Desarrollo de la actividad

Empresa seleccionada: Telcos Ingeniería S.A.

Área: Recursos Humanos

Metodología aplicada: Oservaci!n " entrevista.

Halla#gos:

$as %unciones documentales uscan &ue el proceso administrativo seacoordinado " secuencial' de tal manera &ue el documento apo"e lacomunicaci!n empresarial " permita la (uide# de la in%ormaci!n de principio a)n' *asta llegar al arc*ivo. $as %unciones &ue se pueden apreciar dentro del+rea son:

,ontrol: Se Reali#a el control de la producci!n

Documental en lo relacionado a la elaoraci!n de nuevos %ormatos de usosdentro de la empresa " del +rea. $a selecci!n de los tipos de papeles a usarseg-n la conservaci!n documental' la de)nici!n de la In%ormaci!n contenida enlos %ormatos " su uso. $a disposici!n )nal del documento. $a de)nici!n de uso'maneo " cantidad de copias generadas por documento. El estalecimiento devigencias administrativas " valores documentales. Todos los registrosimportantes se encuentran registrados en un inventario de registros deido a&ue es una de las disposiciones de la norma ISO /001.

Mantenimiento: ,uando en la administraci!n documental se *ala demantenimiento' puede ser entendido como el cuidado' la actuali#aci!n deldocumento en %ísico o del medio electr!nico en el cual *a sido almacenada lain%ormaci!n " el lugar en el cual se conserva la in%ormaci!n documental. Esdecir' &ue no s!lo se re)ere a la asistencia &ue se reali#a del documento comotal' sino tami2n las condiciones &ue *ace &ue 2ste se preserve. Seg-n la clasede documentos pueden tener cierto tiempo de almacenamiento.

Almacenamiento de documentos: Esta %unci!n consiste en recopilar losdocumentos' deidamente clasi)cados " organi#ados por contenidos o temasespecí)cos' " uicarlos en un lugar adecuado seg-n unas condiciones t2cnicas'con el )n de &ue sus características no se pierdan o se deterioren3 adem+s de%acilitar su consulta en la gesti!n administrativa' e incluso llegar a apo"arinvestigaciones de tipo social' urídico' político' *ist!rico " cultural. En laempresa se manea in%ormaci!n mu" valiosa donde clientes internos presentasu *oa de vida con toda su in%ormaci!n &ue esto dee es reservado " se tieneuna 2tica como pro%esional con respeto " algo con)dencial. $a tipología &uemanean en el almacenamiento es por sede " este a su ve# tiene su propioestante por ciudad " regional.

 

Descarte de documentos: En alg-n momento dado' todo arc*ivo desiste deciertos documentos &ue pierden su valor " utilidad con el paso de los a4os' "a&ue empie#an a perder sus condiciones %ísicas " su importancia te5tual. $osdocumentos &ue se identi)can como osoletos o inserviles %rente a unproceso' deen ser desaloados del lugar en el cual se *aían arc*ivado "conservado' pero no se puede proceder por s!lo insinuaci!n de la personaencargada sino &ue dee suetarse a la normatividad' seg-n el tiempo &uelleven en el lugar " la revisi!n de sus talas de retenci!n. Seg-n el acuerdo006 de 1//6' el comit2 arc*ivístico asignado por el Arc*ivo 7eneral de la8aci!n' interviene " toma la decisi!n de descarte de documentos' soport+ndolacon actas &ue usti)&uen la actuaci!n. Sin emargo' *a" &ue tener en cuenta eltiempo estipulado' &ue regularmente son cinco a4os' pero dependiendo su%uncionalidad pueden durar en un