DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

COMPRAS

DEFINICION

Cuando voy a un comercio de muebles y obtengo una silla que este ofrece a la venta previo pago del valor monetario, a eso, se lo conoce o llama compra. Pero tambin al objeto comprado tambin se lo llama compra genricamente, ya que se suele decir por ejemplo, mira la compra que hice y se muestre esa silla.El acto de comprar es una de las actividades humanas ms antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o enriquecerse que desplegaron los hombres para satisfacer la que correspondiese. Porque, por ejemplo, sucede que en algunos negocios o comercios ms que en la venta, es decir, ms que lo mucho que pueda venderse, el secreto del xito estar en la compra, ya que si yo compro o dispongo a un bajo valor algo que todos quieren, seguramente, har buenas diferencias.Por otra parte, en algunos lugares del mundo hispanoparlantes, cuando una persona va al supermercado para adquirir un conjunto variado de comestibles u otro tipo de artculos no comestibles para su hogar, a esa accin o actividad, se la suele llamar como ir de compras.

OBJETIVOS

Los Objetivos de las compras son:

Mnimo coste de adquisicin Mantenimiento del nivel de calidad Garantizar la continuidad en el abastecimiento Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho ms competitiva en el mercado o con sus competidores. Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos. Una vez determinadas las caractersticas y especificaciones del productos que debemos comprar, habr que determinar: Precio Cantidad Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 das) Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad. Persona responsable del aprovisionamiento deber acordar con los proveedores el lugar de entrega de la mercanca. Fecha de entrega Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega ste se fraccione. Unidad de entrega y transporte Condiciones en las que debe realizarse el transporte. Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercanca

CLASES

Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:

Compras especiales:

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta.La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas:

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales:

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.

Compras rutinarias:

Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.

Compras oportunidad:

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra.

Compras de urgencia:

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.

Compra Ocasional:

Podramos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza espordicamente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha anteriormente y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra contempla igualmente las compras de impulso y de cuanta menor que cubren necesidades bsicas. Los sitios ms habituales donde se realizan estas compras ocasionales se encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las novedosas tiendas de "todo a cien", tiendas tradicionales, 24 horas, sper, etc.

Compra de Proximidad:

Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda de suministros alimentarios y del hogar de manera practica, rpida y cercana. Cubren las necesidades bsicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo ms semanal. En estos ltimos aos se desarrollan espectacularmente los "hard discounters", supermercados de proximidad pertenecientes en su mayora a enseas multinacionales, alemanas o francesas que responden a esta necesidad. La compra de proximidad tiene una expansin inusitada en nuestro pas, reflejo del tipo y manera de vivir de nuestra sociedad. La concentracin de la poblacin en ciudades y barrios. Actualmente proliferan, al igual que las sucursales bancarias, los supermercados que cada da tienden a sustituir a la tienda tradicional de ultramarinos es un buen reflejo de la importancia de este tipo de compra.

Compra de Comodidad:

Como antes explicbamos, las nuevas condiciones de vida y hbitat condicionan de manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la incorporacin del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas formas de distribucin cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad por encima de otros rasgos. En este sentido cabe destacar el enorme desarrollo y difusin de las empresas de comidas a domicilio al igual que la compra telefnica o la compra electrnica a travs de Internet. Igualmente, la compra de comodidad tiene su reflejo, cada vez ms comn, en que cada da son mas las grandes superficies que para no perder poder en ese terreno y conscientes de la nueva realidad, han introducido nuevos servicios como reparto a domicilio, compra por Internet etc.

Compra de Consumo:

Todas las compras son destinadas en principio al consumo, esta denominacin tiene por objeto distinguir el carcter masivo y ms duradero en el tiempo de provisin del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes que reparten su presupuesto familiar en cada tipologa de consumo. Compran semanalmente en las llamadas tiendas de proximidad, encargan va Internet algunos artculos especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una periodicidad cercana a los quince das (segn los ltimos estudios). Esta compra tiene casi un carcter familiar.

PERSONAL QUE INTERVIENE

El contrato de compra-venta es aquel que uno de los contratantes, llamado vendedor, se obliga a entregar una cosa determinada, a otro llamado comprador, quien a su vez se obliga a pagar un precio en dinero o signo que lo represente.

Caractersticas.

Bilateral, del que nacen obligaciones para las dos partes, tanto para el que compra, como para el que vende.Consensual, para que su perfeccionamiento, el del contrato, basta con un acuerdo sobre la cosa y el precio, un consenso.Obligatorio, duplicidad de obligaciones, el vendedor se obliga a trasmitir la cosa, y el comprador se obliga a pagar el precio pactado.Conmutativo, se tiende a que cada parte entregue una cosa a cambio de otra.

Elementos de la compra-venta.

Elementos Personales, si son dos partes que intervienen en el contrato de compra-venta. El vendedor y el comprador, pudiendo serlo las personas que renan la capacidad para asumir obligaciones. Los menores e incapacitados, necesitan la intervencin de quien ejerza la patria potestad, tutela, segn los casos. Pueden comprar y vender, no solo las personas naturales, sino tambin las jurdicas.

Elementos Reales, los elementos reales del contrato de compra-venta son el objeto y el precio. Objeto, de compra-venta, tanto cosas como derechos, siempre que sean transmisibles, estando por tanto, excluidos ciertos derechos, como el uso o habitacin, y las cosas que estn fuera del comercio. Precio, ha de ser determinado, puede ser dinero o signo que lo represente.

Elementos formales, libertad de forma en el derecho civil, no exige una forma. Un contrato de compra-venta puede ser, de palabra, documentos privados o documentos pblicos (interviene notario). Cuando entramos a comprar en una tienda, la compra suele hacerse de palabra, sin que las partes firmen ningn documento, aunque cada vez se va extendiendo ms la costumbre de entregar el vendedor un justificante.

DOCUMENTACION

La Factura

Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. En trminos simple sera una boleta pero ms completa, con una serie de requisitos e informacin como veremos.Las facturas, adems de probar una transaccin de compra o venta debe contar con ciertos datos de las partes, as como tambin, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el nmero y la fecha de emisin. Adems, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la transaccin, los diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, as como tambin, en caso de que suceda, los impuestos que la compraventa implique.

Liquidacin De Compra

Este comprobante de pago es emitido por todos aquellos que realizan adquisiciones a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal, extraccin de madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal, artesana y desperdicios y desechos metlicos y no metlicos, desechos de papel y desperdicios de caucho que no cuentan con nmero de RUC. Tal es el caso de las personas o empresas que realizan compras a pequeos mineros, artesanos o agricultores los que, por encontrarse en lugares muy alejados a los centros urbanos, se ven imposibilitados de obtener su nmero de RUC y as poder emitir sus comprobantes de pago. Las Liquidaciones de Compra solo pueden ser emitidas por los contribuyentes del Rgimen General y del Rgimen Especial del Impuesto a la Renta.

Ticket O Cinta Emitido Por Maquina Registradora

Este comprobante de pago puede ser emitido nicamente en moneda nacional.Cuando es emitido en operaciones con consumidores o usuarios finales, no permite ejercer el derecho a crdito fiscal, crdito deducible ni sustentar gasto o costo para efecto tributario.Cuando el comprador requiera sustentar crdito fiscal, costo o gasto para efecto tributario o crdito deducible deber: identificar al adquiriente o usuario con su nmero de RUC, consignar los apellidos y nombres o denominacin o razn social, discriminando el monto del tributo que grava la operacin.Los tickets pueden tambin ser emitidos a travs de sistemas informticos, siempre que el emisor haya obtenido la autorizacin de uso correspondiente a travs del Formulario N 845. Tal es el caso de supermercados, tiendas por departamento, farmacias, estaciones de combustible, restaurantes, entre otros tipos de negocios que emplean sistemas autorizados. Estos tickets deben cumplir los mismos requisitos que los tickets emitidos por mquinas registradoras.

Boleta De Venta

Es un comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o usuarios finales. No permite ejercer el derecho al crdito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario.Por ejemplo: Si usted compra los vveres para la semana en una tienda de abarrotes, debe exigir que le otorguen una boleta de venta. Lo mismo si acude a una peluquera o saln de belleza, o va a comer a un restaurante o compra un libro.En efecto, si el monto de la venta no supera los cinco nuevos soles (S/5.00 ) no hay obligacin de entregar Boleta de Venta, salvo que el comprador lo solicite.Cuando el importe de la venta efectuada o del servicio prestado supere los setecientos nuevos soles (S/. 700.00) por operacin ser necesario consignar en la boleta de venta los datos de identificacin del adquirente o usuario: apellidos y nombres completos, y el nmero de su documento de identidad.

La Gua De Remisin

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, segn necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artculos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

La Nota De Gastos

Por medio de la nota de gastos se relaciona aquellos conceptos que no figuran en factura y que incrementa el valor del importe de sta.Estos gastos que no forman parte de la base imponible (seguro, portes), se adjuntan a la factura, siempre.

Documento De Cobros Y Pagos De Las Ventas

Cheque

El cheque es un documento de compra y pago que se hace a travs de la cuenta corriente; cuando se dispone de los fondos de la cuenta corriente. Se realiza por medio de la formalizacin de un cheque, es por eso que, cuando el titular lo extiende, su saldo en cuenta disminuye.A la hora de extender un cheque se puede realizar de 2 formas:

Al portador: Se dice que un cheque se ha extendido al portador cuando no aparece una persona fsica o jurdica en el titular, es decir que quien lo porta es su titular.

Nominativo: Se dice que un cheque es nominativo cuando existe un titular que puede ser persona fsica o jurdica. Para que este cheque pueda ser efectivo, el titular tiene que acreditar que l es el titular. Esto se realiza por medio del DNI o pasaporte cuando es una persona fsica, y en el caso de ser una persona jurdica ha de haber una persona encargada o designada por la empresa que firmar en el reverso del cheque. Esta firma previamente ha sido registrada.

Letra de cambioLa letra de cambio es "el ttulo de crdito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.

El librador: es quien extiende la letra y es su titular, hasta que se negocia, y es quien recibe el importe de la letra.

El librado: es quien paga la letra a su tenedor (el que la posee fsicamente).

El tenedor: es quien fsicamente, posee la letra, en un momento determinado. El librador y el tenedor pueden ser la misma persona o ser dos personas diferentes.

CUENTAS POR PAGAR

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso.Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones.Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del pago y de firma del cheque para su liquidacin.

Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de Pagado.

Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por el Consejo de Direccin.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por deudores.

Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).

Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das).

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para determinar las envejecidas (ms de das).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores.

Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un ao.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEFINICION

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin.

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de bienes y servicios, poniendo mucha atencin para conseguirlos.Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendir en costos ms bajos.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Comprar los materiales para los propsitos buscados.

Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.

Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.

Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases.

Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

FACTORES EN LA DECISIN DE UNA COMPRA

Los tres principales factores en la decisin de una compra son:

1. La calidad 2. La funcionalidad3. El precio

1. La calidad

No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.

2. El precioEs importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador.En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

3. Funcionalidad

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del producto final.Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

POLTICAS DE COMPRAS

Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: Deben estar claramente expuestas.

Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.

Indicar los factores limitativos y determinantes.

Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.

Niveles que deben abarcar.

El departamento de compras debe contar con polticas de: Fuentes de abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigacin y desarrollo, tica, ventas de material de desperdicio.Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que pudieran afectar las polticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta la opinin del personal de compras involucrado con dichas polticas

FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Dentro de las funciones del departamento de compras est, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisicin del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algn retraso o desvo. En caso de existir ste, compras podr comprar algn contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante.La funcin del departamento de compras no se limita a compras nacionales, tambin, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importacin o de exportacin. Al realizar este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas potenciales que pueden ser: De aspecto legal

Estndares de calidad

Tiempos de entrega e inventarios

De comunicacin.

Tambin se deber tener especial cuidado en la negociacin de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se debern tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc.Las funciones del departamento de compras segn Joaqun Rodrguez Valencia son las siguientes:

Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa.

Entrevistar a los proveedores o sus representantes.

Cotizar los precios, calidad y transporte.

Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes.

Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso.

Recepcin, guarda y almacenaje.

Efectuar la clasificacin de los recursos materiales.

Realizar el control de existencias.

LA RELACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS

La funcin de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organizacin y para ello debe trabajar en conjunto con todas las reas como son:Direccin:

La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de hacer mencin especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organizacin.

Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organizacin.Produccin:

En esta rea recae la funcin de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad. La relacin entre los departamentos de compras y produccin es; que compras procure los materiales necesarios para la produccin a satisfaccin de los requerimientos establecidos para tal efecto.

Ambos departamentos comparten una obligacin igual con respecto a la administracin; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel ptimo. Produccin producir a costos bajos siempre y cuando la actuacin de compras se enfoque a la obtencin del mximo valor por unidad monetaria gastada.Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de produccin, evitando con ello paros innecesarios en produccin y perdidas cuantiosas a la organizacin.

Ventas:

La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; El xito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.Programacin y planeacin:

Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada dentro de la organizacin; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organizacin estas funciones se desarrollan, la relacin de compras con este departamento es la siguiente: Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa.

Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.

Desarrollar informacin basndose en presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas.

Almacenes:

Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propsito de que el departamento compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.Ingeniera:

La relacin entre el departamento de compras y el de ingeniera, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniera procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia tcnica de los proveedores, as como en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado en bsqueda de nuevos materiales y equipos.

Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte de los ingenieros expertos, en relacin con las especificaciones necesarias para la comprensin de los requerimientos de materiales y equipos, que por la funcin que realicen sean de carcter especial.Contabilidad:

La relacin de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podra decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre s, ya que parte de la funcin de compras es gastar el dinero de la organizacin con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la organizacin, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las polticas de la organizacin y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la funcin de compras no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las dems reas que requieren de los servicios de compras.Relaciones pblicas:

La funcin de compras con el departamento de relaciones pblicas debe de ser de una alianza comn, debido a que el personal que labora en el departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de una influencia importante en las relaciones pblicas, para la organizacin.

DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRASDepartamento de informticaEl departamento de informtica, es uno de los departamentos que actualmente estn ms ligados con la operacin y administracin de la mayora de las organizaciones.Es por medio de la computadora que se realizan la mayora de los trabajos escritos necesarios en la operacin del departamento de compras y ahora, es a travs de este medio que es posible recibir cotizaciones, catlogos, etc. utilizando para ello el Internet.

Departamento de recibo de materiales

Los materiales comprados, llegarn a la empresa por distintos medios, y debern ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta utilizacin. Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente se generara un caos en la recepcin, ya que algunos embarques podran venir incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizs ocasionara retrasos en la produccin, o errores en la utilizacin e estos, a falta de un control de recibo.Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son: Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos.

Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.

Solicitar la inspeccin de los materiales que as lo requieran, por parte de los departamentos de control de calidad y compras, para determinar si cumplen con las especificaciones.

Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se reciben los materiales.

Entregar los materiales a los solicitantes, as como la documentacin correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al procedimiento previamente establecido.La responsabilidad de la funcin de recibo de materiales, debe ser asignada a una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es necesaria la creacin de un departamento de recibo, que cuente con personal especializado y que reporte a la jefatura de almacn.La recepcin de materiales y la compra de estos, son funciones muy relacionadas entre s, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una estrecha comunicacin y cooperacin entre ambos departamentos.Departamento de almacnAl ser este departamento el responsable de la custodia de la mayora de los materiales que no estn dentro de un proceso de produccin, o son productos ya terminados, es de vital importancia que el control de estos materiales y productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la informacin contenida en los reportes de inventario, depender la exactitud de la planeacin de la produccin, y la generacin de la agenda de requerimientos de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de produccin.Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacn est muy ligado al funcionamiento del rea de compras.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operacin o grupo de operaciones la participacin de sectores de la empresa y del exterior interesado. Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:

Requisicin. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayora de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un dilogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio. Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero. En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas. Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar su objetivo: hacer la solicitud de algn bien o servicio. El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe total, autorizacin, y clusulas.

Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra. Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la seccin, rea o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes. Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un factor importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, caractersticas daadas o incompletas en los artculos, se proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que describe las causas por la que se somete dicha accin. Esta accin repercutir tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deber de realizar un informe al responsable comprador.

Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura correspondiente. Controles complementarios. Algunas empresas funcionan nicamente con el concepto de control complementario a la disposicin de emplear una persona o una seccin para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de compras debe contar con un anlisis profundo en cuanto al manejo de mrgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotacin de inventarios, anlisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre ms conocimiento se pueda manejar en la negociacin, mejores oportunidades tendr el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor. PROCEDIMIENTOS DE COMPRASLas funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y as como estas, tambin los procedimientos deben ser ordenados sistemticamente.En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla comn para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal funcin:

Requisicin de un material al departamento compras.

Elaboracin, registro y seguimiento de la orden compra.

Recepcin, inspeccin, supervisin y almacenamiento del material.

Control de documentos de la recepcin del material.

Revisin de documentos y ejecucin del pago correspondiente.

Este es slo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales, y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos requisitos tales como: Las actividades a realizar debern ser explicadas a detalle.

Se deber mencionar el departamento que realizar la actividad.

Cumplir con una secuencia lgica requerida

Ser escrito en un lenguaje comn.

Deber incluir, las formas y documentos requeridos.

Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitacin de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones estn escritas, describen el departamento completamente, clasifican al personal involucrado, son de gran ayuda en la preparacin de presupuestos y fijacin de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organizacin se constituyen como la base.

PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRASProgramas de compras:

Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se establecen fechas precisas de iniciacin del proceso y tiempos en que deber desarrollarse y finalizar.Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las necesidades, y los pasos y fechas sern regidos por las dificultades del mercado y del tiempo disponible.Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como: Reduccin del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de compra.

Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.

Se facilita el control de los materiales comprados. Permite el anlisis respecto al proveedor principal o nico, con el propsito de buscar fuentes alternas de surtimiento.

Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras programadas: Cuando la habilidad para escoger una o ms fuentes de abastecimiento, est restringida, como en el caso de un producto con un diseo nico y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.

Cuando la aprobacin de ingeniera cubre a un solo proveedor.

Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes distribuidores, y la diferencia en precios es mnima, en tal caso se podr negociar con un solo proveedor un mejor precio.

Una cuidadosa programacin de entregas, evita el exceso o la falta de existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperacin de los departamentos de proyectos, programacin de produccin, control de materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones.Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido en funcin de cmo programe las compras, y esto podra ser tomando como referencia los siguientes puntos: La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programacin.

Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar a cabo los programas establecidos.

En sntesis, la programacin de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programacin se realiza de acuerdo a un plan especfico; que va desde la obtencin de informacin, identificacin de las necesidades, seleccin de los proveedores, hasta la puesta en marcha del programa final.

Lo anterior nos indica que la programacin y la planeacin siempre se dan en conjunto y, adems, debemos aclarar que stas se dan en los diferentes niveles de una organizacin, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y nivel departamento.El perodo de programacin tiene lmite, la planeacin no lo tiene pues es una actividad continua que solo vara de acuerdo con los cambios en la produccin o en el mercado de los materiales o insumos.Presupuestos de compras:

Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado perodo de tiempo que transcurrir en un futuro, especificado en trminos numricos.Los presupuestos son parte de la planeacin y generalmente se refieren a los gastos que sern realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basndose en las necesidades de inversin y a los ingresos planeados para un perodo de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medicin de la actuacin financiera de la empresa o de un rea determinada, lo cual permitir detectar alguna desviacin en cuanto a lo planeado y se podrn aplicar medidas de correccin.Para el rea de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos: Presupuesto de operacin del rea de compras.

Presupuesto de compras de materiales.

El primero se refiere a la estimacin de los gastos que sern necesarios de efectuar, para lograr que la operacin del rea de compras se desarrolle de manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje, cursos de capacitacin, gastos de representacin, etc.El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se deseen tener, as como las necesidades de produccin en cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que sern utilizados para la elaboracin o fabricacin de un producto final en especial. Este es el presupuesto que ms preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboracin as como la elaboracin de los dems presupuestos de las distintas reas de la organizacin depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la organizacin y marcan la pauta para definir los gastos futuros.

En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que ser ste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organizacin. Esto significa que el personal que integre el departamento de compras de una organizacin, deber tener grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de precios, etc.En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore con gran exactitud, apegndose siempre a los pronsticos de ventas, ya que ello ayudar a la labor del departamento de compras en cuanto a la colocacin de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios.El presupuesto de produccin est situado en nivel de importancia, abajo del de ventas, dependiendo directamente de l, porque ser en relacin con los pronsticos de ventas que se elaborar el calendario de produccin.

ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASLos principios de la organizacin aplicados al departamento de comprasOrganizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atencin en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operacin.Para que se logre obtener una adecuada organizacin de ste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, adems, debe existir una excelente coordinacin del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.Para que se de la coordinacin necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicacin del departamento dentro de la estructura de la organizacin, la centralizacin o descentralizacin de actividades, la sencillez de la organizacin propia del departamento, la armona con la que se trabaje en relacin con los dems departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia.Los principales tipos de organizacin en un departamento de compras son:1. Organizacin lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en lnea descendente, como una caracterstica de un crecimiento vertical de la organizacin.2. Organizacin funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administracin cientfica, basada en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Direccin deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mnimo de funciones posible. As, cada persona que dirija, lo har slo sobre una sola operacin principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan.3. Organizacin de lnea y staff: Este tipo de organizacin se utiliza como apoyo a la organizacin lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada funcin, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la funcin que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instruccin del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarqua piensan que ellos conocen ms del problema que los especialistas. UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACINLa ubicacin del rea de compras dentro de una empresa vara de acuerdo a la importancia de sta, y a las necesidades y organizacin de cada una de ellas, y a cmo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en funcin del tamao de la empresa. En algunas empresas, los departamentos de compras y produccin estn estrechamente relacionados debido a que la funcin que se considera primordial es la de abastecer a la produccin.El departamento de compras puede reportar a la Direccin Comercial si se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las compras, a la Contralora como parte de la administracin especial de las compras o directamente a la Direccin General, cuando sea necesario mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le d al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesora, adems, debe contar con la misma libertad de accin que los dems departamentos de la empresa. Centralizacin y descentralizacin del servicio de comprasEstos dos aspectos de las compras podran darse separados y en grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, tambin en grado parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea ms comprensible la funcin que se realiza en cada caso:1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal especializado y competente.2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, adems, de tener un intercambio de informacin tcnica que a futuro pueda ser til para el desarrollo de sus funciones.3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las ms comunes en la mayora de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a que es ms prctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento, apegndose siempre a las polticas generales que para tal propsito deben estar establecidas en la organizacin.

El manual de comprasEl manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como gua del departamento de compras, en el se describe la organizacin del departamento y la definicin de las operaciones que en el se desarrollan. El manual de compras debe contener: Introduccin. Contenido. ndice. Organizacin. Polticas. Procedimientos. Introducciones tcnicas. Circulares. El catlogo de formasLas formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar informacin de la manera ms simple y uniforme, por lo cual se debe tener un catlogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin importar si son externas o internas.El tener este catlogo evitar la duplicidad y se podr saber que utilidad ofrece la utilizacin de cada una de ellas.Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su produccin sea econmica.El manual de compras y el catlogo de formas, son de mucha importancia en la industria moderna y sirven como medios de comunicacin escrita en la gerencia de compras.

SELECCIN Y CONTROL DE PROVEEDORESSeleccin preliminar de las fuentes de abastecimiento:La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la seleccin del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisin sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms importante que se puede hacer en el departamento de compras.El propsito de la seleccin, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotizacin sobre sus productos.La decisin para seleccionar a los proveedores consistir principalmente de las siguientes caractersticas: Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de produccin.

Que su servicio de entrega sea oportuno.

Que el precio sea el ms bajo, en relacin con sus competidores.

Que el servicio que preste sea excelente.

Que sus productos vengan con garanta de devolucin por si tiene algn defecto o no son los requeridos.El criterio de seleccin del vendedor asociado con su evaluacin, puede variar segn las necesidades organizacionales, una buena evaluacin, separa al buen comprador del promedio.

Lo que el comprador busca, es el desempeo aceptable de un proveedor, ya que si sucede lo contrario, le significara ms costos fuera de programa, y deteriora las relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre muchas otras cosas.Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la seleccin del proveedor, son aspectos que ayudarn a identificar a los probables proveedores, haciendo ms fcil la seleccin.Dichos aspectos son: Clasificacin de la industria y comercio

Disponibilidad comercial del producto.

Cantidad que ha de ser comprada.

CONTRATOS DE COMPRA-VENTA

El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transaccin comercial, constituyndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento jurdico de la actividad econmica mundial.El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los derechos y obligaciones de las partes contratantes con relacin a la compraventa de mercaderas. Por otra parte, en los contratos de compra - venta se sealan las Condiciones y los Medios de Pago en que se transarn las operaciones comerciales.

Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional pueden establecerse las condiciones de pago ms diversas; el financiamiento puede estar ligado a cualquiera de ellas.

Algunos son:

Al Contado: El pago al contado vara de acuerdo al momento en que se efecta el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al momento de recibir la mercadera por parte del comprador. En el primer caso no se requiere financiamiento, en los otros podr ser necesario un financiamiento de pre-embarque.

En Cuenta Corriente: Cuando existe una relacin muy favorable entre el exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual requiere que en ambos pases existan regmenes comerciales cambiarios sin restricciones que dificulten la transaccin.

En Consignacin: Esta condicin de pago implica que el derecho de propiedad de la mercanca no se traspasa hasta el momento de su venta en el extranjero. Esta modalidad entraa muchos riesgos para el exportador, quien slo recibir el pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad usada en la venta de productos perecibles.

Al Crdito: La compra-venta se paga en un plazo despus del embarque. Las transacciones al crdito son frecuentes y requerirn de financiamiento de post-embarque. El tipo de crdito otorgado principalmente ser de proveedores y los documentos de pago que recibir el exportador podrn ser pagars o letras de cambio.

Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago de la operacin. Estos medios de pago juegan un rol fundamental, no slo por ser la forma como se realiza la transaccin, sino porque dan origen al financiamiento.

Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:

Pago Anticipado: ste consiste en que el importador, antes del embarque, sita en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta deliberadamente puede demorar indebidamente el envo de las mercancas o simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el nico proveedor del producto de la tecnologa.

Pago Directo: ste se constituye cuando el importador efecta el pago directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efecte este pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago ms comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignacin. Cobranzas Documentarias: stas se definen como el manejo por los bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; segn las instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptacin de documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco para que ste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los documentos al comprador previo pago y/o aceptacin.

El Crdito Documentario: La Carta de Crdito o Crdito Documentario, ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de compra-venta internacionales de mercancas, no slo por las seguridades que ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los riesgos de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la compra-venta internacional.

El contrato comienza a formarse a partir de una oferta. La oferta debe ser una propuesta especfica indicando la mercadera, la cantidad y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta puede ser retirada, revocada o rechazada; en este ltimo caso se extingue la oferta.

La oferta surtir efecto cuando sta llegue al destinatario. Toda declaracin u otro acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirn aceptacin. La aceptacin de la oferta surtir efecto en el momento en que la indicacin de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que ste haya fijado.

La oferta detallada debe contener los siguientes datos:

Descripcin exacta de la mercadera y del embalaje.

Medidas y pesos especficos.

Especificaciones de calidad.

Precio unitario en dlares u otra divisa.

Condiciones de pago.

Condiciones de entrega.

LOS PROVEEDORES EN RELACIN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

La capacidad corriente y potencial y disposicin para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crdito.

Las restricciones legales

Las polticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

1