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CAPÍ TULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
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CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
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CAPÌTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Como sustento para este trabajo de investigación, se utilizaron diversas
bibliografías referentes a las variables de efectivo y cuentas por cobrar;
Atendiendo a estas consideraciones, serán confrontados los autores y
posteriormente se fijara posición con el que más se adecue a dicha
investigación. Los mismos se citan a continuación.
En primer término, el trabajo de investigación de Ávila, Mitri, Rossi,
Santander (2009) titulado: “Diseño de un programa de auditoría interna de los
rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa Tecnosteam, C.A.”,
tuvo como finalidad diseñar un programa de auditoría interna para los rubros
ya mencionados, Los autores que utilizaron para el sustento del estudio
fueron, Estupiñan (2005), Whittington y Pany (2005), Arens y Otros (2005).
Por otra parte, la investigación metodológicamente estuvo clasificada
como proyecto factible, descriptivo y de campo, con una población de tres
(03) sujetos de estudio y el cuestionario para la recolección de datos fue tipo
encuesta con preguntas dicotómicas y categorizadas, con el fin de medir las
variables de estudio.
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Asimismo, los resultados de la investigación se analizaron utilizando
estadísticas descriptivas y el diagnostico evidenció que la empresa no
contaba con un programa de auditoría interna en el rubro de cuentas por
cobrar formalmente establecido que proporcione políticas, normas,
procedimientos y formularios necesarios para el logro de un mayor control en
las operaciones y transacciones realizadas por la misma. Dichos resultados
confirmaron la necesidad de diseñar un programa de auditoría interna en los
rubros de efectivo y cuentas por cobrar.
Cabe destacar, que en dicho antecedente desarrollo fundamentos
teóricos con respecto a las variables de estudio e indicadores como de
separaciones de funciones, por lo que contribuyó para la construcción de
enfoques sobre este tópico ente otros para el desarrollo de la investigación.
Desde la perspectiva, de la investigación realizada por Oliveros, Paz,
Rodríguez y Winklaar (2009), en su estudio, titulado: “Diseño de un programa
de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la
empresa servicios de carga y descarga Pedro Marín, C.A.” el estudio estuvo
dirigido a diseñar un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y
cuentas por cobrar para la empresa Servicios de Carga y Descarga Pedro
Marín, C.A., que fue sustentada por los autores Sánchez (2001), Téllez
(2004), Fernández (2001), Guajardo (1999), y Rodríguez (2004).
La metodología empleada fue descriptiva de campo, calificándose como
un proyecto factible, con una población constituida por tres (03) sujetos,
integrados del área de auditoría interna, debido a lo reducido de su tamaño;
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la población fue finita, la recolección de datos se llevó a cabo a través de un
cuestionario que estuvo conformado por cincuenta y un (51) preguntas.
Cuyos resultados señalaron que la empresa no cuenta con un programa de
auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar que le sirva
como guía para la realización del proceso de auditoría.
Es por esto, que se llevó a cabo el desarrollo de los objetivos generales
para los programas de auditoría interna, así como también los
procedimientos a seguir, la formulación de un cuestionario de control interno;
y finalmente diseñar el modelo del informe para la auditoría del efectivo y las
cuentas por cobrar.
Además, es conveniente mencionar que el antecedente antes descrito
acoge semejanzas en cuanto a la estructura esquemática a desarrollar en
esta investigación. Su principal interés será en el desarrollo del fundamento
teórico.
Por otra parte, se presenta el trabajo de investigación de Betancourt,
Carrillo y Urdaneta. (2008), en su trabajo especial de grado titulado: “Diseño
de un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por
cobrar de la empresa Envases de Presión, S.A”. El presente estudio tuvo
como objetivo diseñar un programa de auditoría interna para los rubros de
efectivo y cuentas por cobrar, bajo el enfoque teórico de Arens (2007),
Cepeda (1997), Sánchez (2001), Holmes (1999), Whittington (2005).
La metodología utilizada fue de tipo aplicada, enmarcada en la modalidad
de proyecto factible, dividido en dos fases, la primera basada en la
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naturaleza de la investigación, donde se determinó que es un estudio
descriptivo y de campo, además de ser un proyecto factible orientado a
resolver el problema planeado para satisfacer las necesidades en la
empresa. La población objeto de estudio estuvo conformada por cuatro (04)
sujetos.
Utilizando la técnica de observación mediante encuesta, la recolección
de datos se llevó a cabo a través de un instrumento tipo cuestionario, el cual
contiene treinta y cuatro (34) preguntas de dos escalas, abiertas y cerradas.
Este fue validado por un grupo de expertos del área, constituidos en el
Comité Académico de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
Posterior a la validación se aplicó el instrumento, y luego los datos
obtenidos fueron analizados, para obtener como resultado que en la empresa
no se planea, ni se considera la información de estudios preliminares para la
auditoría. De igual manera, se concluyó que el auditor no ejecuta, ni
organiza una revisión a las unidades involucradas en el proceso. En relación
a la planificación del proceso de auditoría interna se concluyó que ésta
determina el alcance de las limitaciones del estudio, en aquellas áreas que
requieren examen.
De acuerdo, al antecedente citado, servirá de aporte para este estudio,
debido a que tiene relación con las variables que se están investigando,
asimismo, aportó conocimientos en referencia a la auditoría interna de los
rubros de efectivo y cuentas por cobrar aclarando las dudas e interrogantes
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en lo que a la materia se refiere.
De igual manera, Díaz, Pacheco y Rivera (2008), en su estudio: “Diseño
de un programa de auditoría interna para los rubros efectivo y cuentas por
cobrar en representaciones Agelvis, C.A”. El propósito de este trabajo de
investigación fue el diseño de un programa de auditoría interna para los
rubros de efectivo y cuentas por cobrar, sustentada por los enfoques teóricos
de Wittington, Pany, (2005) Santillana, (2006). Arens; Elder, y Beasley
(2007).
Por otra parte, el presente estudio se encuentra dentro del tipo proyecto
factible y de campo ya que se detallaron y puntualizan las características
fundamentales de hechos relacionados con las variables de estudio lo cual
permitieron poner de manifiesto su comportamiento; para su desarrollo se
tomó en cuenta una población conformada por cinco personas, empleados
directos de la empresa objeto de estudio, a las mismas se le planteó un
cuestionario de sesenta (60) preguntas compuestas por preguntas
dicotómicas.
Los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento fueron
sometidos a un análisis estadístico mediante tablas de frecuencias y de
porcentajes, evidenciándose que la empresa presenta ciertas debilidades en
el proceso de control interno de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar.
Considerando estos resultados, fue diseñado el programa de auditoría
interna para los rubros de efectivo y cuentas por cobrar, el cual contiene los
objetivos perseguidos por este, los procedimientos en forma pormenorizada y
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ordenada, para poder llevar a cabo el trabajo de auditoría, así como el
cuestionario de control interno, para obtener las evidencias suficientes de la
actuación de la empresa en cuanto a los rubros estudiados.
En virtud del aporte expuesto, se consideran similares ambas
investigaciones en cuanto a la variable y sus dimensiones, es por tanto que
sirve de apoyo para la elaboración de las bases teóricas, De allí, su utilidad
se verá enfocada en dicha fundamentación.
De acuerdo con, Marín, Miquelena, Ramírez y Suarez. (2008), en su
estudio: “Diseño de un Programa de Auditoría Interna para los Rubros de
Efectivo y Cuentas por Cobrar de Mi Vieja Maracaibo, C.A.”. El presente
estudio tuvo como propósito el diseñar un programa de auditoría interna para
los rubros de efectivo y cuentas por cobrar de Mi Vieja Maracaibo, C.A. Las
teorías que sustentaron la misma, fueron la de los autores Whittington y Pany
(2004), Brito (2001), Holmes (1999), entre otros.
Metodológicamente, se clasificó el estudio como un proyecto factible,
descriptivo y de campo. En relación a la población estuvo conformada por las
seis personas que laboran en la empresa estudiada. Para la recolección de
los datos se construyó un cuestionario simple, con preguntas cerradas y cada
una de opción doble o múltiple, teniendo un total de setenta y cinco (75)
ítems, dicho instrumento fue validado por los miembros del comité de la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Para el análisis de los datos, se
utilizó la estadística descriptiva. Los resultados arrojaron que en la empresa
Mi Vieja Maracaibo, C.A., en relación al área de auditoría, no cuenta con los
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procedimientos adecuados en el área de auditoría interna.
Asimismo, no cuenta con un programa de auditoría interna, el cual
establezca las normas y procedimientos a seguir en los procesos antes
enunciados; de esa manera, se denotó que no se garantiza la eficacia del
proceso de auditoría interna en los rubros de efectivo y cuentas por cobrar,
dado que los mismos deben ser realizados dentro de un marco de control y
seguridad acorde a las necesidades de la empresa; por todo lo expuesto, fue
necesario el diseño de un programa de auditoría interna para los rubros de
efectivo y de cuentas por cobrar, el cual contenga los aspectos generales
que permitan, tanto a alcanzar las metas, como a poder cumplir con las
políticas establecidas por la empresa.
Luego de describir y analizar dicho antecedente de estudio, se puede
encontrar aspectos de interés con respecto a la variable de estudio, en
cuanto a modelos de informes a desarrollar en las auditorías contribuyendo
de esa manera a la construcción del presentado en esta investigación.
Por último, Machado, Peña y Rodríguez (2008), en su trabajo de grado:
“Diseño de un programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y
cuentas por cobrar del Hotel Costa Real, C.A”; tuvo como objetivo diseñar un
programa de auditoría interna para los rubros de efectivo y cuentas por
cobrar del Hotel Costa Real, C A, bajo el enfoque teórico de Cepeda (1997),
Catácora (1998), Perdomo (1997), entre otros. La metodología utilizada fue
de tipo, proyecto factible, descriptivo de campo.
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La población estuvo conformada por tres (03) sujetos del departamento
administrativo-contable del Hotel Costa Real. Utilizando la técnica de
observación mediante encuesta, la cual constó de cincuenta y siete (57) ítems,
con alternativas múltiples. Este fue validado por un grupo de expertos del área.
Posterior a la validación se aplicó el instrumento, y luego los datos obtenidos
fueron analizados, para obtener como resultado que la empresa realiza
registros de las transacciones producidas por el movimiento del efectivo tanto
de moneda nacional como la extranjera, las cuales son precisas para la
emisión de los informes actualizados sobre la disponibilidad del efectivo.
Igualmente, se observó que son presentados en el balance general las
partidas de efectivo que se tengan en moneda extranjera. Por otra parte, se
evidenció que el encargado de la caja verifica el efectivo en el momento de
su recepción, y emite comprobantes del dinero que recibe, quedando bajo la
responsabilidad del cajero, teniendo este además entre sus actividades
facturar, recibir el efectivo, realizar cortes de caja de manera aleatoria.
Además, no se utilizan cuestionarios para la evaluación del rubro de
efectivo, aunque este se logra mediante conteos, donde la persona
encargada de su manejo obtiene información a través de las instituciones
financieras, por ello fue necesario diseñar un programa de auditoría para los
rubros de efectivo y cuentas por cobrar, el cual contienen los aspectos
generales de diseño, alcance, fundamentación, objetivos y procedimientos
llevados a cabo, para alcanzar las metas y poder cumplir las políticas
establecidas por la empresa.
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El antecedente antes citado, sirvió de apoyo al estudio en sí, ya que el
mismo tiene relación a la problemática que se está planteando, y el cual
ayudo a facilitar la búsqueda de autores que sustentan las variables a
investigar.
2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.
Es esencial que toda investigación cuente con un soporte teórico de la
variable en estudio, denominada Fundamentación Teórica. Las mismas se
desarrollan en base a las opiniones de varios autores que han estudiado la
variable, desarrollando cada uno de los aspectos de interés y contrastando
con la opinión propia de los investigadores, para de esta manera sustentar la
respuesta a los objetivos trazados en la investigación.
2.1. PROGRAMAS
2.1.1. DEFINICIÓN DE PROGRAMAS
Un programa de acuerdo a señalamientos de Alvarado (2005, p. 17) cita al
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, “es un enunciado lógicamente
ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría que han de
emplearse, la extensión que se les ha de dar, la oportunidad en que se han de
aplicar”. De esta manera, los programas son los procedimientos de la auditoria
que se emplean para llevar a cabo la revisión de los procesos de cada
departamento de la empresa.
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Por su parte, Whittington y Pany (2005, p. 142) especifica
detalladamente los procedimientos que se llevaran a cabo durante la
auditoría. Es la base para asignar y programar el trabajo, así como para
determinar el que queda por hacer. Están especialmente adaptados a los
riesgos y a los controles internos de cada proyecto. Dicho en otras
palabras, es un procedimiento a seguir, planeado y elaborado con
anticipación
Mientras, para Defliese (2005, p. 413) los procedimientos de auditoría se
compilan en un documento llamado programa de auditoría. Este programa
debe ser organizado en tal forma que permita la aplicación eficiente de los
procedimientos señalados. Más específicamente, cuando se realice el
estudio de un documento determinado, se le apliquen tantos procedimientos
de auditoría como sea posible. Por ello, este proceso de auditoría debe ser
un guía segura e indicadora de lo que se debe hacer.
Dentro de la investigación se observa que los tres autores manejan tres
conceptos diferentes en lo que a programas de auditoría se refiere, Alvarado
(2005) basa su definición citando al instituto mexicano de contadores
públicos que es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los
procedimientos de auditoría, Whitington y Pany (2005) lista detallada de los
procedimientos específicos que se llevan a cabo durante la auditoría,
Defliese (2005) como los procedimientos que se compilan en un documento
llamado programa de auditoría.
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En base a ello, los investigadores fijan posición bajo los planteamientos
de Whittington y Pany (2005) puesto que toma en consideración los riesgos y
controles internos de un proyecto, expresando la necesidad de un programa
de auditoría en toda clase de organización.
2.1.2. CLASIFICACIÓN DE PROGRAMAS
A su vez Alvarado (2005, p. 232) en la planeación del trabajo los
programas se clasifican:
a. Programas generales: se limitan al enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar con mención de los objetivos particulares en cada caso, siendo muy utilizado por aquellos auditores con gran experiencia. b. Programas detallados: son aquellos en donde se describen con mayores detalles los procedimientos a aplicar, con el propósito de que el auditor no tenga dudas en la aplicación de los procedimientos. c. Programas estándar: son aquellos en los que se enuncian los procedimientos de auditoría a seguir para ser aplicados a un sin número de empresa; independientemente si procede o no la aplicación de algún procedimiento para la entidad auditada. d. Programas específicos o hechos a la medida: son aquellos en que se detallan los procedimientos a seguir para cada entidad o situación en particular. Son los más utilizados como producto del uso de las computadoras en la auditoría, permitiéndole al auditor tener un banco de procedimientos que a la hora de elaborar el programa, luego de la planeación, puede hacer la selección más adecuada de acuerdo a la características y otros asuntos de interés que llamaron la atención del mismo.
Asimismo, Cardozo (2006, p. 20) comenta que existen diversas formas y
modalidades en los programas de auditoría, lo cual se clasifica de la
siguiente manera: desde el punto de vista del grado de detalle a que llegan
en programas generales y detallados. Desde el punto de vista de su relación
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con un trabajo concreto en programa estándar y específico.
De acuerdo a Estupiñan (2006, p. 350) se preparan programas de
auditoría que obedezcan a la necesidad de sistematizar el cumplimiento de
las fases de la auditoría y la ejecución de los análisis propiamente dichos,
para ello se deberá considerar lo siguiente:
Programas estándares: se refieren a los procedimientos necesarios
para lograr los propósitos de la planificación preliminar y específica de la
auditoría.
Programas específicos: comprende los programas de auditoría definidos
de acuerdo con los resultados correspondientes a evaluación de la estructura
del control interno y el enfoque de auditoría a nivel componente.
En base a lo planteado, se evidencia que hay congruencia entre los
planteamientos expuestos, puesto que Alvarado (2005) plantea la
clasificación de los programas de acuerdo a la planificación del trabajo y en
general.
Por su parte, Estupiñan (2006) los clasifica como estándares y
específicos, los cuales de acuerdo con Cardozo (2006) corresponden a su
relación con un trabajo.
De acuerdo a los señalamientos descritos, los investigadores del
presente estudio fijan posición con base a los planteamientos hechos por
Alvarado (2005), por cuanto muestra una clasificación mas completa de los
programas de auditoría interna, considerando varios aspectos clave dentro
de la auditoría para su clasificación, en especial en cuanto a la planeación y
roles dentro de los trabajos.
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2.2. AUDITORÍA
2.2.1. DEFINICIÓN DE AUDITORÍA
De acuerdo con, Alvarado (2005, p. 49) la auditoría es un proceso
sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias
relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros
acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado
de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron
origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando
principios establecidos para el caso (American Accounting Association).
Por otra parte, Mantilla (2005, p. 34) esta actividad para el sistema de
control interno, como ya se mencionó, es un asunto nuevo, puesto que esta
implica someter a examen independiente, a cargo del auditor de la compañía,
la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración
principal.
Igualmente Defliese (2005, p. 38) la auditoría es el proceso sistemático
de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones
relacionadas con actos y acontecimientos económicos, a fin de evaluar las
declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a
las partes interesadas.
En base a los planteamientos expuestos, se evidencia diferencias entre
los conceptos. Alvarado (2005) considera la auditoría como un proceso
ordenado, en donde se evalúan aspectos de las actividades económicas de
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una organización. Concordando con ello, Defliese (2005) expresa que es un
proceso sistemático. Contrario a ello, Mantilla (2005) refiere que este es un
proceso que forma parte del control interno.
De esta manera, los investigadores expresan su posición en cuanto al
concepto, basado en los planteamientos de Alvarado (2005), comentando
que la auditoría es un proceso organizado en donde se busca evaluar las
actividades económicas llevadas a cabo dentro de una organización para de
esa manera elaborar los informes relacionados con esas actividades y
poderlas controlar eficientemente.
2.2.2. OBJETIVOS DE AUDITORÍA
De acuerdo con, Alvarado (2005, p. 43) los objetivos de auditorías que
normalmente se plantea el auditor son; a) los que están relacionados con las
operaciones que llegan a constituir los saldos finales y b) los objetivos
dirigidos a los saldos de las cuentas. Objetivos de auditoría relacionados con
las operaciones:
a. Existencia: referida así las operaciones de hecho existieron. Por ejemplo, la inclusión de una venta en el diario de ventas, cuando esta no ha ocurrido realmente, significa violación al objetivo. b. Integridad: significa que se incluye (no se omitan) todas las operaciones. Por ejemplo, el no incluir en el diario de ventas una venta, no existiría integridad. c. Precisión: se refiere a que las operaciones estén asentadas por los montos correctos. Por ejemplo si se utiliza un precio de venta muy diferente a lo entregado al cliente. d. Clasificación: está referida a que las operaciones incluidas en los diarios están clasificadas en forma adecuada. Por ejemplo incluir ventas en efectivos como ventas a créditos.
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e. Oportunidad: que las operaciones se registren en las fechas correctas. Por ejemplo, que se registren una venta en la fecha en que se origina y no posterior o viceversa. f. Asentamiento o resumen: significa que las operaciones sean incluidas adecuadamente en los registros contables y se resuma adecuadamente, por ejemplo una venta de un cliente que se registre en la cuenta de otro cliente.
Objetivos de auditoría relacionados con los saldos: a. Existencia: referida a si los montos existieron. Por ejemplo, la inclusión del monto de una cuenta por cobrar en el saldo de cuentas por cobrar, cuando esta no ha ocurrido realmente. b. Integridad: significa que se incluyen (no se omitan) todos los montos existentes. Por ejemplo, el no incluir en el saldo de cuenta por cobrar el monto de una venta a crédito. c. Precisión: se refiere a que los montos estén asentados correctamente. Por ejemplo, si se utiliza un precio unitario de inventario equivocado o porque es diferente al de la facturación. d. Clasificación: está referida a que los montos incluidos en los diarios están clasificados en forma adecuada. Por ejemplo incluir el monto de las cuentas por cobrar a corto en a largo o viceversa. e. Oportunidad: que los montos se registre en las fechas correctas. Por ejemplo, que se registre el monto de una cuenta por cobrar cercana al cierre en ese mismo periodo. f. Inventario detallado: el total de detalle de los saldos de las cuentas concuerdan con el saldo del mayor general. g. Valor de ventas: que los activo se incluyen por el valor de venta y se refiere por ejemplo, cuando se han deducidos de las cuentas por cobrar el monto de la provisión de cuentas incobrables o los inventarios por un monto de obsolescencia. h. Derechos y obligaciones: están referida si los montos de los activos son derechos y los pasivos son obligaciones de la empresa a una determinada fecha. i. Presentación, clasificación y revelación: referidas a si los componentes de los saldos de los estados financieros están separados, descritos y clasificados adecuadamente.
Asimismo, de acuerdo con Arens y Loebbecke (2007, p. 144) para
cualquier tipo de operaciones, existen varios objetivos los cuales se cumplen
cuando el auditor llegue a la conclusión de que el total se presenta con
imparcialidad, estos se les denominan objetivos de auditoría relacionados
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con operaciones; aunado a esto es importante resaltar que también existen
los objetivos de auditoría vinculados con saldos. No obstante, los objetivos
mencionados son de alguna manera diferentes pero están relacionados
estrechamente.
De igual manera, para Whittington y Pany (2005, p. 692) la auditoría es
una actividad objetiva, de certidumbre y consultoría diseñada para agregar
valor y mejorar los servicios de una organización. Le ayuda a una
organización a lograr sus objetivos aportando un enfoque sistemático,
disciplinado para evaluar y mejorar eficacia de la administración de riesgos,
el control y los procesos del ejercicio del poder.
En relación a lo anterior, se tiene que para Alvarado (2005) los
objetivos de la auditoría se encuentran relacionados a aspectos puntuales
como las operaciones de saldos finales, de cuentas. En concordancia a
ello, Arens y Loebbecke. (2007) también consideran que los objetivos se
encuentran vinculados con las operaciones y los cuales cumple el auditor.
Por otra parte, Whittington y Pany (2005) refiere que los objetivos se
encuentran relacionados a mejorar el valor y servicios de la organización.
En la presente investigación se fija posición, en base a lo planteado por
Alvarado (2005), cuando refiere que entre los objetivos de auditoría está la
finalidad de expresar una opinión profesional sobre la confiabilidad de los
estados financieros si estos presentan razonablemente la situación financiera
de una empresa, así como los resultados de sus operaciones del periodo
examinado.
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2.3. AUDITORÍA INTERNA
Según Spencer (2005, p. 212) la auditoría interna es una actividad
independiente para el aseguramiento de los objetivos y de consultoría,
que ha sido diseñada para añadir valor y para mejorar las operaciones de
una empresa. Ayuda a una empresa a conseguir sus objetivos aportando
un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad
de la gestión de riesgos, del control y de los procesos de la
gobernabilidad.
Al mismo tiempo, Lemus (2007, p. 10), señala que es una serie de
procesos y técnicas a través de las cuales se da seguridad de primera mano
a la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a partir de
la observación en el trabajo respecto a: si los controles establecidos por la
dirección son mantenidas adecuada y efectivamente; si los registros e
informes (financieros, contables o de otra naturaleza) reflejan las operaciones
actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división,
departamento u otra unidad.
Vinculado al concepto, Godoy (2009, p. 21), hace referencia en las
Normas Internacionales de Auditoría, describe a la auditoría interna como
“una actividad de evaluación establecida dentro de una entidad como un
servicio a la entidad. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar,
evaluar y monitorear la adecuación y efectividad de los sistemas de control
contables e internos”.
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Confrontando las opiniones expuestas, se tiene que Spencer (2005)
indica que es una actividad evaluativa de las operaciones contables,
financieras y administrativas dentro de una organización, coincidiendo con
ello Godoy (2009) comentando que además de evaluar, se monitorea el
sistema de control. Contrario a ello, Lemus (2007) considera la auditoria
como un conjunto de procesos que determinan la dirección de los empleados
en base a sus funciones.
Es así, como los investigadores fijan posición en base a lo expuesto por
Spencer (2005) considerando que la auditoría interna son los métodos
empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud
del contenido de los estados financieros presentados por una empresa. Se
trata de dar carácter público, mediante la revisión, a los estados financieros.
2.4. EFECTIVO
2.4.1. DEFINICIÓN DE EFECTIVO
Según Guajardo (2005, p. 226) el renglón de efectivo está constituido por
el que se encuentra en la propia organización, usualmente denominada
“Caja”, los depósitos bancarios a la vista y las inversiones a corto plazo de
gran liquidez y de fácil convertibilidad al efectivo. Por otro lado, la partida de
bancos se refiere a las cuentas de cheques en instituciones bancarias.
Algunas de estas pueden generar intereses, en cuyo caso se denominan
cuentas productivas.
Por su parte, Alvarado (2005, p. 17) expresa que la primera partida que
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se encuentra en el balance general como activo circulante es el efectivo, y
representa los fondos inmediatamente disponibles que pueden ser utilizados
para fines diversos, relacionadas con las operaciones normales de la
empresa. Entonces, el efectivo representa un recurso propiedad de la entidad
al que puede dársele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un valor para la
empresa.
Asimismo, para Whittington y Pany (2005, p. 336) el efectivo
normalmente incluye las cuentas generales, nómina, caja chica y con menor
frecuencia ahorros. Una cuenta aumenta con las ventas al contado, con la
cobranza de cuentas por cobrar y la inversión del capital.
En síntesis de los antes expuesto, se evidencia que Guajardo (2005)
define el efectivo como el dinero con el que cuenta la empresa en caja.
Por otra parte, Alvarado (2005) refiere que es la primera partida en
aparecer en el balance general de la empresa como un activo.
Concordando con ello, Whittington y Pany (2005) complementa
expresando que el efectivo en el balance incluye cuentas generales,
nominas, caja chica, entre otros.
En referencia a lo anterior, los investigadores fijan posición en base a los
planteamientos de Guajardo (2005), alegando que el efectivo son los
recursos con los que cuenta la propia organización, conocida como la caja,
en donde se mantienen los recursos provenientes de depósitos bancarios e
inversiones realizadas a la empresa.
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2.4.2. PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA DEL EFECTIVO
De acuerdo con, Whittington y Pany (2005, p. 142) lista detallada de
los procedimientos específicos que se llevaran a cabo durante la
auditoría. Es la base para asignar y programar el trabajo, así como para
determinar el trabajo pendiente. Están especialmente adaptados a los
riesgos y a los controles internos de cada proyecto. Dicho en otras
palabras, es un procedimiento a seguir, planeado y elaborado con
anticipación
Asimismo, Fonseca (2007, p. 271) los programas de auditoría
comprenden una relación lógica, secuencial y ordenada de los
procedimientos a ejecutarse, su alcance el personal y el momento en que
deberán ser aplicados, a efectos de obtener evidencia competente, suficiente
y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de auditoría.
Deben ser lo suficientemente flexibles para permitir modificaciones durante el
proceso de la auditoría que a juicio del auditor encargado y supervisor,
consideren pertinentes.
Por otra parte, Estupiñán (2004, p. 13) el programa de auditoría sirve
como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la
auditoría y como un medio para el control y registro de la ejecución apropiada
del trabajo. Pueden también contener los objetivos de la auditoría para cada
área y un presupuesto de tiempo con las horas estimadas para las diversas
áreas o procedimientos de auditoría.
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De esta manera, el programa de auditoría interna del rubro efectivo es un
enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de
auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar, la
oportunidad en que se han de aplicar a todo el dinero que se tiene disponible
para gastarlo en un momento determinado, tal como monedas, billetes,
cheques, depósitos a la vista y otros. (Alvarado 2005, p. 17; Rodríguez 2004,
p. 17)
Por ello, el programa de auditoría interna del efectivo, busca organizar
una serie de procedimientos que son necesarios aplicar al proceso de
auditoría interna dentro de una empresa, para de esta manera tener control
de los movimientos relacionados con el efectivo.
2.5. CONTROL INTERNO
De acuerdo con Estupiñan (2006, p. 19) establece que comprende un
plan de organización que conjuga un conjunto de métodos y procedimientos
para garantizar la protección de los activos, a su vez certifiquen la veracidad
de los registros contables y el desarrollo de las actividad de acuerdo a las
directrices marcadas por la administración.
Asimismo, a criterio de Bacón (2005, p. 5) el control interno, es un
conjunto de normas, a través de las cuales se lleva a cabo la administración
de los diversos recursos dentro de una organización, asimismo propicia, a la
supervisión y dirección, ya sea, de una operación general o particular. Es
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considerado así, como parte de un sistema que impulsa el conjunto de
políticas de operación y las mantiene dentro de los límites de ejecución
practicables.
Para, Whittington y Pany (2005, p.12) son los pasos que toma una empresa
para prevenir errores, tanto con la malversación de activos como los informes
financieros falsos, además garantiza el control de la manufactura y otros
procesos, al mismo tiempo, hace confiable la información de los estados
financieros, asimismo, es un medio para alcanzar un fin.
En relación a lo expuesto, se evidencia que Estupiñan (2006) define el
control interno como un conjunto de procedimientos encaminados a la
protección de los activos de una empresa. No obstante, Bacón (2005) refiere
que este control representa un conjunto de normas por las que se rige la
administración de los recursos de una empresa. Diferente a lo anterior,
Whittington y Pany (2005) considera el control como medidas que una
empresa tomar para evitar inadecuado uso de recursos.
Se fija posición con lo expuesto por Estupiñán (2006), el control interno
no es un mecanismo de protección de los recursos activos que posee una
organización o empresa, en donde se verifican la veracidad de los informes
contables y financieros de la misma, tomando en cuenta la participación
directa de la gerencia en pro del mejoramiento del funcionamiento interno de
la empresa y alcance de los objetivos de la misma.
37
2.5.1. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Según lo señalado por Estupiñan (2006, p. 19), define que “el control
interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos aseguren que los activos están debidamente protegidos,
los registros contables son fidedignos y la actividad de la entidad se
desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la
administración”.
De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son: Proteger los activos
para salvaguardar los bienes de la institución; verificar la razonabilidad así
como también la confiabilidad de los informes contables y administrativos,
lograr el cumplimiento de los objetivos programados; además, proteger los
activos de la organización evitando pérdidas o negligencias; así como,
asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones. Igualmente señala
promover la eficiencia de la explotación, estimular el seguimiento de las
prácticas ordenadas por la gerencia; promover y evaluar la seguridad, la
calidad y la mejora continua.
Por su lado, Téllez (2004, p. 187) comenta las finalidades u objetivos
del control interno, la cual revisten de mayor importancia, es la
promoción de la eficiencia operativa de la empresa, ya que debe ser
motivo permanente de vigilancia por parte de quienes lo ejercen, para
determinar si los procedimientos no alcanzan la eficiencia necesaria y es
38
susceptible de ser modificado o complementado por otro.
Por otra parte, Cardozo (2006, p. 33) los objetivos del control interno son:
prevenir errores; descubrir hurtos o malversaciones; obtener información
administrativa, contable, financiera, confiable, segura y oportuna; localizar
errores administrativos; salvaguardar los bienes, valores, propiedades y
demás activos de la entidad solidaria; promover la eficiencia del personal;
detectar desperdicios innecesarios tanto material, tiempo y recursos en
general; graduar la extensión del análisis, comprobación y estimaciones de
las cuentas y operaciones sujetas a auditoría por parte del auditor; detectar
los riesgos inherentes a la cartera de crédito, riesgo administrativo y
financiero.
En este sentido, se observa que Estupiñán (2006) refiere que los
objetivos del control interno giran entorno a proteger los recursos de la
empresa, cuidando la información que se obtenga, los cuales son verídicos y
fidedignos. Contrario a ello, Téllez (2004) comenta que el objetivo es
promover la eficiencia operativa de la empresa. Por otra parte, Cardozo
(2006) enumera una serie de objetivos relacionados directamente a la
prevención de errores, proteger los bienes, entre otros.
De esta manera, tomando en cuenta lo expuesto por Estupiñán (2006) el
objetivo del control interno se resume a fiscalizar todas las operaciones
relacionadas con el manejo, control y administración de los recursos y bienes
de la empresa, para que los mismos sean usados de una manera positiva
para la organización, en pro del alcance de los objetivos organizacionales.
39
2.6. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
De acuerdo con, Guajardo (2005, p. 227) el control interno no se
diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que
ocurran errores. Por lo tanto, no es responsabilidad solo de los
contadores, sino también de los administradores. El sistema control
interno de un negocio es tan eficaz como la calidad de la administración
de la organización.
De igual manera, Whinttington y Pany (2005, p. 337) expresan que
todos los procesos relacionados con el manejo de efectivo son
responsabilidad del departamento de finanzas bajo la dirección del
tesorero: manejar y depositar los ingresos en efectivo; firmar cheques;
invertir el efectivo ocioso; custodiar el efectivo, los valores negociables y
otros activos negociables.
Por su parte, Alvarado (2005, p. 21) expresa que el término control
interno se utiliza, en su forma más amplia, incluyendo el control interno
contable y el administrativo. Mientras que el control interno contable se
utiliza con el fin de proteger los activos y garantizar la confiabilidad de los
registros contables, incluyendo la autorización y aprobación, así como la
separación de responsabilidades relacionadas con los registros y custodia.
Confrontando los anteriores planteamientos, se tiene que Guajardo
(2005) expresa que el control interno de efectivo está diseñado para
40
aminorar la ocurrencia de errores. Por otra parte, Whinttington y Pany
(2005) señalan que este proceso es responsabilidad el departamento de
finanzas. Por otra parte, Alvarado (2005) este control refiere a la
protección del mismo.
De esta manera, los investigadores fijan posición en base a lo planteado
por Guajardo (2005) considerando que el control interno se lleva a cabo
dentro del aspecto financiero de una empresa con la finalidad de preservar
los bienes y evitar la inadecuada utilización de los recursos dentro del
manejo del efectivo, por parte de la administración. Por ello, el control interno
sirve para salvaguardar los activos, a través de procesos eficientes que
permitan llevar una contabilidad más precisa.
2.6.1. SEPARACIÓN DE FUNCIONES
Dentro de una organización resulta indispensable que se determinen de
una manera clara, cuáles son los roles y funciones de cada uno de los
componente de la misma. De acuerdo con Brito (2011, p. 302) las funciones
del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en
operaciones de automatización de registros contables. La persona que labore
en el departamento de caja no pueden tener acceso a:
a. Facturación y entrega de mercancía b. Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor. c. Elaboración y envío de estados de cuentas a los clientes. d. Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas. e. Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor. f. Automatización para conceder descuentos, devoluciones o
bonificaciones.
41
g. Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.
Por su parte, Mantilla y Cante (2005, p. 34) expresan que la separación
de funciones o roles está relacionado con la división de tareas donde se
determina que ninguna persona debe tener control sobre una transacción
desde el comienzo hasta el final. Por consiguiente, ninguna persona debe ser
capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción.
Asimismo, para Cardozo (2006, p. 29) la segregación o separaciones de
funciones, reduce el riesgo de que una persona esté en condiciones tanto de
cometer como de ocultar errores en el transcurso normal de su trabajo. Si
distintas personas tratan dos partes de una transacción, para encubrir errores
será necesaria la colusión. En particular, las funciones que se deben
considerar cuando se evalúa la segregación de funciones son: la
autorización, la ejecución, el riesgo, la custodia de los bienes y la realización
de conciliaciones.
En síntesis, de los planteamientos anteriores descritos por los autores,
se tiene que Brito (2011) comenta la suma importancia de las funciones
del cajero, las cuales sean totalmente definidas y claras, para evitar que el
mismo intervenga en procesos relacionado con los registros contables. En
este contexto, Mantilla y Cante (2005) expresan que ninguna persona
debe poseer control sobre todas las transacciones dentro de una
organización de principio al final, concordando con ello, Cardozo (2006)
afirma que esta separación de funciones reduce el riesgo de cometer y
42
ocultar errores por parte de una persona, relacionadas con el manejo de
las finanzas.
Por ello, los investigadores fijan posición en base a lo expuesto por
Brito (2011), ya que dentro del control interno del efectivo, es necesario
que los cajeros tengan claramente definidas sus funciones; por lo que
tampoco estarían inmersos dentro de los registros contables, a fin de
evitar violaciones en los principios de control interno.
2.6.2. DEPÓSITOS DIARIOS
Uno de los procesos más comunes dentro de la dinámica financiera de
una empresa, es la de los depósitos de efectivo. Para Brito (2011, p. 302) no
debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en la
caja, excepto lo que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja
deben ser depositados intactos en el banco en forma diaria. Este paso del
control interno quedaría aún más reforzado, si se establece que, una vez
hecho el depósito bancario, las planillas de depósito sean entregadas
directamente a contabilidad y no al cajero.
En referencia a ello, Escoto (2007, p. 56) expresa que los depósitos
bancarios, consisten en una operación diaria, por la cual el depositante
entrega a la entidad bancaria una suma de dinero con el compromiso de su
restitución en la misma especie, en fecha prefijada o cuando aquél lo solicite.
En otras definiciones, es considerado como un mutuo préstamo de consumo,
vale decir un contrato por el cual una parte entrega a otras cosas que ésta
43
puede consumir, devolviendo en el tiempo establecido igual cantidad de
cosas de la misma especie y calidad.
Asimismo, Pérez (2006, p. 86) expresa que el depósito constituye la
obligación fundamental a cargo del Banco de la restitución en el momento
oportuno del capital o suma depositada, junto con el abono de los intereses
correspondiente, teniendo la posibilidad el deponente que no ha extraído los
fondos, una vez transcurrido el plazo prefijado, de devengar nuevos intereses
sobre el capital inicialmente depositado.
Confrontando los planteamientos anteriores, se infiere que los ingresos
en efectivo de caja deben ser depositados íntegramente a cuenta en banco.
Por su parte, Escoto (2007) refiere que estos depósitos es un proceso de
compromiso de la restitución en la misma especie. Mientras, que Pérez
(2006) presenta los depósitos como una obligación fundamental a cargo del
banco con respecto de la restitución del capital depositado.
De esta manera, los investigadores fijan posición en base a lo expresado
por Brito (2011) quien alega, que los depósitos diarios deben ser enviados al
banco diariamente de forma íntegra para de esta manera tener un control
interno del efectivo reforzado con las planillas bancarias las cuales deben ser
entregadas a contabilidad.
2.6.3. ENDOSO DE CHEQUE RECIBIDO
De acuerdo con Brito (2011, p. 302) a todos los cheques recibidos de
terceros se les debe estampar inmediatamente en el reverso un sello que
44
diga “sólo para depositar en cuenta corriente número…”. De esta forma se
evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.
Para Londoño; Calderón y Castaño. (2003, p. 482) en el control interno
de las entradas de dinero, se encuentran cheques recibidos los cuales deben
ser endosados restrictivamente y en forma inmediata a su recepción; si las
circunstancias lo permiten, depositarlos íntegramente en el banco en el
banco el mismo día o a más tardar el siguiente día laborable después de
recibidas estas entradas de efectivo o valores.
Para Ortiz (2011, p. 43) el cheque es un medio de pago asociado a una
cuenta corriente que sustituye el dinero, sin ser un documento de crédito, el
cual el endosante, que es el tenedor del cheque, puede transmitirlo a otra
persona a través del endoso, siempre y cuando no contenga una cláusula “no
a la orden” o esté extendido al portador.
Resumiendo los planteamientos anteriores, se tiene que Brito (2011)
expresa que el endoso es necesario cuando se reciben cheques de terceros,
para que el mismo no sea cobrado indebidamente. Por su parte, Londoño;
Calderón y Castaño (2003) expresan que para el control interno es necesario
el endoso de los cheques recibidos, y los mismos deben ser depositados
íntegramente en el banco. Contrariamente, Ortiz (2011) comenta que el
endoso es un medio para transmitir el cheque a otra persona.
Es así, como los investigadores fijan posición en base a lo expuesto por
Brito (2011) expresando que el endoso de los cheques recibidos es un
45
mecanismo importante usado dentro del control interno para tener la garantía
que el cheque sea cobrado debidamente, tomando en consideración que el
mismo debe tener un sello mostrando el número de cuenta donde será
depositado.
2.6.4. INGRESO POR COBRANZA
De acuerdo con Brito (2011, p. 302) el control de los ingresos comienza
desde el momento que se entrega a los cobradores los documentos para que
sean cobrados. Con tales documentos: facturas, letras de cambio, entre
otros., debe elaborarse un listado por duplicado de manera que al cobrador
se le entrega el original junto con los documentos por cobrar en cuestión,
mientras la copia, debidamente firmada por el cobrador, queda en el
departamento de cobranzas.
Diariamente, el cobrador elaborará un informe de cobranzas por
cuadruplicado que, junto con el efectivo cobrado, entregará al cajero, quien lo
firmará y devolverá al cobrador el original y duplicado. Este, a su vez, los
entregará a cobranzas junto con los documentos por cobrar que no pudieron
ser cobrados ese día. Cobranzas enviará a contabilidad el duplicado,
mientras que el original queda en ese departamento para sus respectivos
controles.
El cajero, por su parte, al finalizar el día procede a elaborar la planilla de
depósito bancario el cual se hará, a más tardar, el día siguiente. Una vez
hecho el depósito, el cajero envía la copia del depósito junto con el triplicado
46
del informe de cobranza, donde será cotejado con la copia del informe
recibida del departamento de cobranzas y procede a realizar los registros
pertinentes.
Para Escoto (2007, p. 101) el ingreso por cobranza, es el dinero que se
percibe de la presentación y gestión del cobro de valores o documentos a
sus respectivos giradores, con el fin de que se pague el valor económico
correspondiente. Estos cobros pueden ser simples o documentados y se
realizan para tener puntualidad en los pagos.
Para Barfield, Raiborn y Kinney (2005, p. 565) cuando se tienen
determinados los ingresos por cobro, los administradores traducen la
información de ingresos en entradas de efectivo a través del uso de un
patrón esperado de cobranza .
2.6.5. INGRESO RECIBIDO POR CORREO
Para Brito (2011, p. 303) en los casos de recibir ingresos a través del
correo, el control debe comenzar desde el mismo momento en que el sobre
es abierto. Generalmente, los cobros recibidos por correo son cheques a los
cuales debe estampársele inmediatamente el sello de “sólo para depositar en
la cuenta corriente número…”
Por otra parte, se elaborará un informe por cuadruplicado de los valores
recibidos, los cuales posteriormente serán entregados al cajero, quien firmará
el original y duplicado del informe y los devolverá a la persona encargada de
47
recibir la correspondencia, quien enviará a contabilidad el original para el
registro y comprobaciones posteriores y se quedará con el duplicado como
evidencia de haber cumplido con la parte del proceso.
Finalizado el día el cajero procederá a hacer el depósito por la totalidad
de los ingresos recibidos, enviará una copia de la planilla a contabilidad junto
con el informe del empleado que recibe la correspondencia, el cual queda
archivado en el departamento de caja.
Por otro lado Olvera (2004, p. 155) advierte que dentro de las maneras
en como una empresa recibe los ingresos de efectivo es por medio de
correo, en el caso de los clientes foráneos, en donde la correspondencia es
abierta por la persona encargada, la cobranza es firmada por el contador
cuando recibe las facturas.
Asimismo, Horngren (2003, p. 295) señala que, el efectivo recibido por
correo pasa directamente al departamento encargado, donde un empleado
abre los sobres y calcula el total de entradas de efectivo del día. Después,
ese empleado envía los cheques de los clientes al cajero para el depósito en
el banco, y los avisos de remesas al departamento de contabilidad para
efectuar el pase de asientos de crédito a las cuentas de los clientes.
Sintetizando lo citado se presenta que Brito (2011) expresa que los
ingresos obtenidos por medio de correo, se debe aplicar control desde el
momento en el cual se abre el sobre. Por su parte, Olvera (2004) señala que
el pago vía correo es una de las formas de cobro que posee una empresa
cuando tiene clientes foráneos. Finalmente, Horngren (2003) comenta que el
48
efectivo recibido por correo pasa a control directo del departamento
encargado.
Los investigadores comparten el planteamiento de Brito (2011)
comentando que los ingresos obtenidos vía correo, deben ser controlados
desde el mismo momento en el que es abierto el sobre contentivo, que para
la empresa Socialista Metro de Maracaibo, C.A. es a través de notificaciones
electrónicas recibidas por la administración, en la cual se deben realizar las
verificaciones de lo ingresado para posteriormente entregárselo al
departamento de contabilidad y realizar los asientos necesarios.
2.6.6. INGRESO POR VENTA AL DETALLE
De acuerdo con Brito (2011, p. 303) los ingresos por concepto de ventas
al detalle, requieren también de un control interno estricto. En términos
generales, se sugiere actuar como sigue: al ser realizada una venta de
contado por mostrador, el vendedor elaborará una factura por triplicado y se
le entregará al cliente quien pasará por la caja y cancelará.
Por su parte, el cajero pondrá el sello de cancelado a los tres ejemplares
de la factura y devolverá el original y duplicado al cliente, quien regresará a
retirar la mercancía comprada, previa la entrega del duplicado de la factura
cancelada en la sección de despacho. El cliente se quedará con el original de
la factura.
Para Krugman, Well y Olney (2008, p. 116) el ingreso total de una
empresa es el valor de las ventas de un bien o servicio. Es igual al precio
49
multiplicado por la cantidad vendida, en donde, la relación de los precios
unitarios influye directamente sobre el total de ingresos de la empresa.
Asimismo, Horngren (2003, p. 125) comenta que los ingresos por ventas
representan un beneficio lo cual generan las ventas en sí, en donde se
manejan o actúan de manera implícita, los costos relacionados con las
mercancías vendidas, suelen representar el costo más cuantioso de
compañías comerciales.
Aunado a lo anterior, se presenta que Brito (2011) comenta los ingresos
por concepto de venta al detalle, requieren también de un control interno
estricto, por su parte Krugman, Well y Olney (2008) el ingreso total de una
empresa es el valor de las ventas de un bien o servicio, mientras que
Horngren (2003) comenta que los ingresos por ventas representan un
beneficio generados por las ventas.
De esta manera, los investigadores fijan posición basada en lo expuesto
por Brito (2011), puesto que los ingresos por concepto de venta al detalle,
requieren un control interno estricto, en donde los recursos en efectivo
generados, deben realizar facturación pertinente con copias para los
registros respectivos.
2.6.7. ARQUEOS DE CAJA
Comenta Brito (2011, p. 304) las medidas adoptadas para que el control
interno sea útil, debe ser reforzadas con arqueos de caja. Consisten en hacer
50
un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que
se encuentre en poder del cajero, así como cualquier documento que
respalden justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos,
vales, entre otros., especialmente en los casos de caja chica.
Asimismo, Herrera (2009, p. 62) expresa que consiste en verificar el
dinero existente, lo cual debe coincidir con el saldo de las cuentas
representativas de caja. El motivo de esta comprobación radica, en efectuar
los diversos cobros y pagos, pueden haberse originado errores que conllevan
a la existencia de diferencias de dinero. Estas irregularidades que surgen al
efectuar el arqueo de caja se denominan diferencias de arqueo. En el caso
de la existencia de estas diferencias, se deberá analizar sus causas, entre
las cuales se podrían citar las siguientes: errores en el registro contable,
extravío o falta de justificantes y errores en los cobros o en los pagos.
Por otra parte, para Greco (2007, p. 94) el arqueo de caja consiste en un
procedimiento técnico contable, que tiene por objeto ponderar la eficacia del
control interno sobre las operaciones de movimiento de fondos. Permite
determinar si las personas encargadas de la administración de la caja actúan
con honestidad, eficiencia y responsabilidad. Esto se hace por medio del
cotejo de los resultados obtenidos con los saldos contables si éstos se llevan
estrictamente al día, es decir, si las operaciones realizadas se registran
retraso en los libros de contabilidad.
Haciendo confrontación de los planteamientos expuestos, se presenta a
Brito (2011) comentando que el arqueo de caja consiste en una serie de
51
adecuadas medidas adoptadas por el control interno para que el mismo sea
eficaz, por medio del conteo físico del efectivo y demás valores que tenga el
cajero en su poder. Por su parte, Herrera (2009) expresa que consiste en
verificar que el dinero existente en las áreas de la unidad contable coincida
con el saldo de las cuentas representativas de caja, y finalmente, Greco
(2007) el arqueo de caja consiste en un procedimiento técnico contable, que
tiene por objeto ponderar la eficacia del control interno sobre las operaciones
de movimiento de fondos.
Es así, como los investigadores fijan posición basadas en lo expuesto por
Brito (2011), refiriéndose al arqueo de caja como un proceso en donde se
lleva cabo el conteo manual del efectivo, cheques y demás valores existentes
en caja, así como la presencia de los justificativos, cuando alguno de ellos se
encuentre ausente.
2.6.8. CONCILIACIÓN BANCARIA Para Brito (2011, p. 325) es una de las actividades que más fortalece el
control interno de la empresa. Pues bien el trabajo más importante que se
desarrolla en el proceso de hacer la conciliación bancaria, es aquel dirigido a
determinar las razones por las cuales estos dos saldos no coinciden con los
libros de la empresa, siendo dichas razones conocidas como partidas de
conciliación.
En este contexto, para Granado, Latorre y Ramírez (2006, p. 161), la
conciliación bancaria es la confrontación que se hace entre el estado de
52
cuenta corriente que envía el banco y el libro auxiliar de bancos para
establecer las posibilidades de diferencias en los registros de operaciones
para: establecer responsabilidades y corregir errores u omisiones.
Para Meza (2007, p. 11) en la mayoría de los casos, los cheques
extendidos por el cliente cerca de fines de mes no llegan al banco dentro de
ese mismo mes; los depósitos hechos por el cliente el día último tal vez no
fueron registrados por el banco hasta el día primero del mes siguiente, y
algunas partidas, tales como cargos por servicios del banco, no llegan a
conocimiento del cliente hasta que éste recibe el estado de cuenta. De aquí
que regularmente aparezcan diferencias entre los registros del cliente y los
del banco, que se deben conciliar a fin de determinar la naturaleza de las
diferencias entre las dos cantidades.
Por su parte, los planteamientos citados, Brito (2011) es uno de los
elementos que fortalecen el control interno dentro de la organización, en
donde se debe dar de manera detallada el movimiento del transcurso del
mes. Por su parte, Granado, Latorre y Ramírez (2006) es la confrontación del
estado de cuenta corriente que envía el banco y el libro auxiliar de bancos, y
Meza (2007) se llevan a cabo para diferencias entre los registros del cliente y
los del banco.
En tanto, los investigadores, fijan posición basadas en lo expuesto por
Brito (2011), comentando que esta es una de las actividades fortalecedoras
del control interno de la empresa, en donde se busca verificar la coincidencia
entre el saldo arrojada por la cuenta del banco con lo expuesto por la
contabilidad de la empresa.
53
2.7. CUENTAS POR COBRAR
De acuerdo con, Guajardo (2005, p. 252) define como el derecho del
vendedor de exigir al cliente o comprador el pago del importe de la
operación. Al efectuarse el cobro de las cuentas por cobrar, se incrementa
el efectivo. Por ello, son definidas al igual que cualquier activo como
recursos económicos propiedad de una empresa a la cual generan un
beneficio futuro, forma parte del activo circulante .
Por otra parte, Whittington y Pany (2005, p. 377) señalan que las cuentas
por cobrar incluyen no solo las reclamaciones contra los clientes
provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también otras: préstamos
a funcionarios o empleados, préstamos o subsidiarias, reclamaciones contra
compañías, reclamación de reembolsos de impuestos y anticipos a
proveedores.
Igualmente, Godoy (2009, p. 10), señala que las cuentas por cobrar
incluyen no solamente el reclamo de derecho frente a los clientes, que
surgen de la venta de bienes o servicios, sino también, una diversidad de
derechos misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados,
préstamos a subsidiarias o relacionadas, derechos por reembolso de
impuestos y avances a proveedores.
En compendio, Guajardo (2005) comenta que las cuentas por cobrar
comprende un derecho de un prestador de servicio o vendedor de producto
a exigir un pago al consumidor por ese bien. Por su parte Whittington y
54
Pany (2005) refiere que no solo representan reclamos contra los clientes
sino también a funcionarios y empleados. Asimismo, Godoy (2009)
comparte el anterior concepto, incluyendo derechos relacionados a
préstamos a empleados.
Tomando en cuenta la definición de Guajardo (2005), los investigadores
consideran las cuentas por cobrar como un derecho de cualquier empresa
que preste algún servicio, de reclamar a un determinado usuario o cliente, el
pago correspondiente a algún bien o producto dado al mismo, tomando en
consideración, no solo pueden ser deudas de ese tipo, sino préstamos o
créditos otorgados a miembros de la empresa como parte de sus beneficios
por ley.
2.7.1. PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA DE CUENTAS POR
COBRAR
El programa de auditoría interna para el rubro de cuentas por cobrar,
difiere de un diseño organizado en tal forma que permitan la aplicación
eficiente de los procedimientos señalados. Se debe organizar de manera
que, cuando se examine un documento determinado, se le apliquen tantos
procedimientos de auditoría como sea posible, de allí que, las cuentas por
cobrar incluyen no solo las reclamaciones contra los clientes provenientes
de la venta de bienes o servicios, sino también muchas otras: préstamos a
funcionarios o empleados, préstamos a subsidiarias, reclamaciones a
otras compañías, entre otras (Defliese, 2005, p. 413).
55
Por su parte, Ambrosio (2008, p. 41) refiere que el programa de auditoría
interna en este rubro tiene como finalidad verificar las cuentas por cobrar que
representen todos los montos adeudados a la entidad a la fecha del cierre del
ejercicio contable y hayan sido adecuadamente registradas, determinándose
asimismo que las acumulaciones y estimaciones para cuentas dudosas,
devoluciones y que los descuentos sean adecuados. Establece si las cuentas
están apropiadamente descritas y clasificadas, así como la determinación del
grado de cobrabilidad de las cuentas.
En este orden de ideas, Téllez (2004, p. 237) comenta que dentro de los
objetivos establecidos para el programa de auditoría interna de las cuentas por
cobrar se tiene que determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que
se presentan en el balance, determinando su correcta presentación en el
balance. El balance arrojado por ella, describe, clasifica y segrega las cuentas
por cobrar, por lo cual debe ser cuidadoso, por lo que deben contar con la
información suficiente sobre la naturaleza de las cuentas por cobrar.
Entonces, el programa de auditoría interna para el rubro de cuentas por
cobrar, es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los
procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les
ha de dar, la oportunidad en que se han de aplicar a las facturas con un
vencimiento no mayor de 1 año (30,45, 60 y hasta 90 días) que se originan
de las ventas y servicios a crédito que la empresa realiza a sus clientes.
Dichas facturas representan documentos exigibles con carácter legal que la
empresa cobrará a sus clientes al vencimiento, por lo que se transforman en
56
efectivo en un lapso no mayor de 1 año. (Alvarado 2005, p. 17; Gutiérrez,
Marín y Rodríguez, 2004; p. 57)
2.8. CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
En referencia al control interno de cuentas por cobrar, Whittington y Pany
(2005, p. 379) explican que para entender este tipo de control los auditores
necesitan tener en cuenta varios componentes: ambiente de control,
evaluación del riesgo, monitoreo, sistema (contable) de información y de
comunicación, actividades de control. Dado el riesgo de un error intencional
en los ingresos, este entorno es importante para ejercer un control interno
efectivo sobre las cuentas por cobrar.
En el mismo orden de ideas, Soto (2003, p. 24), señala que el control
interno en el área de cuentas por cobrar, debe implementase tomando en
consideración las necesidades particulares de cada empresa. Es
importante un comité independiente de auditoría del consejo de
administración vigile a los ejecutivos la opinión de los principios y
estimaciones del reconocimiento de ingresos. En el control de cuentas por
cobrar son importantes la filosofía de los directivos y su estilo operativo,
que se manifiesta en sus actividades hacia los informes financieros.
Por otra parte, Horngren (2003, p. 313) comenta que para que haya un
bueno control interno sobre el cobro de las cuentas por cobrar, es importante
que el departamento de crédito no tenga acceso al dinero. En ese proceso, el
departamento encargado evalúa a los clientes que solicitan crédito, para
57
extenderlo, como acto de equilibrio, puesto que a la compañía no le conviene
perder ventas con clientes que necesiten tiempo para pagar, aunque le
conviene evitar retrasos de los pagadores.
Sintetizando lo expuesto, Whittington y Pany (2005) comentan que el
control depende de varios componentes, que determinan el buen control
del efectivo sobre las cuentas por cobrar. Seguidamente, Soto (2003)
expresa que el control de cuentas por cobrar debe hacerse tomando en
cuenta las necesidades particulares de cada empresa. Por su parte,
Horngen (2003) expresa que este control debe llevarse a cabo por el
departamento encargado de la evaluación de los clientes.
De esta manera, los investigadores consideran lo planteado por
Whitington y Pany (2005) para fijar su posición, considerando que el control
interno de las cuentas por cobrar es de suma importancia para la empresa,
pues de esa manera pueden tener seguimiento de cuales son los créditos
otorgados a los clientes, así como una revisión de las características de los
clientes a los cuales se les ha dado el derecho, por parte de la organización.
2.8.1. VENTAS
De acuerdo con Brito (2011, p. 371) en referencia a las ventas todo
pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del
despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por: el
departamento de ventas en cuanto a condiciones y el departamento de
crédito en cuanto a la determinación de riesgos. Para García (2011, p. 73) la
58
venta es un proceso, es una serie de pasos concretos y ordenados. Para
realizar una venta, en general, se necesita ir paso a paso en un proceso que
conlleve a la realización final de dicha venta.
Para Mateo (2005, p. 7) es un acto económico en el que un producto
cambia de propietario mediante una contraprestación económica. En este
proceso el vendedor es una persona que conoce bien o debería conocer, la
forma de llegar al público al cual va dirigido el producto o servicio en venta.
Aunado a lo anterior, se tiene que Brito (2011) expresa, en las ventas el
cliente debe tener conocimiento previa revisión del material a ser
despachado. Por su parte, García (2011) la venta es un proceso, es una
serie de pasos concretos y ordenados. Finalmente Mateo (2005) indica que
es un simple acto económico donde se hace transferencia de un bien por
medio de una contraprestación.
De esta manera, las investigadoras fijan posición en base a lo expresado
por Brito (2011) expresando que la mercancía ser despachada a los clientes
debe ser chequeada previamente por el departamento de ventas para que la
misma sea correcta y en la cantidad solicitada, como una manera de emplear
de manera eficiente el control.
2.8.2. FACTURACIÓN
Con respecto a la facturación, Brito (2011, p. 371) expresa con respecto
a la facturación deben estar separadas las funciones del departamento de
facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por
59
cobrar. Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que
todas las notas de despacho de mercancías sean facturadas. Las facturas
deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y
uso. Una vez elaborada la factura se procederá a verificarla en cuanto a
precio, exactitud aritmética, rebajas, entre otros.
Para Schnitzer y Marti (2007, p. 77) la facturación es la suma de los
importes totales de todas las facturas emitidas durante un periodo. Sin embargo,
la facturación no implica que la empresa haya ingresado todo este volumen de
dinero, puesto que en el total de la factura no están considerandos los
descuentos por pronto pago, y no todas ellas se cobran de contado.
Asimismo, Kotler y Jotler (2006, p. 73) expresan que el departamento de
ventas prepara las facturas y envía copias a los respectivos departamentos.
Aquellos artículos de los que no quedan existencias se vuelven a solicitar. Y
cuando las mercancías se envían van acompañadas de sus notas de remisión
y facturas correspondientes que se remiten a diversos departamentos.
Confrontando los planteamientos, Brito (2011) se posiciona al expresa
que el proceso de facturación debe presentarse bien diferenciadas las
funciones de los departamentos que intervienen dentro del proceso. Por su
parte, Schnitzer y Marti (2007) presenta el proceso de importancia para la
empresa, como una forma de verificar lo que entra a la misma. Mientras para
Kotler y Jotler (2006) comenta que dentro de las competencias del
departamento de ventas se encuentra facturar las mercancías vendidas, con
sus respectivas copias.
60
Fijando posición, se comparte lo planteado por Brito (2011), puesto que
dentro del proceso de facturación se deben emplear controles necesarios
que aseguren todas las notas de despacho se encuentren facturadas, para la
verificación de los valores emitidos, en donde los departamento que
intervienen deben tener sus funciones claramente fijadas y separadas.
2.8.3. CRÉDITO Y COBRANZA
Comenta Brito (2011, p. 371) en referencia a crédito y cobranzas, que el
departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de
ventas y cuentas por cobrar. Deben requerirse la aprobación de un
funcionario responsable para dar de baja en libros las cuentas que resulten
incobrables, así como conceder descuentos fuera del período normal o
exceso sobre los términos usuales.
Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre
enumerado y su uso debidamente controlado. Cuando se emitan las mismas,
por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de
recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario
responsable.
Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas
periódicamente por un funcionario responsable. Las facturas dadas de baja
en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas
periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.
Para Van Horne (2002, p. 254) las condiciones económicas, los precios
61
de los productos y la calidad de los mismos, además de crédito de las
empresas, son los factores más importantes que influyen en las cuentas por
cobrar de una empresa. Todas, excepto la última, escapan del control de los
directores de finanzas. No obstante, al igual que con otros activos
circulantes, los directores pueden variar el nivel de cuentas por cobrar y
mantener el equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo.
Asimismo, Mercado (2004, p. 561) expresa que la mercadotecnia a
través de su departamento de ventas, tiene estrecha relación con el área
de crédito y cobranzas, por lo tanto, con el objeto de entender esa relación
a continuación se presentan sus funciones fundamentales: autorizar el
crédito, cobrar la facturación pendiente , fi jación de límites de crédito,
suspensión de crédito, castigo de cuentas de difícil cobro, autorización de
pedidos y administración del crédito y la cobranza.
Confrontando los planteamientos, Brito (2011) es indispensable la
independencia del departamento de crédito con respecto a ventas y cuentas
por cobrar. Para Van Horne (2002) estos son factores que influyen dentro de
las cuentas por cobrar dentro de una empresa. Finalmente, Mercado (2004)
expresa que la mercadotecnia a través del departamento de ventas, tiene
estrecha relación con el área de crédito y cobranzas, por lo tanto, con el
objeto de entender esa relación.
Los investigadores fijan posición basadas en lo planteado por Brito
(2011), planteando que los créditos y las cobranzas son aspectos críticos
dentro del control interno de las cuentas por cobrar dentro de una empresa,
62
en donde deben tenerse los procedimientos claramente detallados, dentro de
los diferentes departamentos que intervienen en ellos, más que todo en la
otorgación de los créditos.
3. SISTEMA DE VARIABLES
3.1 VARIABLE 1
3.1.1. DEFINICIÓN NOMINAL Programa de auditoría interna del rubro de efectivo 3.1.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
El programa de auditoría interna del rubro de efectivo es un enunciado
lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría que
han de emplearse, la extensión que se les ha de dar, la oportunidad en
que se han de aplicar a todo el dinero que se tiene disponible para
gastarlo en un momento determinado, tal como monedas, billetes,
cheques, depósitos a la vista y otros. (Alvarado 2005, p. 17; Rodríguez
2004, p. 17).
3.1.3 DEFINICIÓN OPERACIONAL Operacionalmente, el programa de auditoría interna del rubro de efectivo
es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos
de auditoría que han de emplearse en la empresa Socialista Metro de
63
Maracaibo, C.A, la extensión que se les ha de dar, la oportunidad en que se
han de aplicar a todo el dinero que se tiene disponible para gastarlo en un
momento determinado, tal como monedas, billetes, cheques, depósitos a la
vista y otros.
Esta variable será medida mediante la aplicación de un instrumento
elaborado por los investigadores (2012) tomando como referencia las
dimensiones e indicadores del cuadro de operacionalización de la
variable.
Cuadro 1
Operacionalización de la variable Objetivo General: Diseñar un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa Socialista Metro de Maracaibo, C.A.
Objetivos Específicos Variable Dimensión Indicadores
Analizar el control interno del rubro de efectivo para la
empresa Socialista Metro de Maracaibo, C.A.
Programa de
auditoría interna
del rubro de
efectivo
Control interno del rubro de efectivo
Separación de funciones. Depósitos diarios. Endoso de cheque recibido. Ingreso por cobranza Ingreso recibido por correo. Ingreso por venta al detalle. Arqueos de caja. Conciliación bancaria.
Formular un cuestionario de control interno del programa de auditoría interna del rubro de efectivo para la empresa
Socialista Metro de Maracaibo, C.A
Objetivos del diseño
64
Cuadro 1 (Cont…)
Objetivo General: Diseñar un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa Socialista Metro de Maracaibo, C.A.
Objetivos Específicos
Variable Dimensión Indicadores
Formular los objetivos del programa de
auditoría interna del rubro de
efectivo para la empresa
Socialista Metro de Maracaibo,
C.A. Programa de
auditoría interna del rubro de
efectivo
Objetivos del diseño
Establecer los procedimientos de auditoría del
programa de auditoría interna
del rubro de efectivo para la
empresa Socialista Metro de Maracaibo
C.A. Diseñar el modelo de informe del
programa de auditoría interna
del rubro de efectivo para la
empresa Socialista Metro de Maracaibo,
C.A.
Programa de auditoría interna
del rubro de efectivo
Fuente: Carrero, Eva, Márquez y Quintero (2013).
65
3.2. VARIABLE 2
3.2.1. DEFINICIÓN NOMINAL
Programa de auditoría interna del rubro de cuentas por cobrar.
3.2.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
El programa de auditoría interna para el rubro de cuentas por cobrar, es
un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los procedimientos de
auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar, la
oportunidad en que se han de aplicar a las facturas con un vencimiento no
mayor de 1 año (30, 45, 60 y hasta 90 días) que se originan de las ventas y
servicios a crédito que la empresa realiza a sus clientes. Dichas facturas
representan documentos exigibles con carácter legal que la empresa cobrará
a sus clientes al vencimiento, por lo que se transforman en efectivo en un
lapso no mayor de 1 año. (Alvarado 2005, p. 17; Álvarez, Gutiérrez, Marín y
Rodríguez, 2004, p. 57).
3.2.3. DEFINICIÓN OPERACIONAL
Operacionalmente, el programa de auditoría interna para el rubro de
cuentas por cobrar, es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado de los
procedimientos de auditoría que han de emplearse en la empresa Socialista
Metro de Maracaibo, C.A., la extensión que se les ha de dar, la oportunidad en
que se han de aplicar a las facturas con un vencimiento no mayor de 1 año
(30, 45, 60 y hasta 90 días) que se originan de las ventas y servicios a crédito
66
que la empresa realiza a sus clientes. Dichas facturas representan
documentos exigibles con carácter legal que la empresa cobrará a sus clientes
al vencimiento, por lo que se transforman en efectivo en un lapso no mayor de
1 año.
Esta variable será medida mediante la aplicación de un instrumento
elaborado por los investigadores (2012) tomando como referencia las
dimensiones e indicadores del cuadro de operacionalización de la variable.
Cuadro 2
Operacionalización de la variable Objetivo General: Diseñar un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa Socialista Metro de Maracaibo, C.A.
Objetivos Específicos Variable Dimensión Indicadores
Analizar el control interno del rubro de cuentas por cobrar para la
empresa Socialista Metro de Maracaibo,
C.A.
Programa de
auditoría interna del rubro de cuentas
por cobrar
Control interno del rubro de
cuentas por cobrar
Ventas
Facturación
Crédito y cobranza
Formular un cuestionario de control interno
del programa de auditoría interna
del rubro de cuentas por
cobrar para la empresa
Socialista Metro de Maracaibo,
C.A.
Programa de
auditoría interna del rubro de cuentas
por cobrar
Objetivos del diseño
67
Cuadro 2 (Cont…)
Objetivo General: Diseñar un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para la empresa Socialista Metro de Maracaibo, C.A.
Objetivos Específicos Variable Dimensión
Formular los objetivos del programa de
auditoría interna del rubro de
cuentas por cobrar para la empresa
Socialista Metro de Maracaibo, C.A.
Programa de auditoría interna del rubro de
cuentas por cobrar
Objetivos del diseño
Establecer los procedimientos de
auditoría del programa de
auditoría interna del rubro de
cuentas por cobrar para la empresa
Socialista Metro de Maracaibo C.A.
Diseñar el modelo de informe del programa de
auditoría interna del rubro de
cuentas por cobrar para la empresa
Socialista Metro de Maracaibo, C.A.
Fuente: Carrero, Eva, Márquez y Quintero (2013).
