Administración del Tiempo.

SEAT 2013

Universidad Mesoamericana

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Necesidad de administrar el tiempo.

El tiempo es un recurso especial

Problemas y Causas de no saberlo administrar

Organización

¿Cómo conservar el equilibrio y control?

GpiH-10. Administración del Tiempo. 3

¿Qué es el tiempo?

Salvador Dali, (Surrealismo) La persistencia de la memoria El decía que no eran otra cosa

que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico.

Gerald Murphy (Cubismo) Predictivilidad del tiempo y

la fragilidad para medirlo

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El tiempo es un recurso especial

Todos tenemos el mismo.

Una vez pasado ya no se recupera.

Cualquier actividad requiere tiempo.

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¿Podemos controlar el tiempo?

¡¡¡ NO !!! Podemos controlar las actividades que realizamos. De modo que podremos realizar:

Más actividades ???

Aquellas actividades que sean más importantes Nos proporcionan mayor satisfacción

Nos llevan hacia nuestros objetivos

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Problemas y Causas

CoyunturaActitudesCausas del “stress”Algunas Soluciones.

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Coyuntura

Entorno tecnológico Cambios frecuentes ... necesidad de tiempo para responder

Economía global Menos barreras downsizing,…

recortes de personal

Empleo Logrado por habilidad... Técnica Mantenido por habilidad

Organizativa

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Habilidades Organizativas:

Capacidades Comunicación

Oral

escrita

Trabajo en equipo

Control eficaz del tiempo

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Actitudes

Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos “stress”, no tengo tiempo.

Activa: influir sobre el propio destino:Eficacia.Tengo tiempo.

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Síntomas del “stress”

Fase inicial nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/

desconfianza dificultad

incremental / fatiga mental,

neuralgias, insomnio.

Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, Desjerarquización de

valores/ “Pasar” Depresión/Infarto/

Úlceras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes

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Causas del “stress”, principales “quita tiempos” Objetivos inalcanzables tratar de hacer

demasiado, perfeccionismo,..

Falta de planeación y organización personal

Falta de delegación eficaz

Tensiones del propio trabajo Descontrol de

interrupciones,

Reuniones excesivas o ineficaces

comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”)

Exceso vida sedentaria.

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Algunas Soluciones.

Vacaciones Deporte Cambiar de actividad Verlo con perspectiva: Distanciarse No dejarse llevar por sentimientos negativos Administración del tiempo

Planificación y Organización personal. Control de las interrupciones

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Organización1) La lista de cosas a hacer, El

inventario

2) La matriz de prioridades.

3) Identificar las horas más y menos eficaces.

4) La realidad del tiempo controlable.

5) Usar un plan para organizarse.

6) Vivir con el plan diario

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1) La lista de cosas a hacer El inventario. Origen de muchas urgencias de

la lista... Criterios de importancia.

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1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.

Descripción Prioridad Tiempo

I mportante Urgente Estimado

Resolver la inundaciónde la oficina

SÍ SÍ Hacer Ya

Plan estratégiconuevos productos

SÍ NO Programar

... NO SÍ Delegar/ Org.

... NO NO No pasa nada

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1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias 1. Tareas que encarga

el jefe. Ej.: Asigna 5 proyectos

y pide el 6º Solución: Preguntar

2. Tareas impuestas por el sistema. Ej.: Llamadas de

clientes con quejas, ... Solución: Reservar

tiempo, Organizar (núm. Errores)

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1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias 3. Acciones derivadas de subordinados

Bola de nieve o bloqueo. Solución: Comunicación

El rebote del problema Solución:

¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!

¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado Salvo falta de cualificación

4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día

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1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. 1) Principio de Pareto ley 80:20

“lo más es menos y lo menos es más”

La mayoría de las actividades son simples y unas pocas:

Causan la mayoría de resultados Son importantes

El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor

El 20% de agencias venden el 80% del producto

El 20% de los clientes generan el 80% de quejas

2) Actividades que Añaden Valor

En una fabrica:

Proceso

Transporte

Stock

Esperas

Inspección

Tare

as

Res

ulta

dos

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2) La matriz de prioridades.

Hacer “Ya”

Planear a medio plazo

Interrupciones: controlarlas

Trivial: socializar

Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.

Es clave haber acabado el día habiendo hecho .

No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1

Importancia

Mucha Poca

Urg

en

cia

Poca

M

uch

a

20

3) Identificar las horas más(E) y menos

eficaces(D). E: Período del día que uno rinde más. Para lo difícil, complejo / importante

D: Período del día que uno rinde menos Leer periódico, abrir correo Telefonear Interrupciones Entrevistas.

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4

100%

-50%

+50%

P

RO

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HORA

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L.J.

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tiem

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Para

ninf

o 19

92

21

4) La realidad del tiempo controlable.

Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días

Permite identificar las interrupciones y tomar medidas.

5 preguntas clave: ¿Qué estoy haciendo, ... que en realidad no es necesario hacer? … que pudiera encargar a otras personas? … que pudiera hacerse con más eficiencia? … que hace perder el tiempo a otros? ¿Qué hice en mis mejores horas?

Buscar la eficiencia: eliminar… y añadir propio/importante

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e) Usar un plan para organizarse.

1) Preparar la lista de cosas que hacer.

2) Delegue lo que corresponda.

3) Considere sus horas E y D.

4) considere su tiempo controlable.

5) Elabore un plan diario.Según las prioridades y

consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.

6) Señalar las actividades terminadas

7) Reprogramar las actividades no terminadas

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f) Vivir con el plan diario

“Ponerlo en práctica” Revisar la matriz de vez en cuando. Programar pocas cosas extra (3)

Toma 1

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¿Como conservar el equilibrio y control? Equilibrio en la vida Control de interrupciones Delegar Reuniones eficaces

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Equilibrio en la vida

1º) Identificar los aspectos importantes de la vida¿A qué dedico el tiempo?¿A qué debería dedicar el

tiempo?

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Como mantener el equilibrio de su vida

Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión.

Cómo es

Cómo quiero que sea

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Equilibrio en la vida ...

2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.

3º) Fijar metas para equilibrar el pastel Procedimiento para fijar objetivos

1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)

2. ¿Por qué...? Razones (motivación)

3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)

4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino

4º) Conecte las metas con el plan diario.

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Control de interrupciones

1º) Planificar el espacio de trabajoMesas en oficina: diagonalReloj pared: espaldaMobiliario: mínimo.

2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado.El 70% de las personas

acatan las señales.

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Control de interrupciones

3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas.Pedir a alguien que

atienda las interrupciones (la hora 0)

4º) AnticiparseEn el café de la mañanavisitar, llamar….

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Control de interrupciones5º) Comunicar con eficacia

Preguntar: ¿Por qué es tan importante?

Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi?

Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas)

Saber terminar una conversaciónResumen puntos

importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer

si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie

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Bibliografía 1-68/1124B Los secretos de la organización del

trabajo personal.