CONTROL - Apuntes de administracion · Lourdes Mûnch Galindo. CONTROL PREMISAS DEL CONTROL 1.-...
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CONTROL
DEFINICIÓN
1.- “La evaluación y medición de la ejecución de los planes,
2.- con el fin de detectar y prever desviaciones,
3.- para establecer las medidas correctivas necesarias”.
Lourdes Mûnch Galindo
CONTROL
PREMISAS DEL CONTROL
1.- Consistencia.
2.- Síntesis de
información
relevante.
3.- Económico.
4.- Tendencias y
frecuencias.
5.- Medidas
correctivas.
PREMISAS
6.- Estratégico.
7.- Excepción.
8.- Distinción
entre síntomas
y causas.
9.- Oportuno y
jerárquico.
CONTROL
Distinción entre síntomas y causas
8.- Distinción entre lo que genera el problema y
lo que manifiesta.
CONTROL
Factores que comprenden el Control
Factores
Los tres primeros son de carácter cuantitativo yel último es cualitativo
1.Cantidad
2.Tiempo
Text
3.Costo
4.Calidad
CONTROL
Ejemplos
Estudios
de tiempo
Fechas límite.
Tiempo-
Máquina.
Unidades
Rechazadas
Productos
terminados
Unidades
vendidas
Cantidad Tiempo Costo Calidad
Contabilidad
Productividad.
Costo
por metro
Rendimiento
del personal
Pruebas
Psicológicas
Inspecciones
Visuales
CONTROL
Importancia del Control
1.- Todo lo que se mide se puede
Mejorar.
2.- Determina y analiza los orígenes
de las desviaciones.
3.- Se logra homeostasis
(autorregulación, equilibrio)
CONTROL
Importancia del Control
4.- Mejora la calidad.
5.- Ayuda a que los ciclos
productivos sean más rápidos.
6.- Promueve las potencialidades
de los individuos.
7- Facilita la delegación y el trabajo
en equipo.
CONTROL
Características de un sistema de
Control Eficaz
Control
eficaz
1. Exactitud10. Acción
correctiva
3. Economía
5.- Inteligibilidad
8. Énfasis en las
excepciones.
6. Criterios razonables
2. Oportunidad
4. Flexibilidad7. Ubicación
estratégica
9. Criterios
múltiples
CONTROL
Simultáneo a la realización de actividades, como un proceso continuo
Se efectúa antes de realizar las actividades
Retroalimentación, proporciona información para comparar resultados obtenidos
Tipos de Control
Preliminar Concurrente Posterior
CONTROL
Control Preliminar (ejemplos)
Políticas
Procedimientos
Manuales de Organización
PresupuestosDe OperaciónFinancieros
“Un presupuesto es una estimación deseada con la que se medirá el desempeño”
CONTROL
Control Concurrente (ejemplos)
Dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades según ocurran.
Supervisión directa
CONTROL
Control Posterior
Se enfoca sobre el uso de la informaciónde los resultados anteriores para corregirposibles desviaciones futuras de estándaraceptable.
Auditorias Internas y ExternasAdministrativas
Financieras
CONTROL
Control por áreas funcionales
Áreas básicas de la empresa
Control de:
Producción Mercadot
ecniaFinanzas Recursos
Humanos
CONTROL
Control áreas funcionales
Áreasfuncionales
Finalidad Ejemplos
ProducciónBusca incrementar la eficiencia y reducir costos.
Control de inventarios, calidad, producción y compras.
MercadotecniaEs la evaluación de la eficacia del proceso necesario para que el producto llegue al consumidor.
Control de ventas.
FinanzasObtiene información de la situación financiera de la empresa.
Control presupuestal, contable, costos y auditorias.
Recursos Humanos
Es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas de personal.
Evaluación de recursos humanos, actuación,reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, etc.
CONTROL
El proceso de Control
Medición de
resultados
Text Comparación de
rendimiento real
Acción Correcti
vaText
Metas y Objetivos
Organizacionales, Divisionales,
Departamentales e Individuales.
CONTROL
MEDICION
¿Qué se mide?
Tasas de Satisfacción de Personal
Rotación
Ausentismo
Cantidad de Unidades producidas por día
Rechazos devueltos por los clientes
Tiempo requerido para tramitación de
documentos
CONTROL
PUNTOS CRÍTICOS
DE CONTROL
El método más importante
consiste en concentrarse en los
elementos más significativos de
una operación dada.
Identificar los puntos del proceso productivo donde ocurren los cambios.
Otro medio de control es la comparación del desempeño de la compañía con el de otras empresas, lo que se conoce como benchmarking.
CONTROL
PREGUNTAS PARA LA SELECCIÓN DE
PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL
¿Qué reflejará mejor las metas de mi departamento?
Cuál será la mejor señal de que estas metas no están cumpliéndose?
¿Con qué recurso puedo medir mejor las desviaciones críticas?
¿Qué me indicará quién es responsable de cualquier falla?
¿Qué normas serán las de menor costo?
¿Para cuáles normas dispongo de información de bajo costo?
CONTROL
COMPARACIÓN
Determinación del grado de variación entre el rendimiento real y el estándar.
Definición de homeostasis aceptable
Magitud y dirección de las variaciones
CONTROL
ACCION CORRECTIVA
No hacer Nada
Corregir Rendimiento Real Cambio de Estrategias y Tácticas
Programas de Capacitación
Sustitución de personal
Reingeniería
Revisar Estándares
CONTROL
Elementos de Medición y
ComparaciónPARAMETOS
Son unidades que sirven para medir el comportamiento de un proceso y su resultado: producto y/o servicio.
Se obtienen de los sistemas de medición universal: metro, Kg, pesos, dólares, etc.
ESTANDARES Son la norma de comportamiento deseada en los
resultados de la operación de un proceso y de las características cuantitativas que debe tener un producto o servicio.
Se representa mediante el nivel cuantitativo del parámetro
INDICADORES Son las manifestaciones de la alteración a la normalidad
o precisiones cuantitativas de ésta.
CONTROL
TIPOS DE NORMAS DE PUNTOS
ESTRATÉGICOS
Normas físicas
Normas de costos
Normas de capital
Normas de ingresos
Normas de programas
Normas intangibles
Metas como normas
Planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico
CONTROL
Benchmarking
Método para el establecer
metas y medidas de
productividad con base en
las mejores prácticas de la
industria.
Existen 3 tipos de benchmarking. El benchmarking estratégico, operativo y el benchmarking administrativo.
CONTROL
CLASIFICACIÓN
Monitoreo – Información continua de los
resultados de los procesos a través de monitores
de computadoras gigantes.
Coeficientes indicadores – Razones matemáticas
de la relación entre dos medidas.
Score Cards – Instrumentos de medición de las
principales variables de los cuatro puntos
críticos de una organización.
CONTROL
SCORE CARDSTablero de dirección de estrategias
Satisfacción de
clientes internos y
externos
Socios
financieros
Clima organizacional
y formación de
capital humano
Costos, calidad
y procesos
CONTROL
MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO ORGANIZATIVO
Características:
Analizar e interpretar los datos que arroja el sistema de
información.
Verificar que se realicen los procesos contables ,
administrativos, comerciales, productivos, etc. conforme a
lo planeado.
Detectar posibles alteraciones y que se cumplan políticas y
normas.
Evaluar la efectividad de la operación de la empresa y
generar recomendaciones, después de haber hecho
diagnósticos.
CONTROL
MEDIDAS CORRECTIVAS PREVIAS
Tienen por objeto señalar que hacer cuando se presenta una falla.
Ventajas: a)Resolver problemas con anticipación.
b)Administración más científica y sistemática.
Que el personal, supervisores y gerentes se
apeguen solo al manual y no saber que hacer
ante fallas no programadas.
Desventajas:
CONTROL
EVALUACIÓN GENERAL
DEL CONTROL
Es necesario que el diseñador de un proceso administrativo y de
los controles continuamente se formulen las siguientes
preguntas:
a)Cuál es la razón de ser de esta información?
b)En qué enriquece la toma de decisiones a la buena
administración?
c)Cuál es el costo – beneficio del mismo?
CONTROL
TÉCNICAS DE CONTROL
a) Sistemas de información
b) Gráficas y diagramas
c) Estudio de métodos
d) Métodos cuantitativos
e) Control interno y programas