Buen Manejo de Bodega

download

of 25

  • date post

    26-Dec-2015
  • Category

    Documents
  • view

    218
  • download

    0

Embed Size (px)

description

ee

transcript

<p>Slide 1</p> <p>BUEN MANEJO DE LASBODEGAS</p> <p>FJNBING. ISIDRO MOREIRA1</p> <p>INTRODUCCIN:</p> <p>Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estndares de eficiencia.Por lo anterior, es necesario utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de losmateriales, conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta debers analizarlos con el mayor inters, utilizando tu capacidad lgica ms que la memorizacin. Si te propones el estudio con entusiasmo y dedicacin, el aprendizaje no te presentar dificultades. Cabe mencionar que, los contenidos estn preparados y programados de tal forma que su comprensin y posterior dominio de la unidad, te servir para desarrollar de mejor forma tus capacidades laborales.</p> <p>OBJETIVOS</p> <p>1. Comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en una empresa industrial.2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales.3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles.4. Utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales.5. Conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.</p> <p>ADMINISTRACIN DE BODEGASLa Empresa:</p> <p>A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella.Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se habla de "empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn generalmente a las empresas del sector privado.</p> <p>Empresa industrial</p> <p>Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propsito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos.</p> <p>En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas.Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por menor ni las pequeas explotaciones agrcolas.Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:</p> <p>PRODUCCINIndustrias manufactureras. Industrias de elaboracin. Industrias extractivas.Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin).Agroindustrial (en escala industrial).</p> <p>SERVICIOS</p> <p>TransporteProduccin de energa elctrica y otros servicios pblicos.Reparacin, conservacin, limpieza y otros servicios.Distribucin (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor). Hoteles y Restaurantes.Informacin y servicios de esparcimiento.</p> <p>FJNBING. ISIDRO MOREIRA5</p> <p>ADMINISTRACION DE BODEGA</p> <p>Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las bodegas.</p> <p>La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado de los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin a nuevas recepciones.</p> <p>PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS</p> <p>Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias dela empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.</p> <p>1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra yfactura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deteriorados o no correspondan a la compra.</p> <p>2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin.</p> <p>3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.</p> <p>4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas deseguridad, como por ejemplo, cerradurasen mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan</p> <p>el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc.</p> <p>5. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" otro documento interno.</p> <p>6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.</p> <p>1. RECEPCIN DE MERCADERASLa Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepcin de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa.Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados.Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitantede la compra.Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.</p> <p>Responsabilidad proveedoresEntregarproductosenBUEN ESTADO</p> <p>SUresponsabilidadRechazartodoaquelloque novengaenperfectascondiciones.</p> <p>2. ALMACENAMIENTO</p> <p>Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas ms adelante.</p> <p>No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos.</p> <p>3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERAS</p> <p>Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controladospor un Dpto. Contralor.Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control deExistencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora.</p> <p>El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.</p> <p>4.-REGISTROS</p> <p>Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribucin; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo fsico, a lo menos, de:rdenes de Compra (copia).Vales de requisicin o entrega.Plano de Bodega y distribucin de las reas de almacenamiento. Guas de Despacho de proveedor salida.Guas de IngresoRegistros computacionales.</p> <p>Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materialesdentro de una Bodega.</p> <p>DESPACHORECEPCIONALMACENAMIENTO</p> <p>PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALESEl encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean stas materias primas, materiales, repuestos y mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y normas :a. Que sean adquiridas por la empresa.b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algn tratamiento especial.Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.</p> <p>1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la funcin de adquisicin deber remitir oportunamentecopia deella ala bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artculos que van a recibir: cantidad, cdigo,calidad(especificaciones tcnicas),proveedoryfechade recepcin.2. Previoalarecepcindelas mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua de despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe corresponder a una Orden de Compra.</p> <p>FJNBING. ISIDRO MOREIRA10</p> <p>3. Elencargadodebodegachequearlas cantidades,calidadesyespecificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho. Verificar que los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.</p> <p>4. Unavezotorgadala conformidadalos materiales recepcionados, el encargado de bodegaprocedeafirmarlasguasde despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la gua y archiva el original.En caso de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto buenoen el reverso de la factura original.Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas,queseadjuntanalas guasde despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.</p> <p>5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado con la orden de compra, procede alas siguientes instruccionesRecepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin).Recepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin).Devolucin de gua y materiales proveedor, informando a su superior.</p> <p>6. El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin en aquellos envases con roturas o marcas de dao, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.</p> <p>FJNBING. ISIDRO MOREIRA11</p> <p>ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES</p> <p>El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: Aprovechamiento adecuado del espacio fsico.Mayor rapidez de operacin,Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.</p> <p>Las normas que se deben tener siempre en cuenta son :</p> <p>1Parapermitirquelarecepcin,ylaentregade materialesseafcil,rpidaysegura,sedeber disponerdeunreadotadaconmesonesala entradadebodega,quepermitanefectuarla recepcinydespachodelosmateriales.</p> <p>2Enelalmacenamientosedebe disponerdeestantesycasilleros apropiadosparalosdiferentes artculosycontarconpasillosentre lasestanterasparaunfcilmanejo ytransportedelosmateriales.</p> <p>3Disponermediosdeproteccincontrala contaminacin,daosydeteriorosdelosmateriales producidapororganismosvivos,comohongos, bacterias,roedoreseinsectos.</p> <p>4 Disponer medios de proteccin contra daos y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios.</p> <p>5 Se debern tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duracin limitada, y aquellos que se alteran por la accin de la luz, calor y humedad.</p> <p>6 Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso slo ser posible con la autorizacin del Jefe de Bodega o Encargado deBodega.</p> <p>7 Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el dao de los envases y la absorcin de la humedad de los pisos.En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, bolones.</p> <p>ACTIVIDAD</p> <p>Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo.</p> <p>Internet Work Excel</p> <p>PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCIONLa distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin degrupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total delespacio.De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas.</p> <p>Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, conel objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un controlconstantedelasfluctuaciones delosniveles deexistencias pararealizarunmximo aprovechamiento del espacio.</p> <p>Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposicin un Plano de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposicin general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc.</p> <p>LaCartadeDistribucin constituyeunelementoeficazparaelControldel almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como gua e informacin, entre los encargados de las actividades de Bodega.</p> <p>Distribucin del almacenamientoPara el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de unpiso, ya quela construccindeunasolaplanta ofrece un mayor espacio...</p>