Cambios en Siaf 2012

CAMBIOS EN EL MDULO ADMINISTRATIVO

Manual de Usuario Versin 11.11.00

Versin 11.1 1.00 del 30 de noviembre del 2011. MDULO ADMINISTRATIVO

CAMBIOS EN EL MDULO ADMINISTRATIVO 2011

Versin 11.11.00 del 30 de Noviembre 2011 2 |

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ........................................................................................................... 3 I. COMPROMISO ANUAL, REGISTRO SIAF, PROGRAMACIN

DE CALENDARIO DE PAGOS Y CALENDARIO DE PAGOS ................. 3 I.1. Compromiso Anual .......................................................................................... 3 I.1.1. Eliminacin de Tipos de Operacin CA, CL, CP, F Y RF ......................... 3

I.1.2. Incorporacin del campo rea en el registro del Compromiso Anual 5

I.2. Registro SIAF .................................................................................................... 8 I.2.1. Activacin del Campo Mejor Fecha de Pago.............................................. 8

I.2.2. Implementacin de la Nueva Cadena Programtica .............................. 9

I.3. Programacin de Calendario Mensual ............................................... 10 I.4. Ampliacin de Calendario ......................................................................... 13 I.5. Control de Envo de Programacin de Calendario de Pago .. 15 I.6. Consultas y Reportes ................................................................................... 16 II. AUTOMATIZACIN DE LOS FORMATOS DE OPERACIONES

RECIPROCAS (ETAPA I) ................................................................................... 17 II.1 Cambios en el Registro SIAF ................................................................... 17 II.1.1. Entorno 2012....................................................................................................... 17

II.1.2. Entorno 2011....................................................................................................... 19

II.1 Cambios en la Modificacin de RUC .................................................... 20 II.1.3. Entorno 2012....................................................................................................... 20

II.1.4. Entorno 2011....................................................................................................... 25



Cambios en el Mdulo Administrativo

INTRODUCCIN Para la Ejecucin Presupuestal del Ejercicio 2012, los Entes Rectores: Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico, y Direccin General del Presupuesto Pblico; han solicitado la implementacin de diversos cambios en el Mdulo de Procesos Presupuestarios (MPP) y en el Mdulo Administrativo (MAD). El presente Manual describe los cambios realizados en la versin 11.11.0 para el Mdulo Administrativo, que comprende la adecuacin de la nueva estructura de la Cadena Programtica: Programa (Prg), Producto/Proyecto (Prod/Pry), Actividad/ Accin de Inversin/Obras (Act/AI/Obr), Funcin (Fn), Divisin Funcional (Div.F), Grupo Funcional (Grp.F) y Meta. Asimismo, en la ventana de registro de Compromiso Anual se ha incorporado el campo rea y se ha retirado ipos de operacin los siguientes: F- Gasto Fondo para pagos en efectivo RF- Gasto Fondo para

pagos en efectivo (Rendicin - Contrato Pagos a Cuenta, CL - Contrato Liquidacin CA Contrato Adelantos. Por otro lado, en la ventana de Registro SIAF, se activa el campo Proveedor/Cliente

para los tipos de Operacin Y Ingresos e YT- Ingresos Transferencia, con el fin de lograr posteriormente la automatizacin de los formatos de conciliacin de Operaciones Reciprocas 2012 (OA-3, OA-3A y OA-3B).

I. COMPROMISO ANUAL, REGISTRO SIAF, PROGRAMACIN DE CALENDARIO DE PAGOS Y CALENDARIO DE PAGOS

I.1. Compromiso Anual En la ventana de Registro Compromiso Anual se incorporan los siguientes cambios:

- Se eliminan los Tipos de Operacin CA, CL, CP, F y RF. - Se incorpora el campo rea.

I.1.1. Eliminacin de Tipos de Operacin CA, CL, CP, F Y RF Para los Gobiernos Locales, a partir del ao de ejecucin 2012, los contratos debern ser registrados previamente en el Sistema Electrnico de las Contrataciones del Estado (SEACE), para ser enlazados posteriormente con el registro SIAF, cuando

- Adquisicin de Bienes y Servicios, por este motivo se retira del listado: Tipo de Operacin los siguientes:

- CA Contrato Adelantos. - CL - Contrato Liquidacin. - CP Contrato - Pagos a Cuenta.



Tambin se retiran los siguientes Tipos de Operacin, Para los niveles de Gobierno Nacional, Regional y Local:

Fondo para Pagos en Efectivo [Aperturas y/o Ampliaciones]. - Fondo para Pagos en Efectivo [Rendicin y Reembolso].

Estos sern substituidos por los Tipos de Operacin C Gasto Fondo Fijo para Caja Chica [Aperturas y/o Ampliaciones] y RC Gasto Caja Chica [Rendicin y Reembolso] respectivamente. En este sentido el Sistema permitir registrar ests operaciones con afectacin al Rubro 00 (Recursos Ordinarios).



I.1.2. Incorporacin del campo rea en el registro del Compromiso Anual

En la presente versin, se incorpora el campo rea en todas las secuencias de Compromiso Anual de la ventana Registro de Certificacin y Compromiso Anual.

Para las Entidades que han venido registrando el Cdigo del rea en la ventana de

Registro SIAF 2011, automticamente se actualizar el mismo Cdigo en el campo rea de la secuencia de Compromiso Anual relacionado.

En el caso de que los Registros SIAF relacionados al Compromiso Anual tuvieran

diferentes cdigos de rea, el Sistema no mostrara informacin alguna en el campo rea del Compromiso Anual.

Adems, para los nuevos Compromisos Anuales que se registran a partir de la

instalacin de la versin, el Usuario podr editar el cdigo de rea correspondiente de manera directa o tambin seleccionando de la ventana Ayuda: rea el cdigo del rea correspondiente.



Luego, al grabar el registro de Compromiso Anual, el cdigo de rea se visualiza en la ventana Registro de Certificacin y Compromiso Anual, en la parte izquierda de la pestaa Detalle de la Fase Compromiso Anual de la secuencia de Compromiso Anual.

Para las Entidades que no vinculan la ejecucin del gasto por reas, el Sistema mostrar por defecto el Cdigo 0000.



Por otro lado, el cdigo de rea registrado en la ventana de Registro SIAF, puede ser modificado en la ventana de Modificaciones al Registro SIAF donde se podr cambiar el Cdigo del rea, siempre que el expediente no est contabilizado.

Despus de modificar el cdigo del campo rea, se debe ingresar al mdulo Administrador de Sistema, Sub Mdulo Especiales, opcin Actualizar reas en Certificados.



Con esta opcin, El Sistema actualiza los cdigos del rea en los Compromisos Anuales. Y en el caso de que los cdigos de reas sean diferentes en los expedientes administrativos del Compromiso Anual relacionado, el Sistema presenta el Reporte: Observaciones de Exportacin por rea que permite verificar el Cdigo de rea del Certificado, Secuencia del Compromiso Anual y Expediente.

I.2. Registro SIAF En la ventana de Registro SIAF se incorporaron los siguientes cambios: - Se activo el campo de la Mejor Fecha de Pago. - Se cambio la estructura de la Cadena Programtica.

I.2.1. Activacin del Campo Mejor Fecha de Pago. Para el registro de la Mejor Fecha en el Compromiso (mensual) el Usuario debe considerar los siguientes puntos:

- La mejor fecha debe ser igual o posterior a la fecha de la PC donde se est

efectuando el registro. - Tener una fecha igual o posterior a la fecha del Compromiso Anual CA relacionado. - La fecha mxima que el Usuario puede consignar es 31 de enero del ao siguiente. - Tener una fecha igual o posterior a la fecha de documento de la Fase de

Compromiso que se est registrando.



I.2.2. Implementacin de la Nueva Cadena Programtica En la ventana de Registro SIAF 2012, se incorpora la nueva estructura de la Cadena Programtica.



I.3. Programacin de Calendario Mensual A solicitud del Ente Rector, a partir de esta versin se debe registrar la programacin mensual no solo a nivel Rubro y Genrica del Gasto si no tambin a nivel de Sub Genrica del Gasto y a nivel de Actividades - Acciones de Inversin/ Obras de la Cadena Programtica. Para realizar este proceso se debe ingresar en Sub Mdulo Registro, Men Programacin de Calendario Mensual.

El Sistema presenta la Ventana: Programacin , en donde se realizara la programacin de Pagos, La Programacin del mes de enero se realizar hasta el tope del PIM y tambin tomando en consideracin los topes porcentuales; si estos ya hubieran sido enviados por la DGTP.

Al dar clic en el botn , se actualizaran montos en todos los meses siempre y cuando hayan recibido los topes porcentuales, caso contrario se deben registrar los montos manualmente sin sobrepasar el monto de PIM por Rubro, Genrica del Gasto.



Luego, ubicar el cursor en una determinada Genrica y dar clic en el botn

, se abrir una ventana que lleva por ttulo .

En esta ventana, se visualizan los montos de los meses programados en la ventana anterior, As como tambin las Sub Genricas-SG y las Cadenas Programticas a nivel de Act/AI/Obra que corresponden a la Genrica de Gasto seleccionada.



El registro de los datos har que se actualice el campo Total que se visualiza en la parte inferior de la columna Monto, este monto debe ser igual al monto del mes seleccionado previamente. Una vez culminada la programacin se deber dar clic en el botn , y el Sistema

se ubicara en la ventana inicial para que el Usuario de clic en el botn .

En esta ventana se presenta 2 validaciones que son: Si, se registra un monto que supere el PIM a nivel de Sub Genrica y ACT/AI/Obra,

el Sistema presentar el siguiente mensaje de validacin informativa: El monto ingresado excede al tope consignado.

Adems, el monto total programado no podr sobrepasar el monto programado a nivel de Genrica de gasto por cada mes, de ser el caso el Sistema presenta el siguiente mensaje de validacin restrictiva: El monto ingresado, excede al tope mensual consignado.



Para realizar la programacin del mes de febrero ser igual a la Programacin del mes de enero, con la diferencia que se realizar hasta el tope de la PCA y para este caso si se tomara en consideracin los topes porcentuales.

I.4. Ampliacin de Calendario Para realizar una ampliacin de Calendario, ingresar al Sub Mdulo Registro, men Calendario de Pagos Mensuales, opcin Ampliacin de Calendario de pago mensual, se abrir la ventana Ampliacin .



Con el botn derecho del mouse el Usuario dar clic en crear; y se abrir una siguiente ventana con el nombre

el procedimiento de registro es igual que el de versiones anteriores; se registrara el Mes, Fuente de Financiamiento, Fecha de Registro, justificacin y el Monto a solicitar; el cambio en esta versin es que tambin se dar clic en el botn

el cual abrir la ventana Detalle de la Solicitud de Ampliacin de Calendario de Pagos ; en esta ventana el Usuario deber realizar la programacin a nivel de la Sub Genrica y Cadena Programtica a nivel de Act/AI/Obra. En esta ventana se tendr las mismas validaciones y condiciones que en la Programacin Mensual de Pagos.



Las ampliaciones de Calendario se solicitaran desde el mes de Enero hasta el tope de la PCA. Al igual que la Versin anterior el Usuario podr sobrepasar el monto de los topes porcentuales y ser el Ente Rector DGTP quien aprobara o rechazara la Ampliacin de Calendario solicitado.

I.5. Control de Envo de Programacin de Calendario de Pago Para cerrar la programacin el Usuario debe ingresar al Sub Mdulo Procesos, men Control de Envi de Programacin de Calendario de Pago.

Para Habilitar para envo, ubicar el cursor en el mes que se desea cerrar y dar clic en el botn Cierre.

El Sistema no permitir cerrar, si el monto total programado a nivel de Sub Genrica y Cadena Programtica a nivel de Act-AI/Obra no es igual al monto programado en el nivel Rubro y Genrica correspondiente, de ser el caso el Sistema presentara la siguiente validacin restrictiva: Verificar el Detalle de la Programacin Categora y Genrica



Adems si no se ha programado el monto total del PIM a nivel Genrica y Rubro, el Sistema presenta el siguiente mensaje de validacin: Categora y Genrica

I.6. Consultas y Reportes

En la ventana de Consultas del Avance Fsico Financiero por Meta, se actualiza la estructura de la Cadena Programtica, esta consulta muestra informacion registrada en en Mdulo de Procesos Presupuestarios.

Asimismo se actualiz la estructura de la Cadena Programtica en los siguientes reportes:



- SIAF/Gastos SIAF/Gasto por Meta - SIAF/Gastos SIAF/Gasto por Tipo Operacin - SIAF/Anlisis SIAF/ Anlisis por Clasificador - SIAF/Anlisis SIAF/ Anlisis por Clasificador/Meta - SIAF/Anlisis SIAF/ Anlisis por Fase de Gastos - Presupuestales/ Ejecucin SIAF/ Ejecucin de Compromiso Vs Marco - Tesorera / Comprobante de Pago

II. AUTOMATIZACIN DE LOS FORMATOS DE OPERACIONES RECIPROCAS (ETAPA I)

En esta primera etapa del proceso de automatizacin de los formatos de Operaciones Reciprocas (OA-3, OA-3A, OA-3B), se realizaron los siguientes cambios.

II.1 Cambios en el Registro SIAF

II.1.1. Entorno 2012 Al registrar un ingreso con los Tipo de Operacin: Y (Ingresos) o YT (Ingresos Transferencia), el Sistema solicitar se ingrese un Tipo de Proveedor/Cliente, que puede ser: 1 RUC 9 OTROS.

Si el Usuario selecciona el Tipo de Proveedor/Cliente: 1 RUC, deber registrar el nmero de RUC que corresponde a la Entidad del Sector Publico.



Tambin, se puede seleccionar el RUC de la ventana de ayuda, usando la tecla F1, el Sistema presenta la ventana Ayuda: Proveedor /Cliente, donde se podr seleccionar el numero de RUC.

Por otro lado, si se selecciona el tipo de Proveedor/Cliente: 9 Otros, esto para las operaciones de Ingreso que no corresponden a Entidades del Sector Publico, el Sistema bloqueara el campo RUC.



Y, al gravar, el Sistema presenta el mensaje de validacin informativa: Recuerde que debe ingresar un RUC en Proveed/ Cliente si es una Operacin Reciproca .

II.1.2. Entorno 2011 La fase Recaudado y todas las secuencias de Rebaja, Devolucin, Ampliacin y Anulacin Simple, registradas en expedientes 2011, pero con fecha 2012 sern rechazadas por el ORACLE con el siguiente mensaje: 0108 PRESUPUESTO DE INGRESOS SE ENCUENTRA CERRADO.



Estas secuencias rechazadas debern ser registradas en un Expediente del entorno 2012, de la siguiente manera: Los Recaudados o anulaciones de devolucin, se debe registrar con el Tipo de Operacin: Y (Ingresos), y digitar un numero de RUC si corresponde a una Operacin reciproca con una Entidad del Sector Publico. Si se trata de una Rebaja, Devolucin, Anulacin Simple, se debe registrar con el Tipo de Operacin: YT (Ingresos Transferencia), y digitar un numero de RUC si corresponde a una Operacin reciproca con una Entidad del Sector Publico.

II.1 Cambios en la Modificacin de RUC

II.1.3. Entorno 2012 Para realizar una modificacin del RUC, se debe ingresar al Sub Mdulo Registro, Men Modificaciones SIAF, opcin Modificacin de RUC.



En la ventana Modificacin de Registro SIAF-RUC, solo se podr modificar Tipo de Proveedor/Cliente y/o nmero de RUC de los Registros con los Tipos de Operacin: Y (Ingresos) e YT (Ingresos Transferencia).

Luego, ubicar el cursor en el nmero de expediente a modificar y dar clic derecho para seleccionar del men contextual la opcin Modificar.



El Usuario podr modificar cdigo del tipo de Proveedor/Cliente de 1 RUC a 9 OTROS.



Si, se necesita cambiar el numero de RUC, se debe seleccionar del filtro Prov. /Cliente la opcin 1 RUC, y luego digitar el numero de RUC de manera directa o con la techa F1, seleccionar de la lista el numero de RUC correspondiente.

Luego, dar clic en el botn , ubicarse en el nmero de expediente y dar clic derecho para seleccionar la opcin Habilitar para envo.



Y en la parte inferior de la ventana, el indicador de la columna Estado envo cambia de P (Pendiente) a N (Habilitado).

Luego de realizar la transferencia de Datos, la secuencia llegara aprobada y en la ventana Registro SIAF 2012, se cambiara el nmero de RUC en todas las secuencias que correspondan a la fase determinado.



II.1.4. Entorno 2011

La ventana Modificacin de Registro SIAF-RUC, no presenta ninguna informacin porque ya no podr modificarse el RUC de los expedientes de Gasto.

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