiento del procedimiento. Se verifica la mejora en la siguiente auditoria.

1. Alcance de la auditoria: Extensión y limites de una auditoria. Para el sistema de

mejor gestión el alcance de la auditoria puede incluir la definición de los criterios de

auditoria, procesos y/o áreas a auditar.

2. Auditado: Organización a la que se le aplica auditoria. Para el sistema de mejor

gestión el auditado se define de acuerdo a la estructura de la auditoria programada.

3. Auditor en formación: Persona con la competencia teórica para llevar a cabo una

auditoria y que requiere asistencia a la ejecución de auditorias para adquirir

experiencia presencial.

4. Auditor líder: Persona que por su experiencia o conocimiento lidera una auditoria.

Tiene autonomía para preparar la ejecución de la auditoria, conciliar con los auditados,

liderar las reuniones de apertura y cierre de auditorías, actuar en el esclarecimiento de

eventuales dudas que surjan durante la ejecución de la auditoría y en la solución de

posibles problemas.

5. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

6. Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideración la

importancia de los procesos y puede ser posterior a las auditorias ejecutadas.

7. Auditoria documental: Es aquella que se ejecuta realizando la verificación de

documentos donde se encuentra la información del cumplimiento de los criterios de

auditoria y no necesariamente requiere realizar una visita al auditado.

8. Auditoria extraordinaria: Es la auditoria que no se encuentra detallada en el

programa anual de auditorías, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el

desempeño del proceso.

9. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencia del cumplimiento de requisitos, por el cual se evalúa objetivamente la medida

en la cual se cumplen los criterios de auditoría.

10. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

11. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma.

12. Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

13. Coordinador de Auditoría: Persona que coordina las actividades de las auditorias y

del Equipo Auditor, es responsable de consolidar los resultados y controlar los

registros. Para el sistema de mejor gestión el coordinador de auditoría será un

integrante del equipo técnico UN SIMEGE.

14. Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia en la verificación y sobre el cual se evalúa el cumplimiento.

15. Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. El

equipo auditor se conformará de acuerdo a la estructura de la auditoría programada y

puede incluir auditores, auditores líderes, auditores en formación y/o expertos técnicos

si los requiere la auditoria.

16. Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información presentada por el auditado y/o recolectada para la verificación de los

criterios de auditoría.

17. Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento especifico o experiencia

(relacionada con la Institución, proceso o actividad que va a ser auditada) al equipo

auditor

18. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria contra los criterios de auditoría. Definen la conformidad, no conformidad u observaciones de los criterios de la auditoria. 19. No conformidad: Incumplimiento de un requisito 20. Observación: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito o para prevenir un riesgo detectado. Cumplimiento parcial de un requisito. 21. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una auditoria. 22. Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico

8. Glosario Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría, (sistema de gestión completo o

proceso o actividad especifica). Auditado. Organización a la que se le practica la auditoría:

Para efecto de la auditoría interna el auditado es el área o departamento declarado en el

Sistema de Gestión de la Calidad. Auditor Líder = Líder del equipo auditor: Responsable de

coordinar y dar seguimiento al proceso de auditoría. Auditor: Persona con la competencia para

llevar al cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin determinar la extensión en que se

cumplen los criterios de establecidos para determinar si las actividades de Calidad cumplen las

disposiciones establecidas y si éstas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para

alcanzar objetivos. Auditoría Interna: Auditoría realizada con personal del Instituto Tecnológico

capacitados como auditores, sin que auditen su propio trabajo. Cliente de la Auditoría: Instituto

Tecnológico (organización o ente) que solicita una auditoría. Conclusiones de la Auditoría:

Resultados de una auditoría, que proporciona el Equipo Auditor tras considerar los objetivos de

la auditoría y todos sus hallazgos. Criterios de Auditoría: Son las referencias usadas frente a

la cual se determina la conformidad y pueden incluir políticas, procedimientos, normas, leyes y

reglamentos, requisitos del SGC, requisitos contractuales o códigos de conducta. Equipo

Auditor: Uno o más auditores internos que llevan a cabo una auditoría. A un auditor del equipo

auditor, se le designa como líder del mismo. Evidencia de la Auditoría: Registros,

declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios

de auditoría.

5. RESPONSABILIDADES

Coordinación de Calidad Oficina de Evaluación y control de gestión

5.1. Responsable de Calidad

Llevar a cabo auditorias internas.

Actualizar el Calendario de auditorias.

Comunicar a los responsables de los diferentes departamentos el contenido y el

alcance de los procesos a auditar.

Actuar de enlace entre la empresa y el equipo auditor. Facilitar previamente la

documentación pertinente a los auditores para su estudio preliminar.

5.2. Dirección

Promover y autorizar la realización de auditorias internas.

5.3. Responsables de departamento

Colaborar con Calidad y el equipo auditor, antes y durante la auditoria.

Corregir las No Conformidades detectadas por la auditoria e informar a Calidad de

los resultados.

6. EJECUCIÓN

6.1. Criterio para designar al equipo auditor

Las auditorias internas las puede efectuar personal de la propia empresa o se puede

contratar una organización externa para que las realice. Dirección y Calidad deciden de

mutuo acuerdo quién las hará y la decisión se refleja en el Calendario de auditorias.

6.2. Requisitos del equipo auditor

En principio la persona designada por Gerencia para llevar a cabo las auditorias

internas es el Responsable de Calidad, aunque el equipo auditor puede ser cualquier

otra persona, como se ha indicado anteriormente, siempre que cumpla los siguientes

requisitos:

Tener conocimientos acreditados sobre el contenido y el uso de la Norma de

referencia: ISO 9001:2000.

Conocer el Sistema de Gestión de la Calidad de ________.

Ser validado por Dirección para realizar la auditoria.

El Jefe de Auditoria puede designar los ayudantes que considere convenientes siempre

que éstos tengan la debida formación, pero en ningún caso, ni el equipo auditor ni

estos ayudantes pueden tener responsabilidad directa en la ejecución de las

actividades que auditan.

9. PERFIL Y COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

9.1. AUDITOR LIDER

9.1.1. OBJETIVO DEL CARGO: Programar, planear, ejecutar y reportar los

resultados de las auditorias internas de calidad, con el fin de verificar el cumplimiento,

implementación y efectividad del sistema de gestión de calidad, así como coordinar a

los auditores internos para dar cumplimiento al procedimiento para la realización de

auditorias internas

9.1.2. EDUCACION

Profesional universitario en el área de educación o cualquier otra profesión relacionada con la administración.

9.1.3. FORMACION

Fundamentos básicos Norma ISO 9001:2000 Cursos de formación como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y

habilidades en auditorias internas de calidad

9.1.4. EXPERIENCIA

Mínimo 12 horas en realización de auditorias internas de calidad en empresas del sector Educativo o empresas de bienes y servicios ó Haber participado como observador en una auditoria interna de calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera auditoria interna de calidad)

9.1.5. HABILIDADES

Liderazgo

Comunicación oral

Comunicación escrita

Metódico

Organización

9.1.6. RESPONSABILIDADES

Generar con el apoyo de los auditores internos el programa de auditoria, dirigir el equipo auditor y asignar deberes a los auditores internos

Asegurar que las listas de verificación elaboradas por los auditores internos se basen en los criterios de la auditoria

Llevar a cabo la reunión de apertura y cierre de la auditoria Reportar cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoria Verificar la correcta ejecución de las auditorias internas con base el Plan General de

auditorias internas de calidad y apoyar en situaciones de discrepancia o conflicto Elaborar y presentar el informe de auditoria de acuerdo con los hallazgos detectados

en la auditoria interna con el apoyo de los auditores internos Cumplir con la auditoria según lo establecido en el procedimiento de auditorias de la

institución. Asegurar que se generen de forma oportuna y de acuerdo con el procedimiento de

acciones correctivas / preventiva y de mejora las solicitudes correspondientes. Verificar que la información y actividades realizadas son ejecutadas de conformidad

con lo establecido por el cliente, la institución, la ley y la norma NTC ISO 9001:2000. Proponer mejoras eficaces al Sistema de Gestión de Calidad

PERFIL INSTITUCIONAL PARA LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD a. Haber recibido y aprobado la formación en auditorías internas de calidad norma ISO 9001:2008 y la 19011:2002.

b. Realizar un ciclo de auditoria acompañado y supervisado por un auditor calificado con experiencia.

c. Debe ser altamente motivador y seguro de sí mismo, para guiar la institución hacia los cambios necesarios de acuerdo con las políticas institucionales.

d. Excelente comunicador tanto en forma verbal como escrita.

e. Acostumbrado a trabajar bajo presión

f. Debe ser capaz de guiar a la Institución hacia la renovación permanente de la certificación de calidad.

g. Excelente presentación personal

h. Promover las buenas relaciones interpersonales entre los miembros de la comunidad educativa. ATRIBUTOS PERSONALES DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD ACUERDO CON LA ISO 19011 REQUSITO 7.2.5. a) Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto

b) Mentalidad abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos

c) Diplomático – con tacto en las relaciones con las personas

d) Observador – activamente consciente del entorno físico y las actividades

e) Perceptivo - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones

f) Versátil – capaz de adaptarse a situaciones diferentes

g) Tenaz - persistente, orientado hacia la consecución de los objetivos

h) Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos

i) Seguro de sí mismo - actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros. EQUIPO AUDITORES a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente.

b) Recopilar y analizar las evidencias de la auditoría relevantes y suficientes para determinar los resultados de la auditoría.

c) Preparar los documentos de trabajo

d) Documentar los resultados individuales de la auditoría.

e) Estar convencido de que el servicio que presta es valioso y que trata de una situación gana - gana para todos.

f) Participar con la mente abierta respecto a lo que encontrará durante la auditoria.

g) Ser paciente y realizar la auditoría siguiendo todos los pasos lógicos hasta su terminación antes de sacar conclusiones.

h) Contar con suficientes antecedentes técnicos para entender el proceso y los procedimientos a auditar.

i) Tener familiaridad con el sistema de administración de la calidad y sentirse a gusto con él.

j) Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que está por escrito.

k) Ser un entrevistador sensible y consistente, capaz de escribir un relato preciso de lo que se dijo y se observó.

l) Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la información significativa de lo que se comente.

m) Contar con razonamiento deductivo para que durante una situación o problema se llega a la conclusión lógica.

n) Ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lógica la realidad de una situación

o) Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria.

p) Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria.

q) Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas.

r) Documentar las observaciones.

s) Reportar los resultados de la auditoria.

t) Verificar la efectividad de las acciones correctivas.

u) Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoria.

v) Asegurar su confidencialidad.

w) Estar en constante comunicación con la dirección de calidad

m) Contar con razonamiento deductivo para que durante una situación o problema se llega a la conclusión lógica.

n) Ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lógica la realidad de una situación

o) Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria.

p) Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria.

q) Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas.

r) Documentar las observaciones.

s) Reportar los resultados de la auditoria.

t) Verificar la efectividad de las acciones correctivas.

u) Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoria.

v) Asegurar su confidencialidad.

w) Estar en constante comunicación con la dirección de calidad

9.2. AUDITOR INTERNO

9.2.1. OBJETIVO DEL CARGO: Llevar a cabo auditorias internas de calidad con el fin

de evaluar el cumplimiento, funcionalidad y eficacia del SGC de la institución

9.2.2. EDUCACION

Profesional universitario en el área de educación o cualquier otra profesión relacionada con la administración.

9.2.3. FORMACION

Fundamentos básicos Norma ISO 9001:2000 Cursos de formación como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y

habilidades en auditorias internas de calidad

9.2.4. EXPERIENCIA

Mínima de 5 horas en realización de auditorias internas de calidad en procesos afines.

Haber participado como observador en una auditoria interna de calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera auditoria interna de calidad)

9.2.5. HABILIDADES

Liderazgo

Comunicación oral

Comunicación escrita

Metódico

Organización

9.2.6. RESPONSABILIDADES

Participar en la elaboración del Plan General de auditorías internas de calidad Participar en la reunión de apertura y cierre de las auditorías internas Elaborar y utilizar los documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades

de auditoria Ejecutar las auditorias con base en el Programa Anual de auditorias Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener

conclusiones Verificar que los procedimientos estén a disposición y sean comprendidos por el

personal apropiado. Apoyar al auditor líder en la elaboración del informe de auditoría, tomando como base

los hallazgos detectados en la misma Reportar los resultados de la auditoria. Realizar recomendaciones de mejoramiento a los procesos. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante la

auditoria interna de calidad

2Seleccionar el Equipo Auditor : El coordinador de auditoria debe seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta la estructura de la auditoría, la Información del Consolidado Evaluación de los Auditores por Ciclo de Auditoría y Las Hojas de Vida de cada Auditor. Así mismo deberá establecer los criterios de selección de acuerdo al tipo de auditor seleccionado; es decir los criterios de selección para Auditor líder, auditor y auditor en formación.

1-6.1 SELECCIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 6 1.1 Selecciona los auditores que van a participar en las auditorías internas definidas en el programa de auditorías, teniendo como criterio el perfil definido en este procedimiento.

Nota: Una vez seleccionados los auditores, se conformaran los equipos de trabajo. Los

auditores no deben auditar su propio trabajo.

6.3. Planificación y periodicidad de las auditorias

El Responsable de Calidad es quien coordina todas las actividades relacionadas con

las auditorias internas y se asegura de que, al menos anualmente, se realiza una

auditoria a cada departamento de la empresa que cubra todas las actividades que

realizan.

Para planificar la realización de las auditorias internas, el responsable de calidad tiene

en cuenta que la intensidad y frecuencia de las auditorias debe depender de las

necesidades de

los procesos, centrando los esfuerzos en los procesos mas inestables o con peores

resultados, con la finalidad de obtener información que permita impulsar mejoras.

Calidad mantiene actualizado un plan general para la realización de las auditorias. Este

plan reside en un documento anual denominado Calendario de auditorias (Mod.023).

Este el Calendario se actualiza conforme se van fijando con precisión las fechas

concretas de las auditorias por áreas o departamentos. En este Calendario también se

registran las auditorias externas.

A cada auditoria le corresponde un código: XXX/año, donde XXX es un número

correlativo. Este código identifica el expediente asociado a la auditoria que sirve para

identificar o relacionar los documentos contenidos en el expediente.

Elaborar y Aprobar el programa de Auditorias:

Anualmente se debe elaborar un Programa General de Auditoría que especifique el tipo, los requisitos y procesos o áreas en donde se ejecutarán las Auditorías Internas. El coordinador de auditorias designado por el Equipo Técnico UN SIMEGE debe elaborar el programa anual de auditoria en el formato vigente y enviarlo para aprobación al Comité o los Subcomités de Coordinación de Control Interno. Una vez aprobado se debe conservar el registro del programa anual de auditoría.

3- Elaborar y comunicar el Plan de Auditoría : Los Auditores deben elaborar el Plan de Auditoría y aprobarlo, el cual debe entregarse con 8 días calendario como mínimo al auditado para su aprobación. El Auditor líder debe asegurarse que el Plan de Auditoría se comunica a los responsables de los procesos a Auditar y que éste sea aprobado por el auditado.

2. Diseño del programa de auditoría: El coordinador de calidad planifica el programa de auditoría donde se considera, objetivos, el alcance, frecuencia, criterios, recursos y metodología de las auditorías a realizar. Las auditorías internas de calidad son programadas teniendo en cuenta que se ejecute un ciclo completo de auditoría en un periodo de un (1) año. Los procesos a auditar son seleccionados teniendo en cuenta aspectos como el impacto en el servicio, el desempeño alcanzado y tendencia mostrada, los cambios tecnológicos, de legislación y reglamentación aplicables, entre otros. Una vez diseñado el programa de auditoría, se expone luego de conocer el calendario académico y se somete a aprobación por parte del Representante del SGC y Rector de la Institución. Es indispensable que se aseguren los tiempos, instalaciones y recurso humano requerido, por lo cual una vez no se requieran ajustes en el programa de auditoría (visita de pares, CNA, veedurías, eventos institucionales) se expide aprobación por parte de la Dirección.

Cualquier cambio que se requiera en el programa de auditoría aprobado debe ser

autorizado por el Representante de la Dirección o por el Rector y comunicado solo por

estas instancias a través del Departamento de Comunicaciones.

2- 6.2. PROCESO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD. 6.2.1 Elabora anualmente el Programa de Auditoria (Ver anexo No. 1) y teniendo en consideración los siguientes aspectos: o Cronograma Institucional y Académico o Riesgos de la Institución. o Necesidades de otras partes interesadas. o El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoria.

o Procesos a auditar o Las normas, los requisitos legales y reglamentarios. o No. de auditores (principales y acompañantes) o Recursos o No. de no conformidades detectadas por proceso en auditorias anteriores 6.2.2 El programa de auditorías internas se socializa a nivel institucional con todos los involucrados tanto auditores como auditados. 6.2.3. Para la ejecución de las auditorías internas se deben tener en cuenta las responsabilidades del auditor líder, auditores internos, líderes de los procesos y dirección de calidad 6.2.4. Elabora y envía el plan de auditoría al auditado o auditados para su aprobación teniendo en cuenta la fechas definidas en el programa de auditorías. (Ver anexo No 2) Nota: El plan de auditorías se debe enviar a los auditados con anticipación a la realización del ejercicio, con el fin de asegurar la viabilidad, disponibilidad y participación de los auditados. 6.2.5. Revisa la información pertinente al proceso asignado, los requisitos reglamentarios aplicables y prepara la "Hoja de verificación" (Ver Anexo No. 3) como referencia para el desarrollo de la auditoria. 6.2.6. Realiza la reunión de apertura con los auditados que contempla: 6.2.6.1 Presentación del equipo auditor 6.2.6.2 Objetivo y alcance de la auditoria 6.2.6.3 Metodología a utilizar durante la auditoria 6.2.6.4 Confirmar la disponibilidad del personal o recursos Cuando sea necesario. 6.2.6.5 Clasificación de los hallazgos 6.2.6.6 Confirmación de la confidencialidad de la auditoria

6.2.6.7 Acordar fecha y hora para la reunión de cierre

Nota: Al finalizar la reunión se diligencia el formato de Apertura y cierre de auditoria (Ver anexo No. 4) 6.2.7 Ejecuta la entrevista correspondiente a cada proceso, en apoyo con el auditor acompañante, registran en la "Hoja de Verificación" los hallazgos y observaciones obtenidos en el desarrollo de la entrevista. (Ver Anexo No. 3). 6.2.8. Durante el proceso de auditoría de realizan reuniones de enlace del equipo auditor con el auditor líder y la dirección de calidad, en las cuales se presentaran los hallazgos para su estudio Vs. los criterios de auditoría y se elabora el reporte de hallazgo (Ver anexo No. 6) 6.2.9 Una vez terminada la auditoria de campo, se elabora el informe de auditoría describiendo los hallazgos encontrados y la conclusión de auditoría (Ver Anexo No.6). 6.2.10 El informe final de la auditoria es entregado a la Dirección de calidad para su revisión y ajustes necesarios. 6.2.11 Una vez aprobado el informe, realiza la reunión de cierre, con el fin de informar los hallazgos y las conclusiones de la auditoria, aclarar dudas.

6.2.12. Entrega los registros de la auditoria a la Dirección de calidad para su custodia,

archivo y seguimiento.

3- 6.3 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

Paralelamente a la ejecución del programa de auditorías internas y con el ánimo de

verificar el cumplimiento de sus objetivos, se realiza seguimiento a la ejecución y

constante retroalimentación con auditores y auditados. En caso de realizar cualquier

cambio en el programa, debe autorizar y registrar.

4- 6.4 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS. 6.4.1 A medida que se entregan los informes de auditoría, genera la(s) acción(es) correctiva(s) y/o acción(es) preventiva(s) siguiendo para ello los lineamientos definidos en el procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora de la Institución. 6.4.2 Realiza seguimiento a la generación, implementación, medición, análisis, mejora y eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas, para tal fin deben registrar dichas acciones en la matriz de seguimiento acciones correctivas y preventivas.

Nota: La matriz seguimiento acciones correctivas y preventivas se encuentra en cada

proceso en la carpeta de registros.

6.4. Preparación de l’auditoria

Calidad, como coordinador de las actividades relacionadas con las auditorias, informa

a los responsables de las áreas a auditar con la debida antelación, consultado con

ellos las fechas y horas más indicadas.

Si la auditoria la realiza una organización externa, el responsable de calidad se

encarga de fijar con esta organización el calendario de acuerdo con la disponibilidad de

cada departamento y de coordinar el envío de la documentación que con antelación

pueda requerir el equipo auditor.

Una vez se ha acordado la fecha y el horario de la auditoria interna, el responsable de

Calidad crea el expediente documental y digital de la auditoria donde archivar toda la

documentación relacionada con la auditoria.

5- Preparar la Auditoría : Con base en la información contenida en el Plan de Auditoría, El equipo auditor prepara la auditoria con las siguientes características: 1. Preparar una lista de preguntas o de aspectos a evaluar durante el desarrollo de la auditoría, para esto se debe tener en cuenta los criterios de auditoria, las características estructurales y de funcionamiento del auditado, así como el correcto uso del lenguaje que se requiera. 2. Conocer la documentación: El equipo auditor debe prepararse con el Mapa de Macroprocesos, Manual de Mejor Gestión, Caracterización de procesos, procedimientos instructivos, guías, Manuales Requisitos aplicables al proceso y demás documentos de referencia que estén asociados a su auditado 3. Preparar la logística de la auditoria: El equipo auditor debe preparar la documentación que sea necesaria llevar en el momento de la auditoria, así como verificar el ingreso al SE, verificar la tarea pendiente de “ejecución”

7-Ejecutar la Auditoría. : De acuerdo con lo establecido en el plan de auditorías, se ejecuta la auditoria recolectando las evidencias según el requisito indagado.

Los auditores deben determinar los hallazgos (Conformes, No conformes, observaciones) según las evidencia verificadas

6- Realizar la Reunión de Apertura : El Auditor Líder debe realizar la Reunión de Apertura en la cual participan todos los involucrados, auditados y auditores, donde se informa sobre el objetivo, alcance de la auditoría y se presenta el equipo auditor.

Preparación de la auditoría: El coordinador de calidad convoca una reunión de auditores internos de calidad con el fin de comunicarles la programación de la auditoría con anticipación suficiente para que les permita recopilar la documentación del proceso a auditar, el plan de auditorías, el formato de acciones preventivas y correctivas, y preparar la lista de verificación y demás herramientas necesarias para el desarrollo de la auditoría. También se expone la metodología de la auditoría dentro de las cuales pueden escogerse entre otras, las siguientes:

- Uso de la técnica de revisión ciclo PHVA para todos los procesos, - Entrevista a Usuarios - Entrevista a Gerente de procesos - Revisión documental de Procesos - Muestreo al azar o selectivo - Verificación de Registros - Verificación de competencias - Verificación de la satisfacción del Cliente y del servicio.

Las reuniones de comunicación y preparación para la auditoría quedan registradas en

actas.

6.5. Resultados de la auditoria

El informe de auditoria es el resultado de la auditoria, y contiene las conclusiones y

resultados del equipo auditor. Cuando las auditorias son efectuadas por personal de la

propia empresa se dispone de un formato estándar para facilitar su realización

(Mod.045).

Con el informe de auditoria, el departamento de Calidad inicia un proceso de

corrección de todos los problemas identificados. Las correcciones se realizan con la

máxima celeridad, participando en ello el Responsable de Calidad coordinando y

verificando los resultados obtenidos.

Las correcciones aplicadas se documentan en un registro, formato Mod.031. Cuando

las correcciones implican ir a las causas, o realizar cambios estructurales o de gran

alcance, entonces se inician procesos de acción correctiva o preventiva, procedimiento

especificado en el documento PR.09 Acciones correctivas y preventivas. En estos

casos, cuando el formato Mod.031 sea insuficiente, se hace referencia al expediente

de acción correctiva o preventiva abierto.

8-Realizar la Reunión de Cierre : Al finalizar la Auditoria, el Auditor Líder y los Auditores se reúnen con los Auditados Se entrega el resumen de la auditoria y se presentan los hallazgos, se hace la lectura de los resultados de la ejecución de la auditoría, así como los aspectos positivos.(fortalezas). Si el auditado no está de acuerdo con los Hallazgos, es el momento para discutirlo con el auditor y llegar a una conciliación.

9- Realizar el Informe de Auditoria. : Una vez presentados los hallazgos al auditado, el auditor líder debe generar o diligenciar el formato informe de auditoría y enviarlo para aprobación del auditado,

10-Evaluar al auditor : El auditado deberá realizar la evaluación del auditor según lo estipulado en el formato Evaluación de Habilidades del Auditor

11- Consolidar la evaluación de auditores : El coordinador de auditoría debe consolidar la información de las evaluaciones y registrar en el formato Consolidado evaluación de auditores el puntaje obtenido en cada ciclo de auditoría. 12- Realizar control a los registros de Auditoria. : Para el seguimiento de toda la Información en cada coordinación del UN-SIMEGE, se debe diligenciar el formato Lista de chequeo documental de auditoría, asegurando la calidad documental en el proceso de auditorías Internas a UN-SIMEGE.

6.5 PRESENTACIÓN DE INFORMES A LA DIRECCIÓN. Una vez terminado el ciclo de auditorías internas, prepara el informe consolidado para ser presentado a la Representante de la Dirección Este informe contiene información sobre el cumplimiento y resultados del Programa de auditorías como: a. Cumplimiento de la programación en tiempos y calendario. b. No. de procesos auditados c. Número y descripción de procesos conformes y no conformes d. Relación de no conformidades por proceso e. Conclusiones generales y recomendaciones. f. Estado de las acciones correctivas y/o preventivas generadas

4. Elaboración de la lista de verificación: El auditor elabora con base en la documentación del proceso una lista de verificación donde se evalúan las actividades del mismo. Las preguntas en esta lista de verificación deben ser abiertas, de modo que el auditado explique el proceso y cómo está documentado éste.

5. Entrega plan de auditores: Los auditores entregan a los auditados (Gerentes de Proceso), los planes de auditoría, y se atienden los puntos de interés como son: objeto y alcance de la auditoría, confirmación del plan de auditoría, fechas y horarios. En caso de alguna diferencia para la realización de la auditoría se deberá ajustar, con mutuo acuerdo, entre auditor y auditado, la nueva fecha y el nuevo horario para la auditoría. Una vez expedido el plan de

4- Enviar el Plan de Auditoria aprobado a la Oficina Nacional de Control Interno: El coordinador de auditoria, Debe enviar una copia de los planes de Auditorias a la Oficina Nacional de Control Interno. (Física o Magnética) una vez estos ya hayan sido aprobados por los auditores y los auditados.

Nota:

Aunque lo más lógico es que de una desviación se actúe correctivamente, se mencionan las acciones

preventivas para asegurar la trazabilidad de otras acciones que se puedan iniciar, no necesariamente

correctivas, derivadas de la desviación.

7. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Documento Tiempo de archivo Responsable

Expedientes de auditoria 5 años Calidad

Calendarios de auditoria 5 años Calidad

cocrdinador

1- Preparar el Programa de auditorías el cual contendrá información acerca de las auditorias a

ejecutar, especificando criterios de auditoría, los recursos necesarios y las fechas para su

realización

2- Una vez elaborado Programa de Auditoria de Calidad, realiza los ajustes que se consideren

pertinentes. Se designan a los auditores líderes y auditores internos de calidad.

3- Proyectar la resolución de aprobación del Programa de auditorías, remitir a Secretaria

General para su revisión y posterior firma de aprobación del rector.

4- Una vez notificada la aprobación del Programa, informar al líder y su equipo auditor sobre la

designación para realizar la auditoria de calidad.

5-Elaborar el Plan de Auditoria teniendo como referencia la información que sobre la auditoria a

realizar suministra el Programa de Auditoria, definiendo el objetivo, el alcance, los criterios de

auditoría, la fecha y hora de Auditoria, los responsables de las dependencias que serán

auditadas, el lugar de la auditoria y equipo auditor

6-Informar al auditado la realización de la auditoría, al menos con una semana de anticipación,

mediante comunicación interna anexando el Plan de auditoría.

7- Elaborar las listas de verificación a utilizar, de acuerdo con la documentación que

corresponda al proceso

8- Realizar Reunión de Apertura, en ella se deberán presentar los miembros del equipo auditor,

se explica el objetivo y alcance de la auditoria y se confirma el Plan de auditoría. Se registra la

asistencia.

9- Ejecutar la Auditoria de acuerdo con lo establecido en el Plan de auditoría y las listas de

verificación.

Durante el desarrollo de la auditoria, la información se recolecta mediante entrevistas,

verificando los documentos y registros. El auditor recoge evidencia del cumplimiento de las

actividades y genera los hallazgos de la auditoría.

Si el hallazgo encontrado se categoriza como una No Conformidad se comunicará

inmediatamente al auditado, explicando su afectación a la funcionalidad del sistema.

10- Realizar la Reunión de Cierre, presentar los hallazgos y conclusiones de auditoría al área

auditada para que estos sean discutidos.

11- Con la información recopilada elaborar el informe de auditoría presentando registro

completo de la auditoria y presentar al Comité de Calidad.

12- Si durante la auditoria se hallaron no conformidades, se debe diseñar el Plan de

mejoramiento necesario para emprender acciones correctivas o preventivas de la no

conformidad encontrada e identificar las causas que las originaron

13- Realizar seguimiento al Plan de mejoramiento suscrito entre el responsable del proceso y el

comité de calidad

auditoría aprobado si se requiere reprogramación de la actividad se solicitará al Representante de la Dirección su autorización.

6. Ejecución de la auditoría: El auditor recopila información a través de entrevistas al personal o a partir de la observación de las diferentes actividades. En estas entrevistas el personal involucrado no debe limitarse a los responsables de las diferentes dependencias, sino que se debe incluir a todos los miembros que participan en el proceso.

7. Desarrollo de la auditoría: La auditoría se realiza a partir de la lista de verificación previamente preparada. Los hallazgos obtenidos se documentan en el formato de la Lista de Verificación; deben registrar datos o información que referencie de manera clara el hallazgo encontrado, por ejemplo: fecha del documento observado, nombres, código u otras pruebas detectadas que permitan concluir conformidad o no conformidad.

8. Resultado de Auditoria: Con base en la Lista de Verificación y los hallazgos obtenidos, el Auditor Interno de Calidad diligencia el formato de Informe de la Auditoria Interna de Calidad, en el cual hace referencia a las fortalezas, observaciones y oportunidades de mejora (debilidades) y no conformidades encontradas durante la auditoria. Es importante que la redacción de toda no conformidad reportada debe estar constituida por: el hallazgo (hechos) y la referencia (norma, procedimiento, ó, requisito incumplido). 9. Reunión de cierre: El auditor presenta los resultados producto de la auditoría al gerente del proceso, en un plazo máximo cinco (5) días hábiles después de realizada la auditoría, entregándole el formato de informe de la Auditoria interna. En esta reunión se valida el contenido del informe, y en caso de haber diferencias entre la percepción del

auditado y del Auditor Interno de Calidad, se consignará en el mismo formato y se dará a conocer al auditor líder para que se tome la decisión definitiva.

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1. Elabora programa de auditorías y selecciona al auditor líder Elabora Programa de Trabajo Anual del SGC que incluya el programa anual de auditoria y publica fechas programadas. 1.2 Elabora programa de acuerdo con recursos y necesidades de la Institución. 1.3 Para el caso de las Auditoría Internas en el Instituto Tecnológico el RD es el responsable de nombrar al auditor líder debiendo requisitar el formato para calificación de auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con base en los criterios para calificación de auditores ITMORELIA-CA-RC-017 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los auditores.

2.- El auditor líder con apoyo del RD designa el equipo auditor 2.1.- El auditor líder con apoyo del RD designa al equipo auditor debiendo requisitar el formato para calificación de auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con base en los criterios para calificación de auditores ITMORELIA-CA-RC-017 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los auditores

3. Preparan plan de auditoría : Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor Líder preparan el plan de auditoría (ITMORELIA-CA-PG-003-02) considerando: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final. 3.2 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, considerando la independencia y competencia de los auditores. 3.3 Los auditores en formación o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una dirección o supervisión. 3.4 Presenta al auditado el plan de auditoría antes de que comiencen las actividades in situ.

4. Revisa documentación y prepara auditoría in situ 4.1 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentación para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta: el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la institución, así como el alcance y los objetivos de la auditoría, sobre todo cuando la auditoría sea por primera vez o de ampliación al alcance del SGC, 4.2 Si la documentación es inadecuada el líder del equipo debe informar al auditado y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan. Ver política 3.11 4.3 Si la documentación es adecuada preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditoría in situ.

5 Auditoría Realiza la reunión de apertura con la dirección del auditado, cuando sea apropiado con el comité de innovación y calidad o con aquellos responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propósito de la reunión de apertura es: confirmar el plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoría, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoría. (aplicar formato ITMORELIA-CA-PG-003-03) 5.2 Informa al auditado para decidir si se reconfirma o modifica el plan de auditoría, o cambios en los objetivos de la auditoría o su alcance, o bien su terminación. Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables. 5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a áreas específicas de las instituciones, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar información a los guías u observadores siempre y cuando hayan sido designados por el auditado. 5.4 De acuerdo al plan de auditoría revisa la conformidad del sistema de gestión conforme a los criterios de auditoría y requisitos de la norma (utilizar formato para notas de auditoría) 5.5 Se reúne cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma. 6. Revisa informacion, Prepara y autoriza informe de auditoría

6.1 Se reúne antes de la reunión de cierre para; revisar los hallazgos de la auditoría, acordar las conclusiones de la auditoría, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditoría si ese estuviese considerado en los objetivos. (las conclusiones pueden tratar asuntos relativos a; grado de conformidad con respecto a norma ISO 9001:2008 o criterios de auditoría, la eficaz implantación, mantenimiento y mejora del SGC y la capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejoras del sistema de gestión. 6.2 Evalúa la evidencia de la auditoría con respecto a los criterios de la misma para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad. (Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar una oportunidad de mejora). 6.3 Prepara el informe de Auditoría ITMORELIA-CA-PG-003-04 que rendirá en la reunión de cierre. 6.4 Revisa el informe elaborado y sí se proporciona un registro completo de la auditoría, lo aprueba y firma para su distribución.

7. Distribuye informe de auditoría 7.1 Preside la reunión de cierre, presenta los hallazgos y conclusiones de la auditoría.(formato ITMORELIA-CA-PG-003-05) 7.2 Realiza entrega del informe de auditoría al Director, o a los Se pone de acuerdo con el auditado en el intervalo de tiempo necesario para que el auditado presente un plan de acciones correctivas o preventivas. Si es conveniente se presentan las oportunidades de mejora enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias. Nota: El informe de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros de equipo auditor y todos los receptores del informe deben respetar y mantener la debida confidencialidad del informe.

8. Recibe informe de auditoría 8.1 Recibe el Informe de Auditoría y establece acuerdo sobre el intervalo de tiempo para presentar su plan de acciones correctivas o preventivas que atenderán a las No Conformidades derivadas de la auditoría. Nota: La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría aprobado haya sido distribuido. Actividades de seguimiento de la auditoría: 8.2 Establece fecha para convocar a reunión con la alta dirección, para el análisis de los hallazgos. 8.3 Debe verificar si se implemento la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior.

Equipo auditor

a) El equipo auditor estará conformado por un auditor de calidad calificado que hará las veces de Auditor Líder, y un grupo de auditores calificados con base en la formación y entrenamiento en la norma ISO 9001:2008 y en la 19011:2002, que aseguren la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

b) Las auditorías internas pueden ser ejecutadas por un auditor externo, el cual debe cumplir con el perfil establecido por la Institución.

c) Para el desarrollo de las auditorias internas de calidad, el equipo auditor realizará el programa anual el cual deberá ser aprobado por la Representante de la Dirección.

d) Es responsabilidad del Representante de la Dirección, la Dirección de Calidad, el Auditor líder y el equipo auditor la aplicación de este procedimiento.

e) Los auditores no deben auditar su propio proceso