Avance de la elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la Municpalidad del Callao
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«Avances en la Elaboración de la Guía del Archivo Histórico de
la Municipalidad Provincial del Callao»
Mg. Jaime Coronado del Valle 1
Durante el proceso en que se constituye la especie humana, sus miembros han adquirido una serie de capacidades y habilidades como la razón, el lenguaje, la comunicación, el simbolismo, el aprendizaje, el conocimiento y la escritura. Estas son capacidades que nos distinguen de otras especies vivientes.
Lo que nos distingue, también, es el grado superior en que los
humanos hemos sido capaces de trasmitir nuestras vivencias y experiencias, nuestras obras, nuestras tradiciones y nuestra cultura, entre generaciones y entre las sociedades.
La capacidad de reproducir y transmitir nuestro
conocimiento, nos ha permitido tener una memoria histórica y de esta manera, poder desarrollar nuestra identidad. Dicha capacidad nos ha permitido conservar y trasmitir normas, leyes y procedimientos, necesarios para la administración del orden social, de nuestras comunidades y de nuestras naciones y Estados.
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La transmisión de nuestras capacidades y habilidades ha sido posible por que dicha información ha sido contenida en documentos de diferentes formatos y soportes, tales como tablillas, papiros, pergaminos, Kipus y el papel, a través manuscritos e impresos, pero sobre todo, por haber sabido conservarlos del tiempo y de los sucesos históricos.
Pero lo más importante es que esa información, que se trasmite de una generación a otra, ha sido posible conservarla y resguardarla en ciertos lugares, espacios e instituciones que llamamos: ARCHIVOS.
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¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
La definición más exacta es la que reúne tres acepciones inseparables:
“El conjunto de documentos , sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, producidos y/o recibidos por personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, durante el ejercicio de sus actividades o de su gestión, y que son conservados respetando un orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce o recibe, para los ciudadanos en general, o para servir de fuente para la historia”
La Institución responsable del acopio, organización, administración, gestión, y conservación de los documentos, y responsable de brindar el acceso a la información contenida en dichos documentos.
El edificio o parte del edifico, espacio físico delimitado donde los documentos son acopiados, organizados, administrados y servidos para su consulta.
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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los Archivos constituyen, pues, el resguardo de la experiencia colectiva de una comunidad y/o de una civilización, y por tanto, de toda nuestra especie humana.
Los Archivos son los espacios institucionales que resguardan el conocimiento y la cultura, y por tanto, la memoria y la identidad de las personas, de las instituciones y de la sociedad.
Los Archivos, son los custodios del Patrimonio Documental de nuestra localidad, de nuestra Nación y de nuestra Humanidad.
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LEY DE DEFENSA, CONSERVACIÓN E INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL – DECRETO LEY No. 19414
1. Es deber del Estado, la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación. Los Documentos son fuente primaria insustituible para el conocimiento del pasado histórico de nuestro país y constituye un acervo inapreciable.
2. Los Archivos son las entidades encargadas de la conservación, ordenamiento y clasificación de los Fondos Documentales, y por consiguiente, deben estar debidamente organizados para prestar un eficiente servicio.
3. Se declara de utilidad pública, la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental existente y que por razón de su procedencia o de su interés constituye Patrimonio Nacional, que el Estado está obligado a proteger.
4. El Patrimonio Documental de la Nación esta constituido por la documentación existente en los archivos de TODAS las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, que sirva de fuente de información para estudios históricos y del desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación.
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DECRETO SUPREMO No. 22-75-ED REGLAMENTO DEL DECRETO LEY No. 19414
1. Los documentos y expedientes existentes en los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, integran el Patrimonio Documental de la Nación sin necesidad de calificación expresa.
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LEY No. 25323 – EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
1. Se crea el Sistema Nacional de Archivos (SNA) con la finalidad de integrar , estructural, normativa y funcionalmente, los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas técnicas y métodos de ARCHIVO, garantizando con ello, la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación.
El Sistema Nacional de Archivos esta integrado por :
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (AGN)
ARCHIVOS REGIONALES (ARC)
ARCHIVOS PUBLICOS (MPC)
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› NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO PARA EL SECTOR PUBLICO NACIONAL
SNA 01. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
La administración de archivos, es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.
Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital
› El Sistema de Archivos en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional estará constituido por dos niveles: el central y el desconcentrado. En el nivel central se considera:
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ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO DE GESTION
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DIRECTIVA No 001-MPC-SG-GRDAG-AG RESOLUCIÓN DE ALCALDIA No. 000095 – 07/02/95
El Sistema de Archivo Institucional (SAI) es el sistema encargado de regular la aplicación de principios, normas y técnicas en los diferentes niveles de archivo, garantizando la conservación, tratamiento, organización y servicio del Patrimonio Documental de esta Institución (MPC)
Alcance: A todos los Gerentes Generales, Gerentes y Funcionarios y trabajadores asignados al ordenamiento y custodia del acervo documentario en los diferentes niveles de archivo de la MPC.
El Sistema de Archivo Institucional (SAI) de la Municipalidad Provincial del Callao está integrado por:
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVOS PERIFERICOS
ARCHIVOS DE GESTION
ARCHIVO HISTÓRICO
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FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA MPC
Conserva, acopia, organiza, describe y reproduce la documentación de valor permanente y cuyo ciclo de
vida administrativa ha concluido
Y que sirve de fuente de información para la investigación histórica, cultural, social, económica y
jurídica de la Municipalidad Provincial del Callao
Forma parte del Archivo General y su funcionamiento se hará en concordancia con las
normas legales vigentes o disposiciones del Sistema de Archivo Institucional
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA MPC
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVOS PERIFÉRICOS
ARCHIVOS
DE
GESTIÓN
ARCHIVO
HISTÓRICO
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¿Qué documentos se resguardan y conservan en el Archivo Histórico?
Existen tres criterios para determinar el tipo de documento que se resguarda en un Archivo Histórico:
1. De manera general, por la determinación del tiempo: 30 años o más, según la legislación especifica vigente.
2. De acuerdo al Ciclo de Vida Documental: Primera Etapa:
a) Cuando el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares de la respectiva Unidad Orgánica, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen.
b) Cuando el documento tiene un uso frecuente , se recurre a él para mejor resolver asuntos similares y que permite el mejor desarrollo de las funciones de la respectiva Unidad Orgánica.
Esta documentación forma parte del “Archivo de Gestión” y en algunos casos, del denominado “Archivo Periférico”
Segunda Etapa:
Cuando se formula la respuesta o solución al asunto administrativo que le dio origen, el documento mantiene aún un valor administrativo jurídico, al cual se le debe otorgar un plazo de mantención
pre-cautelatorio. En este periodo, el documento formará parte del “Archivo Central” o “Archivo General”.
Tercera etapa:
Cuando finalmente, el documento asume un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo, principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y conservación será definiitivo en el “Archivo Histórico”
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3. El criterio archivístico e histórico de la “Valorización Documental”
Los documentos se valorizan por su contenido en: documentos de “valor temporal” y documentos de “valor permanente”
Los documentos de “valor temporal” son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia, una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originó. Se “retienen” de manera “temporal” en el Archivo de Gestión, en el Archivo Periférico y en el Archivo Central.
Los documentos de “valor permanente” :
a) Los relativos a los asuntos administrativos, fiscales, contables, legales, financieros y otros indispensables para la entidad de origen o para otras entidades.
b) Los referentes a la protección de los derechos ciudadanos.
c) Los que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus atribuciones y las funciones establecidas por ley, la estructura orgánica, los planes operativos y los procedimientos administrativos.
d) los que aportan una contribución sustancial al estudio y a la investigación en cualquier campo del conocimiento.
Estos documentos de “valor permanente” son los que se resguardan y conservan en el Archivo Histórico.
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Situación del Archivo Histórico de la Municipalidad Provincial del Callao
El proceso de constitución del Archivo Histórico de la MPC ha pasado por cinco etapas:
1. Etapa. Desde la constitución de la Municipalidad en 1857 hasta el año 2005 que se constituye el SAI de la MPC, no hubo estrictamente un nivel de Archivo Histórico propiamente dicho. La documentación considerada histórica se encontraba resguardada por la llamada “Mesa de Partes”.
2. Etapa. De 1992 a 2000. Mediante convenio con el AGN se logra la incorporación a la Subdirección del Archivo General del señor Enrique Espinoza. Se inicia la organización y descripción de los documentos históricos, sin que aún se constituya un Archivo Histórico estructuralmente definido.
3. Etapa. A partir del año 2000, la documentación se encuentra desordenada. Libros y manuscritos se encuentran regados por el piso, colocados como soportes de pilas de bolsas de “basura”. La documentación se encuentra en total abandono, llena de polvo y telarañas, en un ambiente utilizado como deposito y donde no se podía ingresar por la obstrucción de la puerta por del volumen de documentos existentes.
4. Etapa. A partir del 2001, Se inicia un trabajo de rescate y recuperación de la documentación histórica de la MPC. S desbloquea la puerta. Se limpia el ambiente, se recupera las estanterías, se ordena la documentación. Se realiza un inventario topográfico. Se Limpia cada documento y se les ordena por series documentales. Se les conserva en Cajas Archiveras. Este trabajo amerita que se establezca el Archivo Histórico como un nivel específico dentro del SAI.
. 5. Etapa. Con el traslado de un tercer piso al primero de la sede municipal, se incia la etapa actual del Archivo Histórico, con un mejor y más adecuado ambiente.
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ESTRUCTURA DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA MPC
El Archivo Histórico se encuentra documentalmente organizado de acuerdo a la estructura orgánica municipal, esto es, por “Fondos Documentales” y por “Secciones Documentales”, que a su vez corresponden a la estructura institucional y a sus respectivas unidades Orgánicas. La organización y clasificación de los documentos de ambos Fondos se encuentran en “series documentales” específicas.
El Archivo Histórico de la MPC, está constituido por dos Fondos Documentales: el Fondo de la Municipalidad Provincial del Callao y el Fondo la Honorable Junta Departamental del Callao. Las fechas extremas del primer Fondo es de 1857 a 1983. Las fechas extremas del segundo Fondo, es de 1873 a 1919.
Las principales series documentales que obran en el Archivo son las de la sección denominada “ALTA DIRECCIÓN” en la que se encuentran la series:
a) “Actas de Sesión del Consejo Municipal”. B) “Resoluciones y Decretos”, C) ”Correspondencia de la Alcaldía D) “Correspondencia de la Secretaría de Alcaldía” y otros.
Dentro de esta sección, cabe destacar la unidad documental “Libro de Actas de Instalación de la Municipalidad Provincial del Callao”. Cabe igualmente destacar dos series documentales fácticas, como lo son.
a) Serie documental “Expedientes Administrativos Históricos”
B) Serie documental ·Expedientes de Naturalización de Extranjeros”
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Situación administrativa y de gestión documental del Archivo Histórico de la MPC
El Archivo Histórico de la MPC formula y desarrolla para su administración, los siguientes documentos de gestión documental:
Un Diagnóstico Situacional Un Plan Anual de Trabajo Un Informe de Evaluación Anual de Actividades Un Programa de Control de Documentos (PCD): _Inventario de Series Documentales del AH de la MPC -Tabla General de retención de Documentos del AH de la
MPC - Índice Alfabético de Serie Documentales del AH de la MPC
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LA FUNCIÓN DE LOS SERVICIOS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO
Las Normas Generales Archivísticas señalan que los Archivos deben brindar ciertos servicios a la comunidad.
Los servicios archivísticos consisten en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad, con fines de contribuir a la gestión, sustentar derechos, servir como prueba e información.
Los servicios archivísticos deben satisfacer, de manera eficiente y oportuna, la demanda de información de la entidad y del publico usuario.
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Si la función archivística del Archivo Histórico es la de acopiar, organizar, describir y conservar la documentación de valor permanente, cuyo ciclo de vida administrativa ha concluido, y aquella que sirve de fuente de información para la investigación histórica, cultural, social, económica y jurídica, no solo es necesario tener ordenado nuestro Archivo para posibilitar el acceso a la información, sino que también es necesario, y obligatorio, dar a conocer, a los vecinos e investigadores, aquello que el Archivo Histórico resguarda y custodia.
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Para estos objetivos de informar y dar a conocer a la población, a los investigadores y público en general, de lo que resguardamos, tenemos varios instrumentos documentales dentro de los cuales destacan, el Catálogo Documental y principalmente, la Guía Documental del Archivo, o simplemente, Guía del Archivo.
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¿QUÉ ES UNA GUÍA DOCUMENTAL DE ARCHIVO?
Es un documento que contiene y expresa el conjunto del acervo documental que es resguardado en nuestro Archivo.
Es un documento que expresa la forma en que se encuentra organizada y clasificada la documentación que resguarda nuestro Archivo
Es un documento que expresa la forma en que se encuentra estructurado, orgánica e institucionalmente nuestro Archivo.
Es un documento que expresa la trayectoria organizativa, administrativa, orgánica e institucional de una entidad.
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Es un documento que expresa la trayectoria histórica del proceso de tratamiento y gestión documental de la entidad.
Es un documento que expresa la trayectoria histórica de nuestro archivo y de los procesos archivísticos de nuestra institución a lo largo del tiempo.
Es un documento que expresa y manifiesta el nivel de calidad archivística y el grado de organización que ha alcanzado nuestro Archivo.
No cualquier Archivo esta en condiciones de elaborar una Guía Documental.
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EJEMPLOS DE GUÍAS DE UN ARCHIVO HISTÓRICO
La Guía del Archivo Histórico de la Municipalidad Metropolitana de Lima, publicada el año 2005.
La Guía del Archivo Histórico Domingo Angulo de la UNMSM
La Guía del Archivo Colonial del Archivo General de la Nación, publicada en el año 2010.
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¿CUÁL ES LA «ESTRUCTURA» DE UNA GUÍA DE ARCHIVO?
En los dos casos, las Guías de Archivo se encuentran estructuradas en base a tres niveles archivísticos: «Fondos», «Secciones» y «Series» documentales.
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En la Guía del Archivo de la Municipalidad de Lima, la «estructura» está ordenada en tornos a cuatro «Fondos Documentales», lo cuales expresan las distintas formas orgánicas, legales y constitucionales que asumió dicha municipalidad: Fondo del Cabildo Colonial, Fondo del Concejo Provincial, Fondo de la Junta Departamental y Fondo del Concejo Departamental.
A esto se adicionan la «Documentación no generada por la institución», un «Archivo fotográfico y audivisual» y Anexos, consistentes en su «Cuadro de clasificación de Series Documentales» y una relación cronológica de los Alcaldes que ha presidido la Municipalidad de Lima Metropolita.
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El texto de la Guía de cada «Fondo» se organiza en base a «secciones», y se hace una breve referencia a las funciones orgánicas que han desarrollado a lo largo del tiempo
Finalmente, se menciona, de manera brevemente, las «series documentales» que se encuentran en cada una de dichas «secciones»
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La Guía del Archivo Colonial del AGN, tiene una «estructura textual» diferente. Si bien esta Guía está estructurada por «Fondos», «secciones» y «series documentales», la descripción se basa, de manera expresa y puntual, en la «Norma Internacional General de Descripción Archivística» (ISAD-G).
La ISAD-G constituye una Guía para la elaboración de descripciones archivísticas, y cuya finalidad es la de identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles.
Esto lo hace a partir de 26 «Elementos», o «Items» que contienen los parámetros de una información del contenido, en términos de una estandarización internacional.
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LA ESTRUCTURA DE LA GUIA DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA MPC
Para la elaboración de nuestra GUÍA de Archivo, se optó por seguir el modelo de la GUÍA Colonial del AGN, esto es, «estructuramos» la GUÍA, también sobre la base de los «elementos» e «Items informativos» del ISAD-G.
En ambos casos, los «elementos» del ISAD-G, que estructuran tanto la GUÍA el Archivo Colonial del AGN, como nuestra GUÍA, son 04 «Elementos» o «Áreas» y sus sus correspondientes «Items informativos».
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I AREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1. Código de Referencia 1.2. Título 1.3. Fechas Extremas 1.4. Nivel de Descripción 1.5 Extensión y Soporte de la Unidad
de Descripción
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II. ÁREA DE CONTEXTO
2.1. Nombre de los productores2.2. Historia institucional2.3. Historia Archivística
III. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
3.1. Alcance y Contenido (Descripción de cada serie documental)3.2. Organización (Cuadro de Clasificación)
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IV. ÁREA DE ACCESO Y USO
4.1. Instrumentos de Descripción 4.2. Notas
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DIFERENCIAS Y PROBLEMAS EN LA ELABORACIÓN
1.Un solo Fondo Documental. El problema de la Honorable Junta Departamental del Callao.2.La historia institucional es de la «sección» y no de «Fondos».3.El «Intems» Historia institucional será más breve.
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CONCLUSIONES:
La elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la MPC se encuentra avanzada en un 80 %.
Falta la parte de «Historia institucional» de cada «sección»
Falta insertar IV. AREA DE ACCESO Y USO.
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La elaboración, impresión y distribución de la Guía del Archivo Histórico de la MPC implicará un nivel superior en el trabajo de nuestro Archivo y dará a conocer el esfuerzo realizado por su personal en estos últimos años, en cuanto a la organización, clasificación y conservación de la documentación histórica que resguardamos.
La publicación de la GUÍA constituirá un instrumento fundamental que posibilitará el acceso a la documentación del Archivo Histórico, cumpliendo cabalmente con nuestras funciones administrativas, normativas y culturales.
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La publicación de nuestra GUÍA brindará información cabal a los usuarios, vecinos, investigadores y público en general, sobre el conjunto de documentos de carácter histórico que nuestro Archivo reguarda.
Finalmente:
La Guía del Archivo Histórico será un aporte fundamental para el conocimiento histórico del Perú y para el conocimiento de la historia de la Provincia Constitucional del Callao
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!!MUCHAS GRACIAS!!
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