COMITÈ ORGANIZADOR

ACTIVIDAD 4.

Carolina Vega

Paola Herrera

Karen Castellanos

Elizabeth Moreno

Johan Torres

Estructura Orgánica

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.

Coordinación General

Administrar los bienes y servicios del organismo, celebrando los convenios y ejecutando los actos que se requieran para el mejor desempeño de su misión.

Preparar los presupuestos de ingresos y egresos del organismo y someterlos ha aprobación del Consejo de Administración.

Elaborar los programas de promoción para fomentar el turismo.

Supervisar, dirigir y evaluar las actividades de cada una de las áreas del organismo y emprender y dirigir programas de trabajo.

Elaborar y actualizar las políticas de gastos, sueldos, prestaciones y presentarlas a consideración del Administrador General para su posterior autorización ante el Consejo de Administración.

Elaborar anualmente el plan de mercadotecnia de la empresa.

Vigilar el cumplimiento del pago de impuestos. Vigilar la elaboración de los Informes Financieros y Cuenta Pública. 

Coordinación técnico

Administrativa

Brindar el apoyo técnico-jurídico a las diversas áreas del tribunal Electoral que lo soliciten, para la preparación, integración, análisis y revisión de los asuntos que requieran presentar a consideración de la Comisión de Administración, así como realizar el seguimiento de los acuerdos emitidos por este Órgano Colegiado

Objetivos

Administrar y optimizar los recursos técnicos, los cuales beneficiaran la academia y los proyectos. 

Apoyar en el cumplimiento denlas especificaciones y características técnicas  en materia de equipos que requiera el desarrollo de los proyectos. 

Verificar el seguimiento a las inversiones que se deriven de los proyectos para que estos obtengan los recursos técnicos pertinentes a tiempo.

Coordinador de Información y Relaciones Públicas

Un coordinador de información se encarga de la obligación de recopilar, analizar, procesar y distribuir información de acuerdo a las políticas de una empresa o de la organización. Los que llegan a los coordinadores de información a menudo son de un campo de relaciones públicas, o el periodismo. Las destrezas desarrolladas en los oficios de transferencia a menudo muy bien a este trabajo. La mayoría tiene formación académica, y al menos un título de licenciatura, sin embargo, que no se podrá exigir en todos los casos.

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Establecer la estrategia de integración social, al impulsar la rehabilitación psicosocial y productiva de los beneficiarios de los programas.

Coordinar las acciones de programas especiales, operación, supervisión, y evaluación en sus vertientes de servicios básicos, técnicos y administrativos.

Planear, dirigir, coordinar, controlar e integrar los programas, el presupuesto, las ministraciones de fondos, el ejercicio del gasto y la inversión de los recursos financieros del Tribunal Electoral, así como el registro contable de las operaciones, verificando que estos procesos se apeguen al marco normativo vigente.

COORDINACIÓN DE FINANZAS

• Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.

• Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva, son los "contables" del evento, encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos. También es conocido como "Comité de Cuentas".

FUNCIONES:

• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

• Buscar recursos económicos necesarios.

• Abrir cuentas bancarias.

SUBCOMITÉS

1. SUBCOMITE DE SUMINISTROS:

• Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.

• Todo esto debe contar con el visto bueno del director.

2. SUBCOMITE DE DIVULGACIONPROMOCION Y PUBLICIDAD:

• Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

• Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa en el publico.

3. SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES:

• La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite de inscripción y pago para asegurar el numero de asistentes.

• Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de asistentes.

4. SUBCOMITE DE RECEPCION Y  ALOJAMIENTO:

• Tiene como función fundamental atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.

• Reservar tiquetes aéreos, estar  pendiente de la confirmación, del hotel, recibir a los invitados y conferencistas, debe trabajar en estrecha relación con los de transporte, información y documentación.

5. SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y  ACTOS SOCIALES:

• En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

• En el protocolo debe estar  pendiente de la lista de invitados especiales y de las personalidades gubernamentales, civiles, eclesiásticas y militares, el envío dela tarjeta de invitación y del material que ellos necesitan conocer con anterioridad.

6. SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION:

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

• Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités

• Integrantes de la mesa directiva

• Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento.

• Itinerarios y tarifas de transportes, realizar las reservas de regreso.

• Relación total de los servicios disponibles del evento.

• Mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento.

• Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.

• Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los comités, teniendo en cuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendo direcciones y números telefónicos.