Departamento de Compras

la decisión de comprar. Fichas de stock.

Este departamento es el encargado de efectuar las compras de todos los insumos que

necesita una empresa. Antes de efectuar las compras, debe realizar el relevamiento de los

insumas, herramientas. materias pritnas, etc. que los otros departamentos necesitan para

luego buscar mejores precias, calidades y atención de los distintos proveedores.

El aprovisionamiento se despliega en cuatro tareas:

l) La nacepción de pedidos de todos las sectores de la empresa.

2) La búsqueda de proveedores que se realiza consultando las guías telefónicas, Inter-

net. a través de referencias de terceros, etc. Es conveniente, después de recopilar la infor-

mación. confe«ionar legaicxs de proveedores, catálogos, listas de precios, para facilitar las

tUturas búsquedas.

de es una lista de ellos con los datos comerciales, nómina de pro-

ductos y precios que cada uno ofrece. Se sugiere la utilización de un archivo ordenado al-

fabétieamente y por tipo de producto.(>tálogo es el muestrario de productos en el que se consignan colores, medidas y otras

característicasa generales de producto.

Lisa de es donde figuran los productos con sus respectivos precios de venta.

3) l.a recepción de materiales con el consiguiente control de calidad o muestreo de acep-

(ación.El almacenaje; para el cual se utiliza un lugar fisico acondicionado (depósito). Se de-

ben conservar en buen estado las existencias y controlar sus entradas y salidas por medio

de tichas de stock.

El control proporciona diversas ventajas:

I Reductr el riesgo de robo, ya que cada movimiento de elementos esú respaldado por

un mmpmtunte tntemo finnado por el responsable.2 i Obtener con rapidez y exactitud la inforrnación de los materiales utilizados.

3) Fx Itar las problenus ocasionadas pr sobrantes o faltantes de elementos, ya que pue-

den sumimstrarx las cantidades en rnon*ntos oportunos.

Ademas. el determiru máxxnws, míninws y el punto de pedido. Se entien-

de por la canti&d de autenaks que puede el depósito y por

la menor cantidad aceptable como para no interrumpir el proceso de producción (stock

mínimo). El punto de pedido es el momento en que es necesario comprar:

R.:nto de pedido Stock mínimo + Unidades que se hasta que llegue el pedido

COMPRAS

Aprovisionamiento

Recepción de

pedidos

Búsqueda de

proveedores

La decisión de comprar

Almacén

Recepción de

materiales

Quien tiene a su cargo la jefatura del Departamento de Compras debe tener en cuenta

distintos factores que condicionan la decisión, por ejemplo:

1) Calidad de lo que se compra. 2) Cantidad de lo que se compra; esta no puede ser es-

casa para no detener el proceso productivo, ni excesiva de modo que implique inmovili-zación de capital y riesgo de descomposición, roturas, desactualización, etc. Inmovilizar ca-pital significa comprar mercaderías en exceso perdiendo la posibilidad de destinar ese di-

nero para cubrir deudas u otro tipo de inversión que proporcione más utilidad. 3) Oportu-nidad, para lograr un flujo ágil y apropiado a los requerimientos de los procesos de trans-formación. 4) Precio adecuado, descuentos y bonificaciones, financiamiento, etc.

La compra se puede concretar directamente entre el encargado de compras y el provee-dor o por licitación (pública o privada). La licitación privada consiste en pedir diferentespresupuestos a distintos proveedores y comparar precios y calidades ofrecidos. Sobre estabase se toma la decisión de comprar,

En la licitación pública hay varias etapas: 1) pliego de condiciones: es poner en conoci-miento de los interesados las características del bien o servicio solicitado por el Estado, 2)llamado a licitación: es el momento en el cual el Estado reúne a los distintos proveedores,3) apertura de propuestas: momento en que se abren los sobres para elegir al que ofrezcamejor calidad y precio, 4) adjudicamiento: es la aceptación de la propuesta, 5) cumplimien-to de la prestación: por parte del proveedor, 6) pago de la prestación: por parte del Estado.

El pago se puede efectuar en efectivo o con cheque (en este caso, generalmente, se ob-tienen descuentos por pagos anticipados o al contado) o en cuenta corriente o con docu-mentos (en este caso se aplica un interés).

Ins documentos de uso más frecuente en este departamento son la Orden de Comprao Nota de Pedido de la empresa con el logotipo correspondiente a ella, y cualquier docu-mentación interna que sea necesaria,

Por ejemplo: las fichas de stockSon planillas en las que se registr,ln las entradas (compras), las salidas (ventas al precio

de costo o Inovinnientos internos entre los distintos sectores) y las existencias de los pro-ductos (lo que queda en depósito aún sin vender). El objetivo del uso de estas planillas esllevar un tninucioso control de los movinlientos y se utiliza una ficha individual para cada

producto o materia prima.l- Fichas de entrada a depósito de las materias primas: se usa una para cada pro-

ducto.

2- Fichas de salida de depósito de las materias primas: (una para cada producto) pa-ra que se inicie el proceso productivo.

Para su realización existen distintos métodos de control de inventario permanente:

• PEPS (Primero Entrado Primero Salido): significa que lo primero que se compra o fa-

brica es lo primero que se vende o pasa del departamento de Compras a Producción. Ge-neralmente se utiliza en productos con fecha de vencimiento.

• UEPS (Último Entrado Primero Salido): significa que lo último que se compra es lo prime-ro que se vende o pasa del departamento de Compras a Producción. Generalmente se utiliza en

venta de ropa.

• PPP (Precio Promedio Ponderado): es el más utilizado. Se realiza un promedio entreel precio de compra y las unidades del producto.

Vean un ejemplo de utilización del método PEPS en una fábrica textil.

Se compran en cuenta corriente 100 kg de lana verde a $ 5,10 el kg.

Se compran con documento a 90 días 200 kg de lana verde a $ 6,20 el kg.Se compran en efectivo 300 kg de lana verde a $ 4,80 el kg.Se envían a Producción 150 kg de lana verde a S 9 el kg.

6/4: Se envían a Producción 200 kg de lana verde a $ 9,10 el kg.

EntradasFecha Detalle

1/4 FO N O

3/4 FO NO

5/4 FO NO

5/4 minuta

6/4 minuta

PEPS

Salidas Existencias Observa-c

100

200

300

PU PT

5.1 510

6.2 1.240

4.8 1440

c PU

100 5.1

50 6.2

150 6.2

50 4.8

PT

510310

930

240

C

100

100

200

100

200300

150

300

250

PU

5.1

5.1

6.2

5.1

6.24.8

6.24.8

4.8

ciones

510 Cta. Cte.

510 DocumentoI .240

510I .2401.440

930

90 días

Efectivo

Sale a

1 440 producción

I .200 Sale a

producciónTOTAL 1 990

El total de $ 1.990 es el precio de costo de las materias primas. A este valor de costo sele agregan otros gastos originados en este sector (por ejemplo, sueldos). Esta informaciónse vuelca en un documento interno llamado Minuta.

Referencias del cuadro:Entradas: ingreso de materia prima al depósito.salidas: salida de materia prima del depósito de Compras al depósito de Producción.Existencias: cantidad de materia prima que queda almacenada en el depósito.C: Cantidad.

PU: precio unitario.

PT: precio total.

Terceras en salir

Segundas en salir

Primeras en salir

Vean el mismo ejemplo con el método UEPS.

EntradasFecha Detalle

1/4 FO N O

3/4 FO NO

5/4 FO NO

5/4 minuta

6/4 minuta

TOTAL

c

100

200

300

UEPS

c PU PT

150 4.8 720

150 4.8 720

50 6.2 310

I .750

Existencias

PU PT

5.1 510

6.2 1.240

4.8 1.440

c

100

100

200

100

200300

100

200150

100

150

pu

5.1

5.1

6.2

5.1

6.24.8

5.1

6.24.8

5.1

6.2

510

510I .240

510I .2401.440

510I .240

720

510930

Observa-ciones

Cta. Cte.

Documento

90 días

Efectivo

Sale aproducción

Sale aproducción

El total de $ 1.750 es el precio de COStO de las materias primas.

Método UEPS

ENTRADAS SALIDAS

Primeras en salir

Segundas en salir

Terceras en salir

Vean el mismo ejemplo con el método PPP:

EntradasFecha Detalle

FO N o

3/4 FO NO

5/4 FO NO

5/4 minuta

6/4 minuta

C PU

100 5.1

200 6.2

300 4.8

ppp

Salidas

c PU PT

150 5.32 798

200 5.32 1.064

I .862

Existencias

PT

510

I .240

1 440

c100

300

600

450

250

pu

5.1

5.83

5.32

5.32

5.32

510

I .750

3.190

2.392

I .330

TOT

Observa-ciones

Cta. Cte.

Documento

90 días

Efectivo

Sale a

producción

Sale a

producción

El total de $ 1.862 es el precio de costo de las materias primas.

Para tener en cuenta

1. En las entradas se aplico lo fórmulaC x PU = PTen el ejemplo.100x5* I = 510Coda vez que se compra se Utiliza lo mismo fórmula.

2. En las solidos se aplica la fórmula:C x PU (de las primeras unidades que ingresaron al depósito) = PTPala efectuar la ficha UEPS se aplica en las entradas igual ot punto IEn las salidas (punto 2.):C x PU (de las últimas unidades que ingresaron al depósito) = PT

para efectuar la ficha PPP se procede de la siguiente manera: en las entradas igual al punto 1en las existencias se aplica la siguiente fórmula para obtener el precio unitario promedio,PT (existencias) + PT (entradas) * C (existencias) = PU (existencias)

En las salidas se Utiliza el último PU obtenido de las existencias.

Autoevaluación1) Explicat por qué es importante llevar:

a) legajo de proveedores,

b) Catálogos.

c) Listas de precios actualizadas.

2) ¿Qué se entiende por relévamiento de insumos, herramientas, etc.?

3) ¿Existen algunas desventajas al llevar las fichas de stock? Justificar:

4) Cuando se envía una Nota de Pedido u Orden de Compra ¿se considera perfeccionada definitivamente la operación? ¿Por qué?

5) ¿Considerás que existen algunos factores que incidan en la realización o no de las compras?¿Cuáles?

6) ¿Pora qué es necesario llevar un inventario permanente?

7) Responder si es verdadero (V) o falso (F) y justificar.'

a) UEPS = Ultimo entrado, último salido.

b) PPP = precio propuesto permanente.

c) Existencias cantidad de elementos guardados en los almacenes.